Este documento contiene la Semana 1 -...

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INDICE

AUDITORÍA Y CONTROL INTERNO AUDITORÍA Y CONTROL INTERNO ..................................................................................................................... 3

1. ASPECTOS CONCEPTUALES DE AUDITORÍA .............................................................................................. 3

Características de la Auditoría....................................................................................................................... 3

Conceptos en NAGAs ..................................................................................................................................... 4

2. TIPOS DE AUDITORÍA ................................................................................................................................. 4

Auditoría interna ........................................................................................................................................... 5

Auditoría externa .......................................................................................................................................... 5

Auditoría Gubernamental ............................................................................................................................. 6

3. DEFINICIÓN DEL CONTROL INTERNO ........................................................................................................ 6

Controles administrativos y contables .......................................................................................................... 7

4. DISEÑO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO CONTABLE ........................................................................ 7

Bases del diseño ............................................................................................................................................ 7

Relación objetivos empresariales y Control Interno ......................................................................................... 8

Responsable .................................................................................................................................................. 8

Costo beneficio .............................................................................................................................................. 8

Limitaciones................................................................................................................................................... 9

5. PRINCIPIOS DE CONTROL INTERNO ........................................................................................................... 9

Ambiente del control interno ........................................................................................................................ 9

Plan de organización ................................................................................................................................... 10

Autorización, registros y protección de activos .......................................................................................... 10

Ejecución de transacciones. ........................................................................................................................ 11

Calidad y entrenamiento del personal ........................................................................................................ 11

6. DOCUMENTACIÓN DEL SISTEMA ............................................................................................................ 12

Controles de exactitud ................................................................................................................................ 13

Control interno contable en negocios pequeños ........................................................................................ 14


AUDITORÍA Y CONTROL INTERNO

Objetivos Familiarizarse con el lenguaje, objetivos, alcance y usuarios de la auditoría Identificar la importancia del control interno en la empresa

1. ASPECTOS CONCEPTUALES DE AUDITORÍA

Características de la Auditoría El concepto más generalizado de auditoría es el que la describe como un proceso sistemático para obtener y evaluar de manera objetiva las evidencias relacionadas con informes sobre actividades económicas y no económicas y entregar una opinión. El fin del proceso es determinar el grado de correspondencia del contenido informativo con las evidencias que le dieron origen, así como determinar si dichos informes se han elaborado observando principios establecidos para el caso. De esta definición es posible destacar y analizar una serie de características como las siguientes:

La auditoría es un proceso sistemático de obtener evidencias y tiene un conjunto de procedimientos lógicos y organizados que sigue el auditor para recopilar la información. Aunque los procedimientos apropiados varían de acuerdo con cada compañía, el auditor siempre tendrá que apegarse a los estándares generales establecidos por la profesión.

La evidencia se obtiene y evalúa de manera objetiva. Por consiguiente el auditor debe emprender el trabajo con una actitud de independencia mental, neutral.

La evidencia examinada consiste en una amplia variedad de información y datos que apoyen los informes elaborados. La definición no es restrictiva en cuanto a la naturaleza de la evidencia revisada, más bien implica que el auditor tiene que usar su criterio profesional en la selección de evidencia apropiada. Debe considerar cualquier elemento que le permita hacer una evaluación objetiva y expresar un dictamen de naturaleza profesional.

Los informes sobre actividades económicas y otros acontecimientos toman por lo general la forma de informes financieros, especialmente estados financieros, pero esta definición de auditoría es lo bastante general como para incluir informes que pueden tomar la forma de declaraciones de impuestos, convenios contractuales, informes de funcionamiento, estudios de factibilidad y muchos otros tipos de informes.

El papel del auditor es determinar el grado de correspondencia entre la evidencia de lo que ocurrió en realidad y los informes que se han presentado de esos sucesos. Los usuarios del informe que por lo general no conocen directamente lo que aconteció en realidad, quieren que el auditor les asegure que la información presentada es una declaración objetiva de los sucesos reales y sus resultados.

La medición y el informe de los acontecimientos económicos debe estar de acuerdo con principios establecidos. El auditor tiene que estar familiarizado con los principios aplicables para cada situación de informes y debe tener la capacidad suficiente para determinar si dichos principios han sido aplicados de manera apropiada. Lo más común es que se utilizará como principios los «Principios de contabilidad generalmente aceptados», o las “Normas Internacionales de Información Financiera”, a contar del año 2009 pero en algunas ocasiones los principios apropiados


podrán ser las leyes, los reglamentos del impuesto sobre la renta, convenios contractuales, manuales de procedimientos, requisitos fijados por el gobierno, y otras disposiciones establecidas.

