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EnKOnTROL MODULO DE CONTABILIDAD

ÍNDICE ÍÍNNDDIICCEE INTRODUCCIÓN............................................................................................4

INICIO DE SESIÓN........................................................................................5

MENU PRINCIPAL .........................................................................................6

MENÚ DE PROCESOS DIARIOS: ........................................................................... 6 MENÚ DE CONSULTAS: ..................................................................................... 6 MENÚ DE REPORTES: ....................................................................................... 6 MENÚ DE ESTADOS FINANCIEROS: ....................................................................... 6 MENÚ DE MANTENIMIENTO AL SISTEMA: ................................................................ 6 MENÚ DE UTILERÍAS DEL SISTEMA: ...................................................................... 6 MENÚ DE AYUDA: ........................................................................................... 7 MENÚ DE VENTANA: ........................................................................................ 7 MENÚ SALIR: ................................................................................................ 7

BARRA DE HERRAMIENTAS ...........................................................................8

MENU PROCESOS DIARIOS .........................................................................11

DATOS GENERALES DE LA COMPAÑÍA .................................................................. 12 A,B,C A TIPOS DE PÓLIZAS ............................................................................. 13 A,B,C AL CATÁLOGO DE CUENTAS...................................................................... 15 A,B,C A CUENTAS DE INTERFASE....................................................................... 18 A,B,C A CUENTAS COMPLEMENTARIAS................................................................. 20 A,B,C A CUENTAS DIFERENCIA CAMBIARIA ........................................................... 22 CARGA DE PÓLIZAS ....................................................................................... 24 RECLASIFICACIÓN DE PÓLIZAS .......................................................................... 28 VALIDACIÓN DE PÓLIZAS................................................................................. 29 MODELO DE PÓLIZAS ..................................................................................... 31 REPORTE DE PÓLIZAS..................................................................................... 33 LISTADO DE PÓLIZAS ..................................................................................... 35 ACTUALIZACIÓN DE PÓLIZAS ............................................................................ 37 CIERRE ANUAL............................................................................................. 38

MENU CONSULTAS ......................................................................................39

CONSULTA AUXILIARES................................................................................... 40 SALDOS PROMEDIO ....................................................................................... 42 DIARIO GENERAL.......................................................................................... 44 DESGLOSE DE SALDOS ................................................................................... 46 RELACIÓN DE SALDOS ................................................................................... 48 LIBRO MAYOR.............................................................................................. 49 SALDOS..................................................................................................... 51

MENU REPORTES.........................................................................................52

AUXILIARES MENSUALES ................................................................................. 53 AUXILIARES ANUALES .................................................................................... 56 SALDOS PROMEDIOS...................................................................................... 59

Versión 7.03 1 de 156 ABRIL-2005


DIARIOS .................................................................................................... 61 LISTADO DE SALDOS...................................................................................... 63 RELACIÓN DE SALDOS .................................................................................... 66 LIBRO MAYOR.............................................................................................. 68 BALANZA DE COMPROBACIÓN ........................................................................... 71 AUXILIAR POR PROVEEDOR .............................................................................. 75 AUXILIAR POR ORDEN DE COMPRA/CLIENTE .......................................................... 78 SALDOS CLIENTE .......................................................................................... 81

MENU ESTADOS FINANCIEROS ...................................................................84

REGISTRO DE PRESUPUESTOS O AJUSTES ............................................................. 85 DISEÑO DE REPORTES .................................................................................... 87 COPIA DE REPORTES...................................................................................... 90

MENU MANTENIMIENTO AL SISTEMA..........................................................91

COPIA DE PÓLIZAS ........................................................................................ 93 SALDOS..................................................................................................... 95

Regeneración de Saldos .......................................................................... 95 COMPAÑÍAS Y CENTROS DE COSTO ..................................................................... 97

A,B,C de Centros de Costo ....................................................................... 98 A,B,C de Identificadores ........................................................................ 101 A,B,C, de Cuentas que usan Centros de Costo .......................................... 102

I.V.A. POR ACREDITAR................................................................................. 103 Fecha de Inicio..................................................................................... 104 Definición de Cuentas de IVA ................................................................. 105 ABC a Control de Pólizas........................................................................ 107 Calculo de Monto de IVA........................................................................ 109 Reporte de Monto de IVA....................................................................... 111 IVA Por Pagar/Acreditar......................................................................... 113 Reporte IVA por Acreditar ...................................................................... 114 Reporte de IVA pendiente por Acreditar ................................................... 116 Generación de Póliza............................................................................. 118 Reporte de IVA por Trasladar ................................................................. 119 Reporte de IVA Pendiente por Pagar........................................................ 121 Generación de Póliza............................................................................. 123

MESES PROCESADOS ................................................................................... 124 TRANSFERENCIA PÓLIZA DE NÓMINA ................................................................. 126 GENERACIÓN DE PÓLIZA DE FLUCTUACIÓN .......................................................... 127 MOVIMIENTOS SIN INTERFASE......................................................................... 129 ABC A EQUIVALENCIAS DE CUENTAS ................................................................. 130 EXPORTACIÓN DE PÓLIZAS............................................................................. 131 INTEGRACIÓN/ DESGLOSE CUENTA CONTABLE...................................................... 132

MENU UTILERIAS DEL SISTEMA................................................................134

IMPRESORA............................................................................................... 136 TRANSFERENCIA DE PROVEEDORES AL CATALOGO DE CUENTAS................................... 137



DESBLOQUEO DE ACTUALIZACIÓN .................................................................... 138 ELIMINAR BLOQUEO DE PÓLIZAS...................................................................... 139 USUARIOS................................................................................................ 140 NIVELES .................................................................................................. 142 RELACIÓN PROGRAMA NIVEL .......................................................................... 143 CAMBIAR DE USUARIO (ADMINISTRADOR) .......................................................... 145 CONTRASEÑA DE PROCESOS ........................................................................... 146 LIBERADOR DE INSTANCIAS............................................................................ 147 ELIMINACIÓN DE PÓLIZAS IMPORTADAS.............................................................. 149 NIVELES POR IDENTIFICADOR DE CC................................................................. 151 RELACIÓN IDENTIFICADOR CC NIVEL IDENTIFICADOR POR CC................................... 152

MENU AYUDA ............................................................................................154

MENU VENTANA ........................................................................................155

MENU SALIR .............................................................................................156



Sistema de Contabilidad

Introducción

La Contabilidad es un sistema de registro que tiene como finalidad el proporcionar información financiera para la acertada y oportuna toma de decisiones realizadas por una persona o por una organización pública o privada. Antes que se desarrollara la contabilidad, los negociantes del mundo antiguo advirtieron la necesidad de mantener registros de sus operaciones mercantiles, deudas e impuestos, y por ello utilizaron un sistema de registro, muy rudimentario. Con el tiempo estas técnicas de registro mejoraron y se desarrollaron métodos sencillos de teneduría de libros, los cuales evolucionaron gradualmente hasta llegar a los métodos modernos, y más complejos, que se usan en la actualidad. La Contabilidad fue entonces conocida como “el idioma de los negocios”.

EnKontrol y su módulo sistema integral de contabilidad en conjunto con los métodos contables actuales brindan con mayor facilidad y flexibilidad información financiera más completa y detallada. Esta información financiera es valiosa para los negocios, el gobierno, los bancos e individuos particulares, porque les permite evaluar actuaciones pasadas y les ayuda a preparar planes para el futuro por medio de los cuales puedan alcanzar sus objetivos y metas financieras.

Nuestro propósito básico, es proveer información financiera acerca de una entidad económica, para lo cual se destaca que el objetivo de nuestro módulo de contabilidad es: facilitar la toma de decisiones por sus diferentes usuarios (accionistas, acreedores, inversionistas, clientes, empleados, etc). En consecuencia, como la contabilidad sirve a un conjunto de usuarios, se originan diversas ramas o clasificaciones, de las cuales algunas de los más importantes son los siguientes: Contabilidad Financiera, que expresa en términos cuantitativos y monetarios las transacciones que realiza una entidad económica, así como ciertos acontecimientos económicos que la afectan, con el fin de proporcionar información útil y segura a usuarios internos y externos a la organización. Contabilidad Administrativa al servicio de las necesidades internas de la administración, con orientación pragmática destinada a facilitar las funciones administrativas de planeación y control así como la toma de decisiones. Contabilidad Fiscal cuyo objetivo es el cumplimiento a las obligaciones tributarias de las organizaciones respecto de un usuario específico: el fisco.

Se recomienda que sea utilizado solamente por personal autorizado del

Departamento de Contabilidad



Inicio de Sesión

Para iniciar la sesión en el módulo debemos dar doble clic en el acceso directo que corresponde al sistema de contabilidad:

Inmediatamente aparecerá la pantalla de acceso del sistema en la cual nos solicitará los datos principales para identificarnos y abrir las bases de datos.

Estos datos son:

• Compañía: El sistema es multicompañía, debemos introducir el número de empresa que deseamos acceder para que sea abierta la base de datos correspondiente. Campo de 2 dígitos numéricos

• Password: Esta es la clave de acceso configurada por el administrador del

sistema que nos identifica como usuario y que es única. Está compuesta por un número de usuario de cuatro dígitos y una contraseña (password) confidencial y personal.

Al teclearlos correctamente será desplegada la pantalla principal que contiene el

menú principal como se muestra a continuación:



MENU PRINCIPAL

El Menú Principal se compone de 9 opciones; éstas le permitirán operar de

manera eficaz y rápida los datos o información contable de los procesos diarios que se generan en toda entidad operativa. A su vez algunas de las opciones del Menú Principal se componen de submenús que posteriormente se detallaran.

Describiremos brevemente las opciones del menú principal: Menú de Procesos Diarios:

Este menú nos permite la captura principalmente de pólizas, así como su actualización, reclasificación , validación, afectación de saldos, Reporte de Pólizas y Cierre Anual (Cierre del ejercicio)

Menú de Consultas:

Nos permite desplegar en pantalla diferentes formatos referentes a nuestra contabilidad, como son consultas de auxiliares, de diario, de libro mayor, de saldos promedio, balanza etc.

Menú de Reportes:

De la misma manera que las consultas, nos facilita la visualización de datos, pero la diferencia está en que nos da la opción de enviarlos a la impresora.

Menú de Estados Financieros:

En este menú podemos diseñar los estados financieros que vamos a utilizar para llevar el control de nuestra contabilidad, así como también, un reporte mensual de los presupuestos de cada cuenta que exista en nuestro catálogo de cuentas.

Menú de Mantenimiento al Sistema:

Con la ayuda de este menú podemos dar de alta más centros de costo sin necesidad de cambiarnos al módulo de Ordenes de Compra, o simplemente consultarlos, así como señalar que cuentas permiten ser utilizadas por cada uno de estos. Desde este menú, también se pueden consultar los saldos de las cuentas a partir de un mes en especifico.

Menú de Utilerías del Sistema:

Nos permite definir los niveles de acceso al sistema y las opciones de menú a que se tiene derecho según lo establecido en las funciones operativas. También nos facilita la administración de los usuarios, passwords o



contraseñas y sus niveles de acceso para asegurar nuestra información. Además nos facilita seleccionar y administrar las características de las impresoras tanto locales como de red, que tengamos disponibles en el sistema.

Menú de Ayuda:

Esta opción solo proporciona información de Copyright así como la versión del sistema.

Menú de Ventana:

Nos facilita la configuración en nuestra pantalla de las diferentes ventanas desplegadas simultáneamente durante nuestra operación diaria, de tal manera que podamos administrarlas y visualizarlas de la manera más adecuada.

Menú Salir: Esta opción no es un menú, es la decisión del usuario para cerrar la aplicación y salir totalmente del sistema.



Barra de Herramientas Los iconos de la barra de herramientas nos permiten realizar las siguientes actividades:

Configura la Impresora: Seleccionar y configurar las impresoras tanto locales como de red para utilizarse como dispositivos de salida según convenga en cada momento del proceso diario. Al presionar este botón se despliega el cuadro de diálogo:

Debemos seleccionar la impresora que deseamos y presionar el botón OK. Si

necesitamos ajustar la definición de la impresora oprimimos el botón Setup y entramos al menú correspondiente. Si no deseamos hacer cambios oprimimos el botón Cancel.

Salir: Al oprimir este botón el sistema asume que deseamos Salir del Sistema, pero nos envía la ventana de confirmación:

Si en verdad desea terminar su sesión de trabajo con esta aplicación presione

el botón Aceptar, en caso contrario presione el botón Cancelar.



NOTA: En la esquina superior derecha se encuentra el botón marcado con una X. Al presionar este botón la sesión se termina automáticamente sin confirmar. Tenga precaución al utilizar esta opción ya que puede perder datos que no hayan sido grabados a la base de datos.

Otros iconos que se despliegan en la barra de herramientas durante las sesiones de trabajo en las ventanas de captura son:

Envía a Imprimir el reporte o catálogo seleccionado mostrándonos en la mayoría de las veces una vista preliminar.

Agrega un renglón en blanco que nos permite la introducción de datos para dar de alta un registro en la base de datos, también se puede realizar este proceso por medio de las Teclas rápidas Ctrl. + A

Nos permite Modificar información de un registro grabado previamente en la base de datos. También se puede realizar este proceso por medio de las Teclas rápidas Ctrl. + M

Grabar la información de la ventana activa en la base de datos. Por ejemplo Al dar de alta el registro para su uso posterior. también se puede realizar este proceso por medio de las Teclas rápidas Ctrl. + G

Cancela la información introducida hasta la última grabación en la base de datos. Regresando a la posición inicial de captura en el cuadro de diálogo. También se puede realizar este proceso por medio de las Teclas rápidas Ctrl. + C

Borra el renglón de la base de datos. Se debe tener cuidado con el uso de este botón ya que puede perder información importante. Cuando el registro en cuestión tiene asociadas otras transacciones en la base de datos, el sistema NO nos permite borrarlo para mantener la consistencia. También se puede realizar este proceso por medio de las Teclas rápidas Ctrl.+B

Busca información en la base de datos mostrándonos los catálogos, facilitando así la selección de las claves o códigos correctos en los campos de captura de los cuadros de diálogo. Se tiene la opción de las teclas rápidas: F1, CtrlF1 y/o ALT+F1 dependiendo de la opción a la que se ingrese La pantalla mostrada varía de acuerdo al catálogo en cuestión.

