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El control interno : Un medio eficaz para la toma de decisiones en el control de la gestin.

Leidisara Martnez Calderin Profesora de Ciencias Contables

Universidad de Cienfuegos.

Resumen

El presente trabajo investiga, en primer lugar, las caractersticas de la actividad auditora generalizada y con las particularidades en que se desarrolla esta en la economa cubana. En segundo lugar, se describe una metodologa aplicable a cualquier ente, para la evaluacin del sistema de control interno existente. La metodologa desarrolla esquemas de organizacin y cuales son los principales procesos de la informacin. Para culminar se toma de muestra un ente con caractersticas propias de sociedad annima.

1. Introduccin.

La Historia de la Contadura Pblica, su Evolucin y Seguimiento, pretende aportar como novedad, de manera sinttica y entendible, todo un nmero de hechos que al final se convirtieron en pasos importantes para lograr y definir lo que hoy se reconoce como Auditora. Desde la exposicin de los antecedentes ms remotos, en el mundo y en Cuba, hasta las actuales y vigentes instituciones y legislaciones que rigen la profesin, se abordan relevantes hechos que significaron, desde el punto de vista conceptual, un cambio en la forma en que el ejercicio de la auditora se vena realizando.

As cabe todo el mrito a las primeras obras que tratan los mtodos de llevar libros de contabilidad, como preceptos tericos definitorios, unido a la incidencia que introdujo la Revolucin Industrial en la Europa tradicional, para converger en todo un desencadenamiento de escritos reguladores de tan importante trabajo. Uno de ellos lo constituye el cuerpo legal, al que luego de varios aos de aplicacin de mtodos y de arduo trabajo, se logra obtener y aplicar en Cuba, es decir el Decreto Ley 159, el cual deja muy bien claro sus objetivos y alcances.

Esta historia, que no contiene introduccin, conclusiones ni recomendaciones, porque de hecho estn implcitas en ella misma, es sin otro asunto, una manera de resaltar lo que sin lugar a dudas debe verse como un fenmeno que por su significacin y expresin final, coadyuva a todo perfeccionamiento, mejoramiento y profundizacin del desarrollo econmico en s.

1.1 Evolucin histrica de la Auditoria.

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La fecha en que naci la Contadura Pblica no puede ser determinada con exactitud. Se sita el comienzo de esa profesin en el antiguo Egipto donde se fiscalizaba el empleo de los materiales utilizados en la confeccin de los tejidos.

Los historiadores sealan que los registros contables tuvieron su origen alrededor del ao 4000 antes de Cristo, cuando las antiguas civilizaciones del Cercano Oriente comenzaron a establecer gobiernos y negocios organizados. Estos se procuraron por llevar cuentas de las entradas y salidas de dinero y el cobro de los impuestos. Parte integrante de esa preocupacin fue el establecimiento de controles para disminuir errores y fraudes por parte de funcionarios incompetentes o faltos de honradez. As los antecedentes de la Auditora son casi tan antiguos como la propia historia de la humanidad. La profesin del contador pblico surge debido a que antiguamente los grandes seores se hacan acompaar de hombres de confianza cuando trataban de operaciones comerciales de importancia, prstamos, financiamientos, etc. De ah que, por su funcin de or naci la denominacin de Auditores. La actividad Auditora naci en el momento en que la propiedad de unos recursos financieros y la responsabilidad de asignar esos mismos recursos a sus productivos ya no estn en manos de una misma y nica persona.

En un principio esta se remita a las funciones de administracin pblica aunque existen indicios de que en una poca lejana se emple en las rendiciones de cuentas de los funcionarios y agentes, a partir de los cuales el auditor, persona que oa las mismas, determinaba de que forma iba a proceder ante la situacin dada.

Tambin conocido como revisor profesional las primeras noticias de su trabajo provienen de Italia en plena Edad Media donde por el ao 1164 de nuestra era existan diferentes personas que ejercan esta actividad al servicio de la Ctedra de Miln.

La profesin sigue su evolucin como consecuencia del desarrollo de la actividad econmica aunque de forma discreta y en dismiles formas de ejecutarse, siendo evidente su despegue a partir del ao 1494 con la publicacin del desarrollo de la profesin de auditora en todo el mundo, no obstante, a su ya claro origen, a partir de los antecedentes registrados en los siglos XIII y XVI en Inglaterra, que ha saber son:

Necesidad de comprobar la honestidad de los que administraban dinero y bienes de otros.

El deseo de los administradores que su honradez quedara comprobada.

Que las clases superiores no eran las ms cultas. Falta de conocimientos en general, para rendir informes y cuentas de

la gestin realizada.

Que se guerreaba constantemente.

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As en Europa feudal, esta profesin comenz a precisarse ms llegando a identificarse las funciones con el cargo y as naci el Auditor.

El auditor debe su origen a la forma en que se reciban (oyndolas) las liquidaciones de las cuentas.

El primer tratado de contabilidad de 1494 ofreci la base terica para el desarrollo de la comprobacin de las cuentas con vistas a los libros de Contabilidad. Fue en el ao 1589 a partir de toda esta base terica inicial, en Venecia, donde se cre con carcter oficial la primera Asociacin de Revisiones Profesionales.

En el desarrollo de la Contadura Pblica en el mundo principalmente en Inglaterra, Alemania y Francia tuvieron gran incidencia las convenciones econmicas y financieras que se suceden en la humanidad en el siglo XVIII a raz de la Revolucin Industrial y despus de esta que alcanza hasta el siglo XIX, situaciones que demandaron de hombres especializados en problemas econmicos, financieros y contables.

El proceso de desenvolvimiento de la Contadura Pblica en el mundo fue lento en las primeras etapas, y puede decirse que alcanza su madurez en el siglo XX, especficamente a partir del ao 1916 cuando aparece la preparacin de un programa mnimo de procedimientos a seguir en las auditoras quedando establecida as las primeras reglas que rigieron la contadura pblica.

As cada pas le ha dado a la Auditora la importancia que merece y en cada uno de ellas aparece esta regulada por leyes, normas o decretos, que evolucionan y se transforman de acuerdo al desarrollo y dinamismo con que se desenvuelve la actividad econmica.

Definiciones sobre la Auditoria. Arthur Warren Hanson en el libro Teora y Prctica de Intervencin y

Fiscalizacin de Contabilidad, define esta como la intervencin de cuentas, el examen de todas las anotaciones de contabilidad a los fines de comprobar su exactitud, as como la veracidad de los Estados de Situacin que dichas anotaciones produzcan.

En Auditora Montgomery, se concibe como el proceso sistemtico de evaluar y obtener objetivamente las evidencias acerca de las afirmaciones relacionadas con acontecimientos econmicos, con el objetivo de evaluar y comunicar los resultados a las partes interesadas.

Miranda Estrada en Auditora de las empresas socialistas la declara como la parte de la contabilidad que se ocupa de la revisin, comprobacin, exposicin y presentacin de los hechos econmicos realizados por la entidad, mediante el examen de los comprobantes, libros, cheques, documentos, y dems evidencias.

Segn Holmes, la Auditora no es ms que la comprobacin cientfica y sistemtica de los documentos e informes, libros de cuentas y otros registros financieros y legales de un individuo, firma o corporacin, con el objetivo de demostrar la veracidad e integridad de la contabilidad, o sea, demostrar la verdadera situacin financiera.

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Andrs S. Surez en su libro La Moderna Auditora, la define como la accin de inspeccionar, revisar, verificar e investigar, es toda actividad de control Expost o A Posteriori de la actividad econmica - financiera.

El decreto - Ley No. 159 de la Oficina Nacional de Auditora y la Resolucin 3/99 de dicho organismo, la define como el proceso sistemtico, que consiste en obtener y evaluar objetivamente evidencias sobre las afirmaciones relativas a los actos o eventos de carcter econmico - administrativo, con el fin de determinar el grado de correspondencia entre esas afirmaciones y los criterios establecidos, para luego comunicar los resultados a las personas interesadas e independientes de conformidad con normas y procedimientos tcnicos.

Resumiendo lo anterior, la auditora expresada en diferentes formas, en su ms amplio sentido, es el examen de los libros, cuentas, comprobantes y registros de una empresa con el objetivo de comprobar su exactitud y evaluar la utilizacin ptima de los recursos financieros en la gestin econmica de la entidad.

Como la auditora es un proceso sistemtico de obtener evidencia, tienen que existir conjuntos de procedimientos lgicos y organizados que sigue el auditor para recopilar la informacin. Aunque los procedimientos adecuados varan de acuerdo con cada compaa, el auditor siempre tendr que apegarse a los estndares generales establecidos por la profesin.

La definicin seala que la evidencia se obtiene y evala de manera objetiva. Por consiguiente el auditor debe emprender el trabajo con una actitud de independencia mental, neutral.

La evidencia examinada por el auditor consiste en una amplia variedad de informacin y datos que apoyen los informes elaborados. La definicin no es restrictiva en cuanto a la naturaleza de la evidencia revisada, ms bien implica que el auditor tiene que usar su criterio profesional en la seleccin de la evidencia apropiada. El debe considerar cualquier elemento que le permita hacer una evaluacin objetiva y expresar un dictamen de naturaleza profesional.

El papel del auditor es determinar el grado de correspondencia entre la evidencia de lo que ocurri en realidad y los informes que se han presentado de estos sucesos. La medicin y el informe de los acontecimientos econmicos deben estar de acuerdo con principios establecidos. Lo ms comn es que el auditor utilizar como principios los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados, pero en algunas ocasiones los principios adecuados podrn ser las leyes, los reglamentos del impuesto sobre la venta, convenios contractuales, manuales de procedimientos, requisitos fijados por el gobierno, y otras disposiciones establecidas.

Objetivos fundamentales de la Auditora.

Los objetivos fundamentales de la Auditora son los siguientes:

a) Evaluar el control de la actividad administrativa y sus resultados.

