CONCLUSIONESvirtual.urbe.edu/tesispub/0105271/conclu.pdf · Edición Madrid:. Editorial Montalbán....

220

CONCLUSIONES

El control interno es un sistema primordial para la consecución de los

objetivos de una organización, como se indicó en las bases teóricas, es

integrado dinámico y administrador de las operaciones cumpliendo con lo

planificado. La empresa Venequip, S.A en la actualidad muestra grandes

deficiencias en sus procesos, específicamente en los rubros compras

misceláneas e inventario, en las cuales se diagnosticó que existen falta de

revisión y evaluación en dichos departamentos.

De igual forma, la organización se ve afectada por no poseer valores y

principios éticos, así mismo por no realizar evaluaciones de las experiencias

entre los miembros que integran estos procesos. Por otra parte, el comité de

control no está trabajando en función de cumplir con la planificación

establecida, como lo enfatizan las políticas y prácticas de RRHH. De no

poseer actividades que se enfoquen en la capacitación, formación y

entrenamiento para que exista la movilidad dentro de la organización con

innovaciones dentro de sus procesos.

En los departamentos de compras misceláneos e inventarios no existe

definición o evaluación de los riesgos para optimizar la administración. La

organización necesita establecer comunicación de sus objetivos para

contrarrestar las consecuencias de desviaciones de procedimientos o

disminuir el margen de ineficiencias.

De acuerdo a lo antes expuesto se diagnosticó que la situación actual de

la organización se debe a el ausentismo de componentes del control interno

221

para los departamentos compras misceláneos e inventario de la empresa

Venequip, S.A., así mismo se determinó la falta de políticas y normas que

dentro de dichos departamentos se definieron con la convicción de mejorar

los procesos, diseñando procedimientos para cumplir con un control interno

óptimo para la consecución de los objetivos.

Por lo antes expuesto la empresa se ve en la necesidad de diseñar un

sistema de control interno para los rubros Compras Misceláneos e inventario,

en el cual se establecerán políticas, normas y procedimientos de los

procesos para los departamentos de compras e inventario con el fin de

disminuir los riesgos y fraudes aumentando la eficiencia de los procesos para

cumplir con la misión de la organización.

222

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227

ANEXOS

228

ANEXO A-1

INSTRUMENTO DE VALIDACION

229

REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA UNIVERSIDAD DR. RAFAEL BELLOSO CHACÍN FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS

ESCUELA DE CONTADURIA PUBLICA

INSTRUMENTO DE VALIDEZ DE CONTENIDO PARA OBSERVACIÓN DE CAMPO

DISEÑO DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO EN LOS RUBROS COMPRAS MISCELANEOS E INVENTARIO PARA LA EMPRESA

VENEQUIP, S.A

TRABAJO ESPECIAL DE GRADO PARA OPTAR AL TÍTULO DE LICENCIADO EN CONTADURIA PÚBLICA

EXPEDIENTE Nº C-45.03.16

MARACAIBO, ENERO DE 2017

230

I.- IDENTIFICACIÓN DEL EXPERTO:

Nombre: ___________________________________________________

Titulo de Pregrado: ___________________________________________

Titulo de Postgrado: __________________________________________

Titulo de Doctorado: __________________________________________

II.- IDENTIFICACIÓN DE LA INVESTIGACIÓN

1. TÍTULO

Diseño de un sistema de control interno en los rubros compras misceláneos e

inventario para la empresa Venequip, S.A

2. INFORMACIÓN ADICIONAL

2.1. TIPO DE INVESTIGACIÓN

Proyecto factible, descriptivo y de campo.

2.2. DISEÑO DE INVESTIGACIÓN

No experimental de tipo transeccional o trasversal descriptiva.

2.3. POBLACIÓN

La población estará constituida por cinco (5) personas las cuales están

dividida en dos departamentos, en el departamento de administración se

desempeñan los siguientes cargos: especialista de administración,

231

contabililista de servicios, analista del cuarto de herramienta, y para el

departamento de taller está conformado por dos cargos coordinador de

transmisiones y coordinador de motores

Cuadro 2 Distribución de la Población

Departamento

Cargo

Numero de

Sujetos

Administración

Especialista de Administración

1

Contabilista de Servicio

1

Analista del cuarto de Herramientas

1

Taller

Coordinador de Transmisiones

1

Coordinador de Motores

1

TOTAL

5

Fuente: Departamento Administración y taller de Venequip, S.A

(2017) 2.4. TÉCNICA DE OBSERVACIÓN

Observación mediante encuestas.

2.4.1 INSTRUMENTO (S)

Entrevistas administrador y cuestionario personal.

232

JUICIO DEL EXPERTO

1. ¿Los ítems son pertinentes con los objetivos? Suficiente _____ Medianamente suficiente ____ Insuficiente ____ Observaciones:____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

2. ¿Los ítems son pertinentes con la variable? Suficiente _____ Medianamente suficiente ____ Insuficiente ____ Observaciones:____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

3. ¿Los ítems son pertinentes con las dimensiones? Suficiente _____ Medianamente suficiente ____ Insuficiente ____ Observaciones:____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

4. ¿Los ítems son pertinentes con los indicadores? Suficiente _____ Medianamente suficiente ____ Insuficiente ____ Observaciones:____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

5. ¿Considera que la redacción es la adecuada? Suficiente _____ Medianamente suficiente ____ Insuficiente ____ Observaciones:____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

6. ¿Considera válido este instrumento? Suficiente _____ Medianamente suficiente ____ Insuficiente ____ Observaciones:____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

______________________________________ NOMBRE Y FIRMA DEL EXPERTO

FECHA DE VALIDACIÓN: __________ EXPEDIENTE Nº C-45-03-16

ESTA PLANILLA DEBE ENTREGARSE A LA COORDINACION UNA VEZ REVISADO EL INSTRUMENTO POR EL EXPERTO

233

Observaciones Adicionales:

1. Este instrumento se debe acompañar con:

a) Fotocopia de los objetivos aprobados por el Comité (Objetivo General,

Objetivos Específicos).

b) Fotocopia del sistema de variable aprobado por el Comité (Definición Nominal,

Definición Conceptual, Definición Operacional, Cuadro de Operacionalización).

2. Pueden incluirse tantos cuadros de construcción y validación como se requieran, de

acuerdo a la extensión del instrumento de recolección de datos.

3. Al final de los cuadros debe presentarse un modelo de instrumento con instrucciones,

tal como se aplicará a la población objeto de estudio.

4.- Luego debe incluirse las definiciones conceptuales de los indicadores de acuerdo a

las posturas teóricas asumidas en las bases teóricas, indicando autor (es), año y página

para cada uno. Deben aparecer TODOS LOS TÉRMINOS ordenados tal como

aparecen en el cuadro de operacionalización aprobado.

234

DISEÑO DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO EN LOS RUBROS COMPRAS MISCELANEOS EN INVENTARIO PARA LA EMPRESA VENEQUIP, S.A.

Entorno de Control para el rubro de las Compras Misceláneos. 1. La Alta Gerencia tiene definido los estándares de conducta para el personal de compras misceláneos. SI ______ NO_____ 2. La alta gerencia y el personal supervisor está comprometido con los valores éticos para las compras misceláneos. SI______ NO_____ 3. La alta gerencia y el personal supervisor está comprometido con los principios éticos para las compras misceláneos. SI______ NO_____ Estándares de conducta de las compras misceláneos. 4. Los estándares de conductas definidos por la alta gerencia guían a la organización hacia actividades para la consecuencia de los objetivos de las compras misceláneos. SI______ NO_____ 5. La entidad identifica oportunamente las desviaciones de los estándares de conductas esperados del personal de las compras misceláneas. SI______ NO_____ Independencia y Competencia Profesional en las compras misceláneas. 6. La dirección establece las estructuras de líneas de reporte en las compras misceláneos. SI______ NO_____ 7. La entidad evalúa las habilidades necesarias entre los miembros de las compras misceláneos. SI______ NO_____ 8. La entidad evalúa la experiencia necesaria entre los miembros de las compras misceláneos SI______ NO_____ Delegación de responsabilidades en las compras misceláneos. 9. Existen líneas de mando en el departamento de las compras misceláneas. SI______ NO_____ 10. La dirección define responsabilidades en el departamento de compras misceláneas. SI______ NO_____ 11. La dirección asigna responsabilidades en el departamento de compras misceláneas SI______ NO_____ Filosofía y estilo de la Dirección en las compras misceláneas.

235

12. Las decisiones gerenciales para las compras misceláneas están orientadas a las estimaciones que se realizan en la planificación de sus trabajos. SI______ NO_____ 13. La gerencia toma en cuenta todos los elementos necesarios para su seguimiento evitando riesgos inadecuados en las compras misceláneas. SI______ NO_____ Estructura y plan organizacional en las compras misceláneas 14. Venequip, S.A tiene establecida una estructura organizacional para las compras misceláneas SI______ NO_____ 15. La entidad tiene establecida líneas de reporte para las compras misceláneas. SI______ NO_____ 16. La entidad tiene establecida líneas de mando para las compras misceláneas. SI______ NO_____ Comité de Control en las compras misceláneas 17. El departamento de administración de Venequip, S.A se caracteriza por cumplir el cronograma para realizar las compras misceláneas. SI______ NO_____ 18. La administración de Venequip, S.A establece niveles de máximo y mínimo para adquirir las compras misceláneas. SI______ NO_____ Políticas y prácticas de RR.HH en las compras misceláneas. 19. El departamento de RR.HH tiene especificado el nivel de competencia requerido para las distintas tareas de las compras misceláneas. SI______ NO_____ 20. En Venequip, S.A se inicia un proceso de capacitación en forma práctica para el correcto desempeño de los empleados de la compras misceláneos. SI______ NO_____ 21. En Venequip se promueve la movilidad organizacional promoviendo a los empleados excelentes e innovados de compras misceláneas. SI______ NO_____ Especifica objetivos relevantes en las compras misceláneos 22. La organización de Venequip define los objetivos con suficiente claridad para permitir la identificación de los riegos relacionados con las compras misceláneos. SI______ NO_____ 23. La organización de Venequip define los objetivos con suficiente claridad para permitir la evaluación de los riegos relacionados con las compras misceláneos. SI______ NO_____ 24. Para definir los objetivos en el departamento de compras misceláneos, la entidad:

a. Refleja las selecciones de la administración _____

236

b. Considera la tolerancia al riesgo._______ c. Incluye las metas de desempeño operativo y financiero.________ d. Constituye una base para administrar los recursos. _______

Identificación y análisis de los riesgos en las compras misceláneos 25. En Venequip, toman en cuenta la marca del producto para identificar su calidad en las compras misceláneos. SI______ NO_____ 26. En Venequip se basan en la garantía del producto o en su tiempo de vida útil para adquirirlo. SI______ NO_____ Identificación y Evaluación de cambios importantes para las compras misceláneos. 27. Venequip evalúa cambios en el ambiente externo en el cual opera para las compras misceláneos. SI______ NO_____ 28. Venequip identifica cambios en los modelos de negocio con los proveedores en las compras misceláneos. SI______ NO_____ Evaluación de riesgos de fraude en las compras misceláneos 29. Venequip, S.A, considera estos tipos de fraude para las compras.

a. Reporting Fraudulento ______ b. Posible pérdida de Activos ________ c. Corrupción________

30. Cuáles de estas evaluaciones de riesgo de fraude considera Venequip, S.A, para las compras misceláneos.

a. Adquisición no autorizada_____ b. Uso o Enajenación de activos______ c. Alteración de los riesgos de información ______

Selecciona y desarrollar actividades de control para las compras misceláneos 31. Venequip, S.A, posee actividades de control que ayudan a asegurar la mejor decisión en cuanto a los riesgos en las compras misceláneos. SI______ NO_____ 32. La organización define actividades de control que contribuyen a la mitigación de los riesgos hasta niveles aceptables para la consecución de los objetivos. SI______ NO_____ 33. La organización asignan actividades de control que contribuyen a la mitigación de los riesgos hasta niveles aceptables para la consecución de los objetivos. SI______ NO_____ Tipos de actividades de control para las compras misceláneos.

237

34. El departamento de administración de Venequip considera para las actividades de control:

a. Complejidad de las operaciones_____ b. Naturaleza de las operaciones______ c. Alcance de las operaciones para las compras misceláneos _____.

