ADMINISTRACION DEL PROCESO DE TRAMITE DOCUMENTARIO · TRAMITE DOCUMENTARIO FECHA: 09/08/2005 2/23...

CODIGO: SGII-SG-001-05

VERSION: PRIMERA

AREA:

SECRETARIA GENERAL E IMAGEN INSTITUCIONAL

UNIDAD DE SECRETARIA GENERAL

TITULO:

ADMINISTRACION DEL PROCESO DE

TRAMITE DOCUMENTARIO

RUBRO NOMBRE FIRMA FECHA

Formulado por:

Equipo de Elaboración del Manual

de Procedimientos (MAPRO) - OPP

Revisado por: Secretaría General e Imagen

Institucional

VºBº por: Oficina de Planificación y

Presupuesto

INDECI PROCEDIMIENTO: COD: SGII-SG-001-05 PAG

Sede Central ADMINISTRACION DEL PROCESO DE TRAMITE DOCUMENTARIO

FECHA: 09/08/2005 2/23

1. OBJETIVO

Estandarizar el procedimiento de trámite de documentos internos y externos que ingresan a través de Mesa de Partes de Secretaría General del INDECI.

2. ALCANCE

Este procedimiento es de aplicación en la recepción y trámite de documentos que llegan de entidades u órganos externos e internos al INDECI. Describe las actividades a desarrollar desde el ingreso de los documentos por Mesa de Partes para su decreto por Secretaría General o la Alta Dirección, la derivación para su respectivo trámite en INDECI y el envío del documento respuesta al interior o exterior del mismo.

3. BASE LEGAL

3.1. Reglamento de Organización y Funciones del INDECI, artículos 51°, 52° y 53°.

3.2. Ley Nº 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General, del artículo 103° al 191°, publicada el 11MAR01.

3.3. Ley Nº 27806, Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública, publicada el 03AGO02.

3.4. Ley Nº 27927, que modifica la Ley Nº 27806, publicada el 07AGO03.

3.5. Resolución Jefatural Nº 073-85/AGN-J-31MAY85, que aprueba las Normas Generales del Sistema de Archivos para el Sector Público Nacional.

4. REQUISITOS DEL PROCESO

Los documentos entregados a Mesa de Partes para su recepción, los que deberán cumplir con los requisitos previstos en la Ley del Procedimiento Administrativo General – Ley Nº 27444, acompañados de todos sus antecedentes e información adicional que se requiera según la naturaleza del procedimiento administrativo o trámite.

5. RESPONSABLES DEL PROCESO

5.1. Secretario General.

5.2. Coordinador Administrativo.

6. CONSIDERACIONES

SISCO

6.1. El actual Sistema de Correspondencia SISCO tiene deficiencias en relación a la estabilidad, dado que no ha sido diseñado para manejar grandes volúmenes de información y soportar la interconexión de varias estaciones usuarias. El hecho de cargar la Base de Datos con la información de ingreso y salida de documentos hace que colapse y genere en ciertos casos la pérdida de información.



FECHA: 09/08/2005 3/23

6.2. Los documentos tanto internos como externos que inician el trámite y que contienen una referencia deberían adjuntar la misma antes de ser presentados por Mesa de Partes. Sólo deberían ser exentos el caso de documentos reiterativos, dado que el documento inicial ya tiene una referencia adjunta en el área respectiva y la solicitud de adjuntarles referencia demora el proceso y lo hace redundante.

6.3. El registro auxiliar será impreso y legalizado a partir de este año siguiendo lo establecido en las Normas Generales para el resguardo de archivo físico en los Sistemas de Archivo del Sector Público Nacional. Se están evaluando nuevas normas para en coordinación con el Archivo General de la Nación darles aplicación y realizar las modificaciones en el Sistema de Archivo actual del INDECI si fuera necesario.

