INTRODUCCIN

En un ambiente de evolucin permanente, determinado por las actuales tendencias

mundiales, las cuales se centran en el plano econmico soportadas por la evolucin

tecnolgica, surge la necesidad de que la funcin de Control Interno pretenda el

mejoramiento de su gestin.

Los tpicos que se comentan a continuacin se refieren a la prctica de nuevas

tcnicas para evaluar el control interno a travs de las cuales, la funcin de Control

Interno pretende mejorar la efectividad de su funcin y con ello ofrecer servicios ms

eficientes y con un valor agregado.

La Direccin de Control Interno juega con un papel importante para la Entidad

Gubernamental, pues es el ente fiscalizador para que est cumpla con sus objetivos,

procedimientos, procesos y ejecute su presupuesto de la mejor manera, evitando el uso

incorrecto de sus recursos. Por lo que se hace fundamental que el personal que integra

la Direccin, sea un personal capacitado, actualizado al mundo de la auditoria.

Antecedentes.

Resumen histrico creacin de la Direccin de Auditora Interna, fue segn oficio No.

1550, el 04 de junio de 1991 la Viceministra Administrativa de la Secretaria de

Educacin solicit al Ministro de Finanzas Pblicas de la poca, traslade a la Oficina

Nacional de Servicio Civil la gestin necesaria para crear un puesto (Especialidad

Auditoria) de Profesional Jefe II y dos de Profesionales I. En la peticin indicada se

justifica que La Secretaria General de Educacin (denominada de ahora en adelante

Entidad Gubernamental) enfrentaba la ausencia de mecanismos de fiscalizacin

preventiva y permanente de sus recursos financieros y advertan la necesidad de

disponer con dicha unidad para que llevara a cabo las funciones de Auditora

Interna, para cuyos efectos, menciona, se emiti el Acuerdo General Ministerial No.

424, de fecha 30 de mayo de 1991, que crea la Direccin de Auditora Interna de La

Secretaria General de Educacin y a la vez le establece la funcin de revisin

preventiva permanente, con las siguientes caractersticas:

Su relacin es directa con el Director General de la Entidad Gubernamental.

a) Esta encargada de verificar la correcta utilizacin de los recursos financieros

asignados a la Entidad Gubernamental y garantizar el cumplimiento de disposiciones

legales y la aplicacin adecuada de los procedimientos contables y/o

presupuestarios.

b) Se le delega la funcin de revisar preventiva y permanentemente las operaciones

contables y presupuestarias ministeriales.

c) Su Jurisdiccin estaba delimitada en todas las dependencias de la Entidad

Gubernamental manejan fondos y valores. Finalmente, la Presidencia de la

Repblica aprueba la creacin de los tres puestos mencionados en el rengln 011

Personal Permanente en el Interior, en Acuerdo Gubernativo No. 340-91, el 30 de

diciembre de 1,991 luego se emitieron los nombramientos correspondientes y se dio

inicio a la institucionalidad de la Auditora Interna en La Secretaria General de

Educacin (Entidad Gubernamental).

Cambios importantes en el sustento legal.

Siguiendo con la resea de la creacin y desarrollo de la Direccin de Auditora

Interna de La Secretaria General de Educacin, fue por medio del Acuerdo

Gubernativo 21-2004 Reglamento Orgnico Interno de fecha 12-01-2004, en su

Artculo 32 en donde se establecieron las funciones de control interno como se

detalla:

sos financieros asignados a La Entidad.

les y la aplicacin adecuada de

los procedimientos contables y presupuestarios que correspondan.

cuentas sobre el uso

y administracin de los recursos encomendados a La Entidad.

finanzas que se utilizan en el control de las operaciones.

cin para la conservacin y control de los

derechos y obligaciones de Entidad.

Finalmente en artculo 3 del Acuerdo Gubernativo 378-2007, pasa a denominarse

Direccin de la Unidad de Auditora Interna, nombre que es cambiado en el Acuerdo

Gubernativo 226-2008 por Direccin de Auditora Interna segn artculo 34, donde se

menciona que es responsable de ejercer el control interno institucional y de mantener

actualizado los procesos y sistemas operativos de La Secretaria General de Educacin

conforme a los lineamientos de Auditora

El Control Interno es una actividad independiente y objetiva de aseguramiento y

consulta, cuya finalidad es aumentar el valor y mejorar las operaciones de la

organizacin. Ayuda a que la organizacin cumpla con sus objetivos mediante la

aplicacin de un enfoque sistemtico y disciplinado para evaluar y mejorar la

efectividad de los procesos de manejo de riesgos, control y gobierno.

EVALUACION DEL CONTROL INTERNO

En la evolucin de la teora del control interno se defini en principio a los controles

como mecanismos o prcticas para prevenir o identificar actividades no autorizadas,

ms tarde se incluy el concepto de lograr que las cosas se hagan; la corriente actual

define al control como cualquier esfuerzo que se realice para aumentar las

posibilidades de que se logren los objetivos de la organizacin.

