DISEÑO DE UN PLAN ESTRATÉGICO DE COMUNICACIONES PARA EL FORTALECIMIENTO DE LOS PROCESOS COMUNICATIVOS EN EL

INSTITUTO POPULAR DE CULTURA, IPC.

GESWIN GÓMEZ PORTILLA

UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE OCCIDENTE FACULTAD DE COMUNICACIONES

DEPARTAMENTO DE CIENCIAS DE LA COMUNICACIÓN PROGRAMA DE COMUNICACIÓN SOCIAL Y PERIODISMO

SANTIAGO DE CALI 2012

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DISEÑO DE UN PLAN ESTRATÉGICO DE COMUNICACIONES PARA EL FORTALECIMIENTO DE LOS PROCESOS COMUNICATIVOS EN EL

INSTITUTO POPULAR DE CULTURA, IPC.

GESWIN GÓMEZ PORTILLA

Pasantía institucional para optar al título de Comunicador Social- Periodista

Directora: Karina Galeano Martínez

Comunicadora Social

UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE OCCIDENTE FACULTAD DE COMUNICACIONES

DEPARTAMENTO DE CIENCIAS DE LA COMUNICACIÓN PROGRAMA DE COMUNICACIÓN SOCIAL Y PERIODISMO

SANTIAGO DE CALI 2012

3

Santiago de Cali, 09 de noviembre de 2012

Nota de aceptación:

Aprobado por el Comité de Grado en cumplimiento de los requisitos exigidos por la Universidad Autónoma de Occidente para optar al título de Comunicador Social-Periodista

MONICA VALENCIA ALZATE

Jurado

VICTORIA MORENO

Jurado

4

Dedico este trabajo a mi madre y compañera fiel a lo largo de mi vida. Encargada de gestar en mí el amor por el aprendizaje, y aliciente en los momentos difíciles que trae la búsqueda de esta profesionalización.

5

AGRADECIMIENTOS

Agradezco inicial y nuevamente, a mi madre, por ser el pilar de mi vida e iluminarla con su amor y su sabiduría. A mis maestros por compartir sus conocimientos a lo largo de este camino, a veces pedregoso, a veces soñado. A mi directora de pasantía por su acompañamiento y dirección. Y muy especialmente al Instituto Popular de Cultura, que me sirvió de laboratorio y me permitió evidenciar una cara diferente de la cultura de mi ciudad, a ese lugar que cada día gesta los sueños de la comunidad popular de Cali y sus aledaños, y que termina permitiendo este trabajo, muchas gracias por una labor que trasciende día a día.

6

CONTENIDO

PÁG. Pág. RESUMEN 12

INTROUDUCCION

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1. PRESENTACION DE LA ORGANIZACIÓN 15 1.2. FILOSOFIA INSTITUCIONAL 20 1.3. HISTORIA

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2. ANTECEDENTES DE LA INVESTIGACION 24

3.PROBLEMA DE INVESTIGACION 27 3.1. PLANTEAMIENTO EL PROBLE,A 27 3.2. FORMULACION DEL PTROBLEMA

28

4. OBJETIVOS 29 4.1. OBJETIVO GENERAL 29 4.2. OBJETIVOS ESPECIFICOS1 29

5. INTERESES DE LA PASANTIA 30 5.1. INTERES ACADEMICO 30 5.2.INTERES LABORAL Y PROFESIONAL 30 5.3. INTERESÉS Y APORTES PARA LA INSTITUCIÓN 30

6.MARCO DE REFERENCIA 32 6.1. MARCO CONTEXTUAL 32 6.2. MARCO TEÓRIVCO 32 6.1.2. Otra definición de cultura 33 6.1.3. Educación 34 6.1.4. Educación Pública 35

7. COMUNICACION 37 7.1. COMUNICACIÓN INTERNA 39 7.2. TIPOS DE COMUNICACIÓN INTERNA 40 7.3. FUNCIONES DE LA COMUNICACIÓN INTERNA 41 7.4. LA COMUNICACIÓN EXTERNA 42 7.5. LA INTRACOMUNICACION 42

8. DISEÑO METODOLÓGICO 43 8.1. DESARROLLO DEL PLAN METODOLÓGICO 62

7

8.1.1. ¿Qué se alcanzó de lo pactado y cómo se logró? 62 8.1.2. ¿Qué no se cumplió? 63 8.1.3. ¿Que técnicas y herramientas de investigación se utilizaron?

63

8.1.4. Que procedimientos fueron utilizados.

64

8.1.5. Reesultados del diagnóstico 64 8.1.6. Conclusiones del diagnóstico 67 8.1.7. Informe del Diagnóstico 68 8.1.8. Productos que generó la propuesta 69 8.2. ACTIVIDADES COMPLEMENTARIAS

9.CRONOGRAMA DE TRABAJO 100

10. RECURSOS 102 10.1 TALENTO HUMANO 102 10.2. RECURSOS FÍSICOS 102 11.RECURSO FINANCIERO DURANTE LA PASANTÍA 103 12. CONCLUSIONES 104

13. RECOMENDACIONES| 106

BIBLIOGRAFIA 107

ANEXOS| 108

8

LISTA DE CUADROS

Pág.

Cuadro 1. Informe de registro de programas del Instituto Popular de Cultura

16

Cuadro 2. Resumen Plan Estratégico de Comunicaciones

75

Cuadro 3. Plan Estratégico de Comunicaciones IPC

76

Cuadro 4. Recurso financiero Plan Estratégico de comunicaciones

103

9

LISTA DE FIGURAS

Pág.

Figura 1. Organigrama Institucional del Instituto Popular de Cultura

19

Figura 2. Flyer publicitario para servicios de articulación social

85

Figura 3. Flyer publicitario para actividad de danzas 85 Figura 4.Diseño gráfico y de contenido de cada programa 81

Figura 5. Diseño gráfico de presentación de programas académicos

82

Figura 6. Publicidad para web alcaldía y redes sociales 83 Figura 7. Flyer digitales para publicidad en internet 84 Figura 8. Diseño de botones digitales de la revista pagina de cultura para página web

85

Figura 9. 1500 certificados para trabajos con comunidad

85

Figura 10. Material publicitario para elecciones internas 86 Figura 11. Diseño y gestión para publicación de Eucoles de carnaval

87

Figura 12. Informe sobre el proyecto Estrategia, Arte y ciudad 88

Figura 13. Diseño gráfico y de contenido del plegable para danza con Colombia

89

Figura 14. 64 Certificados 89 Figura 15. Diseño gráfico y de contenido, actividad en comunas 90 Figura 16. Afiche para actividad interna 91 Figura 17. Creación de nuevos formatos para diplomas 92 Figura 18. Diseño de Publicidad semana cultural 93

Figura 19. Publicidad y programación festival de Arte IPC 94

Figura 20. Publicidad actividad cultural 95 Figura 21. Nota para internet diaria 95

Figura 22. Material Publicitario 96 Figura 23. Flyer Carnaval, Ciudad Arte y Cultura 97

10

Figura 24. Pasacalle Carnaval Ciudad, Arte y cultura 97 Figura 25. Recorrido por medios para actividades IPC 98

Figura 26. Tarjeta de circulación interna y externa 99

11

LISTA DE ANEXOS

Pág.

Anexo A: documento; “presentación de propuesta para el registro de programas en el marco de la educación para el trabajo y el desarrollo humano”: Tomado del departamento de investigaciones folclóricas del Instituto Popular de Cultura.

108

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RESUMEN

El Instituto Popular de Cultura (IPC) es una institución educativa y cultural de carácter popular y público, en la que se hace indispensable trabajar por el mejoramiento de los aspectos comunicativos. Las cuatro áreas académicas que oferta el Instituto (teatro, danza, música, artes plásticas) le exigen el mejoramiento de sus mecanismos de comunicación, de manera que tengan igual importancia a nivel institucional, y a nivel municipal, ya que los programas artísticos ofrecidos por la institución están dirigidos a toda la comunidad caleña y su difusión debe ser parte del objetivo de comunicación. Siendo los procesos de comunicación uno de los mecanismos de mayor importancia e impacto para el Instituto, que cuenta con procesos educativos en múltiples espacios como lo son sus tres sedes en distintas localidades: Porvenir, San Fernando y Extensión en el Barrio Alameda, además de diferentes proyectos a nivel municipal, en los que el IPC ha sido pilar en la construcción de procesos culturales dirigidos a la ciudadanía, que buscan no solo fortalecer la relación con el arte y sus múltiples manifestaciones, sino también un trabajo de apersonamiento cultural dentro de la ciudad, trabajando diferentes aspectos de identidad y competencias ciudadanas, tanto en niños, adolescentes y jóvenes. En la última década, el Instituto Popular de Cultural, ha sido el encargado de la ejecución de los proyectos culturales más relevantes dentro de la ciudad, en cooperación con las diferentes secretarias públicas, la alcaldía de la ciudad y la gobernación del departamento. De esto han resultados proyectos de gran impacto a nivel municipal, como lo son: La Estrategia, Ciudad Artes y Educación, el Proyecto Después de Clases, y sus diversos proyectos comunales, con los que la ciudadanía caleña se ha visto beneficiada. Considerando lo anterior, este proyecto se enfocó en la construcción de un plan estratégico de comunicación que permitiera el mejoramiento de los canales de comunicación interna de la institución a partir de sus diferentes departamentos, beneficiando las cuatro escuelas del Instituto y los diferentes procesos que vivencia a través de los proyectos sociales en el municipio, logrando una efectiva promoción, difusión y sostenibilidad de los servicios ofrecidos por la entidad a la ciudad. Para lograr alcanzar las metas propuestas por el plan estratégico de comunicación, la participación de los actores internos del IPC, fue pertinente a la

13

hora del planteamiento del mismo. Los aspectos artísticos (teatro, música, danza, artes plásticas) que se manejan en el campo académico de la institución fueron una importante herramienta de apoyo para lograr los objetivos de comunicación que se plantearon. De esta manera el diagnostico de comunicaciones y el Plan Estratégico de comunicaciones que se presenta en este trabajo, son los dos aspectos mas significativos de este proyecto, brindando de esta manera herramientas viables al Instituto Popular de Cultura para unos mecanismos de comunicación fuertes que ayuden a fortalecer la oferta de servicios culturales que tiene el IPC.

Palabras claves: Comunicación organizacional. La comunicación en instituciones públicas. La Intracomunicación. Comunicación interna y externa. Comunicación y cultura popular. Instituciones públicas.

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INTRODUCCIÓN

El Instituto Popular de Cultura, IPC, ha sido la institución de mayor importancia a nivel social, cultural y popular en Cali, durante los últimos 65 años, según el reconocimiento oficial de las Secretarías Municipales de Educación y Cultura de Cali. No obstante, siendo una institución de tanto reconocimiento por su labor en la ciudad, posee dificultades en sus canales comunicativos, impidiendo que se dé una efectiva divulgación del trabajo que realiza a nivel socio-cultural y que se visibilice el aporte que hacen a la ciudad sus cuatro escuelas (teatro, música, plásticas y danzas) y sus proyectos sociales dirigidos a niños, jóvenes y adultos de Santiago de Cali. En aras de la construcción de canales comunicativos efectivos al interior de la institución se construyó un plan estratégico que posibilitara el mejoramiento de los aspectos ya mencionados; para esto se realizó un diagnóstico que a través de la observación directa en los diferentes departamentos permitió identificar los flujos de comunicación, se usó además, la entrevista como estrategia de acercamiento directo a los diferentes grupos que participan en los procesos de la institución, y finalmente reuniones con el Consejo Directivo donde se pudo identificar las principales problemáticas para la promoción de los productos que ofrece la institución. Con los resultados obtenidos se inició la creación de las diferentes estrategias comunicativas que encontrará el lector expuestas en el Plan Estratégico de Comunicaciones. El Instituto Popular de Cultura requiere de mecanismos y prácticas organizacionales donde el factor de comunicación sea relevante e influyente para el mejoramiento de la producción e interacción entre los que laboran por una misma misión y visión organizacional. Con miras a establecer políticas claras en materia de comunicación para el IPC que se ha realizado este trabajo. En este documento los diferentes lectores harán un recorrido desde el conocimiento del instituto, su estado actual (2012) en cuanto a canales de comunicaciones a través de un diagnóstico y seguido el planteamiento de un Plan Estratégico de Comunicaciones para el Instituto Popular de Cultura.

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1. PRESENTACION DE LA ORGANIZACIÓN1

El IPC es una institución pública de educación artística que ofrece programas técnicos en artes como; teatro, danza, música y artes plásticas. De igual forma cuenta con una sede de articulación social donde se ofertan talleres de formación en las mismas áreas artísticas de los programas académicos, estos servicios académicos están a disposición de toda la comunidad caleña. La institución lleva 65 años brindando formación artística popular a niños, jóvenes y adultos de la ciudad de Cali, permitiendo el ingreso a la educación media a sectores marginados de la ciudad. El instituto Popular de Cultura cuenta con tres sedes, dos propias y una en convenio con otra institución pública (Escuela Marco Fidel Suarez); dos de estas sedes sirven para en funcionamiento administrativo y académico de las cuatro escuelas de formación, y en la tercera sede funciona el Centro de Articulación Social donde se brindan los distintos talleres artísticos a la comunidad caleña. En enero 27 de 2010 la Secretaría de Educación Municipal, actualiza el reconocimiento oficial en Educación para el Trabajo y el Desarrollo Humano del IPC mediante RESOLUCION No. 4143.2.21.0618, y el registro de 15 programas en el área de Arte y Cultura que le permiten al Instituto fortalecer de manera diversa y pertinente su propuesta educativa en los diferentes campos del arte.

INFORME REGISTRO DE PROGRAMAS ETDH – IPC

RECONOCIMIENTO OFICIAL DEL IPC COMO INSTITUCION PARA EL TRABAJO Y EL DESARROLLO HUMANO

JORNADA NOCTURNA – METODOLOGIA PRESENCIAL MEDIANTE RESOLUCION

1 Información tomada del documento institucional: Presentación de propuesta para el registro de programas en el marco de la educación para el trabajo y el desarrollo humano. Año: 2010.

