GERENCIA Y GESTION DE PROYECTOS

EXPOSITOR:

Ing. CIP Carlos García Arrunátegui

SECCION I

El Marco Referencial para la Dirección de Proyectos

El PMBOK según el PMI

PMI - Project Management Institute

Se creó en el año 1969, por 40 voluntarios, en Filadelfia, Pensilvania (EEUU)

Centra su actividad en el conocimiento de la Dirección de Proyectos en todos

los ámbitos.

Tiene mas de 350.000 profesionales asociados en mas de 180 países de

prácticamente todos los sectores de actividad.

PMI promueve la certificación como Profesional de la Dirección de Proyectos

(PMP – Project Manager Professional).

Objetivo del PMBOK

El Project Management body of Knowledge – PMBOK es una recopilación de los

conocimientos propios de la profesión de dirección de Proyectos.

Este “cuerpo” de conocimientos incluye prácticas y teorías probadas y

extensamente aplicadas, así como nuevas e innovadoras prácticas que pueden

ayudar a los directores de proyecto a alcanzar su objetivo, gestionar sus proyectos

en los plazos y costos establecidos.

En los últimos tiempos el PMBOK se ha convertido en un estándar de facto para

la dirección de proyectos.

PMBOK - ESQUEMA GENERAL - 4ta Edicion

PMBOK - ESQUEMA GENERAL PMBOK 2012

Que es un Proyecto?

Un proyecto es un esfuerzo temporal llevado a cabo para crear un producto, servicio

ó resultado único.

(fuente: PMBOK )

TEMPORAL

Cada proyecto tiene un inicio y final definidos.

Se logra el fin cuando se ha cumplido los objetivos del proyecto ó cuando

se determina que el proyecto deba cancelarse.

Temporal no quiere decir de corta duración. Pueden haber proyectos de

varios años, ó también proyectos de muy corta duración.

Todo proyecto crea y Producto, Servicio ó Resultado único

Los proyectos involucran la creación de algo que no ha sido realizado de la

misma manera anteriormente y es, por lo tanto, único y distinto.

Los proyectos crean:

Un producto, que pude ser un componente de otro elemento, una

mejora de un elemento ó un elemento final en si mismo.

Un servicio ó la capacidad de realizar un servicio (p.ej., una función de

negocio que brinda apoyo a la comercialización ó distribución).

Una mejora de la Líneas de Productos ó servicios existentes (p.ej., un

proyecto Seis Sigma cuyo objetivo es reducir defectos), ó

Un resultado, tal como una conclusión ó un documento. P.ej., un

proyecto que al final comprueba que una vacuna determinada no tiene los

efectos esperados y por lo tanto la Fabrica a construir ya no va.

Es de Elaboración Progresiva

El proyecto se elabora paso a paso, de manera continua e

incremental.

Por Ejemplo:

El alcance del proyecto que se define de manera amplia al

inicio y se va detallando a medida que avanza el proyecto y

se entienden mejor los objetivos y entregables que se

requieren.

La elaboración progresiva no debe confundirse con el

crecimiento desordenado de los alcances.

Proyectos Vs Trabajos Operativos

Ambos comparte las siguientes características:

Son realizados por personas

Restringidos por recursos limitados

Planificados, ejecutados y controlados.

Se diferencian principalmente en que los trabajos de operaciones son repetitivas y

continuas, mientras que los proyectos son temporales y únicos.

Los objetivos de los proyectos y las operaciones son fundamentalmente distintos:

El propósito de un proyecto es lograr su Objetivo y luego finalizar.

El Objetivo de una Operación continua es mantener el negocio operando.

Los Proyectos se llevan acabo en los diversos niveles de la

organización, pueden involucrar una o miles de personas.

Ejemplos de Proyectos incluye, entre otros:

o Desarrollo de un nuevo producto, servicio ó resultado

o La Implementación de un cambio en la estructura, los procesos, el

personal ó el estilo de una organización (cambio organizacional).

o Desarrollo ó ampliación de un nuevo Sistema de Información.

o Construir un edificio ó una nueva infraestructura.

o Implementar un nuevo proceso ó procedimiento de Negocio.

o Otros

¿Qué es la Gerencia ó Dirección de Proyectos?

Esto se logra mediante la aplicación e Integración

adecuadas de los 42/ 47procesos de la Dirección de

Proyectos, agrupados de manera lógica y categori-

zados en 5 grupos de procesos:

Considerando las 9/ 10 áreas del conocimiento:

Consiste en la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas, a

las actividades del Proyecto a fin de cumplir con los requisitos del mismo.