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b) Examinar las operaciones contables y financieras y la aplicacin de las correspondientes disposiciones legales, dictaminando sobre la racionalidad de los resultados expuestos en los estados financieros, as como evaluar cuales quiera otros elementos que, de conjunto permitan elevar la eficacia en la utilizacin de los recursos.

c) Prevenir el uso indebido de recursos de todo tipo y propender a su correcta proteccin.

d) Fortalecer la disciplina administrativa y econmico financiera de las entidades mediante la evaluacin e informacin de los resultados a quien corresponda.

e) Coadyuvar a mantener la honestidad en la gestin administrativa y la preservacin de la integridad moral de los trabajadores.

La auditoria no debe limitarse a una mera relacin detallada de las deficiencias y dificultades encontradas, sino al estudio de las causas que la motivaron y ofrecer las soluciones encaminadas a que las mismas desaparezcan.

1.2 Clasificaciones de la Auditoria.

Las auditorias se inician con el establecimiento de objetivos, los que determinan el tipo de auditora que debe practicarse y las normas a observarse.

Los tipos de auditora, segn se definen por sus objetivos, se clasifican en el Decreto- Ley No. 159, De la Auditora, de fecha 9 de Junio de 1995 como auditorias de gestin u operacional, financiera o de estados financieros, especial y fiscal.

Auditorias de Gestin u Operacional. Consiste, segn lo establecido en el antes citado Decreto-Ley, en el examen

y evaluacin que se realiza a una entidad para establecer el grado de economa, eficiencia y eficacia, en la planificacin, control y uso de los recursos y comprobar la observancia de las disposiciones pertinentes, con el objetivo de verificar la utilizacin ms racional de los recursos y mejorar las actividades y materias examinadas.

Una auditoria de gestin u operacional es un examen objetivo y sistemtico de evidencias con el fin de proporcionar una evaluacin independiente del desempeo de una organizacin, programas, actividad o funcin, que tenga como propsito mejorar la accin de la administracin y facilitar la toma de decisiones de los responsables de supervisar o iniciar acciones correctivas.

Esta auditoria tiene el propsito de determinar s la entidad auditada:

1) Aplica polticas idneas para efectuar sus adquisiciones.

2) Adquiere el tipo de recursos que requiere, con la calidad y en la cantidad apropiada, cuando se necesitan y al menor costo posible.

3) Protege y conserva adecuadamente sus recursos.

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4) Evita la duplicacin de esfuerzos de su personal y el trabajo de poca o ninguna utilidad.

5) Evita el ocio y exceso de personal.

6) Utiliza procedimientos operativos eficientes.

7) Emplea la menor cantidad posible de recursos (personal, instalaciones) para producir bienes o prestar servicios en la cantidad, calidad y oportunidad apropiada.

8) Cumple las leyes y regulaciones que pudieran afectar significativamente la adquisicin, salvaguarda y uso de sus recursos.

Auditoria Financiera o de Estados Financieros. Esta auditoria tiene como propsito determinar s la:

1) Informacin financiera se presenta de acuerdo con criterios establecidos o declarados expresamente.

2) Entidad auditada ha cumplido requisitos financieros especficos.

3) Estructura de control interno de la entidad con respecto a la presentacin de los estados financieros y salvaguarda de los activos.

Esta auditoria ha sido diseada e implementada para lograr los objetivos de control.

Auditoria Especial. La auditoria especial, consiste en la verificacin, de una parte de las

operaciones financieras o administrativas, de determinados hechos o de situaciones especiales y responde a una necesidad especfica.

Esta auditoria puede referirse a los siguientes asuntos financieros:

1) Segmentos de estados financieros, informacin financiera (por ejemplo, estados de ingresos y gastos, estados de efectivo recibido y gastado, de activos fijos); modificaciones presupuestarias; y variaciones entre los resultados financieros planificados y los reales.

2) Controles internos sobre el cumplimiento de las leyes y regulaciones, como las que rigen las rendiciones y presentacin de informes sobre donaciones y contratos (incluyendo propuestas, montos facturados, liquidaciones, etc.).

3) Los controles internos sobre la informacin financiera y salvaguarda de activos, incluyendo las medidas de seguridad y control sobre los sistemas computarizados.

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Auditora Fiscal. La auditoria fiscal consiste en el examen de las operaciones relacionadas con

los tributos al fisco, a los que est obligada la entidad estatal o persona natural o jurdica del sector no estatal, con el objetivo de determinar si se efectan en la cuanta que corresponda, dentro de los plazos y formas establecidas y proceder conforme a derecho.

1.3 Normas Fundamentales de Auditoria.

El Diccionario de la Real Academia Espaola, define una norma como una regla que se debe seguir o a que se deben ajustar las operaciones. Webster la define como lo que se fija y establece con autoridad, como regla para la medicin de cantidad, peso, extensin, valor o calidad. Lo que establece la autoridad, costumbre o el acuerdo general, como modelo o ejemplo.

Una norma es una medida del trabajo fijada con autoridad o consentimiento profesional. Las normas se diferencian de los procedimientos en que los ltimos se refieren a los actos a realizar, mientras que las primeras se refieren a la medicin de la calidad en la ejecucin de esos actos y a los objetivos a alcanzar con los procedimientos.

Normas Generales de Auditoria. Las normas generales estn referidas a la capacidad profesional del personal,

a la independencia de la organizacin de auditora y de su personal, al debido cuidado profesional con que debe practicarse la auditora y prepararse los informes respectivos, y a la aplicacin de controles de calidad. Las normas generales se distinguen de las relacionadas con la ejecucin del trabajo y con la preparacin de los informes correspondientes.

Estas normas generales son de aplicacin a todas las organizaciones de auditora que practiquen auditoras sobre entidades del sector estatal, cooperativo, organizaciones y asociaciones y cualquier persona natural o jurdica que reciba recursos del Estado y se beneficien con subsidios, subvenciones, ventajas o exenciones, o que presten servicios o ejerzan una actividad preferencial del Estado.

Las normas generales de auditora se exponen y explican a continuacin:

1- El personal designado para practicar la auditora debe poseer en su conjunto la capacidad profesional necesaria para realizar las actividades que se requieran.

La organizacin de auditora debe adoptar polticas y procedimientos para obtener el personal con las cualidades adecuadas as como para desarrollarlo y capacitarlo para que sea capaz de llevar a cabo sus tareas de manera efectiva.

Esta norma impone a la organizacin de auditora la responsabilidad de garantizar que la auditora sea ejecutada por personal que en su conjunto posea los conocimientos y habilidades necesarios para llevarla a cabo.

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El personal tambin debe poseer un amplio conocimiento del medio especfico en el cual opera la entidad auditada, en relacin con la naturaleza de la auditora que se realice.

Los requisitos relacionados con la capacidad profesional se refieren a los conocimientos y a la experiencia de la organizacin de auditora en su conjunto y no necesariamente a los que posea cada auditor en particular.

2- En todos los asuntos relacionados con la auditora, la organizacin de auditora y los auditores deben estar libres de impedimentos personales y externos para proceder con independencia desde el punto de vista de organizacin y mantener una actitud y apariencia independientes, que infunda transparencia total a su actuacin.

A fin de cumplir con esta norma, la organizacin de auditora debe establecer un programa da capacitacin continua con el objetivo de garantizar que su personal mantenga su capacidad profesional.

Esta norma impone al auditor y a la organizacin de auditora la responsabilidad de preservar su independencia para lograr que sus opiniones, conclusiones, juicios y recomendaciones sean imparciales y que as sean considerados por terceros.

Los auditores no solo deben considerar que ellos son independientes si sus actitudes y convicciones les permiten proceder como tales, sino, adems, cuando no se conoce de alguna situacin que pueda dar lugar a que otros cuestionen su independencia.

Todas las situaciones merecen consideracin, pues es esencial no solo que los auditores sean de hecho independientes e imparciales, sino tambin que as sean considerados por terceros.

3- Se debe proceder con debido cuidado profesional al ejecutar la auditora y al preparar los informes correspondientes.

Esta norma tiene el objetivo de establecer los criterios o pautas generales que constituyen las reglas que el auditor debe seguir en la ejecucin de la auditora. Adems exige que el auditor realice su trabajo con el debido cuidado profesional, y que tenga la responsabilidad de cumplir con las normas de auditora generalmente aceptadas.

Proceder con el debido cuidado profesional significa emplear correctamente el criterio para determinar el alcance de la auditora y para seleccionar los mtodos, tcnicas, pruebas y dems procedimientos de auditora que deben aplicarse en ella. Las normas de ejecucin constituyen el marco de referencia para ejecutar y dirigir las auditoras. Estn relacionadas con las normas generales y con las de preparacin de informes, pues los resultados que se obtienen cuando se aplican las normas de ejecucin, son la fuente principal del contenido del informe de auditoria.

Los auditores deben aplicar un slido juicio profesional para determinar las normas de auditora aplicables en el trabajo que van a realizar.

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4- Las organizaciones de auditora deben tener un apropiado sistema interno de control de calidad y ser objeto de un programa de revisin externa de la calidad.

El sistema interno de control de la calidad implementado por la organizacin de auditora debe ofrecer seguridad razonable de que se han adoptado y cumplen las normas de auditora y se han establecidos procedimientos de auditora adecuados.

Las organizaciones de auditora deben someterse peridicamente a una revisin externa del control de la calidad, la que debe ser practicada por una organizacin que sea independiente de ella desde el punto de vista organizativa.

El programa de revisin externa del control de la calidad debe estar encaminado a determinar si la organizacin ha establecido un sistema interno de control de la calidad, y si opera con eficacia como para proporcionar la seguridad razonable de que se est cumpliendo con las normas de auditora aplicables, los procedimientos y polticas establecidas.

Los procedimientos de revisin de control de calidad deben ser diseados de acuerdo con la dimensin y naturaleza del trabajo de auditora de la organizacin. Esta norma impone al organismo rector de la auditora la responsabilidad de las revisiones que debe efectuar a las organizaciones de auditora y de conocer el cumplimiento de las disposiciones que rigen el ejercicio de la auditora, a los efectos de brindar las orientaciones y asesoramientos oportunos.

