Inteligencia de Negocios

Dr. Carlos Arturo Vega Lebrún

Introducción Conceptos básicos Arquitectura de BI Administración de BI Niveles de soporte de BI Modelo de BI Procesos del BI Aplicaciones

Agenda

La Inteligencia de Negocios brinda una perspectiva y conocimiento profundo de la operación de la organización, a través del acceso y análisis de fuentes de información cuantitativas.

Al conjunto de Modelos, Procesos, Sistemas y Herramientas que permiten a la organización analizar la información y tomar decisiones con base al conocimiento/entendimiento obtenido de dicha información, le llamamos Inteligencia de Negocios.

Introducción

Inteligencia de Negocios

La Inteligencia de Negocios o Business Intelligence (BI) se puede definir como el proceso de analizar los datos acumulados en la empresa y extraer una cierta inteligencia o conocimiento de ellos.

BI apoya a los tomadores de decisiones con la información correcta, en el momento y lugar correcto, lo que les permite ser mas asertivos en las tomas de decisiones para sus negocios. La información adecuada en el lugar y momento adecuado incrementa efectividad de cualquier empresa.

Definición

Conceptualización

Según Kobana Abukari y Vigía Job, "BI es una de las iniciativas administrativas más robustas que los administradores inteligentes pueden emplear para ayudar a sus organizaciones a crear más valor para los accionistas". BI da una ventaja a las empresas sobre sus competidores al juntar a las personas y a la tecnología para resolver problemas.

Definición …

Ventas: análisis de ventas; detección de clientes importantes; análisis de productos, líneas, mercados; pronósticos y proyecciones.

Marketing: segmentación y análisis de clientes; seguimiento a nuevos productos.

Finanzas: análisis de gastos; rotación de cartera; razones financieras.

Manufactura: productividad en líneas; análisis de desperdicios; análisis de calidad; rotación de inventarios y partes críticas.

Logística: seguimiento de embarques; motivos por los cuales se pierden pedidos.

¿En dónde se puede utilizar BI?

Obtener información del negocio de manera oportuna y precisa.

Medir el desempeño organizacional. Predecir resultados. Administrar recursos corporativos y manejo del

cambio. Ejecutar y monitorear planes operativos. Analizar condiciones del mercado y el ambiente

de competencia. Aprovechar oportunidades de crecimiento. Identificar amenazas.

BI es crítico para:

Permite disponer de una herramienta de información sobre la gestión del negocio, para determinar qué tan bien se están logrando los objetivos y metas propuestas, así poder compartir esta información con todos los departamentos.

Facilita información que permite priorizar actividades basadas en la necesidad de cumplimiento de objetivos de corto, mediano y largo plazo.

Proporciona una única versión de la realidad del negocio.

Reduce la incertidumbre y la subjetividad en el proceso de toma de decisiones.

Ventajas de BI

El usuario es capaz de construir sus propios reportes e índices de desempeño, sin necesidad de contar con apoyo por parte del área de TI.

Permite crear escenarios con respecto a una decisión y hacer pronósticos de ventas y devoluciones.

Disminuye el tiempo de recolección de la información por lo que aumenta el tiempo disponible para el análisis.

Ventajas de BI

BI es la alternativa tecnológica para manejar la información requerida por una organización para apoyar la toma de decisiones estratégica.

La Inteligencia de Negocios comprende desde la extracción de los datos de los sistemas existentes hasta la explotación de la información por herramientas de análisis de datos.

Alcances de BI

Datos/Información. Aquellos elementos del negocio que son sujeto de estudio y sobre los cuales se realiza la medición de alcance de metas y objetivos. Las entidades se clasifican en tres grupos:◦ Hechos. Son los datos “elementales” que se generan durante la operación

diaria del negocio como consecuencia de una acción. Ejemplos de esto serían: Saldos de cuentas de cheques al cierre diario de operaciones. Las ventas diarias. Saldos contables al cierre de mes.

◦ Resultados Operativos. Son el resultado de la aplicación de operaciones aritméticas simples. Son los “conceptos” de negocio que se usan para conocer la situación de un área de interés. Ejemplos: Saldos promedio diario. Ventas netas, ventas brutas.

