INTRODUCCIN

De la experiencia que da a da se va acumulando resulta sorprendente las graves falencias que en materia de

auditora y control interno adolecen las empresas, incluyndose entre ellas no slo a pequeas y medianas, sino

tambin a grandes empresas.

Muchas empresas han dejado de existir producto de sus falencias en el control interno, y en la falta de una

auditora interna que evale eficazmente la misma. La falta de buenos controles internos (no meramente

normativos, sino aplicados) no slo han dado lugar a estafas o defraudaciones (sea esta por parte de ejecutivos,

empleados o clientes), sino tambin a graves errores en materia de decisiones producto de graves errores en

materia de informacin.

Es por ello que en el presente informe expondremos los principales ciclos del control interno con su respectivo

estudio y evaluacin de los mismos.

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OBJETIVOS COMO GRUPO

Dar a conocer de manera clara y precisa el estudio , evaluacion y aplicacion de los ciclos de control

interno de la empresa.

Lograr el entendimiento de las partes involucradas recurriendo a medios audiovisuales y los resumenes

pertinentes al tema.

Enriquecer los conocimientos practicos mediante una personficacion de estudio y evaluacion del

control interno de una empresa.

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RESUMEN EJECUTIVO

El auditor requiere de una serie de ciclos que ayudan a controlar las transacciones econmicas y legales que

originan los estados financieros. En el siguiente trabajo podemos observar que el control interno de las

empresas se obtiene haciendo uso de los ciclos transaccionales, tales como: ingresos, abastecimiento, cuentas

por cobrar, ventas, almacn, compras, entre otros con el fin de obtener informacin til mediante el

reconocimiento, clculo, clasificacin, reporte, registro, acumulacin y resumen para as lograr un mejoramiento

continuo de las mismas.

Muchas empresas han dejado de existir producto de sus falencias en el control interno, y en la falta de una

auditora interna que evale eficazmente la misma. La falta de buenos controles internos (no meramente

normativos, sino aplicados) no slo han dado lugar a estafas, malversaciones o defraudaciones (sea esta por

parte de ejecutivos, empleados o clientes), sino tambin a graves errores en materia de decisiones producto de

graves errores en materia de informacin.

Es por ello que en el presente informe expondremos los principales ciclos del control interno con su respectivo

estudio y evaluacin de los mismos.

En el rea de abastecimiento es proveer a la funcin de produccin los materiales y recursos necesarios, en

tiempo y forma adecuados. El abastecimiento es parte de la logstica de produccin junto con la distribucin

fsica, el mantenimiento y los servicios de planta.

En el rea ingresos encontramos lo relacionado a lo que la empresa recepciona como es el caso de las ventas, de

las cuentas por cobrar entre otros.

El tratamiento que en las organizaciones se tiene que dar de estos hechos tiene que ser mediante un orden de

flujo gramas asignando responsabilidades a cada encargado de las distintas etapas, de esta manera al momento

que realicemos la evaluacin respectiva de los ciclos es decir si estos estn siendo eficientes nosotros podemos

encontrar los momentos y las personas que necesitan mejorar y as lograr un ms eficiente control interno.

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ESTUDIO Y EVALUACIN DE LOS CICLOS DEL CONTROL INTERNO

Al evaluar y estudiar el control interno, el auditor obtiene y conoce informacin que debe concluir en el

fundamento, proceso y finalidad determinando posibles riesgos, excepciones de control interno, deficiencias e

inconsistencias y, algunas veces, indicios de irregularidades y hasta de cometimiento de fraudes. Este estudio se

basa en verificar los pasos para procesar una transaccin que culmina en un efecto sobre los ESTADOS

FINANCIEROS.

Para el estudio de cada ciclo se debe tener en observancia:

Que las transacciones se ejecuten adecuadamente.

Que las transacciones estn debidamente registradas.

Custodia de los activos.

Ellos deben ser analizados bajo los parmetros de importancia relativa y materialidad y hacerlos conocer a su

cliente, acompandolos de recomendaciones y algunas veces de diagnsticos para que la administracin

determine medidas preventivas y se erradiquen inmediatamente o se proyecten sus arreglos necesarios.

1. DEFINICIN DE LA EVALUACIN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO.

Es la aplicacin de procedimientos de auditora para la determinacin sobre el grado de efectividad del

control interno de la organizacin de una empresa. Por otro lado la evaluacin es la comprensin

subjetiva del sistema de contabilidad y de los correspondientes controles internos, para identificar los

puntos en el procesamiento de las operaciones y en el manejo de los activos donde pueden ocurrir

fraudes o errores.

Teniendo en consideracin que la auditoria es un proceso de muestreo, se debe relacionar las reas que

tengan el mayor grado de relevancia para el propsito final de expresar un dictamen sobre los estados

financieros adems consideraran tiempo y costos, para lo cual examinaran las evidencias que presentan

ms posibilidades de error.

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2. OBJETIVOS DE LA EVALUACIN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO.

Al realizar la evaluacin del sistema de control interno, se debe incluir todos los procedimientos y

mecanismos que permitan la evaluacin del sistema como una medida de previsin, para lo cual se

tendr en cuenta los siguientes objetivos:

El establecimiento de la confianza en el propio sistema; es decir debido a que no pueden inspeccionar

los registros de todas las operaciones realizadas en el periodo bajo examen, por el

contrario se debe confiar en la eficiencia del sistema contable con la eficacia de sus

propios controles internos relacionados con los registros apropiados de las operaciones y la elaboracin

de Estados Financieros que reflejen estos acontecimientos.

Aplicar las Normas de Auditoria Generalmente Aceptadas, ajustando todos los procedimientos de

evaluacin a estas, con el fin de obtener los resultados satisfactorios.

Mejorar y fortalecer el Sistema de Control Interno, al haber analizado y detectado insuficiencias,

formulando las correcciones necesarias, las cuales sern presentadas a la gerencia para su correccin.

3. MTODOS PARA EVALUAR EL SISTEMA DE CONTROL INTERNO.

A. Mtodo de Cuestionarios.

Este mtodo consiste en disear cuestionarios con base a preguntas que deben ser contestadas por

los funcionarios y personal responsable de las distintas reas d la empresa bajo examen. Las

preguntas son formuladas de tal forma que la respuesta afirmativa indique un punto ptimo en el

sistema de control interno y una respuesta negativa indique una debilidad o un aspecto no muy

confiable.

El auditor debe obtener evidencia y otras pruebas por medio de procedimientos alternativos que le

permitan determinar si realmente se llevan a la prctica los procedimientos que la empresa tiene

previstos. Con este objetivo, es conveniente que el auditor solicite algunos documentos que

comprueben las afirmaciones.

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B. Mtodo Narrativo o Descriptivo.

Es la descripcin detallada de los procedimientos ms importantes y las caractersticas del sistema

de control interno para las distintas reas clasificadas por actividades, departamentos, funcionarios

y empleados, mencionando los registros y formularios que intervienen en el sistema.

Este mtodo que puede ser aplicado en auditorias de pequeas empresas, requiere que el auditor

que realiza el relevamiento tenga la suficiente experiencia para obtener la informacin que le es

necesaria y determinar el alcance del examen. El relevamiento se realiza mediante entrevistas y

observaciones de cada uno de los principales documentos y registros que intervienen en el proceso.

C. Mtodo Grfico o Diagramas de Flujo.

Este mtodo consiste en describir objetivamente la estructura orgnica de las reas con la auditoria,

as como los procedimientos a travs de sus distintos departamentos y actividades. En la

descripcin de los procedimientos, el auditor utiliza smbolos convencionales y explicaciones que

den una idea completa de los procedimientos de la empresa. Sus principales ventajas son:

Identificar la existencia o ausencia de controles financieros y operativos

Permitir al auditor apreciar en forma panormica los distintos procedimientos que se

combinan en el relevamiento.

Identificar las desviaciones de procedimientos o rutinas de trabajo

4. OBTENCIN DE INFORMACIN PARA LA EVALUACIN DEL CONTROL INTERNO.

Obtener la informacin bsica de las principales actividades de la empresa es muy importante, debido a

que constituye la base para plantear efectiva y eficientemente la evaluacin del sistema de control

interno.

Las tcnicas de obtencin de informacin ms frecuentemente utilizadas son las siguientes:

a. La entrevista: Para la realizacin de la entrevista, deben considerarse elementos estratgicos que

se refieren a los factores a considerar antes de la realizacin de la entrevista (elaborar un plan que

sirva de ayuda para la conduccin de la entrevista) y los elementos tcticos son los que actan

durante el desarrollo de la entrevista y se refieren particularmente a la forma de exposicin, frente al

entrevistado.

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b. Observacin personal y directa: Se utiliza para verificar informacin recogida por otros medios. La

observacin personal del auditor puede abarcar la disposicin de los sectores de trabajo, ubicacin

de equipos y archivos, medios de comunicacin, etc. Permite confirmar manifestaciones referidas a

volumen de trabajo, frecuencia de consultas y otras formas de medicin. La observacin personal

ser un elemento de juicio que ayudara al auditor a determinar si el volumen de la tarea justifica la

especializacin.

c. Revisin, lectura y estudio de documentacin y antecedentes: Existe cierta documentacin que

constituye la materia viva de las dependencias: formulacin de objetivos, memorias, actas de

reuniones, fichas estadsticas, instrucciones impartidas por escrito aunque no formen un cuerpo

orgnico, proyectos, actas de compromiso.

d. Cuestionarios: El cuestionario es un documento redactado en forma de interrogatorio, integrado

por preguntas estrictamente relacionadas con el tema que se investiga. Esta normalmente dirigido a

empleados y funcionarios que realizan una determinada tarea y su finalidad es suplir la entrevista

cuando los interrogados se encuentran diseminados o a gran distancia entre si.

e. Normas para conocer informacin bsica: El auditor obtiene una comprensin general de las

actividades del cliente, de sus objetivos y de su organizacin, mediante investigaciones internas y

externas, por ejemplo, papeles de trabajo de aos anteriores, archivos de correspondencia, informes

sobre trabajos especiales, publicaciones externas y reuniones con personal de la firma y de la empresa.

