SISTEMADETRAMITEDOCUMENTARIO - UNICA · SISTEMADETRAMITEDOCUMENTARIO Objetivo El objetivo principal...

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SISTEMA DE TRAMITE DOCUMENTARIO Objetivo El objetivo principal del Sistema de Tramite Documentario es permitir a la facultad de Administración poder gestionar, controlar y dar seguimiento de la ubicación física y digital de la documentación que llega y fluye dentro de ella, así como la documentación que se genera de dicha facultad. Alcance El Sistema incluye los siguientes procesos: Documentación que ingresa a la facultad y/o dependencia. Documentación que se remiten de la facultad y/o dependencia. Documentación interna. Generación de un Expediente Virtual. En base a cada documento recibido se genera un expediente virtual el cual está conformado por las siguientes secciones: La información del documento. Comentarios o indicaciones para los responsables de la atención. Seguimiento del flujo o ruta de atención. Requerimientos Para tener acceso al Sistema de Tramite documentario cada área deberá contar con una computadora con acceso a internet. Instrucciones Para ingresar al sistema se le otorga a cada personal encargado de las áreas de la facultad las credenciales respectivas para el ingreso, de no tener el usuario y/o contraseña se deberá contactar con la Oficina General de Tecnología, Informática y comunicaciones , Área de Desarrollo de Software, al siguiente número telefónico 211176 o al correo [email protected]

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‍‍SISTEMA‍DE‍TRAMITE‍DOCUMENTARIO

Objetivo

El objetivo principal del Sistema de Tramite Documentario es permitir a la facultad de Administración poder gestionar, controlar y dar seguimiento de la ubicación física y digital de la documentación que llega y fluye dentro de ella, así como la documentación que se genera de dicha facultad.

Alcance

El Sistema incluye los siguientes procesos:

Documentación que ingresa a la facultad y/o dependencia.

Documentación que se remiten de la facultad y/o dependencia.

Documentación interna.

Generación de un Expediente Virtual.

En base a cada documento recibido se genera un expediente virtual el cual está conformado por las siguientes secciones:

La información del documento.

Comentarios o indicaciones para los responsables de la atención.

Seguimiento del flujo o ruta de atención.

Requerimientos

Para tener acceso al Sistema de Tramite documentario cada área deberá contar con una computadora con acceso a internet.

Instrucciones

Para ingresar al sistema se le otorga a cada personal encargado de las áreas de la facultad las credenciales respectivas para el ingreso, de no tener el usuario y/o contraseña se deberá contactar con la Oficina General de Tecnología, Informática y comunicaciones , Área de Desarrollo de Software, al siguiente número telefónico 211176 o al correo [email protected]

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Para ingresar al sistema vamos al siguiente link http://www.unica.edu.pe/publicacion/Stdunica/

Este link nos llevara a la página de inicio del sistema.

Luego de ingresar correctamente el usuario y contraseña nos llevara al sistema, generalmente el usuario será de la siguiente forma:

La primera letra del nombre seguida con la apellido.

Por‍ejemplo‍es‍usuario‍Jeison‍Castro‍tendrá‍por‍usuario‍“jcastro”.

Concepto de cada Icono del panel de incio del sistema.

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Dependencia: nos indica la facultad a la que el usuario pertenece en este caso la facultad de Educación.

Área: nos indica el área o la oficina a la que pertenece el usuario en este caso pertenece a mesa de partes.

Posteriormente aparecerá en la parte superior derecha del panel los nombres del usuario sesionado.

Administración: al desplegar la flecha tendremos las opciones para administrar y gestionar los documentos que se registren en el sistema. Reportes: al desplegar tendremos las opciones para poder tener un listado de los documentos que se registren en el sistema.

Y las ventanas de administración de documentos.

Registros: nos indica el total de documentos que ha sido ingresado al sistema. Atendidos: nos indica el número de documentos que han sido revisados.

REGISTRO DE UN DOCUMENTO RECIBIDO

Para poder ingresar al llenado de formulario lo podemos hacer de dos formas:

Dando clic en la el botón INGRESAR o en la opción CREAR DOCUMENTOS.

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Nos

llevara al siguiente formulario:

1. N° de expediente: en este campo se genera un código que identificara a los documentos internamente en el sistema. En este aparecerá D1009 indicando que la primera letra corresponde al código de la facultad y las demás son el orden correlativo de los documentos que son registrados.

2. N° de trámite: en este campo se debe ingresar el número de trámite que indica el documento esto generalmente se ve cuando llega el documento con una hoja de ruta.

3. Fecha de recepción: en este campo se indicara la fecha que el documento ha sido ingresado, el sistema genera la fecha actual pero este campo es modificable.

4. Hora de recepción: en este campo se indicara la hora que el documento ha sido ingresado, el sistema genera la fecha actual, este campo es modificable.

