ESCUELA NACIONAL DE BIBLIOTECONOMÍA Y … · Congreso de la Unión, con el enfoque de...
84
SECRETARÍA DE EDUCACIÓN PÚBLICA DIRECCIÓN GENERAL DE EDUCACIÓN SUPERIOR UNIVERSITARIA ESCUELA NACIONAL DE BIBLIOTECONOMÍA Y ARCHIVONOMÍA PROPUESTA DE ORGANIZACIÓN DE LA UNIDAD DE DOCUMENTACIÓN DE TRÁMITE DE LA SECRETARÍA DE SERVICIOS PARLAMENTARIOS DE LA H. CÁMARA DE DIPUTADOS, DEL CONGRESO DE LA UNIÓN, CON EL ENFOQUE DE ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS PERT TESINA QUE PARA OBTENER EL TÍTULO DE LICENCIADO EN ARCHIVONOMÍA PRESENTA: ANTONIO MARTÍNEZ LIRA ASESORES:Lic. Laura CristinaTorres Martínez Lic. Eric Aquino Hernández MÉXICO, D.F. 2008
Transcript of ESCUELA NACIONAL DE BIBLIOTECONOMÍA Y … · Congreso de la Unión, con el enfoque de...
SECRETARÍA DE EDUCACIÓN PÚBLICA
DIRECCIÓN GENERAL DE EDUCACIÓN SUPERIOR UNIVERSITARIA
ESCUELA NACIONAL DE
BIBLIOTECONOMÍA Y ARCHIVONOMÍA
PROPUESTA DE ORGANIZACIÓN DE LA UNIDAD DE
DOCUMENTACIÓN DE TRÁMITE DE LA SECRETARÍA
DE SERVICIOS PARLAMENTARIOS DE LA H.
CÁMARA DE DIPUTADOS, DEL CONGRESO DE LA
UNIÓN, CON EL ENFOQUE DE ADMINISTRACIÓN DE
PROYECTOS PERT
T E S I N A
Q U E P A R A O B T E N E R E L T Í T U L O D E
L I C E N C I A D O E N
A R C H I V O N O M Í A
P R E S E N T A :
A N T O N I O M A R T Í N E Z L I R A
ASESORES : L i c . L a u r a C r i s t i n a T o r r e s M a r t í n e z
L i c . E r i c A q u i n o H e r n á n d e z
MÉXICO, D.F. 2008
Propuesta de organización de la unidad de documentación de trámite, de la Secretaría de Servicios
Parlamentarios de la H. Cámara de Diputados, del Congreso de la Unión, con el enfoque de administración
de proyectos PERT.
Tabla de contenido.
Prefacio. IV Introducción. VI CAPÍTULO I La Cámara de Diputados y la Unidad Documental de Trámite de la Secretaría de Servicios Parlamentarios
1.1.1. Antecedentes generales de la Cámara de Diputados 1 1.1.2. Misión, Visión y Objetivo de la Cámara de Diputados y la Secretaría de Servicios Parlamentarios
3
1.2. Marco Jurídico Normativo 5 1.3. Antecedentes de la Secretaría de Servicios Parlamentarios 6 1.3.1. Estructura orgánica 7 1.3.2. Funciones de la Secretaría de Servicios Parlamentarios 9 1.4. Diagnóstico documental del archivo de trámite de la Secretaría de Servicios Parlamentarios
10
1.4.1. Mecanismos de gestión del archivo de trámite 11 1.4.2. Identificación y características documentales del acervo 11 1.4.3. Servicios 11 1.4.4. Usuarios 12 CAPÍTULO II La administración de proyectos en la organización de archivos
2.1. Fundamentos de la archivística 14 2.1.1. Principio de procedencia 15 2.1.2. Principio de orden original 17 2.1.3. Ciclo Vital del Documento 18 2.2. Fase activa de la documentación y la Unidad de Documentación de Trámite
20
2.3. Organización de archivos 22 2.3.1. Identificación 23 2.3.2. Clasificación 25 2.3.3. Ordenación 26 2.3.4. Descripción 27 2.4. Administración de Proyectos 29 2.5. Técnica de Revisión y Evaluación de Programas (PERT) 31 2.5.1. Características y elementos del PERT 32 2.6. Administración de proyectos archivísticos 33 CAPÍTULO III Propuesta de administración de proyecto, para la Unidad de Documentación de Trámite, de la Secretaría de Servicios Parlamentarios con el enfoque de la técnica PERT
A) Propuesta de aplicación de la técnica PERT, conforme a sus reglas. 36 3.1. Establecimiento de objetivos y metas de la propuesta del proyecto 37 3.2. Planeación de los procesos técnicos 38 3.2.1. Descripción general de actividades del archivo de trámite. 39 3.2.2. Asignación de tiempo y recursos 41
II
3.2.3. Diagrama de red 43 3.2.4. Estimación de tiempos 57 3.3. Propuesta de implementación del proyecto, en función a la planeación de procesos archivísticos, de acuerdo con la técnica PERT
58
B) Propuesta del proceso de organización archivística 59 3.5. Identificación de las series documentales del proceso legislativo y las administrativas
59
3.6. Aplicación del Cuadro de clasificación de la Secretaría de Servicios Parlamentarios
61
3.7. Expurgo 62 3.8. Glosa de los expedientes 63 3.9. Criterios para la ordenación 64 Conclusiones 65 Bibliografía 69 Anexo 1. Cuadro General de Clasificación Archivística de Funciones Sustantivas de la Secretaría de Servicios Parlamentarios
73
III
Prefacio.
Una de las principales razones que me motivaron a elegir el presente
tema de investigación, fue el hecho de estar trabajando constantemente durante
varios años con documentación que se gestiona en los archivos de trámite y que
a pesar de todo el conocimiento teórico y metodológico adquirido durante toda
mi permanencia de la licenciatura en archivonomía en la Escuela Nacional de
Biblioteconomía y Archivonomía, me parece que no es del todo suficiente para
cubrir las expectativas sobre la organización de la información, en las unidades
documentales de trámite. En un mundo cada vez más competitivo, es necesario
buscar nuevas formas, que de forma obligada haga que los actores involucrados
en la organización de los archivos de trámite recurran a diversas estrategias
retomadas de la administración de proyectos con sus muy diversas técnicas
como lo es el PERT, bastante explotada en el campo de la ingeniería y retomada
ya en diversas áreas de conocimiento, por lo que a mi parecer esta técnica
puede auxiliar a la archivística.
La aplicación de la archivística que beneficia en buena medida la
organización y gestión de la información sobre todo en sus fase activa del
documento, en la actualidad no es suficiente cumplir con lo establecido y con
requisitos mínimos para sacar adelante, impulsar y dirigir el archivo, es por ello
preciso complementar la metodología archivística con la técnica, PERT que
contengan un conjunto de aplicaciones como calidad, agilización de servicios de
investigación a un menor tiempo y costo, entre otras, que permitan marcar
diferencias sustantivas con la metodología tradicional, es lo que se pretende
fundamentar con la propuesta de aplicación del PERT en la archivística. De no
aplicar la administración de proyectos en la organización archivística, las tareas
y actividades se llevarían a cabo de forma libre, sin planeación y control, lo que
se deriva en la perdida de recursos de forma irracional, es lo que la actual
propuesta pretende rescatar de la administración de proyectos como un apoyo a
la archivonomía de tal manera que se tenga el valor agregado a la
administración de la información.
IV
Una de la dificultades que se presentaron durante la realización de la
investigación, fue en la realización del capítulo tres, durante la revisión de los
procesos, en cuanto a su enfoque metodológico, ya que la técnica PERT es
integral y sistémica, de tal forma de que si durante la planeación no se asientan
las bases bien desde un principio, y surgen modificaciones, al realizarlas afectan
a todo el proyecto en cadena, ya que todo esta interrelacionado y de no llevarse
a cabo estas modificaciones metodologicas, se corre el riesgo de romper con los
principios archivísticos, que se puede traducir en despilfarro de tiempo y
recursos por no complementar de forma correcta ambos estudios.
V
Introducción.
El trabajo de investigación es una propuesta de organización, en la unidad
de documentación de trámite, del área parlamentaria, de la Secretaría de
Servicios Parlamentarios, dependiente de H. Cámara de Diputados, del
Congreso de la Unión, con el enfoque de administración de proyectos de la
Técnica de Revisión y Evaluación de Programas (PERT), ésta propuesta abre un
nuevo enfoque de cómo la administración de proyectos hará más rentable la
organización del documento en sus fase activa, en la que se pueda planificar
con tiempo las actividades archivísticas en su unidad de documentación de
trámite.
El motivo de elección de éste tópico, parte de las condiciones en las que
se encuentra uno de los archivos de trámite del Poder Legislativo Mexicano,
específicamente en la Cámara baja, así como su situación y problemática actual,
para lo cual se presenta una propuesta viable de solución, que no se limita solo
al ámbito archivístico, sino que es reforzada por la administración de proyectos,
apoyada con una de sus principales herramientas como lo es la técnica PERT.
La razón principal que tuve por incursionar en el estudio de la
documentación en su fase activa y de cómo tiene que ser organizada en las
unidades documentales de trámite, es la oportunidad que he tenido en laborar
en diversos archivos de trámite, tanto en sector público, como privado en las que
el tiempo es un factor determinante, que va muy relacionado a los recursos en la
que el aprovechamiento de ambos factores, son primordiales aplicar la
metodología la archivística.
Además la poca bibliografía existente en lo que respecta a la
administración de proyectos en los archivos de trámite y su mejor organización
en términos de planeación, es uno de los motivos por lo que se tomo la decisión
de desarrollar el presente trabajo, con la finalidad de que cubra parte de este
vació, e inclusive fomentar el uso y aprovechamiento de este tipo de técnicas
como una herramienta útil dentro del campo de la archivística.
VI
La estructura del texto se desarrolla en tres capítulos, en el primero de
ellos se explica la historia general de la Cámara de Diputados, y de la Secretaría
de Servicios Parlamentarios, así como de la unidad documental de trámite y se
da un breve esbozo de su situación actual, así como su problemática, sin ser un
exhaustivo estudio histórico y de diagnostico, solo con fines de contextualizar al
archivo de trámite y el ámbito en que se desarrolla. El capítulo segundo aborda
el marco teórico archivístico, y la administración de proyectos, específicamente
la técnica PERT, que describe los pasos a seguir dentro del proceso general de
un archivo, haciendo énfasis en la etapa activa del documento y su respectivo
ámbito espacial, siendo este el de trámite.
El trabajo se realizó bajo un proceso de Investigación documental, a
través del cual se realizá una descripción, de la problemática, marco teórico y
conceptual, para que a partir del análisis efectuado en los primeros capítulos
abordando el marco referencia en un principio, que resume la historia
institucional y su contexto en el poder legislativo, seguido del marco teórico en
que se sustenta la disciplina archivística.
Para finalizar el tercer capítulo refleja la síntesis de los primeros dos
capítulos, donde se conjugan para darle forma al último apartado, que es la
cohesión y complementación de la archivística auxiliada con la técnica PERT, en
la que se sustenta que la aplicación de esta herramienta, en el campo de trabajo
de los fondos activos, en donde se racionaliza de manera oportuna, el tiempo y
los múltiples elementos disponibles en un archivo de trámite.
La justificación y propuestas de solución la alternativa sugerida, se
fortalece con diagramas de tareas, diagramas de red, tiempos y aspectos
principales de los procesos archivísticos que están en simbiosis con la
administración de proyectos. Se cierra la propuesta con las conclusiones,
bibliografía, y un anexo que sirva de referencia para futuras ampliaciones a este
nuevo enfoque de trabajo de organización en archivos de trámite.
VII
CAPÍTULO I.
La Cámara de Diputados y la Unidad Documental de Trámite de la
Secretaría de Servicios Parlamentarios.
El capitulo inicial presenta un recorrido histórico general del origen y
desarrollo de la Cámara de Diputados, hasta su institucionalización como parte
fundamental del Estado mexicano. Del mismo modo es presentada la manera en
que este poder del gobierno mexicano se ha venido normando, así como su
organización e integración estructural interna, funcionamiento y respaldo jurídico
que recibe sus facultades y organización; la creación de áreas administrativas de
apoyo, para enseguida abordar el punto central del estudio la Secretaría de
Servicios Parlamentarios, su origen, características, ubicación dentro de la
estructura orgánica de la Cámara, facultades, marco normativo, áreas que la
conforman, por lo que se abordarán características generales de servicios y
usuarios en torna a la unidad documental de trámite.
1.1.1. Antecedentes generales de la Cámara de Diputados.
Los antecedentes más remotos del congreso mexicano están plasmados
en el documento "Los Sentimientos de la Nación" en donde José María Morelos
y Pavón, enunciá la creación y existencia de un congreso al haber redactado
"que como la buena Ley es superior a todo hombre, las que dicte nuestro
congreso deben ser tales que obliguen a constancia y patriotismo moderen la
opulencia y la indigencia…".1 Este documento, fue leído por el generalísimo
Morelos, en la sesión inaugural de la histórica asamblea el 14 de septiembre de
1813 en Chilpancingo, capital del actual Estado de Guerrero2. A partir de la
segunda década del siglo XIX en pleno movimiento independentista en México,
se sientan las bases de la integración de un congreso.
Después de la consumación de la independencia se tuvieron que adoptar
nuevas formas de gobierno, por medio de instrumentos normativos como la
1 FUNDACIÓN ACADEMIA METROPOLITANA Sentimientos de la Nación. México, Instituto de la Administración Pública (I.A.P.) 1999. p.3 2 Idem.
Constitución de Apatzingán, expedida bajo el nombre de Decreto Constitucional
para la libertad de la América Mexicana, sancionada en Apatzingán el 22 de
octubre de 18133 . En el mismo texto describe la partición de poderes, en el
artículo 44 el cuerpo representativo de la soberanía del pueblo con el nombre de
Supremo Congreso Mexicano. Se crean, además dos corporaciones, la una con
el título de Supremo Gobierno, y la otra con el de Supremo Tribunal de justicia,
al igual que en los Sentimientos de la Nación; ambos documentos son un
reflejo de los ideólogos de las constituciones francesas de 1739 y 1795, que
fueron la inspiración doctrinal de en México sobre la división de poderes y su
respectivo parlamento4.
Al concluir la Independencia, la nueva nación notó que las instituciones
aún no estaban aún establecidas y era necesario darles forma, desvincularse del
lastre colonial y definir la nueva nación independiente, con su respectivo
congreso. Para darle al poder legislativo esa institucionalización, este tenia que
dotar al nuevo Estado de una constitución, aún en proyecto, por lo que el poder
legislativo "se depósito de manera provisional, en una junta de gobierno, a la que
se le denominó Soberana junta Provisional Gubernativa, con el carácter de
convocante más que constituyente como se le había atribuido en un principio."5
Instalando el congreso el 24 de febrero de 1822 y disuelto por Iturbide el 31 de
octubre del mismo año, por tal motivo no se pudo concretar una constitución que
definiera a una cámara legislativa dentro del esquema de estado.
En el año de 1824 quedo concluida la primera Constitución de México,
misma entró en vigor el 4 de octubre del mismo año, después del derrocamiento
del p de Agustín de Iturbide. En la nueva Constitución, en su título III. el Poder
Legislativo Sección I. en su Artículo 7.- Se deposita el poder legislativo de la
federación en un congreso general. Éste se divide en dos Cámaras, una de
diputados y otra de senadores, en la cual se establece la existencia de una
cámara de Diputados. Como dato adicional la república tomó el nombre de
Estados Unidos Mexicanos, y era definida con la forma de gobierno República
Federal y Representativa.
3 FERNÁNDEZ RUIZ, Jorge. Poder Legislativo. México. Porrúa. 2003. p 129 4 Ibidem. p. 130 5 Ibidem. p. 135
A través del devenir de la historia el congreso mexicano, durante la
segunda mitad del sigo XIX, en la constitución de 1857, surgió una ruptura
institucional, que dejo se ser bicamaral para establecer al Poder legislativo en
una sola cámara, tal como se describe en el Título III. de la división de Poderes
en su Sección I. Del Poder Legislativo del Artículo 51.- Se deposita el ejercicio
del supremo poder legislativo en una asamblea, que se denominará congreso de
la Unión. Por lo que respecta a la cámara de senadores sufre una falta de
continuidad durante este periodo, más no así en la de Diputados que mantuvo
su hegemonía por sobre el otro órgano legislativo. La situación no perduro por
mucho tiempo, siendo restaurada "la cámara de Senadores, durante la
presidencia de Sebastián Lerdo de Tajada, mediante las reformas
constitucionales aprobadas en noviembre de 1874"6 regresando nuevamente al
sistema bicameral, del poder legislativo.
En la última gran reforma del Congreso constituyente del año 1917, que
fue realizada a la Constitución política de los Estados Unidos Mexicanos, de
cierta forma ratifica la división de poderes como ya se había establecido en sus
predecesoras, ratificando nuevamente la Cámara de Diputados en su Capítulo I
de la división de poderes en su Artículo 49. El Supremo Poder de la Federación
se divide, para ejercicio, en Legislativo, Ejecutivo y Judicial. y Capítulo II del
Poder Legislativo en su Artículo 50. El Poder Legislativo de los Estados Unidos
Mexicanos se deposita en un Congreso general que se dividirá en dos cámaras,
una de diputados y otra de senadores. En estos apartados se ratifica el
bicamerismo, por lo que a esta constitución tuvo reformas de mayor impacto en
este aspecto en particular, que versan sobre el poder legislativo, como congreso
general y sus dos cámaras principalmente la de diputados.
1.1.2. Misión, Visión y Objetivo de la Cámara de Diputados y la Secretaría
de Servicios Parlamentarios.