En este proceso evolutivo se considera actualmente, y en muchas organizaciones, al

Director de Finanzas, Contralor o al Director de Auditora como los responsables

principales del correcto diseo y adecuado funcionamiento de los controles internos.

A la auditora externa tambin le corresponde evaluar el control interno contable de

acuerdo a los parmetros establecidos en las Normas de Auditora Generalmente

Aceptados.

1. Qu es el COSO?

Organizacin voluntaria del sector privado, establecida en los EEUU, dedicada

a proporcionar orientacin a la gestin ejecutiva y las entidades de gobierno

sobre los aspectos fundamentales de organizacin de este, la tica empresarial,

control interno, gestin del riesgo empresarial, el fraude, y la presentacin de

informes financieros. COSO ha establecido un modelo comn de control interno

contra el cual las empresas y organizaciones pueden evaluar sus sistemas de

control.

En esta presentacin se expondr exclusivamente lo relativo al Control

Interno.

2. INFORME COSO

Hace ms de una dcada el Committee of Sponsoring Organizations of the

Treadway Commission, conocido como COSO, public el Internal Control -

Integrated Framework (COSO I) para facilitar a las empresas a evaluar y mejorar

sus sistemas de control interno. Desde entonces sta metodologa se incorpor

en las polticas, reglas y regulaciones y ha sido utilizada por muchas compaas

para mejorar sus actividades de control hacia el logro de sus objetivos.

COSO I COSO II

- Internal

Control

- Integrated

Framework

- Enterprise Risk

Management

- Integrated

Framework

Hacia fines de Septiembre de 2004, como respuesta a una serie de escndalos,

e irregularidades que provocaron prdidas importante a inversionistas,

empleados y otros grupos de inters, nuevamente el Committee of Sponsoring

Organizations of the Treadway Commission, public el Enterprise Risk

Management - Integrated Framework (COSO II) y sus Aplicaciones tcnicas

asociadas, el cual ampla el concepto de control interno, proporcionando un foco

ms robusto y extenso sobre la identificacin, evaluacin y gestin integral de

riesgo.

Este nuevo enfoque no sustituye el marco de control interno, sino que lo

incorpora como parte de l, permitiendo a las compaas mejorar sus prcticas

de control interno o decidir encaminarse hacia un proceso ms completo de

gestin de riesgo.

A nivel organizacional, este documento destaca necesidad de que la alta

direccin y el resto de la organizacin comprendan cabalmente la trascendencia

del control interno, la incidencia del mismo sobre los resultados de la gestin, el

papel estratgico a conceder a la auditora y esencialmente la consideracin del

control como un proceso integrado a los procesos operativos de la empresa y no

como un conjunto pesado, compuesto por mecanismos burocrticos.

A nivel regulatorio o normativo, el Informe COSO ha pretendido que cuando

se plantee cualquier discusin o problema de control interno, tanto a nivel

prctico de las empresas, como a nivel de auditora interna o externa, o en los

mbitos acadmicos o legislativos, los interlocutores tengan una referencia

conceptual comn, lo cual hasta ahora resultaba complejo, dada la multiplicidad

de definiciones y conceptos divergentes que han existido sobre control interno.

Anlisis de resultados a travs del FODA.

Anlisis interno Fortalezas

1. Todo el personal que integra la Direccin de Auditora Interna ostenta la

profesin de Contador Pblico y Auditor, lo que facilita la implementacin del

control interno basado en el Informe COSO-ERM.

2. La Secretara de Educacin invierte en sistemas de informacin financiera y

tecnologa de punta.

3. El personal de la Direccin de Auditora Interna cuenta con accesos a portal

legal para consultar cualquier tipo de ley relacionado con las leyes

gubernamentales, normas, entre otras.

4. Todo el personal de la Direccin de Auditora Interna cuenta con el equipo

necesario para la realizacin de los trabajos asignados.

Debilidades

1. No contar con el personal necesario para cubrir las cedes regionales y poder

tener un mejor impacto en el alcance y cobertura de las reas donde es

importante evaluar el control interno a nivel nacional.

2. No contar con asignacin de vehculos para realizar las distintas comisiones

asignadas al personal de la Direccin de Auditora Interna.

3. No tener asignacin presupuestaria suficiente en el rengln 133 Viticos en

el interior, par una mayor cobertura y supervisin del trabajo de Auditoria.

4. Los responsables de los procesos no colaboren en la implementacin de las

recomendaciones efectuadas.

Anlisis Externo Oportunidades

1. Contar con el apoyo de la Contralora General de Cuentas y otras Entidades

Gubernamentales para las diferentes capacitaciones del personal de la

Direccin de Auditora Interna.

2. Obtener el apoyo de las Autoridades Superiores para elaborar modificaciones

en Acuerdos Ministeriales y Manuales de Procedimientos.

3. Contar con sueldos competitivos para el personal que integra la Direccin de

Auditora Interna.

Amenazas

1. Cambio constante de autoridades y por lo tanto no se le da continuidad a la

planificacin inicial elaborada.