Gestión de la Integración

Gestión del Alcance

Gestión del Tiempo

Gestión del Costo

Gestión de la Calidad

Gestion de la Comunicación

Gestión de los RR.HH.

Gestión del Riesgo

Gestión de Contratos

Gestion de Stakeholders

¿Qué Incluye la Gerencia ó Dirección de Proyectos?

La dirección de un proyecto incluye:

• Identificar los requisitos.

• Abordar las diversas necesidades, inquietudes y expectativas de los interesados

en la planificación y en la ejecución del proyecto.

• Establecer, mantener y realizar comunicaciones activas, eficaces y de naturaleza

colaborativa entre los interesados.

• Gestionar a los interesados para cumplir los requisitos del proyecto y generar los

entregables del mismo.

• Equilibrar las restricciones contrapuestas del proyecto que incluye entre otras:

El Alcance

La Calidad

El Cronograma

El Presupuesto

Lo Recursos

Los Riesgos.

Quienes son los Interesados del proyecto

(Stakeholders) ?

Son aquellas personas

o entidades

involucradas

activamente con el

proyecto, o cuyos

intereses pueden verse

afectados de manera

positiva o negativa por

el éxito o fracaso del

mismo.

Gerente del Proyecto

Lider de Equipo A

Sub Equipo

Sub Equipo

Sub Equipo

Sponsor del proyecto

Lider de Equipo B

Sub Equipo

Sub Equipo

Sub Equipo

Gobierno

Grupo de Ecologistas

Otros Influenciadores

Proveedores

INTERESADOS DEL PROYECTO

PROYECTO

Clientes / Usuarios

INVOLUCRADOS Ó STAKEHOLDERS DEL PROYECTO

Los “stakeholder” en todo proyecto incluyen:

o El gerente del proyecto: la persona responsable de gerenciar el proyecto

o Cliente /Usuario: la persona ú organización que usará el producto final del proyecto.

En algunas áreas de aplicación, el cliente y los usuarios son sinónimos, mientras que en otras, el cliente se refiere a la

entidad que adquiere los resultados del proyecto y los usuarios son aquellos que usarán directamente el producto final

del proyecto.

o La Organización ejecutora: la empresa cuyos empleados están directamente involucrados con hacer el trabajo

del proyecto.

o Miembros del equipo del proyecto: El grupo que lleva a cabo el trabajo del proyecto

oSponsor: La persona o grupo que provee los recursos financieros, en cash ó en recursos.

o Influenciadores: las personas ó grupos que no están directamente relacionadas con la adquisición ó el uso del

producto del proyecto, pero que debido a su posición en al organización del cliente pueden influenciar positiva ó

negativamente el curso del proyecto.

o PMO: Si existe una PMO en la organización, y si esta tiene una responsabilidad directa en el resultado del

proyecto.

Áreas de experiencia de la disciplina de Gerencia de Proyectos

Conocimiento, Estándares y Regulaciones

De las Áreas de Aplicación

Las áreas de aplicación usualmente se definen en términos de:

o Departamentos funcionales tales como:

• Producción y Planeamiento.

• Marketing, logística y RRHH.

o Elementos técnicos tales como:

• Desarrollo de software.

• Ingeniería ambiental y de saneamiento y otros.

oEspecializaciones gerenciales, tales como:

• Contratación con el gobierno

• Desarrollos de la comunidad y

• Desarrollo de nuevos productos.

o Grupos de Industrias, tales como:

• Automotriz, Químicos, Agrícolas y otros.

Conocimiento, Estándares y Regulaciones

De las Áreas de Aplicación

La Internacional Organization for Standarization (ISO) diferencia entre estándares y

regulaciones de la siguiente manera (ISO/IEC 2: 1996):

Un estándar, es un “documento aprobado por una entidad reconocida que proporciona,

para un uso común y repetido, reglas, pautas ó características para productos, procesos

ó servicios, y cuyo cumplimiento no es obligatorio”. Por ejemplo: los tamaños de los

diskettes, métodos de trasmisión y otros.

Una regulación, es un requerimiento impuesto por un gobierno, que define unas

caracteristicas de u producto o servicio, incluyendo las provisiones administrativas del

caso, su cumplimiento es mandatorio. La implantación de la NTP17799 es un ejemplo

de las regulaciones (buenas prácticas para la gestión de la seguridad de la información).