Dentro de los derechos que le ha otorgado la división de poderes, al poder
legislativo es la facultad de desempeñar cometidos en su ámbito de
competencia, los cuales tienen que ser definidos en una misión que en términos
6 Ibidem. p. 210.
generales describe el concepto y la naturaleza de una organización, por lo tanto
la cámara de diputados define su misión como: sujeción a las reglas que rigen el
sistema bicameral, tiene como función iniciar, discutir y aprobar las normas
jurídicas de carácter general, impersonal y abstracto de aplicación en nuestro
país, cumpliendo funciones de carácter deliberativo, de fiscalización, control y
jurisdiccionales, atendiendo los principios de: Responsabilidad y compromiso con
la sociedad, Objetividad e Imparcialidad en el desarrollo de sus atribuciones,
Eficiencia y mejora continúa en el desarrollo de los procesos legislativos,
parlamentarios y administrativos. Transparencia en el funcionamiento de cámara
en su conjunto.”7
La visión es la imagen que se tiene hacía donde se quiere llegar y de
cómo se quiere ver la organización como institución, en un futuro definido y
deseable, que sea lo suficientemente claro y motivador para todos los
involucrados con la institución, da tal forma que la cámara define su visión:
"como un espacio republicano, de representación plural, autónoma en sus
decisiones para la conformación de un marco jurídico que contribuya a fortalecer
la gobernabilidad, el bienestar y la seguridad de la sociedad, en un contexto de
transparencia y credibilidad en el ejerció gubernamental"8
Toda organización o institución al establecer su misión y visión, debe
proceder a definir sus objetivos estratégicos o de largo plazo, es decir, aquellos
que orientan el camino hacia un fin determinado y en ciertos tiempos, que
deberán de ser concretos, claros y fáciles de entender. El manual de
organización de la cámara de diputados no define un objetivo único e integral de
todo el congreso, sin embargo, los expresa breve y sencillamente, por área, para
este trabajo en particular solo enunciaremos los objetivos de la Secretaría de
servicios parlamentarios.
Secretaría de servicios parlamentarios, Objetivo "Coordinar los programas
y actividades que apoyan el proceso legislativo y parlamentario de la cámara de
diputados, con oportunidad, imparcialidad y objetividad, así como compilar, 7 CÁMARA DE DIPUTADOS. Manual General de organización. México. 2006 p. 29. 8 Idem p. 29.
registrar y efectuar el seguimiento de los acuerdos del pleno y órganos de
gobierno, y coordinar los análisis e investigaciones que realizan los centros de
estudios"9
1.2. Marco Jurídico Normativo.
Las referencias normativas de la cámara de diputados se encuentran
establecidas en el Capítulo II del Poder Legislativo de la Constitución en su
artículo 50 que refiere "que el poder legislativo de los Estados Unidos Mexicanos
se deposita en un Congreso general, que se dividirá en dos Cámaras, una de
diputados y otra de senadores." Así mismo el artículo 77, le confiere facultades
de organización interna a cada una de las cámaras, que a la letra dice “Cada
una de las Cámaras puede, sin la intervención de la otra: I. Dictar resoluciones
económicas relativas a su régimen interior.” Cabe señalar que para este
recorrido histórico normativo tenemos que exceptuar al 76 que describe las
facultades exclusivas del senado.
Uno de los factores determinantes en la vida y orden normativo del
congreso mexicano es la de contar con una Ley orgánica del Congreso General
de los Estados Unidos Mexicanos, citada Ley fue publicada en el Diario Oficial
de la Federación el 3 de septiembre de 1999, con la novedad de la creación de
una secretaría general y dos secretarias, siendo estas la de servicios
parlamentarios y la servicios administrativitos y financieros.
Hasta este momento no se ha enunciado un marco jurídico que contemple
al archivo y sus actividades dentro de la normativa, por que este no esta
delimitado puntualmente, pero este detalle no es limitativo a cualquier archivista
profesional, que de estos dos cuerpos normativos, seria capaz de conocer las
actividades y funciones de la institución con miras a establecer el cuadro general
de clasificación y es por ello, que hay que ver al marco jurídico normativo en todo
su contexto.
9 Ibidem p. 125
1.3. Antecedentes de la Secretaría de Servicios Parlamentarios.
La ley Orgánica del Congreso del año 1979 y su revisión y reformas del
año 1994, al paso de los años fueron obsoletas para un congreso al concluir el
siglo XX, debido a que las tareas y actividades parlamentarias y administrativas
se volvieron mayores y más complejas, además de contar con una cámara de
diputados más plural, con mucho más necesidades fue inevitable el diseño y
propuesta de una nueva estructura que permitiera cumplir al pleno las
comisiones y legisladores llevar a cabo de forma eficiente sus tareas legislativas
y administrativas, añadiendo tres áreas, siendo la Secretaría general y sus dos
secretarías subordinadas, la de Servicios administrativos y financieros, que en
su quehacer general lleva las funciones comunes y la Secretaría de servicios
parlamentarios que lleva funciones sustantivas del poder legislativo mexicano,
siendo publicadas estas reformas, para entrar en vigor en la publicación del
diario oficial de la federación, del día 3 de septiembre del año 1999.
La Secretaría de Servicios Parlamentarios fue creada en el año de 1999,
junto con el área a la que le reporta la Secretaría General y nace como parte de
una reforma integral a la Ley Orgánica del Congreso General, durante la LVII
Legislatura, particularmente al que se refiere a la constitución de los órganos
que integran al congreso y los servicios de carácter técnico y administrativo. La
Secretaría General y sus dos secretarías fueron una innovación más de la ley
orgánica del 1999, para la coordinación y ejecución de las tareas que permitan el
mejor cumplimiento de las funciones legislativas y la atención eficiente de sus
necesidades administrativas y financieras.10
10 MORA DONATTO, Cecilia. Estructura orgánica y funcional del poder legislativo mexicano. Coedición Porrua-Cámara de Diputados, LX Legislatura. 2006. p. 12.
1.3.1. Estructura orgánica.
Cada institución fija la forma de su organización y establece las
interrelaciones administrativas y operacionales, sobre los individuos y grupos de
trabajo, relacionado con niveles, procesos y sistemas, plasmados por lo regular
en instrumentos normativos, mejor conocidos como organigramas, siendo estos
"un instrumento legal que racionaliza la gestión administrativa, a fin de hacerla
más ágil, oportuna y eficaz, en que se organicen los servicios legislativos,
administrativos y financieros en un Congreso Nacional"11
La Secretaría de Servicios Parlamentarios depende de la Secretaría
General, misma que a su vez tiene que reportarle a la Conferencia para
dirección y organización de los trabajos legislativos, en virtud de que la
Conferencia tiene la "atribución de proponer al pleno el proyecto del estatuto que
regirá la organización y funcionamiento de la Secretaría general, de las
secretarías, de Servicios parlamentarios y de Servicios administrativos y
financieros, y demás centros y unidades"12
A la Secretaría de Servicios Parlamentarios le reportan cuatro direcciones
generales, que son las de Proceso Legislativo, Apoyo Parlamentario, Centro de
Documentación Información y Análisis, Crónica y Gaceta Parlamentaria, así
como otros cinco centros de estudio, siendo estos el de Derecho e
Investigaciones Parlamentarias, de Finanzas, Públicas, de Estudios Sociales y
de Opinión Pública, el de Desarrollo Rural y Soberanía Sustentable Alimentaría y
el de Adelanto de la las Mujeres y Equidad de Genero.13
11 CONGRESO NACIONAL DE LA REPÚBLICA DE ECUADOR. [en línea.] Reglamento orgánico funcional del congreso nacional. [Quito, Ecuador.] 2007 [citado 10 octubre, 2007] Disponible en Internet: http://www.congreso.gov.ec/organizacion/administrativa/administrativa.aspx 12 Op. cit. p. 70. 13 Ibidem. p. 156.
Estructura Orgánica de la Cámara de Diputados 14
14 Ibidem. p. 45.
1.3.2. Funciones de la Secretaría de Servicios Parlamentarios.
La Ley Orgánica del Congreso General de los Estados Unidos Mexicanos
establece que " la Secretaría de Servicios Parlamentarios le corresponde
agrupar y dar unidad de acción a los servicios de asistencia técnica a la
presidencia de la Mesa directiva; de la sesión; de las comisiones; del diario de
los debates; del archivo; y de bibliotecas." 15 Esta descripción señala cierto tipo
de servicios específicos, dirigidos a los órganos de gobierno, al desarrollo de la
sesión, al trabajo de las comisiones y sobre todo cabe destacar la función de
carácter informativo tanto de resguardo, consulta y difusión que recae en el
diario de los debates, archivo y biblioteca.
A partir del año de 1999, en la Ley Orgánica del Congreso General en su
artículo 49 define las funciones y servicios que desarrolla y señala que:
1. La Secretaría de Servicios Parlamentarios se integra con funcionarios de
carrera y confiere unidad de acción a los servicios siguientes:
a) Servicios de asistencia técnica a la Presidencia de la Mesa Directiva,
que comprende los de: comunicaciones y correspondencia; turnos y control de
documentos; certificación y autentificación documental; instrumentos de
identificación y diligencias relacionados con el fuero de los legisladores; registro
biográfico de los integrantes de las legislaturas; y protocolo, ceremonial y
relaciones públicas;
b) Servicios de la Sesión, que comprende los de: preparación y
desarrollo de los trabajos del Pleno; registro y seguimiento de las iniciativas o
minutas de ley o de decreto; distribución en el Pleno de los documentos sujetos a
su conocimiento; apoyo a los Secretarios para verificar el quórum de asistencia;
cómputo y registro de las votaciones; información y estadística de las actividades
del Pleno; elaboración, registro y publicación de las actas de las sesiones; y
registro de leyes y resoluciones que adopte el Pleno;
15 DICTAMÉN DE LA COMISION DE REGLAMENTOS Y PRACTICAS PARLAMENTARIAS, CON PROYECTO DE DECRETO QUE REFORMA EL TITULO SEGUNDO DE LA LEY ORGANICA DEL CONGRESO GENERAL DE LOS ESTADOS UNIDOS MEXICANOS. Cámara de Diputados, Gaceta Parlamentaria, del 20 de junio de 1999.
c) Servicios de las Comisiones, que comprende los de: organización y
asistencia a cada una de ellas a través de su Secretario Técnico; registro de los
integrantes de las mismas; seguimiento e información sobre el estado que
guardan los asuntos turnados a Comisiones; y registro y elaboración del acta de
sus reuniones;
d) Servicios del Diario de los Debates, que comprende los de:
elaboración integral de la Versión Estenográfica; del Diario de los Debates; y de la
Gaceta Parlamentaria;
e) Servicios del Archivo, que comprende los de: formación, clasificación
y custodia de expedientes del Pleno y las Comisiones; y desahogo de las
consultas y apoyo documental a los órganos de la Cámara y a los legisladores; y
f) Servicios de Bibliotecas, que comprende los de: acervo de libros;
hemeroteca; videoteca; multimedia; museografía; e informática parlamentaria.16
1.4. Diagnóstico documental del archivo de trámite de la Secretaría de
Servicios Parlamentarios.
En una solicitud hecha por la unidad de enlace en el año de 2006, se
solicito saber el volumen documental, del cual se tuvo conocimiento de la
existencia de 175 cajas de documentación semiactiva ubicada en el archivo
general de Cámara, que no había recibido trato alguno y se encontraban en el
archivo general, sin relación de transferencia. Lamentablemente se desconoce el
contenido e información concentrada en estas cajas de las cuales no hay
referencias documentales y verbales de estos movimientos, salvo el dato que se
menciono de la unidad de enlace, del que solo se hace mención con fines
académicos. Actualmente se esta intentando establecer ciertos criterios para
organizar, conservar y depurar archivos, como parte de los resultados de la
gestión y la modernización administrativa de la Cámara de Diputados.17 El
16 CÁMARA DE DIPUTADOS. Ley Orgánica del Congreso General de los Estados Unidos Mexicanos. México 2006. p. 168 17 CÁMARA DE DIPUTADOS. Resultados de la Gestión y la Modernización Administrativa en la LIX Legislatura de la Cámara de Diputados del Congreso de la Unión. México 2006. p.220.
resultado del diagnostico aplicado por la Secretaria general a la Cámara de
diputados enunció la preocupación e importancia de darle una solución a la
problemática del manejo documental, de los archivos.
1.4.1. Mecanismos de gestión del archivo de trámite.
Al no contar con manuales de procedimientos referentes a procesos de
gestión documental y archivo, el personal ha ido implementando sus propios
mecanismos de gestión documental, por uso y costumbre, por medio de práctica
general han adoptado el uso de un control de gestión y archivo en una hoja de
calculo Excel, con los campo de número de folio, fecha y hora, remitente,
número de oficio, asunto, recibió, registró, entregado a, trámite o atención, oficio,
fecha de salida, Carpeta, cabe señalar que en este apartado se indica la
clasificación del documento e implícitamente se indica donde queda archivado.
1.4.2. Identificación y características documentales del acervo.
Solo son dos los grandes grupos documentales que existen,
representados por las funciones sustantivas ligadas estrechamente al proceso
legislativo y las comunes, pudiéndose describir estos en otro apartado mayor a
detalle en el cuadro de clasificación, siendo estos los documentos
administrativos legislativos, los cuales son de diversos tipos, siendo las más
usuales la presentación de iniciativas de ley, decretos, proposiciones con punto
de acuerdo y minutas, que no son más que las iniciativas aprobadas por el
Senado. Este tipo de documentos son el reflejo de las funciones sustantivas de
Cámara de Diputados que están involucrados con el trámite legislativo y la tarea
de legislar de cada diputado o grupo parlamentario .y por los documentos
administrativos que tienen que ver con las funciones comunes y podemos
enunciar documentos que se relacionan con recursos humanos, financieros,
materiales, etc.
1.4.3. Servicios.
Los servicios que ofrece la unidad documental de trámite de la Secretaría,
es la búsqueda y recuperación de información de antecedentes, que derivan en
consulta, préstamo y fotocopiado, de documentación que ya concluyo su
gestión trámite y se conserva cerca de la oficinas para cualquier consulta
teniendo como referencia de tiempo por uso y costumbre tres años que es lo que
dura una legislatura; junto con la documentación de la legislatura anterior, la cual
se va preparando para su transferencia, debiendo enviarse al archivo general de
la Cámara de diputados.
La consulta de documentos en el archivo de gestión se hace en la misma
unidad productora de los documentos, la autorización de acceso se hace de
inmediato, ya que los involucrados en el trámite son los mandos medios y el
personal que colabora con ellos, por lo regular el personal consulta los
documentos de la unidad, oficina o dependencia, en la cual se encuentran
resguardada la información.
1.4.4. Usuarios.
Los usuarios de la Unidad Documental de Trámite son en su mayoría
internos, siendo estos los de las áreas al interior de la Secretaría que son el
secretario, su particular, el coordinador administrativo y el coordinador de
asesores, junto con el resto de los asesores.
Existen también usuarios externos, los cuales hacen uso de la
información vía solicitud por medio de la Unidad de enlace de acceso a la
información de la Cámara de Diputados, en donde el ciudadano ejerce sus
derechos, de acuerdo a la Ley de transparencia y acceso a la Información
pública gubernamental, y por medio del reglamento para el acceso a la
información pública gubernamental de la cámara de diputados, dichas
solicitudes son competencia de las Secretarías correspondientes de acuerdo al
asunto y son atendidas, resueltas y devueltas a la Unidad de Enlace, de no ser
así se canalizan a cualquiera de las direcciones generales y centros de estudios
dependientes de la Secretaría o cualquiera de las comisiones ordinarias y
especiales de la cámara de diputados.
El capítulo inicial no es, ni pretende ser un estudio exhaustivo de la
historia del poder legislativo ni de la Secretaría de servicios parlamentarios, a
pesar de la infinidad de fuentes bibliográficas que hay de la historia del poder
legislativo y su respectiva Cámara de Diputados, pero si se busca un esbozo
general del desarrollo institucional de la Cámara de diputados, y como se vincula
la evolución de la cámara en el contexto de su archivo de trámite e indicar de
forma somera, como están integradas formas de trabajo, personal, servicios y
usuarios, puesto que es una evaluación concreta, que refleja un primer contacto
que toca únicamente los aspectos puntuales relacionados con el problema, con
la posibilidad de entender el por qué y cómo se da la presente visión y
disposición actual del archivo. La descripción aunque breve no desestima el
valor e importancia de esta pieza fundamental de la gestión en la secretaría
como lo es su archivo de trámite. Vale la pena señalar que el periodo del que se
hizo mención es de los años comprendidos de 1999 hasta el segundo semestre
del 2006.
Con las referencias abordadas de este capítulo que dibujan el entorno de
uno de los archivos tramites de la cámara de diputados, que busca distinguir
ciertas características del archivo en el ámbito de la cámara, para
posteriormente conducir el tema de la investigación a la administración de
proyectos archivisticos, de con el propósito de aumentar los conocimientos sobre
el tema planteado, con el enfoque teórico de la disciplina archivística con el
apoyo de la administración de proyectos, específicamente en el PERT.
CAPÍTULO II. La administración de proyectos en la organización de archivos. Hoy por hoy, la administración pública, para satisfacer las necesidades
que el ciudadano le demanda, debe contar con una buena administración y
funcionamiento, pero para poder llevarlo a cabo “se requieren técnicas de
planeación y administración científica que resuelvan los problemas complejos
que se le presentan.”18 Los archivos como parte integral de las organizaciones
no son la excepción de ser sujetos a la planeación y administración científica, los
cuales son traducidos en proyectos, que tienen como objetivos la presentación
de un instrumento que refleje por escrito y de carácter normativo, la planificación
a corto y mediano plazo de los objetivos de una organización,19 que señale el
camino a seguir en la búsqueda de resultados, y que vaya en contra de la
improvisación. La buena administración no da resultados por si sola, esta
necesita trabajar en conjunto con otras disciplinas como la archivística, área del
conocimiento del cual su objeto de estudio son los documentos en su conjunto y
no el documento tratado individualmente, sino el como se relaciona entre si de
forma orgánica y relacional, que le dan ese carácter de archivo.