5. TRABAJO DE CAMPO.

Es en esta fase donde se realiza el examen propiamente dicho, y es de gran importancia a su vez

requiere de mayor tiempo y cuidado, el auditor aqu aplica conocimientos y experiencias ayudado por

tcnicas y procedimientos de auditora.

A. Programa.

Es un plan esquemtico, es decir, ordenado de los procedimientos de auditora que han de

emplearse. Los fines que persiguen son:

Servir de gua de procedimientos a seguir durante el examen.

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Servir como registro de la labor de auditoria evitando as olvidarse de aplicar algn

procedimiento.

B. Papeles de trabajo.

Son documentos que el auditor utiliza para registrar la informacin obtenida durante el periodo de

examen, los resultados de pruebas realizadas y la descripcin de las mismas.

Tiene como finalidad respaldar el informe del auditor para mejor aclaracin tambin en los papeles

de trabajo indican el grado de confianza del sistema de control interno, es decir sirven de fuente de

informacin u facilita la revisin y supervisin.

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EL CONTROL INTERNO EN LOS DIVERSOS CICLOS DEL CONTROL INTERNO

CONTROL INTERNO SOBRE ABASTECIMIENTO

El objetivo general del sistema de abastecimiento es proveer a la funcin de produccin los materiales y

recursos necesarios, en tiempo y forma adecuados. El abastecimiento es parte de la logstica de produccin

junto con la distribucin fsica, el mantenimiento y los servicios de planta. Adems, si se tiene en cuenta la

calidad de los recursos que se adquieren, tienen importante repercusin sobre la estructura de costos sobre la

empresa, sus finanzas y su posicionamiento (entre otros).

El sistema de abastecimiento comprende lo siguiente:

MODALIDADES DE ABASTECIMIENTO MS USUALES

Por lotes o elementos especficos: se coloca una orden en caso que se origine la necesidad.

Por programa: se planifican las compras para varios meses o semanas de acuerdo a consumos previstos

y se van realizando ajustes a medida se ejecuta en funcin de necesidades

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Por asociacin con el proveedor: se busca establecer un vnculo estable con el proveedor, tanto como

fuera una dependencia ms dentro de la organizacin.

LA GESTION DE RECEPCION

Esta sub-funcin del abastecimiento tiene una configuracin estructural variable: puede ser una dependencia de

compras, de almacenes o un sector independiente. Su actividad esencialmente es el control de los materiales

recibidos. Recibe una copia de la orden de compra librada y la compara con el detalle recibido. Tiene a su cargo

un control de cantidades que complementa por medio de conteos fsicos. Si se requiere un control de calidad

especifico, los elementos recibidos son enviados en su totalidad o por muestras al rea encargada;

posteriormente, se enva a almacenes al rea que los solicito, segn sea el caso

CONTROL INTERNO DE VENTAS

El control interno de ventas tiene por objeto obtener informacin segura, oportuna confiable y promover la

eficiencia de las operaciones de ventas.

PRINCIPIOS

separacin de funciones de ventas, cobro y registro en contabilidad.

Ninguna persona que interviene en ventas debe tener acceso a los registros contables que controlen su

actividad

La funcin de registro de operaciones de ventas ser exclusivo del departamento de contabilidad.

OBJETIVOS

Prevenir fraudes en ventas.

Localizar errores administrativos, contables y financieros

Obtener informacin segura, oportuna y confiable de ventas.

Promover la eficiencia del personal de ventas.

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FLUJO DE TRANSACCIONES

El flujo de operaciones y procesos que forman parte del ciclo de ventas son los siguientes:

1. Captacin del pedido:

a) Solicitud pedido de clientes: Fase provisional a la confeccin definitiva a la orden de pedido para

despachar. Deber ser aprobada por el Departamento de ventas y notificada al departamento de

crditos.

b) Aprobacin del pedido: No habr nunca un pedido sin la aprobacin del departamento de ventas y

la autorizacin del departamento de crdito. Ventas tendr la labor de la aceptacin del pedido en

cuanto a la fijacin de precios, control de envos, etc.

c) Nota de pedido: Se genera a raz de la aprobacin de la solicitud de pedido, y es la orden que recibe

el almacn para servir.

d) Control y seguimiento: El pedido aprobado y autorizado llevar una numeracin correlativa y se

incluir dentro de un registro de pedidos de clientes pendientes de suministrar y se ir actualizando.

2. Despacho del pedido:

a) Preparacin del pedido: El almacn recibe todas las relaciones de pedidos autorizados para servir a

clientes.

b) Conformacin inspeccin: La nota de pedido, una vez preparadas las mercancas debe reflejar

evidencia de la preparacin del mismo y a la vez se anotar cualquier tipo de anomala que se

detecte. Las notas de pedido sern supervisadas y firmadas por el responsable.

c) Suministro de la mercanca: Los productos despachados deben detallarse en un registro de pedidos

servidos generando as una gua de salida. Este documento debe coincidir con lo reflejado en la

nota de pedido preparada, adecuadamente, firmada y supervisada. Estas guas debern siempre

estar firmados por el cliente o transportista una vez entregadas las mercancas y posteriormente,

sern archivados y unidos junto con la factura de venta que se emita.

d) Baja de inventario de existencias: Una vez comprobada y ejecutada la salida se darn de baja en el

inventario de existencias.

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e) Control y seguimiento: Los pedidos de clientes autorizados deben de ser controlados y registrados

con el objeto de serviles lo ms rpido posible. El departamento de ventas proceder a realizar un

seguimiento de los pedidos pendientes de suministrar mediante el control del registro de pedidos

correspondientes. Y una conciliacin entre el registro de pedidos a servir y el detalle de pedidos

preparados para ser suministrados.

3. Facturacin al cliente

a) Emisin factura: Se prepararn a partir de los registros de pedidos suministrados y se tendr en

cuenta que: Toda facturacin emitida implica la existencia de un pedido autorizado, preparado y

despachado con las autorizaciones, aprobaciones y firmas correspondientes. La factura va

supeditada y ligada a la gua de remisin firmada.

b) Comprobacin autorizacin: La factura emitida implica la autorizacin del responsable de

facturacin.

c) Control y seguimiento: Las facturas deben ser emitidas por orden numrico secuencial e incluirse

en un registro de facturas emitidas. Es conveniente que las facturas se archiven junto con las guas

firmadas por los clientes.

4. Devolucin de ventas:

a) Autorizacin devolucin: El responsable correspondiente ser quin, una vez analizada la causa de

la devolucin, la aprobar.

b) Parte de devolucin: Documento en el que se sealar, adems de las causas, los productos,

cantidades, clientes, nmero de pedido, etc. Y sern firmados por el responsable.

c) Registro de devoluciones de ventas: El cual se llevar en un orden secuencial.

5. Reclamaciones:

Conviene tener un control de las distintas reclamaciones que se producen y sus causas.

6. Contabilizacin:

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Tras la anotacin en los registros contables de las facturas y notas de abono autorizadas, se controlar y

clasificar las facturas mediante el archivo de las mismas en un orden numrico secuencial. Adems de

manera peridica se realizarn conciliaciones del saldo contable de ventas con los registros de facturas

emitidas.

La composicin de los procesos de una venta, con los flujos de documentos y los principales controles sera

esquemticamente as:

PROCESOS DOCUMENTOS CONTROLES DEPARTAMENTO

VENTAS

ALMACN

FACTURACIN

ADMINISTRACIN

- Numeracin correlat iva. - Detalle product -

cantidad

- Fecha de envo - Precio, cliente. - Firma.

-

Solicitud Pedido

Registro

cuentas x

cobrar

- Numeracin correlat iva. - Conexin con pedido. - Naturaleza-volumen - Verificacin salidas - Registro pedidos - Firma y conforme.

Nota de pedido o Gua de

Remisin

Despacho

pedido

- Conexin gua pedido - Comprobacin cantidad, precio, clculos.

- Registro facturas emitidas

- Firma y sello conforme.

Factura venta Facturacin

-Codificacin, orden

secuencial.

-Conciliaciones con

registro facturas emitidas.

-Registro cuentas de

clientes

Contabilizacin Archivo

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En el ciclo de ventas los controles fundamentales a tener en cuenta son:

a) Asignacin de responsabilidades y de autoridad a personas apropiadas y de acuerdo con las polticas

establecidas con el objeto de:

Lograr definir los requisitos que deben cumplir los clientes para su seleccin y su posterior

aprobacin del crdito tomando como base su estabilidad financiera.

Determinar precios de venta, los mismos que tendrn que ser aprobados por la Direccin,

siendo recomendable que existan revisiones peridicas por personal independiente al ciclo.

Con ello se excluye el riesgo e aceptar pedidos de clientes a precios o condiciones no

autorizadas.

Aceptar los pedidos de los clientes, controlar el despacho, devoluciones y reclamaciones de

productos.

Autorizar situaciones especficas o anmalas que impliquen ajustes en las polticas

previamente definidas.

b) Segregacin de funciones en las diferentes actividades de registro de pedidos, crditos, despacho de

mercancas, facturacin, cobros y contabilizacin:

c) Formalizacin y preparacin de pedidos de clientes solamente cuando exista la oportuna aprobacin de

los mismos. Se tendr en cuenta:

Al captarse un pedido, se deber tener la aprobacin (precio, condiciones, descuentos y

despacho); adems de la autorizacin de crdito.

La utilizacin de documentos pre-numerados.

