ENTREVISTA: EMPRESA TRILLADORA LÓPEZ CIUDAD: CARTAGO …

ENTREVISTA: EMPRESA TRILLADORA LÓPEZ

CIUDAD: CARTAGO VALLE, COLOMBIA

DIRIGIDA A: ADMINISTRADOR Y REPRESENTANTE DE VENTAS

PREGUNTAS

1 ¿Cuáles son los productos que ofrece la empresa?

2 ¿Con cuántos empleados directos cuenta la empresa?

3 ¿Con cuántos empleados indirectos cuenta la empresa?

4 ¿Qué cargos tienen y qué nombres le han dado?

5 ¿La empresa tiene definido misión y visión?

6 ¿La empresa tiene definido valores y principios?

7 ¿La empresa tiene definido organigrama?

8 ¿Cuáles son los valores que caracterizan la empresa?

9 ¿Cuáles son las fortalezas de la organización?

10 ¿Cuáles son las debilidades de la organización?

11 ¿Se ha realizado un direccionamiento estratégico?

12 ¿Qué áreas se desarrollan dentro de la empresa?

13 ¿Cada empleado conoce cuáles son sus funciones?

14 ¿Cada cuánto realizan la actividad productiva?

15 ¿Cada cuánto compran maíz?

16 ¿Cada cuánto vende?

17 ¿Qué tipos de contrato maneja?

18 ¿Cómo está constituida la empresa?

CAPACITACIÓN CODIGO: AA-003-01

FECHA: ___________________

Nombre:

Cargo:

Nombre los valores de la empresa:

Describa con sus palabras la misión de la empresa:

Escriba las funciones de su cargo:

¿Se siente satisfecho con la inducción que se le dio de la empresa y del puesto de trabajo?

SI NO

¿Por qué?:

TRILLADORA LÓPEZ

CÓDIGO: AP-00

PRODUCCIÓN DIARIA

FECHA:

APROBADO POR:

PRODUCTO

MAIZ TRILLADO

MAIZ RETRILLADO

SALVADO MAÍZ

PARTIDO CUCHUCO

PRODUCCIÓN PRAGRAMADA

PRODUCCIÓN TOTAL

NOMBRE OPERARIO:

RECIBE Y APRUEBA:

OBSERVACIÓNES:___________________________________________________________________________ APROBADO POR:____________________________________________________________________________

REQUISICIÓN DE COMPRA DE MATERIA PRIMA,

MATERIAL DE EMPAQUE E INSUMOS.

No:

FECHA SOLICITUD: __________

FECHA APROBACIÓN: ____________

CODIGO: AC-001-01

ITEM DESCRIPCIÓN CANTIDAD SOLICITADO POR OBSERVACIONES

ORDEN DE COMPRA DE

MATERIA PRIMA,

MATERIAL DE EMPAQUE E INSUMOS.

No: CODIGO: AC-001-02


FECHA DE PAGO: ___________

TÉRMINOS DE ENTREGA: ___________________________

PROVEEDOR:_________________________

ITEM DESCRIPCIÓN CANTIDAD PRECIO

UNITARIO TOTAL

COSTO TOTAL:

APROBADO POR: ________________________________________________

ORDEN DE PEDIDO No: CODIGO: AC-002-01


FECHA DE PAGO: ___________


CLIENTE:_________________________

ITEM DESCRIPCIÓN CANTIDAD PRECIO

UNITARIO TOTAL

COSTO TOTAL:

APROBADO POR: ________________________________________________

Fecha Nombre del proveedor

Tipo de

materia prima o material de

empaque

Lote Fecha de

vencimiento

Inspección Certificado de

calidad

Revisado por

C NC Si No

Verifica:

FORMATO RECEPCION MATERIA PRIMA, MATERIAL DE EMPAQUE E

INSUMOS. CODIGO: AL-001-02

Versión: 01 Página 1 Fecha de aprobación

FORMATO DE TOMA FISICA DE INVENTARIO. CODIGO: AL-001-

02

N° de hoja Fecha:

Revisado por:

Realizado por Coincidencia:

N° de inventario Descripción del artículo Precio de compra Cantidad Ubicación

Firma

FORMATO DE SALIDAS DE ALMACEN CODIGO: AL-002-02

FECHA HORA ARTICULO CANTIDAD ENTREGADO A ENTREGADO POR

FACTURA DE VENTA TRILLADORA LÓPEZ

CODIGO: AL-003-01

CODIGO

DESCRIPCIÓN

CANTIDAD PRECIO

UNITARIO TOTAL

Firma del cliente.