Conceptos en NAGAs Refiriéndose a las auditorías externas, las Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas en el país (NAGAS)1, señalan en el párrafo 01 de la Sección 110 que: “el objetivo de una auditoría de estados financieros por parte de un auditor independiente es expresar una opinión sobre la razonabilidad con que estos presentan, en todos los aspectos significativos, la situación financiera, los resultados de sus operaciones, y el flujo de efectivo, de acuerdo con principios de contabilidad generalmente aceptados” (PCGA). A partir de 2009 también deberá incorporarse el estado de cambios en el patrimonio y ser de acuerdo con las Normas de Internacionales de información Financiera (NIIF)2. Y, agrega que “el examen normal de los estados financieros no tiene como objetivo expreso descubrir fraudes y no puede dependerse del mismo para ello. En tal sentido el auditor debe asegurarse que la administración de la entidad que recibirá sus servicios, comprende la naturaleza de la auditoría, sus objetivos, alcance y grado de responsabilidad que asume”.

2. TIPOS DE AUDITORÍA La función de auditoría se puede cumplir en diversos campos de las organizaciones, así se habla de auditoría financiera y auditoría no financiera, entre las que destacan las indicadas en el cuadro siguiente:

TIPOS DE AUDITORÍA Tipos de auditoría Campo de aplicación

Auditoría financiera

Estado financieros (Balance Estado de Resultados, Estado de Flujos de Efectivo, Estado de Cambios en el Patrimonio)

Presupuestos

Estudios de Costos

Inversiones

Financiamiento

Impuestos

Auditoría no financiera

Sistemas de información

Recursos humanos

Medioambiente

Normas de calidad

Áreas comerciales

Otras áreas

1 Las NAGAs, son la normas de auditoría generalmente aceptadas, emitidas por el Colegio de Contadores de Chile,

cuya facultad viene de la Ley 13011

2 El Boletín Técnico Nº 79/2008 del Colegio de Contadores, contiene y puso en vigencias las NIIFCH Normas

Internacionales de Información Financieras aplicables en el país, de manera progresiva a contar de enero 2009.


En otro plano, según la procedencia y fines de la auditoría, se habla de tres tipos de auditoría:

Auditoría interna

Auditoría externa

Auditoría gubernamental

Auditoría interna Cuando la auditoría es llevada a cabo por empleados de la empresa cuyos procedimientos internos e informes están siendo revisados, el examen se conoce como auditoría interna, y a quienes llevan a cabo el examen se les da el nombre de auditores internos. Dentro de una organización los auditores internos deben ser independientes de aquéllos cuyos trabajos revisan. Ocupan una posición de asesoría o staff y deben presentar sus informes directamente a personas en las áreas administrativas más altas de la organización. Los auditores internos llevan a cabo una función importante dentro de las empresas comerciales, dependencias gubernamentales y otras formas de organización. Al revisar el sistema de información interna el auditor interno determina si el sistema ha sido diseñado de manera efectiva para comunicar las instrucciones de la dirección, recopilar la información necesaria e informar a la dirección los resultados de las actividades de las operaciones. Esta revisión en consecuencia, consiste en la evaluación del sistema implantado, observaciones sobre el funcionamiento del mismo y recomendaciones para su mejora. El auditor interno también investiga actividades tales como: control de calidad, penetración en el mercado, políticas de personal y muchos otros temas que se relacionan sólo de modo muy lejano con la contabilidad financiera. El auditor interno tiene que estar en alerta permanente para detectar e informar sobre asuntos en cualquier lugar dentro de la organización, que deben ser llevados a la atención de la dirección.

Auditoría externa La mayor parte de las organizaciones presentan en algún momento informes financieros a usuarios externos, como bancos, otros acreedores, propietarios y probables inversionistas. Estos usuarios externos de la información contable, necesitan tener la seguridad de que los informes financieros se preparan cumpliendo con los principios de contabilidad generalmente aceptados. Aunque los auditores internos son independientes de los demás empleados dentro de la organización cuyo trabajo revisan, también son empleados de la organización. Por tanto, con frecuencia los usuarios externos exigen que la información contable sea revisada por un auditor independiente. Por lo general, esto lo realiza un auditor externo a quien se le conoce como contador público. Los contadores públicos que llevan a cabo el papel de auditores independientes comprenden que muchos grupos ajenos a la entidad que presenta los informes confían su dictamen respecto a sí la información contable cumple con los principios establecidos. Este dictamen se expone en el informe del auditor, en el cual expresa su opinión sobre la presentación correcta de los estados financieros de la compañía. Su dictamen no está desviado por las necesidades o deseos de algún grupo de usuarios en particular. Quizás la característica principal de los contadores públicos que realizan trabajos como auditores independientes es una actitud mental de integridad y objetividad, o sea, libre de prejuicios. El valor de su dictamen depende sobre todo de su reputación profesional en cuanto a su independencia mental y su objetividad. Sin esta reputación, no tiene valor alguno la función de los auditores externos. En las auditorías no financieras es usual que participen profesionales de otras disciplinas diferentes a las financieras, de acuerdo con la especificidad del hecho auditado o encargo de auditoría. Por ejemplo, en temas de impuestos se incorporan abogados, en material de medio ambiente los auditores son ingenieros, abogados, sociólogos; en temas comerciales, hay especialistas en marketing, publicidad, ventas.


