EL ANÁLISIS CAUSA-EFECTO EFICAZ CON MINDMANAGER

¿Qué es el Análisis Causa-Efecto?

El Análisis Causa-Efecto es una técnica bien documentada y basada en diagramas, que tiene como objetivo determinar

las causas de los problemas, así como sus efectos subsecuentes. Un Análisis Causa-Efecto eficaz puede ser fuente de

beneficios extremadamente valiosos para las empresas y otros organismos. En primer lugar, proporciona un enfoque

estructurado, sistemático y metódico, lo que garantiza que no se menosprecie ninguna causa importante. En Segundo

lugar, se concentra en la identificación de los factores que contribuyen al problema, garantizando la determinación de

todas las causas y reduciendo las posibilidades de que el problema se reproduzca. En tercer lugar, permite la

identificación visual de las causas posibles, lo que implica que, una vez que veamos las causas expuestas frente a

nuestros ojos, surgirán nuevos pensamientos y se identificarán con mayor facilidad los posibles desvíos.

Los diagramas Causa-Efecto utilizan categorías de grupo estándar para garantizar que todas las causas se tomen en

consideración. Algunas personas utilizan la técnica de las 6 M: Máquinas, material, Métodos, Mano de obra,

Management (Gestión) y Medio (entorno), mientras que otras utilizan la técnica PEMPEM: Planta, Equipamiento,

Material, Personas, Entorno y Métodos.

Enfoque Tradicional

Tradicionalmente, se utiliza una pizarra para recoger la información y el feedback relacionados con el problema. Esto

suele ocupar muchas páginas, que deben ser estudiadas detenidamente para poder interpretarlas y entenderlas; una

tarea extremadamente ardua que nos puede llevar semanas.

Debido a esto, muchos Análisis Causa-Efecto fracasan.

Desgraciadamente, es frecuente ver cómo un Análisis Causa-Efecto excepcional desemboca sólo en una minúscula

acción, o incluso en ninguna.

Este problema, como demostraremos a continuación, se puede evitar fácilmente con MindManager.

El Análisis Causa-Efecto con MindManager

Realizar un Análisis Causa-Efecto con MindManager es sencillo y eficaz. Se necesitará una sala de reuniones con un

proyector y un ordenador en el cual se haya instalado MindManager.

Para iniciar el Análisis Causa-Efecto, se tiene que llegar previamente a un acuerdo sobre el problema o el efecto que se

desea analizar. El resultado de este acuerdo puede escribirse o insertarse en forma de título de mapa en un nuevo

archivo MindManager. Como observaremos a continuación, la introducción de la información y del feedback resulta muy

sencilla siguiendo las siguientes instrucciones:

6Ms 4Ps 4Ss

Máquinas Place (Lugar) Surroundings (Entorno)

Material Procedimiento Suppliers (Proveédores)

Métodos Personas Sístemas

Mano de obra Políticas Skills (Habilidades)

Gestión

Medio (entorno)

Como en la mayor parte de las actividades, existe un proceso subyacente o una secuencia de actividades necesarias

para el éxito de la operación.

A continuación, se expone el proceso general asociado al Análisis Causa-Efecto:

1. Llegar a un acuerdo sobre el efecto (problema) y sobre el enfoque más adecuado a la hora de

analizarlo: - es importante que todas las personas involucradas comprendan y estén de acuerdo sobre el

problema que va a tratarse. También deben llegar a un acuerdo sobre la forma con la que va a realizarse el

Análisis Causa-Efecto.

2. Identificar las causas principales - empezar explorando las que podrían ser las principales causas del

efecto.

3. Desglosar las causas - desglosar sistemáticamente cada uno de los resultados obtenidos con la acción

anterior, para identificar el mayor número posible de causas secundarias. Añadir nuevas causas principales a

medida que vayan identificándose.

4. Evaluar las causas - analizar las causas para estimar la probabilidad/impacto de cada una de ellas.

5. Profundizar en la investigación - una vez determinadas las causas más probables o las áreas de

incertidumbre, profundizar en la investigación.

6. Identificar las causas de raíz - basándonos en la evaluación y en las investigaciones previas, identificar las

causas de raíz y validarlas.