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Cuadro 1. Informe de registro de programas del Instituto Popular de Cultura

RESOLUCION y FECHA

PROGRAMA DURACION -HORAS

CERTIFICADO A OTORGAR

4143.2.21.0699 – Enero 29

FUNDAMENTACION BASICA EN TEATRO

600 Conocimientos académicos en Fundamentación Básica en Teatro.

4143.2.21.0700

Enero 29

CERAMICA ARTISTICA 1.752 Técnico laboral por competencias en Cerámica Artística.

4143.2.21.0701

Enero 29

DISEÑO APLICADO- JOYERIA

1.752 Técnico laboral por competencias en Diseño aplicado – Joyería.

4143.2.21.0702

Enero 29

FOTOGRAFIA ARTISTICA

1.752 Técnico laboral por competencias en Fotografía artística.

4143.2.21.0703

Enero 29

PROMOCION ARTISTICA

Y CULTURAL

1.752 Técnico laboral por competencias en Promoción Artística y Cultural.

4143.2.21.0704

Enero 29

TECNICAS ARTISTICAS DE IMPRESIÓN MULTIPLE

1.752 Técnico laboral por competencias en Técnicas Artísticas de Impresión Múltiple.

4143.2.21.0705

Enero 29

TECNICAS ESCULTORICAS

1.752 Técnico laboral por competencias en Técnicas Escultóricas.

17

4143.2.21.0706

Enero 29

TECNICAS PICTORICAS

1.752 Técnico laboral por competencias en Técnicas Pictóricas.

4143.2.21.0707

Enero 29

VIDEO 1.752 Técnico laboral por competencias en Video.

4143.2.21.0708

Enero 29

DANZAS FOLKLORICAS COLOMBIANAS

1.800 Técnico laboral por competencias en Danzas Folklóricas Colombianas.

4143.2.21.0709

Enero 29

FOLKLOR URBANO CON ENFASIS EN HIP-HOP

920 Técnico laboral por competencias Folclor Urbano con Énfasis en Hip-Hop.

4143.2.21.0710

Enero 29

ACTUACION TEATRAL 1.296 Técnico laboral por competencias en Actuación Teatral.

4143.2.21.0711

Enero 29

TEATRO EN ESPACIOS NO CONVENCIONALES

1.296 Técnico laboral por competencias en Teatro en Espacios No Convencionales.

4143.2.21.0712

Enero 29

MUSICAS TRADICIONALES Y POPULARES

1.204 Técnico laboral por competencias en Músicas Tradicionales y Populares.

4143.2.21.0713

Enero 29

INTERPRETACION INSTRUMENTAL EN MUSICAS TRADICIONALES Y POPULARES

1.144 Técnico laboral por competencias en Interpretación Instrumental en Músicas Tradicionales y Populares

Cuadro 1 (continuación)

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No. 4143.2.21.0618 de 2010 (ENER0 27)

PROGRAMAS CON REGISTRO OTORGADO POR LA SECRETARIA DE EDUCACION MUNICIPAL

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1.1 ORGANIGRAMA INSTITUCIONAL IPC 2

Figura 1. Organigrama Institucional del Instituto Popular de Cultura

2 Organigrama tomado del documento institucional: Presentación de propuesta para el registro de programas en el marco de la educación para el trabajo y el desarrollo humano. Enero 2010.

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MISIÓN Nuestra misión es formar integralmente sujetos autónomos y críticos, con principios éticos y estéticos, en campos específicos de las artes. Capaces de construir conocimientos y saberes artísticos, mediante procesos investigativos y de proyección social, que involucren la reflexión crítica y actuante, en razón de lograr promover el desarrollo artístico y cultural que demandan las realidades de nuestra ciudad – región. VISIÓN El Instituto Popular de Cultura aspira a consolidarse como una institución de excelencia en la educación para las artes, en los niveles informal, educación técnica para el desarrollo humano (ETDH) y formal, agenciando proyectos y procesos de investigación, desarrollo cultural y de producción artística que promuevan y fortalezcan desde el arte las expresiones populares en el orden local y regional.

1.2 FILOSOFÍA INSTITUCIONAL EL I.P.C. es un Centro de Educación Artística de carácter principalmente nocturno, que trabaja desde el enfoque de lo popular, procesos de formación y agenciamiento cultural en el campo de las artes. 1.3 HISTORIA

La creación del IPC no es ajena a la realidad política e ideológica que acontece en la década de los 40 en el territorio nacional, surge en el marco de lo que en la historiografía nacional se conoce como la “República Liberal”. En esta etapa, historiadores como Renán Silva3 han planteado y han logrado establecer los vínculos de dicho proceso político en la configuración de políticas culturales que

3 Historiador colombiano que enfocó su interés investigativo principal en el problema de las relaciones entre Saber, Cultura y Sociedad, en las sociedades hispanoamericanas, en un amplio espacio cronológico que va del siglo XVI al siglo XX. En la actualidad multiplica sus líneas de trabajo, restringidas a la cultura intelectual, en dirección de una historia social y cultural de las artes (música, problemas de la imagen y formas de circulación de modelos literarios son sus campos preferidos).

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lograron instaurar la creación de centros e institutos con una fuerte orientación hacia la cultura popular ligada a las representaciones, que desde el siglo XIX, se conocían en el ámbito de lo folclórico.

La construcción de esa representación de la cultura popular como “folclor” parece cubrir dos fases diferenciadas de la política cultural liberal. La primera, que va -aproximadamente-de 1930 a 1940, y cuyo objetivo central era la difusión de ciertas formas de la cultura intelectual y de un sistema variado de preceptos y de normas educativas y sanitarias que se consideraba esencial en el proceso de civilización de las masas. La segunda, que se extiende, más o menos, desde 1940 hasta 1948, y que intenta combinar el proceso de difusión de la cultura con el de conocimiento de las culturas populares, a través de un vasto trabajo de campo que buscaba recolectar de manera sistemática todas las informaciones posibles para interpretar de manera coherente las variadas formas de la actividad cultural de las masas campesinas y de los habitantes populares urbanos (Renán Silva, 1.936…)

Se suma a este contexto político nacional, la urgencia del partido liberal de lograr sostenerse y proyectarse, a propósito de la pérdida de las elecciones en el poder ejecutivo frente a los conservadores en todo el país. Álvaro Valencia y otros intelectuales demócratas, por motivos políticos frente a la derrota liberal del año 46 y por generosidad ideológica, idearon la creación del Instituto Municipal de Cultura Popular. Al fin y al cabo, en ese momento la cultura era un motivo de atracción electoral para los sectores progresistas del partido liberal en lucha con la derecha gobernante y con un partido comunista que, por entonces, tenía simpatizantes entre los escritores y artistas revolucionarios o, por lo menos de vanguardia. Es así como se concibe la creación del IPC, como una oportunidad de cultivar el espíritu y el intelecto de las clases obreras. De este modo se inician programas educativos en educación cívica, historia patria, geografía, urbanidad e higiene y se le asigna a la institución la tarea de propender por el desarrollo de la cultura artística para las clases populares. Es importante mencionar que en las primeras décadas la práctica pedagógica y artística, transita por el pensamiento de la educación popular, en tanto se asume el arte como un medio y un instrumento de educación y concientización de los sectores populares en aras de la transformación de su propia realidad social. Habría que señalar, además, que más allá de los accidentes de tipo político e ideológico que movilizaron la creación del Instituto Popular de Cultura, con el IPC emerge, en la ciudad, un lugar para enunciar otras formas de saber y

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pensamiento. Quizás el lugar simbólico del Instituto radica en que ha sido uno de los espacios en los que se ha cuestionado las particiones mecánicas entre el hacer y el saber, entre la subjetividad y la objetividad, entre lo erudito y lo popular, entre el arte, la cultura y la ciencia; el IPC ha sido por excelencia un crisol de prácticas que pluralizan las formas de saber y de conocer. A propósito del entramado de sentidos y de las tensiones propias de la gestión social del conocimiento, el IPC desde sus inicios propendió por el reconocimiento y la exaltación de los saberes populares, premonitoriamente, permitía enunciar un nuevo lugar necesario en las relaciones entre teorías, técnicas y prácticas, entre cultura y conocimiento científico, entre formas de hacer y maneras de pensar. Es así como se vinculan al IPC, en calidad de artistas e investigadores, hombres y mujeres que no tenían una formación académica (validada por universidades o centros especializados), pero eran reconocidos por su experticia y su saber empírico en el campo de las prácticas artísticas. Tal es el caso de Delia Zapata Olivella, Lorenzo Miranda y Emilio Banquéz, vinculados a la institución en la sección de danzas folklóricas. A lo largo del proceso de construcción, surgieron no solo las actuales escuelas artísticas, sino también su escuela de extensión y promoción cultural, una escuela con énfasis en teatro y danzas para niños y jóvenes, proyectos dirigidos a la comunidad adulta de la ciudad bajo talleres de formación y los diversos diplomados en temas de arte, cultura y sociedad. De esta manera el IPC ha venido trabajando durante las últimas décadas en pro de la cultura popular y la inclusión del sector popular de la ciudad de Cali para acceder a la formación artística. En enero 27 de 2010 la Secretaría de Educación Municipal, actualiza el reconocimiento oficial en Educación para el Trabajo y el Desarrollo Humano del IPC mediante RESOLUCION No. 4143.2.21.0618, y el registro de 15 programas en el área de Arte y Cultura que le permiten al Instituto fortalecer de manera diversa y pertinente su propuesta educativa en los diferentes campos del arte. Los diferentes proyectos culturales agenciados por el IPC durante el año 2010 – 2012 son muestra de la capacidad del instituto para liderar procesos artísticos y educativos de envergadura municipal y regional, como es el caso de los dos proyectos educativos de gran impacto educativo en la ciudad y el departamento como lo son la Estrategia Ciudad Artes y Educación, y el proyecto Después de Clase. Ambos proyectos de carácter educativo y cultural para adolecentes estudiantes de instituciones publicas de Cali y el Valle del Cauca.

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De esta manera el IPC ha creado una trayectoria y liderazgo en el agenciamiento de proyectos culturales impartidos por las distintas secretarias municipales y departamentales en temas culturales y educativos, contribuyendo de esta manera a la participación de niños, jóvenes, adultos y adultos mayores en el ámbito artístico.

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2. ANTECEDENTES DE INVESTIGACIÓN

Las instituciones en general requieren de mecanismos y prácticas organizacionales donde el factor de comunicación sea relevante e influyente para el mejoramiento de la producción e interacción entre los que laboran por una misma misión y visión organizacional. Partiendo de este punto, durante las últimas décadas el Instituto Popular de Cultura no ha planteado políticas y prácticas claras frente el ejercicio de la comunicación dentro de la institución, conjetura que se logra frente a los resultados arrojados por el diagnóstico realizado durante la investigación de este trabajo. En una institución educativa y cultural de carácter popular y público como el Instituto Popular de Cultura (IPC) es indispensable trabajar por el mejoramiento de los aspectos comunicativos de la institución, pues la comunicación es uno de los pilares de mayor importancia e impacto para el Instituto, por contar con procesos educativos en múltiples espacios como lo son sus tres sedes en distintas localidades: Porvenir, San Fernando y Extensión en el Barrio Alameda. Pero pese a la relevancia que tiene un proceso comunicativo claro y contundente en el IPC, en los últimos años los esfuerzos por concretar y consolidar un espacio formal para dar solución a los problemas y necesidades comunicativas no se ha concretado todavía. Esta también ha sido una difícil situación para los dolientes del IPC; administrativos, docentes, estudiantes y egresados. Una institución que tiene un reconocimiento municipal pero que no ha sido mostrada y reconocida por la ciudadanía y otras instituciones a nivel local y nacional por falta de mecanismos ideales de comunicación para la promoción, difusión y sostenibilidad de los servicios que ofrece la institución a la ciudad y al país. Según indagaciones hechas en el diagnostico de comunicaciones, en lo que lleva de constituido el Instituto Popular de Cultura, no se han encontrado documentos ni procesos que se mantengan y que den cuenta de un Plan Estratégico de comunicaciones ni de un proceso que fortalezca el área comunicativa de la institución. Es desde este indicio que el planteamiento de un Plan Estratégico de Comunicaciones para el IPC podría generar cambios sustancialmente positivos para la institución. Partiendo de esto, la indagación en otras investigaciones en instituciones similares en aspectos comunicativos es de relevancia para este proceso, por esta razón se hicieron diferentes consultas para tener insumos de referencia para la elaboración

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de este trabajo, una de estas indagaciones se realizó al documento “Bases para la elaboración de un plan estratégico” de la universidad de Valladolid – España. Donde se explica paso a paso la elaboración de plan estratégico para una universidad publica y donde se plantea un diagrama claro con seis pasos para realizar un plan estratégico. Elementos del plan “Tal y como es habitual en un plan estratégico, el documento que en sucesivas fases de trabajo se pretende elaborar contendrá los siguientes elementos”

Figura 2. Esquema jerárquico de los elementos del plan estratégico

Este documento y este orden jerárquico de elaboración de un plan estratégico fueron de mucha ayuda a la hora de comenzar con la elaboración del plan estratégico del Instituto Popular de Cultura, pues las similitudes del trabajo realizado en la universidad de Valladolid, por ser una institución pública como el IPC son muchas. Otro documento indagado para entender un poco más la elaboración de un plan estratégico de comunicaciones fue el “Plan Estratégico de Comunicación para Hospital San Juan De Dios” (2010). Este trabajo puso la investigación en contexto con la realidad de la ciudad y la dependencia de recursos de las instituciones con la municipalidad. Factor importante a la hora de planear actividades y presupuestos para el Plan estratégico de comunicaciones.