Comprensión del Entorno del Proyecto

El equipo de gerencia del proyecto debe considerar el proyecto en sus contextos sociales, políticos y medio ambientales. AMABIENTE SOCIAL. El equipo necesita saber como el proyecto afecta a

la gente y viceversa. Esto demanda un entendimiento de los aspectos económicos, demográficos, educacionales, éticos, étnicos, religiosos y otras características de la afectada por el proyecto ó que pudiera tener un interés en el proyecto. AMBIENTE POLITICO. Algunos miembros del equipo pueden necesitar

familiarizarse con las leyes y regulaciones, costumbres y políticas internacionales, nacionales, regionales y locales que podrían afectar el proyecto. AMBIENTE FÍSICO. Si el proyecto afectara los ambientes alrededor del

proyecto, algunos miembros del equipo del proyecto deberían conocer acerca de la ecología y geografía local que podrían afectar al proyecto o ser afectados por el proyecto.

Conocimientos y Habilidades Generales

en Administración

La administración provee muchas de las bases para construir habilidades en Gerencia de

Proyectos.

La administración tiene que ver con planificar, organizar, asignar personal, ejecutar y

controlar las operaciones de empresas en marcha, e incluye disciplinas tale como:

oGerencia Financiera y Contabilidad.

oCompras y Adquisiciones.

oVentas y Mercadeo

oContratación y leyes asociadas.

oManufactura y Distribución

oLogística y Distribución

oPlanificación estratégica, táctica y operacional.

oEstructuras de las Organizaciones y comportamiento organizacional.

oAdministración de personal, compensaciones y beneficios.

Habilidades Interpersonales

Alguna de ellas son:

Comunicación efectiva: El intercambio de Información

Influenciar a la Organización: La habilidad de “hacer que se hagan las cosas”

Liderazgo: Desarrollar una visión y estrategia, y alinear a la gente para que lo

logre.

Motivación: Para lograr altos niveles de productividad

Negociación y gestión de Conflictos: Convenir con los demás con el fin de

llegar a un acuerdo con ellos.

Solución de Problemas: Combinación de la definición de problemas,

identificación, análisis de alternativas y toma de decisiones.

CONTEXTO DE LA GERENCIA DE PROYECTOS

Un proyecto puede o no formar parte de un programa, pero un programa incluye siempre proyectos.

Se puede obtener beneficios y un mejor control que si se gerencia de manera separada los proyectos.

Un ejemplo de un programa seria un nuevo sistema de comunicaciones vía satélite con proyectos para:

El diseño y construcción del satélite y las estaciones terrestres,

La integración del sistema y

El lanzamiento del satélite.

CONTEXTO DE LA GERENCIA DE PROYECTOS

PORTAFOLIO Y GERENCIA DE PROYECTOS

Un portafolio es una colección de Proyectos ó programas y otros trabajos que

se agrupan para facilitar una gerencia efectiva de dicho trabajo con el fin de

lograr los objetivos estratégicos del negocio.

Los proyectos ó programas dentro del portafolio pueden no necesariamente

ser interdependientes ó relacionados de una manera directa.

La asignación de fondos y el apoyo puede asignarse sobre la base de

categorías de riesgos /beneficios, líneas especificas del negocio, ó tipos

generales del proyecto, tales como proyectos de infraestructura y mejora de

procesos internos.

PORTAFOLIO Y GERENCIA DE PROYECTOS

Las organizaciones gerencian sus portafolios basándose en objetivos

específicos. Un objetivo de la gerencia de los portafolios es maximizar el

valor del portafolio mediante un examen cuidadoso de los proyectos

candidatos y programas candidatos a ser incluidos en el portafolio, y la

exclusión a tiempo de los proyectos que no cumplen con los objetivos

estratégicos del portafolio.

Otros objetivos son balancear el portafolio entre inversiones incrementales y

un uso eficiente de los recursos.

Los gerentes en los altos niveles de la organización o los equipos de

gerentes típicamente asumen la responsabilidad de la gerencia de los

portafolios de la organización.

SUB PROYECTOS

Los proyectos con frecuencia se dividen en componentes mas manejables o

sub-proyectos, aunque estos pueden ser referidos como proyectos y ser

manejados como tales. Para ejecutar los sub proyectos normalmente se

contratan a una empres externa ó a otra unidad funcional en la organización

ejecutora.