MindManager ayuda a implementar las distintas fases asociadas con la realización exitosa del Análisis Causa-Efecto.

1. Llegar a un acuerdo sobre el efecto (problema) y sobre el enfoque más adecuado a la hora de analizarlo

There are a number of recognised standard approaches that you can use to perform a Cause & Effect analysis such as:

Estos ejemplos están disponibles en forma de plantillas en MindManager.

Una vez llegados a un acuerdo sobre el enfoque que deseamos aplicar al análisis Causa-Efecto, crear un nuevo mapa

utilizando la plantilla MindManager más apropiada. En este caso, utilizaremos la plantilla correspondiente a la técnica de

las 6 M. Para comenzar el proceso Causa-Efecto con MindManager:

Abrir el Menú Archivo y seleccionar Nuevo...

1. Seleccionar la pestaña "Técnicos"

2. Hacer doble clic en la plantilla 6M para abrir un nuevo mapa basado en dicha técnica.

3. Al abrirse la plantilla, se invita a la introducción de una breve descripción del efecto (problema)

Consejos: Puede insertar un retorno en el título manteniendo pulsada la tecla Control y pulsando Intro al mismo tiempo.

Para este ejemplo, escribiremos "Fallo en la resistencia de la tarjeta

video" superponiéndolo al texto "Efecto"

Haga clic en "Aceptar" o pulse la tecla Intro del teclado para aplicar

este título a la rama principal del mapa.

A menudo, resulta conveniente insertar una imagen en la rama central, para que el impacto visual en personas favorezca

el entendimiento. También ayuda a activar la actividad de pensamiento en el cortex derecho del cerebro, lo que supone

un impulso a la creatividad.

Para ello:

1. Seleccione la rama principal "Fallo en la resistencia de la

tarjeta video"

2. En el menú "Insertar" seleccione "Imagen...

3. Busque el archivo de la imagen que desee insertar y pulse

"Aceptar"

Consejo: MindManager lleva incorporado un conjunto de cliparts que pueden resultar útiles en esta etapa. Seleccionando el icono, podrá acceder a la galería

de cliparts. Se pueden colocar imágenes en el mapa o en las ramas.

Para asegurarse de que todos los participantes estén hablando del mismo asunto, se puede añadir una descripción en

la rama, en forma de Nota. Para ello:

1. Abra el Editor de Notas del Panel de Tareas

2. Introducir el texto de descripción.

3. La nota será asociada a la rama y un indicador visual aparecerá en dicha rama.

Tip: Hover the mouse cursor over

the Notes symbol to show the

first line of the note. Double-

clicking on this symbol will open

the Notes Editor.

Consejo: Coloque el cursor del ratón encima del símbolo y verá aparecer la primera línea de la nota. Un clic doble en este símbolo abrirá el Editor de Notas.

Se puede utilizar esta técnica en cualquier rama del mapa Causa-Efecto.

También se pueden añadir archivos que suministren información complementaria a cada rama del mapa. Por ejemplo:

· Cartas de queja de clientes

· Informes de análisis del fallo

· Gráfico de los fallos

Para ello:

·

·

·

·

Seleccione la rama principal

En el menú "Insertar" seleccione "Archivo Adjunto..."

Busque el archivo que desea adjuntar y pulse "Aceptar"

El indicador de archivo adjunto aparecerá al lado del título de

Archivo adjunto único Archivo adjunto múltiple

la rama.

Hacer doble clic en el símbolo de Archivo Adjunto para lanzar los archivos en sus aplicaciones de origen. Seleccionar

"Archivos Adjuntos" del menú Rama para configurar sus preferencias de Archivos adjuntos.

Tras esta preparación inicial, el mapa podría parecerse a lo siguiente:

Ahora podemos comenzar el Análisis Causa-Efecto.

2. Identificar las causas principales

Utilizando el mapa, podemos empezar a identificar las principales causas del efecto. El mapa nos proporciona los

grupos de causas principales que deberíamos tomar en consideración. En este caso, Máquinas, Material, Métodos,

Mano de Obra, Management y Medio.