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También se indagaron en modelos de diagnósticos para la realización del PEC del instituto suministrados por la asesora de la pasantía, donde se logró observar varias investigaciones descriptivas que mostraban los resultados obtenidos en los diagnósticos realizados a veintiocho empresas pequeñas y medianas en Bahías de Huatulco desde el 2004 hasta el 2007.4 Estos diagnósticos fueron importantes para este trabajo por que brindaron información precisa del paso a paso de la manera como se aborda un diagnóstico en diferentes situaciones empresariales, también fueron detonantes para determinar que herramientas y técnicas de apoyo se podrían utilizar para la elaboración del diagnostico de comunicaciones del IPC. 4 AYALA VÁSQUEZ. Dolores Eugenia. Diagnóstico de la comunicación interna en

pequeñas y medianas empresas de Bahías de Huatulco, oax. Lic. (Documento académico).

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3. PROBLEMA DE INVESTIGACIÓN

3.1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

Actualmente el Instituto Popular de Cultura carece de una estrategia de comunicaciones que contribuya al fortalecimiento de los canales y procesos comunicativos a nivel interno y externo, que puedan dar apoyo a las diferentes áreas académicas, artísticas y administrativas con las que cuenta el instituto. Tampoco hay procesos contundentes para la correcta difusión y promoción de las actividades, programas y servicios de una institución de carácter popular como el IPC. Contenidos como; Clima organizacional, comunicación con los actores internos, comunicación y medios, difusión y promoción de sus talleres y servicios, son aspectos que se deben estudiar para dar soluciones prontas al tema comunicativo del IPC. La Comunicación organizacional de una institución debe estar fortalecida y respaldada por los diferentes frentes o dependencias que conforman la entidad, para que los procesos y esfuerzos que se generen no sean débiles y poco decisivos, por el contrario, que cada decisión comunicativa atraviese la institución y sea trascendente al mejoramiento de la misma. El instituto Popular de Cultura carece en gran medida de un eje centralizado que una todos los frentes y los direccione a un mismo objetivo. El distanciamiento de sus tres sedes ha dificultado el manejo de la información que desde la sede principal se ha venido desarrollando. Richard M. Hodgetts y Steven Altman explican que “el proceso de comunicación mantiene unida a la organización en el sentido de que proporciona los medios para transmitir información vital para las actividades combinadas y la obtención de las metas propuestas”5. Un diagnóstico de la comunicación que dé cuenta de los procesos que en la actualidad sirven de articulación de las distintas unidades de la organización y proyectan la institución a los distintos públicos –entidades públicas y privadas, educativas y de gestión gubernamental, organizaciones comunitarias y 5 HODGETTS, Richard M. y ALTMAN Steven. - Comportamiento en las Organizaciones. México, 1989. 326 p.

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sectores populares, en fin-, permitiría reconocer las necesidades y plantear e implementar soluciones que contribuyan a superar debilidades y afianzar las fortalezas del IPC. Según previa observación cualitativa que se hizo al inicio de la práctica profesional, la falta de productos comunicativos que afiancen la labor de la comunicación es causante de la debilidad en la emisión de mensajes constantes, no permiten un flujo de comunicación firme que fortalezca los canales interactivos entre los distintos sujetos de la institución. Ésta carencia de canales oficiales de comunicación, dentro de la institución, genera entre sus públicos internos y externos una desinformación conocida en el ámbito organizacional como el “ruido” que degenera los objetivos comunicativos de los mensajes. Como lo afirma Diego Levis: “la falta de coordinación, información y claridad en los mensajes se traducen en ruidos que dificultan el desarrollo de las tareas”6. Por esta razón es importante reconocer la preeminencia que tienen los procesos de comunicación que se puedan mejorar o implementar para el fortalecimiento de la comunicación del Instituto Popular de Cultura. 3.2. FORMULACIÓN DEL PROBLEMA

¿De qué manera un plan estratégico de comunicaciones puede fortalecer los procesos de comunicación en el Instituto Popular de Cultura I.P.C?

6 LEVIS, Diego. La comunicación en la empresa: apuntes básicos. Disponible en Internet: http://www.diegolevis.com.ar/secciones/Articulos/interna.pdf

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4. OBJETIVOS

4.1. OBJETIVO GENERAL

Crear un P.E.C (Plan Estratégico de Comunicaciones) que fortalezca los procesos comunicativos internos y externos en el Instituto Popular de Cultura (IPC) con el apoyo de los conocimientos artísticos de los diferentes actores de la institución.

4.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS

Realizar un diagnóstico de comunicaciones, mediante grupos focales, encuestas y entrevistas que den cuenta del estado actual de los procesos comunicativos de la institución.

Generar espacios de discusión mediante métodos artísticos entre los diferentes

actores sociales de la institución para hacerlos partícipes en la creación del plan estratégico de comunicaciones del I.P.C.

Diseñar un plan estratégico de comunicaciones (P.E.C) que fortalezca las

relaciones y procesos de comunicación internos y externos, para que se evidencien en una integración organizacional y reputación corporativa.

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5. INTERES DE LA PASANTÍA

5.1. INTERÉS ACADÉMICO Tener la oportunidad de intervenir desde un proceso de comunicación en el funcionamiento de una institución pública- cultural como lo es el Instituto Popular de Cultura, es una experiencia valiosa para poner en práctica los conocimientos otorgados por la academia y, sobre todo es un reto profesional generar mejoras de relevancia al IPC. Poder culminar los compromisos académicos realizando una pasantía en una entidad como esta, es interesante profesionalmente por generar conocimientos en el ámbito público y en el educativo, conocer el matiz de la comunicación organizacional en lo artístico. 5.2. INTERÉS LABORAL Y PROFESIONAL A nivel laboral, es una gran oportunidad realizar un trabajo como pasante dentro de una institución pública y con el reconocimiento que tiene el Instituto Popular de Cultura en el sector artístico y cultural de la ciudad, esto me permitió el acercamiento a diferentes organizaciones que se desarrollan en el ámbito de lo público y se posibilitó la participación de las actividades culturales que se desarrollan en la ciudad ya que la participación del Instituto en cada una de ellas es de gran importancia. También se crea la expectativa de poder seguir prestando servicios para la institución una vez terminado el proceso de pasantía. A nivel profesional se da la oportunidad de aplicar los conocimientos obtenidos a lo largo de los años de estudios, se consolidan aspectos que estaban presentes solo en la teoría y se vivencia el rol del comunicador, no solo en los aspectos organizacionales sino sociales. 5.3. INTERESÉS Y APORTES PARA LA INSTITUCIÓN Para el Instituto Popular de Cultura fue viable la propuesta por ser ésta de

carácter intervencionista con vía al mejoramiento de la institución y especialmente del área de comunicación de este establecimiento, mediante un plan estratégico de comunicaciones con permanencia institucional.

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Un reconocimiento corporativo a través de buenas relaciones interinstitucionales durante la ejecución del Plan Estratégico de Comunicaciones elaborado para la institución.

Aumento del público cautivo para los programas académicos ofertados durante

el periodo de permanencia del Plan Estratégico de Comunicaciones. Mejoramiento del clima organizacional y una comunicación asertiva a nivel

interno y externo.

Conformación de grupos de trabajo en pro del mejoramiento corporativo,

aumentando de esta manera el sentido de pertenencia institucional por parte de estudiantes, docentes y administrativos.

Procesos comunicativos consolidados para un buen funcionamiento del área

de comunicaciones.

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6. MARCO DE REFERENCIA

6.1. MARCO CONTEXTUAL El proyecto se realizó en el Instituto Popular de Cultura, sede administrativa ubicada en la Calle 4 # 27-140 del barrio San Fernando en la ciudad de Santiago de Cali. El plan estratégico de comunicaciones planteado en este proyecto se trabajó de manera conjunta con las otras dos sedes de la institución, sede Porvenir y Dirección de Extensión en el barrio Alameda. Las fuerzas externas que intervinieron en el proceso académico de la pasantía fueron los mismos habitantes o empresas del sector que representan una pequeña porción del target al cual llegará la estrategia de comunicaciones con el fin de promocionar y difundir los servicios del IPC. Este plan estratégico se realizó en el transcurso de los cuatro meses, de Agosto 01 a Noviembre 30 de 2011 en la pasantía en dicho lugar. Los públicos externos que intervinieron en el plan estratégico están representados en empresas e instituciones con similitudes en el quehacer artístico y educativo como el IPC. Y con el mismo sentido de participación los públicos internos estuvieron representados por la comunidad estudiantil, educativa y administrativa de la institución. El IPC es un centro de educación artística de carácter público, que trabaja desde el enfoque de lo popular, procesos de formación y agenciamiento cultural en el campo de las artes y depende directamente de la Secretaría de Educación Municipal de la Alcaldía de Santiago de Cali; asimismo, recibe ingresos de otras dependencias municipales como la Secretaría de Cultura y Turismo y ocasionalmente del Ministerio de Cultura. Dentro del proceso de transformación de la ciudad y las políticas del gobierno municipal año 2011, el Instituto Popular de Cultura tiene la posibilidad de mejorar sus instalaciones físicas, con los nuevos planes de reformas urbanísticas que adelanta la ciudad desde el año 2010. Asimismo, en enero del 2010, el IPC obtuvo por medio de la Secretaría de Educación Municipal, el reconocimiento oficial en Educación para el Trabajo y el Desarrollo Humano mediante Resolución No. 4143.2.21.0618, y el registro de 15 programas en el área de Arte y Cultura. De esta manera se evidencia la importancia de la creación de una estrategia de comunicaciones que contribuya al fortalecimiento de los canales comunicativos y asuman los procesos de comunicación de la nueva oferta académica de la institución.

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6.2 MARCO TEÓRICO Para comenzar con la discusión teórica del proyecto de investigación, plan estratégico de comunicaciones para el fortalecimiento de los procesos comunicativos del IPC, es necesario definir la cultura como aspecto fundamental para el desarrollo humano. Según la ley 397 de 1997 decretada por el Congreso colombiano

“Cultura es el conjunto de rasgos distintivos, espirituales, materiales, intelectuales y emocionales que caracterizan a los grupos humanos y que comprende, más allá de las artes y las letras, modos de vida, derechos humanos, sistemas de valores, tradiciones y creencias.”

6.1.1 Cultura según diccionario de la real academia española:

Cultura. (Del lat. cultūra).

f. cultivo. f. Conjunto de conocimientos que permite a alguien desarrollar su juicio crítico.

f. Conjunto de modos de vida y costumbres, conocimientos y grado de

desarrollo artístico, científico, industrial, en una época, grupo social, etc. f. ant. Culto religioso.

6.1.2. Otra definición de cultura. Cultura (en latín: cultura, 'cultivo')1 es un término que tiene muchos significados interrelacionados. Por ejemplo, en 1952, Alfred Kroeber y Clyde Kluckhohn compilaron una lista de 164 definiciones de "cultura" en Cultura: Una reseña crítica de conceptos y definiciones. En el uso cotidiano, la palabra "cultura" se emplea para dos conceptos diferentes: Excelencia en el gusto por las bellas artes y las humanidades, también

conocida como alta cultura.

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Los conjuntos de saberes, creencias y pautas de conducta de un grupo social, incluyendo los medios materiales (tecnologías) que usan sus miembros para comunicarse entre sí y resolver sus necesidades de todo tipo.

Cuando el concepto surgió en Europa, entre los siglo XVIII y XIX, se refería a un proceso de cultivación o mejora, como en la agricultura u horticultura. En el siglo XIX, pasó primero a referirse al mejoramiento o refinamiento de lo individual, especialmente a través de la educación, y luego al logro de las aspiraciones o ideales nacionales. A mediados del siglo XIX, algunos científicos utilizaron el término "cultura" para referirse a la capacidad humana universal. Para el antipositivista y sociólogo alemán Georg Simmel, la cultura se refería a "la cultivucación de los individuos a través de la injerencia de formas externas que han sido objetificadas en el transcurso de la historia". En el siglo XX, la "cultura" surgió como un concepto central de la antropología, abarcando todos los fenómenos humanos que no son el total resultado de la genética. Específicamente, el término "cultura" en la antropología americana tiene dos significados: “La evolucionada capacidad humana de clasificar y representar las experiencias con símbolos y actuar de forma imaginativa y creativa; y (2) las distintas maneras en que la gente vive en diferentes partes del mundo, clasificando y representando sus experiencias y actuando creativamente.”7

De lo anterior se puede deducir que el término cultura que es más pertinente para el Instituto es aquel que incluye en su definición aspectos de sociedad, procesos artísticos y de formación, que representan una manera de expresar e identificar rasgos de una comunidad. Esa definición de cultura nos acerca más al quehacer de una institución de carácter artístico y popular como el IPC. 6.1.3. Educación. La educación. (del latín educere "sacar, extraer" o educare "formar, instruir") puede definirse como: El proceso multidireccional mediante el cual se transmiten conocimientos,

valores, costumbres y formas de actuar. La educación no sólo se produce a través de la palabra, pues está presente en todas nuestras acciones, sentimientos y actitudes.

7 DONALD Levine, (ed.) 'Simmel: Sobre las formas de la individualidad y sociales "Chicago University Press, 1971. 06 p.

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El proceso de vinculación y concienciación cultural, moral y conductual. Así, a través de la educación, las nuevas generaciones asimilan y aprenden los conocimientos, normas de conducta, modos de ser y formas de ver el mundo de generaciones anteriores, creando además otros nuevos.

Proceso de socialización formal de los individuos de una sociedad. La educación se comparte entre las personas por medio de nuestras ideas,

cultura, conocimientos, etc. respetando siempre a los demás. Ésta no siempre se da en el aula.

Existen tres tipos de educación: la formal, la no formal y la informal. La educación formal hace referencia a los ámbitos de las escuelas, institutos, universidades, módulos, mientras que la no formal se refiere a los cursos, academias, e instituciones, que no se rigen por un particular currículo de estudios, y la educación informal es aquella que fundamentalmente se recibe en los ámbitos sociales, pues es la educación que se adquiere progresivamente a lo largo de toda la vida.