◦ Indicadores. Son valores derivados de la aplicación de políticas de negocio a través de operaciones matemático-lógicas sobre los resultados operativos. Finalmente, los indicadores son aquellos elementos que le permiten a los tomadores de decisiones saber si las metas y objetivos se han cumplido y en qué grado. Implican la aplicación de fórmulas complejas y comparativos en el tiempo a diversos niveles de agregación de información. Ejemplos: Índice de capitalización. Rentabilidad de productos, clientes y/o áreas. Ventas vs. Presupuesto.

13

Conceptos básicos

Perspectivas. Son las referencias usadas para dar contexto a las métricas e indicadores analizados, y nos permiten saber “cuándo”, “dónde”, “quién”. Las perspectivas se clasifican en dos grupos:◦ Tiempo. Todo hecho, resultado operativo e indicador siempre llevan una

dimensión tiempo, que indica en qué momento se suscitó, se calculó o se presenta. Día, Semana, Mes, Trimestre, Año, etc.

◦ Actores. Nos indican respecto a quién y en dónde se está realizando el análisis. Generalmente éstos se agrupan en jerarquías. Cliente Proveedor Plaza (País – Estado – Ciudad – Etc) Mercado Vendedor Sucursal Producto Servicio Empleado Unidad de Negocio Procesos de Negocio Sistemas

14

Conceptos básicos

Vistas de Información. El conjunto de reportes e informes utilizadas por los tomadores de decisiones para el análisis y representación de información. Una vista de información representa su contenido en cuatro formatos básicos:◦ Gráficas de barras. Útiles para realizar comparativos

de indicadores entre elementos de una misma perspectiva.

◦ Gráficas de líneas. Permiten analizar tendencias de comportamiento en el tiempo.

◦ Gráficas de pastel. Muestran el porcentaje de participación relativo a una métrica o perspectiva.

◦ Reporte tabular. Para analizar de manera detallada la información consultada.

15

Conceptos básicos

Vistas de información

Modelos de Información. Estructuras de datos optimizados para el análisis y consulta de información, y están orientados a temas específicos.◦ Representan una visión “temática” de un aspecto

integral del Banco.◦ Proveen de información altamente concentrada y

sintetizada.◦ En estos modelos se abstraen los diversos

criterios de interpretación y representación de información requeridos para dar soporte a la toma de decisiones.

Conceptos básicos

Data Warehouse, DWH. Colección de datos que dan soporte al proceso de toma de decisiones de la administración. Los datos e información del DWH:

Están orientados a un tema o área sujeto. Están Integrados. Son Variantes en el tiempo y no son volátiles

◦ Los datos crudos que ingresan al DWH provienen de ambientes operacionales no integrados y de fuentes externas a la empresa. Estas diversas fuentes de información poseen modelos propios y no necesariamente compatibles entre ellas.

◦ Los datos e información contenidos en el DWH proveen el fundamento sobre el cual se construyen soluciones de negocio, llamados Modelos de Negocio.

18

Conceptos básicos

Arquitectura de BI

Establecimiento de metas – proceso de planeación de la organización

Monitorear indicadores (KPIs) – con base al Sistema de Información y Conocimiento

Proceso de análisis – descubrimiento, entendimiento

Toma de decisiones – basados en el entendimiento de nuestra Institución y su entorno

Administración de BI

Alta Dirección – Tableros de Control Decisiones Estratégicas – Indicadores y

Sistemas de Información Gerencial Decisiones Tácticas – Reportes Ad-Hoc,

Consultas No Planeadas y Análisis Detallado Reportes Predefinidos – Data Warehouse

Niveles de soporte de BI

Operativo Táctico Estratégico

Niveles en la toma de decisiones

Niveles de BI

Es una plataforma de análisis de información diseñada para brindar acceso (desde un solo punto de la Institución) a los modelos, procesos y datos que habilitarán el proceso de generación de la Inteligencia de Negocios de la organización.

¿Cómo funciona el BI?

