Diapositiva Fortalecimiento Rrhh 2013

8/16/2019 Diapositiva Fortalecimiento Rrhh 2013

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Programa de Fortalecimiento delas Oficinas de Recursos

Humanos

AUTORIDAD NACIONAL DEL SERVICIO CIVIL

2013


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Presentación

Objetivo del taller:

Comprender las herramientas de mapeo y metodología de perfilde puestos a fin de aplicarlas en una entidad, en el marco del

proceso de tránsito al régimen de la Ley del Servicio Civil.


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3

Normas y Evaluación

Normas:• Asistencia y puntualidad en el Taller• Participación individual y grupal• Compromiso de aprender y aplicar lo aprendido.

Evaluación:Se realizará un test de aprendizaje de lo desarrollado en elsegundo día del taller, para la obtención de certificado.


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4

Video Modernización de la Gestión Pública

http://c/Users/User/Desktop/Programa%20Fortalecimiento%20de%20las%20%20ORH%202/Transformemos%20la%20Gesti%C3%B3n%20P%C3%BAblica%20en%20el%20Per%C3%BA.mp4


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Lineamientos para el tránsito deuna entidad pública al régimen

del servicio civil, Ley 30057

AUTORIDAD NACIONAL DEL SERVICIO CIVIL

2013


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Brindar alcances sobre el proceso que deben seguir

las entidades para poder pasar al nuevo régimen delServicio Civil.

Objetivo


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Gradual debido a:• Pase automático no resuelveproblemas.

• Impacto fiscal.• Viabilidad operativa.

Tránsito de 2,500

entidades

276 y 728: pase con concurso (opcional). DesdeResolución de SERVIR que INICIA la

Implementación de la LSC, no se podrácontratar más 276 ni 728 (solo CAS).

Nuevas plazas mediante concurso público.

Servidores

en elnuevo régimen

Proceso de transición por cada entidad

Tránsito al nuevo régimen

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¿Cómo transita una entidad al Nuevo Régimen delServicio Civil?

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1. PREPARACIÓN

Garantizar que todosconozcan la ruta yherramientas

2. ANÁLISISSITUACIONAL

Foto actual paraidentificaroportunidades demejora

3. MEJORA INTERNA

Implementar ajustes o mejorasinternas en la entidad y persona

4. IMPLEMENTACIÓNDEL NUEVO RÉGIMEN

Realizar el pase deservidores al nuevorégimen

Seguimiento permanente a lo largo de todo el proceso


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¿Cómo transita una entidad al Nuevo Régimen delServicio Civil?

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1. PREPARACIÓN

a) Conformar la Comisiónde Tránsito al Nuevo

Régimen del Servicio Civil ,que liderará el pase alnuevo régimen.

b) Tomar conocimientodel proceso para eltránsito, metodologías yherramientas.

c) Difundir a todos losservidores, los objetivos eimportancia de cada etapadel proceso.

2. ANÁLISISSITUACIONAL

a) Mapeo de puestosvigentes en la entidad.

b) Mapeo de procesos actuales.

c) Analizar los procesos en respuesta a la razónde ser de la entidad.

d)Analizar los puestosque intervienen en losprocesos revisados en elpunto c.

3. MEJORA INTERNA

a) Mejorar procesos – Reglamento de Organización yFunciones (ROF) y Manual deprocesos.

b) Definir la dotación de

personal .c) Elaborar los nuevos perfiles de puestos – Manual de Perfilesde Puestos (MPP).

d) Valorizar los puestos

e) Elaborar Cuadro de Puestosde la Entidad (CPE).

4. IMPLEMENTACIÓNDEL NUEVO RÉGIMEN

a) Concursos para los

puestos (276 y 728 quepasan al nuevo régimen,y nuevos puestos).

b) Implementar losprocesos mejorados.

Seguimiento permanente a lo largo de todo el proceso


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1. Preparación

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Objetivos: Sensibilizar al interior de la entidad sobre el proceso de tránsito. Prepararse al interior de la entidad para iniciar el proceso de tránsito al NuevoRégimen del Servicio Civil.

1. PREPARACIÓN

a) Conformar la Comisión deTránsito al Nuevo Régimendel Servicio Civil ,quelideraráel paseal nuevorégimen.

b) Tomar conocimiento delprocesopara el tránsito,metodologías yherramientas.

c) Difundir a todos los

servidores,los objetivos eimportanciadecadaetapadel proceso.

2. ANÁLISIS SITUACIONAL

a) Mapeode puestosvigentes enl aentidad.

b) Mapeode procesos actuales.

c) Analizar los procesos enrespuestaala razóndeserdelaentidad.

d)Analizar los puestos que

intervienenenlos procesosrevisados enel puntoc.

3. MEJORAINTERNA

a) Actualizar servicios ymejorar procesos –Reglamentode OrganizaciónyFunciones (ROF) y Manualde procesos.

b) Definir la dotación yasignaciónde personal.

d) Elaborar los nuevosperfiles de puestos – ManualdePerfiles dePuestos (MPP).

e) Valorizar los puestos -CuadrodePuestos de laEntidad( CPE).

4. IMPLEMENTACIÓN DELNUEVO RÉGIMEN

a) Concursos paralospuestos (276 y728 quepasanal nuevorégimen,ynuevos puestos).

b) Implementar los procesosmejorados.

