Gestion de Equipo y La Comunicacion de Proyectos Parte i
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GestiGestin de los Equipos y las n de los Equipos y las Comunicaciones del ProyectoComunicaciones del Proyecto
-- Parte 1 Parte 1 --
PMBOK
Projec
t
Manag
ement
Institu
te
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PresentaciPresentacinn
Fabio MuFabio Muoz Jimoz JimneznezMScMSc -- MBA MBA -- PMPPMP
Jefe Sistemas de InformaciJefe Sistemas de InformacinnDepartamento TecnologDepartamento Tecnologa de Informacia de InformacinnPoder Judicial de Costa RicaPoder Judicial de Costa Ricafmunoz@poderfmunoz@poder--judicial.go.crjudicial.go.crfmunozj05fmunozj05@[email protected]
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Este proyecto es muy importante, pero no tiene presupuesto, ni plan, ni guas, ni personal . . . Y debe estar listo para maana por la maana ... Finalmente, aqu est tu oportunidad de impresionar realmente a todos.
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PMBOK
Projec
t
Manag
ement
Institu
te
Cinco (5) GRUPOS DE PROCESOSCinco (5) GRUPOS DE PROCESOS
Nueve (9) Nueve (9)
REAS DE CONOCIMIENTOREAS DE CONOCIMIENTO
Cuarenta y cuatro (44)Cuarenta y cuatro (44)
PROCESOSPROCESOS
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PROCESOS DE SEGUIMIENTO
Y CONTROL
PROCESOS DE SEGUIMIENTO
Y CONTROL
PROCESOS DE
EJECUCIN
PROCESOS DE
EJECUCIN
PROCESOS DE
CIERRE
PROCESOS DE
CIERRE
PROCESOS DE
PLANIFICACIN
PROCESOS DE
PLANIFICACIN
PROCESOS DE
INICIACIN
PROCESOS DE
INICIACIN
ENLACESENLACES ENTRE GRUPOS DE PROCESOS EN UNA FASEENTRE GRUPOS DE PROCESOS EN UNA FASE
Las flechas representanflujo de informacin.
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4.1 Desarrollo del Plan4.1 Desarrollo del Plandel Proyectodel Proyecto
4.2 Ejecuci4.2 Ejecucin del Plan del n del Plan del ProyectoProyecto
4.3 Control Integrado de 4.3 Control Integrado de CambiosCambios
5.1 Iniciaci5.1 Iniciacin n 5.2 Planificaci5.2 Planificacin Alcancen Alcance5.3 Definici5.3 Definicin del Alcancen del Alcance5.4 Verificaci5.4 Verificacin de Alcancen de Alcance5.5 Control de Cambios de5.5 Control de Cambios de
AlcanceAlcance
6.1 Definici6.1 Definicin Actividades. n Actividades. 6.2 6.2 SecuenciamientoSecuenciamiento ActivActiv..6.3 Estimaci6.3 Estimacin Duracin Duracinn
Actividades.Actividades.6.4 Desarrollo del Programa6.4 Desarrollo del Programa6.5 Control del Programa6.5 Control del Programa
7.1 Planificaci7.1 Planificacin Recursosn Recursos7.2 Estimaci7.2 Estimacin de Costosn de Costos7.3 7.3 PresupuestaciPresupuestacinn CostosCostos7.4 Control de Costos7.4 Control de Costos
8.1 Planificaci8.1 Planificacin de lan de laCalidad Calidad
8.2 Aseguramiento de la8.2 Aseguramiento de laCalidadCalidad
8.3 Control de Calidad8.3 Control de Calidad
9.1 Planificaci9.1 Planificacin de la n de la OrganizaciOrganizacin n
9.2 Adquisici9.2 Adquisicin del Personaln del Personal9.3 Desarrollo del Equipo9.3 Desarrollo del Equipo
10.1 Planificaci10.1 Planificacin de las n de las ComunicacionesComunicaciones
10.2 Distribuci10.2 Distribucin de n de InformaciInformacinn
10.3 Informe de Realizaci10.3 Informe de Realizacinn10.4 Cierre Administrativo10.4 Cierre Administrativo
11.1 11.1 PlanifPlanif. Gesti. Gestin de Riesgos n de Riesgos 11.2 Identificaci11.2 Identificacin de Riesgosn de Riesgos11.3 An11.3 Anlisis Cualitativo Riesgoslisis Cualitativo Riesgos11.4 An11.4 Anlisis Cuantitativo Riesgoslisis Cuantitativo Riesgos11.5 11.5 PlanifPlanif. Respuesta a Riesgos. Respuesta a Riesgos11.6 Monitoreo & 11.6 Monitoreo & CtrlCtrl RiesgosRiesgos
Gestin de Proyectos
5.Gestin del Alcance delProyecto
4.Gestin Integracin delProyecto
6.Gestin del Tiempo del Proyecto
8.Gestin de la Calidad del Proyecto
7.Gestin de Costosdel Proyecto
9.Gestin de RecursosHumanos
11.Gestin de Riesgosdel Proyecto
10. Gestin deComunicaciones
12.1 12.1 PlanifPlanif. Compras y . Compras y AdqAdq12.2 12.2 PlanifPlanif. la Contrataci. la Contratacinn12.3 12.3 SolicSolic. . RespResp. Vendedores. Vendedores12.4 Selecci12.4 Seleccin Vendedoresn Vendedores12.5 12.5 AdministAdminist. del Contrato. del Contrato12.6 Cierre del Contrato12.6 Cierre del Contrato