Inspecciones sistemticas de las notas de pedido y seguimiento de la preparacin de

pedidos.

d) Prestacin de servicios de mercancas de una manera correcta y siempre con las autorizaciones

correspondientes. A considerar:

Confeccin de guas de remisin con numeracin.

Verificacin de que las mercancas preparadas para enviar son las que constan en las

rdenes de entrega.

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Conciliacin de los pedidos autorizados a preparar con los pedidos preparados a enviar.

e) Facturacin de todas las entregas efectuadas, previa comprobacin y aprobacin de la documentacin

de las mismas. A tener en cuenta lo siguiente:

Conexin de las rdenes de entrega con la factura mediante pre numeracin de las

mismas.

Enlace de las salidas segn el inventario permanente de existencias con las cantidades

facturadas.

Verificacin, por parte de un personal ajeno al departamento de facturacin, de las

cantidades, precios y condiciones en las facturas con las polticas de precios

establecidas.

f) Transferencia de las transacciones de ventas a los registros contables con la adecuada clasificacin y

valoracin y en el perodo contable correcto. Se considerar:

Definicin de un plan de cuentas explicativo, adaptado a la operativa de la entidad, que

facilite el registro de las distintas transacciones de ventas.

Contar con formatos contables pre numerados.

Conciliaciones peridicas entre el registro de facturas emitidas y los saldos contables

del mayor.

Verificacin de la documentacin con los registros contables.

g) Salvaguarda y custodia de los registros de ventas, facturacin, cuantas a cobrar, cobros y de toda la

documentacin importante generada.

Custodia pre numerada de documentos.

Restricciones para acceder a documentos, formatos, etc.

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CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO VENTAS

SI NO COMENTARIOS

1. Se tiene un adecuado control sobre las rdenes de

ventas?

2. Se realizan revisiones de los pedidos de clientes?

Aprueba el departamento de ventas los pedidos

recibidos de los clientes?

3. Aprueba el departamento de crditos los pedidos de

los clientes?

4. El departamento de crdito es independiente del

departamento de ventas?

5. Se mantiene un registro de pedidos autorizados pre

numerado? Se actualiza a medida que se van

suministrando los pedidos?

6. Se mantiene un control sobre las rdenes pendientes?

7. Se cotejan las rdenes de ventas con ms facturas de

ventas?

8. Se efectan embarques una vez que hayan sido

autorizados?

9. Se elaboran documentos simultneamente los

siguientes documentos? Facturas? Guas de Remisin?

10. Se numera por el impresor en forma anticipada y

consecutiva las facturas?

11. Se conservan las facturas que se consideran nulas?

12. Existe un registro de facturas emitidas?

13. Es el departamento de facturacin independiente de

los de cobro?

14. Se concilian peridicamente las cifras de ventas

(facturacin) con los registros contables?

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CONTROL INTERNO DE INGRESOS

El ciclo de ingresos de una empresa, incluye todas aquellas funciones que se requieren llevar a cabo para cambiar

por efectivo, con los clientes, sus productos o servicios. Estas funciones incluyen la toma de pedidos de los

clientes, el embarque de los productos terminados, el uso por el cliente de los servicios que presta la empresa,

mantener y cobrar las cuentas por cobrar a clientes y recibir de estos el efectivo. De esto que el ciclo de ingresos

es el ciclo en que el control fsico y el derecho de propiedad sobre los recursos se venden, la determinacin del

costo de ventas es una funcin contable que puede determinarse aqu.

Las funciones tpicas, asientos contables comunes, formas y documentos importantes del ciclo de ingresos son

aquellas que podran considerarse como tpicas de este ciclo. Sin embargo, debe tomarse en cuenta que las

mismas debern servir tan solo como una gua general que oriente al auditor cuando lleve a cabo la revisin del

control interno, ya que la identificacin y determinacin de estas funciones, asientos contables comunes, formas

y documentos importantes se deber efectuar para cada caso en particular.

FUNCIONES TPICAS

Otorgamiento de crdito.

Toma de pedidos.

Entrega o embarque de mercanca y/o prestacin de servicio.

Facturacin.

Contabilizacin de comisiones.

Contabilizacin de garantas.

Cuentas por cobrar.

Cobranza.

Ingreso del efectivo.

Ajuste de facturas y/o notas de crdito.

Determinacin del costo de ventas.

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ASIENTOS CONTABLES COMUNES

Ventas.

Costo de ventas.

Ingresos de caja.

Devoluciones y rebaja sobre ventas.

Descuentos por pronto pago.

Provisiones para cuenta de cobranza dudosa.

Gastos de comisiones.

Creacin de pasivos por el IGV.

Provisiones por gasto de garanta.

FORMAS Y DOCUMENTOS IMPORTANTES

Pedidos de clientes.

Ordenes de venta y embarque.

Facturas de venta.

Notas de crdito por devoluciones y rebajas sobre ventas.

Avisos de remesas de cliente.

BASES USUALES DE DATOS

Listas y/o archivos maestros de clientes y de crdito.

Catlogos de productos y listados o archivos de precios.

Archivos de rdenes de clientes pendientes por abastecer.

Estadsticas de venta.

Diario de ventas.

ENLACES CON OTROS CICLOS

Ingresos de caja que se enlazan con el ciclo de tesorera.

Embarques de productos que se relacionan con el ciclo de produccin.

Concentraciones de actividades que se relacionan con el ciclo de informe financiero.

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DESIGNACIONES EN EL TEMA DE INGRESOS

Designar responsables de preparacin o toma de pedidos de venta.

Designar responsables de aprobacin de crditos.

Designar responsables para la entrega de mercanca.

Designar responsable de despachos.

Designar responsable de facturacin.

Designar responsable de verificacin de facturas.

Designar responsable de manejo de cuentas de control

Designar responsable del manejo de las cuentas del Mayor Clientes

Designar responsable de aprobacin de devoluciones y descuentos.

Designar responsable para autorizacin de castigo de cuentas morosas e incobrables.

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CONTROL INTERNO DE LAS CUENTAS POR COBRAR

DESCRIPCION

Se incluyen las cuentas originadas por ventas de bienes y servicios objeto de la actividad de la empresa y las

deudas que surgen de ingresos por la realizacin de otras actividades no habitualmente en el negocio.

Las cuentas de deudores por operaciones representan el derecho de la empresa y recibir ciertas sumas de dinero

de terceros.

Las cuentas de ventas representan el producto de la enajenacin de bienes y de la prestacin de servicios.

CONTROL INTERNO

Una caracterstica fundamental de un buen control es la subdivisin de funciones, este principio exige:

1. El custodio de los documentos no tenga acceso al efectivo ni a los registros generales de contabilidad.

2. El funcionario responsable, que no guarde las notas, autorice la aceptacin y la renovacin de los

documentos.

3. La cancelacin de los documentos no cobrados debern aprobarla por escrito los funcionarios

responsables y se adoptaran mtodos eficaces para darles seguimiento.

Si la aceptacin de un documento por cobrar recibido de un cliente requiere la aprobacin escrita de un

funcionario, disminuye considerablemente la probabilidad de que se falsifiquen documentos para cancelar un

robo. Se exigirn la misma revisin y aprobacin al renovar un documento; de lo contrario ser ms fcil desviar

efectivo cuando se cobre la nota y ocultar el faltante renovndolo en forma ficticia. La proteccin brindada por

este procedimiento de aprobacin ejecutiva de los documentos ser ms solida, si el departamento de auditora

los confirmara peridicamente con quienes los elaboran.

Para que exista un control interno adecuado sobre las ventas a crdito y sus respectivas cuentas por cobrar, ser

necesario segregar las funciones de tal manera que se dividan las responsabilidades respecto de:

La elaboracin de la orden de venta.

La aprobacin del crdito

La entrega de las mercancas que se hayan de embarcar

El embarque

La facturacin a la clientela

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La verificacin de las facturas

La afectacin de la cuenta de control, clientes.

La afectacin a las cuentas del mayor auxiliar de clientes.

El cobro de las cuentas, la contabilizacin del efectivo recibido y el depsito del efectivo al banco.

Un control interno adecuado sobre las cuentas por cobrar incluye una contabilizacin adecuada de la mercanca

devuelta, un control apropiado sobre los artculos devueltos y la aprobacin de las cuentas que se hayan de

cancelar por incobrables. Peridicamente se deber hacer un anlisis de antigedad de saldos para poder

determinar la eficiencia en la operacin de los departamentos de crdito y cobranzas.

Podemos concluir diciendo que un control interno adecuado sobre las cuentas por cobrar incluye:

- Debe habilitarse una cuenta auxiliar para cada cliente, funcionario y empleado.

- El otorgamiento de crdito a clientes, funcionarios y empleados se efectuar sobre la base de las

polticas establecidas por la institucin.

- Deben realizarse arqueos peridicos de los documentos al cobro, para conciliarlos con los libros de

contabilidad.

- Deber existir una rotacin de los empleados en sus puestos, exigindose que las personas encargadas

de puestos claves tomen sus vacaciones.

- La adecuada aprobacin de las devoluciones y descuentos sobre ventas, de las cancelaciones de las

cuentas como incobrables, debiendo ser dichas funciones independientes de la relacionada con la

recepcin de efectivo.

- De ser posible, deber existir una rotacin de los empleados en sus puestos, exigindose que las

personas encargadas de puestos claves tomen sus vacaciones. De esta manera se reduce las

posibilidades de fraude.

El control interno de los documentos por cobrar sigue el mismo patrn general al de las cuentas por cobrar.

Una vez que se haya autorizado la recepcin de los documentos por cobrar, deber mantenerse un control

adecuado sobre ellos, tomando las precauciones apropiadas respecto de su cobranza. Un control interno

apropiado requiere adems que:

- El encargado de custodiar dichos documentos no tenga acceso al efectivo o a los registros

contables principales.