Salir o cerrar la última ventana abierta. Este botón nos facilita regresarnos a la ventana inmediata anterior abierta, cerrando correctamente la ventana actual. En la ejecución de reportes mientras nos muestra la vista preliminar, este botón nos facilita desplazarnos a la página anterior para revisar su contenido antes de enviarlo a imprimir. Se encuentra a la derecha del botón de Siguiente Página.



En la ejecución de reportes este botón nos facilita desplazarnos a la Siguiente Página para revisar su contenido antes de enviarlo a imprimir.

Este botón nos permite Aumentar el tamaño (Zoom In) de la vista preliminar para revisar su contenido antes de enviarlo a imprimir.

Este botón nos permite Disminuir el tamaño (Zoom Out) de la vista preliminar para revisar su contenido y formato antes de enviarlo a imprimir.

Exportar para mandar el documento a un archivo con formato específico

Cabe destacar que cada vez que se selecciona una opción dentro de cualquiera

de los menús, aparece una serie de iconos debajo de la barra de menús y al mismo tiempo un menú adicional en la parte superior izquierda de la ventana denominado Edición o Reporte, las opciones desplegadas bajo este último menú, corresponden a cada uno de los iconos presentados, de esta manera el usuario cuenta con dos opciones para realizar una misma operación.


ENKONTROL MODULO DE CONTABILIDAD PROCESOS DIARIOS

MENU PROCESOS DIARIOS

En esta opción, como su nombre lo describe, llevamos a cabo todas aquellas actividades u operaciones que cotidianamente se realizan en el área contable. Aquí nos vamos a encontrar pantallas donde podemos dar de alta nuestro catálogo de cuentas, así como todo lo referente a las pólizas que se generan dentro de la empresa.



Datos Generales de la Compañía

Se despliega una ventana donde aparecen el Nombre , Dirección y RFC de la

Empresa. El usuario final no tiene acceso total a estos datos ya que automáticamente son campos que se inhabilitan.

En esta ventana se tiene la opción de definir lo siguiente:

• Periodo En este campo se define el mes y año de trabajo. • Mes Inicial Este campo le permite definir el mes de arranque inicial del

módulo es meramente informativo.

• Dígito Verificador, El usuario puede tomar la decisión de usarlo o no. El dígito verificador es un “bit” de seguridad que le permitirá y validará la duplicidad de cuentas contables a primer, segundo y tercer nivel.

• Sesión Única por Usuario: Al seleccionarlo esta opción el Sistema

EnKOnTROL llevará una bitácora de procesos especiales que le permitirá saber lo siguiente:

I. -Hora, Nombre, Sistema, Dirección de red y Nombre del equipo de

computo desde donde se realizan cambios y/o modificaciones a pólizas de subsistemas y/o eliminación total de éstas.



A,B,C a Tipos de Pólizas

En esta opción, se clasifican las transacciones que se registran de forma

manual o generada por los diferentes sistemas de Proveedores, Clientes, Inventarios, etc., de los cuales el módulo contable se encargará de fungir como supervisor de los mismos.

Se tienen varias categorías o tipos de pólizas dependiendo de la naturaleza del registro contable que se este elaborando o del sistema que la haya generado, los tipos son:

1 Ingresos 6 Inventarios 2 Egresos 7 Proveedores 3 Diario 8 Clientes 4 Ajuste A Chequera A (Póliza-Cheque) 5 Nómina Z Chequera Z (Póliza- Cheque

La ventana que se despliega es la siguiente:

El procedimiento para dar de alta un nuevo tipo de póliza es el siguiente:

• Agregar en este caso un “renglón” con las teclas rápidas Ctrl+ A ó con el icono que aparece en la barra de herramientas y/o por medio del menú Edición.

• Tipo de Póliza, aquí debe escribir el número o la letra de la póliza.



• Descripción, en el cual usted deberá escribir el nombre que hará referencia a

es número o letra de póliza. • Grabar, La póliza dada de alta se debe guardar y se hace por medio del Menú

Edición, esto también se puede hacer con las teclas rápidas Ctrl. + G y/o con el icono que aparece en la barra de herramientas.

• Si después de grabar un tipo de póliza se quiere modificar, solo hay que

seleccionarlo y en el menú Edición elegir la opción Modif./Borrar, esto también se puede hacer con las teclas rápidas Ctrl. + M y/o con el icono que aparece en la barra de herramientas que parece lápiz.

El nuevo tipo de póliza ha quedado registrado. Siguiendo el mismo procedimiento se pueden registrar tantos tipos como sean necesarios.



A,B,C al Catálogo de Cuentas

La contabilidad tiene como uno de sus catálogos básicos el de Cuentas Contables que nos permite registrar todos los movimientos para realizar nuestros Estados Financieros. Desde el Sistema de Bancos tenemos, a través de esta opción, el acceso a este catálogo para facilitar tanto su consulta como su mantenimiento. La ventana que se despliega es la siguiente

El procedimiento para dar de alta una cuenta contable es el siguiente: • En el menú Edición se selecciona la opción Agregar , esto también se puede

hacer con las teclas rápidas Ctrl+ A y/o con el icono que aparece en la barra de herramientas.

• Cuenta En este campo se introduce el número de cuenta contable de mayor.

Esta es numérica y de cuatro posiciones



• SubCta: se escribe el número que corresponde a la SubCuenta de la cuenta

de mayor que se dio de alta, este puede ser hasta de cuatro dígitos.

• SSCta: se escribe el número que corresponde a la SubSubCuenta de esa Subcuenta y este puede ser hasta de cuatro dígitos.

• Para dar del alta una Scta se busca la cuenta de mayor en el campo cuenta y

se teclea el digito de la Scta., Descripción, Orden y Requiere, se hace este mismo procedimiento para dar de alta la Sscta.

• Dígito: Este campo aparece el número del dígito verificador dado por el

sistema de manera única para cada cuenta. Este nos permite confirmar durante la captura que el resto de los números introducidos en los campos de la cuenta contable son los correctos

• Descripción: En este campo se teclea el nombre de la Cuenta, SubCuenta o

SubSubcuenta contable

• Tipo Contable: Menú descendente en donde se define si la cuenta es de Activos, Pasivos, Capital o Resultados. con el objeto de tener una estructura de catálogo universal. Nota: Cuando se trata de una SubCuenta o SubSubCuenta, el sistema pone por default el tipo contable, ya que se basa en el tipo seleccionado para la cuenta de mayor.

• Tipo de Resultado: En este parámetro se nos permite clasificar las cuentas

dependiendo de su objetivo, ya sea de Resultados o Balance.

• Transfiere Catálogo Prov/Ctes: Por medio de este botón el sistema nos permite llevar todos los proveedores y clientes al catálogo de cuentas contables, conforme a su definición en la opción de Cuentas de Interfase.

• Orden: Menú descendente donde le permitirá definir una cuenta contable

como cuenta de orden, es decir, aquella que no es ni de activo, pasivo o capital.

• Requiere Proveedores-Orden de Compra y/o Vivienda-Número de

Cliente: Check box que solo y exclusivamente será activado para la cuenta de interfase de Proveedores y Clientes respectivamente, como por ejemplo:

1103-0000-0000 Clientes (Vivienda, sí existe una empresa Promotora) 2100-0000-0000 Proveedores

• Valida Proveedor: Esta opción deberá activarse si se desea validar el número del proveedor en la carga de pólizas.



• Valida Cliente: Esta opción deberá activarse si se desea validar el número del cliente en la carga de pólizas.

• En el menú Edición se selecciona la opción Grabar, esto también se puede

hacer con las teclas rápidas Ctrl. + G y/o con el icono que aparece en la barra de herramientas

• El sistema solo permite eliminar cuentas si estas no cuentan con movimientos

y/o pólizas generadas.



A,B,C a Cuentas de Interfase

Aquí se dan de alta las definiciones de las cuentas contables que estarán recibiendo asientos contables automáticos provenientes de otros sistemas que serán generadores de información (pólizas) en sus diferentes categorías o clasificaciones, tales como: Bancos, Documentos por Pagar (Proveedores), Documentos por Cobrar (Clientes), Inventarios etc.

Estas cuentas le permiten al sistema afectar movimientos relacionados entre

la contabilidad y los sistemas que se hayan definido con interfase y mantener congruencia entre la información de estos sistemas y la contabilidad. Llámese Cuenta de Interfase a las cuentas contables que enlazan los diferentes módulos del sistema con contabilidad. La ventana que se despliega es la siguiente:

El procedimiento para dar de alta una cuenta de interfase es el siguiente:

• En el menú Edición se selecciona la opción Agregar , esto también se puede hacer con las teclas rápidas Ctrl+ A y/o con el icono que aparece en la barra de herramientas.



• Cuenta se dan de alta los registros a nivel de cuenta mayor, se tiene la ayuda del F1 y/o binoculares de la barra de herramientas para realizar la búsqueda de la cuenta que se usará para realizar la interfase.

• Nivel, SubCuenta o SubSubCuenta, al cual se quiere activar la interfase. • Sistema, se selecciona del menú descendente, el sistema con el que se va a

hacer la interfase.

• Número Inicial y Número Final se escriben los números que hacen referencia a un rango.

• Desglose Proveedor Se deberá activar esta opción cuando se desee

desglosar el número del proveedor en la subcuenta o subsubcuenta según lo indique el nivel de la cuenta de interfase.

• Cuando la cuenta seleccionada sea de Clientes o Documentos por Cobrar se

habilitará la opción Afecta SCV (Vivienda) para las empresas que manejan el modulo de Vivienda, aquí definirán si la cuenta tendrá interfase con ese modulo o no.

• Grabar, Esto se puede hacer desde el menú Edición ó también se puede

hacer con las teclas rápidas Ctrl. + G y/o con el icono que aparece en la barra de herramientas

NOTA Solo serán cuentas de interfase la de Bancos, Proveedores y Clientes. Así como sus respectivas Cuentas Complementarias en caso de usar moneda extranjera.



A,B,C a Cuentas Complementarias

Cuando se utilizan diferentes monedas para la realización de transacciones con clientes y/o proveedores, debemos especificar las cuentas contables tanto en moneda nacional como en moneda extranjera con el fin de reflejar estos movimientos en la contabilidad. Debemos también incluir una cuenta que acumule la diferencia entre el importe en pesos y el importe en moneda extranjera para efectos de cuadre contable. De tal manera que se mantiene la consistencia entre el total en pesos mexicanos y el total en la moneda extranjera. La ventana que nos permite realizar esta operación es la siguiente:

El procedimiento para dar de alta las cuentas complementarias es el siguiente:

• En el menú Edición se selecciona la opción Agregar , esto también se puede hacer con las teclas rápidas Ctrl+ A y/o con el icono que aparece en la barra de herramientas.

• Rango de Cuentas, en Inicial y Final, se escribe el número de la cuenta ó

se puede utilizar el F1 y/o los binoculares que aparecen en la barra de herramientas para realizar la búsqueda de las cuentas.

• Cuenta Complementaria llevará el registro del diferencial que resulte de la

moneda extranjera contra la moneda nacional. Su búsqueda se puede realizar



de la misma manera que se hizo con las cuentas definidas en el parámetro RANGO DE CUENTAS

• Moneda: Tipo de moneda para la cuenta de moneda extrajera.

• Grabar, Esto se puede hacer desde el menú Edición, ó también se puede

hacer con las teclas rápidas Ctrl. + G y/o con el icono que aparece en la barra de herramientas.



A,B,C a Cuentas Diferencia Cambiaria

Mediante esta ventana se definen las cuentas de Diferencia Cambiara para registrar la diferencia del resultado por el tipo de cambio. Cuando se utilizan cuentas complementarias para la realización de transacciones con clientes y/o proveedores, debemos especificar las cuentas para la diferencia cambiaria, para el reflejo de estos movimientos en la contabilidad. Es importante mencionar que el sistema no determina automáticamente si la diferencia arroja una pérdida o utilidad cambiaria. La ventana desplegada, es la siguiente:

El procedimiento para dar de alta las cuentas de Diferencia Cambiaria es el

• En el menú Edición

siguiente:

se selecciona la opción Agregar , esto también se puede

• Rango de Cuentas

hacer con las teclas rápidas Ctrl+ A y/o con el icono que aparece en la barra de herramientas.

, en Inicial y Final, se escribe el número de la cuenta bancaria ó se puede utilizar el F1 y/o los binoculares que aparecen en la barra de herramientas para realizar la búsqueda de las cuentas.



Cuenta Ganancia• Llevará el registro de la ganancia que resulte del pago del pasivo en moneda extranjera contra la moneda nacional. Su búsqueda se puede realizar de la misma manera que se hizo con las cuentas definidas en el

•

parámetro RANGO DE CUENTAS

Cuenta Pérdida Llevará el registro de la pérdida que resulte del pago del pasivo en moneda extranjera contra la moneda nacional. Su búsqueda se puede realizar de la misma manera que se hizo con las cuentas definidas en el

•

parámetro RANGO DE CUENTAS

Grabar, Esto se puede hacer desde el menú Edición ó también se puede hacer con las teclas rápidas Ctrl. + G y/o con el icono que aparece en la barra de herramientas para finalizar la alta de la cuenta de diferencia cambiaria



Carga de Pólizas

En esta opción, se dan de alta cada una de las pólizas que se realizan para llevar un control de las operaciones diarias de la empresa o de un mes y año en específico. Aparecerá el formato común de una póliza contable la cual se clasificará según sea el propósito . Los tipos se visualizan dando un clic en el campo Tipo de Póliza y en forma ascendente aparecen las diferentes categorías que existen.. Al seleccionarla aparece la ventana de A,B,C de Pólizas, la cual se muestra a continuación:

Ejemplos de Tipos de Pólizas:

1. Póliza de Diario 2. Póliza de Proveedores 3. Póliza de Nómina 4. Póliza de Ingresos

El procedimiento para elaborar una póliza es el siguiente: • Tipo de Póliza: Menú descendente donde debemos definir el tipo que

corresponda al movimiento a realizar

• En el menú Edición se selecciona la opción Agregar , esto también se puede hacer con las teclas rápidas Ctrl+ R y/o con el icono que aparece en la barra de herramientas

• Póliza Aparece por default y consecutivamente el número de la póliza. Si

solo se quiere consultar una póliza que ya está elaborada, se escribe el número de la cual se quieren consultar los datos y se presiona ENTER para que automáticamente éstos se desplieguen.