Comisión de Tránsito al Régimen del Servicio Civil• Un representante del titular de la entidad, de preferencia será un servidor que

ejerza funciones atribuidas a la entidad: de algún órgano de línea (quehacer dela entidad)• El Secretario General o Gerente General o quien haga sus veces: máxima

autoridad administrativa.• El jefe del área de Recursos Humanos, o el que haga sus veces: ORH integran el

SAGRH.

• El jefe del área de Planificación y Presupuesto, o Racionalización, uOrganización y Métodos, o la que haga sus veces: responsables de procesos,reorganización, CAP y PAP

• Un representante del área de Administración, o la que haga sus veces.


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2. Análisis Situacional

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Objetivo: Tener información actualizada de los puestos y procesos vigentes en laentidad.

1. PREPARACIÓN











3. MEJORAINTERNA








• Foto de la situación actual de la entidad: puestos mapeados, procesos quese ejecutan.

• Identificación de oportunidades de mejora en términos organizacionales y

de personal.

¿Qué implica?• Recoger información de los puestos.• Levantar información de los procesos que se ejecutan en la entidad.• Analizar procesos vigentes en respuesta a la razón de ser de la entidad.

• Analizar la información de los puestos de acuerdo con los procesos en losque intervienen


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3. Mejora Interna [1/2]

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Objetivo: Realizar la mejora al interior de la entidad, tomando acción sobre lasoportunidades de mejora identificadas en el paso anterior.

1. PREPARACIÓN











3. MEJORAINTERNA








• Documentos de gestión actualizados y aprobados, de corresponder.Reglamento de Organización y Funciones (ROF) con servicios actualizados yManual de Procesos de la Entidad con procesos mejorados.

¿Qué implica?• Proponer actualización de servicios a prestar, en caso corresponda, y

validarlos con la Alta Dirección.• Actualizar el ROF según los servicios actualizados. La aprobación la realiza la

Secretaría de Gestión Pública - PCM.• Mejorar los procesos para la prestación de los servicios.• Actualizar el Manual de Procesos de la Entidad conteniendo los procesos

mejorados.


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3. Mejora Interna [2/2]

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Objetivo: Realizar la mejora al interior de la entidad, tomando acción sobre lasoportunidades de mejora identificadas en el paso anterior.

1. PREPARACIÓN











3. MEJORAINTERNA








¿Qué implica?• Definir la dotación de personal: puestos necesarios y cantidad de ocupantes

necesarios para ejecutar los procesos.

• Elaborar los perfiles de puestos: detallando funciones y requisitos de cadapuesto, teniendo en cuenta los procesos en los que intervendrán.

• Elaborar el Manual de Perfiles de Puestos (MPP) con los nuevos perfiles depuestos.

• Valorizar los puestos• Elaborar el CPE incorporando la dotación de personal y la valorización de

cada puesto. La aprobación la realizan MEF y SERVIR.


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4. Implementación del Nuevo Régimen

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Objetivo: Implementar el Nuevo Régimen mediante la contratación del personalbajo el nuevo régimen y la puesta en práctica de los procesos mejorados.

1. PREPARACIÓN











3. MEJORAINTERNA









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Mapeo de puestosMETODOLOGÍA E INSTRUMENTOS

Octubre 2013


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Objetivos

1. Explicar en qué consiste el Mapeo de Puestosy cuál es su importancia (como parte de laTránsito al Régimen del Servicio Civil).

2. Dar a conocer los pasos que se deben seguirpara la ejecución del mapeo de puestos.3. Mostrar el uso de los instrumentos para el

Mapeo de puestos.


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El Mapeo de Puestos como parte de laImplementación del Régimen del SC

Preparación dela Entidad

Análisissituacional dela entidad

Aplicación demejorasinternas

Implementacióndel nuevorégimen

- Mapeo de puestos- Mapeo de procesos- Análisis e identificaciónde oportunidades demejora.


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¿Por qué es necesario el Mapeo dePuestos?

Necesitamos conocer la situación actual delos puestos para identificar oportunidades

de mejora.

También se hará un mapeo de procesospara conocer la situación actual de los

procesos que realiza la entidad.

Análisis situacional de la Entidad


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¿Cuáles son los pasos para realizar elmapeo de puestos?

• Elaborar el conograma de trabajo.

• Dar a conocer el mapeo de puestos alinterior de la entidad.

Organizacióndel Mapeo de

Puestos

• Recabar y sistematizar la información de lospuestos contenida en los documentos degestión y otra documentación relevante.

• Validar la información de los puestos y recoger

las funciones de los puestos medianteentrevistas.

• Analizar la información levantada.

Mapeo de

puestos

Fase 1

Fase 2


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Fase 1: Organización del Mapeode Puestos

1. Elaborar el cronograma de trabajoObjetivo: Conocer el volumen de puestos en la entidad yelaborar el cronograma para realizar Mapeo de Puestos.

Insumos:• Organigrama actualizado de la entidad.• Planilla del mes anterior (que incluya puestos 276,728 y CAS).• Información de pago al personal bajo otras modalidades de

contratación*Si no se cuenta con alguno de los insumos, la Comisión de Tránsito

consultará con cada órgano y unidad orgánica el n° de puestos.

Resultado: Cronograma de TrabajoContiene responsables, informantes, fechas estimadas de inicio y fin.

• Elaborar el conograma de trabajo.• Dar a conocer el mapeo de puestos al interior

de la entidad.

Organización delMapeo de

Puestos

• Recabar ysistematizar lai nformaciónde los puestoscontenidaenlos documentos de gestióny otradocumentaciónrelevante.

• Validar lainformaciónde los puestos yrecoger lasfunciones delos puestos medianteentrevistas.

• Analizar lainformación levantada.