12.Gestin Adquisicionesdel Proyecto
Incluye los procesos requeridos para laPlanificacin, Adquisicin y Desarrollo de losRecursos Humanos que requiere el proyecto
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El El xito en los proyectosxito en los proyectos
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Incertidumbre en los proyectosIncertidumbre en los proyectos
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CLIENTES
Stakeholders
PRODUCTOS y SERVICIOS
Gestin de losRecursos HumanosPROVEEDORES
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La explosiLa explosin de opcionesn de opcionesEstilos - Modelos 1970s 2006
Vehculos 140 260
Cereales 160 340
Microcomputadoras 0 400
Web Sites 0 85,757,894
Pasta de dientes 2 27
Enjuages bucales 15 66
Tamao pantalla TV 5 15
Jeans 41 70
Zapatos de correr 5 285
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La La Industria de la ElecciIndustria de la Eleccinn
Hoy en televisiHoy en televisin por cable tenemos n por cable tenemos hasta 150 canales.hasta 150 canales.
Nos estNos estn amenazando con n amenazando con flujo de flujo de videovideo = 500 canales.= 500 canales.
Industria dedicada a ayudar a la gente Industria dedicada a ayudar a la gente con sus elecciones.con sus elecciones.
Las opciones atraen mLas opciones atraen ms opciones.s opciones.
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Tema para el Ensayo
Los Coristas
Billy Elliot
Coach Carter
La leyenda de Bagger Vance
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En grupos Analizar un mnimo de 2 pelculas Hacer un Ensayo Referencia documento Elaboracin del
Ensayo Tratar los temas de:
Motivacin Coaching Mentoring
Tema para el Ensayo
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Mentor
Guardin de la casa de Odiseo (Ulises) Un Gerente en rol de consejero
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El El sabersaber
El El saber saber hacerhacer
El El sabersaberactuaractuar
QuQu es una Competencia?es una Competencia?
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Una caracterUna caracterstica subyacente de un individuo stica subyacente de un individuo (una parte de base y relativamente (una parte de base y relativamente permanente de su personalidad) que estpermanente de su personalidad) que estrelacionada con un desemperelacionada con un desempeo superior o o superior o efectivo.efectivo.
Las competencias son la causa de hacer bien Las competencias son la causa de hacer bien las cosas, pues habilita para un puesto.las cosas, pues habilita para un puesto.
Son la suma de un Son la suma de un sabersaber, un , un saber hacersaber hacery un y un saber actuarsaber actuar..
CompetenciaCompetencia
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Es el conjunto de informaciEs el conjunto de informacin posen posedo por do por una persona. Se le conoce como una persona. Se le conoce como conocimiento declarativo, pues se trata de conocimiento declarativo, pues se trata de datos sobre el mundo de los que somos datos sobre el mundo de los que somos conscientes y pueden ser declarados.conscientes y pueden ser declarados.
Capacidad de almacenar y distribuir datos.Capacidad de almacenar y distribuir datos. Todos los datos que manejamos.Todos los datos que manejamos. Ejemplo: Capitales, Tipo de cambio, etc.Ejemplo: Capitales, Tipo de cambio, etc.
El El SaberSaber
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La capacidad de ejecutar patrones de La capacidad de ejecutar patrones de conducta complejos y bien organizados, de conducta complejos y bien organizados, de manera suave y adaptativa, para alcanzar un manera suave y adaptativa, para alcanzar un objetivo.objetivo.
Es un conocimiento operacional y prEs un conocimiento operacional y prctico, ctico, acerca de cacerca de cmo hacer algo.mo hacer algo.
Ejemplo: Queque de naranja.Ejemplo: Queque de naranja.
