eAdministración en la UPF: un caso de éxito

eAdministración en la UPF: un caso de éxito

Jornadas RedIRIS

Bilbao, 29 de noviembre de 2012

eAdministración en la UPF

• Xavi Herrero i Anglí• [email protected]• Jefe del Ámbito Administración

Electrónica y Gestión de Identidades del Servicio de Informática


Sumario

1. La Universitat Pompeu Fabra2. Administración electrónica en la UPF:

contexto3. El carnet universitario4. Caso práctico 1: solicitud de certificados

académicos5. Caso práctico 2: firma de prórrogas de

contratos de PDI6. Próximas metas7. Conclusiones

1. La Universitat Pompeu Fabra

Universidad pública y urbana creada en 1990

Docencia de calidad

Investigación de excelencia

Vocación internacional


Campus del Mar: ciencias de la salud yde la vida

Campus del Poblenou:comunicación y tecnologíasde la información

Campus de la Ciutadella:ciencias sociales y humanas

Una universidad urbana en el corazón de Barcelona



Campus de la Ciutadella: ciencias sociales y humanas

Campus del Poblenou: comunicación y tecnologías de la información

Campus del Mar: ciencias de la salud y de la vida

8.920 estudiantes de grado 1.988 estudiantes de postgrado

(másters oficiales y doctorado)

1.680 personal docente e investigador

697 personal de administración y servicios

19 estudios de grado 37 programas de máster 9 programas de doctorado Presupuesto (2011): 130

millones de euros(*) Curso 2010-2011

Dimensiones e indicadores*



Sumario





2. Administración electrónica en la UPF: contexto


Proyecto iniciado el año 2010 por parte del Consejo de Dirección

Plan de adaptación a la administración electrónica

Los objetivos del plan son:

• Cumplimiento de la normativa: Ley 11/2007 de acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos

• Mejora de la eficiencia de la Universidad

• Mejora del servicio al estudiante, PAS, PDI y empresas

• Mejora de la gestión, con una reducción de los plazos de tramitación

• Ahorro: desarrollo de la relación telemática, procedimiento administrativo automatizado e interoperabilidad

• Trabajo conjunto con otras universidades



Plan de adaptación a la administración electrónica

Aspectos clave:

• Colaboración con ACUP (Associació Catalana d’Universitats Públiques)

• Detección y priorización de proyectos a desarrollar

• Definición de las herramientas comunes

• Implantación de la identidad digital y la firma electrónica

• Plan de comunicación

• Plan de formación

La ACUP decidió en el año 2008 empezar a trabajar conjuntamente en el desarrollo de la administración electrónica.

Se ha trabajado en distintos ámbitos:

• Normativo

• Organizativo

• Gestión documental y archivo

• Herramientas de identidad digital y firma electrónica

• Registro telemático

• Contratación electrónica

• Voto electrónico

• Notificación electrónica

• Evidencias electrónicas



En la UPF, hemos avanzado en distintos ámbitos:

• Normativo

• Organizativo: reingeniería, simplificación y automatización de procesos

• Herramienta de tramitación

• Gestión documental y archivo

• Carnet universitario

• Módulos de firma, copia auténtica, digitalización, código de verificación, etc.

• Registro telemático

• Portafirmas

• Voto electrónico

• Notificación electrónica



Caja de herramientas:



•Gestor documental•Identidad electrónica

•Carnet universitario electrónico

•Entidades de registro T-CAT

•Registro telemático•Plataforma de tramitación•Firma electrónica, validación

y sello de tiempo•Portafirmas•Digitalización segura de

documentos•Código de verificación

Herramientas comunes 2011

•Registro telemático

•Formularios electrónicos

•Notificación telemáticas

•Voto electrónico

Herramientas comunes 2012

Procesos:



•Sede electrónica•Perfil del

contratante•Solicitud de

certificados académicos

•Firma de prórrogas de contratos de PDI

•Factura electrónica•Gestión de quejas

y consultas de la Síndica de Greuges de la UPF

Firma electrónica

2011

•Firma de actas de calificación (PDI)

•Solicitud de títulos y e-título (estudiantes)

•Anulación de matrícula y devolución de tasas (estudiantes)

•Solicitud de licencias, permisos y vacaciones (PAS y PDI)

•Voto electrónico

Firma electrónica

2012

Caja de

herramientas:




Sumario





3. El carnet universitario (PAS/PDI): constitución de la entidad de registro de CATCert


•Marzo-septiembre 2010

•Duración: 6 meses

•Población: PAS y PDI

Calendario

•Firma del convenio con CATCert

•Adaptación de los procedimientos necesarios

•Nuevo proyecto en la gestión de identidades

•Integración del conector de CATCert

•Formación de operadores

•Coordinación de centros de atención al usuario (CAU)

Fases

•Inicio de entrega de carnet con certificado: septiembre 2010

• Actualmente entregados 2.382 carnets con certificado 92 % (noviembre 2012)