Normas de Ejecucin de Auditoria. Las normas de ejecucin constituyen el marco de referencia para ejecutar y

dirigir las auditoras. Estn relacionadas con las normas generales y con las de preparacin de informes, por los resultados que se obtienen cundo se aplican las normas de ejecucin, son la fuente principal del contenido del informe de auditoria.

Las normas de ejecucin aplicables a todo tipo de auditoras, o Normas de Auditoras Generalmente Aceptadas se exponen a continuacin y explican detalladamente:

1- El trabajo debe ser adecuadamente planeado.

El auditor debe planear la auditoria de tal manera que se asegure de que habr de realizarse con la debida calidad, con economa, eficiencia y eficacia.

Al planear la Auditora, el auditor debe definir los objetivos de la Auditora, el alcance y metodologa, dirigidos a conseguir esos logros.

El planeamiento es importante para asegurarse de que los resultados de la auditora habrn de corresponder a sus objetivos. Un planeamiento adecuado es especialmente importante en las auditoras de gestin, pues los procedimientos y tcnicas que se aplican son diversos y complejos.

La informacin que necesita el auditor para planear la auditora vara de acuerdo con los objetivos de esta y con la entidad que se va a auditar.

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Siempre que se requiera se debe realizar un estudio preliminar de la entidad antes de preparar el plan para ejecutar el trabajo. El estudio preliminar constituye un mtodo de apoyo eficaz para seleccionar las reas especficas donde se va a practicar la auditora y para obtener informacin que habr de utilizare en el planeamiento. Es un proceso que permite conseguir rpidamente informacin sobre la organizacin, actividades y funciones de la entidad. El mantenimiento de un archivo con estos datos, ayuda a las organizaciones de auditora a planear adecuadamente la realizacin de dichas auditorias.

2- El personal debe ser adecuadamente supervisado.

Esta norma implica dirigir los esfuerzos de los auditores y otros involucrados en la auditora, para determinar si se estn alcanzando los objetivos de auditoria.

El trabajo de los auditores, al practicar una auditora debe ser revisado por el auditor jefe y supervisado por el dirigente o funcionario facultado para ello, durante su ejecucin.

La supervisin debe ejercerse desde el inicio del planeamiento hasta la conclusin de la auditora y la preparacin del informe correspondiente.

La revisin del trabajo de los auditores, por parte del jefe de la auditora, debe realizarse sistemticamente y a medida que se avance en las distintas etapas de la auditora, de manera que sea garantizado que:

Los papeles de trabajo deben ser legibles y contener: - El diseo apropiado de acuerdo con el objetivo que se persigue.

- Suficiente informacin, de forma que no requiera explicaciones complementarias.

- La constancia de las revisiones efectuadas por los auditores.

- La descripcin del significado de las marcas de revisin utilizadas por los auditores, en los casos en que estas no estn establecidas centralmente.

- Los resultados del trabajo realizado y las notas que deben ser incluidas en el informe, si procediere.

Las pruebas obtenidas deben ser relevantes, suficientes, competentes y razonables.

Los clculos plasmados en los papeles de trabajo son correctos. Las pruebas realizadas o las muestras aplicadas son las correctas. 3- La auditoria debe proyectarse de manera que proporcione una

seguridad razonable de que se cumpla con las disposiciones legales, regulaciones polticas y otros requisitos.

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El auditor debe estar alerta a situaciones que pueden se indicativas de actos ilegales o abuso.

En los siguientes prrafos se exponen los requisitos de esta norma, la forma en que los auditores obtiene la informacin, as como las limitaciones de la auditora cuando se trata de descubrir actos de incumplimiento y abusos.

Incumplimiento de las disposiciones legales y regulaciones.

El auditor debe proyectar la auditora con la finalidad de proporcionar una seguridad razonable acerca del cumplimiento de las disposiciones legales y dems regulaciones significativas para alcanzar los objetivos. Esto implica, en primer trmino determinar s las disposiciones legales y dems regulaciones son importantes para alcanzar los objetivos; s lo son se deben evaluar los riesgos de que hayan incumplimientos significativos. Basados en esta evaluacin de riesgos, el auditor debe disear y ejecutar procedimientos que proporcionen una seguridad razonable que permita conocer incumplimientos.

En estas circunstancias, el auditor, antes de ampliar las pruebas y otros procedimientos de auditora, debe informar de inmediato de tales indicios de actos ilcitos al jefe de la organizacin de auditora y las autoridades a las que competa investigar esa clase de hechos.

4- El auditor debe obtener comprensin suficiente de los controles de la administracin ms relevantes para la auditora y determinar los exmenes a aplicar para obtener suficientes pruebas que respalden sus juicios acerca de esos controles.

El auditor debe comprender la estructura de control interno para planear la auditora y determinar los exmenes a aplicar para obtener suficientes pruebas que respalden sus juicios a cerca de ese control.

La administracin tiene la responsabilidad de establecer controles de administracin efectivos. Los controles de administracin comprenden la organizacin, mtodos y procedimientos adoptados para asegurar que se logren sus metas. Estos controles incluyen adems, los procesos de planeamiento, organizacin, direccin y control de las operaciones de las actividades o funciones de la entidad. Incluyen los sistemas para medir, presentar informes y supervisar el desarrollo de la actividad.

5- Debe obtenerse evidencia suficiente, competente y relevante para fundamentar los juicios y conclusiones que formule el auditor. Debe conservarse el riesgo de la labor de los auditores en papeles de trabajo de forma que permitan a un auditor experimentado, que no ha tenido contacto previo con la auditora realizada, obtener evidencia de las conclusiones y juicios significativos que se hayan expresado o que deben expresarse.

La evidencia puede clasificarse en fsica, documental, testimonial y analtica:

- La evidencia fsica se obtiene mediante la inspeccin y observacin directa de las actividades, bienes y sucesos; esta evidencia puede presentarse en forma de documentos, fotografas, grficos, cuadros, mapas o muestras materiales.

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- La evidencia documental consiste en la informacin elaborada, como la contenida en cartas, contratos, registros de contabilidad, facturas y documentos de la administracin relacionados con su desempeo.

- La evidencia testimonial se obtiene de otras personas en forma de declaraciones hechas en el curso de investigaciones o entrevistas.

- La evidencia analtica comprende clculos, comparaciones, razonamientos y separacin de la informacin en sus componentes.

6- En las auditoras financieras y cuando proceda en otros tipos de auditoras, los auditores deben analizar los estados financieros para determinar si se aplicaron en su preparacin los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados y conocer detalladamente la situacin financiera de la entidad.

El anlisis de los estados financieros tiene por objetivo verificar si los diferentes elementos que lo componen guardan entre si la relacin esperada y, en su caso, detectar las relaciones anmalas y cualquier tendencia irregular.

El auditor debe analizar minuciosamente los estados financieros para determinar si:

a) Fueron preparados de acuerdo con los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados.

b) Se presentan considerando las caractersticas o especificidades de la entidad auditada.

c) Se revela suficiente informacin respecto a varios elementos de los estados financieros.

d) Presentan razonablemente la situacin financiera de la entidad y los resultados de sus operaciones.

Los mtodos y tcnicas del anlisis financiero dependen, en gran medida, de la naturaleza del alcance y del objetivo de la auditora, as como de los conocimientos y el criterio del auditor.

Normas para la presentacin de informes.

Las normas para la presentacin de informes se exponen a continuacin y se explican detalladamente:

1. Los auditores deben preparar informes de auditora por escrito para comunicar los resultados de cada auditoria.

Los informes por escrito son necesarios para:

- Comunicar los resultados de la auditora a los dirigentes o funcionarios de los niveles de direccin que corresponda.

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- Reducir el riesgo de que los resultados sean mal interpretados.

- Poner los resultados a disposicin de las entidades o personas facultadas para su conocimiento y efectos pertinentes.

- Facilitar el seguimiento para determinar si se han tomado las medidas correctivas apropiadas.

Los informes de auditora pueden ser presentados, adems, a travs de otros medios al que puedan tener acceso los usuarios, como pueden ser formatos electrnicos o de vdeo.

Esta norma no limita o evita el anlisis de los hallazgos, juicios, conclusiones y recomendaciones con personas responsables de la entidad o rea auditada. Por el contrario, se recomiendan las discusiones de esa naturaleza.

2. Los informes deben emitirse lo ms pronto posible para que su contenido pueda ser utilizado oportunamente por los dirigentes o funcionarios de la administracin y del nivel inmediato superior que corresponde, as como por otros interesados.

Un informe preparado cuidadosamente puede ser de escaso valor para quienes se encarguen de tomar las decisiones si se reciben demasiado tarde, por tanto las organizaciones de auditora debern prever la emisin oportuna del mismo y tener presente ese propsito al ejecutar la auditoria.

Durante la auditora, los auditores deben considerar la conveniencia de presentar informes adicionales a los dirigentes y funcionarios que correspondan respecto a los asuntos que sean significativos. Los informes de esa ndole pueden ser orales o por escrito, no sustituyen al informe final, pero sirven para que los dirigentes y funcionarios se enteren de asuntos que requieren su atencin inmediata y emprendan las acciones correctivas que procedan, antes de que se halla terminado el informe final.

3- El auditor debe incluir en el informe:

Los objetivos de la auditora, su alcance y metodologa.

Exponer con claridad los hallazgos significativos de la auditora y las conclusiones del auditor.

Declarar que la auditora se realiz de acuerdo con las Normas de Auditora Generalmente Aceptadas.

Las conclusiones deben formularse explcitamente y no ser deducida por los lectores.

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La fuerza de las conclusiones de los auditores dependen de lo persuasivo de la evidencia de los hallazgos y lo convincente de la lgica usada para formular las conclusiones.

4- El informe debe ser completo, exacto, objetivo y convincente, as como lo suficientemente claro y conciso como lo permitan los asuntos que trate.

