DESPACHO MINISTERIAL PLANIFICACION INSTITUCIONAL Unidad … · PLANIFICACION INSTITUCIONAL Unidad...

DESPACHO MINISTERIAL PLANIFICACION INSTITUCIONAL

Unidad de Control Interno

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Realizado por: Jeannette Fallas Arias___________ Revisado por: Marta Chaves Pérez___________

Fecha: ____________________________

1. Introducción

El presente informe, es producto del análisis de información que arroja el sistema informático de autoevaluación del MAG, con corte al 19 de diciembre del año del 2014. En él se determinan las acciones de mejora que cada dependencia propuso como producto de la autoevaluación de control interno 2013 y el grado de avance que presentan las mismas en el período señalado.

2. Alcance del informe

Este informe abarca la totalidad de dependencias que aplicaron autoevaluación 2013, tanto del ámbito central como regional. Incluye departamentos, direcciones nacionales y regionales, oficinas de despacho y entes adscritos a él. Corresponde al reporte del período comprendido entre el 1 de julio y el 19 de diciembre 2014. Es importante resaltar que muchos datos referentes a esta autoevaluación ya han sido expuestos en el Informe No. 1 diagnóstico de autoevaluación 2013 y en el informe No. 2 Seguimiento a la autoevaluación 2013. En este informe, se hace un recuento tanto de los aspectos que presentan cumplimiento parcial o nulo, aún si estos son reportados por una gran cantidad de oficinas autoevaluadas como si son reportados por unas pocas; por lo que se considera un documento altamente inclusivo de la opinión de los participantes. Lo mismo opera para las acciones de mejora, se indica aunque fuese de forma resumida todas las actividades incluidas por los autoevaluados aun si estas son mencionadas por una sola oficina o por todas las que componen una dirección regional, nacional, departamento o despacho.

3. Limitaciones del Informe

Informe No. 1 -2015

Seguimiento de Autoevaluación 2013 (acciones de mejora al segundo semestre 2014)

Objetivo: Informar al Jerarca institucional y al personal del MAG, sobre el seguimiento al segundo semestre del 2014 de la ejecución de las acciones de mejora propuestas en la autoevaluación 2013 por parte de cada dependencia que realizaron tal ejercicio, como insumo para la toma de decisiones en aras del fortalecimiento del control interno institucional y dar cumplimiento con las disposiciones establecidas en la Ley General de Control Interno 8292.



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Una limitación que no ha logrado ser superada en el presente informe, es el realizar la extracción de la información “manualmente” del sistema informático, al no contarse con un tipo de reporte que brinde los datos en la relación que se presenta en este informe. Lo anterior, como ya se ha dicho, aumenta el riesgo de incurrir en errores humanos e inconsistencias en la información y presentación tardía del informe con respecto a lo que sería deseable. Lo anterior se constituye en la principal limitante y corresponde al campo de soporte informático.

4. Resultados

El presente informe da cuenta de la autoevaluación del año 2013 realizada por 122 dependencias y cuyos 96 planes de mejora consignan acciones planificadas para su ejecución en el transcurso del 2014. Considerando que el valor de este informe reside en la capacidad que tenga para evidenciar la situación de seguimiento de las acciones para cada dirección, se agruparon los resultados obtenidos por dirección nacional o regional con el siguiente detalle: Despacho Ministerial, Dirección Administrativo Financiera y Dirección Nacional de Extensión Agropecuaria, Direcciones Regionales: Chorotega, Central Sur, Central Occidental, Central Oriental, Huetar Caribe, Huetar Norte, Brunca, Pacífico Central, y Subregión Sarapiquí. Esta agrupación de los datos por grandes dependencias, se hace para facilitar a los directores el seguimiento de lo que acontece en las dependencias a su cargo en cuanto a cumplimiento de control interno. Cada pregunta de la autoevaluación se encuentra relacionada con un componente de la Ley general de control Interno, por lo tanto se analizarán las dependencias del MAG con respecto a las debilidades que encontraron en cada uno de estos a saber: Ambiente de Control, Valoración de Riesgo, Actividades de Control, Sistemas de Información y Seguimiento y las acciones propuestas en éstos. No se hará énfasis en el tipo de acciones propuestas ya que estas varían mucho de región a región y de oficina a oficina y corresponden básicamente a la forma particular en que la dependencia considera acertado enfrentar tal debilidad dentro del período de un año. A continuación se muestra, en forma resumida, el estado de las acciones al finalizar el período de vigencia para una gran mayoría de ellas (diciembre 2014). El detalle de las debilidades señaladas por los y las funcionarias, las acciones que propusieron para mejorar, así como aquellas que lograron llevar adelante, puede ser ubicado por la persona interesada, en el anexo de este documento.

I. DESPACHO MINISTERIAL



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(Asesoría Jurídica, Centro de comunicación y prensa, Auditoría Interna, Dirección

Ejecutiva de SEPSA, FUNAC, Planificación Institucional, Programa Sixaola, Unidad de

Asuntos internacionales)

Cuadro No. 1 ESTADO DE LAS ACCIONES

Cantidad de Acciones Avance (%) Condición

73 0 vencidas

1 33.33 vencidas

5 50 vencidas

1 66.67 vencidas

1 66.67 Pendiente

13 100 Completadas

De las 94 acciones propuestas en total, solamente 13 fueron completadas en un 100% recibiendo asimismo la justificación del caso y en la mitad de los casos correspondieron a las acciones asignadas al auditor interno, quien ofreció las evidencias del caso para justificar el cumplimiento. En esta misma situación se encuentra una actividad asignada a la coordinadora de control interno y 2 asignadas a personal de Asuntos internacionales. En 4 de los casos, cuya responsable de actividad era la jefe de legal, se dio cumplimiento de 100% no obstante la justificación no se hace acompañar de evidencias concretas. Una de las acciones muestra un avance de 66.67 y a la fecha no ha vencido su plazo, está relacionada con un plan de capacitación en temas como ética valores, relaciones humanas y trabajo en equipo. 3 acciones fueron consignadas a la jerarca o a jefes de unidades donde se experimentaron cambios de la persona que ostentaba el puesto, sin que se acatara la indicación de la UCI de actualizar el nombre. Presentan 0% de avance.



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II. DIRECCIÓN ADMINISTRATIVO FINANCIERA

(Archivo Central, Recursos Humanos, Dirección Ejecutiva, Informática, Jefatura

Financiero Contable, Jefatura Proveeduría, Sunii)



35 0 vencidas

2 50 vencidas

1 66.67 vencidas

15 100 Completadas

De las 53 acciones propuestas en total, 15 fueron completadas al 100%. De ellas, 3 no consignan ningún tipo de justificación, las restantes muestran evidencias aunque algunas sin elementos contundentes de su cumplimiento (ej. No. De oficio, minutas, comprobantes, etc) En 3 oportunidades las acciones vencidas mostraron algún grado de avance y solo en dos de ellas la justificación respectiva. Las acciones vencidas, estaban adjudicadas a las jefaturas departamentales, director superior de la dependencia y a encargados de procesos específicos, ninguna de ellas al jerarca y solo se hace referencia a unidades externas a la DAF en 2 oportunidades, al incluir a Asesoría Legal y a Planificación Institucional. Al menos en 7 oportunidades, se consignó como responsable al Director de la DAF que anteriormente ostentaba el cargo, sin que se realizara el cambio respectivo en el momento en que varían las jefaturas. En 8 acciones vencidas y con 0% de avance, se muestra que el responsable, solicitó algún tipo de justificación: unidad que generó la recomendación, ampliación o aclaración de información sin que ésta se diera.



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III. DIRECCIÓN NACIONAL EXTENSIÓN AGROPECUARIA (Unidad Administrativa, Programas Nacionales, Producción sostenible, Planificación, seguimiento y evaluación, Dirección Ejecutiva, Agricultura Familiar)



110 0 vencidas

4 0 Pendientes

13 100 Completadas

En esta unidad se propusieron 125 acciones, de las cuales, las 13 completadas al 100%, contienen justificaciones. Éstas fueron asignadas, en su mayoría, a funcionarios encargados de procesos externos a la DNEA, por ejemplo la médico de empresa, coordinadora de capacitación, jefe de Planificación Institucional, jefe del SUNII y a la coordinadora de administración de la DNEA. Las vencidas con 0% de avance, muestran en al menos 15 oportunidades la solitud de aclaraciones tales como: la persona que consigna la acción, mayores datos sobre el tipo de acción solicitada o bien, aspectos de redacción, sin respuesta en el sistema. En 51 de los casos de acciones vencidas y sin avance, el responsable de la acción consignada, es una jefatura anterior cuyo nombre no fue actualizado en el sistema tal como debería haberse hecho a fin de que hubiese un funcionario responsable de dicha acción. En 4 oportunidades, las acciones vencidas y con 0% de avance, reseñan acciones realizadas sin afectar el porcentaje de cumplimiento. Las 4 acciones con el estado “pendiente” fueron consignadas en ese estado porque al momento de revisión del sistema, se confirmó que las fechas de cumplimiento vencían en el 2015 y se encuentran encargadas al Director de la DNEA actual.