6.4. Se debe de tener en cuenta para el sistema que se viene desarrollando que cuando el documento es destinado a una determinada Unidad Orgánica, el usuario de dicha unidad debe tener la autorización de registrar la ruta que tiene el documento dentro de la Unidad Orgánica así como el imprimir un reporte de la ruta anterior dando detalle de la ubicación, responsable, acciones tomadas y del destino. Asimismo se debe considerar que una vez que se haya registrado la salida del documento, la unidad que le dio trámite no debe estar autorizado para cambiar la información ingresada al sistema. Cualquier variación se ejecutará a través de la Unidad de Secretaría General. La unidad orgánica será responsable de la información registrada en el sistema y de los documentos que emite o destina a través de la Unidad de Secretaría General.

MESA DE PARTES

6.5. Los documentos que no cumplan con los requisitos exigidos por el INDECI no podrán iniciar el trámite, siendo observados en Mesa de Partes, los que deben ser subsanados por el usuario dentro del plazo de dos1 días hábiles.

6.6. A todo documento que ingresa por Mesa de Partes se le asigna una Hoja de Trámite por ello es necesario tener en cuenta que si un documento ha sido observado por la Alta Dirección y llega luego de ser reformulado para su aprobación debe conservar el número de Hoja de Trámite que fue asignado la primera vez que ingresó, evitando de esta manera confusiones que podría traer el hecho de asignarles una nueva Hoja de Trámite con un número diferente. Esta consideración también se haría efectiva para el caso de visado de resoluciones Jefaturales, dado que el proyecto de resolución entra primero por Mesa de Partes de Secretaría General para ser aprobado y por último para ser visado.

6.7. Las Unidades Orgánicas deberán remitir copia informativa a las Direcciones Regionales de Defensa Civil, de los Oficios dirigidos a los Gobiernos Regionales referentes a temas que se encuentren dentro del ámbito de acción de los mismos. La Unidad de Secretaría General deberá verificar que el documento emitido por la Unidad Orgánica incluya copia informativa para la Dirección Regional de Defensa Civil, correspondiente.

1 Ley N° 27444 – Ley del Procedimiento Administrativo General, artículo N° 125.



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7. OBSERVACIONES

7.1. Actualmente el SISCO no funciona interconectado a nivel de las Unidades Orgánicas. Este problema se presentó aparentemente desde la realización de modificaciones para la actualización de los sistemas operativos de los computadores personales.

7.2. El hecho de que no funcione interconectado obliga a las Unidades Orgánicas a registrar nuevamente los documentos que ingresan y salen de cada Unidad Orgánica, duplicando el tiempo que se emplea en digitar la información, además de producir acumulación de los mismos.

8. RECOMENDACIONES

8.1. Con relación al sistema SISCO, es conveniente evaluar la actual infraestructura de tecnología para poder implementar un sistema que optimice tanto el ingreso de información como la ejecución de consultas simultáneas e interconecte a todas las unidades orgánicas de manera que se agilice el trámite administrativo y se pueda realizar un seguimiento de los documentos en trámite, permitiendo brindar información Online al usuario acerca del estado de su trámite.

8.2. En el Registro de documentos en la Unidades Orgánicas, sería recomendable el uso de códigos de barras que permitan mediante un lector óptico o similar ingresar el código del documento y registrar el destino para proseguir con el trámite. El ingreso de información se realizaría en Secretaría General, quienes le asignarán la numeración correspondiente a los documentos que llegan al INDECI por Mesa de Partes.

8.3. El Sistema debe de tener la flexibilidad para soportar consultas múltiples o en todo caso trabajar a nivel local el ingreso de documentos y en un momento determinado realizar la réplica para actualizar el Sistema. La utilización de esta tecnología facilitaría la labor de seguimiento de documentos dado que el Sistema se encuentra actualizado.

8.4. El nuevo Sistema de Trámite Documentario, el que estará operativo durante el 2do. Semestre del 2004 deberá tener en cuenta las consideraciones, observaciones y recomendaciones.

8.5. Debe de tenerse en cuenta la incorporación de tecnología y políticas de información para la conservación y recuperación en medios magnéticos a través de copias de seguridad (backup).

