Fundamentos de Contabilidad Financiera Modulo

MODULOFUNDAMENTOS DE CONTABILIDAD FINANCIERA

PREPARADO POR:NELLY VALOIS LOZANO

MARIA LUISA PARRA MURILLO

UNIVERSIDAD TECNOLOGICA DEL CHOCO “DIEGO LUIS CORDOBA”

FACULTAD DE HUMANIDADES Y ARTES

PROGRAMA DE CONTADURIA PÚBLICA

QUIBDO - CHOCO

2006

CONTENIDO

IntroducciónJustificaciónMetodología

UNIDAD 1HISTORIA DE LA CONTABILIDAD

Contabilidad en la edad antiguaContabilidad en la edad mediaContabilidad en la edad modernaContabilidad en la edad contemporánea

UNIDAD 2LA CONTADURÍA PÚBLICA EN COLOMBIA

La profesión contableEvolución y análisis de lo fundamentos de la contabilidadNormas, principios, postulados y conceptos contables Aplicados en ColombiaCampos de acción del contador público

UNIDAD 3

CONCEPTOS BÁSICOS

La contabilidad y la actividad económicaConcepto de persona natural y persona jurídicaConcepto de comercio y comercianteConcepto de empresaClasificación de las empresasDocumentos de comercioConcepto de contabilidadUsuarios de la contabilidadCaracterísticas de la información contableCampos de aplicación de la contabilidad

UNIDAD 4

SISTEMAS DE INFORMACIÓN CONTABLE

2

Elementos del sistema de información contableEcuación contableContabilidad por partida dobleLas transaccionesLa cuenta TNaturaleza de las cuentas – PUCRegistros contablesEjercicio de aplicación

UNIDAD 5

LIBROS DE CONTABILIDAD

Descripción, aspectos legales y característicasProhibiciones en los librosLibros principalesLibro Inventarios y BalancesLibro DiarioAsientos de diarioComprobantes de diarioLibro Mayor y BalancesLibros AuxiliaresRegistros

UNIDAD 6

AJUSTES

Clasificación de los ajustesIngresos y gastos acumulados o causadosEfectos que producen los ajustesIngresos y gastos diferidosEjercicio de aplicación

UNIDAD 7

IMPUESTO AL VALOR AGREGADO (IVA) Y RETENCIÓN ENLA FUENTE

Aspectos generalesRégimen simplificadoRégimen comúnImpuesto al valor agregado (IVA) en comprasDevoluciones en compras y en ventasImpuesto al valor agregado (IVA) en descuentos porPronto pago en compras y en ventas

3

Retención en la fuenteObligaciones de los agentes retenedoresDescuentos retención en la fuenteEjercicio de aplicación UNIDAD 8

DESCUENTOSComercialesCondicionados o financierosEjercicio de aplicación

UNIDAD 9

INGRESOSConceptoClases de ingresosContabilizaciónControl interno

UNIDAD 10

GASTOSConceptoClases de gastosContabilizaciónControl interno UNIDAD 11

GANANCIAS Y PÉRDIDAS

ConceptoProvisión ImpuestoReservasContabilizaciónCorrección monetariaPresentación de los ingresos y gastosEjercicio de aplicación

UNIDAD 12

ASIENTOS DE CIERRE Y HOJA DE TRABAJO

Asientos de cierreHoja de trabajoEjercicio de aplicación

4

BIBLIOGRAFIAESTRUCTURA CURRICULAR

ASIGNATURA : FUNDAMENTOS DECONTABILIDAD FINANCIERA

CICLO : BÁSICO

ÁREA DE FORMACIÓN : PROFESIONAL

PRERREQUISITO : NO TIENE

UBICACIÓN CURRICULAR : PRIMER SEMESTRE

INTENSIDAD HORARIA : T (2) P (2)

TIPO DE CURSO : HABILITABLE, NO VALIDABLE, NO CURSABLE

PERFIL PROFESIONAL : CONTADOR PÚBLICO

Nº DE CRÉDITOS : 3

MODALIDAD : DISTANCIA

5

INTRODUCCIÓN

El propósito fundamental de este modulo tiene como objetivo formar a los estudiantes de contaduría pública a distancia de una manera integral adecuada que le permita el entendimiento de los conceptos e informes contables.

Para el aprendizaje de los fundamentos de contabilidad financiera no se requiere de conocimientos previos ya que este modulo es una excelente ayuda para el aprendizaje y la practica de los estudiantes del área contable.

Cada capitulo del modulo consta de objetivos generales y especificas que le facilitan al estudiante informarse del capitulo y del propósitos del mismo, dinámica de las cuentas, talleres de practica,Conocimiento y diligenciamiento de los documentos soportes, libros principales y auxiliares, ajustes y cierre contable en forma de taller, que le permitan la preparación de los estados financieros en forma manual y sistematizada de la información.

La didáctica utilizada en este modulo es muy sencilla sirviendo de ayuda metodológica al estudiante y al docente como guía para el desarrollo teórico y practico de la cátedra.

6

JUSTIFICACIÓN

El estudio de la contabilidad permite conocer la evolución de la ciencia contable y de los procesos históricos contables, constituye una oportunidad invaluable para lograr conocer la realidad de la contaduría en Colombia y el desarrollo en otros países.

Esta asignatura es de carácter teórico – práctica, y de gran importancia para el futuro contador pues le brinda las herramientas y elementos de juicio necesarios para determinar la situación financiera de las empresas a través del análisis realizado a los principales estados financieros, busca las estrategias adecuadas que le permitan soluciones a los problemas ya sean del sector Comercial, Industrial, de Servicios o sector Público.

La contabilidad resiste gran importancia por el conocimiento preliminar de la parte contable en general, su esencia, su aplicación, su dinámica y el conocimiento del ente económico como eje fundamental para la aplicación contable. Permite que el alumno conozca de una manera aplicada algunos procedimientos y técnicas más especificas que se realizan en el ciclo de operaciones del ente económico. El conocimiento de tales procedimientos y sistemas de trabajo; permitirá que el estudiante se compenetre en el contexto del sistema operacional y en el ciclo transaccional, despertando el interés del mismo por el desarrollo de las actividades propias de un ente económico. Igualmente se introducirá en el conocimiento de las cuentas de transitorias y de balance.

7

METODOLOGÍA

La programación se desarrollará fundamentando la investigación de los estudiantes a distancia sobre temas del modulo antes de cada sección para su análisis y discusión, porque el aprendizaje a través de la participación en la metodología permite fijar más el conocimiento y facilita la reflexión deductiva cuando se deba actuar.

La metodología será teórico – practica, por lo cual se debe aprovechar al máximo la tutoría del docente de esta área. Se utilizará:

• Aclaraciones del tutor sobre los temas constitutivos del modulo• Talleres prácticos sobre ejercicios resueltos individualmente o en

grupos.• Aprendizaje sobre la experimentación reflexiva en si mismo y en otros.• Trabajos de investigación y ejercicios de reflexión.

8

UNIDAD 1

HISTORIA DE LA CONTABILIDAD

OBJETIVO GENERAL

• Explicar el origen y los fundamentos de la contabilidad a través de la historia.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

• Conocer la evolución de la contabilidad en cada una de las edades.

• Utilización de términos bien definidos empíricamente significativos.

• Procedimientos sistemáticos de comprobación de la información en cada una de las edades.

9

CONTABILIDAD EN LA EDAD ANTIGUA

• El hombre vivió en grupo

• La familia se rigió bajo un régimen matriarcal de manera nómada

• Al centralizarse el mando y volverse de tendencias sedentarias aparece

el patriarcado.

• Se practicaba el autoconsumo – cambio

• La complejidad de actividades permite la división del trabajo

• Con el trueque aparece una unidad de medida y valor, en un principio

fueron los animales (el buey), posteriormente, la moneda con las

mismas funciones de hoy.

• Aparece la escritura a través de signos

• Origen de los números por medio de símbolos

• Surge la contabilidad por partida simple

• Aparecen las primeras organizaciones Bancarias en el templo ,Rojo de

Babilonia

• Se cobran impuestos

• Aparece la primera moneda de plata aceptada internacionalmente como

medio de cambio.

• Las emigraciones dieron origen a la actividad mercantil

• Surgen los banqueros griegos, quienes fueron famosos en Atenas

porque llevaban la contabilidad a sus clientes

10

• Aparece el libro adversaria especie de borrados para registrar los

Ingresos y Gastos de manera diaria.

• En libro Codex o Tubulae, se hacían registro con mucho cuidado y se

debía conservar la forma de registro; a un lado estaban escritos los

ingresos “Acceptum” y al otro lo gastos”Expensum”.

• El estado de la caja “Arca”, aquí figuraban los retiros en el Expensum y

los Ingresos en el Acceptum.

• Libro Nexum tenía como origen el préstamo de dinero según la ley

Paetelia Papiria, se registraba el nombre del deudor en el Codex del

acreedor y la cantidad prestada queda lugar a la obligación a favor de

este.

• Egipto; Mesopotamia y Grecia, practicaron la contabilidad

• La Ley Paetelia Papiria es la Ley más antigua de que se tiene noticia

hacia nacer derechos y obligaciones de los asientos contables.

• Los contadores romanos fueron generalmente esclavos y plebeyos, se

agruparon constituyendo colegios

CONTABILIDAD EN LA EDAD MEDIA

• Las cuentas y razones de las operaciones fueron llevadas en

monasterios.

• Con las invasiones árabes y normandas la contabilidad mercantil se

volvió exclusivamente actividad del señor Feudal.

11

• En el libro Capitulare de villis aro, se registraba el inventario anual de

las propiedades del Imperio separando los Ingresos y los Egresos

• La diversidad de monedas fue un obstáculo a la generalización de un

sistema contable unánimemente aceptado.

• Las prácticas contables eran llevadas por escribanos a las

ordene de los señores Feudales.

• Aparece la hipoteca de propiedades, monedas las cuales debían ser

devueltas.

• Surgen los grandes monopolios comerciales.

• Aparece la contabilidad por partida doble.

• Se introdujo el uso de los números arábigos

• Se impuso a los funcionarios encargados de la administración de

rentas públicas la obligación de rendir cuentas anualmente.

• Se llevan los libros de Caja y cuentas corrientes en forma invertida,

en el lado izquierdo el Haber – egresos y en el lado derecho –

ingresos.

• Aparece la cuenta Pérdidas y Ganancias, a través del decreto 1327

originado por las múltiples pérdidas de dinero.

• Se crea el cargo de auditor cuya misión consistía en vigilar y cotejar el

trabajo conservando un duplicado del mismo.

• La implementación de los libros auxiliares fue un nuevo avance en la

contabilidad.

• surge el libro Mayor y Balance denominado Cartulari.

12

• Se crean las cuentas patrimoniales.

• Se innova la apertura y cierre de operaciones bianualmente con un

estado financiero que estipula el patrimonio de la unidad económica

informando el resultado de las operaciones como la participación

individual de los socios.

• Nace un nuevo libro Memorando o Recordatorio que permitía el mejor

uso de los otros ( diario columnario )

CONTABILIDAD EN LA EDAD MODERNA

• Se generalizo el uso de los números arábigos y la impresa.

• La impresa permite divulgar los conocimientos de los estudiosos.

• Aparece el primer libro estructurado para la práctica del comercio.

• Se establece la identidad de la partida doble.

• Se usan tres libros cuaderno (mayor), Giornale (Diario) y memoriale

( Borrador o recordatorio).

• Se establece que los libros se deben identificar en la primera página.

• No se habla de libro de Inventario, se estipula que el giro deberá

asentarse en el diario y de ahí pasarse al mayor según su clasificación.

• Fray Lucas Pacido redacto un tratado de contabilidad en 1494.

• Aparece la explicación del Inventario manifestando que es un listado de

Activos y Pasivos preparados por los propietarios de las empresas, y

debe ser hecho solo en un día.

• Se habla de cambiar la moneda, porque debido a la diversidad de las

mismas se deben utilizar varias columnas para el registro de las

operaciones.

• Se origina la famosa revolución de los precios.

13

• Para evitar discrepancias todas las partidas que se registran, vayan

firmadas por el Contador y el Tesorero, principio fundamental de control

que debe perdurar a través de los años.

• En los años 1581, existían agrupaciones de contadores que se

dedicaban a la profesión en una forma independiente.

• En 1805 se establece como requisito indispensable que toda persona

que quiera practicar la profesión contable de manera independiente

debe someterse a pasar un severo examen siempre y cuando haya

trabajado con algún profesional autorizado por cierto tiempo.

CONTABILIDAD EN LA EDAD CONTEMPORANEA

• En esta edad nace la revolución industrial

• Las regulaciones gubernamentales fueron más elásticas.

• Aparece el código Napoleón (1808) que da las bases para un mercado

estable, el cual favorece en Francia a la burguesía de comerciantes

• La contabilidad surge modificaciones de fondo y forma bajo el nombre

de Principios de Contabilidad.

• El presupuesto se convierte en el instrumento para controlar en forma

eficiente la actividad financiera.

• Se utiliza el libro Diario para relacionar conceptos en orden cronológico.

• El libro mayor se utiliza para la acumulación clasificada de cuentas con

sus cargos y abonos.

• En 1883 entro en vigencia el Código de Comercio Mercantil que regula

la práctica contable.

• Las primeras cuentas de contabilidad fueron usadas según su verdadero

significado débito y crédito.

• Surge el Concepto de depreciación.

14

• Se determino que un profesional de la Contabilidad que operase

independientemente debería examinar y certificar los reportes

financieros.

• En 1905 se crea la carrera de Contador de Comercio y mediante

examen profesional puede optar al titulo de Contador Publico Titulado.

• En 1917 se funda la Asociación de Contadores Públicos Titulados.

• En 1929 se determino la necesidad de la certificación por contador

público y que en adelante se denomina Dictámenes.

• En 1934 se emitieron seis reglas, que se conocen como el primer intento

de Principios de Contabilidad.

• Se establece en 1944 que la profesión de Contador requiere titulo para

su ejercicio.

• Se constituye el Colegio de Contadores Públicos.

• Por último un espíritu de elevada ética profesional, es el cimiento de una

honorable clase, al servicio de la comunidad.

15

UNIDAD 2

LA CONTADURÍA PÚBLICA EN COLOMBIA

OBJETIVO GENERAL

Conocer la reglamentación del ejercicio de la profesión contable y demás normas.


• Comprender los principios básicos que rigen la contabilidad.

• Emplear correctamente las normas básicas, y técnicas en la contabilidad.

• Conocer los principios éticos que rigen la conducta profesional.

• Aplicar las normas básicas que regulan la contabilidad, en general, y en el ejercicio de la profesión contable.

LA PROFESIÓN CONTABLE

16

Mediante el decreto legislativo 2373 de 1956, el Gobierno Nacional reglamento

con cierto grado de organización la actividad de contador público en Colombia,

concediéndole a este profesional la categoría de juramentado, y distinguiendo

entre contadores inscritos y contadores públicos, con facultades a estos últimos

para dar fe pública. Frente a la presencia de fallas que resultaba necesario

subsanar y al papel de este profesional en la sociedad, se expidió la ley 145 de

1960, por medio de la cual se reglamento la profesión de contador público,

derogando el Decreto Legislativo 2373, donde suprimió la categoría de

contador inscrito dejando desde esa fecha, como única la de contador público.

Después de 30 años de dicho ordenamiento se expide la Ley 43 de 1990, como

una reforma a la anterior con la expedición de un código de ética donde se

establecen los principios constitutivos del ejercicio de esta profesión, con

fundamento en la función social que caracteriza al contador público, en sus

relaciones con la sociedad, el Estado, los usuarios de sus servicios y sus

colegas. Integridad, conciencia moral, aptitud e independencia mental.

Cualidades que deben caracterizar al contador, también se estableció el

régimen de inhabilidades e incompatibilidades aplicables a los contadores

públicos.

Se precisaron las actividades relacionadas con la ciencia contable,

destacándose la Revisoría fiscal en materia de dictámenes profesionales y

certificaciones sobre estados financieros, se considera que esta función es

privativa del contador público. En cuanto a la obligatoriedad de tener revisor

fiscal las sociedades comerciales se establecieron los montos de activos

brutos, se creo el Consejo Técnico de la Contaduría Pública, organismo

encargado de la orientación técnico científica de la profesión y de la

investigación de los principios de contabilidad y normas de auditoria

generalmente aceptados en el país, se estableció la expedición de tarjetas

profesionales por la Junta Central de Contadores. En el año 2000 esta ley fue

examinada por la Corte Constitucional declarando exequibles e inexequibles

algunas disposiciones, dejando vigentes algunos artículos de la Ley 145 de

1960 y Ley 43 de 1990.

17

DEL CONTADOR PÚBLICO

Se entiende por contador público la persona natural que, mediante la

inscripción que acredite su competencia profesional en los términos de la

presente ley esta facultado para dar fe pública de hechos propios del ámbito de

su profesión, dictaminar sobre estados financieros y realizar las demás

actividades relacionadas con la ciencia contable en general.

La relación de dependencia laboral inhabilita al Contador para dar fe pública

sobre actos que interesen a su empleador. Esta inhabilidad no se aplica a los

revisores fiscales, ni a los contadores públicos que presten sus servicios a

sociedades que no estén obligadas, por ley o por estatutos, a tener revisor

fiscal.

INSCRIPCIÓN DEL CONTADOR PÚBLICO.

La inscripción como contador público se acreditará por medio de una tarjeta

profesional que será expedida por la Junta Central de Contadores.

EVOLUCIÓN Y ANÁLISIS DE LOS FUNDAMENTOS DE LA CONTABILIDAD

La evolución contable se basa en diversas exposiciones teóricas e hipótesis

que han sido motivadas de forma empírica por relaciones sociales que

desarrollan los seres humanos mediante las que se han motivado

transacciones de intercambio para satisfacer las necesidades que han surgido

por periodos los cuales han permitido que día a día esta sea más elaborada,

dentro de estas etapas de la contabilidad se pueden destacar: empírico, clásico

y científico. En

estos periodos se avanza hacia planteamientos orientados cada vez más hacia

la economía e involucrándose en ella otros agentes hasta llegar a la convicción

manejada actualmente en la que se le otorga un carácter de mayor relevancia

en el que se habla de un comportamiento científico administrativo. Que se

involucre en un proceso investigativo que perfeccione el marco teórico en el

18

que se tengan en cuenta los antecedentes del problema a investigar

permitiendo que haya una aplicación concreta a cada uno.

NORMAS, PRINCIPIOS, POSTULADOS Y CONCEPTOS CONTABLES APLICADOS EN COLOMBIA.

1. PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD GENERALMENTE ACEPTADOS:

• DEFINICION: Se entiende por principios o normas de

Contabilidad generalmente aceptadas en Colombia, el conjunto

de conceptos básicos y de reglas que deben ser observados al

registrar e informar contablemente sobre los asuntos y

actividades de personas naturales o jurídicas.

2. NORMAS CONTABLES BASICAS: Son el conjunto de postulados,

conceptos y limitaciones que fundamentan y circunscriben la

información contable. En general éstas normas aportan un avance

significativo en la generación de información contable al introducir

conceptos tan importantes como son identificar el ente económico

con la empresa, señalar criterios para la continuidad del ente, incluir

la teoría del mantenimiento del capital tanto financiero como

operativo, y ante todo reconocer las bases de valuación y

cuantificación.

Entre las normas Básicas señaladas en el decreto 2649 de 1993

tenemos:

ENTE ECONÓMICO: El ente económico es la empresa, esto es, la actividad

económica organizada como una unidad respecto de la cual se predica el

control de los recursos. El ente debe ser definido e identificado en forma tal

para distinguirse de otros entes.

CONTINUIDAD: Los recursos y hechos económicos deben contabilizarse y

revelarse teniendo en cuenta si el ente económico continuara o no funcionando

19

normalmente en periodos futuros. En caso de que el ente económico no vaya a

continuar en marcha, la información contable así deberá expresarlo. Teniendo

en cuenta si es por pérdidas recurrentes, deficiencia de capital, incumplimiento

de las obligaciones, venta de activos importantes, otras situaciones internas o

externas, (Huelgas, catástrofes naturales).

UNIDAD DE MEDIDA: Los hechos económicos deben reconocerse en una

misma unidad de medida, por regla general se debe utilizar como unidad de

medida la moneda funcional que es el signo monetario del medio económico

en el cual el ente principal obtiene y usa efectivo.

PERIODO: El ente económico debe preparar y difundir periódicamente

estados financieros durante su existencia. Los cortes respectivos deben

definirse previamente, de acuerdo con las normas legales y en consideración

del ciclo de las operaciones por lo menos una vez al año con corte al 31 de

diciembre, emitiendo estados financieros de propósito general.