2.1. Fundamentos de la archivística. La correcta aplicación de los principios y metodología archivística
contribuyen a una mejor organización y gestión de la información contenida en
los archivos, de esta deducción no nos queda duda, pero en los tiempos
actuales en que nos desenvolvemos y en el mudo que convivimos nos exige ser
competitivos en todas las áreas de producción y difusión, más aun del
conocimiento y la información, por lo que para llevar cabalmente esta disciplina,
no es garantía para una empresa o institución ser competitivos, solo se podrá
lograr abatiendo tiempo y costos. Hay que tener cuidado de que en aras de la
productividad y el cumplimiento de los objetivos en el menor tiempo de acuerdo
a las moderna técnicas de administración se olvide o se deje en segundo
término al enfoque metodológico archivístico. Por lo que en este capítulo se
abordarán los principios básicos de la teoría archivística, como el principio de
18 GOMEZ CEJA, Guillermo. Planeación y organización de empresas. McGraw-Hill. México. 1994 .p 9. 19 Ibidem. p. 68
procedencia, el de orden original, así como al ciclo vital del documento,
vinculado este en su forma particular de la fase activa del documento, en que
actúan diversos procesos como la clasificación, ordenación y descripción,
dentro de un espacio especifico como lo es la unidad documental de trámite.
2.1.1. Principio de procedencia. El principio de procedencia se dio poco después del restablecimiento de
la República francesa ante la creación del Estado que derrocó a la monarquía,
la nueva nación se vio en la necesidad de dar orden, tanto a la nueva
documentación que se estaba generando, así como a la heredada por la anterior
administración absolutista, de tal suerte que tuvieron que surgir órganos al
interior de las nuevas estructuras de gobierno como los archivos nacionales, en
donde los primeros encargados de estos nuevos espacios, en donde se
conservaba la información , para ello se dictaron las primeras directrices para el
arreglo de la documentación, por decreto del 25 de junio de 1794, la
administración de los archivos nacionales, estableció grupos documentales a
cargo de Armando Gastón Camus.20 En esta etapa histórica del surgimiento de
estado moderno también le acompañan los primeros lineamientos que habrían
de contener los principios de la archivística, que llevarían implícitos en un primer
momento los principios de la archivística.
Los primeros precedentes respecto a la organización de archivos
diferente a la ordenación por materias y temática como lo fue el Dewey, que por
mucho tiempo fue la forma tradicional y antigua para ordenar archivos y
bibliotecas de acuerdo a esquemas predeterminados de clasificación, se
confirieron en la emisión de los reglamentos para el arreglo de los departaments
Jurisdicción Archives Nacionales (sic) de 26 de octubre de 1796, 21 y con una
aplicación normativa, en la que ya empieza a vislumbrase el principio de
procedencia bajo el siguiente esquema:
20 SCHELLENBERG, Theodore R. Archivos Modernos, principios y técnicas. Archivo General de la Nación. México. 1987. p. 267 21 Ibidem. p. 268.
1.- “Los documentos debían de agruparse en fonds,(sic) es decir todos los
documentos que se hubieran originado en alguna institución en particular, tales
como los de una autoridad administrativa, una corporación o familia debían ser
agrupados juntos y considerados como fonds,(sic) de esa institución en particular.
2.- Los documentos que había dentro de los fons(sic) debían ser arreglados por
grupos de asuntos o materias y cada grupo se le asignaba un lugar definido en
relación con los otros grupos.
3.- Las piezas que había dentro de los grupos de asuntos o materias debían ser
arreglados conforme lo dictaran las circunstancias, ya fuera cronológica,
geográfica o alfabéticamente.” 22
Con este tipo de planteamientos teóricos se empieza a esbozar el
principio de procedencia de manera implícita e indirecta, pero no es sino hasta la
circular del 24 de abril de 1841, en donde el principio de procedencia se concibe
cabalmente en toda su extensión el respeto a los fondos, que señala que para
“una clasificación general de los documentos por fond y en fonds(sic) por
asuntos o materias, es la única forma propia para asegurar la realización
inmediata de un orden regular y uniforme esta clasificación ofrece diversas
ventajas, el sistema es práctico, pues principalmente consiste únicamente en
reunir las piezas de las cuales solo su origen es necesario determinar. Esta
clasificación fue mucho más fácil, pues comprende la reproducción del orden de
sus antiguos guardianes.”23
Los franceses no fueron los únicos en tratar de incluir nuevos conceptos y
fundamentos teóricos a la archivística, por lo que en Prusia el primero de julio de
1881, en las disposiciones administrativas del Registra Turprinzip (sic) en su
artículo 4/o. a la letra dice “A cada dependencia tan pronto como principie a
soltar o producir documentos, debe designársele un área de acumulación o
repositor(sic) con el fin exclusivo de guardar los documentos de esa
dependencia dentro de esta área, los papeles oficiales deben mantenerse en el
orden y con las designaciones que recibieron durante el curso de la actividad
oficial respectiva”24
22 Idem. 23 Idem. 24 Ibidem. p. 273.
Pero todos los antecedentes enunciados anteriormente no fueron
suficientes para consolidar este principio archivístico, así que quienes le dieron
una verdadera cohesión a los principios archivísticos fueron los archivistas
holandeses Muller, Fest y Fruin, en su Manual del Ministerio del Interior del 10
de julio de 1897, en la que anunciaron que el principio de procedencia es “el
sistema de ordenación que debe basarse sobre el arreglo original de la oficina
registradora archief(sic) que esencialmente refleja la organización del cuerpo
administrativo que lo produjo.”25
El principio de procedencia fue concebido paulatinamente por los
archivistas franceses dentro de su normativa, pero se le atribuye a Natalis de
Wally26 su conceptualización, independientemente de la búsqueda de paternidad
del principio, este resume que se deben “mantener agrupados los documentos
de cualquier naturaleza recibidos y/o generados por una unidad responsable, sin
mezclarlos con otros.” 27
2.1.2. Principio de orden original. No fue suficiente el principio de procedencia para darle sustento teórico a
la archivística, por lo que fue necesario complementarlo con el “respeto al orden
original, es aquel en el cual los documentos fueron creados, organizados y
mantenidos por la oficina de origen, su organización obedecerá a un proceso
natural conforme se inicia un asunto o trámite continuando durante su desarrollo
y hasta su conclusión," 28 de tal suerte que los documentos deben mantener el
orden tal cual fueron creados y esta particularidad es la que le da al archivo su
característica de orgánico,
Originalmente se pensó que conforme los documentos se fueran
desarrollando, desde la unidad de trámite, la acumulación de estos sería natural,
pero el paso del tiempo comprobó que esto no fue siempre así, este principio no
25 Ibidem. p. 274 26 HEREDIA HERRERA, Antonia, Archivística general teoría y practica. ed. 2/a. España. Diputación provincial de Sevilla. 1987. p 32. 27 Ibidem. p. 19. 28 COMITÉ DE INFORMACIÓN, DIR. GRAL. DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y CENTRO DE DOCUMENTACIÓN INSTITUCIONAL. Manual para la operación de archivos administrativos. México. D.F. Secretaría de salud. 2004 p.12.
se daba de forma natural, ya que las instituciones regularmente no llevan una
política con respecto al manejo de los documentos, por lo que algo tan obvio
como el orden natural que se debe de tener en los documentos nunca fue
conservado al paso del tiempo, por lo que los archivistas holandeses hacen un
pronunciamiento más, a los principios archivísticos nuevamente en el Manual del
Ministerio del interior con respecto al principio de orden original planteando las
acciones que han de tomarse para cuando por diversas razones, sobre todo de
administración se ha roto con este principio y sea recuperado por lo que se
“pueda modificar el orden en que se reciben los documentos de una oficina
registradora(sic) para corregir las desviaciones(sic) que se hubieren presentado
del plan general de la oficina, ya sea que tanto dichas desviaciones(sic) sean
atribuibles a errores de los empleados o cambios temporales en el sistema
documental o registrador.”29
Los archivistas holandeses fueron los primeros en enunciar el principio de
orden original, en la que implícitamente deducen que los documentos de archivo
deberán conservarse de acuerdo con el orden que le dio el área productora de
los mismos. Los archivistas holandeses daban por hecho que este principio fuera
llevado de forma natural, por lo que recalcaron que recuperar el orden original
solo se hará solo en casos excepcionales, cuando se rompa con el principio, por
lo que daban por hecho la baja incidencia de caos en fondos de reciente
aparición, no así con los fondos antiguos, en la que la aplicación de la
organización de acervos, ya con varios años de olvido, sobre todo en diversos
archivos históricos, con rescates archivisticos, les han dado la razón, a los
tiempos en que vivimos, a lo que ya habían previsto con la visión del riesgo que
se puede corre al romper con el principio de orden original, por lo que su
recomendación de reestablecer el orden original se ha tenido que aplicar
invariablemente en la organización de fondos con varios años de antigüedad.
2.1.3. Ciclo Vital del Documento. La teoría archivística tradicional ha desarrollado su propio sustento teórico
en dos principios principales como lo son el de procedencia y el de orden
29 SCHELLENBERG, Theodore R. Op. cit. p. 276.
original, pero al desarrollarse las nuevas técnicas reprograficas y la inminente
explosión documental, esta tuvo que ser renovada y ampliarse con la teoría del
ciclo vital del documento, definiendo tres etapas o edades, cada una de las
cuales es un complemento o sucesión de la anterior, para el mejor manejo de
los documentos, había que entender su proceso, por lo que el principio no se
puede concebir de forma independiente sin el de procedencia y respecto al
orden original y viceversa.
Aunque la mayoría de los archivistas consideran que el ciclo vital del
documento se constituye por tres etapas, hay quienes consideran la necesidad
de una cuarta, pero en general se ha aceptado la de tres fases, por ser una de
las más divulgadas en la archivística mexicana, como lo señala la tesis
proveniente de la escuela de archiveros de córdoba cuyo principal exponente es
el archivista, Aurelio Tanodi y que señala las siguientes edades del documento:
la primera edad, o prearchivalia, que va desde la creación del documento hasta
que este cumple la finalidad u objetivo que le dio origen; la segunda edad o
archivalia, en la cual los documentos han cumplido su fin y se conservan como
soporte a la administración que les dio origen, así como por razones fiscales,
contables, o técnicas mientras perdura el interés de su productor; la tercera edad
o archivalia histórica, determinada por la pérdida de valor administrativo del
documento, pero en la cual aflora(sic) un interés por la documentación por su
carácter de utilidad social.30
Ennio Prada, de Colombia, acepta también tres edades por la que pasa el
documento y comenta que Wiffels, en 1972, planteo que la conceptualización de
fases o edades básicas del documento, en un ciclo vital, hace relación a las
etapas que cumple un documento a lo largo de su vida útil. Según González de
Ríos, estas etapas se pueden considerar de la siguiente manera: Planeación,
elaboración, utilización y mantenimiento, y eliminación. En esencia este ciclo se
30 TANODI, Aurelio. Archivología General. Córdoba: Universidad de Córdoba. 1975. p. 73
define en tres etapas que a su vez permiten diferenciar tres tipos de archivo,
según la fase en que se encuentren los documentos.31
El ciclo vital del documento para José Ramón Cruz Mundet, es la
semejanza entre la vida del documento y la de cualquier organismo vivo desde
el punto de vista biológico e identifica tres etapas: nacimiento representa la fase
de creación del documento, su génesis- vida fase de mantenimiento, uso y
muerte.32 Adoptando una visión sistemica del documento como lo planteo
Betalanffy.
.
Diversos esquemas se han elaborado en torno a la teoría del ciclo vital del
documento, casi en su totalidad coinciden en tres etapas, por ejemplo el
esquema que expone Araceli J. Alday García,
El ciclo vital del documento.
FASE VALOR USO USUARIO ARCHIVO
ACTIVA
PRIMARIO Administrativo Fiscal o contable Legal o jurídico
Institucional Frecuente (consulta alta)
Institución productora
Trámite
SEMI-
ACTIVA
PRIMARIO Administrativo Fiscal o contable Legal o jurídico
Institucional Ocasional (Consulta Baja)
Institución Productora
Concentración
INACTIVA
SECUNDARIO Evidencial Testimonial Científico
Social Investigador Público en General
Histórico
Araceli J. Alday García. Introducción a la administración de documentos y a los archivos Administrativos.
31 PRADA MADRID, Ennio. [en línea, pdf.] El reto en la génesis del documento administrativo. [Madrid,
España.] 2007 [consultado 10 octubre, 2007] Disponible en Internet:
http://www.sociedadcolombianadearchivistas.org/txt/reto_en_la_genesis.pdf 32 CRUZ MUNDET, José Ramón. Manual de Archivística. Madrid: Fundación Germán Sánchez Ruipérez. 1994. p. 37.
2.2. Fase activa de la documentación y la Unidad de Documentación de Trámite. Se reconoce al ciclo vital del documento y a sus tres fases, pero lo cierto
es que en la practica, se ha superado por mucho el correcto manejo documental
de acuerdo al ciclo vital documental y prueba de ello es la notoria
desorganización en los archivos, sobre todo en las unidades de trámite, que es
en algún sentido la raíz y el principio de la gestión y desarrollo del documento.
Antes de comprender la relación entre la práctica archivística y la primera
fase del documento, es necesario revisar un poco en los planteamientos
existentes al respecto a su uso y trato, conforme a las dos visiones que se tiene
en la forma como se conduce el documento, en la que por un lado se sujeta a
las reglas de la Administración de Archivos y por otro la Gestión de
Documentos.33
Lamentablemente en México, el trabajo archivístico de organización y
concentración, se realiza en los archivos históricos y no en las fases
precedentes a este ciclo, es en este sentido que se ignora al ciclo vital del
documento; de que sirve contar con este principio si solo se desarrolla la
planeación y organización en la última fase del ciclo vital. La administración de
archivos, se debe dar a los largo de las tres fases en las que "se dará al conjunto
de tareas, dirigidas al aprovechamiento máximo de los documentos con fines
históricos, culturales y de investigación, esta gestión de documentos es la
agrupación de tareas y procedimientos encaminados a lograr una mayor eficacia
y economía en el aprovechamiento de los documentos por parte de los
administradores, e implica necesariamente como lo manifiesta Artel Ricks, al
extenderse hacia el ciclo de vida del documento con el objetivo de intervenir
desde la misma producción documental con la intención de asegurar un control
adecuado de la misma, mejorando la forma en que se recuperan y se
conservan."34
El ciclo vital del documento cambio la forma de ver a los documentos y su
evolución, en diferentes contextos de acuerdo a tres fases y a criterios para el
33 PRADA MADRID, Ennio. Op. cit. p. 16. 34 Idem.
manejo de la información en dos grandes rubros, el primero con la utilidad al
máximo de los documentos administrativos y el segundo la utilidad social del
documento histórico, por una parte con carácter de conservar, en la que Hilary
Jenkinson, manifiesta “que la labor del profesional en información, esta orientada
al manejo de archivos, es la de conservar y custodiar los documentos,” en lo que
se refiere a la solución de problemas prácticos de orden administrativo; y otra
postura más innovadora, apoyada por Theodor Roosvelt Schellenberg manifiesta
que “entre las funciones del profesional de información involucrado con archivos
se encuentra las de organizar la documentación administrativa, así como el
seleccionar y eliminar la documentación, presentando las necesidades
administrativas modernas y planteando soluciones que involucran una nueva
concepción de los archivos,"35 en las que propuso tareas y actividades de
selección valoración y eliminación, contrario a la vieja tradición archivística de
guardar y conservar todo.
2.3. Organización de archivos. La organización documental se lleva a cabo mediante un conjunto de
procesos sistemáticos como: la identificación, clasificación y ordenación como
las principales actividades a desarrollar de inicio, las que tendrán que efectuarse
consecutivamente, de forma coordinada para lograr una buena organización, y
en el orden antes citado. Gustavo Villanueva Bazán, sugiere que debe ser en
tres etapas, mismas que establecen objetivos que tienen el fin de “evidenciar o
reconstruir la organicidad de un archivo, a partir de las relaciones funcionales y
estructurales que de manera natural se producen en los documentos durante su
ciclo vital, mediante la aplicación del principio de procedencia y orden original,”36
es de destacar la recomendación de aplicar los dos principios básicos de la
archivística, para las actividades a desarrollar de clasificación y ordenación,
previa identificación y estudio de la historia institucional así como de las
estructuras de la que emanan estos. No es de extrañarse que el concepto de
archivo sea conjunto organizado de documentos, que se interrelacionan entre si,
por lo que cualquier archivo que se precie de serlo lleva implícita una buena
35 Idem. 36 VILLANUEVA BAZAN, Gustavo. Manual de procedimientos técnicos para archivos históricos de
universidades e instituciones de educación superior. México, D.F. UNAM-BUAP. 2000. p. 75.
organización y no un cúmulo de papeles apilados que no es más que una
bodega de papeles, en donde no existe la organización y prevalece el caos.
La archivística anglosajona es la que recupera los antecedentes del
sustentó teórico, de esta disciplina en expansión, misma que describe
Shellenberg, en la cual enuncia que los principios archivísticos de ordenación,
en primer lugar, al arreglo de los grupos o series de documentos en relación de
unos con otros, y en segundo lugar, a la ordenación de las piezas individuales
que hay dentro de los grupos o series.37
Para cerrar este apartado de organización archivística, así como de los
beneficios que se obtienen de su correcta aplicación y conceptualización, el plan
nacional de desarrollo 2006 de la presidencia de México señala en su apartado
5.5. Transparencia y rendición de cuentas, augura que "un archivo bien
organizado es garantía de transparencia y rendición de cuentas dentro de la
administración pública. La correcta organización archivística contribuye a la
modernización y eficiencia de las actividades de gobierno."38 Es de llamar la
atención e interesante como el poder ejecutivo retoma a la organización de
archivos, como garante de modernización, transparencia y buen gobierno, por lo
que esta afirmación no esta fuera de lugar, dando a la organización archivística
un efecto preponderante a este conjunto de palabras.