• Fecha: Este campo se refiere al día de elaboración. Sin embargo, sin salir de la ventana es posible modificar el periodo de trabajo dando doble clic en el espacio seguido del número de póliza y automáticamente se despliega un recuadro donde se captura el mes y el año que se va a trabajar. Anteriormente se mencionó que es el periodo de trabajo, pero apegándose un poco a uno de los Principios de contabilidad, éste se refiere al Periodo Contable el cual divide la vida económica de una entidad en periodos convencionales para conocer los resultados de operación y su situación financiera por cada periodo, independientemente de la continuidad del negocio.

• La columna No. es el número de partida o renglón que forman los registros

contables de la póliza.

• Cuenta En este campo se escribe el número de cuenta de la cual se quiere hacer la póliza. Se puede utilizar la opción de Búsqueda por medio de los binoculares que están en la barra de herramientas y / o con las tecla de ayuda F1

• En Mov es el número de identificación que el subsistema creó o asignó. Los

subsistemas de bancos, clientes y proveedores tienen la capacidad de generar asientos contables automáticos en función del movimiento que les da origen. A estos tipos de movimientos repetitivos y automáticos, dichos subsistemas les asignan un número de identificación.

• En Referencia se pondrá el número del documento con el cual se registrará

o identificará el movimiento. Por ejemplo, el número de factura de un documento por pagar, por cobrar o un número de operación en caso de una transferencia electrónica. Este campo esta limitado a 6 dígitos.

• En el campo de CC es el número del centro de costo que haya generado un

gasto o costo. Está limitado a tres dígitos.

• En el campo de OC/Cte es el número de Orden de Compra para aquellos movimientos generados por subsistemas y sólo para aquellas cuentas que sean o no de interfase. Esta columna será transparente o no necesaria para capturar el movimiento. Esto se habilita desde la venta de ABC a cuentas contables.

• En el campo de Concepto es donde capturaremos información

representativa del movimiento, por ejemplo un número de factura o número de operación bancaria, pago a cuenta etc. Limitado a 40 caracteres en el campo.

• En el Tipo Movimiento se registra la naturaleza contable del movimiento

registrado. Por ejemplo, si es una cuenta de bancos y es una salida de



dinero (Egreso), el Tipo Movimiento sería (2-Abono), o a la inversa entrada de dinero (Ingreso) el Tipo Movimiento sería (1-Cargo). Este se puede desplegar con la flecha de desplazamiento de opciones ascendentes según el número de tipo de movimiento que se haya dado de alta. No solamente existen Cargos y Abonos, también los hay de naturaleza diferente como: Cargos-Rojos y Abonos-Rojos.

• En Importe es el cuadre de la póliza donde se aplica el principio de partida

doble “a todo cargo corresponde un abono ”.

• El campo de St se selecciona solo para la primera línea. • En el campo de Status aparece el estado que guarda una póliza

(Capturada, Validada, Actualizada, Bloqueada y Errónea).

I. Capturada: Status que guarda toda póliza basada en el principio de partida doble.

II. Validada: Status de póliza sin ningún error (posteriormente se

analizará este procedimiento esencial para evitar errores de información que como su nombre lo indica pasó por un proceso de validación).

III. Actualizada: Status que guarda toda póliza que ya pasó el proceso

de validación y en la cual los asientos registrados podrán afectar libros contables o generar las respectivas consultas o reportes.

IV. Error: Status que el procedimiento de validación genera a una póliza

cuyos registros no se encuentren debidamente asentados.

• En el campo de Generada despliega y guarda el nombre del sistema que haya creado o generado la póliza. Este puede ser: Contabilidad, Proveedores, Clientes, Bancos, Nómina e Inventarios.

• En los campos de Cargos, Abonos y Diferencia, aparecen las cantidades

respectivas, según la cantidad tecleada en el campo de importe. NOTA En la captura de una póliza nunca puede existir diferencia entre los cargos y abonos ya que en el momento que se elija la opción de guardar, el sistema NO lo va a permitir y se tendrá que eliminar la diferencia neteando los cargos y abonos.

• Una vez terminada la captura de la póliza en el menú Edición se selecciona

la opción Grabar, esto también se puede hacer con las teclas rápidas Ctrl. + G y/o con el icono que aparece en la barra de herramientas para garantizar el procesamiento de la información de la compañía.



NOTA En la opción de Eliminar Renglón, para cuentas con interfase (las cuales podemos identificar fácilmente por el color de la línea que es en gris oscuro y no en blanco como las cuentas sin interfase), el sistema abrirá una ventana para ingresar la contraseña de autorización la cual no está disponible para cualquier usuario.



Reclasificación de Pólizas

La reclasificación de una póliza es un proceso muy sencillo, pero primero se tiene que hacer un Modelo de Póliza, que más adelante se explicará a detalle. La ventana que se despliega es la siguiente:

El procedimiento es el siguiente:

• Tipo de Póliza, este proceso trabaja con dos tipos de pólizas: Proveedores y Clientes .

• Se ingresa el Número de Póliza y el Modelo con el cual se va a clasificar,

se tiene la opción de búsqueda para el número de póliza y el modelo por medio de la barra de herramientas y/o F1; una vez que se ingrese el nombre del modelo y seguido de un ENTER, automáticamente se tiene una póliza lista para ser Validada y Actualizarla.

• Una vez que el proceso haya terminado (dependiendo del número de líneas

que cuente la póliza) y revisando que los datos sean correctos, se continua con la opción de Guardar para que queden grabados los cambios que se hayan realizado.



Validación de Pólizas

Validación de la Póliza: este es un procedimiento de ordenamiento y clasificación de la información registrada y que es correcta en cuanto a que exista el centro de costo, que haya niveles inferiores de SubCuentas válidos, etc.

Es muy importante que cuando se corra este proceso, estemos seguros de haber definido el periodo correctamente (esto se hace en Datos generales) ya que es una validación de forma mensual y no es por un rango de fechas. La ventana que se desplegará es similar a la siguiente:

El procedimiento a seguir es el siguiente:

• En este proceso se cuenta con dos opciones, de las cuales se escoge la que más se ajuste a sus necesidades: Tipo de Póliza y Número de Póliza donde pueden ser todos los tipos o bien un solo rango. Si se selecciona la opción de Todas, el sistema validará todas las pólizas que encuentre, ya sea por tipo o por número. Si se selecciona la opción de Parcial, se habilitan los campos que están a un lado, para especificar el rango que se desea validar



• En Status se seleccionan las que se quieran validar. Cabe mencionar que solo los status definidos como Capturado o Bloqueado pueden ser Validados, las pólizas con status de Equivocadas el proceso las ignora.

• Se presiona el icono de Procesar, el de la “palomita”, para que genere la

validación.



Modelo de Pólizas

Dada la magnitud en volumen de pólizas generadas sería un trabajo bastante exhausto el acomodar los registros contables como se desea y los asientos parciales que se definieron con anterioridad en los subsistemas y que se registran en las respectivas pólizas. Difícilmente se tendría una contabilidad al día; sin embargo el módulo tiene un valor agregado: se le titula “Modelo de Pólizas”.

Este modelo, como su nombre lo dice es una plantilla que al correr el proceso de Reclasificación de Pólizas (explicado anteriormente), sirve para todos aquellos registros u operaciones mercantiles repetitivas y que el o los asientos contables son

los mismos.


• Modelo : Se escribe el nombre o título para identificar la póliza.

• Línea : Es el número de la línea del tipo de movimiento. El sistema lo da por default.

• Cuenta : Se escribe el número de cuenta que se va a afectar. Se puede

utilizar la opción de Búsqueda que se encuentra en la barra de herramientas y/o F1.

• Afecta CC: Tenemos la libertad de decidir si queremos enviar el

movimiento a un Centro de Costo específico o bien declarar el signo de ? (este aparecerá en todas las columnas de cada línea que se dé de alta) para su posterior consulta.



• En el menú descendente de Descripción aparecen tres opciones:

I. Igual: que tomará la descripción original que se haya capturado

II. Ninguno: que no aparecerá ninguna descripción

III. ?: nos permite cambiar, modificar o alterar la descripción original del movimiento.

• Naturaleza Es un menú descendente, donde se define la naturaleza del

movimiento, es decir, si la cuenta es acreedora o deudora.

• En el campo del % es el número que determina si se requiere un desglose a detalle por ejemplo del IVA y del SubTotal, para que el sistema lo calcule de forma automática.

• Base se define sobre qué se regirá el calculo del porcentaje, puede ser

por el total, por el monto y/o por el IVA.

• Una vez terminada la captura de la póliza en el menú Edición se selecciona la opción Grabar, esto también se puede hacer con las teclas rápidas Ctrl. + G y/o con el icono que aparece en la barra de herramientas

NOTA Estos modelos son solo exclusivamente para pólizas de subsistemas y como podrán observar en la imagen se empieza a clasificar a partir del la línea número dos ya que la primera jamás se modifica pues su naturaleza original,

la generó el subsistema.



Reporte de Pólizas

Esta opción prepara la información de todas las pólizas capturadas en un rango de Centro de Costos, en un rango de Pólizas y Tipo de Pólizas así como su status, y por un periodo de trabajo. Con una característica al final de la preparación; es la del parámetro REPORTE RESUMIDO:

1.- Si el usuario escoge la opción Sí el reporte solo nos despliega la

información de: Número de póliza, tipo, fecha, cargos y abonos y su status. 2.- Si la opción es No, el reporte nos despliega el detalle de la información

que contiene la póliza es decir, cuenta, SCta, SSCta, descripción, diferencia, además muestra los asientos contables de una póliza o de una serie de pólizas.




• Centro de Costo: En este parámetro se escriben los números de los centros de costos donde se encuentran las pólizas que queremos consultar. Puede ser uno solo, o por rango. Se puede utilizar la opción de Buscar por medio de la barra de herramientas y/o con las teclas rápidas Ctrl. + F1. y/o el menú Reporte

• Póliza, se escriben los números de las pólizas que se quieren consultar.

Se puede utilizar la opción de Buscar por medio de la barra de herramientas y/o con las teclas rápidas Ctrl. + F1.

• Tipo Póliza En este parámetro se ingresa el rango de los tipos que tiene

las pólizas que se desean consultar. Se puede utilizar la opción de Buscar por medio de la barra de herramientas y/o con las teclas rápidas Ctrl. + F1.

• Periodo En este parámetro se escribe las fechas inicial y final de la

consulta (mm/aaaa).

• Status, En este parámetro se selecciona la opción que se desee que tengan las pólizas a consultar.

• Reporte Resumido En este parámetro se selecciona que Si, si no se

quiere un informe tan detallado; en caso contrario, se selecciona que No y automáticamente se activa la sección titulada Incluir los movimientos de la Póliza y se determina si se requiere “Todo” o “Rango por CC”.

• Póliza por hoja Este check box le permite tener el reporte de la(s)

póliza(s) una por hoja. Al activarlo, se activará también la opción de Incluir Firmas para que en caso se seleccionarla, incluya las firmas en el reporte.

• El icono que se encuentra en la barra de herramientas para procesar y/o

tener la vista previa del reporte es la “palomita”

• Si se desea Imprimir el reporte, se le da clic en la opción de la Impresora que se encuentra en la barra de herramientas y/o en el menú REPORTE.



Listado de Pólizas

Esta opción prepara la información de todas las pólizas capturadas en un periodo de trabajo, SIN rango de centro de costo, solo es por tipo de póliza y rango de las mismas, así como su status, con una característica al final de la preparación. Este listado es muy semejante al Reporte de Pólizas.


• Póliza

, En este parámetro se escriben los números de las pólizas que se

• Tipo Póliza

quieren consultar. Se puede utilizar la opción de Buscar por medio de la barra de herramientas y/o con las teclas rápidas Ctrl. + F1.

En este parámetro se ingresa el rango de los tipos que tiene

• Periodo

las pólizas que se desean consultar. Se puede utilizar la opción de Buscar por medio de la barra de herramientas y/o con las teclas rápidas Ctrl. + F1.

En este parámetro se escriben las fechas inicial y final de la

consulta. (dd/mm/aaaa)



• Status, se selecciona la opción que se desee que tengan las pólizas a consultar.

• Reporte Resumido En este parámetro se selecciona que Si, si no se

quiere un informe tan detallado; en caso contrario, se selecciona que No y despliega el detalle de la información que contiene la póliza es decir, cuenta, SCta, SSCta, descripción.

• Póliza por hoja Este check box le permite tener el reporte de la(s)

póliza(s) una por hoja.

• Para Procesar la Información y tener una vista previa del reporte se le da clic al icono “palomita” que se encuentra en la barra de herramientas

• Si se desea Imprimir el reporte, se le da clic en la opción de la

Impresora que se encuentra en la barra de herramientas y/o en el menú REPORTE

• Si la vista preliminar es la correcta, se selecciona la opción Imprimir del

menú Reporte, misma operación que puede realizarse dando un clic sobre el icono en forma de impresora que se encuentra en la barra de herramientas.

• Dentro del menú Reporte aparecen otras opciones relacionadas con los

nuevos iconos desplegados:

I. Exportar para mandar el documento a un archivo con formato específico

II. Flechas Horizontales sirven para moverse de una página a otra dentro del reporte.

III. Flechas Verticales permiten hacer acercamientos del

documento para visualizarlo mejor en la pantalla. El cambio en el tamaño del documento generado por esta última operación no es considerado por la impresión.

IV. Flecha Salir de Impresión: Esta opción te permite regresar a la

ventana de consulta por si se desea generar un reporte para otras cuentas o para otro centro de costo.



Actualización de Pólizas

Este proceso, al igual que la validación cuenta con dos opciones, el Tipo de Póliza y Número de Póliza, donde pueden ser todos los tipos o bien un rango. Este proceso sólo se puede correr siempre y cuando la póliza esté solamente con status de validación, de cualquier otro status el procedimiento hace caso omiso a los movimientos. La diferencia primordial de este proceso y el de validación, es que la actualización es el paso final para la afectación de libros contables y consulta de auxiliares, saldos, saldos promedios, generación de estados financieros, etc.


• Tipo de Proceso En este parámetro se selecciona la opción de Actualizar para efectuar la operación...

• Tipo de Póliza En este parámetro se selecciona si se desean actualizar

Todas ó me manera parcial las pólizas, es decir, solo un rango; en este caso, se habilitaran los campos donde se insertaran los números de las pólizas que solo se deseen actualizar. Se puede utilizar la opción de Buscar por medio de la barra de herramientas y/o con las teclas rápidas Ctrl. + F1.

