EVALUACIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO...
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REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA UNIVERSIDAD CENTRO OCCIDENTAL “LISANDRO ALVARADO” CONVENIO UCLA-LUZ POSTGRADO: ESPECIALIZACIÓN EN CONTADURÍA MENCIÓN: AUDITORÍA EVALUACIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO DEL PROCESO DE COMPRAS DEL MINFRA ESTADO FALCÓN Autor: Ing. Ivonne María Medina C. I. V-9.527.391 Tutor Académico Mgsc. Raquel Barrios Punto Fijo, Septiembre de 2007
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REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA
UNIVERSIDAD CENTRO OCCIDENTAL
“LISANDRO ALVARADO” CONVENIO UCLA-LUZ
POSTGRADO: ESPECIALIZACIÓN EN CONTADURÍA
MENCIÓN: AUDITORÍA
Punto Fijo, Septiembre de 2007
EVALUACIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO DEL PROCESO DE
COMPRAS DEL MINFRA ESTADO FALCÓN
Autor: Ing. Ivonne María MedinaC. I. V-9.527.391 Tutor Académico Mgsc. Raquel Barrios
REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA UNIVERSIDAD CENTRO OCCIDENTAL
“LISANDRO ALVARADO” CONVENIO UCLA-LUZ
POSTGRADO: ESPECIALIZACIÓN EN CONTADURÍA
MENCIÓN: AUDITORÍA
Punto Fijo, Septiembre de 2007
EVALUACIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS DECONTROL INTERNO DEL PROCESO DECOMPRAS EN MINFRA ESTADO FALCÓN
Trabajo Especial de Grado presentado para optar al TítulodeEspecialista en Contaduría Mención: Auditoría
Autor: Ing. Ivonne María Medina C. I. V-9.527.391 Tutor Académico Mgsc. Raquel Barrios
REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA
UNIVERSIDAD CENTRO OCCIDENTAL
“LISANDRO ALVARADO” CONVENIO UCLA-LUZ
POSTGRADO: ESPECIALIZACIÓN EN CONTADURÍA
MENCIÓN: AUDITORÍA
Coordinador Presidente
T
EVALUACIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS DECONTROL INTERNO DEL PROCESO DECOMPRAS EN MINFRA ESTADO FALCÓN
Trabajo Especial de Grado presentado para ser evaluadopor el Jurado examinador que designe la Comisión deestudios de Postgrados
Trabajo Especial de Grado Aprobado por:
l
Jurado Principautor
AGRADECIMIENTO.
Le agradezco a Dios topodoroso por iluminar mi camino y estar presente en cada meta que me he trazado, y bendecir cada uno de mis pasos y
levantarme cuando sentí que no podía continuar, para ti señor este logro.
Agradezco al Ministerio del Poder Popular para la Infraestructura, donde laboro y aplico cada uno de los conocimientos adquiridos en esta
especialidad.
A todos mis profesores en especial a Juan Leal, los dos Alexis, Carlos y Robny, por cada aporte que realizaron para fortalecer el mayor de mis
activos “MIS CONOCIMIENTOS”.
A la profesora Raquel Barrios, por haber aceptado ser mi tutor y alentarme a no declinar.
DEDICATORIA
A mi dios todopoderoso por darme la oportunidad de vivir.
A mis padres por darme la mejor de las herencias: el espíritu de Lucha, Superación y Voluntad.
A mi esposo por todo su apoyo, la paciencia y amor a pesar de mis días y noches de ausencia en los cuales me dedicaba a mis clases.
A mis pequeños Angélica y Samuel que muchas veces sintieron mi ausencia y a pesar de sus cortas edades entendieron que este hermoso
sacrificio lo hice por ellos.
A mi hermana y Amiga incondicional Hiralid por todo su apoyo, cariño y familiaridad, quien me hizo sentir de manera desinteresada, un miembro más de su familia cuando lo necesite. Amiga sin ti creo que hubiese sido
imposible lograr este sueño.
A mi Compadre y Amigo Segundo Aular quien cuido de mi en cada uno de los viajes que juntos hicimos a Punto Fijo y quien es mi más grandioso
ejemplo de ética profesional y sentido de solidaridad.
A ti Freddy Reyes quien en algún momento despertaste en mí el interés por esta hermosa profesión. Hoy gracias a la oportunidad que me distes, soy
Auditor Jefe de una Unidad, como lo soñaste…
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“LISANDRO ALVARADO” CONVENIO UCLA-LUZ
POSTGRADO: ESPECIALIZACIÓN EN CONTADURÍA MENCIÓN: AUDITORÍA
EVALUACIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO DEL PROCESO DE
COMPRAS EN MINFRA ESTADO FALCÓN
Autor: Ing. Ivonne María Medina Tutor Académico Mgsc. Raquel Barrios Septiembre de 2007
RESUMEN
El propósito fundamental de la presente investigación es evaluar el Control Interno aplicado al proceso de compras que se llevan a cabo en el Ministerio del Poder Popular para la Infraestructura (Minfra) y de esta manera diagnosticar la situación del mismo. La investigación estuvo enmarcada dentro de una investigación de campo de tipo descriptiva de carácter evaluativo apoyada en una revisión documental y de investigación acción, dado que se llevo a acabo por medio de un proceso de observación directa en el lugar donde se presenta esta actividad, procediéndose a la recogida y análisis de información suministrada por los responsables de las operaciones que se llevan a cabo en el departamento de compras de organización antes mencionada, obteniéndose la información para lograr los objetivos propuestos. Para recopilar la información suficiente y necesaria se recurrió a la observación directa y la conversación directa en las cuales se aplicó un cuestionario de control interno debidamente estructurado, a todas las personas que laboran en el departamento de compras y al supervisor inmediato del mismo. Los resultados obtenidos arrojaron como resultados debilidades en los procedimientos de control Interno aplicados, por lo que se recomienda fortalecer los mismos para garantizar la eficacia y la eficiencia en el proceso de Compras y por ende del Minfra Falcón.
Palabras Claves: Control Interno-Compras.
REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA UNIVERSIDAD CENTRO OCCIDENTAL
“LISANDRO ALVARADO” CONVENIO UCLA-LUZ
POSTGRADO: ESPECIALIZACIÓN EN CONTADURÍA MENCIÓN: AUDITORÍA
EVALUACIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS DE
CONTROL INTERNO DEL PROCESO DE COMPRAS EN MINFRA
ESTADO FALCÓN
Evaluation Of The Procedures Of Internal Control Of The Process Of Purchases in Minfra. State Falcon
Autor: Ing. Ivonne María Medina Tutor Académico Mgsc. Raquel Barrios Septiembre de 2007
ABSTRACT The fundamental intention of the present investigation is to evaluate the Internal Control applied to the process of purchases that are carried out in the Department of the Popular Power for the Infrastructure (MINFRA) and hereby to diagnose the situation of the same one. The investigation was framed within an investigation of descriptive field of type of supported evaluativo character in a documentary revision and of investigation action, since I take to I finish by means of an direct observation in the place where this activity appears, coming itself to the collection and analysis of information provided by the people in charge of the operations that are carried out in the department of purchases of organization before mentioned, obtaining the data to obtain the proposed objectives. In order to compile the sufficient and necessary information one resorted to the direct observation and the direct conversation in which a questionnaire of internal control properly structured was applied, to all the people who toil in the department of purchases and to the immediate supervisor of he himself. The obtained results threw like results weaknesses in the applied procedures of Internal control, reason why it is recommended to fortify such to guarantee the effectiveness and the efficiency in the process of Purchases and therefore of the Minfra Falcon. Key Works: Control Internal - purchase
ÍNDICE DE CONTENIDOS
p.p
PRESENTACIÓN
Carta de aceptación del tutor iv
Carta de aprobación del tutor v
Carta aval del tutor vi
Agradecimiento vii
Dedicatoria viii
Índice de contenidos ix
Índice de cuadros xi
Resumen xii
Abstract xiii
INTRODUCCIÓN 14
CAPÍTULO I: EL PROBLEMA 17
Planteamiento 18
Objetivo General 22
Objetivos Específicos 22
Justificación 22
Alcance y Delimitación 25
CAPÍTULO II. MARCO TEÓRICO 26
Antecedentes 27
ÍNDICE DE CONTENIDOS
p.p
Reseña Histórica 32
Bases Teóricas 34
Bases Legales 61
Glosario de Términos Básicos 64
Operacionalización de las Variables 67
CAPÍTULO III: MARCO METODOLÓGICO 69
Tipo de Investigación 70
Diseño de Investigación
Población
71
71
Técnicas e Instrumentos de Recolección de Datos 72
Validez 72
Procedimiento empleado por el Investigador
Técnicas de Análisis de datos
73
74
CAPÍTULO IV. ANÁLISIS DE LOS RESULTADOS 76
CAPÍTULO V. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES 86
Conclusiones 87
Recomendaciones 89
Consideraciones Finales 93
BIBLIOGRAFÍA 94
ANEXOS 99
ÍNDICE DE CUADROS
p.p.
Cuadro N0 1.
Operacionalización de variables
67
Cuadro N0 2.
Movimientos de Gastos MINFRA 1er semestre del 2007
79
Cuadro N0 3.
Movimiento de Gastos para la Adquisición de Bienes y Servicios 1er Semestre del 2007
80
Cuadro N0 4.
Número de Órdenes otorgadas a Proveedores
81
INTRODUCCIÓN
Existe la evidencia de que nuestra especie realiza evaluaciones de control
interno desde tiempos remotos. El hecho de que las personas exijamos nuestros
recibos al momento de la cancelación de una cuenta en efectivo, con tarjetas y/o
cheques evidencia que continuamente requerimos constatar nuestras transacciones
para el mantenimiento de nuestras cuentas, y evitar desfalcos en las mismas.
Es importante mencionar que a medida que se desarrollo el comercio como
actividad económica, surgió la necesidad de realizar revisiones independientes para
asegurar la adecuación y fiabilidad de los registros mantenidos en varias empresas
comerciales, públicas o privadas, esto se logra a través de la realización de auditorías
para evaluar no solo la contabilidad sino también otras operaciones.
Como consecuencia de lo anterior han surgido varios tipos de auditorías
profesionales entre las cuales figura la auditoría interna como una actividad para la
evaluación de todos los procedimientos administrativos y operaciones que allí se
lleven a cabo En tal sentido en nuestro país se crean unidades de auditoría interna
conforme a las leyes vigentes, tales como la Ley Orgánica de la Contraloría y el
Sistema Nacional de Control Interno, a Ley Orgánica de la Administración
Financiera del sector Público, entre otras leyes, a objeto de realizar revisiones hacia
los planes de las Organizaciones, para salvaguardar sus recursos creando un conjunto
de estrategias para mejorar el control de interno con que cuenten.
En este orden de ideas esta investigación se desarrollo con el propósito de
evaluar los procedimientos de control interno del proceso de compras del Ministerio
del Poder Popular para la Infraestructura (Minfra) del Estado Falcón, realizada la
misma desde la óptica del auditor interno, como parte de la unidad de auditoría
interna de dicho organismo.
En tal sentido los resultados y recomendaciones dadas por el investigador
contribuirán al fortalecimiento de los controles existentes y a su vez a la obtención de
un mayor margen de productividad, que en definitiva coadyuven a la consecución de
la visión y misión de la organización en estudio.
El estudio está enmarcado dentro del ámbito de control, específicamente en el
área de compras y se configuro en cinco capítulos, los cuales se describen a
continuación:
El Capítulo I, denominado el problema, consta del planteamiento del problema,
la definición de los objetivos (general y específicos), la justificación e importancia, el
alcance de la investigación y las delimitaciones.
El Capítulo II, desarrolla el marco teórico en el cual se identifican, los
antecedentes de la investigación y de la situación planteada, las bases teóricas que se
investigaron para la obtención de un conocimiento más amplio y profundo del tema
seleccionado, la definición de los términos básicos y la operacionalización de las
variables.
En el Capítulo III, se describe el marco metodológico aplicado al proceso
investigativo; el cual contiene el tipo y diseño de la investigación, la población, los
instrumentos para la recogida de datos y las técnicas de análisis de los datos
referentes al estudio.
El Capítulo IV, muestra los resultados obtenidos en la investigación.
El Capítulo V muestra las recomendaciones y conclusiones resultantes del
análisis efectuado a lo largo de la Investigación.
Por último se incorpora la bibliografía consultada y los anexos
correspondientes.
CAPÍTULO I EL PROBLEMA
18
18
CAPITULO I
EL PROBLEMA
11..-- PPllaanntteeaammiieennttoo ddeell pprroobblleemmaa
La globalización, la competencia y el surgimiento de los nuevos paradigmas de
eficiencia han transfigurado el modo en que las empresas llevan a cabo sus
organizaciones y operaciones teniendo esto un impacto en la organización misma,
por lo que no solo el perfil de sus integrantes es suficiente sino también las
herramientas con las cuales las empresas puedan desarrollar sus actividades, políticas,
planes, tácticas o líneas de acción, constituyendo esto un factor importante en el logro
y cumplimiento de una gestión transparente, eficiente y eficaz.
En consecuencia los organismos e instituciones gubernamentales de la nueva
era enfrentan grandes cambios estructurales y administrativos, por lo que se hace
necesario que las máximas autoridades gerenciales establezcan procedimientos de
control interno que garanticen la exactitud y veracidad de las operaciones que
realizan, para el logro de los objetivos planteados y por ende salvaguardar los
recursos económicos que administren. Por ello se debe entonces recurrir a la
formulación de políticas prescritas para lograr el cumplimiento de la visión, objetivos
y metas, en búsqueda de la excelencia el cual es un tópico sobresaliente en estos
últimos tiempos, en el que la competitividad y el éxito son más que un reto.
19
Pero como saber si los procedimientos de control interno con que se cuenta son
suficientes para el logro de los objetivos propuestos y si existe o no observancia de
los mismos. En nuestro país las unidades de auditoria interna juegan un papel
importante dentro de las organizaciones, ya que según refiere la Ley Orgánica de la
Contraloría General de la República y el Sistema Nacional de Control Fiscal
(LOCGRSNCF), gaceta oficial Nº 37.347 del 17 de diciembre del 2001, estas
unidades dentro de sus competencias podrán realizar inspecciones, exámenes, entre
otras cosas y evaluar el cumplimiento y resultados de los planes.
En tal sentido la máxima autoridad del Ministerio del Poder Popular para la
Infraestructura (Minfra)como órgano de la administración pública nacional que según
indica la Gaceta Nº 38.162 de fecha 8 de abril del 2005 tiene como objetivo ejercer la
rectoría en la formulación, adopción, seguimiento y evaluación de las políticas
públicas en materia de desarrollo urbanístico, transporte y telecomunicaciones acorde
a las necesidades de la población mediante estudios, programas, proyectos,
concordancia con los planes nacionales, la sociedad civil organizada, a fin de
contribuir con el desarrollo socio económico del país, debe emprender un plan de
acción dentro de su estructura para poder dar cumplimiento con la misión y visión, a
través de la implementación de procedimientos de control interno.
Para dar cumplimiento a los objetivos antes descritos Minfra cuenta con centros
de coordinaciones estadales, los cuales están estructurados de manera tal que
permitan el cumplimiento de los mismos. Es importante señalar que existen áreas
medulares dentro de estos centros de coordinación; tal es el caso del departamento de
compras, área funcional en la que recae el mayor compromiso en virtud de que tiene
como objetivo principal abastecer las necesidades de insumo para el funcionamiento
de todas las áreas operativas del Minfra Falcón, para lo cual debe contar con
mecanismos de control en sus operaciones de compras para responder a la totalidad
20
de requerimientos, aprovechando al máximo los recursos financieros que le son
asignados a dicha institución.
Por tanto, el proceso de compras debe estar fundamentado en la aplicación de
Normas y Procedimientos que permitan el aseguramiento de la obtención de equipos,
materiales, mercancías y servicios apropiados en la cantidad correcta, con la calidad
apropiada, a un precio correcto y de la fuente adecuada; proceso en el cual está
implícito la selección del proveedor es cual se elige en base a las condiciones que
ofrezca en cuanto a descuento, formas de pago y despacho.
Es así como la gerencia en su preocupación por lograr alcanzar los objetivos y
metas propuestos que están plasmados en su plan operativo y previstos en el
presupuesto 2007, ha creado una unidad de apoyo llamada Auditoria Interna para
verificar que las actividades administrativas, financieras y operativas del Minfra se
lleven a cabo de forma transparente, efectiva y eficiente, ajustados a la legislación
vigente. Cabe destacar que en esta unidad reposan los informes de auditorías
administrativas y operativas practicadas al Minfra, por la Contraloría General de la
República Bolivariana de Venezuela, en los cuales este órgano de control fiscal indica
observaciones referentes a debilidades las cuales son especialmente recurrentes, en
los procedimientos de control interno aplicados en el departamento de compras.