Auditoría Gubernamental Existe igualmente, una Unidad de Auditoría en nuestro país con dependencia de la Presidencia de la República, creada en el gobierno del Presidente Eduardo Frei Ruiz Tagle, que puede considerarse como la unidad de auditoría interna del Gobierno y es el Consejo de Auditoría Interna General de Gobierno (CAIGG). También disponen de auditoría internas las empresas e instituciones del Estado, que si bien dependen de la autoridad jerárquica de la institución, tiene dependencia técnica del CAIGG. En Chile, la Contraloría General de la República lleva a cabo las auditorías externas de la nación y de las instituciones del Estado. Una investigación por parte de estas dependencias puede ser similar a una auditoría interna o externa, en cuanto el examen se concentre en las propias operaciones de la dependencia, o se puede concentrar el examen sobre las operaciones de una entidad externa que tenga ciertas relaciones con la dependencia del Gobierno, y en este caso, puede tener muchos aspectos similares a los de una auditoría externa independiente. Las auditorías practicadas por las dependencias gubernamentales varían sobremanera en cuanto a alcance y propósitos. Van desde auditorías que tienen un sólo fin (por ejemplo la determinación de sí se cumple con la ley en un punto específico) hasta auditorías muy generales y amplias que evalúan, digamos, el funcionamiento de la administración, el logro de las metas de un programa o la eficiencia en la administración de recursos. Muchos conceptos generales de la auditoría se aplican por igual a las auditorías externas, las internas y las gubernamentales.

3. DEFINICIÓN DEL CONTROL INTERNO La NAGA 44, párrafo 06, refiriéndose a la definición del control interno señala que “es un proceso –efectuado por el directorio de una entidad, la gerencia y otros miembros del personal- diseñado para entregar una seguridad razonable respecto del logro de objetivos en las siguientes categorías: a) confiabilidad de la información financiera, b) efectividad y eficiencia de las operaciones, y c) cumplimiento de leyes y regulaciones”. El control interno (CI) es el sistema interior de una empresa que está integrado por el plan de organización, la asignación de deberes y responsabilidades, el diseño de cuentas e informes, y todas las medidas y métodos empleados para:

1) Proteger los activos; 2) obtener la exactitud y la confiabilidad de la contabilidad y de otros datos e informes operativos; 3) promover y juzgar la eficiencia de las operaciones de todos los aspectos de las actividades de la

compañía, y 4) comunicar las políticas administrativas, y estimular y medir el cumplimiento de las mismas.

El sistema de control interno de una compañía se puede comparar con el sistema nervioso de una persona. Abarca toda la organización, sirve como un sistema de comunicación de dos vías, y está diseñado únicamente para hacer frente a las necesidades de la compañía específica. Incluye mucho más que el sistema contable y cubre cosas tales como: las prácticas de empleo y entrenamiento, control de calidad, planeación de la producción, políticas de ventas y auditoría interna.


Controles administrativos y contables Los controles internos están agrupados en dos categorías: administrativos y contables. Los controles administrativos son procedimientos y métodos que se relacionan sobre todo con las operaciones de una empresa y con las directivas, políticas e informes administrativos. Se refieren sólo indirectamente a los estados financieros. Un control administrativo está ilustrado por la obligación que impone la compañía de que todos los empleados tengan revisiones médicas anuales, o la política de la compañía de que no se haga uso del dinero y documentos recibidos en caja. El auditor interno se interesará por la racionalidad de dichas políticas, relación del costo de mantenerlas en comparación con los beneficios, y grado hasta el cual se están cumpliendo; recomendará que se modifiquen ciertos controles administrativos, se reemplacen o eliminen. El control interno contable consiste en los métodos, procedimientos y plan de organización que se refieren sobre todo a la protección de los activos y a asegurar que las cuentas y los informes financieros sean confiables. A los auditores independientes les conciernen dichos controles para determinar el grado de confianza que pueden poner en ellos y respaldar la razonabilidad de las propiedades, plantas y equipos que aparecen en el balance general; determinar hasta qué grado deben realizar procedimientos de auditoría respecto a estos activos y cuentas relacionadas, y también determinar si deben hacer algunas recomendaciones al cliente relativas a los controles en esta área. El control contable comprende el plan de organización y los procedimientos y registros que se relacionen con la protección de los activos y la confiabilidad de registros financieros, y por consiguiente se diseñan para prestar seguridad razonable de que:

a) Las operaciones se ejecuten de acuerdo con la autorización general o específica de la administración.

