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DG-ADE-UPI-INS-1-2021Instructivo para el seguimiento de la

Autoevaluación de Control Interno-DGSC

Agosto 2021

Instructivo para el seguimiento de la Autoevaluación de Control Interno-DGSCDG-ADE-UPI-INS-1-2021 2

Tabla de Contenido

Introducción ............................................................................................................................................................................... 3

Objetivo general ....................................................................................................................................................................... 3

Objetivos específicos .............................................................................................................................................................. 3

Alcance ......................................................................................................................................................................................... 3

Normativa ................................................................................................................................................................................... 4

Formulario de autoevaluación del sistema de control interno ............................................................................... 4

Conceptos importantes ......................................................................................................................................................... 6

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INTRODUCCIÓNEl presente instructivo funcionará como el medio orientador para las personas que asumen el rol de enlaces, funcionarios de la Unidad de Planificación Institucional, Directores y Jefaturas de Unidades, de la Dirección General de Servicio Civil, quienes participan en el proceso Autoevaluación del Sistema de Control Interno Institucional, con el propósito de dar cumplimiento a la Ley N°8292 del 31 de julio del 2002, en la que se definen los criterios a tomar en cuenta para su implantación.

En ese sentido, se especifican los componentes del Sistema de Control Interno, que deben ser aplicadas en esta Dirección General, mismas que se explican en el instrumento diseñado por la Unidad de Planificación Institucional, el cual retoma como fuente de información los instrumentos que fueron aplicados otrora, las buenas practicas y las experiencia acumulada en este tema.

OBJETIVO GENERAL

Proporcionar una guía clara y sencilla, con el propósito de que las personas que fungen como enlaces y los Directores de las Áreas de la Dirección General de Servicio Civil cumplan de forma fácil y efectiva con la Autoevaluación de Control Interno Institucional.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

• Promover en los funcionarios de la Dirección General de Servicio Civil, la práctica constante y efectiva de la Autoevaluación de Control Interno en cada una de las Áreas que conforman la Institución.

• Facilitar y agilizar el proceder respecto a la Autoevaluación de Control Interno en todas las Áreas de la Dirección General de Servicio Civil.

• Instruir a los Directores de Áreas, personas que asumen el rol de enlaces y a los funcionarios de la Unidad de Planificación Institucional del Área de Desarrollo Estratégico, en el proceso a seguir en la Autoevaluación de Control Interno Institucional.

ALCANCE

El presente instructivo constituye una guía para las personas involucradas en la Autoevaluación de Control Interno, sean Directores de Área, quienes junto a sus enlaces tomarán las decisiones y acciones que corresponden, para el cumplimiento de metas y objetivos programados; así como para los funcionarios de la Unidad de Planificación Institucional del Área de Desarrollo Estratégico, encargados de la supervisión, revisión y seguimiento del cumplimiento de lo establecido en dicho proceso.

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Importante mencionar, que este instructivo deja sin efecto el “Instructivo para realizar la Autoevaluación de Control Interno y Valoración de Riesgos Institucional. 2016-2017” y el “Modelo para el funcionamiento, autoevaluación y mejora del Sistema de Control Interno. 2015”.

NORMATIVA

La Ley General de Control Interno N°8292 del 31 de julio del 2002, establece los criterios mínimos que deberán observar la Contraloría General de la República y los entes u órganos sujetos a su fiscalización, en el establecimiento, funcionamiento, mantenimiento, perfeccionamiento y evaluación de sus sistemas de control, con el propósito que sean accesibles en el momento de su aplicación por parte de las diferentes Instituciones, los cuales deben ser completos, moderados, compuestos y proporcionados. Dicha normativa es de acatamiento obligatorio y su incumplimiento es causal de responsabilidad administrativa.

FORMULARIO DE AUTOEVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNOLa Dirección General de Servicio Civil, ha venido mejorando las herramientas para la Autoevaluación de Control Interno, con el objetivo de acatar la legislación vigente y facilitar la aplicación de la metodología establecida, generando resultados cada vez más asertivos. De esta manera es que, a partir del próximo período (2021-2022) y siguientes, se establece como herramienta oficial el “Formulario de Autoevaluación de Control Interno” el cual estará disponible vía internet para facilidad de su acceso a los Directores de área o bien de los funcionarios designados para su llenado, según competencia de la unidad consultada.

El instrumento mencionado, ha sido diseñado utilizando la aplicación en internet llamada Google Forms, la misma permite registrar los datos generados por cada una de las áreas de interés, y contiene los siguientes apartados:

• Nombre del Instrumento.

• Propósito del Instrumento.

• Notas importantes: este apartado indica lo siguiente:

• Instrucciones para completar el formulario.• Se deja claro la inclusión en la Matriz de la Unidad de Tecnología de Información y la Contraloría de Servicios como tal.• Las medidas de mejora; deben de tener como objetivo prevenir, eliminar, o en su defecto reducir el riesgo a un nivel aceptable.