35. La administración de Venequip establece las actividades de control en varios niveles de la entidad para las compras miscelaneos SI______ NO_____ Selección y desarrolla controles generales sobre tecnología para las compras misceláneos. 36. La dirección de Venequip selecciona actividades de control diseñadas para ayudar a asegurar la complejidad, de la tecnología para las compras misceláneos. SI______ NO_____ 37. La dirección de Venequip desarrolla actividades de control sobre el desarrollo de la tecnología en el departamento de compra. SI______ NO_____ Implementación de políticas y procedimientos para las compras misceláneos. 38. La administración de Venequip establece actividades de control que están constituidas dentro de los procesos del negocio. Si____ No____ 39. La administración de Venequip establece las actividades de los empleados a través de políticas SI______ NO_____ 40. La administración de Venequip establece las actividades de los empleados a través de procedimientos para determinar las acciones de control SI______ NO_____ Información relevante para las compras misceláneas. 41. La organización obtiene información relevante para apoyar el funcionamiento de las compras misceláneos. SI______ NO_____ 42. La organización obtiene información de calidad para apoyar el funcionamiento de las compras misceláneos. SI______ NO_____ 43. La administración de Venequip captura fuentes internas de información para las compras misceláneas. SI______ NO_____ Sistema de información y responsabilidad para las compras misceláneos. 44. La administración de Venequip gestiona sus operaciones para las realizar las

238

compras misceláneas SI______ NO_____ 45. La administración de Venequip al momento de planificar las compras misceláneos cuenta con la información necesaria. SI______ NO_____ 46. La administración de Venequip al momento de presupuestar las compras misceláneos cuenta con la información necesaria. SI______ NO_____ Comunicación interna para las compras misceláneos 47. La Junta directiva comunica oportunamente los objetivos de las compras miscelaneos. SI______ NO_____ 48. La administración tiene la información necesaria para cumplir con sus roles con respecto a los objetivos de las compras miscelaneos. SI______ NO_____ Comunicación externa para las compras misceláneas. 49. La organización desarrolla controles que facilitan la comunicación externa de las compras misceláneas SI______ NO_____ 50. La organización evalúa de manera independiente los controles internos con los proveedores de servicios externos SI______ NO_____ Evaluaciones continuas y/o independientes para las compras miscelaneos. 51. La organización realiza evaluaciones continuas de los controles internos para evaluar su funcionamiento en las compras misceláneas. SI______ NO_____ 51. Las evaluaciones continuas están integradas en los procesos de negocios para las compras misceláneas. SI_____ NO_____ 53. Las evaluaciones continuas suministran información eficaz para las compras misceláneas. SI______ NO_____ Evaluar y comunicar las deficiencias de control interno de forma oportuna para las compras misceláneos 54. Las deficiencias o debilidades encontradas en el sistema de control interno de las compras misceláneas son comunicadas a la alta gerencia. SI_____ NO_____ 55. La administración evalúa las deficiencias del control interno de las compras misceláneas de forma oportuna a la junta directiva. SI_____ NO_____

239

Entorno de Control del inventario. 56. La Alta Gerencia tiene definido los estándares de conducta para el personal encargado del inventario. SI ______ NO_____ 57. La alta gerencia y el personal supervisor está comprometido con los valores éticos para el inventario. SI______ NO_____ 58. La alta gerencia y el personal supervisor está comprometido con los principios éticos para el inventario. SI______ NO_____ Estándares de conducta del inventario. 59. Los estándares de conductas definidos por la alta gerencia guían a la organización hacia actividades para la consecuencia de los objetivos del inventario. SI______ NO_____ 60. La entidad identifica oportunamente las desviaciones de los estándares de conductas esperados del personal encargado del inventario. SI______ NO_____ Independencia y Competencia Profesional del inventario. 61. La dirección establece las estructuras de líneas de reporte en el inventario SI______ NO_____ 62. La entidad evalúa las habilidades necesarias entre los miembros encargados del inventario. SI______ NO_____ 63 .La entidad evalúa la experiencia necesaria entre los miembros encargados del inventario SI______ NO_____ Delegación de responsabilidades en el inventario. 64. En Venequip, S.A, existen líneas de mando en el inventario. SI______ NO_____ 65. La dirección de VENEQUIP, S.A. define responsabilidades para el inventario. SI______ NO_____ Filosofía y estilo de la Dirección en el inventario. 66. Las decisiones gerenciales para el inventario están orientadas a la planificación de sus trabajos. SI______ NO_____ 67. La gerencia toma en cuenta todos los elementos necesarios para su seguimiento evitando riesgos inadecuados en el inventario. SI______ NO_____ Estructura y plan organizacional en el inventario 68. Venequip, S.A tiene establecida una estructura organizacional para el inventario.

240

SI______ NO_____ 69. La entidad tiene establecida líneas de reporte para el inventario. SI______ NO_____ 70. La entidad tiene establecida líneas de mando para el inventario. SI______ NO_____ Comité de Control en el inventario. 71. El departamento de administración de Venequip, S.A se caracteriza por cumplir el cronograma de compras según el inventario. SI______ NO_____ 72. La administración de Venequip, S.A establece niveles de máximo y mínimo para adquirir el inventario. SI______ NO_____ Políticas y prácticas de RR.HH en el inventario. 73. El departamento de RR.HH tiene especificado el nivel de competencia requerido para las distintas tareas del inventario. SI______ NO_____ 74. En Venequip, S.A se inicia un proceso de capacitación en forma práctica para el correcto desempeño de los empleados encargados del inventario. SI______ NO_____ 75. En Venequip se promueve la movilidad organizacional promoviendo a los empleados excelentes del inventario. SI______ NO_____ Especifica objetivos relevantes en el inventario. 76. La organización de Venequip define los objetivos con suficiente claridad para permitir la identificación de los riegos relacionados con el inventario. SI______ NO_____ 77. La organización de Venequip define los objetivos con suficiente claridad para permitir la evaluación de los riegos relacionados con el inventario. SI______ NO_____ 78. Para definir los objetivos en el inventario, la entidad:

a. Refleja las selecciones de la administración _____ b. Considera la tolerancia al riesgo._______ c. Incluye las metas de desempeño operativo y financiero.________ d. Constituye una base para administrar los recursos. _______

Identificación y análisis de los riesgos en el inventario. 79. En Venequip, toman en cuenta la marca del producto para identificar su calidad en el inventario. SI______ NO_____ 80. En Venequip se basan en la garantía del producto o en su tiempo de vida útil para tenerlo en el inventario.

241

SI______ NO_____ Identificación y Evaluación de cambios importantes para el inventario. 81. Venequip, S.A. evalúa cambios en el ambiente externo en el cual opera en el inventario. SI______ NO_____ 82. Venequip, .SA. Identifica cambios en los modelos de negocio con los proveedores en cuanto al inventario. SI______ NO_____ Evaluación de riesgos de fraude en el inventario. 83. Venequip, S.A, considera estos tipos de fraude para el inventario:

a. Reporting Fraudulento ______ b. Posible pérdida de Activos ________ c. Corrupción________

84. Cuáles de estas evaluaciones de riesgo de fraude considera Venequip, para el inventario.

a. Adquisición no autorizada_____ b. Uso o Enajenación de activos______ c. Alteración de los riesgos de información ______

Selecciona y desarrollar actividades de control en el inventario. 85. Venequip, S.A, posee actividades de control que ayudan a asegurar la mejor decisión en cuanto a los riesgos en el inventario. SI______ NO_____ 86. La organización define actividades de control que contribuyen a la mitigación de los riesgos hasta niveles aceptables para la consecución de los objetivos en el inventario. SI______ NO_____ 87. La organización asignan actividades de control que contribuyen a la mitigación de los riesgos hasta niveles aceptables para la consecución de los objetivos. SI______ NO_____ Tipos de actividades de control para el inventario. 88. El departamento de administración de Venequip considera para las actividades de control del inventario:

a. Complejidad de las operaciones_____ b. Naturaleza de las operaciones______ c. Alcance de las operaciones para el inventario _____.

89. La administración de Venequip, S.A. establece las actividades de control en varios niveles de la entidad para el inventario. SI______ NO_____ Selección y desarrolla controles generales sobre tecnología para el inventario. 90. La dirección de Venequip selecciona actividades de control diseñadas para ayudar a asegurar la complejidad, de la tecnología para el inventario. SI______ NO_____

242

91. La dirección de Venequip desarrolla actividades de control sobre el desarrollo de la tecnología en el inventario. SI______ NO_____ Implementación de políticas y procedimientos para el inventario. 92. La administración de Venequip establece actividades de control del inventario que están constituidas dentro de los procesos del negocio. Si____ No____ 93. La administración de Venequip establece las actividades del inventario a través de políticas. SI______ NO_____ 94. La administración de Venequip establece las actividades del inventario a través de procedimientos para determinar las acciones de control. SI______ NO_____ Información relevante para el inventario. 95. La organización obtiene información de calidad para apoyar el funcionamiento del inventario. SI______ NO_____ 96. La organización obtiene información relevante para apoyar el funcionamiento del inventario. SI______ NO_____ 97. La administración de Venequip captura fuentes internas de información para el inventario. SI______ NO_____ Sistema de información y responsabilidad para el inventario. 98. La administración de Venequip, S.A. gestiona sus operaciones para realizar el inventario. SI______ NO_____ 99. La administración de Venequip, S.A. al momento de planificar las compras misceláneos cuenta con toda la información necesaria del inventario. SI______ NO_____ 100. La administración de Venequip al momento de presupuestar las compras misceláneos cuenta con toda la información necesaria del inventario. SI______ NO_____ Comunicación interna para el inventario 101. La Junta directiva de Venequip comunica oportunamente los objetivos del inventario. SI______ NO_____ 102. La administración de Venequip y la junta directiva tienen la información necesaria para cumplir con sus roles con respecto a los objetivos del inventario. SI______ NO_____

243

Comunicación externa para el inventario. 103. La organización de Venequip desarrolla controles que facilitan la comunicación externa del inventario. SI______ NO_____ 104. La organización de Venequip evalúa de manera independiente los controles internos del inventario con los proveedores de servicios externos. SI______ NO_____ Evaluaciones continuas y/o independientes para el inventario. 105. La organización de Venequip realiza evaluaciones continuas de los controles internos para evaluar su funcionamiento en el inventario. SI______ NO_____ 106. Las evaluaciones continuas del inventario están integradas en los procesos de negocios de la entidad. SI_____ NO_____ 107. Las evaluaciones continuas suministran información oportuna para el inventario. SI______ NO_____ Evaluar y comunicar las deficiencias de control interno de forma oportuna para el inventario 108. Las deficiencias o debilidades encontradas en el sistema de control interno de inventario son comunicadas a la alta gerencia. SI_____ NO_____ 109. La administración de Venequip evalúa las deficiencias del control interno del inventario de forma oportuna a la junta directiva. SI_____ NO_____

244

ANEXO A-2

CUADRO DE CONSTRUCCIÓN Y VALIDACIÓN DEL CUESTIONARIO DIRIGIDO AL

PERSONAL DE VENEQUIP

245

CUADRO DE CONSTRUCCIÓN Y VALIDACIÓN DEL CUESTIONARIO DIRIGIDO AL PERSONAL DE VENEQUIP

Objetivo General: Diseñar un sistema de control interno en los rubros compras misceláneos e inventario para la empresa Venequip, S.A

OBJETIVOS ESPECÍFICOS VARIABLE DIMENSIONES

SUB

DIMENSIONES

ÍTEMS

PERTINENCIA REDACCIÓN INDICADORES OBJETIVO VARIABLE DIMENSIÓN INDICADOR

P NP P NP P NP P NP A I

Diagnosticar la situación actual de los componentes de control interno en el rubro compras misceláneos para empresa Venequip, S.A

S

iste

ma

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ontro

l int

erno

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las

com

pras

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Componentes del

Sistema de Control Interno

Entorno de Control

-Integridad y Valores éticos de las compras misceláneas.

1. La Alta Gerencia tiene definido los estándares de conducta para el personal de compras misceláneos. SI ______ NO_____ 2. La alta gerencia y el personal supervisor está comprometido con los valores éticos para las compras Misceláneos. SI______ NO_____ 3. La alta gerencia y el personal supervisor está comprometido con los principios éticos para las compras Misceláneos. SI______ NO_____

-Estándares de conducta de las compras misceláneas.

4. Los estándares de conductas definidos por la alta gerencia guían a la organización hacia actividades para la consecuencia de los objetivos de las compras misceláneos. SI______ NO_____

P: pertinente NP: no pertinente A: adecuado I: inadecuado

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Componentes del


Entorno de Control

-Estándares de conducta de las compras misceláneas.