Teniendo en cuenta que la división de administración a través del departamento
de compras es por donde se maneja o moviliza estas partidas, se hace necesario
entonces evaluar si los procedimientos de control interno se están llevando de manera
adecuada y se han hecho las correcciones pertinentes en los procedimientos de
control interno, o aun continúan sin subsanar las debilidades encontradas en
observaciones anteriores. Aunado a lo anterior la máxima autoridad gerencial del
21
Minfra busca dar cumplimiento a lo establecido en el Capítulo II , Artículos 35 al 41
de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional
de Control Fiscal, Gaceta Oficial N 37.347 de fecha 17 de Diciembre de 2001,
referente al Sistema de Control Interno y la responsabilidad de Organizarlo.
De lo antes expuesto se plantean las interrogantes de esta investigación que
orientan los objetivos de la misma.
¿Se aplican en Minfra procedimientos administrativos dentro del marco legal
vigente, en la realización de las compras?
¿Existen políticas definidas para ejercer los procedimientos de control interno
en el departamento de compras?
¿Son efectivos y suficientes los procedimientos de control interno existes en el
departamento de compras?
En consecuencia, se hace necesario la evaluación de los procedimientos del
control interno del proceso de compras del Minfra Falcón a objeto de revisar la
legalidad, exactitud, sinceridad y oportuna corrección de las operaciones, como
función del ente de control fiscal para la emisión de sugerencia que fortalezcan los
procedimientos evaluados.
22
2.- Objetivos
2.1.- Objetivo General
Evaluar los procedimientos de control interno del proceso de compras en el
Ministerio del Poder Popular para la Infraestructura del Estado Falcón.
2.2.- Objetivos Específicos
Identificar los procedimientos de control interno que se aplican en el
Departamento de Compras.
Analizar los procedimientos de control interno existentes, en el
departamento de compras.
Verificar la existencia y aplicación de Manuales de Normas y
Procedimientos del Departamento de Compras.
3.- Justificación
La elaboración de esta investigación sobre la evaluación de los procedimientos
de control interno del proceso de compras Minfra Falcón, se justifica en razón de que
se analizaron los procedimientos de control interno que se aplican para la adquisición
de bienes e insumos en el departamento de compras, verificando que el mismo
CAPÍTULO II MARCO TEÓRICO
27
CAPÍTULO II
MARCO TEÓRICO
1.- Antecedentes de la investigación
Teniendo en cuenta que el tema del caso apunta hacia el reforzamiento de los
mecanismos y procedimientos del control interno para la calidad y eficiencia en la
adquisición de bienes y/o servicios y por tanto el éxito del servicio del área en
estudio, muchas son las investigaciones referentes al control interno, las cuales sirven
de fuente para la investigación de este trabajo entre éstas se citan:
Arias, P.(1996), elaboró una tesis de grado titulada; Diseño de un Manual de
Procedimientos en el Departamento de Compras de la Empresa Denspie, C.A, el
propósito de ésta fue proponer un diseño de un Manual de Compras para la
adquisición de productos de calidad y poder satisfacer al cliente con un menor precio
y en el menor tiempo posible; el tipo de investigación fue descriptiva y con un diseño
no experimental; el análisis estuvo conformado en los procedimientos de control
interno en el Departamento de Compras, donde laboran seis (06) sujetos; el
instrumento utilizado fue el cuestionario, la estadística fue descriptiva y los resultados
obtenidos arrojaron que era necesario e importante la implantación de procedimientos
documentados en todos los aspectos funcionales de la empresa , que le permitan
obtener mejores precios de los bienes y servicios en el mercado.
28
Asimismo Huamani, E.(2001) en su trabajo de investigación titulado; Métodos
y Técnicas para la Evaluación de Control Interno, para optar por el grado de Magíster
en Gerencia Administrativa expone la importancia de revisar periódicamente los
sistemas de control interno de una institución, por cuanto el control interno tiene una
vinculación directa con el curso que debe mantener la empresa hacia el logro de sus
objetivos y metas, y de las evaluaciones se emitirían sugerencias para la toma de
decisiones gerenciales, como por ejemplo reformular manuales, políticas internas,
capacitación del recurso humano, dotación de equipos de tecnología avanzada, entre
otras.
Otro autor que se refiere sobre este tema es Figueroa, R. (1994) quien en su
trabajo de grado denominado “Administración y Servicio al Cliente”, presentado para
optar el título de Especialista en Calidad y Productividad, explica que si a los
manuales o sistemas de información se les agrega la importancia de lo que significa
prestar un buen servicio a nuestros clientes se crearían estándares de conciencia que
se harían más optima la prestación del servicio. Este autor refiere, que existen
departamentos que prestan servicios internos y externos tal es el caso del
departamento de compras, quien debe satisfacer además de los requerimientos de
todos los trabajadores de una institución, los de público en general, sin embargo
muchas veces no se les de el grado de importancia que merecen porque aunque se
sabe que existen, no se conoce el detalle amplio de lo que hacen y de su alcance.
Igualmente García, G. (2002), en su trabajo de grado titulado Evaluación de los
Procesos de Compras de la Empresa Geoscivam, C.A cuyo el propósito de esta fue
evaluar el proceso de compras que se lleva a cabo en la empresa GEOSCIVAM, C.A
para diagnosticar la situación de dicho proceso a fin de medir la eficacia y eficiencia
de la actividad de compras, siendo el tipo de investigación descriptiva y de campo,
utilizando el proceso de observación directa; el tipo de diseño fue no experimental,
29
con una población que considero la totalidad de los trabajadores del departamento de
compras y tomando como muestra la totalidad del fenómeno a estudiar; los resultados
obtenidos arrojaron un rediseño de los controles que se estaban utilizando a fin de
mejorar la eficacia y la eficiencia de la empresa.
Otro de los autores que ha tratado sobre el asunto es Garzón, P. (1997) quien
plantea en su propuesta: Reestructuración del Departamento de Compras y
Suministro de la Universidad de Carabobo, trabajo éste que realizó para optar por el
título de Magíster en Gerencia de Calidad, indica la necesidad de actualizar los
procedimientos incrementando la productividad y disminuyendo los costos operativos
para garantizar el buen desempeño de la institución.
Garzón, plantea que se debe comenzar por definir claramente la razón de ser de
un departamento, para que su personal se familiarice con la misión que tiene dentro
del departamento en que labora, para crear lo que se llama cultura organizacional,
esto lo sustenta con la creación o definición de la visión y la misión del departamento
de compras de la universidad de Carabobo, en tal sentido establece que la visión del
departamento será hacer para el año 2010, un departamento de eficacia administrativa
por confiabilidad de los procesos y por la excelencia del personal. La misión del
mismo sería la de ejecutar las compras con requisiciones debidamente autorizadas y
con disponibilidad presupuestaria que satisfaga los requerimientos del usuario.
En este mismo orden de ideas González, J (1996) propone tesis sobre
Evaluación del Control Interno área de Compras de la Empresa Laminados Guayana
CA, para optar por el título de especialista en Gerencia Pública, establece que se
obtienen buenos resultados cambiando los integrantes de este departamento por
30
personal con perfil profesional en análisis de compras, y la realización de revisiones
periódicas para evaluar los sistemas de control interno.
La autor González, M. (2001), quien en su tesis denominada “Aspectos
Fundamentales del Control Interno” para optar por el título de Magíster en Control
Fiscal, refiere que el fin de la revisión de los procedimientos del control interno, es
averiguar cuales son los procedimientos empleados y la eficiencia del sistema de
control interno existente, para el éxito de toda gestión administrativa y operativa.
Gómez, (1996), presentó tesis titulada; Análisis de los Procesos de Compras de
la Empresa Elecentro, nos habla sobre el análisis organizacional indicando que este
permite abordar los conocimientos generales que deben tener los auditores, para
aplicar la evaluación de los sistemas de control, los cuales están relacionadas
propiamente con la entidad a auditar y la obtención de información. Es por ello que es
que es importante evaluar la organización y su entorno, esta evaluación abarca dos
puntos de vista sistemáticos y el estratégico, entonces cuando se examina una
organización, es necesario analizar su visión sistémica o sea los factores internos y
del entorno igual la visión estratégica para el cumplimiento de la visión.
Esto se traduce en analizar la organización hasta el grado en que identifique,
bajo criterio profesional, los aspectos que influyen en sus resultados y detectar
posible desviaciones. Es importante conocer tanto las técnicas que le permiten
recopilar información acerca de la entidad, como los aspectos que se deben tener en
cuenta en el análisis de la visión sistémica, visión estratégica para el cumplimiento de
la misión.
31
Aspectos claves en referencia a las unidades operativas lo han abordado la
comisión de procedimientos de auditoría del IMCP, al estudiar las normas de
auditoria concluyen que el Contador Público debe efectuar un estudio y evaluación
adecuados del control interno existente en las operaciones que examina, con el fin
básico de determinar la confianza que puede asignar a cada fase y actividad del
negocio, para precisar la naturaleza, alcance y oportunidad que ha de dar a sus
pruebas de auditoria para la emisión de recomendaciones.
Según Michel, P. (2004), indica una relación completa de las formas de control
siendo las más utilizadas corrientemente en España:
La Intervención, Inspección, Control Interno, Auditoría Interna y la Auditoria Externa, son exámenes de los estados financieros realizados de acuerdo a ciertas normas, por un profesional calificado e independiente con el fin de expresar su opinión sobre ellos el cual ayudara a la dirección general para el logro de los objetivos.(p.17).
Petit, M (1999), realizó tesis de grado titulada ; Diseño de un Manual de
Control Interno de las Compras; según Lineamientos de la Norma Iso 9002, para la
Empresa Shaw Lancas, C.A; el propósito de esta fue basar las tomas de decisiones
oportunas en los Sistemas de Información, tomando en cuenta la eficiencia y eficacia
operativa de las compra; evitando el riesgo de omisiones y errores, así como el
manejo de recursos financieros y humanos de forma más acertada, el tipo de
investigación fue descriptiva y de campo, de diseño no experimental; la población
muestra estuvo conformada por el departamento de compras, administración y
contabilidad, con un total de (10) sujetos; el instrumento de recolección utilizado fue
la observación directa y la entrevista; la estadística fue de tipo descriptivo y los
resultados obtenidos recomiendan la implementación de un manual a fin de fortalecer
las operaciones internas de dicho departamento.
32
En esta perspectiva, los antecedentes de estas investigaciones suministraron
aportes teórico prácticos, al estudio realizado pues sirvieron de instrumento para
fortalecer los conocimientos del órgano de control interno (auditoría interna de
Minfra), para la evaluación de los procedimientos del proceso de Control Interno,
como parte de la auditoría administrativa y para el seguimiento en el cumplimiento
de las observaciones derivadas del análisis. Y en cuanto a la gerencia un apoyo en
búsqueda de mejorar la toma de decisión para lograr los objetivos y metas previstas
no sólo del Departamento objeto del estudio sino de Minfra en general para el logro
de una gestión gerencial más eficiente.
2.-Reseña del Ministerio del Poder Popular para la Infraestructura
El Ministerio de Infraestructura se crea en el año 1999 se orientó a la
integración efectiva de aquellos órganos con atribuciones en materia de expresión
físico-territorial y de desarrollo urbano, que fueron dispersos a partir de la
desintegración del Ministerio de Obras Públicas (MOP).
El Ministerio de Infraestructura se crea a partir de la decisión de fusión del
Ministerio del Desarrollo Urbano y el Ministerio de Transporte y Comunicaciones, en
cumplimiento de los lineamiento establecidos en la promulgación de la Reforma de la
Ley Orgánica de la Administración Central, publicada en la Gaceta Oficial de la
República Bolivariana de Venezuela, N 36.775 de fecha 30/08/99, posteriormente
modificada a través de la Gaceta Oficial de República Bolivariana de Venezuela,
N°6.850 de fecha 14/12/99 y recientemente en el Decreto 3.125, aparecido en la
Gaceta Oficial N 38.024 de fecha 16/12/2004, en el cual se establecen las
competencias del Minfra, una vez creado un nuevo Ministerio de la Vivienda y el
Hábitat, y separados aquellos organismos adscritos al sector vivienda.
33
Con la fusión en el año 1999 se busca:
1. Crear las condiciones institucionales que permitan la
formulación de una política de desarrollo físico-territorial integral, configurada por
una pluralidad de acciones interconectadas e interdependientes, concebidas con
arreglos a un plan.
2. Ampliar y coordinar los mecanismos y acciones que permitan el
logro de un desarrollo físico-territorial mas equilibrado, facilitando la focalización de
las relaciones entre le Ejecutivo Nacional y los gobiernos estadales y locales.
3. Eliminar la concurrencia de actividades y concentrar y coordinar
la regulación en materia físico- territorial en un solo órgano de la Administración
Central, manteniendo a su vez la identidad de las funciones y políticas específicas
atribuidas a los despachos de los Vice-Ministros que formarían parte del Ministerio
que se propone.
4. Articular de forma más eficaz los planes de ordenamiento urbano
con los planes de vialidad formulados por el Ejecutivo Nacional.
En Diciembre del 2006 existe una reorganización estructural de los ministerios
nacionales y se crea el Ministerio del Poder Popular para las Telecomunicaciones E
Informática y se cambia de nombre para el Ministerio del Poder Popular para la
Infraestructura, anteriormente Minfra, teniendo como nuevas competencias las
publicadas en Gaceta Oficial N 38.599 de fecha 08 de Enero de 2007 según Decreto
N 5.103, mediante el cual se dicta el decreto Sobre Organización y Funcionamiento
de la Administración Pública Nacional.
Este Ministerio cuenta con coordinaciones regionales en todo el territorio
Nacional para el desarrollo de las actividades de rectoría, las políticas en materia de
desarrollo urbanístico, transporte terrestre, aéreo, acuático, multimodal y vialidad,
con la finalidad de atender las necesidades de la población, en concordancia con los
planes nacionales, estadales y municipales. En Coro estado Falcón esta sede regional
la conforman cuatro Divisiones: Recursos Humanos, Planificación, Gestión de
34
Infraestructura y Servicios Administrativos, estando ubicado en este ultimo el
departamento de compras en el cual se llevan a cabo las operaciones de control
interno para las compras, las cuales serán objeto del presente estudio.
En dicho departamento laboran seis trabajadores bachilleres incluyendo al jefe
del departamento, área esta con ocho años de creada, sin embargo a la fecha no
cuenta con manuales de normas y procedimientos que regulen las operaciones
administrativas que allí se llevan a cabo y por ende los procedimientos a seguir para
la adquisición de bienes y/o servicios, garantizando la transparencia y celeridad de los
tramites administrativos. En virtud de lo anterior las operaciones se han venido
realizando de manera mecánica usando como base de referencia un flujograma de
procesos diseñado por el jefe del departamento, no existiendo políticas escritas que
regulen dichas operaciones.
3.- Bases Teóricas
Al realizar una investigación se requiere de la revisión de una serie de teorías y
conceptos que hacen posible el desarrollo más comprensible del estudio, de allí que
fue necesario analizar una serie de textos, e investigaciones referidas al tema de lo
cual se desprende lo que a continuación se detalla.
Auditoría: La auditoría es una de las aplicaciones de los principios científicos
de la contabilidad, basada en la verificación de los registros patrimoniales de las
haciendas, para observar su exactitud; no obstante, este no es su único objetivo.
Su importancia es reconocida desde los tiempos más remotos, teniéndose
conocimientos de su existencia ya en las lejanas épocas de la civilización sumeria.
35
El término auditor fue el titulo del que se desenvuelve en esta técnica, y
apareció a finales del siglo XVIII, en Inglaterra durante el reinado de Eduardo I.
En diversos países de Europa, durante la edad media, muchas eran las
asociaciones profesionales que se encargaban de ejecuta funciones de auditorías,
destacándose entre ellas los consejos Londinenses (Inglaterra), en 1.310, el Colegio
de Contadores, de Venecia (Italia), 1.581.
La revolución industrial llevada a cabo en la segunda mitad del siglo XVIII,
imprimió nuevas direcciones a las técnicas contables especialmente a la auditoría,
pasando a atender las necesidades creadas por la aparición de las grandes empresas
(donde la naturaleza es el servicio es prácticamente obligatorio).
El futuro de nuestro país se prevé para todas las profesiones, del área
contable o no la auditoría es realmente muy grande, razón por la cual se han
fortalecido técnicas las cuales están debidamente plasmadas en las normas de
auditoría, llamadas Declaración de Normas de Auditoría (DNA), propuestas por la.
Federación de Colegios de Contadores Públicos de Venezuela, las cuales muestran
desde lo que son los papeles de trabajo (DNA01), Solicitud de información
(DNA02), Manifestaciones de la Gerencia (DNA 03), el informe de control
interno( DNA 04) entre otras, hasta la información financiera prospectiva(DNA 13).
Con el tiempo, el campo de acción de la auditoria ha continuado
extendiéndose; no obstante son muchos los que todavía la juzgan como portadora
exclusiva de aquel objeto remoto, es decir observar la veracidad y exactitud de los
registros.