VALUACIÓN O MEDICIÓN: Los recursos como los hechos económicos que

los afecten deben ser cuantificados en términos de unidad de medida, con

sujeción a las normas técnicas son criterios de medición aceptados: El valor

histórico, el valor actual, el valor de realización y el valor presente.

VALOR O COSTO HISTÓRICO: Representa el valor original consumido u

obtenido en efectivo, o en su equivalente en el momento de realización de un

hecho económico con arreglo a lo previsto en este decreto, dicho importe debe

ser reexpresado para reconocer el efecto ocasionado por las variaciones en el

poder adquisitivo de la moneda.

VALOR ACTUAL O DE REPOSICIÓN: Es el que representa el importe en

efectivo, o en su equivalente, que se necesitaría para reponer un activo o se

requeriría para liquidar una obligación, en el momento actual.

20

Valor de realización o de mercado: Es el que representa un importe en

efectivo, o en su equivalente, en que se espera sea convertido un activo o

liquidado un pasivo, en el curso normal de los negocios. Se entiende por valor

neto de realización el que resulta de deducir del valor de mercado los gastos

directamente imputables a la conversión del activo o a la liquidación del pasivo,

tales como comisiones, impuestos, transporte y empaques.

Valor presente o descontado: es el que representa el importe actual de las

entradas o salidas netas en efectivo o en su equivalente, que generaría un

activo o un pasivo, una vez hecho el descuento de su valor futuro a la tasa

pactada o, a falta de esta, a la tasa efectiva promedio de captación de los

bancos y corporaciones financieras para expedición de certificados de depósito

a término con un plazo de 90 días (D.T.F. Depósito a Termino Fijo), la cual es

certificada periódicamente por el Banco de la República .

ESENCIA SOBRE LA FORMA: Los recursos y hechos económicos deben ser

reconocidos y revelados de acuerdo con su esencia o realidad económica y no

únicamente en su forma legal.

Cuando en virtud de una norma superior, los hechos económicos no puedan

ser reconocidos de acuerdo con su esencia, en notas a los estados financieros

se debe indicar el efecto ocasionado por el cumplimiento de aquella disposición

sobre la situación financiera y los resultados del ejercicio.

REALIZACION: Solo pueden reconocerse hechos económicos realizados. Se

entiende que un hecho económico se ha realizado cuando se pueda comprobar

que, como consecuencia de transacciones o eventos pasados, internos o

externos, el ente económico tiene o tendrá un beneficio o un sacrificio

económico, o ha experimentado un cambio en sus recursos, en uno y otro caso

razonablemente cuantificables.

21

ASOCIACIÒN: Se deben asociar con los ingresos devengados en cada

periodo los costos y gastos incurridos para producir tales ingresos, registrando

unos y otros simultáneamente en las cuentas de resultados.

Cuando una partida no se pueda asociar con un ingreso, costo o gasto

correlativo y se concluya que no generará beneficios o sacrificios económicos

en otros periodos, debe registrarse en las cuentas de resultados en el periodo

corriente.

MANTENIMIENTO DEL PATRIMONIO: se entiende que un ente económico

obtiene utilidad, o excedentes, en un periodo únicamente después de que su

patrimonio al inicio del mismo, excluidas las transferencias de recursos a otros

entes realizadas conforme a la ley, haya sido mantenido o recuperado. Esta

evaluación puede hacerse respecto del patrimonio financiero (aportado) o del

patrimonio físico (operativo).

Salvo que normas superiores exijan otra cosa, la utilidad, o excedente, se

establece respecto del patrimonio financiero debidamente actualizado par

reflejar el efecto de la inflación.

REVELACIÒN PLENA: El ente económico debe informar en forma completa,

aunque resumida, todo aquello que sea necesario para comprender y evaluar

correctamente su situación financiera, los cambios que ésta hubiere

experimentado, los cambios en el patrimonio, el resultado de sus operaciones y

su capacidad para generar flujos futuros de efectivo. La norma de revelación

plena se satisface a través de los estados financieros de propósito general, de

las notas a los estados financieros de información suplementaria y de otros

informes, tales como el informe de los administradores sobre la situación

económica y financiera del ente y sobre lo adecuado de su control interno.

IMPORTANCIA RELATIVA O MATERIALIDAD: El reconocimiento y

presentación de los hechos económicos debe hacerse de acuerdo en su

importancia relativa. Un hecho económico es material cuando debido a su

naturaleza o cuantía, su conocimiento o desconocimiento, teniendo en cuenta

22

las circunstancias que lo rodean puede alterar significativamente las decisiones

económicas de los usuarios de la información. Al preparar estados financieros

la materialidad se debe determinar con relación al activo total, al activo

corriente, pasivo total, pasivo corriente, al capital de trabajo, al patrimonio o a

los resultados del ejercicio, según corresponda.

PRUDENCIA: Cuando exista dificultad de medir de manera confiable y

verificable un hecho económico se debe optar por registrar alternativas que

tengan menos probabilidades de sobrestimar los activos y los ingresos, o de

subestimar los pasivos y los gastos.

NORMAS TECNICAS Normas Técnicas Generales: Regulan el ciclo contable o proceso que debe seguirse para garantizar que

todos los hechos económicos se reconocen y trasmiten en forma correcta a los

usuarios de la información o sea es un sistema para la creación y comunicación

de información de contenido financiero.

PROPOSITO: en desarrollo de las normas básicas, las normas técnicas

generales regulan el ciclo contable

.

El Ciclo Contable: Es el proceso que debe seguirse para garantizar que todos

los hechos económicos se reconocen y se transmiten correctamente a los

usuarios de la información.

Las normas técnicas se relacionan con las fases del ciclo contable de la

siguiente manera:

a. ENTRADA DE INFORMACIÓN

1. Reconocimientos de los hechos económicos: Es el proceso de

registrar e identificar formalmente en la contabilidad los hechos

económicas realizados

23

2. Contabilidad de causación o acumulación: Los hechos económicos

deben ser reconocidos en el periodo en el cual se realicen y no

solamente cuando sea pagado o recibido el efectivo o su equivalente.

b. PROCESAMIENTO DE DATOS

3. Medición al valor histórico: los hechos económicos se reconocen

inicialmente por su valor histórico, aplicando cuando fuere necesario la

norma básica de la prudencia. De acuerdo con las normas técnicas

especificas, dicho valor una vez reexpresado como consecuencia de la

inflación, cuando sea el caso debe ser ajustado al valor actual, al valor

de realización o al valor presente.

4. Moneda Funcional: En Colombia la moneda funcional es el peso. Las

transacciones realizadas en otras unidades deben ser reconocidas en la

moneda funcional, utilizando la tasa de conversión aplicable en la fecha

de su ocurrencia. Según normas especiales se pueden utilizar otras

unidades de medida, siempre que puedan convertirse en cualquier

momento a la moneda funcional.

5. Ajuste a la Unidad de Medida: Los estados financieros se deben

ajustar para reconocer el efecto de la inflación, aplicando el sistema

integral. Se debe calcular con relación a las partidas no monetarias

utilizando para ello el PAAG anual, mensual acumulado, o mensual

según corresponda.

6. Provisiones y Contingencias: se deben contabilizar provisiones para

cubrir pasivos estimados, contingencias de pérdidas probables así como

para disminuir el valor reexpresado si fuese el caso, de los activos,

cuando sea necesario de acuerdo a las normas técnicas. Las

provisiones deben ser justificadas, cuantificadas y confiables, las

contingencias pueden ser eventuales, probables o remotas.

24

7. Clasificación: Los hechos económicos deben ser apropiadamente

clasificados según su naturaleza, de manera que se registren en las

cuentas adecuadamente, la clasificación se debe hacer conforme a un

plan contable previamente elaborado por el ente económico, incluyendo

la totalidad de las cuentas de resumen y auxiliares en uso, con

indicación de su descripción, de su dinámica o de los códigos que las

identifiquen.

8. Asignación: Los costos de los activos, y los ingresos y gastos diferidos

reexpresados como consecuencia de la inflación cuando sea el caso,

deben ser asignados o distribuidos en las cuentas de resultados, de

manera sistemática, en cumplimiento de la norma básica de la

asociación. La asignación del costo de las propiedades planta y equipo,

se denominan depreciación. La de los recursos naturales agotamiento. Y

la de los diferidos e intangibles, amortización.

9. Diferidos: deben contabilizarse como diferidos, los ingresos hasta que

la obligación correlativa esté total o parcialmente satisfecha y los gastos

hasta que el correspondiente beneficio económico esté total o

parcialmente consumido o perdido.

10. Asientos: Con fundamento en comprobantes debidamente soportados,

los hechos económicos se deben registrar por el sistema de partida

doble .pueden registrarse varias operaciones homogéneas en forma

global, siempre que su resumen no supere las operaciones de un mes,

las operaciones se deben registrar cronológicamente, los asientos

respectivos se deben hacer en los libros a más tardar en el mes

siguiente a aquel en el cual las operaciones se hubieren realizado. Se

deben resumir los movimientos débitos y créditos de cada cuenta y

establecer su saldo, cualquier error u omisión se debe salvar con un

nuevo asiento en la fecha en que se advierte.

25

11. Ajustes: antes de emitir estados financieros deben efectuarse los

ajustes necesarios para cumplir la norma técnica de asignación, registrar

los hechos económicos realizados que no hayan sido reconocidos,

corregir los asientos que fueron hechos incorrectamente y reconocer el

efecto de la pérdida de poder adquisitivo de la moneda funcional.

12. Cierre Contable: Al finalizar el periodo y antes de divulgar los estados

financieros de fin de periodo, deben cerrarse las cuentas de resultado y

transferir su saldo neto a las cuentas apropiadas del patrimonio.

C. SALIDA DE DATOS

13. Verificación de las afirmaciones: Antes de emitir estados financieros,

la administración del ente económico debe cerciorarse de que se

cumplen satisfactoriamente las afirmaciones, explicitas e implícitas, en

cada uno de sus elementos, las afirmaciones que se derivan de las

normas básicas y técnicas son: Existencia, Integridad, Derechos y

obligaciones, Valuación, Presentación y revelación.

14. Tratamiento de informaciones conocidas después de la fecha de cierre: Debe reconocerse en el período objeto de cierre el efecto de las

informaciones conocidas con posterioridad a la fecha de corte y antes de

la emisión de los estados financieros, cuando suministren evidencia

adicional sobre condiciones que existían antes de la fecha de cierre.

Normas técnicas específicas

Se relacionan directamente con los elementos de los estados financieros y son:

normas relacionadas a los activos, pasivos, patrimonio, ingresos, gastos,

26

costos, cuentas de orden y las relacionadas con las operaciones

descontinuadas y empresas en liquidación.

CAMPOS DE ACCIÓN DEL CONTADOR PÚBLICO

Los campos de acción o las actividades relacionadas con la ciencia contable en

general todas aquellas que impliquen organización, revisión y control de

contabilidades, certificaciones y dictámenes sobre estados financieros,

certificaciones que se expiden con fundamento en los libros de contabilidad,

revisoría fiscal, prestación de servicios de auditoria, así como todas aquellas

actividades conexas con la naturaleza de la función profesional del contador

público, tales como: la asesoría tributaría, la asesoría gerencial, en aspectos

contables y similares, la docencia entre otras.

UNIDAD 3

27

CONCEPTOS BÁSICOS OBJETIVO GENERAL

• Introducir un conjunto de conceptos, definiciones y terminología utilizados en la práctica contable.


• Identificar los diferentes tipos de organizaciones según sus características de orden jurídico, legal y sus actividades.

• Conocer la importancia de la contabilidad.• Tener claro algunos conceptos y terminología contables.• Diferenciar los documentos de comercio.• Distinguir los usuarios de la contabilidad.

LA CONTABILIDAD Y LA ACTIVIDAD ECONÓMICA

28

Entre los agentes dinámicos de la actividad económica, se encuentran el

comerciante y la empresa, los generadores de intercambios comerciales, los

servicios, la producción y la manufactura.

• Persona Natural: Llamada también persona física es el ser humano,

hombre o mujer capaz para ser sujeto de derechos y obligaciones.

• Persona Jurídica: Llamada persona moral. Entidad formada por la

realización de los fines colectivos y permanentes de los hombres a la

que la ley reconoce capacidad para ser sujeto de derechos y

obligaciones, se denominan también personas ficticias, incorporales,

morales o sociales.

• Comercio: Es la negociación y trafico que se hace al vender, comprar o

permutar unas cosas por otras, pues solo es una función social que

busca satisfacer necesidades con animo de lucro.

• Comerciante: Persona dedicada de forma profesional al comercio,

realizando transacciones de compra-venta en el mercado.

EMPRESASe denomina empresa a toda actividad económica organizada para la

producción, transformación circulación, administración o custodia de bienes y

prestación de servicios, en todas las empresas se proyectan a un objetivo,

obtener ganancias.

29

CLASIFICACIÒN DE LAS EMPRESAS.

a) SEGÚN SU ACTIVIDAD ECONÓMICA:1) AGRICOLAS: Explotación de producción agrícola Ej., cultivo de

palma africana, Borojó.

2) PECUARIAS: Orientadas a la producción de ganado Ej.: Hato

Llano grande

3) MINERAS: Su actividad económica se orienta a la extracción de

minerales que son utilizados como materia prima en otros

procesos Ej. Cales de Colombia, Empresas petrolera, auríferas.

4) INDUSTRIALES O DE TRANSFORMACION: Aquellas dedicadas

a la compra de materias primas para transformarlas en nuevos

productos. Ej. Col tejer, Tejí cóndor, Coca cola.

5) COMERCIALES: Dedicadas a la compra de bienes elaborados,

sin transformarlos o cambiar las características del mismo para

luego venderlos. EJ: Almacén Éxito, La 14.

6) SERVICIOS: Su actividad económica es vender servicios o

capacidad profesional o técnica. Ej. Banco de Bogotá, Médicos,

Abogados.

b) SEGÚN SU TAMAÑO

1) PEQUEÑA EMPRESA: Existe un solo propietario, pocos

empleados, capital pequeño de trabajo, no existe delimitación

clara y definida de funciones. Ej. Zapatería El Rey

2) MEDIANA EMPRESA: Hay una división y especialización del

trabajo, la cantidad de empleados es mayor, la inversión y el

rendimiento considerable, información contable mas amplia. Ej.

Comercializadoras.

30

3) GRAN EMPRESA: Es la mayor organización, cuenta con

personal técnico y especializado en cada actividad, existe manual

de funciones y de procedimientos, hay división del trabajo

especializado, la inversión y los rendimiento son considerables, la

información contable es mayor y su registro es sistematizado,

utiliza un gran número de empelados. Ej. Carvajal y CIA.

c) SEGÚN EL NUMERO DE PROPIETARIOS

1) Empresas Individuales, Unipersonales o de un solo propietario: denominadas también empresas unitarias o de

propietario único, a partir de la Ley 222 de 1995 estas empresas

pueden constituirse como personas Jurídicas, similares a las

sociedades Ltda. deben registrarse en la Cámara de Comercio, la

responsabilidad del propietario esta limitada al valor de los bienes

apostados, la razón Social debe estar seguida de la expresión

“Empresa Unipersonal o de la sigla EU”.

2) Empresas Multipersonales O De Varios Socios : Pertenece a

dos o más socios, de acuerdo con su constitución se clasifican

en:

SOCIEDADES DE PERSONAS

a. Sociedad Colectiva: formada por dos o más personas,

denominados socios colectivos quienes administran la

empresa y responden ante terceros en forma personal,

ilimitada y solidaria. La razón social se forma con los

apellidos de todos los socios o algunos de ellos seguidos

de las expresiones y compañía, hermanos e hijos.

La sociedad colectiva se disolverá por:

31

• Por muerte de alguno de los socios, si no hubiere estipulado

su continuación en uno o más de los herederos.

• Por incapacidad sobreviviente a algunos de los socios a

menos que se convenga que la sociedad continué con los

demás, o que acepten que los derechos del incapaz sea

ejercido por su representante.

• Por la declaración de quiebra de algunos de los socios, si los

demás no adquieren su interés social o no aceptan la cesión a

un extraño una vez requerido por el sindico de la quiebra.

• Por enajenación forzada del interés de algunos de los socios,

a favor de un extraño. Si los demás asociados no se avienen

dentro de los 30 días siguientes a continuar la sociedad con el

adquiriente.

• Por la renuncia o retiro justificado de algunos de los socios, si

los demás no adquieren su interés en la sociedad o no

aceptan su sesión a un tercero.

b. Sociedad de responsabilidad Limitada: Conformada con no

menos de dos y no más de 25 socios, la razón social puede estar

determinada por el objeto social de la empresa o con el nombre y

apellido o el solo apellido de una o más personas naturales

seguida de las expresiones LTDA, o la palabra Limitada, los

socios responden solidariamente y proporcionalmente por los

impuestos de la sociedad y las obligaciones salariales producto

de la actividad económica. Se disolverá Cuando ocurran perdidas

que reduzca el capital por debajo del 50% o cuando el numero de

socios exceda de veinticinco (25).

c. Sociedad Comandita simple: Está formada por dos clases de

socios:

32

- Socios gestores: que responden ilimitadamente.

- Socios comanditarios: que se limitan a responder sólo por el valor de

los aportes en caso de liquidación obligatoria (Ley 222 de 1995: Antes

denominada quiebra),no están obligadas a constituir reserva legal, la

razón social se forma con el nombre completo de uno o varios socios

gestores, seguido de la sigla “S en C”, el representante legal solo puede

ser uno de los socios gestores.

Los socios gestores podrán ceder sus aportes bajo la autorización de los

demás socios comanditarios; por el contrario, los comanditarios lo

pueden ceder con la aprobación de los demás comanditarios.

SOCIEDADES DE CAPITAL

a. Sociedad Anónima: son personas jurídicas, se crean con aportes de los

accionistas, quienes son responsables hasta por el monto de sus aportes,

requieren para su constitución un mínimo de cinco socios o accionistas la

razón social puede hacer referencia a las actividades de la empresa,

seguida de las palabras “sociedad anónima” o de la letra “S.A.” se disolverá:

• Por perdida que reduzcan el patrimonio neto por debajo del 50%

del capital suscrito.

• Cuando el 95% o mas de las acciones suscritas lleguen a

pertenecer a un solo accionista.

La disolución no significa que el ente económico haya desaparecido, toda

vez que este continua sin vida hasta cuando se inscribe en el registro

mercantil, la escritura donde conste que se protocolizo la cuenta final de

liquidación aprobada por la súper sociedades y los demás documentos

de Ley.

b. sociedades en comandita por acción

33

Formada por socios gestores y socios comanditarios, estos últimos con

un mínimo de cinco accionistas, la razón social se forma con el nombre o

apellido completo de uno o más socios gestores, agregando la expresión

“y compañía”, seguida de las palabras sociedad comanditaria por

acciones o la abreviatura S.C.A.”.

Se disolverá por:

• Por los causales señalados en el articulo 218 del Código del

Comercio.

• Por las causales especiales de la sociedad colectiva cuando

ocurren respecto de los socios gestores.

• Por la desaparición de una de las 2 categorías de socios

d) SEGÚN LA PROCEDENCIA DEL CAPITAL

1) Empresas Privadas: La actividad comercial se encuentra en manos del

sector privado, son rentables, las personas son libres de utilizar su propiedad,

renta y habilidades como prefiera determinando la cantidad y clases de bienes

que deben producir; las técnicas y medios de distribución. Ej. Carulla.

2) Empresas Oficiales O Públicas: Son empresas del Estado, se dedican

en condiciones de monopolio a suministrar bienes y servicios esenciales como;

agua, alcantarillado, comunicaciones.

Igualmente hay empresas dedicadas a la producción o extracción de bienes

que por sus características especiales son de competencia del Estado. Ej. La

producción de Licores, “Licoreras” explotación del subsuelo, Empresa

Colombiana de Petróleo.

3) Empresas De Economía Mixta: Son empresas que están constituidas por

aportes del estado y personas particulares. Se dedican a la producción de

34

bienes o servicios de interés público que el estado no puede atender. La

condición es que el estado posee el 50% o más de capital y desarrollen sus

actividades bajo vigilancia de la Contraloría General de la Republica. Ej. Una

Universidad Semioficial.

E. SEGUN SU PROPÓSITO LUCRATIVO:

De acuerdo con la posibilidad de repartir en efectivo los excedentes o

utilidades entre los propietarios, las empresas se pueden clasificar en dos tipos:

sin ánimo de lucro o con ánimo de lucro

- Empresas sin Ánimo de Lucro: Las empresas de este tipo no pueden

repartir en dinero sus excedentes o ganancias entre los dueños. Tal es el caso

de las cooperativas, las asociaciones y las fundaciones, entre otras.