3. Desglosar las causas

Las notas asociadas con cada una de las ramas principales, nos muestran las cuestiones que deberíamos considerar a

la hora de desglosar las causas. Hacer clic en una rama principal, por ej. "Máquinas" y mirar el Editor de Notas.

Aparecerán las siguientes preguntas:

·

·

·

·

·

·

·

·

¿Qué máquinas estaban involucradas?

¿Las máquinas funcionaban según sus especificaciones?

¿Se habían llevado a cabo las operaciones de mantenimiento apropiadas?

¿Qué aspectos de las máquinas podrían haber contribuido al efecto?

¿Las máquinas estaban disponibles en el momento requerido?

¿Había algún disfuncionamiento en las máquinas?

¿Las máquinas eran adecuadas para las tareas que realizaban?

¿Qué aspectos de las máquinas podrían contribuir al efecto?

Consejo: Para ver mejor estas notas, hacer clic en el símbolo

del panel de notas para colocar el Panel de Notas debajo de la ventana del editor

de mapa.

Para facilitar el registro de las causas identificadas en el mapa y minimizar el riesgo de intrusión en el proceso de

pensamiento, MindManager cuenta con un método especial de introducción de texto llamado escribe-y-entra. A

continuación, se presenta este método de forma esquemática:

Podemos continuar introduciendo texto y añadiendo ramas secundarias a la rama principal, o simplemente seleccionar

una nueva rama principal y añadirle ramas secundarias.

El mapa se ampliará progresivamente:

4. Evaluar las causas

Con MindManager, se pueden reorganizar las causas con una sencilla acción de arrastre del ratón. Así, podremos mover

una rama para asociarla a una rama principal distinta o a una posición distinta de la secuencia.

MindManager nos ofrece la posibilidad de utilizar vínculos diferentes entre causas separadas, lo que nos proporcionará las

claves para averiguar cuál es la verdadera causa de origen del problema. Una de estas posibilidades consiste en utilizar

las "Conexiones Mentales" para vincular las ramas.

Utilizar las Conexiones Mentales

1. Seleccionar en la barra de herramientas.

2. Hacer clic en la rama de origen y arrastrar el cursor del ratón hasta la rama de destino. Soltar el botón del

ratón.

3. Ahora podemos introducir un título para la conexión. Pulsar "Aceptar"

Se ha dibujado una conexión entre las dos ramas.

5. Profundizar en la investigación

Una vez identificadas las distintas áreas que pueden determinar las causas principales del problema que estamos

investigando, podremos profundizar en esas cuestiones para comprobar si se trata realmente de causas.

Para ello, podremos crear un Nuevo mapa que nos ayude a plasmar nuestras ideas. Una manera de hacerlo, es la

creación de un mapa vinculado. En nuestro ejemplo, esto podría hacerse seleccionando la Conexión Mental "Presión en

el Management" y luego seleccionando el comando "Guardar como mapa vinculado" del menú Rama. Esto nos permite

guardar el nuevo mapa en el emplazamiento que deseemos.

.

La rama principal del nuevo mapa se asocia

automáticamente al título de la rama que

seleccionamos en el mapa original

El nuevo mapa se conectará automáticamente, en

forma de archivo adjunto, a la rama principal del

mapa original. Así, podremos abrir el mapa

vinculado desde el mapa original.

Ahora podemos recoger información relacionada con la "Presión del management", para poder entender a continuación

los factores que la causaron e identificar las causas de origen potenciales.

Generar este Nuevo mapa utilizando "escribe y entra", para añadir información con rapidez, y el arrastre del ratón para

organizarla. Esto puede dar como resultado el siguiente mapa.

6. Identificar las causas principales

El siguiente paso consiste en identificar las causas principales. Podemos utilizar las categorías para identificar las áreas

que tienen algo en común. En este caso, podemos observar que había algunas áreas en las que las personas apropiadas

no estaban presentes, y que la velocidad era un factor determinante.