- Un funcionario responsable que no tenga acceso a los documentos apruebe las renovaciones de los

documentos, por escrito.

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- Un funcionario responsable quien no tenga acceso al efectivo o a los documentos autorice por

escrito las cancelaciones por incobrables con respecto a los documentos no pagados.

- Que se sigan procedimientos adecuados para seguir el curso de los documentos no pagados.

El rea de clientes refleja el resultado de reconocer las deudas relacionadas normalmente con las ventas de

bienes y prestacin de servicios.

A continuacin se presentan varios procedimientos especficos que son indicativos de un buen control interno

contable sobre las cuentas por cobrar. Como es natural los controles sobre las partidas por cobrar se

superponen sobre los controles de otras reas tales como efectivo, ventas y devoluciones de ventas.

a. Separacin de deberes: A las personas que llevan los detalles de las cuentas por cobrar no se les deben

asignar tareas relacionadas con cobros, cancelacin de cuentas malas, emisin de notas de crdito,

inventarios o facturacin. Estas combinaciones de trabajos pueden permitir la ocultacin de desfalcos

de efectivo o de inventarios, as como crditos no autorizados a ciertas cuentas por cobrar.

b. Autorizaciones: Deben existir procedimientos formales para la aprobacin de cancelaciones de cuentas

malas, devoluciones de ventas, emisin de notas de crdito, o cualquier operacin que disminuya las

cuentas por cobrar.

Cualquier mtodo de acreditar las cuentas por cobrar sin la debida autorizacin puede ser utilizado para

llevar a cabo u ocultar un desfalco. El auditor debe interesarse en el efectivo. Si una cuenta fuera pagada

y se sustrajera el efectivo, se podra esconder esta actividad registrando un crdito en la cuenta por una

devolucin en ventas o una cancelacin por cuentas malas. Tambin las cuentas creadas para reflejar a

clientes ficticios se pueden eliminar de los libros de mediante estos crditos no relacionados con el

efectivo. La autorizacin para una devolucin en ventas se confirmara revisando el informe de

recepcin del articulo devuelto, y en el caso de una cancelacin por cuentas malas se comprueba

examinando adems los archivos de correspondencia.

c. Procedimientos de facturacin: En muchos casos los desfalcos no ocultos se pueden descubrir si un cliente

recibe un estado de cuenta no correcto, por ejemplo, el desfalco utilizando las cuentas por cobrar

ocasionara demoras en acreditar la cuenta del cliente, por cuyo motivo su saldo ser mayor de lo

correcto. Para evitar que lo descubran, un empleado deshonesto puede intentar evitar o interceptar la

facturacin de ciertas cuentas. Para impedir esto, el control interno sobre la facturacin debe ser

diseado de tal modo que los trabajos de facturacin lo realicen personas que no manejan cobranzas

o que no tienen acceso a los inventarios.

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Adems, la emisin de remisiones o cualquier otra facturacin inicial debe quedar coordinada con los

embarques de mercancas. Esto asegura que resulte imposible eliminar la facturacin de embarques

para ciertas cuentas, y no permite que se enven mercancas gratis a ciertos clientes.

El sistema de control interno en el rea de clientes abarca todos aquellos controles y procedimientos

que harn que se alcancen los siguientes objetivos:

Objetivo 1: Las cuentas a cobrar de clientes estarn correctamente registradas, valoradas y

clasificadas en los estados contables, y procedern de transacciones previamente autorizadas.

Objetivo 2: Los saldos de las cuentas a cobrar estarn sujetos a un control del crdito en cuanto

a su identificacin, vencimiento y seguimiento de saldos vencidos y no liquidados.

Objetivo 3: La cobrabilidad de los saldos ser efectiva, dotndose una provisin contables,

previa autorizacin del responsable correspondiente en los saldos de dudosa cobrabilidad.

Objetivo 4: Salvaguardia y custodia de las cuentas a cobrar y efectivo recibido de los mismos.

Objetivo 5: Segregacin apropiada de funciones para optimizar y evitar riesgos en los

procedimientos de control.

Objetivo 6: Operan de acuerdo con las polticas y criterios definidos por la Direccin de la

Entidad.

Todo ello favorece y colabora a que la informacin financiera-contable, reflejada en los estados

financieros, sea ms fiable y adecuada. As pues, el alcance de estos objetivos dar lugar a la vez a

asegurar, principalmente, que:

Las cuentas a cobrar detalladas en las cuentas contables corresponden a deudas de

transacciones aprobadas e incluidas en el periodo a que corresponden y sern los saldos a

cobrara en un corto plazo.

Las provisiones de deudores de dudoso cobro reflejadas en los estados financieros son

suficientes, adecuadas y cuentan con los criterios y aprobacin de la Direccin.

Existencia de un control individualizado de de clientes en cuanto a su saldo, crdito, limites,

antigedades y seguimiento de deudas incobrables.

P g i n a | 24

PROCEDIMIENTOS Y CONTROLES

Los procedimientos y controles en el rea de cuentas a cobrar dependern fundamentalmente de las distintas

variables que operen en la actividad del negocio y del volumen de las mismas. Podramos distinguir las

siguientes:

Nmero de clientes existentes en la entidad y tipo, caractersticas del cliente.

Estructura organizativa y operativa.

Polticas y criterios establecidos por la entidad (concesin de crditos, lmites, condiciones, etc.)

Medios y equipos para la gestin y control de clientes y otras cuentas a cobrar.

Centralizacin o no del departamento de clientes o control de las cuentas a cobrar.

Con carcter global, para el cumplimiento de los objetivos, es necesario considerar los siguientes controles,

dando lugar as a una fiabilidad en la informacin financiera-contable para la toma de decisiones:

1. Referente al objetivo 1: correcto registro, valoracin y clasificacin en las cuentas contables de las cuentas

a cobrar, previa autorizacin de las transacciones que las generan.

a. La anotacin en los registros contables de una cuenta a cobrar de clientes u otras deudas

comerciales, a raz de una venta u otro ingreso. implicar la realizacin de anterior de una serie de

controles derivados del sistema o ciclo de ventas.

b. En las cuentas a cobrar, y principalmente en la cuenta de clientes, se tendrn en cuenta:

El saldo total de los clientes registrados en contabilidad, deber estar soportado y desglosado por

una relacin de saldos individualizados de clientes.

Este detalle suele llevarse de una manera o mediante un fichero extracontable, el cual no est

integrado directamente en el sistema contable, pero s que, de un modo u otro, debe volcar a la

contabilidad. Esta composicin o listado de clientes detallar:

Nmero o cdigo del cliente o nmero de cuenta del cliente.

Nombre del cliente.

Saldo del cliente.

Las fichas auxiliares de cada cliente especificaran toda la informacin detallada ntegramente de la

composicin del saldo, es decir:

P g i n a | 25

Fecha de la operacin.

Concepto.

Numero de factura.

Fecha de vencimiento.

Importe y total.

Peridicamente se conciliar, con carcter mensual, el total de la relacin de los saldos individuales

de clientes (auxiliares) con el saldo de la cuentas de clientes del mayor.

MODELO DE COMPOSICION DE SALDO DE CLIENTES

Estos Listados - Resumen de clientes se derivaran a su vez de cada uno de de los clientes individualizados para

cada cliente en donde se recoger todo el movimiento que ha generado dicho saldo final.

FICHA AUXILIAR DEL CLIENTE

EMPRESA: XXX, S.A FECHA

BALANCE DE CLIENTES AL (FECHA)

NMERO CLIENTE N DE CUENTA

CDIGO DEL

CLIENTE

SALDO

1

2

3

. . .

Cliente X

Cliente Y

Cliente Z

.. ..

4300001

4300002

4300003

123.243

88.901

45.309

TOTAL ..

EMPRESA: XXX, S.A

FECHA:

FICHA AUXILIAR CLIENTE A

Cliente: Cliente X

N Cuenta. 430001

Fecha de

Operacin

Concepto

(Nfact.vto)

N justificante

de cargo

Total

Deuda

Movimiento

Abono

SALDO

20/06/11

002-50236 250985 623.243 500.00 123.243

TOTAL .. . .

P g i n a | 26

Los saldos existentes en las cuentas de clientes convendrn confirmarlos peridicamente y aclarar posibles

diferencias. Existir una lista de control de la relacin de efectos a cobrar en donde se ir comprobando el pago

de los mismos en sus fechas de vencimiento.

MODELO DE CONTROL DE EFECTOS EMITIDOS A COBRAR

2. Referente al objetivo 2: Control del crdito (identificacin, vencimiento y seguimiento)

El departamento de crditos ser quien se responsabilice del control de las cuentas a cobrar en lo

referente a:

Establecimiento y aprobacin de los lmites de crdito y autorizacin de los lmites o

cancelacin del crdito.

Anlisis de la cobrabilidad de saldos.

Anlisis de la antigedad de la deuda por clientes.

Tramitacin de la sistemtica de cobro.

Control de vencimientos y seguimiento de las deudas a cobrar.

Se confeccionarn detalle de control de cobrabilidad de clientes en los que se reflejaran las deudas a

cobrar, los limites de crdito y los excesos de crdito, en su caso los cuales sern identificados para

la correspondiente autorizacin o corte del crdito. Los casos de clientes que hayan dado lugar a

excesos en el crdito habrn contado con la autorizacin de la Direccin.

Se determinar peridicamente la antigedad de la deuda de clientes y otros deudores comerciales y

no comerciales. Normalmente esta relacin de saldos se preparar en los cierres contables

mensuales con el objeto de:

Analizar las cuentas de clientes con deudas vencidas y de antigedad importante.

EMPRESA: BAUTISTA S.A

FECHA:

EFECTOS EMITIDOS

A COBRAR PENDIENTES VENCIMIENTO

Fecha de

Operacin

Nmero

Efecto

Numero

factura

Importe Cliente Vencimiento

12/04/11

24/05/11

123456

123654

400032

400067

123.654

48.876

Cliente XX

Cliente ZZ

12/06/xx

24/07/xx

TOTAL ..