2.3.1. Identificación.
La identificación es uno de los primeros pasos de la metodología
archivística encaminada a la organización de un grupo de documentos los que
potencialmente se integraran a uno o varios fondos, el precedente de la
clasificación es sin duda alguna la identificación, como parte integral de la
planificación archivística desde las unidades de documentación de trámite a
través del reconocimiento del contenido de la información de los documentos y el
contexto en que se desarrollan. Pedro López Gómez, sugiere llevar a cabo la
identificación "comenzando la detección de las unidades administrativas y
37 SCHELLENBERG, Theodore R. Op. cit. p. 266. 38 Decreto por el cual se aprueba el plan de desarrollo 2007-2012, Diario oficial de la federación del 31 de mayo del 2007. México. Secretaría de Gobernación. 2007. p.117.
siguiendo en el archivo central, de aquellas ya transferidas e identificadas, pero
no normalizadas."39 Se destaca el principio de procedencia en conjunto con la
historia institucional, para ir reconociendo a las entidades productoras o
receptoras de los documentos, que ya fueron considerados dentro de un
esquema de clasificación, desde un principio en la unidad de trámite. Pero que
ocurre con aquellos grupos documentales que no recibieron este trato, esas
unidades que a su transito durante el ciclo vital del documento no fueron
normalizadas, tendrán que ser identificadas en algún momento en un archivo
histórico. La identificación se debe dar desde la primera fase del ciclo vital del
documento y al momento de la gestión, evitando así tener que llevar a cabo esta
tarea en las demás fases.
Pedro López Gómez comenta que en la fase de identificación se
obtendrán datos como :
- "Denominación de la serie.
- Estudio de la evolución orgánica de la institución, con determinación de
las funciones desarrolladas a lo largo del tiempo y su adscripción
orgánica.
- Estudio de la normativa especifica que regule el origen de la serie,
procedimientos y tipos documentales que la integran."40
Durante la identificación se establecen las series documentales, las
cuales son en cierta forma el esbozo de un cuadro general de clasificación una
vez que se concluya la identificación casi en su totalidad de todos los
documentos que integran al archivo.
Antes de integrar jerárquicamente el cuadro general de clasificación
archivística es primordial la identificación de las series documentales que
integran el acervo a organizar. De otra forma si se inicia a clasificar de acuerdo a
39 LÓPEZ GOMEZ, Pedro. Anales de la documentación: Identificación y valoración de documentos en España a partir de 1975. [en línea] Revista de biblioteconomía y documentación, Universidad de Murcia. 1998 Vol. 1 [Murcia, España.]. Disponible en internet: http://www.um.es/fccd/anales/ad01/ad0106.html P. 77 [Consultado el 01/11/2007] 40 Idem.
como se vayan presentando los expedientes y documentos, hará más difícil las
siguientes dos etapas, retrazando los trabajos, por tal motivo es requisito
conocer todo el universo documental que integra el fondo o fondos a organizar,
para poder “establecer la seriación en sus respectivas secciones y series, por
medio de un estudio preliminar que establece los elementos para la
identificación de las mismas.”41 La ejecución de esta actividad no es garantía de
conocer todo el universo documental, pero si es un avance en el conocimiento
de los tipos documentales más comunes que integran un fondo, de tal se
potencializan lo trabajos de clasificación a priori.
2.3.2. Clasificación. Antes de abordar una definición de clasificación, no hay que olvidar que
antes de este proceso es necesario un previo análisis, de la historia institucional,
de los tipos documentales creados y/o generados, para que una vez que se
tengan identificados, esta información sea la materia prima, la cual permitirá que
una vez distinguidas las series documentales estas se sistematicen, se
estructuren jerárquicamente, las funciones y actividades que propiciaron la
creación y recepción de la información de las series del cuadro de clasificación,
“organizado intelectualmente y de forma lógica, que refleja en su conjunto su
carácter orgánico.”42
La clasificación archivística “es una actividad de investigación y análisis,
en la aplicación conceptual en la que se lleva a cabo la asignación de claves
archivísticas y topográficas, sin que esto signifique reubicar físicamente la
documentación.”43
Una vez identificados el universo documental, se elabora el cuadro
general de clasificación archivística, “que consiste en separar los documentos en
grupos y categorías”44 jerárquicamente de acuerdo los siguientes criterios,
llámense orgánico, funcional, orgánico-funcional y el de clasificación por temas o
asuntos. En el primer caso la clasificación refleja la estructura orgánica que
41 VILLANUEVA BAZAN, Gustavo. Op cit. p. 75. 42 Ibidem. 43 VILLANUEVA BAZAN, Gustavo. Op cit. p. 77. 44 Ibidem.
adapta la entidad para poder cumplir con sus objetivos y funciones, en la
funcional la división de los grupos se basa en las funciones o tareas que
desempeña una institución, independientemente a quién se le haya delegado
dentro del esquema del organismo, una más y recurrida así como recomendada
por muchos de los autores de archivística, “es la clasificación orgánico-funcional,
esta se organiza de acuerdo con una estructura en la que varias actividades
corresponden con una sola dependencia u oficina. ”45 Y la clasificación por
temas o asuntos ha sido muy cuestionada respecto a su uso, del cual se ha
hecho uso en colecciones, que por serlo y representar ese conjunto orgánico,
no dejan ser susceptibles de recibir un trato metodológico archivístico.
La creación del cuadro general de clasificación es una actividad
intelectual, intangible en la que se establecen jerárquicamente los grupos y
subgrupos en fondo, sección y series, el cual será la columna vertebral, como
segunda fase en el proceso de la organización de un fondo, ya que le da una
estructura lógica a los documentos, aun sin haber hecho manipulación física de
estos.
2.3.3. Ordenación. La ordenación es una actividad que se desarrolla dentro del proceso de
organización y consiste en establecer secuencias dentro de grupos conforme a
secciones o series documentales, puede ser cronológica, alfabética o
numérica.46
Una vez establecida la clasificación, actividad intelectual y reguladora de
cómo proceder en un inicio, se abordara la parte operativa de tener un criterio al
interior de las series documentales por diferentes métodos ya sean estos
alfabéticos, numéricos o cronológicos, como lo precisa Gustavo Villanueva
Bazan “la ordenación es la acción de unir secuencialmente la documentación,
45 VILLANUEVA BAZAN, Gustavo. Op cit. p. 75. 46 Apoyo al Desarrollo de Archivos y Bibliotecas de México, A.C. (ADABI). [en línea]. Glosario de términos de archivística. [México, D.F.] 2007 [consultado 10 octubre, 2007] Disponible en internet: http://adabi.org.mx/investigacion/glosario/archivistica.shtml
conforme a su natural relación, mediante criterios alfabéticos y/o cronológicos,
se aplica solo a las series, solo después de conocer sus características.”47
La ordenación esta ligada a la clasificación, forma parte integral de la
organización, y cumple dos funciones fundamentales en el archivo, como lo son
la conservación apropiada de la información, sea cualquiera su soporte y el
acceso rápido y expedito a ella, de tal manera que la ordenación permita "la
ubicación instantánea de los documentos, por medios inmediatos, en
agrupamientos identificables a primera vista, de acuerdo a las necesidades de
consulta y conservación."48
La ordenación puede ser diferente de acuerdo a las necesidades y
particularidades del grupo documental, pero esta se debe dar con frecuencia al
interior de las series documentales, la más usada es la ordenación cronológica
en la mayoría de los expedientes, salvo en los de personal o los clínicos en la
que usa la alfabética, la decisión del uso de un tipo de ordenación es especifico
y único de cada grupo documental, contribuye a la agilización de la búsqueda de
la información, una razón lógica a la secuencia de una serie, de tal forma que
sea comprensible la acumulación de los documentos en su conjunto que
integran al conjunto de documentos que comparten ciertas características en
común.
2.3.4. Descripción. La tarea de organización en un archivo, es precedente de la descripción,
la cual forma parte de las diversas actividades sucesivas dentro del trabajo
archivístico, es la "fase del tratamiento archivístico destinada a la elaboración de
los instrumentos de consulta para facilitar el conocimiento y consulta de los
fondos documentales y colecciones de archivo." 49 Estos instrumentos son la
representación de la organización en productos como catálogos, guías, índices e
47 VILLANUEVA BAZAN, Gustavo . Op cit. p. 77. 48 AREVALO JORDAN, Víctor Hugo. Teoría, fundamentos y práctica de la archivología. 3/a. Ed. Santa Fé, Argentina. 2000. p. 186. 49 SUBDIRECCIÓN GENERAL DE ARCHIVOS ESTATALES. Diccionario de terminología archivística. 2/a. ed. Madrid, España. 1995. p.32.
inventarios, que son el vínculo entre el usuario y el fondo, permitiendo el acceso
a la información contenida en el archivo.
Uno de los actuales retos de la archivística tanto nacional como
internacional ha sido estandarizar sus métodos y herramientas de las que integra
su quehacer cotidiano, para facilitar el trabajo diario de los archivistas, para
poder explicar y definir la información, así como garantizar un control optimo de
estos, así que han surgido diversidad de propuestas de descripción de
documentos, de acuerdo a las necesidades de cada archivo. La comunidad
archivística internacional siempre ha tenido la intención de homologar criterios,
por lo que el Consejo internacional de Archivos decidió crear una comisión Ad
hoc sobre normas de descripción, el resultando de este proceso fue la Norma
internacional general de descripción archivística ISAD-G,50 que define a la
descripción como:
"la finalidad de identificar y explicar el contexto y contenido de los
documentos de archivo con el fin de hacerlos accesibles. Esto se consigue con
la elaboración de unas representaciones precisas y adecuadas que se organizan
de acuerdo con unos modelos determinados."51
Una vez que el acervo se encuentra organizado, de acuerdo al los
principios básicos de procedencia y respeto al orden original, es necesario que
este orden se refleje en un documento que sea la evidencia y testimonio de los
trabajos de organización, mismo que debe buscar la descripción de la
información resguardada por el archivo, para lo cual la archivística se vale de
una serie de instrumentos de descripción para tal fin, en diversas modalidades y
niveles, siendo las más recurrentes los catálogos.
Los instrumentos de descripción mas conocidos son la guía y el catálogo,
el primero hace una descripción muy genérica y el catálogo exhaustiva, ambos
han sido usualmente utilizados en la archivística en general, pero como cita Cruz
50 CONSEJO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS. Norma internacional general de descripción archivística. ISAD G. España. Versión en español de Asunción Navascués Benlloch. 1999. p. 10. 51 Ibidem. p.12
Mundet entre ellos deben existir “instrumentos descriptivos intermedios que
ofrezca la posibilidad de describir los fondos con un nivel de profundidad
suficiente como para garantizar una cantidad de información satisfactoria para
los usuarios”52, como lo es el inventario, instrumento de mayor uso por los
archivistas.
El inventario vincula a la clasificación con la descripción, con la finalidad
de conocer la información que se tiene, así como su control “describiendo las
unidades que componen las series documentales, dispuestas según el orden
que tienen en el cuadro de clasificación y reproduciendo su estructura”53 de tal
forma, que además de las bondades y beneficios antes citados de los
inventarios, ante la búsqueda y recuperación de información, ofrezcan estos una
respuesta eficiente y eficaz.
Para la descripción de grandes volúmenes documentales que genera la
administración pública, el inventario somero, proporciona un primer control y un
conocimiento general de la información, puesto que ofrece información de forma
global, a pesar de contar con algunas carencias y limitantes, es muy útil para el
personal que labora en el archivo, ya que facilita y orienta la localización de la
información con prontitud, estos inventarios someros son por lo regular de uso
interno.
Cruz Mundet da una propuesta de los elementos mínimos que debe
contener un inventario como :
- “Área de identificación.
- Código de referencia.
- Título
- Fechas
- Nivel de descripción.
- Volumen y soporte de la unidad descripción.”54
52 CRUZ MUNDET, José Ramón. Manual de archivística. España 1994. Fundación Germán Sánchez. p. 282. 53 Idem. 54 Ibidem. p. 281.
2.4. Administración de Proyectos. El concepto de proyecto surge con la practica, en la ingeniería, por lo que
originalmente lo describen y definen algunos ingenieros como "una actividad
cíclica y única, útil en la toma de decisiones en las que el conocimiento es la
base de la ciencia y la experimentación que se conjugan para poder transformar
los recursos en sistemas y mecanismos que satisfagan las necesidades
humanas."55 Por medio del uso optimo de los recursos necesarios para
completar los objetivos y la actividades, con el mínimo de fallas en su
realización.
La administración de proyectos " es una rama de la administración que
posee un conjunto de técnicas y herramientas de planeación que permiten
obtener de los escasos recursos de cualquier organización el máximo de
aprovechamiento,"56 también es "un conjunto de actividades interdependientes e
interrelacionadas que utilizan recursos, humanos, financieros, materiales,
temporales y naturales, sobre los cuales se imponen ciertas limitaciones o
restricciones y cuyo propósito final es satisfacer las necesidades humanas."57
Los proyectos son esfuerzos temporales, con recursos humanos y
financieros restringidos, enfocados en lograr una meta u objetivo específico, el
reto es administrar actividades que nunca han sido ejecutadas en el pasado y tal
vez no sean repetidas en el futuro.58
Entre el programa y el proyecto, existen los macroproyectos y los
mIcroproyectos, para fines de organización de un fondo documental de una
institución se podrá acoplar en macroproyectos, encabezados por las
direcciones generales de área que tendrán que desglosarse por separado, en la
aplicación de los microproyectos, ya sea de forma dependiente o en conjunto
55 CORZO, Miguel Angel. Introducción a la ingeniería de proyectos. México. Limusa. 1986. p. 39 56 POSSE FRAGOSO, Juan Luis. Administración de proyectos. 2/a. Ed. Coedición Instituto de administración pública del Estado de México, A.C. y la .Universidad Autonoma del Estado de México. Toluca, México. 2000 p. 60 57 Ibidem. p. 50 58 TOLEDO, Roberto. La administración de proyectos como herramienta de crecimiento. [en línea, pdf.] [México, D.F.] 2007. [citado 8 octubre, 2007] Disponible en internet:
http://direccionestrategica.itam.mx/Administrador/Uploader/material/LaAdministraciondeProyectoscomoEstrategiadeCrecimiento.pdf .
debiendo coincidir en que "se encuentren integrados por el conjunto de objetivos
y actos específicos de un organismo público o privado que debe cumplir
parcialmente algún aspecto de las necesidades sectoriales de un organismo."59
Descendiendo dentro de la estructura integral de un proyecto, se
considera a la actividad como un elemento sustantivo de la administración de
proyectos. Por lo que a las actividades se les puede considerar "como el
conjunto de operaciones encaminadas a realizar algún programa en el proyecto
y se orienta a cumplir un objetivo en especifico, es el eslabón intermedio entre el
microprograma y el conjunto de operaciones."60
Las operaciones son el sustento de un proyecto por lo que se enfoca "a
cada una de las actuaciones físicas o mentales que se ejecutan para llevar a
cabo una actividad determinada, es el último elemento en que se puede
descomponer un proyecto, cada operación lleva implícito un método, para llevar
a cabo cualquier operación, es necesario detallar la forma en que se va a
desarrollar."61
2.5. Técnica de Revisión y Evaluación de Programas (PERT).62 La historia de la administración de proyectos se empezó a desarrollar en
la segunda guerra mundial donde las diversas potencias en conflicto tuvieron
que buscar la forma de manejar una logística muy compleja, que para ese
momento era uno de los elementos vitales para ganar la guerra, por lo que se
vieron en la necesidad de crear nuevas estrategias, que permitieran tener un
control absoluto de un sin fin de actividades que era necesario realizar en
tiempos mínimos al menor costo posible. Estados Unidos fue de lo primeros
países en la creación y seguimiento de proyectos, teniendo como antecedente
más remoto a los ejecutados en el año de 1958, durante la creación del proyecto
59 POSSE FRAGOSO, Juan Luis. Op. cit p. 29 60 Idem. p. 29 61 Idem. 62 La Técnica de Revisión y Evaluación de Programas comúnmente abreviado como PERT -por sus siglas en inglés- es un modelo para la administración y gestión de proyectos inventado por la Oficina de Proyectos Especiales de la Marina de Guerra del Departamento de Defensa de los EE.UU. en 1958 como parte del proyecto Polaris de misíl balístico móvil lanzado desde submarino. El PERT es una técnica de planificación basado en la búsqueda de los caminos críticos de un proyecto representado en forma de red, que permite seguir el proyecto y llevar a buen término en un tiempo determinado las metas propuestas.
armamentista Polaris, que fue desarrollada por científicos de la oficina Naval de
Proyectos Especiales. Booz, Allen y Hamilton y la División de Sistemas de
Armamentos de la Corporación Lockheed Aircraft.63
A mediados del siglo XX la implementación de esta nueva técnica era
poco conocida por las cabezas de las principales organizaciones mundiales,
pero al diversificarse la administración en términos generales, tuvo que adoptar
algunas ramificaciones y particularidades como lo fue el desarrollo del PERT.
2.5.1. Características y elementos del PERT.
El PERT es un método basado en la designación sucesiva de nodos en
conexión con flechas que parten y finalizan en punto, por lo que se visualizan
tareas representadas en los nodos, en tiempos determinados relacionados con
las flechas, de tal forma que se prohíbe la existencia de mas de un nudo de
comienzo o de un nudo final, para evitar desviaciones que no reflejen la
consecución de actividades y tiempos reales; y técnicas que se vinculan a la
representación grafica muy similar a los diagramas de gantt, que permiten la
implantación y realización contenida y efectiva en una correcta dirección de los
programas orientados al cumplimiento de objetivos, tanto generales como
particulares de una planificación programada y sistemática, por medio de
estimaciones teniendo en común de cualquier proyecto:
-“Una red gráfica basada en el organigrama de descomposición del trabajo en que se
encuentran perfectamente ordenados y relacionados con el grado de detalle necesario
de las actividades y sucesos interdependientes que componen el programa.
-Estimaciones de tiempos y los valores del tiempo crítico determinados por distintos
caminos que integran a la red.”64
Características comunes en la integración de proyecto que son retomados
y van implícitos en el uso regular del PERT:
63Faesch, Paula. La gestión de riesgos. [en línea, .doc] [Consultado 10/10/2007] Boletín de informática de la Universidad Diego Portales. [Colombia.] Disponible en internet:http://boletin.informatica.udp.cl/pfaesch/archivos/(2003)GestionRiesgo.doc. 64 MILLER, Robert W. Aplicación del método PERT al control de programación de costes y beneficios. E.U. McGraw-Hill. 1967. p.263.
