UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL “LISANDRO...
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UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL “LISANDRO ALVARADO” DECANATO DE ADMINISTRACIÓN Y CONTADURÍA COORDINACIÓN DE POSTGRADO ANÁLISIS DEL SISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN EN PROYECTOS DE INGENIERÍA BAJO EL ENFOQUE DEL CICLO DE VIDA DEL PRODUCTO CASO: THOR, C.A. Lcda. Mercedes García Reinaldo Barquisimeto, 2011
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UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL
“LISANDRO ALVARADO”
DECANATO DE
ADMINISTRACIÓN Y CONTADURÍA
COORDINACIÓN DE POSTGRADO
ANÁLISIS DEL SISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN EN PROYECTOS
DE INGENIERÍA BAJO EL ENFOQUE DEL CICLO DE VIDA DEL
PRODUCTO CASO: THOR, C.A.
Lcda. Mercedes García Reinaldo
Barquisimeto, 2011
ii
UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL “LISANDRO ALVARADO”
DECANATO DE ADMINISTRACIÓN Y CONTADURÍA
COORDINACIÓN DE ESTUDIOS DE POSTGRADO
ESPECIALIZACIÓN EN CONTADURÍA. MENCIÓN COSTOS.
ANÁLISIS DEL SISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN EN PROYECTOS
DE INGENIERÍA BAJO EL ENFOQUE DEL CICLO DE VIDA DEL
PRODUCTO CASO: THOR, C.A.
Trabajo Presentado Para Optar al Grado de Especialista en
Contaduría Mención Costo
Autora: Mercedes García Reinaldo
Tutora: MSc. Yvonne Sánchez
Barquisimeto, 2011
iii
UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL “LISANDRO ALVARADO”
DECANATO DE ADMINISTRACIÓN Y CONTADURÍA
COORDINACIÓN DE ESTUDIOS DE POSTGRADO
ESPECIALIZACIÓN EN CONTADURÍA. MENCIÓN COSTOS
CONSTANCIA
Quien suscribe, MSc. Yvonne Sánchez, portadora de la cédula de Identidad Nº
11.084.077, en mi condición de Tutor del Proyecto de Trabajo Especial de Grado
titulado “Analisis del Sistema de Control Gestión en Proyectos de Ingeniería
Bajo el Enfoque del Ciclo de Vida del Producto Caso: Thor, C.A.”, presentado
por la ciudadana: Mercedes García, Cédula de Identidad Nº 15.171.996, aspirante al
título Especialista en Contaduría Mención Costo, hago constar que he leido por
completo y discutido con el autor el referido trabajo que se presenta y que califica
para ser sometido al jurado correspondiente. Tambien hago constar que he cumplido
fielmente el reglamento interno del postgrado en todo lo concerniente a mi condición
de tutor.
Constancia que se expide a solicitud de la Coordinación de Postgardo.
En Barquisimeto a un 01 día del mes de Junio de 2011
___________________
MSc. Yvonne Sánchez
C.I. 11.084.077
iv
ANÁLISIS DEL SISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN EN PROYECTOS
DE INGENIERÍA BAJO EL ENFOQUE DEL CICLO DE VIDA DEL
PRODUCTO CASO: THOR, C.A.
por: Lic. Mercedes García Reinaldo
Trabajo Especial de Grado aprobado
Esp. Alexis R. Crespo T.
Jurado
Esp. Juan Leal Melo
Jurado
Esp. Yvonne Sánchez.
Tutor
Barquisimeto, Noviembre de 2011
v
ÍNDICE
Pág.
ÍNDICE DE CUADROS vii
ÍNDICE DE GRAFICOS viii
ÍNDICE DE FIGURAS ix
RESUMEN x
INTRODUCCIÓN 1
CAPÍTULO
I EL PROBLEMA 3
Planteamiento del Problema 3
Objetivos 8
Generales 8
Específicos 8
Justificación 9
Alcance y Delimitación 11
II MARCO TEÓRICO 12
Antecedentes 12
Bases Teóricas 18
Bases Legales 45
Sistema de Variable 47
III MARCO METODOLOGICO 51
Naturaleza de la Investigación 51
Población y Muestra 52
Técnicas e Instrumentos de Recolección de Datos 53
Tratamiento de la Información 54
IV ANÁLISIS E INTERPRETACIÓN DE LOS RESULTADOS 55
Análisis E Interpretación De Los Resultados 55
V CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES 86
vi
Conclusiones 86
Recomendaciones 89
BIBLIOGRAFÍA 91
ANEXOS 96
Cuestionario 97
Cronograma de Actividades 105
Cuadro de Avance 106
vii
ÍNDICE DE CUADROS
CUADRO Nº PÁG.
1 Ambiente Organizacional 56
2 Ambiente de Control 58
3 Riesgo 59
4 Actividades de Control 61
5 Información y Comunicación 63
6 Solicitud de Servicio 66
7 Fase de Concepción 67
8 Factores Externos 67
9 Fase de Definición 69
10 Tiempos de Aprobación de un Proyecto 71
11 Fase de Producción 73
12 Fase de Operación 75
13 Fase de Desinversión 76
14 Recursos fisicos, financieros y humanos en cada fase del
proyecto
82
viii
ÍNDICE DE GRAFICOS
GRÁFICO Nº PÁG.
1 Ambiente Organizacional 56
2 Ambiente de Control 58
3 Riesgo 60
4 Actividades de Control 62
5 Información y Comunicación 64
6 Solicitud de Servicio 66
7 Fase de Concepción 67
8 Factores Externos 68
9 Fase de Definición 70
10 Tiempos de Aprobación de un Proyecto 71
11 Fase de Producción 73
12 Fase de Operación 75
13 Fase de Desinversión 77
ix
ÍNDICE DE FIGURAS
PAG
FIGURA Nº
1 Control de Gestión Como Disciplina de Sistema 22
2 Factores Fundamentales del Proyecto 37
x
UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL
“LISANDRO ALVARADO”
DECANATO DE
ADMINISTRACIÓN Y CONTADURÍA
COORDINACIÓN DE POSTGRADO
ANÁLISIS DEL SISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN EN PROYECTOS
DE INGENIERA BAJO EL ENFOQUE DEL CICLO DE VIDA DEL
PRODUCTO CASO: THOR, C.A.
RESUMEN
Autor: Lcda. Mercedes García
Tutor: Msc. Yvonne Sánchez
La presente investigación tuvo como objetivo primordial analizar un sistema de
control de gestión de proyectos de ingeniería basado en el ciclo de vida del producto
caso: THOR, C.A., para las obras que se llevaron a cabo en el año 2010. Entre los
objetivos específicos se tienen; diagnosticar las actividades desarrolladas en la
gestión de proyectos de ingeniería en la empresa THOR, C.A., identificar las
actividades desarrolladas en el control de proyectos, así como también describir las
etapas del proyecto en donde se requieren de más recursos físicos, financieros. El
estudio se sustentó metodológicamente en un tipo de investigación de campo no
experimental, a través de la cual, se aplicaron a la Gerencia General y el personal que
laboró en la ejecución del proyecto, un cuestionario basado en preguntas relacionadas
con las estrategias, etapas y el control de los proyectos, con la finalidad de precisar
las fallas, detectar desviaciones e identificar deficiencias. Entre las conclusiones más
resaltantes se evidencia la carencia de un proceso de planificación y el
desconocimiento de objetivos y estrategias; se recomienda elaborar la planificación,
formalizar la misión, visión, objetivos y estrategias; así como también se diagnóstico
que el ambiente de control está enmarcado en ausencia de una estructura organizativa
formal y definida, desconocimiento de políticas, manuales, formularios, entre otros;
se recomienda elaborar los manuales de normas y procedimientos, establecer
políticas, estándares y diagrama de flujo.
Palabras Claves: Control, Gestión, Proyectos, Ciclo de Vida
1
INTRODUCCIÓN
Las empresas que operan en el siglo XXI se enfrentan a muchos retos,
significativos, como lo son: la rentabilidad, la competitividad, la globalización, la
velocidad de los cambios, la capacidad de adaptación, el crecimiento y la tecnología,
por lo tanto es necesario que se desarrollen sistemas y tecnicas que permitan el logro
de sus objetivos.
Existen muchos sistemas que pueden ser aplicados a diferentes organizaciones,
sin embargo se debe analizar cual es el más apropiado. De esta gran variedad se
pueden mencionar los sistemas de gestión que permiten a las organizaciones, mejorar
su efectividad operativa, reducir costo, aumentar la satisfacción de los clientes y
partes interesadas, proteger la marca y reputación, asi como lograr mejoras continuas.
El uso de un sistema de gestión le permite a la organización renovar constantemente
su objetivo, su estrategia, su operación y nivel de servicio.
Es importante crear estudios que permitan definir si estos sistemas pueden
funcionar a la par con diferentes técnicas. En el presente trabajo se desarrollo una
investigación para analizar un sistema de control de gestión de proyectos de
ingenieria basado en el ciclo de vida del producto, en la empresa THOR, C.A., el cual
consta de tres capitulos. Conformado el Capitulo I, por el planteamiento del
problema, mediante la descripción del mismo, los objetivos general y especifícos, la
justificación de la investigación, en la cual se exponen las razones por las que se
considera necesario desarrollarla y el alcance y delimitación en el que se establecen el
tiempo y espacio durante el desarrollo de dicha investigación.
En el Capitulo II, se describe el marco teórico, el cual consta de los antecedentes
relacionados con la investigación, indicándose el título, problemática, objetivos,
conclusiones y recomendaciones que aporten información relevante del tema en
2
estudio, bases teóricas que sustenten el problema, conceptos que son necesarios para
un mejor entendimiento y las bases legales en la que esta enmarcada la investigación.
Dentro del Capitulo III, se incluye el marco metodológico, donde se define el
tipo de investigación, el cual es de campo no experimental, la población y muestra
con la cual se trabajara, las técnicas e instrumentos de recolección de datos, basadas
en el tipo de investigación ya mencionado, en donde se utilizará como fuente de
información el cuestionario y el sistema de variables que representan las dimensiones
y aspectos, que se describen y se analizan, expresadas en la operacionalización de las
variables.
En el IV capítulo, se encuentra el análisis e interpretación de los resultados,
producto de la aplicación de un cuestionario de preguntas cerradas que fueron
analizadas
Asi mismo, en el capitulo V, se presentan las conclusiones y recomendaciones de
la investigación, una vez realizado el análisis e interpretación de los datos.
Finalmente, se señalan las referencia bibliograficas, electrónicas y los anexos
utilizados en la envestigación.
3
CAPITULO I
EL PROBLEMA
Planteamiento Del Problema
La economía venezolana se ve regida por tres sectores básicos que son el
primario, secundario y terciario, el sector que ejerce mayor impacto sobre la
economía y la sociedad venezolana es el sector terciario, que engloba todas aquellas
actividades económicas que no producen bienes materiales de forma directa, sino
servicios que se ofrecen para satisfacer las necesidades de la población. Este sector
incluye sub-sectores como: comercio, transporte, comunicaciones finanzas, turismo,
hoteleria, ocio, cultura, espectáculos, la administración pública y los denominados
servicios públicos, prestados por el Estado o la iniciativa.
El sector terciario dirige, organiza y facilita la actividad productiva de los otros
sectores (sector primario y secundario). Aunque se le considere un sector de la
producción, propiamente su papel principal dentro de la actividad económica se
encuentra en la distribución y el consumo. Todo esto se expresa mediante una serie de
reglas y consecuencias que no siempre son del todo positivas, debido a que
actualmente este sector está atrevesando por un período de proposiciones casi
revolucionarias, en el cual las formas establecidas de hacer negocios se estan
haciendo a un lado. En todo el mundo, los recién llegados innovadores que ofrecen
nuevos estándares de servicio han triunfado en los mercados donde los competidores
establecidos han fallado en complacer a los exigentes clientes actuales.
4
Según Ginebra (1991), “las empresas de servicios proliferan y ocupan por su
importancia, posiciones cada vez mas destacadas en los países”(p.78).
En los Estados Unidos por ejemplo, el 75% del personal obrero esta empleado en
sectores tradicionalmente llamados de servicios. Hay muchos factores que sustentan
la constante transformación de la administración de servicios, que esta teniendo lugar
tanto en economías altamente desarrolladas como en economías nacientes; entre estos
factores estan los siguientes:
Los patrones cambiantes de las regulaciones gubernamentales.
Las innovaciones tecnológicas, en especial en la computación y los
adelantos en las telecomunicaciones.
La globalización de los negocios de servicios.
El movimiento del servicio de calidad.
Desdes hace años se ha mencionado, cada vez con mayor insistencia, de la
necesidad de disponer de sistemas más formalizados que faciliten la dirección y
coordinación de las diferentes unidades y de las actividades que se realizan en este
tipo de empresas.
Sin embargo, la heterogeneidad de las actividades de servicios unida a veces a su
propia naturaleza, plantea importantes problemas de definición y mediciòn de los
mismos, ya que a diferencia de la agricultura y las actividades industriales, los
servicios han recibido escasa atención investigadora.
Según Pérez (1996), existen diversas percepciones acerca de lo que son los
servicios y de la manera en cómo se clasifican. Por ejemplo, algunos autores conciben
los servicios superiores, como servicios a los particulares; (comercio al detal, cines,
teatros, hoteles, restaurantes, entre otros.), los servicios a las empresas (sociedades de
transporte, instituciones financieras, servicios especializados, entre otros.) y servicios
públicos (escuelas, universidades, hospitales, administraciones públicas, etc.) (Polèse
M., 1998), otros más, como servicios superiores (servicios financieros y servicios a
5
las empresas) y servicios al consumidor (servicios de educación, salud, bienestar, de
recreación, personales, técnicos, etc.)
De las clasificaciones de tales actividades utilizada por diversos autores se toma
como referencia la propuesta por Polése (1998), para determinar el tipo de servicio
sobre el cual se desarrollará el tema de investigación, que en este caso seran los
servicios especializados especificamente en el area de la ingeniería eléctrica.
En relación a lo planteado, existen organizaciones dedicadas a ofrecer el servicio
de: diseño, instalación, mantenimiento de todo sistema de protección eléctrica y
sistemas de puesta a tierra, que al igual que cualquier otro tipo de industria no escapa
a los efectos que generan la economía y políticas cambiantes, esto las obliga a adoptar
y desarrollar sistemas administrativos, filosofías, técnicas y herramientas, que les
permitan el logro de sus objetivos con el máximo beneficio.
Según Lavingia (2002), es importante señalar que estas empresas desde sus
inicios se han inclinado por la elaboración de proyectos, con la finalidad de que las
funciones tales como la decisión, análisis económico, planificación y programación,
control de costos sean desarrolladas de forma íntegra. El término proyecto se utiliza
para denominar un conjunto de actividades coordinadas con el objeto de producir un
bien o servicio. La gestión del proyecto tiene por objetivo disponer los componentes
para definir, evaluar, controlar y entregar los resultados deseados.
Aunque los proyectos tienden a ser únicos en uno u otro aspecto, un minucioso
examen posterior puede ayudar a los administradores a evitar los errores del pasado y
aprovechar las formas organizativas mejoradas, las técnicas de planeación y control, y
los diversos estilos de administración ayudan a que las empresas diseñen y
administren los equipos con mayor efectividad en el futuro.
Lock D. (1.990), señala que “la gestión de proyectos es una rama especializada
en el campo de la gestión, cuya evolución ha servido para coordinar y controlar
algunas de las complejas actividades de la industria moderna” (p.35).
6
Todos los proyectos de ingeniería, al igual que la mayoría de los demás
proyectos, basados en los servicios a los clientes, son de naturaleza cíclica. Cada
proyecto se concibe cuando el cliente efectúa su primer contacto y se inicia cuando se
da una orden o se firma un contrato. Posteriormente entran a formar parte muchos
otros intereses, hasta que el proyecto vuelve finalmente al cliente como un paquete de
trabajo acabado. Lock D. (1.990).
Las compañías que se encuentran en la necesidad de solicitar servicios
especializados de proyectos de ingeniería eléctrica, son industrias que poseen un gran
capital en maquinarias, sistemas de información y bases de datos; los cuales deben ser
protegidos; y por la magnitud de los trabajos que deben ser realizados son asignados
mediante procesos de licitación general o selectiva según las necesidades del cliente o
por adjudicación directa en los casos de emergencia.
En Venezuela, existen organizaciones que se dedican a prestar servicios de
ingeniería eléctrica para la protección de los equipos, con la finalidad de garantizar un
buen funcionamiento de los mismos y resguardo de la información de las empresas.
Los principales clientes son instituciones públicas, por ende todos los trabajos serán
asignados por procesos de licitación y deben mantener precios en una economía y
políticas altamente cambiantes.
De ahí la necesidad e importancia de llevar un control adecuado de todo el
proceso diseño y ejecución de los proyectos, para lo cual la industria cuenta con gran
cantidad de herramientas, entre las cuales podemos mencionar el control de gestión,
cuadro de mando integral y el ciclo de vida del producto, representado por varias
fases que van desde que se concibe hasta que se ejecuta y se entrega la obra en
completo funcionamiento.
Es por ello que Mallo (1995), determina que:
el sistema de control de gestión moderno se concibe como un sistema de
información – control, superpuesto y enlazado continuamente con la
gestión que tiene como finalidad definir los objetivos compatibles,
7
establecer las medidas adecuadas de seguimiento y proponer las
soluciones especificas para corregir las desviaciones, centrado en la cadena
de valor generada entre los recursos aplicados y los productos y servicios
ofertados a los clientes; establecer medidas concretas de los resultados que
se desean obtener en cada una de las actividades y centros de
responsabilidad que serviran de base al sistema informativo para establecer
los desvíos. (p.40)
Vale acotar qué, un ciclo de vida para un proyecto se compone de fases
sucesivas compuestas por tareas planificables, que son las siguientes; concepción,
definición, producción, operación y desinversión.
Según Drudis (1999), “el modelo de ciclo de vida, la sucesión de fases puede
ampliarse con bucles de realimentación, de manera que lo que conceptualmente se
considera una misma fase se pueda ejecutar más de una vez a lo largo de un proyecto,
recibiendo en cada pasada de ejecución aportaciones de los resultados intermedios
que se van produciendo (realimentación)”(p.23).