- Empresas con Ánimo de Lucro: Los propietarios de estas empresas sí

pueden recibir en efectivo las utilidades que obtengan.

DOCUMENTOS DE COMERCIO

Sirven de soporte contable y respaldan las transacciones; se elaboran en

original y tantas copias como lo exijan las necedades de la empresa.

Toda transacción comercial genera una serie de documentos que sirven de

respaldo para el registro de la información relacionada con la forma como se

efectúa la operación y sus condiciones.

CLASES DE DOCUMENTOS:

35

1. Documentos comerciales no negociables: Sirven de información

sobre cualquier transacción comercial y suministran los datos para su

registro contable no tienen carácter negociable. Entre estos tenemos:

a) DOCUMENTOS INFORMATIVOS:

• COTIZACION: Es un documento que expide el vendedor

a solicitud del cliente, contiene información del bien o

servicio que se ofrece y las condiciones de la

negociación para la toma de decisiones acerca de la

mejor poción, consta de los siguientes datos: - Nombre

del cliente, Fecha, Tiempo de validez, Forma de pago,

Despacho, Descripción, Observaciones, Firma de los

responsables.

• PEDIDO: Es el compromiso formal para una compra de

un bien o servicio, contiene los siguientes datos: Numero,

Nombre del cliente, Fecha del pedido, Dirección del

cliente, Forma de entrega, Nombre del vendedor, Forma

de pago, Descripción del Pedido, Firma de los

responsables.

• REMISIÓN: Le permite al comprador la confrontación de

la mercancía recibida con la solicitada en su pedido,

contiene los siguientes datos: Numero, Nombre y

dirección del comprador, datos del transportador,

Descripción de la mercancía, Observaciones, firma de los

responsables.

• TARJETA DE KARDEX: Ofrece información inmediata

acerca de las existencias de un producto, con el objeto

36

de mantener actualizado el saldo disponible para la

venta, consta de lo siguiente: Fecha, descripción, valor

unitario, entradas, salidas, saldo, proveedores, ubicación,

unidad, máximas y mínimos, articulo.

b) DOCUMENTOS SOPORTES: Bien sean negociables o no, sirven

de respaldo al asiento contable y por consiguiente se deben anexar al

comprobante de diario o comprobante de contabilidad, entre los

documentos soportes más comunes tenemos:

• FACTURA COMERCIAL: Es el soporte de la compra-venta realizada,

sirve para el cobro de las mercancías despachadas o servicios

prestados al cliente. Consta de: datos del cliente, nombre del vendedor,

fecha, lugar donde se despacho, forma de pago, Número de la cedula

de ciudadanía, o Nit del comprobador, descripción, importación contable,

firma de los responsables.

• RECIBO DE CAJA: Se conoce también como comprobante de ingreso, sirve como comprobante de todos los ingresos recibidos y de

constancia del pago efectuado por un cliente consta de: Número,

persona de quien se recibe, fecha, concepto y valor, forma de pago,

imputación contable, firma y sello.

• RECIBO DE CAJA MENOR: respalda todos los pagos que por

diferentes conceptos se cancelan a las personas que prestan algún

servicio o venden un bien y que firman en señal de haberlo recibido.

• COMPROBANTE DE EGRESO: Sirve de constancia de los dineros

entregados por la empresa

.

• COMPROBANTE DE CONSIGNACION: Es el que se elabora cuando

se deposita dinero en efectivo, cheque o recibos de tarjetas de crédito

37

en la cuenta corriente bancaria, para que este comprobante de

consignación tenga validez requiere de la firma y sello del cajero del

banco.

• NOTA DÉBITO: Este documento se diligencia cuando es necesario

informar a un cliente acerca del valor de su deuda o de algún tipo de

incremento por diferentes conceptos, en los bancos indica disminución

del saldo de las cuenta corrientes o de ahorros, por chequeras, intereses

comisiones.

• NOTA CRÉDITO: Documento que se elabora cuando se le debe

informar a un cliente que su deuda disminuye por algún concepto, en el

sector bancario representa un incremento en los saldos de las cuentas

corrientes o de ahorro por prestación concedida u otros conceptos.

DOCUMENTOS COMERCIALES NEGOCIABLES

Son los que se utilizan por seguridad y comodidad para pagar o respaldar

las deudas adquiridas por las personas cuando realizan negocios y sirven

de soportes para el registro contable, los principales son:

• CHEQUE: Es un documento negociable, donde el titular de una

cuenta corriente ordena al banco que pague determinada cantidad

de dinero a una persona natural o jurídica, previa presentación, firma

y entrega del cheque al mismo banco.

De acuerdo con la manera como se diligencie el cheque, este

recibe diferentes nombres:

Cheque Cruzado: Es el que se le trazan dos líneas paralelas

en uno de sus ángulos superiores del cheque, indica que solo

38

puede hacerse efectivo mediante consignación, no se pueden

cobrar por ventanilla.

Cheque Especialmente Cruzado:- Es aquel que indica en

medio de las dos líneas paralelas que debe ser cobrado

únicamente por el primer beneficiario, o se escribe el nombre

del mismo, este cheque no puede ser endosado a otra

persona para su cobro.

Cheque De Gerencia: Este cheque es girado por los bancos

contra sus propios fondos se hace efectivo al primer

beneficiario y tiene el respaldo del banco como girador, ofrece

total garantía al beneficiario.

Cheque certificado: Es el que el banco certifica indicando

que la cantidad girada en el cheque cuenta con los recursos

en la respectiva cuenta corriente por solicitud del girador, en

estos casos el encargado de las cuentas corriente en el

banco coloca un sello con la leyenda Certificado y firma para

dar crédito al sello.

• COMPROBANTE DE VENTA CON TARJETA DE CRÉDITO:- Llamada también dinero plástico es un medio de pago muy difundido

actualmente se adquiere mediante contrato entre el cliente (tarjeta

habiente) y un establecimiento bancario, en la tarjeta expedida por

la entidad crediticia, el usuario puede efectuar pagos en

establecimientos comerciales afiliados al sistema de crédito; se

puede diferir el pago, es un documento de mucha aceptación.

• PAGARE: Titulo valor por el cual una persona denominado suscriptor se

compromete a pagar una suma de dinero en una fecha determinada a

otra persona, que se llamada beneficiario, este documento es utilizado

39

por empresas de financiamiento comercial, para captación de dinero, en

su diligenciamiento se utiliza formatos preimpresos en papel de

seguridad, es de circulación privada y utilizado por las entidades de

crédito.

• LETRA DE CAMBIO: Documento negociable mediante el cual una

persona ordena a otra que pague a una tercera persona cierta cantidad

de dinero en un lugar y tiempo determinado previamente.

• LIBRANZA: Documento comercial utilizado regularmente, por

cooperativas o empresas en las cuales labora el beneficiario de un

préstamo o crédito, mediante la libranza el deudor autoriza a su patrono

la deducción de cuotas periódicas de su salario, honorarios o

participaciones a que tiene derecho para la cancelación de su

obligación crediticia.

CONTABILIDAD:

Sistema de información que permite identificar clasificar, registrar, resumir,

interpretar, analizar y evaluar en términos monetarios las operaciones y

transacciones de una empresa.

USUARIOS DE LA CONTABILIDAD:

• Usuarios Externos: Quienes se distinguen por tener un interés

indirecto con la empresa, su influencia es en el entorno

socioeconómico, no tienen acceso a la información directamente, entre

ellos tenemos: Inversionistas, prestamistas, acreedores., proveedores,

clientes, cámaras de comercio, asociaciones gremiales y públicos en

general.

40

• Usuario Internos: Tienen un interés directo con la empresa como

propietario y accionistas, gerentes, directores, gerentes, jefes de

departamento, empleados, sindicato, autoridades de vigilancia y

control. Cuentan con otras fuentes adicionales de información y tienen

la posibilidad de determinar, por tener autoridad jerárquica o poder

legal, la forma y contenido de la información financiera de modo que

satisfaga sus necesidades.

CARACTERÍSTICAS DE LA INFORMACION CONTABLE

Las características cualitativas de la información contable son: sus

atributos necesarios para satisfacer sus objetivos básicos; la información

contable debe ser:

a) Comprensible: Clara y fácil de entender

b) Útil, Pertinente y confiable: es pertinente cuando posee valor de

retroalimentación de predicción y es oportuna.

Confiable Cuando es neutral, verificable y representa fielmente los

hechos económicos.

c) Comparable: Cuando ha sido prepara sobre bases uniformes.

CAMPOS DE APLICACIÓN DE LA CONTABILIDAD

La contabilidad no solo se ocupa de los registros o anotaciones

detalladas de los aspectos comerciales, su campo de acción es muy

amplio. La contabilidad según el tipo de empresa donde se aplique

puede ser:

41

a) Contabilidad Privada: Se lleva en empresas cuyos propietarios

son personas particulares y de acuerdo con la actividad de la

organización se subdivide en:

1) Contabilidad Comercial: se utiliza en organización de compra-

venta de mercancías. Ej. los Almacenes.

2) Contabilidad de Servicios: La que se maneja en los negocios de

prestación de servicios. Ej. Empresas de Transporte.

3) Contabilidad de Costos: llevada a cabo en las empresas

Manufacturas, Mineras, Agrícolas, pecuarias Ej. industrias Textil.

4) Contabilidad Bancaria: Es la que opera en Entidades

Financieras, para registrar las operaciones de los Bancos,

Corporaciones de Ahorro y Crédito.

5) Contabilidad Cooperativa: La que se lleva en las Cooperativas.

b) Contabilidad Oficial: La utiliza en las empresas Estatales.

42

UNIDAD 4


OBJETIVO GENERAL

• Desarrollar un modelo que incluya los procedimientos utilizados

en contabilidad para registrar los hechos económicos.


• Analizar el efecto de las transacciones comerciales en la

ecuación contable.

• Describir el sistema de partida doble, base para la elaboración

de estados financieros.

• Comprender la importancia del balance de prueba como medio

de verificación del sistema contable.

• Utilizar el Plan Único de Cuentas en la codificación de las

cuentas.


43

Es la combinación de personal, registros y procedimientos que usa un

negocio para cumplir con sus necesidades rutinarias de información

financiera, a fin de producir y revelar información de carácter contable

financiero que sea confiable y útil, de manera que los responsables de

la administración dispongan de ella oportunamente para las decisiones

sobre el manejo de los recursos y operaciones.

Para administrar y evaluar una empresa es importante tener una

información básica de los sistemas de contabilidad, ayuda a los

gerentes a cumplir exitosamente con sus responsabilidades.

ELEMENTOS DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN CONTABLE

Entre los elementos del sistema de información contable que permiten

su dinámica y constituyen su estructura de funcionamiento tenemos:

1. Los documentos y transacciones de la empresa y de los

hechos económicos.

2. La legislación fiscal, la laboral y de seguridad social, la de

comercio, etc.

3. La tecnología de computación para la captación, el

procesamiento y almacenamiento de datos así como para

su interpretación, análisis y suministro de información.

4. Los fundamentos teóricos, técnicos y marco conceptual

contable y financiero.

5. Las personas que intervienen en el funcionamiento y

dinámica del sistema.

6. los recursos financieros y materiales necesarios.

7. El sistema o subsistema de control interno contable.

44

ECUACION CONTABLE O PATRIMONIAL

Resulta de comparar el Activo y el Pasivo de una empresa con el objeto de

obtener el valor del patrimonio o capital, desde su inicio toda empresa puede

expresar su ecuación patrimonial que se conservara a través de la vida del ente

aun cuando los valores que involucra aumenten o disminuyan el Activo o el

Pasivo.

La ecuación contable se representa por las cuentas del activo, pasivo y

patrimonio.

EL ACTIVO: Todos los bienes de la empresa o la representación financiera de

un recurso obtenido por el ente económico Ej.: Caja, Bancos, Clientes,

Inversiones Inventarios, Equipos de oficina, Edificios.

EL PASIVO: -Es la representación financiera de una obligación presente del

ente económico derivada de eventos pasados en virtud de la cual se reconoce

que en el futuro, se deben transferir recursos o proveer servicios a otros entes.

Ej.: Obligaciones financieras, Proveedores, Cuentas por pagar, costos y gastos

por pagar.

EL PATRIMONIO: Es el valor residual de los Activos del ente económico,

después de deducir todos sus pasivos. Son cuentas de patrimonio: aportes

sociales, capital de personas naturales, reservas obligatorias, utilidad del

ejercicio.

REPRESENTACION DE LA ECUACION CONTABLE

45

1) Cuando la empresa no tiene deudas u obligaciones con terceros, la

ecuación contable se representa así:

ACTIVO = PATRIMONIO O CAPITAL

Ej.: Pedro Pérez inicia un negocio con el siguiente aporte: en billetes monedas,

cheques $2.000.000. Equipo de oficina $4.000.000. Un edificio $10.000.000.

ACTIVO = Patrimonio o Capital

$ 16.000.000 = 16.000.000.

2. Cuando la empresa tiene deudas u obligaciones con terceros la ecuación

contable se presenta así:

Ej. Billetes $2.000.000, Equipo de oficina $ 4.000.000. Edificio

10.000.000, en facturas de mercancías por pagar $ 3.000.000.

.

ACTIVO = PASIVO + CAPITAL O PATRIMONIO

16.000.000. = 3.000.000 + 13.000.000.

3. El patrimonio se conoce también como la diferencia entre el ACTIVO Y EL

PASIVO, y se representa así:

ACTIVO - PASIVO = PATRIMONIO O CAPITAL

16.000.000. - 3.000.000. = 13.000.000.

CONTABILIDAD POR PARTIDA DOBLE

46

Es un sistema universalmente aceptado para el registro contable de

transacciones comerciales se fundamenta en los siguientes hechos. Los cuales

son conocidos como el principio de la partida doble.

• Cuando una persona vende, hay otra que compra

• Cuando una persona entrega hay otra que recibe

• No puede existir deudor sin acreedor

• No puede haber acreedor sin deudor

LAS TRANSACCIONES. Son todas las operaciones con valor monetario o intercambio económico que

da lugar a cambios en la ecuación contable, ya sea por aumento o disminución

en uno o varios de sus componentes activo, pasivo, patrimonio, ingresos,

gastos o costos. Ej.

Compra de un vehiculo

venta de mercancías

prestación de un servicio.

La situación anterior origina los asientos de contabilidad, que son el registro de

transacciones u operaciones comerciales en cada una de las cuentas

afectadas.

LA CUENTA Es cada uno de los elementos que intervienen en una transacción.

Ej.: compra de un terreno, se paga en efectivo.

Las cuentas que intervienen en la transacción son:

Terrenos

Caja

LA CUENTA T

47

Es el formato en el que se registran en forma clara, ordenada y

comprensible los aumentos o disminuciones que sufren los elementos de

los estados financieros

Se esquematiza así: Nombre de la cuenta en la parte superior.

Lado izquierdo-debitos

Lado derecho-créditos

Saldo: puede ser debito o crédito

ELEMENTOS DE LA CUENTALos elementos fundamentales de una cuenta son el Debe y el Haber y se

representan en una cuenta T así:

Nombre de la Cuenta

Debe Haber

El DEBE: Va al lado izquierdo, corresponde a los debitos o cargos, esta acción

se conoce como debitar o cargar una cuenta, en las cuentas del Activo los

valores representan un aumento y en las cuentas de gastos, un Egreso.

El HABER: Se registran al lado derecho correspondiente a los créditos o

abonos, en las cuentas del Pasivo representan un aumento de las deudas, en

las cuentas de Ingreso una captación de dinero por la prestación de servicios

de la empresa, en las cuentas del Activo representan una disminución.

Ej. Registrar un abono de $ 200.000 de un cliente

Caja clientes

48

$ 200.000 $ 200.000

b) Se retiraron de caja $ 200.000. Para consignarlos al banco

Bancos Caja

$ 200.000 $ 200.000

REGISTROS CONTABLESLos asientos contables son los registros monetarios escritos de una

transacción u operación comercial realizada por el ente económico.

Los registros contables pueden ser: simples o compuestos

a) Registros Simples: Intervienen dos (2) cuentas una Deudora y otra

Acreedora es decir que a un cargo le corresponde un abono.

Ej. Se compro muebles y enseres para la empresa según factura No. 2630 por

$ 5.000.000 de contado con cheques.

Debito: Equipos de oficina 5.000.000

Crédito: Bancos 5.000.000

b) Registros Compuestos: Intervienen más de dos (2) cuentas a un cargo o

diversos cargos corresponde un abono o varios abonos, puede tener una

cuenta deudora y dos o más acreedores o lo contrario.

Ej. Se compro muebles y enseres según factura No. 2630 por $ 5.000.000. Así:

con cheque No. 35085 $ 2.000.000. Y se firmo una letra a 90 días $ 3.000.000.

49

Débito: Equipos de oficina 5.000.000

Crédito: Bancos 2.000.000

Crédito: Cuentas corrientes comerciales 3.000.000

Ej. Se vende muebles y enseres según factura No. 1111 por $ 6.000.000. Así:

con cheque No. 67980 $ 3.500.000. y a crédito el resto .

Débito: Caja 3.500.000

Debito: Clientes 2.500.000

Crédito: muebles y enseres 6.000.000

CLASIFICACION Y NATURALEZA DE LA CUENTA Reales o de balance :Activos PasivosPatrimonio Temporales ,nominales o de resultadosIngresosGastos Costo de ventasCostos de producción De orden o memorandoAcreedorasDeudoras

CUENTAS REALES O DE BALANCERepresentan bienes, derechos u obligaciones de la empresa.

Tienen duración permanente

Son las que aparecen en el balance.

CUENTAS DEL ACTIVO:

50

Representan los derechos, bienes y recursos obtenidos por la empresa como

resultado de eventos pasados de cuyo uso se esperan beneficios futuros, son

de naturaleza debito

Ejemplos: Caja, bancos, deudores, inversiones, terrenos, inventarios,

edificaciones, maquinaria y equipo, equipo de oficina, patentes y marcas,

crédito mercantil, etc.

CUENTAS DEL PASIVO Representan las obligaciones que la empresa tiene con terceros derivadas de

eventos pasados

Son de naturaleza crédito

Ejemplos: Obligaciones financieras, cuentas por pagar, proveedores,

obligaciones laborales, impuesto de renta por pagar, ingresos recibidos por

anticipados, etc.

CUENTAS DEL PATRIMONIO Representan los compromisos que la empresa tiene con sus dueños; es el

dinero que tienen invertido los dueños.

Son de naturaleza crédito.

Ejemplos

Capital social, superávit de capital, revalorización del patrimonio, utilidad del

ejercicio, superávit por valorizaciones, reservas.

CUENTAS DE RESULTADOS O TRANSITORIAS.Tienen origen en las operaciones del negocio.

Determinan el aumento o disminución del patrimonio por las utilidades o

pérdidas en el ejercicio.

Se llaman transitorias porque su duración es hasta la terminación de cada ciclo

contable y se cancelan.

CUENTAS DE INGRESOS

51

Son las que generalmente causan un aumento en el patrimonio,

Son de naturaleza crédito

Ejemplos: venta de mercancías, ingresos por arrendamiento, ingresos por

intereses etc.

CUENTAS DE GASTOS

Son todas las erogaciones en que incurre un negocio para cumplir con su

objeto social, generalmente causan una disminución en el patrimonio.

Son de naturaleza débito

Ejemplo: Gastos salarios, gastos por intereses, gastos servicios públicos etc

CUENTAS DE COSTOS DE VENTA

Son las cuentas que representan la acumulación de los costos directos e

indirectos necesarios en la elaboración de productos y/o prestación de los

servicios vendidos de acuerdo con la actividad social desarrollada por el ente

económico en un periodo determinado. Su naturaleza es débito.

CUENTAS DE COSTOS DE PRODUCCION O DE OPERACIÓNAgrupa el conjunto de las cuentas que representan las erogaciones y cargos

asociados clara y directamente con la elaboración o la producción de los bienes

o la prestación de servicios, de los cuales un ente económico obtiene sus

ingresos. Son de naturaleza débito.

CUENTAS DE ORDEN DEUDORASEstas cuentas reflejan hechos o circunstancias de los cuales se pueden

generar derechos afectando la estructura financiera del ente económico.

Igualmente se incluyen aquellas cuentas de registro utilizadas para efectos del

control interno de activos, información general o control de futuras situaciones

financieras, así como para conciliar las diferencias entre los registros contables

de los activos y las declaraciones tributarias.