Proporcionar a través de una fuente única, la información oportuna, confiable y suficiente para apoyar la toma de decisiones estratégicas, tácticas y operativas que permitan evaluar, mejorar e innovar productos servicios y procesos apoyados en una efectiva administración de la tecnología de información. Preservando y difundiendo el conocimiento relevante asegurando la generación de valor a la Institución, sus clientes y a la sociedad.

Objetivo de BI

Se da en el momento en que la información siendo oportuna, confiable y suficiente nos permite contar

con un conocimiento que nos ayuda a anticiparnos a las necesidades de nuestros Clientes.

Permite conocer el desempeño y tomar conciencia del rol de la Institución a través de una información efectiva.

Coadyuva en el ajuste del rumbo de la Institución a través del monitoreo de los indicadores clave de desempeño de la organización.

Contribuye a cerrar la brecha entre la cultura organizacional y la misión, visión y objetivos estratégicos de la Institución.

Alineación con las estrategias de negocio

Niveles de Soporte de BI

Data Warehouse

Compras

Ventas

Tesorería y Finanzas

Crédito

Contabilidad

Repositorio de Información de Riesgosy Oportunidades

Sistema de Información 1

Sistema de Información N

Tableros de Control

Signos Vitales de la Organización

Indicadores y Sistemas de Información Gerencial

Consultas no planeadas y reportes Ad-hoc para analistas expertos (knowledge workers)

Reportes Predefinidos y alimentación a otros aplicativos

Repositorio de Información de ClientesProveedores, ProductosServicios, Almacenes

Repositorio deInformación deOriginación de los Productos/Servicios/Procesos

Comercialización de Productos y Servicios

Almacenes

Inventarios

Producción

Logística

Recursos Humanos

Inteligencia de Negocios

Algo peor que no tener información disponible es tener mucha información

Y no saber qué hacer con ella.

Inteligencia de Negocios

Escenarios, Pronósticos Reportes

Tomar decisionesLograr Ventaja competitiva

Inteligencia de Negocios

La clave para BI es la información y uno de sus mayores beneficios es la posibilidad de utilizarla en la toma de decisiones.

Son muchas las empresas que se han beneficiado por la implementación de una sistema de BI, además se pronostica que con el tiempo se convertirá en una necesidad de toda empresa.

¿ AREAS ?

Inteligencia de Negocios

INFORMACIÓN Vivimos en una época en que la

información es la clave para obtener una ventaja competitiva en el mundo de los negocios.

Rápido y fácil

Inteligencia de Negocios

La Inteligencia de Negocios o Business Intelligence.- El proceso de analizar los bienes o datos acumulados en la empresa y extraer una cierta inteligencia o conocimiento de ellos.◦ bases de datos de clientes◦ información de la cadena de suministro◦ ventas personales◦ actividad de marketing◦ información relevante para la empresa

Inteligencia de Negocios

EJEMPLO… Una franquicia de hoteles a nivel nacional

que utiliza aplicaciones de BI para llevar un registro estadístico del porcentaje promedio de ocupación del hotel, así como los días promedio de estancia de cada huésped, considerando las diferencias entre temporadas.

¿De que sirve?

Inteligencia de Negocios

Componentes de Business Intelligence

Todas las soluciones de BI tienen funciones parecidas, pero deben de reunir al menos los siguientes componentes:

Multidimensionalidad Data Mining Data Warehouse

Inteligencia de Negocios

Multidimensionalidad: la información multidimensional se puede encontrar en hojas de cálculo, bases de datos, etc.

Por ejemplo, un pronóstico de ventas de un nuevo producto en varias regiones no está completo si no se toma en cuenta también el comportamiento histórico de las ventas de cada región y la forma en que la introducción de nuevos productos se ha desarrollado en cada región en cuestión.

Inteligencia de Negocios

Data Mining.- Las empresas suelen generar grandes cantidades de información sobre sus procesos productivos, desempeño operacional, mercados y clientes.

Las aplicaciones de data mining pueden identificar tendencias y comportamientos, no sólo para extraer información, sino también para descubrir las relaciones en bases de datos que pueden identificar comportamientos que no muy evidentes.