Esto permite que se entienda mejor la naturaleza de las actividades del proyecto,
que los problemas se vean en perspectiva y que las necesidades sean atendidas con
anticipación.
Es importante que los nuevos administradores conozcan todos estos aspectos de
un proyectos, debido a que es un factor de éxito muy importante para las
organizaciones y garantiza que se logren los objetivos del mismo, en el tiempo
previsto y con el presupuesto asignado, y entender que la administración de los
nuevos tiempos tiene que saber enfrentar los retos a medida que se organizan y
controlan los proyectos individuales.
En este orden de ideas y sobre la base de lo antes expuesto cobra relevancia el
presente estudio donde se abordo el analisis del control de gestión de proyectos de
ingenieria desarrollados por THOR,C.A., una empresa fundada en el año 1998, y la
cual tiene como principal finalidad la prestación de servicios de ingenieria.
8
Por consiguiente, cada tipo de negocio debe adoptar los esquemas generales de
control de gestión de acuerdo con sus necesidades especificas y poner de manifiesto
las variables que le son propias, inherentes y caracteristicas, por lo que en esta
investigación se propone, utilizando el modelo de ciclo de vida del producto, que
permite identificar las necesidades en cada fase (concepción, definición, producción,
operación y desinversión); analisar el sistema de control de gestión y dar respuestas al
surgimiento de algunas interrogantes tales como:
¿Qué tipo de actividades realiza la empresa THOR, C.A. durante el desarrollo de
sus proyectos?
¿Cómo se caracterizan las etapas de los proyectos desarrollados enfocados en el
ciclo de vida del producto para la determinación de los recursos utilizados?
Objetivo General
Analizar el sistema de control de gestión en proyectos de ingeniería bajo el
enfoque del ciclo de vida del producto.
Objetivos Específicos
1. Diagnosticar las actividades desarrolladas en la gestión de proyectos de
ingeniería en la empresa THOR, C.A.
2. Identificar las actividades desarrolladas en el control de proyectos de
ingeniería para la empresa THOR, C.A.
3. Describir las etapas del proyecto de ingeniería enfocado en el ciclo de vida del
producto, a fin de determinar los recursos físicos, financieros y humanos
establecidos en los proyectos de la empresa THOR, C.A.
9
Justificación
Los cambios forman parte ineludible del ambiente de cualquier organización. Los
mercados cambian, la competencia en todo el mundo ofrece productos o servicios
nuevos que captan la atención del público, surgen materiales y tecnologías nuevas, se
aprueban o enmiendan reglamentos gubernamentales.
El sector servicio específicamente las empresas dedicadas a prestar servicios
especializados, no escapan a esta realidad, y el control sirve a los gerentes para
responder a las amenazas o las oportunidades de todo ello, porque les ayuda a
detectar los cambios que están afectando los productos y los servicios, de sus
organizaciones, a su vez que les permite crear mejor calidad al descubrir errores a
tiempo para corregirlos, es decir, a través del control se puede regular que las
actividades se estén cumpliendo tal y como fueron planificadas, corrigiendo cualquier
desviación significativa, razón por la cual a través del control se puede evaluar el
rendimiento de las operaciones, cumplimiento de metas y de objetivos.
Según Campos y Rivero (2007), establecer un sistema de control de gestión
genera una serie de beneficios que se mencionan a continuación:
Reduce la divergencia de objetivos entre la organización y sus miembros,
mide y evalúa el desempeño, existe rigurosidad en la planificación, los
objetivos de la organización y la manera de alcanzarlos (estrategia), fluyen
desde lo más alto de la jerarquía organizacional, se controla que la
implementación sea llevada a cabo de acuerdo a lo planificado, el proceso
de planificación estratégica se nutre de todos los niveles de la
organización, existe conciencia de la existencia de una estrategia definida
a partir de un proceso de planificación y de una estrategia emergente, se
controla la implementación pero también se controla la adecuación de los
objetivos y de la estrategia implementada (p16).
De lo anteriormente mencionado, se puede señalar que las técnicas para llevar a
cabo el control son diversas, sin embargo en este caso de estudio se trabajó con el
modelo del ciclo de vida, como una herramienta que facilita el control del tiempo,
recursos, calidad entre otros aspectos importante para el progreso de la organización.
10
El modelo de ciclo de vida, según Drudis (1999), agrupa las actividades en cinco
fases que facilitan el proceso de control:
La primera es la fase de concepción, en ella se realiza el planteamiento del
proyecto, estudio de vialidad y diseño estratégico, la segunda es la fases
de definición, en donde se hace el diseño básico del proyecto, la
programación de las tareas y los costos, se fijan los términos y las
condiciones del contrato y se realiza la planificación detallada; la tercera
es la fase de producción, en la cual se establece la fabricación, el
suministro, las obras civiles, las instalaciones, la cuarta es la fase de
operación en donde se lleva a cabo las pruebas finales y la última es la fase
de desinversión que es la puesta en servicio y entrega de la obra en
completo funcionamiento (p.56).
El presente trabajo pretende expresar que al desarrollar adecuadamente
herramientas de control de gestión basado en el ciclo de vida, además de generar
beneficios, evitará los contratiempos que se pueden presentar al estar cambiando
constantemente de técnicas en busca de soluciones a las desviaciones que se puedan
existir en una empresa. Por tanto, el estudio genera aportes que evidencian la
necesidad de poseer sistemas de control de gestión acorde con los procesos,
procedimientos y funciones, que faciliten la ejecución del proyecto y la optimización
de los costos.
Asimismo los resultados de la presente investigación permitieron facilitar las
actividadaes para planificar, controlar efectiva y económicamente los aspectos
internos y externos de cada organización. Es por ello que se planteo este trabajo, con
la finalidad de ofrecer una herramienta que les sirva a este tipo de empresas para
controlar la ejecución de una obra antes, durante y después enfrentando los cambios
de forma eficiente y generando soluciones durante el desarrollo del mismo, con la
menor pérdida posible. De la misma manera, puede ser útil a otros investigadores
como referencia o antecedentes para la realización de otros trabajos relacionados con
el tema.
11
Alcance y Delimitación
La finalidad del presente estudio, es analizar la gestión, en la ejecución de
proyectos, desarrollados por empresas de servicios de ingeniería, utilizando el modelo
de ciclo de vida propuesto por Antonio Drudis 1999, con el fin de desarrollar una
herramienta de control de gestión, para la elaboración del proyecto de: “Instalación
De Sistema De Puesta A Tierra Y Protección Atmosférica En Las Casetas de
Telemetría en las Áreas de Ama Y Amo”, en la empresa THOR, C.A., durante el
periodo del 05 de Enero de 2010 hasta el 07 de Abril de 2010 en el Estado
Anzoátegui, Distrito Sur San Tome.
La investigación, generó una serie de oportunidades de mejora para la
organización en pro de lograr las metas propuestas al inicio de los proyectos, con la
ventaja de poder ir corrigiendo y evaluando los posible cambios en los precios sobre
la marcha y así establecer estrategias que le permitan disminuir el impacto que
puedan tener sobre los beneficios establecidos durante el diseño del proyecto.
Según el objeto de la investigación la limitación más importante está relacionada
con el análisis de la ejecución de una sola obra en un período de tiempo, es decir, del
05 de Enero de 2010 hasta el 07 de Abril de 2010, lo que no permitió hacer
comparación con respecto a otros períodos. Asimismo las fuentes de información
fueron aportadas por investigaciones relacionadas con el tema y la organización
objeto de estudio suministrara los datos a analizar.
12
CAPÍTULO II
MARCO TEÓRICO
Antecedentes de la Investigación
El fundamento de la base teórica es uno de los componentes más importante de
toda investigación, en la que se pretende definir o explicar algunos conceptos y
principios teóricos, es decir, tiene el propósito de dar a la investigación un sistema
coordinado y coherente de conceptos y proposiciones que permiten abordar el
problema. Para Rodríguez (2001), el marco teórico o referencial “Expresa las
proposiciones teóricas generales, las teorías específicas, los postulados, los supuestos,
categorías y conceptos que han de servir de referencia para ordenar la masa de los
hechos concernientes al problema o problemas que son motivo de estudio e
investigación” (p. 120).
En relación a la problemática planteada, se desarrollaron aspectos teoricos e
investigaciones que han abordado directa o indirectamente el problema de la presente
investigación, los cuales se presentan a continuación con la finalidad de que sirvan de
apoyo bibliográfico y referencial al estudio.
Colmenárez (2007), en la investigación Análisis del Proceso de Auditoría de
Gestión para los Sistemas de Ejecución de Obras en los Organismos
Gubernamentales, con el Objeto de Evaluar el Desempeño de la Dirección General
Sectorial de Infraestructura de la Gobernación del Estado Lara, Durante el año 2005,
13
su propósito fué, proponer lineamientos a la Dirección General Sectorial de
Infraestructura, que permítan evaluar los procesos en la ejecución de obras del
Estado. La autora señala, que la existencia de un adecuado y eficiente sistema de
control interno, contable y administrativo es la garantía fundamental para obtener
buenos resultados, y recomienda en su caso de estudio, realizar auditorías ajustadas a
las normas y los principios que rigen el sistema de control, teniendo como premisa el
control de gestión, como es el examen de la eficiencia, eficacia, económia y equidad
en la administración de los recursos públicos, por medio de la información tanto
interna como externa del tipo contable, comercial, estadístico y operativo.
El aporte del estudio antes referido, es que evidencia que, sin un sistema de
control adecuado, que perciba cada uno de los aspectos que conforman la ejecución
de una obra, no es posible lograr el uso óptimo de los recursos tanto físicos como
financieros.
Rojas (2005), en su tésis de grado denominada Propuesta de un Sistema de
Control para el Análisis de la Gestión en los Centros Adscritos a la Fundación del
Niño del Estado Yaracuy. Año 2004, cuyo objetivo principal fue diseñar un sistema
de control y análisis de la gestión en los centros adscritos a la fundación del niño del
Yaracuy. En el, pudo identificar algunas dificultades, en ralación con el sistema de
información, lo que impide que esta resulte útil a los efectos del control de gestión,
tampoco se encontraba automatizado el procesamiento de la misma, no se realiza
analisis sistemático de la información de los indicadores de gestión, por lo tanto
recomendo revisar y profundizar en las dificultades identificadas en relación al
sistema de información de los centros, que impedian el desarrollo de un sistema de
control adecuado.
En relacion a lo antes expuesto, esta investigación constituye un marco
referencial en cuanto a, su aporte para considerar como otro factor clave para el éxito
de un sistema de control de gestión, la información con la que se pueda contar de
manera oportuna para la toma de decisiones o detectar desviaciones y establecer
14
correctivos a tiempo, por lo tanto un sistema de información debe estar adecuado a las
necesidades de cada uno de los procesos e integrado para una mayor efectividad.
Figueroa (2005), en la investigación Evaluación del Presupuesto de Recursos
Humanos y su Incidencia en el Costo de los Servicios en las Alcaldías del Estado
Lara, Caso: Alcaldía del Municipio Iribarren para el Ejercicio Fiscal 2004; dió
respuesta a tres aspectos fundamentales; la primera fue determinar la factibilidad de
establecer un sistema de costo para el aprovechamiento del recurso humano al
momento de suceder la producción de los servicios, el segundo fue el análisis e
interpretación de los recursos percibidos por los ingresos propios y de otras fuentes
de financiamiento al igual que la partida de gastos efectuados en el presupuestos, y el
tercero el análisis del entorno donde se desenvuelve el recurso humano (responsables
y funcionarios de unidades) aspectos que quedaron determinados en los objetivos
específicos.
En este estudio se concluyó que aunque las alcaldías no fabrican ningun
producto, sin embargo si existe un proceso de producción en la prestación de los
servicios y en la ejecución de obras y proyectos. El recurso humano (Mano de obra)
no puede considerarse como un elemento más en ese proceso; se tiene que tener
presente el aspecto humano de los funcionarios, induciéndolos a entender esta
situación, es posible que los mismos se involucren e identifiquen con la alcaldia,
desarrollen un sentido de pertenencia lo cual traerá como consecuencia el
mejoramiento de las funciones y tareas, y la prestación de un servicio de calidad en la
alcaldía. La recomendación principal propuesta por el autor en ese estudio fue,
estudiar, diseñar y aplicar un sistema de costo para el aprovechamiento del recurso
humano cuando se suceden la producción de los servicios y las ejecución de obras y
proyectos
En base a esta investigación se puede inferir que un punto relevante para
desarrollar cualquier tipo de procesos es el recurso humano, por tanto es importante
15
tomarlo en cuenta al momento de implementar algún tipo de cambio o sistema dentro
de una organización, ya que es un factor clave para el éxito de los mismos.
Gómez (2005), desarrolló un trabajo de investigación titulado Diseño de
Controles Internos a los Sistemas de Información Computarizados de la Universidad
de la Guajira el cual representó su objetivo principal, en ella concluyó que, los
sistemas de información con carencia de control son altamente vulnerables a
violaciones internas y externas de su configuración y de la información que ellos
manejan. Una de las recomendaciones fue el diseñar políticas, normas y
procedimientos orientados al control de los sistemas de información en sus fases de
planificación, adquisición y utilización, producción y monitoreo.
La investigación es pertinente en el caso de estudio, puesto que para lograr
desarrollar un sistema de control de gestión, la información juegan un papel muy
importante ya que, en base a ella se tomaran las decisiones y se determinará si se
están cumpliendo con los lineamientos propuestos para la ejecución de los proyectos,
por lo tanto es importante asumir que los sistemas de información también deben ser
normados y controlados para suministrar datos veraces y de utilidad.
Chirinos (2005), realizó un Sistema de Indicadores de Gestión para la Gerencia
de Proyectos y Obras del Instituto de Desarrollo Social (IDES) del Municipio
Maracaibo- Estado Zulia, la presente investigación tuvo como propósito diseñar un
sistema de indicadores para medir la eficiencia, eficacia y economía de la gestión de
la Gerencia de Proyectos y Obras del Instituto de Desarrollo Social (IDES) del
Municipio Maracaibo- Estado Zulia y mediante el análisis de los resultados se
evidenció la inexistencia de mecanismos formales de difusión de los elementos
estratégicos de la unidad. En consecuencia, la mayoría del personal desconoce los
lineamientos que rigen la gestión, lo cual limita el alcance de los objetivos y metas
establecidos en el plan operativo. Así mismo la ausencia de un instrumento de
medición y control que permita determinar la eficiencia, eficacia y economía en el
logro de los objetivos y metas de la gerencia de proyectos y obras.
16
De manera que se recomendó, establecer una planificación estratégica formal que
sea consistente con los lineamientos de gestión de la institución; llevar un
seguimiento y control a los procesos operativos de la unidad a fin que la información
generada sea confiable y oportuna, igualmente, la toma de datos para el sistema de
indicadores y finalmente implantar un sistema de indicadores a fin de apoyar el
sistema de control interno de la Gerencia de Proyectos y Obras.
El aporte a la presente investigación lo constituye, que expone la importancia y
utilidad que tiene el control de gestión en la ejecución de obras, en donde sirve como
una herramienta que garantice el buen funcionamiento y desarrollo de las mismas,
punto que será tratado en esta investigación.
En otro orden de ideas, diversos investigadores han enfocados de manera
específica la importancia que tienen el estudio del ciclo de vida de un producto o
servicio; Nils O.E. Olsson, (2007), de la Universidad de Ciencias y Tecnologia de
Noruega, realizó un estudio de La Flexibilidad En Diversas Etapas En El Ciclo De
Vida De Proyectos: Una Ilustraciòn Empirica de la “Libertad Para Maniobrar, en el
sostiene que la flexibilidad es un acercamiento para preparar los proyectos para los
efectos de la incertidumbre.
Los proyectos flexibles tienen un valor para los que pueden alinear un proyecto
con sus prioridades, pero la flexibilidad representa un costo para los que tengan que
adaptarse (Mahmoud-Jouini, Midler, & Garel, 2004).
Kreiner 1995, señaló que las estabilidad en gestión del proyecto se convierte en
un desafio bajo incertidumbre, que crea lo que él llama de “ambientes deriva. ”
Torno, Jaafari, Doloi, y Gunaratnam (2004), señalaron que “una limitación
importante en la teoría de gestión del proyecto durante las últimas décadas es asumir
que el alcance de un proyecto se sabe totalmente por adelantado” (p.76).
17
La flexibilidad del proyecto se puede considerar como una bendición y una
maldición al proyecto gerencial. Por un lado, los proyectos a ser desarrollados con
estabilidad y control deben ser ejecutados eficientemente, con el tiempo, costo, y
especificaciones del cliente. Desde este punto de vista, la flexibilidad debe ser
reducido al mínimo. En el otro caso las decisiones importantes para los proyectos
deben ser tomadas basandose en la información limitada en un mundo imprevisible,
creando una necesidad de flexibilidad.
Husby, Kilde, Klakegg, Torp, Berntsen, y Samset (1999), definen flexibilidad
como “la capacidad para ajustar proyecto a las consecuencias anticipadas de
circunstancias inciertas dentro del contexto del proyecto”(p.44).
Por otro lado, Lundin y Söderholm (1998), describieron cómo un proyecto se
mueve desde franqueza relativa en el principio del proyecto, hasta proximidad
relativa en la fase ejecución; en esta, la acción predeterminada se supone debe
realizarse según los planes, en un “aislamiento previsto.” El concepto de flexibilidad
del proyecto en la fase de ejecución disturba este aislamiento previsto.
Midler (1995), describió a una gerencia estratégica para los proyectos
concurrentes modernos de la ingeniería. Primero, establecer una comisión encargada
del proyecto, mientras que al mismo tiempo se intenta recopilar tanta información
como sea posible del mismo. En la segunda fase, el proyecto se trabaja tan exacto
como sea posible. Finalmente, en la ultima etapa del proyecto, la velocidad sera la
prioridad máxima para solucionar obstáculos técnicos.