52

CUENTAS DE ORDEN ACREEDORAS

Registran los compromisos o contratos que se relacionan con posibles

obligaciones y que por tanto puedan llegar a afectar la estructura financiera del

ente económico. Igualmente, se incluyen aquellas cuentas de registro utilizadas

par efectos del control interno de pasivos y patrimonio, información gerencial o

control de futuras situaciones financieras, así como para conciliar las

diferencias entre los registros contables de los pasivos y patrimonio y las

declaraciones tributarias.

EJERCICIO DE APLICACIÓN1. Mediante ejemplo represente un asiento compuesto

2. defina partida doble.

3. Demuestre contablemente la ecuación patrimonial.

4. Una empresa posee bienes y derechos por $15.000.000. y contrajo

deudas por $ 6.850.000. ¿Cuál es su patrimonio

5. Determine el patrimonio de la compañía Aprendiendo Ltda., con los

siguientes saldos:

Acreedores varios 1.300.000

Caja 100.000

Inversiones en acciones 900.000

Muebles y enseres 2.400.000

Vehículos 6.500.000

Bancos nacionales 1.500.000

PLAN ÚNICO DE CUENTASEs una herramienta creada para armonizar y unificar el sistema contable de los

principales sectores de la economía colombiana donde su fundamento legal se

encuentra en la norma técnica de clasificación de los hechos económicos. El

plan busca mejorar la calidad, transparencia y comparabilidad de la información

contable generando beneficios para sus usuarios. El plan único de cuentas

53

(PUC ) para comerciantes que opera en Colombia establecido inicialmente por

el Decreto reglamentario 2195 de 1992, se le han practicado varias

modificaciones reglamentadas por medio de los decretos 2650 de 1993, 2894

de 1994, 2116 de 1996 y 95 de 1997.

El plan ha sido obligatorio desde el 1 de enero de 1995 para todas las personas

naturales o jurídicas obligadas a llevar contabilidad, de conformidad con lo

previsto en el Código de Comercio. La estructura del plan único de cuentas

esta compuesto por un catalogo de cuentas, la descripción y dinámica para su

correcta aplicación.

Catálogo de cuentas: contiene la relación ordenada y clasificada de las

clases, grupos, cuentas y subcuentas de las cuentas reales o de balance, de

resultado o transitorias y de orden, identificadas con un código numérico y su

correspondiente denominación con base en los siguientes niveles:

Clase: Representada por el primer digito.

Grupo: Representado por los primeros dos dígitos.

Cuenta: Representada por los cuatro primeros dígitos.

Subcuenta: Representada por los seis primeros dígitos.

Auxiliares: Representados por los ocho primeros dígitos.

La clase en las cuentas reales o de balance se encuentra identificada así:

Clase 1: Activo

Clase 2: Pasivo

Clase 3: Patrimonio

La clase en las cuentas transitorias o de resultado están identificadas así:

Clase 4: Ingresos

Clase 5: Gastos

Clase 6: Costos de ventas

Clase 7: Costos de producción o de operación

La clase en las cuentas de orden de identifica así:

54

Clase 8: Cuentas de orden deudoras

Clase 9: Cuentas de orden acreedora

DESCRIPCIONES Y DINAMICA DE LAS CUENTAS

Descripciones: expresan o detallan los conceptos de las diferentes clases,

grupos y cuentas incluidas en el catalogo e indican las operaciones a registrar

en cada una de las cuentas.

Dinámica: señalan la forma en que se deben utilizar las cuentas y realizar los

diferentes movimientos que las afectan.

Nota: en el capitulo III del plan único de cuentas se encuentran las

descripciones y dinámicas para casa una de las cuentas con el fin de dar

mayor claridad y entendimiento sobre el tema.

PASOS A SEGUIR EN EL REGISTRO DE TRANSACIONES COMERCIALES

Las empresas realizan durante el ciclo contable muchas operaciones las

cuales se denominan transacciones comerciales. Al registrar estas

transacciones se debe tener en cuenta los siguientes pasos:

1. Leer la transacción

2. Identificas las cuentas que intervienen en la operación

3. Clasificar las cuentas en el grupo a que pertenecen ósea, si son del

activo, pasivo, patrimonio, ingresos, gastos o de orden.

4. Determinar si las cuentas están aumentando o disminuyendo de

acuerdo a la transacción

5. Aplicar las reglas que determinan que las cuentas de activo y gastos

aumentan en la columna del debe y disminuyen en la columna del haber,

las de pasivos, patrimonio e ingresos aumentan en la columna del haber

y disminuyen en la columna del debe.

55

6. Registrar las transacciones teniendo en cuenta que el total de los

debitos o cargos es igual al total de los créditos o abonos.

REGISTRO DE ALGUNAS TRANSACCIONES:

A) DE INICIACIÓN O APERTURA DE OPERACIONES: Estas transacciones

se registran al comienzo del negocio son los aportes que hace el propietario o

los propietarios al iniciar la empresa. Los aportes pueden ser en efectivo,

especie, o en efectivo y especie.

1. APORTES EN EFECTIVO:

Cuando los propietarios aportan al negocio bienes en dinero efectivo como

efectivo o cheques. Las cuentas que intervienen en el registro pertenecen al

activo y patrimonio, son cuentas del balance.

Carlos Sonso inicia un negocio de compra y venta de mercancía aporta en

efectivo $ 800.000.

1105 Caja $ 800.000.

3130 Capital de personas naturales 800.000.

2. APORTES EN ESPECIE:Cuando los propietarios aportan al negocio bienes diferentes al efectivo como:

Edificios, Muebles y enseres, Terrenos, Vehículos, Mercancías, Créditos, y

Equipos, etc., Las cuentas que intervienen en el registro pertenecen al activo y

patrimonio, son cuentas del Balance.

Carlos Sonso, inicia una empresa con un capital de $ 1.000.000., representado

así: $ 300.000 en mercancías, $ 400.000 en un terreno, $ 200.000, en

computadores, $ 100.000 en muebles.

1435 Mercancías no fabricadas por la empresa 300.000

1504 Terrenos 400.000

56

1524 Equipos de oficina 100.000

1528 Equipos de comunicación y computación 200.000

3130 Capital de personas naturales 1.000.000

3. APORTES EN EFECTIVO Y ESPECIE

Cuando los propietarios aportan al negocio bienes en dinero efectivo y en

especies como: Efectivo, muebles y enseres, terrenos, vehículos, mercancía,

créditos, equipos etc. Las cuentas que intervienen en el registro pertenecen al

activo y patrimonio, son cuentas del Balance.

Carlos Sonso, inicia una empresa con un capital de $ 1.000.000., representado

así: $ 300.000 en efectivo, $ 400.000 en un terreno, $ 200.000 en mercancías,

$ 1.000.000 en muebles.

1105 Caja 300.000.

1435 Mercancías no fabricadas por la empresa 200.000.

1504 Terrenos 400.000.

1524 Equipos de oficina 100.000.

3130 Capital de personas naturales 1.000.000.

B) DE OPERACIONES O MOVIMIENTOS DEL NEGOCIO1. CONSIGNACIONES BANCARIAS

Permiten depositar en las entidades bancarias el dinero que haya en caja, no

es conveniente mantener grandes sumas de dinero en caja para evitar robos o

mal manejo del efectivo. Las cuentas que intervienen en el registro pertenecen

al activo y son de Balance.

Se consignan en el banco de Bogota $ 500.000.

1110 Bancos 500.000

1105 Caja 500.000.

57

2. COMPRA DE MERCANCIAS

Transacción que más se repite en una empresa comercial, las compras de

mercancías pueden ser al contado o crédito y se debe tener en cuenta el

sistema de inventario utilizados por la entidad.

• Cuando se utilice el sistema de Inventario Permanente se registran los

movimientos de compra de mercancías en la cuenta 1435. Mercancías

no fabricadas por la empresa

• Cuando se utilice el sistema de Inventario Periódico se registran los

movimientos de compras de mercancías en la cuenta : 6205 De

mercancías

COMPRA DE MERCANCIAS AL CONTADO

Compra de mercancías por $ 350.000 al contado con cheque del Banco

Popular, se utiliza el inventario permanente.

Se registra en la cuenta 1435 Mercancías no fabricadas por la empresa, de

naturaleza debito, pertenece al activo y se cierra contra pérdidas y ganancias.

Un crédito a la cuenta de balance activo 1110 Bancos.

1435 Mercancías no fabricadas por la empresa 350.000

1110 Bancos 350.000

COMPRA DE MERCANCÍAS A CRÉDITOCompra de mercancías por $ 350.000 a crédito, se utiliza inventario periódico.

Se registra en la cuenta 6205 de Mercancías. De naturaleza debito pertenece

a las cuentas de costos y se cierra contra pérdidas y ganancias. Un crédito a la

cuenta de balance 2205 Nacionales.

58

6205 De mercancías 350.000

2205 Nacionales 350.000

3) VENTAS DE MERCANCIAS.

Representan generalmente el objeto social principal de las empresas

distribuidoras mediante la entrega de bienes o servicios. Así como los

dividendos participaciones y de más ingresos siempre y cuando se identifiquen

con el objeto social del ente económico. Las ventas de mercancías pueden ser

de contado y a crédito.

VENTA DE MECANCIAS AL CONTADO.

Ventas de mercancías al contado por $ 600.000

Se registran en la cuenta 1105 Caja en el debe, pertenecen al activo y es

cuenta de balance. Un crédito a la cuenta de resultado 4135 Comercio al por

mayor y al por menor.

1105 Caja 600.000

4135 Comercio al por mayor y al por menor 600.000

VENTAS DE MERCANCIAS A CREDITOVentas de mercancías a crédito por $ 600.000.

Se registra en la cuenta 1305 Cliente en el debe, pertenece al activo y es

cuenta de balance. Un crédito a la cuenta de resultado 4135 Comercio al por

mayor y al por menor

1305 Clientes 600.000

4135 Comercio al por mayor y al por menor 600.000

59

4. INGRESOS OPERACIONALESEstos se obtienen por medio de los ingresos de operación tales como: ventas,

descuentos en compra intereses devengados, comisiones ganadas, arriendos y

por otros conceptos.

Le pagan a la empresa por servicios médicos la suma de $ 800.000

En esta operación un debe la cuenta 1105 Caja pertenecen al activo y es de

balance y la cuenta de resultado Ingresos operacionales 4165 Servicios

sociales y de salud. De naturaleza crédito.

1105 Caja 800.000.

4165 Servicios sociales y de salud 800.000

5. GASTOS OPERACIONALES

Las empresas para su normal funcionamiento deben realizar gastos tales

como: Servicios, arriendos, sueldos, impuestos seguros, intereses etc.

La empresa paga servicios públicos con cheque por $ 150.000

En esta operación intervienen la cuenta de resultados Gastos de Operación

5135 Servicios, de naturales debito y un crédito a la cuenta 1110 Bancos,

pertenece al activo y es de balance.

5135 Servicios 150.000.

1110 Bancos 150.000

6. COBROS O ABONO DE CLIENTES

Cuando las empresas otorgan créditos a sus clientes se originan los cobros o

abonos de clientes.

Juan Tramposo nos paga una factura que nos debía por valor de $ 600.000

En este tipo de transacciones se registran un débito a la cuenta 1105 Caja,

pertenece al activo y es de balance y un crédito a la cuenta 1305 Clientes

también de activo y rebalance.

60

1105 Caja 600.000

1305 Clientes 600.000

7. DE PAGOS O ABONOS A OBLIGACIONES

Se obtienen por la compra a créditos, las obligaciones o deudas que contraen

las empresas, deben cancelarse en el plazo señalado.

La empresa gira un cheque por $ 450.000 del banco Popular como abono a su

obligación bancaria.

En este caso se registra un debito a la cuenta 2105 Bancos Nacionales,

pertenece al pasivo y es de balance y un crédito a la cuenta 1110 Bancos del

activo y de balance.

2105 Bancos Nacionales 450.000.

1110 Bancos 450.000

8. DE PAGOS O ABONOS A PROVEEDORES

Se origina por el suministro o compra de mercancías a crédito.

La empresa gira un cheque por $ 350.000 del Banco Popular a un proveedor

por concepto de abono a deuda por mercancía.

En esta transacción se registra un debito a la cuenta 2205 Nacionales,

pertenece al pasivo y es de balance, un crédito a la cuenta 1110 Bancos del

activo y de balance.

2205 Nacionales 350.000.

1110 Bancos 350.000.

9. COMPRAS DE ACTIVOS DIFERENTES DE MERCANCIAS.

61

Son aquellos que se adquieren para la buena marcha y desarrollo del objeto

social de las empresas como: Terrenos, edificaciones, muebles y enseres,

equipos de oficina etc.

Compra un vehiculo para el reparto de mercancías por $ 1.500.00 pagamos

$ 1.000.000 de cuota inicial y el resto a 60 días.

Se registra un débito al activo correspondiente y un crédito a la cuenta 1110 Bancos si la compra es de contado o por los abonos realizados y la cuenta

2305 Cuentas corrientes comerciales si es a crédito. Las cuentas que

intervienen son de activo y pasivos, pertenecen al balance

.

1540 Flota y equipos de transporte 1.500.000

1110 Banco 1.000.000.

2305 Cuentas corriente comerciales 500.000.

10. VENTA DE ACTIVOS DIFERENTES A MERCANCIAS

Se refiere a aquellos activos que venden las empresas para reemplazarlos por

otros más modernos o de mayor capacidad.

Se venden muebles por $ 400.000, y se los pagan a la empresa así:

$ 100.000 de cuota inicial con cheque del banco Popular y el saldo a crédito de

60 días.

Se registran dos débitos uno a la cuenta 1105 Caja y otros a la cuenta 1380

Deudores Varios y un crédito al activo correspondiente. Cuentas de activo,

pertenecen al balance.

1105 caja 100.000.

1380 Deudores Varios 300.000.

1524 Equipos de oficina 400.000.

62

11. PRESTAMOS CONCEDIDOS A TRABAJADORES

Registra los valores a favor del ente económico por créditos otorgados al

personal con vínculo laboral, faltante en caja o inventarios.

Se gira un cheque por $ 250.000, préstamo concedido a un empleado

Un débito a la cuenta 1365 Cuentas por cobrar a trabajadores, Crédito a la

cuenta 1110 Bancos cuentas de activo y de balance.

1365 Cuentas por cobrar a trabajadores 250.000.

1110 Bancos 250.000.

12. GASTOS NO OPERACIONALES Son sumas pagadas o causadas por gastos no relacionados con la explotación

del objeto social de la empresa tales como: Financieros, Pérdidas en ventas y

retiro de bienes. Gastos extraordinarios y Diversos.

El banco cobra $ 150.000 por chequera, los descuenta directamente de la

cuenta corriente.

En esta operación intervienen la cuenta de resultados Gastos no operacionales

5305 Financieros de naturaleza debito, y un crédito a la cuenta 1110 Bancos, pertenece al activo y es de balance.

5305 Financieros 150.000.

1110 Bancos 150.000.

13. INGRESOS NO OPERACIONALES.-

63

Son sumas recibidas o causadas provenientes de ingresos diferentes a las del

objeto social de la empresa, tales como: Arrendamientos, Financieros,

dividendo y participaciones, Servicios, Indemnizaciones etc.

El banco nos canceló intereses por $ 150.000, directamente en la cuenta de

ahorros

En esta operación se registra un debito a la cuenta 1120 Cuentas de ahorros,

pertenece al activo, es de balance y un crédito a la cuenta de resultados

Ingresos no operacionales 4210 financieros.

1120 Cuenta de ahorros 150.000.

4210 Financieros 150.000

14. ACTIVOS DIFERIDOS

comprende el valor de los gastos pagados por anticipado en que incurre el ente

económico en el desarrollo de sus actividades, así como en aquellos otros

gastos denominados cargos diferidos, que representan bienes o servicios

recibidos, de los cuales se espera obtener beneficios económicos en periodos

futuros. Comprenden:

GASTOS PAGADOS POR ANTICIPADO

Son los gastos realizados por la empresa anticipadamente y que una vez

pagados no son recuperables o reembolsables, se amortizan durante el

periodo en que se reciben los servicios o se causen los costos o gastos.

Se registran en la cuenta 1705 Gastos pagados por anticipado en el debe,

pertenecen al activo, es una cuenta de balance, de naturaleza débito. Y un

crédito a la cuenta 1110 Bancos, cuenta de activo y de balance.

La empresa gira un cheque por valor de $ 800.000.para cancelar cuatro meses

de arrendamiento anticipados.

64

1705 Gastos pagados por anticipado 800.000

1105 Bancos 800.000

CARGOS DIFERIDOS

Son los pagos que efectúa una empresa, antes de iniciar sus operaciones

comerciales, por lo tanto son amortizados gradualmente, con cargo a los

resultados de los respectivos periodos. Para efectos tributarios, la amortización

de los cargos diferidos se permite hasta en 5 años, o en plazo inferior siempre

que se demuestre.

El saldo de las cuentas de cargos diferidos al inicio del periodo, debe ajustarse

por el PAAG del respectivo ejercicio contable.

Se registra en la cuenta 1710 Cargos diferidos, de naturaleza débito, del

activo y un crédito a la cuenta 1110 Bancos.

La compañía progresando abrió una nueva sucursal, e incurrió en gastos

preliminares de instalación por un valor de $ 1.000.000, los cuales canceló a

una firma especializada en este tipo de actividades. El ajuste por inflación

según el PAAG mensual de 0.8%

1710 Cargos diferidos 1.000.000

1110 Bancos 1.000.000

Registro del PAAG por inicio del periodo 1710 Cargos diferidos 8.000

4705 Corrección monetaria 8.000

15. PASIVOS DIFERIDOS

65

Representa los valores que el ente económico ha recibido de manera

anticipada de clientes, los cuales tienen el carácter de pasivo, y por su origen y

naturaleza han de influir económicamente en varios ejercicios en los que deben

ser aplicados o distribuidos. Se registra un débito a la cuenta 1105 Caja y en la

cuenta 2705 Ingresos Recibidos por Anticipado en el haber, son de

naturaleza crédito.

La empresa recibe $300.000, de intereses anticipados.

1105 Caja 300.000.

2705 Ingresos recibidos por anticipado 300.000

BALANCE COMPROBACIÓN DE SALDOS O BALANCE DE PRUEBA

Al terminar de registrar los asientos contables, se debe comprobar la aplicación

de la partida doble, la cual se realiza resumiendo o determinando el saldo de

los registros contables en cada una de las cuentas, del activo, pasivo,

patrimonio, ingresos, gastos y costos. Reflejando que los saldos débitos deben

ser igual a los saldos créditos. Se presenta así:

a. Encabezamiento: nombre de la empresa, nombre del movimiento y la fecha.

b. Cuerpo: Código, Nombre de las cuentas, columna débito y columna crédito.

c. Firma: Responsable de la elaboración.

EJERCICIO DE APLICACIÓN RESUELTO

1. 1.) La compañía la Trompona Ltda. Inicia operaciones el 1 de abril de

2006 con el aporte de dos socios, representados así: Socio A $

1.000.000, en el banco de Bogota. $ 2.000.000 en un camión, hipoteca

corporación de ahorro y vivienda por $ 1.000.000. Socio B $ 1.000.000,

en una oficina, $ 1.000.000 en muebles y enseres.

2) Venta de mercancía al contado por $ 1.600.000.

66

3) El Banco cobra $ 50.000. Por comisiones

4) Se vende computadores por $ 4.000.000. Y se los pagan a la

empresa así: 50% de cuota inicial con cheques del banco Agrario y el

saldo a crédito por 60 días.

5) Compra un edificio por $ 10.000.000. Así: 40% de cuota inicial y el

resto a 90 días.

6.) Préstamo concedido a un empleado por $ 300.000. Con cheque

7) Se compra un lote por $ 4.800.000. Pagándose en efectivo $ 800.000,

y el resto a crédito.

8) Se reciben $ 5.000.000, provenientes de un préstamo bancario

respaldado con un pagare, cancelándose en cuatro cuotas semestrales

iguales.

9) Se compra papelera pagándose $ 500.000. en efectivo.

10) Se paga el arriendo del local por el presente mes $ 600.000.

SE PIDE:

• Registros en cuenta T

• Determinar saldo

• Balance de comprobación de saldos.