• No. de Póliza En este parámetro se seleccionan si se quieren actualizar

Todos ó de manera Parcial es decir , solo un rango determinado. Se puede utilizar la opción de Buscar por medio de la barra de herramientas y/o con las teclas rápidas Ctrl. + F1.

• Se oprime el icono de la “palomita” para Procesar la Información.



Cierre Anual

Los resultados de las operaciones mercantiles se resumen en una cuenta de capital de un ejercicio fiscal determinado, posteriormente esta cuenta pasa a formar parte de la cuenta de ejercicios anteriores para efectos de estados financieros. A diferencia de otros sistemas, ENKONTROL, no borra los movimientos de ejercicios anteriores y solo traspasa saldos al procesar un cierre anual; es más, se pueden generar o procesar cierres cuantas veces sea necesario, cabe mencionar que este proceso no genera ninguna póliza de cierre. La ventana que se despliega es la

siguiente:

El procedimiento es muy sencillo:

• Periodo a Cerrar, En este parámetro debemos teclear el año que vamos a cerrar

• Cuenta de Resultados es el número de cuenta a la cual vamos a enviar los

resultados.

• Se da un clic en el icono de la “palomita”, para Procesar la Información.


ENKONTROL MODULO DE CONTABILIDAD CONSULTAS

MENU CONSULTAS

La terminología contable incluye algunos términos especializados que se aplican a distintas actividades. Forman parte del vocabulario que utiliza el contador en el trabajo y su significado tiene importancia para comprender el sistema contable. Las actividades o los acontecimientos diarios de un negocio se conocen como transacciones. Éstas incluyen la venta de un servicio o un producto a un cliente, o la adquisición de servicios o materiales de un proveedor. Cada operación de un negocio puede afectar los activos o las participaciones (pasivos o capital).

Enseguida se detallan las 7 diferentes opciones de Consulta que proporciona el módulo y que serán de gran ayuda y utilidad para adentrarse a los movimientos a un nivel de detalle máximo y en un periodo de tiempo histórico y actual.

En todas las ventanas de consultas deben aparecer rangos por default la

Primera de Cuenta registrada en el ABC a cuentas Contables. Al entrar en las cualquier consulta aparece un menú adicional llamado

Reporte:



Consulta Auxiliares

Esta opción nos permite visualizar los movimientos que se hayan generado en una cuenta específica a tercer nivel, presentándonos la opción de un periodo o rango de periodo y con la opción de consultar por centro de costo. Proporciona el saldo anterior y el actual así como las pólizas que entren en el periodo que se haya solicitado, la fecha contable, etc. Es importante mencionar que se puede utilizar la tecla TAB para ir pasando de nivel entre las cuentas contables.


• Cuenta, Scuenta y SSCuenta En estos campos se introduce el número que corresponde a la cuenta que se desea consultar. Se puede utilizar el icono de búsqueda de la barra de herramientas y/o las teclas rápidas Ctrl.+F1

• Periodo de y Hasta En estos campos se introducen las fechas que se

quieren abarcar. (mm/aaaa)

• Para Procesar la Información se debe dar clic en el icono que aparece en la barra de herramientas “palomita” y automáticamente se despliega toda la información referente a esa cuenta.

• Saldo Anterior y Saldo Actual El sistema nos muestra las cantidades

totales de cada rubro



• Si le das doble clic sobre la información el sistema abre la ventana de ABC

a pólizas donde despliega mas información del movimiento.



Saldos Promedio

La siguiente opción es la consulta de Saldos Promedios donde las opciones para el procesamiento operan de igual forma que en la opción de Auxiliares: se especifica a tercer nivel, mas no solo se puede consultar a ese nivel puede ser a segundo ó a nivel de cuenta de mayor. Nos da la opción de consultar por un periodo (mm/aaaa) y por centro de costo. Nos proporciona el saldo anterior y el actual así como el saldo promedio diario y mensual que resulten de las transacciones generadas siguiendo el procedimiento de cálculo común para saldos promedios.


• Cuenta, Scuenta y SSCuenta

se introduce el número que corresponde a

• Periodo

la cuenta que se desea consultar. Se puede utilizar la opción de Buscar por medio de la barra de herramientas y/o con las teclas rápidas Ctrl. + F1. También se puede utilizar los botones ANTERIOR y SIGUIENTE

se introduce la fecha que se quiere abarcar (mm/aaaa).

• CC se escribe el número del Centro de Costo que se quiere consultar. Con

• Al darle Clic al icono que se encuentra en la barra de herramientas

• Saldo Anterior y Saldo Actual

formato de 3 dígitos numéricos.

“palomita” el sistema Procesa la Información y automáticamente nos despliega los movimientos relacionados con dicha cuenta

nos muestra las cantidades totales de

cada rubro.



• Promedio, nos despliega la información de nuestro promedio mensual y de diario.



Diario General

Las actividades u operaciones mercantiles se producen cada día, cuando se realizan inversiones en el negocio, se venden servicios o productos a los clientes, se efectúan compras a proveedores de artículos necesarios y se pagan cuentas. Estas operaciones tienen que anotarse de manera ordenada. La forma más elemental de hacerlo es registrar cada operación en un diario general.

Con este primer paso en el proceso contable el negocio adquiere un historial o registro completo de los sucesos, en orden cronológico y en un solo lugar. Cada operación registrada debe tener, por lo menos, un cargo y un abono compensatorio o igual. El asiento que tiene más de un cargo y abono se conoce como asiento “compuesto”.

En todo momento la suma de los cargos tiene que ser igual a la suma de los abonos (se le conoce como contabilidad por partida doble) y es esencial que se recuerde cuando se examinen operaciones para asentarlas (registrarlas) en el diario general. El asiento tiene que estar balanceado para que sea correcto.


• Cuenta, Scuenta y SSCuenta se introduce el número que corresponde a la cuenta que se desea consultar. Se puede utilizar la opción de Buscar por medio de la barra de herramientas y/o con las teclas rápidas Ctrl. + F1.

• Periodo y Al se introducen las fechas que se quieren abarcar. Con el

formato (dd/mm/aaaa)



• CC se escribe el número del Centro de Costo que se quiere consultar. Con formato de 3 dígitos numéricos.


“palomita” el sistema Procesa la Información y automáticamente nos despliega los movimientos relacionados con dicha cuenta.



Desglose de Saldos

Como su nombre lo dice nos presenta el saldo inicial del mes o periodo solicitado así como sus correspondientes cargos y abonos dando el saldo actual que se obtiene restando la suma total de los cargos de la suma total de los abonos. De igual forma también nos presenta el Saldo del Ejercicio. La ventana que se despliega

es la siguiente:


• Cuenta, Scuenta y SSCuenta se introduce el número que corresponde a la cuenta que se desea consultar. Se puede utilizar la opción de Buscar por medio de la barra de herramientas y/o con las teclas rápidas Ctrl. + F1. También se puede utilizar los botones ANTERIOR y SIGUIENTE

• Periodo se introduce la fecha que se quiere abarcar. Con el formato

(mm/aaaa). • CC se escribe el número del Centro de Costo que se quiere consultar. Con


• Saldo Mensual y Saldo del Ejercicio nos muestra las cantidades totales de cada rubro.



• Al darle Clic al icono que se encuentra en la barra de herramientas “palomita” el sistema Procesa la Información y automáticamente nos despliega los movimientos relacionados con dicha cuenta.



Relación de Saldos

Nos presenta la información de un rango de cuentas o específico a nivel de detalle del movimiento que haya generado y esté presente en el rango de centro de costo solicitado. La ventana que se despliega es la siguiente:


• Cuenta, Scuenta y SSCuenta

se introduce el número que corresponde a

Fecha del Reporte

la cuenta que se desea consultar. Se puede utilizar la opción de Buscar por medio de la barra de herramientas y/o con las teclas rápidas Ctrl. + F1.

• se introduce la fecha en que se realiza. Con formato

• CC

(dd/mm/aaaa)

se escribe el número del Centro de Costo que se quiere consultar. Con

Al darle Clic al icono que se encuentra en la barra de herramientas

• Al darle doble clic en la información procesada, el sistema muestra una


•“palomita” el sistema Procesa la Información y automáticamente nos despliega los movimientos relacionados con dicha cuenta.

serie de ventanas con el historial de la cuenta.



Libro Mayor

Es el nombre que se da al conjunto de cuentas individuales, por lo tanto, si en el sistema existen 100 cuentas individuales, cada una de ellas será conocida como una cuenta de mayor y el total de las 100 cuentas será el mayor general. El siguiente paso en el ciclo contable es pasar (asentar, copiar) la información del diario a las cuentas individuales del mayor, para lo cual, nuestra consulta es a nivel de detalle que se requiera y del periodo fiscal que se desee, donde el sistema nos proporcionará información mes a mes del periodo deseado con o sin centro de costo. Nos da el saldo inicial, cargos y abonos y el saldo final.


• Cuenta, Scuenta y SSCuenta se introduce el número que corresponde a la cuenta que se desea consultar. Se puede utilizar la opción de Buscar por medio de la barra de herramientas y/o con las teclas rápidas Ctrl. + F1. También se puede utilizar los botones ANTERIOR y SIGUIENTE.

• Año se introduce el año que se desea consultar.

• CC se escribe el número del Centro de Costo que se quiere consultar. Con




• Al darle Clic al icono que se encuentra en la barra de herramientas “palomita” el sistema Procesa la Información y automáticamente nos despliega los movimientos relacionados con dicha cuenta.

• Al darle doble clic en la información procesada, el sistema muestra una

serie de ventanas con el historial de la cuenta



Saldos

El saldo de la cuenta, o la cantidad restante, es la diferencia entre las columnas del debe y el haber. Para obtener el saldo de la cuenta que se desee o el rango de cuentas ya sea por centro de costo o no, a un periodo dado en el tiempo, se ingresa la información y se procesa la consulta, la cual nos desplegará el saldo a la fecha del reporte, proporcionándonos la cuenta al nivel de detalle solicitado, su descripción y el saldo de la misma.


• Cuenta, Scuenta y SSCuenta se introduce el número que corresponde a la cuenta que se desea consultar. Se puede utilizar la opción de Buscar por medio de la barra de herramientas y/o con las teclas rápidas Ctrl. + F1.

• Fecha del Reporte se introduce la fecha en que se realiza. Con formato

(dd/mm/aaaa)

• CC se escribe el número del Centro de Costo que se quiere consultar. . Con formato de 3 dígitos numéricos.


“palomita” el sistema Procesa la Información y automáticamente nos despliega los movimientos relacionados con dicha cuenta.

Al darle doble clic en la información procesada, el sistema muestra una serie

de ventanas con el historial de la cuenta


ENKONTROL MODULO DE CONTABILIDAD REPORTES

MENU REPORTES

El menú de Reportes tiene una función muy similar al Menú de Consultas, la diferencia es que con este menú, tenemos la oportunidad de imprimir cada una de las consultas que realicemos, para tener los listados necesarios para el análisis de las actividades que se registraron u operaciones mercantiles, para lo cual el sistema brinda esta información financiera a los dueños, administradores y otros grupos interesados en tomar decisiones sobre las operaciones futuras del negocio.

A continuación se describirán cada una de las opciones que están incluidas en el menú.

Al momento de entrar en algún reporte aparece un menú adicional llamado Reporte con las siguientes opciones:



Auxiliares Mensuales

Esta opción nos presenta la información de las transacciones generadas en un rango de tiempo. Nos despliega la misma información a detalle de la opción del mismo nombre del menú de Consultas. La ventana que se despliega es la siguiente:

El proceso para generar el reporte de auxiliares mensuales es el siguiente:

• Cuentas : Se introducen los números de las cuentas involucradas en el reporte, en forma de rango. Se puede utilizar el icono de búsqueda de la barra de herramientas y/o las teclas rápidas Ctrl.+F1

• Centro de Costo: Al seleccionar este check box inmediatamente se

habilitan los campos :

I. Inicial y Final, donde se anotarán los números de los centros de costo que se quieran proyectar en el reporte. Se puede utilizar el icono de búsqueda de la barra de herramientas y/o las teclas rápidas Ctrl.+F1



II. Corte hoja por CC: Al seleccionar esta opción y procesar el reporte nos aparecerá la información de cada centro de costo en una hoja diferente.

• Fecha de Reporte: En este parámetro se anota la fecha de elaboración

del reporte. Con formato (dd/mm/aaaa) • Procesar Reporte: Hay varias maneras de procesar el reporte, se puede

hacer con el icono que aparece en la barra de herramientas “palomita” y /o desde el menú Reporte, en la opción PROCESAR IMPRESIÓN y el sistema despliega la presentación preliminar del reporte en una ventana similar a la siguiente:

• Si la vista preliminar es la correcta, se selecciona la opción Imprimir del menú Reporte, misma operación que puede realizarse dando un clic sobre el icono en forma de impresora que se encuentra en la barra de herramientas.





III. Flechas Verticales permiten hacer acercamientos del

documento para visualizarlo mejor en la pantalla. El cambio en el



tamaño del documento generado por esta última operación no es considerado por la impresión.





Auxiliares Anuales

Tenemos está opción para presentar la información a detalle de los registros contables de un periodo anual o rango de meses dentro de un mismo año. La ventana que se despliega es la siguiente:

l proceso para generar el reporte de auxiliares anuales es el siguiente:

• Cuentas:

E

Se introducen los números de las cuentas involucradas en el

Centro de Costo

reporte, en forma de rango. Se puede utilizar el icono de búsqueda de la barra de herramientas y/o las teclas rápidas Ctrl.+F1

• : Inmediatamente se habilitan los campos

I. Inicial y Final, donde se anotarán los números de los centros de

II. Corte hoja por CC

costo que se quieran proyectar en el reporte. Se puede utilizar el icono de búsqueda de la barra de herramientas y/o las teclas rápidas Ctrl.+F1

: Al seleccionar esta opción y procesar el reporte nos aparecerá la información de cada centro de costo en una hoja diferente.



• Periodo: En este parámetro se anotan las fechas Inicial y Final que abarca

nuestro periodo. Con formato (mm/aaaa)

• Procesar Reporte: Hay varias maneras de procesar el reporte, se puede hacer con el icono que aparece en la barra de herramientas “palomita” y /o desde el menú Reporte, en la opción PROCESAR IMPRESIÓN y el sistema despliega la presentación preliminar del reporte en una ventana similar a la siguiente:





II. Flechas Horizontales sirven para moverse de una página a otra

dentro del reporte.