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IV. DIRECCIÓN REGIONAL CHOROTEGA (Dirección Ejecutiva, Tilarán, Bagaces, Liberia, Santa Cruz, Abangares, Cañas, Carrillo, Hojancha, Nandayure, Nicoya)


Cantidad de Acciones Avance (%) Condición 57 0 vencidas

1 33 vencidas

1 50 vencidas

3 0 Pendientes

111 100 Completadas

De las 59 acciones vencidas con parcial o ningún avance, 7 muestran alguna justificación y 18 no cuentan con ella. Ninguna de ellas fue asignada al máximo jerarca como responsable sino al director de la dependencia, a la encargada de Planificación, de la Unidad Administrativa o bien el propio agente de extensión que emitió la recomendación. En algunas ocasiones se hace mención al Director de la DNEA. (Es importante señalar que el nombre del ocupante de este puesto debió ser actualizado en el sistema y no se hizo.)

V. DIRECCIÓN REGIONAL BRUNCA (Potrero Grande, Puerto Jiménez, San Isidro, San Vito)



5 0% vencidas

2 100 Completadas

Puede observarse que 2 acciones fueron completadas en un 100 con sus respectivas justificaciones aunque no aportan evidencias concretas (no. De acta, minuta de reunión etc.). En cuanto a las 5 acciones vencidas y con un 0%, se encuentra que en una de ellas se consignó como responsables al director, jefe extensión y jefe administrativa y agente de San Vito. Se tiene registro de que se solicitó al proponente que aclarara quien solicitaba la acción y cuál era la responsabilidad de cada uno de los mencionados sin que se tenga evidencia de que haya contestado la solicitud. En las restantes 4 acciones, el agente de San Isidro, consignó como responsable al Director de otra región (Grecia) por lo tanto en la Región Brunca no recibieron ningún correo sobre tal acción.



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VI. DIRECCIÓN REGIONAL CENTRAL OCCIDENTAL (Dirección ejecutiva, San Ramón, Atenas, Alajuela, Grecia, Heredia, Naranjo, Palmares, Poas, Santa Bárbara, Sarchi, Zarcero)



36 0 vencidas

1 33.33 vencidas

3 50 vencidas

3 66.67 vencidas

34 100 Completadas

Tanto las acciones completadas en un 100% como aquellas con algún porcentaje de avance contienen justificaciones para ese nivel de cumplimiento, no obstante en algunas, la redacción deja entrever que son acciones aún no cumplidas o en proceso. Por su parte, de las 36 acciones ya vencidas con 0% de avance, solo 6 contienen justificantes. En cuanto a los responsables de las acciones vencidas, se concentran en el personal de la misma Dirección Regional. Al Director se le ubica como responsable en 23 actividades y al Coordinador de Planificación en 12. A los propios jefes de agencia, en 4 actividades, mientras que al encargado administrativo en 1. En cuanto a personal externo a la dirección consignado como responsable de actividades se menciona en 2 oportunidades a la médico de empresa y en una al jefe de Informática.



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VII. DIRECCIÓN REGIONAL CENTRAL ORIENTAL (Dirección Ejecutiva, Coronado, Corralillo, Frailes, León Cortés, Pacayas, Paraíso, Tarrazú, Tierra Blanca, Tucurrique, Turrialba)



23 0 vencidas

1 50 vencidas

1 75 vencidas

56 100 Completadas

En 5 de las acciones propuestas, que tienen 0% de cumplimiento y una que tiene 50% de avance, se solicitó aclaración sobre la necesidad específica a solventar y las responsabilidades que corresponden sin que se denote una respuesta oportuna del proponente en este sentido. En 18 de ellas no se consigna justificación alguna. La acción con 75% de avance si cuenta con justificación así como las completadas en 100% no obstante en muchas, la redacción deja entrever que son acciones aún no cumplidas, en proceso o que no mencionan evidencias concretas de su cumplimiento. En referencia a las acciones vencidas, independientemente de si tienen algún porcentaje de avance o no, se tiene que en uno de los casos, la acción fue dirigida a la Ministra, y en 4 al director de extensión; en 4 oportunidades la acción fue encargada al jefe de recursos humanos mientras que en una actividad se designa como responsable al jefe de informática, a las funcionarias de control interno y a la médico de empresa. En el resto de acciones el o la encargada es el propio agente de extensión, la jefe de extensión u otro personal de la dirección.



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VIII. DIRECCIÓN REGIONAL CENTRAL SUR (Dirección Ejecutiva, Acosta, Aserrí, La Gloria, Mora, Santa Ana, Turrubares)



32 0 vencidas

1 33 vencidas

1 100 Completadas

La actividad que presenta un 33% de avance fue justificada por capacitaciones de seguimiento a los funcionarios de las agencias de servicios agropecuarios, sobre los diversos sistemas. Se agrega una nota comentando que el Reglamento interno de servicio del Ministerio de Agricultura y Ganadería establece como responsabilidad de cada funcionario, velar por su actualización profesional y establece los idiomas y otras herramientas como necesarias para el eficiente y eficaz cumplimiento de sus funciones. La actividad para la cual se consignó cumplimiento de un 100%, se justifica con la revisión continua que realiza informática sobre las características del equipo y software que se adquiere para que resulte el más moderno del mercado. Con respecto a las 3 actividades vencidas con 0% de avance y encargadas al jefe de Informática, cuentan con la justificación de este funcionario donde solicita más información y aclaración sobre la persona que las consignó dentro del sistema a fin de coordinar lo procedente, sin que, en apariencia haya recibido respuesta. Por su parte, 7 acciones que se encuentran vencidas con 0% de avance, no consignan ninguna justificación, 2 de ellas encargadas a Sonia Ruiz de capacitación de la DNEA y las restantes a agentes, personal administrativo y otros de la región.



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DIRECCIÓN REGIONAL HUETAR CARIBE (Dirección Ejecutiva, Bratsi, Guácimo, Limón,

Margarita, Matina, Pococí, Siquirres, Valle la Estrella)



19 0% vencidas

1 100% vencidas

50 100 Completadas

La acción con 100% de cumplimiento y vencida, se justifica en que se impartió una charla sobre Sistemas de Información el día 18 de agosto del 2014 a todo el personal técnico de la Dirección Regional Huetar Caribe. 16 de las restantes 19 actividades con 0% de cumplimiento no presentan justificación alguna dentro del sistema. En las tres que si se anota una justificación se hace referencia a actividades futuras como por ejemplo solicitar apoyo a la UCI en el tema y a la Dirección Nacional de Extensión un sistema único de evaluación y seguimiento, generado por la CONEA y que cuente con el AVAL superior para su aplicación en el territorio Nacional. Asimismo se anota una justificación referente a la propuesta de una construcción conjunta para instalaciones que albergue oficinas locales tanto del MAG como de IMAS en un lote cedido por una asociación de desarrollo en zona indígena. Como puede observarse el espacio de justificación de acciones no se utiliza en el sentido que e creo en el sistema sino que allí se anota cualquier tipo de reflexión o planteamientos a realizar en el futuro y no justificación del nivel de cumplimiento. De las 7 actividades que no tienen justificación ni avance, se tiene que fueron encargadas al que fuera director de DSOREA: Luis Zamora, sin que se realizara el cambio de nombre ante el cambio de jefatura suscitado. Otras 5 actividades, en esta misma condición están a nombre del agente de extensión Luis Alberto Bravo, 1 a la coordinadora de la UCI, y una última al funcionario encargado de labores administrativas en la región.



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IX. DIRECCIÓN REGIONAL HUETAR NORTE (Dirección Ejecutiva, Upala, Aguas Zarcas, Dos Ríos, La Fortuna, Ciudad Quesada, La Fortuna, Bijagua)



2 0% vencidas

10 100 Completadas

Como puede observarse, ésta es la región que menos acciones de mejora propuso, pero su nivel de cumplimiento total de acciones es de un 83%. Las acciones cumplidas al 100% tienen justificaciones varias basadas en acciones realizadas tales como capacitaciones en diversos temas, visitas de apoyo a las agencias, reuniones de personal y transmisión de información relevante, visitas a sitios web como e SINSAN, compra de equipo de cómputo e implementos para respaldo de información. Asimismo, algunas justificaciones sirvieron para alertar al proponente de que debería hacerlas a otra persona por no ser de competencia del que inicialmente se propuso.

X. DIRECCIÓN REGIONAL PACÍFICO CENTRAL (Dirección Ejecutiva, Cedral, Esparza, Orotina, Miramar, Chomes, Cóbano, Jicaral, Monteverde, Paquera, Parrita, Quepos, San Mateo)



34 0 vencidas 12 33.33 vencidas

13 50 vencidas

4 100 Completadas

De las 63 acciones solo 4 completadas al 100% y con justificaciones apoyadas en evidencias. Existen 59 acciones vencidas con diferentes porcentajes de avance, 34 de ellas con 0% y en las que no consigna ninguna justificación y en muchas se denota que no se realizó a tiempo el cambio de responsable y permanecía la persona que ostentaba la jefatura anterior. Aún así, en una de ellas se cuenta con la justificación y la evidencia de cumplimiento por parte del funcionario solicitando mejoras en equipo de movilización e infraestructura y en otra de ellas, el funcionario encargado solicitó (sin respuesta) aclaración sobre la acción.



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12 acciones vencidas reportan un avance del 33.33%; todas ellas con justificación y evidencia del nivel de cumplimiento por parte de los y las agentes de extensión a cargo. En una pocas, en el espacio de justificación, se solicita mejorar la redacción de la acción, en pasos numerados para llevar un mejor control de los avances y en porcentajes. 13 acciones cuentan con un 50% de avance con sus respectivas justificaciones, ejecutada por los y las jefes de agencia, las cuales realizaron su parte (algunas en fecha cercana al vence) quedando pendiente la acción por parte de la dirección.