5. La entidad identifica oportunamente las desviaciones de los estándares de conductas esperados del personal de las compras misceláneas. SI ______ NO_____

-Independencia y Competencia Profesional en las compras misceláneas.

6. La dirección establece las estructuras de líneas de reporte en las comprar misceláneas. SI______ NO_____ 7.La entidad evalúa las habilidades necesarias entre los miembros de las compras misceláneas SI______ NO_____ 8. .La entidad evalúa la experiencia necesaria entre los miembros de las compras misceláneas SI______ NO_____


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Componentes del


Entorno de Control

-Delegación de responsabilidades en las compras misceláneas.

9. Existen líneas de mando en el departamento de las compras misceláneas. SI______ NO_____ 10. La dirección define responsabilidades en el departamento de compras misceláneas. SI______ NO_____ 11. La dirección asigna responsabilidades en el departamento de compras misceláneas SI______ NO_____

-Filosofía y estilo de la Dirección en las compras misceláneas.

12. Las decisiones gerenciales para las compras misceláneas están orientadas a las estimaciones que se realizan en la planificación de sus trabajos. SI______ NO_____ 13. La gerencia toma en cuenta todos los elementos necesarios para su seguimiento evitando riesgos inadecuados en las compras misceláneas. SI______ NO_____


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Componentes del


Entorno de Control

-Estructura y plan organizacional en las compras misceláneas

14. Venequip tiene establecida una estructura organizacional para las compras misceláneas SI______ NO_____ 15. La entidad tiene establecida líneas de reporte para las compras misceláneos. SI______ NO_____ 16. La entidad tiene establecida líneas de mando para las compras misceláneos. SI______ NO_____

-Comité de Control en las compras misceláneas.

17. El departamento de administración de venequip, S.A. caracteriza por cumplir el cronograma para realizar las compras misceláneos. SI______ NO_____ 18. La administración de Venequip, S.A establece niveles de máximo y mínimo para adquirir las compras misceláneas. SI______ NO_____


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Componentes del


Entorno de Control

-Políticas y prácticas de RR.HH en las compras misceláneas.

19. El departamento de RR.HH tiene especificado el nivel de competencia Requerido para las distintas tareas de las compras misceláneas. SI______ NO_____ 20. En Venequip, S.A se inicia un proceso de capacitación en forma práctica para el orrecto desempeño de los empleados de la compras misceláneos. SI______ NO_____ 21. En Venequip se promueve la movilidad organizacional promoviendo a los empleados excelentes e innovados de compras misceláneas. SI______ NO_____


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Componentes del


Evaluación de riesgo

-Especifica objetivos relevantes en las compras misceláneos

22. La organización define los objetivos con suficiente claridad para permitir la identificación de los riegos relacionados con las compras misceláneos. SI______ NO_____ 23. La organización define los objetivos con suficiente claridad para permitir la evaluación de los riegos relacionados con las compras misceláneos. SI______ NO_____ 24. Para definir los objetivos en el departamento de compras misceláneos, la entidad considera: - Refleja las selecciones de la administración _____ -Considera la tolerancia al riesgo._______ -Incluye las metas de desempeño operativo y financiero.________ -Constituye una base para administrar los recursos. _______


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Componentes del



-Identificación y análisis de los riesgos en las compras misceláneos

25. En Venequip, toman en cuenta la marca del producto para identificar su calidad en las compras misceláneos. SI______ NO_____ 26. En Venequip, S.A. se basan en la garantía del producto o en su tiempo de vida útil para adquirirlo. SI______ NO_____

-Identificación y Evaluación de cambios importantes para las compras misceláneos.

27. Venequip evalúa cambios en el ambiente externo en el cual opera para las compras misceláneos. SI______ NO_____ 28. Venequip identifica cambios en los modelos de negocio con los proveedores en las compras misceláneos. SI______ NO_____


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Componentes del



-Evaluación de riesgos de fraude en las compras misceláneos

29. Venequip, S.A, considera estos tipos de fraude para las compras. Reporting Fraudulento ______ Posible pérdida de Activos ________ Corrupción________ 30. Cuáles de estas evaluaciones de riesgo de fraude considera Venequip, S.A, para las compras misceláneos. Adquisición no autorizada_____ Uso o Enajenación de activos______ Alteración de los riesgos de información ______


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Componentes del


Actividades de control

-Selecciona y desarrollar actividades de control para las compras misceláneos

31. Venequip, S.A, posee actividades de control que ayudan a asegurar la mejor decisión en cuanto a los riesgos en las compras misceláneos. SI______ NO_____ 32. La organización define actividades de control que contribuyen a la mitigación de los riesgos hasta niveles aceptables para la consecución de los objetivos. SI______ NO_____ 33. La organización asignan actividades de control que contribuyen a la mitigación de los riesgos hasta niveles aceptables para la consecución de los objetivos. SI______ NO_____


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Componentes del



-Tipos de actividades de control para las compras misceláneos.

34. El departamento de administración considera para las actividades de control: Complejidad de las operaciones_____ Naturaleza de las operaciones______ Alcance de las operaciones para las compras misceláneos _____. 35. La administración establece las actividades de control en varios niveles de la entidad. SI______ NO_____

-Selección y desarrolla controles generales sobre tecnología para las compras miscelaneas.

36. La dirección de Venequip selecciona actividades de control diseñadas para ayudar a asegurar la complejidad, de la tecnología para las compras misceláneos. SI______ NO_____ 37. La dirección de Venequip desarrolla actividades de control sobre el desarrollo de la tecnología en el departamento de compra. SI______ NO_____


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Componentes del



-Implementación de políticas y procedimientos para las compras misceláneos.

38. La administración de Venequip establece actividades de control que están constituidas dentro de los procesos del negocio. Si____ No____ 39. La administración establece las actividades de los empleados a través de políticas SI______ NO_____ 40. La administración establece las actividades de los empleados a través de procedimientos para determinar las acciones de control SI______ NO_____


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Componentes del


Sistema de información y comunicación

-Información relevante para las compras misceláneas.

41. La organización obtiene información relevante para apoyar el funcionamiento de las compras misceláneos. SI______ NO_____ 42. La organización obtiene información de calidad para apoyar el Funcionamiento de las compras misceláneos. SI______ NO_____ 43. La administración de Venequip captura fuentes internas de información para las compras misceláneas. SI______ NO_____


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Componentes del



-Sistema de información y responsabilidad para las compras misceláneos.

44. La administración de Venequip gestiona sus operaciones para las realizar las compras misceláneas SI______ NO_____ 45. La administración de Venequip al momento de planificar las compras misceláneos cuenta con la información necesaria. SI______ NO_____ 46. La administración de Venequip al momento de presupuestar las compras misceláneos cuenta con la información necesaria. SI______ NO_____


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Componentes del



Comunicación interna para las compras misceláneos

47. La Junta directiva comunica oportunamente los objetivos de las compras miscelaneos. SI______ NO_____ 48. La administración tiene la información necesaria para cumplir con sus roles con respecto a los objetivos de las compras miscelaneos. SI______ NO_____

Comunicación externa para las compras misceláneos.

49. La organización desarrolla controles que facilitan la comunicación externa de las compras misceláneas SI______ NO_____ 50. La organización evalúa de manera independiente los controles internos con los proveedores de servicios externos SI______ NO_____


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Componentes del


Supervisión del sistema de control y monitoreo

-Evaluaciones continuas y/o independientes para las compras miscelaneas

51. La organización realiza evaluaciones continuas de los controles internos para evaluar su funcionamiento en las compras misceláneas. SI______ NO_____ 52. Las evaluaciones continuas están integradas en los procesos de negocios para las compras misceláneas. SI_____ NO_____ 53. Las evaluaciones continuas suministran información eficaz para las compras misceláneas. SI______ NO_____

- Evaluar y comunicar las deficiencias de control interno de forma oportuna para las compras misceláneas

54. Las deficiencias o debilidades encontradas en el sistema de control interno de las compras misceláneas son comunicadas a la alta gerencia. SI_____ NO_____ 55. La administración evalúa las deficiencias del control interno de las compras misceláneas de forma oportuna a la junta directiva. SI_____ NO_____


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OBJETIVOS ESPECÍFICOS VARIABLE DIMENSIONES SUB

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Diagnosticar la situación actual de los componentes de control interno para el rubro de inventario , la empresa Venequip, S.A

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Componentes del


Entorno de Control

-Entorno de Control del inventario.

56. La Alta Gerencia tiene definido los estándares de conducta para el personal encargado del inventario. SI ______ NO_____ 57. La alta gerencia y el personal supervisor está comprometido con los valores éticos para el inventario. SI______ NO_____ 58. La alta gerencia y el personal supervisor está comprometido con los principios éticos para el inventario. SI______ NO_____

-Estándares de conducta del Inventario.

59. Los estándares de conductas definidos por la alta gerencia guían a la organización hacia actividades para la consecuencia de los objetivos del inventario. SI______ NO_____ 60. La entidad identifica oportunamente las desviaciones de los estándares de conductas esperados del personal encargado del inventario. SI______ NO_____


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Componentes del


Entorno de Control

-Independencia y Competencia Profesional Del Inventario.

61. La dirección establece las estructuras de líneas de reporte en el inventario SI______ NO_____ 62. La entidad evalúa las habilidades necesarias entre los miembros encargados del inventario. SI______ NO_____ 63 .La entidad evalúa la experiencia necesaria entre los miembros encargados del inventario SI______ NO_____

-Delegación de responsabilidades en el inventario.

64. En Venequip, S.A, existen líneas de mando en el inventario. SI______ NO_____ 65. La dirección de VENEQUIP, S.A. define responsabilidades para el inventario. SI______ NO_____


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Objetivo General:Diseñar un sistema de control interno en los rubros compras misceláneos e inventario para la empresa Venequip, S.A


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Componentes del


Entorno de Control

-Filosofía y estilo de la Dirección en del Inventario.

66. Las decisiones gerenciales para el inventario están orientadas a la Planificación de sus trabajos. SI______ NO_____ 67. La gerencia toma en cuenta todos los elementos necesarios para su seguimiento evitando riesgos inadecuados en el inventario. SI______ NO_____

-Estructura y plan organizacional en el Inventario

68. Venequip, S.A tiene establecida una estructura organizacional para el inventario. SI______ NO_____ 69. La entidad tiene establecida líneas de reporte para el inventario. SI______ NO_____ 70. La entidad tiene establecida líneas de mando para el inventario. SI______ NO_____


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Componentes del


Entorno de Control

-Comité de Control en el Inventario.

71. El departamento de administración de Venequip, S.A se caracteriza por cumplir el cronograma de compras según el inventario. SI______ NO_____ 72. La administración de Venequip, S.A establece niveles de máximo y mínimo para adquirir el inventario. SI______ NO_____

-Políticas y prácticas de RR.HH en el inventario.

73. El departamento de RR.HH tiene especificado el nivel de competencia requerido para las distintas tareas del inventario. SI______ NO_____ 74. En Venequip, S.A se inicia un proceso de capacitación en forma práctica para el correcto desempeño de los empleados encargados del Inventario. SI______ NO_____ 75. En Venequip se promueve la movilidad organizacional promoviendo a los empleados excelentes del inventario. SI______ NO_____


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Componentes del



-Especifica objetivos relevantes en el Inventario.

76. La organización de Venequip define los objetivos con suficiente claridad para permitir la identificación de los riegos relacionados con el inventario. SI______ NO_____ 77. La organización de Venequip define los objetivos con suficiente claridad para permitir la evaluación de los riegos relacionados con el inventario. SI______ NO_____ 78. Para definir los objetivos en el inventario, la entidad: a. Refleja las selecciones de la administración _____ b. Considera la tolerancia al riesgo._______ c. Incluye las metas de desempeño operativo y financiero.________ d. Constituye una base para administrar los recursos. _______


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Componentes del



-Identificación y análisis de los riesgos en el Inventario.

79. En Venequip, toman en cuenta la marca del producto para identificar su calidad en el inventario. SI______ NO_____ 80. En Venequip se basan en la garantía del producto o en su tiempo de vida útil para tenerlo en el inventario. SI______ NO_____

-Identificación y Evaluación de cambios importantes para el Inventario.

81. Venequip, S.A. evalúa cambios en el ambiente externo en el cual opera en el inventario. SI______ NO_____ 82. Venequip, .SA. Identifica cambios en los modelos de negocio con los proveedores en cuanto al inventario. SI______ NO_____


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Componentes del



-Evaluación de riesgos de fraude en el Inventario.