Resultados

3. El carnet universitario (estudiantes)


2010 La UPF adjudica al Banco Santander el concurso de entidad financiera para emitir los carnets universitarios

Enero 2011 Se constituye la entidad de registro de certificación digital para estudiantes

Febrero-abril 2011 Se planifica el proyecto de distribución del carnet y se realizan pruebas de envío de ficheros

Mayo 2011 Se inicia la campaña de captación de estudiantes que ya cursan estudios en la UPF y se adapta la aplicación de control de carnets

Junio 2011 Se empiezan a repartir los primeros carnets de estudiantes del Banco Santander con certificado digital



Julio 2011 Se integra en el proceso de matrícula de los estudiantes de primer curso la solicitud del carnet

Septiembre-octubre 2011 Se distribuyen los carnets a los estudiantes de primer curso

Octubre 2011 Campaña de captación para estudiantes de máster y doctorado

Noviembre-diciembre 2011 Se distribuyen los carnets de máster y doctorado

2012 La mayor parte de los estudiantes ya tienen el nuevo carnet



Entregado71%

Pendiente29%

Estudiantes

Curso 2011-2012: 5.586 carnets distribuidosCurso 2012-2013: 2.314 carnets distribuidos

100 % estudiantes de 1º y 2º con carnet UPF y certificado digital


Sumario






MOTIVACIÓN

PARTICIPANTES

La implantación de este proceso facilita la obtención de certificados académicos desde cualquier lugar y en cualquier momento, reduce el tiempo de tramitación y reduce el gasto de papel.

Gestión Académica: Definición funcional del procesoUnidad de Organización y Procesos: Definición funcional del proceso y coordinación del proyectoServicio de Informática: Desarrollo y coordinación de las herramientas informáticas implicadasSecretaría General: Sede electrónica y validación legal del proceso

ALCANCE

Este procedimiento permite a los estudiantes realizar una solicitud telemática de certificados académicos tanto de grado como de máster. No hay ninguna restricción en cuanto a horario ni asistencia presencial. Solamente se necesita el carnet de la UPF (que tiene un certificado digital) o bien el DNI electrónico.El procedimiento es íntegramente telemático y con documentación electrónica firmada digitalmente.

4. Solicitud de certificados académicos



PROCESO

1. La solicitud se inicia desde la sede electrónica de la Universitat dónde está publicado el trámite

2. Se realiza una autenticación de la persona a través de un certificado digital que puede ser el carnet de la UPF o el DNI electrónico

3. A partir de los datos recuperados, se obtienen los datos necesarios: los estudios cursados por esta persona, así como si el estudiante tiene bonificaciones, para calcular el importe a abonar

4. Se selecciona el estudio del que queremos obtener el certificado, y el idioma, que puede ser catalán, castellano o inglés, y un mail en el que recibiremos el certificado

5. Una vez seleccionado el estudio, se procede a realizar el pago por el TPV6. Cuando se acaba el pago, se envía un correo electrónico con el certificado académico en

formato PDF y con una firma digital de órgano al mail indicado por la persona7. El certificado académico contiene un código seguro de verificación CSV que se puede

utilizar para verificar la validez del documento desde la sede electrónica8. Adicionalmente, desde las secretarías de cada estudio, se dispone de una funcionalidad

incluida en la plataforma de tramitación telemática que permite, a partir del DNI de la persona, enviar un correo electrónico al solicitante con el link que le permita volver a descargar el certificado académico que ya solicitó



AP. SGA

@

SEDE ELECTRÓNICA

AUTENTICACIÓN

RECUPERACIÓN ESTUDIOS

PAGO

ENVÍO CERTIFICADO

COPIA AUTÉNTICA7

1

2

3

SELECCIÓN ESTUDIOS 4

6 TRAMITADOR

CÓDIGO SEGURO DE VERIFICACIÓN7

5



Se han utilizado las siguientes herramientas:• el tramitador electrónico que contiene toda la lógica de acceso a la plataforma de

tramitación y la gestión de la solicitud• el applet de validación, y el módulo de copia auténtica• la aplicación de gestión académica para el acceso a los datos académicos• el TPV para el pago con tarjeta de crédito

HERRAMIENTAS

El resultado es que el día 15/11/2012 se habían generado 175 certificados académicos desde que se puso en marcha el día 15/03/2012.El punto de mayor complejidad está en la integración de diferentes componentes de administración electrónica y sistemas de información internos. También es importante tener en cuenta el cambio cultural, tanto interno, como de los usuarios.

CONCLUSIONES


Sumario






5. Firma de prórrogas de contratos de PDI

MOTIVACIÓN

PARTICIPANTES

ALCANCE

Este procedimiento permite tramitar la firma de prórrogas de contratos de PDI en todas sus modalidades. El proceso se gestiona de manera íntegramente telemática, con la opción de incorporar una firma física en uno de los casos. En función del trámite se contemplan todos los posibles actores involucrados en el proceso. Para realizar este trámite únicamente es necesario disponer de un certificado digital que puede ser el carnet de la UPF o el DNI electrónico.El documento del contrato se firma digitalmente, así como el rechazo del contrato si hay algún error. Al cierre del expediente todos los documentos se guardan automáticamente en el gestor documental.