Para que sea completo, el informe debe contener toda la informacin necesaria para cumplir los objetivos de la auditora, permitir una comprensin adecuada y correcta de los asuntos que se informan y satisfacer los requisitos de contenido. El informe tambin debe incluir los antecedentes necesarios.

La exactitud se basa en la necesidad de asegurarse de que la informacin de que se presente sea verdadera y confiable y que los hallazgos sean correctamente expuestos.

El informe de auditora debe ser objetivo, no prestarse a interpretaciones errneas y debe exponer los resultados de la auditora desde una perspectiva apropiada.

Para que el informe sea convincente se precisa que los resultados de la auditora correspondan a sus objetivos, que los hallazgos se presenten de una manera persuasiva y que las recomendaciones y conclusiones se desprendan lgicamente de los hechos expuestos.

La claridad exige que el informe sea fcil de ver y entender. Los informes deben redactarse en un lenguaje tan claro y sencillo como lo permitan los asuntos de que se trate.

Para que el informe sea conciso se requiere que no sea ms extenso de lo necesario para transmitir su mensaje. El exceso de detalles distrae la atencin y puede ocultar el mensaje o confundir y desanimar al lector. Tambin deben evitarse repeticiones innecesarias. Los informes concisos y completos son los que brindan mejores resultados.

5- La organizacin de auditora debe presentar informe de auditora por escrito a los dirigentes y funcionarios apropiados de la entidad auditada y a los organismos competentes que hallan solicitado o concertado la auditoria.

Adems debe enviarse una copia de los informes a otros dirigentes y funcionarios que deben tomar acciones respecto a los hallazgos de auditora y a las recomendaciones, as como a las dems personas autorizadas para recibir esos informes.

Los informes de auditora deben distribuirse oportunamente a los dirigentes y funcionarios que estn autorizados para recibirlos por las disposiciones legales vigentes, a fin de que tomen acciones respecto a los hallazgos y recomendaciones.

S la auditora comprende asuntos confidenciales por razones de seguridad u otras causas, se debe restringir la distribucin del informe.

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1.4 La Auditoria y el Control Interno.

En el desarrollo de los procedimientos de auditora, ayuda a los auditores la forma organizada en que los sistemas de Contabilidad registran, clasifican y resumen los datos. El flujo de los datos contables empieza con el registro de las transacciones que se realizan diariamente en una empresa.

Los auditores pueden seguir la corriente de evidencias retrocediendo hasta sus orgenes. Este proceso del trabajo marchando hacia atrs desde las cifras de los estados hasta la evidencia detallada de las transacciones individuales es lo opuesto del proceso contable.

Aun cuando los procesos especficos de la auditora varan de un trabajo a otro, los pasos fundamentales en que se sustenta el proceso de auditora so esencialmente los mismos en casi todos los trabajos. Estos pasos fundamentales son:

1. Revisar y preparar una descripcin escrita del sistema de control interno del cliente.

2. Probar la operacin del sistema de control interno para saber si se cumple la descripcin escrita.

3. Evaluar la efectividad del sistema de control interno.

4. Prepara un informe para la administracin que contenga recomendaciones para mejorar el sistema de control interno.

5. Completar la auditora: llevar a cabo pruebas para comprobar y justificar los saldos especficos de los saldos de las cuentas, y llevar a cabo otros procedimientos de auditoria.

6. Emitir el dictamen de auditoria.

La secuencia de estos pasos proporciona un marco lgico para el proceso de auditora. Los auditores no necesitan sin embargo completar cada una de estas tareas antes de pasar a la siguiente; pueden emprenderse varias etapas del proceso al mismo tiempo. Por supuesto, el dictamen de auditora, no puede emitirse hasta que se termina todo el trabajo de auditoria.

Revisin del Control Interno. La naturaleza y lo extenso del trabajo de auditoria por llevar a cabo en un

trabajo en particular depende principalmente de la efectividad del sistema de control interno del cliente para evitar errores de importancia. Antes de que los auditores puedan evaluar la efectividad del sistema necesitan tener conocimiento y comprensin de cmo trabaja: que procedimientos se siguen y quienes lo ejecutan, qu controles funcionan, como se procesan y registran las diferentes tipos de transacciones, y que registros contables y documentacin de apoyo existen. Por lo tanto, una revisin del sistema de control interno es el primer paso lgico en cada trabajo de auditoria.

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Las fuentes de informacin a cerca del sistema, incluyen las entrevistas con el personal, los papeles de trabajo de las auditoras de aos anteriores y los manuales de procedimientos. Al reunir informacin acerca de un sistema, es til a menudo estudiar la secuencia de procedimientos que se usa en el procesamiento de transacciones de las categoras principales.

En el transcurso de la auditora se requiere un conocimiento prctico del sistema; en consecuencia los auditores debern prepara un papel de trabajo que describa plenamente su comprensin del sistema. La descripcin de este se prepara generalmente en forma de narracin escrita, de grficos de flujo, o como un cuestionario.

1.5 Aspectos Generales sobre el Control Interno.

Definicin de Control Interno. Hasta la fecha, la expresin control interno carece de una definicin

apropiada o universal, o que sea aceptada o aprobada por todos los que investigaron el tema. No existe una completa unificacin del significado de la expresin y se utilizan con frecuencia denotando lo mismo, los vocablos internal check e internal control, mientras que en idioma castellano se usan expresiones tales como: control interno (la ms amplia o utilizada), comprobaciones interior o comprobacin interna y control.

Sobre el tema se dieron distintas definiciones, provenientes de destacados autores e institucionales nacionales y extranjeras, donde detallamos a continuacin una recopilacin de las mismas.

- Instituto Mexicano de Contadores Pblicos, Examen del Control Interno, Boletn 5 de la Comisin de Procedimientos de Auditora, Mxico, 1957.

En un sentido ms amplio, el Control Interno es el sistema por el cual se da efecto a la administracin de una entidad econmica. En ese sentido, el trmino administracin se emplea para designar el conjunto de actividades necesarias para lograr el objeto de la entidad econmica. Abarca, por lo tanto, las actividades de direccin, financiamiento, promocin, distribucin y consumo de una empresa; sus relaciones pblicas y privadas y la vigilancia general sobre su patrimonio y sobre aquellos de quien depende su conservacin y crecimiento.

- William L. Chapman, Procedimientos de auditora, Colegio de Graduados en Ciencias Econmicas de la Capital Federal, Buenos Aires, 1965.

Por Control Interno se entiende: el programa de organizacin y el conjunto de mtodos y procedimientos coordinados y adoptados por una empresa para salvaguardar sus bienes, comprobar la eficacia de sus datos contables y el grado de confianza que suscitan a afectos de promover la eficiencia de la administracin y lograr el cumplimiento de la poltica administrativa establecida por la direccin de la empresa.

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- Segunda Convencin Nacional de Auditores Internos. Auspiciada por el Instituto de Auditores Internos de la Repblica de Argentina, Buenos Aires, 1975.

Es el conjunto de reglas, principios o medidas enlazados entre s, desarrollado dentro de una organizacin, con procedimientos que garanticen su estructura, un esquema humano adecuado a las labores asignadas y al cumplimiento de los planes de accin, con el objetivo de lograr:

Razonable proteccin del patrimonio. Cumplimiento de polticas prescritas por la organizacin. Informacin confiable y eficiente. Eficiencia operativa. - E. Fowler Newton, Tratado de auditora, Ed. Contabilidad Moderna, Buenos

Aires, 1976.

Puede conceptuarse al Sistema de Control Interno como el conjunto de elementos, normas y procedimientos destinados a lograr, a travs de una efectiva planificacin, ejecucin y control, el ejercicio eficiente de la gestin para el logro de los fines de la organizacin.

Las definiciones de control interno varan de un autor a otro, en el libro Auditora, su autor Cook expresa: el control interno es el sistema interior de una empresa que est integrado por el plan de organizacin, la asignacin de deberes y responsabilidades, el diseo de cuentas e informes y todas las medidas y mtodos empleados.

En el Manual de Normas y Procedimientos de Auditora del Instituto mexicano de contadores pblicos se dice:

El control interno comprende de organizacin y todos los mtodos y procedimientos en forma coordinada se adaptan en un negocio para salvaguardar sus activos, verificar la razonabilidad y confiabilidad de su informacin financiera, promover la eficiencia operacional y provocar la adherencia a las polticas prescritas por la administracin.

Por su parte John J. Willngham profesor de contabilidad de la Universidad de Houston expresa:

El control interno comprende el plan de organizacin y la coordinacin de todos los mtodos y medidas adoptadas por una empresa para proteger sus activos, verificar la exactitud y confiabilidad de sus datos contables, para promover la eficiencia operativa y estimular la adhesin a las polticas administrativas prescritas por la direccin de la empresa.

De todo esto se deduce que el control interno es el sistema nervioso de una empresa, ya que abarca toda la organizacin, sirve como un sistema de comunicacin de dos vas, y est diseado nicamente para hacer frente a las

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necesidades de una empresa especfica. Incluye mucho ms que sistema contable y cubre cosas tales como: las prcticas de empleo y entrenamiento, control de calidad, planeacin de la produccin, poltica de venta de auditora interna. Toda operacin lleva implcito el control interno. El trabajador lo ejecuta sin percatarse de que es miembro activo de su ejecucin. Cuando se ejecuta un proceso el concepto de control debe funcionar dentro de ella.

El sistema de control interno se desarrolla y vive dentro de la organizacin, con procedimientos o formas preestablecidas que aseguren su estructura interna y comportamiento, adems debe contar con un grupo humano idneo para las funciones a cumplir.

Este existe por el inters de la propia administracin. Ningn administrador desea ver prdidas ocasionadas por error o fraude o a travs de decisiones errneas basadas en informaciones financieras no contables. As, el control interno es una herramienta til mediante la cual la administracin logra asegurar, tanto como sea razonable, la conduccin ordenada y eficiente de las actividades de la empresa. El nivel de control debe partir de un anlisis costo beneficio.