De una manera similar, Mahmoud-Jouini y otros 2004, (Citado Nils O.E.
Olsson), caracterizó la gestión del proyecto por velocidad en tres fases: preparación,
congelación, y puesta en práctica. Muchos libros de textos en la gestión del proyecto
actuales ilustran las cualidades del proyecto durante diversas fases, estas incluyen la
incertidumbre, significación de decisiones, libertad para maniobrar, costos, y
disponibilidad de información acumulada. (Citado Nils O.E. Olsson)
18
En tal sentido la información suministrada en este estudio nos indica que es
necesario conocer todas las etapa en las cuales se desarrollan los proyectos, y apoya
la necesidad de establecer un control específico que permita enfrentar de la mejor
manera la incertidumbre existente, a su vez que recalca la importancia de la
flexibilidad de los proyectos.
Bases Teóricas
Para llevar a cabo adecuadamente un trabajo investigativo es preciso que el autor
tome en consideración ciertos parámetros conceptuales, los cuales son conocidos
como bases teóricas, que están consideradas como aquellas que amplían la
descripción del problema e integra la teoría con la investigación y sus relaciones
mutuas, es decir, la teoría del problema.
El marco teórico tiene como finalidad indagar en un sistema coordinado y
coherente de conceptos y proposiciones que permiten abordar el problema; es decir,
se trata de integrar el problema dentro de un entorno donde esté cobre sentido,
incorporando los conocimientos previos relativos al mismo y ordenándolos de modo
tal que resulten útiles para el estudio. (Hernández R., 2003). Por lo tanto, al abordar
este tema es necesario la revisión de algunos conceptos que permitirán una mayor
comprensión del mismo.
1. El control
Parker ( 1993), lo define en su artículo titulado Proyecto de Presupuestos para
Edificios como una serie sistemática de acciones diriguidas hacia unos fines, como lo
son: (1) para comprobar o verificar por comparación con un registro duplicado o
estándar, y (2) para regular, ejercer su autoridad directamente, o para tomar medidas
correctivas.
Para Chiavenato (1999), es una función administrativa, es la fase del proceso
administrativo que mide y evalúa el desempeño y toma la acción correctiva cuando se
necesita. De este modo, el control es un proceso esencialmente regulador.
19
Según Horngren (1996), establece que el control cubre tanto la acción que lleva
a efecto la decisión de planeación, como la evaluación del desempeño de su personal
y sus operaciones.
Para Koontz y otros (1986), implíca la medición de lo logrado en relación con lo
estándar y la corrección de las desviaciones, para asegurar la obtención de los
objetivos de acuerdo con el plan.
Según (Mallo C. 1995), “el control activo, dinámico y continuo consiste en un
conjunto de actuaciones preventivas, que mediante el establecimiento de
procedimientos y controles encauza la gestión empresarial hacia el futuro deseado,
previamente diseñado”(p.34).
Por último Pérez (2002), lo define como aquella función que se pretende asegurar
la consecusión de los objetivos y planes prefijados en la fase de la planificación; se
centra en actuar para que los resultados generados en las fases anteriores sean los
deseados. Es un sistema y una aptitud que garantiza hacer las cosas bien la primera
vez, no solo ahorrando costos de corregir la ejecución sino tambien se reduce la
necesidad de implantar controles repetitivos de comprobación de los realizados.
De los conceptos anteriomente mencionados se concluye señalando que el
control, es una función administrativa que permite comprobar, verificar, medir y
regular los objetivos propuestos en la fase de planificación, para detectar desviaciones
y establecer los correctivos necearios, permitiendo asi un mejor usos de los resursos
disponibles.
El control es de vital importancia porque, según Mallo C. (1995), hasta el mejor
de los planes se puede desviar, entre las razones mas evidentes se encuentran las
siguientes:
1.-Establece medidas para corregir las actividades, de tal forma que se enlacen
los planes exitosamente.
20
2.-Se aplica a todo. a las cosas, a las personas, y a los actos.
3.-Determina y analiza rapidamente las causas que puede originar desviaciones,
para que no se vuelvan a presentar en el futuro.
4.-Localiza a los sectores responsables de la administracion, desde el momento
en que se establecen medidas correctivas.
5.-Reduce costos y ahorra tiempo al evitar errores.
En conclusión el control es una etapa primordial en la administración, pues,
aunque una empresa cuente con magníficos planes, una estructura organizacional
adecuada y una dirección eficiente, el ejecutivo no podrá verificar cuál es la situación
real de la organización, no existe un mecanismo que se cerciore e informe si los
hechos van de acuerdo con los objetivos.
2. Gestión
Según Dupuy (1992), se define como el conjunto de las actividades de desición
que tienen lugar dentro de una empresa o en terminos mas generales, una
organización (administración, asociación, grupo, entre otros). Gestionar consiste en
seleccionar ciertas acciones , partiendo de diversas informaciones.
Para Pacheco(2002), la gestión involucra un conjunto de dimensiones
interrelacionadas: objetivos y estrategias, practicas y directivas; estructura y
organización; metodos, instrumentos y herramientas; y cultura y personalidad.
Plantea que la gestión es una forma en que la organización se adapta al entorno, y este
a su vez es un factor regulador de la gestión. Según, Rebolledo G. (2005); es la
capacidad de la institución para definir, alcanzar y evaluar sus propósitos, con el
adecuado uso de los recursos disponibles.
De lo anteriormente expuesto se desprende que la gestión, esta representada por
todas aquellas acciones a traves de las cuales se combinan una serie de recursos
21
fisicos, humanos y fianancieros con la finalidad de llavar a cabo los objetivos
propuestos satisfactoriamente.
3. Control de Gestión
Para comprobar que las acciones tomadas siguen el rumbo de los objetivos
trazados, las organizaciones emplean la función de control como un proceso de
verificación de resultados. Éste forma parte del proceso administrativo y consiste en
guiar los hechos para que los resultados coincidan o superen a los deseados a través
de los siguientes procedimientos: establecer los estándares de desempeño, medir los
resultados reales y compararlos con los estándares y tomar las acciones correctivas
cuando se detecten las desviaciones. Sin embargo la manera tradicional de concebir el
control encasilla la acción del plan, en vez de estimularla a encontrar vías para
mejorar la previsión. Con esta visión se sitúa el control de gestión.
Pérez (2002), lo define como la función por la cual la dirección se asegura que
los recursos son obtenidos y empleados eficaz y eficientemente para el logro de los
objetivos de la organización. En cuanto al ambito de actuación el control de gestión
debe contemplar toda la empresa, su objetivo a diferencia de otros medios de control
mas especificos consiste en asegurar la buena marcha del conjunto de la organización,
el control de gestión exige definir un sistema, que incorpore los controles mas
relevantes de la empresa, debe ser algo mas que un procedimiento para medir los
resultados, en la practica todo sistema de control comporta un estilo de dirección
definido por la intensidad de la participación y su fin principal es contribuir al
aprendizaje y a la mejora.
Según Dupuy (1992), el control de gestión se presenta como una disciplina de
sistemas ya que integra la contribución de muchas otras disciplinas; al respecto
presenta un ejemplo que se muestra en el siguiente grafico:
22
Figura Nº 01:Control de Gestión Como Disciplina de Sistemas
Por su parte, Arens y otros ( 2001), expresan qué, constiste en una especie de
forma específica de entender y organizar la gestión, se puede afirmar que es una
forma especifica de vivir la gestión. Entiende a la empresa como un todo desde esta
visión global, analiza las funciones que se realizan en ella, gestiona los recursos
teniendo en cuenta la interdependencia que existe entre ellos.
Asi mismo, Arens (2001); señala que el control de gestión es un proceso que
sirve para guiar la gestión empresarial hacia los objetivos de la organización y un
instrumento para evaluarla. Centra su atención por igual en la planificación y en el
control, y precisa de una orientación estratégica que dote de sentido sus aspectos más
operativos.
De acuerdo con estos planteamientos podemos afirmar que el control de gestión
representa un estilo de dirección integrado, que contempla a la organización como un
todo, con la finalidad de garantizar el uso adecuado de los recursos disponibles,
23
apoyándose de la información recibida de otras disciplinas, que le permitan guiar a la
empresa al logro de sus objetivos.
4. Sistemas de Control de Gestión
Para Pérez (2002), el desarrollo formal del control exige la implementación de un
sistema entendido como el conjunto de acciones procedimientos y tareas que,
ordenadamente relacionados entre si, son necesarios para aplicarlos. El sistema de
control se compone de: estructura, proceso y sistemas de información, estos deben
funcionar de modo conexo, apoyandose mutuamente para incrementar su eficiencia
Estructura: Hace referencia al ámbito organizativo en el que se desarrolla. La
estructura a de definir los siguientes aspectos:
1. Unidades de gestión a controlar.
2. Objetivos.
3. Responsabilidades asignadas.
4. Criterios de evaluación.
La necesidad de definir una estructura de control surge de la dimensión y
complejidad de la empresa. En organizaciones simples y reducidas, probablemente no
sea impresindible implantar una estructura de control pues este se ejerce por un unico
individuo, sobre el conjunto de la empresa, quien es capaz de conocer y decidir todo
lo concerniente a las operaciones significativas.
Proceso: Se refiere al conjunto de actividades que desarrolla el sistema de
control; pueden concretarse en las siguientes ocho fases:
1. Fomulación de objetivos y planes de actuación.
2. Asignación de responsables de su cumplimiento.
3. Registro y medición de los resultados obtenidos.
4. Analisis de los resultados reales y comparación con los objetivos prefijados,
con evaluación de las desviaciones producidas.
24
5. Estudio de las desviaciones significativas para identificar sus causas y
responsables.
6. Identificación de posibles alternativas para corregir las desviaciones y
evaluación de las acciones asociadas a cada una.
7. Selección de acciones y puesta en practica de las mismas por cada
responsable.
8. Control y seguimiento de la implantación.
Según Serra (2005), define los sistemas de control de gestión, como una tecnica
de dirección, dice que es tecnica porque cosntituye un conjunto sistematizado de
procedimientos, metodos y formas (infraestructura de carácter formal), que da soporte
al conjunto del sistema, y que configura al mismo tiempo, un estilo y una cultura, es
decir una forma de entender la gestión. Dice que la tecnica es de dirección porque es
la dirección de la empresa la que a través de la implantación del sistema de control de
gestión se involucra en el proceso de cambio y transmite el propio estilo al resto de la
organización.
Para establecer el control de gestión se han de cubrir las siguientes etapas:
1. Establecer objetivos a todos los niveles de responsabilidad de la empresa.
2. Cuantificar dichos objetivos, a través de un presupuesto economico.
3. Controlar y evalaur periodicamente el grado de cumplimiento de los mismos.
4. Tomar las decisiones correctoras oportunas.
25
Condicionantes del Control de Gestión
1. El Entorno: puede ser un entorno estable o dinamico, variable ciclicamente o
completamente atipico. La adaptación al entorno cambiante puede ser la clave
del desarrollo de la empresa.
2. Los objetivos de la empresa: condicionan el control de gestión según sean de
rentabilidad, de crecimiento, sociales y ambientales, entre otros.
3. La estructura de la organización: según sean funcional o divisional, implica
establecer variables distintas y por ende objetivos y sistemas de control
tambien distintos.
4. El tamaño de la empresa: esta directamente relacionada con la centralización,
mientras mas grande es la empresa, es necesario descentralizar, porque afecta
la toma de desiciones debido a la gran cantidad de información que se maneja.
5. La cultura de la empresa: las relaciones humanas son muy importantes, y se
debe incentivar y motivar al personal que labora en la empresa.
4.1 Planificación:
Según David (2006), la Planificación actualmente es concebida como un medio
para lograr un fin y no como un fin en sí mismo, por lo tanto su importancia radica en
comprender que ella, además de formar parte esencial del proceso administrativo, es
una técnica metodológica que se fundamenta en la aplicación racional del
conocimiento para lograr concebir cursos de acción apropiados en el proceso de toma
de decisiones, que permita un grado máximo de garantía, la conducción de la acción
organizacional y el cumplimiento de los objetivos propuestos.
Con relación a ello, se aprecia, que los términos planificación y racionalidad
guardan estrecha relación en la toma de decisiones es racional quien planifica y
viceversa, planifica el dirigente racional. Se Tiene entonces que la planificación
involucra la idea central de racionalizar, entendiéndose como tal el hecho de que,
existiendo una multitud de posibilidades de acción, se elija racionalmente cuales son
26
las mejores alternativas. Esto tiende a la organización y reglamentación de la
producción y la adaptación de un fin. Si se trata de una planificación de orden
racional, ese fin no será otro que la satisfacción de las necesidades sociales, en el
caso de empresas, será una producción eficiente que implica la satisfacción de orden
material, espiritual y social dentro y fuera de la organización.
Ferry (2000), establece que la planificación es la encargada de escoger y
relacionar los hechos para prever y formular actividades propuestas que se suponen
necesarias para lograr los resultados deseados.
Por su parte Ruiz (2005) establece que se refiere al proceso de seleccionar la
mejor alternativa hacia la cual debe dirigirse la organización, desarrollando el curso
de acción más idóneo para el alcance de la misma. El proceso comprende la fijación
de objetivos, desarrollo de estrategia, establecimiento de políticas y preparación de
planes de acción. De las posturas descritas anteriormente, se derivan elementos
comunes y fundamentales dentro de la planificación entre los cuales se pueden citar:
- La existencia de un fin o fines que se proponen conseguir.
- Las disposiciones o medidas necesarias para alcanzar ese fin o fines; es decir, los
medios.
En consecuencia, todo plan se caracteriza por la determinación de un fin o de un
objetivo y por la selección de los medios para la consecución de aquellos. Esto es lo
esencial de un plan, que por lo demás, lo distinguen las políticas de un simple
proyecto.
4.2.1 Importancia de la Planificación
Para David (2006), la planificación es importante por muchas razones,
evidentemente es mejor decidir que se ha de hacer y evaluar las consecuencias de
diversos planes antes de implantarlos, sin consecuencias desastrosas, establecen un
sentido de voluntad de toma de decisiones y permite al gerente cumplir con una
27
mayor facilidad los objetivos y metas propuestos; al respecto revelan que los recursos
se necesitan para lograr una meta (organización), establecer una estrategia para poner
en práctica el plan (dirección) y un medio de asegurar su cumplimiento (Control).
El proceso mismo de planificación crea mejores gerentes; sin embargo, la
planificación tiene algunas limitantes y desventajas, los planes nunca son perfectos
porque la información que se usa para elaborarlos jamás es exacta o es confiable en
su totalidad, esta puede tomar mucho tiempo, costo y disciplina para llegar a ser
efectiva; también es importante tomar en cuenta las barreras psicológicas para la toma
de las mejores decisiones, debido a que la norma es el cumplimiento estricto del plan.
4.2 Presupuesto:
Según Mallo ( 1995), el presupuesto es una de las herramientas mas utilizadas en
la dirección de empresas, siendo una parte del proceso de planificación y
programación en las organizaciones, su futuro a lago plazo. Es en todo caso un plan
de acción mas concreto que, una vez aprobado por la dirección sirve de base de
comparación para el control
De esta forma la autora deduce que el presupuesto se realiza en base al
conocimiento acumulado que la organización tiene de la actividad concreta de la
empresa, de los cambios importantes que pueden producirse en el mercado, o en la
combinación productiva, y de los pronosticos o previsiones esenciales sobre el
armazon de cantidades y precios de inputs y outputs que la empresa realiza.
De igual manera es un aspecto importante ya que, este constituye la visión
monetaria de las estrategias y políticas instauradas por la dirección en las áreas de
inventarios, intensidad de control de calidad, programas de mantenimiento,
dsitribución física de planta, modernización de procesos productivos, abastecimiento,
sistematización de operaciones, racionalización de los procesos administrativos
vinculados a la manufactura y sistemas de remuneración.
28
Por lo tanto Burbano (2005), lo define como: “Expresión cuantitativa formal de
los objetivos que se propone alcanzar la administración de la empresa en un periodo,
con la adopción de las estrategias necesarias para lograrlos”(p.23).
En función de la naturaleza de las actividades Serra S. (2005) distingue tres tipos
diferentes de presupuesto:
1. El presupuesto de operaciones: Contempla las actividades de explotación de
las empresas, incluyendo por tanto, las funciones de aprovisionamiento,
almacenaje, producción, distribución, comercial y administración. El
presupuesto de las operaciones resume y cuantifica, en terminos economicos,
los resultados previstos para los planes de acción definidos para la dierección.
2. El presupuesto de inversión: que determina la composición y el importe de las
inversiones a realizar en el perido presupuestado.
3. El presupuesto fiananciero: evalua a las necesidades de financiación que se
derivan de los dos anteriores y establece el plan de fianciación.
Sintetizando lo antes expuesto, se menciona que los presupuestos, o plan de
gestión del ejercicio, constituyen la expresión cuantitativa y cualitativa de los
objetivos de la empresa, como consecuencia de la aplicación de las distintas politicas
de:
Investigación y desarrollo.
Comercial y marketing.
Distribución.
Producción-
Aprovisionamiento.
Recursos humanos.
Inversiones.
Finanzas.
29
Desde esta perspectiva, los presupuestos cosntituyen una asignación de: objetivos
responsabilidades y medios para llevarlos a cabo.
Otra clasificación es la propuesta por Mallo (1995), en este caso lo hace de
acuerdo a su flexibilidad, los rigidos, elaborados por lo general para un solo nivel de
actividad en la que no se quiere o no se puede reajustar el costo inicialmente
acordado. Una vez alcanzado este no se permiten los ajustes por las variaciones que
suceden. De este modo se efectua un control anticipado, sin considerar el
comportamiento economico, cultural, politico, demografico o juridico de la región
donde actua la empresa. Esta forma de control anticipado dio origen al presupuesto
que tradicionalmente utiliza el sector publico.