P g i n a | 27

Adoptar medidas para el seguimiento y recuperacin de deudas antiguas.

Conseguir la aceptacin de esta deuda por parte del cliente para asegurara el cobro.

Calcular las provisiones contables y fiscales para insolvencias, siguiendo los criterios y normas

mercantiles correspondientes.

Autorizar la cancelacin de saldos incobrables. En los casos de cancelaciones contables de

saldos por incobrables se deber llevar un control extracontable de las mismas a pesar de la muy

difcil recuperacin futura de los saldos.

DETALLE DE ANTIGEDAD DE SALDO DE CLIENTES

3. Referente al objetivo 3: Provisin contable de los saldos de dudosa cobrabilidad

Se realizar una revisin y anlisis minucioso de los estados financieros de cuentas y se efectuaran

investigaciones de las facturas o deudas vencidas y no liquidadas (antigedad de saldos).

Existir y se mantendr una relacin histrica detallada de todos los clientes y deudores catalogados

como de dudoso cobro. En este desglose se reflejara el cliente, la deuda provisionada y la causa (por

ejemplo: suspensin de pagos, quiebra, liquidacin, moroso, desaparecido, antigedad de deuda, etc.).

El saldo total de este detalle ir aumentando en base a las nuevas provisiones de clientes y

disminuyendo a raz de recuperaciones de deudas provisionadas y cancelaciones definitivas por

incobrables. El total deber de coincidir con la cifra total de dudoso cobro registrado en las cuentas

contables.

4. Referente al objetivo 4: Salvaguardia y custodia

El acceso a las cuentas a cobrar y cobros de clientes estar restringido y limitado a quienes estn

autorizados para la utilizacin de los mismos.

EMPRESA: XXX, S.A FECHA:

RELACIN DE ANTIGEDAD DE S ALDOS DE CLIENTES

Cdig

o

cliente

Client

e

Total

Deuda

Deuda

Corrient

e

0/6

meses

7/12

meses

13/24

meses

Ms de

24

meses

Comentario

s

TOTAL .. .. .. .. .. ..

ANTIGEDAD

DE SALDOS

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Se utilizaran dispositivos de seguridad para prevenir y detectar situaciones de alarma (incendio,

vigilancia, etc.)

Las cuentas y los efectos a cobrar estarn apropiadamente protegidos para evitar manipulaciones

fraudulentas (documentos en lugares adecuados y seguros, en cajas fuertes). A la vez los datos y

archivos informticos se protegern contra accesos no autorizados.

5. Referente al objetivo 5: Segregacin de funciones

Las funciones de mantenimiento y seguimiento de las cuentas por cobrar, el manejo y control de cobros

y la contabilizacin de los mismos estarn adecuadamente segregados con el objeto de evitar

deficiencias e irregularidades en el control. As pues:

La persona responsable de los registros auxiliares de clientes no estar autorizada ni tendr acceso

al manejo de efectivo ni a la custodia o control de recibos.

El responsable del manejo y control de efectivo (cobros) no estar autorizado a firmar cheques, ni

se encargara de las conciliaciones bancarias y tampoco acceder a los registros contables.

6. Referente al objetivo 6: Operando de acuerdo con las polticas definidas

Se establecer un manual de procedimientos, aprobado la Direccin, en donde se detallan las polticas,

procesos y criterios a mantener y a ejecutar en el rea de cuentas a cobrar en general. Principalmente se

constatar:

Criterios a seguir en la concesin de crditos a clientes.

Polticas y criterios en la aplicacin de provisiones por clientes de dudosa cobrabilidad.

Conciliaciones peridicas de los registros auxiliares con los estados financieros.

Informes internos de antigedad de saldos de cuentas a cobrar, cancelaciones de cuentas

incobrables, gestiones, tramitacin y recuperacin de impagados, etc.

Control, seguimiento y supervisin del cobro de las cuentas a cobrar.

Plan de verificacin, comprobacin y cumplimiento de controles definidos (normalmente se

realizar por personas independientes o externas: auditores internos, auditores externos, personas

de otros departamentos, etc.).

P g i n a | 29

ESQUEMA CUESTIONARIO

1.- Se llevan unos registros auxiliares individualizados de las cuentas a cobrar?

2.- Existe algn otro tipo de control independiente extracontable de las cuentas a cobrar?

3.- Se elaboran con asiduidad y detalle las composiciones de los saldos a cobrar? Se cuadran con los

registros contables? Se tiene un detalle de la antigedad de los saldos?

4.- Se realizan comprobaciones peridicas (mnimo mensualmente) de los registros auxiliares de las cuentas

a cobrar con los saldos del mayor?

5.- Se concilian los saldos de las cuentas individualizadas de clientes de una manera peridica enviando

para ello los extractos bancarios de cuentas de los clientes? Con qu frecuencia? Se realizan o se

supervisan por personal externo? La persona o personas que se responsabilizan de las cuentas a cobrar

autorizados y conceden los crditos? Realizan la facturacin o controlan los registros de ventas?

Autorizan la regularizacin de cuentas incobrables? Manejan y controlan el efectivo?

6.- Se llevan unos registros de los efectos comerciales a cobrar?

7.- Quin es el responsable en la custodia de los efectos? Cmo y dnde se encuentran custodiados?

8.- Existe un registro control sobre los efectos descontados pendientes de vencimiento?

9.- Los efectos impagados Cmo son tramitados y quienes gestiona la recuperacin de los mismos?

10.- Quin es el responsable de aprobar un cambio de las condiciones de crdito sobre una cuenta a cobrar ya

registrada contablemente?

11.- Se establecern detalles de antigedades del saldo de las cuentas a cobrar para su revisin y seguimiento

de deudas?

12.- Se tienen definidos unos procedimientos de persecucin de deudas atrasadas?

P g i n a | 30

CONTROL INTERNO SOBRE EGRESOS

El dinero recibido disponible en diversas formas est ahora en condiciones de ser usado por la organizacin:

para la compra de facilidades de operacin, pagos de gastos e inversiones.

AUDITORIA DE GASTOS

Se define al gasto como "el decremento bruto de activos o incremento de pasivos, con efecto en su utilidad neta

durante un perodo como resultado de las operaciones que constituyen sus actividades primarias o normales y

que tienen como consecuencia la generacin de ingresos".

Por otro lado, se seala que las partidas extraordinarias son eventos y transacciones que deben reunir

simultneamente las dos condiciones siguientes:

NO USUALES.- El evento o transaccin correspondiente debe poseer un alto grado de anormalidad y

debe ser de un tipo claramente ajeno a las actividades normales y tpicas de la entidad dentro del

entorno en que opera".

NO FRECUENTE.- El evento o transaccin correspondiente no ha sido ni se prev recurrente,

tomando en cuenta el entorno en que opera la entidad.

Los objetivos de auditora de la revisin de gastos son los siguientes

Comprobar que los gastos representan transacciones efectivamente realizadas y que corresponden a los

fines propios de la entidad.

Verificar que se encuentren registrados todos los gastos que corresponden al periodo revisado y que no

se incluyan transacciones de periodos anteriores o posteriores.

Verificar que no existan activos capitalizables contabilizados como gastos.

Comprobar que los gastos estn adecuadamente contabilizados y presentados, de acuerdo con

principios de contabilidad generalmente aceptados.

El objetivo general es que esos egresos sean valederos y para propsitos propios, que sean razonables con el

beneficio recibido y que la cuantificacin de las erogaciones sea correcta.

Los principales aspectos de control pueden ser :

P g i n a | 31

SEPARACIN DE LA FUNCIN DE EGRESOS: Las recepciones a caja y los egresos de caja,

en el proceso total de caja, necesitan separarse tanto como sea posible. El ingreso recibido ha sido

canalizado al rea central de depsito y ahora la fase del ingreso debe ser manejada y controlada por

separado.

DOCUMENTACION SOPORTE PARA LA LIQUIDACION DE CUENTAS POR PAGAR:

En la mayora de las operaciones financieras los principales tipos de gastos son procesados a travs de

la creacin de cuentas por pagar, mismas que son subsecuentemente liquidadas va egresos de caja,

simultneamente el egreso es, por lo regular revisado para validar el concepto a pagar y la poca del

pago.

FONDOS DE CAJA CHICA: Existen situaciones en las cuales los importes son tan pequeos que

no justifican la aplicacin del procedimiento formal de egresos, en tales circunstancias la caja se debe

adecuar para estar en condiciones de cubrir esas necesidades, el cual se cubre por medio del

establecimiento de un fondo fijo.

USO DE FONDOS PARA ANTICIPOS: En algunas situaciones de determinado nivel se torna til

o necesario emitir cheques en calidad de anticipos para gastos.

CONTROL DE FIRMAS DE CHEQUES: En la mayora de las situaciones es til requerir dos

firmas de los cheques. Esto sirve como chequeo cruzado entre una persona y otra, este procedimiento

es til tanto para prevenir fraudes y errores como para tener cuidado y juicio sobre lo que se est

ejerciendo.

DESIGNACION DE BENEFICIARIOS DE CHEQUES : Es importante que todos los cheques

emitidos se paguen a los individuos especficos o firmas de quienes se obtuvieron los bienes y servicios.

Para el desarrollo del presente trabajo trabajaremos los egresos representativos de compras y cuentas por pagar

por su directa interrelacin, dejando los anteriores gastos mencionados como personal, de funcionamiento, etc

omitidos para desarrollar ms apropiadamente los dos egresos mencionados.

P g i n a | 32

CONTROL INTERNO SOBRE COMPRAS

Es el plan de organizacin entre el sistema de contabilidad, funciones de empleados y procedimientos

coordinados que tienen por objeto obtener informacin segura, oportuna y confiable, as como promover la

eficiencia de operaciones de adquisicin o compra.