2. No existe una asignacin suficiente de fondos para el desarrollo de las

actividades programadas.

3. La Contralora General de Cuenta no atiende los descargos presentados

para el desvanecimiento de hallazgos.

Proceso realizado por el consejo de directores, administradores y otro personal

de una entidad, diseado para proporcionar seguridad razonable mirando el

cumplimiento de los objetivos en las siguientes categoras:

Efectividad y eficiencia de las operaciones.

Confiabilidad de la informacin financiera.

Cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables.

El Control Interno puede juzgarse efectivo en cada una de las categoras

anteriores respectivamente, si quienes lo llevan a cabo tienen seguridad

razonable sobre que:

Comprenden la extensin en la cual se estn obteniendo los objetivos de

las operaciones de la entidad.

Los EEFF publicados se estn preparando confiablemente.

Se est cumpliendo con las leyes y regulaciones aplicables.

Ya que el Control Interno es un proceso, su efectividad es un estado o

condicin del mismo en uno o ms puntos a travs del tiempo

ESTRUCTURA DE COSO I

- Ambiente de Control

- Evaluacin de Riesgo

- Actividad de Control

- Informacin Comunicacional

OBJETIVOS

Establecer una definicin comn

de control interno que responda

a las necesidades de distintas

partes.

Facilitar un modelo en base al cual

las empresas y otras entidades,

cualquiera sea su tamao y

naturaleza, pueda evaluar sus

Sistemas de Control Interno.

,

- Monitoreo

Componentes del Control Interno.

Ambiente de Control.

Es el fundamento de todos los dems componentes del control interno,

proporcionando disciplina y estructura.

Valoracin de Riesgos.

Identificacin y anlisis de los riesgos relevantes para la consecucin de

los objetivos, constituyendo una base para determinar cmo se deben

administrar los riesgos.

Actividades de Control.

Polticas y procedimientos que ayudan asegurar que las directivas

administrativas se lleven a cabo.

Informacin y Comunicacin.

Identificacin, obtencin y comunicacin de informacin pertinente en una

forma y en un tiempo que le permita a los empleados cumplir con sus

responsabilidades.

Monitoreo.

Proceso que valora el desempeo de sistema en el tiempo.

Definicin de Riesgo

Es la probabilidad que ocurra un determinado evento que puede tener efectos

negativos para la institucin.

Riesgos es uno de los cinco componentes del Marco de Control Interno COSO.

Gestin de Riesgo

Todas las organizaciones independientemente de su tamao, naturaleza o

estructura, enfrentan riesgos

LOS OBJETIVOS DE LA GESTION DE RIESGO SON IDENTIFICAR,

CONTROLAR Y ELIMINAR LAS FUENTES DE RIESGOS.

COSO II

Conceptos claves de el COSO II

Administracin del riesgo en la determinacin de la estrategia

Eventos y riesgo

Apetito de riesgo

Tolerancia al riesgo

Visin de portafolio de riesgo

Administracin de riesgo de la empresa ERM

Estructura del COSO II.

Los 8 componentes del coso II estn interrelacionados entre si. Estos procesos

debe ser efectuados por el director, la gerencia y los dems miembros del

personal de la empresa a lo largo de su organizacin

Los 8 componentes estn alineados con los 4 objetivos.

Donde se consideran las actividades en todos los niveles de la organizacin

La administracin de riesgos de la empresa (ERM) COSO describe en su marco

basado en principios tales como:

La definicin de administracin de riesgos de la empresa

Los principios crticos y componentes de un proceso de administracin de riesgo

corporativo efectivo.

Pautas para las empresas, para que ellas sean capaces de administrar sus

riesgos.

Criterios para determinar si la administracin de riesgo de la empresa es efectiva

Descripcin de Componente del COSO II.

Ambiente interno

Sirve como la base fundamental para los otros componentes del ERM, dandole

disciplina y estructura.

Dentro de la empresa sirve para que los empleados creen conciencia de los

riesgos que se pueden presentar en la empresa

Actividades de control

Son las polticas y procedimientos para asegurar que las respuestas al riesgo se

lleve de manera adecuada y oportuna.

Tipo de actividades de control:

Preventiva, detectivas, manuales, computarizadas o controles gerenciales

Respuesta al riesgo

Una vez evaluado el riesgo la gerencia identifica y evala posibles repuestas al

riesgo en relacin al las necesidades de la empresa.

Las respuestas al riesgo pueden ser:

Evitarlo: se discontinan las actividades que generan riesgo.

Reducirlo: se reduce el impacto o la probabilidad de ocurrencia o ambas

Compartirlo: se reduce el impacto o la probabilidad de ocurrencia al transferir o

compartir una porcin del riesgo.

Aceptarlo: no se toman acciones que afecten el impacto y probabilidad de

ocurrencia del riesgo.

Informacin y comunicacin

La informacin es necesaria en todos los niveles de la organizacin para hacer

frente a los riesgos identificando, evaluando y dando respuesta a los riesgos.