Luego esta el presupuesto flexible o variable, que se elaboran para diferentes
niveles de actividad y pueden adapatarse a las circunstancias que surjan en cualquier
momento. Muestran los ingresos, los costos y gastos ajustados al tamaño de
operaciones manufactureras o comerciales. Tienen amplia aplicación en el campo de
la presupuestación de los costos, gastos indirectos de fabricación, administrativos y
ventas
Asi mismo el autor plantea que para la elaboración del presupuesto deben
considerarse las etapas siguientes:
1. Preiniciación: Se evaluan los resultados optenidos en vigencia anteriores, se
analizan las tendencias de los principales indicadores empleados para calificar
la gestión, se efctua la evaluación de los factores ambientales no controlados
por la dirección y se estudia el comportamiento de la empresas. Este
diagnóstico contribuirá a sentar los fundamentos del planeamiento,
estratégico y táctico, de manera que exista objetividad al tomas decisiones.
2. Elaboración del Presupuesto: Durante esta etapa los planes adquieren
dimensión monetaria en terminos presupuestales.
30
3. Ejecución: Es la puesta en marcha de los planes con el proposito de alcanzar
los objetivos trazados .
4. Control; Monitoreo, seguimiento y Acompañamiento en Tiempo Real: en esta
etapa se determina hasta que punto puede marchar la empresa con el
presupuesto como patron de medida. Por ello, mediante el ejercicio cotidiano
del control se enfrentan los pronosticos con la realidad.
5. Evaluación: se prepara un informe crítico de los resultados obtenidos que
contendra no solo las variaciones sino el comportamiento de todas y cada una
de las funciones y actividades. Sera necesario analizar las fallas en cada una
de las etapas iniciales y reconocer los exitos, al juzgarse que esta clase de
acciones son importantes como plataforma para vencer la resistencia al
planteamiento materializado en presupuestos.
5. Sistemas de Información
Andreu, y otros, (1996) define los sistemas de información como:
Conjunto integrado de procesos, principalmente formales, desarrollados en
un entorno usuario-ordenador, que operando sobre un conjunto de datos
estructurados (Base de Datos- BD-) de una organizacón, recopilan,
procesan y distribuyen selectivamente la información necesaria para, la
operatividad habitual de la organización y las actividades propias de la
dirección de la misma. (p.34).
Características de los Sistemas de Información
Vamos a enumerar un conjunto de caracteristicas propuestas por J. Emery (citado
por Gil I. 1997), cuyo conocimiento nos permitira identificar la importancia de estos:
1. Disponibilidad de la información cuando es necesaria y por los medios
adecuados.
2. Suministro de la información de manera selectiva. Evitando sobrecargas y
e información irrelevante.
3. Variedad en la forma de presentación de la información.
31
4. El grado de inteligencia incorporado en el sistema (relaciones
preestablecidas entre las informaciones contempladas en el sistema)
5. El tiempo de respuesta del sistema.
6. Exactitud, conformidad entre los datos suministrados por el sistema y los
reales.
7. Generalidad, conjunto de funciones disponibles para atender diferentes
necesidades.
8. Flexibilidad, capacidad de adaptarse y/o ampliación del sistema a nuevas
necesidades.
9. Fiabilidad: probabilidad de que el sistema opere correctamente durante un
peiodo de disponibilidad de uso.
10. Seguridad, protección contra perdida y/o uso no automatizado de los
recursos del sistema (accidentales o no).
11. Resrva, nivel de repetición de la información para proteger de perdidas
catastroficas de alguna parte del sistema.
12. Amigabilidad para con el usuario, grado con que el sistema reduce las
necesidades de aprendizaje para su manejo.
Los sistemas de información responden fundamentalmente a los siguientes
objetivos:
1. Dar soporte a los objetivos y estrategias de la empresa.
2. Proporcionar a todos los niveles de la empresa la información necesaria para
controlar las actividades de la misma.
3. Conseguir que se adapte a la evolución de la empresa.
4. Utilizar la información como un recurso corporativo que deberia ser
planificado.
5. Definir la evolución del sistema de información actual hacia el sistema de
información.
32
6. Proyectos
Baker y otros (1999), los proyectos son sistemas dinamicos con finalidad
definida, caracterizados por una temporalidad limitada, unos recursos fisicos,
financieros y humanos determinados a objeto de realizar el estudio, evaluación y
posible realización de una idea de solución razonable a un problema planteado. Los
proyectos son la busqueda de una respuesta inteligente al planteamineto de una idea
de solución a un problema o al aprovechamiento de una oportunidad.
Un proyecto es un recurso organizativo temporal para alcanzar un objetivo o
resultado deseado con la calidad, costo y el desempeño requeridos para solventar un
problema o aprovechar una oportunidad que satisfaga al cliente o ente demandante
del mismo.
Lo cual es posible con el cumplimiento de una secuencia cronologica de tareas
ejecutadas a una fecha limite, dentro de los parametros impuestos por un presupuesto
que delimita los recursos materiales, humanos y financieros que pueden utilizarse
dentro del periodo de tiempo establecido para terminar dicho proyecto con las
especificaciones aprobados por el cliente.
Los proyectos se diferencian del trabajo ordinario según Baker S. y otros, (1999),
en que tienen metas diferentes de las que tienen las actividades diarias continuas. La
mayor parte del trabajo ordinario es repetitivo, orientado a procesos. Por lo general
los proyectos se definen como resultados finales especificos fuera de las funciones
del puesto rutinario. Un proyecto se realiza solo una vez y cuando esta terminado
existe algo que no existia antes.
Por último Horngren (1996), los define como un trabajo complejo que a menudo
requieren meses o años para terminarse y requiere la labor de muchos
deparatamentos, divisiones o subcontratistas diferentes.
33
Generalidades de los Proyecto.
Carló (2003), se refiere al perfil del proyecto, si es predominante economico o
social. Es de carácter económico, si la desición de su ejecución se hace sobre la base
de una demanda efectiva capaz de retribuir el precio del bien o del servicio que el
mismo produzca. Es de carácter social, si este precio o una parte de el seran pagados
por la comunidad a traves de los impuestos, subsidios, tasas, entre otros.
Naturaleza del Proyecto: En este sentido, los proyectos pueden ser de
instalación, implantación o desarrollo de un conjunto integrado de bienes y servicios;
de operación o una combinación de las dos formas anteriores.
Categoria del Proyecto: Se refiere al sector de la actividad economica y social
donde se desenvuelve el proyecto, por ejemplo: la producción de bienes (agricolas,
pecuarios, mineros, industriales o manufactureros, entre otros).
6.1 Tipos de Proyectos:
Existen tantas clasificaciones como autores, estas obedecen a parametros que a
criterio de cada autor los aglutina, por lo que en el presente trabajo enunciaresmos la
propuesta por De Heredia R. (1995), la cual se basa en el grado de riesgo para su
ejecución y de libertad para su implementación clasificandolos de la siguiente
manera:
1. Investigación Basica: Este no es considerado propiamente dicho un proyecto,
en el se evalua la idea de solución al problema, se trabajan con maxima
libertad y maxino riesgo de no conseguir un resultado, habitualmente no tiene
objetivos institucionales, solo estan presentes los del profesionalismo del
equipo investigador.
2. Investigación Aplicada: Existe menos grado de libertad, incluso pueden fijarse
objetivos a conseguir y el riesgo es todavia alto. Es donde comienza a
aplicarse el concepto de proyecto, ya que, normalmente cada investigación ira
34
dirigida a un proposito determinado y se asignaran unos recursos aunque estos
puedan ser cambientes en el tiempo y tendran un tiempo para su realización.
Normalmente conocemos solo el costo de cada recurso unitario, pero no los
recursos que sean necesarios.
3. Proyecto de Investigación y Desarrollo (I y D): Son aplicaciones muy
especificas que han de dar lugar a la produción y a los prototipos, incluso se
llega a un diseño previo del sistema objeto del proyecto, se definen unos
objetivos claros y manifiestos en un estudio de vialidad, actividad por la cual
se debe comenzar cualquier proyecto de I y D.
4. Proyecto de Construcción de Cualquier Elemento, Maquina o Instalación de
Carácter Industrial o no: Podrian considerarse proyectos de cosntrucción
todos aquellos cuyo objeto es llegar a la obtención fisica de algun hecho o
proposito, en un tiempo fijo determinado. Limite superior de lo que
entendemos por proyecto. Cualquier actividad y especialmente la industrial,
podemos considerarla ensamblada en una linea que va desde su inicio en la
investigación basica hasta su final en la producción.
En el caso de estudio por lo antes expuesto, estamos en presencia de un proyecto
industrial que se inicia con un estudio basico y concluira con el seguimiento y puesta
en marcha de las plantas de las Casetas de Telemetría en las Áreas de Ama Y Amo.
6.2 Características de los Proyectos
Gido y Clements (2004), los caracterizan de la siguiente manera:
1. Todo proyecto persigue un objetivo o resultado delimitado, que se conoce
determinado con claridad el producto o resultado esperado de el. Para lo cual
se define el alcance, los costos, la calidad y el plan necesario para satisfacer
los requerimientos del cliente.
2. Requiere para su materialización, la realización de un proceso consistente en
una serie de actividades independientes, relacionadas, secuenciales. A objeto
35
de disponer la consecución de las mismas, es imprescindible, preparar un plan
con su respectivo cronograma antes de iniciar el proyecto. En el se incluiran
todas las actividades relacionadolas con las estimaciones del tiempo necesario
para acometerlas con la calidad requerida y los costos conexos para
concluirlas.
3. En la consecución del resultado por medio de la realización de las actividades
necesarias se demandan diversidad de recursos entre ellos un equipo humano,
la organización o empresa, tecnologia, materiales e infraestructura. Y un
tiempo especifico delimitado por un inicio y un fin preconcebido, es decir una
vida util finita.
4. En el entorno del proyecto, esta el cliente, es aquel que solicita el desarrollo
de una idea de solución a un problema planteado, aporta los fondos necesarios
para su realización y recibe o no a su satisfacción. Ademas de los otros
interesados, que son aquellos que se benefician o perjudican de alguna manera
con la realización o no del proyecto, entre los que se cuentan la comunidad
impactada por el mismo.
5. En todo proyecto siempre esta presente un poco de incertidumbre.una vez
comenzado un proyecto, algunas circunstancias imprevistas pueden poner en
peligro el logro del objetivo respecto al alcance, al costo o al programa. Por
ello se debe antes de iniciar, preparar un plan a partir de ciertas suposiciones y
estimaciones con cierta probabilidad de ocurrencia. Con el avance del
proyecto, algunas de las suposiciones se afinaran o seran reeplazadas con
información objetiva.
Factores Fundamentales de los proyectos:
Según lo expone Gido y Clements, (2003), el éxito de lograr el fin o propósito
del proyecto esta en dependencia del justo equilibrio de cuatro factores que lo limitan:
alcance, costo, programas y satisfacción al cliente.
36
Alcance: El alcance de un proyecto es el trabajo que debe hacerse para que este
producto resultante cumpla con los requisitos o criterios de aceptación
acordados con el cliente al comenzar el proyecto a convencimiento de este.
Costo del Proyecto: El costo para el cliente es la cantidad que este, esta
dispuesto a invertir para que se materialice un proyecto y es el marco de referencia en
el que se basa el presupuesto, que abarca todos los costos estimados de los recursos
necesarios para llevar a cabo el proyecto.
Estos incluyen los sueldos de los proyectistas y demas personal de apoyo, los
equipos, materiales y suministros, las instalaciones y el pago de subcontratistas o
consultores, costos de permiso y gastos fiscales entre otros.
El Programa de un Proyecto: Es el plan de acción que incluye el cronograma,
especificando cuando empezaran y terminaran las actividades, en que secuencia y
como se ejecutaran, en correpondencia con la calidad que imponen las normas y
acuerdos con el cliente, quienes la desarrollaran y el costo estimado de los recursos
involucrados para realizarlos.
Todo proyecto se elabora sobre supuestos y estos normalmente tienen un margen
de error, por lo que debe tenerse en cuenta una holgura que permita cubrir estos sin
excederse del presupuesto aprobado. La elaboración del plan debe ajustarse a las
restricciónes acordadas con el cliente, de fecha de entrega, presupuesto y calidad.
Cuando no se emplea este recurso para gestionar, crece el riesgo de no terminar
totalmente el proyecto dentro de los limites de presupuesto y del tiempo.
Satisfacción del Cliente: El que el cliente o receptor del servicio o bien
resultante del desarrollo del proyecto este plenamente satisfecho es uno de los
objetivos primordiales del director de un proyecto. Heerkens G. (2002) manifiesta “lo
que se obtiene al finalizar el proyecto deberá ser aceptado y utilizado por un cliente o
usuario. En consecuencia el conocimiento de cómo, por qué, cuando y donde se
37
utilizaran los componentes de entrega deberan constituir la base de la toma de
decisiones a lo largo de toda la vida del proyecto.”
Es muy importante tener presente durante la dirección del proyecto que las
decisiones presentes tendran su impacto en terminos de eficacia, productividad,
utilización y rentabilidad de los componentes de entrega del proyecto despues de
recibido este por el cliente. El resultado o la etapa del post proyecto es importante de
ello depende la satisfacción del cliente.
La entera satisfaccion del cliente exige de una constante y efectiva comunicación
con él, la cual les permitirá al director y su equipo proyectista estar actualizada con
las expectativas del mismo, al tiempo de mantenerle informado de los avances del
proyecto, forjando asi una mayor y mejor integración de las partes interesadas.
A continuación se presenta una representación grafica de estos factores
fundamentales para los proyectos:
Figura Nº 02: Factores Fundamentales del Proyecto
38
7. Gestión de Proyectos
Ajenjo (2004), define la gestión de proyectos como, un conjunto de actividades
encaminadas a ordenar, disponer y organizar los recursos y las necesidades para
completar con éxito un proyecto dado, las actividades de gestión abarcan todos los
ambitos del proyecto, desde las actuaciones puramente tecnicas, hasta las mas
comerciales, incluyendo tambien, las tareas administrativas, contables, incluso
financieras.
Para Prada(1988), es una rama de la ciencia de la administración que trata del
planteamiento y control de proyectos. Administrar un proyecto significa, en sintesis,
planear su ejecución antes de iniciarla y vigilar dicha ejecución . la planificación del
proyecto supone el establecimiento de metas y objetivos, la definición de las tareas
que han de ser realizadas y la secuencia de dichas tareas en base a los recursos
necesarios y disponibles
El control del proyecto, en el sentido moderno del término, significa la medición
del progreso y los avances a través de un sistema previamente establecido y
ordenado, acciones paralelas que son realizadas siempre que sean necesarias. Las
ventajas de un proyecto bien administrado, se resume basicamente, en que la
ejecución del mismo no diferirá significativamente del planteamiento previo, y un
buen planteamiento implica y asegura que el proyecto podra ser ejecutado dentro del
plazo y a los menores costos
Según Cleland (1990), los proyectos, enfocan el control, generalmente en cuatro
elementos, que proporcionan el marco para cualquier sistema de control de proyectos,
estos elementos son:
Objetivos: se definen en terminos de objetivos o requerimientos del
programa, del costo, tecnico y de calidad. Su problema es regular las
actividades, recursos y eventos para alcanzar las metas tecnicas de costo y
tiempo definidos en el plan del proyecto, por lo que necesita un sistema de
39
información que genere reportes sobre todos los factores importantes de un
proyecto.
El sistema de reportes, el cual debe ser sensible al tiempo, es decir, el
sistema de información debe identificar los problemas y los
requerimientos de manera que permita tomar decisiones y proporcionar
dirección mientras aun hay tiempo de hacer un cambio positivo.
Interpretación y Evaluación, de la información generada por el sistema
de información , es muy importante ya que es la base para ejercer la
acción correctiva.
Acción correctiva, significa que se ha detectado una desviación y que se
hace algo al respecto, examinando las opciones e implantando un curso de
acción que utilice mejor los recursos en su poder.
El desarrollo adecuado de la gestión de proyectos según Cleland (1990), presenta
dos niveles, el primer nivel; asegura que el proyecto sea comercialmente viable y
hasta donde sea posible este provisto de las condiciones y recursos necesarios para
triunfar. Las principales areas de trabajo a este nivel son: definición del proyecto;
incluye el contenido tecnico, tanto de los costos como de los requerimientos de
tiempo, operación y mantenimiento, ventas y comercialización, organización tanto
para el proyecto como para las operaciones, facilitar las relaciones con grupos
importantes del exterior, tales como gubernamentales, instituciones financieras y con
el medio, asegurar la fuerza de trabajo apropiada, entre otros.
El segundo nivel, se centra en realizar las tareas dentro de los parametros
estrategicos y sus principales areas de trabajo son; la definición del proyecto deseado,
que el proyecto sea producido según las especificaciones, dentro del tiempo planeado
y dentro del presupuesto, y suministro de una infraestructura adecuada para realizar el
proyecto (instalaciones, transporte, comunicación, servicios).
40
La administración de proyectos implica una gran importancia, por lo que es
usada en una gran diversidad de campos; desde proyectos espaciales, en bancos, en
desarrollo de sistemas en computadora, en la industria petroquímica, en
telecomunicaciones, en defensa nacional, entre otros.
Los cambios tecnológicos, la necesidad de introducir nuevos productos al
mercado, las cambiantes exigencias de los consumidores de productos, entre otras
cosas, incrementan el fluido de operaciones en una organización, provocando que los
métodos de administrativos convencionales sean inadecuados. Por esta razón la
administración de proyectos es importante, ya que ofrece nuevas alternativas de
organización. Sirve para aprovechar de mejor manera los recursos críticos cuando
están limitados en cantidad y/o tiempo de disponibilidad. También ayuda a realizar
acciones concisas y efectivas para obtener el máximo beneficio.
8 Ciclo de Vida
El Ciclo De Vida de un producto o servicio; que abarca el tiempo desde la
investigaciòn y desarrollo inicial hasta el momento en que se retira el apoyo a los
clientes. El costeo por este metodo acumula los costos reales atribuibles a cada
producto de principio a fin. (Horngren Ch., 1996)
El desarrollo del ciclo de vida para cada producto o servicio requiere del
seguimiento de costos e ingresos sobre una base de producto por producto durante
varios periodos calendarios. Los números en estos reportes pueden ser diferentes de
aquellos contenidos en los reportes tradicionales de contabilidad basados en el
calendario.