8.6. En la asignación de los niveles de seguridad se deberá de tener en cuenta de que no sólo se debe establecer privilegios por usuario sino también por documento, dado que los documentos confidenciales sólo deben ser visualizados por usuarios autorizados.

9. DEFINICIONES

9.1. Administrado: Sujeto de Derecho, institución u organismo externo a la Sede Administrativa del INDECI, que participa y/o inicia el procedimiento.

9.2. Cuaderno de Cargo: Cuaderno que se utiliza para registrar los documentos recibidos por el usuario o destinatario, quien firma en señal de cargo.



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9.3. Documento Decretado: Documento que contiene la disposición de la acción respectiva, con firma y/o sello del Jefe, SubJefe o Secretario General, Jefe de Dirección u Oficina.

9.4. Documento Externo: Documento proveniente de un destinatario exterior del INDECI.

9.5. Documento Interno: Documento que pertenece a una determinada unidad orgánica del INDECI.

9.6. Documento Referencia: Documento que se presentó con anterioridad; que fue procesado y numerado; al que se hace referencia con la finalidad de continuar o sustentar un trámite.

9.7. Documento Respuesta: Documento que emiten las Unidades Orgánicas del INDECI, contestando o atendiendo un documento (externo, interno y/o decretado), considerando como el producto final del Proceso de Trámite Documentario (en algunos casos).

9.8. Documento Visado: Documento que lleva el visto bueno del Jefe, Subjefe, Director Nacional o Jefe de Unidad Orgánica del INDECI.

9.9. Hoja de Trámite: Hoja que adjunta el área de Trámite Documentario de la Secretaría General, a todo documento que ingresa por la Mesa de Partes, que contiene el número de ingreso del documento (o número de expediente), la descripción del documento y que sirve de base para la tramitación posterior del documento.

9.10. Registro Auxiliar: Registro de datos de documentos respuesta que fueron tramitados por el INDECI.

9.11. Sistema de Correspondencia (SISCO): Software que se emplea para el registro de documentos recibidos y enviados. Permite realizar la búsqueda de documentos y generar reportes para agilizar actividades relacionadas con el control y seguimiento de documentos.

10. TIPO DE DOCUMENTOS

10.1. Actas de Reunión: Relación escrita de lo sucedido, tratado o acordado en una reunión, cuenta con la firma de los asistentes a la reunión.

10.2. Convenio: Acuerdo vinculante entre dos o más personas o entidades determinadas.

10.3. Directiva: Disposición de rango superior que han de cumplir todos los miembros del organismo o institución. En el INDECI las directivas se aprueban mediante Resolución Jefatural.

10.4. Informe: Descripción escrita de las características y circunstancias de un suceso o asunto. Dictamen o dicho de un funcionario o servidor en un asunto de su competencia

10.5. Memorándum: Documento mediante el cual se expone, comunica o sustenta una solicitud, acción o en determinado asunto al interior de la entidad. Se utiliza sólo al interior del INDECI y son de dos tipos:

� Memorándum Simple: Va dirigido a un solo funcionario o trabajador.

� Memorándum Múltiple: Va dirigido a varios funcionarios o trabajadores.



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10.6. Oficio: Comunicación oficial hacia el exterior de una entidad en el que se manifiesta o expone un hecho o asunto determinado, a otra administración pública, entidad y/o administrado. Son de dos tipos:

� Oficio Simple: Va dirigido a un destinatario.

� Oficio Múltiple: Va dirigido a varios destinatarios.

10.7. Resolución: Son actos administrativos, normativos, declarativos y/o de organización interna que producen efectos jurídicos sobre los administrados o al interior de la entidad. Tipos de Resoluciones:

� Resolución Jefatural: Autorizada y suscrita por el Jefe del INDECI.

� Resolución SubJefatural: Autorizada y suscrita por el SubJefe del INDECI, como máxima autoridad administrativa que depende directamente del Jefe del INDECI.