Ejemplo de sub proyectos incluyen:

o Sub proyectos basados en los procesos del proyecto, tales como una

fase única en el ciclo de vida del proyecto.

o Sub proyectos que involucran una tecnología especializada tal como la

prueba automática de programas de computo en un proyecto de

desarrollo de software.

o En los proyectos muy grandes, los sub proyectos pueden consistir de

una serie de proyectos mas pequeños.

Dirección Organizacional de Proyectos

Alcance

Los proyectos tienen Objetivos

definidos. El Alcance se elabora

progresivamente a lo largo del

Proyecto.

Los Programas tienen un Alcance mayor y

proporcionan beneficios mas significativos.

Los Portafolios tienen un alcance

Organizacional, que varia en función de

los Objetivos de la misma.

Cambio

Los Directores de proyecto prevén

cambios e implementan procesos para

mantener dichos cambios administrados

y controlados.

Los Directores de Programas prevén

cambios que podrán surgir tanto a nivel

interno como a nivel externo al programa y

están preparados para gestionarlos.

Los Directores de Portafolio monitorean

permanentemente los cambios en un

entorno mas amplio, tanto a nivel interno

como externo.

Planificación

Los Directores de Proyecto

transforman progresivamente la

información de alto nivel en planes

detallados a lo largo del ciclo de vida

del Proyecto.

Los Directores de Programa desarrollan el

Plan general del Programa y crean planes

de alto nivel para guiar la planificación

detallada a nivel de los componentes.

Los Directores de Portafolio crean y

mantienen los procesos y la

comunicación necesaria relacionada con

el portafolio global.

Dirección Los Directores de Proyecto dirigen al

equipo del proyecto, de modo que se

cumplan los Objetivos del mismo.

Los Directores de Programa dirigen al

personal del Programa a los Directores del

Proyecto ; brindan visión y liderazgo global.

Los Directores de Portafolio pueden

dirigir ó coordinar al Personal de la

Dirección del portafolio ó de Programas y

Proyectos que tuviera responsabilidad de

informar al directorio global.

Éxito

El éxito se mide por la calidad del

Producto y del Proyecto, la oportunidad,

el cumplimiento del Presupuesto y el

grado de satisfacción del Cliente.

El Éxito se mide por el grado en que el

Programa satisface las necesidades y

beneficios que le dieron origen

El Éxito se mide en términos del

rendimiento de la Inversión global y la

obtención de beneficios del Portafolio.

Monitoreo

Los Directores del Proyecto monitorean

y controlan el trabajo realizado para

obtener los productos, servicios ó

resultados para los cuales el proyecto

fue emprendido.

Los Directores de Programa monitorean el

progreso de los componentes del programa

con el fin de asegurar que se cumplan los

objetivos globales, cronogramas,

presupuestos y beneficios del mismo.

Los Directores de Portafolio monitorean

los cambios estratégicos y la asignación

global de recursos, los resultados de

desempeño y el riesgo del Portafolio.

Tabla comparativa de la Dirección de Proyectos, la Dirección de Programas y

la Dirección de Portafolios

Proyectos Programas Portafolios

Contexto de la Gerencia de Proyectos

Que es una Oficina de Proyectos PMO?

Unidad que centraliza y coordina la dirección de proyectos de la organización con el fin

de hacerlos exitosos. Coordina la comunicación entre los proyectos.

Una Oficina de Dirección de Proyectos (PMO) es una estructura de gestión que

estandariza los procesos de gobierno relacionados con el proyecto, y hace mas fácil

compartir recursos, metodologías, herramientas y técnicas.

Su responsabilidad va desde un función de soporte hasta la responsabilidad de la propia

dirección de uno ó mas proyectos.

Existen diferentes tipos de estructuras de PMO:

Las PMO de Apoyo: Es de un control reducido. Desempeñan un rol consultivo para los

proyectos, suministrando plantillas, mejoras prácticas, capacitación, acceso a Información,

lecciones aprendidas de otros proyectos, etc.

Las PMO de Control: Ejerce un grado de control moderado. Proporcionan Soporte y

exigen cumplimientos por diferentes medios Este cumplimiento puede implicar la adpción

de marcos ó metodologías de dirección de proyectos, a través de plantillas, formularios y

herramientas especificas.

Las PMO de Directiva: Ejerce un grado de control elevado. Pueden asumir la dirección

de Proyectos tomando el control de los mismos.