6.1.4. Educación pública. Se denomina Educación pública al sistema nacional educativo de cada país, que, por lo general, comprende la planificación, supervisión o ejecución directa de planes de estudio y educación escolarizada de diversos niveles académicos siendo preeminente la realización de los niveles que la Norma jurídica considere obligatorios, consistiendo por lo general en la educación primaria, no obstante, ello no excluye a niveles superiores que no se consideren obligatorios. Regularmente la educación pública queda a cargo del gobierno, quien llega a proporcionar la planta física y docente, y hasta materiales didácticos, para la realización de los estudios y por tal motivo generalmente existen entidades de la administración pública, relacionados con el sistema educativo tales como los Departamentos o Ministerios de Educación. Estos están encargados de organizar y controlar los servicios educativos de cada país. El gobierno puede tener una intervención mínima en la educación pública, como en el caso del Reino Unido, donde la educación pública queda a cargo de la comunidad (a través de escuelas privadas o comunitarias), o por el contrario, tener el control total del sistema educativo, como en el caso de los países socialistas. También opera en término medio en un Estado democrático como el de Colombia donde la educación pública se brinda de manera gratuita pero la cobertura es

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mínima para la cantidad de ciudadanos y se fortalece con servicios de educación privada. El objetivo de la educación pública es la accesibilidad de toda la población a la educación, y generar niveles de instrucción deseables para la obtención de una ventaja competitiva.

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7. COMUNICACIÓN

Otro concepto que habría que tener en cuenta para entender esta institución es el de comunicación. El concepto de comunicación para entender la importancia que tiene desde lo social hasta lo organizacional. Teniendo como punto de apoyo a Richard M. Hodgetts y Steven Altman quienes afirman que “la comunicación es el proceso de trasmitir significados que van del emisor al receptor8. Es importante además entender la comunicación como un proceso de transmisión de mensajes que permiten al receptor comprender su significado y retroalimentar la información. En ese sentido Hodgetts y Altman plantean siete elementos claves para entender el proceso: idea, codificación, transmisión, recepción, decodificación, acción, y un séptimo elemento que se sitúa en el medio de la transmisión y la recepción denominado ruido. En este proceso de comunicación se nota la importancia de la comprensión de un significado para la ejecución de una acción específica, entendiendo entonces que la importancia que tiene el proceso comunicativo en una organización es vital para su productividad. Para la construcción de un plan estratégico de comunicaciones que permita contribuir al fortalecimiento de los procesos de comunicación interna y externa de la institución, fue necesario previamente implementar un diagnóstico de comunicaciones que dé cuenta del estado actual de dichos procesos. Esto con el fin de detectar no solo factores internos que repercuten en el funcionamiento de los mencionados, sino de factores externos que lógicamente pueden también intervenir. “La dimensión organizacional en su totalidad recibe fuertes influencias de otros ambientes, incluido el externo, ello indica un constante intercambio entre ambientes, un enriquecimiento de ellos y la aparición regular de nuevas perspectivas para asimilar la realidad”9, argumenta, Ramón Antonio Rodríguez. Para entender cómo la comunicación actúa de manera eficiente en la productividad de una organización Abraham Nosnik plantea la importancia de la comunicación para la productividad:

8 HODGETTS , Richard M. y ALTMAN Steven, 1998. Pg. 324

9 RODRÍGUEZ, Ramón Antonio. Herramientas para el diagnóstico del ambiente individual de gestión de la información en una organización. ACIMED. 2009;20(3) Disponible en:

Dirección electrónica; http://www.bvs.sld.cu/revistas/aci/vol20

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La productividad de la comunicación organizacional incluye la administración efectiva de los flujos de información en las organizaciones. Estos flujos contemplan todo tipo de sistemas de control de la gestión como aquellos que contienen información especializada de las áreas comerciales, de producción y logística, de administración y finanzas, etc. Sistemas de monitoreo de procesos como Clima Laboral y Cultura Organizacional y de Satisfacción de Clientes y Consumidores también se incluyen en estos aspectos de gestión. (Abraham Nosnik, 2007)

No obstante de entender la comunicación como un proceso importante en la productividad de una empresa, es importante diferenciar también el direccionamiento de la comunicación en organizaciones privadas y públicas. Para este caso hay que tener en cuenta algunos factores para la creación de estrategias en instituciones públicas como lo es el Instituto Popular de Cultura, y apoyarse en conceptos para el ejercicio del rol del comunicador en el campo de la gestión pública. “La comunicación no es simplemente un intercambio de significados, es una negociación y más en entidades públicas, porque en una negociación hay intereses; cuando hablamos de un comunicador organizacional hablamos de un comunicador que sea un armonizador de intereses.”10

Desde este punto de vista, el desafío del comunicador al momento de desarrollar estrategias parece estar en el diseño riguroso de un mapa de públicos:

Se empiezan a mirar las experiencias conociendo muy bien quién es el perceptor, específica y detalladamente; ese mapa de públicos tiene que hablar en detalle sobre las expectativas, cantidad, características, motivo, actitudes. Cuando vemos un mapa de públicos de una empresa privada tenemos diversos públicos pero en una entidad pública hay miles11.

Respecto a los canales de comunicación, es importante mencionar los diferentes tipos que se utilizarán para la implementación de la estrategia para el instituto, como lo son la comunicación descendente, ascendente y horizontal.

10 FUENTES, Sandra. La comunicación estratégica integrada / Material elaborado por la Unidad de Investigación y Generación de contenidos de Táctica & Estrategia para el portal www.comunikandonos.com / Cali, noviembre 14 de 2006. 11 FUENTES, Sandra. La comunicación estratégica integrada / Material elaborado por la Unidad de Investigación y Generación de contenidos de Táctica & Estrategia para el portal www.comunikandonos.com / Cali, noviembre 14 de 2006.

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Para el desarrollo de este proyecto, se tendrán en cuenta los diferentes actores sociales de la institución, para construir, de manera conjunta el plan estratégico de comunicaciones. Teniendo como referentes propuestas colectivas artísticas desarrolladas en otro lugares, como es el caso de “La cobra” que movilizó a 1.500 habitantes en el año 1975 en Brasil.

La precaria infraestructura de la periferia de las grandes ciudades determina que los que allí viven desarrollen permanentemente luchas por mejorar sus condiciones de vida. Sin luz, sin agua, sin desagües, sin pavimento, con dificultades en el transporte, sin servicio médico ni escuelas para sus hijos, los trabajadores de la periferia buscan formas de agruparse para enfrentar esas dificultades. Para eso se organizan en asociaciones de vecinos, cetros comunitarios, comunidades de base, clubes de madres y otros movimientos diversos. (Regina Festa 1986. Pg. 191)

Los habitantes de Jardín Elba, en San Pablo, utilizaron la idea de la “Cobra”, de Recife, para dinamizar la lucha por lograr la pavimentación del barrio. La llamada cobra es un juego carnavalesco y una propuesta de teatro popular para que el pueblo demostrara sus necesidades.

Una vez constituidos los grupos de trabajo en el Instituto Popular de Cultura la manera de abordaje a las problemáticas tendrá que ser afrontadas mediante metodologías artísticas y los resultados de productos comunicativos tendrán esas mismas características.

7.1. COMUNICACIÓN INTERNA12

La comunicación interna está determinada por la interrelación que se desarrolla entre el personal de la institución.

El clima organizacional dentro de una empresa se puede definir como la calidad duradera del entorno interno que tienen sus miembros; lo cual influye en su comportamiento.

12 FERNÁNDEZ, Jorge Escobar. La comunicación corporativa. Conferencia dictada en la Universidad Central de Venezuela: La comunicación corporativa en tiempo de crisis. 2008.

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7.2. TIPOS DE COMUNICACIÓN INTERNA

La interrelación personal puede ser catalogada de acuerdo a su tipología en:

Formal: Es aquella comunicación cuyo contenido está referido a aspectos laborales. En general, ésta comunicación utiliza la escritura como medio (Comunicados, memoranda, etc... La velocidad es lenta debido a que tiene que cumplir todas las formalidades burocráticas.

Informal: Es aquel tipo de comunicación cuyo contenido, a pesar de ser de

aspectos laborales, utiliza canales no oficiales. (Reunión alrededor del botellón de agua, encuentros en los pasillos, etc.). Es más veloz que la formal.

Vertical: Es aquella comunicación que se genera en las áreas directivas de la empresa y desciende utilizando los canales oficiales. En una comunicación corporativa óptima, debería existir la comunicación vertical ascendente.

Horizontal: Se desarrolla entre los empleados de un mismo nivel corporativo.

Muy pocas veces utiliza las canales oficiales y es totalmente informal. También es conocida como comunicación plana.

Rumores: Es la comunicación informal que recorre la institución sin respetar

canales y a la velocidad de la luz. Se le llama también bolas o "radio bemba". Concepto de Comunicación Interna13

Una correcta política de la comunicación en una organización (y su adecuada planificación y gestión) solamente es posible si se comprende en toda su magnitud el concepto básico de la Comunicación Interna. Y no estamos hablando simplemente de recordar una definición más o menos acertada de dicha expresión, sino de aceptar e interiorizar la verdadera filosofía de la Comunicación Interna.

13 CAPRIOTTI, Paul. La comunicación interna. Material tomado del Artículo publicado en Reporte C&D – Capacitación y Desarrollo (Argentina). N. 13, Universidad Rovira i Virgili Tarragona(España) © (1998)

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Un concepto muy utilizado, tanto a nivel teórico como en la práctica profesional, es aquél que dice que la Comunicación Interna es contar a la Organización lo que la Organización está haciendo. Esta noción tiene un marcado carácter informacional, ya que es una perspectiva en la que se busca informar al personal de las noticias que suceden en la empresa. No se intenta la participación de los miembros de la empresa, sino que solamente se tiene la intención de transmitirles informaciones (las que el área responsable de comunicación interna considere como interesantes). Esta concepción de la comunicación interna tiene un claro matiz dirigista, en el cual la comunicación, o mejor dicho, la transmisión de la información es sólo descendente, desde los niveles directivos hacia los subalternos. Este concepto de comunicación interna es el que domina en la actualidad, y suele reflejarse en una gestión de la comunicación interna en la que se priorizan los medios informativos (revista de la empresa, boletín informativo, etc.) por encima de las comunicaciones interpersonales. Así, en muchos casos, la comunicación interna termina asociándose a la implantación de diversos medios informativos, como hacer una revista interna o poner un tablón de anuncios. Por otra parte, podemos conceptualizar la Comunicación Interna como contar

con la Organización para lo que la Organización está haciendo. Esta noción, aunque sólo cambie una palabra (contar con en lugar de contar a), implica un vuelco radical sobre el concepto anterior. En este caso, la idea central es la participación, hacer partícipes a todos los miembros de la organización de lo que la organización hace, instándoles a colaborar, a sugerir, a comentar; en una palabra: involucrar a todos los miembros de la organización en la comunicación. De esta manera, el intercambio de información se vuelve bidireccional, de forma ascendente, descendente y horizontal, facilitando la interacción por medio del Diálogo -es decir, la participación de las 2 partes en la comunicación-, adoptando así un verdadero carácter comunicativo.

7.3. FUNCIONES DE LA COMUNICACIÓN INTERNA La Comunicación interna cumple una serie de funciones que le permiten a la organización mejorar la eficacia en toda su actividad interior, lo cual redundará, sin duda, en una mayor competitividad externa de la compañía.

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Una buena Comunicación Interna producirá una mejora de la interactividad entre las personas de la organización, ya sea a nivel profesional -en lo relativo a cuestiones laborales-, como a nivel personal -en lo referente a las relaciones personales-. Esta interactividad favorece, por una parte, la circulación de la información dentro de la organización de una forma rápida y fluida. Por otra parte, también favorece la coordinación de las tareas y esfuerzos entre las diferentes áreas o unidades de la compañía. De esta manera, la organización adquiere una dinámica y agilidad mayor, que le permitirá ir adaptándose con mayor rapidez a las diferentes situaciones que se le presenten. 7.4. LA COMUNICACIÓN EXTERNA14

La comunicación externa es la trasmisión y recepción de datos, pautas, imágenes, referidas a la organización y a su contexto. Para la organización que tiene su atención centrada en sus clientes, es fundamental mantener un doble flujo de comunicación:

Recibir información sobre las variaciones en la dinámica del contexto socio-político y económico en que desarrolla su labor, para poder definir su estrategia y sus políticas; y proyectar sobre el ámbito social una imagen de empresa fundada en información sobre su dinámica interna y su acción objetiva sobre el medio social. Los interlocutores privilegiados de esa comunicación son los clientes, los proveedores, la opinión pública y el gobierno.

7.5. LA INTRACOMÚNICACIÓN15

La Intracomunicación es la estrategia que enlaza en doble dirección la comunicación interna y los medios para comunicarla con objeto de conseguir una mayor efectividad. El principal cometido de la Intracomunicación es el de actuar como potente y eficaz agente de cambio, dirigido a facilitar la adecuación de las empresas a las cambiantes exigencias del entorno y de la evolución tecnológica, económica y social. 14 ARNOLETTO, Eduardo Jorge. El impacto de la Tecnología en la transformación del mundo.[ en linea][consultado 2 de diciembre de 2012] Disponible en: www.eumed.net. 15 Tomado del portal virtual: Comunicación y planificación. Artículo: Planificación de la comunicación. http:comunicacionyplanificacion.espacioblog.com/post/2006/05/05/-estrategias-intracomunicacion. 2006.

