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1 1 1 UNIVERSIDAD CENTRO OCCIDENTAL “LISANDRO ALVARADO” EVALUACION DEL CONTROL INTERNO TRIBUTARIO EN MATERIA DE RETENCIONES DE IVA DE LA EMPRESA PRECA S.A. MARIELA BETSAIDA PERAZA OCANTO BARQUISIMETO, 2007
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UNIVERSIDAD CENTRO OCCIDENTAL
“LISANDRO ALVARADO”
EVALUACION DEL CONTROL INTERNO TRIBUTARIO EN MATERIA DE
RETENCIONES DE IVA DE LA EMPRESA PRECA S.A.
MARIELA BETSAIDA PERAZA OCANTO
BARQUISIMETO, 2007
222
UNIVERSIDAD CENTRO OCCIDENTAL LISANDRO ALVARADO
DECANATO DE ADMINISTRACION Y CONTADURIA
COORDINACION DE POSTGRADO
EVALUACION DEL CONTROL INTERNO TRIBUTARIO EN MATERIA DE
RETENCIONES DE IVA DE LA EMPRESA PRECA S.A.
Trabajo presentado para optar al Título de
Especialista en Contaduría Mención Auditoria
Por: Mariela B. Peraza O.
BARQUISIMETO, 2007
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EVALUACION DEL CONTROL INTERNO TRIBUTARIO EN MATERIA DE
RETENCIONES DE IVA DE LA EMPRESA PRECA S.A.
Por: Mariela B. Peraza O.
Trabajo de Grado Aprobado
________________________ ________________________
Lic. Pedro Emilio Díaz Lic. Ana Cristina Álvarez
Coordinador Presidente Principal
______________________
Lic. Alejandra Ramírez
Tutor Académico
Barquisimeto, 19 de Octubre de 2007
444
INDICE
PAG.
INDICE DE CUADROS vii
INDICE DE GRAFICOS viii
RESUMEN ix
INTRODUCCIÓN 1
CAPITULO
I EL PROBLEMA. 3
Planteamiento del Problema 3
Objetivo General 9
Objetivos Específicos 10
Justificación de la Investigación 10
Delimitación de la Investigación 12
II MARCO TEORICO 13
Reseña Histórica 13
Antecedentes de la Investigación 14
Bases Teóricas 18
Bases Legales 36
Definición de Términos 46
Sistema de Variables 48
III MARCO METODOLOGICO 50
Naturaleza de la Investigación 50
Universo, Población y Muestra 52
Proceso de Investigación 54
Instrumentos y Técnicas para Recolección de Datos 55
Validación por Juicios de Expertos 57
Confiabilidad 57
Técnicas y Análisis de la Información 58
IV ANALISIS E INTERPRETACION DE RESULTADOS 60
555
V CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES 81
REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS 85
ANEXOS 90
A. Guía de Observación Directa 92
B. Cuestionario de Control Interno 94
C. Validez del Contenido del Cuestionario 98
666
INDICE DE CUADROS
PAG.
CUADRO
1 Operacionalización de las Variables 49
2 Distribución de frecuencia y porcentaje en cuanto a la
dimensión del control interno, referentes a los principios 63
3 Distribución de frecuencia y porcentaje en cuanto a la
dimensión del control interno, referentes a los procedimientos 66
4 Distribución de frecuencia y porcentaje en cuanto a la dimensión
obligaciones tributarias sobre el Conocimiento sobre la materia 71
5 Distribución de frecuencia y porcentaje en cuanto a la dimensión
obligaciones tributarias sobre el cumplimiento deberes formales 73
777
INDICE DE GRAFICOS
PAG.
GRAFICOS
1 Sub – Dimensión principios de control interno 65
2 Sub – Dimensión procedimientos de control interno 70
3 Sub – Dimensión conocimiento sobre retenciones IVA 73
4 Sub – Dimensión cumplimiento deberes formales
- Retenciones Proveedores. 80
5 Sub – Dimensión cumplimiento deberes formales
- Retenciones Clientes. 80
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UNIVERSIDAD CENTRO OCCIDENTAL LISANDRO ALVARADO
DECANATO DE ADMINISTRACION Y CONTADURIA
COORDINACION DE POSTGRADO
EVALUACION DEL CONTROL INTERNO TRIBUTARIO EN MATERIA DE
RETENCIONES DE IVA DE LA EMPRESA PRECA S.A.
Por: Lic. Mariela Peraza
Tutor: Lic. Alejandra Ramírez
RESUMEN
El presente trabajo tuvo como objetivo general Evaluar el Control Interno Tributario aplicado, en materia de Retenciones del Impuesto al Valor Agregado, llevados a cabo en la empresa Preca S.A., conforme a lo previsto en la Providencia Administrativa N° SANT/2005/0056. La naturaleza de la investigación es de campo, con carácter descriptivo. Para el logro de los objetivos se procedió al levantamiento de la información, a través de la observación directa, revisión documental para la verificación del cumplimiento de la normativa legal y un cuestionario aplicado al personal que labora en las quince (15) sucursales que conforman la empresa a nivel nacional, de quienes se obtuvo la siguiente información: A partir del diagnóstico realizado se determinó que la empresa PRECA S.A., existe un control interno tributario en materia de retenciones I.V.A. con algunas deficiencias o debilidades, lo cual pudiera ocasionar incumplimiento de deberes formales y materiales y como consecuencia acarrear sanciones y multas. Aún cuando la empresa cumple cabalmente con el pago de las retenciones IVA de acuerdo al calendario de Contribuyentes Especiales y cuenta con un Departamento de Tributos especializados en el manejo de los impuestos, el Control Interno Tributario, presenta algunas fallas que restan su efectividad principalmente por la carencia de un manual que uniforme las actividades realizadas por el personal operativo orientado al cumplimiento de la normativa legal; por lo que se sugiere que se diseñe un manual de procedimientos en materia de retenciones del IVA y hacer del seguimiento respectivo de su cumplimiento por parte del personal, a través de las revisiones por parte del Dpto. de Auditoria Interna a nivel de cada una de las sucursales para garantizar el acatamiento del mismo y así poder prevenir futuras sanciones por parte de la Administración tributaria.
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INTRODUCCION
El cúmulo de necesidades económicas que ha caracterizado a Venezuela en los
últimos tiempos ha traído como consecuencia el requerimiento cada vez mayor por
parte del Estado, de controles fiscales orientados a garantizar la obtención de recursos
económicos para sufragar el gasto público.
Por lo anteriormente mencionado, a finales del año 1.993 se modernizó el sistema
tributario en Venezuela, con la implementación del Impuesto al Valor Agregado
(IVA) y de otros impuestos por parte del Estado Venezolano, en la búsqueda de
nuevos ingresos no petroleros. El Servicio Nacional Integrado de Administración
Tributaria (SENIAT), luego de su creación el año 1.995, se ha visto en la necesidad
de adoptar programas cada vez más rígidos de recaudación y fiscalización con el fin
de evitar la evasión fiscal y elevar los niveles de recaudación de los ingresos fiscales
necesarios para cubrir el presupuesto nacional.
Para finales del año 2.002 el Superintendente del SENIAT, dicta la Providencia
Administrativa Nº SANT/2002/1455, publicada en la Gaceta Oficial Nº 37.573 de
fecha 19-11-2002, mediante el cual se designan a los Contribuyentes Especiales como
Agentes de Retención de Impuesto al Valor Agregado. Es por esto, que los
Contribuyentes Especiales requieren implementar una serie de procedimientos
implícitos en el texto legal que los rige y para lo cual deben aplicar en adelante un
control interno tributario efectivo que les garantice su cumplimiento y evite incurrir
en fallas que puedan conllevar a futuras sanciones por parte de la Administración
Tributaria.
El control interno tributario se debe evaluar para medir la eficiencia de la gestión
tributaria con el fin de minimizar la incidencia de las cargas impositivas en el
111000
patrimonio de la empresa, previendo así futuras sanciones y dando cumplimiento a la
normativa legal.
Al contar con un efectivo control interno tributario, la empresa estará preparada
en cualquier momento para responder ante alguna fiscalización y la Gerencia podrá
contar con la información veraz y oportuna que refleje una gestión transparente tanto
para el fisco nacional como para sus inversionistas. Además que, por su carácter
preventivo evitará que la misma tenga que incurrir en pagos accesorios a la
obligación tributaria, como consecuencia de pasar por alto el cumplimiento de algún
deber formal o retractarse en el pago del tributo.
Basados en el planteamiento anterior, este trabajo tiene como objeto Evaluar los
Procedimientos de Control Interno en materia de Retenciones de Impuesto al Valor
Agregado en la empresa PRECA S.A., para garantizar la comprensión y manejo más
eficiente del trabajo, el mismo está estructurado de la siguiente manera:
En el Capitulo I se presenta todo lo referente al problema como el planteamiento,
objetivos generales y específicos, alcance y delimitación, justificación e importancia.
En el Capitulo II se presenta todo lo referente al marco teórico, que abarca los
antecedentes de la investigación, las bases teóricas relacionadas con el tema, las bases
legales de suma importancia para la investigación en el cual se precisan con mayor
énfasis algunos términos o conceptos considerados de relevancia en el trabajo.
En el Capitulo III se desarrolla el marco metodológico, se define la naturaleza de
la investigación y se detallan los procedimientos seguidos para la consecución de los
objetivos específicos.
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CAPITULO I
EL PROBLEMA
Planteamiento del Problema
El control interno se ha constituido en una ocupación de estudio internacional
por parte de los expertos e investigadores de las ciencias sociales, aplicadas al
campo de la contaduría pública, sobre el comportamiento de las empresas
organizadas en cuanto a los planes de control establecidos, orientado hacia el
análisis de aplicación y efectos de la calidad, eficiencia y cumplimiento del marco
legal, comprendido dentro del sistema de control interno preestablecido y su
entorno, desarrollado por ellas mediante la aplicación de normas legales, técnicas,
políticas, planes y estrategias de desempeño, y experiencias obtenidas a través de
los estudios y evaluaciones mediante auditorias específicas, en virtud de la
actividad empresarial a que se dedican a producir.
En este sentido, Sarcos (2002) expresa que:
El control interno comprende el plan de organización y todos los métodos y procedimientos que en forma coordinada se adoptan en un negocio para salvaguardar sus activos, verificar la exactitud y confiabilidad en su información financiera, promover la eficiencia operacional y provocar la adhesión a las políticas precisadas por la administración. (Pág. 35)
Es por ello que, en los últimos años, se ha incrementado la importancia de tener un
buen sistema de control interno en las organizaciones, debido a lo práctico que resulta
al medir la eficiencia y la productividad al momento de implantarlos; en especial si se
centra en las actividades como el cumplimiento de las normas tributarias vigentes.
Los empresarios venezolanos, deben tratar de incrementar el buen funcionamiento de
111222
sus empresas, para que cada día su gestión sea más productiva y obtener la mayor
rentabilidad posible y a su vez cumplir con el pago de impuestos que le corresponde
como contribuyentes.
La importancia del control interno radica en la confiabilidad que deben presentar
las cifras que son reflejadas en los estados financieros, de igual forma debe evaluar el
nivel de eficiencia operacional en los procesos contables y administrativos. La
utilización del Control Interno en las entidades permite que se reduzcan en gran
magnitud las ilegalidades y corrupción dentro del marco laboral, ya que obliga a cada
elemento de la organización a ser mayor controlado por la persona pertinente
El control interno es importante para las entidades porque a través de su
incorporación y aplicación adecuada en los sistemas administrativos y operativos,
asegura de manera razonable el logro de los objetivos institucionales. Este proceso es
muy importante porque a través de la identificación, detección y comprobación de la
existencia de errores y/o irregularidades, se permite tomar acciones para corregir las
desviaciones detectadas y mejorar la gestión.
El implantar controles internos, beneficia a la entidad, asegurando
razonablemente que los servicios prestados o bienes producidos, estén libres de
deficiencias y contribuyan a generar satisfacción en los usuarios. El control interno
contribuye al incremento del buen prestigio de la entidad, ayuda a mejorar el clima
organizacional y protege a la entidad, en lo que esté a su alcance, de las pérdidas
innecesarias.
En este sentido, Catacora (2000) expresa que:
Los controles internos contribuyen a la gerencia a brindar una seguridad razonable, pero no absoluta de que los activos valiosos y movibles están protegidos contra pérdidas por uso o disposición no autorizadas, y que las
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operaciones sean realizadas con autorización de la gerencia, y registradas de acuerdo con Principios de Contabilidad de Aceptación General.
Sin embargo, todo sistema de control interno tiene limitaciones que deben ser
reconocidas. Siempre existe la posibilidad de que al aplicar procedimientos de control
surjan errores por incomprensión de las instrucciones, errores de juicio, falta de
atención personal, o fallas humanas. Las actividades de control dependientes de la
separación de funciones, pueden ser burladas por colusión entre empleados, es decir,
ponerse de acuerdo para dañar a terceros.
La extensión de los controles adoptados en una organización también está
limitada por consideraciones de costo, por lo tanto, no es factible establecer controles
que proporcionan protección absoluta del fraude y del desperdicio, sino establecer los
controles que garanticen una seguridad razonable desde el punto de vista de los costos
que son inherentes a todos los sistemas de control interno, como por ejemplo: las
opiniones en que se basan las decisiones pueden ser erróneas, los encargados de
establecer controles tienen que analizar su relación costo/beneficio, etc. Además, los
controles pueden evadirse si dos o más trabajadores se lo proponen. También la
Administración podría hacer caso omiso del sistema de control interno.
A pesar de las limitaciones, se puede inferir que una empresa que no aplique
controles internos adecuados, puede correr el riesgo de tener desviaciones en sus
operaciones, y por supuesto las decisiones tomadas no serán las más adecuadas para
su gestión e incluso podría llevar al mismo a registros inadecuados que violan las
leyes tributarias.
Según Sarcos (2002), se está en presencia de un control interno “cuando estos son
desarrollados por la organización y se habla de control interno tributario cuando este
control existe y su aplicación previene el incumplimiento de las obligaciones
111444
tributarias en las condiciones establecidas en las leyes tributarias y su reglamento”.
(Pág. 36)
Un buen sistema de control interno tributario, no solo asegurará que la empresa
pague el impuesto en la cuantía y oportunidad legal, sino que su carácter preventivo
evitará que la misma tenga que incurrir en pagos accesorios a la obligación tributaria,
como consecuencia de pasar por alto el cumplimiento de algún deber formal o
retrasarse en el cumplimiento de la obligación tributaria.
Las continuas reformas en el conjunto de leyes que integran el sistema tributario
venezolano como la designación de los Contribuyentes Especiales como Agentes de
Retención de Impuesto al Valor Agregado, han generado la incertidumbre respecto a
los pasos a seguir y aspectos a tomar en cuenta en el momento de establecer las
medidas de control interno tributario dentro de la organización.
El término de Retención es definido por Martín (1.999) en el Diccionario de
Contabilidad y Finanzas como:
Cantidades existentes en un determinado porcentaje sobre el monto total de ciertos ingresos, honorarios o rentas que los pagadores de los mismos están obligados a detraer para su ingreso en un tesoro público como cantidad a cuenta del importe total en que consista la obligación tributaria del preceptor.
Por su parte Gómez (2003), establece que:
La retención es un sistema de recaudación que consiste en retener la porción correspondiente al impuesto, al momento de pagar la renta del beneficiario y es catalogado por el mismo autor como un mecanismo muy eficaz ya que elimina en gran medida la posibilidad de evasión.
111555
En base a estas definiciones se puede inferir, que las retenciones además de
constituir una medida de control fiscal a lo cual deben someterse las personas o
contribuyentes que así estipule la Ley, también representa una técnica de recaudación
que garantiza el cobro anticipado de los tributos y que a su vez le permite al fisco
mantener una mayor liquidez de los ingresos públicos obtenidos.
Por lo antes planteado, el empresario de hoy se encuentra frente a una diversidad
de procedimientos que presente a la normativa legal relativa al cumplimento de las
obligaciones formales y materiales de carácter tributario, por lo tanto la empresa debe
organizarse en su funcionamiento, haciendo uso imprescindible del control interno
tributario como herramienta.
Se hace necesario reseñar, un fenómeno que se ha venido manifestando con mucha
intensidad, en la medida que el SENIAT ha ido coronando sus esfuerzos con el
incremento de la eficiencia en la recaudación. Dicho fenómeno se expresa en la
profunda preocupación de los contribuyentes del Impuesto al Valor Agregado, como
ferretería, tiendas, grandes comercios, entre otras, ya que los controles internos en
materia tributaria de sus empresas, han presentado muchas debilidades en el
cumplimiento de sus obligaciones tributarias como por ejemplo Nº de RIF o razones
sociales incompletas en sus libros de compras y de ventas, retenciones del Impuesto
al Valor Agregado practicadas y no enteradas al SENIAT, por mencionar algunas, lo
que ha originado multas y sanciones de cierre aplicadas por el ente recaudador.
Dentro de este panorama se encuentra enmarcada la empresa PRECA S.A.,
dedicada al ramo ferretero, catalogada por la Administración Tributaria como
Contribuyente Especial. Esta organización, a partir del 16/12/2005 absorbió a catorce
(14) empresas, pasando éstas a ser sucursales de la misma, por lo cual se centraliza el
111666
pago de los impuestos nacionales (IVA, ISLR, Retenciones IVA e ISLR) en su
domicilio fiscal (Barquisimeto).
Luego del proceso de fusión se han observado algunas debilidades o errores en el
registro de las facturas de compras, que pudieran ocasionar incumplimientos de los
deberes formales y acarrear sanciones a la empresa, específicamente en materia de
Retenciones del Impuesto al Valor Agregado.
De hecho, los registros de compras son realizados en cada una de las sucursales,
por el personal de compras o por los asistentes administrativos, estas personas,
algunas veces no detectan errores involuntarios en los registros de: el Nº de R.I.F., Nº
de factura, Nº de Control, fecha de emisión del documento o diferencias en los
montos de la factura.