Un control interno adecuado para las adquisiciones de activos requiere que la funcin de compras est

segregada tanto de la recepcin del activo, como del registro de la compra y de su pago subsecuente. Un

departamento de compras especializado deber poseer amplias facultades y exclusividad en la colocacin de

rdenes de compras relacionadas con los activos, una vez que las rdenes hayan sido debidamente autorizadas

en su origen, y luego aprobadas. Los siguientes pasos estn involucrados en un debido control interno de las

compras.

La requisicin de compra. El departamento o persona que solicite un artculo deber enviar una requisicin

debidamente autorizada al departamento de compras. Es mediante la requisicin de compras que se

inicia el trmite por parte del departamento de compras para la adquisicin del artculo solicitado.

La Orden de compra. Despus de la aprobacin por el funcionario indicado, el departamento de compras

coloca el pedido al proveedor de acuerdo con la poltica de la compaa referente a la calidad, precio,

cantidad y embarque. Las rdenes de compra debern estar numeradas anticipadamente y en forma

consecutiva, manteniendo un control sobre el nmero de todas ellas y si un pedido fuese cancelado o

bien si fuese rechazado por el proveedor, todas las copias debern recobrarse y archivarse.

Recepcin. Todos los artculos comprados debern ser entregados a un departamento centralizado de

recepciones en donde se cuentan y se inspeccionan de acuerdo con las especificaciones.

Facturas de los proveedores y Pago. Las facturas debern ser comparadas con la copia de la orden de compra

e informe de recepcin y contabilidad verificar las sumas y datos consignados en ella. Antes de pagar

una factura sta y toda la documentacin relacionada con la compra debern ser aprobadas por la

persona encargada de autorizar los desembolsos de efectivo.

1. PRINCIPIOS:

La funcin de registro de operaciones de compras ser exclusiva del departamento de contabilidad.

P g i n a | 33

El trabajo de los empleados del departamento de compras ser de complemento y no de revisin.

Ningn empleado del departamento de compras debe de tener acceso a los registros de contabilidad.

Separacin de funciones de adquisicin, pago y registro de compra.

2. OBJETIVOS:

Obtener informacin confiable, veraz y oportuna que ayude a una buena toma de decisiones.

Prevenir fraudes en compras por favoritismo en contabilidad.

Promover la eficiencia del personal de compras.

Localizar errores administrativos, contable y financieros.

3. LA FUNCION BASICA DE COMPRAS:

La funcin bsica es igual a cualquier rea de procuracin; proveer buenos productos o servicios, en el

momento y lugar oportunos.

Proveer buenos productos o servicios a buenos precios.

Determinar necesidades del producto o servicio.

Administrar, vigilar, autorizar dichas necesidades.

4. CONTROLES DEL CICLO DE COMPRAS:

Los aspectos del control a tener en cuenta en el ciclo de compras van a ser los siguientes:

a) Asignacin de responsabilidades y de autoridad a personas apropiadas y de acuerdo con las polticas

establecidas con el objeto de :

Seleccionar a proveedores y acordar las condiciones en cuanto a precios, descuentos por volumen,

crdito y disponibilidad de las entregas. Es conveniente que exista una verificacin peridica, por una

persona externa o independiente al ciclo, de que los proveedores seleccionados son los autorizados,

con ello se evita que se efecten compras a proveedores no autorizados o se paguen productos o

servicios ms altos que los acordados.

Determinar los tipos de mercaderas a comprar, sus lmites y las especificaciones de calidad de las

mismas. todas las ordenes de compras estarn aprobadas por el responsable de compras y se evitaran

los excesos en inventario a lo establecido, salvo los expresamente autorizados por la direccin de la

empresa, con ello se tiene la seguridad de solicitar el producto que se necesita, evitar compras

P g i n a | 34

anticipadas o con demasiada tardanza y que las mercancas renen las especificaciones de calidad

definidas por la empresa.

Preparar pedidos, aceptar o rechazar la entrada de mercancas, emitir las notas de abono y aprobar las

facturas recibidas.

b) Segregacin de funciones en las diferentes fases de solicitud y ejecucin de pedidos, recepcin, pagos y

funciones de contabilidad:

Segregacin de las funciones de compra con pagos y contabilizacin.

Segregacin en la preparacin, firma y entrega de cheque.

De esta manera se disminuye la posibilidad de errores no detectados o situaciones irregulares al estar el

proceso dividendo por personas distintas en las diferentes etapas de la transaccin.

c) Formalizacin de los pedidos de compra nicamente cuando tienen la oportuna aprobacin. Son

necesarios los siguientes controles:

Evidencia de la revisin y aprobacin del pedido por personal autorizado.

Control de documentos pre numerados.

Peridicas inspeccin para comprobar que los pedidos de compra estn completos y autorizados

(claves, productos, cantidad, cdigo, proveedores, etc.)

Seguimiento de pedidos autorizados no recibidos a travs de un registro de pedidos.

Con esto se asegura la inclusin de proveedores autorizados, calidad de las mercaderas, los pedidos necesarios

y precios acordados y autorizados.

d) Aceptacin de mercaderas recibidas previas solicitud y autorizacin de las mismas.

Se tendrn en cuenta:

Numeracin correlativa de los documentos generales en la recepcin.

Confeccin de un registro de entradas de mercaderas reflejando una numeracin de cada documento

recibido.

Comprobacin de las mercaderas recibidas con las rdenes de compra autorizadas correspondientes.

Actualizacin del registro de entradas de mercaderas pendientes de facturar (control de inventarios y

de cuentas a pagar).

Supervisin del responsable de la recepcin y evidencia constatada de su aprobacin que se generan.

P g i n a | 35

e) Registro de los pasivos adeudados a proveedores una vez comprobada y aprobada la documentacin de

los mismos, as como las facturas recibidas correspondientes.

Se controlar:

Verificacin de las cantidades, precios y condiciones de las facturas recibidas con las rdenes de

pedidos autorizadas, parte de entradas y albaranes de entrada aprobados. Aprobacin de las facturas

recibidas.

Comprobacin de los clculos aritmticos utilizacin de registros cronolgicos de recepcin de

suministros y su reconocimiento dentro del periodo contable correcto.

Consideracin de mercaderas en trnsito.

Verificacin de utilizacin de cdigos de proveedores y numeraciones de cuentas contables correctas.

f) Verificaciones del inventario permanente. Se considerarn :

Recuentos parciales a base de muestreos aleatorios.

Recuentos totales una vez al ao como mnimo

Anlisis de diferencias entre inventarios fsicos y registros contables.

Supervisin de las verificaciones por el personal designado.

Inspeccin del correcto funcionamiento de altas y bajas para el control de existencias.

g) Custodia de los registros de compras, entradas de mercancas y pagos, as como toda la documentacin

generada. Para ello se mantendrn :

Los archivos de la documentacin en lugares adecuados, con la seguridad y proteccin necesaria.

Copias de seguridad y restricciones en su acceso.

Custodia pre numerada de documentos.

Supervisin del responsable designado.

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CONTROL INTERNO SOBRE LAS CUENTAS POR PAGAR

Al pensar en el control interno sobre las cuentas por pagar, es importante reconocer que las cuentas por pagar

de una compaa son las cuentas por cobrar de otras. Por tanto, hay poco peligro de que pasen errores

inadvertidos en forma permanente; puesto que generalmente, los acreedores del cliente llevan un registro

completo de sus cuentas por cobrar e informarn al cliente si el pago no es recibido. sta caracterstica ayuda

tambin a los auditores a descubrir un fraude, puesto que el causante del hecho debe recibir las exigencias de

pago y responderlas. Algunas compaas por consiguiente, pueden escoger minimizar la contabilizacin de sus

pasivos y depender de los acreedores para atender algn aplazamiento en los pagos. Este punto de vista no es un

respaldo a la contabilizacin imprecisa o incompleta de la cuentas por pagar, sino solamente un reconocimiento

de que el inters propio de los acreedores constituye un control efectivo en la contabilizacin de las cuentas por

pagar, que no est presente en las cuentas por cobrar.

Los anlisis del control interno aplicables a las cuentas por pagar pueden extenderse lgicamente a todo el ciclo

de compras. En un sistema efectivo de compra, un departamento de control de almacenamiento o de inventario

preparar y aprobar la expedicin de una requisicin de compra que ser enviada al departamento de compras.

Al recibir la requisicin de compras:

Determinar si el artculo debe ser pedido

Seleccionar el proveedor, la calidad y el precio apropiados.

Luego, se expide una orden de compra para el pedido de los bienes. Deben enviarse rdenes de compra a los

departamentos de almacenamiento, recepcin y cuentas por pagar.

El departamento de recepcin debe ser independiente del departamento de compras. Cuando se reciben los

bienes, stos deben ser contados e inspeccionados. Deben ser preparados informes de entrada para todos los

bienes recibidos.

Dentro del departamento de cuentas (o de comprobantes) por pagar, todas las formas deben llevar el sello de la

fecha de entrada. Los comprobantes y otros documentos que se originan dentro del departamento pueden ser

controlados a travs del uso de nmeros seriales. Cada paso en la verificacin de una factura debe ser

evidenciado ingresando una fecha y firma en el comprobante. La comparacin de las cantidades enumeradas en

la factura con aquellas que aparecen en el informe de entrada y en la orden de compra evita el pago por cargos

por bienes que exceden aquellos pedidos y recibidos. La comparacin de los precios, descuentos y trminos de

despacho en la forma mostrada en la orden de compra y en la factura del proveedor proporciona una proteccin

contra el pago de precios excesivos.