Señores:

Dirección:

Ciudad:

Teléfono:

Correo electrónico:

TOTAL

FORMATO DE ORDEN DE COMPRA PRODUCTO TERMINADO CODIGO: AL-001-01

Nombre del cliente: N°

Fecha de pedido: Fecha de entrega:

ARTICULO CANTIDAD PRECIO

LISTA DE ANEXOS

ANEXO 1: Entrevista estructurada

ANEXO 2: Formato de información del aspirante al cargo

ANEXO 3: Formato de contratación de personal

ANEXO 4: Formato capacitación

ANEXO 5: Formato de producción diaria

ANEXO 6: Formato de requisición de compra

ANEXO 7: Formato de orden de compra de materia prima, material de

empaque e insumos.

ANEXO 8: Formato orden de pedido

ANEXO 9: Formato recepción de materia prima, material de empaque e

insumos.

ANEXO 10: Formato de inventario periódico

ANEXO 11: Formato de salidas de almacén

ANEXO 12: Factura de venta.

ANEXO 13: Orden de compra de producto terminado

ANEXO 14: Programa Plan de mantenimiento

ANEXO 15: Informe diario de pagos.

ANEXO 16: Relación de llamadas para cobro de cartera

ASPIRANTE AL CARGO

CODIGO: AA-002-01

FECHA: ___________

1.DATOS ASPIRANTE

NOMBRES:

APELLIDOS:

SEXO: F M

CÉDULA DE CIUDADANÍA:

FECHA DE NACIMIENTO:

EDAD:

TELÉFONO FIJO:

TELÉFONO MÓVIL:

DIRECCIÓN RESIDENCIA:

CARGO AL QUE ASPIRA:

SALARIO QUE ASPIRA:

2. LABORES ANTERIORES

EMPRESA:

CARGO:

TIEMPO EN LA EMPRESA:

3. DATOS ACADÉMICOS

ESTUDIOS PRIMARIOS:

ESTUDIOS SECUNDARIOS:

EDUCACIÓN SUPERIOR:

OTROS ESTUDIOS:

Partes

Nombre de la Empresa: Trilladora López

Técnico:

Número de operarios:

Fecha:Operarios

Parámetros de las máquinas

Número de la MáquinaCaracterísticas Técnicas

Material

Observaciones

Nombre de la Empresa: Trilladora López

Técnico:

Parámetros de las máquinas

Características Técnicas

Número de la Máquina Número de actividad Actividad a realizar Descripción

1 A1

2 A2

3 A3

4 A4

5 A5

6 A6

7 A7

8 A8

9 A9

10 A10

1 A11

2 A12

3 A13

4 A14

5 A15

6 A16

7 A17

8 A18

9 A19

10 A20

1 A21

2 A22

3 A23

4 A24

5 A25

6 A26

7 A27

8 A28

9 A29

10 A30

1 A31

2 A32

3 A33

4 A34

5 A35

6 A36

7 A37

8 A38

9 A39

10 A40

Sección:

Técnico:

Número de la Máquina Descripción Intrucción

Sección:

Técnico:

A1

A3

A8

A2

A9

A5

A6

A7

A4

A10

A9

A19

A18

A17

A11

A12

A13

A15

A14

A16

A20

A19

A22

A21

Instrumentación Recomendación

Sección:

Técnico:

TIPO DE PAGO ENTIDADA A LA QUE CANCELA VALOR CONCEPTO DE PAGOFECHA

PROCESO GESTIÓN FINANCIERA

INFORME DIARIO DE PAGOS. TRILLADORA LÓPEZ

CODIGO: AF-001-01

SALDO

PROCESO GESTIÓN FINANCIERA

CODIGO: AF-001-01

Código: AF-002-01

Versión: 1

Página: 1 de 1

Fecha (día/mes/año)

Número

de

factura

Nombre del deudor Teléfono Ciudad o MunicipioNombre de la persona que atiende

la llamada

PROCESO DE GESTIÓN FINANCIERA

RELACIÓN DE LLAMADAS PARA COBRO DE CARTERA

FORMATO DE REQUISICIÓN DE COMPRA

REQUISICIÓN DE COMPRA DE

MATERIA PRIMA, MATERIAL

DE EMPAQUE E INSUMOS.

