GESTION DE TRAMITE DOCUMENTARIO Y ARCHIVO. INDICE LOS RETOS DE LA EMPRESA ACTUAL FRENTE AL NUEVO...

GESTION DE TRAMITE DOCUMENTARIO Y ARCHIVO

INDICE

LOS RETOS DE LA EMPRESA ACTUAL FRENTE AL NUEVO ENTORNO GLOBALPROCESOS,TECNICAS Y HERRAMIEN TAS DEL NUEVO ENTORNO GLOBALADMINISTRACION DOCUMENTARIASUBSISTEMA DE CONTROL DOCUMENTARIOORGANIZACIÓN DE UNA OFICINA DE ADMINISTRACION DOCUMENTARIA COMUNICADO

LOS RETOS DE LA EMPRESA ACTUAL FRENTE AL

NUEVO ENTORNO GLOBAL

Economía basada en creación y distribución de la Información

Alta tecnología /Alta cualificación

Economía Global

Horizonte Largo Plazo



Carácter Innovador

Más autodependencia

Redes informales

Sociedad de opciones múltiples



Paradigmas pasan a visión de futuro y constante acción

Estructuras , esquemas y medios abierto y dinámicos



Economía basada en creación y distribución de la Información

Alta tecnología /Alta cualificación

Economía Global Horizonte Largo Plazo Carácter Innovador Más autodependencia Redes informales Sociedad de opciones

múltiples Paradigmas pasan a visión de

futuro y constante acción Estructuras , esquemas y

medios abierto y dinámicos

PROCESOS,TECNICAS Y HERRAMIEN TAS DEL NUEVO ENTORNO GLOBAL

Visión de Futuro

Megatendencias

Servicio al Cliente

Competitividad

Posicionamiento


Visión de Futuro Megatendencias Servicio al Cliente Competitividad Posicionamiento Productividad Desarrollo corporativo Creatividad Innovación Merchandising Marketing GLobalización Internacionalización Tecnología


Productividad

Desarrollo corporativo

Creatividad

Innovación

Merchandising


Marketing

Globalización

Internacionalización

Tecnología

Planeamiento Estratégico

PROCESOS,TECNICAS Y HERRAMIENTAS DEL NUEVO

ENTORNO GLOBAL

Paradigmas

Calidad Total

Benchmarking

Empowerment Reingeniería


ENTORNO GLOBAL

Organizaciones inteligentes

Organizaciones horizontales

Producción personalizada

Liderazgo


ENTORNO GLOBAL

Enfoque de los Sistemas

Feed-Back

Outsourcing

Hacia la Excelencia


ENTORNO GLOBAL Planeamiento Estratégico Paradigmas Calidad Total Benchmarking Empowerment Reingeniería Organizaciones inteligentes Organizaciones

horizontales Producción personalizada Liderazgo Feed-Back Outsourcing Hacia la Excelencia

ADMINISTRACION DOCUMENTARIA

Importancia de la Información para la toma de decisiones

Información y Conocimiento

Los retos de la Empresa Actual frente al Nuevo Entorno Global

La Calidad del Servicio


El Sistema de Administración Documentaria

Sub-Sistema de Control Documentario

Sub-sistema de Biblioteca

Técnicas de Simplificación de Formularios.


De la Información al Conocimiento : 1. Atención 2. Memoria 3. Pensamiento 4. Selección 5. Abstracción 6. Interpretación 7. Integración

SUB-SISTEMA DE CONTROL

DOCUMENTARIO

El servicio de recepción

Èl diseño de la numeración del documento

Importancia de la foliación

El servicio de Información

Proceso de control y seguimiento , reportes

SUB SISTEMA DE CONTROL DOCUMENTARIO

FUNCION BASICA:

Registrar, clasificar y controlar la documentación que ingresa y sale de la institución y de aquella que se genera en esta, asegurando su control y seguimiento dentro de los plzas establecidos, ofreciendo información completa y oportuna a los usuarios de estos servicios.

ORGANIZACIÓN DEL SUB-SISTEMA DE CONTROL DOCUMENTARIO

* Jefe del Control Documentario

* Equipo de Información, calificación y recepción de documentos.

* Equipo de codificación, numeración y registro.

* Equipo de control y seguimiento de la documentación

ORGANIZACIÓN DE UNA OFICINA DE ADMINISTRACION DOCUMENTARIA

JEFATURA DE LA OFICINA

* Secretaria

AREA DE CONTROL DOCUMENTARIO

* Információn, recepción y calificación.

* Codificación, numeración y registro.

* Control y seguimiento

AREA DE ARCHIVO CENTRAL

* Registradores

* Información y atención al público.

AREA DE BIBLIOTECA-CENRO DE DOCUMENTACIÓN

* Catalogación de Libros y Publicaciones

* Atención a los usuarios


FUNCION BASICA:

Planear, organizar, dirigir y controlar el movimiento de documentos que ingresan y salen de la institución y de aquellos que se generan dentro de esta, empleando los medios que aseguren su registro, custodia y su proceso oportuno dentro de los plazos establecidos por los dispositivos legales vigentes.

PROCEDIMIENTOS PARA CREAR LA OFICINA:

1. Análisis de la Misión de la Organización, objetivos, y metas asignadas a la Oficina de Administración Documentaria, en la Ley de Creación y el Reglamento de Organización y Funciones.

2. Revisión y desarrollo de las funciones, tareas y responsabilidades asignadas a la Oficina.

3. Agrupación de las funciones, tareas y responsabilidades similares y creación de áreas ó equipos funcionales.

4. Uso de criterios para la asignación de funciones a las áreas ó equipos funcionales (Departamentalización).


PROCEDIMIENTOS PARA CREAR LA OFICINA:

5. Estudio de la ubicación física de las Oficinas

6. Definir las relaciones internas y externas, y las líneas de coordinación, de dependencia, y de autoridad, y perfil de puestos.