La expresin control interno es interpretada o utilizada para enunciar las directrices emanadas de los dueos, propietarios o ejecutivos para dirigir, controlar y coordinar a sus subordinados dentro de la pirmide de la organizacin, sea esta de tipo lineal, mixta o funcional.

Clasificacin del Control Interno. Los controles internos pueden clasificarse:

1) Por Objetivos: salvaguardia de activos, confiabilidad de los registros contables; preparacin oportuna de la informacin financiera contable; beneficio y minimizacin de costos innecesarios, evitar expansin al riesgo no intencional, prevencin o detencin de errores e irregularidades; aseguramiento de que las responsabilidades delegadas han sido descargadas; descargo de responsabilidades legales.

2) Por jurisdiccin: control interno contable; control interno administrativo.

Control Interno Contable: Consiste en los mtodos, procedimientos y plan de organizacin que se refieren sobre todo a la proteccin de los activos y asegurar que las cuentas y los informes financieros sean contables. Son las medidas que se relacionan directamente con la proteccin de los recursos, tanto materiales. como financieros, autorizan las operaciones y aseguran la exactitud de los registros y la confiabilidad de la informacin contable.

Control Interno Administrativo: Son procedimientos y mtodos que se relacionan con las operaciones de una empresa y con las directivas, polticas e informes administrativos. Son las medidas diseadas para mejorar la eficiencia operacional y que no tiene relacin directa con la confiabilidad de los registros contables2.

3) Por mtodos: controles preventivos; controles de deteccin.

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4) Por naturaleza: controles organizativos, controles de desarrollo de sistemas; controles de autorizacin e informacin, controles del sistema de contabilidad; controles adicionales de salvaguardia; controles de supervisin de la administracin; controles documentales.

Medidas para lograr un buen Control Interno. El sistema de control interno de cada empresa est diseado para satisfacer

las necesidades especficas de sus objetivos de organizacin, operacin y direccin, pero existen aspectos generales que deben estar presentes en todos los sistemas, entre los cuales se encuentran los siguientes:

1- Establecer lneas claras de responsabilidad.

2- Establecer procedimientos de control para procesar cada tipo de transaccin.

3- Subdivisin de funciones.

4- Realizar auditorias o comprobaciones internas.

5- Diseo adecuado de documentos y registros.

6- Las computadoras y el control interno.

7- El costo del control.

El alcance de la auditora, las pruebas que se han de realizar y los procedimientos a aplicar por el auditor dependen del sistema de control interno existente y de la evaluacin de su confiabilidad.

Objetivos de un Sistema de Control Interno.

Son prcticamente todas las definiciones sobre Control Interno, detalladas anteriormente de una manera implcita o explcita, sobre lo que es la clave para entender el concepto que se est desarrollando o estudiando, ya que es sumamente importante conocer cules son los objetivos que persigue el sistema de control interno, para poder vivir dentro de la organizacin.

Es fundamental, que el auditor comprenda los objetivos del control interno y, dentro de ese entendimiento, pueda separar los objetivos principales que persiguen los controles fundamentales de aquellos controles de menos importancia o trascendencia.

El auditor debe saber cules son los objetivos que persigue cada control, o qu pretende cada control, para poder evaluarlo o entenderlo, y as poder determinar cundo ese control es efectivo o simplemente no se cumple, lo que significa que debe ir a la fuente del control.

Conocer los objetivos del sistema del control interno resulta importante para poder controlar el funcionamiento de esta. De forma rutinaria citaremos cuatro:

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1- Proteccin de los activos del patrimonio. 2- Obtencin de informacin adecuada.

3- Promocin de la eficiencia operativa.

4- Estimular la adhesin a las polticas de la direccin. El objetivo de un sistema de control interno es prever una razonable seguridad (ya que esta no puede ser absoluta o total), de que el patrimonio est resguardado contra posibles prdidas o disminuciones asignadas por los usos y disposiciones no autorizadas, y que las operaciones o transacciones estn debidamente autorizadas y adecuadas o apropiadamente registradas, a fin de permitir o asegurar: La preparacin de los estados contables de acuerdo a normas contables.

Reportes o informes de gestin de realidad aceptable. El Control Interno de la empresa.

Cuando finaliza el siglo XIX, especialmente en la poca en que se inicia la gran transformacin en la forma de encarar la produccin, como consecuencia del creciente desarrollo industrial, comenz a notarse o percibirse la necesidad de efectuar un control sobre la gestin de los negocios, ya que la evolucin en la fase de produccin y comercializacin se desarrollo en forma ms acelerada que en las fases administrativas u organizativas. Pero con el transcurso del tiempo, se le fue dando mayor importancia a estos dos ltimos conceptos y se reconoci la necesidad de generar e implantar sistemas de control, como consecuencia del importante crecimiento operado dentro de las empresas.

Debido a este desarrollo industrial y econmico, los comerciantes o industriales propietarios no pudieron continuar atendiendo en forma personal los problemas productivos, comerciales y administrativos y se vieron obligados por la propia necesidad a subdividir o delegar funciones dentro de la organizacin y la respectiva responsabilidad de los hechos operativos o de gestin.

Pero dicha delegacin de funciones y responsabilidades no estuvo sola en el proceso, ya que en forma paralela se debieron establecer sistemas o procedimientos que previeran o aminoraran fraudes o errores, que protegieran el patrimonio, que dieran informaciones coherentes y que permitieran una gestin adecuada, correcta y eficiente.

As nace el control como una funcin gerencial, para asegurar y constatar que los planes y polticas preestablecidas se cumplan tal como fueron fijadas.

Lo que se quiere realizar o efectuar es: la medicin, evaluacin, verificacin y correccin de las funciones operativas de los individuos dependientes o subordinados, tendientes a determinar, en fecha fehaciente, que las actividades que ejecuta contribuyen en carcter efectivo y verdadero al logro de los objetivos prefijados por la direccin superior.

Dentro de una organizacin el proceso administrativo constituye un desarrollo armnico donde estn presentes las funciones de planeacin, organizacin, direccin y control.

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El control en su concepcin ms general examina, censura, con anterioridad suficiente determinada realidad que aprueba o corrige. Este puede ser externo, de gestin e interno. Es conveniente destacar que en la prctica los dos ltimos convergen en uno de solo.

El sistema de control interno se desarrolla y vive dentro de la organizacin, cumple y alcanza los objetivos que persigue esta. Los grandes avances tecnolgicos aceleran los procesos productivos que indiscutiblemente repercuten en una mejora en los campos de la organizacin y la administracin, pues esta debe reordenarse para subsistir. Ya a finales del siglo XIX se demostr la importancia del control sobre la gestin de los negocios y que este se haba quedado rezagado frente a un acelerado proceso de la produccin.

El auditor no tiene responsabilidad directa sobre el sistema de control interno, pero es el evaluador del mismo, y sobre la base de la evaluacin podr determinar: la naturaleza, el alcance y la oportunidad de los procedimientos de auditora a aplicar durante la revisin de una empresa.

Como evaluador del mismo, el auditor obtiene conclusiones que debe informar a la direccin de la empresa y, a su vez, debe sugerir cambios para su mejor funcionamiento. En todo cambio hay que predeterminar el costo de instalarlo y mantenerlo, frente a los riesgos de prdidas materiales o informacin que pudiera haber sin l.

El alcance de control interno est dado por todo el mbito de la empresa, y los problemas que se generan al controlar las actividades que tienen origen en los distintos sectores de la organizacin, segn las tareas que estos desarrollan, como, por ejemplo: las funciones de registracin, fabricacin, ventas, compras, personal, tesorera, finanzas, etc.

El mtodo de control existente en las empresas incluye la comparacin de una actuacin real, con una accin pronosticada, tal como un objetivo, estndar de actuacin o regulacin previa. En cada caso o situacin, el sistema, mtodo o procedimiento debe prever la posibilidad de practicar un control o anlisis de lo que est sucediendo y, en caso de encontrar diferencias, desvos o errores, poder obtener la explicacin lgica de por qu esos hechos ocurrieron, y, finalmente, tratar de adoptar las medidas correctivas correspondientes.

Control Interno y tica Profesional.

Las normas ticas y su cumplimiento juegan un papel importante en el sistema de control interno. El no acatarlas conduce al desvo de recursos, divulgacin de informacin confidencial y otros hechos delictivos. Aqu la labor del contador es un factor determinante ya que transciende a la sociedad y por ende a su desarrollo.

La tica profesional est definida como un conjunto de normas que orientan la conducta de los miembros de una determinada profesin.

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Existen dos teoras que estn siendo utilizadas para la solucin de los problemas ticos de la contabilidad: la teora del utilitarismo y la teora de las reglas deontolgicas. El utilitarismo se basa en el mejor criterio que beneficia a una mayor cantidad de personas (nfasis en la consecuencia de la accin y no en las reglas), ya en la visin deontolgica prevalece el nfasis en las acciones del profesional y no en las consecuencias propiamente dichas.

La conducta tica es el cemento que une las partes al todo. Forma parte del cdigo de todas las profesiones. Es fcil tomar decisiones ante un comportamiento tico y uno no tico pero desdichadamente muchas veces existen situaciones que estn en la frontera de la tica, surge el conflicto si existe presin para llevar a cabo la accin.

El sistema de control interno se desarrolla y vive dentro de la organizacin, con procedimientos o formas preestablecidas que aseguren su estructura interna y comportamiento; adems debe contar con un grupo humano idneo para las funciones a cumplir, este debe estar equipado con los medios o adelantos tecnolgicos adecuados.

Consiste en unir el cumplimiento de las normas con la responsabilidad del individuo, fijando puntos estratgicos donde practicar el control, para vigilar su cumplimiento o rendimiento en forma espordica y concentrarse en los desvos o excepciones a lo predeterminado, para evaluarlo en cuanto a su magnitud e importancia, en ultima instancia, realizar una accin que tienda a corregir sus desvos o irregularidades.

La finalidad del control interno es comprobar si la organizacin encuentra, cumple o alcanza los objetivos que persigue.