El ciclo de vida, es un comportamiento comercial previsto para un producto o
servicio según en la etapa en que se encuentre (introducción, crecimiento, madurez y
declinación) que requiere para cada una de ellas determinación de oportunidades y
amenazas, de cuyo conocimiento surge la adopción de estrategias. (Burbano J., 2005).
41
La definición de un ciclo de vida facilita el control sobre los tiempos en que es
necesario aplicar recursos de todo tipo (personal, equipos, suministros, entre otros) al
proyecto. Si el proyecto incluye subcontratación de partes a otras organizaciones, el
control del trabajo subcontratado se facilita en la medida en que esas partes encajen
bien en la estructura de las fases. El control de calidad también se ve facilitado si la
separación entre fases se hace corresponder con puntos en los que ésta deba
verificarse (mediante comprobaciones sobre los productos parciales obtenidos).
De la misma forma, la práctica acumulada en el diseño de modelos de ciclo de
vida para situaciones muy diversas permite que nos beneficiemos de la experiencia
adquirida utilizando el enfoque que mejor se adapte a los requerimientos.
Por su parte el ciclo de vida del proyecto segun Drudis A. (1999), se puede
descomponerse en diferentes fases tales como:
Fase de Concepción: Examinar las necesidades actuales y las diferencias en
los sistemas existentes, examinar el entorno y la empresa para determinar la
factibilidad, técnica, económica y legal del proyecto, enunciar las formas
alternativas de satisfacer las necesidades, identificar los conocimientos
precisos para la investigación y desarrollo y definir la organización
provisional para el proyecto.
Fase de Definición: Confirmar las estimaciones iniciales sobre recursos
precisos y tiempos necesarios para completar el proyecto. El resultado de esta
fase es el plan del proyecto usualmente en forma de diagrama o lista que
representa las actividades, costos y dependencias temporales entre
actividades.
Fase de Producción: Asegurar que el proyecto se realiza conforme a los
principios y reglas de decisión formuladas en la fase de definición, validar los
resultados intermedios, resolver los conflictos personales y actualizar el plan
42
del proyecto conforme se van terminando las etapas. En esta fase se evaluan
los costos y resultados para determinar defases.
Fase de Operación: Integrar el resultado del proyecto (producto o servicio)
en la organización, evaluar los resultados finales y corregir las anomalias y
mantener el nivel de calidad y satisfacción de los usuarios mediante
actualizaciones. Se manifiesta el control de costos.
Fase de Desinversión: Iniciar la trasnferencia de todas las funciones del
proyecto a los responsables del servicio, recopilación de la información sobre
el proyecto para analizar la validez de los supuestos e incrementar la base de
conocimientos de la empresa y reasignación de recursos a otros proyectos.
Asimismo, Romero J. (2004), señalan que un proyecto tiene un ciclo de vida natural
que consta de cuatro fases: concepción, formación, operación y terminación.
Concepción: Durante la fase de concepción se estudia la idea de realizar un
proyecto. Si es beneficioso y factible, la idea se transforma en una propuesta
de proyecto, y luego se toma la decisión de “realizarlo” o “no realizarlo”. En
la propuesta deben incluirse los beneficios esperados, los estimados de los
recursos requeridos (personas, capital, equipo, entre otros) y la duración del
proyecto. Cuando se aprueba la propuesta, el proyecto pasa a la fase
formativa.
Formación: Durante la fase formativa del proyecto se definen con claridad
los objetivos, se selecciona el tipo de organización y se asigna al
administrador del proyecto. Luego, se transforma la propuesta en un plan de
proyecto maestro y se elaboran en detalle programas, requerimientos de
recursos y presupuestos. La planeación del proyecto se realiza con el fin de
prever los problemas y asegurar que se cuente con los recursos apropiados en
el momento adecuado. Esto significa que todos los interesados en el proyecto
43
deben participar en la etapa de planeación, la cual puede exigir tiempo, ser
difícil y costosa, en especial si no se explican con claridad los detalles de las
tareas que deben ejecutarse.
Operación: En la fase operativa ya debe estar conformado el equipo de
proyecto. En este momento comienza el trabajo en el proyecto. Realizar el
proceso de seguimiento al progreso del proyecto, actualizar los planes de
proyecto y vigilar de cerca el equipo son responsabilidades administrativas
clave en esta etapa. Ocuparse de cambios propuestos en el trabajo por hacer o
en los objetivos del proyecto es, quizá, la tarea más desafiante de todas.
Terminación: En la fase de terminación ya se debe haber completado el
trabajo en el proyecto (o suspendido prematuramente). Durante esta fase se
analizan los éxitos y fracasos del proyecto (incluida su estructura
organizativa), se prepara un informe detallado para los equipos de proyectos
futuros y se les asignan nuevas tareas a los miembros del equipo.
Cleland D. (1990), considera este enfoque como un factor importante al
determinar las necesidades de un proyecto, ya que estos siguen su curso mediante una
secuencia de fases identificables, distinguidas unas de otras, por los tipos de tareas
caracteristicas de cada fase las cuales se mencionan a continuación:
La Fase Conceptual: Es aquella en la que la idea se concibe y se le hace una
evaluación preliminar. Durante esta fase, se examina el medio se preparan los
pronosticos, se evaluan los objetivos y alternativas, tambien se concibe la
estrategia basica, la organización y los requerimientos de recursos. El proceso
de estudio que se realiza en esta fase habrá de identificar proyectos que tiene
un alto riesgo y no son factibles o no son prácticos desde un punto de vista
técnico, del ambiente o económico.
44
La Fase de Definición: El proposito fundamental de la fase de definición es
determinar, tan pronto como sea posible, los costos, los programas, la
realización y los requerimientos de recursos y si todos las elementos, los
proyectos y los subsistemas concordarán económica y técnicamente.
Fase de Adquisición o de Producción: En esta fase se adquiere y prueban los
elementos del sistema y el sistema total, utilizando los estandares que se
desarrollaron durante las fases precedentes.
La Fase de Operación: Proporciona el apoyo de recursos requeridos para
llevar a cabo los objetivos del sistema. Esta fase indica que el sistema ha sido
probado desde el punto de vista económico de factibilidad, que es practico y
se utilizara para llevar a cabo los fines desaedos del sistema.
Fase de Despojo: Es aquella en la que la organización “se deshace del
negocio” el cual empezo con la fase conceptual. Todo sistema sea de
producto, de armamentos, administración entre otros; tiene un tiempo de vida
finito.
Igualmente, Prado D., (1988) descompone el ciclo de vida de un proyento de la
siguiente manera:
Creación: Cuando suurge la necesidad de un producto final, se establece la
fase de cración. En esta fase se determinan objetivamente las caracteristicas
del producto final que componen el documento “especificaciones del
producto”. Las técnicas mas utilizadas para obtener este documento son las
entrevistas, visitas y la redacción de informes.
Diseño: Todo lo preparado en esta fase (diseño, instrucciones, calculos, entre
otros), componen el documento “especificaciones del diseño”.
45
Ejecución: el producto final es ejecutado (montado, programado, construido,
entre otros) según las instrucciones tecnicas contenidas en el documento
“especificaciones del diseño” y según las secuencias contenidas en el plan del
proyecto.
Instalación: El producto es minuciosa y rigorosamente analizado y
comprobado antes de que sea operacional, se trata de una fase de gran
importancia, aunque lamentablemente es subestimada. Otras actividades de
esta fase son los cambios, conversiones, entrenamiento del usuario, entre
otras.
De los autores anteriormente mencionados se tomara como referncia Dudris A.,
(1999), por considerarse, que se adapta mas a las ejecuciones de proyectos de
ingeniería, que serán los enfocados en esta investigación, ya que para una adecuada
gestión de proyectos es necesrio identificar con la mayor precisión posible cada una
de las etapas transcurren durante la ejecución de los mismos.
Bases Legales
En el caso de estudio se trabajo con proyectos asignados por licitaciones,
proceso que se encuentran regulado por la Ley de Contrataciones Públicas, Gaceta
Oficial Nº 39.165 del 24 de abril de 2009, en su artículo 95 control del contrato,
determina que:
Los órganos o entes contratantes, una vez formalizada la contratación
correspondiente, deberán garantizar a los fines de la administración del contrato, el
cumplimiento de las obligaciones contraídas por las partes, estableciendo controles
que permitan regular los siguientes aspectos:
46
1. Cumplimiento de la fecha de inicio de la obra o suministro de bienes y
servicios.
2. Otorgamiento del anticipo, de ser aplicable.
3. Cumplimiento del compromiso de responsabilidad social.
4. Supervisiones e inspecciones a la ejecución de obras o suministro de bienes y
servicios.
5. Modificaciones en el alcance original y prorrogas durante la ejecución del
contrato.
6. Cumplimiento de la fecha de terminación de la obra o entrega de los bienes o
finalización del servicio.
7. Finiquitos.
8. Pagos parciales o final.
9. Evaluación de actuación o desempeño del contratista.
Otro aspecto importante que se presenta en esta Ley es el capítulo IV,
Modificaciones del Contrato, Art. 106:
El órgano o ente contratante podrá, antes o después de iniciado el
suministro de los bienes, la prestación de los servicios o la ejecución de la
obra, introducir las modificaciones que estime necesarias, las cuales serán
notificadas por escrito al contratista. Así mismo, éste podrá solicitar al
órgano o ente contratante cualquier modificación que considere
conveniente, la cual deberá ir acompañada del correspondiente estudio
económico, técnico y de su presupuesto, y el órgano o ente contratante
deberá dar oportuna respuesta a la misma. El contratista sólo podrá realizar
las modificaciones propuestas cuando reciba autorización por escrito del
órgano o ente contratante, debidamente firmada por la máxima autoridad
o de quien éste delegue. (p.19).
De igual forma establece las causas de modificación del contrato Art. 108:
1. El incremento o reducción en la cantidad de la obra, bienes o servicios
originalmente contratados.
2. Que surjan nuevas partidas o renglones a los contemplados en el contrato.
3. Se modifique la fecha de entrega del bien, obra o servicio.
47
4. Variaciones en los montos previamente establecidos en el presupuesto original
del contrato.
5. Las establecidas en el Reglamento de la presente Ley.
Y los mecanismos de ajustes a ser utilizados Art 111:
1. La estructura de costos por renglón o partida.
2. El esquema de ajuste o fórmula escalatoria que será aplicada.
3. La periodicidad de los ajustes.
4. Los precios referenciales o índices seleccionados para los efectos de cálculo,
indicando para éste último el órgano competente que los genere o los
publique.
5. Que durante el primer año de vigencia del contrato los precios ofertados
permanecerán fijos y sin estar sujetos a reconocimiento de ajustes. Después
del primer año sólo se reconocerán ajustes a los precios de aquellos renglones
o partidas que tengan continuidad.
6. En cada período de ajuste se afectará solo la porción de obra ejecutada o del
bien mueble o servicio suministrado en el mismo, sin afectar las porciones
ejecutadas o suministradas con anterioridad y los nuevos renglones o partidas
no incluidas en el presupuesto original.
En conclusión es necesario tener en cuenta todas estas disposiciones legales que
permitirán un mayor manejo de las situaciones que se puedan presentar durante la
ejecución de un proyecto.
Sistema de Variables
Se entiende por variable cualquier característica o cualidad de la realidad que es
susceptible de asumir diferentes valores, es decir, que puede variar, aunque para un
objeto determinado que se considere puede tener un valor fijo.
48
Una variable según Hernández (2003), “Es una propiedad, característica o
atributo que puede darse en ciertos sujetos o pueden darse en grados o modalidades
diferentes, es decir, son conceptos clasificatorios que permiten ubicar a los individuos
en categorías o clases y son susceptibles de identificación y medición”. Por su parte
Bavaresco A., (1999), define las variables como el producto de un flujo de ideas que
pueden tener su asiento en la creatividad de quien investiga, donde es posible la
captación del fenomeno, brindando significado a los fenomenos observados por
medio de relaciones perceptibles.
Básicamente, la definición conceptual de las variables constituye una abstracción
articulada en palabras para facilitar su comprensión y su adecuación a los
requerimientos prácticos de la investigación. A esta definición también se la suele
denominar constitutiva, y da cuenta de la realidad a la que remiten las variables
analizadas. La adecuación de la conceptualización depende de su utilidad en la
construcción de teorías para explicar los resultados de la investigación.
Para conceptualizar una variable se deben abarcar las cualidades necesarias y
suficientes (definición no amplia ni estrecha), evitar repetir en la definición el mismo
concepto, hacer formulaciones positivas nunca negativas, ser claro y preciso
utilizando términos científicos. En la definición operacional se debe tener en cuenta
que lo que se intenta es obtener la mayor información posible de la variable
seleccionada, de modo que se capte su sentido y se adecue al contexto, y para ello se
deberá hacer una cuidadosa revisión de la literatura disponible sobre el tema de
investigación. Hernández R. (2003). La operacionalización de las variables está
estrechamente vinculada al tipo de técnica o metodología empleadas para la
recolección de datos. Estas deben ser compatibles con los objetivos de la
investigación, a la vez que responden al enfoque empleado, al tipo de investigación
que se realiza.
Partiendo de lo anteriormente planteado, para la presente investigación
corresponde como única variable objeto de estudio: Analizar el sistema de control de
49
gestión en proyectos para la empresa THOR, C.A., la cual se define como la forma en
la cual se busca la mejor vía o manera de mejorar la organización en el proceso de
ejecución de obras y que obtenga mejores resultados al ofertar sus servicios.
Esta variable se descompone en dos dimensiones, en primer lugar los sistemas de
gestión definida como todas aquellas acciones, funciones, medios y responsables que
garanticen, mediante su interacción, conocer la situación de un aspecto o función de
la empresa en un momento determinado y tomar decisiones para reaccionar ante ella,
a su vez esta se divide en dos sub - dimensiones representadas por: la organización
entendida como la actividad destinada a coordinar el trabajo de varias personas,
mediante el establecimiento de tareas, roles o labores definidas para cada una de ellas,
así como la estructura o maneras en que se relacionarán en la consecución de un
objetivo o meta, y los elementos que permitirán medirla serán la planificación,
misión, visión, objetivos, y estrategias.
El control representara la ultima sub – dimensión en el caso del sistema de
gestión, es un proceso esencialmente regulador, en donde se mide y evalúa el
desempeño y se toma la acción correctiva cuando se necesita, será medida mediante
las normas de control, formularios, informes de ejecución mecanismos de control y la
evaluación.
La segunda dimensión es el ciclo de vida, relacionada con el tiempo que un
proyecto permanece en el mercado o funcionando, aquí se presentan cinco sub –
dimensiones que son las fases del ciclo, la primera es la concepción, corresponde al
nacimiento del proyecto y sus indicadores serán la necesidad, el entorno y la empresa,
la segunda es la definición donde se elabora el plan en este caso se medirá mediante
los recurso físicos, financieros y humanos, el tiempo y las actividades desarrolladas
en esta fase, tercero la producción durante esta fase se está ejecutando el proyecto,
sus indicadores serán la planificación, ejecución y evaluación, la cuarta sub –
dimensión es la fase de operación en ella se realizan la evaluaciones finales y
50
correctivos necesarios, se medirá mediante la calidad y por último la desinversión se
finaliza y entrega el proyecto, se avaluara la entrega y retroalimentación.
50
OBJETIVO
GENERAL OBJETIVOS ESPECIFICOS DIMENSIÓN
SUB -
DIMENSIÓN INDICADORES INSTRUMENTO
FUENTE DE
INFORMACIÓN ITEMS
ANALIZAR
EL SISTEMA DE
CONTROL DE
GESTIÓN EN
PROYECTOS DE
INGENIERA BAJO
EL ENFOQUE DEL
CICLO DE VIDA
DEL PRODUCTO
Diagnosticar las actividades
desarrolladas en la gestión de
proyectos de ingeniería en la
empresa THOR, C.A.
SISTEMA DE
GESTIÓN
Ambiente
Organizacional
Planeación
Misión
Visión
Objetivos
Estrategias
Cuestionario
Documentos
Gerente General
Personal del
Proyecto
1
2
2
3
4
Identificar las actividades
desarrolladas en el control de
proyectos de ingeniería para la
empresa THOR, C.A.
SISTEMA DE
GESTIÓN Control
Ambiente de Control.
Riesgos.
Actividades de
Control.
Información y
Comunicación.
Cuestionario
Documentos
Gerente General
Personal del
Proyecto
De la 5 a la 9
De la 10 a la 15
De la 16 a la 19
De la 20 a la 24
Describir las etapas del
proyecto de ingeniería
enfocadas en el ciclo de vida
del producto a fin de
determinar los recursos físicos,
financieros y humanos
establecidos en los proyectos
de la empresa THOR, C.A.
CICLO DE
VIDA
Fase de
Concepción
Necesidad.
Empresa.
Entorno
Cuestionario
Documentos
Gerente General
Personal del
Proyecto
25
26
27 y 28
Fase de
Definición
Presupuesto: recursos:
físicos, financieros y
Humanos
Tiempo.
Cuestionario
Documentos
Gerente General
Personal del
Proyecto
De la 29 a la 33
34 y 35
Fase de
Producción
Planificación.
Ejecución
Evaluación.
Cuestionario
Documentos
Gerente General
Personal del
Proyecto
36
De la 37 a la 40
41 y 42
Fase de
Operación
Calidad.
Cuestionario
Documentos
Gerente General
Personal del
Proyecto 43 y 44
Fase de
Desinversión
Entrega.
Retroalimentación
Cuestionario
Gerente General
Personal del
Proyecto
45 y 46
47 y 48
OPERACIONALIZACIÓN DE LA VARIABLE
Fuente: Mercedes García
51
CAPÍTULO III
MARCO METODOLÓGICO
Naturaleza de la Invetigación
El desarrollo de éste capítulo tiene la finalidad de presentar la naturaleza y las
técnicas mediante la cual se realizó la investigación, con el propósito de descubrir y
analizar los supuestos que presenta el tema, permitiendo obtener nuevos
conocimientos, producto de los resultados que se obtienen del procedimiento
ordenado que se sigue al efectuar la investigación.