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• Las medidas de mejora deben de ser incluidas en el Plan de Trabajo Anual PTA correspondiente al Áreas respectiva.

• Área que completa la autoevaluación: se debe de elegir el nombre del Área que brinda la información.

• Contiene un apartado de respuesta obligatoriaen el cual todas las Áreas deben completar el instrumento y otro en donde se indica el área o unidada la que le corresponde responder ese apartado.

• Los apartados se encuentran definidos según los componentes establecidos en el Sistema de Control Interno, los cuales incluyen:

• Ambiente de Control.• Valoración de Riesgos.• Actividades de Control.• Sistemas de Información.• Seguimiento del Sistema de Control Interno.

• Cada uno de los criterios establecidos en dichos componentes, cuentan con la numeración establecida por la Contraloría General de la República.

• Para cada uno de los criterios, se muestra un desplegable con la palabra “Elegir” donde desglosa las siguientes opciones:

• Si.• No.• Parcialmente.

• Elegir “Si”: en caso de que se considere que dicho criterio se cumple en la Institución.• Elegir “No”: en caso de que se considere que el criterio no se cumple en la Institución.• Elegir “Parcialmente”: en caso de que se considere que se ha trabajado en lo establecido en el criterio, pero, que no se haya concluido completamente con dicha acción.

• Medida de Control para el Criterio: se presenta una línea en la que se debe de anotar cual es la medida o actividad que se va a tomar para atender el criterio establecido, dando así una solución de cumplimiento.

En el apartado que corresponde específicamente a un área o unidad en particular: se muestra un desplegable con la palabra “Elegir” donde desglosa las siguientes opciones:

• Si.• No.• Parcialmente.• No corresponde.

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• Elegir “Si”: en caso de que se considere que dicho criterio se cumple en la Institución.• Elegir “No”: en caso de que se considere que el criterio no se cumple en la Institución.• Elegir “Parcialmente”: en caso de que se considere que se ha trabajado en lo establecido en el criterio pero que no se haya concluido completamente con dicha acción.• Elegir “No corresponde”: esta opción debe ser elegida por el Área que “No” debe de dar respuesta al criterio dado.

• Medida de Control para el Criterio: se presenta una línea en la que se debe de anotar cual es la medida o actividad que se va a tomar para atender el criterio establecido, dando así una solución de cumplimiento. En caso de que sea una de las Áreas que no le corresponde dicho criterio, debe de dejar este espacio en blanco.

• Una vez finalizado el instrumento, se le da clic en el cuadro que indica “Enviar”.

CONCEPTOS IMPORTANTES

Sistema de control interno: es una serie de acciones ejecutadas por la administración activa, diseñadas para proporcionar seguridad en la consecución de los siguientes objetivos:

a) Proteger y conservar el patrimonio público contra cualquier pérdida, despilfarro, uso indebido, irregularidad o acto ilegal.b) Exigir confiabilidad y oportunidad de la información.c) Garantizar eficiencia y eficacia de las operaciones.d) Cumplir con el ordenamiento jurídico y técnico.

Componentes del Sistema de Control Interno:

Ambiente de control: conjunto de factores del ambiente organizacional que deben establecer y mantener el jerarca, los titulares subordinados y demás funcionarios, para permitir el desarrollo de una actitud positiva y de apoyo para el control interno y para una administración escrupulosa.

Valoración del riesgo: identificación y análisis de los riesgos que enfrenta la institución, tanto de fuentes internas como externas relevantes para la consecución de los objetivos; deben ser realizados por el jerarca y los titulares subordinados, con el fin de determinar cómo se deben administrar dichos riesgos.

Actividades de control: políticas y procedimientos que permiten obtener la seguridad de que se llevan a cabo las disposiciones emitidas por la Contraloría General de la República, por los jerarcas y los titulares subordinados para la consecución de los objetivos del sistema de control interno.

Sistemas de información. Se debe de contar con una gestión documental institucional, entendiendo esta como el conjunto de actividades realizadas con el fin de controlar, almacenar y, posteriormente,

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recuperar de modo adecuado la información producida o recibida en la organización, en el desarrollo de sus actividades, con el fin de prevenir cualquier desvío en los objetivos trazados. Dicha gestión documental deberá estar estrechamente relacionada con la gestión de la información, en la que deberán contemplarse las bases de datos corporativas y las demás aplicaciones informáticas, las cuales se constituyen en importantes fuentes de la información registrada.

Seguimiento del sistema de control interno. Entiéndese por seguimiento del sistema de control interno las actividades que se realizan para valorar la calidad del funcionamiento del sistema de control interno, a lo largo del tiempo; asimismo, para asegurar que los hallazgos de la auditoría y los resultados de otras revisiones se atiendan con prontitud.