UNIVERSIDAD TÉCNICA PARTICULAR DE LOJALa Universidad Cat ólica de Loja

GESTIÓN DE PROYECTOS AVANZADAS

GESTIÓN DE COMUNICACIONES

Autor Vanessa Cindhy

Introducción

Gestionar la comunicación implica definir un conjunto de acciones yprocedimientos mediante los cuales se despliegan una variedad derecursos de comunicación para apoyar la labor de las organizaciones.

A través de la Gestión en la Comunicación se pueden enfocar y matizar diferentes prioridades del proyecto, como: la realización de cierto objetivo, la reducción de conflictos en la cohesión de los miembros, la creación de espacios de información, participación y opinión

Objetivo

El objetivo del presente trabajo es dar a conocer mas a fondo como se gestiona la comunicación dentro de un proyecto

Principios básicos de la comunicación del proyecto

El proceso de la comunicación de proyectos tiene por objeto la generación apropiada y en tiempo apropiado la recopilación distribución, almacenamiento y disposición de la ultima información del proyecto. Todo los interesados del proyecto deben recibir y enviar información del proyecto pero siempre y cuando deben saber como afecta esta información al proyecto

Procesos de la gestión de la comunicación

Planificación de la Comunicación.- Aquí se define la información y comunicación necesaria para los participantes del proyecto

Distribución de la información.- poner la información necesaria a disposición de los interesados

Informar el rendimiento.-recopilar y distribuir la información sobre el rendimiento

Gestionar a los interesados.- gestionar las comunicación a fin de satisfacer los requisitos de los interesados

Planificación de las comunicaciones

Para realizar un plan comunicaciones debemos tener en cuenta lo siguiente

Que información precisa cada uno Cuando la necesita Como le será proporcionada todo este proceso se realiza al iniciar un proyecto y se lo revisa

periódicamente.Entradas de la planeación Factores ambientales de la empresa Activos del proceso de la organización Enunciado del alcance del proyecto Plan de gestión del proyecto

Herramientas y salidas del plan de comunicaciones

Análisis de requisitos de la comunicación Tecnologías de la comunicaciónSalidas Plan de gestión de las comunicaciones

Distribución de la información

Distribución deInformacióndel Proyecto

•Plan gestión decomunicaciones • Requerimientos

de cambios

Insumos Salidas

La distribución de información implica que la información necesaria esté disponible para los interesados en el proyecto de manera oportuna. A continuación se presenta un esquema gráfico de los insumos para la distribución de información del proyecto y las salidas generadas en el proceso.

La distribución de información implica que la información necesaria estédisponible para los interesados en el proyecto de manera oportuna.

A continuación se presenta un esquema gráfico de los insumos para la distribución de información del proyecto y las salidas generadas en el proceso.

Informar el Rendimientos

Los reportes de desempeño involucran recolectar y distribuir la información sobre el desempeño para proveer a los interesados de información sobre cómo se están utilizando los recursos para lograr el alcance del proyecto. Incluye reportes de estado, progreso y pronósticos del proyecto

Reportes de desempeñodel Proyecto

• Mediciones deldesempeño

• Mediciones delcontrol de calidad

• Requerimientosde cambios apro-bados

• Entregables

•Reportes dedesempeño

•Requerimientosde cambios

•Recomendaciones

Insumos Salidas

Gestionar a los interesad0s

Entradas Plan de gestión de la comunicación Activos del proceso de la organizaciónHerramientas y técnicas Métodos de comunicación Registros de polémicasSalidas Polémicas resueltas Solicitudes de cambio Acciones correctivas aprobadas Activos del proceso de la organización Plan de gestión del proyecto

Métodos de distribución de la información

Boletines Cuadernillo de Bienvenida Folletos Carta al personal Reuniones Línea abierta o Línea directa Medios electrónicos: Un número creciente de redes se

intercalan y organizan la interacción. Los medios electrónicos se relacionan con el ciberespacio y el Internet. Entre éstos se menciona: E-mail Blogs Portales (Intranet) Páginas Web Mensajería instantánea (google talk, twitter, msn, entre otros)

Documentos importantes para la gestión de comunicaciones

Documento para la presentación inicial de un proyecto

Documento del plan de comunicaciones Boletines Documento de informes de avances documentos para informes de rendimiento Checklist de comunicaciones

Anexos

MATRIZ DE COMUNICACIONES

Informe Semanal del estado

Código identificación

actividad

Logro Alcanzado

Ejecutor Cierre

Código identificación

actividad

Descripción de la Actividad

Logro Alcanzado EjecutorFecha Cierre

Estado Actividad

Código identificación

actividad

Descripción de la Actividad

EjecutorFecha

OriginalNueva Fecha

Impacto

Elaborado por : Autorizado por:

INFORME SEMANAL DE ESTADO

Otros Temas de Interés :

Observaciones :

Actividades Cerradas durante la semana XX-XX-XX

Descripción de la Actividad

Actividades a Cerrar durante la semana XX-XX-XX

Variaciones del Proyecto

Referencias

Gestión de las Comunicaciones del Proyecto http://www.curso-gestion-

proyectos.com/2007/05/gestin-de-las-comunicaciones-del.html

Guía del PMBOK