No:FECHA

SOLICITUD:

__________

FECHA

APROBACIÓN:

________________

ITEM DESCRIPCIÓN CANTIDADSOLICITADO

POROBSERVACIONES

OBSERVACIÓN:

APROBADO POR:

___________________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________________

FORMATO ORDEN DE COMPRA

ORDEN DE

COMPRANo:

FECHA

SOLICITUD:

__________

FECHA DE

PAGO:

___________

ITEM DESCRIPCIÓN CANTIDADPRECIO

UNITARIOTOTAL

APROBADO POR:


COSTO TOTAL:

___________________________________________________________________________________

PROVEEDOR:_________________________

FORMATO ORDEN DE PEDIDO

ORDEN DE PEDIDO No:FECHA

SOLICITUD:

__________

FECHA DE

PAGO:

___________

ITEM DESCRIPCIÓN CANTIDAD PRECIO TOTAL

APROBADO POR:


CLIENTE:_________________________

COSTO TOTAL:

___________________________________________________________________________________

FORMATO REMISIÓN DE M/CÍA

NOTA DE REMISIÓN No:FECHA

SOLICITUD:

__________

FECHA DE

PAGO:

___________

ITEM DESCRIPCIÓN CANTIDAD PRECIO TOTAL

APROBADO POR:


CLIENTE:_________________________

COSTO TOTAL:

___________________________________________________________________________________

FORMATO ASPIRANTE AL CARGO

FECHA:

___________

F M

SALARIO QUE ASPIRA:

OTROS ESTUDIOS:

3. DATOS ACADÉMICOS

ESTUDIOS SECUNDARIOS:

ESTUDIOS PRIMARIOS:

EDUCACIÓN SUPERIOR:

CÉDULA DE CIUDADANÍA:

FECHA DE NACIMIENTO:

CARGO AL QUE ASPIRA:

EMPRESA:

CARGO:

TIEMPO EN LA EMPRESA:

ASPIRANTE AL CARGO:

_____________________

1.DATOS ASPIRANTE

NOMBRES:

APELLIDOS:

2. LABORES ANTERIORES

SEXO:

EDAD:

TELÉFONO FIJO:

TELÉFONO MÓVIL:

DIRECCIÓN RESIDENCIA:

FORMATO CAPACITACIÓN DE PERSONAL

Escriba las funciones de su cargo:



¿Por qué?:

Nombre:

Cargo:

CAPACITACIÓN

SI NO


FECHA:

___________________



¿Por qué?:

Nombre:

Cargo:

NO


CONTRATO INDIVIDUAL DE TRABAJO A TÉRMINO FIJO

Nombre del empleador:_______________________________________________apel.

Representante legal:_________________________________________________

Nombre del empleado(a):_____________________________________________

Identificada con cédula n.°:_______________

Lugar de residencia n.°:_______________________________________________

Teléfonos n.°: _________________________

Cargo a desempeñar:________________________________________________

Salario:_______________________________

Entre el empleador y trabajador(a), ambas mayores de edad, identificadas como ya se anotó,

se suscribe CONTRATO DE TRABAJO A TÉRMINO FIJO, regido por las siguientes cláusulas:

PRIMERA: Lugar. El trabajador(a) desarrollará sus funciones en las dependencias o el lugar que la empresa determine.

Cualquier modificación del lugar de trabajo, que signifique cambio de ciudad, se hará conforme al Código Sustantivo de Trabajo.

SEGUNDA: Funciones. El empleador contrata al trabajador(a) para desempeñarse como ________________________________,

ejecutando labores como:_____________________________________________________________

TERCERA: Elementos de trabajo. Corresponde al empleador suministrar los elementos

necesarios para el normal desempeño de las funciones del cargo contratado.

CUARTA: Obligaciones del contratado. El trabajador(a) por su parte, prestará su fuerza laboral con fidelidad y entrega,

cumpliendo debidamente el (Reglamento Interno de Trabajo, Higiene y de Seguridad –si lo hay-), cumpliendo las

órdenes e instrucciones que le imparta el empleador o sus representantes, al igual que no laborar

por cuenta propia o a otro empleador en el mismo oficio, mientras esté vigente este contrato.

QUINTA: Término del contrato. El presente contrato tendrá un término de duración de ____________________,

pero podrá darse por terminado por cualquiera de las partes, cumpliendo con las exigencias legales al respecto.

SEXTA: Periodo de prueba: Acuerdan las partes fijar como periodo de prueba los primeros ______ días de

labores que no es superior a la quinta parte del término inicial ni excede dos meses. Durante este periodo

las partes pueden dar por terminado unilateralmente el contrato. Este periodo de prueba solo es para el contrato inicial y no se aplica en las prorrogas.