La comunicacin se debe realizar en sentido amplio y fluir por toda la

organizacin en todos los sentidos.

Debe existir una buena comunicacin con los clientes, proveedores, reguladores

y accionistas.

Monitoreo.

Sirve para monitorear que el proceso de administracin de los riesgos sea

efectivo a lo largo del tiempo y que todos los componentes del marco ERM

funcionen adecuadamente.

El monitoreo se puede medir a travs de:

Actividades de monitoreo continuo

Evaluaciones puntuales

Una combinacin de ambas formas

Anlisis

COSO II ERM toma muchos aspectos importantes que el coso I no considera,

como por ejemplo

El establecimiento de objetivos

Identificacin de riesgo

Respuesta a los riesgos

Se puede decir que estos componentes son claves para definir las metas de la

empresa

Si los objetivos son claros se puede decidir que riegos tomar para hacer

realidad las metas de la organizacin.

De esta manera se puede hacer una clara identificacin, evaluacin, mitigacin y

respuesta para los riesgos.

COSO en la Organizacin.

Gobiernos Corporativos:

Es el conjunto de relaciones, de mejores prcticas, que debe establecer

una empresa entre su Junta de Accionistas, su Directorio y su

Administracin Superior para acrecentar el valor para sus accionistas y

responder a los objetivos de todos sus stakeholder.

La auditoria interna se considerar entonces como una parte del sistema

de control.

Informe COSO es una herramienta utilizada por la Auditoria interna para

realizar el control interno de la empresa.

GOBIERNOS CORPORATIVOS

VOS

ACCIONISTAS DIRECTORIO ADM. SUPERIOR

GESTION DE RIESGO

ENTORNO

La responsabilidad de los Auditores Internos en este proceso es la de

revisar el Control implementado.

NORMATIVIDAD MECI

Ley 87 de 1993, por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno

en las entidades y organismos del Estado y se dictan otras disposiciones. Como parte

de la aplicacin de un apropiado Sistema de Control Interno el representante legal en

cada organizacin deber velar por el establecimiento formal de un sistema de

evaluacin y control de gestin, segn las caractersticas propias de la entidad y de

acuerdo con lo establecido en el artculo 343 de la Constitucin Nacional y dems

disposiciones legales vigentes.

Ley 489 de 1998, por la cual se dictan normas sobre la organizacin y funcionamiento

de las entidades del orden nacional, regula el ejercicio de la funcin administrativa,

determina la estructura y define los principios y reglas bsicas de la organizacin y

funcionamiento de la Administracin Pblica.

Determina los fundamentos del sistema de desarrollo administrativo, entendido como el

conjunto de polticas, estrategias, metodologas, tcnicas y mecanismos de carcter

administrativo y organizacional para la gestin y manejo de los recursos humanos,

tcnicos, materiales, fsicos, y financieros de las entidades de la Administracin pblica,

orientado a fortalecer la capacidad administrativa y el desempeo institucional, de

conformidad con la reglamentacin que para tal efecto expida el Gobierno Nacional

Decreto 2145 de 1999, por el cual se dictan normas sobre el Sistema Nacional de

Control Interno de las Entidades y Organismos de la Administracin Pblica del Orden

Nacional y Territorial y se dictan otras disposiciones.

Decreto 1537 de 2001, por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 87 de 1993 en

cuanto a elementos tcnicos y administrativos que fortalezcan el Sistema de Control

Interno de las entidades y organismos del Estado.

Decreto 1599 de 2005, por el cual se adopta el Modelo Estndar de Control Interno

para el Estado colombiano. Mediante este decreto se determina la estructura necesaria

para establecer, documentar, implementar y mantener un Sistema de Control Interno

en las entidades y agentes obligados conforme al artculo 5 de la Ley 87 de 1993.

Decreto 2913 de 2007, Que el Modelo Estndar de Control Interno y el Sistema de

Gestin de la Calidad son complementarios por cuanto tienen como propsito comn el

fortalecimiento institucional, la modernizacin de las instituciones pblicas, el

mejoramiento continuo, la prestacin de servicios con calidad, la responsabilidad de la

alta direccin y los funcionarios en el logro de los objetivos, por lo tanto, su

implementacin debe ser un proceso armnico y complementario.

- Comunicado del 20 de octubre de 2008, donde se establecen los productos

mnimos para evaluar la implementacin del MECI

Decreto 4445 de 2008, por el cual se modifica el Decreto 2913 de 2007, y se ampla el

plazo de implementacin del MECI en las entidades de 3, 4, 5 y 6 categora hasta

junio de 2009.

Decreto 3181 de 2009, por el cual se concede un plazo para el fortalecimiento en la

implementacin del MECI en las entidades que hacen parte de los municipios de 3a,

4a, 5a y 6a categora.

- Mediante circular 100-006 de 2009 se definen las fases y fechas para culminar el

proceso de implementacin del MECI en los municipios mencionados en el Decreto

3181 de 2009

IMPLEMENTACIN

DEL MECI

Qu es el MECI?