III. Flechas Verticales permiten hacer acercamientos del documento para visualizarlo mejor en la pantalla. El cambio en el tamaño del



documento generado por esta última operación no es considerado por la impresión.





Saldos Promedios

En este reporte podemos revisar nuestros saldos, el saldo anterior y el actual, así como el saldo promedio diario y mensual que resulten de las transacciones generadas siguiendo el procedimiento de cálculo común para saldos promedios. La ventana que se despliega es la siguiente:

El proceso para generar el reporte de saldos promedios es el siguiente:

• Cuentas Se introducen los números de las cuentas involucradas en el reporte, en forma de rango. Se puede utilizar el icono de búsqueda de la barra de herramientas y/o las teclas rápidas Ctrl.+F1

• Centro de Costo: Inmediatamente se habilitan los campos

I. Inicial y Final, donde se anotarán los números de los centros de

costo que se quieran proyectar en el reporte. Se puede utilizar el icono de búsqueda de la barra de herramientas y/o las teclas rápidas Ctrl.+F1

II. Corte hoja por CC: Al seleccionar esta opción y procesar el reporte

nos aparecerá la información de cada centro de costo en una hoja diferente.

• Periodo En este parámetro se anota el mes y el año de tiempo que

queremos abarcar en el reporte. Con formato (mm/aaaa)



• Procesar Reporte: Hay varias maneras de procesar el reporte, se puede







dentro del reporte.

III. Flechas Verticales permiten hacer acercamientos del documento para visualizarlo mejor en la pantalla. El cambio en el tamaño del documento generado por esta última operación no es considerado por la impresión.





Diarios

En este reporte se detallan todas las actividades u operaciones mercantiles que se producen diariamente. Estas operaciones tienen que anotarse de manera ordenada y la forma más elemental de hacerlo es registrar cada operación en un diario. Con esta impresión, se podrá llevar un mejor control de los cambios que se realizan día a día. La ventana que se despliega es la siguiente:

l proceso para generar el reporte de diarios es el siguiente:

• Cuentas

E


Periodo:


• En este parámetro se anotan las fechas Inicial y Final que abarca nuestro periodo. Con formato (dd/mm/aaaa).






• Dentro del menú Reporte aparecen otras opciones relacionadas con los nuevos iconos desplegados:

I. Exportar para mandar el documento a un archivo con formato

específico


III. Flechas Verticales permiten hacer acercamientos del documento

para visualizarlo mejor en la pantalla. El cambio en el tamaño del documento generado por esta última operación no es considerado por la impresión.


ventana de consulta por si se desea generar un reporte para otras cuentas.



Listado de Saldos

Este reporte nos muestra en forma de lista, el saldo total de cada una de las cuentas seleccionadas. La ventana que se despliega es la siguiente:

l proceso para generar el reporte de Listado de Saldos es el siguiente:

• Cuentas

E


Centro de Costo


• : Inmediatamente se habilitan los campos

I. Inicial y Final, donde se anotarán los números de los centros de costo

II. Corte hoja por CC

que se quieran proyectar en el reporte. Se puede utilizar el icono de búsqueda de la barra de herramientas y/o las teclas rápidas Ctrl.+F1

: Al seleccionar esta opción y procesar el reporte nos

aparecerá la información de cada centro de costo en una hoja diferente.



• Periodo En este parámetro se anota el mes y el año de tiempo que

queremos abarcar en el reporte. Con formato (mm/aaaa)

• Procesar Reporte: Hay varias maneras de procesar el reporte, se puede hacer con el icono que aparece en la barra de herramientas “palomita” y /o desde el menú Reporte, en la opción PROCESAR IMPRESIÓN y el sistema despliega la presentación preliminar del reporte en una ventana similar a la siguiente:



nuevos iconos desplegados



dentro del reporte.




IV. Flecha Salir de Impresión: Esta opción te permite regresar a la ventana de consulta por si se desea generar un reporte para otras cuentas o para otro centro de costo.



Relación de Saldos

Este reporte nos permite hacer una comparación entre los saldos mensuales y el saldo anual de cada una de las cuentas seleccionadas. La ventana que se despliega es la siguiente:

El proceso para generar el reporte de Relación de Saldos es el siguiente:





II. Corte hoja por CC: Al seleccionar esta opción y procesar el reporte nos


• Fecha de Reporte: En este parámetro se anota la fecha de elaboración del reporte. Con formato (dd/mm/aaaa)




hacer con el icono que aparece en la barra de herramientas “palomita” y /o desde el menú Reporte, en la opción PROCESAR IMPRESIÓN y el sistema despliega la presentación preliminar del reporte en una ventana similar a la siguiente





específico








Libro Mayor

En este reporte se despliega información más específica y detallada de las cuentas que tenemos registradas, ya que nos aparece cada una de las cuentas seleccionadas con los totales de sus movimientos, cargos, abonos y saldos finales, mes a mes y por cada uno de los centros de costo seleccionados. La ventana que se

despliega es la siguiente:

El proceso para generar el reporte de Relación de Saldos es el siguiente:





II. Corte hoja por CC: Al seleccionar esta opción y procesar el reporte nos


• Periodo En este parámetro se anota el año que queremos consulta. Con formato (aaaa)










dentro del reporte.




IV. Flecha Salir de Impresión: Esta opción te permite regresar a la ventana de consulta por si se desea generar un reporte para otras cuentas o para otro centro de costo.



Balanza de Comprobación

Después que se han pasado todas las operaciones del periodo contable, se determina el saldo de cada cuenta. Cuando ya se tienen los saldos de las cuentas del mayor, puede prepararse una balanza de comprobación, la que en sí, no es más que una verificación del mayor general, para determinar si los saldos deudores y acreedores son iguales.

EnKontrol proporciona variantes en el tipo de balanza que se requiera, ya sea por Centro de Costo y Cuenta o por Cuenta y Centro de Costo. La ventana que se despliega es la siguiente:

El proceso para generar el reporte de balanza es el siguiente:

• Nivel de Reporte: En este parámetro el usuario selecciona la opción

según el nivel de detalle que se requiera. Se puede utilizar el icono de búsqueda de la barra de herramientas y/o las teclas rápidas Ctrl.+F1. Los Niveles son:

I. Cuenta de Mayor



II. SubCuenta III. SubSubCuenta.

• Cuentas Se introducen los números de las cuentas involucradas en el


• Periodo En este parámetro se anota el Mes Inicial, el Mes Final y Año

que abarca el Ejercicio para la presentación de la balanza.

• Por Identificador, inmediatamente se habilitan los campos de inicial y final para capturar los identificadores de centros de costo por los que se quiere filtrar el reporte.

• Por Centro de Costo, inmediatamente se habilitan los campos

I. Inicial y Final: donde se anotarán los números de los centros de costo que se quieran proyectar en el reporte. Se puede utilizar el icono de búsqueda de la barra de herramientas y/o las teclas rápidas Ctrl.+F1

II. Dentro de este parámetro encontramos otro llamado ORDENADO

POR , el cual nos da la opción de escoger si la balanza la queremos ordenada por:

A. Centro de Costo y Cuenta y Hoja por CC: si al

momento de imprimir queremos la información de cada centro de costo en una hoja diferente.

B. Cuenta y Centro de Costo y sin detalle: Solo

aparece la información de la cuenta de mayor.

• Opción En este parámetro aparecen dos formatos de para impresión y son

de:

I. 4 Columnas en esta la información se presenta

igual que en los reportes anteriores

II. 6 Columnas En esta se podrá observar sólo en la opción de Centro de Costo y Cuenta, donde se presenta la columna de cargos y abonos del ejercicio



y el saldo actual de la o las cuentas que se hayan seleccionado.

• Incluir Cuentas en 0 El check box se puede habilitar o no si se requiere que presente las cuentas aún y cuando su saldo inicial, cargos, abonos y saldo final sean CERO, es decir que hayan reflejado movimientos dentro de los periodos establecidos en los parámetros.





• Dentro del menú Reporte aparecen otras opciones relacionadas con los nuevos iconos desplegados


específico




Auxiliar por Proveedor

Este reporte presenta la información a detalle de los registros contables de una cuenta específica para un rango de proveedores en un rango de fechas.

El proceso para generar el reporte es el siguiente:

• Cuentas En este parámetro el usuario selecciona la opción según el nivel de detalle que se requiera. Se puede utilizar el icono de búsqueda de la barra de herramientas y/o las teclas rápidas Ctrl.+F1. Los Niveles son:

I. Cuenta de Mayor

II. SubCuenta III. SubSubCuenta.

• Proveedores En esta parte se define el rango de proveedores para los

cuales se desea generar el reporte. Se puede utilizar el icono de búsqueda de la barra de herramientas y/o las teclas rápidas Ctrl.+F1.



• Fecha de Corte Inicial y Fecha de Corte Final: En estos parámetros se determina el periodo que se requiere de información. Este puede ser de un mes o día específicamente o un rango de meses o días respectivamente.

• Solo Movimientos Actualizados En el check box (cuadro blanco, parte inferior izquierda de la ilustración anterior) le permite filtrar todos los movimientos que se encuentren actualizados.

• Mostrar solo movimientos con saldo: En el check box (cuadro blanco, parte inferior derecha de la ilustración anterior) le permite filtrar la cuenta que presente saldos mayores a cero.










dentro del reporte.






Auxiliar por Orden de Compra/Cliente

Este reporte le permite conocer los movimientos y/o saldos a una fecha de corte de la cuenta de Bancos, Proveedores, Clientes y también para la cuenta puente MATERIAL PENDIENTE DE RECIBIR FACTURA, desde la parametrización y arranque del Sistema EnKontrol se explica previamente la función que tiene esta cuenta dentro de la Contabilidad de la empresa.

La importancia y función principal es el manejo del Almacén. Por medio de

esta cuenta se pueden contabilizar los bienes y servicios facturados a la empresa con Entradas de Almacén, dichos movimientos pueden ser inventariados o no inventariados.

e permite obtener los movimientos registrados en los Libros contables y la

relació


Ln que guardan con su respectiva Orden de Compra por Centro de Costo.

Adicionalmente también le proporciona la misma información relacionada a las Cuentas por Cobrar.



• Cuentas En este parámetro el usuario selecciona la opción según el nivel

IV. Cuenta de Mayor

ta.

• Orden de Compra

de detalle que se requiera. Se puede utilizar el icono de búsqueda de la barra de herramientas y/o las teclas rápidas Ctrl.+F1. Los Niveles son:

V. SubCuenta VI. SubSubCuen

En este parámetro se presenta automáticamente el

Clientes

primer centro de costo de la tabla y los folios (número de orden de compra) existentes.

• : Al activar esta opción automáticamente se habilitan los campos

I. Inicial y Final

:

: Se realiza la búsqueda desde el icono de la barra de

II.

herramientas, con las teclas rápidas Ctrl+F1 y/o el menú adicional REPORTE y la opción de Búsqueda. Centro de Costo Inicial y Final: Se realiza la búsqueda desde el

• Fecha de Corte Inicial y Fecha de Corte Final

icono de la barra de herramientas, con las teclas rápidas Ctrl+F1 y/o el menú adicional REPORTE y la opción de Búsqueda.

: En estos parámetros se

Mostrar solo movimientos con saldo:

determina el periodo que se requiere de información. Este puede ser de un mes o día específicamente o un rango de meses o días respectivamente.

• En el check box (cuadro blanco,

• Procesar Reporte:

parte inferior derecha de la ilustración anterior) le permite filtrar la cuenta que presente saldos mayores a cero.

Hay varias maneras de procesar el reporte, se puede hacer con el icono que aparece en la barra de herramientas “palomita” y /o desde el menú Reporte, en la opción PROCESAR IMPRESIÓN y el sistema despliega la presentación preliminar del reporte en una ventana similar a la siguiente



Si la vista preliminar es la correcta, se selecciona la opción Imprimir

• del

Dentro del menú Reporte aparecen otras opciones relacionadas con los

V. Exportar


• nuevos iconos desplegados:

para mandar el documento a un archivo con formato

VI. Flechas Horizontales

específico

sirven para moverse de una página a otra

VII. Flechas Verticales

dentro del reporte.

permiten hacer acercamientos del documento

VIII. Flecha Salir de Impresión


: Esta opción te permite regresar a la



ENKONTROL MODULO DE CONTABILIDAD ESTADOS FINANCIEROS

Saldos Cliente

Este reporte muestra los saldos de los clientes para la cuenta contable seleccionada en un rango de fechas.


• Cuentas En este parámetro el usuario selecciona la opción según el nivel de detalle que se requiera. Se puede utilizar el icono de búsqueda de la barra de herramientas y/o las teclas rápidas Ctrl.+F1. Los Niveles son:

VII. Cuenta de Mayor

VIII. SubCuenta IX. SubSubCuenta.



• Clientes En esta parte se define el rango de clientes para los cuales se

desea generar el reporte. Se puede utilizar el icono de búsqueda de la barra de herramientas y/o las teclas rápidas Ctrl.+F1.

• Fecha de Corte Inicial y Fecha de Corte Final: En estos parámetros se

determina el periodo que se requiere de información. Este puede ser de un mes o día específicamente o un rango de meses o días respectivamente.

• Solo Movimientos Actualizados En el check box (cuadro blanco, parte

inferior izquierda de la ilustración anterior) le permite filtrar todos los movimientos que se encuentren actualizados.

• Mostrar solo movimientos con saldo: En el check box (cuadro blanco, parte inferior derecha de la ilustración anterior) le permite filtrar la cuenta que presente saldos mayores a cero.



• Si la vista preliminar es la correcta, se selecciona la opción Imprimir

del





IX. Exportar para mandar el documento a un archivo con formato

específico

X. Flechas Horizontales sirven para moverse de una página a otra dentro del reporte.

XI. Flechas Verticales permiten hacer acercamientos del documento


XII. Flecha Salir de Impresión: Esta opción te permite regresar a la ventana de

consulta por si se desea generar un reporte para otras cuentas o para otro centro de costo.



MENU ESTADOS FINANCIEROS

Con la ayuda de este menú podemos diseñar los estados financieros que

vamos a utilizar para llevar el control de nuestra contabilidad, así como también, un reporte mensual de los presupuestos de cada cuenta que exista en nuestro catálogo de cuentas.