Son esfuerzos realizados por una sola vez.
Surgen de una necesidad.
Proponer el logro de objetivos y metas.
Buscan el mejor aprovechamiento de los recursos.
Su realización depende del suministro oportuno de los recursos.
Se involucran varias unidades
Están compuestos de actividades secuénciales65
Lo comentado hasta este momento es lo que aplica en la teoría, pero en
la práctica, no hay mucha información al respecto, las empresas, sobre todo en
la iniciativa privada son muy celosas en lo que se refiere a la implementación de
este método, lo que implica una de las limitantes respecto a información
relacionada en su aplicación en un estudio de caso, afortunadamente algunos
archivistas ya han incursionado en la administración de proyectos con un
enfoque más teórico que practico, son una referencia y guía primordial para su
estudio, tal es el caso de la obra Planificación general de los archivos, de Víctor
Arévalo Jordan.
2.6. Administración de proyectos archivísticos.
La administración de proyecto se ha desarrollado más en la organización
de archivos privados y familiares, ya que la inversión en el arreglo de estos
fondos debe ser rentable y por tal motivo tiene que auxiliarse de la archivística
de la administración y sobre todo de la planeación y planificación por medio de
etapas con dos visiones, "tanto de operaciones intelectuales, representadas en
actividades centrales y secundarias que se desagregan e instrumentan para
cada actividad y de operaciones de orden físico, con lapsos y presupuestos para
cada operación"66 la explicación anterior parece más administrativa que
archivística, Mastopierro, vincula esta conceptualización de planificación en
diferentes encuadres, como "el conceptual que desarrolla los aspectos
fundamentales del plan, el encuadre administrativo, aspectos contextuales del
65 POSSE FRAGOSO, Juan Luis. Op. cit. p. 29 66 MASTOPIERRO, María del carmen. Archivos privados: análisis y gestión. 1/a. ed. Buenos Aires, Argentina. Alfagrama. 2006. p. 76.
plan a desarrollar y el encuadre operativo, de análisis documental: para la
organización, selección y descripción." 67 dicho lo anterior en los encuadres que
cita Mastopierro, debe haber una simbiosis entre la administración y la
archivística.
Al respecto Víctor Arévalo Jordán, menciona que en la administración y
organización en un archivo se recomienda que "desde un principio se deben
establecer los objetivos de la planificación, con el fin de adaptar los procesos a
las necesidades y recursos específicos del archivo, "que distribuyan los recursos
disponibles, se diseñe un calendario para el plan y llevar a cabo la evolución de
los resultados del proceso."68 En este sentido entran en juego objetivos,
procesos y recursos dentro del ámbito archivístico en conjunto con el ámbito
administrativo, pero sin perder nunca de vista el objeto de estudio del archivista
por lo que Arévalo, sostiene que para planificar archivos siempre se "debe tener
una idea de cuáles son los fundamentos de la Archivología para tener claros los
fines de la planificación."69 Por lo tanto la administración de proyectos es un
auxiliar de la archivística.
67 Idem. p.76. 68 AREVALO JORDAN, Víctor Hugo. Planificación general de los archivos. 3/a. Ed. Santa Fé. Argentina. 2000. p. 52. 69 Ibidem p. 53.
CAPÍTULO III Propuesta de administración de proyecto, para la Unidad de Documentación de Trámite, de la Secretaría de Servicios Parlamentarios con el enfoque de la Técnica de Revisión y Evaluación de Programas. Este capítulo versa sobre la integración de dos corrientes que son divergentes
como la archivonomía y la administración de proyectos, ya que su desarrollo se
ha dado de forma independiente. Por una parte en lo que respecta a la
organización de los archivos, que se vincula de una manera u otra a la
administración de proyectos, de cual recurre a diversas técnicas y herramientas
como es la Técnica de Revisión y Evaluación de Programas, a fin de lograr un
mejor aprovechamiento de los recursos en determinado tiempo. Este capítulo
presenta una propuesta de proyecto de organización para una Unidad de
documentación de trámite, en un caso especifico dentro del ámbito del poder
legislativo mexicano con un enfoque único que permita la integración de un
proyecto archivístico, siendo este auxiliado por una aplicación más recurrente
en el área de la ingeniería y la administración, como lo es la Técnica de Revisión
y Evaluación de Programas, que no puede ser ajena al campo de la
organización documental, como lo es la administración de la información
contenida en los documentos, que es el objeto y materia prima de estudio del
archivista que es parte central de la investigación, reforzada por uan técnica muy
recurrida de la administración de proyectos.
El capítulo aborda dos ejes de estudio, el primero muestra la aplicación
directa de la teoría abordada el capítulo dos de la Técnica de Revisión y
Evaluación de Programas (PERT), con los argumentos de su uso y empleo, así
de cómo se debe poner en práctica el conocimiento, de los objetivos y metas de
la propuesta del proyecto, para posteriormente seguir el desarrollo de la técnica
en la presentación de los cuadros de descripción de actividades y de asignación
de recursos que son el reflejo del diagrama red, para concluir con la estimación
de tiempos a fin de obtener un determinado rendimiento de los recursos en
función del tiempo estimado.
La propuesta se resume en 26 eventos generales, que se preceden de
forma lógica, de los cuales se repetirán 130 veces las secuencias de la ocho a la
veinte, para efectuar la organización de ciento treinta cajas de .50 metros
lineales de documentos, sumando 3576.25 horas o 894.0625 días hábiles. Dicho
lo anterior y de acuerdo a los resultados obtenidos de la técnica PERT, para
lograr la organización de la unidad documental de trámite de la Secretaría de
Servicios Parlamentarios, en lo que respecta al recurso humano, la propuesta
consiste en ocupar personal de servicio social o estancia profesional de la
Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía, como el capital humano
idóneo para tal fin.
En la segunda parte del capítulo tres se abordaran elementos más
sustantivos del ámbito archivístico en lo que respecta a cuestiones que tienen
que ver con el análisis de los sistemas de clasificación en especial del orgánico-
funcional, comentarios de su uso y aplicación, así como el conocimiento del
cuadro de clasificación que se propone retomar para las actividades del
proyecto, además de describir la problemática con respecto a los tópicos de
expurgo, glosa y ordenación, describiendo de forma esencial, como estas
actividades incluidas dentro de la propuesta de proyecto de organización integra
todos los elementos de acuerdo a un procedimiento lógico y natural de los
pasos que se llevan en un archivo de trámite.
A) Propuesta de aplicación de la técnica PERT, conforme a sus reglas. El PERT nos permite tener conocimiento del tiempo de estimado de
duración de un proyecto en función a una lista de eventos programados y en
función del resultado total de la carga de trabajo que se retoma de un primer
diagnóstico, y que a partir de los datos obtenidos en aplicación concreta de la
técnica PERT, se puede hacer el uso racional de los recursos humanos y
materiales que habrán de requerirse en función de un tiempo en especifico, por
lo que a mayor inyección de recursos se abatirá este, o se podrá programar de
acuerdo a la disposición de estos, como se percibirá en este apartado.
3.1. Establecimiento de objetivos y metas de la propuesta del proyecto. Todo desarrollo progresivo, forma parte de un proceso, por medio del
cual pasan gradualmente de un estado a otro, por lo que son necesarias ciertas
condiciones que deben darse desde un principio en la planeación de un
proyecto, así que desde un inicio se fijaran los objetivos que conllevan un
propósito al que se asocian un conjunto de acciones para su logro en un lapso
determinado con el fin de producir un resultado deseable, los objetivos son un
prerrequisito para determinar cualquier curso de acción y deben ser definidos
con claridad, es a partir de ellos que se inicia la planeación de un proyecto. Pero
para que la planeación sea certera, deberá de ser respaldada por las
herramientas idóneas, por lo que la administración de proyecto se tienen con la
técnica PERT.
Los objetivos de una organización “son propósitos definidos en términos
institucionales hacia los que se orientan las actividades de cada programa,
obviamente debe existir una coherencia entre ellos y los propósitos del sector
social dentro del cual se encuentran insertos”70 por lo tanto la Cámara de
diputados para cumplir con misión y sus metas tiene que apoyarse del recursos
informativo para la generación de normas, del cual deben de orientarse diversas
actividades, entre las que se desarrolla la organización de la información que
recibe, procesa y genera. Pero de donde se obtiene la información. Como es
sabido la materia prima de los archivos es la información contenida en los
documentos que integran los archivos, que es el objeto de estudio del archivista,
así como su manejo, y el contenido de un archivo evidentemente es reflejo del
organismo, por lo que las tareas de la cámara dependen en cierto grado al
correcto manejo de su información, de tal suerte que los objetivos de la Cámara
de Diputados no se podrían cumplir sin los sistemas de información y estos
mismos de la información emanada del Poder legislativo.
El objetivo general dentro de un proyecto de organización archivística
busca la eficiente organización de la información administrativa y parlamentaria
de la Secretaría de Servicios Parlamentarios de su unidad documental de
70POSSE FRAGOSO, Juan Luis. Op. cit. p. 103.
trámite, de tal forma que contribuya a una mejor administración y rendición de
cuentas de la gestión pública, a fin de lograr transparentar el ejercicio de legislar
en México.
Así que los objetivos particulares a lograr dentro de la propuesta serán:
- El establecimiento de una metodología de trabajo, para futuros trabajos de
organización y preparación de transferencia primaria.
- Realizar la aplicación de un cuadro de clasificación para la documentación
que se tramita y archiva en la secretaría.
- Hacer un inventario general de la documentación semiactiva, por series
documentales de la secretaría.
- Tener los programas de tiempo y los recursos que habrán de emplearse en un
proyecto de organización de archivo en la Secretaría.
3.2. Planeación de los procesos técnicos. Después de haber fijado los objetivos generales y particulares del
proyecto, lo que prosigue es formular un inventario de actividades a realizar,
para cumplir con la finalidad de la propuesta de proyecto a realizarse en 130
cajas de 50 cms. de largo que es el volumen de documentación que aun se
encuentra en el archivo de trámite a organizarse. A las actividades se les
asignara una secuencia lógica, para tal fin estas se retomarán del manual de
procedimientos de las unidades de documentación en trámite del Archivo
general de la nación, de la serie “los sistemas red de archivos del gobierno
federal,” ya que estos procesos fueron estudiados y avalados por un grupo de
profesionales en materia de archivos, por encargo de la principal dependencia
en el manejo de archivos del país, del Ejecutivo federal mexicano, de los cuales
se retomaran algunos procesos vinculados a la organización y preparación de la
documentación en transferencia primaria, quedando plasmados en un cuadro de
actividades.
Cuadro de descripción de actividades a efectuar en el archivo de trámite. No. de actividad.
Fase. Descripción del proceso.
0 Puesta en marcha del proyecto.
Se inicia el proyecto con la aplicación de un diagnóstico.
1 Historia institucional.
Recopilación de información bibliográfica, documental y archivística.
2 Revisión de resultados del archivo trámite
Detección de los resultados del diagnóstico del archivo trámite.
3 Levantamiento de inventario topográfico por caja
Se efectuará un inventaría físico somero.
4 Identificación de las series documentales
Identificación de las series documentales de acuerdo a sus características informativas, formatos y soportes.
5 Seriación Se elaborará un exhaustivo listado de todas las posibles series documentales y será analizado y comparado con el cuadro de clasificación vigente.
6 Evaluación y aprobación del cuadro de clasificación que tiene la Secretaría.
Evaluado el cuadro de clasificación que se ha estado ocupando para la Secretaría de servicios parlamentarios, se aprobará su uso para su aplicación.
7 Establecimiento de los criterios de guarda precaucional.
Propuesta del tiempo de guarda de los documentos legislativos, jurídicos, contables y administrativos de la secretaría.
8 Retirada de los documentos de sus guardas
Retirar todos los documentos de las carpetas o cajas.
9 Identificación de los documentos de archivo.
Identificar que el documento cumpla con las características generales de documento de archivo.
10 Aplicación del cuadro de clasificación.
Determinar en el documento revisado a que serie documental dentro del cuadro de clasificación y se le asignara la clave de clasificación correspondiente.
11 Corroboración de aplicación del cuadro de clasificación.
Si el documento revisado no pertenece a ninguna serie documental dentro del cuadro de clasificación, no se le colocará la clave clasificatoria y el documento será turnado al paso 12.
12 Creación y apertura de una nueva serie documental.
Revisa y confronta que los datos del asunto no corresponden a ninguno de las series documentales, se es así se regresa al paso 11. De no ser así se regresa al paso 5.
13 Ordenación. El orden que se le dará es cronológico, quedando el más antiguo al final de la fila de documentos y el más reciente al frente.
14 Glosa. A los documentos y expedientes se les costura o fija con grapas.
Número de actividad.
Fase. Descripción.
15 Expurgo. Se detectan fotocopias o expedientes duplicados. 16 Captura Registro del inventario general. 17 Foliación. Se numeran todas las hojas de la caja. 18 Archivación en
nuevas guardas Archivación en nuevas cajas de 34x25 cms. de ancho y alto x 50 cms. de fondo.
19 Identificación del grupo documental y ubicación topográfica (temporal).
Se les pegará en la tapa, al frente y un costado el formato de identificación del grupo o grupos documental/es a que pertenece.
20 Preparación de los grupos documentales a transferir.
Se reúnen los expedientes inactivos y los agrupa según los parámetros de evaluación documental. Se numeran las hojas de la relación de transferencia primaria y asienta en los sitios correspondientes del formato el número que corresponde a la remesa y el nombre y firma del responsable del registro de los expedientes por transferir.
21 Tramitación de la transferencia primaria.
Se toma la relación de la documentación por transferir y confronta los datos que contiene con los legajos y expedientes objeto del registro, que la relación respectiva se encuentre completa.
22 Visto Bueno de de la transferencia primaria.
Ejecución de la transferencia, se inicia el traslado en la fecha y hora establecidos.
23 Propuesta de Depuración
Documentación que cuenta con nulos valores, de acuerdo con el tiempo de guarda de los documentos legislativos, jurídicos, contables y administrativos de la Secretaría, se solicitará la opinión sobre el particular a la Secretaría de servicios parlamentarios, la baja de la documentación propuesta.
24 Aprobación de Depuración
Elaboración del acta correspondiente para su total destrucción.
25 Eliminación de los documentos, con nulos valores primarios y secundarios.
Se ejecutará la destrucción conforme a lo acordado en el acta.
26 Conclusión del proyecto, con la entrega de resultados.
Se entregaran las actas y las hojas de transferencia primaria.
Cuadro de asignación de tiempo y recursos. Una vez que se realizo el cuadro de descripción de actividades, y se tiene un conocimiento de todas las actividades a efectuar en el archivo de trámite, se procederá a asignarles un tiempo determinado a cada actividad y los medios que ha de ocupar cada una de las actividades, conforme lo estipulado en la técnica PERT sugiere que el proyecto se realizara por etapas en la que los recursos antes de totalizarlos también se abordaran por etapas para posteriormente retomarlo en forma global pero por el momento se procede a la realización de la siguiente tabla: Actividad
No. Tiempo en Hrs.
Recurso humano. Medios que han de requerirse.
1 20 Responsable del proyecto. Marco Jurídico del Congreso de los Estados Unidos mexicanos, Estatuto de la organización técnica y administrativa de la Cámara de Diputados, Manual de organización administrativa de la Cámara de Diputados.
2 20 Responsable del proyecto. Cuestionario de preguntas del diagnóstico documental. 3 12 Responsable del proyecto y 3 archivistas. Formato de inventario topográfico. 4 12 Responsable del proyecto. Resultados de las investigaciones realizadas en las fases
1 y 2. 5 4 Responsable del proyecto. Cuadro de clasificación. 6 12 Responsable del proyecto. Formato de cuadro de clasificación. 7 8 Responsable del proyecto y el Secretario particular de la
Secretaría de Servicios parlamentarios. Elaboración de tarjeta informativa dirigida al Secretario particular.
8* .25 Un archivista. Una mesa de trabajo y cuatro sillas. Guantes, cubre bocas y batas, así como un área de trabajo de10 metros cuadrados.
9 1.5 Un archivista. Cuadro de clasificación. 10 2 Un archivista. Documentos de trabajo y cuadro de clasificación. 11 2 Un archivista. Documentos de trabajo y cuadro de clasificación. 12 0 Un archivista. Documentos de trabajo y cuadro de clasificación 13 2 Un archivista. Documentos de trabajo y cuadro de clasificación
Cuadro de asignación de tiempo y recursos. Actividad
No. Tiempo en Hrs.
Recursos humanos. Medios que han de requerirse..
14 1.5 Un archivista. Documentos de trabajo, ligas y grapas. 15 0 Un archivista. Documentos de trabajo. 16 4 Un archivista. Una computadora personal con paquetería Office. 17 4 Un archivista. Una foliadora. 18 .25 Un archivista. Una caja de archivo de .50 cms tamaño carta u oficio. 19 .125 Un archivista. Cinta diurex y formato de identificación de caja. 20** .125 Un archivista. Hoja de registro de transferencia primaria. 21 4 Responsable del proyecto, el Secretario particular de la
Secretaría de Servicios Parlamentarios y el encargado del Archivo general de Cámara de Diputados.
Hoja de registro de transferencia primaria, acompañadas de su respectiva tarjeta informativa.
22 0 Responsable del proyecto, el Secretario particular de la Secretaría de Servicios Parlamentarios y el encargado del Archivo general de Cámara de Diputados.
Registros de transferencia primaria.
23 4 Responsable del proyecto y el Secretario particular de la Secretaría de Servicios parlamentarios.
Registros de transferencia primaria.
24 4 Responsable del proyecto, el Secretario particular de la Secretaría de Servicios Parlamentarios y el encargado del Archivo general de Cámara de Diputados y tres archivistas.
Acta de baja documental.