Mapeo depuestos


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Cronograma del Mapeo de Puestos

1

Tarea ResponsableN° de

puestosInformante Días

Fecha

inicio fin

1. Dar a conocer el proceso de Mapeo de

Puestos en la entidad

Completar Completar

2. Relevar y sistematizar la información de

los documentos de gestión

2. 1 Obtener los documentos de gestión

vigentes y otra documentación

relevante.

Completar Completar Completar

2. 2 Sistematizar la información de lospuestos.

Completar Completar Dependedel n° de

puestos

3. Validar la información de los puestos

mediante entrevistas

3. 1 Órgano 1 (los que dependen

directamente del órgano)

Completar Completar Completar Depende

del n° depuestos

3.2 Órgano 1 – Unidad orgánica 1 (los

que dependen de la unidad orgánica)

… …

(…)

4. Analizar la información del Mapeo de

puestos

Completar Completar Depende

del n° depuestos


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2. Dar a conocer el proceso delMapeo de Puestos al interior dela entidad

Objetivo: Garantizar el compromiso de todoslos órganos de la entidad.

Actividades:

a) Enviar una comunicación formal a losórganos de la entidad:•

Señalar que la entidad está iniciando eltránsito

• Presentar a la Comisión de Tránsito al NuevoRégimen

• Describir el Mapeo.

Importante:• Dejar claros los

objetivos delmapeo (no se tratade unaevaluación).

• Despejar cualquierduda al respecto

del proceso.


de la entidad.


Puestos




Mapeo depuestos


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b) Sesión informativa a los diferentes órganos de la entidad:• Describir el proceso de Tránsito al Nuevo Régimen y exponer

detalladamente el Mapeo de Puestos.

• Obtener el compromiso con el proceso de los Directores /Gerentes para apoyar el proceso.

• Coordinar las fechas de entrega de los documentos.

• Coordinar las entrevistas con los Directores Generales, Directoresy Gerentes y Subgerentes de los órganos y unidades orgánicaspara validar la información de los puestos y recoger las funciones

y relevancia de los puestos.


de la entidad.


Puestos




Mapeo depuestos

Resultado:• Directores y Gerentes de los Órganos y Unidades Orgánicas comprometidos.• Fechas pactadas para entrega de documentación y entrevistas pactadas.


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Fase 2: Mapeo de Puestos

1. Recabar y sistematizar la información de los puestoscontenida en los documentos de gestión y otradocumentación relevante

Objetivo: Recabar la documentación de los puestos y sistematizarla

(datos generales, jerarquía e ingresos).Actividades:

a) Recabar los documentos de gestión vigentes y otra documentación.

b) Sistematizar la información de los puestos de acuerdo a la Matriz

de Mapeo de puestos.Resultado: Matriz de Mapeo llena

Información de Datos generales, Jerarquía e Ingresos de todos lospuestos (276, 728, CAS y otras modalidades de contratación.


de la entidad.


Puestos




Mapeo depuestos


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Lista de documentos a recolectar

1

Documentos ObjetivoFuente (dato

referencial)

Manual de Organización yFunciones (MOF).

Cuadro de Asignación de Personal

(CAP).

Presupuesto de Asignación de

Personal (PAP).

Recoger información de los puestos bajo los regímenesde los Decretos Legislativos 276 y 728, según

corresponda.

Planificación oquien haga sus

veces.

Términos de referencia (TDR) delos CAS y documentos que

describan puestos y funciones del

personal bajo otra modalidad de

contratación.

Recoger información del personal CAS y del personalbajo otra modalidad de contratación.

RecursosHumanos y

Logística

Reglamento de Organización y

Funciones (ROF).

Insumo para el análisis de los puestos y su alineamiento

con las funciones del órgano y unidad orgánica al quepertenece.

Planificación o

quien haga susveces.

Planilla del mes anterior (que

incluya puestos 276,728 y CAS).

Información de pago al personal

bajo otras modalidades de

contratación.

Tener la información de los ingresos de los trabajadores

bajo todas las modalidades de contratación. Esta

información se solicitó al inicio, para la elaboración del

cronograma pero en caso no se haya proporcionado en

este punto sí es un requisito para poder sistematizar lainformación de ingresos de los puestos.

Recursos

Humanos y

Logística

M t i d M d P t


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Matriz de Mapeo de Puestos

1

1. Datos generales

Código del puesto

Órgano

Unidad Orgánica

Naturaleza del órgano

Nombre del puestoCargo Estructural (CAP)

Código de Cargo Estructural

¿Cargo de confianza?

Régimen Laboral

Nivel Remunerativo - CAP D.Leg. 276

Nivel Remunerativo - CAP D.Leg. 728

Cantidad prevista de ocupantesCantidad de ocupantes

2. Jerarquía

Cargo del Jefe inmediato

Cargos de subordinados

Cantidad de subordinados

3. Ingresos

276 - Remuneración

276 - CAFAE

728, CAS y otras modalidades de contratación - IngresosTotal Ingresos Mensuales Bruto

Bonificaciones anuales

4. Funciones principales del

puesto

Función 1

Función 2

Función 3

Función 4

Función 5Relevancia del puesto


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2. Validar la información de los puestos y recogerlas funciones de los puestos medianteentrevistas

Objetivo: Validar la información ya sistematizada de los puestos (datos

generales, jerarquía e ingresos) y recoger la información de lasfunciones y relevancia de los puestos

Actividades:a) Validar la información levantada de los puestos con el

entrevistadoVerificar que estén todos los puestos (276, 728, CAS y de otrasmodalidades de contratación). Si falta alguno, recoger suinformación en ese momento y registrarla en la Matriz.


de la entidad.