Al momento de entrar en alguna de las opciones de menú de Estados

Financieros se habilita automáticamente la ventana EDICIÓN con las siguientes opciones:



Registro de Presupuestos o Ajustes

Con la ayuda de esta pantalla podemos determinar los parámetros para determinar un ajuste o un presupuesto a una cuenta determinada. La ventana que se despliega es la siguiente:

El proceso para generar dicho registro es el siguiente:

• Año se introduce el año en que se está trabajando. • Tipo, se selecciona si el diseño es

I. Presupuesto

II. Ajuste.

• Centro de Costo, se escribe el número del Centro de Costo al que le va afectar dicho ajuste o presupuesto. Con formato de 3 dígitos numéricos. Se puede utilizar el icono de búsqueda de la barra de herramientas y/o las teclas rápidas F1

• Cuenta se introduce el número de la cuenta afectada por ese ajuste o

presupuesto. Se puede utilizar el icono de búsqueda de la barra de herramientas y/o las teclas rápidas Ctrl.+F1



• Solo con Movimiento, si se selecciona, aparecerán las cuentas contables que tengan movimiento o afectación contable en el periodo seleccionado, si no se selecciona, mostrará todos los niveles existentes de la cuenta de mayor asignada.

• Recalcular: Este botón permite hacer la recalculación de los montos

capturados por columna, solo se debe utilizar 1 vez.

• Procesar Información, Es el icono que se encuentra en la barra de herramientas en forma de “palomita”, para generar los campos de cada uno de los meses, donde escribiremos las respectivas cantidades del ajuste o presupuesto.

• Guardar: Para guardar los movimientos capturados se le da clic en el

icono de la barra de herramientas o por medio del Menú Edición y/o las teclas rápidas ctrl.+G

• Si se desea generar un registro para otra cuenta o para otro centro de

costo se repite el proceso.



Diseño de Reportes

Sabemos de antemano que un Estado Financiero es un reporte, para lo cual en esta opción se diseñan cualquier gama de reportes. Se tiene un total de 998 reportes diferentes que se pueden crear. La ventana que se despliega es la siguiente:

El proceso para generar el diseño es el siguiente:

• Agregar : Para crear un reporte se le da clic en el icono que aparece en la barra de herramientas , ó por medio del menú Edición y/o con las teclas rápidas ctrl.+A

• Clave se introducen cuatro números que harán la función de identificador

de cada reporte.

• Descripción se anota el nombre que se le dará a ese reporte, por ejemplo: Balance General, Estado de Resultados, etc.



• Tipo Es un menú desplegable donde se selecciona si se requiere un reporte de tipo Balance General o de Estado de Resultados, teniendo en cuenta, que el primero es de forma horizontal y el segundo en forma vertical.

• Guardar.: Se le da clic en el icono de la barra de herramientas o por

medio del Menú Edición y/o las teclas rápidas ctrl.+G • Se repite el proceso cuantas veces sea necesario para introducir otro tipo

de diseños.

Una vez creado el reporte, se procede a dar de alta los rubros o títulos que contendrán la plantilla de un Estado Financiero, esto se realiza colocándose en el renglón del reporte y dando doble clic, posteriormente se abre una pantalla como la siguiente:

Posteriormente, para ir haciendo el diseño, se da un doble clic en cada una de

las partes del reporte, para que aparezcan ventanas pidiendo la información original que irá en ese reporte.



A continuación se mostrará la ventana del título, sin embargo, solo es a manera de ejemplo, ya que en cada una de ellas, el sistema irá solicitando información diferente dependiendo de que parte está siendo alterada:



Copia de Reportes

Esta opción nos permite copiar los diseños de los reportes que ya generamos a otras compañías, evitándonos volver a teclearlos. La ventana que se despliega es a siguiente:


• En la primer ventana, se tienen dos pestañas, una que muestra los

nombres de los Estados Financieros y otra que muestra los Formatos de las Columnas, que ya se tienen registrados.

• Las dos ventanas de abajo, son las ventanas correspondientes a la

compañía seleccionada y a donde se quieren copiar los diseños.

• El procedimiento es dar un clic en el renglón de la primer ventana y arrastrarlo a las ventanas de abajo según corresponda a cada una de las pestañas.

• Se selecciona la opción de Guardar.

Se repite el proceso cuantas veces sea necesario


ENKONTROL MODULO DE CONTABILIDAD MANTENIMIENTO AL SISTEMA

MENU MANTENIMIENTO AL SISTEMA

Este menú tiene 5 opciones que le facilitará el funcionamiento óptimo del Módulo las cuales son:

• Saldos

I. Regeneración de Saldos

• Compañías y Centros de Costo I. ABC a Centro de Costos

II. ABC a cuentas que usan Centro de Costos

• IVA por Acreditar I. Fecha de Inicio

II. Definición de Cuentas de IVA III. Control de Pólizas IV. Calculo de Monto de IVA V. IVA por Pagar/Acreditar

VI. Reporte IVA Acreditar VII. Reporte de IVA pendiente de Acreditar

VIII. Generación de Pólizas IX. Reporte de IVA por trasladar X. Reporte de IVA pendiente por Pagar

XI. Generación de Pólizas • Meses procesados • Transferencia Póliza de Nómina.

Las otras 5 opciones le ayudan en los procesos diarios de los registros contables, los cuales se explican a continuación son:

• Copia de Pólizas • Mov. Sin Interfase • ABC a equivalencias de cuentas • Exportación de Pólizas • Integración / Desglose Cuenta Contable



La vista del menú es la siguiente:

A momento de entrar en algunas de las opciones del Menú Mtto al Sistema, se enciende dos tipos de menús adicionales, uno de ellos se llama Edición y el otro se le llama Reporte



Copia de Pólizas

Esta opción le permite realizar copias de un tipo de póliza a otro o bien del mismo en fechas diferentes, con el fin de facilitar el trabajo. ¿ En que momento puedo realizar una copia?,

Un ejemplo son las pólizas de Depreciaciones que se realizan mensualmente

ya que lo único que cambian son los cargos y abonos. Son pólizas únicas en cada mes.

NOTAIMPORTANTE: No se debe realizar copias de pólizas con INTERFASE, es decir NO DE PROVEEDORES,

CLIENTES, BANCOS, INVENTARIOS Y NÓMINA.


• Año/Mes Se escribe el año y mes de la póliza original de donde el sistema

copiará la información. • Tipo de Póliza, Menú desplegable que presenta todos los tipos de póliza

dados de alta en el sistema, pero solo se pueden realizar copias para los siguientes Tipos:

I. Tipo Diario

II. Tipo Ajuste.

El sistema Automáticamente le presenta la información de detalle (fecha, cargos, abonos diferencia y estatus) y los registros de la póliza original.

• Póliza Nueva se define el Tipo de Póliza (Diario o Ajuste) que el sistema

generará como nueva.



• Póliza se escribe el número, es común que durante un mes pueda generar

un sin fin de pólizas de diario o de ajuste, se sugiere que para el caso de pólizas de depreciación se determine un número especial que se respete mes a mes. Por ejemplo: si se determina un rango de pólizas de depreciaciones sean a partir de la póliza 100 al 115, dicho rango será respetado para cada mes

• Fecha, En este campo se determina el día contable establecido por política de registro de pólizas, siguiendo con el ejemplo de pólizas de depreciación, ésta puede ser el día primero, el 15 o el último del mes.

• Grabar: Una vez que se termine con la captura final de la fecha de la póliza nueva, se selecciona esta opción del Menú Edición o bien se presiona el icono representado en la Barra de Herramientas tal y como se presenta en la siguiente ilustración:

• Para verificar y/o corregir alguna de las partidas de la póliza nueva, se procederá a realizar dichos cambios en la opción Carga de Pólizas del Menú de Procesos Diarios.



Saldos

Regeneración de Saldos

Esta ventana nos ayuda a que los saldos de un mes y año determinado, se

actualicen. NOTA IMPORTANTE: Este proceso solo y exclusivamente se realiza cuando existe un problema técnico generado por agentes externos. Por ejemplo: Problemas con el hardware del servidor, apagones etc.

La ventana es la siguiente:

l procedimiento es el siguiente: E



• Año se escribe el año que se desea actualizar.

Mes • , el mes que se quiere trabajar, este es un menú descendente.

• Password de Validación y Actualización se escribe la contraseña del

• Proceso de Validación y Actualización de Pólizas

personal autorizado para este tipo de movimientos.

, se selecciona una

Procesar Información

de las tres opciones ahí especificadas.

• , Icono en forma de “palomita”.

• Se repite el proceso las veces que sean necesarias para actualizar otros

meses y/o años.



Compañías y Centros de Costo

Esta opción cuenta con los siguientes sub-menús



A,B,C de Centros de Costo

En esta opción el sistema permite registrar todos los centros de costo

utilizados por la empresa, a continuación se presenta la ventana desplegada para efectuar su registro:

El procedimiento para agregar nuevo centros de costo es el siguiente:

• Agregar.

s

Se puede agregar un “renglón” con el icono que se encuentra

• Centro de Costo

en la barra de herramientas , ó con las teclas rápidas y otra opción sería desde el menú Edición

Clave correspondiente al centro de costo que se va a

registrar. Es importante señalar que este campo cuenta con tres espacios alfanuméricos; sin embargo, se recomienda utilizar solo números para facilitar su orden y utilización, es necesario llenar los tres espacios del campo. Se puede definir por rangos, por ejemplo Edificación, Urbanización, Administrativos, etc. También se recomienda dejar números libres entre centros de costo para una posible adición posterior de centros de costo del mismo rango.



• Descripción En este campo se define el “nombre “ del centro de costo al que se hará referencia con la clave arriba asignada, se permiten máximo 40 posiciones alfanuméricas.

• Descripción Corta Se escribe una abreviación de la descripción

(máximo de 15 caracteres), misma que aparecerá en la impresión de algunos reportes.

• Estatus Es un menú desplegable con tres opciones, de las cuales se

debe de seleccionar una de acuerdo a lo siguiente:

I. No Utiliza Presupuesto : Si no es necesario comparar y controlar las compras que se realizan en ese centro de costo con el presupuesto definido.

II. Valida Presupuesto :Si es necesario comparar las compras con el presupuesto para que sean autorizadas.

III. Presupuesto Terminado: Si el presupuesto para ese centro de costo indica que ya no es necesario realizar más compras, se selecciona la opción.

NOTA: Esta opción de Estatus puede ser modificada posteriormente pero solo por la persona

autorizada para ello.

• Presupuesto Global: Este parámetro es opcional, aquí se establece el

monto total del presupuesto a aplicar en el CC • Tipo de IVA: : Esta opción afecta el modulo de IVA

I. Por Definir II. Acreditable

III. No Acreditable

• Valida Presupuesto por Sector: Permite utilizar el presupuesto por sector, que solo esta disponible para aquellos clientes que lo hayan solicitado.

• Valida Presupuesto Anual: Permite validar el presupuesto anual para

el centro de costo al que se le active esta opción.

• Valida Vigencia: Valida la vigencia del Centro de Costo. I. No

II. Con Password A. Inicio B. Fin

III. Sin Password A. Inicio B. Fin



• Moneda: Tipo de moneda que manejará el Centro de Costo. • Porcentaje de IVA: Se define el porcentaje de IVA para el CC, en caso

de no utilizarlo el sistema lo calcula desde la ventana de Datos Compañía

• Validar Tope de IVA: No te permite pasarte del IVA definido para el

CC

• Identificador: Permite asignar el identificador al centro de costo. • Se selecciona la opción Guardar, si se desea registrar más centros de

costo se repite el procedimiento.



A,B,C de Identificadores

En esta opción el sistema permite registrar identificadores de los centros de

costo utilizados por la empresa, a continuación se presenta la ventana desplegada para efectuar su registro:

l procedimiento para agregar nuevos centros de costo es el siguiente:

• Agregar.

E

Se puede agregar un “renglón” con el icono que se encuentra

• Identificador.

en la barra de herramientas , ó con las teclas rápidas y otra opción sería desde el menú Edición

En esta parte de captura la clave del identificador que

• Descripción:

se está dando de alta.

En esta parte se captura la descripción correspondiente al

• Se selecciona la opción Guardar

identificador que se está dando de alta.

, si se desea registrar más identificadores se repite el procedimiento.



A,B,C, de Cuentas que usan Centros de Costo Con esta pantalla podemos asignar las cuentas a un centro de costo

determinado. La ventana es la siguiente:


• En la ventana superior aparecen los Centro de Costo

previamente

En la ventana inferior izquierda, aparecen las Cuentas Contables

capturados.

•

• En la ventan inferior derecha, aparecen las cuentas que ya están

• Se da un clic en el renglón que corresponde al Centro de Costo

previamente dadas de altas.

asignadas a ese Centro de Costo seleccionado.

donde

• Si se quiere añadir otra cuenta, se da un clic sobre ella y sin soltar el

• Se oprime el icono de Guardar

se quieren añadir las cuentas. Automáticamente se desplegarán las cuentas que puede utilizar y las cuentas que ya tiene asignadas, en las respectivas ventanas de abajo.

mouse se arrastra hacia la ventana inferior derecha, para asignársela.

. e repite el proceso cuantas veces sea necesario. S



I.V.A. por Acreditar

Con motivo de los cambios que sufre la Miscelánea Fiscal: La opción de IVA

por Acreditar se desarrolló siguiendo el procedimiento de la SHCP en donde a partir de Enero del 2003 se debe pagar el impuesto del IVA mediante los cheques, transferencias ú otros movimientos reflejados en el Estado de Cuenta Bancario (en el año 2002 no importaba que estuviera cobrado ó no se pagaba el IVA por el concepto de cheque expedido).

A continuación se detalla el procedimiento que se debe seguir para determinar la Declaración del IVA:

En la Barra de opciones principales (Menú Principal) se encuentra el menú Mantenimiento al sistema, donde encontrará el submenú I.V.A. por Acreditar que despliega 12 opciones dividida en tres secciones, tal y como se puede observar en la figura:



Fecha de Inicio

En ésta pantalla se define la fecha a partir de cuándo inicia el proceso para el pago de impuestos de IVA por medio de la conciliación bancaria, solo se considerará pagar ó acreditar IVA de los INGRESOS ó EGRESOS que aparezcan en los estados de cuenta bancarios.

n esta ventana se configura de la siguiente manera:

Fecha: El sistema solo va a considerar los cheques mayores o iguales a la

• Crear Póliza: En este campo existen 2 opciones

I. Acumulada:

I Costo

OTA: Si se in ia este proceso en meses posteriores a Enero se tomaran en cuenta los movimientos en tránsito

E •

fecha definida en este campo

I. Por Centro de

N icde dichos periodos al que se esta declarando, si la decisión es de tomar los movimientos anteriores al 1 Enero del 2003 NO SE consideraran por el procedimiento aplicado anteriormente para la declaración del IVA.