83. Venequip, S.A, considera estos tipos de fraude para el inventario: a. Reporting Fraudulento ______ b. Posible pérdida de Activos ________ c. Corrupción________ 84. Cuáles de estas evaluaciones de riesgo de fraude considera Venequip, para el inventario. a. Adquisición no autorizada_____ b. Uso o Enajenación de activos______ c. Alteración de los riesgos de información ______


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Componentes del



-Selecciona y desarrollar actividades de control en el Inventario.

85. Venequip, S.A, posee actividades de control que ayudan a asegurar la mejor decisión en cuanto a los riesgos en el inventario. SI______ NO_____ 86. La organización define actividades de control que contribuyen a la mitigación de los riesgos hasta niveles aceptables para la consecución de los objetivos en el inventario. SI______ NO_____ 87. La organización asignan actividades de control que contribuyen a la mitigación de los riesgos hasta niveles aceptables para la consecución de los objetivos. SI______ NO_____


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Componentes del



-Tipos de actividades de control para el Inventario.

88. El departamento de administración de Venequip considera para las actividades de control del inventario: a. Complejidad de las operaciones_____ b. Naturaleza de las operaciones______ c. Alcance de las operaciones para el inventario _____. 89. La administración de Venequip, S.A. establece las actividades de Control en varios niveles de la entidad para el inventario. SI______ NO_____

-Selección y desarrolla controles generales sobre tecnología para el Inventario.

90. La dirección de Venequip selecciona actividades de control diseñadas para ayudar a asegurar la complejidad, de la tecnología para el Inventario. SI______ NO_____ 91. La dirección de Venequip desarrolla actividades de control sobre el desarrollo de la tecnología en el inventario. SI______ NO_____


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Componentes del



-Implementación de políticas y procedimientos para el Inventario

92. La administración de Venequip establece actividades de control del inventario que están constituidas dentro de los procesos del negocio. Si____ No____ 93. La administración de Venequip establece las actividades del inventario a través de políticas. SI______ NO_____ 94. La administración de Venequip establece las actividades del inventario a través de procedimientos para determinar las acciones de control. SI______ NO_____


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Componentes del



-Información relevante para el Inventario

95. La organización obtiene información de calidad para apoyar el Funcionamiento del inventario. SI______ NO_____ 96. La organización obtiene información relevante para apoyar el funcionamiento del inventario. SI______ NO_____ 97. La administración de Venequip captura fuentes internas de Información para el inventario. SI______ NO_____


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Componentes del



-Sistema de información y responsabilidad para el Inventario.

98. La administración de Venequip, S.A. gestiona sus operaciones para Realizar el inventario. SI______ NO_____ 99. La administración de Venequip, S.A. al momento de planificar las compras misceláneos cuenta con toda la información necesaria del inventario. SI______ NO_____ 100. La administración de Venequip al momento de presupuestar las Compras misceláneos cuenta con toda la información necesaria del inventario. SI______ NO_____


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Componentes del



Comunicación interna para el inventario.

101. La Junta directiva de Venequip comunica oportunamente los Objetivos del inventario. SI______ NO_____ 102. La administración de Venequip y la junta directiva tienen la información necesaria para cumplir con sus roles con respecto a los objetivos del inventario. SI______ NO_____

Comunicación externa para el Inventario.

103. La organización de Venequip desarrolla controles que facilitan la comunicación externa del inventario. SI______ NO_____ 104. La organización de Venequip evalúa de manera independiente los controles internos del inventario con los proveedores de servicios externos. SI______ NO_____


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Componentes del


Supervision del sistema de control y monitoreo

-Evaluaciones continuas y/o independientes para el Inventario.

105. La organización de Venequip realiza evaluaciones continuas de los controles internos para evaluar su funcionamiento en el inventario. SI______ NO_____ 106. Las evaluaciones continuas del inventario están integradas en los procesos de negocios de la entidad. SI_____ NO_____ 107. Las evaluaciones continuas suministran información oportuna para el inventario. SI______ NO_____

- Evaluar y comunicar las deficiencias de control interno de forma oportuna para el Inventario

108. Las deficiencias o debilidades encontradas en el sistema de control interno de inventario son comunicadas a la alta gerencia. SI_____ NO_____ 109. La administración de Venequip evalúa las deficiencias del control interno del inventario de forma oportuna a la junta directiva. SI_____ NO_____


274

ANEXO A-3

GLOSARIO DE TERMINOS

275

GLOSARIO

INTEGRIDAD Y VALORES ÉTICOS: La Comisión Treadway establece que un clima

ético vigoroso dentro de la empresa así como en todos sus niveles es esencial para el

bienestar de la organización de todos los componentes y del público en general. Esto

contribuye en forma significativa a la eficacia de las políticas y los sistemas de control

influyendo sobre los comportamientos que no están sujetos ni a los sistemas de control

más elaborados.

La dificultad de establecer valores éticos radica en la necesidad de atender

intereses de las distintas partes que pueden ser contrapuestos. Por esto es una tarea

fundamental lograr equilibrio entre los intereses de la dirección, los de la empresa, sus

empleados, los proveedores, clientes, competidores y el público. Algunas veces una

determinación inconsistente de los objetivos y metas en la misma organización dificulta

lograr conductas éticas, e incitan a los individuos que trabajan en ella a cometer actos

fraudulentos, ilegales y no éticos. Por ejemplo, al poner énfasis en mostrar resultados a

corto plazo, fomentando una condición que el personal debe cumplir y de no hacerlo

pagará un costo, por ello para defender sus propios intereses se ve tentado a hacerlo.

Por esta razón, se hace necesario no solo comunicar los valores éticos sino que

deben darse directrices específicas con respecto a lo que es correcto e incorrecto. El

Consejo de Administración y la Dirección deben demostrar la importancia de la

integridad y los valores éticos para el funcionamiento del Sistema de Control Interno. El

personal tiende a desarrollar las mismas actitudes de la alta gerencia; dar un buen

ejemplo es esencial pero no suficiente, por eso es necesario que la alta dirección

276

comunique los valores éticos y las normas de comportamiento a los empleados y las

defina en estándares de conducta. Esto permitirá establecer procesos de evaluación de

la actuación de los empleados e implementar los correctivos necesarios. (Auditool,

2013, p. 31).

ESTÁNDARES DE CONDUCTA ESTABLECIDAS: Los estándares de conducta guían

a la organización en comportamientos, actividades y decisiones para la consecución de

los objetivos. La organización demuestra su comportamiento con la integridad y los

valores éticos aplicando estándares de conducta, y cuestionándose continuamente,

sobre todo cuando enfrenta situaciones complicadas. La integridad y los valores éticos

deben ser el centro de los mensajes en todas las comunicaciones y capacitaciones de

la entidad.

Los estándares de conducta de la organización deben ser regularmente

comunicados, no solo a los niveles de la organización, sino también a los proveedores

de servicios externos. Conductas inapropiadas de estos proveedores pueden reflejarse

negativamente en la Alta Dirección e impactar a la entidad hasta causar daño en los

clientes o accionistas, o la reputación misma de la entidad. Es importante que existan

canales de comunicación, ya sean formales o informales, para que el personal pueda

reportar las irregularidades que se presenten. (Auditool, 2013, p. 32).

INDEPENDENCIA Y COMPETENCIA: Es importante contar con personal competente,

que tenga una formación adecuada, de acuerdo con el cargo que ocupa y las

responsabilidades que tenga. El Área de Recursos Humanos debe especificar el nivel

de competencia requerido para las distintas tareas, así como la aptitud (conocimientos y

habilidades de cada persona), la cual interfiere en el criterio profesional al momento de

diseñar, implementar y desarrollar el control interno y evaluar su efectividad.

277

Un profesional debe contar con suficiente aptitud para desempeñar su trabajo. Ser

competitivo implica ser competente. Así, una vez se realiza la contratación, debe iniciar

un proceso de capacitación y enseñanza en forma práctica, teórica y metodológica,

sobre su cargo, los valores corporativos de la entidad y el plan estratégico. Esto permite

un trabajo eficaz del sistema de control interno debido a que se cuenta con

profesionales competentes que comprenden las metas y objetivos de la entidad.

La Junta Directiva es independiente de la Administración y debe demostrar

habilidades y experiencia relevante para llevar a cabo sus responsabilidades de

supervisión. La composición de la Junta Directiva se determina de acuerdo con la

misión, valores y objetivos de la entidad, así como las habilidades y experiencia para

supervisar, indagar y evaluar la alta Dirección apropiadamente. El número de miembros

de las Junta Directiva se determina de acuerdo con las características de la

organización, facilitando así la crítica constructiva, las discusiones y la toma de

decisiones. (Auditool, 2013, p. 34).

DELEGACIÓN DE RESPONSABILIDADES: Todos los miembros de la entidad son

responsables del control interno. El director general o presidente ejecutivo es el

responsable último y debería asumir la titularidad del sistema. Este fija las pautas en las

esferas más altas de la entidad, es quien fija las pautas a seguir, e influye en la

integridad, la ética y los demás factores para la consecución de un entorno de control

favorable. El director designa al responsable de cada función y establece las políticas y

procedimientos de control interno específicos. El personal debe conocer los objetivos de

la entidad y cómo su función contribuye al logro de los mismos; esto permite lograr un

mayor compromiso. (Auditool, 2013, p. 37).

278

FILOSOFÍA Y ESTILO DE LA DIRECCIÓN: Los estilos gerenciales marcan el nivel de

riesgo empresarial y pueden afectar al sistema de control interno. Un planteo

empresarial orientado excesivamente al riesgo o, no tomar en cuenta los aspectos de

control son indicativos de riesgo en el control interno. Una gerencia que sin dejar de

afrontar riesgos toma en cuenta todos los elementos necesarios para su seguimiento

evitando riesgos inadecuados crea un ambiente propicio para control interno en la

organización.

En este sentido, los factores que son parte de la filosofía y estilo de la dirección son

la actitud adoptada en la presentación de la información financiera, la selección de las

alternativas disponibles respecto a los principios de contabilidad aplicables, la prudencia

con que se obtienen las estimaciones contables, y las actitudes hacia las funciones

informáticas y contables. (Auditool, 2013, p. 37).

ESTRUCTURA Y PLAN ORGANIZACIONAL: Todo organismo debe desarrollar una

estructura organizacional que atienda al cumplimiento de su misión y sus objetivos, y

esta debe estar plasmada en algún tipo de herramienta gráfica. La estructura

organizacional representada en un organigrama constituye el marco formal de autoridad

y responsabilidades, y define los puestos de trabajo y las actividades a desempeñar con

el fin de alcanzar los objetivos definidos por la Alta Gerencia de la organización. Dichas

actividades se presentan clasificadas como gestión, planificación o control.

Entre los aspectos más importantes a tener en cuenta al momento de establecer la

estructura organizativa esta la definición de las áreas clave de autoridad y

responsabilidad y el establecimiento de vías adecuadas de comunicación. Además esta

estructura debe adecuarse a sus necesidades.

El nivel de formalidad que alcanza la estructura organizativa definida es

directamente proporcional al tamaño de la organización. Conforme al crecimiento de las

279

organizaciones, estas demandan una mayor especialización en los cargos, lo que

conlleva a los niveles de formalidad definidos. Existe una nueva tendencia a derivar

autoridad hacia los niveles inferiores, de manera que las decisiones queden en manos

de quienes están más cerca de las operaciones, a modo de autogestión. Esto es

posible debido a que los sistemas de control interno han mejorado sustancialmente, y al

surgimiento de programas de aplicación cuya finalidad es el registro de datos

transaccionales que faciliten así el control.

Toda delegación de actividades conlleva a la necesidad de que los jefes examinen y

aprueben cuando corresponda el trabajo de sus subordinados, y que ambos cumplan

con la debida rendición de cuentas de sus responsabilidades y tareas tanto en tiempo

como en forma. También requiere que todo el personal conozca, responda y entienda

como su accionar repercute en el logro de los objetivos generales. (Auditool, 2013, p.

37).

COMITÉ DE CONTROL: Estos comités se encuentran con mayor frecuencia en

organizaciones con mayor tamaño. Su objetivo general es la vigilancia del adecuado

funcionamiento del sistema de control interno, y el mejoramiento continuo del mismo.

Para su efectivo desempeño debe integrarse adecuadamente, es decir, funcionar con

miembros de capacidad y trayectoria que tengan un elevado grado de conocimiento y

experiencia que les permita apoyar objetivamente a la Dirección mediante su guía y

supervisión. (Auditool, 2013, p. 38).