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8. DISEÑO METODOLÓGICO

La creación efectiva del plan estratégico depende de la realización oportuna de un método que vincule principalmente las actividades en relación con las falencias que posee la institución. Para el diseño metodológico se acudió a una investigación en torno a los temas concernientes a los procesos que vivencia el Instituto, es decir una investigación sobre procesos culturales y artísticos y la promoción de los mismos, además de los diferentes aspectos desde la comunicación a tener en cuenta dentro del plan estratégico y los actores focales que promocionan y a quienes se les ofrecen los servicios artísticos del Instituto Popular de Cultura. Los enfoques de investigación que se utilizaron para la realización de este proyecto son el empírico analítico y el histórico hermenéutico. El primero permitió recoger encuestas y cuestionarios e información empírica de la institución que fue tenida en cuenta como parte de la estrategia de comunicaciones para el fortalecimiento de los canales, procesos y partir de allí para generar actividades. El segundo enfoque investigativo parte de la recolección de información con los actores sociales que comprometen este proyecto a través de técnicas como entrevistas, grupos focales y observación cualitativa, y así plantear de manera conjunta la estrategia mencionada anteriormente. Diagnóstico organizacional de las comunicaciones en el Instituto Popular de Cultura. Introducción: En el diagnóstico se realizó un análisis del comportamiento organizacional, basándose en las posibles actitudes, dificultades y factores que influyen en el funcionamiento organizacional del Instituto Popular de Cultura, tomando como referencia el ámbito de una institución pública de carácter educativa y cultural. Otros elementos también fueron objeto de análisis en este diagnóstico, teniendo en cuenta que dependió mucho de la forma en que estos factores fueron aplicados dentro de la organización, se mejoraron aspectos negativos y se promovieron situaciones positivas que favorecieron a la institución. Estos factores fueron:

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Clima y ambiente laboral. Sistemas de comunicación. Canales de comunicación. Relación entre grupos Formales e Informales. Automotivación. Se tomó en cuenta que los anteriores son factores altamente importantes dentro del instituto Popular de Cultura y una mejora en estos procesos facilita la participación de diferentes actores en procesos institucionales y promueve el sentido de pertenencia por el IPC, y encamina a la organización hacia a una productividad óptima y una alta satisfacción. Relevancia del estado de la comunicación en el IPC. La mayoría de las organizaciones tienden a asumir que su personal sabe comunicarse, y que por lo tanto la comunicación no es un aspecto importante en la vida organizacional que merezca una atención especial. Esta percepción de la comunicación es la que ha llevado a las organizaciones a centrar sus recursos humanos y económicos en otros aspectos que se consideran más fundamentales, para el funcionamiento eficaz de la misma, tales como las finanzas y los asuntos técnicos. Por otra parte, son muy pocas las organizaciones que han podido valorar el impacto que la comunicación tiene en la satisfacción con el trabajo, en el compromiso organizacional y en la eficiencia y la productividad de la misma. La comunicación hace posible que la gente se organice, defina sus objetivos, ejecute sus tareas, comparta sus ideas, tome decisiones, resuelva problemas y genere cambios. Al mismo tiempo, la comunicación hace que se cree un ambiente donde los individuos se sienten valorados como personas. Pero los sistemas y prácticas de comunicación de una organización, como sucede con todas las actividades humanas, son susceptibles de deterioro cuando no se tiene establecido un sistema permanente de evaluación y mejoramiento. Es en la búsqueda de una respuesta a esta necesidad que surge la iniciativa de un Plan Estratégico de Comunicaciones para el Instituto Popular de Cultura.

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De ahí la importancia del diagnóstico de comunicaciones, que tiene como propósito examinar y mejorar los sistemas y prácticas de comunicación interna y externa del IPC en todos sus niveles. La primera dimensión del diagnóstico en comunicaciones que tuvo en cuenta la evaluación del sistema y las prácticas de comunicación en la institución tanto a nivel externo como interno. A nivel externo se evaluó la estructura formal e informal de la comunicación, la comunicación interinstitucional y la comunicación con los sistemas externos que impactan a la organización. Al nivel interno se evaluaron las prácticas de comunicación interpersonal y grupal en sus diferentes niveles (La comunicación formal e informal). El diagnóstico organizacional de la comunicación también examinó los productos comunicacionales de la institución, tales como afiches, volantes, publicaciones, publicidad impresa, etc. Finalmente el diagnóstico en comunicaciones contempló las formas de distorsión de la comunicación como los rumores y los ruidos, que se generan al interior de la institución y sus dependencias. La otra dimensión integrante que tuvo este diagnóstico fue, el desarrollo de recomendaciones encaminadas a promover los cambios necesarios para mejorar el sistema y las prácticas de comunicación del Instituto Popular de Cultura, y esto se logró con la participación activa de los grupos de trabajo que se fueron conformando a lo largo de la elaboración del Plan Estratégico de Comunicaciones del IPC. Los instrumentos principales (la entrevista y el cuestionario) que evaluaron el nivel de satisfacción de los funcionarios, estudiantes, docentes y otros allegados al Instituto con las prácticas de comunicación, buscaron analizar los siguientes aspectos. Información sobre la organización (ámbito interno y externo del IPC)

Clima general de la comunicación (calidad de la comunicación interna, externa,

ascendente, descendente y horizontal).

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Evaluación del trabajo individual (nivel de iniciativa y participación en los

objetivos institucionales de cada uno de los miembros que trabajan en el IPC).

Medios de comunicación (evaluación de la calidad de canales acordes a una

institución educativa y cultural)

Comunicación de la gerencia (estilo administrativo de los líderes formales del

Instituto)

Comunicación entre los departamentos (comunicación horizontal formal entre

escuelas y sedes)

Perspectiva teórica del diagnóstico Para la realización de este diagnóstico se utilizaron dos enfoques de investigación que fueron de pilares fundamentales para la elaboración del mismo; el empírico analítico y el histórico hermenéutico. El primero permitió recoger información de encuestas y cuestionarios e información empírica de la institución para que fuera tenida en cuenta como parte de la estrategia de comunicaciones para el fortalecimiento de los canales y procesos comunicativos y partir de allí para generar actividades. El segundo enfoque investigativo parte de la recolección de información con los actores institucionales que comprometen este proyecto (docentes, directivos y funcionarios) a través de herramientas como entrevistas, grupos focales y observación cualitativa, y así plantear de manera conjunta la estrategia mencionada anteriormente. Objetivos del diagnóstico Evaluar la estructura interna formal e informal del sistema de comunicación del

Instituto Popular de Cultura y los diferentes canales de comunicación.

Evaluar los sistemas y procesos de comunicación a nivel interpersonal, grupal, departamental e interdepartamental.

Evaluar los sistemas y procesos de la comunicación externa del IPC, con aquellas entidades públicas y privadas con las cuales existe interdependencia.

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Evaluar el papel, la eficiencia, y la necesidad de implementar políticas claras

en comunicación organizacional para el IPC.

Instrumentos y técnicas del diagnóstico: Primarias: se generaron espacios de participación donde parte de la

comunidad estudiantil del IPC, participó en la consolidación de la estrategia para lograr el fortalecimiento de los canales y procesos de comunicación. Estos actores son administrativos, académicos y estudiantes, se consultaron a través de entrevistas, encuestas y grupos focales.

Secundarias: se utilizaron fotografías, documentos impresos, grabación de

audio y video e información tomada de Internet para ejecutar las diferentes actividades en pro del fortalecimiento de los canales de comunicación. Asimismo, se consultaron libros en bibliotecas con el fin de apoyarse en labores teóricas que contribuyan en el desarrollo eficiente de la estrategia de comunicaciones.

Momentos e Instrumentos aplicados en el diagnóstico Entrevistas.

Se realizó una ficha temática como guía para las cuatro entrevistas a efectuar con el rector de la institución y algunos directores de escuela del IPC, este procedimiento se realizó para indagar el estado y necesidades puntuales de las distintas áreas de la institución y de esta manera avanzar en el diagnóstico del área de comunicaciones.

Realización de las cuatro entrevistas a los diferentes directores de escuelas; y en la conversación que se sostuvo con el rector de la institución, él manifestó varias necesidades en comunicaciones para la adecuada difusión de información del IPC, como por ejemplo la necesidad de una página Web para la institución.

Reunión para el planteamiento del Plan Estratégico de Comunicaciones.

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Entrevista personal con la directora del departamento de Investigaciones Folclóricas del IPC, Eliana Toro. Tema: Necesidades concretas del Departamento de Investigaciones Folclóricas que el Plan Estratégico de Comunicaciones pueda mejorar.

Entrevista con el director del departamento de Articulación Social del IPC, David Santos. Tema: Necesidades concretas del área de Articulación Social que el PEC pueda mejorar.

Ficha temática como guía para las cuatro entrevistas.

Aspectos para el diagnóstico.

Información sobre la organización (ámbito interno y externo del IPC) Clima general de la comunicación (calidad de la comunicación interna, externa,

ascendente, descendente y horizontal).

Medios de comunicación (Evaluación de la calidad de canales acordes a una

institución educativa y cultural) Comunicación de la gerencia (Estilo administrativo de los líderes formales del

Instituto) Comunicación entre los departamentos (comunicación horizontal formal entre

escuelas y sedes).

Entrevistados (septiembre de 2011): Zoyla Consuelo Angulo. Directora de la Escuela de Danzas IPC.

Luis Fernando Villalobos. Director Escuela de Teatro del IPC.

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Jesús Mosquera. Director de la Escuela de Música IPC.

William Rodríguez Sánchez. Rector del IPC.

Cuestionario para recolectar insumos para el diagnóstico de comunicaciones del IPC, mediante cuatro entrevistas.

Información sobre la organización (ámbito interno y externo del IPC) ¿Conoce usted la misión y visión del IPC?

¿Los objetivos de cada una de las escuelas son acordes con la misión y visión del IPC?

¿A la hora de proyectar el IPC como institución educativa, todas las escuelas y dependencias manejan el mismo discurso?

¿Existe un organigrama institucional?

Clima general de la comunicación (Calidad de la comunicación interna, externa, ascendente, descendente y horizontal).

¿Hay políticas de comunicación establecidas por la institución?

¿La comunicación en el IPC es un tema importante. ¿Quién lo maneja?

¿Hay canales y productos institucionales establecidos para el buen funcionamiento de comunicaciones?

¿Cómo es la comunicación interpersonal, por áreas y escuelas del IPC?

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¿Cómo es la comunicación con otras entidades que tienen relaciones con el IPC?

¿Cuándo hay algo que comunicar, cuál es el flujo de esa comunicación?

Medios de comunicación (Evaluación de la calidad de canales acordes a una institución educativa y cultural).

¿Con qué canales o productos de comunicación cuenta el IPC y su

departamento para interlocutor con otras entidades y dependencias?

Comunicación de la gerencia (Estilo administrativo de los líderes formales del Instituto)

¿Quién decide lo que el IPC informa y cuál es el flujo de esa comunicación?

¿Desde su mirada, cómo cree que circula la información en el IPC?

Comunicación entre los departamentos (comunicación horizontal formal entre escuelas y sedes)

¿Cuáles son los canales o medios de comunicación que frecuentemente

utilizan las diferentes dependencias del IPC?

¿Cuáles son las mayores dificultades que tienen las Escuelas y dependencias parea comunicarse entre sí?

Ficha temática como guía para las dos entrevistas, para el Plan Estratégico de Comunicaciones. Aspectos a tratar para el desarrollo del Plan Estratégico de Comunicaciones. Información sobre la organización (ámbito interno y externo del IPC)

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Clima general de la comunicación (Calidad de la comunicación interna, externa, ascendente, descendente y horizontal).

Medios de comunicación (Evaluación de la calidad de canales acordes a una institución educativa y cultural)

Comunicación de la gerencia (Estilo administrativo de los líderes formales del Instituto)

Comunicación entre los departamentos (comunicación horizontal formal entre escuelas y sedes)

Entrevistados (octubre de 2011): Eliana Iveth Toro. Coordinadora del Departamento de Investigaciones Folclórica, DIF.

David Santos. Director de área de Articulación Social.

William Rodríguez Sánchez

Segundo cuestionario para recolectar insumos para el Plan Estratégico de

Comunicaciones

Aspectos que se puedan mejorar con el PEC en el ámbito interno y externo del IPC.

¿Cuáles aspectos son los primordiales para solucionar en materia de

comunicaciones a nivel interno con el Plan Estratégico de Comunicaciones?

¿Qué puede solucionar el Plan Estratégico de Comunicaciones en su área de trabajo?

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¿Qué iniciativa o propuesta tiene para mejorar la comunicación de su

departamento con otras dependencias y usuarios?

Clima general de la comunicación que mejoraría con el Plan Estratégico de Comunicaciones.

¿Con que dependencias del IPC tiene más relación y como se podría mejorar las comunicaciones entre ustedes?

Medios de comunicación (Evaluación de la calidad de canales acordes a una institución educativa y cultural).

¿Qué canales o productos considera que requiere su dependencia y que

deberían estar en el PEC?

Comunicación entre los departamentos ¿Cuáles serían los canales de comunicación que plantearía el Plan Estratégico de Comunicaciones, para una mejor comunicación entre dependencias? Objetivo corporativo a nivel interno Fortalecer las relaciones entre los diferentes departamentos que conforman el IPC para posicionar los objetivos comunes de la institución. Objetivo corporativo a nivel externo Posicionar al IPC como una excelente institución pública de carácter artístico en la ciudad de Cali. Objetivos de comunicación Fortalecer los procesos de comunicación interna y externa del IPC, divulgándole a la comunidad caleña la existencia de una institución pública de carácter popular al servicio de todos.

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Estrategias de comunicación Estrategia interna Fortalecer y crear nuevos medios formales de comunicación internos que

permitan mejorar el flujo de comunicación e información entre las diferentes instancias del IPC.

Generar un espacio formal (institucional) de reuniones con las distintas

dependencias del IPC, para discutir temas y necesidades de comunicación. Ejecutar una campaña con actividades artísticas que fortalezca el buen clima

laboral y la comunicación interpersonal, de igual manera que socialice los nuevos canales de comunicación institucional existentes.