En forma sencilla y clara, escribe Holmes, P. (1979,13)..."auditoría es el
examen de las demostraciones y registros administrativos. El auditor observa la
exactitud, integridad y autenticidad de tales demostraciones, registros y documentos.”
36
Por otra parte tenemos la conceptuación sintética de un profesor de la
universidad de Harvard el cual expresa lo siguiente: “... el examen de todas las
anotaciones contables a fin de comprobar su exactitud, así como la veracidad de los
estados o situaciones que dichas anotaciones producen.”
Tomando en cuenta los criterios anteriores podemos decir que la auditoria es la
actividad por la cual se verifica la exactitud de las cifras que reflejan los estados
financieros. Es la revisión misma de los registros y fuentes de contabilidad para
determinar la racionabilidad de las cifras que se plasman financieramente.
También este tema lo aborda Urías (1987, pp. 115-116), quien define los
procedimientos de auditoría como "un conjunto de técnicas de investigación que el
auditor aplica a la información sujeta a revisión, mediante las cuales obtiene
evidencia para sustentar su opinión profesional"; por tanto, al igual que Holmes
(1979, p. 15), [Citado por Urías (1987, p. 115).] entiende la técnica como un detalle
del procedimiento.
La opinión de López Aldea (1994, p. 65), es coincidente con la expresada
anteriormente, al señalar que "el auditor de cuentas utiliza para realizar su trabajo un
conjunto de herramientas, que se denominan técnicas de auditoría (…) Dado que
procedimiento significa método de ejecutar alguna cosa, la aplicación de las distintas
técnicas de auditoría para aplicarlas al estudio particular de una cuenta u operación se
denomina procedimiento de auditoría". Respecto de los procedimientos indica que
"sería conveniente determinar los procedimientos de auditoría, en el sentido de
decidir qué técnica o técnicas de auditoría deberían formar parte, con carácter
general, de un procedimiento de auditoría." Ello es así ya que el auditor de cuentas,
generalmente, no puede obtener la evidencia necesaria y suficiente mediante la
aplicación de un solo procedimiento de auditoría, sino que por el contrario debe
examinar los hechos que se le presentan mediante la aplicación simultánea o sucesiva
de varios procedimientos de auditoría.
37
Por último, Aldea (1994, p 85), señala que "cuando se aplican o ejecutan los
procedimientos de auditoría, se dice que se está realizando una prueba de auditoría".
Por ello, resumiendo las definiciones expuestas, podemos señalar que los
procedimientos de auditoría son un conjunto de técnicas y que la puesta en práctica
de dichos procedimientos constituye o se materializan en pruebas de auditoría.
Según refiere la Enciclopedia de Auditoría de la editora Océano Centrum
(2001, p.709), el porque no hablar del control interno en la auditoría de los estados
Financiero, si las transacciones financieras deben ser controladas al igual que las
operaciones previas a la misma.
Por ejemplo, nos cita la antes mencionada enciclopedia que las compras de
una organización nos llevan a posteriores registros financieros.Además si las
operaciones y sistemas del control interno están siendo evaluadas continuamente y
fortalecidas las debilidades encontradas, y las transacciones debidamente controladas
el resultado final será una serie de estados financieros que se presentaran
adecuadamente.
La comisión de Procedimientos de Auditoría del IMCP, al estudiar las normas
de auditoría concluye que el Contador Público debe efectuar un estudio y evaluación
adecuados del control interno existente en la empresa que examina, con el fin básico
de determinar la confianza que puede asignar a cada fase y actividad del negocio,
para precisar la naturaleza, alcance y oportunidad que ha de dar a sus pruebas de
auditoria.
El fin de la revisión de los procedimientos de contabilidad y de control interno,
es averiguar cuales son los procedimientos empleados y la eficiencia del sistema de
control interno existente, como base para determinar el alcance del examen. La
revisión no termina con las investigaciones realizadas al principio de la auditoria sino
que continúan en el transcurso de ella Entre los fines de la auditoría se puede
38
mencionar la emisión de recomendaciones para reforzar, mejorar o simplificar los
procedimientos de control interno existente. Estos aspectos se deben comunicar por
medio de memorándums de sugerencias, indicando las deficiencias localizadas en la
organización del negocio.
Técnicas a aplicarse en la planeación de la auditoria:
1. Estudio y Evaluación de la Organización.
2. Estudio y evaluación de sistemas y procedimientos.
3. Estudio y evaluación de flujo gramas.
4. Estudio y evaluación del sistema de control interno.
5. Análisis Factorial.
A continuación se describe cada una de ellas.
1. Estudio y Evaluación de la Organización.
Para que el auditor pueda darse cuenta cabal de la estructura orgánica y
allegarse de elementos para estudiar y evaluar la organización y el equipo humano
que la integra, deberá empezar por obtener un organigrama detallado de la misma, en
el caso de que no existiera, será una razón más para que el auditor lo elabore o
actualice y en el desarrollo de esta tarea encontrará una magnífica oportunidad de
empezar a conocer la operación organizacional de la entidad o de la función sujeta a
auditoría y sobre todo, las personas involucradas.
En la obtención del organigrama se recomienda que éste se elabore cubriendo
los siguientes puntos:
39
-Abarcar a toda la entidad o la función sujeta a revisión.
-Contener los puestos principales de la entidad y toda la estructura tratándose de la revisión a una función.
-Quedar perfectamente establecido el tipo de autoridad en caso de ser lineal, funcional y staff.
2. Estudio y evaluación de sistemas y procedimientos.
Representa una de las acciones más importantes en la planeación y desarrollo
de cualquier trabajo de auditoría.
Toda entidad debe contar con manuales de sistemas y de procedimientos de
operación sobre los cuales el auditor debe basarse para hacer su estudio y evaluación
de estos conceptos, pero encontramos que muy pocas son las entidades que los tienen,
en estos casos, el auditor deberá desarrollarlos para sus propósitos.
Podemos observar algunos problemas:
• La extensión que debe dárseles y que va directamente relacionado con el
tiempo asignado al auditor para realizar su trabajo.
• Así como la habilidad para describir los procedimientos de operación.
Tomemos en consideración que un sistema es la conjunción de procedimientos
de operaciones que están enmarcados en políticas administrativas y/o disposiciones
de control, el estudio y evaluación de dichos procedimientos se debe efectuar en
forma independiente por cada uno de los que integran ese sistema para
posteriormente, una vez que se han identificado todos los que conforman el sistema,
llevar a cabo el estudio y evaluación global del mismo.
40
El estudio y evaluación de un procedimiento de operación se puede llevar a
cabo en el siguiente orden:
Primero: Identificar las generalidades del procedimiento:
a) Nombre,
b) A que sistema o función operacional pertenece.
c) Dónde inicia.
d) Dónde termina.
e) Que objetivos persigue.
f) Que políticas administrativas y/o disposiciones de control debe respetar.
Segundo: Describir en forma secuencial las actividades involucradas en el
procedimiento sujeto a análisis y evaluación.
3. Estudio y evaluación de flujogramas.
Flujogramas
El estudio y evaluación de flujo gramas es llevar por medio de una
representación gráfica los procedimientos de operación, a través de simbologías
destacándose entre las más comunes, según refiere Gómez, F. (1995, pàg111), en el
libro denominado Sistemas y Procedimientos Administrativos, siendo los más
comunes los siguientes:
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Límites: Este símbolo se usa para identificar el inicio y el fin de un proceso:
Operación: Representa una etapa del proceso. El nombre de la etapa y de quien
la ejecuta se registra al interior del rectángulo:
Documento: Simboliza al documento resultante de la operación respectiva. En
su interior se anota el nombre que corresponda:
Decisión: Representa al punto del proceso donde se debe tomar una decisión.
La pregunta se escribe dentro del rombo. Dos flechas que salen del rombo muestran
la dirección del proceso, en función de la respuesta real:
42
4. Estudio y evaluación del sistema de control interno.
El control interno comprende el plan de organización y todos los métodos y
procedimientos que en forma coordinada se adoptan en una entidad para salvaguardar
sus activos, verificar la razón habilidad y confiabilidad de su información financiera y
la complementaria administrativa y operacional, promover eficiencia en la operación
y provocar adherencia a las políticas prescritas por la administración.
Según el Boletín 3050 emitido por la Comisión de Normas y Procedimientos de
Auditoría, dentro de sus generalidades nos explica que el estudio y evaluación del
control interno se efectúa con el objeto de cumplir la norma de ejecución del trabajo
que requiere que "el auditor debe efectuar un estudio y evaluación adecuado del
control interno existente, que le sirva de base para determinar la naturaleza, extensión
y oportunidad que va a dar a los procedimientos de auditoría".
Control Interno
A efectos de avanzar en el estudio de control interno de este trabajo de
investigación, se ha escogido como marco conceptual referencial, para su desarrollo
de entre todos los informes y lineamientos que rigen esta materia, el Informe COSO.
A nivel organizacional, este documento destaca la necesidad de que la alta
dirección y el resto de la organización comprendan cabalmente la trascendencia del
control interno, la incidencia del mismo sobre los resultados de la gestión, el papel
estratégico a conceder a la auditoría y esencialmente la consideración del control
como un proceso integrado a los procesos operativos de la empresa y no como un
conjunto pesado, compuesto por mecanismos burocráticos.
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A nivel regulatorio o normativo, el Informe COSO ha pretendido que cuando se
plantee cualquier discusión o problema de control interno, tanto a nivel práctico de
las empresas, como a nivel de auditoría interna o externa, o en los ámbitos
académicos o legislativos, los interlocutores tengan una referencia conceptual común,
lo cual hasta ahora resultaba complejo, dada la multiplicidad de definiciones y
conceptos divergentes que han existido sobre control interno.
La Finalidad del informe COSO se dice que es la siguiente:
1. Establecer una definición común de control interno que responda a las
necesidades de las distintas partes.
2. Facilitar un modelo en base al cual las empresas y otras entidades,
cualquiera sea su tamaño y naturaleza, puedan evaluar sus sistema de control interno
Definición de Control Interno según las normas COSO
En un sentido amplio, se define el control interno como: Un proceso efectuado
por el consejo de administración, la dirección y el resto del personal de una entidad,
diseñado con el objeto de proporcionar un grado de seguridad razonable en cuanto a
la consecución de objetivos dentro de las siguientes categorías:
1. Eficacia y eficiencia de las operaciones
2. Fiabilidad de la información financiera
3. Cumplimiento de las leyes y normas que sean aplicables
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Análisis de la definición: El control interno es un proceso. Es un conjunto de
acciones estructuradas y coordinadas dirigidas a la consecución de un fin, no es un
fin en sí mismo.
Los procesos de negocios que se llevan a cabo dentro de las unidades y
funciones de la organización o entre las mismas, se coordinan en función de los
procesos de gestión básicos de planificación, ejecución y supervisión. El control
interno es parte de dichos procesos y está integrado a los mismos, permitiendo su
funcionamiento adecuado y supervisando su comportamiento y aplicabilidad en cada
momento. Constituye una herramienta útil para la gestión, pero no es un sustituto de
ésta.
Esta conceptualización del control interno dista mucho de la antigua
perspectiva, que veía al control interno como un elemento añadido a las actividades
de una entidad o como una carga inevitable impuesta por los organismos reguladores
o por los dictados de burócratas excesivamente celosos. Los controles internos no
deben ser añadidos sino incorporados a la infraestructura de una entidad, de manera
que no entorpezcan sino que favorezcan la consecución de los objetivos de la entidad.
El hecho de “incorporarlos” permitiría identificar desviaciones en costes en
actividades Operativas básicas, y además se agilizaría el tiempo de respuesta para
solucionar estas desviaciones o costes innecesarios.
Para llevar a cabo el control interno, no es suficiente poseer manuales de
políticas e impresos. Son las personas, en cada nivel de organización, las que tienen la
responsabilidad de realizarlo.El Consejo de Administración, la dirección, y los demás
miembros de la entidad son los responsables de su implementación y seguimiento. Lo
realizan los miembros de una organización, mediante sus actuaciones concretas. Son
45
las personas quienes establecen los objetivos de la entidad e implantan los
mecanismos de control. El control interno sólo puede aportar un grado razonable de
seguridad, no la seguridad total a la dirección de una empresa, ya que existen
limitaciones que son inherentes a todos los sistemas de control interno.
Es importante tener en cuenta que estas limitaciones se deben a que las
opiniones sobre las que se basan las decisiones en materia de control pueden ser
erróneas. Los empleados encargados del establecimiento de controles tienen que
analizar la relación costo/beneficio de los mismos, y pueden producirse problemas en
el funcionamiento del sistema como consecuencia de fallos humanos, aunque se trate
de simples errores o equivocaciones.
Objetivos del control Interno
Tal como se analizara en la definición de control interno, existen tres categorías
de objetivos. La primera categoría se dirige a los objetivos empresariales básicos de
una entidad, incluyendo los objetivos de rendimiento, de rentabilidad, y la
salvaguarda de los recursos.
La segunda está relacionada con la elaboración y publicación de estados
contables confiables, incluyendo estados intermedios y abreviados, así como la
información financiera extraída de dichos estados, como por ejemplo las
comunicaciones sobre resultados, que sean publicados.
La tercera concierne al cumplimiento de aquellas leyes y normas a las que está
sujeta la entidad.
46
Estas distintas, pero en parte coincidentes categorías, tratan diferentes
necesidades y permiten un enfoque dirigido hacia la satisfacción de necesidades
individuales. Los sistemas de control funcionan en tres niveles distintos de eficacia.
El control interno se puede considerar eficaz en cada una de las tres categorías, si los
responsables de la dirección superior de la empresa, tienen una seguridad razonable
de que:
Disponen información adecuada sobre hasta qué punto se están
logrando los objetivos operacionales de la entidad.
Los estados contables de exposición se preparan de maneran confiable.
Se cumplen las leyes y normas aplicables.
Componentes o elementos de control interno
El control interno consta de cinco componentes relacionados entre sí. Derivan
del estilo gerencial y están integrados en el proceso de dirección. Estos componentes,
que se presentan con independencia del tamaño o naturaleza de la organización, son:
Entorno de control.
Evaluación de riesgos.
Actividades de control.
Información y comunicación.
Supervisión
Estos elementos generan una sinergia ya que forman un sistema integrado que
responde de una manera dinámica a las circunstancias cambiantes del entorno.
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Aunado a lo anterior es importante resaltar que existe una interrelación directa entre
las tres categorías de objetivos, que es lo que una entidad se esfuerza por conseguir, y
los componentes, que representan lo que se necesita para lograr dichos objetivos.
Todos los componentes son relevantes para cada categoría de objetivo.
El marco del control interno está conformado por el contenido descrito como
definición según las normas; la clasificación de los objetivos y los componentes y
criterios para lograr la eficacia.
En este orden de ideas podemos obtener los siguientes logros al implementar y
aplicar un apropiado sistema de control interno pues esto ayuda a que la organización
pueda:
Conseguir sus objetivos de rentabilidad y rendimiento
Pueda prevenir pérdidas de recursos
Obtener información contable confiable
Reforzar la confianza en que la empresa cumple las leyes y normas
aplicables
Ayuda a que una entidad cumpla con su objetivo evitando o midiendo
las dificultades con que se puede encontrar en ese camino.
Igualmente en los lineamientos de las Normas INTOSAI para el control interno
se establece que este es un sistema que debe estar a su vez integrado con otros
sistemas, tales como:
Control Interno Administrativo, donde se debe observar y aplicar en todas
las fases o etapas del proceso administrativo.
Control Interno Financiero - Contable, orientado fundamentalmente hacia
el control de las actividades financieras y contables de una entidad.
48
Entonces la conjunción de estos dos elementos deriva en el Sistema Integral
de Control Interno. Por tanto definen estas normas el control interno como un
proceso integral efectuado por la gerencia y el personal y esta diseñado para
enfrentarse a los riesgos y para dar una seguridad razonable de que en la consecución
de ola misión de la entidad se alcanzaran los siguientes objetivos gerenciales:
Ejecución ordenada, ética, económica, eficiente y efectiva de las
operaciones.
Cumplimiento de las obligaciones de responsabilidad.
Cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables.
Salvaguarda de los recursos para evitar pérdidas, mal uso y daño.
De acuerdo a lo anterior debe estudiarse el control interno para que la alta
gerencia conozca como es dicho control interno, no solamente en los planes de la
dirección sino en la ejecución real de las operaciones cotidianas. Es por ello que
requiere ser evaluado. Dicha evaluación del control interno es la estimación del
auditor, hecha sobre los datos que ya conoce a través del estudio, y con base en sus
conocimientos profesionales, del grado de efectividad que ese control interno
suministre
De este estudio y evaluación, el auditor podrá desprender la naturaleza de las
pruebas diferentes sobre una misma partida. De ello dependerá la extensión que deba
dar a los procedimientos de auditoría de empleados y la oportunidad en que los va a
utilizar para obtener los resultados más favorables posibles.