El El Saber HacerSaber Hacer
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Es el saber Es el saber ir mir ms alls all de lo previstode lo previsto, saber , saber innovar y dar respuesta a situaciones innovar y dar respuesta a situaciones novedosas, donde no hay un procedimiento novedosas, donde no hay un procedimiento que diga cque diga cmo actuar.mo actuar.
CCmo afronto una circunstancia que tenmo afronto una circunstancia que tena un a un camino ya prescrito.camino ya prescrito.
Ej. No hay luz, no hay naranjas.Ej. No hay luz, no hay naranjas.
El El Saber ActuarSaber Actuar
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Para ser competentes en el ftbol se requieren ciertos saberes, desarrollar diversas capacidades
Velocidad Fuerza Resistencia Coordinacin Agilidad Conocimiento de reglas Perseverancia Optimismo
PERO LA SUMA DE ESTOS SABERES NO VUELVE
COMPETENTE A UN FUTBOLISTA
...sino su habilidad para hacer uso creativo de ellos en la cancha, cada vez que enfrenta un
problema o se propone lograr un
propsito
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Ejemplo de Ejemplo de Saber ActuarSaber Actuar
La correcta aplicaciLa correcta aplicacin de Acciones n de Acciones DisciplinariasDisciplinarias
Dos compaDos compaeros acudieron a las eros acudieron a las vvas de as de hechohecho
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GestiGestin de n de RRecursosecursos HHumanosumanos
9.1 Desarrollar el Plan de Recursos Humanos9.1 Desarrollar el Plan de Recursos Humanos
9.2 9.2 AdquiAdquirirrir el Equipo del Proyectoel Equipo del Proyecto
9.3 9.3 DesarrollDesarrollarar el Eel Equipoquipo del Proyectodel Proyecto
9.4 Dirigir el Equipo del Proyecto9.4 Dirigir el Equipo del Proyecto
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9.1 Desarrollar el Plan de Recursos9.1 Desarrollar el Plan de RecursosHumanosHumanos
Identificar y documentar los roles, Identificar y documentar los roles, responsabilidades y relaciones jerresponsabilidades y relaciones jerrquicas rquicas del proyectodel proyecto
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AdquiAdquirirrir el Equipo del Proyectoel Equipo del Proyecto
La adquisiciLa adquisicin de personal implica n de personal implica conseguir los recursos humanos (personas conseguir los recursos humanos (personas individuales o grupos) necesarios para ser individuales o grupos) necesarios para ser asignados al proyecto y trabajar en asignados al proyecto y trabajar en l.l.
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DesarrollDesarrollarar el Equipo del Proyectoel Equipo del Proyecto
El desarrollo del equipo comprende tanto El desarrollo del equipo comprende tanto la mejora de la capacidad de las personas la mejora de la capacidad de las personas involucradas en el proyecto para trabajar involucradas en el proyecto para trabajar individualmente, como la mejora de la individualmente, como la mejora de la capacidad del equipo para funcionar como capacidad del equipo para funcionar como tal.tal.
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Dirigir el Equipo del ProyectoDirigir el Equipo del Proyecto
Hacer un seguimiento del rendimiento de Hacer un seguimiento del rendimiento de los miembros del equipo, los miembros del equipo, proporcioinarproporcioinarretroalimentaciretroalimentacin, resolver poln, resolver polmicas y micas y coordinar cambios a fin de mejorar el coordinar cambios a fin de mejorar el rendimiento del proyectorendimiento del proyecto..
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OrganizaciOrganizacin del Proyecto en la Empresan del Proyecto en la Empresa
-- OrganizaciOrganizacin funcionaln funcional
-- OrganizaciOrganizacin por proyectosn por proyectos
-- OrganizaciOrganizacin matricialn matricial
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Concepto de empresaConcepto de empresa
Empresa es el conjunto de elementos Empresa es el conjunto de elementos organizados de producciorganizados de produccin, orientados a n, orientados a un fin concreto un fin concreto
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Organizacin funcional
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Organizacin en unidades funcionales
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OrganizaciOrganizacin funcional del proyecton funcional del proyecto
La organizaciLa organizacin funcional del proyecto se n funcional del proyecto se basa en el nombramiento de un Director basa en el nombramiento de un Director de Proyecto, con autoridad sobre el de Proyecto, con autoridad sobre el personal que trabajarpersonal que trabajar en en l, aunque l, aunque dicho personal no se adscribe dicho personal no se adscribe nicamente nicamente a dicho proyecto.a dicho proyecto.
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Ventajas de las unidades funcionalesVentajas de las unidades funcionales
El personal tEl personal tcnico estcnico est agrupado, agrupado, incentivando el desarrollo especializado.incentivando el desarrollo especializado.