Puestos




Mapeo depuestos


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3. Analizar la información del Mapeo de puestosObjetivo: Analizar la información de los puestos para identificar losprincipales hallazgos que luego sirvan para las definir las oportunidadesde mejora.

Actividades:

a) Resúmenes de los datos recogidos.

b) Análisis de puestos temporales (personal bajo el régimen CAS ypersonas bajo otras modalidades de contratación) con funciones

permanentes.Resultado:

Análisis preliminar de la información recogida, que abarca, unresumen de los puestos y un análisis de los puestos temporales


de la entidad.


Puestos




Mapeo depuestos


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Resúmenes de los datos recogidosÓrgano Unidad

orgánica

Puestos 276 Puestos 728 Puestos

CAS

Otras

modali-dades

Total de puestos en la entidad

276

Ocupad

os (A)

276

Vacantes

(B)

Total 276

(C)

728

Ocupado

s (D)

728

Vacantes

(E)

728 Total

(F)

CAS (G) Otras

modalida

des de

contratac

ión (H)

Puestos

276 y 728

(C+F)

Total

puestos

ocupados

(A+D+G+

H)

Total de

puestos

vacantes

(B+E)

Total

puestos

ocupados

y

vacantes

(C+F+G+H)

Órgano

1…

Unidad

1…

Unidad

2…

Órgano

2…

Unidad

1…

Unidad

2…

… …

Totales Totales


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Análisis de puestos temporales

Código del

puesto

temporal

Nombre del

puesto

temporal

Código del Puesto

CAP al que

corresponde(en caso exista un

puesto CAP

asociado)

Nombre del Puesto CAP al

que corresponde(en caso exista un puesto CAP

asociado)

¿Funciones alineadas

con las funciones del

órgano y unidad

orgánica? (Sí/No)

N° xx Puesto…

N° yy Puesto…


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Actividad grupal “Formato de Guía Mapeo de

Aula”

33

Instrucciones1. En grupo leer las instrucciones del Caso de Mapeo de Puestos.

2. Revisar la documentación que está en el caso.

3. Llenar de forma individual la Matriz de Mapeo.

4. Compartir nuestras respuestas.


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Metodología para la Elaboración dePerfiles de Puestos

http://www.google.com.pe/url?sa=i&rct=j&q=&esrc=s&frm=1&source=images&cd=&cad=rja&docid=tJPQBS4tkW_a1M&tbnid=OVOjCajlIXQSyM:&ved=0CAUQjRw&url=http://testamarketing.blogspot.com/2013/01/58-de-los-mexicanos-quiere-encontrar.html&ei=kG-3UYLaFPWo4APAwYHwBQ&psig=AFQjCNFjaK84qu4s6FrSwC1CRQaGJlIm0w&ust=1371062370910034


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35

¿Qué es el Perfil de Puestos?

Es la información estructurada respecto a la ubicación de un puestodentro de la estructura orgánica, misión, funciones, así como tambiénlos requisitos y exigencias que demanda para que una persona pueda

conducirse y desempeñarse adecuadamente.

Importancia del Perfil del Puesto


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Importancia del Perfil del Puesto

PerfildelPuesto

Selección de personal

Provee informaciónpara la convocatoria ylas herramientas de

evaluación de lospostulantes

Inducción de personal,orienta al trabajador

sobre su misión,funciones y

coordinacionesprincipales dentro de

su área de trabajo.

Capacitación depersonal:

Las necesidades decapacitación

detectadas se basan enlas funciones y

requisitos del puesto

Gestión del Desempeño,

los criterios de medicióndel desempeño sonelaborados con la

información básica queprovee los perfiles de

puestos

Progresión en la carrera: proveen información defunciones y requisitos

necesarios para eldesarrollo de los

concursos públicos deméritos que se realizanpara la progresión de la

carrera

Contratación depersonal,

Contienen informaciónactualizada sobre el

objetivo de contratacióny las funciones que se

desarrollan en el puesto.

los perfiles de puestos son el insumo y sirven para cada uno de los procesos técnicos de recursos humanos, permite

trabajar en forma integrada las funciones de RR.HH.

C i l b l fil d ?


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1. Si hay ocupante del Puesto, se elabora elperfil con el ocupante de mayor expertise(Ocupante referente).

2. Si no hay ocupante del Puesto :

Lo ideal es contar con al menos tres

expertos por cada puesto a analizar.

Los expertos requieren dos requisitos :

Conocer a fondo la naturalezadel puesto a examinar.

Ser un referente en el puesto porsu gestión .

¿Con quienes elaboramos el perfil de puestos?

M t d l í d El b ió d P fil


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Metodología de Elaboración de Perfiles

PASO 1:IDENTIFICAR EL

PUESTO

PASO 2:

REVISARINFORMACIÓN SOBRE

EL PUESTO

PASO 3:

ELABORAR LAPROPUESTA DE LAMISIÓN, FUNCIONES Y

COORDINACIONESPRINCIPALES

PASO 4:

IDENTIFICAR LASFUNCIONESESENCIALES

PASO 5:

VALIDAR LA MISIÓNDEL PUESTO Y DEFINIR

HABILIDADES

PASO 6:

ESTABLECER LOSREQUISITOS DEL

PUESTO

PASO 7:

CONSOLIDAR LAINFORMACIÓN DELPERFIL DEL PUESTO

PASO 8:

VALIDAR EL PERFIL DELPUESTO

Hoja de Trabajo N° 01“Matriz de elaboración

de la propuesta demisión, funciones y

coordinacionesprincipales del puesto”.