SEPTIMA: Justas causas para despedir: Son justas causas para dar por terminado unilateralmente el presente

contrato por cualquiera de las partes, el incumplimiento a las obligaciones y prohibiciones que se expresan en los artículos 57

y siguientes del Código sustantivo del Trabajo. Además del incumplimiento o violación a las normas establecidas en

el (Reglamento Interno de Trabajo, Higiene y de Seguridad –si lo hay-) y las previamente establecidas por el empleador o sus representantes.

OCTAVA: Salario. El empleador cancelará al trabajador(a) un salario mensual de _______________________________ pesos

moneda corriente ($______________), pagaderos en el lugar de trabajo, el día _______ de cada mes.

Dentro de este pago se encuentra incluida la remuneración de los descansos dominicales y festivos

de que tratan los capítulos I y II del título VII del Código Sustantivo del Trabajo.

NOVENA: Trabajo extra, en dominicales y festivos. El trabajo suplementario o en horas extras, así como

el trabajo en domingo o festivo que correspondan a descanso, al igual que los nocturnos, será remunerado conforme al código laboral.

Es de advertir que dicho trabajo debe ser autorizado u ordenado por el empleador para efectos de su reconocimiento.

Cuando se presenten situaciones urgentes o inesperadas que requieran la necesidad de este trabajo suplementario, se deberá

ejecutar y se dará cuenta de ello por escrito, en el menor tiempo posible al jefe inmediato, de lo contrario,

las horas laboradas de manera suplementaria que no se autorizó o no se notificó no será reconocido.

DÉCIMA: Horario. El trabajador se obliga a laborar la jornada ordinaria en los turnos y dentro de las horas señaladas

por el empleador, pudiendo hacer éste ajustes o cambios de horario cuando lo estime conveniente. Por el acuerdo

expreso o tácito de las partes, podrán repartirse las horas jornada ordinaria de la forma prevista en el artículo 164

del Código Sustantivo del Trabajo, modificado por el artículo 23 de la Ley 50 de 1990, teniendo en cuenta

que los tiempos de descanso entre las secciones de la jornada no se computan dentro de la misma, según el artículo 167 ibídem.

DECIMA PRIMERA: Afiliación y pago a seguridad social. Es obligación de la empleadora afiliar a la trabajadora

a la seguridad social como es salud, pensión y riesgos profesionales, autorizando el trabajador el descuento

en su salario, los valores que le corresponda aportan, en la proporción establecida por la ley.

DECIMA SEGUNDA: Prorroga. Si el aviso de no prorrogar el contrato no se da o se da con una anticipación

menor a treinta (30) días, el contrato se prorroga por un periodo igual al inicial, siempre que subsistan

las causas que lo originaron y la materia del trabajo.

DECIMA TERCERA: Modificaciones. Cualquier modificación al presente contrato debe efectuarse por escrito y anexarse a este documento.

DECIMA CUARTA: Efectos. El presente contrato reemplaza y deja sin efecto cualquier otro contrato verbal

o escrito, que se hubiera celebrado entre las partes con anterioridad.

Se firma por las partes, el dia ____ del mes _________ de 200___

EMPLEADOR TRABAJADOR (A)

C. C. No. C. C. No.

Matriz DOFA Trilladora López.

FORTALEZAS. DEBILIDADES.

Productos de alta calidad.

Servicio amable y cortes.

Proveedores con materia prima

confiable.

Precios competitivos.

Disposición al cambio y al aprendizaje.

Poca disponibilidad de recursos

financieros para ampliar su radio

en el mercado.

Falta de posicionamiento de

marca.

Poco personal para realizar las

funciones de toda la empresa.

OPORTUNIDADES ESTRATEGIAS F.O. ESTRATEGIAS D.O.

Descuentos al comprar gran

cantidad de materia prima.

La ubicación de la empresa es un

lugar estratégico pues integra tanto

a los proveedores como a los

clientes.

Existe una alta demanda a

satisfacer.

Mantenimiento de los productos con alta

calidad, conservando el servicio amable

y cortés para satisfacer la demanda.

Adquisición de descuentos de materia

prima para disminuir costos y mantener

así precios competitivos.

Aprovechamiento de la

ubicación estratégica de la

empresa con el fin de posicionar

la marca.

Contratación de personal

necesario para realizar las

funciones de la empresa

buscando satisfacer la alta

demanda.

AMENAZAS. ESTRATEGIAS F.A. ESTRATEGIAS D.A.