Utilizar las Categorías

MindManager lleva incorporado un conjunto de categorías predeterminadas. Si necesitamos añadir nuevas categorías a

esta lista, podemos hacerlo seleccionando "Mis Categorías" en el menú Edición. También se pueden asociar imágenes

a cada categoría. Una vez creadas, las categorías pueden ser asignadas de la manera siguiente:

1. Abra el la pestaña Categorías del Panel de Tareas

2. Seleccione una rama

3. Haga doble clic en una categoría para aplicarla a las ramas seleccionadas.

De manera alternativa, podemos utilizar el Cuentagotas

:

1. En la pestaña Categorías, seleccionar la herramienta Cuentagotas. El cursos cambiará y se transformará en

un Cuentagotas.

2. Hacer clic en la categoría que desea aplicar.

3. Haga clic con el Cuentagotas en las ramas para aplicar dicha categoría.

Una vez asignada, las categorías pueden ser utilizadas como criterio de filtrado. También podemos crear un mapa de

categorías.

Consejo: Los Recursos pueden aplicarse exactamente del mismo modo, seleccionando la pestaña Recursos .

Utilizar los Filtros

Una vez aplicadas las categorías, podremos utilizarlas como criterios de filtrado. Para ello:

1.

2.

3.

4.

Seleccione la pestaña Filtro del Panel de Tareas

Pulse el botón "..." que se encuentra debajo de la mención "En las categorías siguientes"

Seleccione una categoría. En el ejemplo siguiente, se ha seleccionado la categoría "Público".

Pulse el botón "actualizar" para aplicar el filtro.

Tras haber aplicado el filtro, queda patente en nuestro ejemplo que las personas "inapropiadas" o la ausencia de las

personas "apropiadas" fueron un factor determinante en la causa del problema. Un análisis similar indicaría que la "Prisa"

también jugó un papel importante como causa del problema.

Utilizar los Mapas de Categorías

Podemos generar rápidamente nuevos mapas que nos proporcionarán una perspectiva distinta. Lo haremos generando

automáticamente un nuevo "Mapa de Categorías". Para ello:

1. Aplique todas las categorías necesarias en el mapa original.

2. En el menú Ver, seleccione "Crear mapa de Categorías"

A continuación, podemos observar un mapa de categorías creado a partir del mapa original. Las ramas se agrupan por

categorías. Por ejemplo, "Prisa" y "Personas inapropiadas"

From this analysis it would suggest that the organisation does not have an adequate system to fast track through urgent

De este análisis, concluimos que la empresa no posee un sistema eficaz para obtener las autorizaciones necesarias para

efectuar cambios en el producto, mientras que se asegura de que el cambio propuesto es tomado en consideración por

las personas apropiadas, con las aptitudes y la experiencia necesaria par tomar las decisiones correspondientes. Otro

factor a destacar es que, en estas situaciones, se suele buscar la cobertura adecuada cuando el personal clave se

encuentra ausente.

Ahora podemos utilizar MindManager para añadir, asignar, ampliar y controlar el progreso las acciones que resultan del

Análisis Causa-Efecto. Aplicaremos las acciones utilizando la pestaña Acciones del Panel de Tareas

(seleccione para abrirlo). Una vez aplicadas, las acciones pueden ser transmitidas directamente desde MindManager

hacia Outlook (en el menú Archivo, seleccionar "Recursos Compartidos de Outlook" y luego "Exportar Acciones a

Outlook"). También podemos efectuar un seguimiento de las acciones utilizando los criterios de acción de la pestaña

Filtro.

Si la conclusión consiste en seguir una trayectoria de acciones, podremos utilizar MindManager para desarrollar un plan

de proyecto basado en las actividades que requiere dicha trayectoria. El mapa resultante podrá ser exportado

directamente a MS Project.

5.1.1 ¿Qué más nos aporta?

MindManager lleva el Análisis Causa-Efecto a niveles superiores. A continuación se describen sólo algunas de las nuevas

posibilidades que nos ofrece:

Estructura y Jerarquía de mapa

Al utilizar le marco Causa-Efecto que nos suministra la plantilla (ej. 6M), la secuencia y la jerarquía de las ramas que

generamos a partir de la rama principal se crean y se enumeran automáticamente a medida que las vamos añadiendo.

El sistema de numeración asociado a esta secuencia/jerarquía puede permanecer visible, facilitando así el

entendimiento.