b) Se registren las operaciones como sean necesarias para 1) permitir la preparación de estados financieros de conformidad con los principios de contabilidad generalmente aceptados o con cualquier otro criterio aplicable a dichos estados, y 2) mantener la contabilidad de los activos.

c) El acceso a los activos se permite sólo de acuerdo con la autorización de la administración. d) Los activos registrados en la contabilidad se comparan a intervalos razonables con los activos

existentes y se toma la acción adecuada respecto a cualquier diferencia.

Los controles administrativos y los controles contables internos se separan con toda claridad para fines de definición; en una situación real, en cambio, no siempre resulta clara esta distinción. El sistema de control puede tener fines tanto de controles administrativos como de controles internos de contabilidad. Como estas características de control pueden influir sobre la información en los informes financieros, deben ser consideradas por el auditor para su revisión. Por ejemplo, una característica de control que se relacione sobre todo con la comprobación de la calidad en los productos fabricados para la venta, al mismo tiempo podría tener implicaciones financieras en cuanto a la contabilización adecuada de los artículos que se retiren de la producción para fines de prueba.

4. DISEÑO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO CONTABLE Bases del diseño Las bases del diseño de un sistema de control interno eficaz están determinadas por el riesgo. Y este consiste en la probabilidad de ocurrencia de hechos previstos e imprevistos que modifiquen de manera sustantiva el logro de metas y cumplimiento de objetivos empresariales. El riego en las empresas, se descubre y encuentra en las áreas de mayor nivel de criticidad; esto es, en las áreas donde existe la mayor probabilidad de que se produzcan hechos previstos o imprevistos, por lo tanto, donde deben tomarse los resguardos y protecciones se seguridad que se estimen como los más adecuados a las circunstancias.


La misma NAGA 44 citada, expresa que el control interno comprende cinco componentes interrelacionados: El ambiente de control: Refleja el estilo de una organización e influye en la conciencia de control de los miembros de la organización. Es la base de todos los otros componentes del control interno, entregando disciplina y estructura. La evaluación de riesgo: Es la identificación y análisis que hace una entidad de los riesgos relevantes para lograr sus objetivos, estableciendo las bases para determinar como se deben administrar los riesgos. Las actividades de control. Son las políticas y procedimientos que ayudan a asegurar que se estén ejecutando las directrices de la Administración. La información y comunicación: Son la identificación, captura e intercambio de información de una manera y en un marco de tiempo que permitan a las personas llevar a cabo sus funciones y cumplir con sus responsabilidades. El monitoreo: Proceso que permite evaluar la calidad de la gestión del control interno a lo largo del tiempo. El cumplimiento y aplicación de estos cinco componentes es lo que permite alcanzar los objetivos, de ahí la estrecha vinculación entre objetivos empresariales y componentes del sistema de control interno o relación de dependencia y cumplimiento, como se aprecia en el cuadro que sigue .

Relación objetivos empresariales y Control Interno

OBJETIVOS EMPRESARIALES

Componentes del CI

1. Ambiente de control 2. Evaluación de riesgo 3. Actividades de control 4. Información y comunicación 5. Monitoreo

Responsable Para cumplir con el objetivo de la información financiera de proporcionar información útil para los inversionistas y los acreedores para la toma de decisiones económicas racionales, la administración tiene la responsabilidad de diseñar y mantener un sistema de control interno contable que produzca información financiera confiable y oportuna. Aunque los auditores externos también pueden aconsejar a la administración sobre el diseño inicial del sistema de control interno contable, identificar debilidades importantes en el sistema y ofrecer recomendaciones para revisiones del sistema, la responsabilidad de un buen control interno descansa claramente en la administración.

Costo beneficio En el diseño inicial de un sistema de control interno contable y en cualquiera de las revisiones subsecuentes, tanto la administración como los auditores deben tener en cuenta el concepto de certeza razonable o costo beneficio. Este concepto reconoce que el costo de un procedimiento de control interno no debe exceder los beneficios esperados. No importa cuánto sea el costo, no se puede diseñar y operar sistema alguno que dé certeza absoluta de que se cumplirán sus metas, aunque se debe incurrir en los costos suficientes para tener certeza razonable de que se logren los beneficios deseados.