Competencia con un buen

posicionamiento en el mercado.

No se cuenta con los recursos para

satisfacer la alta demanda.

Uso de los productos de alta calidad,

servicio amable y cortes buscando el

posicionamiento en el mercado.

Capacitación del personal

aprovechando la disposición al cambio y

al aprendizaje para satisfacer la

demanda.

Búsqueda de financiación con el

fin de obtener recursos para

satisfacer la alta demanda.

Realización de un plan

estratégico de marketing con el

fin de posicionar la marca.

PLAN DE ACCIÓN TRILLADORA LOPEZ.

META. ESTRATEGIA. ACCIÓN. INDICADORES. RESPONSABLE. TIEMPO RESULTADO

ESPERADO.

Atraer 15

clientes

potenciales

cada semestre

para satisfacer

la demanda.

Mantenimiento

de los

productos con

alta calidad

conservando el

servicio

amable y

cortes para

satisfacer la

demanda.

1. Evaluar por

muestreo aleatorio

la materia prima

recibida.

2.Capacitación al

personal de servicio

en atención al

cliente cada 3

meses

1) Producto

defectuoso

2) Servicio al

cliente Administrador

Seis

meses.

Cliente

satisfecho.

Participar en 5

ferias

especializadas

y entregar

cupones de

descuento

alrededor de la

empresa.

Aprovechamie

nto de la

ubicación

estratégica de

la empresa con

el fin de

posicionar la

marca.

1. Publicidad

exterior por medio

de vallas alrededor

de la empresa,

entregar cupones

de descuento a los

clientes más fieles.

2. Participar en

ferias

especializadas

1) Fidelización

del cliente

2) Participación

en ferias

Representante

comercial.

Un año. Empresa

reconocida.

ubicando un stand

mostrando los

productos de la

empresa.

Adquisición de

descuentos de

materia prima

para disminuir

costos y

mantener así

precios

competitivos.

Reducción de

costos de

materia prima

en 10% y de

precios en 5%

en un año.

Obtener los

descuentos

comprando a

proveedores que

vendan por

toneladas.

1) Costo de la

materia prima

Representante

comercial

Un año.

Política de

costos

establecida.

TRILLADORA LOPEZ.

PLAN ESTRATEGICO.

2012- 2015.

PROGRAMA. PROYECTOS. OBJETIVOS. RESULTADO.

Desarrollo

financiero.

Reducción de

costos.

1. Fijar precios

razonables y

competitivos.

1. Política de

costos establecida.

Desarrollo

comercial.

Proyecto

creación de

marca y

satisfacción del

cliente.

1. Fortalecer el

trato amable con

nuestros clientes

por parte de todos

los colaboradores

de la organización,

para aumentar el

nivel de

satisfacción.

2. Crear una

marca, enfocada

en la alta calidad y

los precios

competitivos.

1. Cliente

satisfecho.

2. Empresa

reconocida.

PROPUESTA DE ADMINISTRACIÓN POR RESULTADOS PARA LA TRILLADORA LÓPEZ UBICADA EN CARTAGO VALLE, COLOMBIA

Presentado por:

Edna Liliana Ayala Marín

Laura Cristina Bedoya Cadena

SITUACIÓN PROBLEMA

• La empresa no tiene una estructura organizacional definida

y tampoco una planeación estratégica establecida. • Dos personas realizan las funciones de toda la empresa

(sobrecarga laboral). • Al no tener una buena gestión administrativa, la empresa

no logra estabilizar su situación financiera frente a sus competidores, y además no se obtienen los resultados económicos esperados.

DEFINICIÓN DEL PROBLEMA ¿Cuál es la propuesta de administración por resultados necesaria para lograr la rentabilidad esperada en la trilladora López?

Realizar una propuesta de administración por resultados que abarque las necesidades de la Trilladora López.

OBJETIVO GENERAL.

• Formular el direccionamiento estratégico orientado a resultados.

• Realizar la estructura y cargos por procesos orientados a resultados.

• Elaborar un sistema integral de medición de gestión.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS.

DIAGNÓSTICO

Se detectaron tres problemas por medio de la observación, estos fueron:

•Falta de un plan administrativo.

•Inexistencia de manuales de funciones, procesos y procedimientos.

•Altas cargas laborales.

Por medio de la entrevista estructurada se detectaron los siguientes problemas: •La empresa nunca ha tenido un direccionamiento estratégico. •No se tienen definidas las funciones y los procesos.