XI. SUBREGIÓN SARAPIQUÍ (Dirección ejecutiva, La virgen, Puerto Viejo)


Cantidad de Acciones Avance (%) Condición 13 0 vencida

1 100 Completadas La que se reporta completada al 100% presenta como justificación una actividad de capacitación en control interno con la evidencia del caso. De las acciones vencidas con 0% de avance, en una de ellas se solicita aclarar la dependencia que consignó la acción y en otra hay un llamado directo al funcionario que colocó la acción al replanteamiento de las fecha de cumplimiento por parte de la persona designada como responsable, que en este caso corresponde a la jefe de planificación institucional. En 7 casos de las vencidas con 0 % cumplimento, la encargada es la superior de la dependencia, en una, corresponde la responsabilidad a la jefe de planificación institucional y el resto el encargado es uno de los agentes de extensión.

5. Plan institucional de Mejora A partir del diagnóstico de la Autoevaluación 2014, la Comisión Gerencial de Control Interno decidió retomar los aspectos que institucionalmente mostraron mayores deficiencias para elaborar un “Plan Institucional” tendiente a solventarlas. Se seleccionaron aquellos temas en los que las respuestas “no” o “parcial” sobrepasaban el 20% del total de respuestas en cada unidad autoevaluada, determinándose la existencia de al menos 5 en estas condiciones, a saber: Capacitación, Salud Ocupacional, Planificación, Sistema de Gestión y Sistemas de Información.



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Estos temas fueron aprobados en sesiones de la citada comisión y se abrieron espacios para escuchar las propuestas de los y las funcionarios que tenían a cargo el tema en el Ministerio. Posteriormente se elaboró el Plan Institucional de Mejora con estos elementos. El supracitado plan de mejora, ha realizado importantes avances durante el 2014 y algunas acciones trascienden este horizonte de tiempo y llegan hasta el 2015. Se citan a continuación los principales avances, mayormente abordados en las sesiones 39 y 40 de la CGCI : En el tema de Capacitación: El desarrollo de un Plan de Capacitación e inducción institucional 2014-2018, con un enfoque y estrategia integral y articulado con una política de relevo generacional, puestos y funciones sustantivas del MAG, debidamente incluido en Plan estratégico institucional, que fue señalado como una disposición de la Contraloría General de la República (CGR) y que está a la fecha debidamente aprobado. En el tema de Salud Ocupacional, se dio la aprobación para la Inclusión de la perspectiva de Salud Ocupacional dentro del procedimiento de compras (en aquellas que competan EJ: Sillas, escritorios,), remodelación y construcción de edificios. Sobre el tema de Sistema de Gestión de Calidad, se aprobó la propuesta del sistema de gestión y de un sistema informático para su manejo así como medición de los servicios que se brindan a los clientes externos e internos, con un enfoque de mejora continua, un ordenamiento documental e integración de información entre instancias. La propuesta incluye el visto bueno de la CGCI para recopilar la información que permita la actualización de procesos, de forma ascendente, iniciando en las agencias de extensión, siendo luego sometida a análisis y aval en las direcciones regionales. Se oficializa la propuesta de macroproceso, fichas de proceso y los indicadores, tal como ha sido dada a conocer por el gestor de calidad en las sesiones de la Comisión Gerencial de Control Interno. Otro logro es la creación de una propuesta de integración del proceso de control interno, el sistema de gestión y la planificación institucional. Con relación al Sistema de Información, se recomendó al Jerarca la aprobación del Plan Estratégico de Tecnologías de Información, asignación prioritaria de recursos necesarios para su implementación y la emisión de un acuerdo institucional para el apoyo interinstitucional y su ejecución. Este plan pretende el alineamiento ministerial, no sólo al MAG central sino a SENASA, INTA y SFE e implica la activación del decreto No. 32654-MAG, que crea el Comité Gerencial de Informática.



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En el tema de Planificación, Aprobación del Plan Estratégico Institucional y su comunicación a todas las jefaturas técnicas y administrativas.1

6. Hallazgos De las 798 acciones consignadas en el sistema de autoevaluación, se encontró cumplimiento del 100% en 310, lo que corresponde a un 39% al finalizar el año. En las acciones cumplidas al 100% se denota una alta prevalencia de justificaciones de cumplimiento sin evidencias contundentes como por ejemplo, minutas de reunión, No. De oficio, lista de participantes en actividades, etc. Incurriendo incluso en consignar, en algunos casos, un 100% de dicho nivel. Asimismo, el espacio destinado a la justificación del cumplimiento, con frecuencia es utilizado para fines diferentes a los que fue creado, al escribir en él todo tipo de reflexiones o planteamientos a realizar en el futuro y no justificación del nivel de cumplimiento. Se encuentra registro, en el sistema informático de autoevaluación, para varias dependencias, el ingreso de las personas responsables solicitando aclaración a quien ingresó la acción, sobre aspectos diversos tales como: tipo de acción, nombre de la dependencia que presenta la necesidad, fechas propuestas, redacción, etc sin la correspondiente respuesta del proponente, lo cual indefectiblemente hace llegar la acción al vencimiento sin atender. Situación similar a la anterior, se presenta cuando la acción avanza en un porcentaje variable pero llega a su vencimiento sin la intervención de los demás actores citados como responsables. Esto puede conllevar a la desmotivación de aquellos funcionarios y funcionarias que realizaron su parte de la actividad. Esta situación se presenta en 47 de las 486 acciones vencidas (alrededor de un 10%) y los porcentajes de avance logrados oscilan entre 33.33% y 66.67%. En muchas dependencias se denota, al consignar las acciones en el sistema, su afán por realizar el ejercicio por el cumplimiento legal que esto implica y no por el aporte al mejoramiento continuo que podría significar. Al ser ésta la motivación principal, probablemente no existe una fuerte voluntad por brindar el seguimiento oportuno a tales acciones, lo cual debilita el Sistema de Control Interno Institucional como un todo, sobre todo si se parte de que dichas acciones corresponden a propuestas válidas para enfrentar deficiencias percibidas en la institución en sus diferentes niveles.

1 Oficio DM-MAG-062-2015



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La creación de un Plan Institucional de Mejora permitió concentrar los esfuerzos institucionales en los 5 temas medulares que mostraban falencias en la autoevaluación aplicada y al darle seguimiento directamente desde la comisión Gerencial de Control Interno, como asesora del despacho ministerial, ha permitido avances significativos hacia el mejoramiento del Sistema de Control Interno Institucional.

7. Conclusiones

1. El presente informe de seguimiento muestra que aún las diferentes unidades no han alcanzado la madurez en el manejo del sistema de autoevaluación del MAG. Si bien es cierto participan activamente en el ingreso de la información y aprovechan las actividades participativas mediante las cuales se utiliza el instrumento, no existe una sana preocupación por dar seguimiento a las acciones en él consignadas.

2. Los esfuerzos de algunas unidades por ingresar al sistema y dar respuesta a las

acciones en que se les ha involucrado como responsables, en muchas oportunidades se ven eclipsadas o desincentivadas, por la falta de respuesta dentro del sistema de los otros responsables.

3. Como ya se señaló, en el informe de seguimiento anterior los temas medulares sobre las que hay deficiencias están generalizados en la institución, no obstante las acciones para mejorar, no son todo lo claras y contundentes que se quisiera en aras de poder gestionar lo procedente.

4. El cambio de autoridades ministeriales y jefes de departamento por cambio de gobierno, provocó que muchos encargados no dieran de seguimiento a las acciones

5. En algunos casos, el personal no acató la indicación de la unidad control interno, de realizar un cambio en los nombres de las personas que fueron designadas como responsables especialmente en el caso de jerarcas y algunos directores nacionales y regionales.

6. El Plan Institucional de Mejora permitió dar seguimiento desde el nivel jerárquico superior a la evolución de las mejoras planteadas en los 5 temas que el personal señaló con menor grado de cumplimiento en el ámbito institucional.

7. Se mantiene la debilidad en el Sistema de Autoevaluación Institucional correspondiente al soporte informático tanto en el análisis del sistema para su



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mejora continua como en la creación de reportes que puedan ser extraídos y utilizados por los y las titulares subordinadas para la toma de decisiones oportunas.

8. Recomendaciones

Al Jerarca:

1. Emitir comunicados que promuevan en los titulares subordinados la responsabilidad que les corresponde en el seguimiento de los planes de mejora de sus respectivas dependencias y la aplicación del procedimiento que corresponde en caso de incumplimiento de la Ley.

2. Emitir comunicados institucionales que contribuyan a posicionar al sistema

informático de autoevaluación como una herramienta de gestión primordial en el ámbito institucional.

A los titulares subordinados:

1. Mostrar y fomentar una actitud responsable en sus dependencias con respecto al seguimiento de las acciones consignadas en los planes de mejora de su dependencia, mediante el ingreso periódico al sistema, comunicación de avances y solicitud de información mediante él.

2. Promover el uso del sistema de autoevaluación dentro de las dependencias a su

cargo mediante el modelaje de conductas relativas a la generación de reportes, utilización de información en las reuniones y encuentros con el personal, estímulo a los y las funcionarias que muestren compromiso con él, procesos de llamadas de atención en los casos de incumplimiento.

3. Según las necesidades de su dependencia, solicitar y coordinar apoyo por parte de

la UCI, en temas como capacitación en el uso del sistema informático de autoevaluación.