La metodología representa la manera de organizar el proceso de investigación, de
controlar sus resultados y de presentar propuestas que contribuyan a la solución de
problemas dentro de una organización. Incluye el tipo o naturaleza de la
investigación, las técnicas y los procedimientos que se emplearán en la realización del
estudio, es decir, es la manera en la que se efectuará la indagación para dar respuesta
al problema anteriormente planteado. Hernández, R. (2003).
El presente estudio se enmarco dentro de un diseño de investigación de campo no
experimental, como lo manifiesta Hernandez (2003), señalando que este tipo de
investigacion “Se realiza sin manipular deliberadamente las variables, no se hacen
variar intencionalmente las variables independientes, sino que se observa el fenómeno
tal y como sea en su contexto natural, para después analizarlos”
52
Aponte A., (1995), señala que una investigación de campo consiste en el análisis
sistemático de problemas con el propósito de describirlos, entender la naturaleza y
factores constituyentes , o predecir su ocurrencia.
Según Hernández (2003), “Desde el punto de vista científico, describir es medir.
Esto es, en un estudio descritivo, se seleccionan una serie de cuestiones y se mide
cada una de ellas independientemente, para asi detallar lo que se investiga”(p.21).
Cabe mencionar que la investigación descriptiva tiene como finalidad especificar
las propiedades importantes de las personas, grupos, comunidades o cualquier otro
fenómeno que sea sometido a análisis. Medir o evaluar diversos aspectos,
dimensiones o componentes del fenómeno a investigar. Desdes el punto de vista
científico dscribir es medir.
Población y Muestra
La población o universo, es definido por Hernández (2003), “como el conjunto
de todas las cosas que concuerdan con determinadas especificaciones”(p15) y según
Brito (1992), “es el conjunto finito o infinito de elementos, personas o cosas
pertinentes a la investigación que se desea realizar”(p.19).
En el pesente estudio, la población fue el personal que labora en las instalaciones
de THOR, C.A., considerando los proyectos que se estan ejecutando a la fecha, el
cual esta representando por 14 trabajadores .
Considerando a Balestrini (2001), que define la muestra como “parte de la
población, o sea, un número de individuos o objetos seleccionados, cada uno de los
cuales es un elemento del universo”(p.89) en esta investigación la muestra fue no
probabilistica intencional; definida por Sabino(2002), “como aquella donde se
escogen las unidades no en forma fortuita sino completamente arbitraria, designando
a cada unidad según sus caracteristicas que para el investigador resulten de
relevancia”( p.56).
53
Sabino (2002), define los datos como cada uno de los elementos de información
que ha de ser recogido durante el desarrollo de la investigación, y en base a los cuales
en su conjunto, podran extraerse conclusiones de relevancia en relación al marco
teorico elaborado. Estas fuentes que pueden ser personas, observaciones directas de
situaciones , libros documentos, entre otros, son las llamadas unidades de datos, y a
su conjunto a la suma de todas la unidades
En la presente investigación la unidad de analisis son los proyectos desarrollados
por la empresa THOR, C.A., para la ejecución de obras en el sector electrico,
representado por cada una de las actividades que comprenden cada etapa del
proyecto: “Instalación De Sistema De Puesta A Tierra Y Protección Atmosférica En
Las Casetas de Telemetría en las Áreas de Ama Y Amo”; y la unidad de información
conformada por el personal que laboro en la obra, tambien caracterizado como la
muestra y establecida en 14 personas.
Técnica e Instrumentos de Recolección de Datos
La recolección de datos se refiere al uso de una gran diversidad de técnicas y
herramientas que pueden ser utilizadas para desarrollar el tema a investigar, tales
como: la entrevista, la encuesta el cuestionario, la observación, el diagrama de flujo y
el diccionario de datos.
Chávez (1994), indica que las técnicas e instrumentos de investigación son los
medios que utiliza en investigador para medir el comportamiento o atributos de una
variable.
El instrumento utilizado en la investigación fue el cuestionario estructurado,
según Ary (1998), esta técnica amerita la relación directa con el encuestado, para
obtener datos confiables relacionados con el problema en estudio.
El cuestionario, es un medio de comunicación escrito y basico, entre el
encuestado y el encuestador, facilita traducir los objetivos y las variables de la
54
investigación a través de una serie de preguntas particulares, susceptibles de
analizarse en relación con el problema que sera estudiado. Este instrumento, consiste
en un conjunto de preguntas sobre hechos y aspectos que interesan en la
investigación, aplicados a las personas involucradas con el proceso de elaboración y
ejecución de los proyectos, el mismo se estimo en preguntas cerradas, considerando
las dimensiones, e indicadores de la variable a medir, con un total de interrogantes de
48 preguntas.
Tratamiento de la Información
Para el análisis cualitativo, señala Hernández S. (2003), el análisis de los datos
no esta totalmente predeterminado sino que comienza a efectuarse bajo un plan
general, aunque su desarrollo va sufriendo modificaciones de acuerdo con los
resusltados.
Este punto es importante para la investigación, ya que nos permite presentar los
resultados obtenidos de toda la información levantada, con la aplicación del
cuestionario a la muestra seleccionada. Para la interpretación de los datos se empleara
la tabulación de los mismos, presentandolos en graficos de barra y torta, para
establecer conclusiones mediante los resultados obtenidos.
Tal como lo refiere Selltiz Jahoda y otros, (citado por Balestrini M., 2001), el
proposito del analisis es resumir las observaciones llevadas a cabo de forma tal que
proporcionen respuestas a las integrrogantes de investigación. El analisis de los datos
obtenidos dependera del tipo de información que se manejara.
55
CAPÍTULO IV
ANÁLISIS E INTERPRETACIÓN DE LOS RESULTADOS
En este capítulo se presenta el análisis de la información obtenida, una vez que
fue aplicado el instrumento de recolección de datos, en este caso de estudio se utilizó
un cuestionario de preguntas cerradas. Asimismo fue necesario el apoyo
bibliográfico y documental para realizar las recomendaciones pertinentes del caso.
Para el análisis de los datos se utilizó, gráficos de barra y de torta .
Sabino (2002), establece que finalizadas las tareas de recolección el investigador
quedara en posición de un cierto número de datos, a partir de los cuales sera posible
sacar las conclusiones generales que apunten a esclareser el problema formulado en
los inicios del trabajo, y que para desarrollar la tarea análitica hay que tomar a cada
uno de los datos o conjunto homogéneos de datos obtenidos, e interrogarnos acerca
de su significado, explorándolos y examinándolos mediante todos los metodos
conocidos, es un trabajo que para tener mejores frutos debe ser paciente y minucioso.
Los resultados obtenidos en la recolección de datos por la aplicación del
cuestionario, para determinar las actividades desarrolladas en la gestión de proyectos
fueron las siguientes:
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Cuadro Nº 01: Ambiente Organizacional
Si % No %
Planificación 0 0% 14 100%
Misión y Visión 9 64% 5 36%
Objetivos 14 100% 14 100%
Estrategias 0 0% 14 100% Fuente: García 2011
Gráfico Nº 01: Ambiente Organizacional
Fuente: García 2011
El presente gráfico señala las respuestas obtenidas por la aplicación del
instrumento, en cuanto a el indicador de la planificación, misión y visión; objetivos y
estrategias en la gestión de proyectos, el mismo refleja que, en cuanto a la
planificación el 100% del personal encuestado manifesto que no existe un proceso de
57
planificación en la empresa, en cuanto a el indicador de la misión y visión, un 36%
manifestó no conoserlas, mientras que un 64% señaló que si tienes conocimiento de
ellas, con respecto a los objetivos de la empresa, el 100% del personal encuestado
señaló no tener conocimiento de la existencia de los mismos; al igual que en el caso
de las estrategias donde el 100% indicó no conocer las estrategias utilizadas por la
empresa para el desarrollo de los proyectos.
De lo anteriomente señalado, se determinó que la empresa no realiza el proceso
de planificación, pues no se evidenció ningun documento donde se establecieran las
acividades y responsabilidade de la toma de decisiones para el logro de objetivos, este
es un punto crítico para el éxito, pues de él se deriba en un principio la decisión de
participar o no en un proyecto, ya que durante su elaboración se deben identificar el
tiempo, presupuesto y alcance de los trabajos, estos tres aspectos son determinantes
en el éxito de un proyecto, ya que la desviación de uno afecta a los otros, impidiendo
el logro de los objetivos propuestos.
De igual forma aunque un porcentaje alto de los trabajadores señaló conocer la
misión y visión esta no se visualizó en la organización ni en carteleras, tripticos u otro
tipo de comunicación que pueda llegar al trabajador, es importante que estos dos
aspectos sean de total acceso para el personal ya que los orienta, en relación a cual es
la razón de ser de la organización y hacia donde se dirige, asi como tampoco tienen
definidos los objetivos y estrategias para los proyecto, dejando que las circunstancias
dicten el qué y el cuándo de las decisiones administrativas, lo que generará, que en el
desarrollo de los proyectos no pueda darse de una forma ordenada, pues no se tiene
conocimiento de los linieamientos a seguir, ni de lo que la empresa quiere alcanzar.
Esta situación se pudo comprobar porque no presentaron ningun documento donde se
encuentren establecidos los aspectos antes mecionadas.
Seguidamente se presentan los resultados obtenidos de la sud- dimensión de
control, para el cúal se establecieron una serie de indicadores obteniendo las
siguientes respuestas.
58
Cuadro Nº 02: Ambiente de Control
Si % No %
Estructura Organizativa 0 0% 14 100%
Políticas 1 7% 13 93%
Valores 6 43% 8 57%
Funciones 12 86% 2 14%
Objetivos del Proyecto 8 57% 6 43% Fuente: Garcia 2011
Gráfico Nº 02:Ambiente de Control
Fuente: Garcia 2011
El gráfico Nº 02, señala las respuestas obtenidas para el ambiente de control de
proyectos, en cuanto a la estructura organizativa, el 100% del personal encuestado
indicó que no existe una estructura organizativa formalizada, un 93% señaló no
conocer las políticas de la organización, mientras que un 7% dijo conocerlas, en
relación a los valores de la organización el 57% contesto no conocerlas y un 43% dijo
59
si conocerlas, sin embargo, en la empresa no se visualizó ni en manuales, ni en
carteleras dichos valores, en cuanto a, si conocen sus funciones y responsabilidades,
el 86% señaló estar en conocimiento de ellas, mientras que un 14% indicó no
saberlas, asi mismo un 57 %, manifestó que existe relación entre los objetivos, la
misión y la visión, del proyecto mientas que un 43% no lo considera asi.
El ambiente de control, promueve el cumplimiento de los objetivos, siempre y
cuando el personal este informado, sobre las normas, valores, políticas, entre otros;
siendo estos aspectos los que permitirán al personal contar con las herramientas
necesarias para una adecuada toma de decisión, otro punto importante de este
concepto es la estructura organizativa, ya que permite establecer las relaciones que
hay entre cada uno de los componentes de una organización ya sea de autoridad o
dependencia y establecer las responsabilidades correspondientes a cada unidad que
conforma la organización. En relación a estos indicadores la empresa no presentó
documentos donde se pueda evidenciar la existencia de los mismo, lo que significa
que no estan formalizados.
A continuación se presentan los resultados del indicador de riesgo en el cual se
obtuvieron los siguientes resultados:
Cuadro Nº 03: Riesgos
Si Si No No
Riesgos 13 93% 1 7%
Diagramas de Flujo 0 0% 14 100%
Registro de Eventos 3 21% 11 79%
Notificación de Eventos 9 64% 5 36%
Revisiones 0 0% 14 100%
Cronogramas de Actividades 12 86% 2 14% Fuente: Garcia 2011
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Gráfico Nº 03: Riesgos
Fuente: García 2011
En el gráfico Nº 03, las respuesta obtenidas fueron las siguientes, en cuanto a los
riegos el 93% indicó conocer los riegos durante la ejecución de un proyecto, mientras
que un 7% dijo no conocerlos, el 100% indicó que no existe un diagrama de flujo, un
21% señaló que se llevan registro de los eventos ocurridos durante el proyecto,
mientras que un 79% señaló que no se llevan, en cuanto a la notificación de estos
eventos un 64% señaló que son reportados mientras que un 36% señaló que no, con
respecto a la revisión de los aquipos el 100% indicó que los mismos no son revisados,
y en relación a si existe un cronograma de actividades el 86% respondio que no,
mientras un 14% que si existen.
La evaluación de los riesgos permite a la organización identificar eventos que
pueden afectar el cumplimiento del proyecto, para así poder cambiar los aspectos
necesarios de éste y mejorarlo, por tal motivo es importante que la empresa cuente
con mecanismos que le permitan detectar estos riesgos como es el caso de los
61
diagramas de flujo y el cronogramas de actividades, que permiten tener una visión de
la secuencia en que se deben desarrollar los trabajos y el tiempo, pudiendo detectar de
una manera rápida cualquier desviación, y la incidencia que esta tendrá sobre el
proyecto, para establecer los correctivos correspondientes; de acuerdo con los
resultados obtenidos con la aplicación del instrumento, y a la solicitud de documentos
que comprueben la existencia de estos indicadores, los cuales no fueron presentados,
se desprende que aunque se tenga conocimiento de algunos aspectos, los mismos no
se encuentran formalizados, solo los saben por experiencias anteriores.
El siguiente indicador son las actividades de control, en el cual se obtuvieron las
siguientes respuestas:
Cuadro Nº 04: Actividades de Control
Si Si No No
Manuales 9 64% 5 36%
Supervisión 9 64% 5 36%
Formularios Materiales 2 14% 12 86%
Formularios Mano de Obra 0 0% 14 100%
Fuente: Garcia 2011
62
Fuente: García 2011
El presente gráfico refleja lo siguiente, un 14% manifiesta que existen manuales
dede normas y procedimientos, mintras que un 86% indica que no, el 64% dice que si
existe una supervisión de los trabajos realizados, por el contrario un 36% señaló que
no existe supervisión, en cuanto a los formularios para el control de materiales un
86% señaló que no los tienen mientras que un 14% dice que si tienen formulario para
materiales y por último señala el 100% que no tienen formularios para el registro de
la mano de obra.
En cuanto a las actividades de control se pudieron verifivar las siguientes
situaciones, en cuanto a las normas de control no se evidenció un manual de normas y
procedimientos, que indique los lineamientos a seguir en la ejecución de un proyecto,
trabajan de acuerdo a la tradición, los formularios que se pudieron observar fueron los
de solicitud de permisos de trabajo, se elabora un cuadro de avance de obra en donde
se va indicando las cantidades utilizadas con los precios presupuestados, con este
formulario van solicitando los pagos, elaboran un cronograma donde indican de
forma general las actividades principales y no las tareas que se deben llevar a cabo,
en cada una de esas actividades con sus respectivos tiempos estimados, y el cuadro de
Figura n° 4: Actividades de control
63
cierre de la obra donde, se compara lo presupuestado con lo real, es indudable que
existen una serie de formularios necesarios en estos tipos de empresa que le permitan
obtener información oportuna, antes, durante y al final de la ejecución del proyecto
para el logro de los objetivos, y por lo tanto auque se evidenció que cuentan con
tecnología acorde para poseer un sistema de información eficiente, la inexsistencia de
formularios que pernitan la obtención de datos impide que puedan desarrollar este
sistema adecuadamente.
Las actividades de control estan orientadas principalmente hacia la prevención y
neutralización de las desviaciones, para lo cual debe apoyarse en las normas y
políticas establecidas en la organización, permitiendo asi garantizar el uso adecuado
de los recursos y el cumplimiento de objetivos.
El próximo indicador es la información y cominicación en el se obtuvo lo siguiente:
Cuadro Nº 05: Información y Comunicación
Si Si No No
Sistemas Automatizados 13 93% 1 7%
Base de Datos 14 100% 0 0%
Disponibilidad de la Información 4 29% 10 71%
Indicadores 0 0% 14 100%
Revisión de Formularios 2 14% 12 86% Fuente: Garcia 2011
64
Gráfico Nº 05: Información y Comunicación
Fuente: García 2011
En respuesta al cuestionario aplicado, el gráfico Nº 05 muestra lo siguiente; el
93% dice que los sistemas estan automatizados y un 7% que no lo estan, en cuanto a
si existe una base de datos el 100% estableció que si la hay, en cuanto a la
disponibilidad que tienen sobre la información indicaron un 29% que si tiene acceso a
la información, mientas que un 71% señaló no tener la información disponible, de
igual forma indicaron en un 100% que no existen indicadores y en un 86% que los
formularios existentes no son revisados contra un 14% que señaló que si lo son.
Para confirmar los aspectos anteriormente mencionados, se solicitó a la empresa
mostrar el sistema y la base de datos, en donde se pudo observar, que en realidad no
poseen un sistemas para la administración de los proyectos, solo utilizan los
programas basicos (Word, Excel, entre otros), del paquete operativo que traen las
65
computadoras, asi mismo la base de datos son estos tipos de archivos, que de igual
forma les podria ser de gran ayuda, sin embargo no presentaron formularios que
suministren o permitan recabar información importante, que sirva para la toma de
decisiones, asi como tampoco suministraron indicadores.
Contar con información confiable y oportuna, permite cumplir a cada empleado
con sus responsabilidades, para lograr esto, es necesario que la empresa cuente con
sistemas de información automatizados donde no solo se recopilara información
financiera, sino tambien operativa, que servira para la toma de desiciones y no solo
para un nivel de la organización, la información debe ser transmitida a todos los
niveles.
El Control es primordial en las empresas, por la seguridad que presta para el buen
desarrollo de las tareas diarias, es por eso que al evaluar las actividades de control de
proyectos, se evidenció que la empresa se encuentra muy deficiente en este aspecto,
pues no cuenta con formularios, normas de procedimientos, cronogramas, diagramas
de flujos, entre otros, y aunque señalan poseer sistemas de información
automatizados, al no poseer los mecanismos necesarios para la recolección de la
información, que lo alimenta, esta no puede ser confiable para la toma de decisiones.
De igual forma no poseen indicadores que les permita evaluar el funcionamiento y
cumplimiento de los objetivos propuestos.