DIAGNÓSTICO

•Los contratos son de tipo verbal, lo que en un futuro podría ocasionar problemas legales. •No se tiene un programa de producción y compras de materia prima; lo que ocasiona insatisfacción de la demanda y pérdida de clientes. •El número de empleados directos son 5 y los cargos son: Gerente, Administrador, Maquinistas(2), Secretaria, y el número de empleados indirectos son aproximadamente 10 coteros.

PROPUESTA

RESULTADO

2. Manual de procesos y procedimientos.

1. Direccionamiento estratégico: plan estratégico y plan de acción.

3. Manual de funciones.

4. Sistema integral de medición de la gestión.

Resumen de la propuesta

Direccionamiento estratégico

• MISIÓN

Somos una empresa dedicada a la trilla y comercialización de maíz en el norte del VALLE DEL CAUCA y el eje cafetero; entregamos a nuestros clientes productos de alta calidad, por medio de un servicio amable y cortes.

• VISIÓN

En el 2015 la trilladora López será la empresa líder en el mercado regional, prestando un servicio confiable y oportuno que satisfaga las necesidades de nuestros grupos de interés.

PROPUESTA

LINEA DE DESARROLLO. FACTOR CLAVE. RESULTADO.

Desarrollo comercial. Atención al cliente. Posicionamiento de imagen.

CLIENTE SATISFECHO

RESULTADO

CLIENTE SATISFECHO

OBJETIVO

Fortalecer el trato amable con nuestros clientes por parte de todos los colaboradores de la organización, aumentando el

nivel de satisfacción.

PROPUESTA

Direccionamiento estratégico

TRILLADORA LOPEZ. PLAN ESTRATEGICO.

2012- 2015.

PROGRAMA. PROYECTOS. OBJETIVOS. RESULTADO.

Desarrollo comercial.

Proyecto creación de

marca y satisfacción del

cliente.

Fortalecer el trato amable con nuestros clientes por parte de todos los colaboradores de la organización, para aumentar el nivel de satisfacción.

CLIENTE SATISFECHO

PROPUESTA

Plan estratégico

PROPUESTA

Plan de acción

PLAN DE ACCIÓN TRILLADORA LOPEZ.

META. ESTRATEGIA. ACCIÓN. INDICADORES. RESPONSABLE. TIEMPO RESULTADO ESPERADO.

Atraer 15 clientes

potenciales cada

semestre para

satisfacer la demanda.

Mantenimiento de los productos con alta calidad

conservando el servicio amable y

cortes para satisfacer la demanda.

1. Evaluar por muestreo

aleatorio la materia prima

recibida. 2.Capacitación al

personal de servicio en atención al

cliente cada 3 meses

1) Producto

defectuoso

2) Servicio al cliente Administrador

Seis meses.

CLIENTE SATISFECHO

Matriz DOFA

C:/Users/Lau/Desktop/sustentaci??n/Matriz DOFA Trilladora L??pez.docx

TRILLADORA LÓPEZ

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS.

PROCESO COMERCIAL. CODIGO: C-001

NOMBRE DEL PROCESO: Comercial ÁREA TITULAR: Comercial. OBJETIVO: Comercializar los productos de la empresa aumentando el nivel de satisfacción del cliente. RESULTADOS ESPERADOS: CLIENTE SATISFECHO LÍMITES

FORMATOS O IMPRESOS RIESGOS CONTROLES EJERCIDOS

PROPUESTA

C:/Users/Lau/Desktop/sustentaci??n/proceso comercial.docx

TRILLADORA LÓPEZ

MANUAL DE PROCESOS GESTIÓN HUMANA

CODIGO:

AA-003

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: capacitación RESPONSABLE: administrador OBJETIVOS: Enfocar al personal contratado en los objetivos y

resultados esperados por la Trilladora López. RESULTADOS ESPERADOS: CLIENTE SATISFECHO LÍMITES

FORMATOS O IMPRESOS RIESGOS CONTROLES EJERCIDOS

TIEMPO TOTAL EMPLEADO

PROPUESTA

PROCEDIMIENTO: capacitación CÓDIGO: AA-003

PÁGINA: 1/1

Nro. ACTIVIDAD RESPONSABLE ÁREA TIEMPO FRECUENCIA

D S M O

1

Realizar capacitación al personal de la empresa en servicio al cliente.