4. Acatar las disposiciones emitidas por la UCI con relación a la Autoevaluación, en

primer lugar con respecto al seguimiento de los planes reportados así como realizar los cambios pertinentes sugeridos, como por ejemplo en el nombre del responsable de la acción, cuando corresponde.



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Al Dpto. de Tecnologías de Información Brindar el apoyo eficaz y oportuno al sistema de autoevaluación institucional a fin de diagnosticar falencias, corregir errores y realizar todas a las acciones pertinentes tendientes a la aplicación, emisión de reportes para el seguimiento oportuno de las acciones de mejora que se generen. A la Comisión Gerencial de Control Interno Dar continuidad al Plan Institucional de Mejora y difundir profusamente sus resultados conforme se alcancen los objetivos, en vista de que fue creado con base en los temas que los y las funcionáis consideraron que había mayores deficiencias institucionales con sus respuestas directas en la autoevaluación

I. Referencias Sistema de Autoevaluación en la dirección electrónica: http://sistemas.mag.go.cr/SistemaAutoevaluacion/Bienvenida.aspx Actas 39 y 40 de la comisión gerencial de control interno en la dirección electrónica: http://www.mag.go.cr/transparencia/control_interno.html

http://sistemas.mag.go.cr/SistemaAutoevaluacion/Bienvenida.aspx



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ANEXOS

DESPACHO MINISTERIAL

Debilidades encontradas en control interno:

Mediante la Autoevaluación el personal de esta oficina determinó que no había cumplimiento o que éste era parcial en los siguientes temas: Ambiente de Control:

1. En cuanto a si el titular subordinado de la dependencia apoya y promueve el fortalecimiento del sistema de control interno y los valores éticos institucionales.

2. Sobre si se cuenta con capacitación en el sistema de control interno institucional, relaciones interpersonales, trabajo en equipo ética y liderazgo y si se les ha evaluado en esos temas. Si se han realizado acciones para fomentar las buenas relaciones humanas y si estos aspectos contribuyen con el ambiente de control.

3. Sobre la Implementación o no de acciones para proteger y conservar el patrimonio

público y mejoras en la salud ocupacional así como procedimientos orientados a la prevención y gestión del riesgo ante eventos y desastres naturales y antropológicos.

4. Conocimiento de si se dispone o no del marco estratégico institucional (misión

visión y valores y su promoción) y participación de los colaboradores en su construcción.

Valoración del Riesgo:

1. La identificación, evaluación de los riesgos asociados a la gestión y si se da una evaluación periódica de los mismos tomando las medidas preventivas y correctivas y si se participa a los colaboradores en el aporte de acciones para gestionarlos.

2. Conocimiento de un procedimiento único de seguimiento y evaluación institucional y del instrumento de medición de riesgos.

3. Promoción que haga la jefatura del conocimiento y uso de los sistemas informáticos de control interno institucional.



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Actividades de control 1. Aplicación o no de la normativa en el servicio y conocimiento de los colaboradores

sobre los procedimientos de la dependencia.

2. Sobre si la dependencia cuenta con los controles adecuados para minimizar sus riesgos y si dichos controles han sido analizados en el beneficio que aportan y si el jefe concientiza sobre su importancia. Asimismo, la participación que hayan tenido en la modificación y ajuste de los mismos dentro del sistema de gestión.

Sistemas de información 1. Existencia o no de un sistema adecuado de información, de captura y

procesamiento de información, así como el conocimiento de los sistemas Infoagro y Sinsan.

2. Conocimiento o no de cómo se relacionan las actividades, metas y funciones de cada departamento o área de la dependencia entre sí o con otras que tienen relación con ella.

3. Si cuentan o no con capacitación en lo relacionado con los sistemas de información de la dependencia.

Seguimiento 1. Con relación a si se transmite con periodicidad al personal de la dependencia

información sobre el control interno y resultados de las reuniones 2. Si el titular subordinado brinda o no seguimiento a las acciones de mejora que se

proponen en su dependencia, incorporándolas en el plan de trabajo.

3. Desarrollo de metodologías e instrumentos para el seguimiento de los planes de trabajo y al seguimiento de control interno de forma periódica así como la divulgación y retroalimentación sobre los resultados que brindan los sistemas.

Acciones de mejora propuestas

Las acciones descritas en estas dependencias, en su mayoría, se encuentran claramente identificadas y subdivididas en “pasos” tal y como se ha indicado por parte de la UCI, lo cual facilita el seguimiento y consignar el avance por porcentajes según vayan interviniendo en su cumplimiento los diferentes responsables. Asimismo en esta sección se encuentra una instancia que no colocó acciones de mejora para ninguna de sus respuestas “no” o “parcial”, con lo cual se desvirtúa el sentido de la autoevaluación, cual es derivar un plan de mejora.



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A continuación, se resumen las acciones propuestas según el componente a que pertenece: Ambiente de control

1. En este campo las propuestas tienen que ver con actividades que permitan la eficiencia de las funciones en apego al ordenamiento jurídico y la operación correcta de las acciones y posicionamiento del tema de control interno en la cultura de la dependencia.

2. Participación y/o solicitudes de curso virtual de control interno sobre relaciones interpersonales, trabajo en equipo, ética liderazgo, atención al cliente, clima, cultura organizacional y Salud Ocupacional (estos con énfasis en funcionarios destacados en regiones)

3. Solicitud de aplicación de instrumentos para evaluar las relaciones interpersonales, valores y ética en el MAG en general y por personas.

4. Acciones de divulgación de planes de acción, los valores y principios así como el código de valores del MAG.

5. Dotación de recursos idóneos para las mejoras en la salud ocupacional de los funcionarios e información sobre los procedimientos para la prevención y gestión del riesgo incluyendo la creación e comisiones de trabajo con relación a eventos y desastres naturales para su protocolo y puesta en práctica.

6. Promoción del conocimiento de los elementos de la planeación estratégica del MAG y de la Auditoría Interna en todos los funcionarios mediante mecanismos que regularmente permitan esa comunicación y su apropiamiento.

7. Establecimiento y/o validación de misión, visión y los objetivos de las unidades, POI alineado e integrado con el Plan Estratégico Institucional.

8. Inclusión en el procedimiento gerencial institucional de la obligación de los titulares subordinados de difundir los valores actualizados del MAG.

Análisis de riesgos

1. Se plantean iniciativas tendientes a la creación de un marco estratégico y plan de acción así como la realización de talleres de riesgos capacitación en sus instrumentos, seguimiento periódico así como concientización sobre el tema.

2. Desarrollo de una metodología integral de seguimiento y evaluación que

monitoree la planificación operativa y estratégica institucional en coordinación con el sistema de planificación institucional y jefaturas técnicas del nivel nacional.



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Actividades de control

1. Se plantean acciones como la conclusión de la actualización y mejora de los procedimientos en el sistema de gestión.

2. Elaboración de los controles que se requieran para minimizar los riesgos y analizar el beneficio que aportan en ese sentido.

Sistemas de información

1. Gestión de recursos financieros y/o técnicos para el desarrollo de un sistema integrado de captura de información y de los utilizados actualmente, incluye diagnosticar y mejorar los sistemas actuales de las diferentes instancias ministeriales y capacitación del personal en los que se establezcan.

2. Conocimiento de sistemas como Sinsan 3. Divulgación de temas relacionados con Control Interno por diferentes medios

institucionales Seguimiento

1. En este aspecto, se propone incorporar las acciones de mejora en los planes de trabajo y dar seguimiento a las ya incorporadas de forma periódica y socializar los resultados obtenidos del Sistema de Control Interno.

2. Taller para elaboración plan de trabajo formal Acciones realizadas Las dependencias que se ubican en este ámbito, presentan un nivel bajo en cumplimiento de acciones. Las acciones consignadas por parte de la auditoria son las que gozan de más sólidos respaldos en cuanto a evidencias. A continuación se señalan sus principales logros durante el período en estudio y se obvian aquellas que constituyen comentarios o bien acciones a futuro:

Respuestas oportunas dentro del sistema por parte de la UCI

Curso virtual de control interno realizado y en el que participaron los funcionarios consignados en la acción de mejora.

Formulación del Plan Operativo de la Auditoría para el ejercicio 2015 y cuantificación las metas a través de la formulación del anteproyecto de presupuesto para el 2015, el mismo incluyó las necesidades de capacitación detectadas.

Gestión de recursos ante Financiero por parte de Auditoría.



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Solicitud a la Comisión de Valores Institucional de apoyo en la elaboración de mecanismo, de evaluación en esa temática.

Comunicación anual a los colaboradores sobre el planeamiento estratégico de la Auditoría Interna así como los que emita el MAG a nivel general.

Participación de funcionarios de Auditoría Interna en actividades en torno al tema de ética y conducta.

Talleres facilitados por la UCI

Participación activa en la propuesta de mejora de los procedimientos que se remitieron al gestor de calidad.

Ingreso al sitio Web del INEC a fin de conocer el Sistema Nacional de Información en Seguridad Alimentaria y Nutricional (SINSAN).

DIRECCIÓN ADMINISTRATIVO FINANCIERA



1. Sobre si cuenta con capacitación en el sistema de control interno institucional, relaciones interpersonales, trabajo en equipo ética y liderazgo y evaluación en esos temas, si se han realizado acciones para fomentar las buenas relaciones humanas y si estos aspectos contribuyen con el ambiente de control.

2. Sobre la Implementación o no de acciones para proteger y conservar el patrimonio

público y mejoras en la salud ocupacional.