Entre algunas de las formas para hacer el estudio y evaluación del control
interno podemos nombrar los siguientes métodos:
a) Método Descriptivo o de memorando.
b) Método Gráfico.
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c) Método de Cuestionario.
Método Descriptivo o de memorando
Es la narración o descripción detallada, en forma de relato, de las características
de los sistemas o el modo de operar de una organización, referente a las secuencias
relevadas provenientes de las explicaciones de los individuos de la empresa, en
cuanto a: funciones, normas, procedimientos, operaciones, archivos, custodia de
bienes, etcétera.
La función de revelamiento del sistema de control interno por el método
descriptivo, se puede realizar por tres formas o procedimientos distintos:
• Encuesta o entrevista personal
• Formularios
• Combinación de formularios y entrevistas
Método Gráfico
Es uno de los más usados, permite visualizar la información verbal o escrita, y
mantiene de manera razonable cada actividad o proceso que desee ser estudiado,
analizado o por conocer.
Este método tiene su origen dentro del área de la teoría de los gráficos, sus
antecedentes se remontan a los gráficos utilizados por los ingenieros en los diagramas
industriales, que representaban las actividades de producción como, por ejemplo: los
diagramas de proceso de la operación industrial, los de recorrido y los denominados
"mano izquierda mano derecha."
En este renglón se pueden citar:
El cursograma o flujo grama es la representación gráfica del sentido, curso,
flujo o recorrido de una masa de información o de un sistema o proceso
50
administrativo u operativo, dentro del contexto de la organización, mediante la
utilización de símbolos convencionales que representan operaciones, registraciones,
controles, etc., que ocurren o suceden en forma oral u escrita en el quehacer diario del
ente.
Podríamos decir que el cursograma tiene tres "elementos básicos" que son:
Se trata de un diagrama o representación gráfica;
Representa el fluir de información ya sea de tipo verbal o escrito;
Se refiere siempre a un proceso de tipo administrativo u operación
específica.
Los cursogramas tienen grandes partes componentes:
Simbología: la simbología utilizada representa la operación o proceso y el fluir
o recorrido de la información.
Diagramación: la forma de realizar, dibujar o graficar depende de los siguientes
factores a tener en cuenta:
Lenguaje a usar: el conjunto de señales que dan a entender una cosa; método a
desarrollar: mantener un modo razonado de obrar o proceder. uno de los problemas
que tiene este método es que no existe una simbología de carácter universal, es decir
que falta uniformidad en cuanto a su interpretación simbólica.
Cuestionarios
Este método se basa en un conjunto de preguntas estándar presentadas por
escrito en un formulario preimpreso o dentro de un programa o archivo incorporado a
un procesador personal, sobre los aspectos fundamentales del control interno que son
comunes a la mayoría de las empresas y que interrogan sobre los sistemas y
operaciones que se realizan en el ente.
51
Evaluación de las actividades de control de los sistemas.
Identificación de los controles existentes: Finalizado el relevamiento y la
descripción de los sistemas, hay que detectar los controles existentes en los sistemas y
su efectividad.
Errores potenciales: Pueden ocurrir estos tipos o clases
Transacciones registradas:
Que no son válidas;
En períodos incorrectos;
En forma incorrecta o incompleta;
Transacciones incorrectamente:
Salvadas o corregidas;
Imputadas;
Registradas en el período.
Transacciones no:
Registradas;
Autorizadas o aprobadas.
Verificación de la capacidad de las actividades de control de los sistemas
operantes para: prevenir, detectar y corregir los errores potenciales.
Para determinar el grado de confiabilidad de los controles existentes, sobre la
base de la capacidad de las actividades de control, se deberá establecer la ocurrencia
de posibles o potenciales errores en los sistemas y su incidencia en los estados
contables.
La presente clasificación permitirá evaluar la alternativa de confiar o no en las
actividades de control de los sistemas existentes.
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Pruebas de las actividades de control de los sistemas: Si se está en condiciones
de confiar en las actividades de control de los sistemas, se procede a evaluar las
actividades reales de control.
La verificación de la realidad se hará:
• Seleccionando una muestra de las transacciones u operaciones que será
representativa del todo.
• En cada caso se verificará el funcionamiento y comportamiento de los
controles existentes.
Los papeles de trabajo contendrán:
• Pruebas efectuadas;
• Resultados obtenidos.
En caso de que no se confíe en las actividades de control de los sistemas, no es
necesario efectuar prueba alguna.
Resultado de la evaluación de las actividades de control de los sistemas.
Pueden ocurrir las siguientes situaciones
A) Las actividades de control de los sistemas son eficientes. Si se decide confiar
en las actividades de control de los sistemas y los resultados de las pruebas han sido
satisfactorios, el auditor basará su labor en dichas actividades y las tendrá en cuenta al
determinar la naturaleza, el alcance y la oportunidad de los procedimientos de
auditoría a aplicar.
B) Las actividades de control de los sistemas son deficientes. Si se ha
determinado que las actividades de control de los sistemas no son confiables o los
resultados de las pruebas sobre las mismas no son satisfactorios, no se confiará en
dichas actividades. Por lo tanto, al programarse la naturaleza, el alcance y la
53
oportunidad de los procedimientos, se contemplará la realización de una prueba
mayor, y de análisis superior.
Sin embargo desde hace varias décadas la gerencia moderna ha implementado
nuevas formas para mejorar los controles en las empresas del sector privado y
público. Ello es importante tener en cuenta, por cuanto el control interno tiene una
vinculación directa con el curso que debe mantener la empresa hacia el logro de sus
objetivos y metas.
El control interno no puede existir si previamente no existen objetivos, metas e
indicadores de rendimiento. Si no se conocen los resultados que deben lograrse, es
imposible definir las medidas necesarias para alcanzarlos y evaluar su grado de
cumplimiento en forma periódica; así como minimizar la ocurrencia de sorpresas en
el curso de las operaciones. Entonces se menciona a continuación el concepto de
control interno en el marco de una gerencia moderna, así como su importancia en el
desarrollo de las labores de auditoría.
El Diccionario de la Lengua Española de la Real Academia considera que el
término control tiene dos acepciones:
* Inspección, fiscalización, intervención; y,
* Dominio, mando, preponderancia.
Aun cuando el primer concepto podría asociarse con la auditoría; la segunda
acepción sobre dominio o mando, define con mayor precisión al control interno
gerencial. Por ello, tratar de discutir sobre el tema del control o materializar su
existencia, es tan difícil como pretender hacerlo con el alma del ser humano que, a
pesar de ser un ente de carácter abstracto, su existencia no es negada.
54
Controlar es una acción, en la medida en que sea tangible y, consecuentemente,
el efecto que produce pueda medirse. Al igual que el espíritu es inherente al cuerpo
humano, el control lo es a la entidad como ente concreto y, específicamente a la
administración, personificada en sus órganos de dirección y gerencia.
En auditoría, el término control interno comprende la organización, políticas y
procedimientos adoptados por los directores y gerentes de las entidades para
administrar las operaciones y promover el cumplimiento de las responsabilidades
asignadas para el logro de los resultados deseados.
El control interno es efectuado por diversos niveles, cada uno de ellos con
responsabilidades importantes. Los directivos, la gerencia y los auditores internos y
otros funcionarios de menor nivel contribuyen para que el sistema de control interno
funcione con efectividad, eficiencia y economía. Una estructura de control interno
sólida es fundamental para promover el logro de sus objetivos y la eficiencia y
economía en las operaciones de cada entidad. Las máximas autoridades de las
organizaciones deben aprobar los mecanismos de control a implementar por la
administración activa.
Ninguna estructura de control interno, por muy óptima que sea, puede
garantizar por si misma, una gestión eficiente y registros e información financiera
integra, exacta y confiable, ni puede estar libre de errores, irregularidades o fraudes,
especialmente, cuando aquellas tareas competen a cargos de confianza. Por ello
mantener una estructura de control interno que elimine cualquier riesgo, puede
resultar un objetivo un tanto complejo y, en algunos casos es probable que sea más
costoso que los beneficios que se considere obtener de su implementación.
55
Los cambios en la entidad y en la dirección pueden tener impacto sobre la
efectividad del control interno y sobre el personal que opera los controles. Por esta
razón, la dirección debe evaluar periódicamente los controles internos, informar al
personal de los cambios que se implementen y, dar un buen ejemplo a todos
respetándolos.
Evaluación del sistema de control interno
Como fue comentado el control interno comprende el plan de organización y
todos los métodos y procedimientos que en forma coordinada se adoptan en una
entidad para salvaguardar sus activos, verificar la razonabilidad y confiabilidad de su
información financiera y la complementaria administrativa y operacional, promover
eficiencia en la operación y provocar adherencia a las políticas prescritas por la
administración.
Según el Boletín 3050 emitido por la Comisión de Normas y Procedimientos de
Auditoria, dentro de sus generalidades nos explica que el estudio y evaluación del
control interno se efectúa con el objeto de cumplir la norma de ejecución del trabajo
que requiere que “el auditor debe efectuar un estudio y evaluación adecuado del
control interno existente, que le sirva de base para determinar la naturaleza, extensión
y oportunidad que va a dar a los procedimientos de auditoria”.
Por ultimo es importante destacar las características de los sistemas de control. El
autor Rodriquez, L (2000; p.29) las describe de la siguiente manera:
Deben ser oportunos: disponer de ellos en el momento apropiado,
como por ejemplo: registros contables (balances, estados de resultados, resumen
financieros, etc.…)
Seguir una estructura orgánica: los buenos controles están relacionados
con una estructura orgánica y muestran su eficiencia así como los procedimientos en
cuanto diseño y producción.
56
Ubicación estratégica: No es posible fijar controles para cada aspecto
del organismo, aún cuando este sea de pequeña o mediana magnitud; por lo tanto es
necesario realizar controles en ciertas actividades de la operación siguiendo un
criterio estratégico.
Económico: Es necesario prestar atención a los análisis costo
beneficio de los sistemas de control.
Revelar tendencias y situaciones: Los controles muestran
periódicamente las actividades por controlar, aunque tales mediciones muestran una
visión de la situación presente, la interpretación de las tendencias en relación con los
eventos, es de especial importancia en el desarrollo de la información de control para
llevar a cabo una medición.
Cabe destacar que además de lo antes descrito, se toma como base teórica para
la realización de esta investigación el libro Auditing, en donde indica igualmente
características generales del Control Interno.
Otro aspecto importante ha considerar en esta investigación es el proceso de
compras, por tanto hablemos del mismo.
Proceso de Compras
Toda Organización ya sea pública o privada debe asegurarse de que el producto
adquirido cumple los requisitos de compra especificados. El tipo y alcance del control
aplicado al proveedor y al producto adquirido debe depender del impacto del
producto adquirido en la posterior realización del producto o sobre el producto final.
Lo importante a resaltar en esta parte es lo indicado en la norma Iso 9000-9001,
donde se refiere que dependiendo del rol que desempeñe el producto a comprar
dentro del bien que elabora una empresa, así de acucioso debe ser el control que
debemos ejercer tanto del proveedor como del producto a comprar, por ejemplo si
nuestra organización fabrica automóviles, será muy diferente el control que
57
ejerceremos sobre las pastillas para frenos que el ejercido sobre las manijas internas
de las puertas que permiten levantar sus vidrios.
Lo otro que se plantea dicha norma es el de asegurarnos "que el producto
adquirido cumple los requisitos de compra especificados" esto es apenas lógico si
queremos garantizarle al cliente que el producto elaborado por nuestra organización
colmará sus expectativas (por ejemplo en cuanto a su funcionamiento).
Establece la Iso 9000-9001 que la organización debe evaluar y seleccionar los
proveedores en función de su capacidad para suministrar productos de acuerdo con
los requisitos de la organización. Deben establecerse los criterios para la selección, la
evaluación y la re-evaluación. Deben mantenerse los registros de los resultados de las
evaluaciones y de cualquier acción necesaria que se derive de las mismas.
Este ítem es muy importante ya que nos permite ir descartando proveedores que
no cumplan con nuestras necesidades y expectativas o mantener a aquellos que
reúnan los requisitos de nuestra organización.
Cuando se habla de criterios para la selección del proveedor generalmente
deben estar incluidos los siguientes ítems:
• Oportunidad de entrega de los productos solicitados
• Precios
• Lugar de entrega (instalaciones de la empresa o el lugar establecido por
nosotros)
• Cantidad de productos de acuerdo a nuestra solicitud
• Marca o especificaciones solicitada por nosotros
• Estabilidad financiera
• Credibilidad en el mercado
• Información oportuna acerca de nuestro pedido
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• Respaldo de garantía en caso de existir no conformidades en los productos
solicitados.
Como deben mantenerse registros de los resultados de estas evaluaciones se
sugiere diseñar una lista de chequeo por proveedor con filas y columnas que incluyan
los ítems anteriormente relacionados y columnas de si cumple o no cumple, esto
permite realizar cuadros comparativos por proveedor y seleccionar el que más se
adecue a los requisitos de nuestra organización.
En caso de ocurrir divergencias de tipo legal o de otro tipo con algún
proveedor, deben registrarse en algún formato adecuado al caso, esto permite evitar
cometer este tipo de errores en el futuro.
Información de las Compras
La información de las compras debe describir el producto a comprar,
incluyendo, cuando sea apropiado:
a. requisitos para la aprobación del producto, procedimientos, procesos y
equipos, la calidad de los productos suministrados por el proveedor dependerá en
gran medida de la información acerca de los requisitos suministrada por nuestra
organización; para ello debemos apoyarnos si es necesario en catálogos con
especificaciones claras o en demostraciones por parte del proveedor de los posibles
productos a adquirir. Solo cuando tengamos la claridad suficiente es cuando debemos
proceder a la elaboración y definición de dichos requisitos.
b. requisitos para la calificación del personal, y en aquellos casos en que
la organización adquiera equipos que lleven involucrada una tecnología para su
manejo o montaje y dentro de la compra esté incluida la capacitación o asesoría de
nuestro personal, debemos establecer requisitos (tales como experiencia y demás)
para la persona suministrada por el proveedor para ejercer dicha capacitación o
asesoría.
59
c. requisitos del sistema de gestión de la calidad, por ser el proceso de
compras uno de los más vulnerables dentro de la organización en cuanto al manejo
inadecuado debido a las transacciones monetarias que en el se efectúan y los intereses
que entran en juego, se requiere que las personas que participan directamente en el,
sean personas honestas y de buena reputación dentro de la organización. Igualmente
deben quedar claras las responsabilidades y autoridades dentro de todo el proceso; es
necesario que aquellas áreas como producción y almacén participen activamente en la
definición de los requisitos. Si la organización se decide por la creación de un área o
departamento de compras, debe dotarse de la infraestructura necesaria incluyendo la
parte de comunicaciones para un desempeño eficaz del sistema.
La organización debe asegurarse de la adecuación de los requisitos de compra
especificados antes de comunicárselos al proveedor. Es necesario que antes de
comunicar el listado de los requisitos de compra al proveedor, se obtenga el visto
bueno de aquellas áreas que se verían directamente afectadas si no se cumple con
dichos requisitos, esto permite realizar las correcciones que sean necesarias antes de
que la información llegue a manos del proveedor.
Verificación de los Productos Comprados
La organización debe establecer e implementar la inspección u otras actividades
necesarias para asegurarse de que el producto comprado cumple los requisitos de
compra especificados.
Es apenas lógico que para que el sistema de compras funcione con la
efectividad requerida, se necesita que después de habernos decidido por un
60
determinado proveedor, los productos suministrados por este sean revisados para
verificar el cumplimiento de los requisitos especificados.
Para ello debe establecerse e implementarse un sistema de inspección u otras
actividades similares en donde necesariamente deberán participar aquellas personas
que tienen que ver directamente con la utilización del producto (producción por
ejemplo). Cuando se dan situaciones en que son grandes volúmenes de un
determinado producto deberá aplicarse el sistema de muestreo estadístico.
Cuando la organización o su cliente quieran llevar a cabo la verificación en las
instalaciones del proveedor, la organización debe establecer en la información de
compra las disposiciones para la verificación pretendida y el método para la
liberación del producto.
Hay ocasiones en que nuestra organización no cuenta con la infraestructura
necesaria que garantice un adecuado control del producto adquirido, por lo que
deberá aprovechar la infraestructura del proveedor para tal fin, en este caso en la
información de compra se debe incluir las posibles verificaciones en los laboratorios
o instalaciones del proveedor y que criterios se tendrán en cuenta para la aceptación
del producto.
Como pudimos observar es posible que nuestra organización ya tenga
establecido un procedimiento para las compras, lo importante es que dentro del
mismo estén incluidos los apartes que plantea la norma y textos consultados es por
ello que visto desde esta óptica , todo los textos y bibliografías consultadas permiten
la realización de esta investigación enmarcada dentro de una auditoría operativa
enfocada hacia el cumplimiento de los mecanismos de control establecidos por la
máxima autoridad de la organización.