Socializar dentro de la comunidad ipeciana, el nuevo Plan Estratégico de

Comunicaciones del IPC.

Estrategia Externa Visibilizar los servicios que el IPC oferta a la comunidad caleña. Fortalecer la imagen corporativa del IPC a nivel local.

Generar lazos de confianza interinstitucional mediante visitas empresariales,

convenios y ventas de servicios. Promocionar artísticamente al IPC, participando de encuentros artísticos de

ciudad y país.

Actividades Actividades internas

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Elaborar un boletín de manera periódica de circulación interna de manera impresa y digital.

Realizar una reunión periódica con el consejo directivo, académico y el rector de la institución.

Realizar varias jornadas de la campaña artística “IPC por el reconocimiento de

todos” socialización de los nuevos canales de comunicación (Intranet, boletines impresos, espacios de reunión) y el plan estratégico de comunicaciones.

Evento institucional para presentar formalmente el plan estratégico de comunicaciones a los miembros del consejo académico, directivo y rector de la institución.

Actividades Externas

Crear una página Web propia de la institución con intranet, independizando de esta manera la instancia del IPC del espacio Web de la Alcaldía.

Elaborar un boletín informativo de forma periódica para medios de información y comunidad en general.

Construir y ejecutar un plan de medios para el IPC.

Elaborar un video institucional del IPC. teniendo como público principal las instituciones educativas de secundaria.

Vincular al IPC en eventos artísticos de ciudad y país (festivales, conciertos, inauguraciones entre otros).

Acciones Acciones internas

55

Diseño del boletín impreso y digital que va a circular. Recolectar información

pertinente que va en el boletín. Generar un cronograma semestral para los días de reunión y convocar a los

asistentes para estas fechas.

Diseñar libretos de contenidos de la campaña y programar las fechas de

intervención por sede. Convocar a los invitados al evento y organizar la presentación del PEC.

Acciones externas

Diseño de contenido de la Pagina Web y del contenido de la intranet. Diseño del boletín digital y recolección del contenido del mismo – alimentar

base de dato de los medios y comunidad que se le enviará el boletín. Elaborar el plan de medios por productos a realizar en radio, prensa, televisión,

internet, impresos. Diseño de contenido del video y elaboración del plan de pre- pro y

posproducción. Enviar mensajes, cartas y portafolio artístico del IPC a organizadores de

diferentes eventos. Productos Internos · Boletín digital e impreso. · Convocatoria digital, cronograma de reuniones y documento para presentarse.

56

· Libretos de contenidos de la campaña y cronograma de trabajo de las fechas de intervención por sede. · Mensaje digital de convocatoria para la presentación y documento de

presentación del PEC. Externos · Pagina Web con intranet. · boletín digital. · Plan de medios. · Video institucional. · Mensajes digitales, cartas y portafolio artístico del IPC.

Segmento / audiencia Públicos internos Toda la institución. Boletín digital e impreso. Consejo directivo, académico y Rector de la institución - Convocatoria

digital, cronograma de reuniones y documento para presentarse. Toda la institución. Libretos de contenidos de la campaña y cronograma de

trabajo de las fechas de intervención por sede. Miembros del consejo académico, directivo y rector de la institución.

Mensaje de convocatoria para presentación y documento de presentación del PEC.

Públicos externos:

57

Abierto a toda la ciudad, país e institución. Pagina Web con intranet. Medios de comunicación y ciudadanía en general. boletín digital. Medios de comunicación, ciudadanía. Plan de medios. Instituciones educativas otras entidades. Video institucional. Otras entidades y dependencias gubernamentales. Mensajes digitales,

cartas y portafolio artístico del IPC.

Control / indicador: Internos: Boletín digital e impreso: Numero de boletines enviados / numero de

usuarios impresos entregados/ regularidad de envío. Convocatoria digital, cronograma de reuniones y documento para

presentarse en cada reunión: Lista de asistencia/ regularidad de las reuniones/ numero de reuniones.

Libretos de contenidos de la campaña y cronograma de trabajo de las

fechas de intervención por sede: numero de intervenciones artísticas con la campaña/ numero de personas intervenidas/ frecuencia/ resultados obtenidos de la campaña mediante encuestas.

Mensaje digital de convocatoria para la presentación y documento de

presentación del PEC: lista de asistencia / encuesta de aceptación del plan.

Externos: Pagina Web con intranet: Numero de personas que visitan el sitio/ número de

artículos y contenidos montados/modificación periódica de contenido de

58

botones. boletín digital: Numero de boletines enviados / numero de usuarios y medios

entregados/ regularidad de envío. Plan de medios: Cantidad de productos hechos/ en cuantos medios

publicados/ regularidad de los mensajes. Video institucional: Numero de copias de producción, numero de

proyecciones hechas en instituciones. Mensajes digitales, cartas y portafolio artístico del IPC: Numero de

empresas concertadas, numero de cartas y solicitudes enviadas, numero de actividades confirmadas, cuantos portafolios distribuidos.

Calendario - fecha inicio / final: Internos: o Boletín digital e impreso: Creación del formato base, 30 días. Recolección de

la información para cada boletín 8 días. Periodicidad cada 15 días por un año. Total de boletines 24.

o Convocatoria digital, cronograma de reuniones y documento para

presentarse en cada reunión: Convocatoria digital, 8 días. Fabricación del cronograma 15 días. Cumplimiento de las reuniones, una reunión cada 15 días. Durante un año. Total de reuniones: 24.

o Libretos de contenidos de la campaña y cronograma de trabajo de las

fechas de intervención por sede: Elaboración de libretos, 15 días. Elaboración de cronograma de intervenciones, 15 días. Ensayos de la campaña artística 5 días.

o Mensaje digital de convocatoria para la presentación y documento de

presentación del PEC: Fabricación del mensaje y envió de convocatoria, 5 días. Documento de presentación del PEC en digital, 5 días.

59

Externos: o Pagina Web con intranet: Fabricación de árbol digital del sitio, 30 días.

Fabricación de contenidos, botones y paginas, 60 días. Alimentación periódica de contenidos durante todo un año.

o boletín digital: Fabricación del formato base 15 días. Recolección de

contenido para cada boletín 2 días semanales. Periodicidad de los boletines cada 8 días por un año. Cantidad de Boletines 48.

o Plan de medios: Fabricación del documento de plan de medios 30 días,

puesta marcha del plan, durante un año. Periodicidad de incidencia en medios de comunicación mensual, más cubrimientos de eventos institucionales.

o Video institucional: Preproducción, 15 días. Producción, 8 días y

posproducción 15 días. Jornadas de socialización del producto audiovisual en instituciones educativas 20 dos intervenciones por mes, durante un año.

o Mensajes digitales, cartas y portafolio artístico del IPC: la fabricación de

cartas, mensajes digitales y presentación de portafolio es una actividad constante durante todo el año.

Responsables por actividad: Actividades Internas: √ Boletín digital e impreso. Responsable (comunicador social de la institución) √ Convocatoria digital, cronograma de reuniones y documento para presentarse.

Responsable (comunicador social de la institución) √ Libretos de contenidos de la campaña y cronograma de trabajo de las fechas

de intervención por sede. Responsable (comunicador social de la institución)

60

√ Mensaje digital de convocatoria para la presentación y documento de presentación del PEC. Responsable (comunicador social de la institución)

Actividades externas: √ Pagina Web con intranet. Responsable (comunicador social de la institución y

experto Web máster) √ boletín digital. Responsable (comunicador social de la institución)

√ Plan de medios. Responsable (comunicador social de la institución) √ Video institucional. Responsable (comunicador social de la institución, con

equipo de producción audio visual)

√ Mensajes digitales, cartas y portafolio artístico del IPC. Responsable

(comunicador social de la institución y rector IPC) Recursos Actividades Internas: Recurso necesario Boletín digital e impreso: Computador, internet, servicios

de impresión. Recurso necesario Convocatoria digital, cronograma de reuniones y

documento para presentarse: computador, internet, papelería, sala de reuniones, video beam.

Recurso necesario para libretos de contenidos de la campaña y

cronograma de trabajo de las fechas de intervención por sede: Computador, papelería, equipo humano de trabajo (actores), vestuario.

61

Recurso necesario para Mensaje digital de convocatoria para la presentación y documento de presentación del PEC: computador, internet, papelería, sala de reuniones, video beam.

Actividades externas: Recurso necesario para fabricación de la página Web con intranet:

computadora, equipo experto en diseño de páginas Web. Recurso necesario para boletín digital: computadora e internet. Recurso necesario para Plan de medios: Teléfono celular y local,

computadora, papelería, discos DVD y CD, servicios de impresión. Recurso necesario para Video institucional: equipo de producción

audiovisual profesional, computadora, editor. Recurso necesario para Mensajes digitales, cartas y portafolio artístico

del IPC: Computadora, teléfono celular y fijo, papelería, servicio de impresión.

Presupuesto promedio Actividades Internas: Boletín digital e impreso. 500 unidades cada 15 días. Costo de impresión

mensual 1000 ejemplares: $500.000. por las 24 publicaciones: $6´000.000. Convocatoria digital, cronograma de reuniones y documento para presentarse.

Costo: $0 Libretos de contenidos de la campaña y cronograma de trabajo de las fechas

de intervención por sede. Costo actores por 4 jornadas: $1´200.000 Mensaje digital de convocatoria para la presentación y documento de

presentación del Plan Estratégico de Comunicaciones. Costo: $0

62

Actividades externas: Pagina Web con intranet. Costo de la página Web: $4.000.000. boletín digital. Costo: $0

Plan de medios. Costo $ 2’000.000. Video institucional y jornadas de presentación. $4’000.000.

Mensajes digitales, cartas y portafolio artístico del IPC con servicios de

impresión. $ 400.000. Salario del Comunicador social por un año tiempo completo: $21´600.000 -

mes $1´800.000.

Costo total del Plan Estratégico de Comunicaciones para el fortalecimiento de los procesos comunicativos en el Instituto Popular de Cultura, IPC. Costo total: $33’200.000 8.1. DESARROLLO DEL PLAN METODOLÓGICO Según el diagnóstico de comunicaciones del IPC realizado en el 2011 en esta pasantía, la comunicación organizacional en el Instituto Popular de Cultura se ha realizando sin un debido procedimiento, que permita el cumplimiento de logros en pro de objetivos institucionales, por carecer precisamente de mecanismos y procedimientos que orienten claramente el alcance de metas. Con este plan estratégico de comunicaciones con metodología artística se busca aclarar el panorama del área de comunicaciones con parámetros claros de procedimientos. 8.1.1. ¿Qué se alcanzó de lo pactado y cómo se logró?

Se elaboró el diagnóstico en el segundo semestre de 2011, que visibilizó las falencias del Instituto para la creación del Plan Estratégico de Comunicaciones.

Se ampliaron los canales de comunicación, tanto en las escuelas artísticas

63

del Instituto como en los proyectos que se encuentran dirigidos a las diferentes comunidades de la ciudad.

Se realizaron reuniones con los representantes de los diferentes

departamentos y consejos en las que se abrió espacio a la discusión en torno a las necesidades comunicativas y la creación del Plan Estratégico de Comunicaciones.

Lo anterior se obtuvo mediante las diferentes reuniones que el Consejo Directivo sostuvo para la socialización de las eventualidades y los desarrollos de cronogramas en la institución. Se realizó también un acercamiento directo a las diversas actividades realizadas por el Instituto en la ciudad para evidenciar la promoción de los productos artísticos y la oferta que se realiza de estos. 8.1.2. ¿Qué no se cumplió? En la realización del diagnóstico de comunicaciones no se logró la vinculación de la propuesta artística como se planteó inicialmente debido a la falta de subsidios y presupuesto por parte de la institución y falta de compromiso de los diferentes actores institucionales invitados a participar en el proceso 8.1.3. ¿Que técnicas y herramientas de investigación se utilizaron? Primarias: se generaron espacios de participación donde la comunidad

IPECIANA participó en la consolidación de la estrategia para lograr el fortalecimiento de los procesos de comunicación. Estos actores; administrativos, académicos y estudiantes, se consultaron a través de entrevistas, encuestas, grupos focales y actividades artísticas.

Secundarias: Se utilizaron fotografías, documentos impresos, grabación de

audio y video e información tomada de Internet para ejecutar las diferentes actividades en pro del fortalecimiento de los procesos de comunicación. Asimismo se consultarán libros en bibliotecas con el fin de apoyarse en labores teóricas que contribuyan en el desarrollo eficiente de la estrategia de comunicaciones.

64

8.1.4. Que procedimientos fueron utilizados. Momento 1: se realizaron actividades de tipo cultural- pedagógicas para la

recolección de la información necesaria, que dieron cuenta del estado actual de los procesos de comunicación. Se realizaron a través de una revisión del material y procesos de comunicación que se habían hecho al momento. Después una encuesta para la detección de las necesidades informativas de los actores sociales.

Momento 2: Revisión y sistematización de la información recogida a través de

las técnicas mencionadas anteriormente. Estructuración del contenido y formulación del proyecto (Plan Estratégico de Comunicaciones).

Momento 3: presentación formal del plan estratégico de comunicaciones del

I.P.C. Momento 4: desarrollo de la propuesta. Diagnóstico de comunicaciones: evaluación de los procesos actuales

mediante actividades artísticas en grupos focales. Recopilación de información cuantitativa y cualitativa de las actividades. Desarrollo de productos comunicativos y artísticos: escritos, audiovisuales,

digitales y representados. 8.1.5. Resultados del diagnóstico

Se diagnosticó la comunicación organizacional en el Instituto Popular de Cultura, y en términos generales esto fue lo observado. Se pudo apreciar que los resultados obtenidos a través de las entrevistas eran útiles para comprender la situación de la comunicación en la institución pero que era indispensable el comparar la información con las observaciones realizadas con el fin de obtener información más precisa de la situación del instituto.