3. Procedimientos orientados a la prevención y gestión del riesgo ante eventos y desastres naturales y antropológicos.

4. Conocimiento de si se dispone o no del marco estratégico institucional (misión

visión y valores y su promoción) y su alineamiento con el plan operativo de la dependencia.


1. Socialización o no del marco estratégico institucional y si se participa a los colaboradores en él y en la identificación y evaluación de riesgos.



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4. Promoción que haga la jefatura del conocimiento y uso de los sistemas informáticos de control interno institucional.



2. Existencia o no un adecuado registro de los productos/servicios/transacciones que se brinda en la oficina, controles adecuados para minimizar riesgos.

3. Sobre si la dependencia cuenta con los controles adecuados para minimizar sus

riesgos y si dichos controles han sido analizados en el beneficio que aportan

4. Conocimiento de los colaboradores respecto a los procedimientos del departamento y participación que hayan tenido en la modificación y ajuste de los mismos dentro del sistema de gestión.

5. Aplicación o no de la normativa de adquisición de bienes y servicios.


procesamiento de información, así como el conocimiento del sistema Sinsan. 2. Conocimiento o no de cómo se relacionan las actividades, metas y funciones de

cada departamento o área de la dependencia o que tienen relación con ella. Seguimiento

Sobre este tema las deficiencias giran en torno al desarrollo metodologías e instrumentos para el seguimiento de los planes de trabajo y al seguimiento de control interno de forma periódica así como la divulgación y retroalimentación sobre los resultados que brindan los sistemas.


En estas dependencias las acciones de mejora varían mucho en cuanto a sus enunciados ya que por un lado algunas las plantean claramente y subdividen en actividades mientras que



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otras las plantean de forma general y difusa haciendo referencia a la pregunta pero sin agregar su tema (por ejemplo “dar charlas sobre el tema”… pero no aclara qué tema, no lo retoma de la pregunta, por lo que hace difícil su seguimiento) A continuación, se resumen las acciones propuestas según el componente a que pertenece: Ambiente de control

1. En este ámbito se propone capacitación (como cursos o aprovechando las reuniones) en Control interno en un proceso que paulatinamente abarque a todo el personal que no ha cursado, a asimismo en servicio al cliente, trabajo en equipo y liderazgo, salud ocupacional, sus beneficios y responsabilidades, prevención de riesgos ante eventos y desastres naturales y antropológicos charlas y planes de salud y un proceso de fomento de habilidades como liderazgo, motivación, reuniones efectivas, etc.

2. Establecimiento de un servidor externo con el respaldo de toda la información que

procesa el SUNII

3. Solicitud de equipos de cómputo óptimos para soporte de los sistemas informáticos que se utilizan en la Tesorería, y apoyo eficiente por parte del dpto. de informática en este tema.

4. Solventar problemas interpersonales en las áreas y mejorar relaciones humanas

(tesorería) mediante reuniones periódicas, asimismo promoción de actividades físicas y mentales para mejoramiento de posturas y disminución del estrés.

5. Definición de misión y visión, objetivos departamentales y promoción de los

valores institucionales mediante reuniones, pizarra informativa.

6. Mejora en las prácticas archivísticas en todos los Archivos de Gestión conforme la Ley, espacios destinados a los archivos regionales, equipo e inventarios de documentos que pueden ser sujetos de consulta pública.

Análisis de riesgos

1. Se plantea la socialización del marco estratégico definido y su plan de acción, la información sobre los instrumentos para la medición de riesgos institucional y los sistemas informáticos institucionales.

2. Actualización de riesgos 3. Gestión der recursos para fortalecimiento del Archivo Central Institucional,



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1. Analizar el valor que aportan las actividades de control 2. Solicitudes de compra de software y hardware necesario para las labores 3. Actividades de Intercambio de información sobre procedimientos 4. Solicitudes de trámites tendientes mejoras en Archivo Central, a fin de responder a

hallazgos de la Auditoría de la Calidad


1. En general, en este ámbito, se plantean mejoras tendientes a gestionar sistemas Institucional de gestión documental sistema de inventarios de soporte técnico y otros relacionados con los flujos de información, tanto si se trata de creación de nuevos como de reactivar los que existan.

Seguimiento

1. En cuanto a seguimiento se proponen actualización y seguimiento a los sistemas de control interno, realizando oportunamente las actividades de análisis de riesgos y autoevaluación 2013.

2. Desarrollar de metodología para el control de documentos y tablas de plazo elaboradas.

Acciones realizadas

En esta Dirección Nacional, se logró cumplir en 100%, cerca de la mitad de las acciones propuestas, no obstante como ya se dijo, las evidencias no resultan contundentes, según el siguiente detalle:

Divulgación del plan estratégico institucional aprobado.

Solicitud de desarrollo del sistema de inventario.

Inclusión de temas importantes en las agendas de reunión.

Realización de taller de actualización de riesgos.

Trámites para adquisición de nuevos software, relación de los sistemas informáticos existentes con los nuevos, para evitar información redundante.

Inclusión de proyectos en el Plan Estratégico de Tecnologías de Información.



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DIRECCIÓN NACIONAL EXTENSIÓN AGROPECUARIA


Mediante la Autoevaluación el personal de esta oficina determinó que no había cumplimiento o que éste era parcial en los siguientes temas: Ambiente de Control :

1. El apoyo y promoción del titular subordinado de la dependencia al sistema de control interno.

2. Capacitación de los colaboradores en el sistema de control interno institucional, relaciones interpersonales, trabajo en equipo ética y liderazgo y evaluación en esos temas. Y si se han realizado acciones para fomentar las buenas relaciones humanas.

3. Implementación de acciones para proteger y conservar el patrimonio público y mejoras en la salud ocupacional.

4. Procedimientos orientados a la prevención y gestión del riesgo ante eventos y desastres naturales y antropológicos.

5. Conocimiento del marco estratégico institucional (misión visión y valores y su promoción) y su alineamiento con el plan operativo de la dependencia.


1. Socialización o no del marco estratégico institucional y si se participa a los colaboradores en él y en la identificación y evaluación de riesgos.





2. Existencia o no un adecuado registro de los productos/servicios/transacciones que se brinda en la oficina, controles adecuados para minimizar riesgos.

3. Análisis del beneficio que se obtiene al aplicar las actividades de control que se consideren estratégicas.



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4. Realización o no de modificaciones o ajustes a los procedimientos existentes en el Sistema de Gestión Institucional y conocimiento y aplicación de la normativa de adquisición de bienes y servicios.

5. Concientización del jefe al personal sobre la importancia de minimizar los riesgos.


procesamiento de información, así como el conocimiento de los sistemas infoagro y Sinsan.

2. Conocimiento o no de cómo se relacionan las actividades, metas y funciones de cada departamento o área de la dependencia o que tienen relación con ella.

3. Sobre si se encuentra o no capacitado el personal para utilizar los sistemas de información de su dependencia y se transmite información periódica al personal sobre el control interno y los resultados de las reuniones de Control Interno.

Seguimiento

1. Seguimiento por parte del titular subordinado a las acciones de mejora que se proponen e incorporación de las mismas al plan de trabajo y desarrollo de metodologías e instrumentos para ese fin

2. Seguimiento de control interno de forma periódica y divulgación y retroalimentación sobre los resultados que brindan los sistemas.


Se resumen las acciones propuestas según el componente a que pertenecen Ambiente de control

1. Se plantean mejoras relacionadas con mayor apoyo en control interno mediante reuniones y espacios de coordinación. Propiciar el análisis de situaciones variadas como profesionales con plazas que no cumplen, funciones y líneas jerárquicas, coordinación con las regiones

2. Capacitación, mediante diversas técnicas funcionarios subordinados (no solo a

titulares) en las generalidades del control interno, relaciones interpersonales, trabajo en equipo, ética, valores y atención al cliente; así como difusión de los logros obtenidos con la aplicación del control interno y del Plan Estratégico del MAG



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3. Diseño de sistema que integre la planificación, el control interno, gestión de la calidad, seguimiento y evaluación como un solo proceso.

4. Se plantea además el mejoramiento del clima, integralidad y valores del personal,

por medio de la comunicación y atención individual de casos, integración del equipo de trabajo, reuniones, encuentros y actividades facilitadoras de estos temas.

5. En el tema de Salud Ocupacional se sugiere solicitar una evaluación de toda la Dirección y el desarrollo de programas en esa materia para mejoramiento de la salud física y mental del personal, gestión de eventos y prevención de desastres que incluyan los protocolos.

6. Análisis y realización de modificaciones de los procedimientos. Análisis de riesgos

1. Se plantean actividades como la participación del personal en la identificación de riesgos, abarcando aquellas áreas que no lo han realizado y dar seguimiento a las acciones que se proponen para minimizarlos.

2. Revisar, unificar y mejorar procedimientos 3. Evaluación de coordinadores de áreas. 4. Socializar por medio de capacitación los instrumentos de medición de riesgos y

analizar sus controles asociados. Actividades de control

1. En este ámbito se propone revisar diferentes aspectos relacionados con los servicios que se brindan tal como si existen normativas para todos ellos, plantar mejoras acorde a las necesidades de los usuarios, revisar sus controles, asegurándose de que cada área de DSOREA conozcan los procedimientos de su departamento.

2. Se plantan modificaciones en formularios que han perdido vigencia como control de vehículos.

3. Identificar los riesgos reales de cada uno de los programas que se desarrollan en la DNEA y se articulen con los distintos niveles (nacional, regional y local)

4. Procesos de seguimiento y evaluación para los procesos de planificación 5. Se plantea la definición de la estructura organizacional de la DNEA y mejoramiento

de sus procedimientos así como divulgación del sistema de gestión en que se encuentran incluidos.