Es un Modelo Estndar de Control Interno que tiene como fin servir de control de

controles para que las entidades del Estado logren cumplir con sus objetivos

institucionales y con el marco legal aplicable a ellas.

Est dispuesto en tres subsistemas secuenciales que se establecen dentro del ciclo de

mejoramiento contino (PHVA: planear, hacer, verificar, actuar), partiendo del

Subsistema de Control Estratgico en el cual se crea el ambiente organizacional

necesario para mantener el sistema y se organiza la entidad de manera tal que el

control sea transversal a todas sus actividades; as mismo, en este subsistema se evita

la exposicin de la entidad a los distintos riesgos propios de su razn de ser, agotando

la etapa del Planear.

El segundo subsistema, el de Control de Gestin, operacionaliza el control dentro de la

entidad por medio de todas aquellas actividades de control necesarias para garantizar

el cumplimiento de sus objetivos, y adems indica, como se debe desarrollar la captura

y procesamiento de la informacin, y la creacin de canales efectivos de comunicacin

para que la toma de decisiones sea basada en hechos reales, por este medio se

desarrolla el Hacer. Por su parte, el tercer y ltimo subsistema, el de Control de

Evaluacin, logra que los funcionarios evalen los controles y la gestin de la entidad, y

le da un papel importante a las Oficinas de Control Interno y los rganos de Control

como evaluadores independientes del sistema, llevando a cabo el Verificar. Para

finalizar se llevan a cabo planes de mejoramiento institucionales, por procesos e

individuales, terminando con el Actuar del ciclo de mejoramiento contino. Finalmente

para entender que el Modelo Estndar de Control Interno ha sido implementado deben

estar correctamente desarrollados los 29 elementos de control que hacen parte del

mismo. El nivel de implementacin de stos se establece en el Manual de

Implementacin del MECI y los productos mnimos que se requieren para cada uno de

ellos han sido evidenciados en un comunicado expedido por le Consejo Asesor del

Gobierno Nacional en materia de Control Interno de las entidades del Orden Nacional y

Territorial que se encuentra dentro de la normatividad relacionada en sta cartilla.

Qu entidades estn obligadas a implementar el MECI?

El artculo 1 del Decreto 1599 de 2005 establece que: Adoptase el Modelo Estndar de

Control Interno para el Estado Colombiano MECI 1000:2005, el cual determina las

generalidades y la estructura necesaria para establecer, documentar, implementar y

mantener el Sistema de Control Interno en entidades y agentes obligados conforme al

artculo 5 de la Ley 87 de 1993.

El citado artculo a su vez plantea: Campo de aplicacin. La presente Ley se aplicar a

todos los organismos y entidades de las ramas del poder pblico en sus diferentes

rdenes y niveles, as como en la organizacin electoral, en los organismos de control,

en los establecimientos pblicos, en las empresas industriales y comerciales del

Estado, en las sociedades de economa mixta en las cuales el Estado posea el 90% o

ms de capital social, en el Banco de la Repblica y en los fondos de origen

presupuestal

Cules son los roles en la implementacin del MECI?

Respuesta: El rol de la Oficina de Control Interno en la implementacin del MECI, es el

siguiente:

Evaluar peridicamente el nivel de desarrollo e implementacin.

Verificar la suficiencia, calidad y especificaciones de los recursos asignados para la

implementacin.

Evaluar la conveniencia de las actividades planeadas frente a las ejecutadas.

Evaluar permanentemente el desempeo de los grupos de trabajo.

Evaluar la gestin de Responsables.

Identificar dificultades o debilidades y discutirlas con el Directivo Responsable.

Concluir y recomendar acciones de ajuste.

Ajustes al diseo e implementacin.

Por su parte, el Representante de la Alta Direccin tiene como funciones:

Formular, orientar, dirigir y coordinar el proyecto de diseo e implementacin del

Modelo Estndar de Control Interno.

Asegurar el diseo e implementacin del Modelo Estndar de Control Interno.

Informar a la alta direccin.

Dirigir y coordinar las actividades del Equipo MECI.

Coordinar con los directivos o responsables de rea o procesos.

Hacer seguimiento a las actividades planeadas.

Someter los resultados a consideracin del Comit de Coordinacin de Control

Interno.

Finalmente las responsabilidades del equipo MECI son las siguientes:

Adelantar el proceso de diseo e implementacin del Modelo Estndar de Control

Interno bajo las orientaciones del representante de la direccin.

Capacitar a los servidores de la entidad.

Asesorar en el diseo e implementacin del Modelo Estndar de Control Interno.

Revisar, analizar y consolidar la informacin para presentar propuestas.

Trabajar en coordinacin con los servidores designados por rea.

El representante legal puede delegar a cualquier funcionario para la

implementacin del MECI?