Posteriormente, estos datos son procesados a nivel central y el trabajo consiste en
revisar y cotejar las facturas con lo que arroja el sistema. De esta manera, si tan poco
son detectados los errores o diferencias, por los analistas de cuentas por pagar, traen
como consecuencia que los comprobantes de retención I.V.A. que son generados por
el analista tributario, contengan información imprecisa; así como también, la
información presentada al SENIAT, en el archivo donde se reflejan todas las compras
a las cuales se les hizo retención IVA en el período tributario
Como consecuencia de lo descrito, se entregan comprobantes de retención I.V.A.
a los proveedores con datos incorrectos, por lo cual son devueltos a la empresa para
su debida corrección, generando un retrabajo y pérdida de la eficiencia del trabajo
administrativo del departamento de tributos de la empresa.
111777
Por ello, se hace inminente, evaluar la aplicación del control interno tributario en
materia de retenciones de I.V.A. existente en la empresa PRECA, S.A., con la
finalidad de verificar la efectividad en los procesos fiscales, que garanticen el
oportuno cumplimiento de las obligaciones tributarias implícitas en la Providencia Nº
0056 que regula la materia. Por otra parte, se detectarían oportunamente posibles
desviaciones que se puedan estar presentando en el proceso operativo, debido al
desconocimiento o falta de interés en la aplicación de la norma legal en materia de
retenciones del I.V.A. por parte del personal involucrado de los diversos
departamentos.
Sobre la base de lo expuesto anteriormente, sería necesario buscar respuestas en la
investigación a las siguientes interrogantes:
¿Cuenta la empresa PRECA S.A. un control interno tributario en materia de
retenciones de Impuesto al Valor Agregado?
¿Aplica la empresa PRECA S.A. los principios y procedimientos
fundamentales del Control Interno?
¿Cumple la empresa PRECA S.A. con las obligaciones tributarias implícitas
en la Providencia Administrativa que regula las Retenciones del Impuesto al
Valor Agregado?
Objetivos
Objetivo General
Evaluar el Control Interno Tributario aplicado, en Materia de Retenciones de
Impuesto al Valor Agregado, en la empresa PRECA S.A.
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Objetivos Específicos
Diagnosticar el control interno tributario aplicado en materia de Retenciones
del Impuesto al Valor Agregado, en la empresa PRECA S.A.
Detectar si la empresa PRECA S.A., aplica los principios y procedimientos
fundamentales del Control Interno.
Analizar los procedimientos de control interno tributario que presenta la
empresa PRECA S.A., en cuanto al cumplimiento de las obligaciones
tributarias en materia de Retenciones del Impuesto al Valor Agregado.
Justificación de la Investigación
El control interno tributario es importante, ya que establece los parámetros que
esta debe tomar en todas las áreas que guarden una relación directa con la
determinación de la obligación tributaria, desde la elaboración de una factura hasta el
perfil que debe reunir el personal en el momento de su contratación.
El empresario venezolano, debe poner en práctica esta herramienta para hacer
frente a la presión de la normativa legal relativa al cumplimiento de las obligaciones
formales y materiales de carácter tributario, por lo tanto la empresa debe organizarse
en su funcionamiento. Y es el control interno tributario el que le va a permitir
asegurarse del cumplimiento tributario dentro de las normas establecidas por la ley.
Si se toma como premisa la importancia de tener un buen sistema de control
interno en las empresas, debido a lo práctico que resulta al medir la eficiencia y la
productividad al momento de implantarlos; y además, que una empresa que no los
aplique adecuadamente puede correr el riesgo de tener desviaciones en sus
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operaciones y pueden violar las leyes tributarias, por tanto es importante evaluar los
procedimientos de control interno tributario aplicados en Materia de Retenciones de
Impuesto al Valor Agregado en la empresa PRECA S.A.
De igual manera, el estudio adquiere importancia por cuanto se determinará
realmente si se cumplen con las obligaciones tributarias estipulados en la Providencia
Administrativa en materia de Retención del Impuesto al Valor Agregado y a la vez se
verificará la veracidad de las operaciones y registros contables de las mismas, a través
de la revisión de los procedimientos de control interno tributarios.
La investigación brindará beneficios al personal administrativo de la empresa,
porque estos se actualizarán en materia tributaria. También, le permitirá al interesado
en el tema, un acercamiento a enunciados y reflexionar acerca de los principios que
fundamentan ambas variables en estudio, y además le informará de las características
que los controles internos deben cumplir para que su aplicación permita obtener con
éxito el objetivo deseado.
Los resultados de esta investigación proporcionaran elementos relevantes que
servirán de base, para otros contribuyentes y profesionales en el área tributaria, al
conocimiento en Materia de Retenciones Impuesto al Valor Agregado, y además
medirá la gestión de la empresa PRECA S.A. en la aplicación que amerita el
cumplimiento de la normativa legal.
222000
Delimitación de la Investigación
El presente trabajo persigue evaluar los procedimientos de control interno
tributario de la empresa PRECA S.A. con domicilio fiscal en la zona industrial
comdibar I de Barquisimeto, en materia de Retenciones del Impuesto al Valor
Agregado.
Se evaluará a la empresa PRECA S.A. cuyo objeto principal es la
comercialización de productos en el área de ferretería, siderúrgicos, maderas y
acabados, conformada por quince (15) sucursales a nivel nacional, ocho (8) en
Oriente y siete (7) en Occidente, cuya declaración de Retenciones de Impuesto al
Valor Agregado a partir del 16-12-05 es responsabilidad del Departamento de
Tributos de la Administración Central de PRECA S.A.
Para la elaboración y presentación de dicha declaración se requiere que todas las
sucursales apliquen los procedimientos de una manera uniforme y emanen la
información veraz y oportuna. El período de análisis comprende: julio 2006 a
diciembre 2006.
Esta evaluación del control interno tributario se efectúa mediante el levantamiento
de la información de la situación actual que presenta PRECA S.A., y evaluar los
procedimientos y políticas de la empresa en materia de retención del Impuesto al
Valor Agregado.
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CAPITULO II
MARCO TEORICO
Reseña Histórica
En los pueblos de Egipto, Fenicia, Siria entre otros, se observó la contabilidad de
partida simple. En la Edad Media aparecieron los libros de contabilidad para controlar
las operaciones de los negocios, es en Venecia en donde en 1.494, el Franciscano
Fray Lucas Paccioli o Pacciolo, mejor conocido como Lucas di Borgo, escribió un
libro sobre la Contabilidad de partida doble.
Es en la revolución industrial cuando surge la necesidad de controlar las
operaciones que por su magnitud eran realizadas por máquinas manejadas por varias
personas.
Se piensa que el origen del control interno, surge con la partida doble, que fue una
de las medidas de control, pero que fue hasta fines del siglo XIX que los hombres de
negocios se preocupan por formar y establecer sistemas adecuados para la protección
de sus intereses.
De manera general, se puede afirmar que la consecuencia del crecimiento
económico de los negocios, implicó una mayor complejidad en la organización y por
tanto en su administración.
El control interno ha carecido durante muchos años de un marco referencial
común, generando expectativas diferentes entre empresarios y profesionales. Sin estar
claramente definido se utiliza en leyes, normas o reglamentos.
222222
El Control Interno es definido por primera vez en 1.949, por un comité de
American Institute of Accountants, quien señaló que era un plan de organización, de
medidas y sistemas que se adoptan en una empresa para salvaguardar bienes,
comprobar la exactitud y confiabilidad, promover la eficiencia operativa y fomentar
el cumplimiento de las políticas prescritas por la Dirección.
Antecedentes de la Investigación
Los antecedentes ofrecen una visión de investigaciones previas referidas al
control interno y tributos, las cuales garantizan la vigencia de la temática en estudio.
A continuación se presenta algunos trabajos de investigación referidos al tema,
tomando en consideración para su elaboración el criterio de la cronología ascendente.
En la investigación realizada por Sarcos (2002) sobre la Adaptación de los
Fundamentos de Control Interno Administrativo al Área Tributaria y su relación con
el Cumplimiento de las Obligaciones en la relación Jurídico Tributaria, tuvo como
objetivo analizar los fundamentos de control interno administrativo adaptándolos al
área tributaria en relación con el cumplimiento de las obligaciones generadas en la
relación jurídico – tributaria. La investigación fue documental basada en información
que se consulta en materiales bibliográficos. En está investigación se utilizó técnicas
como las lecturas exploratoria y evaluativos y las técnicas del resumen y del fichaje.
Está concluyó que el control interno general forma parte del sistema administrativo
de las organizaciones como función del proceso administrativo, este tiene el objeto de
examinar los procesos, observar que lo ejecutado se corresponda con lo planeado
permitiendo a la administración el logro de sus objetivos.
Esta investigación aporta al estudio que, al contar con un efectivo control interno
tributario la empresa estará preparada en cualquier momento para responder ante
alguna fiscalización y la gerencia podrá contar con la información veraz y oportuna
222333
que refleje una gestión transparente tanto para el fisco nacional como para sus
inversionistas. También, que el control interno requiere de una planificación
tributaria, si este carece de planes, metas y objetivos, no tiene razón de ser en la
organización.
A su vez, aporta que es importante evaluar el control interno tributario para
determinar el grado de confiabilidad del mismo, sea esta realizada por el personal de
la entidad o por personas externas a ella. Su ejecución asegura la retroalimentación
del sistema de control interno tributario y permite mantener dicho control,
funcionando dentro de los márgenes mínimos aceptables.
En cuanto a Pérez (2003), en su investigación sobre la Evaluación de los
Procedimientos de Control Interno Tributario del Impuesto al Valor Agregado, caso
Hermo S.A., plantea la importancia de considerar todo lo referente a los mecanismos,
medidas y procedimientos orientados a la correcta determinación de los tributos y el
control interno que se debe implementar con la finalidad de prevenir posibles
sanciones tributarias. La investigación utilizó como población y muestra doce (12)
sujetos del área administrativa y tributaria de la empresa que están segregadas en
cinco (5) sedes. Como técnicas de recolección de datos se utilizaron: la observación
directa, el análisis documental y la entrevista estructurada. En está investigación se
concluyó que: aún cuando la empresa cumple cabalmente con el pago del Impuesto al
Valor Agregado, el control interno adolece de fallas que restan su efectividad, tales
como: el personal relacionado con el manejo de los impuestos no poseen un ejemplar
de la Providencia de Retención del Impuesto al Valor Agregado, ni han recibido
entrenamiento ni capacitación en cuánto a los impuestos, se carece de un manual de
procedimientos en la materia tributaria, entre otras.
Está información es de gran utilidad para la presente investigación, ya que sustenta
la necesidad que tienen los contribuyentes especiales de implementar medidas o
estrategias de control interno tributario en sus empresas, que prevengan y ayuden a
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disminuir la aplicación de sanciones fiscales por incumplimiento de la normativa
legal; que se debe dar entrenamiento al personal para evitar errores en el manejo del
Impuesto al Valor Agregado.
Por otra parte, Ramírez (2004) en su estudio del Papel de los Contribuyentes
Especiales en su condición de Agentes de Retención del Impuesto al Valor Agregado
(IVA), en el Aumento de la Recaudación Fiscal, tiene como objetivo analizar el papel
de los contribuyentes especiales y describir los aspectos generales del Impuesto al
Valor Agregado. En este estudio la población está conformada por dos estratos, el
primero corresponde a los fiscales adscritos a la Dirección de Contribuyentes
Especiales del Servicio Nacional Aduanero y Tributario de la Región Centro
Occidental. El segundo, lo integran Contadores Públicos que fungen como asesores
fiscales y contables de los Contribuyentes Especiales designados por el Servicio
Nacional Aduanero y Tributario de la Región Centro Occidental como agentes de
retención en materia del Impuesto al Valor Agregado. La muestra estuvo compuesta
por cinco (5) fiscales que laboran en la dirección de Contribuyentes Especiales del
Servicio Nacional Aduanero y Tributario de la Región Centro Occidental y quince
(15) Contribuyentes Especiales. Para este trabajo se escogió como instrumento de
recolección de información la entrevista estructurada. El investigador sugiere que el
estado Venezolano como agente recaudador, busca implementar mecanismos que
garanticen elevados niveles de recaudación, minimicen la evasión fiscal y procuren
una mayor celebridad en el proceso de recaudación y, en ese sentido, concluye que
este sistema de retenciones amerita una mayor difusión de todas las disposiciones que
lo regulan, revisión de las formas de instrumentos de control, así como también de
actualización y mejoramiento de la normativa que lo reglamenta.
Esta investigación contribuyo a establecer que la existencia de técnicas
administrativas y de un marco legal orientado a lograr la anticipación del tributo, no
garantiza el cumplimiento de la normativa existente, ya que influyen aspectos que
obstaculizan el cumplimento de la obligación tributaria.
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En el trabajo de grado de Vargas (2004), sobre las Retenciones de Impuesto al
Valor Agregado (IVA) y su Incidencia en el Flujo de Caja de los Contribuyentes
Especiales, Caso Termoven C.A, tiene como objetivo diagnosticar el cumplimiento
de las normativas que amparan el régimen de retenciones de IVA en Venezuela, por
parte de los contribuyentes especiales y determinar la aceptación por parte de los
contribuyentes especiales en relación al régimen de retención IVA. La población
estuvo conformada por las empresas designadas como contribuyentes especiales por
el SENIAT y que se encuentran ubicadas en el estado Lara. La muestra de la
investigación, estuvo representada por (06) empresas escogidas de manera
intencional. Los instrumentos de recolección de datos que se emplean en la
investigación fueron la observación, la entrevista, la encuesta, el análisis documental,
análisis de contenido entre otros.
El autor concluyó que el porcentaje de la retención actual del IVA (75%) es muy
alto, y el mismo afecta considerablemente la salud financiera de la empresa
especialmente su flujo de caja, puesto que la misma se ve en la necesidad de
desembolsar parte de los recursos destinados a otras partidas para cumplir con sus
obligaciones como Contribuyente Especial. También se concluye que para la empresa
la gran cantidad de dinero que debe desembolsar, las trabas y procedimiento que
conforman la recuperación de los créditos fiscales, afecta notablemente su flujo de
caja, solvencia y rendimiento de la misma, teniendo inconveniente en el pago de sus
pasivos y la no realización de proyectos preestablecidos por la misma por falta de
efectivo.
Es necesario señalar, la importancia de los aportes presentados por los estudios
anteriormente considerados, ya que se logra consolidar las incidencias que tienen el
Impuesto al Valor Agregado y el cumplimiento de la retención el cual se encuentra en
vigencia a partir del mes de enero del 2003, en los Contribuyentes Especiales.
222666
Bases Teóricas
Uno de los componentes más importantes en una investigación, es el fundamento
de las Bases Teóricas, con la cual se pretende definir resumida y sistemáticamente
algunos conceptos y principios teóricos que giran en torno al tema de estudio.
Dada la naturaleza del estudio se considero pertinente iniciar el referencial teórico
que soporta el problema de investigación haciendo referencia al control interno. A
continuación se presenta la teoría en la que se baso la investigación:
Control Interno
Los procedimientos de comprobación y control interno varían en cada empresa,
sin embargo, debe enfocarse la acción de administrar en la aplicación de los
principios generales del Control Interno, los cuales han consistido en fijar
responsabilidades y delimitarlas en el proceso contable y las operaciones físicas,
deben ir separadas, establecer mecanismos de seguridad que razonablemente
permitan evidenciar que las operaciones y los registros contables son exactos,
distribución del trabajo equitativamente y establecer los manuales de procedimientos
para fomentar la eficiencia, evaluar las actuaciones del personal y promover la
rotación en post de la seguridad y la innovación en procesos y procedimientos
razonablemente estudiados. Dadas estas premisas se ha investigado los conceptos más
utilizados y aplicados a través de los últimos años, los cuales se enuncian a
continuación:
La Federación de Colegios de Contadores Públicos de Venezuela en su
publicación Técnica Nº 2 define:
222777
El control interno comprende el plan de organización, todos los métodos coordinados y las medidas adoptadas en el negocio, para proteger sus activos, verificar la exactitud y confiabilidad de sus datos contables, promover la eficiencia en las operaciones y estimular la adhesión a las prácticas ordenadas por la gerencia.
Por otra parte el Instituto Mexicano de Contadores públicos, lo define como:
El control interno comprende el plan de organización y todos los métodos y procedimientos que en forma coordinada se adoptan en un negocio, para salvaguardar sus activos, verificar la exactitud y confiabilidad en su información financiera, promover la eficiencia operacional y provocar la adhesión a las políticas precisadas por la administración.
Otra definición de trascendencia es la expuesta por el Instituto Americano de
Contadores Públicos en la cual establece que:
El control interno comprende el plan de la organización y todos los métodos y medidas de coordinación adoptadas para proteger los activos como son: verificar la exactitud y veracidad de los datos contables, fomentar la eficiencia en las operaciones y alentar el apego a las políticas de administración prescritas en una empresa.
De estas definiciones se desprende entonces que, el control interno comprende el
plan de la organización y todos los métodos y procedimientos que en forma
coordinada se adopten en una empresa para salvaguardar y proteger sus activos contra
fraudes y usos ineficientes, promover, verificar la exactitud y veracidad de los datos
contables, orientados al cumplimiento de los objetivos de la entidad. En síntesis, el
control interno esta formado por todas las medidas que se toman para suministrar a la
Gerencia de la empresa la seguridad de que los objetivos de la organización están
siendo alcanzados de manera eficiente, confiable y cumpliendo las normas
establecidas por la organización.
En está investigación se utilizó el concepto expresado por la Federación de
Colegios de Contadores Públicos de Venezuela, y cabe destacar que a través del
control interno se previene, se detecta y se corrige, permitiendo evaluar el
222888
cumplimiento de las políticas establecidas en una organización y llevadas a cabo con
el recurso humano con el que se cuente.
Según la Ley Orgánica de la Administración Financiera para el sector público
(2004) el control interno tiene por objeto:
…asegurar el acatamiento de las normas legales, salvaguardar los recursos y bienes que integran el patrimonio público, asegurar la obtención de información administrativa, financiera, operativa, útil confiable y oportuna para la toma de decisiones, promover la eficiencia de las operaciones y lograr el cumplimiento de los planes, programas y presupuestos, en concordancia con las políticas prescritas y con los objetivos y metas propuestas, así como garantizar razonablemente la rendición de cuentas.