Relaciones de dependencia y cumplimiento


Por ejemplo, no existe justificación para un procedimiento de control que necesite la utilización de un empleado adicional con remuneración mensual de $1.000.000, cuando el único beneficio es el control de Fondos Fijos por $200.000. Por lo general, las decisiones de control no tienen soluciones tan obvias.

Limitaciones Acerca de los procedimientos, tanto de control administrativo como de control interno contable, la administración debe estar atenta al hecho de que un cambio en condiciones puede hacer que el sistema original ya no sea aplicable. Por consiguiente, se debe revisar con frecuencia el sistema para determinar lo apropiado de cada procedimiento. La efectividad de los controles internos contables es limitada si los empleados dejan de cumplir sus deberes debido a que no comprenden las instrucciones, se descuidan, o cometen errores de criterio. Algunas características de un sistema de control interno contable dependen para su efectividad de la segregación de funciones. Si llegara a existir colusión entre los empleados a quienes se les asignan los trabajos, podría quedar invalidada la efectividad de estos controles internos contables también pueden ser evadidos por personal de administración que manipule el sistema y emita directrices para pasar por alto provisiones en el sistema tal como ha sido diseñado.

5. PRINCIPIOS DE CONTROL INTERNO El sistema de control interno de cada empresa se diseña para satisfacer las necesidades específicas de sus objetivos de organización, operación y dirección. Para ello, existen ciertos principios generales que se encuentran en los sistemas mejor diseñados. En este capítulo se estudian los siguientes:

• Ambiente del control interno contable; • Plan de organización; • Autorización, contabilización y protección de activos; • Calidad y entrenamiento del personal; • Documentación del sistema; • Pruebas de exactitud, y • Función de auditoría interna.

Ambiente del control interno Cuando la administración mantiene un ambiente de negocios que pone énfasis en un nivel apropiado de conciencia de control, es probable que la compañía tenga un sistema de control interno efectivo. El ambiente del control interno se refleja en las políticas de la administración que tienen implicaciones de control. Algunos ejemplos de dichas políticas son:

1) Una declaración que reciba amplia divulgación sobre la conducta corporativa; 2) Observancia forzosa de las políticas corporativas; 3) Controles presupuestales rigurosos; 4) Apoyo de una función efectiva de auditoría interna, y 5) Prácticas para contratar personal competente e íntegro.

La alta dirección, el consejo de administración y su comité de auditoría, influyen todos en la creación de un ambiente apropiado de control interno a través de una estructura de organización efectiva, sanas prácticas de administración, apego a las normas apropiadas sobre conducta ética, y cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables. La administración logrará mayor comprensión y aceptación de estas prácticas si se expresan mediante políticas y procedimientos por escrito.


Plan de organización Cada empresa se organiza de tal manera que cumpla sus objetivos de negocios de un modo efectivo y eficiente. Su ubicación, la naturaleza de sus productos o servicios, su tamaño, estructura financiera y de operación, son factores que influyen sobre el plan de organización de una compañía. Aunque el plan de cada compañía reflejará sus características individuales, existen algunos principios de control interno de aplicación general al plan de organización. Un principio fundamental del control interno contable es que debe existir un plan de organización para establecer con claridad la responsabilidad en el desempeño de todas las funciones. Cuando a una persona o departamento se le asigna la responsabilidad de una función en particular, también se le debe conceder la autoridad necesaria para actuar en esa área. No se le deben asignar a una persona responsabilidades para actividades, a menos que también se le conceda la autoridad. Un concepto importante del control interno contable que debe implementarse en una organización adecuadamente planeada es la separación de funciones incompatibles; las líneas de autoridad y responsabilidad deben mantener las funciones de operación y custodia separadas de la función de registro. Una persona en una posición donde pueda cometer errores e irregularidades no debe encontrarse en situación de poder esconderlos, y los controles contables deben ser diseñados para eliminar las posibilidades de que esto suceda. Las operaciones deben ser organizadas de tal modo que al menos dos personas o departamentos participen en cada operación. Así el trabajo de una persona se utilizará para verificar la exactitud del trabajo de la otra. Si no existe colusión entre las dos personas es probable que se descubran los errores e irregularidades. La utilización de varias personas para manejar una sola operación aprovecha el entrenamiento especializado de cada una de ellas y evitará la duplicidad de trabajos.