La implantación de este procedimiento permite agilizar el trámite de firma de los contratos por parte de los PDI i del Servicio de PDI, secretarías, vice-rector i comité de empresa.

Servicio de PDI: Definición funcional del procesoUnidad de Organización y Procesos: Definición funcional del proceso y coordinación del proyectoServicio de Informática: Desarrollo y coordinación de las herramientas informáticas implicadasSecretaria General: Adaptación normativaArchivo: Definición de la serie documental asociada al proceso



PROCESO

1. El tramite se inicia por parte del servicio de PDI desde la aplicación de gestión de la contratación (Ulisses), generando un nuevo proceso en la plataforma electrónica de tramitación

2. El interesado recibe un mail con un link para acceder a la plataforma de tramitación electrónica (también puede acceder desde CampusGlobal), dónde puede consultar el contrato generado desde el Servicio de PDI

3. El interesado puede:1. Aceptar el contrato y firmarlo digitalmente. Si lo hace, el contrato pasa

automáticamente al portafirmas de la vicerectora para que sea firmado digitalmente. En algunos casos, también se envía al portafirmas del Comité de Empresa

2. Rechazar el contrato, informando el motivo del rechazo3. En función de si la firma es centralizada o no, los actores contemplados en el trámite

son el Servicio de PDI o la secretaria de departamento correspondiente4. El interesado recibe por correo electrónico el contrato firmado por ambas partes5. Todo el trámite se realiza en el tramitador, que se comunica con la aplicación de gestión

Ulisses para actualizar el estado del expediente6. Una vez se resuelve el expediente, se cierra y pasa al archivo de forma automática



Se han usado las siguientes herramientas:• el tramitador electrónico que contiene toda la lógica de acceso a la plataforma de

tramitación y gestión del expediente• el applet de firma• el portafirmas • la aplicación de gestión de la contratación Ulisses• la integración con el gestor documental

HERRAMIENTAS

El resultado es que a día 15/11/2012 se han tramitado 895 prórrogas de contratos de PDI desde el día 16/04/2012El punto de mayor complejidad está en la integración de diferentes componentes de administración electrónica y sistemas de información internos. También es importante tener en cuenta el cambio cultural, tanto interno, como de los usuarios, más concretamente llevar a cabo y un plan de distribución de los certificados digitales y un plan de formación de su uso

CONCLUSIONES


Sumario






6. Próximas metas

Avanzar en herramientas:

• Formularios electrónicos

• Estados de la tramitación

• Interoperabilidad


6. Próximas metas

Servicios y procedimientos 2012:

• Factura electrónica 15 facturas (01/04/2012)

• Reserva de portátiles 1664 solicitudes (10/09/2012)

• Reserva de material audiovisual 264 (10/09/2012)

• Voto electrónico 21/05/2012

• Solicitud de certificados académicos de doctorado

• Solicitud de licencias i permisos para el PAS y PDI

• Proyecto del ámbito de la investigación:

• Solicitud de ayuda COFRE

• Solicitud de ayuda COMENÇA

• Despliegue de la notificación electrónica (eNotum)


6. Próximas metas

Procesos primer semestre 2013:

• Gestión de quejas y consultas de la Síndica de Greuges de la UPF

• Renuncia a la evaluación y recurso

• Permanencia: continuidad y quinta convocatoria

• Añadir el ranquing al certificado académico

• Firma de actas de calificación

• Gestión de convenios electrónicos

• Certificados de docencia

• Acreditaciones PDI

• Tramos de docencia

• Certificados de evaluación de la docencia


Sumario






7. Conclusiones

Cambio cultural interno1Nueva tipología de incidencias2Nueva cultura de uso del certificado digital3Aplicar principio de proporcionalidad y no sólo el de seguridad: no pedir mas al proceso electrónico que al papel4

Resistencia al cambio5Dificultad de tener modelos de referencia contrastados6Herramientas poco probadas7Dificultades de avanzar en la interoperabilidad8


7. Conclusiones

Mejora de servicio y, por tanto, de la imagen de la Administración

Mejora de la eficiencia interna: ahorro en tiempo en la tramitación

Transformación de la Administración: reingeniería y simplificación de los procesos

Mayor disponibilidad del personal para realizar tareas de valor añadido

Cumplimiento de la normativa vigente

Eliminación de errores (volver a introducir información, pérdida de documentación…)

Reducción del uso de papel

Mejora del servicio al estudiante, PAS, PDI y empresas

Accesibilidad a los servicios públicos 24 sobre 7

Simplicidad en las tramitaciones con la Administración

Rapidez y agilidad en la obtención del servicio requerido

Eliminación de la necesidad de desplazarse físicamente a la administración

Fomento del uso generalizado de las nuevas tecnologías

Beneficios para la UniversidadBeneficios para los estudiantes,

PAS, PDI y empresas

Eskerrik asko

Muchas gracias por vuestra atención

Xavi Herrero i AnglíServei d’Informàtica de la UPF

http://www.upf.edu/bibtic

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