Definición de Cuentas de IVA Aquí se definen las cuentas de IVA que van a ser rastreadas dentro de las pólizas contables y que están relacionadas con los Tipos de Movimientos de Clientes y Proveedores

Se deben definir previamente las cuentas de IVA en el catálogo de cuentas contables, tal y como se muestra en las pantallas anteriores, se anexan ejemplos de cuentas contables en dado caso de que la empresa trabaje desglosando las cuentas de IVA, por ejemplo por concepto :

Edificación es bien sabido que el IVA de éste concepto se considera costo Urbanización es bien sabido que el IVA SÍ se debe acreditar

NOTA: Es muy importante NO OLVIDAR que se debe considerar la cuenta de IVA pagado del mes y de meses anteriores, porque si se expide un cheque al final del mes probablemente no aparezcan como cobrado en el mismo mes sino en el siguiente.




• Agregar: Se le da clic en el icono que aparece en la barra de herramientas

ó por medio del menú Edición y/o con las teclas rápidas Ctrl.+A

• Sistema De este parámetro se despliega los sistemas : Clientes ó Proveedores. Se explicará para el caso de Proveedores.

• Cuenta IVA la cuenta de Mayor correspondiente al IVA Acreditable.

Si la empresa maneja detallando el tipo de IVA Acreditable a nivel Subcuenta el desglose por concepto tales como:

Costo Gasto Honorarios Fletes Se capturan los campos de Cuenta IVA para Facturas Mes Anterior y del Mes

actual al nivel en el que se encuentran, en éste caso a nivel Subcuenta.

Si la empresa no maneja el desglose del tipo de IVA por concepto, entonces en los campos de IVA Mes anterior y actual se definirán las mismas cuentas solamente una vez.



ABC a Control de Pólizas

En ésta pantalla se definen los períodos de la conciliación que se haya procesado, es una bitácora de conciliaciones, ya que con ella se lleva el control simultáneo de las conciliaciones en el sistema de bancos. Nota: No es imprescindible tener cerrada la conciliación para obtener información previa. Sin embargo, debemos de asegurarnos que estén conciliados los movimientos de todas las cuentas bancarias al 100% en el sistema de bancos.

l procedimiento es el siguiente:

• Sistema :

E

Se define el sistema “Proveedores” ó “Clientes”, es un registro

• Folio :

por cada uno.

número consecutivo de identificación, además de que es necesario,

• Año :

ya que es un parámetro obligatorio en el Cálculo del IVA.

año de la conciliación.

• Mes : mes de la conciliación.

• Tipo de Póliza : se selecciona como Póliza de Diario (en este ejemplo se

• Período :

seleccionó Proveedores).

Inicial y Final de la conciliación, debe ser siempre del 1 al día último de cada mes, aunque previamente al definir el mes, el sistema le



proporciona automáticamente los días del periodo, sin embargo; debe de asegurarse que éstos sean correctos.

Una vez que ésta tabla(Control de Pólizas) y la anterior(Definición de IVA)

quedan terminadas al 100%, se procede a efectuar el cálculo del IVA.



Calculo de Monto de IVA Este proceso calcula el monto de IVA que se va a aplicar a cada uno de los cheques que fueron conciliados en un mes dado. El monto del I.V.A depende del porcentaje que se aplico a la factura del Proveedor o Cliente.


• Cuenta : Cuenta bancaria asignada en el Sistema de Bancos.

• Banco : Asignado por default por el sistema, depende de la Cuenta Bancaria definida anteriormente.

• Sistema: Proveedores ó Clientes, este se define, dependiendo del cálculo

que se desea realizar.

• Folio : Número asignado o registrado en el Control de Pólizas, de la bitácora de conciliaciones.

• Rango de Fechas : Default del sistema según folio.

• Conciliación : Default del sistema según folio.

• Botón Iniciar : Se inicia el proceso de cálculo dando clic en el icono de

Procesar (en forma de “palomita”) que se encuentra en la barra de herramientas.



Terminado el proceso se consulta la opción (del mismo menú) IVA por Pagar /Acreditar o bien se emite el Reporte Monto de IVA de la sección de Proveedores o Clientes, dependiendo que información se requiera analizar.



Reporte de Monto de IVA Saca un reporte de los movimientos realizados por la compañía durante un periodo

El procedimiento es el siguiente

• Cuenta : Cuenta bancaria asignada en el Sistema de Bancos. Su búsqueda puede ser por medio de el icono que se encuentra en la barra de herramientas, por medio del menú REPORTE y/o con las teclas rápidas Ctrl.+F1

• Sistema: Proveedores ó Clientes, este se define, dependiendo de la

información del subsistema que se desea realizar una consulta previa.

• Folio : Número asignado o registrado en el Control de Pólizas, de la bitácora de conciliaciones. Su búsqueda puede ser por medio de el icono que se encuentra en la barra de herramientas, por medio del menú REPORTE y/o con las teclas rápidas Ctrl.+F1

• Rango de cheques : Inicial y Fina de la cuental (Eje1-999999). Su

búsqueda puede ser por medio de el icono que se encuentra en la barra de



herramientas, por medio del menú REPORTE y/o con las teclas rápidas Ctrl.+F1

• Tipo de Reporte : Existen tres diferentes opciones de presentar la

información previa:

I. Cheques sin Considerar II. Desglosado

III. Análitico




I. Flechas Horizontales sirven para moverse de una página a otra dentro del reporte.

II. Flechas Verticales permiten hacer acercamientos del

documento para visualizarlo mejor en la pantalla. El cambio en el tamaño del documento generado por esta última operación no es considerado por la impresión.

III. Flecha Salir de Impresión: Esta opción te permite regresar a la

ventana de consulta por si se desea generar un reporte para otras cuentas , tipo de reporte y/o folio.



IVA Por Pagar/Acreditar Presenta los movimientos del calculo y solo permite cambiar el tipo de IVA

l procedimiento es el siguiente

• Cuenta :

E

Cuenta bancaria asignada en el Sistema de Bancos. Su búsqueda

• Sistema:

puede ser por medio de el icono que se encuentra en la barra de herramientas, ó por medio del menú EDICION y/o con la tecla rápida F1

Proveedores ó Clientes, este se define, dependiendo de la

• Folio

información del subsistema que se desea realizar una consulta previa.

: Número asignado o registrado en el Control de Pólizas, de la

bitácora de conciliaciones. Su búsqueda puede ser por medio de el icono que se encuentra en la barra de herramientas, por medio del menú EDICION y/o con las teclas rápidas F1



Reporte IVA por Acreditar Como su nombre lo indica este reporte arroja el IVA por Acreditar.


• Sistema:

E

Este corresponde al modulo de Proveedores

Folio : • Número asignado o registrado en el Control de Pólizas, de la

• Procesar Impresión:

bitácora de conciliaciones. La búsqueda se puede realizar por medio de las teclas rápidas ctrl. + F1, desde el menú Reportes y/o desde el icono que aparece en la barra de herramientas.

Vista previa del reporte, se puede hacer desde el

• Si la vista preliminar es la correcta, se selecciona la opción Imprimir

menú REPORTE y/o con el icono que aparece en la barra de herramientas “palomita”.

del


I. Flechas Horizontales




dentro del reporte.



II. Flechas Verticales permiten hacer acercamientos del documento para visualizarlo mejor en la pantalla. El cambio en el tamaño del documento generado por esta última operación no es considerado por la impresión.


ventana de consulta por si se desea generar un reporte para otro folio.



Reporte de IVA pendiente por Acreditar Como su nombre lo indica arroja el IVA pendiente de Acreditar.


• Sistema:

E

Aparece por default el sistema de proveedores

Factura con Fechas mayor a: • La fecha definida al inicio



I. Flechas Horizontales




II. Flechas Verticales

dentro del reporte.

permiten hacer acercamientos del documento




III. Flecha Salir de Impresión: Esta opción te permite regresar a la ventana de consulta por si se desea generar un reporte de otra fecha.



Generación de Póliza

Una vez que se efectúa el cálculo, se consulta la información y se determina que TODO está correcto, para cada una de las cuentas bancarias y asegurándose que los montos son los correctos se procede a generar la póliza contable.


• Folio:

E

Solo se define el folio y puede realizar su búsqueda por medio del

Por default el sistema despliega el resto de la información:

I. Año I

I de Póliza iona el consecutivo de la última póliza procesada)

• Procesar: Una vez que la información se ingresada se procede a darle

OTA: El periodo o mes no debe de estar cerrado, sino la generación no se realizará.

icono de la barra de herramientas, o la tecla rápida F1

I. Mes II. Tipo IV. Póliza (proporc

V. Periodo.

clic al icono que se encuentra en la barra de herramientas “palomita” para procesar

N



Reporte de IVA por Trasladar


• Sistema: En este caso el de clientes.

• Folio: Solo se define el folio y puede realizar su búsqueda por medio del icono de la barra de herramientas, o la tecla rápida F1

• Procesar: Para tener la vista previa del reporte se da clic en el icono que

aparece en la barra de herramientas “palomita”







II. Flechas Verticales permiten hacer acercamientos del documento mejor en la pantalla. El cambio en el tamaño del

documento generado por esta última operación no es considerado

para visualizarlo

por la impresión.

III. Flecha Salir de Impresión: Esta opción te permite regresar a la ventana de consulta por si se desea generar un reporte para otro folio.



Reporte de IVA


• Sistema:

Pendiente por Pagar

Aparece por default el sistema de proveedores • Factura con Fechas mayor a: En este campo defines la fecha en que

empezara a buscar las facturas.





II. Flechas Verticales permiten hacer acercamientos del documento



ventana de consulta por si se desea generar un reporte de otra fecha.



Generación d


• Folio:

e Póliza

Solo se define el folio y puede realizar su búsqueda por medio del icono de la barra de herramientas, o la tecla rápida F1

Por default el sistema despliega el resto de la información:

I. Año II. Mes

III. Tipo de Póliza IV. Póliza (proporciona el consecutivo de la última póliza procesada) V. Periodo.

• Procesar: Una vez que la información se ingresada se procede a darle clic al icono que se encuentra en la barra de herramientas “palomita” para procesar



Meses Procesados

procesadventana

El procedimi

• Ag

Con esta opción se puede llevar un control de los meses que ya fueron os, teniendo como referencia cada módulo del Sistema ENKONTROL. La

que se despliega es la siguiente:

ento es el siguiente:

regar : Dar clic en el icono que aparece en la barra de herramientas para agregar un renglón, esto también se puede hacer desde el Menú Edición y/o con las teclas rápidas Ctrl.+A

• Periodo: En este parámetro se teclean el Año y el Mes respectivamente.



• Sistema: En este parámetro se seleccionan todos los módulos del NKONTROL, según estén procesados o no para ese mes y año

seleccionado previamente.

Sistema E

• Guardar.:Darle clic en al icono que aparece en la barra de herramientas para guardar el período.



Transferen

Debido a que el módulo de Nóminas se encuentra en COBOL, esta pantalla nos ayuda a toeste módul liega es la siguiente:


• Año

cia Póliza de Nómina

mar la información en código ASCII de las pólizas de nómina y traerlas a o. La ventana que se desp

: En este parámetro se introduce el año de la póliza. • Mes: En este menú descendente se selecciona el mes de realización de la

póliza.

• Tipo: En este menú descendente se selecciona el tipo de póliza .

• Póliza En este campo se escribe el número de la póliza.

• Se oprime el botón de Aceptar o el de Salir según sea el caso.



Generación de Póliza de Fluctuación

Este proceso genera tres pólizas de diferencia cambiaria con asientos en las cuenta


• Fecha de Póliza

s complementarias de Proveedores, Clientes y Bancos. Por cada una de las facturas con saldo, se compara el tipo de cambio de la factura con el tipo de cambio actual para obtener la diferencia cambiaria.

: En este parámetro se introduce la fecha que será procesada y en la que será generada la póliza.

• Tipo Póliza: En esta parte se elige el tipo de póliza que se desea generar.

• Cuenta Ganancia: Aquí se debe capturar la cuenta a donde se asentarán

las ganancias producidas por la diferencia cambiaria.



• Cuenta Pérdidas: Aquí se debe capturar la cuenta a donde se asentarán las pérdidas producidas por la diferencia cambiaria.

• Tipos de Cambio: En la tabla inferior se mostrará el tipo de cambio que

se utilizará, correspondiente al primer día del mes a procesar. De igual forma, mostrará el tipo de cambio anterior, utilizado en el último proceso de fluctuación.

• Procesar Se le da clic al icono que aparece en la barra de herramien

para procesar “palomita” la Información. El proceso generará las pólizacorrespondientes en proveedores, clientes y bancos de acuerdo adiferencias cambiaras procesadas.

tas s

las



Movim

n esta pantalla se verifica la consistencia entre la información de las pólizas de los rproveedo


• Parámetros

ientos sin Interfase

E p oveedores en la de contabilidad contra la información en el módulo de

res. La ventana que se despliega es la siguiente:

se teclea el Año que se desea consultar y en el menú descendente de Mes se selecciona del que se desea obtener la información.

• Procesar Se le da clic al icono que aparece en la barra de herramientas

para procesar “palomita” la Información. La información que aparece es la que se encuentra en contabilidad pero no en proveedores.



ABC a equivalencias de cuentas

•

En esta pantalla le permite realizar un “iguala” ligada a una cuenta

contable. La ventana que se despliega es la siguiente


Cuenta, Subcuenta y Subsubcuenta: En este campo se captura la

enta completa y/o bien se puede realizar la búsqueda con el icono que cuaparece en la barra de herramientas y/o con el Menú Edición

• Cuenta Equivalente se captura la cuenta contable que previamente

eberá estar dada de alta en el catálogo de cuentas contables. d



Exportación de Pólizas

Es unidentific (datos generales no coinciden con lo que puede ver en pantalla) de información. Esta opción NO está disp

El pro

•

a utilería o herramienta que le permitirá al Administrador del Sistema ar aquellas pólizas que presenten inconsistencia

onible para los usuarios operativos o de cualquier otro nivel.

La ventana que se despliega es la siguiente:

ced

Año En este campo se teclea al Ejercicio que puede ser el

imiento es el siguiente:

actual o uno anterior.