61
4.- Bases Legales
La Contraloría General de la República tiene como potestad evaluar
periódicamente los órganos y entidades que incumben en el ejercicio del poder
Público Nacional, Estadal y Municipal. Es por ello que el Ministerio del Poder
Popular para la Infraestructura del estado Falcón; esta sujeto al control y examen por
parte de la Contraloría General de la República y la Unidad de Auditoria Interna, para
evaluar su gestión financiera, administrativa y el cumplimiento de programas y metas
establecidas en el presupuesto anual, a objeto de salvaguardar los recursos del Estado
Venezolano.
Por lo que se menciona a continuación algunas normativas relacionadas con la
investigación. Entre las cuales se cita en primer lugar a la Constitución de la
República Bolivariana de Venezuela, como carta magna, en los artículos siguientes
Art.141.La Administración Pública esta al servicio de los ciudadanos y se fundamenta
en los principios de honestidad, participación, celeridad, transparencia, rendición de
cuentas y responsabilidad en el ejercicio de la función pública con sometimiento
pleno a la ley y al derecho.
Art.274. Los órganos que ejercen el poder ciudadano tienen a su cargo, de
conformidad con la constitución y con la ley, prevenir, investigar y sancionar los
hechos que atenten contra la ética pública y la moral administrativa, velar por la
buena gestión y la legalidad en el uso del patrimonio público, el cumplimiento del
principio de legalidades toda actividad administrativa del Estado, e igualmente
promover la educación como proceso creador de la ciudadanía, así como la
solidaridad, la libertad, la democracia, la responsabilidad social y el trabajo.
62
Por su parte, la ley Orgánica de la Contraloría General de la Republica y del
Sistema Nacional de Control Fiscal en su capitulo II nos habla del Control Interno en
los artículos del 35,36 y 37.
Art.35. El control Interno es un sistema que comprende el plan de organización,
las políticas, normas, así como los métodos y procedimientos adoptados dentro de un
ente u organismo sujetos a esta ley, para salvaguardar los recursos, verificar la
exactitud y veracidad de la información financiera y administrativa, promover la
eficiencia, economía y calidad, estimular la observancia de las políticas prescritas y
lograr el cumplimiento de su visión objetivos y metas.
Art.36.Corresponde a las máximas autoridades jerárquicas de cada ente la
responsabilidad de organizar , establecer, mantener y evaluar el sistema de control
interno el cual debe ser adaptado a la naturaleza, estructuras y fines del ente.
Art.37. Cada entidad del sector público en el marco de sus normas básicas
dictadas por la Contraloría General de la Republica, las normas, manuales de
procedimientos, indicadores de gestión, índices de rendimientos y demás
instrumentos o métodos específicos para el funcionamiento del sistema de control
interno.
Art.41. Las Unidades de Auditoria Interna en el ámbito de sus competencias
podrán realizar auditorias, inspecciones, fiscalizaciones ,exámenes, estudios, análisis
e investigaciones de todo tipo y de cualquier naturaleza en el ente sujeto a su control,
para verificar la legalidad ,exactitud, sinceridad y corrección de sus operaciones, así
63
como para evaluar el cumplimiento y los resultados de los planes y las acciones
administrativas, la eficiencia , eficacia ,economía , calidad e impacto de su gestión.
En este mismo orden de ideas podemos decir que esta investigación esta
enmarcada dentro de otras leyes, vigentes en el marco jurídico venezolano, tales
como:
Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Público.(LOAFSP).
Ley Orgánica de la Administración Pública.(LOAD).
Ley Contra la Corrupción.
Ley de Licitaciones.
Ley de Reforma Parcial de la Ley Orgánica de la Administración Financiera del
Sector Público.
Gaceta de Creación del Ministerio del Poder Popular para la Infraestructura.
Manual de Normas de Control Interno.Gaceta Nº 38.282 del 28 de Septiembre
del 2005.(MNCI)
Normas Generales de Control Interno.Gaceta Nº 36229 de fecha 17 de Junio de
1997.(NGCI)
Reglamento sobre la Organización del Control Interno en la Administración
Pública Nacional.
Régimen jurídico de la contabilidad venezolana. Declaración de Normas de
Auditoría (DNA).
Normas de Auditoría de Estado.
64
5. Definición de Términos.
Auditoría Interna: es el examen crítico, sistemático y detallado de un sistema
de información de una unidad económica, realizado por un profesional con vínculos
laborales con la misma, utilizando técnicas determinadas y con el objeto de emitir
informes y formular sugerencias para el mejoramiento de la misma. Estos informes
son de circulación interna y no tienen trascendencia a los terceros pues no se
producen bajo la figura de la fe pública. Sterttler, Auditing Principles. (1991, p.7)
Control Interno: Es el conjunto de mecanismos y procedimientos establecidos
por los organismos para asegurar la regularidad, la eficiencia y la eficacia de las
operaciones.(SAS N°1,p.15)
Compras: operación que se propone suministrar, en las mejores condiciones
posibles y a los distintos sectores de la misma, los materiales (materias primas y
productos semi acabados, accesorios, bienes de consumo, maquinarias y servicios,
etc.…Thornhill, W.Complete Handbook of operacional and Management
Auditing, Prentice Hall (1981, p 23)
Economía: Es aquella que evalúa si los resultados son obtenidos sobre la base
de la cantidad y calidad adecuada, de manera oportuna y al más bajo costo.
Eficacia: Es la consecución de objetivos y metas referidas a la permanencia de
misión y visión de la cantidad, esta relación permite comprobar si los servicios o
productos generales se corresponden con los objetivos y metas programados. Ibib,G.
Eficacia y Eficiencia(1981,p79
Eficiencia: Es la relación entre los bienes y servicios producidos y el manejo
racional de los recursos humanos, económicos y tecnológicos para su obtención;
incluye la relación de los recursos programados con los realmente utilizados para el
cumplimiento de las actividades. Enciclopedia de Auditoría. (2001, p.233)
65
Efectividad: La medida en la cual los usuarios pueden alcanzar sus metas de
tareas.Enciclopedia de Auditoría. (2001, p.233)
Estrategias: Es la determinación de los objetivos básicos a largo plazo de una
empresa, la adopción de los cursos de acción y la asignación de recursos necesarios
para su cumplimiento. Robertson, J.Bussines Publications (1979, p.191)
Evaluación: Proceso que tiene como finalidad determinar el grado de eficacia y
eficiencia, con que han sido empleados los recursos destinados a alcanzar los
objetivos previstos, posibilitando la determinación de las desviaciones y la adopción
de medidas correctivas que garanticen el cumplimiento adecuado de las metas
presupuestadas. El periodo normal para llevara cabo una evaluación es de un año
después de la aplicación de cada programa operativo anual.Instituto Internacional
de Auditores (1979, p.15)
Gestión: Es el proceso de coordinar los recursos necesarios para establecer y
alcanzar objetivos y metas precisas
Hallazgo: Es la recopilación de información especifica sobre una operación,
actividad, organización, condición u otro asunto que se haya analizado y evaluado y
que se considera de interés o utilidad para los funcionarios del organismo.
Informe: Instrumento a través del cual se comunica a las autoridades
pertinentes los resultados de la auditoría Los requisitos para la preparación del
66
informe son claridad y simplicidad, importancia del contenido, respaldo adecuado,
racionabilidad, objetividad entre otros.
Misión: Es aquella en la cual se identifica la función o tarea básica de una
organización.
Objetivos: Son los fines que se persiguen por medio de una actividad de una u
otra índole.
Papeles de trabajo: Son el conjunto de análisis, sumarios, resúmenes,
comentarios y correspondencia formada e integrada por el auditor durante el
desarrollo de un examen de Estados financieros de acuerdo con las normas de
Auditoria Generalmente aceptadas.
Políticas: Son enunciados o criterios generales que orientan o encausan el
pensamiento en la toma de decisiones
Procedimiento: Son planes por medio de los cuales se establece un método
para el manejo de actividades futuras..
67
6.- Definición Operacional
Para González, P. (2000), las variables se utilizan para designar cualquier
característica de la realidad que puedan ser determinadas por observación y que
puedan mostrar diferentes valores de una unidad de observación a otra y se refiere al
significado general o conceptual que se le va a otorgar a las variables del problema
que se va a estudiar.
A continuación se procede a la operacionalización de las variables del estudio
CUADRO 1
OPERACIONALIZACIÓN DE LAS VARIABLES
OBJETIVOS ESPECÍFICOS
VARIABLE
INDICADORES
FUENTES
INSTRUMENTOS
ITEMS
Identificar los procedimientos de control interno que se aplican en el departamento de compras. Verificar la existencia de Manuales de Normas y Procedimientos. Analizar los procedimientos de control interno existentes en el departamento de compras.
Procedimientos de control interno de las compras. Procedimientos de Compras Escritos. Procedimientos de control interno en el departamento de compras
Políticas de las compras. Relaciones internas del departamento de compras. Diagramas de los procesos de compras. Políticas de las Compras. Diagramas de los procesos de compras. Procedimientos aplicados en los siguientes trámites:
*Número de cotizaciones provenientes de los proveedores. Número de órdenes tramitadas, anuladas y con niveles de respuesta.
Manuales de Normas y Procedimientos. Manual de Políticas de Compras. Reglamento internos de compras. Manuales de Normas y Procedimientos. Manual de Políticas de Compras. Reglamentos internos de compras. Sistema de archivos
Observación
Directa
Cuestionarios
Observación Directa.
Cuestionario.
Revisión Documental
Revisión Documental
1, 2, 3, 4, 5, 7, 8,9,10,11,12,15,16, 17, 18, 19, 20, 21, 22, 23, 24, 26, 27,28,30
1, 2, 3, 4, 5, 7, 8,9,10,11,12,15,16, 17, 18, 19, 20, 21, 22, 23, 24, 26. 1, 5, 6, 7, 8,9, 11,12,13, 14,15,16, 17,19,20, 21,22,23, 24,25,28, 30,33,34, 35,36,37.
10, 11, 12, 13, 14, 15, 17,18,19,20, 21,22,23,24,
68
Número de órdenes tramitadas con tres o más cotizaciones. Número de cotizaciones provenientes de los proveedores Número de órdenes tramitadas, anuladas y con niveles de respuesta. Número de órdenes tramitadas con tres o más cotizaciones. Nº de proveedores inscritos.
Cuestionario observación directa
25,26,27,30, 31,32.
Fuente: Medina Colina 2007
CAPÍTULO III MARCO
METODOLÓGICO
71
observación directa consultando a los propios responsables de los procesos de
Compras del Ministerio del Poder Popular para la Infraestructura.
2.- Diseño de la Investigación
En correspondencia con la modalidad de investigación y en función de
apoyarla, el diseño de la investigación es de campo pues los datos han sido tomados
de la realidad que acontece en el departamento de compras de Minfra y se aplicaron
instrumentos de recolección de información como la observación directa por lo que es
una investigación no experimental pues se observan los fenómenos tal y como se
dan en su contexto natural, para después analizarlos, la cual el Manual para la
Elaboración de Trabajos de Grado de la Universidad Pedagógica Experimental
Libertador (2001;05) define como “la investigación no experimental o expost-facto es
cualquier investigación en la que resulta imposible manipular variables o asignar
aleatoriamente a los sujetos o a las condiciones”. De hecho, no hay condiciones o
estímulos a los cuales se expongan los sujetos del estudio. Los sujetos son observados
en su ambiente natural, en su realidad.
3.- Población y Muestra
La población estuvo conformada por el Ministerio del Poder Popular para la
Infraestructura del Estado Falcón seleccionando como muestra el área de compras.Es
importante señalar que este es un estudio de caso y se aplicó el instrumento a la
totalidad de trabajadores del departamento objeto de la revisión.
La población, se define según Tamayo y Tamayo (1995, p.114) como la
totalidad del fenómeno a estudiar y la muestra representa el todo (p.115) lo cual
refleja las características que definen la población de la cual fue extraída, lo cual
indica que es representativa.
72
4.- Técnica Instrumento de recolección de Datos
Técnica
Se empleo la técnica del cuestionario la cual el Diccionario de Auditoría (2000:
318) define como “una conversación directa con las personas, las cuales responderán
afirmativo o negativo según sea el caso”.
Instrumento de Recolección de datos:
Como instrumento de recolección de datos, fue elaborado el Cuestionario el cual se
aplicó para establecer los criterios que se toman en cuenta para la sobre la realización.
La revisión directa de los expedientes y por consiguiente la elaboración de
flujogramas de los procesos.
5.- Validez.
Validez
Para establecer la validez del instrumento se aplico la denominada técnica o
prueba de juicio de expertos, la cual Chávez Alizo (1994: 94) conceptualiza de la
siguiente manera: “Consiste en el análisis de la correspondencia del instrumento con
su contexto; no se expresa en término de índice numérico. De acuerdo con el
planteamiento anterior, para establecer la validez del “guión estructurado de
entrevista”, se seleccionó a tres (3) profesionales; a los cuales fue sometida la
revisión del cuestionario de control interno de las compras, para su revisión, en
cuanto a la claridad y congruencia.
73
6. Procedimiento empleado por el investigador.
Se procedió a diagnosticar la situación a través de la observación directa de los
procedimientos empleados para la adquisición de bienes y servicios. Verificándose
además la existencia de manuales de normas y procedimientos y la aplicación de los
mismos, según sea el caso, solicitándose además informes de auditorías anteriores.
Luego de la recogida de los datos de interés se utilizó la siguiente metodología
para su procesamiento: en primer lugar, se seleccionó el análisis de contenido, la cual
según Arias (1997) es una “técnica dirigida a la cuantificación y clasificación de los
resultados, mediante categorías preestablecidas” (p. 79). En conjunción con el método
estadístico descriptivo, el cual para Arias (1997), “es un conjunto de técnicas y
medidas que permiten caracterizar y condensar los resultados obtenidos”. (p. 80).
Se enmarcó legalmente los procedimientos, procediéndose a la planificación de
las actividades a realizar para así elaborar el cuestionario de acuerdo a las actividades
que debe manejar el departamento de compras y posteriormente dicho cuestionario
fue aplicado directamente por el investigador a los cuatro sujetos que conformaron el
departamento de compras; y una vez que se finalizó con la recogida de información
de los cuestionarios para evidenciar la veracidad de la información se recurrió a
cotejar con la observación directa y la revisión de documentos en el archivo del
departamento de compras.
Cabe destacar que el investigador para obtener y analizar la información utilizó
las técnicas y herramientas utilizadas por los auditores al momento de realizar las
auditorías, obteniendo como resultado la realización del informe de auditoría
estructurado de acuerdo a las normas de auditoría vigentes utilizadas por los
Contadores Públicos, aplicando y desarrollando los conocimientos adquiridos.
74
7. Técnicas de Análisis de datos:
Una vez que los datos fueron codificados y transferidos a las cédulas de
observaciones, se procedió a su análisis, según Busot (1991; p.245) el análisis de los
datos es una etapa de lógica y de reflexión que deja y simplifica el camino al
investigador para la correcta interpretación del problema abordado. En esta
investigación se utilizó la técnica del análisis cualitativo y cuantitativo y la
observación directa consultando a los propios responsables de los procesos de
Compras del Ministerio del Poder Popular para la Infraestructura.
70
CAPÍTULO III
MARCO METODOLÓGICO
1.- Tipo de Investigación
El presente trabajo es de carácter descriptivo porque describe un hecho que acontece
dentro del Departamento de Compras en Minfra, de campo por cuanto los datos han sido
tomados de la realidad, de acción por cuanto constituye una investigación basada en la
evaluación de los sistemas de control interno de los procesos de compras del Minfra
falcón, a los efectos de orientar el desarrollo del presente estudio sobre la realización de
una auditoría administrativa y operativa en referencia a las compras del Minfra
Falcón, para determinar la exactitud, veracidad y transparencia en las operaciones
realizadas en el departamento objeto de estudio.
Enfocada hacia las compras, se seleccionó en función de su naturaleza y
características la modalidad de investigación de campo, la cual el Manual para la
Elaboración de Trabajos de Grado de la Universidad Pedagógica Experimental
Libertador (2001: 05) define como el “análisis sistemático de problemas en la propia
realidad”, y específicamente de carácter descriptivo, la cual Hernández S. y Otros (1995:
83) conceptualiza de la siguiente manera: “los diseños descriptivos tienen como
objetivo indagar la incidencia y los valores en que se manifiesta una o más variables”.
En este orden de ideas se pretendió que la investigación fuese la propia
realidad, es decir se aplicaron instrumentos de recolección de información y la
71
observación directa consultando a los propios responsables de los procesos de
Compras del Ministerio del Poder Popular para la Infraestructura.