Hoja de Trabajo N° 02“Matriz de funciones

esenciales, validación dela misión del puesto y

definición dehabilidades”.

Hoja de Trabajo N° 03“Matriz de requisitos

del puesto”

Hoja de Trabajo N° 04“Formato de Perfil del

Puesto”

PASO 1 IDENTIFICAR EL PUESTO


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PASO 1 IDENTIFICAR EL PUESTO

PASO 2 BUSCAR INFORMACIÓN SOBRE EL PUESTO


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PASO 2 BUSCAR INFORMACIÓN SOBRE EL PUESTO

ROFOrganigrama de la EntidadCAP o CPEMOFClasificador de CargosTérminos de Referencia (TDR - Requerimientos de Personal)Formato de Convocatoria para CASMarco LegalOtros documentos de la Entidad:

Todos estos documentos nos servirán de ayuda durante el desarrollo decada uno de los pasos del perfil del puesto.

Revisar el mapeo de puestos de la Entidad; en caso no existiera, se revisará otrosdocumentos e instrumentos de gestión relacionados al puesto de interés, tales como:


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PASO 3 ELABORAR LA PROPUESTA DE MISIÓN,FUNCIONES Y COORDINACIONES PRINCIPALESDEL PUESTO.

Ubicar Ocupante referente o Interlocutor Experto: La información del perfil del puesto será realizada con el ocupante del puesto, y si fueran variosocupantes del mismo puesto, se recomienda elaborarlo con el ocupante referente (el quetenga mayor conocimiento en el puesto por experiencia); en caso no hubiera ocupante, serealiza con interlocutores expertos.

Redacción de la Propuesta de Misión: La misión del puesto es la razón de ser o su finalidad. Elabore una propuesta en el recuadrocorrespondiente de la Hoja N° 01.

3.1

3.2


42/70

42

Actividad de aplicación grupal "Formato: Matriz de Identificacióndel Puesto, Funciones y coordinaciones principales"

CASO PRÁCTICO


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43

CASO PRÁCTICO

Materiales:

Cada mesa cuenta con un caso práctico de perfil del puesto (4 juegos de copias paracada mesa).

Los casos prácticos impresos contienen:

Objetivo: Realizar un caso práctico de aplicación de la metodología para la elaboraciónde perfiles de puestos.

Hoja de trabajo N° 01: “Matriz de Identificación del puesto, funciones y coordinacionesprincipales”, el cual indica información sobre el puesto, funciones y coordinaciones principales .Hoja de trabajo N° 03: “Matriz de Requisitos del Puesto”, el cual indica los requisitos deformación, conocimientos y experiencia.Organigrama de la entidad, organigrama de la unidad, ROF de la unidad, CAP de la Unidad, MOFdel Puesto.

Nota:

“ Cada caso de perfil del puesto contiene información modificada en forma

intencional; ello se realizó con el propósito de lograr los objetivos de aprendizaje” .

PASO 3 ELABORAR LA PROPUESTA DE MISIÓN FUNCIONES Y


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PASO 3 ELABORAR LA PROPUESTA DE MISIÓN, FUNCIONES YCOORDINACIONES PRINCIPALES DEL PUESTO.

Redacción de las Funciones: •Revise los instrumentos de gestión y/o de apoyo indicados en el Paso 2.•Realice las modificaciones o actualizaciones de las funciones de acuerdo a las“Sugerencias y esquema de redacción de las funciones del puesto”; así como, dela lista referencial de verbos.

Coordinaciones principales del puesto: •Coordinaciones internas: Indique las principales unidades orgánicas de laEntidad con quienes frecuentemente interactúa el puesto.•Coordinaciones externas: Indique las principales organizaciones o institucionesexternas a la Entidad con quienes frecuentemente establece coordinaciones.

3.3

3.4

Sugerencias para la redacción de funciones


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Denoten importancia

Sean concretas y entendibles.

Denoten límites de responsabilidad o actuación.

Mensurables o que se pueda desprender un resultado.

No emplear demasiadas palabras técnicas.

Enfocarse en el puesto y no en la persona.

Los verbos usados deben reflejar conducta observable.

No utilizar adverbios, adjetivos o criterios de eficacia ni que denoten

compromiso (ejemplo: adecuadamente, de la mejor manera, asegurar el

cumplimiento, garantizar la implementación, entre otros similares).

Sugerencias para la redacción de funcionesdel puesto:

Esquema de redacción de las funciones del puesto:

http://www.google.com.pe/url?sa=i&rct=j&q=&esrc=s&frm=1&source=images&cd=&cad=rja&docid=ra9iOJmVD1xYXM&tbnid=yRVfpbDdnVq6NM:&ved=0CAUQjRw&url=http://www.loquenecesitaba.com.ar/%C2%BFcomo-lograr-una-buena-redaccion/&ei=f3i3UZ_lLJWz4AOl_oCABA&psig=AFQjCNFpY6dppkMlj40qcKxbeO34XQodHw&ust=1371064829936974http://www.google.com.pe/url?sa=i&rct=j&q=&esrc=s&frm=1&source=images&cd=&cad=rja&docid=ra9iOJmVD1xYXM&tbnid=yRVfpbDdnVq6NM:&ved=0CAUQjRw&url=http://www.loquenecesitaba.com.ar/%C2%BFcomo-lograr-una-buena-redaccion/&ei=f3i3UZ_lLJWz4AOl_oCABA&psig=AFQjCNFpY6dppkMlj40qcKxbeO34XQodHw&ust=1371064829936974http://www.google.com.pe/url?sa=i&rct=j&q=&esrc=s&frm=1&source=images&cd=&cad=rja&docid=ra9iOJmVD1xYXM&tbnid=yRVfpbDdnVq6NM:&ved=0CAUQjRw&url=http://www.loquenecesitaba.com.ar/%C2%BFcomo-lograr-una-buena-redaccion/&ei=f3i3UZ_lLJWz4AOl_oCABA&psig=AFQjCNFpY6dppkMlj40qcKxbeO34XQodHw&ust=1371064829936974