POLÍTICAS Y PRÁCTICAS DE LOS RECURSOS: El personal es el recurso más

valioso que posee cualquier organismo; por ende debe ser tratado y conducido de

forma tal que se consiga su mayor rendimiento. Debe procurarse su satisfacción y

280

realización personal en el trabajo que realiza, teniendo a que este se enriquezca. Para

lograr este objetivo la dirección debe realizar diferente actividades al momento de

selección, capacitación, rotación y promoción del personal. Así mismo, cuando se

aplican sanciones disciplinarias.

Es importante que el personal este bien preparado para hacer frente a nuevos retos

a medida que las empresas se enfrentan a cambios y se hacen más complejas, debido

a los rápidos cambios que se producen en el mundo de la tecnología y al aumento de la

competencia. La instrucción y formación deben preparar al personal para desarrollar su

trabajo eficazmente, lo que al mismo tiempo permitirá que la entidad ponga en marcha

iniciativas de calidad. Este proceso debe ser continuo.

La Dirección asume su responsabilidad en los siguientes momentos:

Selección: establece requisitos adecuados de conocimiento, experiencia e

integridad para las incorporaciones.

Inducción: los nuevos empleados deben ser metódicamente familiarizados con

las costumbres y procedimientos de la organización.

Capacitación: entrenamiento y capacitación adecuada para el correcto

desempeño de los empleados y el cumplimiento de sus responsabilidades.

Rotación y promoción: promover una movilidad organizacional que represente el

conocimiento y promoción de los empleados excelentes e innovadores.

Sanción: adopción de medida disciplinarias que transmitan con rigurosidad las

normas y políticas de la empresa y la no tolerancia a desvíos en el camino

trazado. (Auditool, 2013, p. 39).

OBJETIVOS RELEVANTES: La organización define los objetivos con suficiente

claridad para permitir la identificación y evaluación de los riesgos relacionados con los

281

objetivos. Antes de llevar a cabo la evaluación de riesgos, se deben establecer los

objetivos asociados con los diferentes niveles de la entidad, los objetivos operativos, de

información/Reporting y de cumplimiento, los cuales deben ser consistentes con la

misión de la entidad. (Auditool, 2013, p. 42).

Para determinar si los objetivos son pertinentes, la administración debe considerar

los siguientes aspectos:

Alineación de los objetivos establecidos con las prioridades estratégicas.

Articulación de la tolerancia al riesgo para los objetivos.

Alineación entre los objetivos establecidos y las leyes, reglas, regulaciones y

estándares aplicables a la entidad.

Articulación de los objetivos en términos que sean específicos, medibles u

observables, asequibles, relevantes y temporales.

Objetivos en cascadas a través de la organización y sus subdivisiones.

Alineación de los objetivos con otras circunstancias que requieran especial

atención de la entidad.

Confirmación de la pertinencia de los objetivos dentro del proceso de

establecimiento de los objetivos antes de que estos sean usados como base

para la evaluación de los riesgos.

Algunos factores que influyen en la evaluación de los riesgos son:

Políticas y procedimientos.

Aprobaciones y autorizaciones.

Conciliaciones y verificaciones.

Seguridad de activos.

Segregación de funciones.

282

Identificación de eventos.

Valoración de riesgos.

Respuesta al riesgo.

IDENTIFICACIÓN Y ANÁLISIS DE LOS RIESGOS: La organización identifica los

riesgos para la consecución de sus objetivos a través de la entidad y analiza los riesgos

como base para determinar cómo se deben gestionar. La administración debe

considerar los riesgos en todos los niveles de la organización y tomar las acciones

necesarias para responder a estos. En este proceso se consideran los factores que

influyen como la severidad, velocidad y persistencia del riesgo, la probabilidad de

pérdida de activos y el impacto relacionado sobre las actividades de operativas, de

reporte y cumplimiento. Así mismo la entidad necesita entender su tolerancia al riesgo y

su habilidad para funcionar y operar dentro de estos niveles de riesgo. (Auditool, 2013,

p. 42).

El proceso de identificación de riesgos debe ser integral y completo y considerar

todas las interacciones significativas de bienes, servicios e información, internamente y

entre la entidad y sus principales socios y proveedores de servicios externos. Los

riesgos pueden surgir en todos los niveles de la entidad y debido a factores tanto

internos como externos. Una vez identificados estos factores se puede considerar su

relevancia e importancia, y si es posible relacionarlos con riesgos y actividades

especificas.

Riesgos externos: Desarrollos tecnológicos que en caso de no adoptarse

provocarían obsolescencia organizacional, cambios en las necesidades y

expectativas de la demanda, condiciones macroeconómicas tanto a nivel

internacional como nacional, condiciones microeconómicas, competencia

283

elevada con otras organizaciones, dificultad para obtener crédito o costos

elevados del mismo, complejidad y elevado dinamismo del entorno, reglamentos

y legislación que afecten negativamente a la organización.

Riesgos económicos: cambios que pueden impactar las finanzas, la

disponibilidad de capital, y barreras al acceso competitivo.

Ambiente natural: catástrofes naturales o causadas por el ser humano, o

cambios climáticos que puedan general cambios en las operaciones, reducción

en la disponibilidad de materia prima, perdida de sistemas de información,

resaltando la necesidad de planes de contingencia.

Factores regulatorios: nuevos estándares, regulaciones y leyes que impliquen

cambios en las políticas y estrategias operativas y de reporte de la entidad.

Operaciones extranjeras: cambios en el gobierno o leyes de países extranjeros

que afecten a la entidad.

Factores sociales: cambios en las necesidades y expectativas de los clientes que

puedan afectar el desarrollo de los productos, procesos de producción, servicios

al cliente, precios o garantías.

Factores tecnológicos: desarrollos que pueden afectar la disponibilidad y uso de

la información, costos de infraestructura y la demanda de los servicios basados

en la tecnología.

Riesgos internos: riesgos referentes a la información financiera, a sistemas de

información defectuosos, a pocos o cuestionables valores éticos del personal, a

problemas con las aptitudes, actitudes y comportamiento del personal.

Infraestructura: decisiones sobre el uso de recursos de capital que pueden

afectar las operaciones y la disponibilidad de la infraestructura.

284

Estructura de la administración; cambios en las responsabilidades de la

administración que puedan afectar los controles que se llevan a cabo en la

organización.

Personal: calidad del personal contratado y los métodos de capacitación y

motivación que puedan influir en el nivel de control de conciencia dentro de la

entidad, y vencimiento de contratos que puedan afectar la disponibilidad de

personal.

Acceso a los activos: naturaleza de las actividades de la entidad y acceso de

empleados a los activos, que puedan contribuir a la malversación de activos.

Tecnología: alteraciones en los sistemas de información que puedan afectar los

procesos de la entidad.

Después de identificar riesgos tanto a nivel de la entidad como de transacciones, se

lleva a cabo el análisis de riesgo. Este proceso debe incluir la evaluación de la

posibilidad de que ocurra un riesgo, el impacto que causaría y la importancia del riesgo.

Es importante estimar la probabilidad de ocurrencia de los riesgos identificados con el

fin de calcular posibles pérdidas. Esta estimación comprende tres variables;

probabilidad, impacto y velocidad; con estas consideraciones se puede construir una

matriz de riesgos para determinar los riesgos prioritarios.

TOLERANCIA AL RIESGO: La tolerancia al riesgo se refiere al nivel aceptable de

variación en el desempeño relativo al cumplimiento de los objetivos. Es decir, la

cantidad máxima de un riesgo que una organización puede aceptar para lograr los

objetivos. Funcionar y operar dentro de la tolerancia al riesgo le proporciona a la

administración la seguridad del cumplimiento de los objetivos de la entidad. (Auditool,

2013, p. 45).

285

RIESGO DE FRAUDE: La organización considera la probabilidad de fraude al evaluar

los riesgos para la consecución de los objetivos. La administración debe considerar los

posibles actos de corrupción, ya sean del personal de la entidad o de los proveedores

de servicios externos, que afectan directamente el cumplimiento de los objetivos.

(Auditool, 2013, p. 31). El Marco Integrado de Control Interno establece la necesidad de

considerar el riesgo de fraude potencial que pueda afectar la consecución de los

objetivos de la organización. Por lo tanto, se definen varios tipos de fraude, enfatizando

así el análisis y gestión del fraude.

Reporting fraudulento.

Custodia de activos.

Corrupción.

El reporte fraudulento se presenta cuando los estado financieros son preparados

inadecuadamente con omisiones y declaraciones erróneas y falsas. Esto sucede por

diferentes irregularidades que pueden presentarse en la entidad. El Sistema de Control

Interno debe prevenir o detectar oportunamente cualquier omisión o información

errónea en los estados financieros por fraude o error.

La evaluación de riesgos debe considerar el riesgo potencial de fraude en las

siguientes aéreas:

Reporte financiero fraudulento.

Reporte no financiero fraudulento.

Malversación de activos.

Actos ilegales.

286

IDENTIFICACIÓN Y ANÁLISIS DE CAMBIOS IMPORTANTES: La organización

identifica y evalúa cambios que podrían impactar significativamente el Sistema de

Control Interno. Este proceso se desarrolla paralelamente a la evaluación de riesgo y

requiere que se establezcan controles de identificación y comunicar los cambios que

puedan afectar los objetivos de la entidad. (Auditool, 2013, p. 47).

Cambios en el ambiente externo.

Cambios físicos del ambiente.

Cambios en el modelo del negocio.

Adquisiciones y ventas de activos significativas.

Operaciones extranjeras.

Crecimiento rápido.

Nuevas tecnologías.

Cambios significativos de personal.

SELECCIÓN Y DESARROLLO DE LAS ACTIVIDADES DE CONTROL: La

organización selecciona y desarrolla actividades de control que contribuyen a la

mitigación de riesgos hasta niveles aceptables para la consecución de los objetivos. Las

actividades de control apoyan todos los componentes del sistema de control interno,

particularmente el componente de evaluación de riesgos, ya que mediante esta

evaluación la administración evaluara los riesgos y se encargará de identificar e

implementar acciones necesarias para llevar a cabo las repuestas a los riesgos, y

asegurar que dichas repuestas son apropiadas y oportunas.

Para tal efecto en las cuentas por cobrar la entidad se encargará por medio de cada

actividad de control aplicar el seguimiento necesario para que dichas cuentas por cobrar

sean fiables al momento de ser canceladas o retribuidas. (Auditool, 2013, p. 48).

287

TIPOS DE ACTIVIDADES DE CONTROL: Los controles se pueden agrupar en tres

categorías dependiendo del objetivo de la entidad con las que se relacione: las

operaciones, la confiabilidad de la información financiera, y el cumplimiento de las leyes

y reglamentos. Algunos controles se relacionan solamente con un área específica

dentro de la organización, pero frecuentemente las tareas de control definidas para un

objetivo específico pueden utilizarse para lograr el cumplimiento de otros objetivos.

Dentro de estas categorías se pueden distinguir otros tipos de control: preventivos, de

detención y correctivos; manuales, automatizados o informatizados; gerenciales y

operativos.

La dirección debe realizar un seguimiento de todos los procesos de la entidad para

determinar en qué medida se están alcanzando los objetivos. Una correcta toma de

decisiones viene dada por la obtención de la correcta información en el momento en

que se necesita. Para esto se debe verificar la confiabilidad de la información. Algunas

herramientas útiles en esta actividad son: comparación de los datos con los históricos

referidos a los mismos periodos, análisis de la información real contra la información

pronosticada, cruzamiento de fuentes de información, seguimiento de campañas

comerciales, programas de mejoramiento de productos, entre otras. (Auditool, 2013, p.

48).

AUTORIZACIONES Y APROBACIONES: las autorizaciones confirman que una

transacción es válida, y se convierte en aprobaciones a nivel de la

administración, las transacciones y tareas más relevantes para la organización

solo deben ser autorizadas y ejecutadas por personal al que se le asigno la

responsabilidad dentro de sus competencias. Las autorizaciones deben

documentarse y comunicarse debidamente a las personas o áreas autorizadas,

288

quienes deberán ejecutar las tareas asignadas que se les explicito dentro del

ámbito de las competencias establecidas dentro de la organización. (Auditool,

2013, p. 49).

VERIFICACIONES: las verificaciones comprenden comparaciones de dos o más

ítems, para constatar que se cumplan las políticas y regulaciones pertinentes.