Un plan de organizacin que satisfaga las necesidades de un control interno debe ser:

1) Simple: en su estructura bsica, en su interpretacin y desde el punto de vista de su costo, es decir, del factor econmico.

2) gil o flexible: que permita modificaciones debido a los cambios, provenientes del mundo dinmico donde se desarrolla, y que pueda asimilar sin daar lo que perdura, expresado en otras palabras sera, adaptarse a los constantes cambios que fluctan en la vida diaria de la organizacin.

3) Imperativo: el plan debe permitir la implantacin de lneas de actividad, responsabilidad y control.

Es importante que exista en cuanto a las operaciones de ejecucin, autorizacin y control, una slida y adecuada independencia entre: los empleados, las secciones, los departamentos y las gerencias.

Llevado este concepto al nivel individual, diramos que: ninguna persona debe controlar todas las fases de una operacin, sin la intervencin de unos u otros individuos que provean un control recproco.

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De manera contraria, quien manejara la operacin y la registracin al mismo tiempo, podra generar errores y fraudes cuyo descubrimiento sera sumamente importante o muy difcil de detectar.

Se hace evidente la necesidad de que no se realicen en forma paralela, las funciones de operacin y registracin por una misma persona o sector, pero debemos incorporar otro elemento que corre tambin paralelo a los mencionados, la custodia. Quien tenga a su cargo la funcin de guardar o custodiar ya sea dinero u otro tipo de valores similares, o bienes materiales, no puede ejercer las funciones de operacin y de registro.

Una vez lograda la separacin de funciones dentro del ente, debemos continuar con la asignacin de la responsabilidad a individuos o sectores, con el fin de que ambos acten de acuerdo con lo preescrito en las polticas emanadas por la direccin superior.

Para asumir una responsabilidad esta debe contener la necesaria autoridad proveniente o delegada del rgano superior inmediato al que recibe la responsabilidad.

Ambos conceptos, responsabilidad y autoridad deben estar perfectamente definidos, y, en lo posible, expresadas por escrito en manuales, instrucciones, etc., perfectamente difundidas, para evitar todo tipo de conflicto o dualidad en cuanto a su interpretacin.

Cundo la direccin de un ente ha llegado a determinar: los objetivos a alcanzar o cumplir; un adecuado plan de organizacin; delegacin de funciones, responsabilidad y autoridad; debe tener o contar con los medios de control necesarios para que todo lo que ocurra en la vida diaria de la organizacin tienda al logro de los objetivos y que, a su vez, todas las novedades, variaciones o alteraciones que sufre el patrimonio, queden debidamente reflejadas dentro del sistema de informacin del ente.

5.1 Caractersticas de Informe del Auditor.

El informe del auditor debe poseer ciertas caractersticas que no deben pasarse por alto en el momento de su confeccin:

Seguro

Conciso

1

2

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Seguro: Debe ser indudablemente, firme, denotar confianza en cuanto a:

- La labor de auditora realizada.

- Lo expuesto dentro del informe.

Conciso: Debe ser breve en la expresin; con pocas palabras se puede decir mucho.

Claro: Debe ser fcil de comprender, expresado sin rebozo, y para ello es importante que se respeten las siguientes pautas:

- Mantener un orden lgico y coherente.

- No debe existir ambigedad en las sentencias o en los trminos.

- Convertir el lxico tcnico en lenguaje corriente.

Objetivo: Debe redactarse en forma desapasionada o desinteresada, no tomando parte por ninguna parte involucrada; esto est fundado en:

El criterio de independencia del auditor. La responsabilidad profesional: tcnica y tica o moral. Que el informe debe ser constructivo y eficiente, en lo posible

agregando valor.

Oportuno: Debe ser hecho cuando se convierte, es decir:

Presentado en el momento justo ideal o preciso. Que el teme que enfoca tenga actualidad o vigencia para el lector. Estructura de Informe del Auditor. El informe deber contener en su formato un:

Encabezamiento en el que se consigna el nombre y la direccin de la organizacin de auditora que lo elabora, as como el lugar y fecha de su emisin.

En el encabezamiento se incluyen otros datos de informacin general sobre la auditora, los cuales se exponen seguidamente:

ClaroObjetivo

Oportuno

34

5

25

Orden de trabajo No: para registrar el nmero de la orden que autoriza la ejecucin de la auditoria.

Entidad auditada: se expresa el cdigo (si lo tiene), nombre y direccin de la entidad auditada.

Tipo de auditora: se anota el tipo de auditora realizada de acuerdo con los objetivos fundamentales que se persigan, o sea, si es de gestin, financiera, especial, fiscal, etc.

Fecha de inicio: fecha en que comienza la ejecucin de la auditoria. Fecha de terminacin: fecha en que termina la ejecucin de la

auditoria.

Auditor jefe: nombre del auditor que acta como jefe de la auditoria. Despus de los datos antes consignados, se titula el informe con el nombre

de Informe de Auditora, y expone su contenido separado por secciones, como sigue:

a) Introduccin.

En esta seccin del informe se har constar lo siguiente:

Los objetivos alcanzados y aquellos que no lo fueron, as como las causas por las que no se alcanzaron.

Programas aplicados y causas por las que no se utilizaron los programas que debieron aplicarse.

Legislacin verificada y causas que impidieron verificar la programada. Perodo auditado, alcance de las pruebas realizadas y procedimiento

utilizado para la toma de muestras.

Informar que se aplicaron las normas de auditora generalmente aceptadas y de no ser as, las causas que impidieron su aplicacin

b) Conclusiones.

Se elabora un dictamen de la situacin en que se encuentra la entidad, las conclusiones de acuerdo con los objetivos alcanzados y la evaluacin que hace el auditor, basado en los resultados de la auditora efectuada.

c) Resultados.

En esta seccin del informe se exponen:

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Si no se aplicaron las de auditora generalmente aceptadas, la explicacin de las consecuencias que pueden derivarse de ello.

Los principales hallazgos de la auditoria. La comparacin de los resultados de la auditora con los obtenidos en

la ultima practicada anteriormente a la entidad y el reconocimiento de los logros alcanzados, si los hubiera.

Los resultados que muestra la auditora, ordenados de acuerdo con los objetivos trazados, por temas, cuentas u otros, segn corresponda.

Los incumplimientos de leyes y dems regulaciones que se hallan comprobado y las opiniones de los dirigentes y funcionarios responsables.

d) Recomendaciones.

Se exponen las medidas de importancia que se deben adoptar para solucionar las deficiencias.

e) Anexos.

Se relacionan los anexos que acompaan al informe, cuando sea necesario elaborar stos.

En los casos en que se hayan determinado incumplimientos de la ley, dems regulaciones, principios y normas establecidos o cualesquiera otras acciones u omisiones que afecten la buena marcha de la entidad objeto de auditora, en que el auditor tenga que presentar una declaracin de responsabilidad administrativa, acompaar esta al informe y relaciona dicho anexo en esta seccin.

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II- Metodologa Aplicada.

La corporacin Cimex, una sociedad mercantil de carcter privado, propiedad del estado cubano, se ha caracterizado siempre por un crecimiento constante y su solidez financiera. Prueba de ello es la amplia organizacin que ha desarrollado, con sucursales en todo el pas y divisiones especializadas que cubren amplios e importantes sectores del mercado cubano.

En los ltimos aos Cimex ha creado cinco cadenas de tiendas con ms de 550 puntos de venta a la poblacin; la mayor de ellas, la cadena de Tiendas Panamericanas, vende artculos de vestir y para el hogar, alimentos, ferretera, etc., en todas las poblaciones importantes.

Mas de sesenta servicentros, con servicios de tiendas de ocasin, y cafetera, conforman la red Servi-Cupet, la mayor de su tipo en Cuba, con un bien ganado prestigio comercial, las cafeteras el Rpido, se encuentran dentro de las ms populares de los nacionales y visitantes extranjeros. Completan las inversiones de Cimex en el mercado minorista, dos cadenas de tiendas especializadas: los Fotoservice, para servicios de fotografa, rebelado, ventas.

La corporacin Cimex, una sociedad mercantil de carcter privado, propiedad del estado cubano, se ha caracterizado siempre por un crecimiento constante y su solidez financiera. Prueba de ello es la amplia organizacin que ha desarrollado, con sucursales en todo el pas y divisiones especializadas que cubren amplios e importantes sectores del mercado cubano.

En los ltimos aos Cimex ha creado cinco cadenas de tiendas con ms de 550 puntos de venta a la poblacin; la mayor de ellas, la cadena de Tiendas Panamericanas, vende artculos de vestir y para el hogar, alimentos, ferretera, etc., en todas las poblaciones importantes.

Mas de sesenta servicentros, con servicios de tiendas de ocasin, y cafetera, conforman la red Servi-Cupet, la mayor de su tipo en Cuba, con un bien ganado prestigio comercial, las cafeteras el Rpido, se encuentran dentro de las ms populares de los nacionales y visitantes extranjeros. Completan las inversiones de Cimex en el mercado minorista, dos cadenas de tiendas especializadas: los Fotoservice, para servicios de fotografa, rebelado, ventas de equipos y accesorios fotogrficos, y la cadena de Videos Centros Imgenes con servicios de alquiler y ventas de videos, filmes, equipos de audio, partes y piezas, as como msica cubana e internacional.

Actualmente la Sucursal Centro CIMEX S.A presenta una estructura organizativa de tipo mixta o lineofuncional cumpliendo los siguientes supuestos bsicos:

1- Asignacin idnea de tareas - reagrupacin de actividades.

2- Determinacin de: niveles de autoridad, delegacin jerrquica y descentralizada.

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3- Comunicacin notificada en la forma deseada en cantidad y calidad buscando motivacin y participacin.

Como objetivo fundamental de la corporacin, tenemos la realizacin de actividades de comercio mayorista y minorista, ventas de equipos tecnolgicos, servicios especializados de mantenimiento y montaje, tcnicos, gastronmicos, fotogrficos, de alquiler de autos tursticos y pelculas, as como producciones de inmuebles garantizando un servicio con alta calidad, basados en la aplicacin de tecnologas de punta y una eficaz y eficiente utilizacin de los recursos humanos y materiales, que permitan alcanzar un alto grado de satisfaccin a los clientes.