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Esquema de redacción de las funciones del puesto:

VERBO(S) OBJETO RESULTADO

Indica la acción adesarrollar

Indica sobre qué afectaráel verbo o la acción.

Indica el para qué se hace; y es usadocuando es necesario una mejor

comprensión de la función.Redactar el verbo en modo

infinitivo (ar,er,ir)

(Planificar, atender, asistir,evaluar, otros)

Procesos, recursostecnológicos, personas,

objetos, materiales, otros.

Cumplir objetivos, plazos, estándaresde calidad, presupuestos, entre otros.

Verbo Analizar

Objeto Las hojas de vida de los postulantes

Resultado para clasificarlos según el grado de cumplimiento del perfil del puestovacante.

Ejemplo:Nombre del puesto: Asistente de Selección de Personal.

Función: "Analizar las hojas de vida de los postulantes para clasificarlos según el gradode cumplimiento del perfil del puesto vacante”.


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48

Actividad de aplicación grupal: Funciones

PASO 4 IDENTIFICAR LAS FUNCIONES ESENCIALES


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PASO 4 IDENTIFICAR LAS FUNCIONES ESENCIALES La presente metodología tiene su base en el “Teorema de Pareto”, el cual nos permitirá obtenerlas funciones esenciales del puesto (las 04 funciones con mayor puntuación y que agreganmayor valor a los resultados del puesto).

¿Recuerdas el Teorema de Pareto?


50/70

20% 20%

FUNCIONES

80% RESULTADOS

80%

“El Teorema nos dice que el 80% de los

resultados dependen del 20% de las causas

y, el 80% de las causas restantes genera

apenas un 20% de los resultados”

Identificando el 20% de

funciones esenciales de un

puesto que impacten en el 80%de resultados del puesto.

¿

¿Y cómo aplicamos el Teorema de Pareto a los puestos de trabajo?

¿ Y cómo identificamos las


51/70

51

TOTAL = CE X CM + F

F (Frecuencia) CE (Consecuencia de no

aplicación o ejecuciónerrada)

COM (Complejidad o

grado de dificultad en laejecución de la actividad)

¿ Y cómo identificamos lasfunciones esenciales?

Puntuamos cada función deacuerdo a los factores de la tabla:

¡¡ Utilizamos la TABLA DE PUNTUACIÓN ¡¡


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IDENTIFICAR LAS FUNCIONES ESENCIALES 1ro Puntuar cada una de lasfunciones de acuerdo a los


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2do Identificar las 4 funciones con mayor ponderación, siendo éstas las

funciones esenciales del puesto.

“Las 4 funciones

esenciales son lasque tienen mayor

impacto para el

puesto porquegeneran resultadosque agregan valor”.

factores y los grados que existenen la “Tabla de Puntuación defunciones” ; luego obtener elpuntaje total en base a lafórmula definida en lametodología.

Actividad de aplicación grupal “Puntuación de funciones”


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54

p g p

PASO 5 VALIDAR LA MISIÓN DEL PUESTO Y DEFINIR HABILIDADES


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PASO 5 VALIDAR LA MISIÓN DEL PUESTO Y DEFINIR HABILIDADES

5.1 Validación de la misión del puesto: La misión del puesto es la razón de ser del puesto o su finalidad.

a.) Traslade las cuatro (4) funciones esenciales y la propuesta de misión en la Hoja de Trabajo N° 02:“Matriz de Funciones Esenciales, Validación de la Misión y definición de Habilidades”.

b.) Revise la propuesta de la misión del puesto y redáctela en el recuadro “Misión del Puesto” enbase a las sugerencias y el esquema de redacción de la misión del puesto.

c.) Valide la Misión del Puesto de acuerdo a los siguientes criterios:Cumplimiento de las sugerencias y esquema de redacción de la misión del puesto.Coherencia de la misión con las funciones esenciales del puesto.Coherencia de la misión con las funciones generales de la unidad orgánica.

Nota: Al finalizar la validación de la misión, revise el nombre del puesto y, en caso éste no serelacione con su misión, proceda a modificarlo. Recuerde que el nombre del puesto debe guardar

relación con su Misión.

Para desarrollar la validación de la Misión del Puesto utilizaremos la Hoja de trabajo N° 02“Matriz de Funciones esenciales, validación de la misión y definición de habilidades” ; así comolas Sugerencias y esquema de redacción de la misión del puesto.

Sugerencias para la redacción de la misión del puesto:


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Sugerencias para la redacción de la misión del puesto:

•Enfocarse en las funciones esenciales del puesto.•Tenga utilidad para colocar un nombre al puesto.

•Tenga correspondencia con las funciones generales de launidad orgánica.

•Sea concreto y entendible.

•No utilizar adverbios, adjetivos o criterios de eficacia nique denoten compromiso (ejemplo: adecuadamente, de lamejor manera, asegurar el cumplimiento, garantizar la

implementación, entre otros similares).