Solución del ejercicio

67

1105 CAJA

1110 BANCOS

DEBE HABER DEBE HABER

(2) 1,600,000 800,000 (7) (1) 1,000,000 50,000 (3)

(4) 2,000,000 500.000 (9) (8) 5,000,000 4,000,000 (5) 3,600,000 1.300,000 300,000 (6)

2,300,000 600,000 (10)

6,000,000 4,950,000 1.050,000

1365 CUENTAS POR 1305 CLIENTES COBRAR TRABAJADORES DEBE HABER DEBE HABER(4) 2,000,000 (6) 300,000

1516 CONTRUCCIONES Y 1504 TERRENO EDIFICACIONES DEBE HABER DEBE HABER(7) 4,800,000 (1) 1,000,000

5) 10,000,000 11,000,000

1524 EQUIPOS DE 4245 UTILIDAD EN

VENTA DE OFICINA PROP. PLANTA Y EQUIPOS DEBE HABER DEBE HABER(1) 1,000,000

4,000,000 (4)

68

1540 FLOTA Y EQUIPO DE 2105 BANCOSTRANSPORTE NACIONALES DEBE HABER DEBE HABER

(1) 2,000,000 5,000,000 (8)

2125 CORPORACIONES 2305 CUENTAS DE AHORRO Y VIVIENDA CORRIENTES COMERCIALES DEBE HABER DEBE HABER 1,000,000 (1) 6,000,000 (5)

4,000,000 (7)

10,000,000

4135 COMERCIO AL POR 3115 APORTES SOCIALES MAYOR Y AL POR MENOR DEBE HABER DEBE HABER

4,000,000 (1) 1,600,000 (2)

5120 ARRENDAMIENTOS 5195 DIVERSOS DEBE HABER DEBE HABER

(10) 600,000 (9) 500,000

5305 GASTOS FINANCIEROS DEBE HABER(3) 50,000

COMPAÑÍA LA TROMPONA LTDA.BALANCE COMPROBACIÓN DE SALDOS

69

ABRIL 30 DE 2006

CODIGOS CUENTAS DEBE HABER1105 Caja 2.300.0001110 Bancos 1.050.0001305 Clientes 2.000.0001365 Cuentas Por Cobrar Trabajadores 300.0001504 Terreno 4.800.0001516 Construcciones Y Edificaciones 11.000.0001524 Equipos de oficina 1.000.0001540 Flota y equipo de transporte 2.000.0002105 Bancos nacionales 5.000.0002125 Corporaciones de ahorro y vivienda 1.000.0002305 Cuentas corrientes comerciales 10.000.0003115 Aportes Sociales 4.000.0004135 Comercio al por mayor y al por menor 1.600.0004245 Utilidad en venta de Propiedades 4.000.000

Planta y Equipos 5120 Arrendamientos 600.0005195 Diversos 500.0005305 Financieros 50.000

SUMAS IGUALES 25.600.000 25.600.000

______________________Responsable.

EJERCICIO DE APLICACIÓN2. La compañía Asesorías Científicas Ltda. Inicio operaciones en mayo 1

de 2006, durante este mes realizo las siguientes transacciones que el

estudiante debe clasificar y registrar en diario y luego con los saldos

debe elaborar un balance de prueba a mayo 31 de 2006.

70

• Mayo 1: la empresa recibe $8.000.000.de contado, por aportes

de cuatro (4) socios.

• Mayo 2: Consigna en el banco de Bogota, el saldo en caja.

• Mayo 3: Compra de contado a Proview con cheque Nº 0001 del

banco de Bogotá, computador por $2.500.000.

• Mayo 4: Recibe un préstamo bancario del mismo banco por

$1.000.000.

• Mayo 10: El dinero recibido por servicios prestados a la

compañía Frotex de consultaría, a la fecha es de $800.000

• .Mayo 15: Se cancelan gastos operacionales de administración

sueldos $300.000. y de ventas sueldos $150.000. en efectivo,

recibos de caja número 002 y 003 respectivamente.

• Mayo 19: Pagó el arriendo de mayo por $800.000. con cheque,

del banco de Bogotá Nº 0002, a inmobiliaria Colmena.

• Mayo 24: Canceló $200.000. con cheque del banco de Bogotá

Nº 0003 como abono al préstamo bancario.

• Mayo 28: Ingresa un nuevo socio quien aporta un vehículo por

$6.000.000. según factura Nº 3050

• Mayo 30: Los servicios prestados por consultarías a Frotex

suman $500.000. a crédito, los gastos por servicios públicos

$150.000. aún no se han pagado.

UNIDAD 5

71

LIBROS DE CONTABILIDAD

OBJETIVO GENERAL

• Conocer los requisitos de carácter legal en el registro y manejo

de los libros principales de contabilidad.


• Identificar los libros principales y auxiliares.

• Elaborar comprobantes de contabilidad.

• Registrar movimientos contables en los libros.

• Adquirir habilidades para corregir errores en los libros de

contabilidad.

• Analizar las diferentes clases de comprobantes de contabilidad.

• Reconocer la importancia que tiene para la empresa el correcto

manejo de los libros de contabilidad.

COMPROBANTE DE CONTABILIDAD

Conocido también con el nombre de comprobante de diario, es un documento

que permite el registro en forma ordenada y resumida de las operaciones o

transacciones realizadas por el ente económico con base en los documentos

soportes, no es necesario efectuar boletines diarios si el volumen de

72

operaciones no lo amerita, se puede hacer por periodos mayores: semanal,

décadas, quincena, o máximo cada mes.

Los comprobantes se deben conservar debidamente archivados y ordenados

de manera que en cualquier momento faciliten verificar su exactitud de los

asientos en los libros de contabilidad.

El comprobante de contabilidad consta de:

A. ENCABEZADO1. Nombre o razón social de la empresa

2. Nombre del documento

3. Fecha de elaboración del comprobante

4. Número consecutivo del comprobante

B. CUERPO 5. Código: Se determina de acuerdo al PUC para cada cuenta y

Subcuenta.

6. Cuenta y Detalle: Se relacionan los nombres de las cuentas y

Subcuentas seguidas de la descripción del asiento, registrando

primero los débitos y luego los créditos.

7. Parciales: Se registran los valores débitos y créditos de las

Subcuentas, trazando una línea en el último valor registrado

Esto, indica que se pasa a otra cuenta o para evitar alteración de

las partidas.

8. Debe: Registro de las partidas débito de las cuentas

9. Haber: registro de las partidas crédito de las cuentas

C. FINAL 10. Firmas: nombre o firmas de las personas que intervienen en su

elaboración, revisión, aprobación y contabilización.

73

Modelo del comprobante de contabilidad.

COMPAÑÍA: XXXXCOMPROBANTE DE CONTABILIDAD

Fecha: N°_______

CODIGO CUENTA Y DETALLE PARCIAL DEBE HABER

Elaborado:_____ Revisado:______ Revisado:_____Contabilizado____

LOS LIBROS CONTABLES: DESCRIPCIÓN, ASPECTOS LEGALES

Y CARACTERÍSTICAS

Los libros contables son los libros que deben llevar obligatoriamente los

comerciantes y en los cuáles se registran en forma sintética las operaciones

mercantiles que realizan durante un lapso de tiempo determinado. Los libros de

contabilidad deben llevarse en idioma castellano, por el sistema de partida

doble, deben registrarse en la Cámara de Comercio, y los registros se harán

con una secuencia clara, completa y fidedigna de los negocios del comerciante.

PROHIBICIONES EN LOS LIBROS DE CONTABILIDAD

a. Alterar en los asientos, el orden o la fecha de las operaciones a que

ellos se refieren.

b. Dejar espacios que faciliten intercalaciones o adiciones en el texto de los

asientos o a continuación de los mismos.

74

c. Hacer interlineaciones, raspaduras, o correcciones en los asientos.

d. Borrar o tachar en todo o en parte los asientos.

e. Arrancar hojas, alterar el orden de las mismas o mutilar los libros.

LIBROS PRINCIPALES

Llamados también mayores, y de acuerdo con las disposiciones legales, los comerciantes deben llevar los siguientes libros:

LIBRO DE INVENTARIOS Y BALANCES

Al iniciar la actividad comercial, la empresa debe elaborar un inventario y un balance general que le permitan conocer de manera clara y completa la situación de su patrimonio, en este libro deben registrarse de manera detallada, los derechos, bienes y obligaciones que posee la empresa, de acuerdo con las normas legales.

LEGALIDAD CONTABLE

Los libros de contabilidad deben conservarse por lo menos diez años, contados desde el cierre de aquellos o la fecha del último asiento o comprobante.

La información que debe contener este libro es:

• La cantidad de artículos inventariados al inicio del periodo contable.(Generalmente son los inventarios y los activos fijos).• El nombre y código de las cuentas y las subcuentas que conforman los rubros anteriormente descritos.• El valor que corresponde al valor unitario de cada artículo.• El valor parcial de las operaciones.• El valor total correspondiente a cada cuenta.

Formato del libro Inventarios y Balances

CANTIDAD UNIDAD DETALLE V/UNITARIO V/PARCIAL V/TOTAL

75

DE MEDIDA

76

En este libro se registra en primer lugar el inventario y luego se registra el Balance General correspondiente.

LIBRO DIARIO COLUMNARIO

Es un libro principal, denominado también "diario columnario", en él se registran en orden cronológico todos los comprobantes de diario elaborados por la empresa durante el mes. Con el fin de obtener el movimiento mensual de cada cuenta, al finalizar el mes se totalizan los registros débitos y créditos, trasladándolos al libro mayor

En este libro se encuentra información como:

• la fecha completa del día en el cuál se realizo el comprobante de diario.• La descripción del comprobante.• La totalidad de los movimientos débito y crédito de cada cuenta• Los saldos finales de cada cuenta para su traslado a las cuentas del mayor.

FORMATO DEL LIBRO DIARIO COLUMNARIO

FECHA

DETALLE CAJA

BANCOS

CUENTAS

VALORES

LIBRO MAYOR Y BALANCES

Es un libro principal que deben llevar los comerciantes para registrar el movimiento mensual de las cuentas en forma sintética. La información que en él se encuentra se toma del libro Diario y se detalla analíticamente en los libros auxiliares.

En el se encuentra la siguiente información:

• La cuenta y su respectivo código (Este código es según el plan de cuentas de la empresa).• El saldo anterior de cada una de las cuentas que lo tengan.• El movimiento débito o crédito de cada cuenta.

77

• Las operaciones mensuales.• Los saldos finales para la elaboración de los Estados financieros.

78

FORMATO LIBRO MAYOR Y BALANCES

LIBRO MAYOR Y BALANCE

MES DE: DICIEMBRE

MOVIMIENTO

BALANCE

CODIGO CUENTAS SALDOS ANTERIORES

MOVIMIENTO

SALDOS CIERRE

GENERAL

DEBITOS CREDITOS DEBE HABER DEBITO CREDITO DEBE HABER DEBE

79

LIBROS AUXILIARES

Son los libros de contabilidad donde se registran en forma analítica y detallada los valores e información registrada en los libros principales. Cada empresa determina el número de auxiliares que necesita de acuerdo con su tamaño y el trabajo que se tenga que realizar.

81

En ellos se encuentra la información que sustenta los libros mayores y sus aspectos más importantes son:

• Registro de las operaciones cronológicamente.• Detalle de las actividades realizadas.• Registro del valor del movimiento de cada subcuenta

TIPOS DE LIBROS AUXILIARES

• Cuentas de control: En estos libros se detalla y amplia la información de una cuenta en varias subcuentas, para evitar los inconvenientes que puede ocasionar el manejo de muchos registros individuales de una cuenta.• Subcuentas: Este es el que sustenta la información presentada en los libros mayores y diarios y contiene los valores correspondientes a las subcuentas y sus auxiliares.• Auxiliar de compras y ventas: Las empresas utilizan auxiliares de compras y ventas donde se registran en forma detallada la información solicitada por la administración de impuestos.• Auxiliar de vencimientos: Este se lleva con el fin de saber las cuentas por pagar que se tiene con terceros y las cuentas por cobrar.

También existen otros libros que tienen el resto de la información financiera de la empresa, como el libro de actas y registro de socios, el libro fiscal, el registro de facturación etc.

DISEÑO DEL LIBRO AUXILIAR

Auxiliar: Caja General 110505

FECHA

DETALLE Nº COMPRO

B.

DEBE HABER SALDO

82

EJERCICIO DE APLICACIÓN PARA EL MANEJO DE LOS LIBROS PRINCIPALES Y AUXILIARES

La empresa La Peliona Ltda., propiedad del señor Ruperto MENA, inicia

operaciones el 30 de noviembre de 2005 con los siguientes apostes:

- Dinero en efectivo 200.000.

- Banco de Bogota, cuenta corriente 06448-8 1.000.000.

- Banco Popular cuenta corriente 06557-6 1.500.000.

- 20 Pantalones Marca Arturo Calle Talla 36 a $ 100.000 cada uno.

- 30 Camisas Arturo Calle Tallas 34 y 36 a $ 60.000 cada una.

- 1 Vitrina metálica marca Apolo referencia P-2000 por valor de $440.000

- 1 Escritorio metálico referencia E-2005 avaluado en $ 540.000

- 3 Sillas metálicas referencia 105 a $ 20.000 cada una.

Movimiento mes de diciembre de 2005

1. Se consigno en el Banco de Bogotá la suma de $ 100.000

2. Se giro cheque No. 3041 del Banco de Popular para compra de papelería

$ 350.000 a la papelería los Colores.

3. Se giro cheque del Banco Popular No. 3042 a la Cámara de Comercio para

cancelar inscripción de los libros principales y la matricula registro mercantil del

negocio por la suma de $ 250.000.

4. Vende de contado a Benito Camelas, según factura 101, 3 pantalones a $

120.00 C/U y 2 camisas Arturo Calle a $ 70.000. C/U.

5. Compra a crédito según factura No. 2330 del almacén Arturo Calle 10

pantalones talla 32 y 34 a $ 100.000 cada uno.

6. Giro cheque No. 2030 del Banco de Bogota para cancelar arriendo del mes

por valor de $ 300.000, a Inmobiliaria Resurgir.

83

7. Cancelo a la emisora Ecos del Atrato, publicidad del mes por $ 200.000. Con

cheque No. 2031 del Banco de Bogota.

8. Se pago $ 250.000 con cheque 3043 del banco Popular servicios de energía

del mes, factura 1015 de Dispac.

9. Vende a crédito según factura 102 al Almacén Acomodas 5 pantalones

marca Arturo Calle tala 32 cada uno a $ 115.000.

10. El Banco de Bogota nos envía nota debito por chequera $ 135.000 y el

banco Popular por $ 140.000.

Con los datos anteriores elaborar:

a) Comprobante de apertura

b) Comprobante movimiento mes de diciembre

c) Registrar el comprobante de apertura y del movimiento en los libros

Principales.

d) Efectuar la apertura y los registros en los libros auxiliares.

e) Sistema de inventario permanente.

f) Elaborar los estados financieros.

MODELO DEL REGISTRO DE LOS LIBROS PRINCIPALES EN LA CAMARA DE COMERCIO

MATRICULA No: 23534

84

EMPRESA: LA PELIONA LTDA

INSCRITO BAJO EL No: 4075 DEL LIBRO VII

LIBRO CON DESTINO: MAYOR Y BALANCES

No. FOLIOS: 100

Fecha: QUIBDO, NOVIEMBRE DE 2005

EL SECRETARIO: FIRMA:

LIBRO DE INVENTARIOS Y BALANCES

CANTIDAD

UNIDAD DE

MEDIDA DETALLE V/UNITARIO V/PARCIAL V/TOTAL ACTIVO 7.540.000 CAJA caja general 200.000 BANCO 2.500.000 Banco de Bogotá cuenta corriente N° 06448-8 1.000.000 Banco Popular

85

cuenta corriente N° 06557-6 1.500.000 INVENTARIOS 3.800.000

20 unidades Pantalones Arturo Calle talla 36 100.000 2.000.000 30 unidades Camisas Arturo Calle tallas 34 y 36 60.000 1.800.000

EQUIPOS DE OFICINA 1.040.000

1 unidadesVitrina metálica marca Apolo ref. P2000 440.000 440.000

1 unidades Escritorio metálico ref. E-2005 540.000 540.000 3 unidades Sillas metálicas ref. 105 20.000 60.000

PASIVO PATRIMONIO 7.540.000

CAPITAL DE PERSONAS NATURALES 7.540.000

Aporte del señor Ruperto Mena 7.540.000 TOTAL PASIVO + PATRIMONIO 7.540.000

Para registrar Inventario General Inicial

de la empresa la Peliona Ltda. a nov 30

de 2005

86

EMPRESA LA PELIONA LTDA COMPROBANTE DE CONTABILIDAD Nº 0001

FECHA: NOVIEMBRE 30 DE 2005

CODIGO DETALLE PARCIAL DEBE HABER1105 CAJA 200.000.110505 CAJA GENERAL

SALDO EN EFECTIVO 200.0001110 BANCOS 2.500.000.111005 MONEDA NACIONAL 11100501 BANCO DE BOGOTA CTA No. 6448-8 1.000.000.11100502 BANCO POPULAR CTA No. 6557-6 1.500.000.1435 MECANCIAS NO FABRICADA POR LA

EMPRESA

3.800.000.

SEGÚN RELACIÓN ADJUNTA 3.800.0001524 EQUIPOS DE OFICINA 1.040.000.152405 MUEBLES Y ENSERES

SEGÚN RELACIÓN ADJUNTA 1.040.0003130 CAPITAL DE PERSONAS NATURALES 7.540.000.313001 APORTE DEL SEÑOR RUPERTO MENA 7.540.000.

SUMAS IGUALES 7.40.000. 7.540.000.

Para registrar el inventario inicial de la empresa la Peliona Ltda.

Elaborado por:_______ Revisado por: _______ Contabilizado por:________

EMPRESA LA PELIONA LTDACOMPROBANTE DE CONTABILIDAD N. 0002-

FECHA: DICIEMBRE 1 AL 31 DE 2005

CODIGO DETALLE PARCIAL DEBE HABER

87

1105 CAJA 500.000.110505 CAJA GENERAL – INGRESOS POR

VENTAS500.000.

1110 BANCOS 100.000.11100501 BANCO DE BOGOTA

CONSIGNACION100.000.

1305 CLIENTES 575.000.130505 NACIONALES 13050501 ALMACEN ECOMODAS FACTURA

102575.000.

1435 MERCANCIA NO FACT POR LA EMPRESA

1.000.000.

143501 FACTURA No. 2330 1.000.000.5120 ARRENDAMIENTOS 300.000.512010 CONSTRUCIONES Y EDIFICACIONES 300.000.5135 SERVICIOS 250.000.513530 ENERGIA ELECTRICA 250.000.5140 GASTOS LEGALES 250.000.514010 REGISTRO MERCANTIL 250.000.5195 DIVERSOS 350.000.519530 UTILES, PAPELERIA Y FOTOCOPIAS 350.000.5235 SERVICIOS 200.000.523560 PUBLICIDAD, PROPAGANDA Y

PROMOCIÓN200.000.

5305 FINANCIEROS 275.000.530505 GASTOS BANCARIOS - CHEQUERAS 275.000.1105 CAJA 100.000.110505 CAJA GENERAL CONSIGNACIÒN

No. 001

100.000.

CODIGO DETALLE PARCIAL DEBE HABER1110 BANCOS 1.625.000.11100501 BANCO DE BOGOTA

CHEQUES NÚMEROS 2030, 2031NOTA DEBITO, CHEQUERA

500.000.135.000.

11100502 BANCO POPULAR CHEQUES NÚMEROS 3041, 3042 Y 3043NOTA DÉBITO CHEQUERA

850.000.140.000.

2205 NACIONALES 1.000.000.

88

220501 ALMACEN ATURO CALLE 1.000.000.4135 COMERCIO AL POR MAYOR Y AL

POR MENOR1.075.000.

413524 VENTA DE PRODUCTOS TEXTILES, DE VESTIR, DE CUERO Y CALZADO FACTURAS 101 Y 102 1.075.000.SUMAS IGUALES 3.800.000. 3.800.000.PARA CONTABILIZAR MOVIMIENTO DEL MES DE DICIEMBRE DE 2005.