(Auditool, 2013, p. 49).

GESTIÓN DIRECTA DE FUNCIONES POR ACTIVIDADES: los responsables

de las diversas funciones o actividades en la entidad deben revisar los informes

sobre resultados alcanzados. (Auditool, 2013, p. 49).

PROCESO DE INFORMACIÓN: se debe realizar una serie de controles para

comprobar la exactitud, totalidad y autorización de las transacciones. Así mismo,

se debe controlar el desarrollo de nuevos sistemas y la modificación de los

existentes, al igual que el acceso a los datos, archivos y programas. (Auditool,

2013, p. 49).

CONTROLES SOBRE LA INFORMACIÓN DE INICIO: la información de inicio

es usada para apoyar el proceso de transacciones dentro de los proceso del

negocio. La organización lleva a cabo actividades de control sobre los procesos

de ingreso de datos, actualización y mantenimiento de la precisión, totalidad y

validez de los datos. (Auditool, 2013, p. 49).

INDICADORES DE RENDIMIENTO: el análisis de diferentes datos operativos o

financieros junto con la puesta en marcha de acciones correctivas, constituyen

actividades de control. Los métodos de medición de desempeño deben estar

presentes en toda organización. El resultado de la evaluación de estos

289

indicadores se utiliza para tomar medidas correctivas en las actividades y, de

esta manera, mejorar el rendimiento. (Auditool, 2013, p. 49).

EVALUACIÓN DE LOS CONTROLES INFORMALES: en primera medida es

necesario identificar los controles informales dentro del ambiente de control y los

controles formales en los cuatro componentes restantes del marco de control

interno; evaluación de riesgo, actividades de control, información y

comunicación, y supervisión. La gerencia debe definir los objetivos de trabajo

más importantes, así como los controles necesarios para apoyar a su

realización. A partir del análisis desarrollado se determinan las fortalezas y

debilidades de los procesos de trabajo y se comenta como afectan a la

consecución de los objetivos propuestos por la entidad. (Auditool, 2013, p. 51).

EVALUACIÓN DE LOS CONTROLES FORMALES: este método analiza las

actividades de control que se relacionan con los objetivos específicos de los

trabajos que se realizan en cada área de la organización. En una reunión se

definen los controles específicos, y a la vez se identifican y agrupan en cuatro

componentes de control: evaluación de riesgos, actividades de control,

información y comunicación, monitoreo o supervisión. Además, se discute sobre

la importancia de los controles propuestos a fin de que ayuden a concretar los

objetivos. (Auditool, 2013, p. 51).

CONTROLES DE APLICACIÓN: estos controles están diseñados para controlar

el funcionamiento de las aplicaciones. Permiten asegurar la totalidad y exactitud

en el proceso de transacciones, su autorización y su validez. Son diseñados

principalmente para evitar que se ingresen en el sistema datos erróneos, es

decir, son controles preventivos. También pueden ser eficaces para detectar y

corregir errores que fueron ingresados al sistema con anterioridad están dirigidos

290

al registro de transacciones, la actualización de archivos, los controles de acceso

a los registros, la administración del sistema, y la interfaces con otros sistemas.

(Auditool, 2013, p. 52).

SELECCIÓN Y DESARROLLO CONTROLES GENERALES SOBRE TECNOLOGÍA:

Por ser un elemento crítico para el éxito y la supervivencia de las empresas, como por

la creciente dependencia en información y en los sistemas que proporcionan dicha

información, la organización selecciona y desarrolla actividades de control general

sobre la tecnología para apoyar el cumplimiento de los objetivos. Las actividades de

control y la tecnología se relacionan de dos formas:

La tecnología apoya los procesos del negocio: cuando la tecnología está

integrada en los procesos del negocio, se necesitan actividades de control para

mitigar el riesgo de un funcionamiento inadecuado.

La tecnología se utiliza para automatizar las actividades de control: muchas

actividades de control de una organización están parcial o completamente

automatizadas

CONTROL DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN: para asegurar el correcto

funcionamiento y la confiabilidad del procesamiento de transacciones el sistema de

información debe ser controlado debidamente. Los sistemas de información deben

contar con mecanismo de seguridad que alcancen a las entradas, los procesos el

almacenamiento y las salidas, con una flexibilidad que permita cambios o

modificaciones cuando sea necesario.

El sistema debe dar apoyo y controlar todas las actividades de la organización, así

como registrar y supervisar las actividades y eventos que ocurran, además de mantener

291

registros financieros. Las actividades de control en los sistemas de información pueden

agruparse en dos categorías:

Controles generales: incluyen las actividades de control sobre la infraestructura

tecnológica, la seguridad de la administración y la adquisición, el desarrollo y

mantenimiento de los sistemas de información y de herramientas tecnológicas.

Estas actividades se aplican en todos los aspectos relacionados con la tecnología:

sobre las operaciones del centro de procesamiento de datos, la adquisición y

mantenimiento de software, el control de acceso y el desarrollo y mantenimiento de

aplicaciones. Incluyen las medidas y procedimientos manuales que permiten garantizar

el funcionamiento continuo y correcto del sistema de información.

La tecnología requiere de una infraestructura para operar, establecer redes de

comunicación, desarrollo de aplicaciones, y demás elementos que pueden ser

complejos dependiendo de las características de la organización. Esta puede ser

compartida por las unidades de la entidad, o contratada a proveedores de servicios

externos. Dichas características pueden generar riesgos que deben ser entendidos y

manejados por la entidad.

La adquisición, desarrollo y mantenimiento de tecnologías son soportados por los

controles generales de tecnología. Estos supervisan los cambios, autorizaciones, uso

de licencias, y aprobaciones, con el fin de asegurar un adecuado uso de las tecnologías

y sistemas de información. Algunos controles generales son:

Controles sobre las operaciones del centro de procesamiento de datos: este control

está relacionado con la estructura del centro de procesamiento de datos, determinando

responsable del sector, separación de funciones, niveles de autorización. Las normas

COBIT aconsejan la existencia de un comité de sistemas y controles gerenciales sobre

el área de procesamiento de datos.

292

Normativas y procedimientos: pautas o instrucciones básicas expresen las buenas

prácticas que son deseables dentro del ambiente de sistemas. Estas normas y

procedimientos se refieren al desarrollo y mantenimiento de programas, pruebas de

programas, pasajes de programas a producción y documentación de sistemas.

Normas sobre continuidad del procesamiento: estas normas preservan a la

organización ante un posible colapso de los sistemas de información. Controles que

están dirigidos al análisis de criticidad de los procesos, bibliotecas de operaciones, plan

de contingencias, creación y mantenimiento, capacitación, entrenamiento y pruebas.

Controles sobre la seguridad física: se deben establecer restricciones a la utilización

del sistema por personas no autorizadas, así como la creación y mantenimiento de

condiciones ambientales adecuadas que ayuden al funcionamiento de los medios en

que se procesa la información. para esto se debe de tener en cuenta: acceso restringido

al área de procesamiento de datos central, instalaciones adecuadas, energía

interrumpible.

Controles sobre la seguridad lógica: controles relacionados con las redes de

telecomunicaciones para proteger al sistema contra el acceso y uso no autorizados;

incluso para prevenir la piratería informática. Actividades de control aplicables son: la

autenticación o identificación se sustenta en al conocido (contraseña), algo poseído

(tarjeta, clave) o algo personal (reconocimiento, firma, huellas dactilares). (Auditool,

2013, p. 52).

POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS: La organización despliega actividades de control a

través de políticas que establecen lo que se espera y los procedimientos que ponen las

políticas en acción. Las políticas reflejan las afirmaciones de la administración sobre lo

que debe hacerse para llevar a cabo los controles. Estas afirmaciones deben estar

293

documentadas, y expresadas tanto explícitamente como implícitamente, a través de

comunicaciones, acciones y decisiones. Los procedimientos son las acciones para

implementar las políticas establecidas. Las políticas y procedimientos deben cumplir

con:

Oportunidad: los procedimientos deben incluir el tiempo en el que se llevara a

cabo una actividad de control, o acciones correctivas o de supervisión.

Acciones correctivas: se deben tomar acciones correctivas cuando sea

apropiado.

Competencia: las actividades de control deben ser implementadas por personal

competente con la suficiente autoridad para desarrollarla. Esta competencia

dependerá de la actividad de control y su complejidad.

Evaluación periódica: las políticas y procedimientos deben ser evaluados

constantemente para determinar su relevancia y efectividad. Debido a los

cambios en las personas, procesos y tecnología que pueden reducir la

efectividad o hacer algunas actividades redundantes. (Auditool, 2013, p. 54).

INFORMACIÓN RELEVANTE: La organización obtiene, o genera y usa, información

relevante y de calidad para apoyar el funcionamiento del control interno. La información

con respecto a los objetivos de la entidad es recolectada a partir de las actividades de la

Junta directiva y la Alta dirección, y sintetizada de tal manera que la administración y

demás personal puedan entender los objetivos y cuál es su rol para la consecución de

los mismos.

294

La administración debe desarrollar e implementar controles para la identificación de

la información relevante que soporte el correcto funcionamiento de los componentes. La

información proviene de diferentes fuentes y en diferentes formas. (Auditool, 2013, p.

56).

SISTEMAS DE INFORMACIÓN: Las organizaciones desarrollan sistemas de

información para obtener, capturar y procesar grandes cantidades de datos de fuentes

tanto internas como externas, y convertirlos en información significativa y procesable, y

cumplir con los requerimientos definidos de información. Los sistemas de información

implican una combinación de personal, datos y tecnología que apoyan los procesos del

negocio.

La información se puede obtener a través de varias formas como entradas

manuales, recopilación, o tecnologías de información. el volumen de la información de

la organización puede presentar tanto oportunidad como riesgos. Por esta razón, se

deben implementar controles que garanticen el uso y manejo adecuado de la

información, sistemas de información desarrollados con integridad y procesos

tecnológicos proporcionan oportunidades para mejorar la efectividad, velocidad y

acceso de la información a los usuarios. (Auditool, 2013, p. 57).

Otro factor importante es la calidad de la información, la cual debe cumplir con las

siguientes características:

Accesible

Apropiada

Actual

Protegida

Conservada

295

Suficiente

Oportuna

Valida

Verificable

COMUNICACIONES INTERNAS: La organización comunica internamente la

información, incluyendo objetivos y responsabilidades para el control interno, necesarias

para apoyar el funcionamiento del Sistema de control interno de las cuentas por cobrar.

De esta manera, la administración debe establecer e implementar políticas y

procedimientos que faciliten una comunicación interna efectiva. (Auditool, 2013, p. 58).

La alta dirección comunica claramente los objetivos de la entidad a través de la

organización para que la administración, personal, y contratista, entiendan sus roles y

responsabilidades en la organización. Estas comunicaciones incluyen:

Políticas y procedimientos que apoyan al personal en el desarrollo de sus

responsabilidades de control interno.

Objetivos específicos.

Importancia, relevancia y beneficios de un control interno efectivo.

Roles y responsabilidades de la administración y demás personal en el

desarrollo de controles.

Expectativas de la organización a través de toda la organización.

COMUNICACIONES: La comunicación entre la administración y la junta directiva, le

proporcionan a la junta la información necesaria para ejercer la supervisión de las

responsabilidades de control interno de las cuentas por cobrar. Las comunicaciones

296

usualmente se refieren a la adherencia, cambios o problemas que se presentan en el

sistema de control interno.

Las comunicaciones deben ser regulares y frecuentes para que la junta directiva

entienda los resultados de las evaluaciones continuas e independientes de la

administración y el impacto de sus resultados sobre la consecución de los objetivos, y

que les permita responder adecuada y oportunamente en caso de un control interno

inefectivo. También es importante una comunicación directa de la junta directiva con el

personal, sin la interferencia de la administración cuando sea inapropiado. (Auditool,

2013, p. 58).

CANALES DE COMUNICACIÓN: Para que la información fluya a través de la

organización, deben existir canales adecuados de comunicación. Además, es necesario

contar con canales para comunicaciones anónimas o confidenciales que permiten que

los empleados puedan reportar situaciones sospechosas. (Auditool, 2013, p. 59).