65

En los cuatro grupos trabajados (escuelas, dependencias, directivos, estudiantes) se presentaron indicadores de las entrevistas con una tendencia negativa, se encontró una constante revisando las respuestas obtenidas en las entrevistas, en la falta de procesos de comunicación y productos que fortalezcan esta misma área. En algunos casos como docentes y directivos los entrevistados comentaban que la institución contaba con varios (rumores, reuniones, comunicados) medios de comunicación organizacional pero que falta fortalecer los canales de comunicación de la institución, para esto se hizo investigaciones para revisar con cuales canales comunicativos ya contaba el IPC y de qué manera se podría mejorar la fluidez de la comunicación por estos canales y se indagó porqué los medios de comunicación con los que ya se contaban no estaban cumpliendo su función. Los resultados que arrojó esta indagación fue que los medios de comunicación que se estaban usando como reuniones entre rector y directores de escuela carecían de un flujo constante de comunicación por falta de canales comunicativos que facilitaran no solo la comunicación entre ellos si no también con docentes, estudiantes y egresados quienes son los otros entes institucionales. Otro medio de comunicación con la comunidad IPECIANA eran las carteleras que no eran abastecidas con la información adecuada ni en el los tiempos precisos para convocar. De igual forma se logra precisar que el distanciamiento físico entre una sede y otra ponían los procesos comunicativos lentos y en ocasiones nulos entre las sedes de la institución, por esta razón en ocasiones la información entregada a veces por la rectoría no fluía de la mejor manera.

Instrumentos aplicados y metodología usada para llegar a estos resultados. Metodología: Grupos focales y obserbación de campo. Instrumentos: Entrevistas personales mediante cuestionario Otros campos indagados por el diagnóstico para entender las falencias y fortalezas de la institución en materia de comunicaciones.

66

La imagen, reconocimiento, visión, misión y organigrama de la organización No hay claridad, en la mayoría de grupos entrevistados, en la temáticas del estado formal de la instutucion; su Visión, Misión y organización formal. Los miembros del Consejo Directivo dan lineamientos cercanos de lo que es el IPC, pero no hay coincidencia en sus percepciones con otros grupos de la institución. Lo que demuestra una falencia de unidad de criterios y conocimientos en los grupos de trabajo de la institución. Calidad de los servicios Para poder proyectar una institución educativa de carácter educativo y cultural como lo es el IPC, los miembros de la orgnizacion deben tener claridad frente a lo que se oferta, lo que se quiere conseguir y que es conveniente para el instituto. En el IPC, divergen distintos puntos de vista acerca de cuál debería ser el camino de la instutución. Y se logró identificar que esta problemática se presenta por que no se cuenta con un plan estratégico general, con objetivos claros para la institución. Calidad de vida En el actual estado del IPC se están implementando iniciativas que van encaminadas al bienestar de los estudiantes y docentes por medio de la nueva área de bienestar estudiantil, sin embargo este nuevo espacio carece de procesos y programas que beneficien a la totalidad de actores laborales del IPC. Faltaría implementar una estrategia que atienda al desarrollo personal de los diferentes grupos internos de la institución y que de alguna manera beneficiaría a la buena comunicación interpersonal de los empleados y un buen clima organizacional. Comunicaciones Uno de los grandes inconvenientes es que el Instituto Popular de Cultura concibe la comunicación como un área que resuelve necesidades puntuales en materia de productos comunicativos. No se ha reconocido el área de comunicación como un actor fundamental para el fortalecimiento de procesos y el mejoramiento de un clima organizacional saludable para la institución.

67

Y esto se soporta en la misma vivencia durante la pasantía donde continuamente se desarrollaron diferentes productos de comunicación (impresos, comunicados, campañas, etc.) que no estaban sujetos a una lógica de planeación o a un plan estratégico de comunicaciones.

El IPC tampoco cuenta con políticas claras en comunicación que le permita fortalecerse a nivel interno y externo como una institución con buena reputación y valores institucionales ejemplares. No hay una planeación en comunicaciones que vaya amarrada a los objetivos, misión y visión de la institución. No existe un departamento de comunicaciones constituido formalmente. Actores

Los actores internos y externos no cuentan con los canales adecuados para mantener una buena y constante comunicación, que permita fortalecer procesos que beneficien a la institución. Recomendaciones profesionales desde la comunicación

Las acciones de mejoramiento o estrategias que se pueden aplicar para que la organización optimice cada uno de los aspectos analizados, son: implementar un Plan Estratégico de Comunicaciones que fortalezca las debilidades y mantenga las fortalezas del IPC, pero que sobre todo, aproveche las oportunidades con las que cuenta la institución. 8.1.6. Conclusiones del Diagnóstico. Con la sistematización del diagnóstico se logró recabar información sobre las prácticas de comunicación interna y externa del Instituto Popular de Cultura, lo que permitió poder analizarlas y comprenderlas con el fin de poder identificar estrategias que le permitan al IPC mejorar en sus procesos con el fin de poder alcanzar sus metas y objetivos.

68

8.1.7. Informe del diagnóstico. Necesidades de comunicación del Instituto Popular de Cultura identificadas en el diagnostico de comunicaciones. Necesidades internas: Mejorar los flujos de comunicación interna. Establecer los medios y canales formales de difusión de la información de la

organización.

Fortalecer el buen clima laboral y la comunicación interpersonal.

Productos comunicativos institucionales.

Socializar los objetivos comunes de la institución. Necesidades Externas: Visibilizar al IPC a nivel local, en el ámbito de lo educativo. Fortalecer la imagen corporativa. Generar lazos de confianza interinstitucional. Proyectar una nueva imagen corporativa. Plan de medios. Descripción o análisis de la situación Las instituciones en general requieren de mecanismos y prácticas organizacionales donde el factor de comunicación sea relevante e influyente para

69

el mejoramiento de la producción e interacción entre los que laboran por una misma misión y visión organizacional. En una institución educativa y cultural de carácter popular y público como el Instituto Popular de Cultura (IPC) es indispensable trabajar por el mejoramiento de los aspectos comunicativos de la institución. Pues la comunicación es uno de los pilares de mayor importancia e impacto para el Instituto, por contar con procesos educativos en múltiples espacios como lo son sus tres sedes en distintas localidades: Porvenir, San Fernando y Extensión en el Barrio Alameda. Las cuatro áreas académicas del Instituto (teatro, danza, música, artes plásticas) hacen que los retos de comunicación no solo tengan importancia a nivel institucional, sino también a nivel municipal. De esta manera se crearon mayores retos y plantear mejoras en procesos de comunicación que se están usando para la promoción, difusión y sostenibilidad de los servicios que ofrece la institución a la ciudad. Para lograr alcanzar las metas propuestas por el plan estratégico de comunicaciones, la participación de los actores internos del IPC fue fundamental. Los aspectos artísticos (Teatro, música, danza, artes plásticas) que se manejan en el campo académico de la institución fueron la herramienta principal para lograr los objetivos de comunicación que se plantearon.

8.1.8. Productos que generó la propuesta. Se elaboró el Plan Estratégico de Comunicaciones del Instituto Popular de Cultura, con el que la institución podrá afianzar sus canales de comunicación en sus cuatro escuelas y sus proyectos sociales dirigidos a la ciudadanía. Dicha ejecución de este Plan Estratégico logrará inicialmente la creación de canales comunicativos formales que trabajen de manera articulada para fortalecer la imagen corporativa del Instituto y la promoción de las diferentes actividades realizadas por la institución.

70

Cuadro 2. Resumen Plan Estratégico de Comunicaciones

71

LAN ESTRATEGICO DE COMUNICACONES DEL INSTITUTO POPULAR DE CULTURA.

OBJETIVOS CORPORATIVOS

OBJETIVO DE COMUNICACIÓN

ESTRATEGIAS DE COMUNICACIÓN

ACTIVIDADES ACCIONES PRODUCTOS SEGMENTO / AUDIENCIA

CONTROL / INDICADOR

FECHA INICIO / FINAL

RESPONSABLES RECURSOS PRESUPUESTO

• Objetivo corporativo a nivel interno: Fortalecer las relaciones entre los diferentes departamentos que conforman el IPC para posicionar los objetivos comunes de la institución.

Fortalecer los procesos de comunicación interna y externa del IPC, divulgándole a la comunidad caleña, la existencia de una institución pública de carácter popular al servicio de todos.

Estrategias internas: 1- Fortalecer y crear nuevos medios formales de comunicación internos que permitan mejorar el flujo de comunicación e información entre las diferentes instancias del IPC.

2- Generar un espacio formal (institucional) de reuniones con las

Actividades internas 1. Elaborar un boletín de manera periódica (Cada 15 días) de circulación interna de manera impresa y digital. 2. Realizar una reunión periódica con el

Acciones internas 1. Diseño del boletín impreso y digital que va a circular. Recolectar información pertinente para publicar en el boletín. 2. Generar un cronograma semestral para

Internos: 1. Boletín digital e impreso. 2. Convocatoria digital,

Públicos internos: 1. Toda la institución (Estudiantes, docentes y administrativos) Boletín digital e impreso. 2. Consejo Directivo, Académico y

Internos: 1. Boletín digital e impreso: Número de boletines digitales enviados/ N° de personas de la comunidad IPC que se les entregó el boletín impreso/ regularidad de envío. 2. Convocatoria digital,

1- Boletín digital e impreso: Creación del formato base, 30 días. Recolección de la información para cada boletín ocho (8) días. Periodicidad cada 15 días por un año. Total de boletines 24. 2- Convocatoria

(comunicador social de la institución)

Actividades

Internas:

1-Recurso necesario Boletín digital e impreso: Computador,

internet,

servicios de

impresión.

2-Recurso necesario

500 unidades cada 15 días. Costo de impresión mensual 1000 ejemplares: $500.000. por las 24 publicaciones: $6´000.000. Costo: $10.000.

Cuadro 3. Plan Estratégico de Comunicaciones IPC

72

distintas dependencias del IPC para discutir temas y necesidades de comunicación. 3- Ejecutar una campaña con actividades artísticas que fortalezca el buen clima laboral y la comunicación interpersonal, de igual manera que socialice los

Consejo Directivo, Académico y con el Rector de la institución. 3. Realizar seis jornadas de la campaña artística “IPC por el reconocimiento de todos” socialización de los nuevos

los días de reunión y convocar a los asistentes para estas fechas.

3. Diseñar libretos de contenidos de la campaña y programar las fechas de intervención por sede.

cronograma de reuniones y documento para presentarse. 3. Libretos de contenidos de la campaña y cronograma de trabajo de las fechas de intervención por sede.

Rector de la institución - Convocatoria digital, cronograma de reuniones y documento para presentarse. 3. Toda la institución (Estudiantes, docentes y administrativos). Libretos para los artistas con el contenidos de la campaña que van

cronograma de reuniones y documento para presentarse en cada reunión: Nº de convocatorias enviadas/nº de invitados programados, Nº reuniones realizadas/nº reuniones planeadas. 3. Libretos de contenidos de la campaña y cronograma de trabajo de las fechas de intervención por sede: Nº libretos-

digital, cronograma de reuniones y documento para presentarse en cada reunión: Convocatoria digital, 8 días. Elaboración del cronograma 15 días. Cumplimiento de las reuniones, una reunión cada 15 días. Durante un año. Total de reuniones: 24. 3- Libretos de contenidos de la campaña y cronograma de trabajo de las fechas de intervención por sede:

Convocatoria digital, cronograma de reuniones y documento para presentarse: computador,

internet,

papelería,

sala de

reuniones,

video beam.

3-Recurso necesario para libretos de

contenidos de la

$1´200.000.

Cuadro 3 (continuación)

73

nuevos canales de comunicación institucional existentes. 4- Efectuar dentro de la comunidad Ipeciana, el nuevo Plan Estratégico de Comunicaciones del IPC.

canales de comunicación (Intranet, boletines impresos, espacios de reunión) y el plan estratégico de comunicaciones. 4. Programar un evento institucional para presentar formalmente el plan estratégico de comunicaciones a los miembros del consejo académico, directivo y rector de la institución.

4. Convocar a los invitados al evento y organizar la presentación del PEC.

4. Mensaje digital de convocatoria para la presentación y documento de presentación del PEC.

a ejecutar y cronograma de trabajo de las fechas de intervención por sede. 4. Miembros del Consejo Académico, Directivo y Rector de la institución. Mensaje de convocatoria para presentación y documento de presentación del PEC. Públicos externos: (Estudiantes,

contenidos elaborados/Nº libretos-contenidos planeados, Nº cronogramas de trabajo definidos/Nº sedes a intervenir. 4. Mensaje digital de convocatoria para la presentación y documento de presentación del PEC: Nº convocatorias enviadas/Nº asistentes al evento, Nº encuestas aplicadas/Nº encuestas planeadas, documento

Elaboración de libretos, 15 días. Elaboración de cronograma de intervenciones, 15 días. Ensayos de la campaña artística 5 días. 4- Mensaje digital de convocatoria para la presentación y documento de presentación del PEC: Fabricación del mensaje y envió de convocatoria, 5 días. Documento de

campaña y cronograma de trabajo de las fechas de intervención por sede: Computador,

papelería,

equipo

humano de

trabajo

(actores),

vestuario.

4-Recurso necesario para Mensaje digital de convocatoria

para la presentación

Costo: $10.000.

Cuadro 3 (continuación)

74

• Objetivo corporativo a nivel externo: Posicionar al IPC como una excelente institución pública de carácter artístico en la ciudad de Cali.

Estrategia Externa: 1. Visibilizar los servicios que el IPC oferta a la comunidad caleña.

Actividades Externas: 1. Elaborar una página Web propia de la institución con intranet, para independizar la instancia del IPC del espacio Web de la Alcaldía.

Acciones externas 1. Diseño de la Pagina Web y de la intranet, y definir el contenido de estos espacios.