Según el Comité Interinstitucional de Control Interno de las Universidades Públicas,
tiene como objetivo fundamental:
Establecer las acciones, las políticas, los métodos, procedimientos y mecanismos de prevención, control, evaluación y de mejoramiento continuo de la entidad pública, que le permitan la autoprotección necesaria para garantizar una función administrativa transparente, eficiente, cumplimiento de la constitución, leyes y normas que la regulan y una alta contribución al cumplimiento de la finalidad social del Estado.
Se puede resumir que los objetivos de un control interno efectivo son:
a) Asegurar el cumplimiento de las políticas, normas, planes y objetivos.
b) Coordinar las funciones y procedimientos para promover la eficiencia.
c) Garantizar las informaciones.
d) Salvaguardar los activos previniendo errores y fraudes.
e) Prevenir y analizar las causas de las desviaciones.
f) Recomendar e implantar las medidas de corrección.
222999
Principios del Control Interno
Los principios de control interno constituyen los fundamentos específicos que,
basados en la eficiencia demostrada y su aplicación práctica en las actividades
financieras y administrativas, son reconocidos en la actualidad como esenciales para
el control de los recursos humanos, financieros y, materiales de las instituciones
públicas como privadas.
Según el Manual para el Ejercicio del Control Interno en el Senado de la
República de Colombia del año 2006, se puede decir que los principios que
fundamentan el sistema de control interno, se entienden como “los valores que
caracterizan y personifican la naturaleza individual de la entidad. Los principios
como valores compartidos, representan la forma de ser y actuar de la Corporación y
se constituyen en el núcleo virtuoso que cohesiona el cumplimiento de la misión
institucional”.
Para el establecimiento y ejecución del control interno se requiere considerar
algunos principios clásicos y de aceptación general, presentados por algunos
estudiosos de la materia. En Venezuela, dichos principios están consagrados en las
Normas Generales de Control Interno, Publicada en la Gaceta Oficial de la República
de Venezuela Nº 36.229 del 17-06-97 y que se resumen a continuación:
a) Legalidad: Garantizar que la función administrativa se desarrolle en un marco
legal, acatando normas, disciplinas, órdenes y directrices.
b) Eficacia: Consiste en que la Entidad actué y obtenga resultados consistentes con
sus funciones, sin distraerse en actividades que no tengan una relación directa con
éstas. Se debe velar porque todas las actividades estén dirigidas al logro de los
objetivos y al cabal cumplimiento de la misión.
333000
Se mide en todas las actividades y las tareas y en especial al concluir un proceso,
un proyecto o un programa. Permite determinar si los resultados obtenidos tienen
relación con los objetivos y con la satisfacción de las necesidades de la empresa.
c) Eficiencia: Es garantizar que todas las actividades de la entidad, produzcan los
mayores logros y que sus recursos den el máximo rendimiento y aprovechamiento.
Debe lograr el mayor y mejor desarrollo de sus metas y objetivos previstos, con la
menor cantidad posible de recursos (humanos, tecnológicos, físicos y financieros)
buscando la máxima productividad de los recursos de la organización. Su
cumplimiento garantiza la combinación y uso de los recursos en procura de la
generación de valor y la utilidad de los bienes de la entidad.
d) Economía: Se refiere a la austeridad y la mesura en los gastos e inversiones
necesarios para la obtención de los insumos requeridos en las condiciones de calidad,
cantidad y oportunidad requeridas para la satisfacción de las necesidades de la
organización.
Ordena vigilar que la asignación de los recursos sea la más adecuada, en función
de los objetivos y metas institucionales. Se operativiza en la medición racional de los
costos y en la vigilancia de la asignación de los recursos para garantizar su ejecución
en función de los objetivos, metas y propósitos de la entidad.
e) Celeridad: El control interno debe ser dinámico y ágil con el propósito de obtener
resultados óptimos y oportunos. Uno de los aspectos principales sujetos de control,
debe ser la capacidad de respuesta del personal de manera óptima y oportuna, en las
relaciones con áreas, usuarios, proveedores, funcionarios y entes de control.
333111
f) Responsabilidad: El personal debe responder con diligencia y cuidado por el
desarrollo de sus funciones y también por sus omisiones y actuaciones irresponsables
que comprometan los bienes de la empresa. Se materializa al reconocer la
incapacidad personal para cumplir los compromisos y en consecuencia, indemnizar a
quienes se vieran perjudicados por ello.
g) Moralidad: Indica que las operaciones deben ser realizadas acatando no solo las
normas constitucionales y legales, sino también los principios éticos y morales que
rigen la entidad y la sociedad. Se dirige a ejercer unas funciones pulcras y
transparentes, combatiendo la corrupción, la deshonestidad y el despilfarro de los
recursos.
Actividades o Procedimientos de Control Interno
El Control Interno es primordial en las empresas, por la seguridad que presta para
el buen desarrollo de las tareas diarias, y para la auditoria se convierte en algo
necesario, para decidir hacia donde deberá dirigirse los mayores esfuerzos.
Los procedimientos de control son aquellas políticas y lineamientos adicionales
establecidos por la máxima autoridad para proporcionar una seguridad razonable de
poder lograr los objetivos específicos de la entidad. Los procedimientos de control
incluyen diferentes objetivos, se aplican a diferentes niveles organizativos y de
procesamiento de datos.
Según Mantilla (2005), en la segunda generación del control interno se empleó el
término “procedimientos de control interno” para referirse a lo siguiente:
1. Segregación de funciones.
2. Ejecución de las transacciones.
3. Registro de las transacciones.
333222
4. Acceso a los bienes; y
5. Comprobación física de existencia.
Para Holmes (1997) los procedimientos de control interno varían en cada
compañía. Sin embargo, los procedimientos cardinales del control interno pueden
exponerse en la forma siguiente:
a) Responsabilidades delimitadas: Representa delimitar responsabilidades en la
ejecución de una actividad, en tal forma que exista supervisión posterior por parte de
un empleado o grupo de ellos. Debe fijarse la responsabilidad. Sino existe una
delimitación exacta de ésta, el control será ineficiente.
Aquí se debe garantizar que los procedimientos inherentes al control de las
operaciones económicas, así como la elaboración y aprobación de los documentos
pertinentes, permitan determinar en todos los casos, la responsabilidad primaria sobre
todas las anotaciones y operaciones llevadas a cabo. Se deben proveer las funciones
de cada área, así como las consecuentes responsabilidades de cada uno de los
integrantes de la misma, teniendo en cuenta que la autoridad es delegable, no siendo
así la responsabilidad.
b) Segregación de funciones: Esta señala que ninguna persona debe tener control
sobre una transacción desde el comienzo hasta el final. De manera ideal y
particularmente en las organizaciones grandes, complejas, ninguna persona debe ser
capaz de registrar, autorizar y conciliar una transacción. Ello, como mecanismo de
protección para esas mismas personas (ya se trate de empleados o de administradores)
y de la misma organización.
c) División del Trabajo: El procesamiento de cada transacción debe estar dividido.
En ningún caso una sola persona tendrá el control íntegro de una operación, para
333333
procesar cada tipo de transacción el control interno debe pasar por cuatro etapas
separadas, estas son: Autorizada, aprobada, ejecutada y registrada.
De modo tal, que garantice que los responsabilizados con la custodia de los
medios y la elaboración de los documentos primarios no tengan autoridad para
aprobar los mismos y que ambos no tengan la función o posibilidad de efectuar
anotaciones en los registros contables de esta forma el trabajo de una persona es
verificado por otra que trabaja independiente y que al mismo tiempo verifica la
operación realizada posibilitando la detección de errores.
d) Selección de personales idóneos, hábiles y capaces: Las operaciones deben ser
llevadas a cabo por personal apropiadamente entrenado y competente. Debe
escogerse y entrenarse cuidadosamente el personal, un entrenamiento cuidadoso da
por resultado un mejor rendimiento, costos reducidos y empleados más atentos y
activos.
e) Rotación de deberes y funciones: En lo posible, debe haber rotación entre los
empleados asignados a cada trabajo; debe imponerse la obligación de disfrutar
vacaciones entre las personas que ocupan un puesto de confianza. La rotación reduce
las oportunidades de cometer un fraude, indica la adaptabilidad de un empleado y
frecuentemente da como resultados nuevas ideas para la organización.
Ningún empleado debe tener a su cargo, durante un tiempo prolongado, las tareas
que presenten una mayor probabilidad de comisión de irregularidades. Los empleados
a cargo de dichas tareas deben, periódicamente, emplearse en otras funciones. Si bien
el Sistema de Control Interno debe operar en un ambiente de solidez ética, es
necesario adoptar ciertas protecciones para evitar hechos que puedan propiciar actos
reñidos con el código de conducta del organismo. En tal sentido, la rotación en el
desempeño de tareas claves para la seguridad y el control es un mecanismo de
333444
probada eficacia y muchas veces no utilizado por el equivocado concepto del
"hombre imprescindible".
f) Delimitación de autorizaciones generales y específicas: Establece la necesidad de
que las operaciones de la organización sean autorizadas por directivos facultados para
ello, contando antes con la aprobación de la administración.
g) Instrucciones por escrito: Las instrucciones de operación para cada puesto deben
estar siempre por escrito. Los manuales de procedimientos fomentan la eficiencia y
evitan los errores.
h) Control y uso de formularios prenumerados: Diseño y uso de los documentos y
registros apropiados para ayudar y asegurar el registro adecuado de las transacciones.
i) Evaluación de los sistemas computarizados: Los recursos de la tecnología de
información deben ser controlados con el objetivo de garantizar el cumplimiento de
los requisitos del sistema de información que la entidad necesita para el logro de su
misión. La información que necesitan las actividades de la entidad, es provista
mediante el uso de recursos de tecnología de información, los que abarcan: datos,
sistemas de aplicación, tecnología asociada, instalaciones y personal.
La administración de estos recursos debe llevarse a cabo mediante procesos de
tecnología de información agrupados naturalmente, a fin de proporcionar la
información necesaria que permita a cada trabajador cumplir con sus
responsabilidades y supervisar el cumplimiento de las políticas. A fin de asegurar el
cumplimiento de los requisitos del sistema de información, es preciso definir
actividades de control apropiadas, así como implementarlas, supervisarlas y
evaluarlas.
333555
La seguridad del sistema de información es la estructura de control para proteger
la integridad, confidencialidad y disponibilidad de datos y recursos de la tecnología
de información. Las actividades de control general de la tecnología de información se
aplican a todo el sistema de información, incluida la totalidad de sus componentes,
desde la arquitectura de procesamiento de grandes computadoras, mini computadoras
y redes, hasta la gestión de procesamiento por el usuario final. También abarcan las
medidas y procedimientos manuales que permiten garantizar la operación continua y
correcta del sistema de información.
j) Registros adecuados de toda la información: Constituye el paso esencial para la
integración de la información, siendo necesario disponer de un instructivo, así como
de políticas y criterios definidos. Las transacciones y los hechos que afectan a una
entidad deben registrarse inmediatamente y ser debidamente clasificados.
Las transacciones o hechos deben registrarse, en el momento de su
materialización o lo más inmediato posible, para garantizar su relevancia y utilidad.
Esto es válido para todo el proceso o ciclo de la transacción o hecho, desde su inicio
hasta su conclusión. Asimismo, deberán clasificarse adecuadamente para que, una vez
procesados, puedan ser presentados en informes y estados financieros con saldos
razonables, facilitando a directivos y gerentes la adopción de decisiones.
k) Documentación: La estructura de control interno y todas las transacciones y
hechos significativos, deben estar claramente documentados, y la documentación
debe estar disponible para su verificación. Toda entidad debe contar con la
documentación referente a su Sistema de Control Interno y a las cuestiones
pertinentes de las transacciones y hechos significativos.
La información sobre el Sistema de Control Interno puede figurar en su
formulación de políticas y, básicamente, en el referido manual, incluirá datos sobre
objetivos, estructura y procedimientos de control.
333666
El Control Interno Tributario
Para que la empresa se mantenga al día en el pago de los impuestos, y evite
sanciones por incumplimientos de sus obligaciones tributarias, es necesario que se
apliquen controles internos sujetos a evaluaciones constantes en el área tributaria, que
permitan una mayor confiabilidad en los procedimientos que se manejan a diario por
un personal determinado y sobre el cual recaen responsabilidades que se orientan al
cumplimiento de los objetivos organizacionales.
Para Rivero (2001), el control interno tributario son todas aquellas normas,
políticas, procedimientos y requisitos, encaminados a garantizar el cumplimiento del
ordenamiento legal que rige la materia tributaria, acatando los lineamientos
establecidos por el sujeto activo, en este caso el estado, a través de la Administración
Tributaria por medio del SENIAT, con el fin último de cumplir con ciertas
obligaciones de dar y hacer.
Se puede decir que el Control Interno Tributario es un conjunto de medidas
integradas representadas por la organización, políticas, normas, procedimientos y
tareas que tienen como propósito asegurar el cumplimiento de la obligación tributaria
y dentro de este propósito, prevenir y alertar acerca de las desviaciones en relación al
cumplimiento de está obligación.
Obligación Tributaria
Estudiar la Obligación Tributaria es investigar uno de los fenómenos jurídicos de
mayor trascendencia en los actuales momentos, ya que actualmente el tributo
constituye un fenómeno en el que intervienen factores económicos y sociales, además
333777
de su preponderancia política. Si hablamos desde el punto jurídico la Obligación
Tributaria no pasa a ser más que un deber u obligación, sólo que los factores
políticos, sociales y económicos le otorgan características especiales que determinan
su forma, interpretación y aplicación.
La obligación tributaria es un vínculo legal ya que encuentra su fundamento en el
mandato de la Ley, condicionado a su vez por la Constitución de la República
Bolivariana de Venezuela en su artículo 133 cuando señala el deber del ciudadano a
contribuir con las cargas públicas, pero la facultad del sujeta activo (Estado), a
exigirla, existe sólo cuando así la Ley lo imponga. Se trata de una Obligación legal, lo
que indica que estas obligaciones ocurren de la ley cuando se producen los hechos en
ella previsto, así lo reza el Código Orgánico Tributario (Octubre 2001) en su artículo
13:
La obligación tributaria surge entre el Estado, en las distintas expresiones del Poder Público, y los sujetos pasivos, en cuanto ocurra el presupuesto de hecho previsto en la Ley. La obligación tributaria constituye un vínculo de carácter personal, aunque su cumplimiento se asegure mediante garantía real o con privilegios especiales.
En virtud de lo antes planteado, se entenderá como obligación tributaria al vínculo
que se establece entre una persona, catalogada como sujeto pasivo, obligada al pago
de un tributo o al cumplimiento de un deber accesorio a otra persona que ejerce el
poder tributario (sujeto activo), siempre y cuando ocurra el presupuesto de hecho
previsto en la Ley.
Características de la Obligación Tributaria
Pérez (2003) resume las características de la Obligación Tributaria de la siguiente
forma:
a) Es un vínculo personal, Estado y sujeto pasivo.
b) Es una obligación de dar, dinero y cosas.
333888
c) Su fuente es la Ley.
d) Nace al producirse el hecho imponible establecido en la Ley.
Elementos de la Obligación Tributaria
Los elementos básicos presentes en la Obligación Tributaria son:
a) Sujetos: Conformadas por las personas que intervienen en las relaciones
jurídicas que da lugar a la obligación tributaria, conceptualizados en el
Código Orgánico Tributario así:
1. Sujeto Activo, que es el ente público acreedor del tributo. (Art. 18
COT)
2. Sujeto Pasivo, el obligado al cumplimiento de las obligaciones
tributarias, sea en calidad de contribuyente o de responsable. (Art.
19 COT).
b) Hechos: Es el presupuesto establecido por la Ley para tipificar el tributo y
cuya realización origina el nacimiento de la obligación tributaria. (Artículo
36)
c) Base Imponible: es el parámetro constituido por una suma de dinero o por
un bien valorado, sobre la cual se mide el tributo.
Dentro del marco de las obligaciones tributarias se encuentran las estipuladas en la
Ley para el manejo de las retenciones de impuestos, en las cuales el sujeto pasivo se
identifica como aquella persona que se designa como agente de retención y por lo
cual esta sometido al cumplimiento de una serie de deberes legales.
333999
Retención y Agentes de Retención
La retención según Ramírez (2004), es la facultad que corresponda al tenedor
de una cosa ajena para conservar la posesión de la misma hasta el pago de lo debido
por razón de ella.
Así mismo, el diccionario de contabilidad y finanzas (1999) la defina como “la
parte que se reserve de un haber, renta o ganancia con el fin de garantizar el
cumplimiento de ciertas obligaciones...” (Pág. 241)
Basándose en esto, se puede decir que la retención es el pago anticipado a un
tercero quien se hará responsable por el cumplimiento de la obligación. Este
responsable es llamado agente de retención y el Código Orgánico Tributario (COT)
en su artículo 27, lo define como las personas designadas por la Ley o por la
Administración previa autorización legal, que por sus funciones públicas o por razón
de sus actividades privadas, intervengan en actos u operaciones en los cuales deban
efectuar la retención del tributo correspondiente.
Luego de haber efectuado la retención, el agente es el único responsable ante el
fisco por lo retenido; por esto se dice que el agente de retención es un valioso
colaborador de la Administración Tributaria en la recaudación anticipada de
impuestos (retenciones).
Tal y como lo afirma Bohórquez (2003), los agentes de retención son aquellos,
sujetos obligados a retener, vienen a ser responsables, pues ellos no realizan el hecho
imponible, pero son aquellas personas designadas por la ley o por la administración
tributaria por previa autorización legal, que por sus funciones públicas o por razón de
sus actividades privadas, intervendrán en actos u operaciones en las cuales deban
efectuar la retención del tributo correspondiente. Una vez efectuada ésta, el agente de
444000
retención se convierte en el único responsable ante la administración tributaria del
tributo retenido.