Esquema de redacción de la misión del puesto:

http://www.google.com.pe/url?sa=i&rct=j&q=&esrc=s&frm=1&source=images&cd=&cad=rja&docid=zCdbEA6_NDasvM&tbnid=JXdIUqGRdnm7zM:&ved=0CAUQjRw&url=http://bradanovic.blogspot.com/2012/03/el-profe-de-pregrado.html&ei=23e3Ud_VCZWv4AOX64DADw&psig=AFQjCNGImW6Trg0yc_D2ov-ZqAC13gdVUQ&ust=1371064662686452


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VERBO(S) OBJETO MARCO GENERAL DEACTUACIÓN

RESULTADO

Indica la acción adesarrollar

Indica sobre qué afectaráel verbo o la acción. Indica el marco general de

actuación del puesto.

Indica el para qué se hace; y es

usado cuando es necesario unamejor comprensión de la función.

Redactar el verbo enmodo infinitivo (ar,er,ir)

(Planificar, atender, asistir,evaluar, otros)

Procesos, recursostecnológicos, personas,

objetos, materiales, otros.

Planes, procedimientos,procesos, entre otros.

Cumplir objetivos, plazos,estándares de calidad,

presupuestos, entre otros.

Esquema de redacción de la misión del puesto:

Verbo Atender

Objeto los requerimientos de personal de las unidades orgánicas

Marco general deactuación:

de acuerdo al procedimiento de selección de personal

Resultado para dotar de servidores públicos a la Entidad.

Ejemplo :

Nombre del puesto: Asistente de Selección de Personal.

Misión: "Atender los requerimientos de personal de las unidades orgánicas de acuerdo al procedimiento de

selección de personal para dotar de servidores públicos calificados a la Entidad”.

Actividad de aplicación grupal “Validación de la Misión”


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Actividad de aplicación grupal Validación de la Misión

58

5.2 Definición de habilidades


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a.) Ubique el Diccionario de Habilidades.b.) Ubíquese en el recuadro de Habilidades de la Hoja de Trabajo N ° 02 y analice las funcionesesenciales y la misión del puesto validada; pregúntese ¿Que habilidades son requeridas para realizareficientemente las funciones esenciales?.

c.) Establezca entre (03) tres y (04) cuatro habilidades principales para el puesto.

Unidad Orgánica:

Denominación: Especialista III

Nombre del puesto: Asistente de Selección de Personal

Dependencia Jerárquica Lineal:

ependencia Jerárquica Funcional:

Puestos que supervisa:

NºPROPUESTA DE LA MISIÓN

DEL PUESTOMISIÓN DEL PUESTO HABILIDADES

1

2

3

4

FUNCIONES ESENCIALES DEL PUESTO

(Hoja de Trabajo N° 02)

Recursos Humanos

Jefe de Recursos Humanos

-

-

Realizar convocatorias utilizando diversas fuentes de reclutamiento para ubicar candidatos que

puedan cubrir los puestos vacantes de l a Entidad.

Asistir a los procesos de

selección de la

organización en base a los

requerimientosasociados.

Atención, Análisis,

Empatía, Comunicación

Oral.

Analizar las hojas de vida de los postulantes para clasifica rlos según el grado de cumplimiento

del perfil del puesto vacante.

Llevar a cabo entrevistas es tructuradas de sel ección de personal con la finalidad de recabar

información de índole profesional y personal que permita hallar la compatibilidad delpostulante con el perfil del puesto.

Realizar evaluaciones psicológicas a los postulantes para asegurar un estado psicológico

saludable que permita ejercer las funciones y requisitos del puesto.

Atender los r equerimientos

de personal de la unidades

orgánicas para dotar de

personal calificado a laEntidad.

MATRIZ DE FUNCIONES ESENCIALES, VALIDACIÓN DE LA MISIÓN Y DEFINICIÓN DE HABILIDADES

Las habilidades soncualidades de laspersonas que soninherentes a sus

características personalesy/o son adquiridas por la

práctica constante.

PASO 6 ESTABLECER LOS REQUISITOS DEL PUESTO


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QEn base a las funciones esenciales, establezca la formación académica, conocimientos y experienciarequerida para el puesto. Para ello, utilice la Hoja de trabajo N° 03: “Matriz de Requisitos delPuesto”

FORMACIÓN ACADÉMICA

CONOCIMIENTOS

EXPERIENCIA

6.1 FORMACIÓN ACADÉMICA


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Para establecer los requisitos de formación académica, revise la misión y las funciones esenciales del puesto;posteriormente establezca los siguientes requisitos:

Formación académica: Estudios secundarios, estudios técnicos a nivel básico o superior (No universitarios),estudios universitarios; asimismo indique si se requiere estudios completos.

Grados(s)/Situación(es) académica(s) y estudios requeridos: Considere egresado o bachiller o titulado en algunosestudios; asimismo indique si se requiere el grado de magister o doctor en alguna especialidad, considerando paraello si debe ser egresado o titulado como magister o doctor.

Colegiatura: Indicar si el puesto requiere colegiatura y habilitación profesional.