•

Mes En este campo se teclea el mes en el cual se realizaron los movimientos contables generados por una póliza.

• Nombre del Archivo Texto En este campo se teclea la ruta donde se va a

generar el archivo, el nombre del archivo puede ser cualquiera.

• Archivo Texto de Rechazos En este campo se teclea la ruta donde se va a generar el archivo, el nombre del archivo puede ser cualquiera.



Integración/ Desglose Cuenta Contable

Esta opción le presenta la información de una forma analítica a nivel de

Cuenta de Mayor, en donde podrá obtener el desglose e integración de los registros contables por Orden de Compra al 100% o bien con aquellas que presenten un saldo.


• Cuenta En este campo se escribe la cuenta de mayor que se desea presente información el sistema. La búsqueda se puede realizar con el icono que aparece en la barra de herramientas, con las teclas rápidas

• Fecha de Corte

ctrl.+F1 y/o con el menú adicional Reporte.

En este campo se define el periodo a consultar

• Desglosado por Orden de Compra, se activa siempre y cuando se desee que el sistema considere este tipo de filtro y presente la

• Solo Ordenes de Compra con Saldo

información correspondiente.

, se activa siempre y cuando se desee que el sistema considere este tipo de filtro y presente la información correspondiente.



• Procesar Impresión: Se selecciona la opción de Procesar con el icono ramientas “palomita” y/o con el menú

Reporte.

que aparece en la barra de her

• Si la vista preliminar es la correcta, se selecciona la opción Imprimir del menú Reporte, misma operación que puede realizarse dando un clic sobre el icono en forma de impresora que se encuentra en la barra de

•

herramientas.

Dentro del menú Reporte aparecen otras opciones relacionadas con los nuevos iconos desplegados:


II. Flechas Verticales permiten hacer acercamientos del documento para visualizarlo mejor en la pantalla. El cambio en el tamaño del documento generado por esta última operación no es considerado por la impresión.

III. Flecha Salir de Impresión: Esta opción te permite regresar a la ventana de consulta por si se desea generar un reporte de otra fecha.

el proceso cuantas veces sea necesario. Se repite


ENKONTROL MODULO DE CONTABILIDAD UTILERIAS DEL SISTEMA

MENU UTI Este ayuda principalmente a configurar los niveles de acceso al istema y las opciones de menú a que se tiene derecho según lo establecido en las

funcio s

Tamcontraseñ s de acceso para asegurar nuestra información. Además nos facilita la selección y administración de las características de las impresoras tanto locales co

Dependiendo de la opción que el usuario escoja, se habilitará una ventana llamada: Reporte ó Edición con las siguientes opciones.

LERIAS DEL SISTEMA

menú le s

ne operativas.

bién nos facilita la administración de los usuarios, passwords o as y sus nivele

mo de red, que se tenga disponibles en el sistema.



Impresora

En la opción Impresora, el usuario tiene la posibilidad de definir las características propias de la impresora que utilizará para realizar la impresión de documentos dentro del sistema



Transferencia de Proveedores al catalogo de cuentas

Esta ventana lee el catalogo de proveedores o clientes y genera las cuentas contab


Existen 2 opciones: Proveedores y Clientes

• Al momento de seleccionar Proveedores ó Clientes se habilitan lo campos INICIAL/FINAL

• Se tiene también la opción de AGREGAR COMPLEMENTARIA donde al

seleccionarlo se habilitan el parámetro NIVEL y los tipos de Cuenta y SubCtuenta.

• Una vez definidos los campos se da clic al icono de PROCESAR

“palomita”

les correspondientes



Desbloqueo de Actualización

Esta opción permite eliminar el bloqueo presentado en actualización de pólizas debido a un proceso de validación o actualización truncado. La ventana que se despliega es la siguiente:

NOTA Asegú ios realizando uno de estos procesos. Eliminar el bloqueo puede provocar que mas de un usuario pueda realizar el proceso y provocar fallas en los registros.

rese antes de eliminar el bloqueo que realmente NO haya usuar



Eliminar Bloqueo de Pólizas

Este proceso sirve para eliminar el status de bloqueo de una póliza que presente un status diferente a capturado, validado y actualizado. Esta opción se usa solo en el caso de que en el momento de que un usuario este capturando, se resente una falla de variación de voltaje, se inhiba la computadora o haya roblemas en la red. La ventana que se despliega es la siguiente:


• Periodo

pp

E

En este parámetro se introduce el rango de fechas inicial y final.

• Tipos de Póliza

En este parámetro se seleccionan de los menús desplegables los tipos de pólizas inicial y final.

• Póliza En este parámetro se introducen los números de pólizas inicial y

final. • Se presiona el icono de la “palomita” para Procesar la información.



Usuarios

Dentro de esta opción se asigna al usuario su nivel de acceso al sistema definido anteriormente, así como su clave de acceso al mismo. Al seleccionar la opción Usuarios dentro del menú Utilerías del Sistema se despliega la ventana siguiente:

l procedimiento para definir usuarios es el siguiente:

• g

E

Ah

regar.: Se le da clic al icono de la barra de herramientas ó se puede c y/o n

• Usuario

a er desde el menú Edición y seleccionas la opción Agregar Renglónco las teclas rápidas Ctrl.+A

Se asigna un número al usuario formado por cuatro dígitos como máximo.

• Nombre En este parámetro se escribe el nombre del usuario.

• Password En este parámetro se asigna la clave de acceso del usuario,

misma que puede ser numérica o alfanumérica. Cabe mencionar que al iniciar la ejecución del sistema, éste solicitará al usuario su Password, el cual está compuesto por el número asignado al usuario, seguido por el



Password asignado en este campo. Si el número de usuario es de un solo ígito deben llenarse con ceros los primeros dígitos. d

• Nivel De este menú descendente se selecciona el nivel al cual será

asignado el usuario para su acceso al sistema.

• Grabar: Se graba la información con el icono que se encuentra en la barra de herramientas en forma de disco ó con las teclas rápidas Ctrl.+G y/ó con el menú descendente Edición en la opción Grabar.



Niveles

nivel de a tipo de procesos que puede jecutar un usuario dentro de ese nivel. Al seleccionar la opción Niveles Seguridad

Dentro de esta opción se realiza una ordenación de los usuarios, definiendo su

cceso al sistema, el cual permitirá identificar el e dentro e

El proceso para definir niveles es el siguiente:

• Agregar

d l menú Utilerías del Sistema se despliega la siguiente ventana:

. Se le da clic al icono de la barra de herramientas ó se puede hacer desde el menú Edición y seleccionas la opción Agregar Renglón y/o con las teclas rápidas Ctrl.+A

• Nivel En este parámetro se escribe el número (máximo dos dígitos) que

identificará al nivel.

• Descripción En este parámetro registrar el nombre o concepto que hará referencia al nivel, este campo acepta como máximo veinte caracteres

• Grabar: Se graba la información con el icono que se encuentra en la barra

de herramientas en forma de diskette ó con las teclas rápidas Ctrl.+G y/ó con el menú descendente Edición en la opción Grabar.



Relación Programa Nivel

Esta opción permite asignar los programas específicos que puede ejecutar un usuario dentro de un nivel de seguridad determinado. Al seleccionar la opción Relación de Programas-Nivel del menú Utilerías del Sistema se despliega la ventana siguiente:

Esta v t

lo dice es el Nivel de Acceso al sistema

ACCESO

con anterioridad.

El proceso

• Seleccionar con el mouse el nivel

• Seleccionar Todo

en ana se divide en 3 opciones

1. Nivel: Como su nombre

2. Programa Descripción : Programas o ventanas a las que dicho nivel NO TIENE

3. Usuario tiene accesos solo a estas ventanas: Como su nombre

lo indica son las opciones de acceso que tiene el nivel definido

para relacionar niveles con programas es el siguiente:

: Con este botón se seleccionan todas los programas ó ventanas que aparecen a mano izquierda y a las cuales dicho nivel NO TIENE ACCESO



• Una vez seleccionada se arrastran hacia la ventana que se encuentra a

mano derecha “ usuario tiene accesos solo a estas ventanas” para que el nivel pueda tener acceso.

• Se selecciona la opción Grabar. Si es necesario asignar varios programas a

un mismo nivel debe repetirse el proceso.



Cambiar

Esta opción permite cambiar de usuario sin salir del sistema adoptando las caract s

Para cambiar de usuario se realiza lo siguiente:

• Password

de Usuario (Administrador)

erí ticas de acceso propias del nuevo usuario.

: En este campo debemos teclear el password del nuevo usuario

• Aceptar: Una vez tecleado se le da clic en este icono y el sistema

cambiara el nivel de acceso del nuevo usuario.



es para mantener la seguridad del sistema. Para ello se debe seleccionar la opción Contraseña de Procesos.

Contraseña de Procesos

Existen algunos procesos que requieren de una clave de acceso para poder ejecutarse, esta opción permite modificar dichas clav

En la ventana que se despliega se selecciona el proceso al que se quiere modifica

r la clave, en el campo Password se introduce la nueva clave (máximo racteres), se graba la información y de ser necesario se repite el proceso cuatro ca

Para realizar el cambio de password hacemos lo siguiente:

• Te posicionas con el mouse en la ventana en la que se desea hacer el cambio de password

• Modificar: Se le da clic a este icono que se encuentra en la barra de

herramientas en forma de lápiz, esto también se puede hacer por medio del menú Edición y/o con las teclas rápidas Ctrl.+M, el sistema pondrá el cursor en el campo Password y el usuario podrá realizar el cambio.

• Grabar: Una vez realizado el cambio del password se le da clic en el

botón que se encuentra en la barra de herramientas en forma de Disco para grabar los cambios, esto también se puede hacer por medio del menú Edición y/o con las teclas rápidas Ctrl.+ G



ser PERSONALES E INSTRANSFERIBLES

Liberador de Instancias

El Liberador de Instancias, como al principio de este manual se explico, le permitirá al Administrador del Sistema “desbloquear” una sesión. La filosofía de contraseñas en EnKontrol como en cualquier otro ámbito deben de

y dado que el producto es integral, intern

•

amente se lleva una bitácora de modificaciones o ajustes a los procesos más importantes del Flujo de Operación.


En la columna Status aparece un menú descendente el cual solo le

mitirá bloquear o deper sbloquear la conexión, una vez que se realice a

La informació

cu lquiera de estas dos opciones, la conexión del usuario quedará liberada o bien bloqueada.

n que le presenta de cada conexión es: 1. Sistema 2. Nombre del Usuario 3. Fecha de conexión 4. Hora de conexión



5. Status 6. Dirección IP (asignada por el Administrador de la Red).



Eliminación de pólizas importadas

Este proceso eliminará las pólizas que fueron importadas según el periodo mes-a


• Año / Mes

ño que se elija para procesar.

E

: Se captura el Año / Mes de las pólizas importadas que se

desean eliminar. • Tipo Poliza: Se selecciona de la lista el tipo de póliza.

• Procesar: Una vez definidos los campos se da clic al icono de

strará en la ventana la lista de spondientes al periodo y al tipo de póliza elegido. Cada

un check box del lado derecho que permitirá lizas que se desean eliminar.

PROCESAR “palomita”. Enseguida se mopólizas correpóliza mostrada, tendráseleccionar aquellas pó



• Iniciar: Una vez marcadas las pólizas que se desean eliminar, se espondientes

validando que éstas no se encuentren actualizadas.

presiona este botó y el proceso eliminará las pólizas corr



Niveles por Identificador de CC

Este ABC de Niveles de Identificador por CC permitirá dar de alta los niveles que sean necesarios para controlar la seguridad de identificadores por centro de

costos.

El proced

• n el menú Edición

imiento para dar de alta una cuenta de interfase es el siguiente:

E se selecciona la opción Agregar , esto también se puede hacer con las teclas rápidas Ctrl+ A y/o con el icono que aparece en la barra e herramientas.

d

• Nivel se captura la clave del nivel de seguridad que se dará de alta.

• Descripción

, Se captura una descripción para el nivel de seguridad que se est d

• Grabar

á ando de alta.

, Esto se puede hacer desde el menú Edición ó también se puede hacer arece en la barra de herramientas.

con las teclas rápidas Ctrl. + G y/o con el icono que ap



Relación Id

Esta ventana permitirá asignar los permisos a los identificadores por nivel.

Esta ventana se divide en 3 opciones

1. Nivel: Como su nombre lo dice es el Nivel de Acceso al sistema 2. Identificador : Identificadores de CC los que dicho nivel NO TIENE

ACCESO

3. Usuario tiene permiso solo a estos identificadores: Como su nombre lo indica son los identificadores de CC que tiene el nivel definido con anterioridad.

El proceso para relacionar niveles con programas es el siguiente:

• Seleccionar con el mouse el nivel

• Seleccionar Todo

entificador CC Nivel Identificador por CC

: Con este botón se seleccionan todas los identificadores de CC que aparecen a mano izquierda y a las cuales dicho nivel NO TIENE ACCESO



• Una vez seleccionada se arrastran hacia la ventana que se encuentra a

• Se sele

mano derecha “Usuario tiene permiso solo a estos identificadores” para que el nivel pueda tener acceso.

cciona la opción Grabar. Si es necesario asignar varioores a un mismo nivel debe repetirse el proceso.

s identificad


ENKONTROL MODULO DE CONTABILIDAD VENTANA

MENU AYUDA

El menú que se presenta es el siguiente:

os e inform

U AYUDA

El menú que se presenta es el siguiente:

os e inform

Al entrar en la opción se presenta la información de los Derechos Reservadación de la versión tal como se muestra en la ilustración:

Al entrar en la opción se presenta la información de los Derechos Reservadación de la versión tal como se muestra en la ilustración:


ENKONTROL MODULO DE CONTABILIDAD VENTANA

MENU VE

Nos pantalla de las diferentes ventanas esplegadas simultáneamente durante nuestra operación diaria, de tal manera que

podam siguiente:

NTANA

facilita la configuración en nuestra d

os administrarlas y visualizarlas de la manera más adecuada. El menú es el


ENKONTROL MODULO DE CONTABILIDAD SALIR

RIL-2005

ENU SALIR

Mediante este menú puede salirse del sistema. Nos manda un aviso que se muestra con la siguiente pantalla el se sale del sistema y el botón de Cancelar se queda dentro del sistem

M

botón Aceptar a.

Versión 7.03 156 de 156 AB

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