Por lo tanto, los agentes de retención tienen la obligación de descontar el impuesto
una vez que realizan un pago gravable, así como la obligación de enterar al Fisco el
impuesto retenido en las oficinas establecidas por la administración tributaria para los
contribuyentes especiales en el plazo establecido, está es una forma muy cómoda que
ha creado el Fisco para recibir ingresos sin la necesidad de recurrir en gastos por parte
del Estado.
Retenciones del Impuesto al Valor Agregado
Para el año 2.002 la Administración Tributaria amplía la aplicación del mecanismo
de retenciones, designando como Agentes de Retención del Impuesto al Valor
Agregado a los Entes Públicos y a los Contribuyentes Especiales mediante
Providencias Administrativas Nº 1.454 y 1.455, respectivamente, publicadas en la
Gaceta Oficial 37.585 de fecha 05/12/2002. A partir de esa fecha, estos
contribuyentes al comprar bienes muebles o recibir servicios fungirían como Agentes
de Retención de IVA facturado por el proveedor.
El grupo de contribuyentes catalogados como Especiales esta conformado por un
grupo de empresarios que aportan al fisco un porcentaje significativo de la
recaudación mensual por concepto de Impuesto al Valor Agregado, por lo cual el
SENIAT ejerce un mayor control fiscal sobre ellos. Este tipo de contribuyentes surge
a partir del año 1.995 mediante Decreto Nº 863 y la Resolución Nº 33 donde el
SENIAT califica a un grupo de sujetos pasivos que aportan ingresos tributarios
significativos como Contribuyentes Especiales. Este mismo año se creó como unidad
piloto en el ámbito nacional la División de Contribuyentes Especiales, implantándose
el Sistema Venezolano de Información Tributaria (SIVIT), con le fin de disminuir la
evasión fiscal, la morosidad y aumentar la recaudación tributaria mediante el
444111
seguimiento del cumplimiento de los deberes formales y materiales de este tipo de
contribuyentes.
En el año 2.005, las providencias administrativas Nº 1.454 y 1.455, mencionadas
en los párrafos precedentes, fueron sustituidas por las Providencias Administrativas
Nº 0055 y 0056, respectivamente, publicadas en la Gaceta Oficial 38.136 de fecha
28/02/2005.
La providencia Administrativa Nº SNAT/2005/0056 tiene algunas reformas en
comparación a la providencia Administrativa Nº SNAT/2002/1.455, entre algunas se
pueden señalar las siguientes:
a) La inclusión en calidad de agentes de retención al Banco Central de
Venezuela (BCV) y a los compradores o adquirentes de metales o piedras
preciosas, cuyo objeto principal sea, la comercialización, compra venta y
distribución de metales de piedras preciosas. (Artículo 2)
b) Se incluyen otras exclusiones. (Artículo 3)
c) Se explica en más detalle los casos en que debe retenerse el cien por ciento
(100%) del impuesto causado. (Artículo 5)
d) Explica en detalle la Recuperación de Retenciones Acumuladas. (Artículo 9)
La implementación de está nueva normativa en Venezuela exigió y exige aún la
optimización de la gestión tributaria para las empresas calificada como Agentes de
Retención del IVA para cumplir a cabalidad con las disposiciones previstas en la Ley.
El proceso de retenciones se inicia a partir de la designación del Contribuyente
especial como Agente de Retención de IVA, quien debe cumplir con la obligación de
emitir el comprobante de retención de IVA para su entrega a los Proveedores, por las
transacciones de compra de bienes muebles o cuando reciban servicios de
proveedores contribuyentes ordinarios del IVA, así como también llevar los registros
444222
contables del libro de compra bajo las especificaciones y modelos señalados en el
Portal Fiscal del SENIAT.
La designación de los Agentes de Retención en materia de Retenciones del IVA,
está establecida en el artículo 1 de la Providencia que la regula, cuando dice:
Se designan responsables del pago del impuesto al valor agregado, en calidad de agentes de retención, a los sujetos pasivos, distintos a las personas naturales, a los cuales el Servicio Nacional Integrado de Administración Aduanera y Tributaria (SENIAT) haya calificado como especiales.
Igualmente, el Contribuyente debe cumplir con el procedimiento para enterar el
impuesto retenido, a través de la opción IVA - Retención habilitada en el Portal Fiscal
del SENIAT.
El mecanismo que debe seguir todo agente de retención, establecido en el artículo
4 de dicha providencia: es chequear que la factura esté desglosado el IVA, para
proceder a realizar la retención del 75% del mismo. En caso de que el monto del IVA
no este discriminado en la factura, la factura no cumpla con las formalidades y
requisitos establecidos en las normas tributarias o el proveedor no se encuentre
inscrito en el Registro de Información Fiscal (RIF) la retención será del 100% del
impuesto causado. (Art. 5 Providencia 0056)
Contribuyentes Especiales
Se puede decir que el contribuyente es toda persona física o jurídica objeto de una
obligación tributaria. Al respecto, el artículo 22 del COT lo define como los sujetos
pasivos respecto a los cuales se verifica el hecho imponible. Ahora bien, existen
contribuyentes que debido a las actividades económicas que realizan obtienen un
elevado índice de ingreso, generando así un alto porcentaje a la recaudación del fisco
nacional. Es por esta razón, que surge el sistema de contribuyentes especiales como
444333
una estrategia de modernización del sistema tributario venezolano; cuyo objetivo es el
control y administración de aquellos contribuyentes, que a pesar de constituir un
numero reducido, aportan un alto porcentaje a la recaudación, así lo explica Meléndez
(2003).
La importancia que ha tenido la reforma de la Administración tributaria dentro del
proceso de modernización de la Administración Pública y el creciente número de
sujetos pasivos, permitió al SENIAT seleccionar un grupo de contribuyentes
calificados como "Especiales" con las características principales de ser un grupo
reducido de contribuyentes quienes aportan un índice relevante de tributos al Fisco
Nacional según Resolución No 32 de fecha de marzo de 1995.
Los Contribuyentes Especiales deben cumplir para ser calificados como tales, con
los siguientes requisitos:
a) Altos niveles de ingreso bruto.
b) Elevada percepción de impuesto dentro de los cuales se señalan: retención
del Impuesto Sobre la Renta e Impuesto al Valor Agregado.
c) Elevado pago de impuesto.
d) Representatividad de grupos o sectores.
Los criterios formados para calificar a los Contribuyentes Especiales en la Región
Centro Occidental fueron establecidos a través de la Resolución No 33 de fecha 24 de
abril de 1998, publicado en Gaceta Oficial No 32.682, los define como aquellos que
obtienen en el año inmediatamente anterior un total de ingresos anuales superiores al
equivalente de 30.000 unidades tributarias. Como consecuencia, se crea Unidad de
Administración Tributaria de Contribuyentes Especiales, la cual presta servicios de
control y supervisión de los mismos.
444444
Este tipo de contribuyentes aportan un alto porcentaje de recaudación. En virtud
de que el número de contribuyentes especiales es muy reducido, esto permite a la
administración tributaria atenderlos y administrarlos de una manera muy eficiente con
el objeto de que en el corto plazo se obtenga el control de una importante parte de la
recaudación.
Bases Legales
Las bases legales están compuestas por el conjunto de normas que regulan un
determinado impuesto. En este sentido se hará mención a: Constitución de la
República Bolivariana de Venezuela, Código Orgánico Tributario, Ley del Impuesto
al Valor Agregado y la Providencia Administrativa Nº SANT/2005/0056.
La Constitución de la República Bolivariana de Venezuela establece, en su
articulo 156 numeral 12, que es de competencia del Poder Público Nacional la
creación, organización, recaudación, administración y control de los impuesto sobre
la renta, sobre sucesiones, donaciones y demás ramos conexos, el capital, la
producción, el valor agregado, los hidrocarburos y minas, de los gravámenes a la
importación y exportación de bienes y servicios, los impuestos que recaigan sobre el
consumo de licores, alcoholes y demás especies alcohólicas, cigarrillos y demás
manufactureras del tabaco y los demás impuestos, tasas y rentas no atribuidas a los
estados y municipios por esta constitución y por la ley.
Con respecto al Sistema Tributario en Venezuela, la Constitución establece en su
articulo 316 que éste procurará la justa distribución de las cargas públicas según la
capacidad económica del o la contribuyente, atendiendo el principio de progresividad,
así como la protección de la economía nacional y la elevación del nivel de vida de la
población, y se sustentara para ello en un sistema eficiente para la recaudación de los
tributos; y el articulo 317 dice que "no podrá cobrarse impuesto, tasa, ni contribución
alguna que no estén establecidos en la ley, ni concederse exenciones ni los casos
444555
previstos por la ley que cree el tributo correspondiente. Ningún tributo debe tener
efecto confiscatorio...”
Por otro parte, el Código Orgánico Tributario, señala en su artículo 13 que:
La obligación tributaria surge entre el Estado, en las distintas expresiones del Poder Público, y los sujetos pasivos, en cuanto ocurra el presupuesto de hecho previsto en la ley. La Obligación Tributaria constituye un vínculo de carácter personal, aunque su cumplimiento se asegure mediante garantía real o privilegios especiales.
Por su parte, el artículo 23 COT indica que los contribuyentes están obligados al
pago de los tributos y al cumplimiento de los deberes formales impuestos por el
Código o por las normas tributarias. Además, el articulo 27 nos comenta, que son
responsable directos, en calidad de agente de retención o de percepción, las personas
designadas por la ley o por la administración previa autorización legal, que por sus
funciones públicas o por razón de actividades privadas. Intervengan en actos u
operaciones en los cuales deban efectuar la retención o percepción del tributo
correspondiente. Efectuada la retención o percepción, el agente es el único
responsable ante el fisco por el importe retenido o percibido. De no realizar la
retención o percepción, responderá solidariamente con el contribuyente.
Así mismo, es importante señalar que según el artículo 121 del COT la
administración tributaria tendrá facultades, atribuciones y funciones que establezca la
ley de la administración tributaria, demás leyes y reglamentos, en especial: recaudar
los tributos, interés, sanciones y otros accesorios. En la Ley que establece el IVA
(agosto 2002) establece en su artículo 11 que "La Administración Tributaria podrá
designar como responsable del pago del impuesto, en calidad de agentes de retención,
a los compradores o adquirientes de determinados bienes muebles y los receptores de
ciertos servicios..."
444666
Por otra parte, el articulo 51 de dicha ley establece que "La Administración
Tributaria llevara un registro actualizado de contribuyentes responsables del impuesto
conforme a los sistemas y métodos que estime adecuados..."
Con respecto a los registros contables, el artículo 56 establece lo siguiente:
Los contribuyentes deberán llevar los libros, registros y archivos adicionales que sean necesarios y abrir las cuentas especiales del caso para el control del cumplimiento de las disposiciones de esta ley y de sus normas reglamentarias. Los contribuyentes deberán conservar en forma ordenada, mientras no esté prescrita la obligación, tanto los libros, facturas y demás documentos contables, como los medios magnéticos, discos, cintas y similares u otros elementos que hayan utilizado para efectuar los asientos y registros correspondientes.
En especial, los contribuyentes deberán registrar contablemente todas sus
operaciones, incluyendo las que no fueren gravables con el impuesto establecido en
esta Ley, así como las nuevas facturas o documentos equivalentes y las notas de
crédito y débito que emiten o reciban, en los casos a que se contrae él articulo 58 de
esta ley. Las operaciones deberán registrarse en el mes calendario en que se
consideren perfeccionas, en tanto que las notas de débitos y créditos se registraran
según el caso, en el mes calendario en que se emitan o reciban los documentos que lo
motivan. Los contribuyentes deberán abrir cuentas especiales para registrar los
impuestos o débitos fiscales generados y cargados en las operaciones y trasladados en
las facturas, así como consignados en las facturas recibidas de los vendedores y
prestadores de servicio que sean susceptible de ser imputados como créditos fiscales.
De las Retenciones en General
El Código Orgánico Tributario publicado en Gaceta Oficial 37.305 del 17/10/01,
en su artículo 39 indica cinco formas de extinguir la obligación tributaria, entre las
444777
que menciona el pago, el cual debe ser efectuado por los contribuyentes en el lugar y
forma que indique la Ley.
El mismo COT en su artículo 42 indica que en los casos de retención en la fuente,
existe pago por parte del contribuyente. El artículo 27 del COT, establece la
responsabilidad directa de los agentes de retención designados por la Ley o por la
Administración, previa autorización legal, que por sus funciones públicas o por razón
de sus actividades privadas, intervengan en actos u operaciones en los cuales deban
efectuar la retención del tributo correspondiente,
Continúa diciendo el artículo 27 que “efectuada la retención o percepción, el
agente es el único responsable ante el fisco por el importe retenido o percibido. De no
realizar la retención o percepción, responderá solidariamente con el contribuyente.
El fundamento de esta responsabilidad tiene como única fuente la Ley y por ser
sujetos pasivos, los agentes de retención tienen el deber de dar cumplimiento a las
obligaciones que le hayan designado. Esta responsabilidad solidaria no esta
amparada por los beneficios previstos en materia civil para el responsable y se activa
en los presupuestos establecidos en la referida sección tercera del COT.
Al respecto debe señalarse que este tipo de responsabilidad es de difícil, y en
muchas ocasiones, de imposible determinación. Si por responsabilidad entendemos la
obligación legal o contractual, que nace para una persona como consecuencia del
incumplimiento de un tercero, se necesita que para que se active este tipo de
responsabilidad debe primero verificarse la existencia del incumplimiento de un
tercero.
Obviamente, el Agente de Retención está sometido a sanciones en caso de no
retener. No obstante, la responsabilidad solidaria no es una sanción, ella procede para
salvaguardar los intereses del fisco, quien hasta no determinar que ha sido lesionado
444888
en sus intereses, no tiene derecho a resarcir un daño que eventualmente no se ha
producido, y en caso de hacerlo, pudiera ingresar dos veces un mismo tributo, lo cual
resultaría ilegal.
Además, el agente de retención es responsable ante el contribuyente por las
retenciones efectuadas sin normas legales o reglamentarias que la autoricen. Si el
agente enteró a la administración tributaria lo retenido, el contribuyente podrá
solicitar a la misma el reintegro o la compensación correspondiente.
De las Retenciones del IVA
Por otra parte, los artículos de la Providencia Administrativa Nº SANT/2005/0056
relacionados con esta investigación son los siguientes:
Designación de los Agentes de Retención
Artículo 1: Se designan responsables del pago de impuesto al valor agregado, en
calidad de agente de retención, a los sujetos pasivos, distintos de las personas
naturales, a los cuales el Servicio nacional Integrado de Administración de Aduanera
y Tributaria (SENIAT) haya calificado como especiales. Los sujetos pasivos
fungirán como agente de retención del impuesto al valor agregado generado, cuando
compre bienes muebles o reciban servicios de proveedores que sean contribuyentes
ordinarios de este impuesto...
Porcentaje de Retención
Artículo 4: El monto a retenerse será el setenta y cinco por ciento (75%) del
impuesto causado. Cuando el monto del impuesto no este discriminado en la factura o
documento equivalente, o cuando esta no cumpla con los requisitos y formalidades
establecidos en las normas tributarias, la retención aplicable será el cien por ciento
444999
(100%) del impuesto causado. Cuando el proveedor no este inscrito en el Registro de
Información Fiscal (RIF) la retención aplicable será el cien por ciento (100%) del
impuesto causado...esto según el artículo 5 de la misma providencia.
Oportunidad para practicar las retenciones
Artículo 14: La retención del impuesto debe efectuarse cuando se realice el pago o
abono en cuenta. Parágrafo Único: Se entenderá por abono en cuenta las cantidades
que los compradores o adquirientes de bienes y servicios gravados acrediten en su
contabilidad o registros.
Oportunidad para el enteramiento
Artículo 15: El impuesto retenido debe enterarse por cuenta de terceros, en su
totalidad y sin deducciones, conforme a los siguientes criterios:
a) Las retenciones que sean practicadas entre los días 1° y 15 de cada mes,
ambos inclusive, deben enterarse dentro de los primeros cinco días hábiles
siguientes a la ultima de las fechas mencionadas, conforme a lo previsto en
el parágrafo único de este artículo.
b) Las retenciones que sean practicadas entre los días 16 y último de cada mes,
ambos inclusive, deben enterarse dentro de los primeros cinco (5) días
hábiles del mes inmediato siguiente, a lo previsto en el parágrafo único de
este articulo.
Procedimiento para enterar el impuesto retenido
Artículo 16: A los fines de proceder al enteramiento del impuesto retenido, se
seguirá el siguiente procedimiento:
555000
a) El agente de retención, de no haberlo efectuado antes de la entrada en
vigencia de la presente Providencia, deberá por una sola vez, inscribirse en
el Portal http://www.seniat.gov.ve conforme a las especificaciones
establecidas por el Servicio Nacional Integrado de Administración Aduanera
y Tributaria (SENIAT), a través de su Página Web, a los fines de la
asignación de la correspondiente clave de acceso.
b) El agente de retención deberá presentar a través del Portal
http://www.seniat.gov.ve una declaración informativa de las compras y de
las retenciones practicadas durante el período correspondiente, siguiendo las
especificaciones técnicas establecidas en el referido Portal. Igualmente
estará obligado a presentar la declaración informativa en los casos en que no
se hubieren efectuado operaciones sujetas a retención.
c) Presentada la declaración en la forma indicada en el numeral anterior, el
agente de retención podrá optar entre efectuar el enteramiento
electrónicamente, a través de la pagina Web del Banco Industrial de
Venezuela, o imprimir la planilla generada por el sistema denominada
“Planilla de pago para enterar retenciones de IVA efectuadas por agentes de
retención 99035” la cual será utilizada a los efectos de enterar las cantidades
retenidas.
d) El agente de retención solo podrá enterar los montos correspondientes a
dicha retención mediante la planilla denominada “Planilla de pago para
enterar retenciones de IVA efectuadas por agentes de retención 99035”,
emitida a través del portal. 5. En los casos en que el enteramiento no se
efectúe electrónicamente, el agente de retención procederá a pagar el monto
correspondiente en efectivo, cheque de gerencia o transferencia de fondos
en las taquillas de contribuyentes especiales que le corresponda o en
cualquiera de las taquillas del Banco Industrial de Venezuela.