5. Tipo Doc.: dando clic en este campo se abrirá una lista para elegir el tipo de documento.

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6. N° doc: este campo será de llena con el número de código por ejemplo: 001-

FDE-UNICA-2015. 7. Folios: se ingresa el número de folios (hojas) que tiene los documentos. 8. Procedencia: dando clic en este campo se abrirá una lista para elegir la

procedencia del documento.

9. Dependencia: Seleccionamos la dependencia por ejemplo si seleccionamos facultades nos mostrara la siguiente lista.

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10. Sub dependencia: Indicamos la sub dependencia, por ejemplo si elegimos educación se mostrara la siguiente lista.

11. Asunto: en este campo escribimos el asunto del documento. 12. Descripción: una pequeña descripción del documento. 13. Correo: correo del interesado del documento este servirá para realizar el

seguimiento del flujo del trámite.

Al terminar de ingresar todos los campos damos clic en el botón guardar y mostrara el siguiente mensaje.

Dando clic en el botón Ir a listado de documentos.

Y nos mostrara lo siguiente:

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Nuevo documento: dando clic en este botón nos llevara al formulario de ingreso de documentos.

Estado: hay dos estados pendiente cuando el documento no ha sido revisado y atendido cuando el documento ya ha sido tratado.

N° de expediente: se muestra el código generado por el sistema y además nos mostrara la cantidad de días que han pasado desde que se ha registrado el documento, esto funciona como un semáforo cuando las letras están en azul significa que han pasado dos días desde que se ingresó el documento, cuando las letras están en naranja quiere decir que han pasado tres días y las letras rojas son para más de 5 días.

Este botón nos permitirá editar los datos del documento en caso estén registrados incorrectamente o se requiere actualizar dicha información.

REGISTRO DE UN DOCUMENTO EMITIDO

Para el registro de un documento emitido se sigue unos pasos muy similares a los documentos recibidos. Para ingresar tenemos dos opciones

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Y nos mostrara un formulario muy similar al de documentos recibidos.

SEGUIMIENTO DE UN DOCUMENTO

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Para hacer el seguimiento podemos ingresar al formulario de dos formas

Nos mostrará una ventana como esta:

Para enviar un documento damos clic en el número de expediente eso hará que en la ventana del lado derecho aparezca el numero automáticamente seleccionamos el destino (a que área enviaremos el documento), sub destino (en caso sean las escuelas) y la observación como ejemplo (“pase‍para‍su‍revisión”).‍

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Mostrará el siguiente mensaje:

HISTORIAL DE UN DOCUMENTO

Para ingresar al historial de los documentos damos clic en:

Nos mostrara la siguiente ventana:

Aquí podemos buscar un documento por Nº expediente y dando en el botón BUSCAR

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En el botón podemos ver detalladamente el flujo del documento, por las áreas ha pasado, el estado del documento (atendido o pendiente), fecha de ingreso, hora de ingreso, salida y demás detalles.

REPORTES

Los‍reportes‍son‍documentos‍pdf’s‍que‍nos‍muestran por categorías y en lista.

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Documentos recibidos: dando clic en esta opción nos mostrara un listado con los documentos que han sido recibidos.

Documentos emitidos: dando clic en esta opción nos mostrara un listado con los documentos que ha sido recibidos.

Documentos Recibidos hoy: dando clic en esta opción nos mostrara un listado con los documentos que ha sido recibidos en el presente día.

Documentos Emitidos hoy: dando clic en esta opción nos mostrara un listado con los documentos que ha sido emitidos en el presente día.

Documentos por rango de fecha: dando clic en esta opción nos mostrara una ventana donde tenemos que poner las fechas en las cuales se registró el documento.

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CONSULTAS Y SEGUIMIENTO DE DOCUMENTOS

Mediante este sistema informático vía Web usted podrá buscar y dar seguimiento a los expedientes que está tramitando, de esta manera podrá visualizar las diferentes acciones y respuestas que ha tenido su expediente durante el periodo de tramitación.

Haciendo sencilla y poco tediosa la búsqueda del mismo, optimizando tiempo y costos para usted.

Ingresando al link:

http://www.unica.edu.pe/publicacion/Stdunica/admin/consul_detalle.php

Por ejemplo ingresamos el número de expediente:

D1008

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Para eso nos llegara un correo electrónico:

Con el siguiente mensaje:

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Al ingresar el numero en el link http://www.unica.edu.pe/publicacion/Stdunica/admin/consul_detalle.php.

NOS APARECERA LO SIGUIENTE

Dando clic en ver:

Aquí nos mostrara todos los detalles del documento en trámite:

En el campo interesado nos mostrara el correo electrónico del interesado el estado del documento las áreas por donde ha pasado y si está atendido o pendiente.