Administrador Administrativa 20 minutos X

PROPUESTA

Procedimiento capacitación

C:/Users/Lau/Desktop/sustentaci??n/procedimiento de capacitaci??n.docx

TRILLADORA LÓPEZ

MANUAL DE FUNCIONES POR PROCESOS ADMINISTRADOR

PÁGINA: 1/3

1. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO

Denominación del cargo: Administrador

Nombre alterno:

Dependencia jerárquica: ninguna

Número de cargos con la misma denominación dentro de la unidad: 1

2. OBJETIVO

Planear, dirigir, controlar y evaluar los diferentes recursos (humanos, físicos, monetarios), de la Trilladora López, de tal forma que permitan el cumplimiento de los objetivos organizacionales propuestos, para satisfacer las expectativas del cliente, generando posicionamiento, rentabilidad y sostenibilidad de la empresa.

3. FUNCIONES DEL CARGO

ACTIVIDADES RESULTADO PROCEDIMIENTOS

RELACIONADOS

•Realizar capacitación al personal de la empresa en servicio al cliente.

CLIENTE SATISFECHO

AA-003

PROPUESTA

TRILLADORA LÓPEZ Sistema integral de medición de la gestión (SIMG)

INDICADOR: Servicio al cliente

1. QUÉ SE VA A EVALUAR

OBJETIVO: Fortalecer el trato amable con nuestros clientes por parte de todos los colaboradores de la organización, para aumentar el nivel de satisfacción.

ESTRATEGIA: Mantenimiento de los productos con alta calidad conservando el servicio amable y cortes para satisfacer la demanda.

2. META ESTABLECIDA: Atraer 15 clientes potenciales cada semestre para satisfacer la demanda.

3. FINALIDAD DEL INDICADOR: Cliente satisfecho

4. TIPO EFICIENCIA EFICACIA NIVEL DE CALIDAD

x

5. Variables que intervienen en el indicador:

N° de clientes semestre actual

N°de clientes semestre anterior

Fuente: Representante comercial

6. Unidad de medida: 7. Forma de cálculo del indicador: N° de clientes semestre actual – N°de clientes semestre anterior

8. Frecuencia de medición: Semestral

9. Categorización del resultado (Marco de referencia) 10. Nombre del indicador: Servicio al cliente

Excelente >15

Bueno Entre 10 y 15

Regular Entre 5 y 10

Deficiente <5

11. Fecha de elaboración:

12. Fecha de revisión:

PROPUESTA

CONCLUSIONES

• Este trabajo genera un norte para la organización, puesto que brinda herramientas administrativas que antes no estaban contempladas, dichas herramientas ayudan a la creación de cultura organizacional y busca crear un equipo empoderado y conectado emocionalmente.

• Se logró formular un direccionamiento estratégico orientado a resultados, coherente y adecuado a la situación actual y necesidades de la Trilladora López, el cual los guiará y enfocará en los resultados esperados en su gestión.

• Se realizó un sistema de medición de la gestión orientado a resultados que permitirá al personal administrativo de la Trilladora López, evaluar el grado de cumplimiento de las metas.

CONCLUSIONES

• Se formuló la propuesta para la administración de la Trilladora López, que les permitirá una mayor organización y cumplimiento de las tareas, siempre y cuando se utilicen adecuadamente los manuales de funciones y se realice un buen seguimiento y control a los procedimientos.

RECOMENDACIONES

• Para la implementación de la administración con enfoque a resultados, es recomendable realizar una capacitación previa en el proyecto al personal administrativo de la empresa como preparación al cambio, así como la divulgación con todo el personal, para la apropiación y de esta forma evitar la resistencia al cambio.

• Para el SIMG se realizó una hoja metodológica para cada indicador de acuerdo al plan de acción formulado, de acuerdo a los resultados de la evaluación de cada uno, se deben plantear nuevos controles y planes de mejoramiento, para mantener y asegurar una buena gestión administrativa, por ejemplo, crear nuevos indicadores relacionados con otros procesos (estratégicos y de apoyo) que permitan evaluar la gestión total en la empresa.

TRILLADORA LÓPEZ.

MANUAL DE PROCESOS

GESTIÓN HUMANA

CODIGO: AA-003

1.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: capacitación

1.2 RESPONSABLE: administrador

1.3 OBJETIVOS: Enfocar al personal contratado en los objetivos y

resultados esperados por la Trilladora López.

1.4 RESULTADOS ESPERADOS:

Personal con conocimiento de la misión, visión, valores,

objetivos, políticas de la Trilladora López.

Personal con conocimiento de sus funciones, nivel jerárquico

y responsabilidades dentro de la empresa.