Se precisa menos personal tSe precisa menos personal tcnico.cnico. Flexibilidad en la utilizaciFlexibilidad en la utilizacin del personal.n del personal. Pueden trabajar en varios proyectos.Pueden trabajar en varios proyectos. Continuidad en las polContinuidad en las polticas, procedimientos ticas, procedimientos
y organizaciy organizacin de un proyecto a otro.n de un proyecto a otro.
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Inconvenientes de organizaciInconvenientes de organizacin funcionaln funcional
Dificultad para controlar proyectos grandes.Dificultad para controlar proyectos grandes. Dificultad para delimitar responsabilidades.Dificultad para delimitar responsabilidades. Dificultades de coordinaciDificultades de coordinacin y planificacin y planificacin.n. Respuesta lenta a las necesidades del Respuesta lenta a las necesidades del
proyecto.proyecto. El El xito de un nuevo proyecto estxito de un nuevo proyecto est
subordinado a la carga de trabajo rutinario subordinado a la carga de trabajo rutinario del momento.del momento.
La alta direcciLa alta direccin tiende mn tiende ms a afianzar la s a afianzar la organizaciorganizacin que al nuevo proyecto.n que al nuevo proyecto.
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OrganizaciOrganizacin por proyectos n por proyectos
En una organizaciEn una organizacin por proyectos, los n por proyectos, los miembros del equipo suelen estar miembros del equipo suelen estar asignados permanentemente y el director asignados permanentemente y el director de proyecto tiene gran autoridad e de proyecto tiene gran autoridad e independencia.independencia.
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Organizacin en equipos de proyecto
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Organizacin en equipos de proyecto
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OrganizaciOrganizacin por proyectos n por proyectos
Ventajas de los equipos de proyectoVentajas de los equipos de proyecto
Control directo de todas las actividadesControl directo de todas las actividades
ReducciReduccin de problemas de n de problemas de coordinacicoordinacinn
Responsabilidades claras y Responsabilidades claras y centralizadascentralizadas
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Inconvenientes de la organizaciInconvenientes de la organizacinn por por proyectosproyectos
MultiplicaciMultiplicacin de funciones.n de funciones. Dificultad para encontrar personal.Dificultad para encontrar personal. Necesidades adicionales de personal.Necesidades adicionales de personal. Costosa y prohibitiva para pocos proyectos.Costosa y prohibitiva para pocos proyectos. No favorece la formaciNo favorece la formacin de tn de tcnicos cnicos
especializados.especializados. Favorece a personas inclinadas a las Favorece a personas inclinadas a las
actividades administrativas.actividades administrativas. Los tiempos muertos no se compensan.Los tiempos muertos no se compensan.
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OrganizaciOrganizacin matricial del proyecton matricial del proyecto
La organizaciLa organizacin matricial se basa en el n matricial se basa en el nombramiento de un Director de proyecto nombramiento de un Director de proyecto (quiz(quizs con un peques con un pequeo no nmero de mero de colaboradores y asesores), cruzcolaboradores y asesores), cruzndose ndose responsabilidades jerresponsabilidades jerrquicas y funcionales rquicas y funcionales de los diversos departamentos que de los diversos departamentos que intervienen en el proyecto.intervienen en el proyecto.
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Organizacin en matriz
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Organizacin en matriz
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RESPONSABILIDADES DE LOS PARTICIPANTES EN ORGANIZACIN MATRIZ
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Ventajas de la organizaciVentajas de la organizacin matricialn matricial
Separa la administraciSepara la administracin y gestin y gestin de la n de la ttcnica.cnica.
Los conocimientos tLos conocimientos tcnicos se desarrollan y cnicos se desarrollan y localizan dentro de un mismo grupo de localizan dentro de un mismo grupo de trabajo.trabajo.
Permite el desarrollo de cada persona en el Permite el desarrollo de cada persona en el sentido que msentido que ms le guste.s le guste.
La disponibilidad de personal es efectiva La disponibilidad de personal es efectiva para el equipo de proyecto.para el equipo de proyecto.
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Inconvenientes de la organizaciInconvenientes de la organizacin n matricialmatricial
Necesidad de mayor direcciNecesidad de mayor direccin y n y supervisisupervisin.n.
Necesidad de sistema de comunicaciNecesidad de sistema de comunicacin n eficaz.eficaz.
Esfuerzo constante para equilibrar coste, Esfuerzo constante para equilibrar coste, plazo y calidad.plazo y calidad.
Esfuerzo para controlar el poder de cada Esfuerzo para controlar el poder de cada elemento funcional o de proyecto.elemento funcional o de proyecto.