El Representante Legal de la entidad como nico responsable de establecer,

desarrollar y mantener el Sistema de Control Interno, designar a un directivo de primer

nivel de la respectiva entidad, distinto al Jefe de la Oficina de Control Interno, para

efectos de garantizar la operacionalizacin de las acciones necesarias al desarrollo,

implementacin y mejoramiento continuo del Sistema de Control Interno basado en el

Modelo Estndar de Control Interno que establece el Anexo Tcnico MECI 1000:2005

quien actuar bajo las polticas establecidas por el Comit de Coordinacin de Control

Interno.

La entidad deber contar con un equipo de trabajo institucional con diferentes niveles

de autoridad y responsabilidad frente al Control Interno, conformado por tres (3) grupos

as:

Un primer grupo directivo, que corresponde al ya conformado Comit de

Coordinacin de Control Interno.

Un segundo grupo operativo, que se denominar Equipo MECI conformado por

servidores pblicos de la entidad, de carcter multidisciplinario con representatividad

de todas las reas organizacionales de la entidad, el cual deber ser coordinado y

supervisado por el representante de la direccin.

Un tercer grupo evaluador, integrado por el Jefe de la Unidad u Oficina de Control

Interno o quien haga sus veces en la respectiva entidad y los Servidores Pblicos a

su cargo, que tendrn bajo su responsabilidad la evaluacin independiente y objetiva

del desarrollo, implementacin, mantenimiento y mejoramiento continuo del MECI

1000:2005.

Las instituciones educativas pblicas de carcter Departamental o Municipal

deben implementar el MECI?

Las instituciones de educacin bsica y media departamentales o municipales son

dependencias de la Gobernacin o Alcalda - Secretara de Educacin, y no

organismos ni entidades independientes de stas y por lo tanto no estn obligadas a

implementar un Sistema de Control Interno ni a organizar una Oficina de Control

Interno.

Por consiguiente, corresponde al Gobernador o Alcalde implementar el control interno

en toda la Gobernacin o Alcalda de manera integral, incluidas las secretaras y

dependencias como son los establecimientos educativos.

Los Rectores de cada establecimiento educativo, como jefes de tales dependencias,

son responsables ante su superior inmediato de implementar y aplicar mtodos y

procedimientos adecuados de control y velar por la calidad, eficiencia y eficacia de

estos, en la dependencia a su cargo. Finalmente, la gobernacin o alcalda pueden

realizar procesos de sensibilizacin y capacitacin al personal docente y administrativo

de las instituciones, sobre los conceptos tcnicos y las normas que regulan el Modelo

Estndar de Control Interno e invitarlos a que sean partcipes en su implementacin.

Los Concejos Municipales deben implementar el MECI?

Por mandato constitucional, segn lo disponen los artculos 209 y 269 de La Carta

Magna, el control interno debe implementarse en todas las entidades pblicas.

Conforme al artculo 5 de la ley 87 de 1993, que desarroll las citadas disposiciones

constitucionales, la misma se aplica a todos los organismos y entidades de las Ramas

del Poder Pblico en sus diferentes rdenes y niveles as como en la organizacin

electoral, en los organismos de control, en los establecimientos pblicos, en las

empresas industriales y comerciales del Estado, en las sociedades de economa mixta

en las cuales el Estado posea el 90% o ms de capital social, en el Banco de la

Repblica y en los fondos de origen presupuestal.

De acuerdo con el artculo 312 de la Constitucin Poltica, los Concejos municipales

son corporaciones administrativas elegidas popularmente. Segn el artculo 39 de la

Ley 489 de 1998, Estatuto Bsico de la Administracin Pblica, sta se integra por los

organismos que conforman la Rama Ejecutiva del Poder Pblico y por todos los dems

organismos y entidades de naturaleza pblica que de manera permanente tienen a su

cargo el ejercicio de las actividades y funciones administrativas o la prestacin de

servicios pblicos del Estado colombiano.

El mismo artculo determina que las Asambleas Departamentales y los Concejos

Distritales y Municipales son corporaciones administrativas de eleccin popular que

cumplen las funciones que les sealan la Constitucin Poltica y la ley.

La Corte Constitucional en la sentencia C-538 de 1995, ha sido clara en precisar que

los Concejos municipales y distritales, as como las Asambleas departamentales, son

entes administrativos.

De lo expuesto se deduce que el rgimen de control interno es aplicable a todo

organismo del Estado que cumpla funciones administrativas y maneje recursos

pblicos, no sujeto a rgimen privado de administracin. Esta deduccin encuentra

mayor fundamento en los objetivos, caractersticas y elementos del control interno,

detallados en los artculos 2, 3 y 4 de la Ley 87 de 1993, todos los cuales hacen

relacin a aspectos meramente administrativos y financieros comunes a todos los

organismos y entidades del Estado.

Las empresas de servicios pblicos deben implementar le MECI?

El artculo 186 de la Ley 142 de 1994 expresa que sta reglamenta de manera general

las actividades relacionadas con los servicios pblicos definidos en esta Ley; deroga

todas las leyes que le sean contrarias; y prevalecer y servir para complementar e

interpretar las leyes especiales que se dicten para algunos de los servicios pblicos a

los que ella se refiere.