ELABORADO POR:______ REVISADO POR:_____ Contabilizado por:_______

EMPRESA LA PELIONA LTDA COMPROBANTE DE CONTABILIDAD – CIERE Nº 0003

FECHA: DICIEMBRE 31 -2005

89

CODIG

O

DETALLE PARCIALE

S

DEBITO CREDITO

S4135 COMERCIO POR MAYOR Y MENOR

CANCELACION SALDO 10.75.0001.075.000

5120 ARRENDAMIENTNOS

CANCELACION DALDO 300.000

300.000

5135 SERVICIOS

CANCELACION SALDO 250.000

250.000

5140 GASTOS LEGALES


250.000

5195 DIVERSOS


350.000

5235 SERVICIOS


200.000

5305 FINANCIEROS

CANCELACION SALDOS 275.000

275.000

3610 PERDIDA DEL EJERCICIO

DIFERENCIA INGRESOS GASTOS

COSTOS

550.000

550.000

5905 GANANCIAS Y PERDIDAS

CANCELACION SALDO COMERCIO

AL POR MAYOR Y AL POR MENOR

POR TRASLADOS PERDIDAS DEL

EJERCICO

1.075.000

550.000

1.625.000

5905 GANANCIAS Y PERDIDAS

CANCELACION ARRENDAMIENTOS

CANCELACION SERVICIOS

CANCELACION GASTOS LEGALES

CANCELACION DIVERSOS

CANCELACION SERVICIOS

CANCELACION FINANCIEROS

300.000

250.000

250.000

200.000

200.000

275.000

1.625.000

SUMAS IGUALES 3.250.000 3.250.000Contabilización cierre anual del ejercicio contable

del 30 Nov al 31 de Dic.2005

90

Elaborado por: _______ Revisado por: ________ Contabilizado por:______

91

LIBRO DIARIO COLUMNARIO

FECHADETALLE

CAJA BANCO CLIENTES CUENTAS VARIAS VALORESDEBE HABE

RDEBE HABE

RDEBE HABE

RDEBE HABER

Nov30/2

05

Comprobante No, 001

200.000

2.500.0

00

Mercanc .no Fac.. por la empresa

3.800.0

00Comprobante de

No. 001

Equipo de Oficina 1.040.000

Comprobante No. 001

Capital de personas Nat.

7.540.0

00TOTALES 200.00

02.500.000

4.840.000

7.540.000

FECHADETALLE

CAJA BANCO CLIENTES CUENTAS VARIAS VALORESDEBE HABE

RDEBE HABE

RDEBE HABE

RDEBE HABER

Dic.30/0

5

Comprobante. No. 0o02

500.000

100.000 575.000

Mercancías no f. por la empresa

1.000.0

00Comprobante No.

0002

Arrendamientos 300.000

Comprobante No.

0002

Servicios 250.000

Comprobante No.

0002

Gastos legales 250.000

Comprobante No. Diversos 350.000

92

0002Comprobante No.

0002

Servicios 200.000

Comprobante No.

0002

Financieros 275.000

Comprobante No.

0002

100.00

0

1.625.0

00

Nacionales 1.000.000

Comprobante No.

0002

Comercio al por

mayor y al por

menos

1.075.000

TOTALES 500.000

100.000

100.000 1.625.0

00

575.0

00

2.625.0

00

2.075.000

FECHADETALLE

SERVICIOS GASTOS LEGALES

DIVERSOS CUENTAS VARIAS VALORES

DEBE HABER

DEBE HABER

DEBE HABER

DEBE HABER

Dic.30/0

5

Comprobante. No. 0o03

250.000

250.000

350.000

Servicios 200.000

Comprobante No.

0003

financieros 275.000

Comprobante No.

0003

Arrendamientos 300.000

Comprobante No.

0003

Comercio al por

mayor y por menor

1.075.0

00

93

Comprobante No.

0003

Perdida del

Ejercicio

550.000

Comprobante No.

0003

Ganancias y

Perdidas

1.625.000

Comprobante No.

0003

Ganancias y

Perdidas

1.625.000

TOTALES 250.00

0

250.00

0

350.00

0

3.250.0

00

2.400.00

0

COMPAÑÍA LA PELIONA LIBRO MAYOR Y BALANCES

LIBRO MAYOR Y BALANCE

94

MES DE: DICIEMBRE

MOVIMIENTO

CODIGO CUENTAS SALDOS ANTERIORES

MOVIMIENTO

SALDOS CIERRE

DEBITOS CREDITOS DEBE HABER DEBITO CREDITO DEBE HABER1105 CAJA 200000 500000 100000 600000 1110 BANCOS 2500000 100000 1625000 975000 1305 CLIENTES 575000 575000

1435

MERCANCIA FABRIC.POR LA EMPRESA 3800000 1000000 4800000

1524 EQUIPOS DE OFICINA 1040000 1040000

2205PROVEEDORES NACIONALES 1000000 1000000

3130CAPITAL DE PERSONAS NATURALES 7540000 7540000

4135COMERCIO AL POR MAYOR Y MENOR 1075000 1075000 1075000

5120 ARRENDAMIENTOS 300000 300000 3000005135 SERVICIOS 250000 250000 2500005140 CASTOS LEGALES 250000 250000 2500005195 DIVERSOS 350000 350000 3500005235 SERVICIOS 200000 200000 2000005305 FINANCIEROS 275000 275000 275000

3610PERDIDAS DEL EJERCICIO 550000

5905GANANCIAS Y PERDIDAS 1625000 1625000

SUMAS IGUALES 7540000 7540000 3800000 3800000 9615000 9615000 3250000 3250000

95

Contabilización del ejercicio en libros Mayor y Auxiliares

LIBRO DE CAJA

FECHA DETALLE DEBE HABER SALDO30-Nov.05

30-Dic-05

Saldo según Inventario Inicial

Banco de Bogotá consignación

Ingreso por venta

200.000

500.000

100.000

200.000

100.000

600.000

LIBRO BANCO DE BOGOTA

FECHA DETALLE DEBE HABER SALDO30-Nov.-05

30-Dic-05

Saldo según Inventario Inicial

Consignación No. 01

Inmobiliaria Resurgir Cheque No.

2030

Emisora Ecos del Atrato Cheque.

No. 2031

1.000.000

100.000

300.000

200.000

1.000.000

1.100.000

96

Nota débito - çhequera 135.000 465.000

LIBRO AUXILIAR BANCO POPULAR

FECHA DETALLE DEBE HABER SALDO30-Nov.-05

30 Dic-05

Saldo Según Inventario Inicial

Papelería los Colores

Cheque..No. 3041

Cámara de Comercio-cheque

No., 3042

DISPAC-. Cheque No. 3043

Nota debito - chequera

1.500.000

350.000

250.000

250.000

140.000

1.500.000

510.000

LIBRO DE BANCOS

FECHA DETALLE DEBE HABER SALDO30-Nov-05 Saldo según inventario inicial 2.500.000 2.500.000

97

30-Dic-05 Comprobante de diario No. 002

Comprobante de diario No. 002

100.000

1.625.00

0

2.600.000

975.000

MERCANCIA NO FABRIACADA POR LA EMPRESA

FECHA DETALLE DEBE HABER SALDO30-Nov. 05

30-Dic-05

Saldo según inventario inicial

Comprobante de diario No, 002

3.800.000

1.000.000

3.800.000

4.800.000

CLIENTES

FECHA DETALLE DEBE HABER SALDO30-No.-05 Comprobante de diario No. 002 575.000 575.000

LIBRO AUXILIAR: ALMACEN ECOMODAS

98

FECHA DETALLE DEBE HABER SALDO30-No.-05 Factura No. 102 575.000 575.000

LIBRO AUXILIAR: BENITO CAMELAS

FECHA DETALLE DEBE HABER SALDO30-Dic-05 Factura No. 101 de Contado 500.000 500.000

ARRENDAMIENTOS - CUENTA

FECHA DETALLE DEBE HABER SALDO30-Dic-05 Comprobante de diario No. 002 300.000 300.000

LIBRO AUXILIAR - INMOBILIARIA RESURGIR

FECHA DETALLE DEBE HABER SALDO30-Dic-05 Arrendamiento mes diciembre 300.000 300.000

SERVICIOS -- CUENTA


99

LIBRO AUXILIAR - DISPAC

FECHA DETALLE DEBE HABER SALDO30-Dic-05 Servicio energía mes Nov Factura

1015

250.000 250.000

GASTOS LEGALES - CUENTA


LIBRO AUXILIAR – CAMARA DE COMERCIO

FECHA DETALLE DEBE HABER SALDO30-Dic-05 Inscripción libros principales y

registro mercantil según

Factura. 001 250.000 250.000

100

DIVERSOS – CUENTA


LIBRO AUXILIAR - PAPELERIA LOS COLORES

FECHA DETALLE DEBE HABER SALDO30-Dic-05 Compra de papelería Factura.

001

350.000 350.000

FINANCIEROS - CUENTA

101

FECHA DETALLE DEBE HABER SALDO30-Dic.-05 Nota débito - chequera Banco

de Bogotá

Nota debito, chequera Banco

Popular

135.000

140.000

135.000

275.000

NACIONALES - CUENTA

FECHA DETALLE DEBE HABER SALDO30-Dic-05 Comprobante de diario No. 002 1.000.00

0

1.000.000

LIBRO AUXILIAR - ALMACEN ARTURO CALLE

FECHA DETALLE DEBE HABER SALDO30-Dic-05 Compra a crédito Factura Nº

2330

1.000.00

0

1.000.000

COMERCIO AL POR MAYOR Y AL POR MENOR - CUENTA

FECHA DETALLE DEBE HABER SALDO30-Dic-05 Factura No. 101 de Contado 500.000 500.000

102

Factura No. 102 a Crédito 575.000 1.075.000

EQUIPOS DE OFICINA - CUENTA

FECHA DETALLE DEBE HABER SALDO30-Nov-05 Saldo según inventario inicial

comprobante Nº 001 1.040.000 1.040.000

CAPITAL DE PERSONAS NATURALES

FECHA DETALLE DEBE HABER SALDO30-Nov -05 Aporte del señor Ruperto Mena 7.540.000 7.540.00

0

EMPRESA LA PELIONA LTDAESTADO DE RESULTADOS

DICIEMBRE 31 DE 2005

103

INGRESOS 1.075.000INGRESOS POR VENTAS 1.075.000 GASTOS GASTOS OPERACIONALES ADMINISTRACIÓN

1.150.000

ARRENDAMIENTOS 300.000SERVICIOS 250.000GASTOS LEALES 350.000DIVERSOS 350.000GASTOS OPERACIONALES DE VENTAS 200.000SERVICIOS 200.000GASTOS NO OPERACIONALES 275.000FINANCIEROS 275.000 1.625.000PERDIDA DEL EJERCICIO (550.000)

Representante Legal Contador Revisor FiscalC. C. Nº. T.P Nº T.P. Nº

104

EMPRESA LA PELIONA LTDABALANCE GENERAL

DICIEMBRE 31 DE 2005

ACTIVO 7.990.000

PASIVO 1.000.000

ACTIVO CORRIENTE 6.950.000 PASIVO CORRIENTE 1.000.000DISPONIBLE 1.575.000 PROVEEDORES 1.000.000CAJA 600.000 NACIONALES 1.000.000BANCOS 975.000 PARIMONIO 6.990.000DEUDORES 575.000 CAPITAL SOCIAL 7.540.000

106

CLIENTES 575.000 CAPITAL DE PERSONAS NATURALES

7.540.000

INVENTARIOS 4.800.000 RESULTADO DEL EJERCICIO

(550.000)

MERCANCIA NO

FABRICADA POR LA

EMPRESA.

4.800.00

0

PERDIDA DEL EJERCICIO

(550.000)

PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO 1.040.000

TOTAL PASIVO +

PATRIMONIO 7.990.000EQUIPOS DE OFICINA. 1.040.000

Representante Legal Contador Revisor Fiscal C.C. Nº T.P. Nº T.P. Nº

107

EJERCICIO DE APLICACIÓN

Dos socios constituyen, la lavandería los Poderosos con un capital de $12.000.000 representados en un local $

6.000.000, equipos $ 4.000.000, y el resto en efectivo, inician operaciones el 31 de enero de 2006.

Movimiento mes de febrero de 2006

Feb.1 Se consigna en el banco de Bogotá el saldo de caja.

Feb. 5 Compran detergentes a Palmolive por $ 850.000, cancela la mitad con

Cheque Nº 4521 del banco de Bogotá y el resto a crédito .según factura

Nº 2081.

Feb. 8 Recibe de Ana Torres $ 500.000, por servicio de lavado.

Feb. 10 Compró un computador a Carvajal y cia por $ 3.500.000 factura Nº 322 a

Crédito.

Feb. 14 Se canceló con cheque Nº 4522 del banco de Bogotá $100.000, por

Mantenimiento de las maquinas, a Pedro Ortiz.

Feb. 16 Se pagó con cheque Nº 4523 del banco de Bogotá $ 120.000, por

Recolección y reparto de ropa a Julián Ortiz.

Feb. 18 Los ingresos por lavado durante los primeros 15 días en efectivo

son de $800.000.

108

Feb. 19 Se cancelan los sueldos de la primera quincena con cheque Nº 4524

del banco de Bogotá $ 350.000.

Feb. 20 Envía una cuenta de cobro Nº 001 por $600.000 a Gómez Ltda..

Feb. 20 Canceló a Dispac servicio de energía con cheque Nº 4525 del banco

De Bogotá $ 200.000.

Feb. 21 Se consigna lo Recaudado en caja al banco de Bogotá.

Feb.22 Abono con cheque Nº 4526 $ 1.500.000 a la factura Nº 322.

Feb.24 Gómez Ltda. Canceló la cuenta de cobro Nº 001.

Feb. 26 Se abono e efectivo a Palmolive $ 200.000.

Feb. 28 Los ingresos por lavado en efectivo, última quincena son de $ 900.000.

Feb. 29 Cancelo a la emisora Voz del Chocó, $200.000 en efectivo de publicidad.

Feb. 30 La nomina de sueldos última quincena por $ 350.000 no se ha pagado.

Con los datos anteriores elaborar:

a) Registros en diario

b) Comprobante movimientos mes enero, y febrero

c) Registrar el comprobante de apertura y del movimiento en los libros

Principales.

d) Efectuar la apertura y los registros en los libros auxiliares.

e) Sistema de inventario permanente.

109

f) Elaborar los estados financieros.

Registre las siguientes transacciones en forma de diario:

• Servicios prestados durante el mes así: contado $ 6.800.000 Crédito $ 26.000.000

• Abono de clientes $2.400.000.• Pago a proveedores $ 12.800.000.• Nota débito por interés deducidos por anticipado $ 650.000.• Contratación de un gerente de ventas por $ 1.000.000.• Anticipo efectuado a un trabajador por $ 300.000• Pago del arriendo del mes por $ 450.000. con cheque.• Cancelación de una deuda respaldada con un pagaré $ 320.000.• Venta de mercancías por $ 2000.000, a crédito.• Obtención de un préstamo bancario $ 1.500.000.• Recaudo de $ 850.000. por cobro a clientes.• Compra de contado equipo de oficina por $ 4.600.000.

UNIDAD 6

110

AJUSTES

OBJETIVO GENERAL

• Registrar los asientos de ajuste al finalizar el periodo contable, que permiten conocer los resultados del ejercicio y la situación financiera de la empresa.

OBJETIVOS ESPECIFÍCOS

• comprender la importancia que tienen los asientos de ajuste.

• Aplicar el principio de contabilidad de causación.

• Adquirir habilidad para elaborar asientos de ajuste.

• Dar a conocer los diferentes registros de ajustes que deben efectuarse al finalizar el periodo contable.

AJUSTES

111

Son asientos que se realizan al finalizar el periodo contable para darle a todas las cuentas su saldo exacto, registrando

las transacciones o los hechos económicos que no se hayan reconocido y corrigiendo los errores presentados en los

registros contables.

CLASIFICACION DE LOS AJUSTES

Los asientos de ajuste se clasifican con el fin de conocer su tratamiento contable y los efectos que producen al elaborar

los estados financieros en:

1. AJUSTE POR INGRESOS Y GASTOS ACUMULADOS O CAUSADOS.

a) Ingresos Acumulados O Pendientes De Cobro: Se presentan cuando se ha realizado o prestado un servicio y aun

no se ha cobrado o facturado. Se contabiliza así:

Debito: cliente

Crédito: Ingresos operacionales

Ej. 1: La compañía Sonriendo presto servicios de asesoráis durante el mes de noviembre /05 a Industrias Llorando, por

valor de $ 2.500.000, a noviembre 30 no se ha facturado ni enviado la cuenta de cobro.

Debito: Clientes 2.500.000

Crédito: Ingresos operacionales 2.500.000.

112

Ej.2: Tenemos arrendado un local y al finalizar el periodo no han cancelado el valor del arrendamiento por la suma de $

500.000.

Debito: Clientes 500.000.

Crédito: Ingresos no Operacionales 500.000.

Arrendamiento.

b) GASTOS ACUMULADOS CAUSADOS POR PAGAR: Son aquellos gatos causados durante el periodo y que a la

fecha de corte no se han reconocido, por lo tanto no han sido pagados, estos gastos causados deben reconocerse como

gastos del periodo independientemente de su fecha de pago. Se contabilizan así:

Debito: Gastos operacionales

Crédito: Costos y gastos por pagar

Ej.1: La compañía Cantando paga por la oficina donde opera $ 250.000. Mensuales, por arrendamiento, al 30 de

noviembre /05 la CIA. No ha cancelado ese mes.

113

Débito: Gastos operacionales 250.000.

Arrendamiento

Crédito: Costos y gastos por pagar 250.000

Arrendamiento

Ej.2: La Compañía Aprendiendo no ha cancelado a octubre 31 los servicios de teléfono por $ 700.000.

Débito: Servicios 700.000.

Teléfono

Crédito: Costos y gastos por pagar 700.000.

Servicios públicos

EFECTOS QUE PRODUCEN LOS AJUSTES:

Ingresos acumulados: producen los siguientes efectos en los Estados Financieros:

• Aumento de los ingresos en el estado de resultados, incrementa la utilidad del ejercicio.

• Incremento en las cuentas clientes, o en la de ingresos por cobrar en el balance general.

Gastos acumulados: En los estados financieros produce los siguientes efectos:

114

• El incremento en las cuentas de gasto disminuye la utilidad operacional.

• Si es un gasto no operacional disminuye la utilidad antes de impuesto.

• Se incrementa el pasivo en el balance general, por la causación de los gastos por pagar.

2. AJUSTE POR INGRESOS Y GASTOS DIFERIDOS

A). Ajustes por Ingresos Diferidos: Son aquellos que se reciben con anterioridad al vencimiento del servicio

prestado. Se contabilizan así:

Debito: Caja

Crédito: Ingresos recibidos por anticipados

Ej1: El 15 de diciembre de 2002, recibe un pago anticipado por servicios de publicidad correspondiente al periodo que

finaliza el 14 de Febrero de 2003 por valor de $ 50.000.

Dic. 15/02 Débito: Caja 50.000.

Crédito: Ingresos recibidos por anticipado 50.000

115

Dic: 31/02 Débito: Ingresos recibidos por anticipado 12.500

Crédito: Ingreso operacional 12.500.

Nota: Este mismo ajuste se realiza para enero 30 y febrero 14, fecha en la cual termina el servicios de publicidad.

B.) Ajuste por gastos Diferidos: Son todos aquellos gatos que se cancelan anticipadamente, por los cuales se espera

recibir un servicio en el mismo periodo y en los posteriores. Deben ajustarse al final de cada periodo; se contabilizan así:

Débito: Gastos pagados por anticipados

Crédito: Banco

Ej.2: Novedades Japón toma una póliza el 1 de agosto/02 por un año y pago

$ 12.000.

Agosto 1: Débito: Gastos pagados por anticipado $ 12.000.

Crédito: Banco 12.000.

116

Agosto 31: Amortización mensual del gasto

Débito: Gasto operacional 1.000

Crédito: Gastos pagados por anticipado 1.000.

Nota: Este mismo registro debe efectuarse cada mes hasta la terminación de la póliza.

C.) AJUSTE POR CARGOS DIFERIDOS

En este se clasifican aquellos gastos o costos en que incurre el ente económico en su etapa de organización, explotación,

construcción, instalación etc., los cuales no son reembolsables, sino que pertenecen a desembolsos o egresos por gastos

de periodos futuros como: papelería, útiles, mejoras a propiedades tomadas en arriendo entre otros.

Los cargos diferidos deben amortizarse o reconocerse en el periodo al cual correspondan, por lo tanto afectan los

resultados del ejercicio.

Se contabilizan así:

DÉBITO: CARGOS DIFERIDOS

117

CRÉDITO: BANCOS

AMORTIZACION:DÉBITO: 5165 AMORTIZACIONES

516515 CAROS DIFRIDOS

CRÉDITO 1710 CARGOS DIFERIDOS 171020 UTILES Y PAPELERIA

Ej.1: La compañía pensando pagó en febrero 28 /03 la suma de $ 1.000.000. , por la compra de útiles para el resto del

año.

Febrero 28: 1710 Cargos diferidos 1.000.000.