Cliente satisfecho

1.5 LÍMITES

PUNTO INICIAL: Presentar al nuevo personal de la empresa la

misión, visión, valores, políticas.

PUNTO FINAL: Realizar capacitación al personal de la empresa

en servicio al cliente

1.6 FORMATOS O IMPRESOS.

Formato de capacitación

1.7 RIESGOS: ninguno identificado

1.8 CONTROLES EJERCIDOS: ninguno

1.9 TIEMPO TOTAL EMPLEADO: 2 horas y 52 minutos

PROCEDIMIENTO: capacitación CÓDIGO:

AA-003 PÁGINA: 1/1

Nro. ACTIVIDAD RESPONSABLE ÁREA TIEMPO FRECUENCIA

D S M O

1

Presentar al

nuevo personal

de la empresa la

misión, visión,

valores, políticas.

Administrador Administrativa 20

minutos

X

2

Presentar al

nuevo personal

de la empresa

las instalaciones.


minutos

X

3

Realizar la

Inducción de

seguridad

industrial al

personal nuevo

de la empresa


minutos

X

4

Presentar

personal nuevo

a compañeros de

trabajo


minutos

X

5

Entregar manual

de funciones a

personal nuevo.

Administrador Administrativa 30min X

6

Entregar formato

de capacitación a

personal nuevo

Secretaria Administrativa 1 minuto X

7 Guardar formato

capacitación Secretaria Administrativa 1 minuto

X

8

Realizar

capacitación al

personal de la

empresa en

servicio al cliente

Administrador

Administrativa

1 hora

X

INICIO

Presentar al nuevo personal de la empresa

la misión, visión, valores, políticas.

Presentar al nuevo personal de la empresa las instalaciones

Realizar la inducción de seguridad industrial al personal

nuevo de la empresa

Presentar personal nuevo a compañeros de trabajo

Entregar manual de funciones a personal nuevo.

Entregar formato de capacitación a personal nuevo

Guardar formato capacitación

Realizar capacitación al personal de la empresa

en servicio al cliente

FIN

TRILLADORA LÓPEZ.

MANUAL DE PROCESOS Y

PROCEDIMIENTOS.

PROCESO COMERCIAL.

CODIGO: C-001

1. IDENTIFICACIÓN DEL PROCESO.

1.1. NOMBRE DEL PROCESO: comercial.

1.2 ÁREA TITULAR: Comercial.

1.3 OBJETIVO: Comercializar los productos de la empresa

aumentando el nivel de satisfacción del cliente.

1.4 RESULTADOS ESPERADOS:

Cliente satisfecho

Empresa reconocida

1.5 LÍMITES

PUNTO INICIAL: Realización de pedidos de materia prima,

material de empaque e insumos.

PUNTO FINAL: Publicidad y promoción

1.6 FORMATOS O IMPRESOS.

Formato de requisición de compra

Formato de orden de compra de materia prima, material

de empaque e insumos.

Formato orden de pedido

1.7 RIESGOS:

Marca no reconocida en el mercado

Pérdida de clientes actuales

1.8 CONTROLES EJERCIDOS:

Control periódico de inventarios

Manejo de precios bajos a clientes actuales, manejo de crédito a

clientes actuales

PROCESO COMERCIAL CÓDIGO: C-001

ORDEN PROCEDIMIENTO ÁREA

RESPONSABLE RESPONSABLE

TIEMPO

ESTIMADO USUARIOS

1

Realización de pedidos de

materia prima, material de

empaque e insumos

Comercial Representante

comercial 57 minutos

Administrador y representante

comercial

2 mercadeo telefónico Comercial Representante

comercial

1 hora y 42

minutos

Administrador y representante

comercial

3 manejo de clientes

actuales Comercial

Representante

comercial

1 hora y 46

minutos

Administrador, representante

comercial

4 publicidad y promoción Comercial

Representante

comercial

7 días y 1

hora

Administrador, representante

comercial

TRILLADORA LÓPEZ. MANUAL DE PROCESO COMERCIAL CÓDIGO: C-001

ENTRADAS O

INSUMOS:

Base de datos de

clientes actuales

Base de datos de

proveedores

Órdenes de pedidos

Órdenes de compra

PROCESO DE

TRANSFORMACIÓN:

Manejo de clientes actuales

Mercadeo telefónico

SALIDAS O

RESULTADOS:

Nuevos clientes

Empresa reconocida

ENTREVISTA: EMPRESA TRILLADORA LÓPEZ CIUDAD: CARTAGO …

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