MÉTODOS DE COMUNICACIÓN: Tanto la claridad como la efectividad de la

comunicación aseguran que el mensaje sea recibido. Existen formas de comunicación

más efectivas que otras, por esta razón es necesario una evaluación continua para

determinar si las comunicaciones son efectivas o no. (Auditool, 2013, p. 59). La

administración selecciona el método adecuado de comunicación teniendo en cuenta la

audiencia, la naturaleza de la comunicación, el coto, las implicaciones regulatorias, y

demás factores. Algunos métodos son:

Paneles de control

Correo electrónico

Memorandos

297

Discusiones uno a uno

Evaluaciones de desempeño

Políticas y procedimientos

Presentaciones

Anuncios de medios sociales

Transmisiones vía internet y otras formas de video.

COMUNICACIÓN EXTERNAS: La organización se comunica con los grupos de interés

externos en relación con los aspectos que afectan el funcionamiento del control interno

de las cuentas por cobrar. La organización debe desarrollar e implementar controles

que faciliten la comunicación externa. Este proceso debe incluir las políticas y

procedimientos para obtener y recibir información de partes externas, y compartir dicha

información internamente.

La comunicación terceras partes permiten que estas entiendan eventos, actividades

y circunstancias que puedan afectar su interacción con la entidad. Al mismo tiempo, la

información que la entidad pueda recibir de terceras partes puede proporcionar

información importante sobre el sistema de control interno de la cuentas por cobrar.

(Auditool, 2013, p. 59). Algunos ejemplos pueden ser:

Comentarios de los clientes relacionados con la calidad de los productos, los

cambios inapropiados o la perdida de recibos.

Nuevas o cambiantes leyes, reglas, regulaciones, o estañares.

Resultados del cumplimiento de las regulaciones pertinentes.

Publicaciones en organizaciones patrocinadoras o sitios web de medios sociales

o herramientas de comunicación.

298

Se deben adecuar canales apropiados de comunicación para clientes, proveedores,

y proveedores de servicios externos, para obtener una comunicación directa con la

administración y personal.

EVALUACIONES CONTINÚAS: La organización selecciona, desarrolla y lleva a cabo

evaluaciones continuas y/o independientes para determinar si los componentes del

sistema de control interno están presentes y funcionando. (Auditool, 2013, p. 60). Las

actividades de monitoreo y supervisión son llevadas a cabo a través de evaluaciones

continuas e independientes. Las evaluaciones continuas están integradas en los

procesos de negocio en los diferentes niveles de la entidad y suministran información

oportuna, debido a que permiten una supervisión en tiempo real y gran rapidez de

adaptación. El uso de la tecnología apoya las evaluaciones continuas, tienen un alto

estándar de objetividad y permiten una revisión eficiente de grandes cantidades de

datos a un bajo costo.

EVALUACIONES INDEPENDIENTES: Las evaluaciones independientes se ejecutan

periódicamente y pueden variar en alcance y frecuencia dependiendo de la evaluación

de riesgos, la efectividad de las evaluaciones continuas, y otras consideraciones de la

Dirección. Estas evaluaciones no están incluidas en los procesos del negocio, pero

permiten determinar si cada uno de los componentes está presente y funcionando. Las

evaluaciones incluyen observaciones, investigaciones, revisiones y exámenes,

apropiados para determinar si los controles para llevar a cabo los principios a través de

la entidad son diseñados, implementados y conducidos. (Auditool, 2013, p. 60).

Existen diferentes enfoques para llevar a cabo las evaluaciones independientes,

algunos de los cuales son:

299

Evaluaciones de auditoria interna.

Otras evaluaciones objetivas.

Evaluaciones a través de las unidades operativas o funcionales.

Comparativa del mercado/evaluaciones de pares.

Autoevaluaciones.

La Administración selecciona, desarrolla y lleva a cabo una combinación de las

evaluaciones continuas e independientes de acuerdo con el alcance y naturaleza de las

operaciones de la entidad, cambios en factores internos y externos, y los riesgos

asociados a las evaluaciones. Para llevar a cabo las evaluaciones, la administración

debe considerar el índice de cambios, lo cual determina qué tipo de evaluación es

apropiado realizar.

COMUNICACIONES DE LAS DEFICIENCIAS: La organización evalúa y comunica las

deficiencias de control interno de forma oportuna a las partes responsables de aplicar

medidas correctivas, incluyendo la alta dirección y el consejo, según corresponda. las

deficiencias en lo componentes y principios de control interno pueden surgir de

diferentes maneras:

Actividades de monitoreo.

Otros componentes del sistema de control interno.

Partes externas.

Las deficiencias o debilidades encontradas en el sistema de control interno deben

ser comunicadas a las partes indicadas en la organización y oportunamente para que

300

se adopten las medidas necesarias. Este proceso se denomina informe de deficiencias,

y le permite a la dirección estar enterada de lo que no está funcionando en forma

adecuada. Una deficiencia es definida como un defecto en uno o más componentes y

principios relevantes que reduce la probabilidad de que la entidad logre sus objetivos.

(Auditool, 2013, p. 61).

301

ANEXO B

VERSION FINAL DEL INSTRUMENTO

302

DISEÑO DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO EN LOS RUBROS COMPRAS MISCELANEOS EN INVENTARIO PARA LA EMPRESA

VENEQUIP, S.A. Entorno de Control para el rubro de las Compras Misceláneos. 1. La Alta Gerencia tiene definido los estándares de conducta para el personal de compras misceláneos. SI ______ NO_____ 2. La alta gerencia y el personal supervisor está comprometido con los valores éticos para las compras misceláneos. SI______ NO_____ 3. La alta gerencia y el personal supervisor está comprometido con los principios éticos para las compras misceláneos. SI______ NO_____ Estándares de conducta de las compras misceláneos. 4. Los estándares de conductas definidos por la alta gerencia guían a la organización hacia actividades para la consecuencia de los objetivos de las compras misceláneos. SI______ NO_____ 5. La entidad identifica oportunamente las desviaciones de los estándares de conductas esperados del personal de las compras misceláneas. SI______ NO_____ Independencia y Competencia Profesional en las compras misceláneas. 6. La dirección establece las estructuras de líneas de reporte en las compras misceláneos. SI______ NO_____ 7. La entidad evalúa las habilidades necesarias entre los miembros de las compras misceláneos. SI______ NO_____ 8. La entidad evalúa la experiencia necesaria entre los miembros de las compras misceláneos SI______ NO_____ Delegación de responsabilidades en las compras misceláneos. 9. Existen líneas de mando en el departamento de las compras misceláneas. SI______ NO_____ 10. La dirección define responsabilidades en el departamento de compras misceláneas. SI______ NO_____ 11. La dirección asigna responsabilidades en el departamento de compras

303

misceláneas SI______ NO_____ Filosofía y estilo de la Dirección en las compras misceláneas. 12. Las decisiones gerenciales para las compras misceláneas están orientadas a las estimaciones que se realizan en la planificación de sus trabajos. SI______ NO_____ 13. La gerencia toma en cuenta todos los elementos necesarios para su seguimiento evitando riesgos inadecuados en las compras misceláneas. SI______ NO_____ Estructura y plan organizacional en las compras misceláneas 14. Venequip, S.A tiene establecida una estructura organizacional para las compras misceláneas SI______ NO_____ 15. La entidad tiene establecida líneas de reporte para las compras misceláneas. SI______ NO_____ 16. La entidad tiene establecida líneas de mando para las compras misceláneas. SI______ NO_____ Comité de Control en las compras misceláneas 17. El departamento de administración de Venequip, S.A se caracteriza por cumplir el cronograma para realizar las compras misceláneas. SI______ NO_____ 18. La administración de Venequip, S.A establece niveles de máximo y mínimo para adquirir las compras misceláneas. SI______ NO_____ Políticas y prácticas de RR.HH en las compras misceláneas. 19. El departamento de RR.HH tiene especificado el nivel de competencia requerido para las distintas tareas de las compras misceláneas. SI______ NO_____ 20. En Venequip, S.A se inicia un proceso de capacitación en forma práctica para el correcto desempeño de los empleados de la compras misceláneos. SI______ NO_____ 21. En Venequip se promueve la movilidad organizacional promoviendo a los empleados excelentes e innovados de compras misceláneas. SI______ NO_____ Especifica objetivos relevantes en las compras misceláneos

304

22. La organización de Venequip define los objetivos con suficiente claridad para permitir la identificación de los riegos relacionados con las compras misceláneos. SI______ NO_____ 23. La organización de Venequip define los objetivos con suficiente claridad para permitir la evaluación de los riegos relacionados con las compras misceláneos. SI______ NO_____ 24. Para definir los objetivos en el departamento de compras misceláneos, la entidad:

e. Refleja las selecciones de la administración _____ f. Considera la tolerancia al riesgo._______ g. Incluye las metas de desempeño operativo y financiero.________ h. Constituye una base para administrar los recursos. _______

Identificación y análisis de los riesgos en las compras misceláneos 25. En Venequip, toman en cuenta la marca del producto para identificar su calidad en las compras misceláneos. SI______ NO_____ 26. En Venequip se basan en la garantía del producto o en su tiempo de vida útil para adquirirlo. SI______ NO_____ Identificación y Evaluación de cambios importantes para las compras misceláneos. 27. Venequip evalúa cambios en el ambiente externo en el cual opera para las compras misceláneos. SI______ NO_____ 28. Venequip identifica cambios en los modelos de negocio con los proveedores en las compras misceláneos. SI______ NO_____ Evaluación de riesgos de fraude en las compras misceláneos 29. Venequip, S.A, considera estos tipos de fraude para las compras.

d. Reporting Fraudulento ______ e. Posible pérdida de Activos ________ f. Corrupción________

30. Cuáles de estas evaluaciones de riesgo de fraude considera Venequip, S.A, para las compras misceláneos.

d. Adquisición no autorizada_____ e. Uso o Enajenación de activos______ f. Alteración de los riesgos de información ______

305

Selecciona y desarrollar actividades de control para las compras misceláneos 31. Venequip, S.A, posee actividades de control que ayudan a asegurar la mejor decisión en cuanto a los riesgos en las compras misceláneos. SI______ NO_____ 32. La organización define actividades de control que contribuyen a la mitigación de los riesgos hasta niveles aceptables para la consecución de los objetivos. SI______ NO_____ 33. La organización asignan actividades de control que contribuyen a la mitigación de los riesgos hasta niveles aceptables para la consecución de los objetivos. SI______ NO_____ Tipos de actividades de control para las compras misceláneos. 34. El departamento de administración de Venequip considera para las actividades de control:

d. Complejidad de las operaciones_____ e. Naturaleza de las operaciones______ f. Alcance de las operaciones para las compras misceláneos _____.

35. La administración de Venequip establece las actividades de control en varios niveles de la entidad para las compras miscelaneos SI______ NO_____ Selección y desarrolla controles generales sobre tecnología para las compras misceláneos. 36. La dirección de Venequip selecciona actividades de control diseñadas para ayudar a asegurar la complejidad, de la tecnología para las compras misceláneos. SI______ NO_____ 37. La dirección de Venequip desarrolla actividades de control sobre el desarrollo de la tecnología en el departamento de compra. SI______ NO_____ Implementación de políticas y procedimientos para las compras misceláneos. 38. La administración de Venequip establece actividades de control que están constituidas dentro de los procesos del negocio. Si____ No____ 39. La administración de Venequip establece las actividades de los empleados a través de políticas SI______ NO_____

306

40. La administración de Venequip establece las actividades de los empleados a través de procedimientos para determinar las acciones de control SI______ NO_____ Información relevante para las compras misceláneas. 41. La organización obtiene información relevante para apoyar el funcionamiento de las compras misceláneos. SI______ NO_____ 42. La organización obtiene información de calidad para apoyar el funcionamiento de las compras misceláneos. SI______ NO_____ 43. La administración de Venequip captura fuentes internas de información para las compras misceláneas. SI______ NO_____ Sistema de información y responsabilidad para las compras misceláneos. 44. La administración de Venequip gestiona sus operaciones para las realizar las compras misceláneas SI______ NO_____ 45. La administración de Venequip al momento de planificar las compras misceláneos cuenta con la información necesaria. SI______ NO_____ 46. La administración de Venequip al momento de presupuestar las compras misceláneos cuenta con la información necesaria. SI______ NO_____ Comunicación interna para las compras misceláneos 47. La Junta directiva comunica oportunamente los objetivos de las compras miscelaneos. SI______ NO_____ 48. La administración tiene la información necesaria para cumplir con sus roles con respecto a los objetivos de las compras miscelaneos. SI______ NO_____ Comunicación externa para las compras misceláneas. 49. La organización desarrolla controles que facilitan la comunicación externa de las compras misceláneas SI______ NO_____ 50. La organización evalúa de manera independiente los controles internos con los proveedores de servicios externos SI______ NO_____