Formato de rama

Con el trabajo de mapa, podemos diferenciar las ramas visualmente.

Esto resulta muy útil para diferenciar aspect

· Importancia

· Riesgo

· Áreas a profu

El uso de la herramienta "Cuentagotas" , las categorías, los

recursos, el color del texto o del fondo pueden aplicarse con rapidez a las ramas.

Navegación

Por muy complejo que sea el mapa, podemos navegar por él fácilmente gracias al Explorador de Mapa de MindManager.

Podemos ampliarlo y comprimirlo en todos los sentidos. Podemos concentrarnos en un área específica del mapa. Se

acabaron las limitaciones debidas al tamaño o a la complejidad del mapa.

También resulta útil para realizar "recorridos de inspección" por el mapa.

Distintos modos de visualización

Normalmente, el Análisis Causa-Efecto se realiza utilizando el diagrame "Árbol de Entrada" de MindManager. Es el mejor

modo de representar el flujo de izquierda a derecha del Causa-Efecto. En algunas ocasiones, ésta puede no ser la mejor

manera de presentar el material, de optimizar el uso del espacio de la pantalla y de "ver" los vínculos/conexiones entre

las ramas transversales a la estructura jerarquizada. Con un simple clic del ratón, y para usos específicos, podemos

transformar el mapa en los siguientes tipos de diagrama:

·

·

·

·

·

Esquema (lista)

Mapa (para generar ideas como en un Mapa mental)

Árbol de salida (para examinar escenarios hipotéticos)

Diagrama de afinidad (para agrupar)

Organigrama (para las estructuras jerarquizadas)

Recursos

Del mismo modo que las categorías, podemos asignar recursos a las ramas específicas. Esto nos ayuda a identificar

quién hace qué.

Acciones

Al combinarlas con los recursos, podemos designar una rama como acción y asignarla, a su vez, a un recurso o a un

individuo en particular. Podemos enviar la acción a la persona correspondiente en MS Outlook.

Personalizar el enfoque Causa-Efecto

Si continuamos utilizando los mapas en el Análisis Causa-Efecto, podemos llegar a identificar áreas específicas que

consideraremos propias, de nuestra empresa o de nuestro sector. Por ello, tenemos la posibilidad de editar las plantillas

y añadirles o borrarles las ramas necesarias. También podemos personalizar el aspecto de la plantilla, con el fin de

aportarle la identidad visual de la empresa u otro aspecto específico (color, fondo de mapa, etc.)

Conversión en otros formatos

Podemos exportar nuestro análisis a otras aplicaciones para transmitirlo en el formato más adecuado para sus

destinatarios.

Los mapas se pueden convertir en:

·

·

·

·

·

·

Documentos, informes (MS Word, pdf)

Presentaciones (MS PowerPoint)

Páginas web (HTML)

Planes de Proyecto (MS Project)

Diagramas (Visio)

Imágenes (jpg, bmp, emf, png)

XML para la exportación a otras aplicaciones

RESUMEN

MindManager nos permite realizar un Análisis Causa-Efecto de una manera muy eficaz y práctica. Nos ayuda a superar

las dificultades operativas asociadas a la manera tradicional de gestionar los datos generados.

El uso de MindManager implica que del Análisis Causa-Efecto emanen acciones y entendimiento. Esta será la lógica que

reine en la organización.

El proceso arriba descrito se convertirá en usual si se trabaja con MindManager respetando las siguientes indicaciones:

1. La información se RECOGE a partir de una serie amplia de fuentes y de personas.

2. Esta información es sometida a un proceso de análisis y de ENTENDIMIENTO antes de tomar las decisiones

con consciencia de su significado y del camino a seguir.

3. Los resultados y recomendaciones que surgen de la fase de Entendimiento serán presentadas a los

compañeros que puedan aportar valor gracias a su conocimiento colectivo, su experiencia y su creatividad.

Esto nos ayudará a aprender de las dificultades que se habían superado previamente.

4. Por último, una vez llegados a un acuerdo sobre lo que debe hacerse, se producirá un plan de acción que

APORTARÁ los componentes necesarios para asegurar que se alcancen los objetivos.