� Resolución Directoral: Autorizada y aprobada por Directores Nacionales y/o regionales, dentro del ámbito de su competencia.

� Resolución de Jefatura de Oficina: Autorizada y aprobada por un Jefe de Oficina, entro del ámbito de su competencia.

10.8. Otros documentos: Cargos de Notificación, notas de atención, etc.



FECHA: 09/08/2005 7/23

11. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO

UNIDAD ORGANICA RESPONSABLE DESCRIPCION DE ACTIVIDADES

Trámite de Documentos Externos

ADMINISTRADO Responsable

1. Presenta documento a INDECI. Lo remite por Courier 2. Envía documento a INDECI y espera por

voucher. El Encargado de Mesa de Partes recepciona el documento con el voucher y verifica la conformidad con relación a la presentación formal y a los antecedentes del mismo.

SGII / SECRETARIA

GENERAL

Encargado de Mesa de Partes

El documento no cumple con los requisitos No fue observado en Mesa de Partes 3. Envía el documento a Coordinador

Administrativo, continúa en la actividad 28, pero realiza la actividad 5.

Caso contrario 4. Coloca observaciones en el voucher,

informándole acerca del plazo de subsanación y anexa una nota con dichas observaciones al documento. Continúa en la actividad 5.

El documento cumple con los requisitos 5. Sella, firma y devuelve el voucher al

Courier. El Courier recibe el voucher para ser entregado al Administrado. Continuar después de la actividad 9.

ADMINISTRADO / UO

Responsable

No lo remite por Courier (entrega es en Mesa de Partes) 6. Presenta documento con cargo. El Encargado

de Mesa de Partes recibe los documentos (presentados por los Administrados o unidades orgánicas del INDECI), verifica los requisitos con relación a la presentación formal y a los antecedentes del mismo. Para el caso de las Unidades Orgánicas el procedimiento continúa en el actividad 9.

SGII / SECRETARIA

GENERAL


El documento no cumple con los requisitos No fue observado en Mesa de Partes 7. Envía el documento a Coordinador

Administrativo, ir al actividad 28. Luego continúa en el actividad 9.

Caso contrario 8. Coloca observaciones en el cargo y

una nota en el documento.



FECHA: 09/08/2005 8/23

SGII / SECRETARIA

GENERAL


Si el documento cumple con los requisitos 9. Sella, firma y devuelve el cargo al

Administrado o al responsable de la Unidad Orgánica. El Administrado recibe el cargo.

ADMINISTRADO / UO

Responsable

El documento no tiene observaciones de Mesa de Partes Espera respuesta. Para el caso del Administrado continúa en la actividad 71 y para el caso de las Unidades Orgánicas en la actividad 60. Caso contrario 10. Revisa, corrige y/o completa. 11. Envía documento subsanado a Mesa de

Partes del INDECI. El Encargado de Mesa de Partes recepciona el documento y verifica los plazos, luego continúa en el condicional “Plazo vencido”, después de la actividad 11.


El documento tiene observaciones 12. Envía el documento al Coordinador

Administrativo, quien recibe el documento.

Coordinador Administrativo

13. Archiva temporalmente el documento con observaciones y espera un plazo perentorio de 48 horas. Pasado dicho plazo sin que el Administrado o la Unidad Orgánica no lo subsane se dará por no presentado al INDECI. Continúa en el actividad 14. El documento se encuentra fuera de plazo 14. Comunica el vencimiento del plazo al

Administrado o a la Unidad Orgánica en el que indica que el documento se considera no presentado. El Administrado o la Unidad Orgánica recibe el comunicado del Coordinador Administrativo a través de un documento o correo electrónico y finaliza el proceso.

15. Envía el documento a Archivo. El Encargado de Archivo recibe el documento con observaciones.

Encargado de Archivo

16. Archiva el documento definitivamente, dándose como no presentado y finaliza el proceso.

SGII / SECRETARIA

GENERAL


El documento no se encuentra fuera de plazo 17. Recibe el documento proveniente del

Administrado o de la Unidad Orgánica.