Externos: 1. Página Web con intranet.

maestros y rectores de instituciones educativas, empresas con relaciones con el IPC, entidades publicas pertenecientes al municipio). 1- Abierto a toda la ciudad, país e institución d uso principal de; estudiantes, maestros y administrativos del IPC. Pagina Web con intranet.

análisis resultados de encuesta aceptación del plan. Número de carteleras y boletines publicados. 1- No. de visitas al sitio, No.de artículos y contenidos montados / N° modificación periódica de contenido de botones.

presentación del PEC en digital, 5 días.

Externos:

1- Pagina Web con intranet: Fabricación de árbol digital del sitio, 30 días. Fabricación de contenidos, botones y paginas, 60 días. Alimentación periódica de contenidos

y documento de presentación del PEC: computador,

internet,

papelería,

sala de

reuniones,

video beam.

Actividades externas: 1-Recurso necesario para fabricación de la página Web con

intranet: computadora,

$ 4.000.000

Cuadro 3 (continuación)

75

2. Fortalecer la imagen corporativa del IPC a nivel local. 3. Generar lazos de confianza interinstitucional mediante visitas empresariales,

2. Elaborar un boletín informativo de forma periódica (semanal) para medios de información y comunidad en general. 3. Construir y ejecutar un plan de medios para

2. Diseño del boletín digital y recolección del contenido del mismo, alimentar base de datos de los medios y comunidad destinataria del boletín. 3. Elaborar el plan de medios

2. Boletín digital. 3. Plan de medios.

2- Medios de comunicación y ciudadanía en general. Boletín digital. 3- Medios de comunicación, ciudadanía. Plan

2- boletín digital: N° de boletines enviados /N° de usuarios y medios entregados/ regularidad de envío.

durante todo un año.

2- boletín digital: Fabricación del formato base 15 días. Recolección de contenido para cada boletín 2 días semanales. Periodicidad de los boletines cada 8 días por un año. Cantidad de Boletines 48.

3- Plan de medios: Fabricación

equipo

experto en

diseño de

páginas Web.

2-Recurso necesario para boletín digital: computadora

e internet.

$10.000 $2.000.000

Cuadro 3 (continuación)

76

convenios y ventas de servicios. 4. Ofertar los distintos servicios académicos de la institución.

el IPC. 4. Elaborar un video institucional del IPC teniendo como público principal las instituciones educativas de secundaria.

por productos a realizar en radio, prensa, televisión, internet, impresos. 4. Definir el contenido del video, y elaborar el plan de pre- pro y posproducción.

4. Video institucional.

de medios. 4- Instituciones educativas otras entidades. Video institucional.

3- Plan de medios: N° de productos comunicativos realizados/ N° de medios publicados/ regularidad de los mensajes. 4- Video institucional: N° de copias de producción/ N° de proyecciones hechas en instituciones/

del documento de plan de medios 30 días, puesta marcha del plan, durante un año. Periodicidad de incidencia en medios de comunicación mensual, más cubrimientos de eventos institucionales.

4- Video institucional: Preproducción, 15 días. Producción, 8 días y posproducción 15 días. Jornadas de socialización del producto

3- Recurso necesario para Plan de

medios:

Teléfono

celular y local,

computadora,

papelería,

discos DVD y

CD, servicios

de impresión.

4-Recurso necesario

$4.000.000

Cuadro 3 (continuación)

77

5. Promocionar artísticamente al IPC,participando de encuentros artísticos de ciudad y país.

5. Vincular al IPC a eventos artísticos de ciudad y país (festivales, conciertos, inauguraciones entre otros).

5. Enviar mensajes, cartas y portafolio artístico del IPC a organizadores de diferentes eventos.

5. Mensajes digitales, cartas y portafolio artístico del IPC.

5- Otras entidades y dependencias gubernamentales. Mensajes digitales, cartas y portafolio artístico del IPC.

N° de personas intervenidas con la actividad. 5- Mensajes digitales, cartas y portafolio artístico del IPC: N° de empresas concertadas, N° de cartas y solicitudes enviadas/ N° de actividades confirmadas/ N° de portafolios

audiovisual en instituciones educativas 20 dos intervenciones por mes, durante un año.

5- Mensajes digitales, cartas y portafolio artístico del IPC: la fabricación de cartas, mensajes digitales y presentación de portafolio es una actividad constante durante todo el año.

para Video institucional: equipo de

producción

audiovisual

profesional,

computadora,

editor.

5-Recurso necesario para Mensajes

digitales, cartas y

$ 400.000 Salario de comunicador por 12 meses

78

distribuidos.

portafolio artístico del IPC: Computadora,

teléfono

celular y fijo,

papelería,

servicio de

impresión.

$ 21.600.000 TOTAL: $33.220.000

Cuadro 3 (continuación)

79

8.2. ACTIVIDADES COMPLEMENTARIAS

En este punto se referenciarán las actividades que se realizaron en busca de establecer necesidades para el PEC: Planes de medios, realización de productos audiovisuales, cubrimiento de eventos, elaboración de material publicitario entre otros. Implementación de cultura de boletines informativos Diseño de plantilla del boletín

80

Figura 2. Flyer publicitario para servicios de articulación social

Figura 3. Flyer publicitario para actividad de danzas

81

Figura 4. Diseño grafico y de contenido de cada programa

82

Figura 5. Diseño gráfico de presentación de programas académicos

83

Figura 6. Publicidad para web alcaldía y redes sociales

84

Figura 7. Flyer digitales para publicidad en internet

85

Figura 8. Diseño de botones digitales de la revista pagina de cultura para página web

Figura 9. 1500 certificados para trabajos con comunidad

86

Figura 10. Material publicitario para elecciones internas

87

Figura 11: Diseño y gestión para publicación de Eucoles de carnaval

88

Figura 12. Informe sobre el proyecto Estrategia, Arte y ciudad

89

Figura 13. Diseño grafico y de contenido del plegable para danza con Colombia

Figura 14. 64 Certificados

90

Figura 15. Diseño grafico y de contenido, actividad en comunas

91

Figura 16. Afiche para actividad interna

92

Figura 17. Creación de nuevos formatos para diplomas

93

Figura 18. Diseño de Publicidad semana cultural

94

Figura 19. Publicidad y programación festival de Arte IPC

95

Figura 20. Publicidad actividad cultural

Figura 21. Nota para internet diaria

96

Figura 22. Material Publicitario

97

Figura 23. Flyer Carnaval, Ciudad Arte y Cultura

Figura 24. Pasacalle Carnaval Ciudad, Arte y cultura

98

Figura 25. Recorrido por medios para actividades IPC

99

Figura 26. Tarjeta de circulación interna y externa

100

9. CRONOGRAMA DE TRABAJO

MESES JUNIO JULIO AGOSTO SEPTIEMBRE

Actividades 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4

Diagnóstico

de la

organización:

Mediante

actividades

artísticas y

grupos

focales.

X X

Planeación de

estrategia de

comunicación:

reuniones

concertadas

con los

grupos de

trabajo

conformados

X X

Diseño de

procesos:

X X

101

grupos de

trabajo en

actividad

artística.

Impresión

Distribución

de medios

X X

Evaluación de

impacto:

grupos

focales

X

Ajuste de la

propuesta

X X

Segunda

etapa

propuesta:

productos

consolidados

X X X

Elaboración

informe final

X X

102

10. RECURSOS

10.1. TALENTO HUMANO

Representantes directores de escuelas.

Representantes población estudiantil.

Representantes docentes.

Director administrativo.

Coordinador académico.

Representantes de Egresados.

Usuarios del IPC.

Comunicador Social.

10.2. RECURSOS FÍSICOS

Computador con acceso a Internet.

Impresora.

Teléfono.

Papelería.

Tablero para cronograma.

Escritorio de trabajo.

Software especializado de diseño gráfico.

Teatrino y salones para reuniones.

Equipo de grabación en video.

Vestuario y maquillaje.

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11. RECURSO FINANCIERO DURANTE LA PASANTÍA

Cuadro 4. Recurso financiero Plan Estratégico de comunicaciones

ACTIVIDAD

CANTIDAD O INTENSIDAD

HORARIA

VALOR

Horas laborales comunicador 320 3.000.000

Transportes. 300.000

Viáticos. 300.000

Jornadas de cubrimiento de eventos 15 1.500.000

Papelería: (casetes de video, cd’s, resmas

de papel)

30 500.000

Impresiones de afiches, eucoles, diplomas,

certificados.

5.000 12.000.000

Material de soporte: mantenimiento

computador, disco duro.

300.000

Plan de medios: Reactivación de página

web.

1 1.500.000

Realización y edición de video proyectos.

TOTAL : $20.900.00

1 1.500.000

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12. CONCLUSIONES

Después de un trabajo detallado en el Instituto Popular de Cultura se obtiene como principal resultado el Plan Estratégico de Comunicaciones, con el que se da cuenta de los canales de comunicación formal que requieren un urgente trabajo de construcción para asegurar a la institución su posicionamiento y una imagen corporativa que contribuya tanto a la promoción de sus procesos académicos dentro y fuera de la institución como al fortalecimiento comunicativo de sus proyectos sociales. En este proceso se evidencian aspectos que poseen más relevancia dentro del tema de comunicaciones, tales como la difusión de los eventos culturales que el Instituto Popular de Cultura, en coproducción con otras organizaciones realizan a nivel local e interno. La necesidad de hacer uso de los diferentes medios de divulgación a los que el Instituto como entidad pública puede acceder. Los canales de comunicación internos entre los diferentes departamentos y direcciones de escuela para lograr la comunicación eficiente de toda la comunidad IPECIANA. Comunicación Sobre los productos comunicativos generados en esta pasantía se puede concluir que en su mayoría fueron aceptados por la comunidad IPECIANA, y que tuvieron el reconocimiento y relevancia de estos para el IPC. También durante el proceso resulto beneficiada la institución al contar con soluciones eficientes a desafíos comunicativos que se presentaron a lo largo de la pasantía y que se resolvieron con productos elaborados por el pasante en comunicaciones, presentando el espacio de la oficina de comunicaciones como una necesidad organizacional y de importancia para el IPC. El diagnóstico Este diagnóstico fue de gran ayuda para la elaboración del Plan Estratégico de comunicaciones sobre todo para que los diferentes actores institucionales reconocieran las fortalezas y debilidades que tiene el IPC en el área de comunicaciones. Una vez obtenido los resultados arrojados por el diagnóstico la capacidad de apoyo para la elaboración del PEC fue mayor.

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Este documento también tiene relevancia instituciónal por indicar el estado actual de los procesos comunicativos en IPC, de igual forma contribuye a identificar falencias y fortalezas otorgada por los mismos actores institucionales y deja ver un panorama mas claro a la hora de hacer el planteamiento de un plan estratégico de comunicaciones para misma institución. El plan estratégico de comunicaciones El objetivo principal de esta pasantía era generar un Plan Estratégico de Comunicaciones que abarcara varios entornos institucionales y eso en gran medida se logra con la elaboración de este documento, brindando de esta manera una posibilidad de mejorar el ámbito comunicacional del Instituto con la implementación del plan. También hay avances institucionales con la conformación de grupos de trabajo que se fortalecieron a lo largo de esta pasantía y que contribuyeron a la elaboración de este Plan Estratégico de Comunicaciones. Por último, se podría decir que el aspecto más relevante de esta pasantía institucional es la experiencia profesional que se pudo vivenciar en la institución y que convierte esta practica en una experiencia enriquecedora tanto académicamente como laboral.

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13. RECOMENDACIONES

Antes de comenzar este punto, es necesario agradecer a todas las personas del Instituto Popular de Cultura que colaboraron con este proyecto, sin ellos hubiese sido imposible la elaboración de este. Se recomienda para el Instituto Popular de Cultura instaurar políticas claras con respecto al tema de comunicaciones, para esto se aconseja mantener el espacio de la oficina de comunicaciones y fortalecer los recursos de la misma en materia de apoyos como lo sería convertir esta en un dependencia que cuento con otros apoyos profesionales adicionales al comunicador encargado. Como un diseñador gráfico pasante y un profesional en mercadeo para fortalecer la venta de servicios del IPC. Uno de las problemáticas que se pudo presenciar durante la pasantía era la no continuidad de procesos de anteriores administraciones del IPC, es por esta razón que se recomienda poner en marcha el plan estratégico de comunicaciones elaborado en este proyecto para beneficio de la comunidad IPECIANA y que se articule con las actividades y objetivos institucionales que se desarrollan cada año. Permitiendo de esta manera una manera más planeada de resolver las necesidades de comunicación que tiene la institución. Sobre el Plan Estratégico de Comunicaciones “IPC por el reconocimiento de todos” es necesario que se lleve a cabo y que la dirección de este sea encabezada por un profesional en comunicaciones quien se encargue de dar un direccionamiento a las distintas estrategias y actividades descritas en él para el mejoramiento del Instituto. Por último, se recomienda al Instituto seguir promoviendo los grupos de trabajo no solo para resolver puntos de comunicación sino también para unificar objetivos institucionales a la hora de realizar una actividad o tomar una decisión, de igual forma se confía en que la institución realice una adecuada evaluación de este Plan estratégico de comunicaciones y que busque en lo posible una viabilidad para la realización del mismo.

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BIBLIOGRAFÍA

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Organizaciones. México.

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WEIL, P. (1990). La Comunicación Global-comunicación institucional y de

gestión. Ediciones Piidos Ibérica.

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ANEXOS

Anexo A: documento; “presentación de propuesta para el registro de programas en el marco de la educación para el trabajo y el desarrollo humano”: Tomado del departamento de investigaciones folclóricas del Instituto Popular de Cultura.

INSTITUTO POPULAR DE CULTURA DE CALI

PRESENTACIÓN DE PROPUESTA PARA EL REGISTRO DE PROGRAMAS

EN EL MARCO DE LA EDUCACIÓN PARA EL TRABAJO Y EL

DESARROLLO HUMANO

ENERO DE 2010