El Director del Proyecto se concentran en los objetivos específicos del proyecto,

mientras que la PMO gestiona los cambios significativos relativos al alcance del

Programa, que pueden considerarse como oportunidades potenciales para alcanzar

mejor los objetivos del Negocio.

El Director del Proyecto controla los recursos asignados al Proyecto a fin de

cumplir mejor con los objetivos del mismo, mientras que la PMO optimiza el uso de

los recursos de la Organización compartidos entre todos los proyectos.

El Director del Proyecto gestiona las restricciones (alcance, cronograma, costo,

calidad, etc. ) de los proyectos individuales, mientras que la PMO gestiona las

metodologías, estándares, riesgos/ oportunidades globales, métricas e

interdependencia entre proyectos a nivel de empresa.

Los Directores de Proyectos y los PMO persiguen objetivos diferentes, pero todos sus

esfuerzos están alineados a las necesidades estratégicas de lo organización.

CICLO DE VIDA DEL PROYECTO

Es la serie de fases por la que atraviesa un proyecto, desde su inicio hasta su cierre. Estas fases se determinan en base a las necesidades de gestión y se pueden dividir por objetivos

funcionales, resultados parciales u intermedios, hitos específicos ó disponibilidad financiera.

La mayor parte de los ciclos de vida

comparten algunas características comunes:

El costo y los niveles de personal

generalmente son bajos al inicio, llegan

a un tope durante las fases intermedias

y caen rápidamente a medida que el

proyecto llega a su cierre.

El nivel de incertidumbre es alto y por

eso, el riesgo de fallar en el logro de los

objetivos es mayor al inicio del proyecto.

La certeza de término usualmente va

aumentando conforme el proyecto

avanza.

CICLO DE VIDA DEL PROYECTO

La habilidad de los involucrados en el proyecto de influir en las características finales del

producto del proyecto y los costos finales del proyecto son mayores al inicio, y disminuyen

progresivamente a medida que el proyecto avanza. Un elemento que contribuye en gran

parte a este fenómeno es que el costo de los cambios y de las correcciones de errores

aumentan a medida que el proyecto continua.

CICLO DE VIDA DEL PROYECTO

Los ciclos de vida del proyecto generalmente definen:

Que trabajo técnico se debe realizar en cada fase (por ejemplo: en que fase se debe

realizar el trabajo de Control de Calidad? ).

Cuando se deben generar los productos entregables en cada fase y como se revisa,

verifica y valida cada producto entregable.

Quien esta involucrado en cada fase (por ejemplo, la ingenieria concurrente requiere

que los implementadores estén involucrados en las fases de requisito de diseño).

Como controlar y aprobar cada fase.

Los Grupos de Proceso de la Gerencia de Proyectos que propone PMBOK:

INICIO: Define el proyecto ó una nueva fase. Se define el alcance inicial y se compromete los recursos financieros inicia

les. Se identifican los Interesados internos y externos que ejercen influencia sobre el resultado global del proyecto. Se

nombra al Director del Proyecto y al aprobar el Acta de Constitución del Proyecto, este queda oficialmente autorizado.

PLANIFICACIÓN: Define el plan detallado del Proyecto considerando las 10 áreas de Conocimientos y establece

finalmente una línea base. La naturaleza compleja de la dirección de Proyectos puede requerir el uso de reiterados

ciclos de retroalimentación para un análisis adicional, cambios a lo largo del su ciclo de vida que generan cambios en

los proceso de Planificación e incluso a los de inicio, a esto se llama elaboración progresiva para indicar que la

planificación y la documentación son actividades iterativas y continuas.

EJECUCIÓN: Ejecuta el Plan del Proyecto estableciéndose mecanismos de comunicación y aseguramiento de calidad

adecuados para el proyecto. Frente a los resultados que se van obteniendo se puede requerir una actualización de la

Planificación y una revisión de la Linea Base (solicitudes de cambio), lo que puede incluir cambios en la duración de las

actividades, disponibilidad de los recursos así como riesgos no previstos.

SEGUIMIENTO Y CONTROL: Realiza el control de las desviaciones de lo ejecutado versus lo planeado en la línea base,

tomando acciones correctivas para cada una de ellas. Su fortaleza esta en que ésta medición y análisis se realiza a

intervalos regulares.

CIERRE: Se obtiene la aceptación del Cliente ó Patrocinador para el cierre formal del proyecto ó Fase. Se actualiza y

archiva la documentación relevante del proyecto, obteniendo lecciones aprendidas que permitan desarrollar mejores

proyectos futuros.