25 4 Responsable del proyecto, el Secretario particular de la Secretaría de Servicios Parlamentarios y el encargado del Archivo general de Cámara de Diputados y tres archivistas.
Acta de baja documental.
29 .15 Responsable del proyecto, el Secretario particular de la Secretaría de Servicios Parlamentarios
Registros de transferencia primaria y actas de baja documental que se integrarán el expediente final del proyecto, con su respectivo informe.
Los asteriscos * y ** representan una actividad cíclica que se repetirá 130 veces, por lo que se destaca este rango de pasos dentro de todo el proceso, de cada una de las 130 cajas a organizarse.
3.2.2. Diagrama de red. Una vez realizado la lista de actividades con sus respectivos recursos,
medios a utilizarse y tiempos, lo que procede es un diagrama de red, de acuerdo
a la secuencia de la técnica PERT, que es el reflejo gráfico de la lista de
actividades, que representa la totalidad del proyecto en forma global, si los dos
cuadros anteriores desglosaban cada una de los pasos de forma particular y en
sucesión ordenada, en el diagrama red dejará de ser un análisis individual y
pasara a ser la composición de un todo por la reunión de sus partes que integra
al proyecto, que en un principio parecerían divergentes entre sí las actividades
archivisticas, mostradas en este sentido pero que la técnica PERT las sintetice
de forma coherente y lógica, fuera ya de los esquemas tradicionales de la
ingeniería y administración.
El diagrama PERT muestra a las actividades que parten de una flecha a
otra actividad, que van en conjunto de círculos a los que se les conoce como
nodos, los cuales son el inicio y final de una actividad a otra que debe de
cumplirse necesariamente antes de que de comienzo la próxima actividad, los
nodos representan generalmente actividades o eventos, de tal forma que dos
nodos unidos por una flecha señala las fases o tareas específicas en que se ha
dividido un trabajo para su planificación y control, mostrando una operación que
consume tiempo el cual se muestra encerrado en un rectángulo que da el
tiempo que se tendrá establecido consumir entre la iniciación y término de una
actividad.
La red que se muestra es sólo un diagrama lógico y contiene el cálculo
cronológico en escala de tiempos de 4 horas encerrados en un recuadro que
representan estimaciones de la duración de la actividad, de igual forma se
indican las relaciones lógicas que se pueden encontrar, entre ellas las
actividades ficticias, con flechas discontinuas, que no representan una actividad
que absorba tiempo, que pudieran incrementar el tiempo total del proyecto.
Una actividad ficticia representan actividades imaginarias, que existen dentro del
diagrama de red, pero que tienen que llevar una conexión para no romper con
los principios del diagrama red, sólo con el propósito de establecer las relaciones
de precedencia y no se les asigna tiempo alguno, para cumplir con el requisito
de que todas las actividades han de estar unidas, por lo tanto una actividad
ficticia permite dibujar nexos en el diagrama de red, las relaciones de
precedencia apropiadas de tal forma que no queden sueltas y fuera de contexto
y se representa por medio de una línea punteada.
Diagrama red: 1 de 5.
1
2
3 5 0 4
7
6
SE PASA A LA ACTIVIDAD No. 8
SE PASA A LAS ACTIVIDADES Nos. 20 Y 23
VIENE DE LA ACTIVIDAD No.12
INICIO DEL PROYECTO
20
20
12 12 4 2
Nodos, representan los procesos
Tiempo
La flecha, representa la secuencia de las actividades Secuencias ficticias en la que no se invierte tiempo.
Número de actividad.
Fase. Descripción.
0 Puesta en marcha del proyecto comenzando con la elaboración e implementación de preguntas Diagnóstico de la unidad documental de trámite.
Se inicia el proyecto con la aplicación de un cuestionario para recopilación de datos e información
1 Historia institucional. Recopilación de información bibliográfica, documental y archivística.
2 Diagnóstico de la unidad documental de trámite Se obtienen los resultados del diagnóstico 3 Levantamiento de inventario topográfico por caja Se efectuará un inventaría físico somero de primer nivel a cada
una de las cajas que integran los anaqueles que tiene la Secretaría.
4 Identificación de las series documentales Identificación de las series documentales de acuerdo a sus características informativas, formatos y soportes.
5 Seriación Se elaborará un exhaustivo listado de todas las posibles series documentales, y será analizado y comparado con el cuadro de clasificación vigente.
6 Evaluación y aprobación del cuadro de cuadro de clasificación que tiene la Secretaría de servicios Parlamentarios.
Evaluado el cuadro de clasificación que se ha estado ocupando para la Secretaría de servicios parlamentarios, se aprobara su uso para su aplicación.
7 Establecimiento de los criterios de guarda precaucional. Se someterá a la Secretaría de servicios parlamentarios, el tiempo de guarda de los documentos legislativos, jurídicos, contables y administrativos de la secretaría.
Diagrama red: 2 de 5.
8 9 10 11
VIENE DE LA ACTIVIDAD No. 6
13
12
SE REGRESA A LA ACTIDAD No. 6
VIENEN DE LA ACTIVIDAD No 7
SE PASA A LA ACTIVIDAD No.14
SE PASAN A LAS ACTIVIDADES Nos. 20 Y 23
.25 2 2
0
2 2
Nodos, representan los procesos
Tiempo
La flecha, representa la secuencia de las actividades Secuencias ficticias en la que no se invierte tiempo.
Número de actividad.
Fase. Descripción.
8 Retirada de los documentos de sus guardas Retirar los documentos de las carpetas o cajas en que se encuentran resguardados.
9 Identificación de los documentos de archivo. Identificar que el documento cumpla con las características generales de documento de archivo. (Que hayan sido creados o recibidos por la Secretaría de Servicios Parlamentarios. Si no lo es, identificar si es material de apoyo informativo, como: gacetas parlamentarias, diarios oficiales de la federación, libros, fotocopias sin contexto alguno) y estas se retirarán y se podrán en un apartado para ser canalizados a otro destino.
10 Aplicación del cuadro de clasificación. Si el documento revisado existe se anota en primer término las iniciales de cada dirección general de área identificada como sección en el cuadro de clasificación, separando con una diagonal las funciones sustantivas o comunes según corresponda sobre el documento a lápiz en el margen superior derecho el registro que le corresponde..
11 Corroboración de la clasificación Si el documento revisado no pertenece a ninguna serie documental dentro del cuadro de clasificación, no se le colocará la clave clasificatoria y el documento será turnado al paso 12.
12 Creación y apertura de una nueva serie documental. Revisa y confronta cuidadosamente que los datos del asunto no corresponden a ninguna de las series documentales descritas en el cuadro de clasificación, para cerciorase que su apreciación ha sido correcta, si es así y cumple con las características de documento de archivo, si no se le dará destino con el material de apoyo informativo.
13 Ordenación. El orden que se le dará es cronológico, quedando el más antiguo al final de la fila de documentos y el más reciente al frente.
Diagrama red: 3 de 5.
14 16 17 18
VIENE DE LA ACTIVIDAD No.13
15
SE PASA A LA ACTIVIDAD No. 20
VIENEN DE LA ACTIVIDAD No 7
SE PASAN A LAS ACTIVIDADES Nos. 19 Y 22
SE PASA A LA ACTIVIDAD No. 25
2
4
19
4 4 .25 .125
Nodos, representan los procesos
Tiempo
La flecha, representa la secuencia de las actividades Secuencias ficticias en la que no se invierte tiempo.
Número de actividad.
Fase. Descripción.
14 Glosa. Aquellos documentos faltos de antecedentes se buscará el vínculo que tenga con aquellos que no cuenten con un folio de salida de la secretaría o viceversa respectivamente, procediendo a integrar el documento en el lugar respectivo; enseguida costura o fija con grapas el expediente.
15 Expurgo. Si durante la actividad de la glosa se detectan fotocopias o expedientes duplicados se enviaran al espacio designado para depuración.
16 Captura Se lleva a cabo el registro del inventario general, según los campos establecidos en el formato respectivo de inventario general.
17 Foliación. Se numeran todas la hojas de la caja. 18 Archivación en nuevas guardas Una vez que se cuente con un estimado de .50 mts. lineales se
procederá a su archivación en nuevas cajas de 34x25 cms. de ancho y alto x 50 cms. de fondo, se cerciorará que se encuentren debidamente ordenados y glosados, completos y en buenas condiciones
19 Identificación de la serie documental trabajada y su ubicación topográfica (temporal) en la batería del archivo de la Secretaría de servicios parlamentarios
A la caja en que hayan sido resguardados los documentos se les pegará en la tapa, al frente y un costado el formato de identificación del grupo o grupos documental/es a que pertenece.
Diagrama red: 4 de 5.
20
VIENEN DE LA ACTIVIDAD No 7
VIENE DE LA ACTIVIDAD No.18
‘’ 21 22 23
SE PASA A LA ACTIVIDAD No. 23
VIENE DE LA ACTIVIDAD No. 15
SE PASA A LA ACTIVIDAD No. 25
.125 4 4 4
Nodos, representan los procesos
Tiempo
La flecha, representa la secuencia de las actividades Secuencias ficticias en la que no se invierte tiempo.
Número de actividad.
Fase. Descripción.
20 Preparación de los grupos documentales a transferir. Se reúnen los expedientes inactivos y los agrupa según los parámetros de evaluación documental. Se corroborará y siguiendo la secuencia numérica, asignada en cuadro de clasificación por grupo documental y la de los expedientes del más antiguo al más reciente., anotando el número del expediente inicial y el final de la caja, a la vez elabora el original y dos copias de la relación de la documentación a transferir, según los formatos establecidos al efecto. Hecho lo anterior numera las hojas de la relación de transferencia primaria y asienta en los sitios correspondientes del formato el número que corresponde a la remesa, nombre y firma del responsable del registro de los expedientes por transferir.
21 Tramitación de la transferencia primaria. Se toma la relación de la documentación por transferir y confronta los datos que contiene con los legajos y expedientes objeto del registro, cerciorándose de la pertinencia de la transferencia planteada, así como de que la relación respectiva se encuentre completa y debidamente requisitada, con la firma y el visto bueno del original y las copias de la relación de la transferencia, procediendo a solicitar por escrito a la Unidad del archivo General se asigne día y hora de la remisión del material.
22 Visto bueno de la transferencia primaria. Una vez que se reciben indicaciones sobre la ejecución de la transferencia, se inicia el traslado en la fecha y hora establecidos. Una vez hechas las verificaciones del caso, se recibe copia de la relación de transferencia debidamente requisitaza.
23 Propuesta de Depuración Aquella documentación que cuenta con nulos valores, de acuerdo con el tiempo de guarda de los documentos legislativos, jurídicos, contables y administrativos de la Secretaría, se solicitará la opinión sobre el particular a la Secretaría de Servicios Parlamentarios, la baja de ciertos grupos documentales.
Diagrama red: 5 de 5.
24
VIENE DE LA ACTIVIDAD No.22
25 26
VIENE DE LA ACTIVIDAD No. 25
4 .25
Nodos, representan los procesos
Tiempo
La flecha, representa la secuencia de las actividades Secuencias ficticias en la que no se invierte tiempo.
Número de actividad.
Fase. Descripción.
24 Aprobación de Depuración De no haber motivo justificado para permitir su conservación previa opinión de la secretaría, se presentaran los registros del material que será depurado, levantando el acta correspondiente para su total destrucción.
25 Eliminación de los documentos, con nulos valores primarios y secundarios.
Se ejecutará lo acordado en el acta de depuración a efectos de permitir la eliminación de los documentos, con nulos valores primarios y secundarios.
26 Productos documentales evidénciales y testimoniales de las transferencias o bajas documentales, que dan por concluido el proceso de organización archivística.
Se archivaran las hojas de transferencia primaria para ser reevaluadas posteriormente en una futura transferencia secundaría, y de igual forma se archivaran las actas de depuración documental.
0
1
2
3 4 5 6
7
8 9 10 11 13
12
14
15
Nodos, representan las actividades
Tiempo
La flecha, representa la secuencia de las actividades Secuencias ficticias en la que no se invierte tiempo.
20
12 12 4
2
2 2 .25 2 2 2 4
Diagrama red general.
Esta es la representación grafica del diagrama red del PERT de forma global de todo el proyecto, se muestra de forma resumida del verdadero diagrama, ya que el rango de actividades de la 8 a la 20 representada por , indica que este rango de actividades se repetirá 130 veces, para lo que se requiere demasiado espacio de impresión por lo que se hace esta observación. Una vez que se tiene el diagrama de red se procede a la suma total de la estimación de tiempos a fin de establecer la ruta crítica.
16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26
Nodos, representan las actividades
Tiempo
La flecha, representa la secuencia de las actividades Secuencias ficticias en la que no se invierte tiempo.
4 4 .25 .125 .125 4 4 4 4 .25
Fin de proyecto.
Diagrama red general.
3.2.2. Estimación de tiempos. Visto el diagrama red, se procederá a establecer los intervalos, con una medida
de tiempo estándar que permita, el conteo general de tiempo total que se
requiere para llevar a cabo el proyecto. La columna de eventos refleja los
intervalos entre dos actividades y el tiempo que habrá de invertirse, como se
mostró con la información contenida en los recuadros, entre una actividad y su
predecesora. Se tomo como medida básica la presentación de la carga de
trabajo en cuatro horas, ya que se contempla apoyar al proyecto con recurso
humano de servicio social. De igual forma se presenta en días lo que hace un
poco más comprensible su visualización, pudiendo dimensionarlo de otra
forma.
Eventos Duración en horas Duración en días de cuatro horas
1-2 0 0 1-3 20 5 2-3 20 5 3-4 12 3 4-5 12 3 5-6 4 1 2-7 0 0 7-19 4 1 7-22 4 1 8-9 * 0.25 0.0625 9-10 2 0.5 10-11 2 0.5 11-12 0 0 11-13 2 0.5 13-14 2 0.5 14-15 2 0.5 14-16 4 1 15-16 4 1 16-17 4 1 17-18 4 1 18-19 0.25 0.0625 19-20 ** 0.125 0.03125 20-21 0.125 0.03125 21-22 4 1 22-23 0 0 23-24 4 1 24-25 4 1 25-26 0.25 0.0625 De la actividad uno hasta la siete, se efectuara progresivamente una sola ocasión, pero a partir
del rango de actividades de la 8 hasta la 20, esta se repetirá 130 veces consecutivas, como ya
se había señalado con anterioridad, comenzando en ocho (*) y terminando en veinte (**).
De lo anterior explicado, el tiempo llevado de los eventos uno al siete y del
veinte al veintiséis se contabilizaran por una sola vez, a lo cual se le sumará el
tiempo que habrá de invertirse en 130 cajas, que llevan un tiempo de 26.625
horas el equivalente a 6.65 días, quedando definidos los tiempos conforme a la
siguiente tabla:
Eventos Duración en horas Duración en días de cuatro horas
Subtotal de la suma de los rangos 1 al 2 del 7 al 22 y de 20 al 21 del 25 al 26. 119 29.75 Subtotal del rango 8 al 20, que no son más que procesos técnicos de archivo, por caja de 1/2 metro lineal de documentación. 26.625 6.65625 Subtotal de 130 cajas de 1/2 metro lineal de documentación en 1560 eventos repetidos 130 veces en secuencias idénticas de 12 eventos suman: 3461.25 865.3125 Total de tiempo del proyecto de organización por medio de la técnica PERT con metodología archivística. 3580.25 Horas. 895.0625 Días. 3.3. Propuesta de implementación del proyecto, en función a la planeación de procesos archivísticos, de acuerdo con la técnica PERT.
La función del análisis de actividades utiliza un método representativo
lógico para la formulación y ejecución del proyecto, dando el máximo valor a la
planificación anticipada y la identificación de los elementos críticos que permita
construir, un modelo gráfico, en forma de red, donde se indique el orden
planeado, las interdependencias y las interrelaciones de las actividades del
proyecto, para ver si en ella se enlace lógico en cada una de las actividades
que integra al proyecto, y si los objetivos pueden conseguirse dentro de un
plazo fijo, evitando de esta forma, estar realizando un trabajo improvisado.
Se considera como recurso humano a los estudiantes de la E.N.B.A en
sus modalidades de estancia profesional o servicio social ya que cada
estudiante tiene que cumplir con 480 horas y si a estos los vinculamos con los
procesos técnicos de 130 cajas que suman 3461.25 horas, para organizar el
archivo de trámite en un semestre, se requerirán 7 estudiantes concluir el
proyecto, ya que a cada uno le correspondería 18.57 cajas que trabajaran de
forma simultánea con el apoyo de 7 computadoras personales y demás
papelería, como recursos tecnológico y materiales.
B) Propuesta del proceso de organización archivística.
Una vez que se tiene elaborado ya un plan de trabajo, se requerirán de
las herramientas necesarias para el trabajo a desarrollar dentro del campo
archivístico. El cuadro general de clasificación archivística es el elemento más
importante dentro de la metodología archivística ya que de este instrumento se
extienden el resto de las actividades y procesos archivísticos. Para efectos del
presente trabajo se hará también énfasis en las actividades de identificación,
clasificación y ordenación.
3.5. Identificación de las series documentales del proceso legislativo y las administrativas.
De acuerdo al ciclo vital del documento existen tres valores particulares que
se encuentran en la unidad documental de trámite, siendo estos el
administrativo, el jurídico y el contable. Sin embargo dentro del ámbito del
poder legislativo, existe documentación con características peculiares de los
documentos emanados de una institución como lo es la Cámara de diputados
federal, documentos que llevan consigo un inalienable71 valor jurídico, por el
que se recurre, no para ser consultado una vez que, ya publicado o se haga
valida su vigencia. El documento legislativo va ligado con el derecho o potestad
de ser ley, desde su génesis. De esta forma tenemos grupos diferentes de
documentos, entre los que se refleja el carácter sustantivo de la Cámara de
Diputados.
71 Lo inalienable dentro del ámbito jurídico se refiere a que no se puede pasar o transmitir a alguien el dominio de algo o algún otro derecho sobre ello, por lo tanto los documentos legislativos ya nacen por naturaleza con ese valor implícito, del cual no puede renunciar para los fines que fue creado.