Inteligencia de Negocios

Data Warehouse: Es la respuesta de la tecnología de información a la descentralización en la toma de decisiones.

Coloca información de todas las áreas funcionales de la organización en manos de quien toma las decisiones. También proporciona herramientas para búsqueda y análisis.

Modelo de BI

Construcción del Almacenamiento de Datos o Data Warehouse, Estandarización

Extracción, Transformación y Carga Análisis de los datos, análisis

multidimensional, minería de datos,

Procesos del BI

¿Cuáles fueron los volúmenes de venta por zona, por línea de productos, en el último año, de la empresa A, del corporativo?

¿Qué tipo de ventas, ordenes o pedidos se deberían propiciar para generar las mejores utilidades y maximizar las ganancias?

Si ofrecemos un porcentaje de descuento sobre los productos, ¿Esto favorecerá nuestro volumen de ventas e incrementará los ingresos y utilidades de manera satisfactoria?

Ejemplos de aplicación de BI

¿Cuáles son los productos más demandados en determinadas tiendas, en ciertos periodos, en determinadas zonas, en volumen de unidades o en monto de las ventas?

¿Cuáles son los costos totales de cada orden de compra o adquisición, o de cada producción?

¿Quiénes son nuestros mejores clientes? ¿En dónde debo de invertir?

Ejemplos de aplicación de BI

Tableros de Control con BI

¿Es posible aplicar BI en cualquier

organización?

En el año 2003, el AC de Milán comenzó a utilizar un banco de datos clasificado, que le permitiera prevenir lesiones y optimizar los rendimientos de cada jugador. Esto ayudo a favorecer el fichaje de un posible jugador y alertar a los médicos sobre una posible lesión. El BI fue creado por Computer Associates International que es alimentado con los datos de cada jugador, relacionados con su rendimiento, alimentación y respuesta a estímulos externos, que se obtienen y analizan cada 15 días. Actualmente el sistema dispone de 5,000 casos que permiten predecir rendimientos y lesiones.

Clubes deportivos

En el año 2000 Delta Airlines decide incursionar en el negocio de las ventas por e-commerce debido a que en los análisis de su Data Warehouse se reportaba un nivel de lugares desocupados y de disponibilidad de transportación importante. Las ganancias por esta decisión generaron utilidades de 16 billones de dólares para este año, la generación de 86,000 empleos y el favorecer a 117 millones de clientes.

Aerolineas

El Hotel Wellington implementa en 2008 un sistema de inteligencia de negocios para consolidar la información de sus servicios de hospedaje, bares, restaurants, salones, telefónicos, lavandería, etc. Esto debido a que verificaba sus procesos de negocio basándose en informes manuales sin tener la información crítica actualizada. Con la implantación obtuvo reducción de tiempos, información actualizada y estandarizada, mayor desglose de la información de cada cliente, disminución de errores por 1,000,000 usds., interfaces gráficas de fácil comprensión, accesos intra e internet.

Hoteles

Toma de decisiones basada en información actualizada y en línea

Artículos más vendidos en bares

A mediados del 2009 ABL Pharma empresa fabricante y comercializadora de medicamentos tiene la necesidad de mejorar sus procesos de atención a sus clientes e investigadores, contando con información eficiente a todos los niveles, a fin de que aporte un soporte útil en los procesos de investigación, evaluación, control, seguimiento, informe y propuesta de actuaciones del grupo. Se propone el proyecto de realizar un modelo de automatización con Business Intelligence de forma que las necesidades de este grupo puedan ser materializadas en una herramienta informática. Los beneficios obtenidos producto de la aplicación del BI fueron:◦ Acceso en línea a una herramienta que les facilita su trabajo,

permitiendo una economía de esfuerzo, tiempo y recursos.◦ Se dota a los gestores de la Comunidad de una herramienta de

divulgación que permitirá acceder a más investigadores y magnificar su cobertura.

◦ Se brinda el acceso de la disponibilidad de productos, eficiencia de los medicamentos y estadísticas de consumo en una solución que le posiciona tecnológicamente a la vanguardia.

Laboratorios Médicos

Gracias !Dr. Carlos Arturo Vega Lebrún