171020 Útiles y papelería

1110 Banco 1.000.000.

111005 Bancos Nacionales

AMORTIZACION:

Marzo 31/03 5165 Amortizaciones 100.000.

516515 Cargos diferidos

118

1710 Cargos Diferidos 100.000.

171020 Útiles y papelería.

3. AJUSTES POR DEPRECIACIÓN

se realizan a los activos que pertenecen al grupo de propiedades planta y equipo, debe efectuarse en cada en cada

ejercicio, se determina por cualquiera de los métodos de reconocido valor técnico, tales como el de línea recta, suma

de los dígitos, unidades de producción etc, la depreciación se trata como un gasto. Se registra un débito a la cuenta

5160 Depreciaciones y un crédito a la cuenta 1592 Depreciación acumulada.

Ej. La compañía cantando Ltda., adquirió al contado en marzo 1 de 2006 muebles y enseres por $10.000.000, los cuales

tienen una vida útil de 10 años. Calcular el ajuste de depreciación a marzo.

Depreciación = costo del activo / vida útil (años)Depreciación anual = 10.000.000./ 10 = 1.000.000

Depreciación mensual = 1.000.000/ 12meses = 8.333. por mes

Registro contable: debe hacerse este asiento durante la vida útil del activo.

119

Débito: 5160 Depreciaciones 8.333. 516015 Equipo de oficina 1592 Depreciación Acumulada 8.333. 159215 Equipo de oficina


1. La compañía Sonriendo Ltda., presenta el Balance de prueba antes de Ajustes a octubre 31 de 2006, cierra libros y prepara estados financieros una vez al año, en diciembre 31. Registrar asientos de ajuste y elaborar los estados financieros. Caja 340.000 Deudores 1.600.000 Inversiones en bonos 300.000 Seguro pagado por anticipado 350.000 Terreno 2.000.000 Edificio 12.500.000 Depreciación acumulada 1.950.000 Cuentas por pagar 3.450.000

120

Obligaciones financieras 2. 890.000 Utilidades acumuladas 3.000.000 Ingresos por servicios 3.800.000 Gastos de personal 1.200.000 Gastos servicios públicos 600.000 Gastos diversos 200.000 Aportes sociales 5.100.000 Bancos 1.100.000Datos para ajustes:

a. el seguro pagado por anticipado tiene una vigencia de un año y fue tomado el 1 de septiembre de 2006.

b. El edificio tiene una vida útil de 20 años, se deprecia por el método de línea recta.

c. Las obligaciones financieras devengan un interés del 2.5% mensual y fueron firmadas el 1 de noviembre de 2006.

121

UNIDAD 7

IMPUESTO ALVALOR AGREGADO (IVA) Y RETENCIÓN EN LA FUENTE

OBJETIVO GENERAL

• Aplicar la legislación tributaría vigente sobre el tratamiento del Impuesto al valor agregado IVA, y la retención en la fuente.

122


• Seleccionar el régimen para un negocio comercial.

• Contabilizar transacciones comerciales con impuesto al valor agregado.

• Adquirir habilidad para registros asientos con IVA y retención en la fuente.

• Contabilizar recaudos y pagos de impuestos.

IVA (IMPUESTO AL VALOR AGREGADO)

El gobierno para financiar su presupuesto ha constituido cargas tributarias o jurídicas, uno de esos impuestos es el IVA,

que debe ser cobrado por los productores importadores y comerciantes en el momento de vender los artículos

producidos, importados o comercializados por ellos.

123

RESPONSABLES: este impuesto deben cobrarlo las personas que presten algunos servicios gravados como:

parqueaderos, clubes sociales y deportivos Restaurantes, Hoteles, Servicio Telefónico, Computación, Servicio de aseo,

Transporte aéreo y aquellos que expresamente adicione la ley.

REGIMEN NACIONAL DE VENDEDORES

Existen 2 regimenes para inscripción de vendedores, se diferencian de acuerdo con la forma de registro nacional exigida

para cumplir con el recaudo y pago del IVA.

MODELO LIBRO DE VENTAS REGIMEN SIMPLIFICADO

Contribuyente____________________NIT o CC___________________

No. Fecha Ventas Diarias Acumulado

124

a) REGIMEN SIMPLIFICADO: Consiste en calcular sobre el valor total de las ventas en el periodo del año fiscal un

porcentaje que debe cancelar por Impuesto a las Ventas realizadas en dicho periodo, se deben acoger a este régimen

quienes cumplan con los siguientes requisitos:

1. Que sean personas naturales.

2. Que los ingresos netos por concepto de venta de bienes gravados y no gravados y prestaciones de servicios

gravados del año fiscal anterior no sean superiores al valor mínimo reglamentado por el gobierno.

3. Que los ingresos netos por concepto de venta bienes gravados y no gravados y prestación de servicios gravados del

año fiscal anterior no sean superiores al valor mínimo reglamentado por el gobierno.

4. Que el comerciante no tenga más de 2 establecimiento de comercio.

5. Que el patrimonio bruto a diciembre 31 del año inmediatamente anterior no sea superior al valor mínimo reglamentado

por el gobierno.

6. Cuando se trate de personas que presten servicios que estén sujeto a impuestos los servicios deberán ser cualquiera

de los siguientes: Revelado y copias. Fotografías (incluyendo fotocopias, reparación y mantenimiento que implique la

incorporación de repuestos) construcción y elaboración de bienes que estén sometidos a la tarifa del impuesto.

7. Que el comerciante no sea importador

8. Que las ventas gravadas efectuadas por el comerciante estén sometidas a la tarifa del 16%.

Los comerciantes que se acojan al régimen simplificado deben presentar su respectiva declaración de ventas y pagar el

impuesto que les corresponda anualmente.

125

El impuesto que se cobre al efectuar la venta solamente se debe detallar en la factura de venta cuando el comprador sea

un comerciante o un fabricante y solicite al vendedor que lo relacione en la factura.

En los demás casos es decir cuando el vendedor no este obligado o que quien compre sea un consumidor final no se

debe relacionar el impuesto y este hará parte integral del valor de la venta.

b) REGIMEN COMUN: Los comerciantes productores e importadores que no cumplan con los requisitos anteriores debe

acogerse al régimen común y están obligados a:

1. Entregar facturas la cual debe contener:

• Nombre del Vendedor

• Número de identificación Tributaria- Vendedor

• Numero de Factura

• Fecha de la operación

• Nombre del comprador

• Numero de identificación Tributaria del Cliente

• Régimen en el cual esta inscrito

• Descripción y valor de los artículos

• Porcentaje y valor de IVA cuando este obligado a relacionarlo.

126

2. Diligenciar el formulario de declaración y presentarlo para su pago en los periodos fijados por el gobierno de

manera bimestral.

Ej. Al vender electrodoméstico de contado por valor de $ 10.000. Y una tasa del 16% de IVA cual será el ingreso

total.

Caja 11.600

Comercio al por mayor y al por menor 10.000

IVA por pagar 1.600

3. Cuando se hacen descuentos en una transacción estos no deben afectar el IVA

Ej. Se realiza una venta por valor de $ 800.000 según factura No. 1520 y se otorga un descuento por pago

oportuno del 2%.

El cobro y pago del impuesto debe hacerse sobre los $ 800.000 así:

Caja 912.000

Descuento Comercial 16.000


IVA Por pagar. 128.000

127

4. Hay facturas donde el impuesto no es discriminado, en este caso para su contabilización debe proceder así: se

divide el valor de la venta en 1.16 y el resultado se resta al valor de la venta y la diferencia será el valor del

impuesto a las ventas.

Ej. Ventas de mercancías por $200.000 IVA incluido.

Valor $ 200.000 = 172.414 1.16

Valor de la mercancía $ 172.414IVA 27.586

Registro contable:

Caja 200.000Comercio por mayor y al por menor 172.414IVA por Pagar 27.586

IVA EN COMPRAS. Los empresarios responsables del impuesto a las ventas pueden descontar del valor del impuesto causado y

pagado en las compras el cual es del 16% cuando se paga una tarifa superior al 16% el excedente se constituye

en costo.

128

Ej. Se compra mercancía de contado según factura No.3080 por $500.0000 más IVA.

Compra de mercancía 500.000

IVA por pagar 80.000

Bancos 580.000

NOTA: Cuando la mercancía es importada se acepta hasta el 16% por concepto de deducción el valor que excede

debe cargarse como costo.

Ej. Se importa por valor de $ 1.000.000 y se cancela el 35% de IVA como solo se acepta el 16% se contabiliza la

diferencia 35-16=19% y se multiplica por $1.000.000 = $ 190.000, este valor se considera no descontable y debe

cargarse como un mayor valor al costo así:

Compra de mercancía 1.190.000

IVA por Pagar 160.000

Bancos 1.350.000.

Cuando la compra se hace por bienes para uso de la empresa como activos fijos el IVA que se liquida en la factura

pueden descontarse hasta por el valor de la tarifa general 16% el cual constituye un aumento al costo.

129

Ej. Se compraron muebles y enseres por valor de $ 800.000 según factura No. 1320 con IVA del 16%.

Muebles y Enseres 928.000

Banco 928.000

Donde 928.000 = 800.000 costo + 128.000 IVA

DEVOLUCIONES EN COMPRA Y VENTAS.

Cuando se hacen devoluciones en compra o venta al contado o a crédito se afecta el IVA en la misma proporción

del registro efectuado en la compra o en la venta.

EJ.1: Se devuelven mercancías compradas por valor de $ 200.000 con impuesto del 16%.

Caja 232.000

Devoluciones Rebajas y descuentos en compra 200.000


130

EJ.2: Nos devuelven mercancías vendidas al contado por $ 300.000 con un 16% de impuesto a las ventas.

Devoluciones Rebajas y Descuentos en ventas 300.000

IVA por Pagar 48.000

Bancos 348.000

IVA EN DESCUENTOS POR PRONTO PAGO EN COMPRAS Y EN VENTAS

Los descuentos y rebajas que se reciben en las compras o que se conceden en las ventas no afecta el IVA por

pagar, es decir que el impuesto no se aumenta o disminuye por estos conceptos.

Ej.1: Compra de mercancía a 90 días por $ 500.000 con impuesto del 16%

Compra 500.000

Impuesto sobre las ventas por pagar 80.000

Proveedores Nacionales 580.000

131

EJ.1.1: Cancela la deuda a los 45 días y recibe un descuento por pronto pago del 3% sobre el valor de la

mercancía.

Descuento: 500.000 x 3% = 15.000

Valor por pagar 580.000 - 15.000 = 565.000


Ingresos Financieros 15.000

Bancos 565.000

Ej.2: Vente mercancía a crédito, plazo de 60 días por valor de $ 500.000 mas IVA.

Clientes 580.000


Impuesto sobre la ventas por pagar 80.000

EJ.2.2: Cancelan la deuda a los 30 días y otorgan un descuento por pronto pago del 3% sobre el valor de la venta

Descuento 500.000 x 3% = 15.000

Valor por cobrar 580.000 - 15.000 = 565.000

132

Caja 565.000

Gastos financieros 15.000

Cliente 580.000

EJERCICIO:

1. Vende mercancía al contado a Bodega Palita por $ 90.000, IVA 16%

2. Vende mercancía importadas por $ 500.00 a crédito más IVA

3. El Bodegón compra licores importados por $ 1.000.000, IVA 35%

4. Compra mercancía a crédito por $ 800.000, IVA 16%

5. Compra mercancía de contado $ 400.000 mas IVA

6. Pago de fotocopias por $ 60.000, IVA 16%

7. Canceló servicios públicos por $ 250.000, IVA 16%

8. Compra mercancías a crédito $ 450.000, mas IVA

9. De la compra anterior devuelven el 50%

10. Vende mercancía a crédito por $ 750.00 mas IVA

11. De la venta anterior devuelven $ 250.000

12. Compra mercancía a 60 días de plazo por $ 350.000, IVA 16%

13. Cancelan la compra anterior en 40 días y recibe un descuento por pronto pago del 5% sobre el valor de la

mercancía.

133

14. Vende mercancía a crédito a 60 días de plazo por valor de $ 630.000 IVA 16%

15. A los 20 días recibe la cancelación de la deuda anterior y concede un descuento pronto pago del 5% sobre el

valor de la mercancía.

Solución del ejercicio:

1. Caja 104.400



2. Clientes 580.000



3. Compras 1.190.000


Banco 1.350.000

4. Compras 800.000


134


5. Compras 400.000


Banco 464.000

6. Gastos 60.000

IVA por pagar 9.600

Banco 69.600

7. Gastos 250.000


Banco 290.000

8. Compras 450.000


Proveedores 522.000

9. Proveedores 261.000

Devoluciones en compra 225.000


135

10. Clientes 870.000

Comercial por mayor y al por menor 750.000


11. Devoluciones en venta 250.000


Clientes 290.000

12. Compras 350.000


Proveedores 406.000

13. Proveedores 406.000

Ingreso Financiero 17.500

Bancos 388.500

14. Clientes 730.800



15. Caja 699.300

136


Clientes 730.800

AGENTES RETENEDORES: son agentes RETENEDORES los responsables del régimen común, quienes tienen las

siguientes obligaciones:

• Discriminación en todas las facturas del Impuesto sobre las ventas

• Efectuar la retención

• Consignar mensualmente los dineros recaudados

• Expedir certificados bimestrales a los retenidos

Ej.1: La compañía Cantando LTDA. Responsable del redimen común y gran contribuyente, compra mercancías por valor

$ 1.000.000, mas IVA a un responsable del régimen común.

R/ REGISTRO CONTABLE DEL RETENEDOR:

1435 INVENTARIOS 1.000.000

2408 IVA POR PAGAR 160.000

1110 BANCOS 1.005.000

137

2365 RETENCION EN LA FUENTE 35.000

2367 IVA RETENIDO 120.000

REGISTRO CONTABLE DEL RETENIDO:

1105 CAJA 1.005.000

1355 ANTICIPOS FISCALES 35.000

1355 ANTICIPOS FISCALES IVA 120.000

4135 VENTAS 1.000.000


Ej.2: La compañía Cantando LTDA responsable del régimen común compra mercancía por valor de $ 4.000.000 a un

responsable del régimen SIMPLIFICADO a crédito.

R/ REGISTRO CONTABLE DEL RETENEDOR:

1435 INVETARIOS 4.000.000


2205 PROVEEDORES 3.860.000

138

2365 RETENCION EN LA FEUNTE POR PAGAR 140.000

2367 IVA RETENIDO 320.000

REGISTRO CONTABLE DEL RETENIDO

1305 CLIENTES 3.860.000

1355 ANTICIPOS FISCALES 140.000

4135 VENTAS 4.000.000

RETENCION EN LA FUENTE

Es la obligación de deducir una suma de dinero el momento de realizar determinados pagos a los beneficiarios, para

quienes es susceptible ce constituir un ingreso gravable, a titulo de recaudo anticipado del impuesto de renta.

El propósito de la retención en la fuente es obtener en forma gradual que el impuesto, se recaude en lo posible dentro del

mismo periodo gravable en que se cause.

La norma fiscal establece los conceptos sobre los cuales debe aplicarse la retención en la fuente, el porcentaje de

retención, la base para el cálculo, quien debe efectuarla y a quien se debe retener en la fuente.

139

Agentes retenedores: Son agentes de retención o de percepción, las entidades de derecho público, los fondos de

inversión, los fondos de valores, los fondos de pensiones de jubilación e invalidez, los consorcios, las comunidades

organizadas, y las demás personas naturales o jurídicas, sucesiones iliquidas y sociedades de hecho, que por sus

funciones intervengan en actos u operaciones en los cuales deben, por expresa disposición legal, efectuar la retención o

percepción del tributo correspondiente.

OBLIGACIONES DE LOS AGENTES RETENEDORES:

• Efectuar la retención.

• Consignar oportunamente lo retenido.

• Expedir certificados a los retenidos sobre las retenciones practicadas.

• Presentar declaraciones.

Contabilización: Se utilizan dos tipos de cuentas.

1. Cuando la empresa retiene: afecta una cuenta de pasivo, denominada Retención en la Fuente.

EJ.1: Compra mercancías de contado por $ 800.000 mas IVA y retención en la fuente del 3.5%

Compra de mercancías 800.000

Impuestos sobre las ventas por pagar 128.000

Bancos 900.000

140

Retención en la fuente por pagar 28.000

2. Cuando a la empresa le retienen: se afecta una cuenta llamada Anticipo de Impuestos y Contribuciones o Retención

en la Fuente saldos a favor.

Ej2: Venta de mercancía al contado a almacenes Ley por $ 800.000, IVA 16% Retención en la fuente 3.5%

Caja 900.000

Anticipo de Impuestos Retención en la fuente 28.000


Impuestos sobre las ventas por pagar 128.000

DESCUENTOS RETENCION EN LA FUENTE

En las devoluciones, anulaciones de operaciones que se les haya practicado Retención en la Fuente por Impuestos

sobre la renta o Complementarios, se puede descontar las suma retenidas de tales transacciones por los agentes

retenedores del monto de las retenciones por declarar y consignar en los periodos que se hayan efectuado. Si los

montos no son suficientes se puede afectar periodos siguientes.

141

Ej.1: La Compañía XYX, nos devuelve mercancías compradas a crédito por valor de $ 150.000, IVA 16% y retención en

la Fuente 3.5%.

Registro Contable:

PROVEEDORES NACIONALES 168.750

RETENCION EN LA FUENTE 5.250

DEVOLUCIONES EN COMPRAS 150.000

IMPUESTOS SOBRE LAS VENTAS POR PAGAR 24.000

Ej.2: La compañía ROSAS, compra mercancía a crédito, plazo 30 días, valor

$ 800.000, cancela el valor de la deuda a los 15 días y aprovecha el descuento del 5% por pronto pago, IVA 16%

Retención en la fuente 3.5%

Registro Contable:

COMPRAS DE MERCANCIAS 800.000

IMPUESTOS A LAS VENTAS POR PAGAR 128.000


RETENCION EN LA FUENTE 28.000

REGISTRO DEL DESCUENTO

142

DESCUENTO: 800.000 x 5% = 40.000

VALOR A PAGAR 900.000 - 40.000 = 860.000


DEVOLUCIONES EN COMPRAS 40.000

BANCO 860.000

AUTORRETENCIÓN:

Las empresas que tienen un gran volumen de operaciones solicitan a la DIAN autorización para autorretener por

concepto de ventas, contratos de urbanización y construcción, honorarios, comisiones, servicios y arrendamientos

devengados. Las empresa que autorretienen deben indicarlo en la facturas de venta y cuentas de cobro por servicios, la

autorización para que sus clientes no les practiquen la Retención en la Fuente.

Ej.1: La compañía DORADA, vende mercancía al contado por $ 1.000.000 a Ecomodas Ltda., IVA 16% el vendedor es

autorretenedor.

REGISTRO CONTABLE:

CAJA 1.160.000

143

COMERCIO AL POR MAYOR Y AL POR MENOR 1.000.000

IMPUESTOS SOBRE LAS VENTAS POR PAGAR 160.000

PAGO DE LA AUTORRETENCION:

En el momento en que la empresa efectúa la declaración se hace la autorretención mensual y paga la Retención en la

Fuente.

EJ.2: La compañía Dorada autorretenedor, por las ventas realizadas efectúa la declaración y pago de la retención en la

fuente.

$1.000.000. x 3.5% = 35.000.

ANTICIPO DE IMPUESTOS (Retefuente) 35.000

BANCOS 35.000.

EJERCICIO DE APLICACIÓN:

1. Vende mercancía a crédito a almacenes Bocito por $ 100.000, más IVA 16%

144

2. Vende mercancía importadas por $ 900.000 de contado más IVA

3. Ligia Gómez compra licores importados por $ 10.000.000, IVA 35%

4. Compra mercancía a crédito por $1.800.000, IVA 16%

5. Compra mercancía de contado $ 350.000 mas IVA

6. Pago de publicidad por $ 100.000, IVA 16%

7. Canceló servicios de teléfono por $ 850.000, IVA 16%

8. Compra mercancías a crédito $ 850.000, mas IVA

9. De la compra anterior devuelven el 50%

10. Vende mercancía a crédito por $ 1.750.00 mas IVA

11. De la venta anterior devuelven $ 350.000

12. Compra mercancía a 30 días de plazo por $980.000, IVA 16%

13. Cancelan la compra anterior en 15 días y recibe un descuento por pronto pago del 5% sobre el valor de la

mercancía.

14. Vende mercancía a crédito a 30 días de plazo por valor de $3.430.000 IVA 16%

15. A los 20 días recibe la cancelación de la deuda anterior y concede un descuento pronto pago del 5% sobre el

valor de la mercancía.