El hecho de tener esta distinción de series documentales identificados en
este contexto, no es suficiente ya que habrá de recopilarse información sobre la
institución sobre todo en la que aparezca en los documentos normativos sobre
sus funciones y actividades, que a su vez explique el sentido de la
estructuración y permitan asociar a las unidades administrativas menores con
cada actividad generadora de los documentos.72 Con la finalidad de ir
deduciendo las funciones sustantivas de la institución.
La identificación en si “es el análisis de las características formales e
informativas de los documentos que componen el fondo, así como el contexto
histórico-administrativo en el cual fueron producidos o recopilados”73, por ello
los documentos normativos de los que se hará uso para integrar el estudio
preliminar son: La ley orgánica del Congreso general de los Estados Unidos
Mexicanos, el Reglamento General de la Cámara de Diputados y el Manual
general de organización de la Cámara de Diputados, de los cuales se
identificarán las funciones y actividades de cada una de las área de Cámara de
Diputados.
Una vez identificado el documento legislativo y los administrativos, se
tendrá una mejor comprensión del cuadro de clasificación orgánico funcional
que ocupa la secretaría, y de como la serie documental es el elemento
sustantivo que establece la relación entre los documentos y la entidad
productora y poseedora de los mismos, por lo que la “serie es resultante de dos
elementos esenciales: el orgánico que identifica a la entidad productora y el
elemento funcional que esta relacionado con el tipo documental en que se
hacen homogéneos los formatos, el contenido y muy regularmente el
soporte.”74
3.6. Aplicación del Cuadro de clasificación de la Secretaría de Servicios Parlamentarios.
72 VILLANUEVA BAZAN, Gustavo. Op cit. p. 69 73 VILLANUEVA BAZAN, Gustavo. Op cit. p. 67. 74 Ibidem. 71.
Independientemente de la investigación histórico, normativa y
bibliográfica, la experiencia en archivos de trámite permite que al entrar en
contacto directo con la documentación, se puede detectar que los expedientes
por lo regular se encuentran organizados en su mayoría por direcciones
generales de área y en orden cronológico, como es el caso de los documentos
que integran el archivo de trámite de la Secretaría particular y en la
Coordinación administrativa en documentos distribuidos en dos rubros,
documentos de entrada y documentos de salida.
Si bien es cierto que la clasificación orgánica no es la adecuada, en la
documentación perteneciente a la Secretaría de Servicios Parlamentarios, esta
dispuesta en esa forma, siendo una de las pocas ventajes rescatables del
orden que le dieron a la documentación, al tenerla por direcciones generales de
área que en cierto forma ya son secciones identificadas.
El archivo de trámite de la Secretaría recientemente implemento un
sistema de clasificación orgánico funcional, distribuido en actividades comunes,
como el propuesto por el Archivo General de la Nación y otro más de funciones
o actividades sustantivas de la propia cámara de diputados. El primer nivel será
orgánico que corresponde a las secciones, en donde en ambos cuadros se
anotará por las iniciales de cada departamento,
A continuación se mostrará un ejemplo de cómo es la aplicación del
cuadro de clasificación de la Secretaría en una función común, como lo es, la
capacitación, en el Centro de Estudios para el adelanto de las mujeres y
equidad de género, siendo la codificación así: CEAMEG/4C.22, en donde las
letras representan a las iniciales del departamento o área en cuestión,
separado por una diagonal, que corresponde a 4C recursos humanos separado
por un punto restando el 22 que se refiere a capacitación.
Por otra parte para la codificación de una función sustantiva le
antecederá a los dígitos una S, en el caso de un dictamen de iniciativa positivo
enviado a la Dirección general de proceso legislativo quedará: DGPL/S41, de
igual forma que las comunes las siglas de la abreviatura del área o
departamento, separado por una diagonal con dígitos al que le antecederá la S
de función sustantiva, refiriéndose el 41 a dictamen de iniciativa positivo. Para
una visión general del cuadro de clasificación de funciones sustantivas del
Archivo de trámite de la Secretaría vea el anexo 1.
3.7. Expurgo. La explosión documental es uno de los grandes retos de la mayoría de
todas las administraciones, derivado de las nuevas tecnologías reprográficas,
que han llevado a las oficinas a explotar esta ventaja tecnológica de forma
indiscriminada, permitiendo el crecimiento excesivo de la información, por lo
que un mismo documento es duplicado o reproducido infinidad de veces,
originando que múltiples copias de un mismo asunto se guarden provocando
con ello una creciente masa documental, que lamentablemente esta ocupando
recursos materiales y los espacios de las unidades de instalación que se
traduce en un gasto innecesario para la administración documental, bajo esta
problemática, la Secretaría de Servicios Parlamentarios no ha sido la
excepción, siendo también este un problema al que hay que abordar dentro del
proyecto.
Otro de los motivos que origina la explosión documental es la
duplicación de trámites. Por ejemplo cuando un área envía información para
trámite, es muy común que envié copia a otras áreas involucradas en el
proceso, pero que solo deben tener conocimiento del hecho, más no llevan el
trámite directamente. Para muestra un botón, un caso muy recurrente en la
documentación resguardada por la Secretaría de Servicios Parlamentarios, ha
sido con las comisiones que por lo regular turnan alguna iniciativa a la Mesa
directiva de Cámara de Diputados, marcando copia a la Secretaría y a su vez la
Mesa directiva transcribe el trámite a Secretaría general y esta a su vez a la
Parlamentarios, pero al mismo tiempo la comisión envía nuevamente la
iniciativa directamente a la Secretaría el asunto, por lo que el mismo asunto
queda registrado dos veces con diferente folio de entrada, por lo que la lógica
de integración de un expediente indica que se debe suprimir una de las copias,
pero nunca fue llevado así, por lo que en el proceso de organización se
identificaran las copias repetidas de un mismo asunto como parte de las
actividades de expurgo.
La mejor eliminación documental es la no creación de documentos
innecesarios. Hay que racionalizar la producción documental aplicando criterios
de economía y eficacia en la producción y conservación de documentos. Una
buena política es la que propone el sistema archivístico de la Universidad de
Cádiz en España y que vale la pena retomar, sugiere que debe de eliminarse
en los archivos de oficina o gestión, y nunca deben pasar al Archivo General :
- “La documentación de apoyo informativo, que se ha usado para la resolución de un expediente pero que no forma parte de él (por ejemplo: fotocopias, catálogos comerciales, fotocopias de otros expedientes, disposiciones normativas, etc.).
- Copias de textos bibliográficos. - Los documentos que han servido para confeccionar un documento definitivo (ej. encuestas, cuestionarios... para elaborar un informe cuyos datos recoge).
- Documentos duplicados (fotocopias). - Documentos originales múltiples producidos como comunicaciones internas y difusión general entre oficinas. estos sí los deben conservar y remitir al Archivo General solo la unidad productora, mientras las receptoras las conservarán el tiempo que estimen conveniente en sus archivos de oficina (ej.: comunicaciones del área de Personal, memoramdums, etc.).”75
3.8. Glosa de los expedientes.
Uno más de los retos del proceso de organización del archivo de la
Secretaría, es la integración de sus expedientes, ya que los documentos se
han ido almacenando, separando el origen de un asunto o trámite con su
respectiva resolución o desahogo, en la documentación generada o recibida en
la Secretaría de Servicios Parlamentarios es muy común ver documentos que
contienen un folio de entrada para algún asunto o trámite, pero sin la respuesta
a este asunto, en teoría esto se puede interpretar como que el asunto no fue
atendido o resuelto, cuando en realidad la respuesta fue colocada dentro de la
misma carpeta con expedientes más recientes, desvinculando así la respuesta
con su antecedente, que de igual forma se refleja en detectar documentos de
despacho de un asunto sin antecedentes.
75 ARCHIVO DE LA UNIVERSIDAD DE CADIZ. Normativas en la organización de los archivos de gestión España. [en línea] [Cádiz, España] 30/01/2002 [citado 01 noviembre 2007] Disponible en internet: http://www2.uca.es/orgobierno/secretaria/archivo/archivosgestion.htm#expurgo
Es importante que se tenga claro que es glosar no solo al personal que
intervendrá en la integración de documentos, sino también a quienes
intervienen desde el momento de la apertura del expediente, ya que si esta
hace correctamente, dentro de la propuesta del proyecto se estarían eliminado
4 horas de trabajo de las 26 que se invierten en la ejecución de los procesos
técnicos de archivo. Dicho en otros términos si los expedientes ya estuvieran
glosados, al proyecto se le restarían 520 horas o 130 días.
Solo para cerrar este inciso es conveniente aclarar que se le denominará
glosar a la actividad derivada de la acción de completar la integridad de un
expediente, en caso de que los documentos cuenten con antecedentes, siendo
este uno de los procedimiento aplicables a las unidades de documentación de
trámite sugerido por el manual de procedimientos del sistema red e archivos
del Archivo General de la Nación.76
3.9. Criterios para la ordenación. La ordenación varía de acuerdo a las necesidades de la serie
documental, por lo que respecta a la ordenación que se dará al interior de las
series. La ordenación que se propone llevar a cabo dentro del proyecto será
una ordenación cronológica, ya que originalmente al interior de las carpetas los
expedientes están ordenados a como se han ido recibiendo o generando al
paso del tiempo, por lo que en su mayoría los documentos si llevan un orden
cronológico, independientemente que no estén clasificados por serie
documental.
Conclusiones.
76 ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Manual de procedimientos de las unidades documentales de trámite. Serie Normas para la administración de documentos de Los sistemas red de archivo del gobierno federal. México 1/a. Ed. 1986. p.13.
El empleo de métodos como el PERT en la archivística, como medio
para responder en un sentido más dinámico y planeado a los diversos procesos
que abarca la archivonomía dentro del trabajo cotidiano, pues hasta la fecha la
archivística tradicional responde a la problemática de organizar un archivo
teorizando sobre lo que es su metodología, la importancia de realizar la
organización y como hacerlo, pero sin abordar cuestiones de tiempo y
recursos.
Para la sociedad actual en donde la globalización se ha vuelto un
requerimiento en cuestiones de competencias, resulta indispensable ciertas
estrategias administrativas que deben conjugarse en armonía con la
archivística, para la aprobación de proyectos de organización de fondos, ya
sea para la iniciativa privada o pública por lo que resulta indispensable el
empleo de técnicas como el PERT que responde al aprovechamiento máximo
de los recursos y tiempos en un proyecto de organización en una unidad
documental de trámite.
El PERT al ser un sistema de planeación y organización de proyectos
establece un conjunto de técnicas y pasos para la realización de objetivos y
metas especificas, al ser aplicado a la teoría y práctica archivística aporta
elementos para preestablecer pasos iniciales y posteriormente técnicas de
organización, que al ser difundidas en el área de unidad documental de trámite
hace posible la difusión y establecimiento de una red de trabajo que da pauta a
realizar la organización de archivos de forma sistematizada la cual brinda una
certeza respecto a los tiempos y el uso de los recursos a invertir y de que forma
tendrán que interactuar en conjunto, sin olvidar la perspectiva archivística.
Al complementar la metodología archivística con la técnica del PERT, se
agiliza la organización a un menor tiempo y costo de recursos, por medio de un
conjunto de aplicaciones secuénciales, que se dan desde la fase activa de la
documentación evitando el aplazamiento de estos trabajos en los archivos de
concentración e históricos.
La técnica PERT aplicada en un archivo de trámite, comienza por
desglosar el proyecto en una serie de actividades archivísticas que conllevan la
ejecución de una tarea que necesita para realizar en la utilización de uno o
varios recursos (personal, materiales, tiempo, etc.), considerando como
característica fundamental su duración, de tal forma que el personal, material y
equipo, se aprovechen al máximo y se evite el desgaste innecesario de
recursos.
El resultado sustantivo de la investigación se da, en que la técnica PERT
permite llevar un control de los tiempos totales de un proyecto de organización
archivística, en la que el tiempo del desarrollo del proyecto de principio a fin se
puede contemplar en función a los recursos disponibles, del cual se propuso la
terminación del proyecto en seis meses de contar con todos los recursos
disponibles.
Cabe señalar que en la propuesta de proyecto se soslayo la parte
económica del proyecto, ya que el recurso humano a considerar son
estudiantes de servicios social o estancia profesional, en cuanto a los
materiales ya existe un stock permanente en los almacenes de la dependencia,
restando solo solicitar al momento de ser aprobada la propuesta de proyecto de
organización de los documentos.
Uno de los puntos interesantes de la técnica PERT, es que es una
herramienta sistémica al igual que la archivística, ya que el todo en su conjunto
explica la razón de ser del proyecto, a pesar de haber iniciado en un desglose
de actividades que han de ser independientes; en que se pueden iniciar, parar
y ejecutar de forma separada dentro de una secuencia determinada, por si
solas no dejan de ser un listado de tareas, pero que al mostrarse en conjunto
representan un plan en su totalidad concretan un proyecto, el cual se
representa en forma gráfica y por el cual se relacionan las diversas tareas
individuales en una forma que permite visualizar de forma global el proyecto de
principio a fin.
La propuesta refleja que a un corto plazo con la técnica PERT se puede
tener un archivo organizado de acuerdo a los procesos técnicos, archivísticos,
con la certeza de los tiempos y recursos que hay que consumir, con la utilidad
para contribuir a la oportuna toma de decisiones en la administración, además
de hacer más rentable la optimización de procesos y recursos. La archivística
por si sola ya no es tan eficiente ante una creciente y mayor competitividad, por
lo que tiene que ser auxiliada de la administración y de sus técnicas
específicamente de la administración de proyectos PERT, para cumplir con sus
fines con eficiencia y eficacia.
La propuesta refleja que la técnica PERT, aplicada en un proyecto
archivístico, consiste en ayudar en la planeación y el control, de la
organización documental en su fase activa, con la oportunidad de poder
determinar una fecha entrega específica, de acuerdo a los recursos
disponibles, así como administrar las diversas tareas interrelacionadas, que
van encaminadas para cumplir un objetivo común.
Otra de los resultados que dio la investigación es la identificar aquellas
actividades que son repetitivas de aquellas que se realizan por única ocasión,
de tal forma que se establezcan ritmos de trabajo, que permitan tener
presentes aquellas fases o puntos en que se deben invertir mayores o menores
recursos de acuerdo a los tiempos programados a fin de evitar tener retrasos.
Una ventaja más que ofrece el PERT, para los proyectos en archivos de
trámite, es que reduce de forma sustancial la incertidumbre en lo que se refiere
al tiempo a invertir en cada de las actividades, que de una u otra formas
dependen de los recursos disponibles para su reducción o modificación de
acuerdo a la disposición de estos, permitiendo acortar los tiempos en caso de
asignar recursos adicionales, o de acelerar algunas actividades para y acortar
tiempos.
Bibliografía. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Manual de procedimientos de las unidades documentales de trámite. Serie Normas para la administración de
documentos de Los sistemas red de archivo del gobierno federal. México 1a. Ed. 1986. 86 p ALDAY GARCÍA, Araceli J. Introducción a la administración de documentos y a los archivos Administrativos. A.G.N. México. 1992. 68 p. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Manual de políticas y normas de los sistemas red de archivos. México: AGN, Dirección de Administración de Documentos del Gobierno Federal, 1986. P 60 serie los sistemas Red de Archivos. ISBN: 968-805-309-0. AREVALO JORDAN, Víctor Hugo. Planificación general de los archivos. 3/a. Ed. Santa Fé, Argentina. 2000. 176 p. ISBN. 987-95963-6-6 AREVALO JORDAN, Víctor Hugo. Teoría, fundamentos y práctica de la archivología. 3a. Ed. Santa Fé, Argentina. 2000. 400 p. ISBN. 987-95963-2-3 TANODI, Aurelio. Archivología General. [Collectanea archivística: manual] Córdoba. Universidad de Córdoba, 1975. 278 p. CÁMARA DE DIPUTADOS, LIX Legislatura. Ley Orgánica del Congreso General de los Estados Unidos Mexicanos. México. 2006. 382 p CÁMARA DE DIPUTADOS, LIX Legislatura. Manual General de organización. México. 2006. 325 p. CÁMARA DE DIPUTADOS, Resultados de la Gestión y la Modernización Administrativa en la LIX Legislatura de la Cámara de Diputados del Congreso de la Unión. México. 2006. 220 p.
CENTRO DE PROFESIONALIZACIÓN DEL SERVICIO PÚBLICO. Curso-taller: Organización de los archivos de la administración pública. México, 2004. COMITÉ DE INFORMACIÓN, DIR. GRAL. DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y CENTRO DE DOCUMENTACIÓN INSTITUCIONAL. Manual para la operación de archivos administrativos. Secretaría de salud México. D.F. 2004 194 p CONDE VILLAVERDE, María Luisa. Manual de Tratamiento de Archivos Administrativos. Ministerio de cultura, Dirección de archivos estatales. España, 1992, 103 p. ISBN 84-7483-879-7 CONSEJO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS. Norma internacional general de descripción archivística. ISAD G. Madrid, España. Versión en español de Asunción Navascués Benlloch 1999. 96 p. CORZO, Miguel Ángel. Introducción a la ingeniería de proyectos. Limusa, México 1986. 439 p.