En caso de conflicto con otras leyes sobre tales servicios, se preferir sta, y para

efectos de excepciones o derogaciones, no se entender que ella resulta contraria por

normas posteriores sobre la materia, sino cuando stas identifiquen de modo preciso la

norma de esta Ley objeto de excepcin, modificacin o derogatoria.

Conforme al artculo 17 de la Ley 142 de 1994, en todo caso, el rgimen aplicable a las

entidades descentralizadas de cualquier nivel territorial que presten servicios pblicos,

en todo lo que no disponga directamente la Constitucin, ser el previsto en dicha Ley

la cual contempla las siguientes competencias en materia de control interno para las

Empresas de Servicios Pblicos domiciliarios.

Corresponde a cada Entidad Prestadora de Servicios Pblicos: realizar un conjunto

de actividades de planeacin y ejecucin para lograr que sus objetivos se cumplan;

definir y disear los procedimientos de control interno, as como la evaluacin peridica

de su cumplimiento, de acuerdo siempre con las reglas que establezcan las

Comisiones de Regulacin, actividad que podr ser contratada con empresas privadas,

y organizar la auditoria interna de la empresa, estableciendo sus funciones.

Al Gerente de cada Empresa: responder por el diseo y aplicacin del control interno

de la respectiva empresa.

A la Auditoria Interna u Oficina de Control Interno: evaluar y vigilar el control interno

de la respectiva entidad, por delegacin del Gerente.

A las Comisiones de Regulacin: promover y regular el balance de los mecanismos

de control y determinar los criterios, evaluaciones y modelos de control interno. Balance

de los mecanismos de control buscado por la respectiva

Comisin de Regulacin; velar por la progresiva incorporacin y aplicacin del control

interno en las empresas de servicios pblicos. Para ello, vigilar que se cumplan los

criterios, evaluaciones, indicadores y modelos que definan las Comisiones de

Regulacin, y podr apoyarse en otras entidades oficiales y particulares.

Las entidades en liquidacin deben implementar el MECI?

El Consejo Asesor del Gobierno Nacional en materia de Control Interno se ha

pronunciado en el sentido de indicar que en una entidad en liquidacin, para garantizar

una gestin eficiente, eficaz y transparente, encaminada exclusivamente hacia la

liquidacin, se intensifica la obligacin de verificar el buen manejo de los recursos, el

cumplimiento de las normas, la sujecin de los planes, programas y proyectos

relacionados con el proceso de liquidacin institucional, por lo que cobra mayor

importancia la necesidad de contar con un rea o empleo que tenga a su cargo las

funciones de asesora, evaluacin y seguimiento a dichos elementos, los cuales

constituyen el Sistema de Control Interno.

Dentro de los objetivos del Sistema de Control Interno, contemplados en el artculo 2

de la ley 87 de 1993, se encuentran los de proteger los recursos de la organizacin,

buscando su adecuada administracin ante posibles riesgos que lo afecten; velar

porque todas las actividades y recursos de la organizacin estn dirigidos al

cumplimiento de los objetivos de la entidad; garantizar la correcta evaluacin y

seguimiento de la gestin institucional; definir y aplicar medidas para prevenir los

riesgos, detectar y corregir las desviaciones que se presenten en la organizacin y que

puedan afectar el logro de sus objetivos; y garantizar que el Sistema de Control Interno

disponga de sus propios mecanismos de verificacin y evaluacin.

Esta misma norma, en su artculo 6, seala la responsabilidad del Representante

Legal de cada entidad u organismo del Estado, sin exceptuar las entidades en

liquidacin, para que establezcan y desarrollen el Sistema de Control Interno en la

organizacin.

El artculo 34, numeral 31 del Cdigo Disciplinario nico, Ley 734 de 2002, establece

que es deber de los servidores pblicos, en este caso del Representante Legal,

adoptar el Sistema de Control Interno y la funcin independiente de Auditora Interna

de que tratan la ley 87 de 1993 y dems normas que la modifiquen o complementen.

Armonizando los elementos de juicio expuestos, se puede concluir que durante el

proceso de liquidacin de una entidad, cobra mayor vigencia la necesidad de

desarrollar las labores de asesora, seguimiento y evaluacin de todos los

componentes del Sistema de Control Interno. Aunque la Empresa se encuentre en

liquidacin, contina la obligacin del Representante Legal de implementar y

desarrollar el Sistema de Control Interno, las herramientas objeto de su consulta hacen

parte de los diferentes componentes del Sistema de Control Interno, razn por la cual

se considera que es necesario que se continen desarrollando, adaptadas a la nueva

situacin de liquidacin mientras la entidad termina su proceso.

ARMONIZACIN

MECI - CALIDAD

Se puede implementar MECI y Sistema de Gestin de la Calidad al tiempo?