FECHA: 09/08/2005 9/23

SGII / SECRETARIA

GENERAL


18. Ingresa a SISCO y registra lo siguiente: a. Tipo de documento. b. Número de documento y fecha de ingreso. c. Seguridad. d. Prioridad. e. Asunto de documento f. Anexos. g. Remitente. Si no existe remitente en la base

de datos lo registra como uno nuevo. 19. Imprime y recoge Hoja de Trámite en Secretaría

General. 20. Revisa número de referencia de documento.

No existe número de referencia Ir a la actividad 28. Existe número de referencia

El número de referencia no es correcto 21. Llama a remitente y pide número correcto.

El remitente recibe la llamada y verifica el número de referencia.

ADMINISTRADO Responsable 22. Envía número correcto de referencia, que

es recibido por el Encargado de Mesa de Partes.


El número de referencia es correcto 23. Busca documento referencia en la oficina

de Secretaría General. Encuentra referencia en Secretaría General 24. Fotocopia documento referencia. Continúa

en el actividad 27. No encuentra referencia en Secretaría General 25. Envía número de referencia a Encargado

de Archivo, quien lo recibe y busca el documento en el archivo de la Unidad de Secretaría General o en los archivos de las Unidades Orgánicas del INDECI.


26. Fotocopia documento de referencia y envía la copia. El Encargado de Mesa de Partes recibe la copia del documento de referencia.

SGII / SECRETARIA

GENERAL


27. Adjunta al documento con el que ingresó la referencia.

28. Envía documento con Hoja de Trámite. Si el documento que ingresa no hace referencia a ningún documento, se envía sin referencia. El Coordinador Administrativo recibe el documento que cumple con los requisitos y los documentos que no fueron observados en Mesa de Partes.



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Si el documento no cumple con los requisitos 29. Prepara oficio. 30. Envía el oficio a Técnico Administrativo para

que lo numere, ir a la actividad 55. 31. Archiva temporalmente el documento con

observaciones y espera un plazo perentorio de 48 horas. Si pasado ese plazo el Administrado o las Unidades Orgánicas no presentan el documento conforme se dará por no presentado. Plazo no está vencido Regresa al actividad 28. Plazo esta vencido 32. Envía comunicado del vencimiento del

plazo al usuario en el que indica que el documento se considera como no presentado. Continúa luego de la actividad 58.

33. Envía documento a Archivo. El Encargado de Archivo recibe el documento.


34. Archiva el documento con observaciones definitivamente dándose como no presentado y finaliza el proceso.


El documento cumple con los requisitos El documento es urgente 35. Envía el documento para fotocopiarlo. El

Encargado de Distribución recibe el documento.

SGII / SECRETARIA

GENERAL

Encargado de Distribución

36. Fotocopia documento. 37. Devuelve documento. El Coordinador

Administrativo recibe el documento para destinarlo a la autoridad correspondiente. Continúa después de la actividad 43.

38. Envía copia que será recibida por la Unidad Orgánica. El responsable de la Unidad Orgánica recibe la copia y firma el Cuaderno de Cargos como anticipo al trámite.

UO Responsable

39. Envía el cuaderno de cargos firmado. El Encargado de Distribución recibe el cuaderno de cargos.

40. Avanza procedimiento administrativo y espera el documento original. Continúa en el actividad 60.

SGII / SECRETARIA

GENERAL


41. Envía el cuaderno de cargos para el descargo. El Técnico Administrativo recibe el cuaderno de cargos.



FECHA: 09/08/2005 11/23

Técnico Administrativo

42. Ingresa a SISCO y registra la entrega del documento a la Unidad Orgánica.

43. Retorna el cuaderno de cargos al Encargado de Distribución y finaliza el proceso de distribución de documentos.


El documento no es urgente El documento va dirigido a Jefatura 44. Envía documento a Jefatura y espera

documento decretado y/o visado, según la naturaleza del trámite. En Jefatura el documento entra al proceso de “Trámite de Documentos en la Jefatura”. Continúa en la actividad 50.