La siguiente dimensión es el cliclo de vida, propuesto en este trabajo de
investigación, como una herramienta que facilatará la identificación de cada una de
las fases de un proyecto, para un mejor control del mismo, obteniendo la siguiente
información:
66
Cuadro Nº 06: Solicitud del servicio
Cliente Empresa
Solicitud del Servicio 93% 7% Fuente: Garcia 2011
Gráfico Nº 06: Solicitud del Servicio
Fuente: García 2011
En el presente gráfico Nº 06, está representado quien da inicio a la concepción de
un proyecto, apreciandose que el 93%, indicó que es el cliente quien da origen a este
proceso.Los siguientes indicadores, fueron los presentados a continuación:
67
Cuadro Nº 07: Fase de Concepción
Si % No %
Condiciones y Especificaciones 14 100% 0 0%
Análisis del Proyecto 10 71% 14 100% Fuente: Garcia 2011
Gráfico Nº 07: Fase de Concepción
Fuente: García 2011
Este gráfico Nº 07, señala en un 100% conocer las condiciones y
especificaciones del proyecto, asi mismo un 21% señala que se realiza un análisis del
mismo, antes de decidir participar o no, mientras que un 79% indica que no se
analiza antes de tomar la decisión.
Cuadro Nº 08: Factores Externos
Regulaciones Legales 11
Condiciones Ambientales 6
Inflación 14
Competidores 5
Proveedores 3
Otros 0 Fuente: Garcia 2011
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Gráfico Nº 08: Factores Externos
Fuente: García 2011
Para esta fase tambien se solicitó en el cuestionario que indicaran cuales son los
factores del entorno que consideran pueden afectar el proyecto obteniendo como
resultado, el siguiente gráfico Nº 08, donde se observa que de acuerdo a lo
seleccionado por los trabajadores, las regulaciones legales fueron consideradas en un
28%, condiciones ambientales en un 15%, la inflación en un 36%, los competidores
en un 13%, y los proveedores en un 8%.
La iniciativa de un proyecto en este caso es originado por el cliente, quien
manifiesta por escrito la necesidad del servicio, a traves de una solicitud (Licitación
abierta o selectiva), esto se pudo evidenciar a traves de la visualización de
documentos (Fax y notificaciones de licitaciones bajadas de paginas de internet del
cliente), estas empresas suministran vía electrónica o física, un pliego de licitación
donde indican las especificaciones y condiciones de los trabajos solicitados,
comprobado a travéz de la revisión del pliego, que incluye listado de equipos,
materiales y mano de obra solicitada para la ejecución del servicio, asi como el
tiempo de ejecución de los trabajos; basandose en estos lineamientos, la empresa
69
puede realizar un análisis interno, para determinar las condiciones de la empresa para
desarrollar el proyecto, tambien señala las regulaciones legales por las cuales se
deben regir, tanto para el momento de participar en la licitación como para el
momento de iniciar los trabajos, de igual forma esta información le sirve a la empresa
para considerar aspectos del entorno que influyan en la ejecición del proyecto; sin
embargo no existe evidencia sobre si realizan o no un análisis de estos datos antes de
tomar una decisión.
La siguiente fase es la de definición, para esta se obtuvieron los siguientes
resultados:
Cuadro Nº 09: Fase de Definición
Si % No %
Presupuesto 9 64% 5 36%
Base de datos para el Presupuesto 12 86% 2 14%
Recursos Físicos Requeridos 14 100% 0 0%
Recurso Humano Requerido 14 100% 0 0%
Tiempo de Ejecución 14 100% 0 0%
Participación en la Elaboración del Presupuesto 1 7% 13 93% Fuente: Garcia 2011
70
Gráfico Nº 09: Fase de Definición
Fuente: García 2011
En la etapa de definición las respuestas representadas en el gráfico Nº 09 señalan
en cuanto al presupuesto el 64% que se hace en base a costos estimados y el 36% que
no, el 86% señala que existe una base de datos para elaborarlos mientras que el 14%
indica que no es asi, el 100% indica que es el cliente quien señala los recursos físicos
y humanos requeridos, en cuanto al tiempo de ejecución el 100% señaló conocerlo,
asi mismo manifestaron, en un 93% no participar en la ejecución del presupuesto y
solo un 7% indicó tener participación.
Por otra parte en cuanto a los tiempos de aprobación del proyecto, el gráfico Nº
10 señala, un 36% que puede tardar un mes, 19% dos meses y el 46% que son tres
meses.
71
Cuadro Nº 10: Tiempos de Aprobación de un Proyecto
1 MES 11 36%
2 MESES 6 19%
3 MESES 14 46% Fuente: Garcia 2011
Gráfico Nº 10: Tiempos de Aprobación de un proyecto
Fuente: García 2011
Luego de que la empresa decide participar se inicia el proceso de elaboración de
la licitación que incluye dos aspectos; la oferta económica (presupuesto) y la oferta
técnica, para la primera, poseen una bases de datos en su departamento de
informática, que consiste en archivos de las ofertas de todos los proyectos anteriores,
que son tomados como base para los nuevos proyectos, aunque se evidencia que no
72
son exactamente iguales, son muy parecidos y los datos económicos que no tienen
registrados en esta base de datos, son obtenidos a través de solicitudes de cotizaciones
a los proveedores, lo cual se pudo constatar por medio de los fax enviados y correos
enviados, en donde se solicitan cansulta de precios; la oferta técnica son documentos
administrativos entre los cuales se encuentran solvencias, listados de equipos; que
representan los recursos físicos necesarios para la ejecución del proyecto, de personal
que representa el recurso humano necesario para el proyecto; entre otros, que son
solicitados en el pliego de licitación.
Un presupuesto permite evaluar a la consecución de objetivos, ya que en el se
detallaran los recursos necesarios para la ejecución del servicio, este plan de acción
como fuera definido en el marco teórico, es elaborado por el Gerente General quien
dicta las directrices básicas necesarias, sin embargo para que este sea más completo
es necesario que se involucre también el personal que estará encargado y que
participara en la ejecución del proyecto. Esto se pudo verificar por ofertas anteriores
que solo tienen la firma del Gerente General como encargado de su elaboración.
Luego las ofertas son entregadas al cliente para su evaluación, y son ellos los
encargados de informar, si la empresa ha sido beneficiada o no, para ejecutar los
trabajos, esto se pudo evidenciar en fax recibidos y correos que indicaban, que la
empresa fue asignada en algunos casos, y en otros señalaban que otra empresa habia
sido la favorecida. La emisión de estos resultados puede tardar entre dos (02) o tres
(03) meses, lo cual se pudo constatar al comparar las fechas de entregas de las ofertas
y la notificación de los resultados.
73
La siguiente fase es la de producción donde la informacion lograda fue la
siguiente:
Cuadro Nº 11: Fase de Producción
Si % No %
Planificación del Proyecto 11 79% 3 21%
Inicio del Proyecto 14 100% 0 0%
Funciones en el Proyecto 12 86% 2 14%
Manejo de Equipos 8 57% 6 43%
Proceso del Servicio 12 86% 2 14%
Entrega de materiales y Equipos 3 21% 10 71%
Evaluación del Presupuesto Ejecutado 2 14% 12 86% Fuente: Garcia 2011
Gráfico Nº 11: Fase deProducción
Fuente: García 2011
74
En cuanto a la planificación del proyecto, el 79% manifisto que si exite una
planificación para el inicio de la ejecución del proyecto, mientras que un 21% indicó
que no hay planificación, en cuanto si existe evidencia de cuando se inicia un
proyecto el 100% señaló que si existe, en relación al conocimiento de sus funciones
el 86% manifesto conocerlas, mientras que un 14% expreso no conocerlas, de igual
forma indicaron en un 57% conocer el funcionamiento de los equipos, mientras que
un 43% señaló no tener el conocimiento, en relación a si conoce como se desarrolla el
proceso cuando se va a ejecutar el proyecto, el 86% indicó conocerlo, por el contrario
el 14% indicó no saberlo, en cuanto a la existencia de formularios para el control de
materiales y equipos el 21% señaló que si cuentan con formularios, mientras que el
71% indicó que no los poseen, por último en cuanto si se evalua el presupuesto
ejecutado indicaron en un 14% que si, mientras que un 86% expreso que no se realiza
la evaluación del presupuesto ejecutado.
Cuando la empresa resulta favorecida para la desarrollar del proyecto, se inician
las actividades, con el proceso de conformación del personal que ejecutara la obra,
de acuerdo a lo solicitado por el cliente, esto se evidencia a través de los correos
electrónicos y correspondencia enviada al cliente, con un listado del personal que
entrara a las instalaciones y en el caso del personal de seguridad laboral, tambien se
visualizó carta de postulación de parte de la empresa y copia de las credenciales del
personal enviadas al cliente para su verificación.
De igual forma se elaboran los manuales de seguridad laboral y procedimientos
de trabajo seguro, para su revisión y aprobación por parte del cliente, se visualizaron
estos documentos firmados por el ente contratante en señal de aprobados,
seguidamente se solicitan los permisos de trabajos, lo cual se verifico con los
formatos utilizados para tal fin, y se inicia la ejecución del proyecto, con la firma en
sitio de un acta de inicio, esta pudo ser visualizada, a partir de la firma de este
documento comienza a correr el tiempo de ejecución de la obra según lo establecido
en el pliego de licitación donde se pudo comprobar, esto evidencia que para el inicio
de los trabajos hay cierto grado de planificación que viene dado mas que todo por las
75
condiciones y especificaciones previamente establecidas por el cliente en la solicitud
del servicio.
Durante la ejecución de la obra se realizan una serie de actividades, que van a
determinar el cumplimiento o no de los objetivos del proyectos; sin embargo no se
evidencio ningun documento que sirviera de orientación al personal sobre cuales son
sus tareas, en tal sentido se observó que los únicos formatos utilizados durante la
obra, son al inicio para solicitar los permisos, las valuaciones o avances de obra,
utilizados para realizar la facturación y los informes fianles entregados al cliente, por
lo tanto es notable que no se realiza una evaluación constante de los trabajos que se
estan llevando a cabo.
Posteriamente se encuentra la fase de operación en donde los resultados fueron
los siguientes:
Cuadro Nº 12: Fase de Operación
Si % No %
Estándares 3 21% 11 79%
Pruebas del Sistema 14 100% 0 0% Fuente: Garcia 2011
Gráfico Nº 12: Fase de Operación
Fuente: García 2011
76
En el gráfico Nº 12 se presentan las respuestas obtenidas sobre los estándares de
la organización, donde el 21% del personal señaló que existen estándares, mientras
que el 79%, indicó que no existe, de igual forma se pregunto si se realizan pruebas al
sistema obteniendo un 100% que reveló que si se realizan pruebas.
En esta fase se inicia el cierre de el proyecto, para lo cual se realizan pruebas de
medición, con la finalidad de verificar que el sistema esta dentro de la norma (normas
de sistemas electricos), lo cual se pudo confirmar con las anotaciones de los
resultados obtenidos en las pruebas, asi mismo es importante señalar que aunque los
encuestados en su mayoria han señalado que la empresa no tiene estandares
establecidos, al ser el cliente el que indica las condiciones y especificaciones, como
se mencionó anteriormente, es necesario que se realice una revisión del proyecto en
base a lo solicitado, de manera que se verifique el cumplimiento de los
requerimientos del cliente, sin embargo no se presento ningun documento que
evidencie que se realizara esta revisión.
Por último se encuentra la fase de desinversión, en esta se obtuvieron los
siguientes resultados:
Cuadro Nº 13: Fase de Desinversión
Si % No %
Pruebas al Cliente 14 100% 0 0%
Informes 14 100% 0 0%
Evaluación Final del Presupuesto 11 79% 3 21%
Retroalimentación 9 64% 5 36% Fuente: Garcia 2011
77
Gráfico Nº 13: Fase de Desinversión
Fuente: García 2011
En este gráfico Nº 13, en relación a las pruebas del proyecto en compañía del
cliente un 100% señaló que si se realizan, en cuanto a la entrega de informes el 100%
indicó que se elaboran informes, la evaluación del presupuesto un 79% expresó que
es evaluado mientras que un 21% dice que no, y en lo referente a la retroalimentación
un 64% manifestó que hay retroalimentación y el 36% que no se da ese proceso.
Durante la fase de desinversión se organiza una reunión con el cliente, para
realizar nuevamente mediciones contando con su presencia, esto con la finalidad de
hacer una entrega informal mientras se entregan los informes finales, y que el cliente
pueda comprobar que se le esta haciendo entrega del sistema en funcionamiento y que
cumple con las normativas vigentes para este tipo de trabajos, asi como tambien
puede solicitar cualquier corrección que a su parecer necesiten hacerse a los trabajos
realizados, antes del cierre total del proyecto, existe evidencia de la solicitud de la
reunión por parte de la empresa vía correo electrónico, mas de la realización de la
78
reunión, solo fotografías y el informe, no existe un formulario donde se detallen todos
los datos de los hechos ocurridos en dicha inspección.
Por otra parte la empresa conserva los archivos finales de esta obra, con los datos
de la ejcución real en cuanto a tiempo, materiales y financieros, en su base de datos
para ser utilizados en un próximo proyecto, lo cual se evidencio en el departamento
de informática quien mostro los archivos actualizados con la información real.
Uno de los puntos solicitados junto con el informe final es un cuadro final de
cierre donde se coloca de forma comparativa lo que se presupuesto y lo real, en este
cuadro se pueden evidenciar las deviaciones tanto financieras, de materiales y tiempo
ya que se deben colocar le fecha de inicio y de finalización, sin embargo no existe
evidencia de que la empresa realice un análisis o registro de esta deviaciones solo lo
elaboran por solicitud del cliente.
En este mismo orden de ideas se desarrollo el flujograma:
79
80
81
82
Luego de haber descrito las fases del proyecto a continuación se determinaron los
recursos fisícos, financieros y humanos necesarios para cada una de las fases:
Cuadro Nº 14: Recursos físicos, financieros y humanos en cada fase del proyecto
FASES RECURSOS
FISICOS
RECURSOS
FINANCIEROS
RECURSOS
HUMANOS
Concepción
Equipos de
Computación
Material de oficina
Sueldos Gerente general
Gerente de proyecto
Personal de Informática
Definición
Equipos de
Computación
Equipos telefónicos
Material de oficina
Sueldos Gerente general
Gerente de proyecto
Personal de Informática
Personal de compras
Cordinador de
seguridad
Producción
Equipos de
Computación
Material de oficina
Herramientas
Vehículos
Maquinaria
Materiales
Equipos de medición
Inmueble: Oficina
Temporal
Sueldos
Viáticos
Hospedaje
Compra de
materiales
Mantenimiento
de maquinarias y
equipos
Reparación y
mantenimiento
de vehículos
Alquiler de
inmueble
Gerente de proyecto
Coordinador de
seguridad
Inspector de seguridad
Paramédico
Personal Obrero
Fuente: García 2011
83
Cuadro Nº 14: Recursos físicos, financieros y humanos en cada fase del proyecto
(Cont.…)
FASES RECURSOS FISICOS RECURSOS
FINANCIEROS
RECURSOS
HUMANOS
Operación
Equipos de Medición
Material de oficina
Inmueble: Oficina
Temporal
Vehículos
Sueldos
Viáticos
Hospedaje
Mantenimiento
de maquinarias y
equipos
Reparación y
mantenimiento
de vehículos
Alquiler de
inmueble
Gerente de proyecto
Desinversión
Equipos de medición
Material de oficina
Vehiculos
Sueldos
Viáticos
Hospedaje
Gerente general
Gerente de proyecto
Fuente: García 2011
En tal sentido, de la información obtenida, se permite analizar que, es en la fase
de producción, donde se requieren la mayor cantidad de recursos físicos, financieros
y humanos, sin embargo es de hacer notar que un desvio en cualquiera de las fases, o
un inadecuado control de las misma puede influir en el desarrollo de las siguientes,
pudiendo generar esto, un incremento en los costos del proyecto.
84
Descripción del Proceso de Prestación del Servicio
La primera actividad que se realiza es la demolición de pavimento o excavación
en tierra (Anillo Exterior), esta actividad consiste en hacer una zanja, en el caso del
pavimento con una maquinaria denominada Zanjadora que manejada por un operario,
va abriendo el pavimento, en el caso de axcavación en tierra esta es hecha por loss
obreros utilizando picos y palas, se pudo evidenciar que poseen esta maqinaria a
través de la factura de compra de la misma y fotos de la maquina, tambien mostraron
fotos de la zanja elaborada en concreto y en tierra.
La siguiente actividad es la colocación de cableado y electrodos, en el anillo
exterior, para esta actividad utilizan conductor de cobre 2/0 y los electródos son
barras de cobre, esto se constato con las facturas de compra de estos materiales, sin
embargo no se pude evidenciar que exista un registro de la entrega de estos materiales
al personal que ejecuto la obra.
Luego el conductor de cobre y el electrodo son unidos a través de soldadura
exotérmica (es un tipo de pólvora), esta se coloca en un molde que une el conductor
con el electródo, se introduce la pólvora y se calienta para unir los dos materiales, al
igual que los materiales anteriores se evidenció la factura de estos materiales y
tambien se visualizaron fotos de los trabajos en la copia de los informes que son
entregados al cliente al final de la ejecución. Seguidamente es colocado un
tratamiento químico para el suelo, con la finalidad de matener humedad y sales
conductoras, se evidenció en memoria fotográfica de los trabajos, este trabajo se
realiza alrededor de la torre y alrededor de la caseta de los equipos.
Posteriormente se procede a la instalación de el pararrayos para lo cual,
inicialmente se sube a la parte mas alta de la torre y se instala una polea,
seguidamente en tierra, se fijan sin prensar por completo las abrazaderas que van a
sujetar el mastil del pararrayo, en uno de los extremos de los soportes, se suben los
soportes a la torre y se fijan en la estructura de la misma, por los extremos libres con
85
abrazaderas mediante pernos y tuercas, con una separación de un metro.
Simultaneamente mientras se hace ese proceso, en tierra, se procede a unir el cable
conductor al pararrayo y este a su vez al mastil, y cuando esten fijadas los soportes, se
procede a subir todo este conjunto mediante polea previamente fijada, a la punta de la
torre, pasando por las abrazaderas fijadas a los soportes que lo van a sujetar, y se
procede a prensar totalmente las abrazaderas que sujetaran el mastíl.
Seguidamente, se procede a sujetar el conductor por una de las arista de la torre,
con separaciones de tres metros (3mts.), comenzando de arriba hacia abajo y
conectarlo mediante conductor de cobre 2/0 al anillo exterior previamente hecho.
Cantinuando se elabora el anillo interior, de la siguiente manera, se fija una
regleta de cobre MGB (Master Ground Bar), en la parte superior de la paredes de la
caseta de los equipos se fijan las bases soportes de anillo interior, con un metro (1
mts.) de separación cada una, se procede a instalar el conductor de un extremo de la
barra MGB y se pasa el conductor por cada uno de las bases soporte del anillo hasta
llegar al otro extremo de la MGB, formando un anillo alrededor de toda la caseta, los
extremos del anillo se unen mediante Grapas Higroumd, se procede a unir cada uno
de los equipos a la Barra MGB, mediante conductor (cable) número 2. Luego se
procede a conectar cada una de las estructuras metálicas que estan dentro de la caseta
al anillo interior mediante conductor numero 6. Se saca un conductor 2/0 desde la
MGB al anillo exterior de la caseta. Se une en dos puntos diferentes el anillo de la
torre y el de la caseta. Inmediatamente se procede al tapado del anillo exterior.
Por último se realizan las pruebas del sistema de puesta a tierra, que son
mediciones de la resitividad y resistencia con equipos especializados para
determianar si cumple con las normas establecidas para estos trabajos; esto se pude
evidenciar en los informes finales que son entregados al cliente donde se presentan
los resultados de estas mediciones.
86
CAPITULO V
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
Conclusiones
Inicialmente se estableció diagnósticar las actividades que desarrolla la gestión
de proyectos de ingeniería en la empresa THOR, C.A., mediante el estudio del
ambiente organizacional, arrojando qué, carecían de un proceso de planificación y el
desconocimeinto de los objetivos y estrategia, sin embargo la misión y visión, se
presume que ha sido difundida limitadamente dentro de la organización. Por lo tanto,
este ambiente de gestión organizacional caracterizado por un carente enfoque
estratégico en la empresa conlleva a debilitar procesos de organización, dirección y
por ende control en los proyectos de ingeniería de la empresa THOR, C.A.
De la misma manera, al integrar dentro de un ambiente organizacional el proceso
de la planificación se establece la racionalidad de ideas y acciones en la búsqueda de
la satisfacción de los objetivos y metas de una oorganización (David F, 2006), lo que
desenlazaría conflictos de logros organizacionales al no contar con objetivos, metas y
estrategias formalizados y difundidas dentro de la empresa estudiada.
En este orden de ideas, se estableció identificar las actividades en cuanto al
control en los proyectos de ingeniería y en virtud de lo diagnosticado anteriormente,
este objetivo permitió ampliar el diagnóstico, concluyendo que el ambiente de
control está enmarcado en ausencia de una estructura organizativa formal y definida,
desconocimiento de políticas, manuales, formularios, diagramas de flujos e
87
indicadores establecidas en la organización y de los valores resaltados por la misma.
No obstante, las funciones, responsabilidades, asi como los objetivos del proyecto,
éstos han sido definidos de forma que, los encuestados asumen el conocimiento de
los mismos. De esta manera, se observa que existen elementos importantes del
ambiente de control que no han sido desarrolladas ni formalizado, dificultando de esta
manera un control formal en la empresa, lo que ocasionaría dificultades organizativas,
administrativas, y en algunos casos cultura empresarial caracterizada por limitado
ambiente de control.
Finalmente, en la descripción de las etapas del proyecto enfocados en el ciclo de
vida del producto se establecieron como primera fase la concepción del producto, en
el cual quien demanada el servicio es el cliente y la empresa en algunas ocasiones
participa en ofertas públicas o licitaciones, determinando las especificaciones del
proyecto y sujetos a factores externos tales como, la inflación y regulaciones legales
que marcan la continuidad del proyecto. Dando paso a la fase de definición, en ésta se
realizan las estimaciones y presupuestos en cuanto a los recursos necesarios para el
proyecto, sin embargo se observó que el cliente determina las necesidad de dichos
recursos omitiendo la participación del personal involucrado en la ejecución del
proyecto.
La siguiente se denomina fase de producción, en esta etapa planifican el inicio
del proyecto acompañado de la determinación de las responsabilidades de los
ejecutores del proyecto, quienes cuentan con la experiencia en el manejo de los
equipos y maquínarias para el proyecto, no obstante se observó que, las herramientas
de control para el consumo de los materiales y el uso de los equipos eran limitados,
así como la falta de controles en la ejecución de los costos del proyecto versus lo
presupuestados.
Esta situación impulsa acciones y ejecuciones que afectan la eficiencia y eficacia
de un proyecto al no contar con evaluaciones durante su ejecución y los recursos
88
utilizados, poniendo en riesgo los beneficios económicos perseguidos por la empresa
THOR, C.A.
Las siguientes fases se denominaron operación y desinversión, en la primera se
determinó el desconocimiento de estándares establecidos durante la elaboración del
proyecto, ya que en esta fase se realizan pruebas de medición o comprobación de la
efectividad del proyecto con la finalidad de verificar el cumplimiento de las normas y
mediciones establecidas para dichos tipos de proyectos y los requerimientos de los
clientes. Como última fase la desinversión, se realizan pruebas a los clientes con sus
respectivos informes de cumplimiento. En esta fase se comprobó la falta de control
antes y durante el proyecto, debido a que al finalizar se realizan evaluaciones en la
ejecución presupuestaria, es decir control posterior, imposibilitando las correciones
oportunas que mejoren la eficiencia del uso de los recursos del proyecto solicitado y
el estudio de las desviaciones respectivas.
Esta descripción de las fases acotadas anteriormente y sus respectivos análisis
permitieron concluir acerca de los recursos usados en el ciclo de vida de un producto,
que en este caso son los proyectos desarrollados por la empresa THOR, C.A., los
cuales permitió establecer que en la fase de producción existe el mayor volumen de
recursos físicos , financiero y humano, asi como tambien inferir que los controles
existentes en las fases del proyecto son de manera mas precaria en la producción, lo
que amerita de una evaluación rigurosa de las técnicas y herramientas de control de
gestión existentes en la empresa, de lo contrario estaría constantemente amenazados
por el entorno y por los factores internos presentes en las fases de concepción,
definición, producción, operación y desinversión.
89
Recomendaciones
De acuerdo con las conclusiones que fueron expuestas anteriormente, se plantean
las siguientes recomendaciones:
En cuanto al ambiente organizacional se propone elaborar la planificación,
formalizar la estructura organizativa, la misión, visión y objetivos, para que sirvan de
referencia de lo que se quiere, cuales son sus prioridades y como se pretenden lograr
en la organización, ya que el comportamiento del recurso humano, depende de la
percepción que estos tengan de cada uno de estos factores, lo cual permitirá el logro
de los objetivos de la empresa.
Con respecto al sistema de gestión y en el marco de optimizar el uso de las
herramientas de control se sugiere, elaborar manuales de normas y procedimientos,
establecer las políticas, estándares sobre los cuales deben ser realizados los trabajos y
valores de la empresa, asi como tambien, elaborar diagrama de flujo de las
actividades a desarrollar en la organización, para evitar la incertidumbre en el
personal.
Otra recomendación orientada al control interno es diseñar e implementar los
formularios necesarios para el registro de información que permita el control antes,
durante y al final de cada proyecto; asimismo, implementar el uso de cronograma
detallado de actividades para la ejecución de los proyectos.
En cuanto al control de gestión a existir en las fases del proyecto, es necesario
establecer un sistema de información que permita detectar oportunamente cualquier
desviación asi como tambien, hacer una revisión detallada a las condiciones y
especificaciones suministradas por el cliente.
Con respecto a las fases de operación y desinversión revisar periódicamente el
presupuesto y el desarrollo del proyecto, durante su ejecución, para detectar posibles
desviaciones y establecer los correctivos correspondientes y oportunos.
90
Finalmente, es necesario que la organización implemente un sistema de registro
de los recursos asociados a los proyectos, para cada una de las actividades
desarrolladas durante la fase de producción, determinando los plazos y cantidades de
recursos físicos, financieros y humanos que son requeridos, para garantizar el uso
óptimo de recursos en esta fase.
91
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96
ANEXOS
97
UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL “LISANDRO ALVARADO”
DECANATO DE ADMINISTRACION Y CONTADURIA
COORDINACION DE ESTUDIOS DE POSTGRADO
PROGRAMA: ESPECIALIZACION EN CONTADURIA. MENCION
COSTOS
Cuestionario:
Dirigido a: Personal de la empresa THOR, C.A.
Objetivo: El presente cuestionario estructurado, tiene por finalidad recopilar
información acerca del funcionamiento técnico de los procesos de gestión en los
proyectos desarrollados por empresa.
Instrucciones:
Lea cuidadosamente y conteste las siguientes preguntas, su colaboración es
importante.
Responda con la mayor sinceridad y objetividad posible, sus respuestas serán
confidenciales y anónimas.
Responda solamente lo referente a la pregunta que se le esta realizando.
Agradeciendo su valiosa colaboración
Mercedes Gacia
Baquisimeto 2010
98
UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL “LISANDRO ALVARADO”
DECANATO DE ADMINISTRACION Y CONTADURIA
COORDINACION DE ESTUDIOS DE POSTGRADO
PROGRAMA: ESPECIALIZACION EN CONTADURIA. MENCION
COSTOS
Cuestionario
SISTEMA DE GESTIÓN
Parte I. Ambiente Organizacional
1. Existe un proceso de planificación en la organización
Si No
2. Conoce Ud. la misión y visión de la Organización
Si No
3. Conoce los objetivos de la empresa
Si No
4. Conoce las estrategias de la empresa
Si No
Parte II. Control
5. Tiene la empresa una estructura organizativa formalizada
Si No
6. Conoce Ud. las politicas de la empresa
Si No
99
7. Conoce Ud. cuales son los valores de la organización
Si No
8. Conoce Ud. sus funciones y responsabilidades
Si No
9. Existe relación entre los objetivos del proyecto, la misión y la visión.
Si No
10. Sabe cuales son los riegos que pueden existir durante la ejecución de un
proyecto.
Si No
11. Existen diagramas de flujo del proceso de ejecución del proyecto.
Si No
12. Existen registros de incidentes y desviaciones ocurridas durante el
proyecto.
Si No
13. Se notifica a los superiores las desviaciones detectadas.
Si No
14. Se revisan periodicamente los equipos utilizados en el proyecto.
Si No
15. Cuentan con un cronograma de actividades para la ejecución del proyecto.
Si No
100
16. Existen manuales de normas y procedimientos.
Si No
17. Realizan supervisión del proyecto al inicio, durante y l final del proyecto.
Si No
18. Existen formularios para el registro de los materiales entregados y
utilizados.
Si No
19. Existen formularios para el registro de las horas hombre utilizadas en el
proyecto.
Si No
20. Los sistemas de información esta automatizados.
Si No
21. Existe una base de datos de los proyectos ejecutados
Si No
22. Esta a su alcance la información requerida para el desarrollo del proyecto
Si No
23. Existen indicadores para medir el cumplimientode los objetivos.
Si No
24. Se revisan periodicamente los formularios utilizados en la ejecuciób del
proyecto.
Si No
101
CICLO DE VIDA
Parte III. Fase de Concepción
25. Quien solicita el servicio.
Cliente Empresa
26. Conoce Ud. las condiciones y especificaciones del proyecto
Si No
27. Se realiza un analisis para determinar si es conveniente participar en le
proyecto.
Si No
28. Marque con una X los aspectos del entorno considerados para participar en
un proyecto.
Regulaciones Legales
Condiciones ambientales
Inflación
Competidores
Proveedores
Otros:___________________
Parte IV. Fase de Definición
29. El presupuesto se elabora en base a costos estimados.
Si No
30. Posee la empresa una base de datos para la elaboración del presupuesto.
Si No
102
31. El cliente indica cuales son los recursos fisicos requeridos para el proyecto.
Si No
32. El cliente indica cual es el recurso humano requerido para el proyecto
Si No
33. El presupuesto es elaborado con la participación del personal involicrado
en la ejecución del proyecto
Si No
34. En cuanto tiempo es aprobado el presupuesto por el cliente.
1 Mes
2 Meses
3 Meses
35. Conoce el Tiempo de ejecución del proyecto
Si No
Parte IV. Fase de Producción
36. Existe una planificación para el inicio de la ejecución del Proyecto
Si No
37. Existe un documento que indique el inicio de los trabajos.
Si No
38. Tiene conocimiento de cuales son sus funciones y reponsabilidades en el
pproyecto
Si No
103
39. Tiene conocimiento sobre el manejo de equipos y maquinarias utilizadas
en la ejecución del proyecto.
Si No
40. Sabe cuales son los pasos a seguir en la ejecución del proyecto.
Si No
41. Existe un formulario para le entrega de los materiales y equipos que seran
utilizados en el proyecto.
Si No
42. Se compara lo presupuestado con lo ejecutado durante la ejecución de la
obra.
Si No
Parte V. Fase de Operación
43. Tiene la empresa estanadres eatablecidos para los trabajos realizados.
Si No
44. Se realizan pruebas de funcionamiento al proyecto.
Si No
Parte V. Fase de Desinversión
45. Se realizan pruebas de funcionamiento al proyecto en presencia del cliente.
Si No
46. Se hace entrega de informes al cliente.
Si No
104
47. Se compara lo presupuestado con lo ejecutado.
Si No
48. Se actualiza la base de datos con los resultado reales del proyecto.
Si No
105
CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES
106
OBRA:
GERENCIA DE AUTOMATIZACION INFORMATICA Y
EMPRESA:
CANTIDADES FINALES DE OBRA
TELECOMUNICACIONES
CONTRATO N° :
Part Contrato
CANTIDADES FINALES DE OBRA
Nº Descripción Unidad Cant
Precio
Precio Aumentos Disminución
Contrato Modificado
Unit Total Cant. Parcial Cant. Parcial Cant. Parcial
G1 Suministro, transporte y colocación de aditivo para suelo tipo Gaf o similar PZ
G2 Suministro, transporte e instalación de barra Copperweld de 2,44 m x 5/8 de diámetro PZ
G3 Suministro, transporte e instalación de conductor monopolar de cobre, desnudo, trenzado
calibre # 2/0 AWG alojado en zanja ML
G4 Suministro, transporte e instalación de conductor de cobre, desnudo, trenzado
calibre # 2/0 AWG, para bajante de pararrayos, Incluye aisladores de soporte tipo omega ML
G5 Suministro, transporte e instalación de conductor de cobre, desnudo, trenzado
calibre # 2/0 AWG para conexión de malla de puesta a tierra a barra colectora ML
G6 Suministro, transporte e instalación de cable monopolar de cobre, desnudo, trenzado aislamiento
600v, calibre # 10 AWG, THW, color verde para puesta a tierra de equipos y caracazas. ML
Incluye grapas de sujeción
G7 Suministro y transporte e instalación de tanquilla cilíndrica tipo Conexweld CWTAQ
(o similar), para medición de puesta a tierra, incluye excavación y bote de escombros PZ
G8 Suministro y transporte de materiales para ejecución de soldadura exotermica para conexión
en "T" de conductor # 2/0 AWG a barra Copperweld PZ
G9 Suministro y transporte de materiales para ejecución de soldadura exotermica en "T", para
conexión de conductor pasante # 2/0 AWG y conductor en derivación # 2/0 AWG PZ
G10 Suministro y transporte de materiales para ejecución de soldadura exotérmica para
conexión de conductor calibre # 2/0 AWG a conector terminal. Incluye el terminal PZ
CUADRO DE AVANCE
107
G11 Suministro, transporte e instalación de conector terminal a compresión de un ojo, para cable calibre # 10 AWG PZ
G12 Suministro, transporte e instalación de conector terminal a compresión de dos ojos, para cable calibre # 10 AWG PZ
G13 Suministro, transporte e instalación de barra colectora de cobre electrolítico
(master ground bus), dimensiones 10" x 4" x 1/4 " PZ
G14 Suministro, transporte e instalación de barra colectora de cobre electrolítico
(master ground bus), dimensiones 20" x 4" x 1/4 " PZ
G15 Suministro, transporte e instalación de tubería plástica rígida pesada, PVC, diámetro 1"
para protección de conductor en losa o pared según aplique ML
G16 Suministro, transporte e instalación de tubería plástica rígida pesada, PVC, diámetro 1"
para protección de bajante de pararrayos ML
G17
Suministro, transporte e instalación de pararrayos tipo Franklin de una punta 5/8 x 24" en
estructura metálica altura = 20 m PZ
G18
Suministro, transporte e instalación de estructura metálica tubular para soporte de pararrayos
Altura = 20 m. Incluye fundación PZ
G19 Suministro, transporte e instalación de contador de eventos (descargas atmosféricas)
Incluye caja NEMA 4X de 8" x 6" x 4" PZ
G20
Excavación para zanjas exteriores, profundidad = 80 cm, ancho = 40 cm para construcción de M3
G21
Demolición y reposición de acera de concreto con equipo liviano para instalación de malla
de puesta a tierra Prof = 60 cm, ancho = 30 cm. Incluye bote de escombros M3
G22 Pruebas del sistema de puesta a tierra SG
108
Monto Total Original del Contrato Bs.: 0,00
Monto Total Modificado del Contrato Bs.: 0,00
Monto Total Aumento del Contrato Bs.: 0,00
% Variación Aumento al Contrato Original.: 0,00%
Monto Total Disminución del Contrato Bs.: 0,00
% Variación Disminución al Contrato Original.: 0,00%
Monto variación Total Aum-Dism Bs.: 0,00
% Variación al Contrato Original.: 0,00%