La separacin de la funcin de verificacin y aprobacin de facturas de la funcin de desembolso del efectivo es

P g i n a | 37

otro paso que tiende a evitar errores y fraude. Antes de que el pago de las facturas sea aprobado, debe

presentarse evidencia escrita para mostrar que todos los aspectos de la transaccin han sido verificados. El

empleado que firma los cheques debe marcar con sello de PAGADO o perforar el comprobante o los

documentos de soporte, de manera que stos no puedan ser presentados para soportar el pago una segunda vez.

Otro control que los auditores pueden encontrar en un departamento de cuentas por pagar bien manejados es el

cruce o verificacin mensual de los registros detallados de las cuentas (o comprobantes) por pagar con la cuenta

de control del mayor general. Estas conciliaciones deben ser conservadas como evidencia del desempeo de

este procedimiento y como una ayuda para localizar cualquier error posterior.

os extractos de cuentas de los proveedores, deben ser conciliados con el mayor de cuentas por pagar o lista de

comprobantes sin utilizar, y cualquier discrepancia debe ser investigada completamente.

PROCEDIMIENTOS Y CONTROLES:

Para la definicin e implantacin de procedimiento y controles de las cuentas por pagar es necesario tener en

cuenta las distintas consideraciones que intervienen en la gestin del negocio. Desde el punto de vista

administrativo-contable pueden destacarse principalmente los siguientes:

Nmero de proveedores con que opera la entidad y sus caractersticas.

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Estructura operativa y organizativa (centralizacin o no de las compras, eleccin de proveedores por

una persona o varias).

Medios y equipos para la gestin y control de las cuentas por pagar.

La consecucin de los objetivos en esta rea se llevar a cabo mediante la implementacin de una serie de

controles y procesos; los cules desarrollarn un sistema de control interno correcto y adecuado. De manera

general se pueden detallar los siguientes:

Objetivo 1: Las cuentas por pagar procedentes de proveedores deben estar correctamente registradas,

clasificadas y valoradas en los Estados Financieros, procediendo de transacciones previamente autorizadas.

El registro y reconocimiento de las cuentas por pagar que surgen de la adquisicin de bienes o servicios,

significar la implementacin de una serie de medidas y controles. Estos controles se resumen en:

Seleccin y autorizacin de proveedores/acreedores; as como el acuerdo de condiciones

(precios, descuentos, crditos, fecha de entrega).

Revisin y aprobacin de las solicitudes de pedido de compra, las mismas que sern firmadas

por el responsable de compras.

Recepcin de los documentos de entrada de las mercancas, bienes o servicios; los cules sern

verificados con las entradas de stocks y con los correspondientes pedidos de compras.

Conciliacin y control de entre las facturas recibidas de proveedores, los documentos de

entrada y las rdenes de pedido.

Anotacin e inclusin de las facturas recibidas, una vez supervisadas y autorizadas, en un

registro de facturas recibidas y contabilizacin de las mismas en la cuenta individual

correspondiente de cada proveedor o acreedor.

Objetivo 2: Los pasivos incurridos con proveedores y acreedores estarn imputados en cuentas apropiadas

y se reflejarn en los perodos correspondientes.

Como soporte de la contabilizacin de las deudas con los proveedores y acreedores se utilizarn unos

formatos, los cules se adjuntarn a las facturas y en donde se detallar el cdigo correspondiente del

proveedor, las cuentas contables a asentar, el nmero de asiento y dems caractersticas que se crean

necesarias; as como la aprobacin de del responsable de administracin/contabilidad.

P g i n a | 39

Estos formatos, sern archivados junto a los documentos de recepcin, pueden sustituirse por

impresiones de un sello en la propia factura recibida en donde se detallar la misma informacin que en

el formato anterior. Esto permitir:

El correcto registro de las cuentas por pagar con proveedores y acreedores.

Registro de pasivos por montos correctos.

La no duplicacin en el registro de pasivos.

Conciliacin de los documentos utilizados con los anotados en los registros contables.

Supervisin.

As mismo, se establecern procedimientos por escrito para la inclusin de todas las obligaciones con

los proveedores y acreedores en los cierres de los perodos (corte de operaciones de compras y

servicios), asegurando que las compras de bienes y servicios, cuyo suministro se ha realizado hasta el

final de cada perodo, estn registradas en los Estados Financieros de cada perodo. Para ello se tendr

en cuenta lo siguiente:

Anotacin de la recepcin de bienes en un registro detallado de entradas de una manera

cronolgica, con la finalidad de reconocer cada pasivo en el perodo contable apropiado.

Recepcin peridica y al final de cada perodo al Departamento de Contabilidad, procedente

del Departamento de Compras y de Almacn, de la relacin de pedidos servidos pendientes de

EMPRESA:

PROVEEDORES/ACREEDORES

o NACIONALES

o EXTRANJEROS

Cdigo del Proveedor/Acreedor_____________________

Nombre del Proveedor/Acreedor____________________

Cuenta Contable Importe

--------------------------------------- PAGADO:

Responsable: Admin istracin

P g i n a | 40

facturar en el perodo (Registro de Pedidos recibidos) y la relacin de devoluciones y pendiente

de abonar (Registro de mercancas devueltas).

Integracin del registro detalle de existencias en los registros contables, dando lugar a que las

mercancas recibidas y la deuda correspondiente hayan sido contabilizadas en el mismo

perodo.

Comparacin de las facturas de proveedores con los documentos de recepcin, asegurando la

periodificacin adecuada al final de cada perodo.

Revisin de las facturas contabilizadas inmediatamente despus de cada perodo por si

pudieran corresponder al perodo correspondiente.

Objetivo 3: Los saldos de las cuentas a pagar estarn sujetas a un control de identificacin, vencimiento y

seguimiento de saldos a liquidar.

Se mantendr de una manera actualizada, un fichero maestro de proveedores en donde se recogern los

datos personales, condiciones y dems informacin diversa de cada proveedor. Esta ficha por

proveedor autorizada por el responsable o comit de compras, existir para todos los proveedores con

que opere la entidad y ser necesaria para todo el flujo de operaciones comerciales (contactos,

condiciones, productos, etc.)

EMPRESA:

FICHA DE PROVEEDORES

Cdigo del Proveedor ___________________ Fecha lt ima de actualizacin__________________

DATOS DEL PROVEEDOR

Nombre ____________________ Forma de pago___________________

Direccin_____________________ Da de pago_______________________

Telfono______________________ Fax______________________________

PRODUCTOS/PRECIOS

Comercial_____________________ Administrativo_____________________

OBS ERVACIONES________________________________________________________________________

______________________________________________________________________________

Autorizado

Responsable Compras

Fecha:

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Objetivo 4: Los pagos a proveedores y acreedores estarn siempre soportados de un pasivo contabilizado,

reconocido y justificado.

Los pagos a proveedores y acreedores realizados principalmente mediante cheques y transferencias

bancarias, se prepararn nicamente cuando exista evidencia de la validez de la transaccin, es decir

cuando procedan de facturas adecuadamente revisadas y autorizadas. Los controles a considerar son

los siguientes:

Registro pre numerado de pagos.

Aprobacin de pago.

Comprobacin del importe del cheque o transferencia emitida con cuenta a pagar

contabilizada.

Verificacin del pago con documentacin soporte autorizada.

Sello de pagado en documentacin original para evitar pagos duplicados.

Conciliaciones bancarias (control de cheques y transferencias emitidas).

Arqueos de caja para pagos en efectivo.

Objetivo 5: Segregacin apropiada de responsabilidades que asegure la consecucin de los controles y

procedimientos definidos.

Una adecuada segregacin de funciones favorecer a la consecucin de los objetivos de control. Las

funciones de mantenimiento de los registros y contabilizacin de las cuentas por pagar, realizacin de

los pedidos de compra y desempeo de funciones de pago estarn apropiadamente divididas con el

objeto de disminuir irregularidades durante las distintas etapas de una transaccin. Es decir:

Las personas responsables de la actividad de pedidos y tramitacin de compras no realizarn tareas

de recepcin, contabilizacin o pagos.

Las personas que desempean las funciones de pago no estarn involucradas en el registro de las

cuentas por pagar ni en el procesamiento de la documentacin de proveedores. (Por ejemplo: los

cheques se prepararn por

personas distintas de las que autoricen cualquier documento que d lugar a un

pago).

Todos estos objetivos colaborarn para mantener unos Estados Financieros adecuados, correctos y fiables; los cules sern

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necesarios para la toma de decisiones en la gestin de las entidades, asegurando de la misma manera la realizacin de los

siguientes propsitos:

Las cuentas por pagar por mercancas y servicios recibidos registrados en los libros

corresponden a saldos autnticos y reales y sern pagaderos nicamente a proveedores y

acreedores identificados y autorizados.

Todos los pasivos registrados de proveedores en las cuentas contables estn correctamente

descritos, clasificados e imputados a sus cuentas y en el perodo correspondiente.

Mantenimiento de un detalle de saldos individuales de las cuentas a pagar el cual cuadra con los

saldos del mayor.

Todas las obligaciones generadas con proveedores y acreedores comerciales estn

contabilizadas y reconocidas adecuadamente.

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EJEMPLO DIDACTICO

FLUJOGRAMA DE LA EMPRESA DICONOR S.A.C.

Leyenda practica:

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El siguiente ejemplo nos mostrara en manera sencilla el proceso operativo de una Compra en la empresa

trujillana DICONOR.SAC ubicada en la urb. California, de tal manera al detallar el proceso operativo

pondremos nfasis en el control interno que toma la empresa para realizar una evaluacin con las pautas

mencionadas sobre control interno de egresos, control interno de compras y las cuentas por pagar que se

generen.

CASO:

CONTEXTUALIZADO

La empresa DICONOR.SAC ha realizado una compra a su proveedor TUINIES.SA por un monto de S/.