307

Evaluaciones continuas y/o independientes para las compras miscelaneos. 51. La organización realiza evaluaciones continuas de los controles internos para evaluar su funcionamiento en las compras misceláneas. SI______ NO_____ 51. Las evaluaciones continuas están integradas en los procesos de negocios para las compras misceláneas. SI_____ NO_____ 53. Las evaluaciones continuas suministran información eficaz para las compras misceláneas. SI______ NO_____ Evaluar y comunicar las deficiencias de control interno de forma oportuna para las compras misceláneos 54. Las deficiencias o debilidades encontradas en el sistema de control interno de las compras misceláneas son comunicadas a la alta gerencia. SI_____ NO_____ 55. La administración evalúa las deficiencias del control interno de las compras misceláneas de forma oportuna a la junta directiva. SI_____ NO_____ Entorno de Control del inventario. 56. La Alta Gerencia tiene definido los estándares de conducta para el personal encargado del inventario. SI ______ NO_____ 57. La alta gerencia y el personal supervisor está comprometido con los valores éticos para el inventario. SI______ NO_____ 58. La alta gerencia y el personal supervisor está comprometido con los principios éticos para el inventario. SI______ NO_____ Estándares de conducta del inventario. 59. Los estándares de conductas definidos por la alta gerencia guían a la organización hacia actividades para la consecuencia de los objetivos del inventario. SI______ NO_____ 60. La entidad identifica oportunamente las desviaciones de los estándares de conductas esperados del personal encargado del inventario. SI______ NO_____ Independencia y Competencia Profesional del inventario. 61. La dirección establece las estructuras de líneas de reporte en el inventario SI______ NO_____

308

62. La entidad evalúa las habilidades necesarias entre los miembros encargados del inventario. SI______ NO_____ 63 .La entidad evalúa la experiencia necesaria entre los miembros encargados del inventario SI______ NO_____ Delegación de responsabilidades en el inventario. 64. En Venequip, S.A, existen líneas de mando en el inventario. SI______ NO_____ 65. La dirección de VENEQUIP, S.A. define responsabilidades para el inventario. SI______ NO_____ Filosofía y estilo de la Dirección en el inventario. 66. Las decisiones gerenciales para el inventario están orientadas a la planificación de sus trabajos. SI______ NO_____ 67. La gerencia toma en cuenta todos los elementos necesarios para su seguimiento evitando riesgos inadecuados en el inventario. SI______ NO_____ Estructura y plan organizacional en el inventario 68. Venequip, S.A tiene establecida una estructura organizacional para el inventario. SI______ NO_____ 69. La entidad tiene establecida líneas de reporte para el inventario. SI______ NO_____ 70. La entidad tiene establecida líneas de mando para el inventario. SI______ NO_____ Comité de Control en el inventario. 71. El departamento de administración de Venequip, S.A se caracteriza por cumplir el cronograma de compras según el inventario. SI______ NO_____ 72. La administración de Venequip, S.A establece niveles de máximo y mínimo para adquirir el inventario. SI______ NO_____ Políticas y prácticas de RR.HH en el inventario. 73. El departamento de RR.HH tiene especificado el nivel de competencia requerido para las distintas tareas del inventario. SI______ NO_____

309

74. En Venequip, S.A se inicia un proceso de capacitación en forma práctica para el correcto desempeño de los empleados encargados del inventario. SI______ NO_____ 75. En Venequip se promueve la movilidad organizacional promoviendo a los empleados excelentes del inventario. SI______ NO_____ Especifica objetivos relevantes en el inventario. 76. La organización de Venequip define los objetivos con suficiente claridad para permitir la identificación de los riegos relacionados con el inventario. SI______ NO_____ 77. La organización de Venequip define los objetivos con suficiente claridad para permitir la evaluación de los riegos relacionados con el inventario. SI______ NO_____ 78. Para definir los objetivos en el inventario, la entidad:

e. Refleja las selecciones de la administración _____ f. Considera la tolerancia al riesgo._______ g. Incluye las metas de desempeño operativo y financiero.________ h. Constituye una base para administrar los recursos. _______

Identificación y análisis de los riesgos en el inventario. 79. En Venequip, toman en cuenta la marca del producto para identificar su calidad en el inventario. SI______ NO_____ 80. En Venequip se basan en la garantía del producto o en su tiempo de vida útil para tenerlo en el inventario. SI______ NO_____ Identificación y Evaluación de cambios importantes para el inventario. 81. Venequip, S.A. evalúa cambios en el ambiente externo en el cual opera en el inventario. SI______ NO_____ 82. Venequip, .SA. Identifica cambios en los modelos de negocio con los proveedores en cuanto al inventario. SI______ NO_____ Evaluación de riesgos de fraude en el inventario. 83. Venequip, S.A, considera estos tipos de fraude para el inventario:

d. Reporting Fraudulento ______ e. Posible pérdida de Activos ________ f. Corrupción________

310

84. Cuáles de estas evaluaciones de riesgo de fraude considera Venequip, para el inventario.

d. Adquisición no autorizada_____ e. Uso o Enajenación de activos______ f. Alteración de los riesgos de información ______

Selecciona y desarrollar actividades de control en el inventario. 85. Venequip, S.A, posee actividades de control que ayudan a asegurar la mejor decisión en cuanto a los riesgos en el inventario. SI______ NO_____ 86. La organización define actividades de control que contribuyen a la mitigación de los riesgos hasta niveles aceptables para la consecución de los objetivos en el inventario. SI______ NO_____ 87. La organización asignan actividades de control que contribuyen a la mitigación de los riesgos hasta niveles aceptables para la consecución de los objetivos. SI______ NO_____ Tipos de actividades de control para el inventario. 88. El departamento de administración de Venequip considera para las actividades de control del inventario:

d. Complejidad de las operaciones_____ e. Naturaleza de las operaciones______ f. Alcance de las operaciones para el inventario _____.

89. La administración de Venequip, S.A. establece las actividades de control en varios niveles de la entidad para el inventario. SI______ NO_____ Selección y desarrolla controles generales sobre tecnología para el inventario. 90. La dirección de Venequip selecciona actividades de control diseñadas para ayudar a asegurar la complejidad, de la tecnología para el inventario. SI______ NO_____ 91. La dirección de Venequip desarrolla actividades de control sobre el desarrollo de la tecnología en el inventario. SI______ NO_____ Implementación de políticas y procedimientos para el inventario. 92. La administración de Venequip establece actividades de control del inventario que están constituidas dentro de los procesos del negocio. Si____ No____ 93. La administración de Venequip establece las actividades del inventario a través de políticas. SI______ NO_____

311

94. La administración de Venequip establece las actividades del inventario a través de procedimientos para determinar las acciones de control. SI______ NO_____ Información relevante para el inventario. 95. La organización obtiene información de calidad para apoyar el funcionamiento del inventario. SI______ NO_____ 96. La organización obtiene información relevante para apoyar el funcionamiento del inventario. SI______ NO_____ 97. La administración de Venequip captura fuentes internas de información para el inventario. SI______ NO_____ Sistema de información y responsabilidad para el inventario. 98. La administración de Venequip, S.A. gestiona sus operaciones para realizar el inventario. SI______ NO_____ 99. La administración de Venequip, S.A. al momento de planificar las compras misceláneos cuenta con toda la información necesaria del inventario. SI______ NO_____ 100. La administración de Venequip al momento de presupuestar las compras misceláneos cuenta con toda la información necesaria del inventario. SI______ NO_____ Comunicación interna para el inventario 101. La Junta directiva de Venequip comunica oportunamente los objetivos del inventario. SI______ NO_____ 102. La administración de Venequip y la junta directiva tienen la información necesaria para cumplir con sus roles con respecto a los objetivos del inventario. SI______ NO_____ Comunicación externa para el inventario. 103. La organización de Venequip desarrolla controles que facilitan la comunicación externa del inventario. SI______ NO_____ 104. La organización de Venequip evalúa de manera independiente los controles internos del inventario con los proveedores de servicios externos. SI______ NO_____

312

Evaluaciones continuas y/o independientes para el inventario. 105. La organización de Venequip realiza evaluaciones continuas de los controles internos para evaluar su funcionamiento en el inventario. SI______ NO_____ 106. Las evaluaciones continuas del inventario están integradas en los procesos de negocios de la entidad. SI_____ NO_____ 107. Las evaluaciones continuas suministran información oportuna para el inventario. SI______ NO_____ Evaluar y comunicar las deficiencias de control interno de forma oportuna para el inventario 108. Las deficiencias o debilidades encontradas en el sistema de control interno de inventario son comunicadas a la alta gerencia. SI_____ NO_____ 109. La administración de Venequip evalúa las deficiencias del control interno del inventario de forma oportuna a la junta directiva. SI_____ NO_____

313

ANEXO C

RESUMEN DE TABULACIÓN

314

Encuestas dirigidas a los sujetos de la empresa Venequip S.A

Sujetos / Alternativas 1 2 3 4 5 Total Ítem 1 Si X X X X X 5

No 0 Ítem 2 Si X X 2

No X X X 3 Ítem 3 Si X X 2

No X X X 3 Ítem 4 Si X X X X 4

No X 1 Ítem 5 Si X X X 3

No X X 2 Ítem 6 Si X X X 3


No X X 2 Ítem 8 Si X X 2


No X 1 Ítem 10 Si X X X X 4



No X 1 Ítem 13 Si X X X 3

No X X 2 Ítem 14 Si X X X X X 5

No 0 Ítem 15 Si X X X 3


No 0 Ítem 17 Si X 1

No X X X X 4 Ítem 18 Si X X 2

No X X X 3

315


Sujetos / Alternativas 1 2 3 4 5 Total Ítem 19 Si X 1

No X X X X 4 Ítem 20 Si 0

No X X X X X 5 Ítem 21 Si X 1

No X X X X 4 Ítem 22 Si X X 2


No X X X 3

Ítem 24

Refleja las selecciones de la administración

X X 2

Considera la tolerancia al riesgo

X 1

Incluye las metas de desempeño operativo

y financiero

X 1

Constituye una base para administrar los

recursos

X 1

Ítem 25 Si X X X X 4 No X 1


Ítem 27 Si X X 2 No X X X 3

Ítem 28 Si X X X 3 No X X 2

Ítem 29

Reporting Fraudulento 0 Posible pérdida de

Activos X X X X X 5

Corrupción 0

Ítem 30

Adquisición no autorizada

X X X 3

Uso o Enajenación de activos

X 1 Alteración de los

riesgos de información X 1



316


Sujetos / Alternativas 1 2 3 4 5 Total Ítem 33 Si X X 2

No X X X 3

Ítem 34

Complejidad de las operaciones

0

Naturaleza de las operaciones

0 Alcance de las

operaciones para las compras misceláneos

X X X X X 5






Ítem 40 Si X X X X X 5 No 0







Ítem 47 Si X 1 No X X X X 4



317


Sujetos / Alternativas 1 2 3 4 5 Total Ítem 50 Si X X 2



No X X X 3 Ítem 53 Si X X X 3



No X X 2 Ítem 56 Si X X X X 4

No X 1 Ítem 57 Si X X 2




No X X X 3 Ítem 61 Si X X X 3




No 0 Ítem 65 Si X X X X X 5



No 0

318





No 0 Ítem 71 Si X X 2



No X X X 3 Ítem 74 Si X 1

No X X X X 4 Ítem 75 Si X 1

No X X X X 4 Ítem 76 Si X X X 3


No X X 2

Ítem 78

Refleja las selecciones de la

administración

X 1

Considera la tolerancia al riesgo

0

Incluye las metas de desempeño operativo y financiero

X X 2

Constituye una base para administrar los

recursos

X X 2





Ítem 83 Reporting Fraudulento

0

Posible pérdida de Activos

X X X X X 5

Corrupción 0

319


Sujetos / Alternativas 1 2 3 4 5 Total

Ítem 84

Adquisición no autorizada

X X X 3

Uso o Enajenación de activos

X 1 Alteración de los riesgos

de información X 1

Ítem 85

Si X X X 3


No X X 2 Ítem 87 Si X X 2

No X X X 3

Ítem 88

Complejidad de las operaciones

0

Naturaleza de las operaciones

0 Alcance de las operaciones

para el inventario X X X X X 5












320



No 0 Ítem 101

Si X X 2


No X 1 Ítem 103 Si X X X X X 5





No 0 Ítem 108 Si X X X X 4


No X 1

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