6.2 CONOCIMIENTOS


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“Los conocimientos que se describan, deben validarse con certificación, prueba técnica, entrevista oalgún otro mecanismo que evidencie el cumplimiento del requisito de conocimientos ; ello esimportante para verificar la idoneidad de los candidatos en los procesos de selección de personal”

Para desarrollar este paso, revise la misión y las funciones esenciales del puesto y establezca los siguientes requisitosde conocimientos:

a.) Conocimientos Técnicos: Identifique los conocimientos técnicos específicos para el puesto, sean en temasrelacionados a la administración pública (Sistemas Administrativos establecidos en la Ley N° 29158, Ley Orgánica delPoder Ejecutivo y sus modificatorias) o temas generales relacionados a la gestión privada y/o pública.

Los Sistemas Administrativos del Estado son:

1. Gestión de Recursos Humanos2. Abastecimiento3. Presupuesto Público4. Tesorería5. Endeudamiento Público6. Contabilidad7. Inversión Pública8. Planeamiento Estratégico9. Defensa Judicial del Estado10. Control11. Modernización de la gestión pública

6.2 CONOCIMIENTOS


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b.) Cursos y/o Programas de Especialización: Establezca los cursos o diplomados que se requieren para ocupar el

puesto; los mismos que deben contar con la certificación o sustento documentario respectivo. Cabe indicar que cada

curso de especialización debe tener no menos de 24 horas de capacitación y los diplomados no menos de 90 horas.

c.) Conocimientos Ofimáticos: Identifique el nivel de dominio del Word, Excel y Power Point; así como otros paquetes

informáticos que pudieran ser necesarios para el puesto. Para ello ubique la Tabla de Conocimientos de Ofimática y de

Idiomas como medio de apoyo.

d.)Conocimientos de Idiomas y/o Dialectos: Establezca si es necesario conocer algún idioma y/o dialecto; asimismo

mencionar el nivel de dominio. Para ello ubique la Tabla de Conocimientos de Ofimática y de Idiomas como medio de

consulta.

CONOCIMIENTOS

A.) Conocimientos Técnicos principales requeridos para el puesto (No requieren documentación sustentaria) :

B.) Programas de especialización requeridos y sustentados con documentos.

Nota : Cada curso de especialización deben tener no menos de 24 horas de capacitación y los diplomados no menos de 90 horas.

C.) Conocimientos de Ofimática e Idiomas.

Técnicas de evaluación psicológica, Técnicas de entrevistas de selección de personal.

Indique los cursos y/o programas de especialización requeridos:

Curso de especialización en Selección de Personal o Entrevistas de Selección de Personal.

Nivel de dominio Nivel de dominioAvanzado

Word X Inglés

OFIMÁTICA No aplica Básico Intermedio Avanzado IDIOMAS

X

IntermedioNo a pl ic a Bá sic o

X

Powerpoint X

…….Excel

…….

6.3 EXPERIENCIAP d i l i ió f i i l d l t b l áli i t bl l i it d


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Proceda a revisar la misión y funciones esenciales del puesto y, en base al análisis, establezca los requisitos deexperiencia general y específica que se detalla a continuación:

REQUISITOS DE EXPERIENCIA

Experiencia general

Experiencia específica

X

C.) En base a la experiencia requerida para el puesto (parte B), marque si es o no necesario contar con experiencia en el Sector Público:

X SÍ, el puesto requiere contar con experiencia en el sector público NO, el puesto no requiere contar con experiencia en el sector público.

* En caso que s í se requiera experiencia en el sector público, indique el tiempo de experiencia en el puesto y/o funciones equivalentes.

* Mencione otros aspectos complementarios sobre la experiencia; en caso existiera alguna anotación adicional para el puesto.

B.) Indique el tiempo de experiencia requerida para el puesto; ya sea en el sector público o privado:

2 años de experiencia como asistente y/o auxiliar de selección de personal y/o en puestos con funciones equivalentes.

1 año de experiencia en el sector público en puestos idénticos y/o puestos con funciones equivalentes.

Practicante

profesional

Auxil ia r o

Asistente

Anali sta /

Especialista

Supervisor /

Coordinador

Indique la cantidad total de años de experiencia laboral; ya sea en el sector público o privado.

6 años de experiencia general.

A.) Marque el nivel mínimo de puesto que se requiere como experienci a; ya sea en el sector público o privado:

Gerente o

Director

Jefe de Área

o Dpto

Actividad de aplicación grupal “Matriz de Requisitos del Puesto”


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Actividad de aplicación grupal Matriz de Requisitos del Puesto

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PASO 7 CONSOLIDAR LA INFORMACIÓN DEL PERFIL DEL PUESTO


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Identificación correcta del puesto.

Coherencia de la misión con las funciones establecidas para el puesto, el ROF de launidad orgánica, las sugerencias y el esquema de redacción de la misión.

Alineamiento de las funciones del puesto con el ROF de la unidad orgánica, las

sugerencias y el esquema de redacción de funciones.Descripción pertinente de las coordinaciones internas y externas que se realizanen el puesto.

La formación académica, los conocimientos, la experiencia y las habilidadesprincipales establecidas sean pertinentes para desarrollar todas las funciones del

puesto.

Verifique la pertinencia del contenido de la información del perfil delpuesto:

PASO 7 CONSOLIDAR LA INFORMACIÓN DEL PERFIL DEL PUESTO


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Finalmente, registre la información en la Hoja de trabajo N ° 04 “Formato dePerfil del Puesto”.

PASO 8 VALIDAR EL PERFIL DEL PUESTO


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El Jefe de la unidad orgánica revisa y valida la información contenida en el

perfil del puesto.

Actividad de aplicación grupal “Formato de Perfil de Puesto”


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p g p

69

Ó


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EXPOSICIÓN DE TRABAJOS

Diapositiva Fortalecimiento Rrhh 2013

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