555111
Emisión del Comprobante de Retención
Artículo 18: Los agentes de retención están obligados a entregar a los proveedores
un Comprobante de cada retención de impuesto que les practiquen. El comprobante
debe emitirse y entregarse al proveedor a más tardar dentro de los primeros tres (3)
días continuos del período de imposición siguiente, conteniendo la siguiente
información:
a) Numeración consecutiva: La numeración deberá contener catorce (14)
caracteres con el siguiente formato: AAAAMMSSSSSSSS, donde AAAA,
serán los cuatro (4) dígitos del año, MM serán los dos (2) dígitos del mes y
SSSSSSSS, serán los ocho (8) dígitos del secuencial en cual deberá reiniciarse
en los casos de que superen dicha cantidad.
b) Identificación o razón social y número de Registro de Información Fiscal
(RIF) del agente de retención.
c) Nombres y apellidos o razón social y número del Registro de Información
Fiscal (RIF) y domicilio fiscal del impresor, cuando los comprobantes no sean
impresos por el propio agente de retención.
d) Fecha de emisión y entrega del comprobante.
e) Nombres y apellidos o razón social y número del Registro de Información
(RIF) del proveedor.
f) Número de control de la factura, número de la factura e impuesto retenido.
El comprobante podrá emitirse por medios electrónicos o físicos, debiendo, en este
último caso emitirse por duplicado. El comprobante debe registrarse por el agente de
retención y por el proveedor en los Libros de Compras y de Ventas, respectivamente,
en el mismo período de imposición que corresponda a su emisión o entrega, según
corresponda.
555222
Sanciones por Incumplimiento
Artículo 23: El incumplimiento de los deberes previstos en esta Providencia será
sancionado conforme a lo dispuesto en el Código Orgánico Tributario. En los casos
en que el agente de retención no entregue el comprobante de retención exigido
conforme al artículo 18 de esta Providencia, o lo entregue con retardo, resultará
aplicable la sanción prevista en el artículo 107 del Código Orgánico Tributario. Dicha
sanción será aplicable igualmente a los proveedores que impidan o limiten el
cumplimiento de los deberes por parte de los agentes de retención.
Las sanciones, constituyen todas aquellas penalizaciones previstas en la ley por
violación, trasgresión de la norma tributaria, o por delitos o faltas contempladas en la
misma. Estas permiten asegurar el orden jurídico normativo, castigado mediante
sanciones o penalidades a quienes infringen las disposiciones contenidas en las leyes.
Es importante señalar, que las sanciones que consagra el Código Orgánico
Tributario (C.O.T.) son impuestas por la administración, excepto las sanciones
relativas a penas restrictivas de libertad e inhabilidad por el ejercicio de la profesión,
solo pueden ser aplicadas por los órganos judiciales de acuerdo con lo establecido en
la ley.
Con relación al tipo de sanciones que pueden ser aplicadas de conformidad con el
Código Orgánico Tributario (2001), podemos mencionar las siguientes: prisión,
multa, decomiso o destrucción de los efectos materiales objeto de ilícitos o utilizados
para cometerlo, clausura temporal del establecimiento, inhabilitación del ejercicio de
la profesión, suspensión o revocación del registro y autorización de industria y
expendios de especies gravadas y fiscales.
555333
Tomando como base las sanciones previstas en el Código Orgánico Tributario, el
incumplimiento de la normativa que regula las retenciones del IVA efectuada por los
contribuyentes especiales puede acarrear las siguientes consecuencias:
a) Por no retener (Art. 112 COT): Quien omita el pago de anticipos a cuenta de
la obligación tributaria principal o no efectúe la retención o percepción, será
sancionado; …por no retener o no percibir los fondos, con el cien por ciento al
trescientos por ciento (100% al 300%) del tributo no retenido o no percibido.
b) Por retención incompleta (Art. 112 COT): Por retener o percibir menos de lo
que corresponde, con el cincuenta por ciento al ciento cincuenta por ciento
(50% al 150%) de lo no retenido o lo no percibido.
c) Por no enterar el impuesto retenido (Art. 118 COT): ..será penado con prisión
de 2 a 4 años.
d) Por enterar con retardo (Art. 113 COT): Multa equivalente al 50% de los
tributos retenidos por cada mes de retraso en su enteramiento, hasta un
máximo del 500% del monto de dichas cantidades, sin perjuicio de la
aplicación de los intereses moratorios y las penas corporales, mencionadas en
el artículo 118 COT.
e) Por incumplimiento de otros deberes y cuando el proveedor descuente el
impuesto retenido fuera del plazo (Art. 107 COT): ..con multa de 10 a 50
unidades tributarias (U.T.)
Es importante que el interesado en el tema conozca las sanciones establecidas en
la Ley sobre la materia que regula las retenciones del IVA, para que así evite en lo
posible el incurrir en los hechos que acarrean tales sanciones.
555444
Definición de Términos Básicos
Código Orgánico Tributario: Es una pieza del sistema jurídico que establece las
reglas que sirven de normas fundamentales aplicables a los tributos nacionales y las
reglas jurídicas derivadas de ellos.
Comprobante de Retención: Comprobante que están obligados a emitir los agentes
de retención a los contribuyentes, por cada retención de impuesto que le practican, en
la cual se indica, entre otros, el monto de lo pagado o abonado en cuenta y la cantidad
retenida.
Control Fiscal: Conjunto de mecanismos legales, técnicos y administrativos que
utiliza el Estado para evitar la evasión y la prescripción de los tributos.
Contribuyentes: Son los sujetos pasivos sobre quienes recae la obligación de
abonar un impuesto conforme ala ley que lo reglamenta.
Fisco: Es la hacienda nacional o el tesoro público es sinónimo de estado o
autoridad publica.
Hecho Imponible: Es el elemento generador de la obligación tributaria, y además
permite clasificar objetivamente los tributos que integran el sistema tributario.
Leyes: Normas escritas, generales y permanentes dictadas por el parlamento.
Obligación Tributaria: Es aquella obligación que surge entre el estado que es el
sujeto activo y los contribuyentes o responsables que son el sujeto pasivo, en cuanto
ocurra el presupuesto de hecho previsto en la ley.
555555
Registro de Información Fiscal: Es el registro en el cual deberán inscribirse las
personas naturales o jurídicas, comunidades y las entidades o agrupaciones sin
personalidad jurídica susceptibles, en razón de sus bienes o actividades de ser sujeto
pasivo de obligaciones tributarias.
Retención: Es el proceso de deducir el pago de un salario o de un jornal, de una
cantidad especificada por la ley o por su reglamento que representa los impuestos
estimados nacionales, estatales del individuo, que el patrón debe retener y enterar a
las autoridades.
555666
Sistema de Variables
Es la representación del conjunto del procedimiento que describen las diferentes
actividades que el investigador realiza, para tomar las impresiones y medir la variable
en estudio. La operacionalización de la variable se presenta en el Cuadro Nº 1.
Aquí se tiene, que la variable del estudio propuesto esta definida conceptualmente
como control interno en materia de retenciones del Impuesto al Valor Agregado, lo
cual consiste en una serie de acciones u operaciones que se realizan de conformidad
con lo establecido en ciertas normas, principios, reglas y leyes, como un objeto
común para apoyar las actividades de la organización.
Por lo demás, estos incluyen ciertas estabilidades sin menos cabo de la flexibilidad
y elasticidad, a fin de lograr la adaptación a las exigencias que requieran nuevas
situaciones y circunstancias como medios para alcanzar los objetivos de la
organización.
Igualmente, la variable fue definida operacionalmente, ya que se disgrego la
variable en dos (02) dimensiones tales como: control interno y obligaciones
tributarias en materia de retenciones del Impuesto al Valor Agregado.
555777
CCCUUUAAADDDRRROOO 111
OOOPPPEEERRRAAACCCIIIOOONNNAAALLLIIIZZZAAACCCIIIÓÓÓNNN DDDEEE LLLAAA VVVAAARRRIIIAAABBBLLLEEE
Variable Dimensión Indicadores Sub-Indicadores Ítems
Legalidad 1 - 2
Eficacia 3
Principios Eficiencia 4
Economía 5
Responsabilidades 6
Control Responsabilidades delimitadas 7
Interno Segregación de funciones 8
División del trabajo 9
Procedimientos Selección de personal 10
Instrucciones por escrito 11
Evaluación de los sistemas computarizados 12
Registros adecuado de toda la información 13
Rotación de deberes y funciones 14
Conocimiento sobre la temática 15 - 16
Existencia de un Manual de Procedimientos 17
Obligaciones
Conocimiento
sobre Retenciones
del I.V.A. Inducción al Personal 18
Tributarias Verificación requisitos de facturación 19
de Cumplimiento Oportunidad para practicar la retención 20
Retenciones de Deberes Oportunidad para el enteramiento 21
del I.V.A. Formales Emisión y entrega de Comprobantes 22-23-24-25-26 El C
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Registro de retenciones efectuadas por los
clientes 27-28-29
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555888
CAPITULO III
MARCO METODOLOGICO
El marco metodológico de esta investigación comprende la descripción detallada
del procedimiento de realización de este estudio, en el cual se refiere el diseño
utilizado, el universo y la muestra, las técnicas de recolección de datos y el análisis de
los mismos.
Naturaleza de la Investigación:
Para el cumplimiento de los objetivos trazados en la presente investigación, será
necesario concebir un plan concreto y práctico para responder a las interrogantes que
se desprenden del planteamiento de la problemática planteada para el desarrollo de la
investigación.
Las características de la presente investigación la ubican dentro la modalidad de
estudio de campo de tipo descriptivo, con diseño transversal de evolución de grupo.
Es un estudio de campo porque se analizan variables con el propósito de
describirlas a través de la obtención de datos en forma directa de la realidad, es decir,
la investigación se fundamenta en datos originales o primarios, aunque
complementados por fuentes secundarias.
Para Sabino (2002), esté tipo de investigación trata de “describir algunas
características fundamentales de conjuntos homogéneos de fenómenos”…”utilizan
criterios sistemáticos que permiten poner de manifiesto la estructura o el
comportamiento de los fenómenos de estudio, proporcionando de ese modo
información sistemática y comparable con la otra fuente”.
555999
A estos efectos la presente investigación presenta un diseño de campo, a partir
del hecho de que los datos se recogen directamente de la realidad sin manipulación
alguna, lo que permitirá analizar la naturaleza y los factores relacionados con el
problema en el propio ámbito donde se desarrollan los acontecimientos. Al respecto,
Hurtado (1998) expresa que éste: “Es aquel que describe el evento, obteniendo datos
de fuentes directas, en su ámbito natural, y sin modificación en el contexto habitual
al cual pertenecen, pretendiendo captar una visión fotográfica de la situación de
estudio”. (p 220).
Cabe destacar, que la presente investigación se encuentra enmarcada bajo un nivel
descriptivo, ya que como su palabra lo dice, se describen los elementos que
conforman el objeto de estudio para posteriormente obtener información acerca del
estado actual de una situación dada en una realidad observada. Para Hernández
(2000) “Los estudios descriptivos buscan especificar las propiedades importantes de
personas, grupos, comunidades o cualquier otro fenómeno que sea sometido a
análisis” (Pág. 60).
Este tipo de investigación, por lo general dan la oportunidad de poner en
manifiesto los conocimientos teóricos y metodológicos enmarcados en el contexto de
los objetivos a desarrollar, dando paso a la elaboración de temas de estudio que
puedan servir de base a investigaciones futuras.
Es transversal de grupo porque se pretende analizar cambios a través de un
semestre; así pues, el análisis tiene como objetivo evaluar la gestión del Control
Interno en materia de Retenciones IVA de PRECA, S.A. y de sus 15 sucursales
ubicadas en el territorio Nacional; para el cumplimiento del mismo sea ha enmarcado
la presente investigación dentro de la naturaleza no experimental, debido a que no
habrá manipulación alguna de la variable en estudio. Según Hernández (2000), un
estudio no experimental: “Es aquel que se realiza sin manipular deliberadamente la
variable”. (p. 184).
666000
En este mismo orden de ideas, la investigación se presenta desde un eje
transeccional o transversal, lo cual se evidencia a partir de la necesidad de indagar
sobre una situación en particular en un momento dado sin la posibilidad de manipular
la variable que interviene. Hernández (2000), define la investigación transeccional o
transversal como aquella donde se “recolectan datos en un solo momento en un
tiempo único. Su propósito es describir variables y analizar su incidencia en
interrelación en un momento dado” (p. 186).
Universo de estudio
La población o universo, definible como el conjunto de todas las unidades de
análisis, puede ser finita o infinita, según tenga o no un número determinado de
individuos. Se puede considerar infinito al conjunto de todos los individuos posibles
según su combinación genética. La población también puede ser real o potencial
(Sabino, 2.002).
En el caso particular de la presente investigación, la población o universo de
estudio está representada por el personal adscrito al área administrativa de las 15
sucursales que conforman la empresa PRECA S.A.
Población
La población constituye el objeto de la investigación, debido a que de ella se
extraerá la información necesaria para su respectivo análisis. En tal sentido,
Hernández (2.000) señala que la población es el conjunto de todas las cosas que
concuerdan con una serie determinada de características. La población es el universo
o conjunto para el cual serán válidas las conclusiones que se obtengan. La población
debe ser accesible en términos de tiempo, distancia, costos, recursos o cualquier otro
666111
indicador. Es necesario conocer las características específicas de la población que se
está estudiando, puesto que ésta obedece a los propósitos de la investigación.
Tamayo (2000) la define como: “La totalidad de fenómenos a estudiar donde las
unidades de población poseen una característica común, la cual se estudia y da origen
a los datos de la investigación”. (Pág. 114).
Ahora bien, en este caso, la población objeto de estudio para la investigación es de
tipo finita y está representada por el personal adscrito al área administrativa de las 15
sucursales que conforman la empresa PRECA S.A.
La población objeto de estudio, está conformado por 21 sujetos adscritos a las
distintas sedes que conforman la empresa PRECA S.A.:
a) Nivel Central.
Un (1) Jefe de Tributos.
Un (1) Analista Tributario.
Cuatro (4) Analistas de Cuentas por Pagar.
b) Nivel Operativo.
Quince (15) Asistentes Administrativos.
A efectos de esta investigación y dada la naturaleza de la misma, se tomo la
totalidad de los sujetos de estudio por ser una población manejable a fin de obtener
resultados más confiables.
Muestra
Una muestra es un subgrupo de la población o universo de estudio, que lo
representa y con el cual se pueden generalizar los resultados obtenidos. Al respecto,
Balestrini (1.998) expone que:
666222
La muestra estadística es una parte de la población, o sea, un número de individuos u objetos seleccionados científicamente, cada uno de los cuales es un elemento del universo. La muestra es obtenida con el fin de investigar, a partir del conocimiento de sus características particulares, las propiedades de una población. (p.141).
En el caso del presente trabajo de investigación, se considera innecesario
delimitar la misma, debido a que el universo en estudio, constituye una población
finita ya que esta conformada por todo el personal que labora o tiene que ver de
manera directa las retenciones del Impuesto al Valor Agregado dentro de la empresa
PRECA S.A.
Lo anterior conlleva, a que la muestra sea directamente proporcional a la
población a la cual se le va a realizar el estudio, por lo que consideré innecesario
tomar una muestra ya que con el tamaño de la población no habrá error estándar.
Proceso de Investigación
Búsqueda y consulta de fuentes secundarias
Este procedimiento consistió en 2 fases:
Fase I:
a) Consulta y localización de materiales bibliográficos y estadísticos.
b) Lectura exploratoria de la bibliografía: consistió en el reconocimiento de
materiales impresos de bibliotecas, archivos, hemerotecas, consultas en
Internet, consultas a especialistas y orientaciones.
666333
En este aspecto se consideró la revisión y evaluación de la fuente utilizable, la
cual derivó en un registro preliminar de datos, a partir de la elaboración de formatos
contentivos de información textual y de libre creación del investigador,
conjuntamente con los datos de la fuente consultada.
Fase II. Lectura Evaluativa de las Referencias
Consistió en establecer un recorrido riguroso por los aportes teóricos generados
por diferentes autores, acerca de Control Interno e Impuestos como los tópicos mas
destacados de revisión.
Instrumentos y Técnicas para la Recolección de la Información
Para lograr la correcta realización del estudio, uno de los principales aspectos a
tener presente es la de contar con las técnicas adecuadas que permitan dar a conocer
de manera exacta los objetivos o fenómenos a estudiar.
Cabe decir que según Tamayo (2000) “Las técnicas de recolección de datos
comprenden procedimientos y actividades que le permitan al investigador observar y
recoger datos mediante su propia indagación” (Pág. 155).
Para la recolección se utilizaran las siguientes técnicas:
La Observación Directa
De acuerdo a lo expresado por Sabino (2000), es el método mediante el cual se
dirige a la fuente primaria de información y se ocupan de percibir todo el ambiente y
los procesos concernientes al problema, al fin de tener una visión clara del entorno
del problema y de las fallas existentes y percibir las posibles soluciones que pueden
666444
tener en el mismo punto; el instrumento utilizado en esta técnica será la hoja de
registro. (Ver Anexo A)
La observación será de tipo participante ya que el investigador interactúa con los
sujetos observados y permitirá aportar a la investigación a través de la de medición no
obstructiva aspectos inherentes al comportamiento de los sujetos. Los métodos no
obstructivos simplemente registran algo que fue estimulado por otros factores ajenos
al instrumento de medición. (Balestrini, 1998).
La observación simple no controlada se realizará con el propósito de explorar los
hechos o fenómenos de estudio que permitan precisar la investigación. A la vez se
constituirá como observación sistemática pues se realizará de acuerdo con un plan de
observación preciso, en el que se han establecido las relaciones entre la variable
estudiada y sus dimensiones, objetivos y procedimientos de observación.