2.- Diseño de la Investigación
En correspondencia con la modalidad de investigación y en función de
apoyarla, el diseño de la investigación es de campo pues los datos han sido tomados
de la realidad que acontece en el departamento de compras de Minfra y se aplicaron
instrumentos de recolección de información como la observación directa por lo que es
una investigación no experimental pues se observan los fenómenos tal y como se
dan en su contexto natural, para después analizarlos, la cual el Manual para la
Elaboración de Trabajos de Grado de la Universidad Pedagógica Experimental
Libertador (2001;05) define como “la investigación no experimental o expost-facto es
cualquier investigación en la que resulta imposible manipular variables o asignar
aleatoriamente a los sujetos o a las condiciones”. De hecho, no hay condiciones o
estímulos a los cuales se expongan los sujetos del estudio. Los sujetos son observados
en su ambiente natural, en su realidad.
3.- Población y Muestra
La población estuvo conformada por el Ministerio del Poder Popular para la
Infraestructura del Estado Falcón seleccionando como muestra el área de compras.Es
importante señalar que este es un estudio de caso y se aplicó el instrumento a la
totalidad de trabajadores del departamento objeto de la revisión.
La población, se define según Tamayo y Tamayo (1995, p.114) como la
totalidad del fenómeno a estudiar y la muestra representa el todo (p.115) lo cual
refleja las características que definen la población de la cual fue extraída, lo cual
indica que es representativa.
72
4.- Técnica Instrumento de recolección de Datos
Técnica
Se empleo la técnica del cuestionario la cual el Diccionario de Auditoría (2000:
318) define como “una conversación directa con las personas, las cuales responderán
afirmativo o negativo según sea el caso”.
Instrumento de Recolección de datos:
Como instrumento de recolección de datos, fue elaborado el Cuestionario el cual se
aplicó para establecer los criterios que se toman en cuenta para la sobre la realización.
La revisión directa de los expedientes y por consiguiente la elaboración de
flujogramas de los procesos.
5.- Validez.
Validez
Para establecer la validez del instrumento se aplico la denominada técnica o
prueba de juicio de expertos, la cual Chávez Alizo (1994: 94) conceptualiza de la
siguiente manera: “Consiste en el análisis de la correspondencia del instrumento con
su contexto; no se expresa en término de índice numérico. De acuerdo con el
planteamiento anterior, para establecer la validez del “guión estructurado de
entrevista”, se seleccionó a tres (3) profesionales; a los cuales fue sometida la
revisión del cuestionario de control interno de las compras, para su revisión, en
cuanto a la claridad y congruencia.
73
6. Procedimiento empleado por el investigador.
Se procedió a diagnosticar la situación a través de la observación directa de los
procedimientos empleados para la adquisición de bienes y servicios. Verificándose
además la existencia de manuales de normas y procedimientos y la aplicación de los
mismos, según sea el caso, solicitándose además informes de auditorías anteriores.
Luego de la recogida de los datos de interés se utilizó la siguiente metodología
para su procesamiento: en primer lugar, se seleccionó el análisis de contenido, la cual
según Arias (1997) es una “técnica dirigida a la cuantificación y clasificación de los
resultados, mediante categorías preestablecidas” (p. 79). En conjunción con el método
estadístico descriptivo, el cual para Arias (1997), “es un conjunto de técnicas y
medidas que permiten caracterizar y condensar los resultados obtenidos”. (p. 80).
Se enmarcó legalmente los procedimientos, procediéndose a la planificación de
las actividades a realizar para así elaborar el cuestionario de acuerdo a las actividades
que debe manejar el departamento de compras y posteriormente dicho cuestionario
fue aplicado directamente por el investigador a los cuatro sujetos que conformaron el
departamento de compras; y una vez que se finalizó con la recogida de información
de los cuestionarios para evidenciar la veracidad de la información se recurrió a
cotejar con la observación directa y la revisión de documentos en el archivo del
departamento de compras.
Cabe destacar que el investigador para obtener y analizar la información utilizó
las técnicas y herramientas utilizadas por los auditores al momento de realizar las
auditorías, obteniendo como resultado la realización del informe de auditoría
estructurado de acuerdo a las normas de auditoría vigentes utilizadas por los
Contadores Públicos, aplicando y desarrollando los conocimientos adquiridos.
74
7. Técnicas de Análisis de datos:
Una vez que los datos fueron codificados y transferidos a las cédulas de
observaciones, se procedió a su análisis, según Busot (1991; p.245) el análisis de los
datos es una etapa de lógica y de reflexión que deja y simplifica el camino al
investigador para la correcta interpretación del problema abordado. En esta
investigación se utilizó la técnica del análisis cualitativo y cuantitativo y la
observación directa consultando a los propios responsables de los procesos de
Compras del Ministerio del Poder Popular para la Infraestructura.
CAPÍTULO IV ANÁLISIS DE RESULTADOS
76
CAPÍTULO IV
ANÁLISIS DE RESULTADOS
En este trabajo de investigación se parte de la evaluación de los procesos de
compras a través de la realización de Auditoria Operativa, enfocada hacia el control
interno empleado en el departamento de compras, para formular y presentar una
opinión sobre aspectos administrativos, gerenciales y operativos, poniéndose énfasis
en el grado de efectividad y eficiencia en la aplicación de los sistemas de control
interno con que se cuenta actualmente y emitir sugerencias para la mejora de los
mismos.
Esta evaluación se realizó dentro de la óptica de un auditor interno, como parte
de la organización cuyos objetivos van enfocados en verificar que los procedimientos
administrativos, operativos y funcionales se estén llevando con claridad, apegados a
las normativas vigentes nacionales y demás normas y políticas internas dentro de
dicha organización. Por ello se emplearon todos los procedimientos establecidos por
las normas internacionales y nacionales de auditoría, que van desde la emisión de
credenciales para la actuación fiscal hasta la emisión del informe de auditoría; tal y
como se describe a continuación:
Primera etapa: Planeación
Técnicas a aplicarse en esta evaluación.
77
1. Estudio y Evaluación de la Organización
Se procedió a solicitar a la máxima autoridad de la organización el organigrama
estructural para poder tener una visualización real de la dependencia a evaluar, la
cual depende directamente de la división de servicios administrativos del Minfra
Falcón, quedando bien establecido los tipos de autoridades y responsables en el
manejo de cada área.
2. Estudio y evaluación de sistemas y procedimientos.
Representa una de las acciones más importantes en la planeación y desarrollo de
cualquier trabajo de auditoría. Toda entidad debe contar con manuales de sistemas y
de procedimientos de operación sobre los cuales el auditor debe basarse para hacer su
estudio y evaluación de estos conceptos, sin embarguen este caso no existían por lo
que se procedió a levantar todo y cada uno de los procedimientos, muy pocas son las
entidades que los tienen, por lo que se procedió al levantamiento de los
procedimientos.
El estudio y evaluación de un procedimiento de operación se llevó a cabo en el
siguiente orden:
Primero: Se Identificó las generalidades del procedimiento:
a) Nombre,
b) A que sistema o función operacional pertenece.
c) Dónde inicia.
d) Dónde termina.
e) Que objetivos persigue.
f) Que políticas administrativas y/o disposiciones de control debe respetar.
78
Segundo: Se describió en forma secuencial las actividades involucradas en el
procedimiento sujeto a análisis y evaluación.
3. Estudio y evaluación de flujogramas.
El estudio y evaluación de flujogramas se llevo a cabo a través de una
representación gráfica los procedimientos de las operaciones de compras, destacando
todas y cada una de las actividades que intervienen.
4. Estudio y evaluación del sistema de control interno.
Una vez realizado el diagnostico se enmarco estatutario y legalmente los
procedimientos y se procedió a la elaboración del cuestionario de control interno en el
cual se consideraron aspectos referentes al funcionamiento del departamento de
compras; para tener una mayor referencia sobre la forma en que se llevan a cabo los
procedimientos, ya que una administración efectiva podría ser imposible si estos se
llevan a cabo de manera incorrecta y se correría el riesgo de no se lograr las metas de
la organización.
Segunda etapa: Ejecución
En esta etapa se procedió a aplicar los cuestionarios a la totalidad de
trabajadores del Departamento de Compras los cuales son cuatro, un jefe del
Departamento, un Asistente, una Secretaria y una Auxiliar de Servicios de Oficina.
Tres de ellos pertenecientes a la nómina de obreros y el Jefe quien es personal
empleado. Ninguno de ellos con perfil acorde con las actividades que realiza,
prevaleciendo únicamente la experiencia.
Posteriormente se solicitó la ejecución presupuestaria de las partidas que
maneja el Minfra .Falcón 401, 402, 403 y 404 referentes a materiales y suministros y
servicios donde se arrojó la siguiente información:
79
Los fondos girados a la unidad administradora descentralizada, mediante
Órdenes de pago del tesoro nacional y transferencia de la unidad administrativa
central ascendieron a la cantidad de: DOSCIENTOS VEINTISÉIS MILLONES
QUINIENTOS CUARENTA MIL DOSCIENTOS VEINTICINCO
BOLIVARES CON DIECISÉIS CÉNTIMOS (BS. 226.540.225,16)
correspondientes al primer semestre del año 2007.
Tal y como se muestra a continuación:
CUADRO Nº02
MOVIMIENTO DE GASTOS I SEMESTRE 2007
Monto Asignado Partida Compromiso Comisiones Bancarias
226.540.225,16 401 8.141.764,82
402 89.610.230,12
403 99.043.299,60 218.500
404 29.736.632,46
Total Bolívares 226.531.927 218.500
Fuente: Ejecución presupuestaria Minfra Falcón I semestre 2007
Evidenciados los gastos ejecutados en las partidas objeto del estudio 402, 403 y
la 404 (correspondiente esta última a pagos de impuesto IVA), partidas estas que
maneja el departamento de compras cuyo monto se especifica a continuación:
80
CUADRO Nº 03
MOVIMIENTO DE GASTOS DE ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS
I SEMESTRE 2007
Monto Asignado Partida Compromiso Com. Bancarias
402 89.610.230,12
403 99.043.299,60 218.500
Total Bolívares 188.653.529,7 2
Fuente: Ejecución Presupuestaria Minfra I Falcón semestre 2007
Como se pudo observar el monto total corresponde al % de los fondos girados al
CRC. Falcón se gastaron en la adquisición de bienes y servicios para el
funcionamiento del Minfra Falcón. Se procedió a revisar la totalidad de las órdenes
de compras y de servicios manejadas por el departamento de compras y el monto
sumo la totalidad de los fondos que muestra la ejecución presupuestaria.
De la revisión efectuada a la partida 402 (Materiales y Servicios) y 403
(Servicios no Personales), ascendió a la cantidad de CIENTO OCHENTA Y
OCHO MILLONES CUATROCIENTOS TREINTA Y CINCO MIL
VEINTINUEVE BOLÍVARES CON SETENTA Y DOS CÉNTIMOS (Bs.
188.435.029,72), correspondientes al 1er semestre del año 2007 se emitieron 321
órdenes de compra y 75 Órdenes de Servicio tramitadas en el departamento de
Compra.
81
Se observo la realización de compras recurrentes a proveedores en el 1er
semestre del 2007, tal es el caso de:
CUADRO Nº 04
NÚMERO DE ÓRDENES DE COMPRAS OTORGADAS A PROVEEDORES
PROVEEDORES Nº DE ÓRDENES EMITIDAS
TECNO IMPRESOS. S.R.L. 42
REFRIGERACIÓN ELECTRO
COOL
51
SCM 255 SERVICIOS CONST. Y
MANT.
16
DEYCOS SERVICIOS 15
Fuente: Sistema de archivo unidad de compra Minfra Falcón I semestre 2007
Es importante destacar que no fueron consideradas tres (3) cotizaciones como
mínimo, antes de decidir y aprobar compras y contrataciones de servicios,
manifestando el jefe de compras, la negativa existente de proveedores de aceptar el
crédito, los cuales las empresas antes mencionadas si aceptaron. Al preguntarles a los
responsables de compras sobre el criterio utilizado para seleccionar los proveedores,
indicaron que existía un registro. Sin embargo al ser revisado dicho archivo, se
evidenció que no estaba actualizado, los expedientes carecían de información como
inscripción en el registro nacional de contratistas RNC, solvencias del INCE, IVSS y
OCEI, por ello recurrían a las empresas que tenían información completa,
explicando que por ello se causaba la recurrencia, originándose el incumplimiento de
82
lo establecido en la Ley de Licitaciones referente a la igualdad de oportunidad al
sector empresarial, así como la posible perdida de oportunidad de adquisición de
rubros a un mejor costo.
De la misma forma se evidencia el incumplimiento con las normas
Internacionales Iso 9000-9001, Capítulo 4, aparte 4.2.3 y 4.2.4 referentes al control
de los documentos, que en este caso debió ser la totalidad de información sobre los
proveedores, entendiéndose el registro según estas normas como un tipo especial de
documento que debe estar archivado de manera legible y actualizada..
Del Control Interno:
Para esta revisión se consideró la entrevista con cada uno de los trabajadores
del departamento de compras así como:
Inexistencia de manuales de normas y procedimientos escritos que
permitan hacerle seguimiento a las actividades y operaciones que se lleven a cabo en
la división de administración y servicios con lo establecido en los Art.36 y 37 de la
LOCGRSNCF, referentes al establecimiento del Control interno, así como con el
Art.22 de las NGCI..
Los comprobantes de gastos están debidamente archivados, por registros y
carpetas, del total de comprobante 100% SEISCIENTOS ONCE (611) revisado, se
tomo una muestra de 70% CUATROCIENTOS VEINTIOCHO (428),
constatándose que toda operación administrativa cumple con lo estipulado en el Art.
23 de las NGCI de la contraloría general de la república, referente a la documentación
justificativa suficiente en orden cronológico, por lo que se facilita la oportuna
revisión de los mismos.
83
Se observo la realización de compras recurrentes a los mismos
proveedores, tal es el caso: FERRETERÍA PEPINO SA, ÁLVAREZ Y
BADIOLA S.R.L, SUPERMERCADO LOS MEDANOS S.R.L,
DISTRIBUIDORA EL CANARIO C.A, TECNO IMPRESOS S.R.L, DEYCOS
SERVICIOS, SCM 255 SERVICIOS CONST Y MANTENIMIENTO, no
considerándose las tres (3) cotizaciones antes de decidir y aprobar compras y
contrataciones, contraviniendo lo que se busca en la aplicación de la Ley de
Licitaciones, referente a la igualdad de oportunidad y participación, omitiéndose
además el estudio previo de precios en el mercado.
Inexistencia de misión y visión escrita para dar cumplimiento a la mismas,
por tanto el personal no cuenta con planes, programas y proyectos del organismo los
cuales deberían estar en concordancia con los planes nacionales y dar así
cumplimiento al Art. 17 de las Normas Generales de Control Interno Gaceta N 36.229
de fecha 17/06/1997.(NGCI), referente a la concordancia de los planes, programas y
proyectos de los organismos públicos con los planes nacionales..
Se constató la inexistencia de un registro actualizado de proveedores o
empresas a recurrir al momento de que se requiera hacer la compra de un
determinado rubro, lo que preemitiría, una oportuna localización y la conservación
durante el tiempo estipulado legalmente.
Se evidencio la existencia de un sistema de archivo de documentos en
orden cronológico que contiene incluso las órdenes de compra anuladas, dando
cumplimiento a lo estipulado Art.27 de las Normas Generales de Control Interno.
Inexistencia de reporte o resumen al menos mensual, dirigido a la
máxima autoridad, en donde se evidencien la totalidad de órdenes de compras
84
emitidas y las compras efectivas ya recibidas, a fin de que la máxima autoridad tenga
conocimiento de las adquisiciones recibidas.
El personal que labora en el departamento de compras no cuenta con el
perfil que se requiere para hacer los análisis de costos, calidad y oportunidad que se
requiere para la adquisición de bienes e insumos.
El departamento de compras no cuenta con los mecanismos de
comunicación directa (teléfono) que le permita agilizar las solicitudes de las
cotizaciones y así agilizar el proceso de compras y dar cumplimiento a la Ley de
simplificación de trámites administrativos, además a lo establecido en el Art.30 de las
Normas Generales de Control Interno.
Conciliaciones Bancarias.
Se verificaron los Saldos de las Conciliaciones Bancarias con los Estados de
Cuentas y los Auxiliares (Bancos) de cada movimiento mostrando los registros su
conformidad.
Comprobación del Gasto
En cuanto a la revisión que se realizó a los gastos correspondientes: 01-01-07 al
30-06-07, es importante destacar que hubo un incremento de 3% el cual se debió
principalmente al adquisición de productos de cuero y caucho, productos de papel y
cartón, productos químicos derivados, productos metálicos, combustibles y
lubricantes, viáticos y pasajes, servicios de información y relaciones públicas
conservación y reparación de maquinarias, etc. Dichas erogaciones fueron realizadas
para el funcionamiento de esta dependencia.