El documento va dirigido a SubJefatura 45. Envía documento a SubJefatura y

espera documento decretado y/o visado, según la naturaleza del trámite. En SubJefatura el documento entra al proceso “Trámite de Documentos en la SubJefatura”. Continúa en la actividad 50.

El documento va dirigido a Secretaría General 46. Envía documento a Secretaría General

y espera documento decretado y/o visado, según la naturaleza del trámite. El Secretario General recibe y revisa el documento.

Secretario General

47. Decreta y/o visa el documento. Es documento interno a Secretaría General 48. Toma acciones sobre el documento. No es documento interno a Secretaría General 49. Envía documento decretado, firmado o

visado.

SGII / SECRETARIA

GENERAL


50. Recibe el documento proveniente de la Alta dirección o de la Oficina del Secretario General.

El documento es interno a Secretaría General El documento ingresa al Subproceso interno de Secretaría General, se dará respuesta con un documento según sea la naturaleza del trámite.

No genera un documento respuesta 51. Envía documento. El Encargado de

Archivo recibe el documento.



FECHA: 09/08/2005 12/23


52. Ingresa a SISCO y registra descargo de documento.

53. Archiva documento interno en legajo correspondiente y finaliza el proceso documentario para documentos internos a Secretaría General.


Genera un documento respuesta 54. Envía documento al Encargado de

Mesa de Partes para que lo registre, imprima la Hoja de Trámite y se proceda al trámite correspondiente, dado que es un documento externo. Retorna a la actividad 18.

El documento no es interno a Secretaría General

55. Envía el documento decretado o no. El Técnico Administrativo recibe el documento.


56. Coloca numeración correlativa. 57. Envía el documento. El Encargado de

Distribución recibe el documento.


58. Fotocopia documento. Esta copia la utiliza para control interno, como evidencia de que llegó. El documento no es externo a la Sede del INDECI 59. Fotocopia la Hoja de Trámite, la que será

usada como cargo del documento. 60. Reparte documento con cargo. El

responsable la Unidad Orgánica recibe el documento y firma el cargo.

61. El Responsable de la Unidad Orgánica devuelve el Cuaderno de Cargos al Encargado de Distribución.

62. Envía el cargo devuelto por la Unidad Orgánica al Técnico Administrativo. Ir a la actividad 72, continúa en la actividad 63.

63. Envía la copia del documento. El Encargado de Archivo recibe la copia del documento.

SGII / SECRETARIA

GENERAL


64. Archiva temporalmente el documento y espera el cargo para archivar la copia definitivamente. Ir a la actividad 75.

UO Responsable

65. Analiza y toma las acciones necesarias. El documento No es sólo para conocimiento de la Unidad Orgánica El documento sigue el subproceso correspondiente que puede ser: Solicitud de combustible, Asesoramiento y Opinión de Carácter Técnico-Legal (para órganos



FECHA: 09/08/2005 13/23

UO Responsable

descentralizados), Aceptación de Donación a favor del INDECI, efectuada por una Entidad Extranjera, etc. 66. El producto de esos procesos es el

Documento Respuesta, que será enviado a Mesa de Partes de Secretaría General para su aprobación y/o distribución. Regresar a la actividad 6.

Caso contrario 67. Toma conocimiento del documento y

envía la Hoja de Trámite para que en la Unidad de Secretaría General se realice el descargo. El Técnico Administrativo recibe la Hoja de Trámite. Continúa en el actividad 74.


El documento es externo a la Sede del INDECI 68. Envía el documento. El Técnico

Administrativo recibe el documento.

SGII / SECRETARIA

GENERAL Técnico

Administrativo

Va a provincia 69. Remite a través del Courier. Continúa

en el actividad 71. Caso contrario (va al interior de la ciudad) 70. Prepara cuaderno de cargos para

enviar con Mensajero el documento. 71. Envía documento con cargo y espera. El

Administrado recibe el documento con cargo.