La observación directa y el análisis documental va orientado a la revisión de
facturas, comprobantes, registros y declaraciones de retenciones IVA, realizadas por
las personas involucradas en el manejo de las mismas en la sede central de la empresa
PRECA S.A., empleando como instrumento para el análisis una guía de observación,
que permitirá diagnosticar la situación presentada en la empresa para su evaluación.
Cuestionario
El instrumento de recolección de información (Cuestionario), el cual es definido
según Hernández y Otros (1999) como un conjunto de preguntas y respuestas a una o
más variables a medir. Dicho instrumento se elaborará con base en la definición de
categorías de variables y determinación de sus indicadores según la
operacionalización que se resumirá en un cuadro demostrativo. Las preguntas
pretenden abarcar aspectos generales y específicos a nivel cuantitativo que
666555
permitieron indicar el nivel de medición de cada ítem y, por ende, el de las variables
de estudio.
El cuestionario es un conjunto de interrogantes, que se diseñan con el fin de
generar datos que tienen como propósito lograr los objetivos del trabajo de
investigación. Es de gran importancia debido a que es un medio de comunicación
escrito entre el encuestado y el encuestador, que contempla preguntas escritas que
tienen que ver con procedimientos llevados a cabo en el departamento encuestado,
los registros, personas que intervienen, leyes y normas que lo regulan.
Se aplico un cuestionario de preguntas cerradas dicotómicas (Sí/No), al personal
encargado de manejar de manera directa las retenciones del Impuesto al Valor
Agregado, estos son: el Jefe de Impuestos, el Analista Tributario, los Analistas de
Cuentas por Pagar y los Asistentes Administrativos. Estas fueron estructuradas con
preguntas cerradas. (Ver Anexo B)
La formulación de los ítems se efectúo considerando los procedimientos
establecidos en la Providencia Administrativa Nº SANT/2005/0056, que regula las
Retenciones IVA para el caso de los Contribuyentes Especiales, expresados en una
forma directa, sencilla y resumida, cuidando el uso y las expresiones de vocablos
desconocidos.
Validación por Juicio de Expertos
Para la validación del contenido del instrumento usado para recolectar la
información y así poder evaluar el control interno tributario en materia de retenciones
IVA de la empresa PRECA, S.A., se solicitó la colaboración de una persona del
Departamento de Auditoria de la empresa PRECA S.A. y de un profesional
relacionado con Metodología de la Investigación, quienes convalidaron el contenido
del cuestionario aplicado. La opinión de los expertos permitió saber que los ítems
666666
KKK SSSttt222 ––– pppiiiqqquuuiii KKK111 SSS+++222
plasmados en el cuestionario, estaban debidamente estructurados y redactados,
además de validar su pertinencia y coherencia.
Confiabilidad
La confiabilidad, definida ésta por Chávez (2000) como el grado de congruencia
con que se realiza la medición de una variable, estuvo enmarcada en la aplicación del
coeficiente Kuder Richarson (k20) empleada por instrumentos dicotómicos:
r =
Para determinar dicha confiabilidad del instrumento se realizará una prueba
piloto a un grupo de 10 sujetos con características similares a la población en estudio.
Técnicas y Análisis de la Información
Una vez recolectados los datos e información necesaria para la investigación
mediante las técnicas e instrumentos empleados, se dará inicio al procesamiento de
los datos, según Sabino (2000), se define como:
El conjunto de acciones dirigidas a la revisión detallada y sistemática de
todos los datos obtenidos en función de la calidad y del grado de confianza
que merece de manera tal que se pueda alcanzar una síntesis de valor, así
como poner en orden a todo su conjunto en forma coherente para que
posteriormente sean abordados con mayor claridad en función de los
objetivos planteados en el estudio. (Pág. 101).
∑∑∑
666777
Con fundamento a ello, una vez que se logre la búsqueda de la información, los
resultados obtenidos se agruparon y procesaron mediante la aplicación de programas
estadísticos que permitirán cuantificar cada una de las variables objeto de estudio,
presentándose en cuadros y gráficos, distribuidas por frecuencias que serán
expresadas en porcentajes y promedios totales, de acuerdo a la importancia de los
ítems planteados en los instrumentos, garantizando la objetividad de las respuestas
como base para los resultados.
Para el análisis de los datos se considerará en primer término la información
implícita en la Providencia Administrativa Nº SANT/2005/0056 y la suministrada por
el personal de PRECA S. A., en las distintas sedes que la conforman.
Para obtener información del personal, se aplicó el cuestionario de control interno
al Jefe de Impuesto, al Analista Tributario, a los Analistas de Cuentas por Pagar
(Nivel Central), como al personal operativo (Nivel Operativo); por considerar que son
los que realizan la ejecución en el ámbito operativo de las normas y procedimientos
emitidas por el nivel central, puesto que son los encargados de las retenciones de IVA
en las áreas de cobranzas y Cuentas por Pagar con clientes y proveedores directos,
respectivamente.
Una vez cuantificada la información, se procederá un análisis cuantitativo y
generar elementos cualitativos, lo que permitirá interpretar en forma clara y precisa
los resultados, para una mejor comprensión de los mismos por parte del lector.
666888
CCCAAAPPPIIITTTUUULLLOOO IIIVVV
AAANNNAAALLLIIISSSIIISSS EEE IIINNNTTTEEERRRPPPRRREEETTTAAACCCIIIOOONNN DDDEEE LLLOOOSSS RRREEESSSUUULLLTTTAAADDDOOOSSS
En este capitulo se presenta el análisis e interpretación de los resultados
obtenidos luego de la aplicación de los instrumentos planteados en esta investigación
dirigidos al personal de PRECA, S.A., que son la Observación Directa y el
cuestionario de control interno, compuesto de treinta (30) preguntas cerradas, la cual
se aplicó al total de la muestra seleccionada.
Para emprender el análisis de la información, que posteriormente permitirá
concluir sobre la Evaluación del Control Interno Tributario aplicados, en Materia de
Retenciones de Impuesto al Valor Agregado en la empresa PRECA S.A., es necesario
establecer el orden en que los mismos serán presentados.
En primer lugar se realiza una descripción de los procedimientos de Control
Interno Tributario en materia de Retenciones, que el nivel Central prevé, llevados a
cabo por el personal de PRECA para el manejo de las Retenciones del Impuesto al
Valor Agregado. En tal sentido, se refleja un diagnóstico de los resultados de los
mencionados instrumentos. Con ello se alcanza el primer objetivo específico de esta
investigación.
En segundo lugar, se detectará si en la empresa PRECA S.A. se aplican los
principios y procedimientos fundamentales del Control Interno. También se
analizarán los procedimientos de control interno tributario que presenta la empresa
PRECA S.A., en cuanto al cumplimiento de las obligaciones tributarias en materia de
Retenciones del Impuesto al Valor Agregado, con ello se alcanzará el segundo y
tercer objetivo específico de la investigación.
666999
Dicho análisis se realiza mediante la interpretación de los resultados obtenidos a
través de la tabulación de los mismos en un cuadro de frecuencias para cada una de
las dimensiones del Control Interno en Materias de Retenciones del Impuesto al
Valor Agregado, según se muestra en el cuestionario diseñado, cada uno de los cuales
muestra sus respectivos porcentajes.
Luego se presentan gráficos de barras, que permiten visualizar más claramente las
respuestas obtenidas en cada ítem por cada uno de los sujetos que forman parte de la
muestra de estudio.
Diagnóstico de los Procedimientos de Control Interno Tributario aplicados,
en Materia de Retenciones del Impuesto al Valor Agregado, en la empresa
PRECA S.A.
De acuerdo con la información obtenida mediante los instrumentos aplicados al
nivel central, se obtuvieron los elementos que permitieron describir funcionalmente
las operaciones de la empresa en Materia de Retenciones del Impuesto al Valor
Agregado.
La empresa PRECA S.A. tiene su domicilio fiscal en la ciudad de Barquisimeto,
sus declaraciones de impuesto son presentadas por la central una vez concentrada
toda la información de las operaciones registradas por las quince sucursales que la
conforman, ubicadas a nivel nacional.
Las compras diariamente son registradas en cada una de las sucursales por los
Asistentes Administrativos, los cuales son responsables del registro de la información
a nivel operativo en el sistema computarizado. Esta información viaja en línea a la
central. En la central, la información es revisada y autorizada por los Analistas de
Cuentas por Pagar.
777000
Luego, el Analista Tributario es el encargado de emitir mediante la utilización del
sistema computarizado, todos los comprobantes de Retención del Impuesto al Valor
Agregado quincenalmente. Cabe destacar que la opción, a nivel de sistemas, para
imprimir dichos comprobantes está sólo disponible a nivel central, para el
departamento de tributos, según se pudo verificar mediante la observación directa.
Estos comprobantes son entregados a los proveedores mediante varias
modalidades: son retirados por representantes del proveedor en la sede central, son
enviados por MRW a la dirección fiscal del proveedor o son enviados vía correo
electrónico luego de ser escaneados. Quincenalmente, el Analista Tributario prepara
el archivo TXT con toda la información de las Compras registradas para luego emitir
mediante la utilización del portal de SENIAT ( www.seniat.gov.ve ) la declaración de
Retenciones del Impuesto al Valor Agregado.
Con respecto al manejo de las Retenciones del Impuesto al Valor Agregado
efectuadas por los clientes a la empresa, son los Asistentes Administrativos de cada
una de las sucursales, los encargados de la recepción, registros y posterior envío de
los mismos a la central mensualmente.
Estos comprobantes son sellados y firmados por el Asistente Administrativo, con
su respectiva fecha, como constancia de la recepción del mismo y registrado en el
mismo período recibido. Esto pudo ser verificado mediante la observación directa de
los comprobantes archivados en la central.
Luego el Analista Tributario debe cotejar los mismos con el Anexo al Libro de
Ventas, emitido a nivel central. Debe verificar la veracidad de los datos contenidos en
el comprobante, al igual que el debido registro de los mismos.
Estos son los pasos o procedimientos de control interno tributario en materia de
Retenciones del Impuesto al Valor Agregado, aplicados en la empresa PRECA S.A.
777111
Análisis de la Información para Evaluar el Control Interno Tributario
aplicados, en Materia de Retenciones del Impuesto al Valor Agregado, en la
empresa PRECA S.A.
Cuadro 2. Distribución de frecuencia y porcentaje de la Evaluación del
Control Interno Tributario aplicados, en Materia de Retenciones del Impuesto al
Valor Agregado, en la empresa PRECA S.A. en cuanto a la dimensión del
Control Interno con respecto a los Principios.
SI NO Ítems No. N/A
F. % F. %
1. ¿Considera Usted que la empresa Preca, S.A., realiza sus funciones administrativas dentro del marco legal?
Nivel Central 6 29% 0 0%
Nivel Operativo 15 71% 0 0%
2. ¿La empresa Preca, S.A. paga sus impuestos?
Nivel Central 6 29% 0 0%
Nivel Operativo 15 71% 0 0%
3. ¿Considera que las actividades realizadas por Usted., están dirigidos a alcanzar los objetivos de la empresa Preca, S.A?
Nivel Central 6 29% 0 0%
Nivel Operativo 15 71% 0 0%
4. ¿Las actividades realizadas por Usted en la empresa Preca, S.A, producen los mejores rendimientos?
Nivel Central 6 29% 0 0%
Nivel Operativo 15 71% 0 0%
5. ¿Usted utiliza los recursos de trabajo de la empresa Preca, S.A. de manera racional?
Nivel Central 6 29% 0 0%
Nivel Operativo 15 71% 0 0%
6. ¿Cumplen los empleados a cabalidad los compromisos contraídos con la empresa Preca, S.A.?
Nivel Central 5 24% 1 4%
Nivel Operativo 13 62% 2 10%
Fuente: Cuestionario Aplicado
777222
En la sub - dimensión principios del control interno, en los ítems Nº 1 y 2
referentes a la legalidad, se observa como ambos niveles (Central 29%, operativo
71%) presentan una tendencia similar en cuanto a que todos los trabajadores
entrevistados están de acuerdo en asegurar que la empresa PRECA S.A. realiza sus
funciones administrativas dentro del marco legal y cumple con pagar los impuestos.
Lo que garantiza que la función administrativa se desarrolla dentro del marco legal,
acatando normas, disciplinas, órdenes y directrices.
En cuanto al ítems Nº 3, 4 y 5 referidos a la eficacia, eficiencia y economía en
la utilización de los recursos de la empresa por los trabajadores, el personal
entrevistado (100%) considera que desempeñan sus funciones dirigidos a alcanzar los
objetivos y al cabal cumplimiento de la misión de la empresa, de manera que sus
actividades produzcan los mayores logros y que los recursos utilizados den el
máximo rendimiento, garantizando resultados lucrativos desde el punto de vista
económico.
Teniendo en cuenta lo mencionado por las Normas Generales de Control Interno
de Venezuela (1.997) en cuanto a estos principios, es importante que en la empresa se
apliquen debido a que van a permitir determinar si los resultados obtenidos tienen
relación con los objetivos y con la satisfacción de las necesidades de la empresa; van
a garantizar la combinación y uso de los recursos buscando la máxima productividad
de la organización; y van a vigilar que la asignación de los recursos sea la más
adecuada, en función de los objetivos y metas institucionales
El ítem Nº 6, que hace mención a la responsabilidad de los trabajadores de la
empresa, un 86% de los entrevistados manifiestan que cumplen con la mayor
diligencia y cuidado sus compromisos contraídos con la empresa, evitando
actuaciones irresponsables. Pero un 14% considera que los trabajadores no están
desarrollando sus funciones con la debida responsabilidad, lo cual no logra los
mejores resultados tanto a nivel personal y profesional como para la organización.
777333
Cabe decir, que al reconocer la incapacidad personal para cumplir los compromisos,
indemnizar a quienes se vieran perjudicados por ello.
Según los resultados de la Sub – Dimensión Principios del Control Interno, se
puede decir que la mayoría de los empleados entrevistados estan de acuerdo que, en
la empresa PRECA S.A. se aplican los principios fundamentales del Control Interno,
los que constituyen fundamentos específicos que, basados en la eficiencia demostrada
y su aplicación práctica en las actividades financieras y administrativas, son
esenciales para el control de los recursos humanos, financieros y, materiales de las
instituciones tanto públicas como privadas.
Esto es importante para la empresa, ya que según el Manual para el Ejercicio del
Control Interno en el Senado de la República de Colombia del año 2006, los
principios que fundamentan el sistema de control interno, son los valores que
caracterizan y personifican la naturaleza individual de la entidad; y los mismos
representan la forma de ser y actuar de la empresa orientados al cumplimiento de la
misión.
0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
70%
80%
Si No Si No Si No Si No Si No Si No
Item 1 Item 2 Item 3 Item 4 Item 5 Item 6
Sub - Dimensión Principios de Control Interno
Nivel Central Nivel Operativo
Grafico 1. Sub – Dimensión Principios de Control Interno.
777444
Cuadro 3. Distribución de frecuencia y porcentaje de la Evaluación del
Control Interno Tributario aplicados, en Materia de Retenciones del Impuesto al
Valor Agregado, en la empresa PRECA S.A. en cuanto a la dimensión del
Control Interno con respecto a los Procedimientos.
Si No Items No. N/AF. % F. %
7. ¿Cree Usted que en la empresa Preca, S.A están delimitadas las responsabilidades? Nivel Central 5 23% 1 5% Nivel Operativo 14 67% 1 5% 8. ¿Las funciones de cada empleado, están bien distribuidas en la empresa Preca, S.A.? Nivel Central 3 15% 3 14% Nivel Operativo 11 52% 4 19% 9. ¿Sabe Usted si algún empleado es responsable del procesamiento de una transacción completa? Nivel Central 3 15% 3 14% Nivel Operativo 11 52% 4 19% 10. ¿Cree Usted qué el personal está bien calificado para los cargos que ocupan dentro de la empresa? Nivel Central 0 0% 6 29% Nivel Operativo 4 19% 11 52% 11. ¿Tiene conocimiento Usted si existen manuales de Normas y Procedimientos dentro de la empresa? Nivel Central 4 19% 2 10% Nivel Operativo 8 38% 7 33% 12. ¿Sabe Usted si dentro de la empresa se evaluación los sistemas computarizados?
Nivel Central 5 24% 1 5% Nivel Operativo 15 71% 0 0% 13. ¿Considera Usted que en la empresa se registra adecuadamente toda la información? Nivel Central 6 29% 0 0% Nivel Operativo 15 71% 0 0% 14. ¿Considera que en la empresa se da la rotación en el desempeño de tareas claves? Nivel Central 0 0% 6 29% Nivel Operativo 0 0% 15 71% Fuente: Cuestionario Aplicado
777555
En el ítem No. 7 de la sub - dimensión Procedimientos del Control Interno se
busca determinar si en la empresa la responsabilidad esta delimitada. Un 90% del
personal encuestado opina que si están delimitadas las responsabilidades, pero un
10% lo niega. Este último resultado indica que sino existe una delimitación exacta de
las responsabilidades en la empresa, el control será ineficiente.
Según Holmes (1997), se debe garantizar que los procedimientos inherentes al
control de las operaciones económicas, así como la elaboración y aprobación de los
documentos pertinentes, permitan determinar en todos los casos, la responsabilidad
primaria sobre todas las anotaciones y operaciones llevadas a cabo. Se deben proveer
las funciones de cada área, así como las consecuentes responsabilidades de cada uno
de los integrantes de la misma, teniendo en cuenta que la autoridad es delegable, no
siendo así la responsabilidad.
En cuanto a los ítems No. 8 y 9 de la sub - dimensión Procedimientos del Control
Interno referidos a la segregación de funciones y a la división del trabajo. Se observa
que la mayoría de los trabajadores encuestados (67%) en los dos (2) niveles
respondieron estar de acuerdo en que en la empresa se dan ambos procedimientos. Lo
que disminuye las oportunidades para cualquier persona de estar en posibilidades de
cometer tanto irregularidades, como ocultar errores u obligaciones en el curso normal
de sus funciones.
En cuanto a la segregación de funciones, Mantilla (2005) indica quede manera
ideal en las organizaciones grandes, complejas, ninguna persona debe ser capaz de
registrar, autorizar y conciliar una transacción. Ello, como mecanismo de protección
para esas mismas personas (ya se trate de empleados o de administradores) y de la
misma organización.