Autorización, registros y protección de activos Un sistema de control interno contable efectivo contiene características que aseguran la ejecución de las operaciones de acuerdo con el deseo de la administración. Los registros contables deben llevarse de tal manera que permitan la posibilidad de contabilizar los activos y la preparación de estados financieros apropiados. Además, el uso de los activos debe quedar restringido a los propósitos deseados por la administración. Para alcanzar estas metas la administración debe establecer dentro del sistema de control interno contable varios puntos en los cuales es necesaria su autorización; hacer registros para establecer la contabilización de los activos, establecer procedimientos para protegerlos. Autorización general y específica. La autoridad final en una organización corporativa está en manos de los accionistas quienes la delegan a consejo de administración, funcionarios y otros miembros del equipo de administración. La administración a su vez delega su autoridad a personas o departamentos específicos al autorizarlos a llevar a cabo ciertas acciones. Esta autorización puede ser general o específica. La autorización general establece las condiciones generales bajo las cuales se aprueban las operaciones. La autorización se relaciona con identificación de las condiciones generales a cumplir, siempre que la aprobación se relacione con una operación específica que cumpla con las condiciones establecidas en la autorización general. Por ejemplo, la administración autoriza que se conceda crédito a los clientes que cumplen con ciertos criterios. Cuando un cliente que cumple con estos criterios solicita crédito se aprueba la solicitud de acuerdo con la autorización general. La autorización específica comprende tanto las condiciones exactas como las personas individuales participantes. El consejo de administración, al decidir tomar un préstamo por $4.5 millones de una institución financiera en particular, está concediendo autorización específica para esa operación. En contraste, es una autorización general la que concede al departamento de compra el derecho de comprometer a la compañía hasta un máximo de $30.000 con un solo proveedor para insumos regulares de operación.


Ejecución de transacciones. El término transacción se refiere tanto a:

1) El intercambio de activos y servicios entre la compañía y grupos externos, y

2) El traspaso y uso interno de activos y servicios dentro de la compañía. El sistema de control interno contable debe ser diseñado de modo que cada transacción que se lleve a cabo esté debidamente autorizada, bien sea general o específicamente. Por lo general, debe existir alguna evidencia que pruebe que la persona que aprueba la transacción tiene autoridad para hacerlo. En ocasiones la evidencia de que las transacciones se están llevando a cabo de la manera autorizada puede ser un sólo documento, como sería un comprobante de caja chica firmado por la persona. Otras veces, tal vez se necesiten varios documentos para establecer la posibilidad de contabilización y la autorización. Registro de transacciones. El sistema de controles internos de contabilidad debe permitir el registro de transacciones por la cantidad apropiada, en la cuenta adecuada, y en el periodo en el cual se llevó a cabo la transacción. Es en extremo importante el rápido registro del efectivo, valores realizables y otras partidas en extremo susceptibles de errores e irregularidades. Una vez que se hace el registro inicial de la transacción se reduce el riesgo de desfalco. Aunque el registro apropiado de las transacciones no asegura la preparación de estados financieros correctos, es indispensable para lograrlos. El uso de documentos prenumerados es una ayuda valiosa para establecer que se registraron todas las operaciones. Por supuesto, el uso de documentos prenumerados no tiene valor en sí mismo, sino que el valor se encuentra en la contabilización de todos los números y la explicación de cualquier número faltante. Otro ejemplo de una característica de control para ayudar a asegurar el registro apropiado de las operaciones, es el uso del número de la cuenta del cliente y su apellido para obtener acceso a la cuenta a través de una terminal de procesamiento electrónico de datos. Se puede registrar con facilidad un número de cuenta incorrecto, pero se debe detectar el error cuando el programa de la computadora compara el apellido del cliente que se le acaba de alimentar con el que existe en el archivo. Acceso de los activos. Una compañía posee activos para usarlos en sus negocios y el éxito de la empresa está relacionado estrechamente con el uso eficiente de los activos. El sistema de control contable debe limitar el uso de los activos a los fines autorizados por la administración. Al proteger los activos se debe limitar el acceso a los mismos sólo a personal autorizado. El acceso incluye el contacto físico con los activos así como el acceso indirecto mediante la autoridad para autorizar su uso y venta. Se debe hacer periódicamente una comparación de los registros y los activos físicos disponibles. La investigación de las causas de cualquier diferencia puede revelar debilidades en el sistema de control interno contable, en su diseño o en su funcionamiento. Se debe tomar la acción correctiva necesaria para rectificar cualquier debilidad en el sistema, y por supuesto se deben ajustar los registros para que reflejen los activos existentes. La frecuencia de la comparación de los registros con los activos varía de acuerdo con la naturaleza del activo. Para aquellos donde exista un alto riesgo de que se haga mal uso de los mismos se debe aumentar la frecuencia.