3,250.00 al crdito plazo de 90 das recibiendo a cambio una letra por pagar, dicha compra ha sido realizada por

la demanda que tienen sus productos en el mercado trujillano y al da de hoy se realiza la entrega de nuestro

pedido como se explica con el siguiente diagrama de flujo:

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CONTROL INTERNO DEL ALMACEN

El objetivo de un sistema de almacenaje consiste en acumular, custodiar y controlar los inventarios de

materiales, materias primas y productos en proceso o semi-elaborados, con el propsito de nivelar los

intercambios entre compras y produccin. As mismo, este sector tiene a su cargo la custodia de bienes que no

son suministros de produccin, como los repuestos, papelera, herramientas, artculos de limpieza, etc.

FUNCIONES

Ingreso de materiales

Identificacin y catalogacin.

Ubicacin.

Custodia.

Recepcin de los pedidos de los sectores usuarios.

Despacho.

Registro de altas y bajas (administracin de inventarios).

Control de existencias.

La eficiencia de cualquier sistema de registraciones de salidas de mercaderas, por su precio de costo, est

condicionada a la perfecta organizacin y registro de los movimientos de entradas, salidas y almacenamiento de

los mismos.

OBJETIVOS DE AUDITORIA

Los principales objetivos del auditor en esta rea sol los de llegar a determinar:

1. Que las cantidades correspondientes a los saldos mostrados en el grupo de existencias, que figuran en el

balance e inventario, existen, no se han producido omisiones, figuran en los saldos del mayor y si todas

las existencias son propiedad de la empresa.

2. Que los productos estn valorizados de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente

aceptados, aplicados con uniformidad en relacin al ejercicio anterior y correctamente presentados en

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el balance.

3. Comprobar si existe una provisin por depreciacin de existencias adecuada para prdidas para los

casos de:

Partidas de lento movimiento.

Partidas cuyo valor neto de realizacin o de mercado sea inferior al costo. Contrato a largo

plazo.

4. Determinar las restricciones que pudieran existir sobre el derecho de propiedad por parte de la empresa

(embargos, fianzas, garanta, pignoracin, etc.), y comprobar si stos estn recogidos en los estados

financieros.

5. Verificar si los mtodos de control interno relacionados con las entradas y salidas de mercanca son

adecuados y eficaces.

6. Comprobar la existencia de sistemas adecuados de custodia, proteccin, prevencin de daos o

prdidas y coberturas para las que pueden producirse.

7. Ratificar que los movimientos de existencias entre perodos consecutivos han sido debidamente

registrados en el perodo en el que se produjo el movimiento fsico.

MTODO DE DEPSITO DE MERCADERAS Y MATERIALES EN LOS

ALMACENES

Depende de las caractersticas de las mercaderas, materiales y productos que han de guardarse.

Cuando se trata de cantidades de materiales de considerable volumen y peso se almacenan, generalmente, en

sentido horizontal, sobre el suelo, entonces el almacn ofrecer ms ventajas para incorporar sin obstculos las

diversas mercaderas.

Cuando las mercaderas, productos, etc.; son de menor peso y tamao, se depositan en sentido vertical, en

estanteras, dando lugar a ocupar una extensin ms reducida.

La forma o formas de acondicionamiento y la extensin de los almacenes juega pape! importante en la

implementacin de los mtodos de control interno, variando con cada tipo de materia!, mercadera productos,

etc.

En todo almacn pequeo, mediano o grande de cualquier empresa comercial o industrial aqu en el Per y en

cualquier parte del mundo empresarial es importante e indispensable e! orden en e! acondicionamiento.

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CONDICIONES QUE DEBE REUNIR UN ALMACN

La forma, peso, volumen y cantidad de mercaderas, materiales y productos en existencia determina la

importancia y amplitud de los almacenes deben estar cerrados, de tal manera que el acceso al interior de los

mismos sea debidamente controlado.

Las entradas y salidas de existencias deben quedar registradas mediante rdenes escritas, autorizadas por

personal competente para los controles contables y de costos

Cuando los almacenes tienen los stocks suficientes, ser necesario extremar los controles, mediante una

apropiada educacin del personal o asistiendo a cursos de capacitacin o por medio de una vigilancia adecuada

en el interior de los depsitos, salas de venta

Cualquier descuido en los almacenes llevar aparejado un desajuste entre las tarjetas de kardex, almacn y

contabilidad, con la consiguiente duda sobre la eficiencia del control cuando esto suceda en forma inmediata

deben efectuarse las acciones ms adecuadas

Funcin de los almacenes cualquiera sea el giro de negocio, la razn del funcionamiento de almacenes

puede sintetizarse en las necesidades que siguen :

Evitar que las mercaderas, materiales, productos estn dispersos en diferentes lugares, dificultando el

trnsito, sufriendo deterioros por estar a la intemperie

Evitar que las mercaderas, materiales y productos estn al alcance de cualquier persona, con riesgo de ser

sustrados o usados para otros fines.

Saber en cualquier momento, dnde estn las mercaderas, materiales, productos

cuando se requieran, evitando prdidas de tiempo en su bsqueda por diferentes sitios.

Control a los efectos de conocer la cantidad en existencia, para que no falte ninguna mercadera,

material o producto en perjuicio de la produccin, venta, o para evitar existencias desproporcionadas.

Control de las mercaderas, materiales, productos para los efectos de considerar los registros contables,

incluyendo los costos.

PERSONAL A CARGO DE LOS ALMACENES

La cantidad y competencia del personal encargado de los almacenes debe estar en funcin directa a la importancia

de los mismos, de los materiales, mercaderas, productos que se guardan, y de los sistemas de registracin

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implanten.

El personal que se ocupar de las tareas de recepcin y entrega deber conocer las caractersticas de las

mercaderas, materiales y productos, preferencialmente cuando las diferencias de calidades y medidas no surgen a la

simple vista.

La practica aconseja que debe limitarse el nmero de personas que tengan facultad para autorizar las entradas y

salidas de mercaderas, materiales y productos, etc.

Si bien debe cuidarse que sea lo ms limitado posible el nmero de personas investidas desautoridad para

ordenar el retiro de mercaderas, materiales y productos, no ser tan restringido como para obligar al personal a

desplazarse a mucha distancia de su lugar de trabajo para obtener la firma de los comprobantes de salida, porque

se resentira el normal desarrollo de la actividad de la empresa, privada o pblica

CENTRALIZACIN Y DESCENTRALIZACIN

Es otro problema de inters, no slo de organizacin, sino tambin de orden econmico y contable .no hay

duda que, a los efectos de un mejor control, el almacn o depsito nico es el ms conveniente sin embargo por

diversas razones, se hace aconsejable la descentralizacin. En empresas comerciales e industriales pequeas y

medianas en donde las labores se desarrollan en una sola rea geogrfica, no hay duda que es factible la

centralizacin de los almacenes. sin embargo, es inconveniente en empresas que desarrollan su actividad en un

territorio vasto, como ocurre con las empresas navieras, ferroviarias, petrolferas, etc., o tambin como en el caso

de las construcciones de casas y caminos, explotacin forestal, etc .este desdoblamiento de los almacenes

implica siempre un trabajo mayor para los controles administrativos; pero el recargo de tareas no deber ser

motivo de oposicin frente a las ventajas a obtenerse.

ORDENES DE COMPRA

Se destaca la conveniencia de la implantacin de las rdenes de compra como medida de un buen orden

administrativo, financiero y tcnico. Como norma general, debe establecerse que ningn material, mercaderas y

productos, deber ser adquirido sin que se emita una previa orden de compra, firmada por una persona

responsable de la empresa. La adquisicin de materiales, mercaderas y productos, deber llevarse a cabo en el

preciso momento que convenga a los intereses de la empresa; Esto significa que, no slo habrn de tenerse en

cuenta las necesidades inmediatas, sino tambin las futuras, cuando, por ejemplo, se observe alguna posibilidad

de restriccin en el mercado, o bien la conveniencia de aprovechar un buen precio, o una partida ventajosamente

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ofrecida.

Lo cierto es que, en esta materia, tampoco pueden establecerse normas precisas, ya que debe considerarse cada

ramo y cada tipo de empresa, debindose tener en cuenta, adems, la idiosincrasia del personal directivo, pues

no son raros los casos en que se hace cuestin personal, o de costumbre, en cuanto a la emisin de rdenes de

compra habr que ponderar todos esos factores, antes de dictarse normas que pueden ser resistidas, aunque

slo sea en forma pasiva, haciendo peligrar el xito del sistema implantado.

Como complemento de un sistema de rdenes de compras debe implantarse un rgimen de confrontacin

previa de precios se solicitarn, para cada caso, por lo menos dos precios, para cotejarlos antes de la emisin de

cada orden por supuesto que, tambin en esto, habrn de tenerse en cuenta ciertos casos muy especiales, tales

como compromisos mutuos, razones de proximidad, exclusividad, etc lgicamente, estos casos debern

ser perfectamente justificados, para no dar lugar a corruptelas o combinaciones, que beneficien intereses

privados, en perjuicio de la empresa.

Si la capacidad de la empresa, y el volumen de las adquisiciones lo justificar!, puede instalarse una oficina de

compras. la misin de estas oficinas es mltiple, y en la determinacin de sus funciones deber estarse a la

conveniencia de la empresa. Normalmente, la oficina de compras debe correr con todos los trmites desde la

determinacin de la necesidad de las adquisiciones, o solicitudes de adquisicin, hasta que las mercaderas queden

depositadas en los almacenes y, correlativamente, la aprobacin de las facturas y gastos internos referentes a las

compras.

A los efectos contables y de control financiero, las rdenes de compra debern ser anotadas correlativamente, por

nmero de orden, con el importe de lo adquirido, de tal manera que pueda determinarse, peridicamente, el

monto de los compromisos, y que sirva, al mismo tiempo, de fuente de informacin