145

UNIDAD 8

DESCUENTOS

OBJETIVO GENERAL

146

• Conocer los tratamientos contables relacionados con los descuentos generados en las operaciones de compra y venta de mercancías.


• Comprender la importancia que tienen los descuentos comerciales.

• Aplicar correctamente los descuentos concedidos.

• Adquirir habilidad para elaborar los registros por descuentos.

DESCUENTOS

Rebajas sobre el precio habitual de venta de un producto que la empresa concede a sus clientes o deudores. Se clasifican en descuentos comerciales y financieros.

147

a. Descuentos Comerciales:

Deducción que se efectúa sobre el precio de lista de las mercancías que los proveedores ofrecen con el objeto de atraer clientes.

Ej.1: La empresa Sonriendo compra a crédito el 1 de abril de 2006, 500 prótesis dentales a $40.000 cada una; el proveedor le concede un descuento comercial del 10% por el volumen de compra. IVA 16% y Retención en la fuente del 3.5%.

Descuento: 40.000 x $500 = 20.000.000 x 10% = 2.000.000.

IVA: 18.000.000. x 16% = 2.880.000.

Retención en la fuente: 18.000.000 x 3.5% = 630.000

Registro:

Débitos: 6205 Compras 18.000.000

2408 IVA por Pagar 2.880.000

Créditos: 2365 Retención en la fuente 630.000

2205 Proveedores 20.250.000

B. Descuentos Financieros:

148

Conocidos también como descuentos por pronto pago, ofrecidos a los clientes con el fin de que cancelen sus facturas

antes de la fecha de vencimiento, se emplea la siguiente anotación 5/20, n/30; significa que el plazo del cliente es de

30 días, donde el cliente puede deducir el 5% del precio de la factura, si realiza el pago dentro de los 20 días

siguientes.

Ej.2: La empresa Sonriendo recibe un descuento por pronto pago si cancela antes del 15 de abril de 2006, se le concede

un descuento del 5%. La empresa paga la factura el 12 de abril.

Descuento financiero: 18.000.000 x 5% = 900.000

Registró en abril 12/06:

Débito: 2205 Proveedores 20.250.000

Crédito: 4210 Descuento Comercial 900.000

1110 Banco 19.350.000


1. el Juan Torres recibe un descuento del 5% por pronto pago si cancela antes del 30 de junio de 2005, mercancías

compradas el 1 de junio, las canceló el día 22 de junio.

149

2. Maria Grueso compra de contado el 1 de febrero de 2005, 5000 resmas de papel carta a $8.000 cada una; el proveedor le concede un descuento comercial del 15% por el volumen de compra. IVA 16% y Retención en la fuente del 3.5%.

3. Son importantes los descuentos, explique porque.

4. cuando se pierden los descuentos financieros.

UNIDAD 9

INGRESOS

OBJETIVO GENERAL

• Identificar las clases de ingresos que permiten la elaboración del estado de ingresos.

150


• Clasificar correctamente los ingresos de acuerdo al Plan único de cuentas.

• Establecer modelos de presentación de estados de ingresos.

• Adquirir habilidad para elaborar estados de ingresos

INGRESOS

Agrupan las cuentas que representan los beneficios operativos y financieros que percibe el ente económico en el

desarrollo del giro normal de su actividad comercial en un ejercicio determinado. Mediante el sistema de causación se

registrarán como beneficios realizados y en consecuencia deben abonarse a las cuentas de ingresos los causados y no

recibidos. Se entiende causado un ingreso cuando nace el derecho a exigir su pago, aunque no se haya hecho efectivo el

151

cobro. Al final de ejercicio contable las cuentas de ingresos se cancelarán contra la cuenta ganancias y pérdidas del

grupo 59.

Los ingresos se clasifican en operacionales y no operacionales.

INGRESOS OPERACIONALES

Comprende los valores recibidos y/o causados como resultado de las actividades desarrolladas en cumplimiento de su

objeto social mediante la entrega de bienes o servicios, y demás ingresos siempre y cuando se identifique con el objeto

social principal del ente económico.

Contabilización:

Se tendrá en cuenta los documentos fuentes: facturas, remisión o recibo expedido a favor del cliente. Donde se consigne

que el cliente recibió a satisfacción las mercancías o los servicios objeto de la transacción.

Asiento contable

152

Débito: Caja o Bancos (si la venta es de contado), Clientes (si la venta es a crédito).

Crédito: A la respectiva cuenta de ingreso operacional.

Control interno

Partiendo del principio de evitar funciones que son incompatibles en virtud de que la conjugación de determinadas

actividades puede dar origen a fraudes o malos manejos, se debe evitar que aquellas personas que manejan ingresos,

cheques ya firmados o facsímil a su cargo para firmas de cheques no intervengan en las siguientes labores:

• manipulen documentos base para facturar.

• Manejen los registros iniciales de ventas.

• Traten y autoricen notas de crédito y documentación soporte.

• Aprueben las devoluciones y rebajas sobre ventas.

• Accedan a los registros iniciales de rebajas y devoluciones sobre ventas.

• Preparen, sumen, comprueben y autoricen los registros en diarios generales y auxiliares.

• Intervengan en el registro final, o sea en el libro mayor.

INGRESOS NO OPERACIONALES

153

Son aquellos ingresos provenientes de transacciones diferentes a los del objeto social o giro normal de los negocios del

ente económico. E incluye entre otros los relacionados con operaciones de carácter financiero o en moneda nacional o

extranjera, arrendamientos, servicios, honorarios, utilidades en venta de propiedades planta y equipos e inversiones,

dividendos y participaciones, indemnizaciones, recuperaciones de deducciones e ingresos de ejercicios anteriores.

Contabilización

Se tendrá como documento fuente todo tipo de facturas o recibos expedidos por la entidad, así como aplicaciones de créditos diferidos, ocasionados por actividades ajenas al giro de la entidad.

Asiento contable

Débito: Caja, bancos o Cuentas de ahorro (en función al origen o

naturaleza del ingreso).

Crédito: A la respectiva cuenta de ingreso no operacional

Control interno:

• Esta cuenta únicamente recibirá créditos por ingresos operativos ajenos al giro normal de actividades de la entidad.• Cerciorarse de que haya uniformidad y consistencia en los criterios de contabilización de otros ingresos.

154

• Aquellos ingresos que estén gravados por la ley, por ejemplo rentas y dividendos, asegurarse de que se cumpla con los ordenamientos que les sean aplicables.

UNIDAD 10

GASTOS

OBJETIVO GENERAL

• Identificar las clases de gastos que permiten la elaboración del estado de egresos.

155


• Clasificar correctamente los gastos de acuerdo al Plan único de cuentas.

• Establecer modelos de presentación de estados de gastos o egresos.

• Adquirir habilidad para elaborar estados de egresos.

GASTOS

Representan los flujos de salida de recursos efectuados durante un periodo, que generan disminuciones patrimoniales distintas de retiro de capital o utilidades, es decir son los desembolsos de dinero ocurridos en actividades de administración, comercialización, investigación y financiación. Mediante el sistema de causación se registrará con cargo a las cuentas del estado de resultados los gastos causados pendientes de pago. Se entiende causado un gasto cuando nace de la obligación de pagarlo aunque no se haya hecho efectivo el pago. Al final del ejercicio económico las cuentas de gastos se cancelarán contra ganancias y pérdidas, grupo 59.

Los gastos se clasifican en operacionales: divididos en operacionales de administración y operacionales de ventas, y los gastos no operacionales.

OPERACIONALES DE ADMINISTRACIÓN

Representan los gastos ocasionados en el desarrollo del objeto social principal del ente económico y registra, sobre la base de causación, las sumas y valores en que se incurre durante el ejercicio directamente relacionado con la gestión administrativa

156

encaminada a la dirección, planeación, organización de las políticas establecidas para el desarrollo de la actividad operativa del ente económico. Entre estos tenemos: honorarios, impuestos, arrendamientos, seguros, servicios etc.

CONTABILIZACION

Se hará con base en las factura, remisión o recibo expedido a favor de la entidad, así como aplicaciones de gastos ocasionados por la entidad. Al cierre del ejercicio esta cuenta deberá quedar saldada.

Asiento contable

DÉBITO: Gastos operacionales de administración

CRÉDITO: Caja, Bancos o Costos y gastos por pagar (en función de la

naturaleza del gasto o egreso)

Control interno:

• Deberá vigilarse, para efectos de control financiero, que los cargos recibidos a esta cuenta sean consecuencia de actividades eminentemente administrativas.• Los comprobantes de gastos (nóminas, facturas, notas, etc.) deberán reunir requisitos fiscales y administrativos.• Cualquier tipo de gastos deberá estar previamente autorizado, acorde con las políticas administrativas.• Vigilar que los gastos correspondan al período que sucedieron.• Cualquier gasto susceptible de diferimiento deberá recibir el tratamiento correspondiente.• Respecto a aquellos gastos que provienen de amortizaciones de cargos diferidos o depreciaciones, cerciorarse que los cargos a esta cuenta coincidan contra los créditos a las cuentas correspondientes complementarias del activo.

157

• Comparar individual y totalmente los niveles de gastos del periodo con su equivalente de ejercicios anteriores, investigar las causas de cualquier diferencia significativa.

GASTOS OPERACIONALES DE VENTA

Ocasionados directamente en la gestión y apoyo del departamento de ventas y se registran sobre la base de causación, las sumas o valores en que se incurre durante el ejercicio, y de las políticas establecidas para el desarrollo de la actividad de ventas del ente económico, tales: área ejecutiva, de distribución, mercadeo, comercialización, promoción, publicidad, ventas y demás gastos que se ocasionen.

CONTABILIZACIÓN

se tendrá como documento fuente todo tipo de factura, remisión o recibo expedido a favor de la entidad, así como aplicaciones de gastos, encaminados al mantenimiento o incremento de las ventas.

Asiento contable

DÉBITO: A los gastos operacionales de ventas


naturaleza del egreso o gasto).

Control interno:

158

• Deberá vigilarse, para efectos de control financiero, que los cargos recibidos a esta cuenta sean consecuencia de actividades eminentemente de ventas.• Los comprobantes de gastos (nóminas, facturas, notas, etc.) deberán reunir requisitos fiscales y administrativos.• Cualquier tipo de gastos deberá estar previamente autorizado, acorde con las políticas prescriptas por la administración.• Vigilar que los gastos correspondan al período que sucedieron.• Cualquier gasto susceptible de diferimiento deberá recibir el tratamiento correspondiente.• Respecto a aquellos gastos que provienen de amortizaciones de cargos diferidos o depreciaciones, cerciorarse que los cargos a esta cuenta coincidan contra los créditos a las cuentas correspondientes complementarias del activo.• Comparar individual y totalmente los niveles de gastos del periodo con su equivalente de ejercicios anteriores, investigar las causas de cualquier diferencia significativa.

GASTOS NO OPERACIONALES

Representan las sumas pagadas o causadas por gastos no relacionados directamente con la explotación del objeto social del ente económico, tales como: financieros, pérdida en venta y retiro de bienes, gastos extraordinarios y gastos diversos.

CONTABILIZACION Se registrará todo tipo de factura, remisión o recibo expedido a favor de la entidad, así como aplicaciones de gastos, ocasionados por actividades diferentes al objeto social.

Asiento contable:

159

DÉBITO: A los gastos no operacionales


naturaleza del egreso o gasto).

Control interno

• Esta cuenta únicamente recibirá cargos por gastos operativos ajenos al giro de actividades de la entidad.• Cerciorarse de que haya uniformidad y consistencia en los criterios de contabilización de estos gastos.• Aquellos gastos que por su naturaleza o importe sean relevantes, deberán ser autorizados por la entidad.

160

UNIDAD 11

GANANCIAS Y PÉRDIDAS

OBJETIVO GENERAL

• Conocer las ganancias o pérdidas resultantes de la gestión llevada a cabo en la empresa.


• Capacitar al estudiante en la preparación de estados financieros.

• diseñar modelos de presentación de estados financieros.

• Determinar la utilidad del ejercicio y los impuestos de renta a cargo del ente económico.

161

CONCEPTO GANANCIAS Y PÉRDIDAS

Agrupa las cuentas de resultado al cierre del ejercicio económico con el fin de establecer la utilidad o la pérdida del ente económico. Su saldo podrá ser débito o crédito según el resultado obtenido. Se registra en la cuenta 5905 – Ganancias y pérdidas.

PROVISIÓN IMPUESTOS: Registra las estimaciones del ente económico por concepto del impuesto sobre la renta para atender el pago de las obligaciones fiscales. Se registra así: débito a la cuenta 5405 Impuesto de renta y complementario y un crédito a la cuenta de 2404 Impuesto renta por pagar.

RESERVAS: comprende los valores que por mandato expreso del máximo órgano social, se han apropiado de las utilidades liquidas de ejercicios anteriores obtenidas por el ente económico, con el objeto de cumplir disposiciones legales, estatutarias o para fines específicos. Las pérdidas se sufragan con las reservas que hayan sido destinadas especialmente para ese propósito y en su defecto, con la reserva legal. Las reservas cuya finalidad fuese la de absorber determinadas pérdidas no se podrán emplear para cubrir otras distinta, salvo que así lo decida el máximo organismo.

.

Si la reserva es insuficiente para cubrir el déficit de capital, se aplicaran a este fin los beneficios sociales de los ejercicios siguientes, tal como lo establecen las normas legales,

CORRECCIÓN MONETARIA: Registra las partidas crédito y débito correspondientes a los ajustes por inflación, efectuados a los valores contabilizados en los rubros del balance ( y del estado de ganancias y pérdidas), de conformidad con las disposiciones legales vigentes.

162

PRESENTACIÓN DE LOS INGRESOS Y GASTOS EN EL ESTADO DE RESULTADOS

Compañía xxxEstado de Resultados

Año 2005

Ingresos XXXX Operacionales XXXXNo operacionales XXXX

GASTOS xxxxOperacionales de administración xxxxOperacionales de ventas xxxxNo operacionales xxxx Utilidad antes de impuesto xxxxMenos impuesto de renta (xxx)Utilidad o pérdida del jercicio xxxx

163

EJERCICIO DE APLICACIÓN 1. Presentar el estado de resultados de la empresa el Palacio de

Las Uñas a mayo 31 de 2006.

Ingresos por servicios 9.450.000

Servicios públicos 550.000

Arrendamiento 1.000.000


Gastos de personal 2.500.000

Suministros utilizados 1.800.000

2. Prepare el estado de resultados de Carvajal y Cia con los siguientes datos a junio 30 de 2006.

164

Gastos de personal de ventas 1.200.000 Gastos financieros 950.000 Ingresos por ventas 12.000.000 Ingresos por arrendamientos 5.000.000 Gastos personal administrativo 3.500.000 Gastos seguros 500.000 Ingresos financieros 100.000 Arrendamientos - ventas 2.300.000 Gasto publicidad 1.150.000

UNIDAD 12

ASIENTOS DE CIERRE Y LA HOJA DE TRABAJO

OBJETIVO GENERAL

165

• Presentar razonablemente al finalizar el periodo contable, en la hoja de trabajo los asientos de ajuste, de cierre y la utilidad del ejercicio del ente económico.


• Elaborar el proceso contable de manera integrada.

• Definir y clasificar los registros de ajustes que se deban efectuar al finalizar el periodo contable.

• Comprender el proceso de preparación y análisis de la hoja de trabajo.

ASIENTOS DE CIERRE Y LA HOJA DE TRABAJO

ASIENTOS DE CIERRE: Al terminar el periodo contable las empresas una vez realizados los asientos de ajuste cierran las cuentas de resultado o transitorias contra ganancias y perdidas, acreditando las cuentas de gastos, y debitando las cuentas de ingresos. para conocer los resultados de sus operaciones y los libros de contabilidad, preparar los estados financieros. El objetivo fundamental del ciclo contable es determinar la utilidad o la pérdida del ejercicio.

166

LA HOJA DE TRABAJO: Es un borrador que prepara el contador con el fin de elaborar en ella los principales estados financieros, el Estado de Resultados y el Balance General. Generalmente consta de seis columnas con su correspondiente debe y haber.Se representa así:

1º El código: Codificación de cada una de las cuentas.

2º Nombre de las cuentas: denominación de las cuentas que intervienen en los estados financieros. 3º Balance de prueba: Comprobación de las operaciones realizadas antes de ajuste, donde los débitos deben ser igual a los créditos.

4ª Ajustes: se elaboran los asientos de ajuste necesarios para darle a las cuentas sus saldos verdaderos o reales, registrando las cuentas nuevas que resulten.

5º Balance Ajustado: Se anotan los saldos débitos y créditos de cada una de las cuentas debidamente ajustadas, sumando los partidas debitos y restándole las partidas créditos y viceversa, la suma de estas columnas deben ser iguales.

6º Estado de Resultados: Se pasan las cuentas de resultado o transitorias, cancelándolas contra Ganancias y pérdidas.

7º Balance General: Se trasladan las cuentas reales o de balance, las utilidades o pérdidas del ejercicio y el inventario final de mercancías con el fin de conocer la situación financiera del ente económico.

167


Con los hechos económicos de la compañía Pensando Ltda., a diciembre 31 de 2006. Se pide:

• Registro de las transacciones ordinarias en forma de diario.

• Preparación del balance de prueba ordinario.

• Presentación del balance de prueba ajustado

• Diligenciamiento de la hoja de trabajo.

• Elaboración del Estados de Resultados y el Balance General.

Caja 340.000 Clientes 2.600.000 Cuenta por cobrar trabajadores 600.000 Seguro pagado por anticipado 800.000 Muebles y enseres 3.000.000 Computador 4.500.000 Depreciación acumulada muebles 300.000 Proveedores 2.450.000 Obligaciones financieras 1. 890.000 Utilidades acumuladas 600.000 Ingresos por servicios 3.800.000

168

Gastos de personal 1.000.000 Gastos arrendamiento 800.000 Gastos diversos 300.000 Aportes sociales 5.500.000 Bancos 2.500.000 Depreciación acumulada computador 900.000 Arriendos recibidos por anticipado 1.000.000

Datos para ajustes:

1. el seguro pagado por anticipado tiene una vigencia de un año y fue tomado el 1 de octubre de 2006.

2. Los muebles y enseres tienen una vida útil de 10 años, y el computador una vida útil de 5 años, se deprecian por el método de línea recta.

3. Las obligaciones financieras devengan un interés del 2.5% mensual y fueron firmadas el 1 de septiembre de 2006.

4. El saldo de la cuenta arriendos recibidos por anticipado cubre 6 meses.5. la provisión cartera es del 2% del total de los clientes.

169

BIBLIOGRAFIA

GERTZ MANERO, Federico, Origen y Evolución de la Contabilidad, Editorial Trillas, México, 1999.

CEDEÑO, Omar y JIMENEZ, Ángela. Contabilidad Financiera, Artes Gráficas Universidad del Valle, Cali, 1998.

SINISTERRA, Gonzalo, POLANCO, Luis Enrique, HENAO, Harvey,

Contabilidad Sistema de Información para las organizaciones, Editorial Kimpres Ltda., Bogotá, 1998.

ALVAREZ R, Néstor, Curso Básico de Contabilidad, Mc graw – Hill, Bogotá, 1994.

170

POLANCO, Luis Enrique y SINISTERRA, Gonzalo, Contabilidad Gerencial, Universidad del Valle, Cali, 1994.

DÍAZ MORENO, Hernando, Contabilidad General, prensa Moderna Impresores S.A., Bogotá.

SANTILLANA GONZÁLEZ, Juan Ramón, Como Hacer y Rehacer una Contabilidad, Ediciones Contables, Administrativas

y Fiscales, México, 2000.

LÓPEZ, Arturo Elizondro, Proceso Contable, Ediciones Contables, Administrativas y Fiscales, México, 1995.

RESA GARCIA, Manuel, Contabilidad de Sociedades, México.

MEIGS, Walter B, Contabilidad la Base para las Decisiones Comerciales, Mc graw – Hill, México, 1997.

GOXENS, Contabilidad General, Vol. 1, Editorial, Océano Grupo.

GUDIÑO, Coral, Contabilidad Universitaria.

HORNGREN SUDEM, Elliott, Contabilidad Financiera, Prentice- hall,

Hispanoamericana S.A.

171

LEGIS, Plan Único de Cuentas para Comerciantes, Legis Editores S.A, Bogotá, 2005.

LEY 43 DE 1990, Reglamentación de la Contaduría Pública en Colombia.

CODIGO DE COMERCIO.

172

Fundamentos de Contabilidad Financiera Modulo

Documents

Transcript of Fundamentos de Contabilidad Financiera Modulo