Calidad y entrenamiento del personal Incluso en las operaciones más automatizadas el buen éxito de la empresa depende en gran parte de la calidad de los empleados. Por consiguiente, el éxito de cualquier sistema de control interno contable depende para su diseño e implementación del personal calificado. La cuidadosa selección de los posibles empleados debe dar como resultado la selección de aquellos que tengan los antecedentes y las aptitudes para llevar a cabo las tareas que se les asignen. No obstante, a pesar de su capacidad es muy probable que las personas no realicen con propiedad el trabajo sin un entrenamiento adecuado. Un programa completo de entrenamiento a todos los niveles de operaciones, junto con la supervisión, que incluye frecuentes revisiones y evaluación del trabajo de cada empleado, contribuyen grandemente al buen éxito de un sistema de control contable.


Fianzas de fidelidad. La fianza de fidelidad, un tipo de seguro, cuida de la indemnización a la compañía en caso de desfalco por el empleado cubierto por la fianza. Cada empleado que tiene acceso al efectivo, a los activos negociables u otros activos que puedan ser fácil objeto de malos usos, debe ser afianzado. Incluso el sistema de control interno contable diseñado con la mayor habilidad puede ser violado por una persona que esté determinada a hacerlo, y por consiguiente la administración no debe dar por sentado que el sistema de la compañía ofrece protección contra desfalcos hasta el grado de que se consideren innecesarias las fianzas de fidelidad. Además de la indemnización en caso de pérdida, las fianzas de fidelidad proporcionan un factor disuasivo psicológico. Las investigaciones que llevan a cabo las compañías de fianzas antes de afianzar a un empleado tienden a desanimar a tomar un empleo que exija fianza a cualquier persona que tenga intenciones de cometer desfalco. Vacaciones y rotación de trabajos. Para la mayoría de los trabajos es deseable tener más de un empleado entrenado para realizar las tareas. Al hacer que un sustituto realice las tareas de un trabajo en particular mientras el empleado que ocupa ese puesto sale de vacaciones, se detectan errores e irregularidades en el desempeño normal del trabajo. Cuando varios empleados están entrenados para un trabajo, la rotación de los mismos en un trabajo evita que los empleados preparen algún programa para llevar a cabo un desfalco porque saben que alguien más ocupará ese trabajo después de un corto periodo de tiempo y es muy probable que se descubra su plan.

6. DOCUMENTACIÓN DEL SISTEMA

Con el fin de que todas las personas participantes comprendan el sistema general de control interno contable y en particular las responsabilidades asignadas a cada persona, se deben establecer con claridad y por escrito las líneas de autoridad, responsabilidad y todas las políticas y procedimientos. Los siguientes párrafos describen algunos de los requisitos fundamentales de documentación. Organigrama. Las líneas de autoridad y responsabilidad se presentan en forma de diagrama mediante un organigrama. Debe ser evidente la separación de la función de registro de las funciones de operación y custodia. También el organigrama debe mostrar al auditor interno en una posición de asesoría, de preferencia rindiendo sus informes a un comité de auditoría del consejo de administración o a un funcionario administrativo de alto nivel. Un organigrama, como el que se presenta en la figura da una visión amplia de la estructura de organización de una compañía. Lo más probable es que se presenten en otros documentos los detalles de las políticas de la compañía y las responsabilidades de cada trabajo.

Manual de cargos y funciones. Para cada trabajo dentro de una organización existe por lo general una descripción por escrito de las tareas a realizar y de la autoridad y responsabilidad que se le confieren a la persona que ocupe esa posición. Estas descripciones de puestos ayudan al empleado a familiarizarse con los requisitos de un nuevo trabajo. El superior a quien un empleado presenta sus informes debe estar constantemente para detectar cualquier desviación intencional, por equivocación o descuento a partir de los procedimientos señalados y tomar una acción correctiva cuando sea necesario. Los cambios en