Con respecto a la división del trabajo, Holmes (1997) menciona que el
procesamiento de cada transacción debe estar dividido. En ningún caso una sola
777666
persona tendrá el control íntegro de una operación, para procesar cada tipo de
transacción el control interno debe pasar por cuatro etapas separadas, estas son:
Autorizada, aprobada, ejecutada y registrada.
Sin embargo, resulta conveniente destacar el hecho de que los porcentajes de
respuesta de los trabajadores que opinan no estar de acuerdo con las interrogantes
planteadas en estos ítems es bajo (33%), con respecto a los que si están de acuerdo.
La empresa debe fijar su atención en estos aspectos a fin de aumentar el grado de
protección de sus activos, asignando a diferentes personas las responsabilidades de
autorizar las transacciones, registrarlas y custodiar los activos.
De modo tal, que garantice que a los responsabilizados con la custodia de los
medios y la elaboración de los documentos primarios no tengan autoridad para
aprobar los mismos y que ambos no tengan la función o posibilidad de efectuar
anotaciones en los registros contables de esta forma el trabajo de una persona es
verificado por otra que trabaja independiente y que al mismo tiempo verifica la
operación realizada posibilitando la detección de errores.
Por otra parte, en el ítem No. 10, ambos niveles manifestaron estar en desacuerdo
en un 81% con la manera en que se selecciona el personal, lo que conlleva a pensar
que la empresa debe seleccionar el personal idóneo, hábil y capaz para cada puesto de
trabajo, teniendo en cuenta un perfil. Esto podría traer como consecuencia que los
trabajadores pudieran no estar desarrollando al máximo sus capacidades y
habilidades. Cabe señalar que hay un mínimo porcentaje que si cree que en la
empresa hay personal bien calificado.
Las operaciones deben ser llevadas a cabo por personal apropiadamente entrenado
y competente según indica Holmes (1997). También sugiere el mismo, que debe
escogerse y entrenarse cuidadosamente el personal, ya que un entrenamiento
777777
cuidadoso da por resultado un mejor rendimiento, costos reducidos y empleados más
atentos y activos.
En el ítem No. 11 hay un 57 % del personal en ambos niveles que tienen
conocimiento de la existencia de Manuales de Procedimientos en la empresa, pero
hay un 43%, porcentaje bastante considerable, que no. Esta situación es preocupante,
debido a que los elementos fundamentales y la razón de ser de una institución se
sustentan siempre en los manuales de normas y procedimientos a seguir y si el
personal lo desconoce existe el riesgo de fallas en el funcionamiento de la institución.
Al respecto, Holmes (1997) indica que las instrucciones de operación para cada
puesto deben estar siempre por escrito, debido a que los manuales de procedimientos
fomentan la eficiencia y evitan los errores.
Por otro lado, en el ítem No. 12, ambos niveles manifestaron estar de acuerdo en
un 95% en que la empresa evalúa los sistemas computarizados, lo cual es de suma
importancia. Siempre se debe evaluar los dispositivos de seguridad sobre el acceso y
registro adecuado de la información, autorización para acceso a los programas de
cómputo y los archivos de datos, a fin de proporcionar la información necesaria que
permita a cada trabajador cumplir con sus responsabilidades y supervisar el
cumplimiento de las políticas.
El ítem No. 13 referente al registro adecuado de la información todo el personal
entrevistado esta de acuerdo con la interrogante planteada, esto constituye el paso
esencial para la integración de la información. Las transacciones y los hechos que
afectan a una entidad deben registrarse inmediatamente y ser debidamente
clasificados para garantizar que la información es veraz, confiable y oportuna.
En el ítem No. 14, todo el personal entrevistado considera que en la empresa no se
da la rotación deberes y funciones. Este aspecto reviste gran preocupación, ya que
777888
según Holmes (1997), la rotación reduce las oportunidades de cometer un fraude,
ningún empleado debe tener a su cargo, durante un tiempo prolongado, las tareas que
presenten una mayor probabilidad de comisión de irregularidades. Los empleados a
cargo de dichas tareas deben, periódicamente, emplearse en otras funciones.
En tal sentido, la rotación en el desempeño de tareas claves para la seguridad y el
control es un mecanismo de probada eficacia y muchas veces no utilizado por el
equivocado concepto del "hombre imprescindible".
En los últimos tiempos ha resultado de gran importancia e interés el tema de
aplicar y evaluar los procedimientos de control interno dentro de las organizaciones,
por la seguridad que presta para el buen desarrollo de las tareas diarias, y para la
auditoria se convierte en algo necesario, para decidir hacia donde deberá dirigirse los
mayores esfuerzos. Según el análisis de esta sub - dimensión se puede decir que en la
empresa PRECA S.A. se aplican los procedimientos mínimos de control interno, aún
cuando algunos presentan debilidades.
0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
70%
80%
Si No Si No Si No Si No Si No Si No Si No Si No
Item 7 Item 8 Item 9 Item 10 Item 11 Item 12 Item 13 Item 14
Sub - Dimensión Procedimientos de Control Interno
Nivel Central Nivel Operativo
Grafico 2. Sub - Dimensión Procedimientos de Control Interno.
777999
Cuadro 4. Distribución de frecuencia y porcentaje de la Evaluación del
Control Interno Tributario aplicados, en Materia de retenciones del Impuesto al
Valor Agregado, en la empresa PRECA S.A. en cuanto a la dimensión
obligaciones tributarias sobre el Conocimiento sobre la materia.
Si No Items No. N/AF. % F. %
15. ¿Considera Usted que tiene conocimientos sobre la temática de las Retenciones IVA? Nivel Central 5 24% 1 5% Nivel Operativo 15 71% 0 0% 16. ¿Posee usted un ejemplar de la Providencia Administrativa que regula las Retenciones de IVA? Nivel Central 2 10% 4 19% Nivel Operativo 11 52% 4 19% 17. ¿Existe dentro de la empresa un manual en materia de Retenciones de IVA? Nivel Central 0 0% 6 29% Nivel Operativo 0 0% 15 71% 18. ¿Le ha proporcionado la empresa inducción para la aplicación de los procedimientos a seguir en materia de Retenciones de IVA? Nivel Central 2 10% 4 19% Nivel Operativo 11 52% 4 19% Fuente: Cuestionario Aplicado
En el ítem No. 15 la mayoría de los entrevistados respondieron tener
conocimientos sobre el tema de Retenciones IVA, lo que manifiesta que la mayor
parte del personal esta capacitado para llevar a cabo las funciones y cumplir con los
deberes formales establecidos en la Ley. Pero hay un 5% a del nivel central que
respondió que no tiene conocimiento, esta situación debe ser analizada, debido a que
si el personal que maneja de manera directa las Retenciones del Impuesto, desconoce
el tema, podría traer como consecuencia el incumplimiento de la Ley.
En cuanto a los ítems No. 16 y Nº 18, un 62% de los entrevistados afirmó poseer
un ejemplar de la Providencia Administrativa que regula las Retenciones IVA y que
la empresa les ha proporcionado inducción sobre el procedimiento a seguir.
888000
En cuanto, a los que afirmaron no poseer un ejemplar de la providencia ni haber
recibido inducción, los porcentajes de respuesta estuvieron divididos a partes iguales
en un 19% entre los dos niveles, esto indica que un 38% no disponen de esta
herramienta tan fundamental para la aplicación de los procedimientos que le
competen en el tema de Retenciones IVA, ni han recibido la inducción debida
referente a la materia. Esta situación fue ratificada con los analistas de cuentas por
pagar, que están en la empresa desde la fecha de fusión.
Analizando las respuestas de los Ítems 15, 16 y 17 se aprecian, una clara
desviación de uno de los procedimientos fundamentales del control interno,
mencionado por Holmes (1997), referente a la selección de personal idóneo, hábil y
capaz, este menciona que las operaciones deben ser llevadas a cabo por personal
apropiadamente entrenado y competente.
Según Rodríguez (2.005), cuando se le brinda entrenamiento y capacitación del
personal, se estarán creando colaboradores sólidos a mediano y largo plazo y ese será
el mayor capital en la organización.
En cuanto al planteamiento del ítem No. 17 el 100% de los entrevistados
respondieron que no existe un manual de procedimientos en materia de Retenciones
IVA, reconociendo a nivel central (Jefe de Impuestos y Analista Tributario) que al
personal sólo se le han girado instrucciones sencillas vía correo electrónico o vía
telefónica.
Los procedimientos de control internos según Holmes (1997), establecen que las
instrucciones deben ser dadas siempre por escrito debido a que los manuales de
procedimientos fomentan la eficiencia y evitan los errores futuros.
888111
0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
70%
80%
Si No Si No Si No Si No
Item 15 Item 16 Item 17 Item 18
Dimensión Obligaciones Tributarias Conocimiento sobre Retenciones IVA
Nivel Central Nivel Operativo
Grafico 3. Sub - Dimensión Conocimiento sobre Retenciones IVA
Cuadro 5. Distribución de frecuencia y porcentaje de la Evaluación del
Control Interno Tributario aplicados, en Materia de retenciones del Impuesto al
Valor Agregado, en la empresa PRECA S.A. en cuanto a la dimensión
obligaciones tributarias sobre el cumplimiento de los Deberes Formales.
Items No. N/A Si No
19 ¿Se verifica que la factura cumpla con los requisitos mínimos de facturación? F. % F. % F. %
Nivel Central 6 29% 0 0% Nivel Operativo 15 71% 0 0%
20 ¿Se realiza la retención al momento del registro de la factura?
Nivel Central 6 29% 0 0% Nivel Operativo 15 71% 0 0%
21 ¿Se enteran las retenciones realizadas a los proveedores quincenalmente?
Nivel Central 6 29% 0 0% Nivel Operativo 15 71% 0 0%
22 ¿Los comprobantes de retención son emitidos siguiendo un correlativo?
888222
Nivel Central 6 29% 0 0% Nivel Operativo 15 71% 0 0%
23 ¿El correlativo de comprobantes numéricos es establecido a nivel central?
Nivel Central 6 29% 0 0% Nivel Operativo 15 71% 0 0%
24
¿El comprobante de retención IVA es entregado al proveedor dentro de los tres días continuos al período de imposición siguiente?
Nivel Central 2 10% 4 19% Nivel Operativo 8 38% 7 33%
25 ¿Efectúan las sucursales el envió del duplicado de los Comprobantes de Retención entregados a Proveedores?
Nivel Central 6 29% 0 0% Nivel Operativo 15 71% 0 0%
26
¿El duplicado de los comprobantes de retención entregado a los proveedores son archivados en un archivo especial de retenciones?
Nivel Central 6 29% 0 0% Nivel Operativo 15 71% 0 0%
27 ¿Efectúan las sucursales el envió de los Comprobantes de Retención emitidos por los Clientes?
Nivel Central 4 19% 2 10% Nivel Operativo 15 71% 0 0%
28
¿Los comprobantes de retención emitidos por los clientes son verificados con los registros del Libro de Ventas de las sucursales?
Nivel Central 4 19% 2 10% 0 0% Nivel Operativo 15 71% 0 0%
29
¿Los comprobantes de retención emitidos por los clientes son firmados con fecha de recepción por quien los recibe?
Nivel Central 4 19% 2 10% 0 0% Nivel Operativo 15 71% 0 0%
30
¿Los comprobantes de retención emitidos por los clientes, de meses anteriores son registrados con la fecha de emisión del mismo?
Nivel Central 4 19% 2 10% 0 0% Nivel Operativo 15 71% 0 0% Fuente: Cuestionario Aplicado
Conforme a los resultados del Ítem No. 19, la totalidad de los encuestados
indicaron que las facturas de compras cumplen con los requisitos de facturación
establecidos en la Resolución Nº 320 que regula la impresión y emisión de facturas y
otros documentos.
888333
En cuanto al el ítem No. 20, el personal coincide en un 100% en que se realiza la
retención del Impuesto al Valor Agregado al momento del registro. Esto indica que la
empresa cumple con el artículo 14 de la Providencia Administrativa Nº 0056 que
regula las Retenciones del Impuesto al Valor Agregado, el cual menciona que “la
retención del impuesto debe efectuarse cuando se realice el pago o abono en cuenta,
lo que ocurra primero”. Se pudo constatar mediante la observación directa que en la
empresa ocurre primero el abono en cuenta.
Los resultados del Ítem Nº 21, muestran que se enteran las retenciones del
Impuesto al Valor Agregado realizadas a los proveedores quincenalmente, tal como
lo establece el artículo 15 de la Providencia Nº 0056, cuando menciona que:
Las retenciones que sean practicadas entre los días 1° y 15 de cada mes, ambos
inclusive, deben enterarse dentro de los primeros cinco días hábiles siguientes a la
ultima de las fechas mencionadas; y las practicadas entre los días 16 y último de cada
mes, ambos inclusive, deben enterarse dentro de los primeros cinco (5) días hábiles
del mes inmediato siguiente.
Las tendencias de respuesta en los Ítems 22 y 23, son similares entre todos los
sujetos encuestados. Ambos ítems hacen referencia a la emisión del comprobante de
Retención IVA, todos afirman que se emite a nivel central y que se sigue un
correlativo numérico. Esto pudo ser verificado mediante la Observación Directa con
el Analista Tributario.
Referente a esto la Providencia Nº 0056 en el Numeral a) del articulo 18,
establece que la numeración debe ser consecutiva y que deberá contener catorce (14)
caracteres con el siguiente formato: AAAAMMSSSSSSSS, donde AAAA, serán los
cuatro (4) dígitos del año, MM serán los dos (2) dígitos del mes y SSSSSSSS, serán
los ocho (8) dígitos del secuencial en cual deberá reiniciarse en los casos de que
superen dicha cantidad.
888444
De los resultados arrojados en el ítem No. 24, se evidencia que hay una disparidad
de criterios en el personal entrevistado, debido a que un 48% sostiene que se entregan
los comprobantes de retención del Impuesto al Valor Agregado al proveedor dentro
de los tres días continuos al período de imposición siguiente, y el resto (52%) admiten
que los comprobantes son entregados fuera del plazo.
Esta situación fue verificada mediante la observación directa, al chequear las
fechas de recepción de algunos comprobantes de retención entregados y archivados;
mediante la observación dicrecta se pudo conocer que en muchos casos los
comprobantes son retirados por los proveedores en el momento del pago, el cual
puede ser posterior a la fecha establecida en la Providencia para la entrega del
comprobante.
Los Ítems Nº 25 y 26, señalan en sus resultados que el 100% de los entrevistados
afirman que, los comprobantes de retención del Impuesto al Valor Agregado
entregados a los proveedores por las sucursales, son recibidos y archivados en la
central.
Se verificó mediante la observación directa, que en algunos casos, los
comprobantes son enviados a las sucursales desde la central, vía correo electrónico
para que ellos los entreguen al proveedor. También, que son enviados por correo
externo (MRW, ZOOM, entre otros) a la dirección fiscal del proveedor o por correo
electrónico luego de ser escaneados directamente al proveedor.
Se pudo constatar también que, el duplicado de los comprobantes de retención
luego de entregado a los proveedores, son archivados en un archivo especial de
retenciones que se lleva a nivel de la central.
888555
La Providencia Nº 0056 en el Parágrafo Segundo del Artículo 18, menciona que
“los comprobantes podrán ser entregados al proveedor en medios electrónicos,
cuando este así lo convenga con el agente de retención” y también que “los agentes
de retención y sus proveedores deberán conservar los comprobantes de retención o un
registro de los mismos, y exhibirlos a requerimiento de la Administración Tributaria.
Se evidencia que según la Ley existen varias vías para entregar los comprobantes.
En el ítem No. 27, el personal del nivel Operativo coincide que ellos envían los
comprobantes de Retención IVA de los clientes a la Central, pero el personal de
tributos considera que no se reciben el 100% de los comprobantes. Mediante la
observación directa se pudo constatar, que algunas sucursales no envían todos los
comprobantes, y que en algunos casos, envían fotocopias.
Esta situación puede traer como consecuencia es rechazo o desconocimiento por
parte de la Administración Tributaria de:
1. Las retenciones descontadas de la cuota tributaria, ya que el artículo 7 de la
Providencia Administrativa Nº 0056, establece que “Los proveedores descontarán el
impuesto retenido de la cuota tributaria determinada para el período en el cual se
practicó la retención, siempre que tengan el comprobante de retención emitido por el
agente conforme a lo dispuesto en el artículo 18 de esta Providencia”.
2. El rechazo de solicitudes de recuperaciones de retenciones acumuladas,
establecidas en el artículo Nº 9 de la Providencia. Aún cuando la misma solo
establece que “serán recuperables las cantidades que hayan sido debidamente
declaradas y enteradas por los agentes de retención y se reflejen en estado de cuenta
del contribuyente”, al momento de introducir los recaudos, son solicitadas en original
los comprobantes que acreditan tales retenciones.
Cabe citar que, una Sentencia dictada por el Tribunal Superior Quinto de lo
Contencioso Tributario de la Circunscripción Judicial del Área de Caracas, del 28 de
888666
noviembre de 2006, menciona que el comprobante de retención es el documento por
excelencia para demostrar la retención efectuada por el Agente de Retención, y que
este debe ser emitido en duplicado, conservando éste uno y el otro debe ser entregado
al proveedor.
El resultado del ítem No. 28 indica que el 100% de los sujetos entrevistados
aseguraron que los comprobantes de retención emitidos por los clientes, son
verificados con los registros del libro de ventas de las sucursales. Según la
observación directa se puedo evidenciar que en la central también son cotejados con
un Anexo al Libro de ventas, todos los comprobantes enviados por las sucursales.
El registro de los comprobantes en el libro de ventas, está establecido en el
artículo 18 de la Providencia anteriormente citada, cuando menciona que “el
comprobante debe registrarse por el agente de retención y por el proveedor en los
Libros de Compras y de Ventas, respectivamente, en el mismo período de imposición
que corresponda a su emisión o entrega, según corresponda”.