7. Asignación del pesonal en función a las cargas de trabajao de cada áea.

8. Redacción de los manuales administrativos.

9. Capacitación del personal.

* Funciones * Responsabilidades

* Procedimientos * Uso de Formatos

* Manejo del Sistema * Trato con el público, etc.


Como organizar el Servicio de Recepcion

1. Sólo debe recepcionarse las solicitudes de servicios que han completado todos los requisitos mínimos para dar inicio a su trámite.

2. Foliar la documentación recepcionada de acuerdo a los criterios siguientes:

* Sólo originales, cuando existan copias.

* Cuando existan varias copias y no originales, sólo foliar una de las copias.

* Se folean fotocopias sólo cuando no existan originales ó copias del documento.

* Hojas, no páginas

* Cuando existan volúmenes empastados, cosidos o engrapados, estos serán considerados como un solo folio.


* Cuando el documento presentado está foliado, deberá añadirse la documentación adicional al final de este utilizando los mismos criterios señalados anteriormente.

* La foliación consiste en colocar un número correlativo en la parte superior derecha del documento.

3. Debe verificarse que el nombre o razón social, esten claramente escritos para evitar problemas en la búsqueda posterior.

4. La solicitud ó documento a presentarse, debe expresar claramente que está solicitando ó informando el usuario. (Sumilla).


Como diseñar la Numeracion del Expediente

1. Tener en cuenta el volumen de documentación que ingresa cada año para determinar la cantidad de dígitos a usar.

2. Reservar uno ó dos dígitos para identificar las áreas que atenderán la solicitud de servicio, ó para clasificar los documentos por asuntos.

3. Añadir dos (2) dígitos al número del doucumento, para identificar el año en que ingresó dicho documento.

Por ejemplo:

- Existen 15 unidades orgánicas. Adminstración es el código: 10

- Ingresan 65,000 documentos al año

- Se está controlando la documentación del año 1998 EJEMPLO: 10-59120-98


Registro de la documentacion que ingresa al Sistema

1. Habiendo verificado que la documetación presentada cumpla con los requisitos mínimos para iniciar su trámite, que los nombres o razón social esten claros, se haya foliado de acuerdoa los criterios establecidos, se procederá a su registro en el sistema.

2. Es importante que la fecha de ingreso sea correlativa, al igual que la numeración que se asigna, por razones de control

3. Para registrar el nombre o razón social debe considerarse los criterios siguientes:

* PERSONAS NATURALES

APELLIDOS PATERNO, MATERNO (DE CASADA), y luego los nombres. Por ejemplo: Juana ECHECOPAR DE COSIO

Registrar : Casa de Encendido S.A (La)


4. Los documentos deben ser presentados en original y copia, y debe sellarse la copia como cargo de su recepción al sistema. Debe emitirse una constancia de su ingreso al sistema que tenga la información siguiente:

* Nombre o Razón Social

* Número de ingreso al sistema

* Fecha de recepción (ingreso al sistema)

* Sumillar del contenido del documento.

* PERSONAS JURIDICAS

Suprimir los artículos de la Razón Social, por ejemplo: La Casa del Encendido S.A.

Registrar: Casa del Encendido S.A. (lA


Como organizar el Servicio de Informacion al Usuario

1. Elaborar un inventario de los procedimientos que se generan en la institución.

2. Identificar aquellos procedimientos que originan ser vicios al público interno y externo. .

3. Elaborar una Guía o Cartilla con los requisitos mínimos para dar inicio a los trámites de los servicios, en coordinación con las áreaas especializadas. Debe publicarse y entregarse a los usuarios cuand se trata de servicios de alta frecuencia.

4. Estudiar la ubicación adecuada del área de información y orientación. Debe estar en el primer piso, y ser el primer contacto con el público.

5. Seleccionar al personal adecuado para esta función, previo entrenamiento sobre los procesos y servicios que brinda la institución


Proceso de Control y Seguimiento

Este proceso del Sub-Sistema de Control Documentario, es el más importante, debido a que permitirá que la información registrada en el sistema sea manual o automatizado, se mantenga actualizada.

El éxito de este proceso depende basicamente de dos aspectos fundamentales en la implementación de los sistemas:

- El apoyo decidido de la Alta Dirección de la Institución, para que las normas y procedimientos sean cumplidos en todos los niveles de organización, sin excepción; con el fin de asegurar que el movimiento de la documentación (expedientes) sea registrada o informada al sistema de inmediato.

- La implantación de un procesos de capacitación intensivo y bien dirigido al pesonal de todos los niveles de la organización, acompañado de un Programa de Difusión que señale las ventajas que ofrece un sistema de información actualizado.


Por otro lado es importante que los REPORTES que debe emitir el Sistema sean procesados y distribuidos en los plazos y frecuencias establecidas:

- Reporte semanal: “Documentos detenidos por más de 10 días distribuido a todas las áreas de la institución

-Reporte mensual: “Balance de documentos ingresados y procesados”, a ser distribuidos a todas las áreas de la institución.

Como resultado del procesamiento de estos reportes en las áreas de la institución, se mantendrá informado y actualizada la información del sub-sistema de control documentario.

COMUNICADO

A NUESTROS USUARIOS LOS INVITAMOS A INGRESAR A

NUESTROS CORREOS ELECTRONICOS CUALQUIER COMENTARIO O CONSULTA

SOBRE LA [email protected]

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