Dentro de los objetivos especficos est ejecutar y controlar las ventas de mercancas en todas las unidades minoristas logrando el adecuado servicio a los clientes. Para el cumplimiento de este objetivo es necesario contar con una red minorista subordinada a la gerencia de comercio e integrada a los departamentos de almacenaje y distribucin, comercial, tecnolgico y de publicidad.

Los competidores: El entorno competitivo de la organizacin est compuesto de determinados elementos que van ms all de la simple existencia de organizaciones rivales, es por ello que debemos decir que la mejor forma para la misma es adquirir una visin acabada de la competencia a que se somete en su gestin, consiste en ponerse en la posicin del consumidor y conocer desde que deseos quiere satisfacer, hasta que marca de productos prefiere.

En el entorno competitivo de la organizacin se destaca tres corporaciones que por su dedicacin a sus clientes ocupan gran parte de la preferencia de los mismos, siendo las corporaciones Caracol S.A., TRD Caribe y Cubalse parte del grupo de entidades que sirven con el fin de captar divisas y contribuir as en cierta medida a la recuperacin econmica del pas.

Siendo necesario destacar que Cimex S.A. ocupa el liderazgo en el mercado, dominando aproximadamente el 57% del mismo.

Los suministradores: La mayora de los proveedores mantienen buenas relaciones con la organizacin, caracterizndose por la seriedad en las operaciones desde la negociacin hasta el suministro y por la calidad en todo el proceso. Esto aporta estabilidad en las relaciones.

La organizacin cuenta con un total de 606 proveedores divididos en tres grupos fundamentales que son: los nacionales, los extranjeras y los distribuidores que por lo general realizan esta actividad por sistemas automatizados de pedidos.

Los clientes: Estos pertenecen al tipo de mercado y consumidores nacionales e internacionales. En la medida que ha evolucionado la organizacin, ambos tipos de mercados se han venido incrementando y en mayor medida el primero, al eliminarse el carcter exclusivo de ventas al segundo grupo y al elevarse el poder adquisitivo de moneda libremente convertible por diferentes vas.

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Mediante la estructura organizativa de la Sucursal, presentada en los anexos, conocemos que posee cinco gerencias, dentro de ellas La Gerencia Comercial, de donde surge la Divisin Tecnolgica como un departamento de esta.

La Divisin Tecnolgica, Representacin Cienfuegos surge el 3 de septiembre de 1994 como centro de Servicios Tcnicos, vinculando fundamentalmente su actividad al servicio de CIMEX, as como la adquisicin, formacin y desarrollo de especialistas en las tecnologas comercializadas por esta empresa. La misma cuenta con tres centros de servicios territoriales ubicados en las siguientes direcciones:

Cienfuegos: Calle 58 e/ Conductora y Circunvalacin.

Villa Clara: Carretera Central, Banda Esperanza.

Sancti Spiritus: Callejn de la Flor s/n.

La entidad realiza su gestin bajo doble subordinacin: Gerencial a partir de la Direccin de la Gerencia Comercial de la Sucursal Centro, en Cienfuegos, y Metodolgica a partir de las orientaciones de la Direccin Divisin Tecnolgica, en Ciudad de la Habana, ambas pertenecientes a la Corporacin CIMEX S.A.

El objetivo social de la entidad, en lo fundamental, es la prestacin de Servicios Tecnolgicos, no obstante, comercializa insumos, partes y piezas relacionadas con la tecnologa que representa.

Las actividades a travs de las cuales se manifiesta operacionalmente son:

Ventas de productos tecnolgicos (Actividad Comercial) Servicios de Garanta Electrnica A B C: Servicios de Automatizacin y Control (Cajas Registradoras) TECUN: Informtica y Comunicacin (computadoras e impresoras) CANON: Electrnica Profesional (fax, fotocopiadoras, equipos de

audio)

Clima: Sistemas de aire acondicionado, cmaras fras. Tropicola: Equipos dispensadores de refrescos. Inversiones Tursticas: Equipos gastronmicos. Servicentros: Sistemas de bombas de combustible. Telecable: Satlite, TV por cable.

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Los clientes fundamentales de la entidad estn divididos en dos grupos: afiliados y terceros, siendo los primeros de gran importancia para la corporacin puesto que es imprescindible garantizar el buen funcionamiento de sus equipos tecnolgicos. En el caso de los terceros el listado de clientes es muy amplio, destacndose entre ellos todas las empresas que operan con divisa en el territorio. Adems cuenta con los clientes a los cuales se les brinda servicios de garanta electrnica.

El establecimiento definitivo de esta divisin se enmarca en 1998 con la apertura y fortalecimiento de los centros de atencin a clientes en Villa Clara y Sancti Spiritus, se gan en calidad y rapidez en la atencin a los clientes por servicios de garanta a equipos electrodomsticos. Metodologa.

El estudio y la evaluacin de las actividades de control de los sistemas de una empresa u organizacin, sern ejecutados por el auditor, siempre y cuando este adopte la decisin de depositar su confianza en dichas actividades de control.

Pasos a seguir:

1- Identificacin de los tipos importantes de operaciones o transacciones y de los sistemas adecuados a la revisin.

1,1. Tipos importantes de transacciones: Son aquellas operaciones ms importantes que generan un gran volumen de casos y que inciden en los estados contables. Dichas transacciones u operaciones estn sistematizadas y agrupadas o clasificadas en sistemas principales y accesorios o subsistemas.

1,2. Objetivo de los sistemas: Conocer el ente para programar ms detalladamente su labor, y concentrar su esfuerzo en puntos determinados de acuerdo a su importancia.

2. Descripcin de los sistemas: Cuando estn determinados los tipos importantes de transacciones u operaciones, se debe obtener una detallada descripcin de los sistemas operantes. La descripcin de los sistemas operantes:

1) Permitir identificar el procedimiento de las transacciones y la forma en las actividades de control vigente actan para prevenir, detectar y corregir posibles desviaciones o errores.

2) Indicar las fuentes de evidencia documental de las transacciones u operaciones. En otras palabras, es la documentacin respaldatoria de los registros analticos.

2,1. Obtencin de la informacin detallada sobre los sistemas. La informacin puede obtenerse de:

2,1,1.Manuales de sistemas o procedimientos.

2,1,2. Normas, instrucciones escritas, etc.

2,1,3. Entrevistas con los usuarios y los responsables de estos.

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2,1,4. Cuestionarios de relevamiento.

2,1,5. Los responsables de sectores, reas, funciones, etc., efectuados como declaraciones o confirmaciones.

2,2. Documentacin de la informacin relevada.

Para efectuar un relevamiento nos podemos valer de algunos de los siguientes mtodos:

2,2,1. Narraciones y descripciones.

Es la narracin o descripcin detallada, en forma de relato, de las caractersticas de los sistemas o el modo de operar de una organizacin, referente a las secuencias relevadas provenientes de las explicaciones de los individuos de la empresa, en cuanto a: funciones, normas, procedimientos, operaciones, archivos, custodia de bienes, etctera.

La funcin de relevamiento del Sistema de Control Interno por el mtodo descriptivo, se puede realizar por tres formas o procedimientos distintos:

Encuesta o entrevista personal Formularios Combinacin de formularios y entrevistas 2.2.2. Cuestionarios.

Este mtodo se basa en un conjunto de preguntas estndar presentadas por escrito en un formulario preimpreso o dentro de un programa o archivo incorporado a un procesador personal, sobre los aspectos fundamentales del control interno que son comunes a la mayora de las empresas y que interrogan sobre los sistemas y operaciones que se realizan en el ente.

PT:

Auditor:

Fecha:

Nombre de la Empresa

Cuenta o Subsistema

Perodo auditado

32

Evaluacin del Control Interno

Aspectos generales de la organizacin

Aspectos

a) Forma de organizacin

1. Existe un organigrama o grfico de la organizacin actual.

2. Define este con claridad las lneas de:

a) Autoridad

b) responsabilidad

c) dependencia

3. Existe un manual de organizacin

4. Manual de funciones de individuos

5. La divisin de funciones y responsabilidades es acorde

el tipo de organizacin.

6. Existen manuales, normas o instrucciones escritas.

7. Tiene la empresa un manual de procedimientos contables.

8. Se encuentran las funciones de contabilidad debidamente

definidas y segregadas.

9. Se utiliza corrientemente un manual de procedimientos con

a) est actualizado

b) el mismo est claro para el uso del departamento

PT:

Auditor:

Fecha:

Nombre de la Empresa

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Cuenta o Subsistema

Perodo auditado

Evaluacin de Control Interno

Garanta Comercial

Aspectos

1. Es adecuado el mecanismo de recepcin de los equip

en garanta que sigue la gerencia.

2. Se le exige al cliente que presente los documentos

Necesarios para ingresar el equipo en el taller.

3. Se verifica en la recepcin que el equipo adems de lo

Documentos traiga todos sus componentes.

4. Al realizar la orden de trabajo, se refleja en esta los

Defectos tcnicos del equipo segn lo plantea el cliente.

5. Son almacenados estos equipos en un lugar seguro a

De pasar al taller.

6. Cundo el tcnico procede a la defectacin del equipo

Reflejado en algn documento el trabajo que tendr que rea

Posteriormente.

7. En caso de sustitucin de piezas en mal estado, se re

Correctamente la solicitud de las que sern utilizadas en rep

8. Existe una persona responsable del control de las piez

Solicita el tcnico.

9. Existe un responsable de verificar si las piezas que se

Solicitan coinciden con las que realmente se deben sustitui

10. Se realiza la transferencia de las piezas solicitadas

34

Inmediatamente en el almacn de piezas de repuesto.

PT:

Auditor:

Fecha:

Nombre de la Empresa

Cuenta o Subsistema

Perodo auditado

11. Las piezas que se retiran en mal estado son almacena

y se lleva registro de estas por algn responsable.