Los resultados de los Ítems Nº 29 y 30 todos aseguraron que los Comprobantes de
Retención emitidos por los Clientes, que son firmados con fecha de recepción por
quien los recibe, y que los comprobantes de meses anteriores son registrados con la
fecha de emisión del mismo.
Es importante, que los comprobantes sean firmados, sellados y fechados cuando
se reciben, debido a que esto dejará constancia ante la Administración Tributaria o
ante una auditoria externa o interna, que los mismos se descontaron de la cuota
tributaria en el momento de su recepción.
En cuanto a esto, el artículo 7 de la Providencia Administrativa Nº 0056, señala
que “Cuando el comprobante de retención sea entregado al proveedor con
posterioridad a la presentación de la declaración correspondiente al período en el cual
888777
se practicó la retención, el impuesto retenido podrá ser descontado de la cuota
tributaria determinada para el período en el cual se produjo la entrega del
comprobante”.
Según una consulta dirigida a la Gerencia General de Servicios Jurídicos –
División de Doctrina Tributaria de fecha 23 de agosto de 2006, en la cual se pregunta
a la Administración Tributaria si ¿los comprobantes de retención que se reciben y
correspondan a meses anteriores, se pueden registrar en el mes que se reciben al final
del libro de ventas? La gerencia respondió que pueden ser registrados en el Libro de
Ventas en el mes en que se reciben, y que éstos deben registrarse por orden de fecha
de emisión del comprobante, bien sea al final o al principio del registro en el
respectivo Libro.
El análisis de estos ítems indica que la empresa cumple con los deberes
formales establecidos en la Providencia Administrativa citada anteriormente, aunque
no en un 100%, ya que se dan casos particulares y puntuales los que se pudiera
incurrir en algún ilícito formal que acarree sanciones posteriores, por lo cual la
empresa debe corregir los procedimientos de control interno aplicados en materia de
retenciones del Impuesto al Valor Agregado.
El articulo 23 de la Providencia mencionada señala que “el incumplimiento de los
deberes previstos en esta Providencia será sancionado conforme a lo dispuesto en el
Código Orgánico Tributario”. También indica que “en los casos en que el agente de
retención no entregue el comprobante de retención exigido conforme al artículo 18 de
esta Providencia, o lo entregue con retardo, resultará aplicable la prevista en el
artículo 107 del Código Orgánico Tributario. Dicha sanción será aplicable igualmente
a los proveedores que impidan o limiten el cumplimiento de los deberes por parte de
los agentes de retención”.
888888
0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
70%
80%
90%
100%
Si
No Si
No Si
No Si
No Si
No Si
No Si
No Si
No
Item 19 Item 20 Item 21 Item 22 Item 23 Item 24 Item 25 Item 26
Dimensión Obligaciones TributariasCumplimiento Deberes Formales
Retenciones Proveedores
Nivel Central Nivel Operativo
Grafico 4. Sub. Dimensión Cumplimiento Deberes Formales – Retenciones
Proveedores.
0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
70%
80%
Si No N/A Si No N/A Si No N/A Si No N/A
Item 27 Item 28 Item 29 Item 30
Dimensión Obligaciones TributariasCumplimiento Deberes Formales
Retenciones Clientes
Nivel Central Nivel Operativo
Grafico 5. Sub. Dimensión Cumplimiento Deberes Formales – Retenciones
Clientes.
888999
CAPITULO V
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
Conclusiones
Las conclusiones del presente trabajo de investigación, resumen los resultados
obtenidos en cuanto a la Evaluación del Control Interno Tributario aplicado, en
Materia de Retenciones de IVA, en la empresa PRECA S.A.
A partir del diagnóstico realizado se determinó que la empresa PRECA S.A.,
existe un control interno tributario en materia de retenciones I.V.A. con algunas
deficiencias o debilidades, lo cual pudiera ocasionar incumplimiento de deberes
formales y materiales y como consecuencia acarrear sanciones y multas.
Con relación al segundo objetivo de esta investigación se determinó que la
empresa aplica los Principios y los Procedimientos de Control Interno fundamentales,
pero con algunas debilidades en cuanto a la práctica, las mismas son:
1. Algunos empleados pudieran no estar desarrollando sus funciones con la debida
responsabilidad y diligencia.
2. Pudiera no existir una delimitación exacta de las responsabilidades del personal, y
así el control será ineficiente.
3. Se evidencia carencia de una adecuada segregación de funciones, debido a que las
mismas personas involucradas en las actividades de registrar las facturas de
proveedores en algunos casos, son los encargados de realizar el pago de las mismas.
También se pudo observar que el personal de contabilidad es el encargado de registrar
las facturas de gastos corporativos y de efectuar sus pagos.
999000
4. Carencia de una adecuada selección del personal que está involucrado en los
procesos, lo que trae como consecuencia debilidad en los controles al no existir una
efectiva selección.
5. Falta de conocimiento por parte de todo el personal de la existencia de Manuales
de Normas y Procedimientos, que le permitan adoptar políticas, normas y
procedimientos que conlleven a el cumplimiento de la misión, objetivos y metas.
6. No existe rotación de deberes y funciones, lo cual aumenta la posibilidad de
cometer fraudes o irregularidades por parte de algún empleado.
En cuanto al análisis de los procedimientos de control interno tributario,
relacionados con el conocimiento y cumplimiento de los deberes formales en Materia
de Retenciones del Impuesto al Valor Agregado, a los cuales se refiere el tercer
objetivo; se obtuvo que aún cuando la empresa cumple cabalmente con el pago de las
retenciones IVA de acuerdo al calendario de Contribuyentes Especiales y cuenta con
un Departamento de Tributos especializados en el manejo de los impuestos, el
Control Interno Tributario, presenta algunas fallas que restan su efectividad, entre las
cuales están:
1. No todo el personal al que se le delegó la responsabilidad de las Retenciones IVA,
conoce ni posee un ejemplar de la Providencia Administrativa Nº SANT/2005/0056.
2. Se carece de un Manual de Procedimientos en Materia de Retenciones IVA que
facilite el desarrollo de las actividades realizadas por el personal operativo y que sirva
de orientación para el debido cumplimiento de la normativa incluida en la
Providencia Administrativa Nº SANT/2005/0056.
3. Tanto parte del personal operativo (sucursales) como a nivel central, no han
recibido inducción en cuanto al manejo de Retenciones IVA, contando solamente con
999111
comunicaciones internas vía correo electrónico de algunos pasos a seguir para
ejecutar el proceso.
4. La entrega de Comprobantes de Retención IVA en algunos casos no es de manera
oportuna, por estar fuera del plazo según lo establecido legalmente.
5. No todas las sucursales envían al nivel central, los Comprobantes de Retención
IVA que se le aplican a la empresa, es decir, él que se genera de las ventas Lo que
influye en que la información que soporta las Declaraciones IVA mensualmente no
sea suficiente y por ende pudiera acarrear posibles sanciones a la empresa a la hora de
un revisión por parte del SENIAT o que pudiera ser negada una solicitud de
Reintegro de Retenciones de IVA.
Recomendaciones
Tomando en cuenta las conclusiones a las cuales se llegó en el presente
trabajo de investigación, se procede a sugerir una serie de recomendaciones a la
empresa PRECA S.A., que pueden servir de herramientas o estrategias dirigidas a
optimizar el control interno tributario existente, lo cual se puede traducir en mayores
beneficios y resultados eficientes que contribuirán al cumplimiento de las metas y
objetivos organizacionales y al cumplimiento de los deberes formales establecidos en
la Ley:
• Analizar, revisar y mejorar la aplicación de los Principios y Procedimientos
fundamentales del Control Interno, porque esto le garantizará a la empresa un mejor
desarrollo de las tareas y funciones de los empleados dentro de la organización.
• Mejorar la selección del recurso humano requerido para el exitoso desarrollo de
las funciones y actividades llevadas a cabo en PRECA S.A., a través de estrategias
óptimas de reclutamiento y selección del personal como son: medición de
999222
habilidades, actitudes, aptitudes, competencias y conocimientos sólidos en el área
administrativa y tributaria.
• Desarrollar charlas o talleres periódicamente, donde se profundice acerca de la
Materia de Retenciones IVA, con el fin de tener un personal capacitado para
desempeñarse en las actividades del área tributaria, con firmeza. Esto permitirá que la
empresa cumpla a cabalidad sus obligaciones y deberes formales con el SENIAT. No
se debe limitar esta enseñanza a los conocimientos básicos que se imparten en el
curso de inducción.
• Elaborar e implementar un Manual de Normas y Procedimientos para el área
tributaria, para garantizar que las actividades se realicen en forma sistemática y
organizada, que permita promover la eficiencia operacional y fomentar la adherencia
a las políticas de la organización, y a la vez verificar la adecuación y confiabilidad de
la información fiscal.
• Realizar la evaluación del Control Interno Tributario trimestralmente de manera
que permita mantener monitoreadas todas las operaciones, que permita determinar
oportunamente las debilidades y aportar correcciones, para garantizar el máximo
apego a lo establecido en las disposiciones legales, con el fin de dar cumplimiento y
confianza razonable a la Gerencia de PRECA S.A.
999333
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999888
AAANNNEEEXXXOOOSSS
999999
AAANNNEEEXXXOOO AAA
GGGUUUIIIAAA DDDEEE OOOBBBSSSEEERRRVVVAAACCCIIIOOONNN
DDDIIIRRREEECCCTTTAAA
111000000
GUIA DE OBSERVACIÓN
NNNooommmbbbrrreee dddeee lllaaa sssuuucccuuurrrsssaaalll dddooonnndddeee ssseee rrreeeaaallliiizzzóóó lllaaa ooobbbssseeerrrvvvaaaccciiióóónnn::: ________________________________________________________________________
NNNooommmbbbrrreee dddeeelll iiinnnfffooorrrmmmaaannnttteee (((sssiii lllooo hhhaaayyy)))::: ________________________________________________________________________________________________________________________
FFFeeeccchhhaaa dddeee lllaaa ooobbbssseeerrrvvvaaaccciiióóónnn::: _________________________________________________________ TTTeeemmmaaa::: ____________________________________________________________
DATOS VERIFICADOS SSSIII NNNOOO
111... ¿¿¿CCCuuummmpppllleee lllaaa eeemmmppprrreeesssaaa PPPrrreeecccaaa SSS...AAA... cccooonnn lllaaa llleeegggiiissslllaaaccciiióóónnn vvviiigggeeennnttteee???
222... ¿¿¿CCCuuummmpppllleeennn lllooosss eeemmmpppllleeeaaadddooosss cccooonnn lllooosss cccooommmppprrrooommmiiisssooosss cccooonnntttrrraaaííídddooosss???
333... ¿¿¿CCCuuummmpppllleeennn cccooonnn lllooosss rrreeeqqquuuiiisssiiitttooosss dddeee fffaaaccctttuuurrraaaccciiióóónnn eeessstttaaabbbllleeeccciiidddooosss pppooorrr eeelll SSSeeennniiiaaattt???
444... ¿¿¿LLLaaasss fffaaaccctttuuurrraaasss eeessstttááánnn aaa nnnooommmbbbrrreee dddeee lllaaa eeemmmppprrreeesssaaa???
555... ¿¿¿SSSeee eeefffeeeccctttúúúaaa lllaaa RRReeettteeennnccciiióóónnn dddeee IIIVVVAAA???
666... ¿¿¿LLLaaa RRReeettteeennnccciiióóónnn eeesss rrreeegggiiissstttrrraaadddaaa eeennn eeelll mmmiiisssmmmooo pppeeerrríííooodddooo dddeee rrreeegggiiissstttrrrooo dddeee lllaaa fffaaaccctttuuurrraaa (((AAArrrttt...
999 PPPrrrooovvviiidddeeennnccciiiaaa 000000555666)))???
777... ¿¿¿DDDeee lllaaasss fffaaaccctttuuurrraaasss cccooonnn rrreeettteeennnccciiióóónnn ssseee llleee eeemmmiiitttiiióóó eeelll cccooommmppprrrooobbbaaannnttteee rrreeessspppeeeccctttiiivvvooo (((AAArrrttt... 111222
PPPrrrooovvviiidddeeennnccciiiaaa 000000555666)))???
888... ¿¿¿LLLaaasss rrreeettteeennnccciiiooonnneeesss aaapppllliiicccaaadddaaasss cccooorrrrrreeessspppooonnndddeeennn aaalll pppooorrrccceeennntttaaajjjeee eeessstttaaabbbllleeeccciiidddooo eeennn lllaaa
PPPrrrooovvviiidddeeennnccciiiaaa 000000555666 (((AAArrrttt... 333)))???
999... ¿¿¿LLLooosss cccooommmppprrrooobbbaaannnttteeesss dddeee rrreeettteeennnccciiióóónnn sssooonnn eeelllaaabbbooorrraaadddooosss cccooonnnfffooorrrmmmeee aaa lllooosss rrreeeqqquuuiiisssiiitttooosss dddeee lllaaa
PPPrrrooovvviiidddeeennnccciiiaaa 000000555666 (((AAArrrttt... 111222)))???
111000... ¿¿¿LLLaaasss rrreeettteeennnccciiiooonnneeesss sssooonnn eeennnttteeerrraaadddaaasss dddeeennntttrrrooo dddeeelll ppplllaaazzzooo llleeegggaaalll (((AAArrrttt ... 111000 PPPrrrooovvviiidddeeennnccciiiaaa
000000555666)))???
111111... ¿¿¿SSSeee sssiiiggguuueee uuunnn cccooorrrrrreeelllaaatttiiivvvooo dddeee lllooosss cccooommmppprrrooobbbaaannnttteeesss (((AAArrrttt... 111222 PPPrrrooovvviiidddeeennnccciiiaaa 000000555666)))???
111222... ¿¿¿SSSeee dddeeejjjaaa cccooonnnssstttaaannnccciiiaaa dddeee lllaaa rrreeeccceeepppccciiióóónnn dddeeelll cccooommmppprrrooobbbaaannnttteee pppooorrr pppaaarrrttteee dddeeelll ppprrrooovvveeeeeedddooorrr
(((AAArrrttt... 111222 PPPrrrooovvviiidddeeennnccciiiaaa 000000555666)))???
111333... ¿¿¿SSSeee lllllleeevvvaaannn lllooosss rrreeegggiiissstttrrrooosss cccooonnntttaaabbbllleeesss cccooonnnfffooorrrmmmeee aaa lllooo ppprrreeevvviiissstttooo eeennn lllooosss AAArrrttt... 111333 yyy 111444 dddeee
lllaaa PPPrrrooovvviiidddeeennnccciiiaaa 000000555666???
111000111
ANEXO B CUESTIONARIO DE CONTROL
INTERNO
111000222
INSTRUMENTO DE RECOLECCIÓN DE DATOS PRIMARIOS
Saludos Cordiales,
EEEssstttiiimmmaaadddooo SSSeeeñññooorrr(((aaa))):::
EEElll iiinnnssstttrrruuummmeeennntttooo dddeee rrreeecccooollleeecccccciiióóónnn dddeee dddaaatttooosss qqquuueee ssseee llleee ppprrreeessseeennntttaaa aaa cccooonnntttiiinnnuuuaaaccciiióóónnn tttiiieeennneee cccooommmooo
fffiiinnnaaallliiidddaaaddd ppprrriiinnnccciiipppaaalll rrreeecccaaabbbaaarrr lllooosss dddaaatttooosss nnneeeccceeesssaaarrriiiooosss pppaaarrraaa EEEvvvaaallluuuaaarrr eeelll CCCooonnntttrrrooolll IIInnnttteeerrrnnnooo eeennn
MMMaaattteeerrriiiaaa dddeee RRReeettteeennnccciiióóónnn dddeeelll IIImmmpppuuueeessstttooo aaalll VVVaaalllooorrr AAAgggrrreeegggaaadddooo eeennn lllaaa EEEmmmppprrreeesssaaa PPPRRREEECCCAAA,,, SSS...AAA... yyy
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333000
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111000555
ANEXO C
VALIDEZ DEL CONTENIDO DEL
CUESTIONARIO
111000666
VVVaaallliiidddeeezzz dddeee CCCooonnnttteeennniiidddooo
EEEvvvaaallluuuaaaccciiióóónnn dddeeelll CCCooonnntttrrrooolll IIInnnttteeerrrnnnooo eeennn MMMaaattteeerrriiiaaa dddeee RRReeettteeennnccciiióóónnn dddeeelll IIImmmpppuuueeessstttooo aaalll VVVaaalllooorrr
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PPPrrreeessseeennntttaaaccciiióóónnn RRReeedddaaacccccciiióóónnn CCCooonnngggrrruuueeennnccciiiaaa CCClllaaarrriiidddaaaddd IIIttteeemmmsss NNNººº SSSiii NNNooo SSSiii NNNooo SSSiii NNNooo SSSiii NNNooo OOObbbssseeerrrvvvaaaccciiiooonnneeesss 111 XXX XXX XXX XXX 222 XXX XXX XXX XXX 333 XXX XXX XXX XXX 444 XXX XXX XXX XXX 555 XXX XXX XXX XXX 666 XXX XXX XXX XXX 777 XXX XXX XXX XXX 888 XXX XXX XXX XXX 999 XXX XXX XXX XXX 111000 XXX XXX XXX XXX 111111 XXX XXX XXX XXX 111222 XXX XXX XXX XXX 111333 XXX XXX XXX XXX 111444 XXX XXX XXX XXX 111555 XXX XXX XXX XXX 111666 XXX XXX XXX XXX 111777 XXX XXX XXX XXX 111888 XXX XXX XXX XXX 111999 XXX XXX XXX XXX 222000 XXX XXX XXX XXX 222111 XXX XXX XXX XXX 222222 XXX XXX XXX XXX 222333 XXX XXX XXX XXX 222444 XXX XXX XXX XXX 222555 XXX XXX XXX XXX 222666 XXX XXX XXX XXX 222777 XXX XXX XXX XXX 222888 XXX XXX XXX XXX 222999 XXX XXX XXX XXX 333000 XXX XXX XXX XXX
FFFuuueeennnttteee::: PPPeeerrraaazzzaaa 222000000777