CRUZ MUNDET, José Ramón. Manual de Archivística. Fundación Germán Sánchez Ruipérez. Madrid, España. 1994. 400 p. ISBN. 84-86168-94-5. FERNÁNDEZ RUIZ, Jorge. Poder Legislativo. Edit. Porrúa. México. 2003. 505 p. ISBN. 970-07-3764-0 FUNDACIÓN ACADEMIA METROPOLITANA Sentimientos de la Nación. México, Instituto de la Administración Pública (I.A.P.) México. 1999. 18 p. GOMEZ CEJA, Guillermo. Planeación y organización de empresas. McGraw-Hill. México. 1994. 432 p. ISBN. 970-10-0435-3. HEREDIA HERRERA, Antonia. Archivística General. Teoría y Práctica. 2a. Ed. Diputación Provincial de Sevilla. España. 1987. 512 p. ISBN. 84-7798-056-X. LODOLINI, Elio. Archivística: Principios y problemas. trad. Mercedes Costa Paretas. Asociación Española de Archiveros, Bibliotecarios, Museólogos y Documentalistas, España. 1993. 358 p. ISBN: 84-604-6312-5. MASTOPIERRO, María del carmen. Archivos privados: análisis y gestión. 1a. ed. Alfagrama, de la serie Biblioteca Alfagrama, Archivística. No. 3. Buenos Aires Argentina. 2006. 352 p. ISBN. 987-1305-05-2. MILLER, Robert W. Aplicación del método PERT al control de programación de costes y beneficios. Tr. Leonardo Larios Aracama. McGraw-Hill. New York, E.U. 272 P. MARTINO, R.L. Administración y Control de Proyectos. Editora Técnica, México. 1967. 156 p. MORA DONATTO, Cecilia. Estructura orgánica y funcional del poder legislativo mexicano. Coedición. Porrua-H. Cámara de Diputados, LIX Legislatura. 2006. 254 p. MUNDET, José Ramón. Manual de archivística. Fundación Germán Sánchez Ruipérez, 1996 Madrid, España 1994. 400 p. ISBN. 84-86168-94-5. POSSE FRAGOSO, Juan Luis. Administración de proyectos. 2a. Ed. Coedición Instituto de administración pública del Estado de México, A.C. y la .Universidad Autónoma del Estado de México. Toluca, México. 2000. 214 p. ROUSSEAU, Jean-Yves y Carol Couture. Los archivos en el siglo XX. trad. Settela Sandahl. Archivo General de la Nación. México. 1988. 434 p. ISBN 968-805-518-2 SCHELLENBERG, Theodore. R. Archivos modernos: principios y técnicas. trad. del Centro Interamericano de Formación de Archivistas de la Universidad Nacional de Córdoba, Argentina. Archivo General de la Nación. México. 1987. 434 p. ISBN 968-805-464-x
SCHELLENBERG, Theodore. R. Principios archivísticos de ordenación. trad. del Centro Interamericano de Formación de Archivistas de la Universidad Nacional de Córdoba, Argentina. Archivo General de la Nación. México. 1979. 177 p. ISBN 968-805-088-1
SUBDIRECCIÓN GENERAL DE ARCHIVOS ESTATALES. Diccionario de terminología archivística. 2a. ed. Madrid, España. 1995. 255 P. VILLANUEVA BAZAN, Gustavo. Manual de procedimientos técnicos para archivos históricos de universidades e instituciones de educación superior. Coedición CESU UNAM- Archivo Histórico BUAP. México, D.F. 2000. 131 p. ISBN 96886354-3. Bibliografía de información en publicaciones seriadas. DICTAMÉN DE LA COMISION DE REGLAMENTOS Y PRACTICAS PARLAMENTARIAS, CON PROYECTO DE DECRETO QUE REFORMA EL TITULO SEGUNDO DE LA LEY ORGANICA DEL CONGRESO GENERAL DE LOS ESTADOS UNIDOS MEXICANOS. Cámara de Diputados, Gaceta Parlamentaria. 20 de junio de 1999. DECRETO POR EL CUAL SE APRUEBA EL PLAN DE DESARROLLO 2007-2012. Diario oficial de la federación. 31 de mayo del 2007. Secretaría de Gobernación. Talleres gráficos de la nación. México. 2007. p.117. LÓPEZ GOMEZ, Pedro. “Anales de la documentación: Identificación y valoración de documentos en España a partir de 1975”.En: Revista de biblioteconomía y documentación, Universidad de Murcia. 1998 Vol. 1. Murcia, España. Bibliografía de información en páginas electrónicas. “ Normativas en la organización de los archivos de gestión España. ” [en línea] ARCHIVO DE LA UNIVERSIDAD DE CADIZ. [Cádiz, España] 2002. Disponible en internet: http://www2.uca.es/orgobierno/secretaria/archivo/archivosgestion.htm#expurgo. [Consultado 01/11/2007] “Glosario de términos de archivística”. [en línea] Apoyo al Desarrollo de Archivos y Bibliotecas de México, A.C. (ADABI). [México, D.F.] 2007 Disponible en internet: http://adabi.org.mx/investigacion/glosario/archivistica.shtml. [Consultado 10/10/2007] CONGRESO NACIONAL DE LA REPÚBLICA DE ECUADOR. [en línea.] “Reglamento orgánico funcional del congreso nacional. ” [Quito, Ecuador.] 2007 Disponible en internet:: http://www.congreso.gov.ec/organizacion/administrativa/administrativa.aspx. [Consultado 01/11/2007]
PRADA MADRID, Ennio. [en línea, pdf.] “El reto en la génesis del documento administrativo.” [Madrid, España.] 2007. Disponible en internet: Word Wide Web: http://www.sociedadcolombianadearchivistas.org/txt/reto_en_la_genesis.pdf. [Consultado 10/10/2007] Faesch, Paula. [en línea, .doc] “La gestión de riesgos”. Boletín de informática de la Universidad Diego portales. [Colombia.] Disponible en internet: http://boletin.informatica.udp.cl/pfaesch/archivos/(2003)GestionRiesgo.doc. [Consultado 10/10/2007] TOLEDO, Roberto. [en línea, pdf.] “La administración de proyectos como herramienta de crecimiento”. [México.] 2007. Disponible en Internet: http://direccionestrategica.itam.mx/Administrador/Uploader/material/LaAdministraciondeProyectoscomoEstrategiadeCrecimiento.pdf
Anexo 1. Cuadro General de Clasificación Archivística de Funciones
Sustantivas de la Secretaría de Servicios Parlamentarios.
El presente cuadro de clasificación es el que se lleva en la Secretaría de
Servicios Parlamentarios y es el que se propone aplicar para el proyecto de
organización dentro de la administración de proyectos archivísticos bajo la
técnica PERT.
Cuadro General de Clasificación Archivística de Funciones Sustantivas.
CODIFICACION CLASIFICATORIA Las iniciales corresponden a la abreviatura del área que viene subrayada. TITULO
MD MESA DIRECTIVA
MD/S01 REUNIONES MESA DIRECTIVA
MD/S02 CAMBIOS EN FRACCIONES
MD/S03 ACTAS
MD/S04 ACUERDOS
MD/S05 COMUNICACIONES
MD/S06 PROTESTAS DE LEY MD/S07 LICENCIAS CGCS COORDINACIÓN GENERAL DE COMUNICACIÓN SOCIAL CMT.ADMON. COMITÉ DE ADMINISTRACIÓN CSJ.EDIT. CONSEJO EDITORIAL CMT.AAOPyS. ADQUISICIONES, ARRENDAMIENTOS, OBRA PÚBLICA Y SERVICIOS. CONF CONFERENCIA PARA LA DIRECCIÓN Y PROGRAMAS DE LOS TRABAJOS LEGISLATIVOS
CONF/S01 ACTAS CONF/S02 ACUERDOS CONF/S03 CALENDARIO LEGISLATIVO CONF/S04 INFORMES CONTR CONTRALORIA
JCP JUNTA DE COORDINACIÓN POLÍTICA
JCP/S01 ACUERDOS
JCP/S02 COMUNICACIONES Y NOMBRAMIENTOS
JCP/S03 INFORMES DE VIAJES INTERNACIONALES
JCP/S05 ORDEN DEL DÍA
JCP/S06 GRUPOS PARLAMENTARIOS
JCP/S07 ALTAS, BAJAS Y CAMBIOS EN COMISIONES Y COMITES
DIRECCIÓN DE ATENCIÓN A DIPUTADOS
SG SECRETARÍA GENERAL
SG/S01 GRUPOS PARLAMENTARIOS
SG/S02 JUNTAS Y REUNIONES
SG/S03 INFORMES
SG/S04 CIRCULARES
SG/S05 NOMBRAMIENTOS
SG/S06 ENLACE INSTITUCIONAL
DAJ DIRECCIÓN GENERAL DE ASUNTOS JURÍDICOS
DR y S DIRECCIÓN GENERAL DE RESGUARDO Y SEGURIDAD.
UCFP UNIDAD DE CAPACITACIÓN Y FORMACIÓN PERMANENTE
DRIP DIRECCIÓN DE RELACIONES INTERINSTITUCIONALES Y DEL PROTOCOLO
DAD DIRECCIÓN DE ATENCIÓN A DIPUTADOS
SSP SECRETARÍA DE SERVICIOS PARLAMENTARIOS
SSP/S01 COMUNICADOS
SSP/S02 INFORMES
SSP/S11 SOLICITUDES DE LOS DOCUMENTOS PERSONALES DE LOS DIPUTADOS
SSP/S12 SOLICITUDES DE REPOSICIONES DE CREDENCIALES, CONSTANCIAS DE LOS DIPUTADOS
SSP/S13 SOLICITUDES DE LAS VERSIONES ESTENOGRAFICAS Y PUBLICACIONES DIVERSAS DE LOS DIPUTADOS
SSP/S14 SOLICITUDES DE TRABAJOS LEGISLATIVOS DE LOS DIPUTADOS
DGPL DIRECCIÓN GENERAL DE PROCESO LEGISLATIVO
DGPL/S01 ACTAS
DGPL/S02 GRUPOS PARLAMENTARIOS
DGPL/S03 NOMBRAMIENTOS
DGPL/S04 INCLUSIÓN A LA ORDEN DEL DÍA
DGPL/S05 AMPLIACIONES DE TURNO
RATIFICACIONES
DECLINACIONES DE TURNO
DGPL/S06 COMUNICACIONES
DGPL/S07 COMUNICACIONES RESPUESTA
DGPL/S08 PERMISOS Y CONDECORACIONES
DGPL/S09 INFORMES
DGPL/S10 DIRECCIÓN GENERAL DE TRÁMITE LEGISLATIVO
DGPL/S11 COMISIÓN PERMANENTE
DGPL/40 DICTAMENES Y DECRETOS, REFERENTES A PERMISOS AL EJECUTIVO FEDERAL, CONDECORACIONES Y SESIONES SOLEMNES.
DGPL/41 DICTAMENES POSITIVOS INICIATIVAS
DGPL/42 DICTAMENES NEGATIVOS INICIATIVAS
DGPL/43 DICTAMENES POSITIVOS, PROPOSICIONES CON PUNTO DE ACUERDO
DGPL/44 DICTAMENES NEGATIVOS, PROPOSICIONES CON PUNTO DE ACUERDO
DGPL/45 DICTAMENES POSITIVOS MINUTAS
DGPL/46 DICTAMENES NEGATIVOS MINUTAS
DGAP DIRECCIÓN GENERAL DE APOYO PARLAMENTARIO
DGAP/S01 SOLICUTUDES ATENDIDAS
DGAP/S02 INFORMES
DGAP/S02.1 ENVIÓ DE COPIAS DE ACDOS., Y DICTAMENES APROBADOS POR EL PLENO MENSUALES A LA DGAP
DGAP/S03 PROYECTO DE ACTA
DGAP/S04 ACCESOS AL SALÓN DE SESIONES
DGAP/S05 SINOPSIS DE LA SESIÓN
DGAP/S06 RESUMEN D.O.F.
DGAP/S07 CONTROL DE LAS CURULES
DGAP/S08 SPAVAA SISTEMA PARA ACCESO VOTACIÓN AUTOMATIZADA Y AUDIO.
DGAP/S09 DIRECTORIO DE DIPUTADOS
DGAP/S10 AMBUM FOTOGRAFICO Y DIRECTORIOS
ASUNTOS EN GENERAL RELACIONADOS CON LA EMPRESA CONTROL SYSTEMS
CDIA DIRECCIÓN GENERAL DEL CENTROS DE DOCUMENTACIÓN, INFORMACIÓN Y ANÁLISIS
CEDIA/S01 SERVICIOS DE INVESTIGACIÓN Y ANÁLISIS
CEDIA /S02 DIFUSIÓN CULTURAL
CEDIA /S03 SISTEMAS DE AUTOMATIZACIÓN CATÁLOGO GENERAL DE LA BIBLIOTECA
CEDIA /S04 CONVENIO COLABORACIÓN CÁMARA DE DIPUTADOS-INEGI (USIEG)
CEDIA /S05 RED GLOBAL DE INFORMACIÓN LEGAL (GLIN)
CEDIA/S06 REDIPAL
CEDIA/S07 CONVENIO INEGI
CDIA.ML/ MUSEO LEGISLATIVO
DCP DIRECCIÓN GENERAL DE CRÓNICA PARLAMENTARIA
S/DCP/01 DIARIO DE LOS DEBATES
S/DCP/02 DIARIO OFICIAL DE LA FEDERACIÓN
S/DCP/03 VERSIONES ESTENEOGRÁFICAS
S/DCP/04 SISTEMA ESTADISTICO Y DE INFORMACIÓN GEOGRAFICA (SNEIG)
DGCP DIRECCIÓN DE LA GACETA PARLAMENTARIA
S/DGCP/01 PUBLICACIONES
CEFP CENTRO DE ESTUDIOS DE LAS FINANZAS PUBLICAS
S/CEFP/01 SERVICIOS DE CONSULTA Y ANÁLISIS
S/CEFP/02 CONVOCATORIAS Y PROCESO DE SELECCIÓN PLAZAS VACANTES
S/CEFP/03 INDICADORES ESTADISTICOS A PUBLICAR
CEDIP CENTRO DE ESTUDIOS DE DERECHO E INVESTIGACIONES PARLAMENTARIAS (CEDIP)
S/CEDIP/01 SERVICIOS DE CONSULTA Y ANÁLISIS
S/CEDIP/02 CONVOCATORIAS Y PROCESO DE SELECCIÓN PLAZAS VACANTES
CESOP CENTRO DE ESTUDIOS SOCIALES Y DE OPINION PUBLICA (CESOP)
S/CESOP/01 SERVICIOS DE CONSULTA Y ANÁLISIS
S/CESOP/02 CONVOCATORIAS Y PROCESO DE SELECCIÓN PLAZAS VACANTES
CEDRSSA CENTRO DE ESTUDIOS PARA EL DESARROLLO RURAL SUSTENTABLE Y LA SOBERANIA ALIMENTARIA
S/ CEDRSSA/01
SERVICIOS DE CONSULTA Y ANÁLISIS
S/ CEDRSSA/02
CONVOCATORIAS Y PROCESO DE SELECCIÓN PLAZAS VACANTES
CEAMEG CENTRO DE ESTUDIOS PARA EL ADELANTO DE LA MUJERES Y EQUIDAD DE GÉNERO.
S/CEAMEG/01 SERVICIOS DE CONSULTA Y ANÁLISIS
S/CEAMEG/01 CONVOCATORIAS Y PROCESO DE SELECCIÓN PLAZAS VACANTES
CO COMISIONES ORDINARIAS
S/CO/01 SOLICITUDES DE TRABAJO LEGISTIVO DE DIPUTADOS INTEGRANTES DE LAS COMISIÓNES.
S/CO/02 ACTAS
S/CO/03 CONVOCATORIAS
S/CO/04 INFORMES Y PROGRAMA DE TRABAJO
S/CO/05 INFORMES DE ESTADO Y AVANCES DE INICIATIVAS, PUNTOS DE ACUERDO Y MINUTAS.
S/CO/06 ACTAS ENTREGA Y RECEPCIÓN
COMISIONES ORDINARIAS.
CO1 COM. DE AGRICULTURA Y GANADERÍA
CO2 COM. DE ASUNTOS INDIGENAS
CO3 COM. DE ATENCION A GRUPOS VULNERABLES
CO4 COM. DE CULTURA
CO5 COM. DE COMUNICACIONES
CO6 COM. DE CIENCIA Y TECNOLOGÍA
CO7 COM. DE DEFENSA NACIONAL
CO8 COM. DE LOS DERECHOS HUMANOS
CO9 COM. DE DESARROLLO METROPOLITANO
CO10 COM. DE DESARROLLO RURAL
CO11 COM. DE DESARROLLO SOCIAL
CO12 COM. DEL DISTRITO FEDERAL
CO13 COM. DE ECONOMÍA
CO14 COM. DE EDUCACION PUBLICA Y SERVICIOS EDUCATIVOS
CO15 COM. DE ENERGÍA
CO16 COM. DE EQUIDAD Y GENERO
CO17 COM. DE FOMENTO COOPERATIVO Y ECONOMÍA SOCIAL
CO18 COM. DE FORTALECIMIENTO DEL FEDERALISMO
CO19 COM. DE LA FUNCIÓN PÚBLICA.
CO20 COM. DE GOBERNACIÓN
CO21 COM. DE HACIENDA Y CRÉDITO PUBLICO
CO22 COM. DE JURISDICCIONAL
CO23 COM. DE JUSTICIA DERECHOS HUMANOS
CO24 COM. DE JUVENTUD Y DEPORTE
CO25 COM. DE MARINA
CO26 COM. DE MEDIO AMBIENTE Y RECURSOS NATURALES
CO27 COM. DE PARTICIPACION CIUDADANA
CO28 COM. DE PESCA
CO29 COM. DE POBLACION, FRONTERAS Y ASUNTOS MIGRATORIOS
CO30 COM. DE PRESUPUESTO Y CUENTA PUBLICA
CO31 COM. DE PUNTOS CONSTITUCIONALES
CO32 COM. DE RADIO, TELEVISIÓN Y CINEMATOGRAFÍA
CO33 COM. DE RECURSOS HIDRÁULICOS
CO34 COM. DE LA REFORMA AGRARIA
CO35 COM. DE REGLAMENTOS Y PRACTICAS PARLAMENTARIAS
CO36 COM. DE RELACIONES EXTERIORES
CO37 COM. DE SALUD
CO38 COM. DE SEGURIDAD SOCIAL
CO39 COM. DE SEGURIDAD PUBLICA
CO40 COM. DE TRABAJO Y PREVISION SOCIAL
CO41 COM. DE TRANSPORTES
CO42 COM. DE TURISMO
CO43 COM. DE VIVIENDA
CO44 COM. DE VIGILANCIA DE LA AUDITORIA SUPERIOR DE LA FEDERACION