ADMINISTRADO Responsable

72. Sella (empresa pública o privada), firma y entrega el cargo del INDECI. El Técnico Administrativo recibe el Cargo. Continúa en el actividad 74. El documento no fue aprobado 73. Corrige y/o completa el documento.

Retorna al actividad 1. Documento fue aprobado El Administrado se encarga de continuar el trámite fuera de la sede y se da fin al proceso.

SGII / SECRETARIA

GENERAL


74. Ingresa a SISCO y descarga el documento con voucher u Hoja de Trámite.

75. Envía a Archivo la Hoja de Trámite con la copia del documento y el cargo; y espera hasta fin de año, luego ir al actividad 78. El Encargado de Archivo recibe el documento.



FECHA: 09/08/2005 14/23

SGII / SECRETARIA

GENERAL


76. Busca Legajo correspondiente. 77. Archiva Hoja de Trámite con copia de

documento tramitado y cargo de forma definitiva.

Legalización de Registro Auxiliar

SGII / SECRETARIA

GENERAL


78. Imprime el Registro Auxiliar. 79. Lleva el Registro Auxiliar a un Notario

Público para que lo legalice. 80. Archiva Registro Auxiliar, y el proceso se

da por finalizado.

12. DIAGRAMA DE FLUJO

INICIO

1Define presentar

2Envía documento

Remitepor Courier

?

Voucher

2Recepcionadocumento

5Sella, firma y

devuelve voucher

5Recibe voucher

6Presenta documento

b

6Recepciona documento

No

Si

Trámite deDocumentos Externos

Trámite deDocumentos Internos

6Presenta documento

con cargo

α

ADMINISTRADO SECRETARIA GENERAL

Encargado de Mesa de Partes Coordinador Administrativo Técnico Administrativo

UNIDADORGANICA

ADMINISTRACION DEL PROCESO DE TRAMITE DOCUMENTARIO

Secretario General

Documentocumple

requisitos?

ObservaDocumento

?

4Coloca

observaciones

3Envía documento a

Si

Si

No

No

c

t

d

v

SGIIINDECI

V D

C D

Respuesta


Encargado de Mesa de Partes Coordinador Administrativo Encargado de Archivo

UNIDADORGANICA


Secretario General

α

9Sella, firma y

devuelve cargo

b

Documentocumple

requisitos?

ObservaDocumento

?

7Envía documento

8Coloca observaciones

e

Si

Si

No

No

9Recibe cargo

Doc. conObservaciones

?

15Envía documento

9Recibe cargo

d


?

10Revisa, corrigey/o completa

11Envía documento

conforme

g

15Recibe documento

48 Horas

FIN

17Recibe documento

Respuesta


?

10Revisa, corrigey/o completa

f

11Envía documento

conforme

β

NoNoSi Si No

Si

ADMINISTRADO

c

13Temp

No

Si

14Comunica

vencimiento de plazo

14Recibe comunicado

FIN

16Documento

12Envía documento

12Recibe documento

Plazovencido

?

14Recibe comunicado

FIN

11Recibe y

verifica plazo

SGIIINDECI


Encargado de Mesa de Partes Coordinador Administrativo Encargado de Distribución Encargado de Archivo


Secretario General

18Ingresa a SISCO y

registra

19Imprime y recogeHoja de Trámite

20Revisa N° deReferencia

χ

β

r

SiNo Existe N°referencia

?

23Busca documento

en referencia

h

21Llama y pide N°

correcto

N°es correcto

?

21Recibe llamada y

verifica

22Envía N°correcto

22Recibe N°

correcto

Si

No

Encuentrareferencia

?

25Envía Nº de referencia

25Recibe N° y busca referencia

No

26Fotocopia y envía referencia

26Recibe referencia

24Fotocopiareferencia

Si

ADMINISTRADOSGII

INDECI

Ref

HT

27Adjunta referencia

χ

28Envía documento

28Recibe documento

h

δ


Encargado de Mesa de Partes Coordinador Administrativo Encargado de Distribución Encargado de Archivo


Secretario General

Documentocumple conrequisitos

?