12. Qu seguimiento se les da a esas piezas que son

retiradas por encontrarse en mal estado.

13. Luego de ser reparados los equipos se almacenan

Ordenadamente en un lugar seguro.

14. Cundo el cliente recoge su equipo se comprueba en

momento que ha quedado solucionada la rotura.

15. Si el equipo no tiene arreglo o su rotura se ha repetido

en varias ocasiones y el cliente solicita reposicin, epersonal encargado de verificar si realmente este presenta las cond

necesarias para proceder a una reposicin.

16. Cuando el equipo resulta reposicin, existe un encarg

de definir realmente si es una baja tcnica o pasa a ser un

equipo de ocasin.

17. Verificar que el procedimiento que se realice para defi

precio que adquiere el equipo segn las dificultades que pre

35

sea adecuado.

18. Queda aclarado para los clientes que deseen adequipo

en venta de ocasin las dificultades que este presente.

19. En caso de que el equipo ocasione baja tcnica, los

procedimientos contables que se realizan son adecuados.

PT:

Auditor:

Fecha:

Nombre de la Empresa

Cuenta o Subsistema

Perodo auditado

Evaluacin del Control Interno

Servicio a Afiliados y Terceros

Aspectos

1. Cuando el cliente solicita el servicio el procedimiento que se

realiza en estos casos es el adecuado, reuniendo este todos los

requisitos necesarios.

2. Se lleva a cabo un control minucioso de todas las solicitudes qu

se realizan.

3. Luego que los tcnicos procedan a la reparacin, se lleva a

cabo un control de las piezas que hayan sido utilizadas.

4. La transferencia realizada al mdulo tcnico se realiza acorde

a las ordenes de servicio de acuerdo a las especialidades.

36

5. Las ordenes de trabajo que son entregadas por los

tcnicos en la agencia reflejan las dificultades que presentaban los

equipos, o en otros casos si han sido instalados equipos nuevos o

solamente si se ha realizado la defectacin.

6. El procedimiento contable que se realiza cuando los tcnicos

presentan las rdenes de trabajo, en la que se resumen las piezas

utilizadas, est acorde con lo establecido.

7. Existe control sobre las piezas que resultan defectuosas luego d

que el tcnico realice el servicio.

8. Son almacenadas en algn lugar especfico.

PT:

Auditor:

Fecha:

Nombre de la Empresa

Cuenta o Subsistema

Perodo auditado

Evaluacin de Control Interno

Subsistema de Activos Fijos

1. Compruebe la implantacin de los registros y modelos

relacionados con este subsistema y las adecuaciones que se

encuentran en vigor.

2. Existe una persona nombrada responsable del control d

Activos fijos tangibles.

3. Estn correctamente clasificados los activos fijos de acu

37

A los grupos del Clasificador Nacional de Medios Bsicos.

4. Se encuentran identificados los Activos Fijos Tangibles,

Mediante chapillas y otros medios de identificacin.

5. El modelo SNC-1-01 Movimiento de Medios Bsicos se

Correctamente al efectuar todos los movimientos de AFT, imp

O no su movimiento fsico.

6. Se confecciona al comenzar cada ao una programacin de

inventarios fsicos parciales.

7. Se encuentra confeccionada el Acta de Fijacin de Respons

dad para las distintas reas que tienen bajo su responsabilidad

custodia de los activos fijos?

8. Se realiza el conteo fsico de los activos fijos cuando se

sustituye al responsable de un rea y se le confecciona al nue

responsable el Acta de Fijacin de Responsabilidad.

PT:

Auditor:

Fecha:

Nombre de la Empresa

Cuenta o Subsistema

Perodo auditado

Evaluacin de Control Interno

Subsistema de Cuentas por Cobrar

1. Los modelos en blanco de Facturas, Ordenes de Compra

38

Servicio se controlan en el rea econmica por persona ajena a

la que las confecciona, y las mismas estn prenumeradas y se

controla en sta las numeraciones de las emitidas.

2. Existe separacin de funciones entre el empleado del que

Efecta la entrega de productos, el que confecciona la factura

Contabiliza la operacin, as como del que efecta el cobro.

3. Se concilian las facturas emitidas y los cobros efectuados se

datos contables con los de los clientes.

4. Se registran contablemente en orden numrico las facturas y

mantienen actualizadas las cuentas de los clientes, no present

saldos envejecidos, sin gestiones de cobro.

5. No aparecen saldos por pagos anticipados, fuera de los trm

pactados para su liquidacin, ni remanentes de stos por prest

de servicios y entrega de productos parciales.

6. Las cuentas por cobrar a clientes, las diversas y los pagos a

dos se desglosan por deudores y por edades y son analizadas

consejo de direccin.

7. Se elaboran expedientes de cobro por clientes, contentivos d

factura y cheque o documento de pago recibido o de su referen

PT:

Auditor:

Fecha.

Nombre de la Empresa

Cuenta o Subsistema

39

Perodo auditado

Evaluacin de Control Interno

Subsistema de Cuentas por Pagar

1. Se encuentran separadas las funciones de recepcin en el a

de autorizacin del pago y de la firma del cheque para su liquid

3. Se concilian los importes recibidos y pendientes de pago

Controles contables con los de los suministradores.

4. Se elaboran expedientes de pago por proveedores conte

De cada factura, su correspondiente informe de recepcin (cua

Proceda) y el cheque o referencia al documento de pago.

4. Se cancelan las facturas con el cuo de pagado, al liquidar

5. Se mantienen al da las Cuentas por Pagar a Suministradore

Cuentas por Pagar Diversas, Cobros Anticipados y no presenta

Saldos envejecidos.

6. Se expedientan y registran correctamente las cancelaciones

cuentas por pagar y estas proceden de acuerdo con la legislac

vigente.

7. Las Cuentas por Pagar a Proveedores, las Diversas y los Co

Anticipados se desglosan por edades y se analizan por el cons

Direccin.

40

PT:

Auditor:

Fecha:

Nombre de la Empresa

Cuenta o Subsistema

Perodo auditado

Evaluacin de Control Interno

Subsistema de Costos y Gastos

1. La entidad aplica un sistema que le permite conocer los

Reales de su servicio.

2. Las fichas de costo por servicio estn actualizadas.

3. Se determinan las desviaciones de gastos desglosados por

conceptos, al compararse los gastos reales con los de las fich

costo confeccionadas.

4. Se realizan anlisis peridicos y sistemticos de las informa

De costo y de las causas de las desviaciones determinadas y

Analizan stas por el consejo de direccin.

6. Se elaboran presupuestos de gastos por reas de respo

Dad y se comparan stos con los gastos reales incurridos en l

Mismas, analizndose por el Consejo de Direccin las causas

Desviaciones detectadas.

7. Las gastos se registran al incurrirse y se analizan por los

Elementos (conceptos) establecidos por las entidades.

8. La entidad no presenta gastos por faltantes y prdidas, mu

41

ingresos por sobrantes por importes significativos.

9. La entidad no presenta gastos e ingresos de aos anteriore

Cantidades significativas.

PT:

Auditor:

Fecha.

Nombre de la Empresa

Cuenta o Subsistema

Perodo auditado

Evaluacin del Control Interno

Subsistema de Mercadotecnia

Aspectos

1. Es adecuada la estructura organizativa del mercadeo para

Cumplir los siguientes rubros establecidos:

a. Objetivos

b. Planes

c. Estrategias

a. Programas

b. Polticas

2. Est claro quin tiene la responsabilidad y quin tiene autorida

sobre:

a. Ventas

b. Investigacin de mercados

42

c. Distribucin

3. Ejerce el personal de las actividades de mercadotecnia

suficiente control para alcanzar los objetivos deseados en su

departamento en las reas de:

a. Ventas

b. Investigacin de mercados

c. Publicidad

d. Distribucin

PT:

Auditor:

Fecha:

Empresa Auditada

Cuenta o Subsistema

Perodo auditado

4. Se utilizan informes, mtodos y tcnicas efectivos de control

para las siguientes reas:

a. Ventas

b. Investigacin de mercados

c. Publicidad

d. Distribucin

5. Se mantiene un estrecho control sobre las actividades de

43

mercadeo y sus costos.

6. Se comparan las metas de mercadeo con los resultados

reales (lo presupuestado contra lo real).

44

PT:

Auditor:

Fecha:

Empresa Auditada

Cuenta o Subsistema

Perodo auditado

Evaluacin del Control Interno

Operaciones de Compras

1. Estn los procedimientos de compras organizados alreded

Bsqueda por:

a. Nuevas fuentes de aprovisionamiento

b. Nuevos productos

c. ms bajos precios

2. Se considera la calidad de las mercancas cuando se hace

Compras.

3. Toman en cuenta los procedimientos de compras los contr

Automticos y los balances (control interno) para hacer o coincid

pedidos con las facturas.

4. Los encargados de las compras ejercen un control adecua

Asegurar que:

a. se paguen los precios ms bajos por los artculos comprad

b. se compren productos, partes y piezas de repuesto mejore

5. Hay controles adecuados, es decir chequeos y saldos para

c. formular pedidos

d. la inspeccin de recibos

45

e. la coincidencia de pedidos, facturas e informes de lo recib

46

PT:

Auditor:

Fecha:

Nombre de la Empresa

Cuenta o Subsistema

Perodo auditado

Evaluacin del Control Interno

Operaciones del Circuito de Ventas

a) Organizacin

1. Existe un manual de funciones y procedimientos.

a) Est escrito

b) Es claro y preciso

c) Est actualizado

2. Se encuentran claramente definidas las lneas de

Autoridad y de responsabilidad.

a) Estn fijadas por escrito

3. Estn definidas las funciones de:

a) Vendedores

b) Servicios y atencin al cliente

4. Se encuentran claramente separadas las funciones de:

a) Ventas

b) Expedicin

c) Crditos

d) Facturacin

5. Hay polticas referidas a:

47

a) Condiciones generales de venta

b) Otorgamientos de crditos

c) Determinacin de precios

PT: