Licenciatura en sistemas computacionales administrativos

Facultad:Admón. de empresas y admón. De empresas

turísticas 

Experiencia educativa:Gestión de evaluación de proyectos

Lectura3:

Tema:Cap. 2 Identificación de necesidades

Cap. 3 Soluciones propuestas

Identificación de necesidades

Identificar necesidades, problemas u oportunidades

La identificación de necesidades es la fase de vida del proyecto, se comienza con el reconocimiento de una necesidad, problema, o una oportunidad y termina con la emisión de una solicitud de programa (SDP). El cliente identifica una necesidad, un problema o una oportunidad para mejorar la forma de hacer algo y por lo consiguiente ve algún beneficio en llevar a cabo un proyecto que dará como resultado una mejoría o ventaja sobre la condiciones existente

Preparando una solicitud de propuesta

  El propósito de preparar una solicitud de

propuesta es exponer, en forma amplia detallada, lo que se requiere, desde un punto de vista de clientes. Para resolver la necesidad identificada. Una buena SDP permite ala contratistas o a los equipo de proyectos comprender que espera el cliente, de modo que puedan elaborar una propuesta bien preparada que satisfará los requisitos del clientes, de modo que puede elaborar una propuesta bien preparada que satisfará los requisitos del cliente a un precio realista

Contenido de una hoja información

Descripción de trabajo

Requisitos A entregar Partidas

proporcionada por ajacks información services company

Aprobaciones requeridas

Tipos de contrato Fecha de entrega

•Programa•Condiciones de pago•Contenido de propuesta a) Enfoque b) Entrega c) Programa d) Experienciase) Personal f) CostosCriterios para la evaluación de la propuesta g) Enfoque (30%)h) Experiencias (30%) i) Precio (30%)j) Programa(10%k)

 Solicitud de propuesta formal a contratistas externos

Una SDP tiene que proporcionar una descripción del trabajo (DDT). La DDT se relaciona con el alcance del proyecto, exponiendo las tareas o los elementos de trabajo que el clientes quieres que realice el contratistas o el equipo del proyecto

La SDP tiene que incluir los requisitos de los clientes, que definen las especificaciones y atributos. Los requisitos abarcan el tamaño, la cantidad el color, el peso, la rapidez y otro parámetros físicos o de operación que tiene que satisfacer la solución propuesta por el contratista.

La SDP debe especificar las entregas que el cliente espera que le proporcione el contratista o el equipo del proyecto. Las entregas son artículos tangibles que tienen que suministrar el contratista.

La SDP debe relacionar cualesquiera artículos suministrado por el cliente. Por ejemplo, la SPD podrá informar que el cliente facilitara una copia de su logotipo para ser usado en el folleto.

La SPD podrá expresar la aprobación que requiera el cliente.

Algunas SDP mencionan el tipo de contrato que piensas usar el cliente

Una SDP podría expresar las condiciones de pago que piensas usar el cliente.

La SDP puede expresar el programa requerido para la terminación del proyecto.

La SDP debe proporcionar instrucciones para formatos y el contenido de las propuestas del contratista.

La SPD debe señalar la fecha de vencimiento para cual el cliente espera que el posible contratista presente sus propuestas.

Una SPD quizá incluya los criterios de evaluación. En algunos casos raros, una SPD señalara los fondos

que tienen disponibles el clientes para gastar en el proyecto.

Solicitar propuesta

Una vez que se ha presentado la SPD, el cliente solicita propuesta al notificar a los posibles contratistas que tienen disponibles ala SDP. Una forma en que los clientes pueden hacer esto, es identificando por anticipos un grupo seleccionado de contratista, aviándole a cada uno de ellos una copia de la SDP.

CAPITULO 3SOLUCIONES PROPUESTAS

• Estrategias de marketing para la propuesta y la decisión de licitar/no licitar.

• El desarrollo de propuestas ganadoras. • El proceso de preparación de la propuesta y

los elementos que quizá se pueden incluir en una propuesta.

• Consideraciones sobre fijación de precios. • La evaluación de las propuestas. • Tipos de contratos entre el cliente y el

contratista.

CICLO DE VIDA DEL PROYECTO

MERCADOTECNIA PREVIA A LA SDP/PROPUESTA

Los contratistas cuyo negocio depende de crear propuestas ganadoras como respuesta a las SDP de las empresas o del gobierno no deben esperar hasta que los clientes anuncien la solicitud formal de una SDP, antes de comenzar a desarrollar propuestas. Más bien, esos contratistas necesitan fomentar relaciones con Los posibles clientes, mucho antes de que éstos preparen solicitudes de propuestas.

Estas actividades previas a la SDP o esfuerzos previos a la propuesta por parte del contratista se consideran como mercadotecnia o desarrollo de negocios y se realizan sin costo alguno para el cliente.

El contratista puede invitar al cliente a visitar otros de sus clientes que han tenido una necesidad o problema similar y para los cuales él haya propuesto y puesto en práctica una solución exitosa.

Al hacer un buen trabajo de mercadotecnia previa a la SDP/propuesta, el contratista quizá obtenga un contrato del cliente sin tener que competir contra otros contratistas.

los esfuerzos previos a la SDP/propuesta son cruciales para establecer las bases para, con el tiempo, ganar un contrato del cliente afín de desarrollar el proyecto.

DECISIÓN DE LICITAR/NO LICITAR

En ocasiones, el hecho de evaluar si seguir o no adelante con la preparación de una propuesta se conoce como la decisión de licitar/no licitar.

1. Competencia2. Riesgo3. Misión4. Ampliación de capacidades5. Reputación6. Fondos del cliente7. Recursos para la propuesta8. Recursos para el proyecto

DESARROLLO DE UNA PROPUESTA GANADORA

Cada contratista debe recordar que su propuesta competirá con las de otros, para ser seleccionada por el cliente como la ganadora.

El cliente elegirá aquella que espera le proporcionará el mejor valor.

Una propuesta es un documento vendedor; no es un informe técnico. En la propuesta el contratista tiene que convencer al cliente de que:

• Comprende lo que está buscando el cliente.• Puede llevar a cabo el proyecto propuesto.• Proporcionará el mayor valor para el cliente.• Es el mejor contratista para solucionar el

problema.

Aprovechará su experiencia exitosa con proyectos anteriores similares.

• Hará el trabajo en forma profesional.• Logrará los resultados deseados.• Completará el proyecto dentro del presupuesto

y de acuerdo al programa.• Dejará satisfecho al cliente. Las propuestas deben estar redactadas en una

forma sencilla y concisa; no deben ser ampulosas o redundantes

Deben usar terminología con la que esté familiarizado el cliente y evitar las abreviaciones, siglas, jergas y otras palabras, que quizá no conozca o comprenda el cliente.

las propuestas tienen que ser realistas, a los ojos del cliente, en términos del alcance, el costo y el programa.

PREPARACIÓN DE LA PROPUESTA

gerente de propuestas que coordine los esfuerzos del equipo para asegurar que se prepare una propuesta consistente, amplia, para la fecha máxima establecida en la SDP.

El desarrollo de una propuesta amplia para un gran proyecto se debe considerar como un proyecto en si' mismo; por lo tanto, el gerente de propuestas necesita reunirse con el equipo con el fin de desarrollar un programa para terminar la propuesta en la fecha máxima establecida por el cliente.

Por lo general los contratistas que licitan en proyectos muy grandes, hacen la labor de mercadotecnia previa a la SDP y, por lo tanto, pueden tener preparado un borrador de propuestas antes de que incluso el cliente emita una SDP formal.

Los clientes no les pagan a los contratistas para preparar propuestas. Los contratistas absorben estos costos como costos normales de mercadotecnia

CONTENIDO DE LA PROPUESTA

Con frecuencia las propuestas se organizan en tres secciones: técnica, administrativa y de costos

Sección técnica El objetivo de la sección técnica de la

propuesta del contratista es convencer al cliente de que el contratista comprende la necesidad o el problema y que pueda proporcionarle la solución menos riesgosa y más benéfica.

La sección técnica debe contener los elementos siguientes:

1. Comprensión del problema2. Enfoque o solución de propuesta3. Beneficio para el cliente

Sección admva. convencer al cliente de que el contratista puede hacer el trabajo propuesto (el proyecto) y lograr los resultados deseados .

1. Descripción de las tareas del trabajo2. Productos o servicios a entregar

3. Programa del proyecto 4. Organización del proyecto 5. Experiencia relacionada 6. Equipos e instalaciones

Sección de costos. convencer al cliente de que el precio del contratista para el proyecto propuesto es realista y razonable.

1. Mano de obra2. Materiales3. Alquiler de equipos e instalaciones

5. Viajes 6. Documentación 7. Gastos indirectos 8. Aumentos 9. Contingencias 10. Honorarios o utilidades

CONSIDERACIONES DE FIJACIÓN DE PRECIOS

Al determinar el precio para el proyecto propuesto, el contratista tiene que tomar en cuenta las partidas siguientes:

1. Confiabilidad de los estimados del costo. 2. Riesgo3. Valor del proyecto para el contratista.4. Presupuesto del cliente. 5.Competencia

PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA Y SEGUIMIENTO

Los contratistas tienen que continuar siendo proactivos incluso después de presentar la propuesta. Deben llamar al cliente para confirmar que la documentación ha sido recibida.

EVALUACION DE LAS PROPUESTAS POR EL CLIENTE

TIPOS DE CONTRATO

Antes de que pueda seguir adelante con el proyecto se tiene que firmar un contrato entre el cliente y el contratista el paso final en esta segunda fase del ciclo de vida.

El contrato tiene que exponer con claridad las partidas que se espera que proporcione el contratista

Contratos de precio fijo

En un contrato de precio fijo, el cliente y el contratista acuerdan un precio para el trabajo propuesto. El precio permanece fíjo a menos de que el cliente y el contratista estén de acuerdo en cambios.