Directorio Gerente

comercial producción finanzas personal

Auditoría


condiciones pueden ocasionar que cambie la naturaleza de un trabajo y habrá que modificar la descripción del puesto cada vez que sea necesario. Manual de políticas y procedimientos. Las directrices de la administración sólo se pueden cumplir cuando se conocen, y una de las maneras más efectivas de hacer que se conozcan es establecerlas con claridad y por escrito. Para asegurar que las partidas similares reciban tratamientos uniformes se necesita que exista una declaración del método de contabilidad para diversos tipos de transacciones. El manual de políticas y procedimientos se clasifica en secciones de acuerdo con las divisiones u operaciones de la compañía. A los empleados de la fábrica se les puede entregar sólo la sección general y aquellas que se relacionan con asuntos de producción, mientras que el personal de ventas debe recibir la sección general y la parte relacionada con ventas. Diagrama de flujos. Un método particularmente efectivo de reflejar las relaciones entre las diversas funciones de las operaciones de una compañía es la utilización de un diagrama de flujos que muestre gráficamente las interrelaciones de los sistemas operativos. En particular en un sistema de procesamiento electrónico de datos, es necesario tener un diagrama de flujos del sistema que refleje las diversas funciones que realizan las personas y las máquinas. El diagrama de flujos de un sistema es un método efectivo de mostrar el flujo de la información, los diversos pasos que se llevan a cabo, la distribución de formas y los controles establecidos en las diversas operaciones. El diagrama de flujos también puede ser una herramienta valiosa en el diseño de un sistema de control efectivo así como un mecanismo útil para comunicar los procedimientos detallados a realizar. Una sección del siguiente capítulo describe las técnicas básicas de la elaboración de diagramas de flujos. Manual de Contabilidad y otra documentación. El catálogo de cuentas es un documento que ayuda a asegurar que las partidas de naturaleza similar sean registradas de la misma manera. Queda complementado por un instructivo que da información adicional sobre el tipo de operaciones a registrarse en cada cuenta. Debido a la naturaleza individual de un sistema de control interno contable, es imposible describir toda la documentación necesaria aplicable a una compañía específica. Por ejemplo, una compañía con un sistema de procesamiento electrónico de datos tendrá un manual elaborado en computadora que describa los procedimientos a seguir al procesar diversos tipos de información.

Controles de exactitud El sistema de control interno contable también debe utilizar todos los procedimientos disponibles para asegurar el funcionamiento apropiado del sistema y la corrección de los informes y estados producidos. A continuación se describen ejemplos de estos controles de exactitud. Cuentas de control. El uso de cuentas de control es un procedimiento sencillo que resulta ser muy efectivo como una prueba de exactitud. Si a la cuenta de control de cuentas por cobrar se le hacen pases de una fuente y a las cuentas individuales se le hacen pases desde otra, el hecho de que la cuenta de control concuerde con las cuentas detalladas representa la prueba de que las fuentes concuerdan. Puede aún haber irregularidades por la existencia de colusión entre las dos fuentes y existir errores debido a que los detalles se pasen a la cuenta de cliente equivocada. Partida doble. El simple hecho de utilizar el sistema de teneduría de libros por partida doble es un procedimiento de control interno contable que da cierta seguridad de exactitud. El equilibrio de los cargos y los abonos ayuda a establecer la exactitud del trabajo de los empleados de oficina, pero no lo garantiza. Por ejemplo, el uso del sistema de partida doble ayuda a establecer la contabilización de los activos. Según se traspasan los activos a través del proceso de producción de una forma a otra, o cuando son transferidos de una división a otra, el uso de los cargos y abonos registra a la vez la incorporación contable y su descarga. Según disminuye la utilidad de los activos el sistema de la partida doble refleja el traspaso de la situación de activo a la de gasto. Controles de lotes. El establecimiento de un control mediante lotes es un procedimiento particularmente aplicable a los sistemas de procesamiento electrónico de datos, pero se puede emplear con efectividad en muchas otras situaciones. En cualquier momento que sea necesario registrar un grupo de transacciones o


se tenga que manipular de algún modo un grupo de datos, se debe establecer una cifra de control para ese grupo. Fondos fijos. El uso del sistema de fondos fijos es otro tipo de control usado para determinar la exactitud. El ejemplo más común es la cuenta de caja chica, en la cual el custodio tiene la responsabilidad en todo momento de una cantidad establecida. Esta cantidad está representada bien sea por dinero o por facturas pagadas. Se reintegra y completa el fondo hasta la cantidad establecida sólo mediante la presentación y cancelación de las facturas o recibos que lo respaldan. Se puede usar un sistema similar para establecer control sobre el efectivo de una sucursal o división.

Control interno contable en negocios pequeños En muchos negocios pequeños no resulta práctico implementar todos los conceptos de control interno contable que se estudiaron en este capítulo. Quizá una compañía pequeña tendría que contratar empleados adicionales sólo para separar las tareas y rotar los trabajos. En un negocio pequeño el sistema contable es por lo general bastante sencillo y no necesita emplear muchas personas. No obstante, el sistema debe estar bien organizado y existir documentación de modo que todos los empleados conozcan sus tareas y responsabilidades. En un negocio pequeño el sistema de control se refuerza con la participación del dueño en la operación del sistema. El dueño debe intervenir en tareas tales como: autorizar las compras, firmar cheques, distribuir la nómina, abrir la correspondencia, revisar la relación de cuentas por cobrar vencidas, inspeccionar el inventario disponible y observar el desempeño de los empleados en sus trabajos. De hecho podría decirse que a veces el dueño realiza funciones de auditor interno. El dueño debe exigir que se preparen estados financieros a intervalos frecuentes, y estos estados deben ser revisados quizá con la asesoría del contador independiente de la compañía, y siempre que sea necesario tomar las acciones correctivas apropiadas.

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