29Prepara oficio

No

Si 30Envía oficio i

33Recibe documento

34

Documento

FIN

EsUrgente

?

35Envía documento

35Recibe documento

36Copia documento

37Devuelve documento

37Recibe documento

l

ADMINISTRADO

a e

Si

No 33Envía documento

48 Horas

Plazovencido

?

31Temp

No

Si

32Envía comunicado

de vencimiento

j

j

k

SGII

INDECI

Documentodecretado

va a Jefatura

?

44Envía documento

m

n

Si

No

40Avanza

procedimientoadministrativo

va a

SubJefatura?

45Envía documento

Si

No

δ

va a Secretaría

General?

46Envía

documento

46Recibe documento

47Decreta documento

SiNo

n

ε


Coordinador Administrativo Técnico Administrativo Encargado de Distribución

JEFATURA SUBJEFATURA UNIDADORGANICA


Secretario General

l

38Envía copia con

cuaderno de cargos

38Recibe copia y firmacuaderno de cargos

39Envía cuaderno de

cargos

39Recibe cuaderno de

cargos

41Envía cuaderno de

cargos


cargos

42Ingresa a SISCO y

registra

43Regresa cuaderno de

cargos


cargos

FIN

Documento

s

q

o

p

SGIIINDECI

Trámite deDocumentos en

la Jefatura

Trámite deDocumentos enla SubJefatura

ε

φ

Esinterno

a SecretaríaGeneral

?48

Toma acciones

Si

No

49Envía documento

FIN

50Recibe documento


Encargado de Mesa de Partes Coordinador Administrativo Técnico Administrativo Encargado de Distribución Encargado de Archivo


Secretario General

p

q

o

SP Internode Secretaría

General

Documentointerno a

SecretaríaGeneral

?

51Envía documento

SiNo

Generadocumentorespuesta

?

54Envía documento

respuesta

51Recibe documento

53Documento

FIN

52Ingresa a SISCO y

registra

Si

No

55Recibe documento

56Coloca N° correlativo

r

55Envía documento

57Envía documento

57Recibe documento

s i

SGII

INDECI


Encargado de Distribución Encargado de Archivo

UNIDADORGANICA


Documentoexterno a la

Sede?

60Reparte documento

con cargo

60Recibe documento y

firma cargo

61Recibe cargo

68Envía documento

Si

68Recibe documento

vaa Provincia

?

69Remite con courier

70Prepara cuaderno

de cargos

Si

No

71Envía documentos

Cargo

71Recibe documento

con cargo

72Firma y entrega cargo

72Recibe cargo

φ

γ


67Envía Hoja de Trámite

67Recibe Hoja de

Trámite

No

f

61Devuelve cargo

58Copia documento

59Copia Hoja de Trámite

62Envía cargo

Documentosólo para

conocimiento?

No

Si

66Envía documento

respuesta

t

63Envía copia de

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Cargo

u

DocumentoAprobado

?

73Corrige o completa

FIN

Si

No

v

g m

ADMINISTRADO

64

Temp

k

65Analiza y toma acción

Proceso

SGIIINDECI


Encargado de Mesa de Partes Coordinador Administrativo Secretario General Encargado de Distribución Encargado de ArchivoTécnico Administrativo

Fin de año

78Imprime registro

auxiliar

79Legaliza registro

80

74Ingresa a SISCO

y descarga

75Envía a Archivo

Legalizaciónde Registro Auxiliar

RegistroAuxiliar

75Recibe Hoja de Trámite

o copia cargo

76Busca legajo

77

Hoja deTrámite

γ


FIN

u

ADMINISTRADOSGII

INDECI

FIN

ADMINISTRACION DEL PROCESO DE TRAMITE DOCUMENTARIO · TRAMITE DOCUMENTARIO FECHA: 09/08/2005 2/23...

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