85
Infraestructura
En cuanto a la infraestructura el espacio físico es muy reducido esto impide
que se lleve un sistema de archivos ordenados, en el cual se puedan desenvolver
mejor los trabajadores y dar un mejor margen de respuesta.
90
CAPÍTULO V CONCLUSIONES
Y RECOMENDACIONES
91
CONCLUSIONES
Una vez revisada y analizada la información obtenida producto de la
aplicación de las técnicas seleccionadas para este estudio y empleadas las
herramientas para el informe de auditoría se puede concluir según los objetivos
planteados en lo siguiente:
En relación con el objetivo: Identificar los procedimientos de control interno
que se aplican en el departamento de compras.
Se identificaron los procedimientos que aplican para realizar las compras en
Minfra Falcón, sin embargo se observo debilidades en cuanto a que: carecen de
procedimientos escritos, formalizados y conocidos por los trabajadores involucrados
en este proceso, no se cumple con las solicitudes o requisiciones totales tramitadas al
departamento de compras, recurrencia de compras a determinados proveedores
concentrándose la potestad de escogencia de las cotizaciones de ciertos proveedores
a una sola persona en este caso al jefe del departamento. Inexistencia de reporte o
resumen al menos mensual, dirigido a la máxima autoridad, en donde se evidencien
la totalidad de órdenes de compras emitidas y las compras efectivas ya recibidas, a
fin de que la máxima autoridad tenga conocimiento de las adquisiciones recibidas.
88
En relación con el objetivo: Analizar los procedimientos de control
interno existentes, en el departamento de compras.
Las compras se realizan debidamente autorizadas por la máxima autoridad una
vez verificada la respectiva disponibilidad presupuestaria y obedeciendo a una
solicitud o requisición. Cabe destacar que no existe un proceso de licitación general
ni selectiva, para la adquisición de bienes y servicios ya que las compras y los
servicios nunca superan las 1100 UT, y de acuerdo al Art.87 de la ley de licitaciones
vigente, en este caso es procedente la adjudicación directa, siendo de esta manera
como la realizan.
Existe el Registro de Proveedores el cual no esta actualizado por lo que se
corre el riesgo de contratar con empresas no certificadas pudiéndose incurrir en la
compra de productos de baja calidad y alto costo.
Existe un sistema de archivo de documentos en orden cronológico que contiene
incluso las órdenes de compra anuladas, dando cumplimiento a lo estipulado Art.27
de las NGCI, lo que indica que si existen expedientes contentivos de órdenes de
compras del primer semestre del 2007, sin embargo se evidenció que en el mismo no
reposan al menos tres cotizaciones para la escogencia de rubro a adquirir ya que
según la información suministrada por los trabajadores del departamento para las
adquisiciones se requería de tres cotizaciones, por lo que se corre el riesgo de
adquisiciones con sobreprecios, ya que tampoco se realiza un análisis de precios en
el mercado de los rubros requeridos.
Es importante que se considere como herramienta clave para el control interno
89
garantizar en forma razonable y no absoluta, para la salvaguarda de los activos y
confiabilidad de la información financiera, dado que la efectividad de los
procedimientos de control puede verse afectada por colusión, interpretaciones
erróneas, descuidos, juicios equivocados y otros factores.
En relación con el objetivo: Verificar la existencia y aplicación de
manuales de normas y procedimientos del departamento de compras.
Carencia de manuales de normas y procedimientos de compras incumpliendo el
artículo 37 de la LOCGRSNCF; por lo tanto no se aplica ningún manual.
RECOMENDACIONES
Control Interno
1.-Los proveedores deben autorizarse de acuerdo con los criterios de la
gerencia.
Para ello se debe analizar en los proveedores lo siguiente:
• La capacidad corriente y potencial y disposición para proporcionar calidad y
cantidad, entregas oportunas y servicio.
• Los precios de competencia considerando los precios unitarios, descuentos por
volumen, costos de transporte y condiciones de crédito.
• Las restricciones legales.
• Las políticas de la entidad acerca de las transacciones con personas
vinculadas, conflicto de intereses, pagos delicados, etc.
90
Algunas Técnicas de Control que se pueden aplicar:
Claras exposiciones de criterios a través de un manual de Políticas y/o
procedimientos de compras con normas claramente definidas. Ej.:
Sólo se aprobarán los proveedores que ofrezcan descuentos por volumen
Bases de datos. Lista de proveedores aprobados o archivo maestro de
proveedores.
Procedimientos establecidos para añadir, cambiar o eliminar de las bases de
datos alguna información.
Estos procedimientos deben incluir:
a. Una descripción de los documentos que han de obtenerse o de crearse
con respecto a, un proveedor potencial.
b. Las pruebas o verificaciones que han de hacerse de los documentos e
información obtenida.
2.-Debe elaborarse un manual de normas y procedimientos para los procesos
administrativos del departamento objeto de estudio, estipulado en el artículo 37 de la
LOCGRSNCF y de las NGCI en su artículo 22, los cuales deben ser aprobados por
las máximas autoridades jerárquicas de los organismos y entidades. Dichos manuales
deben incluir los diferentes pasos y condiciones de las operaciones a ser autorizadas,
aprobadas, revisadas y registradas, así como lo relativo al archivo de la
documentación justificativa que le sirva de soporte, lo que permitirá a la alta gerencia
un mejor control para las adquisiciones del Minfra Falcón. Es importante que el jefe
del la división administrativa verifique a través de supervisiones periódicas que en el
departamentote compras se estén cumpliendo los mecanismos de control interno
establecidos, y en caso de no ser así se apliquen las sanciones respectivas.
3. Ampliar las instalaciones para que haya un área destinada para archivos tanto
91
de expedientes de proveedores como de órdenes de compras, que este debidamente
codificado por renglón en el caso del registro de proveedores, lo que permitirá a los
trabajadores una ubicación más rápida de los proveedores de acuerdo al rublo que se
requiera.
4.- Los tipos, cantidades estimadas, precios y condiciones de la mercancía y
servicios debe autorizarse de acuerdo a los criterios de la gerencia.
Para ello se debe:
Controlar lo recibido de proveedores conjuntamente con el almacén
Registrar y Controlar las Devoluciones de mercancía a proveedores
Efectuar compensaciones de cuentas a pagar contra cuentas a cobrar.
Controlar Notas de débito y de crédito (Rebajas por volúmenes de
compras, etc)
Mantener acuerdos de renegociación de precios.
Efectuar liquidaciones de partidas en disputa
Mantener pagos al día.
Mantener cheques anulados con orden de no pago, devueltos y
emitidos de nuevo.
Sólo deben aprobarse aquellas solicitudes a proveedores por mercancías o
servicios que se ajusten a los criterios de la gerencia.
5. Mantener informado a la alta gerencia de las mercancías y servicios
aceptados y los devueltos, informando con exactitud y prontamente, para que la
máxima autoridad conozca sobre los movimientos en materia de adquisiciones.
92
6. El departamento de compras debe realizar un formulario para la evaluación de
las empresas proveedoras a fin de tener conocimiento de quienes cumplen o no con
los convenios contraídos. Evitándose así incurrir en la selección de un proveedor
inapropiado.
Aspectos administrativos
Se recomienda considerar las tres (3) cotizaciones antes de decidir y aprobar
compras y contrataciones, para evitar el monopolio de empresa y cumplir con el
principio de igualdad, transparencia y competencia que debe existir en el proceso de
adquisiciones de bienes y servicios.
Aspectos tecnológicos
Es importante establecer un programa de capacitación y adiestramiento del
capital humano que conforma el departamento de Compras, con miras a lograr un
mejor desenvolvimiento en las tareas asignadas y la adquisición de los conocimientos
acordes con los avances tecnológicos de la era moderna; aunado a lo anterior se
requiere dotar de sistemas computarizados que trabajen en red, de manera de hacer
un mejor seguimiento de las órdenes de compra emitidas, lo que permitirá a la
gerencia tener un conocimiento de la situación de las mismas para la toma de
decisiones acertadas, y la obtención de mejores resultados de manera oportuna en un
lapso de tiempo establecido para garantizar el buen funcionamiento de la
organización.
93
Consideraciones Finales.
En la evaluación de los procedimientos de control interno del proceso de
compras realizada en Minfra Falcón se evidenciaron debilidades de control interno las
cuales se detallan a continuación:
Existencia de personal sin el perfil profesional en materia de compras como por
ejemplo el caso del jefe de compras con 15 años de experiencia en compras, por no
conoce de análisis de precios, aplicaciones de normativas, sistemas de archivos,
solvencias etc.Cabe destacar que la inobservancia por desconocimiento no lo exime
de las responsabilidades administrativas en que pudiera incurrir, si se diera el caso.
En el departamento de compras no se observaron manuales de normas y
procedimientos, lo cual es necesario para establecer una planificación y coordinación
en las diferentes actividades realizadas en dicho departamento, en dichos manuales
se debería especificar los diferentes pasos y condiciones de las operaciones al ser
autorizadas, aprobadas, revisadas y registradas con instrucciones actualizadas de las
mismas para lograr en el tiempo previsto, asegurar el uso eficiente y efectivo de los
recursos.
En relación a las compras se pudo constatar que se realizan de manera
recurrente a determinados proveedores de la zona, y no se consideraron las tres
cotizaciones exigidas para la adquisición de bienes y servicios, que se requieren
según indicaron los trabadores del departamento de compras cuando se aplicó el
cuestionario. De la revisión realizada a los soportes de compras, se constató que las
requisiciones de materiales no poseen el sello y firma del almacén y compra en señal
de haberlo recibido.
94
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99
ANEXOS
100
LISTA DE ANEXOS
Anexo No. 1
Cuestionario Utilizado
Anexo No 2
Cuestionarios Aplicados
Anexo No 3
Validación de los Instrumentos
Anexo No 4
Copia de la Orden de Compra
Anexo No 5
Misión y Visión de Minfra Falcón
Anexo 6
Organigrama de Minfra.
Anexo 7
Organigrama de Departamento de Compras.
Anexo 8
Formato de Informe de Auditoria del CRC .Falcón
Anexo 09.
Fotografías de la Unidad de Compras.
Anexo 10.
Flujograma de Procesos de Compras.
Anexo11.
Resumen Curricular.
101
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO DEL DEPARTAMENTO COMPRAS MINFRA CRC. FALCON.
Preparado por:_______________________________________
Fecha: _____________________________________________
Revisado por:________________________________________
Personal entrevistado: _________________________________
Cargo: _____________________________________________
N0
PREGUNTAS
SI
NO
OBSERVACIONES
1 ¿Cuentan con Manuales que contengan procedimientos por escrito bien definidos?
2 ¿Conoce UD la Misión y Visión del Minfra?
3 ¿Este departamento cuenta con Misión, Visión y objetivos escritos bien definidos?
4 ¿En caso de ser afirmativo, cree UD que cumple con los mismos?
5 ¿Existe en el departamento de compras un responsable de la coordinación de las compras?
6 ¿Cuentan con un Plan operativo que planifique las adquisiciones de bienes e insumos?
7 ¿Se coordinan las actividades de este departamento con otras áreas relacionadas, como por ejemplo: presupuesto, contabilidad y administración.
8 ¿Quien autoriza las Compras?
REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA UNIVERSIDAD CENTRO OCCIDENTAL
“LISANDRO ALVARADO” CONVENIO UCLA-LUZ
POSTGRADO: ESPECIALIZACIÓN EN CONTADURÍA
MENCIÓN: AUDITORÍA
102
N0
PREGUNTAS
SI
NO
OBSERVACIONES
9 ¿Son las adquisiciones de de bienes e insumos debidamente autorizadas y aprobadas por el consejo de directores, o por el comité o persona quien el consejo de directores haya delegado la autoridad?
10 ¿Toda orden de compra obedece a una requisición o solicitud?
11 ¿Se programan compras con antelación para evitar emergencias?
12 ¿Cuentan con un registro de proveedores?
13 ¿Dicho registro de proveedores esta actualizado?
14 ¿Están debidamente inscritos los proveedores en la OCEI, RNC y demás instancias requeridas?
15 ¿Se requiere autorización por escrito para recurrir a un proveedor determinado? Explique.
16 Se aplica en este departamento las adjudicaciones de acuerdo a la Ley de licitaciones vigentes?
17 ¿Se solicitan varias cotizaciones?
18 ¿Se aplica el principio de igualdad de oportunidad que refiere la ley de licitaciones a todos los participantes o proveedores?
19 ¿Cuando al departamento de compras se le solicita el bien o insumo, se verifica primero si en almacén hay existencia del mismo, antes de solicitar cotizaciones?
20 ¿Se solicitan las cotizaciones por Escrito?
21 En caso afirmativo identificar quien las solicita
22 ¿Quién escoge la oferta una vez recibidas las cotizaciones?
23 En las cotizaciones se analizan los siguientes aspectos: a)Precios b)Calidad c) Plazo de entrega. d) Plazos de pago.
24 ¿Una vez escogida la misma tienen un lapso establecido para realizar la orden de compra?
103
N0 PREGUNTAS SI NO OBSERVACIONES
25 ¿Se realiza un análisis previo de precios en el mercado, de los bienes e insumos requeridos, para verificar que estos sean justos y razonables?
26 ¿Se verifica si la adquisición esta contemplada dentro del Plan Operativo Anual?
27 ¿Se verifica la disponibilidad financiera antes de la emisión de dicha orden?
28 ¿Cuando se adjudica la orden de compra a un determinado proveedor se deja constancia en los documentos sobre las razones que permitieron su selección?
29 ¿La orden de compra específica marca, color modelo y cualquier otra característica de la compra a efectuar?
30 ¿Se emite copia de la orden de compra al almacén?
31 ¿Se verifican las características de los insumos y bienes recibidos?
32 ¿Que lapso de tiempo se espera para obtener respuesta de la orden de compra que se le ha otorgado al proveedor?
33 ¿En caso de no obtener respuesta se anula la misma y se archiva, muestre en caso afirmativo?
34 ¿Cuenta con un sistema de archivos en donde reposen la totalidad de las órdenes de compras emitidas?
35 ¿Se le hace seguimiento a las ordenes de compras emitidas, para que haya respuesta?
36 ¿Cuando los materiales son recibidos se verifica que estén conforme a la factura, nota de entrega y la orden de compra?
37 ¿Se presenta resumen de compras a la Máxima Autoridad ¿especifique cada cuanto tiempo?
104
CUESTIONARIOS APLICADOS A LOS TRABAJADORES DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS DEL MINFRA FALCÓN.
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO DEL DEPARTAMENTO COMPRAS MINFRA CRC. FALCON.
Preparado por: Ing. Ivonne Medina
Fecha: 2007
Revisado por: Ing. Ivonne Medina
Personal entrevistado: _________________________________
Cargo: Jefe de Compras
N0
PREGUNTAS
SI
NO
OBSERVACIONES
1 ¿Cuentan con Manuales que contengan procedimientos por escrito bien definidos?
X Los procedimientos son ejecutados de manera rutinaria
2 ¿Conoce UD la Misión y Visión del Minfra? X Pero sin embargo no la tiene en un lugar visible
3 ¿Este departamento cuenta con Misión, Visión y objetivos escritos bien definidos?
X Los conoce pero no los tiene por escrito
4 ¿En caso de ser afirmativo, cree UD que cumple con los mismos?
X Los cumple
5 ¿Existe en el departamento de compras un responsable de la coordinación de las compras?
X Si, manifiesta ser el
6 ¿Cuentan con un Plan operativo que planifique las adquisiciones de bienes e insumos?
X Se trabaja conforme las necesidades van llegando
7 ¿Se coordinan las actividades de este departamento con otras áreas relacionadas, como por ejemplo: presupuesto, contabilidad y administración.
X Las conforma el director
8 ¿Quien autoriza las Compras? El director
9 ¿Son las adquisiciones de de bienes e insumos debidamente autorizadas y aprobadas por el consejo de directores, o por el comité o persona quien el consejo de directores haya delegado la autoridad?
X
10 ¿Toda orden de compra obedece a una requisición o solicitud?
X
105
N0
PREGUNTAS
SI
NO
OBSERVACIONES
11 ¿Se programan compras con antelación para evitar emergencias?
X
12 ¿Cuentan con un registro de proveedores? X
13 ¿Dicho registro de proveedores esta actualizado?
X
14 ¿Están debidamente inscritos los proveedores en la OCEI, RNC y demás instancias requeridas?
X
15 ¿Se requiere autorización por escrito para recurrir a un proveedor determinado? Explique.
X Esta decisión se toma directamente el jefe de compras
16 Se aplica en este departamento las adjudicaciones de acuerdo a la Ley de licitaciones vigentes?
X Aquí nunca se licita de manera general o selectiva, las adjudicaciones son directas solo se piden tres cotizaciones.
17 ¿Se solicitan varias cotizaciones? X
18 ¿Se aplica el principio de igualdad de oportunidad que refiere la ley de licitaciones a todos los participantes o proveedores?