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1. Las acciones giran en torno a la creación o implementación de un sistema de información que integre todas las funciones de DSOREA al cual se alimente y se tenga acceso para mejor servicio de los usuarios. Dicho sistema debe integrar los existentes y suplir los faltantes y ser de conocimiento de todos los colaboradores.

2. Propiciar espacios de encuentro entre las distintas dependencias 3. Conocimiento de los portales del MAG y recibir retroalimentación de los avances

de las acciones del sistema de control interno por medio de reuniones mensuales. Seguimiento En este ámbito, se plantean acciones tendientes a crear un equipo de apoyo, metodologías e instrumentos para el seguimiento. Recibir retroalimentación sobre los sistemas de CI: riesgos y autoevaluación. Acciones realizadas

En esta Dirección Nacional, las acciones cumplidas en un 100% solamente alcanzaron un 10%. Llama la atención que las actividades que alcanzaron cumplimiento en su mayoría estaban de cargo de personal externo a la DNEA. En algunos casos, las justificaciones consistieron en comentarios que no corresponden exactamente a lo que el sistema solicita en este espacio según el siguiente detalle:

Actividades de prevención y promoción de la salud durante todo el año, extensivos a familiares (por parte del consultorio médico).

Entrega a la Dirección de Recursos Humanos de los procedimientos de Gestión Integral de Salud actualizados para su aprobación y posterior divulgación.

Documentos elaborados y en espera de validación de las autoridades ministeriales respectivas, informes y registros de las acciones que se desarrollan.

Comunicaciones (mediante oficio) a los departamentos y direcciones regionales, sobre acatamiento de la Ley de Control Interno

Planificación de vacaciones de los funcionarios por área y registro digital de las solicitudes aprobadas.

Revisión y actualización anual de los riesgos.

Estandarización de formulario para el chequeo del vehículo cada vez que sale de la institución, con la finalidad de controlar su mantenimiento y buen estado.

Reuniones mensuales con Administradores Regionales para retroalimentación

Inversión de 40 millones de colones en modificaciones en página web de REDNIA y del MAG, así como equipamiento al Centro Coordinador para digitalizar la



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bibliografía agropecuaria Nacional, préstamo un servidor web a Informática, por medio del proyecto FITTACORI, para albergar las Web.

DIRECCIÓN REGIONAL CHOROTEGA



1. El apoyo y promoción del titular subordinado de la dependencia al sistema de control interno.

2. Capacitación de los colaboradores en el sistema de control interno institucional, relaciones interpersonales, trabajo en equipo ética y liderazgo y evaluación en esos temas.

3. Implementación de acciones para proteger y conservar el patrimonio público. 4. Mejoras en la salud ocupacional. 5. Conocimiento de visión misión valores promoción y puesta en práctica de éstos

últimos. 6. Procedimientos orientados a la prevención y gestión del riesgo ante eventos y

desastres naturales y antropológicos. 7. Coherencia entre plan operativo y marco estratégico institucional.

Valoración del Riesgo: 1. Participación de los colaboradores en la identificación, evaluación de los riesgos y

su seguimiento, monitoreo de avance en los objetivos y medidas correctivas. 2. Realización de modificaciones o ajustes a los procedimientos existentes en el

Sistema de Gestión Institucional 3. Conocimiento de un procedimiento único de seguimiento y evaluación

institucional. Actividades de control 1. Existencia o no un adecuado registro de los productos/servicios/transacciones

que se brinda en la oficina, controles adecuados para minimizar riesgos 2. Análisis del beneficio que se obtiene al aplicar las actividades de control que se

consideren estratégicas.



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3. Realización o no de modificaciones o ajustes a los procedimientos existentes en el Sistema de Gestión Institucional y conocimiento y aplicación de la normativa de adquisición de bienes y servicios.


1. Existencia o no de un sistema adecuado de información, de captura y procesamiento de información así como el conocimiento del sistema de información nacional de seguridad alimentaria y nutricional (SINSAN)

2. Transmisión de información periódica al personal sobre el control interno así como divulgación de los resultados de las reuniones de Control Interno.

Seguimiento

1. Seguimiento a las acciones de mejora que se proponen e incorporación de las mismas al plan de trabajo y desarrollo de metodologías e instrumentos para ese fin

2. Seguimiento de control interno de forma periódica y divulgación de los resultados que brindan los sistemas.


Se resumen las acciones propuestas según el componente a que pertenecen Ambiente de control

1. En estos ámbitos, las acciones de mejora giraron en torno a solicitar y o coordinar charlas, talleres y cursos para suplir las falencias en esos temas sobre todo de relaciones interpersonales, ética, liderazgo y atención al cliente (y su evaluación), emisión de una misión y visión regionales, plan preventivo de riesgos.

2. Instrucción sobre los objetivos del control interno, sus componentes y acceso periódico a los sistemas de CI institucionales.

3. Mejoras en la seguridad de las oficinas, condiciones de salud ocupacional como equipos de aire acondicionado e inclusive personal especializado y dispositivos equipo para respaldo de información

La gran mayoría de esas actividades formativas serían solicitadas internamente utilizando los recursos humanos regionales y en algunos casos, dependiendo del tema (salud ocupacional, manejo preventivo de desastres por ejemplo) se solicitarían a entidades como Recursos Humanos del MAG y Comisión Nacional de Emergencias. Las actividades administrativas serán gestionadas con la unidad regional encargada.



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Análisis de riesgos En este ámbito se plantean acciones como:

1. Seguimiento de los riesgos detectados y las medidas para administrarlos. 2. Diagnóstico de las condiciones del mobiliario regional y capacitación en el tema

de riesgos y realización de análisis en el tema. Actividades de control Se plantea:

1. Llevar a cabo actividades para la determinación del beneficio que se obtiene al aplicar las actividades de control.

2. Respaldos, mecanismos de almacenamiento y sistemas de manejo de información para evitar riesgos así como mantenimiento a los equipos de cómputo en forma periódica

3. Revisar los procedimientos (con participación de todos los servidores) y proponer las mejoras a aquellos que los requieran, tales como tarjetas de circulación de vehículos, tarjetas de Ruedo y la FID

4. Desarrollar protocolos, aplicarlos y verificar cotidianamente las acciones preventivas


1. Sistemas de información para captura, proceso y disposición en el área técnico-operativa y equipos de cómputo adecuados para el manejo de la información.

2. Actualización de sistemas de informáticos 3. Utilización de reuniones de personal para recibir información sobre temas como

Sistema SINSAN, Infoagro y control Interno 4. Replanteamiento de los centros de información. Creación de bases de datos

regional con documentos, perfiles de proyectos locales, regionales, sectoriales, para evitar duplicidad de esfuerzos.

5. Mayor cantidad de recurso humano secretarial y fortalecimiento de capacidades del personal en este tema con recurso humano regional experto.

Seguimiento En este ámbito, se plantea:

1. Talleres periódicos para seguimiento a las acciones de mejora y retroalimentación sobre los resultados que generan los sistemas de control (acciones de mejora de Autoevaluación anual y la administración de riesgos) y su inclusión en los planes de trabajo.



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2. Capacitación en SEVRI Acciones realizadas

A continuación se presenta un resumen de las principales acciones realizadas en todos los componentes de la Ley de Control Interno. Otras acciones no se toman en cuenta porque no corresponden a acciones concretadas sino a futuro o bien otro tipo de comentarios.

Asesorías, capacitaciones y Talleres en el tema de Ética, Control Interno y sus sistemas informáticos, en el ámbito de la Dirección Regional y de las agencias.

Se informa que el Ministerio de Agricultura y Ganadería revisó y oficializó la Misión, visión y Objetivos Estratégicos de la Institución

Recordatorios en todas las reuniones mensuales de personal sobre el compromiso de brindar el seguimiento a las acciones programadas en el Sistema de Control y asesorías a los que lo solicitan.

Se contestó la encuesta de Control Interno, con todo el personal, dónde se evidenciaron los beneficios que cada uno de los funcionarios detectaron después de identificar los riegos y los planes de mejora.

Avances en el proceso de análisis y recomendaciones para establecer el Sistema de información.

Se programaron las 3 reuniones de Control Interno a desarrollar durante el año para dar el seguimiento al tema, con el apoyo de Control Interno Nacional.

Se brindó al personal la instrucción para accesar la página Web del INEC y realización de ingresos a la página Sinsan. (según bitácora)

Realización todo tipo de solicitudes (respaldadas con los oficios ) al enlace regional de control interno, coordinadora administrativa, coordinador de comunicación e información, coordinadora de capacitación regional, o bien a entes externos a la dirección, como el comité de emergencias y el Ministerio de Salud de la Región, Cruz roja de la región, etc de charlas sobre Ley de control interno para el personal, de Salud Ocupacional, mecanismos de seguridad para agencia, aire acondicionado, artículos o construcciones para custodia de equipo y respaldo de información. Sistemas de captura y procesamiento de la información Muchas de las cuales han sido respondidas o están en proceso.

Se brinda seguimiento semanal a la programación, a los servicios y a los sistemas de control interno, desde la Dirección Regional y hacia las oficinas mediante visitas.

Construcción de la misión, visión y se objetivos estratégicos para la ASA de Hojancha

Participación de personal de agencias en la Comisión de Salud Ocupacional

Inclusión de los temas de la autoevaluación en las programaciones de algunas oficinas para el año 2014.