Los dos sistemas son complementarios y pueden implementarse simultneamente, ya

que cada uno aporta insumos importantes al otro, se sugiere que sea el mismo lder

para los dos sistemas, as como el mismo equipo operativo.

Tanto el Sistema de Control Interno, como el Sistema de Gestin de la Calidad, son

herramientas que tienen como propsito central contribuir al fortalecimiento de la

accin de las diversas organizaciones que los implementen. Por lo general, estos

Sistemas se soportan en elementos comunes, los cuales deberan ser identificados en

etapas tempranas de la implementacin, a fin de evitar que se dupliquen esfuerzos

(NTCGP 1000:2009).

Los tres Subsistemas, el de Control estratgico, el de Control de Gestin y control de

Evaluacin que posee el MECI permiten fortalecer los procesos y optimizar los recursos

dentro del contexto de las entidades del Estado. Por lo anterior, la planeacin y

formulacin articulada debe ser coherente con el uso de herramientas para evitar la

duplicidad de acciones para el logro de los objetivos comunes.

Al articular estas herramientas, se fortalece la capacidad administrativa, el desempeo

institucional, y la gestin de los principales recursos de la entidad: humanos, materiales

y financieros.

Es importante precisar que el cumplimiento de la Norma Tcnica de Calidad en la

Gestin Pblica no implica el implementar el Modelo Estndar de Control Interno, y

viceversa, no obstante aporta a su cumplimiento.

Son armnicos el MECI y el Sistema de Gestin de Calidad? y Cmo

interactan dentro del mejoramiento continuo de una entidad?

La complementariedad, tanto de los sistemas de calidad como de control se encuentra

bsicamente bajo la dinmica del proceso de gestin, con una mirada de mejoramiento

continuo, donde el ciclo PHVA (Planear, Hacer, Verificar y Actuar) integra los

elementos prioritarios de la Norma de Calidad y del MECI.

En la fase de planeacin institucional, el Direccionamiento Estratgico, la

Administracin de Riesgos y el Ambiente de Control como componentes MECI al igual

que la responsabilidad de la Alta Direccin y Gestin de Recursos del Sistema de

Calidad, son elementos indispensables en la planeacin, por parte de la Gerencia

Pblica.

En la fase del hacer, el Subsistema de Control de Gestin y sus respectivos

componentes dentro del Sistema de Control Interno, as como la realizacin del

producto y prestacin del servicio en el Sistema de Gestin de la Calidad, aportan al

desarrollo de las actividades propias de la entidad.

En la fase de verificacin, el MECI a travs de la Autoevaluacin, la Evaluacin

Independiente; la medicin, anlisis y mejora que presenta el Sistema de Gestin de la

Calidad son los mecanismos que garantizan que el quehacer institucional est

orientado a las necesidades reales de los clientes.

Finalmente en la fase del actuar los Planes de Mejoramiento formulados al interior de la

entidad, sumados al anlisis y mejora de los productos de cada entidad permiten que

se trabaje bajo un enfoque de mejoramiento continuo.

Tanto el Sistema de Gestin de la Calidad como el Modelo Estndar de Control Interno

se encuentran orientados a un mejoramiento permanente de la gestin y el Sistema de

Control Interno de las entidades del Estado.

A travs del cumplimiento de los requisitos incluidos en los numerales 4, 5 y 6 de la

Norma Tcnica de Calidad y de lo estipulado en el Subsistema de Control Estratgico

del MECI, a travs de los procesos gerenciales, las entidades planean su gestin

orientada a la satisfaccin de sus usuarios.

Con base en lo planeado y estructurado, y de acuerdo con lo establecido en el numeral

7 de la NTCGP 1000:2009 y en el Subsistema de Control de Gestin del MECI, a

travs de los procesos misionales y de apoyo las entidades ejecutan y desarrollan los

productos y servicios que suministran a sus clientes.

Finalmente, mediante el desarrollo de lo expuesto en el numeral 8 de la Norma Tcnica

de Calidad y en el Subsistema de Control de Evaluacin del MECI, por medio de sus

procesos de control y evaluacin las entidades miden los resultados de su gestin y

trazan las acciones de mejora requeridas para aumentar la satisfaccin de sus usuarios

con consideraciones de eficacia, eficiencia y efectividad, las cuales nuevamente

alimentan el proceso de planeacin.

Bibliografa ARENS ALVIN. Auditoria. Un enfoque integral Mexica: editorial Pearson, Sexta edicin. American institute of Certified Accountants COSO: Committee of Sponsoring Organisations of the Treadway Commission. Internal Control Integrated Framcwork. New Jersey. BACH J.R. & VITALE A. (2004). Balances, Auditora y Control. Madrid: Ediciones Bach. CONTRALORA GENERAL CUENTAS. (2002) Manual de Auditora Gubernamental. Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission (COSO). (2004) Informe COSO. New York. Gestin de Riesgos Corporativos Marco Integrado Tcnicas de Aplicacin, (Septiembre 2004) COSO-ERM. Departamento Administrativo de la Funcin Pblica Repblica de Colombia PAGINAS WEB