X Se visita a tres proveedores y se les solicita cotización.
19 ¿Cuando al departamento de compras se le solicita el bien o insumo, se verifica primero si en almacén hay existencia del mismo, antes de solicitar cotizaciones?
X
20 ¿Se solicitan las cotizaciones por Escrito? X
21 En caso afirmativo identificar quien las solicita Se visitan directamente o se solicitan verbalmente a los proveedores.
22 ¿Quién escoge la oferta una vez recibidas las cotizaciones?
El jefe de Servicios Administrativos.
23 En las cotizaciones se analizan los siguientes
aspectos: a)Precios b)Calidad c) Plazo de entrega. d) Plazos de pago.
X
24 ¿Una vez escogida la misma tienen un lapso establecido para realizar la orden de compra?
X
106
N0
PREGUNTAS
SI
NO
OBSERVACIONES
25 ¿Se realiza un análisis previo de precios en el mercado, de los bienes e insumos requeridos, para verificar que estos sean justos y razonables?
X Manifiesta que no es necesario hay tres cotizaciones.
26 ¿Se verifica si la adquisición esta contemplada dentro del Plan Operativo Anual?
X No hay plan operativo de compras
27 ¿Se verifica la disponibilidad financiera antes de la emisión de dicha orden?
X Aunque si es urgente se toma la decisión y ya
28 ¿Cuando se adjudica la orden de compra a un determinado proveedor se deja constancia en los documentos sobre las razones que permitieron su selección?
X
29 ¿La orden de compra específica marca, color modelo y cualquier otra característica de la compra a efectuar?
X
30 ¿Se emite copia de la orden de compra al almacén?
X
31 ¿Se verifican las características de los insumos y bienes recibidos?
X Almacén lo hace
32 ¿Que lapso de tiempo se espera para obtener respuesta de la orden de compra que se le ha otorgado al proveedor?
Un día siempre y cuando estén los directivos
33 ¿En caso de no obtener respuesta se anula la misma y se archiva, muestre en caso afirmativo?
X
34 ¿Cuenta con un sistema de archivos en donde reposen la totalidad de las órdenes de compras emitidas?
X
35 ¿Se le hace seguimiento a las ordenes de compras emitidas, para que haya respuesta?
X .
36 ¿Cuando los materiales son recibidos se verifica que estén conforme a la factura, nota de entrega y la orden de compra?
Es el departamento de almacén que lo hace
37 ¿Se presenta resumen de compras a la Máxima Autoridad ¿especifique cada cuanto tiempo?
X Cuando lo solicitan
Por Auditoria Funcionario Entrevistado
107
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO DEL DEPARTAMENTO COMPRAS MINFRA CRC. FALCON.
Preparado por: Ing. Ivonne Medina
Fecha: 2007
Revisado por: Ing. Ivonne Medina
Personal entrevistado: _________________________________
Cargo: Auxiliar de Servicios de Oficina
N0
PREGUNTAS
SI
NO
OBSERVACIONES
1 ¿Cuentan con Manuales que contengan procedimientos por escrito bien definidos?
X Sin embargo tienen definidas y claras las actividades a realizar
2 ¿Conoce UD la Misión y Visión del Minfra? X
3 ¿Este departamento cuenta con Misión, Visión y objetivos escritos bien definidos?
X Contamos con funciones que nos asignan, para el desenvolvimiento diario
4 ¿En caso de ser afirmativo, cree UD que cumple con los mismos?
X
5 ¿Existe en el departamento de compras un responsable de la coordinación de las compras?
X
6 ¿Cuentan con un Plan operativo que planifique las adquisiciones de bienes e insumos?
X Porque eso le corresponde al nivel gerencial
7 ¿Se coordinan las actividades de este departamento con otras áreas relacionadas, como por ejemplo: presupuesto, contabilidad y administración.
X
8 ¿Quien autoriza las Compras? El director
9 ¿Son las adquisiciones de de bienes e insumos debidamente autorizadas y aprobadas por el consejo de directores, o por el comité o persona quien el consejo de directores haya delegado la autoridad?
X El director
10 ¿Toda orden de compra obedece a una requisición o solicitud?
X
108
N0
PREGUNTAS
SI
NO
OBSERVACIONES
11 ¿Se programan compras con antelación para evitar emergencias?
X
12 ¿Cuentan con un registro de proveedores? X
13 ¿Dicho registro de proveedores esta actualizado?
X
14 ¿Están debidamente inscritos los proveedores en la OCEI, RNC y demás instancias requeridas?
X
15 ¿Se requiere autorización por escrito para recurrir a un proveedor determinado? Explique.
X Se hace directo a través del jefe de compras
16 Se aplica en este departamento las adjudicaciones de acuerdo a la Ley de licitaciones vigentes?
Desconoce al respecto
17 ¿Se solicitan varias cotizaciones? X
18 ¿Se aplica el principio de igualdad de oportunidad que refiere la ley de licitaciones a todos los participantes o proveedores?
19 ¿Cuando al departamento de compras se le solicita el bien o insumo, se verifica primero si en almacén hay existencia del mismo, antes de solicitar cotizaciones?
X
20 ¿Se solicitan las cotizaciones por Escrito? Tres mínimo
21 En caso afirmativo identificar quien las solicita X
22 ¿Quién escoge la oferta una vez recibidas las cotizaciones?
El jefe de Servicios Administrativos
23 En las cotizaciones se analizan los siguientes aspectos: a)Precios b)Calidad c) Plazo de entrega. d) Plazos de pago.
X Solo precio y plazos de pago.
24 ¿Una vez escogida la misma tienen un lapso establecido para realizar la orden de compra?
X
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N0
PREGUNTAS
SI
NO
OBSERVACIONES
25 ¿Se realiza un análisis previo de precios en el mercado, de los bienes e insumos requeridos, para verificar que estos sean justos y razonables?
X Solo se toma en cuenta las
cotizaciones.
26 ¿Se verifica si la adquisición esta contemplada dentro del Plan Operativo Anual?
X No existe planificación de compras.
27 ¿Se verifica la disponibilidad financiera antes de la emisión de dicha orden?
X
28 ¿Cuando se adjudica la orden de compra a un determinado proveedor se deja constancia en los documentos sobre las razones que permitieron su selección?
X
29 ¿La orden de compra específica marca, color modelo y cualquier otra característica de la compra a efectuar?
X
30 ¿Se emite copia de la orden de compra al almacén?
X
31 ¿Se verifican las características de los insumos y bienes recibidos?
X
32 ¿Que lapso de tiempo se espera para obtener respuesta de la orden de compra que se le ha otorgado al proveedor?
Tres días
33 ¿En caso de no obtener respuesta se anula la misma y se archiva, muestre en caso afirmativo?
X
34 ¿Cuenta con un sistema de archivos en donde reposen la totalidad de las órdenes de compras emitidas?
X
35 ¿Se le hace seguimiento a las ordenes de compras emitidas, para que haya respuesta?
X
36 ¿Cuando los materiales son recibidos se verifica que estén conforme a la factura, nota de entrega y la orden de compra?
X
37 ¿Se presenta resumen de compras a la Máxima Autoridad ¿especifique cada cuanto tiempo?
X Solo si lo solicitan
Por Auditoria Funcionario Entrevistado
110
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO DEL DEPARTAMENTO COMPRAS MINFRA CRC. FALCON.
Preparado por: Ing. Ivonne Medina
Fecha: 2007
Revisado por: Ing. Ivonne Medina
Personal entrevistado: _________________________________
Cargo: Secretaria
N0
PREGUNTAS
SI
NO
OBSERVACIONES
1 ¿Cuentan con Manuales que contengan procedimientos por escrito bien definidos?
X
2 ¿Conoce UD la Misión y Visión del Minfra? X Poco
3 ¿Este departamento cuenta con Misión, Visión y objetivos escritos bien definidos?
X Pero no los tiene por escrito
4 ¿En caso de ser afirmativo, cree UD que cumple con los mismos?
X Está seguro que si los cumple
5 ¿Existe en el departamento de compras un responsable de la coordinación de las compras?
X
6 ¿Cuentan con un Plan operativo que planifique las adquisiciones de bienes e insumos?
X
7 ¿Se coordinan las actividades de este departamento con otras áreas relacionadas, como por ejemplo: presupuesto, contabilidad y administración.
X
8 ¿Quien autoriza las Compras? La máxima autoridad
9 ¿Son las adquisiciones de de bienes e insumos debidamente autorizadas y aprobadas por el consejo de directores, o por el comité o persona quien el consejo de directores haya delegado la autoridad?
X
10 ¿Toda orden de compra obedece a una requisición o solicitud?
X
111
N0
PREGUNTAS
SI
NO
OBSERVACIONES
11 ¿Se programan compras con antelación para evitar emergencias?
X
12 ¿Cuentan con un registro de proveedores? X
13 ¿Dicho registro de proveedores esta actualizado?
X
14 ¿Están debidamente inscritos los proveedores en la OCEI, RNC y demás instancias requeridas?
X Algunos lo poseen
15 ¿Se requiere autorización por escrito para recurrir a un proveedor determinado? Explique.
X La decisión la toma el jefe de compras.
16 Se aplica en este departamento las adjudicaciones de acuerdo a la Ley de licitaciones vigentes?
X Se otorgan órdenes de compras de manera directa.
17 ¿Se solicitan varias cotizaciones? X
18 ¿Se aplica el principio de igualdad de oportunidad que refiere la ley de licitaciones a todos los participantes o proveedores?
X
19 ¿Cuando al departamento de compras se le solicita el bien o insumo, se verifica primero si en almacén hay existencia del mismo, antes de solicitar cotizaciones?
X
20 ¿Se solicitan las cotizaciones por Escrito? X
21 En caso afirmativo identificar quien las solicita Jefe de Servicios Administrativos
22 ¿Quién escoge la oferta una vez recibidas las cotizaciones?
Se otorgan órdenes de compras de manera directa.
23 En las cotizaciones se analizan los siguientes aspectos: a)Precios b)Calidad c) Plazo de entrega. d) Plazos de pago.
X Cree que si, pero no esta segura..
24 ¿Una vez escogida la misma tienen un lapso establecido para realizar la orden de compra?
X Realmente no.
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N0
PREGUNTAS
SI
NO
OBSERVACIONES
25 ¿Se realiza un análisis previo de precios en el mercado, de los bienes e insumos requeridos, para verificar que estos sean justos y razonables?
X Nunca
26 ¿Se verifica si la adquisición esta contemplada dentro del Plan Operativo Anual?
X No, cuentan con ningún plan de compras.
27 ¿Se verifica la disponibilidad financiera antes de la emisión de dicha orden?
X
28 ¿Cuando se adjudica la orden de compra a un determinado proveedor se deja constancia en los documentos sobre las razones que permitieron su selección?
X
29 ¿La orden de compra específica marca, color modelo y cualquier otra característica de la compra a efectuar?
X
30 ¿Se emite copia de la orden de compra al almacén?
X
31 ¿Se verifican las características de los insumos y bienes recibidos?
X
32 ¿Que lapso de tiempo se espera para obtener respuesta de la orden de compra que se le ha otorgado al proveedor?
No se tiene un lapso estipulado.
33 ¿En caso de no obtener respuesta se anula la misma y se archiva, muestre en caso afirmativo?
34 ¿Cuenta con un sistema de archivos en donde reposen la totalidad de las órdenes de compras emitidas?
X
35 ¿Se le hace seguimiento a las ordenes de compras emitidas, para que haya respuesta?
X Pocas veces
36 ¿Cuando los materiales son recibidos se verifica que estén conforme a la factura, nota de entrega y la orden de compra?
X Compras no interviene en la recepción, se encarga almacén.
37 ¿Se presenta resumen de compras a la Máxima Autoridad ¿especifique cada cuanto tiempo?
X Solo si lo solicitan.
Por Auditoria Funcionario Entrevistado
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CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO DEL DEPARTAMENTO COMPRAS MINFRA CRC. FALCON.
Preparado por: Ing. Ivonne Medina
Fecha: 2007
Revisado por: Ing. Ivonne Medina
Personal entrevistado: _________________________________
Cargo: Auxiliar de Servicios de oficina
N0
PREGUNTAS
SI
NO
OBSERVACIONES
1 ¿Cuentan con Manuales que contengan procedimientos por escrito bien definidos?
X
2 ¿Conoce UD la Misión y Visión del Minfra? X Algo
3 ¿Este departamento cuenta con Misión, Visión y objetivos escritos bien definidos?
X Pero no los tiene por escrito
4 ¿En caso de ser afirmativo, cree UD que cumple con los mismos?
X Cree, muestra inseguridad
5 ¿Existe en el departamento de compras un responsable de la coordinación de las compras?
X si
6 ¿Cuentan con un Plan operativo que planifique las adquisiciones de bienes e insumos?
X
7 ¿Se coordinan las actividades de este departamento con otras áreas relacionadas, como por ejemplo: presupuesto, contabilidad y administración.
X
8 ¿Quien autoriza las Compras? La máxima autoridad
9 ¿Son las adquisiciones de de bienes e insumos debidamente autorizadas y aprobadas por el consejo de directores, o por el comité o persona quien el consejo de directores haya delegado la autoridad?
X
10 ¿Toda orden de compra obedece a una requisición o solicitud?
X
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N0
PREGUNTAS
SI
NO
OBSERVACIONES
11 ¿Se programan compras con antelación para evitar emergencias?
X
12 ¿Cuentan con un registro de proveedores? X
13 ¿Dicho registro de proveedores esta actualizado?
X
14 ¿Están debidamente inscritos los proveedores en la OCEI, RNC y demás instancias requeridas?
X Lo poseen los que usamos.
15 ¿Se requiere autorización por escrito para recurrir a un proveedor determinado? Explique.
X La decisión la toma el jefe de compras.
16 Se aplica en este departamento las adjudicaciones de acuerdo a la Ley de licitaciones vigentes?
X Se otorgan órdenes de compras de manera directa.
17 ¿Se solicitan varias cotizaciones? X
18 ¿Se aplica el principio de igualdad de oportunidad que refiere la ley de licitaciones a todos los participantes o proveedores?
X
19 ¿Cuando al departamento de compras se le solicita el bien o insumo, se verifica primero si en almacén hay existencia del mismo, antes de solicitar cotizaciones?
X
20 ¿Se solicitan las cotizaciones por Escrito? X
21 En caso afirmativo identificar quien las solicita Jefe de Servicios Administrativos
22 ¿Quién escoge la oferta una vez recibidas las cotizaciones?
Se otorgan órdenes de compras de manera directa.
23 En las cotizaciones se analizan los siguientes aspectos: a)Precios b)Calidad c) Plazo de entrega. d) Plazos de pago.
X Cree que si, pero no esta segura..
24 ¿Una vez escogida la misma tienen un lapso establecido para realizar la orden de compra?
X Realmente no.
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N0
PREGUNTAS
SI
NO
OBSERVACIONES
25 ¿Se realiza un análisis previo de precios en el mercado, de los bienes e insumos requeridos, para verificar que estos sean justos y razonables?
X Nunca
26 ¿Se verifica si la adquisición esta contemplada dentro del Plan Operativo Anual?
X No, cuentan con ningún plan de compras.
27 ¿Se verifica la disponibilidad financiera antes de la emisión de dicha orden?
X
28 ¿Cuando se adjudica la orden de compra a un determinado proveedor se deja constancia en los documentos sobre las razones que permitieron su selección?
X
29 ¿La orden de compra específica marca, color modelo y cualquier otra característica de la compra a efectuar?
X
30 ¿Se emite copia de la orden de compra al almacén?
X
31 ¿Se verifican las características de los insumos y bienes recibidos?
X
32 ¿Que lapso de tiempo se espera para obtener respuesta de la orden de compra que se le ha otorgado al proveedor?
No se tiene un lapso estipulado.
33 ¿En caso de no obtener respuesta se anula la misma y se archiva, muestre en caso afirmativo?
34 ¿Cuenta con un sistema de archivos en donde reposen la totalidad de las órdenes de compras emitidas?
X
35 ¿Se le hace seguimiento a las ordenes de compras emitidas, para que haya respuesta?
X Pocas veces
36 ¿Cuando los materiales son recibidos se verifica que estén conforme a la factura, nota de entrega y la orden de compra?
X Compras no interviene en la recepción, se encarga almacén.
37 ¿Se presenta resumen de compras a la Máxima Autoridad ¿especifique cada cuanto tiempo?
X Solo si lo solicitan.
Por Auditoria Funcionario Entrevistado
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ESTADO ACTUAL DEL SISTEMA DE ARCHIVO Y RESGUARDODE DOCUMENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRA
DEL CRC MINFRA FALCON
ANEXO FOTOGRÁFICO 1
HACINAMIENTO Y EQUIPOS DE OFICINA OBSOLETOSDEL DEPARTAMENTO DE COMPRA DEL CRC MINFRA FALCON
ANEXO FOTOGRÁFICO 2