Nombramiento de la Comisión de Salud Ocupacional Regional.



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DIRECCIÓN REGIONAL BRUNCA


Mediante la Autoevaluación el personal de esta oficina determinó que no había cumplimiento o que éste era parcial en los siguientes temas: Ambiente de Control : En cuanto a si se realizan acciones que conlleven a fomentar mejoras en la salud ocupacional (condiciones físicas, salud física y mental, equipo y material entre otras) de los colaboradores. Valoración del Riesgo: Conocimiento de si existe un procedimiento único para el seguimiento y evaluación a nivel institucional Sistemas de Información: Existencia o no de un sistema adecuado de información, de captura y procesamiento de información así como el conocimiento del sistema de información nacional de seguridad alimentaria y nutricional (SINSAN)


1. Las acciones de mejora están relacionadas con cambios de mobiliario, equipo y lugares adecuados para mejorar la salud física, la realización del trabajo e ingerir los alimentos.

2. Se proponen actividades de capacitación y divulgación para suplir temas en los que

no se da cumplimiento como por ejemplo sistema de seguimiento y evaluación.

3. Otras actividades se relacionan con la divulgación de los procedimientos y del sistema de información SINSAN, definición de políticas, recursos y planes de acción a nivel superior.



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Acciones realizadas

En el caso de esta Dirección Regional, solamente consta en el sistema la realización de dos acciones aunque no se aporta evidencia de ello:

Se incorpora en la programación, la definición de políticas, recursos y planes de acción a nivel superior

Se dio una inducción al personal de la región sobre el sistema Sinsan

DIRECCIÓN REGIONAL CENTRAL OCCIDENTAL



1. Si están o no capacitados los colaboradores en el sistema de control interno institucional, relaciones interpersonales, trabajo en equipo, ética liderazgo y atención al cliente.

2. Si se fomentan, mejoran o no temas como los anteriores y mejoras en la salud ocupacional (condiciones físicas, salud física y mental, equipo y material entre otras.

3. Sobre si existen o no procedimientos para prevención y gestión del riesgo ante eventos y desastres naturales y antropológicos.


1. Si se conoce un procedimiento único para el seguimiento y evaluación a nivel institucional

2. Si se evalúa periódicamente los riesgos inherentes a las actividades que se realizan y se toman las medidas preventivas y correctivas del caso.


1. Controles adecuados necesarios y suficientes para minimizar sus riesgos y obtener seguridad razonable en el logro de las funciones.

2. Análisis del beneficio que se obtiene al aplicar las actividades de control que se consideran estratégicas.



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3. Conocimiento, modificaciones o ajustes sobre procedimientos de los propios departamentos

Sistemas de Información: Existencia o no de un sistema adecuado de información, de captura y procesamiento de información y capacitación del personal en el mismo así como el conocimiento del sistema de información nacional de seguridad alimentaria y nutricional (SINSAN)


Dada la cantidad de acciones vertidas en los planes de mejora de esta dirección Regional, se clasificarán según el componente a que pertenecen según el siguiente detalle:

Ambiente de control

Las acciones de mejora en este campo, están relacionadas con coordinar con diferentes oficinas de la institución para recibir actividades formativas en torno a temas de salud ocupacional e implementar planes al respecto así como prevenir riesgos o emergencias o evaluación. Asimismo solicitar más personal. Otras acciones de capacitación estarían dirigidas a temas como relaciones interpersonales, trabajo en equipo, ética y mejorar las condiciones laborales físicas de los colaboradores y control interno en general. En varias ocasiones se menciona que las capacitaciones han sido recibidas solo por jefaturas y se requiere ampliar a otro personal.

Valoración del riesgo Se propone solicitarle a la Dirección Regional que comunique el procedimiento de seguimiento y evaluación a nivel institucional, así como la inclusión del personal de oficina en la valoración del riesgo.


Revisar, mediante reuniones, el costo beneficio de las actividades de control así como los procedimientos especialmente los administrativos y en general para determinar si se encuentra actualizados . En algunos casos no se proponen acciones de mejora ya que se considera que no se han requerido modificaciones en los procedimientos en el sistema de gestión.



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Sistemas de Información Las acciones en este campo están relacionadas con la creación de sistemas automatizados para manejo de información que ofrezca datos apropiados para la generación de reportes e informes instantáneos así como la información que se está brindado a los productores. Capacitación en sistema de información geográfico, en sistemas y en SINSAN así como contratación de personal en bases de datos. En general socializar la información en el ámbito regional y adquirir dispositivos de almacenamiento. Acciones realizadas

A continuación se presenta un resumen de las principales acciones realizadas en todos los componentes de la Ley de Control Interno. En esta dirección regional la mayoría de “acciones” no corresponden a gestiones realizadas sino a planteamientos a futuro o bien otro tipo de comentarios.

Capacitaciones recibidas por las jefaturas (aunque se aclara que esto se debe a limitación de recursos, pero que deben de ser replicadas a todo su personal)

En proceso de análisis de la situación de las ASAs que requieran de un aire acondicionado para ver la posibilidad de incluir su compra en el presupuesto de 2014.

Coordinación con la Comisión Municipal de Emergencia para un plan de acción ante desastres naturales.

Existencia de un único procedimiento establecido por la DSOREA sobre la PEP, protocolo 2013, directrices del 2013 y el 19 nov 2013 las del 2014

En proceso, la inducción al nuevo personal.

Visitas de seguimiento mensual de la Unidad de planificación regional.

Se cuenta con un sistema de Información, Seguimiento y Evaluación en forma manual que permite tener a nivel Regional la información que se genera para la toma de decisiones.

La Dirección regional cuenta con un sistema de Información, Seguimiento y Evaluación en forma manual que permite tener a nivel Regional la información que se genera para la toma de decisiones.



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DIRECCIÓN REGIONAL CENTRAL ORIENTAL


Mediante la Autoevaluación, el personal de esta oficina determinó que no había cumplimiento o que éste era parcial en los siguientes temas: Ambiente de Control:

1. El apoyo y promoción al sistema de control interno por parte del titular subordinado de la dependencia, si están o no capacitados los colaboradores en temas como el sistema de control interno institucional, relaciones interpersonales, trabajo en equipo, ética liderazgo y atención al cliente, si esas relaciones favorecen ambiente control y si se evalúa al personal en esas áreas.

2. Si se fomentan, mejoran o no, temas como los anteriores y mejoras en la salud ocupacional (condiciones físicas, salud física y mental, equipo y material entre otras.


4. Relacionados con el nivel de conocimiento de la misión, visión, valores y objetivos estratégicos de la institución, si la dependencia posee tales elementos y si se percibe alineamiento o coherencia del plan operativo de la dependencia con el marco estratégico institucional

5. Promoción y práctica que hace la jefatura de la dependencia de los valores éticos institucionales.


1. Si se socializa o no, el marco estratégico y se participa a los colaboradores en la construcción del plan de acción (objetivos, metas e indicadores)

2. Si se conoce un procedimiento único para el seguimiento y evaluación a nivel institucional

3. Promoción por parte de la jefatura de la dependencia del conocimiento y el uso de los sistemas informáticos de control interno institucional.


1. Referente a si se aplica la normativa (política, metodologías y procedimientos) en la prestación del servicio en la dependencia y si existe un adecuado registro de los productos/servicios/transacciones que brinda la dependencia.



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2. Controles adecuados necesarios y suficientes para minimizar sus riesgos y obtener seguridad razonable en el logro de las funciones.

3. Análisis del beneficio que se obtiene al aplicar las actividades de control que se consideran estratégicas.

4. Conocimiento, modificaciones o ajustes sobre procedimientos de los propios departamentos

Sistemas de Información:

1. Existencia o no de un sistema adecuado de información, captura y procesamiento de información y capacitación del personal en el mismo así como el conocimiento de los sistemas de información nacional de seguridad alimentaria y nutricional (SINSAN) e Infoagro.

2. Transmisión periódica al personal de información sobre el control interno, resultados de las reuniones y retroalimentación sobre los resultados que se generan de los sistema de control, así como conocimiento en la forma en que se relacionan las actividades, metas y funciones de cada departamento o área de la dependencia.

3. Desarrollo de metodologías e instrumentos para seguimiento periódico de los planes de trabajo de para mejora de la gestión, s y determinar el grado de avance de las metas establecidas en los planes de trabajo.


Se clasificarán las acciones de mejora según el componente a que pertenecen según el siguiente detalle:

Ambiente de control:

1. En este ámbito, se plantean mejoras relacionadas con la intervención de

departamentos externos a la dependencia como por ejemplo el Consultorio Médico y Salud Ocupacional para suplir las necesidades detectadas así como el diseño de herramienta que permita evaluar las relaciones humanas, plan de capacitación para crear un procedimiento de atención a casos de desastres.

2. Colocación en lugar visible la Misión, Visión y objetivos institucionales así como gestionar o construir los propios de la región.

3. Promoción de foro nacional dentro la institución para revisar el accionar de la extensión agropecuaria y mejorarla de acuerdo a los tiempos actuales.

4. Capacitación sobre las responsabilidades de los funcionarios enmarcados en los principios éticos y profesionales, relaciones interpersonales, trabajo en equipo, ética liderazgo y atención al cliente.



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Actividades de control En este ámbito se plantea la socialización de la información sobre los procedimientos de gestión y sus modificaciones así como la adopción de los mismos en forma obligatoria. Sistemas de Información

1. Capacitación en uso de los sistemas y su aplicación a las actividades rutinarias así

como el conocimiento, divulgación y cumplimiento del sistema SINSAN corresponda

2. Solicitud de un sistema que permita la captura, procesamiento y disposición de información de la Asa a los usuarios.

3. Creación de sistemas automatizados para manejo de información que ofrezca datos apropiados para la generación de reportes e informes instantáneos así como la información que se está brindado a los productores. Capacitación en sistema de información geográfico, en sistemas y en SINSAN.

Seguimiento

1. Las actividades propuestas van en el sentido de elaborar procesos estandarizados. Evaluar mensualmente el trabajo programado y realizado

2. Reuniones anuales para retroalimentación sobre los resultados que se generan de los sistemas de control (acciones de mejora de Autoevaluación anual y la administración de riesgos).

Nota: En la redacción de las acciones no se menciona claramente al proponente de la acción y a cuál pregunta de la autoevaluación, corresponde la acción de mejora. Se da por hecho que la persona conoce el tema a que se está haciendo referencia.

Acciones realizadas

Esta Dirección Regional es una de las que más alto porcentaje de cumplimiento alcanzaron pero con la deficiencia de que algunas de las justificaciones no corresponden a ello “stricto senso” ya que hacen referencia a acciones futuras, o aclaraciones sobre las acciones consignadas en el sistema.

Realización todo tipo de solicitudes (respaldadas con los oficios) a la jefe de extensión, en temas de Salud Ocupacional, y esta a su vez al encargado de salud ocupacional de Recursos Humanos, a la UCI curso virtual de control interno y para manejo de los sistemas de información en cómputo para los sistemas de control, a la jefe administrativa regional y al jefe de Recursos Humanos, sobre temas que resultaron



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deficientes según la autoevaluación y solicitudes de evaluación del personal en cuanto a sus actitudes.. A la coordinadora de capacitación en temas de cómputo. Coordinaciones varias para la realización de charlas de control interno acciones para unificar las metodologías. Al gestor de calidad sobre el sistema de gestión.

Seguimiento a las labores (a pesar de las limitaciones de recuso Humano) que realizan las agencias.

Socialización de las minutas de reunión que remiten a la dirección regional, la UCI así como asuntos importantes tratados en las agencias mediante reuniones. Socialización de temas investigados en internet para solventar las deficiencias evidenciadas en la autoevaluación.

Invitaciones a cursos y programación charlas sobre importancia control interno

Acciones de salud y seguridad ocupacional, colocación de Visión y la Misión del MAG en lugar visible.

Implementación de actividades de control como por ejemplo registros de personas atendidas en ASA.

Renovación de los equipo de cómputo en agencias prioritarias

DIRECCIÓN REGIONAL CENTRAL SUR


Mediante la Autoevaluación, el personal de esta oficina determinó que no había cumplimiento o que éste era parcial en los siguientes temas: Ambiente de Control:

1. En cuanto a si están o no capacitados los colaboradores en temas como el sistema de control interno institucional, relaciones interpersonales, trabajo en equipo, ética liderazgo y atención al cliente, si esas relaciones favorecen ambiente control y si los colaboradores cuentan con capacitación en estos temas.

2. Relacionado con mejoras en la salud ocupacional: condiciones físicas, salud física y mental, equipo y material entre otras.


4. Si se dispone o no de misión, visión, valores y objetivos estratégicos de la institución,

5. Promoción y práctica que hace la jefatura de la dependencia de los valores éticos institucionales.



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Sobre si los colaboradores participan o no en la identificación y evaluación de los riesgos y si se conocen los instrumentos de medición de los mismos si propone acciones para gestionarlos


1. Sobre si se cuenta con los controles adecuados y suficientes que permitan minimizar los riesgos y a la vez le brinde una seguridad razonable en el logro de las funciones,

2. Relacionado con si existe un análisis del beneficio que se obtiene al aplicar las actividades de control y si éstas se consideren estratégicas en su dependencia.

3. Sobre si conocen todos los colaboradores los respectivos procedimientos de su departamento y si han tenido oportunidad de realizar modificaciones o ajustes a los mismos.

Sistemas de información:

1. Existencia o no de un sistema adecuado de información, su captura y procesamiento y si ha sido capacitación el personal en el mismo así como el conocimiento del sistema de información nacional de seguridad alimentaria y nutricional (SINSAN)

2. Otro aspecto en el que se percibe deficiencia es en la transmisión periódica al personal de información sobre el control interno.


Se clasificarán las acciones de mejora por el componente a que pertenecen según el siguiente detalle:

Ambiente de control:

1. Entre las principales acciones propuestas se encuentra que los funcionarios que

aún no lo han hecho, realicen el curso virtual de control interno, inclusive que este tema sea conocido también por el personal de área administrativa.

2. En el caso de algunos funcionarios que presenta problemas reiterados, sean

abordados con técnicas psicológicos para permitir su integración al grupo e este mismo orden de cosas, se plantean capacitaciones en trabajo en equipo, relaciones interpersonales.



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3. Se propone que a nivel de ASA que: la Comisión de Salud Ocupacional cree un Plan con base en las necesidades así como la creación de visión, misión y objetivos. Se propone la promoción de los valores éticos institucionales así como la capacitación en prevención y gestión desastres naturales.

Valoración de riegos Entre las actividades que se plantean, se encuentra que el personal participe en el curso de control interno y que en los talleres de riesgos, se involucre a los equipos completos de las ASAs y no solo a las jefaturas.


Algunas de las actividades no se encuentran adecuadamente enunciadas, por ejemplo se hace referencia a que se requiere “descentralización institucional”, Se reitera la necesidad de una actividad anual tipo taller, para tratar el tema de control interno y los beneficios que éste promueve así como capacitación en procedimientos para promover cambios y en los cuales se involucre al personal técnico. Sistemas de Información

1. En el aspecto de Sistemas de información, se incluyen actividades que tienen que

ver con compra de equipo y software que cumpla con las necesidades institucionales, integración del sistema y fortalecimiento y mejoramiento del que ya tiene la región. Se incluye la capacitación en TICs , actualización en informática así como en SINSAN.

2. Se plantea el mejoramiento en recolección de datos y socialización de la

información así como la adquisición de nuevo equipo y mejoramiento de sistemas y programas. Mantener informado al personal al menos dos veces al año temas relacionados con control interno.

Acciones realizadas

En esta Dirección Regional solo se reporta una acción cumplida y es la referida a que informática revisa continuamente las características del equipo así como el software (OS, antivirus, MSOffice) que se adquiere a fin de que se ajuste a los requerimientos.



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DIRECCIÓN REGIONAL HUETAR CARIBE



1. Implementación de acciones para cumplir con los objetivos del control Interno. 2. En cuanto a si en la dependencia, las relaciones humanas favorecen el ambiente de

control, si se han capacitado en relaciones interpersonales, trabajo en equipo, ética liderazgo, atención al cliente y si se les ha evaluado en estos temas y por último si se ha propiciado acciones para fomentar las buenas relaciones humanas.

3. Mejoras en la salud ocupacional, y procedimientos para prevenir y gestionar el riesgo ante eventos y desastres naturales y antropológicos.

Valoración del Riesgo: Conocimiento de un procedimiento único de seguimiento y evaluación institucional.

Actividades de control 1. Existencia o no de controles adecuados necesarios y suficientes de minimización de

los riesgos y seguridad razonable en el logro de las funciones, así como un análisis del beneficio que se obtiene al aplicar las actividades de control que se consideran estratégicas.

2. Conocimiento de los colaboradores sobre los procedimientos de su dependencia. Sistemas de información 1. Existencia o no de un sistema adecuado de información, de captura y

procesamiento de información así como el conocimiento de los sistemas de información nacional de seguridad alimentaria y nutricional (SINSAN) e Infoagro.

2. Sobre si el personal de la dependencia se encuentra o no capacitado para utilizar los sistemas de información.



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Seguimiento 1. En cuanto a si el titular subordinado da seguimiento a las acciones de mejora que

se proponen en su dependencia, incorporándolas en el plan de trabajo o no. 2. Seguimiento de control interno de forma periódica y divulgación de los resultados

que brindan los sistemas en esta materia.


Prácticamente todas las oficinas de esta dirección regional plantearon acciones de mejora, por lo cual se sintetizan las mismas y se presentan clasificadas por componente a que pertenecen según el siguiente detalle: Ambiente de control:

1. Las acciones giran en torno a mejoras en infraestructura, capacitación en el campo de las relaciones interpersonales, trabajo en equipo y atención al cliente que ayuden a una mejor integración del personal así como actividades de reflexión al respecto. Algunas acciones contienen el desglose pormenorizado y los responsables de cada una de las actividades a ejecutar.

2. Solicitudes a los superiores gestionar un manual institucional de ética y valores con su respectivo instrumento para su evaluación para el personal diagnóstico, un plan de Salud Ocupacional así como un protocolo para la atención de catástrofes para la Dirección Regional y las ASAs. Esta última acción, también involucrará a Comisión Nacional de Emergencia asimismo incluye en algunos casos la consulta sobre la existencia o no de tal procedimiento.

3. Adquisición de muebles seguros para resguardo de bienes públicos. 4. capacitaciones para subalternos de agentes en tema de sistema de control interno

institucional. Valoración del riesgo: En este componente se plantea tanto consultar si existe como solicitar la creación (al superior jerárquico o a la unidad de planificación) de un procedimiento que permita el seguimiento y evaluación a nivel institucional adaptado a las condiciones particulares de la región. Actividades de Control

1. