Estudios Previos OS

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Estudio previo Para contratar el desarrollo de una aplicación que maneje lasllegadas tarde y las multas de cada empleado de la empresa

Concordando con la ley 80 del 1993 y la ley 1150 del 2007

Se adelanta el proceso de estudio de conveniencia o estudios previos para quela empresa OS (Oráculo del Software) pueda realizar el proceso la adquisición deuna aplicación que maneje las llegadas tarde y las multas de cada empleado dela empresa

19 de marzo de 2013

1. descripción de la necesidad a satisfacer.

La empresa OS Es una sociedad por acciones simplificada, creada en el 2013bajo el ARTÍCULO 5o. CONTENIDO DEL DOCUMENTO DE CONSTITUCIÓN.Es una empresa dedicada al Desarrollo de software a medida, actualización ymantenimiento para pequeñas y grandes empresas. OS cuenta con 14empleados, y la empresa ha decidido que por motivos de manejar mejor losrecursos financieros con los que cuentan, buscan contratar una solución que

maneje las llegadas tarde y las multas de cada empleado de la empresa.

Por asesoría y decisión de los ingenieros de la empresa, asesores jurídicos yfinancieros, se ha decidido contratar a una empresa externa que desarrolle unaaplicación que permita almacenar dicha información (especificad en la fichatécnica)

Luego de un estudio tecnológico en la empresa, se confirma que se cuenta con

los recursos necesarios para el manejo de la aplicación que sea implementada,y en vista de LA OCUPACION DE LA EMPRESA se deduce también que el



personal se encuentra calificado para el manejo de diferentes sistemas deinformación.

El número de empleados de la empresa son aproximadamente 14, pero lasolución a implementar debe soportar mínimo el manejo de 300 empleadospara esto la empresa tiene disponible un host que cuenta con 65 Gb

2. descripción del objeto a contratar 2.1 objeto Adquirir la solución de una aplicación que maneje las llegadas tarde y lasmultas de cada empleado de la empresa

2.2 alcance del objeto

-El servicio de garantía y soporte contara de lo siguiente -se entregará el producto con total funcionalidad -SE entregará el licenciamiento por un año y adicionalmente el código fuente -La entrega del documento que acredite las condiciones y restricciones dellicenciamiento es obligatorio -Asistencia técnica durante un año, para solucionar cualquier tipo deinconvenientes que se tenga con la aplicación. -Realizar las capacitaciones al personal de ser necesarias.

2.3 obligaciones del contratista

2.3.1 obligaciones generales

-Cumplir una una las cláusulas del contrato establecido -aplicar todos los requisitos solicitados por la empresa -cumplir con la garantía pactada



-en el tiempo de la garantía, el contratista deberá tener personal o asistir en elmomento que se presente alguna falla. -No cancelar el contrato por ninguna causa -El precio pactado no cambiara -Establecer medios para sacar copias de seguridad -Garantizar la calidad del producto

2.3.2 obligaciones especificas -Entregar el contrato de licencia

-Realizar la correcta instalación de la aplicación -Brindar asistencia inmediata en caso de alguna falla -Entregar los respectivos manuales técnicos y de usuario del manejo de laaplicación -Actualizar las Backus mensualmente

2.4 identificación del contrato a celebrar Se realizará un contrato de compraventa

2.5 plazo A partir de la fecha de inicio de la primera acta, se tendrá 30 días hábiles parala entrega y puesta en funcionamiento de la aplicación.

Vigencia de licenciamiento La licencia deberá ser válida durante un año

2.6 lugar de ejecución En la carrera 58 #67-01 Bello-Antioquia

3. Fundamentos Jurídicos Selección abreviada subasta inversa presencial Las características técnicas uniformes están definidas por el artículo 3.2.1.1 del

decretos 734 de 2012, dichas técnicas uniformes son los que se considerancomo bienes y servicios. Se debe realizar el proceso de selección abreviada



que se establece en el artículo 2 de la ley 1150 de 2007, realizado esto secontinuara con la Subasta inversa presencial que se establece en el artículo

3.2.1.1. Las técnicas uniformes surgen de aquellos bienes y servicios que tieneniguales especificaciones técnicas independientes de su diseño, en el parágrafodel artículo 3.2.1.1 dice que el diseño (características que lo describen), es elconjunto de notas que distinguen la apariencia del Bien o que resultanaccidentales a la prestación del servicio, pero no hay problema con lacapacidad del Bien o el Servicio para satisfacer la necedad o capricho de laentidad.

4. Análisis que soporta el valor del contrato

Estudio DE

MercadoSoluciónLlegadastarde y MultasEmpleados

Empresa

Cantidad-Descripción

Subtotal IVA Total

1 Superso

ft

Obtener la

implementación para unaaplicación quemaneje lasllegadas tardey las multasde losempleados.De acuerdo alo que está enla fichatécnica

(formato N° 6)y al alcancedel objeto

28.344.450,0

0

4.622..000,0

0

32.966.450,0

0

2 Posi 27.000.000,00

4.200.000,00

31.200.000,00

3 Nova-solutions

28.350.000,00

4.650.000,00

33.000.000,00

Promedio 32.388.816,66

Para saber el valor del contrato se hizo un estudio del mercado con las siguientesempresas (Supersoft, Posi, Novasolutions).



Se obtuvo el siguiente resultado: Con el estudio de las cotizaciones de los precios del mercado anterior se

determina que el promedio solicitado es de trescientos veinte tres millonesochocientos ochenta y ocho mil ciento sesenta y seis pesos ($323.888.166,66)IVA incluido. 4.1 Forma de Pago La Superintendencia pagará al contratista el valor del contrato en la siguienteforma:

Primer Pago por el valor de los bienes que son objeto del contrato,presentación de la factura y constancia y recibo a satisfacción de la entrega delos bienes que se contiene en la ficha técnica (formato N°6), el pago de losaportes de la seguridad social Integral E.P.S, Pensión y ARP (Administración

de Riesgos Profesionales) por parte del contratista y la certificación de que secumplió por parte del supervisor.

Segundo Pago después de entregar la factura, la previa constancia y el reciboa satisfacción de la instalación y parametrizacion de todos los bienes que serelacionan con la ficha técnica (Formato N°6) servicios instalados, capacitaciónal personal que se seleccionó y los demás entregables, validación delsupervisor del contrato designada por él para esta revisión. 5 Justificación de los Factores de selección que permitan identificar laoferta más favorable.Se hará el procedimiento de subasta inversa en caso de que el bien o elservicio sea requerido por la entidad, sin tener en cuenta el valor del

contrato que se va a realizar. Para adquirir el bien o el servicio se tendrácomo punto importante la evaluación del precio cuando se haga lasubasta inversa.Requisitos Jurídicos Habilitantes

a) Carta de presentación de la propuesta La oferta debe estar acompañada por esta carta que debe estar firmada por losrepresentantes legales o apoderados del proponente (en caso de ser una persona jurídica), o la persona designada (en caso que el proponente sea de unióntemporal (consorcio)).

b) Certificado de Existencia y Representación Legal Se deben presentar el certificado de existencia y representación legal las personas

jurídicas, con fecha de expedición que no sea mayor a 1 mes anterior a la fechalímite de recepción de propuestas, donde debe constar que de acuerdo con suobjeto social tiene la capacidad para ejecutar y celebrar contratos que tenganrelación con el objeto de este proceso, su duración es igual al plazo de ejecucióndel contrato y dos años más.

c) Documentos de conformación de consorcio o unión temporal. Los proponentes que se presenten como consorcio deben presenta un documentoque acredite la conformación del consorcio o unión temporal. Si se suscribe el contrato con un consorcio o unión temporal el contratista debeobtener el número de identificación tributaria.



d) Certificación de aportes al sistema de seguridad social integral y parafiscal

Debe ser pedida por el revisor fiscal, si la empresa tiene como obligación legal de

tenerlo, o si no es obligación se pedirá al representante legal durante los 6 mesesanteriores al cierre del proceso de selección. Si es un consorcio o unión temporal, sus integrantes deberán entregar individualmente la certificación tal cual como lo pide la ley.

e) certificado de inscripción, calificación y clasificación del proponentePersonas nacionales

Cuando la proponente valla a presentar su propuesta debe también presentar el certificado de inscripción y calificación en el RUP, que se expide desde la

cámara de comercio en Colombia, la clasificación tiene que constar en el CIIU,y tiene que ser revisado por el DANE. La clasificación del RUT tiene quecoincidir con la que está en el RUP.

g) Garantía de Seriedad de la propuesta

El proponente deberá garantizar el cumplimiento de la oferta que realiza en lacontratación, por medio de la constitución de una póliza de garantía de seriedad quefavorezca a la empresa OS, bajo cualquiera de las formas permitidas en el artículo

5.1.3 Decreto 734 de 2012.

La vigencia de esta garantía será de 3 meses contados a partir de la fecha del cierrede la contratación.

Al presentar la oferta, la póliza de garantía debe ser tomada a nombre de cada uno delos integrantes que aparecen en el documento que acredita la existencia yrepresentación legal de cada uno.

La garantía deberá amparar los riesgos señalados en el artículo 5.1.4 Decreto 734 de2012

Si se presenta una prórroga de contrato de alguno de los plazos establecidos, elproponente deberá ampliar la garantía de seriedad por el mismo periodo de tiempo sila vigencia inicial no cubre este nuevo término.

h) Certificación sobre Responsabilidad fiscal



Para el caso de Uniones Temporales y consorcios, la empresa OS exigirá esterequisito de conformidad con lo señalado en la Circular 05 del 25 de Febrero de 2008expedida por la Contraloría General de la Republica.

i) Fotocopia de la cédula de ciudadanía del Representante Legal

Las personas naturales Colombianas deberán presentar la fotocopia de la Cédula deCiudadanía; las extranjeras deberán acreditar su existencia presentando la fotocopia

de su pasaporte, y si se encuentran residencias en Colombia, por medio de lafotocopia de la cédula de Extranjería expedida por la autoridad colombianacompetente.

Las personas jurídicas, deberán presentar la copia de la Cédula de Ciudadanía delrepresentante legal.

En los eventos de consorcio, unión temporal o promesa de sociedad futura, se deberápresentar la fotocopia del representante legal de cada uno de los integrantes que lo

conforman.

j) Certificado de antecedentes disciplinarios, expedido por la Procuraduría General dela Nación.

La empresa OS exigirá este requisito, y se verificará en el SIRI Certificación sobreResponsabilidad Fiscal. Para el caso de consorcios y uniones temporales, cada uno deberá presentar losdocumentos correspondientes.

k) Copia del Registro Único Tributario (RUT)

La empresa OS exigirá la presentación de este documento en caso de ser personanatural o jurídica extranjera sin domicilio en Colombia.

REQUISITOS FINANCIEROS HABILITANTES:



DOCUEMNTOS DE CARÉCTER FINANCIERO

Todos los proponentes deberán presentar los siguientes documentos para laverificación del cumplimiento de la capacidad financiera:

BALANCE GENERAL Y ESTADO DE RESULTADOS

El proponente deberá presentar la fotocopia del balance general y del estado de

resultados en forma comparativa con los estados financieros entre el primer semestrey segundo semestre del año 2012, debidamente certificados y dictaminados enconformidad con los artículos 37 y 38 de ley 222 de 1995.

Si los proponentes son personas jurídicas que han sido constituidas hace menos de unaño, deberán presentar balance parcial correspondiente al mes anterior a la fecha depresentación de la propuesta.

El balance general y el estado de resultados deberán presentarse en pesos

colombianos.

En caso de consorcio o uniones temporales, cada uno de los integrantes deberápresentar los documentos anteriormente mencionados.

REGISTRO UNICO TRIBUTARIO (RUT)

El proponente deberá presentar la fotocopia del documento que demuestre el Régimentributario al que pertenece.

Si el contrato se celebra con un consorcio o una unión temporal, el contratista deberátramitar y obtener el número de identificación tributaria.

Las propuestas presentadas por los contratistas, serán hábiles para continuar participando en el proceso de selección, si arrojan valores aceptables en losindicadores presentados a continuación:

Indicadores de capacidad financiera



Por medio de este indicador, se validará si los proponentes cuentan con la capacidadfinanciera exigida en al pliego de condiciones.

Los proponentes deberán presentar el Certificado de Registro Único de Proponentesvigente, si este certificado contiene los indicadores de capacidad financiera solicitados,y esta información es firme bastará con su presentación.

En caso que el RUP no cumpla con lo exigido anteriormente, los proponentes deberánpresentar el cálculo de los indicadores requeridos y se deberá presentar también la

certificación del revisor fiscal o contador público, en la cual certifique y especifique elprocedimiento y las cifras utilizadas para la realización de los cálculos. La empresaOS procederá a verificar la información de acuerdo con los demás documentossolicitados y certificación entregada por el proponente.

El contador Público y/o el revisor fiscal que certifique los estados financieros y losindicadores financieros, deberán indicar en forma clara el nombre y el número detarjeta profesional, además de presentar el certificado de antecedentes disciplinariosexpedido por la junta Central de Contratadores y los demás documentos solicitadosanteriormente.

Este certificado deberá estar vigente para la fecha de presentación de la propuesta.

REQUISITOS TECNICOS HABILITANTES

El proponente para demostrar la capacidad técnica, deberá presentar la siguientedocumentación:

PREPARACIÓN TÉCNICA DE LOS INGENIEROS DE SISTEMAS Y/OELECTRONICOS A REALIZAR LA IMPLEMENTACIÓN:

CAPACIDAD DE ORGANIZACIÓN

ORGANIZACIÓN TÉCNICA

1. Mínimo dos TÉCNICOS EN PROGRAMACIÓN DE SOFTWARE queacredite el su título.



2. Los TÉCNICOS EN PROGRAMACIÓN DE SOFTWARE deben cumplir además lossiguientes requisitos:

-Tener conocimientos en lenguajes de programación como PHP, C# y JAVA.

-Manejar los IDE NetBeans, VISUAL STUDIO.

-Manejar correctamente el MVC.

-Administrar correctamente la base de datos- Normalizada en nivel 5.

Experiencia del personal que realizará la implementación Anexar certificaciones de experiencia del experto y una carta de compromiso yparticipación de los mismos

a) Ingeniero con experiencia en instalación, configuración y puesta enfuncionamiento de la solución de implementación de Symantec Backus (Una

certificación de usuario y/o fabricante) b) Una certificación que garantice la idoneidad del ingeniero que realizará eldiseño y políticas de seguridad a implementar “la cual debe ser expedida por elproveedor”, anexar hoja de vida.

c) La transferencia debe ser dictada por un profesional de las disciplinas deingeniería y administración que cuente con 1 año de experiencia como mínimo.

Se evaluará este factor como admisible cuando el proponente cumpla con el requisitoanterior, de no cumplir será evaluado como No Hábil.

Organización operacional

De conformidad con lo establecido en el numeral 3.2 del artículo 6.2.2.4 del Decreto734 de 2012, el proponente deberá acreditar a través del -registro Único deProponentes - RUP, una organización operacional como proveedor, igual o superior a5.000 SMMLV.

Para los proponentes extranjeros sin domicilio en Colombia, el proponente deberáaportar certificación del revisor fiscal o contador público, según corresponda, donde

conste los ingresos brutos operacionales el cual indique contar la organizaciónoperacional solicitada.



Para el Consorcio o Unión temporal, la verificación de la organización operacional deadelantará frente a cada uno de sus integrantes, en los mismos términos exigidos enel presente numeral

Experiencia acreditada Las certificaciones aportadas por el proponente deberán indicar los siguientes datosconforme al modelo suministrado en el formato de certificaciones de experiencia delproponente, las cuales deben tener la siguiente información:

* Nombre o razón social de la firma del contratante * Objeto * Fecha de inicio y terminación del contrato * Fecha de expedición de la certificación * Nombre del funcionario que expide la certificación * Teléfonos y dirección de la entidad contratante.

De requerirse información adicional tendrá la facultad de solicitar la aclaracióncorrespondiente, de conformidad con lo dispuesto en el párrafo 1 del artículo 5 de laley 1150 de 2007, para lo cual el oferente deberá registrar en la propuesta el correoelectrónico al cual se le enviará la solicitud de la aclaración.

Nota 1: Si el contrato se ejecutó en consorcio o unión temporal los documentosanteriores deberán informar los integrantes y el porcentaje (%) de participación.

Nota 2: Cuando la certificación no se indique el porcentaje de participación, deberáadjuntarse certificación del oferente individual o del integrante del oferente plural quedesea hacer valer la experiencia, en la que se haga constar dicho porcentaje departicipación.

Nota 3: Se evaluará este factor como admisible, cuando el proponente cumpla con elrequisito anterior, de no cumplir será evaluado como No Hábil.

Experiencia probable Teniendo en cuenta que el numeral 6 del artículo 6.1.1.2 del Decreto 734 de 2012,define la experiencia probable como aquella del “ proponente derivada del tiempo enque ha podido ejercer la actividad, la cual se certifica de conformidad con el presentedecreto.” LA SUPERINTENDENCIA requiere que el proponente de acuerdo con el

certificado de la inscripción y clasificación expedido por la Cámara de Comercio,acredite que cuenta con la experiencia probable requerida será causal de RECHAZO.



Esta información será verificada de acuerdo con la información que conste en elregistro único de proponentes

En el caso de los consorcios y /o uniones temporales, la experiencia probable será lasumatoria de la experiencia probable de los integrantes que la tengan, de maneraproporcional a su participación en el mismo, Lo anterior de conformidad con el artículo2.2.7 del Decreto 734 de 2012

6. Cuantificación de riesgos De conformidad con el artículo 4 de la Ley 1150 de 2007 en concordancia con elnumeral 6 del artículo 2.1.1° del Decreto 734 de 2012 y el artículo 2.2.2 del Decreto

734 de 2012, en el Pliego de Condiciones se deberán incluir la estimación, tipificacióny asignación de riesgos previsibles que se deriven de la contratación, con el fin deestablecer su distribución definitiva.

Se identifican dentro del presente proceso de contratación los siguientes riesgos quepueden afectar el equilibrio económico del contrato: Como cualquier negocio, lapropuesta presentada por quien decida participar en la contratación del asunto debeestar precedida por el análisis juicioso de las posibilidades y riesgos involucrados en laoperación, teniendo en cuenta para el efecto, que la existencia de riesgos existenteses importante tener claro el concepto de riesgos como aquel daño potencial que puedasurgir por un suceso de sus etapas (precontractual, contractual); el riesgo es la

posibilidad de que un peligro pueda llegar a materializarse dentro de un periododeterminado, como también es la probabilidad de que un resultado esperado noocurra, en el periodo de tiempo de ejecución del contrato con las obligaciones delmismo.

El principio básico de asignación de riesgos consiste en que estos deben ser asumidospor la parte que esté en mejor posición de evaluarlos, controlarlos o administrarlos,consecuente con lo anterior. Es de precisar que dicha enumeración no es taxita sinomeramente enunciativa, por lo tanto si se presenta algún riesgo o riesgos noenunciado(s), deberá seguir la regla general de que estos deberán ser asumidos por la

parte que esté en mejor disposición de evaluarlos, controlarlos o administrarlos.

Se clasifican y tipifican los riesgos de la siguiente manera:

Riesgo Tipo Descripción Asignación yEstimación

1 Cambiario Las variaciones de la tasa de cambio

del dólar estadounidense. El contratistadeberá contemplar dentro de su

Asignación del

riesgo: Contratista100% Estimación



propuesta económica el aumento o la

disminución de la Tasa Representativadel mercado del dólar

del riesgo: Alto.

2 Tecnológico Las nuevas versiones del softwaredisponibles al momento de realizar lacontratación.NOTA: En caso de presentarselanzamiento de nuevas versiones deSistemas Operacionales y/o SoftwareUtilitario (por la Compañíarepresentante del Software) este debeser incluido en las máquinas a ser

adquiridas

Asignación delriesgo: Contratista100% Estimacióndel riesgo: Medio.

3 Daño deEquipo

Si se presentase daño de equipo y /oelementos durante la instalación y laimposibilidad de realizar esta, elcontratista debe cambiar estos por equipos iguales o superiores encapacidad y desempeño.

Asignación delriesgo: Contratista100% Estimacióndel riesgo: Alto.

4 Operacional Interrupción en la prestación del serviciopor acto u omisión del personal delcontratista o no disponibilidad de los

elementos (equipos e insumos)requeridos para adelantar la ejecucióndel objeto

Asignación delriesgo: Contratista100% Estimación

del riesgo: Bajo-

5 Operacional Fallas operativas graves que genereninactividad de los bienes suministrados

Asignación delriesgo: Contratista100% Estimacióndel riesgo: Alto.

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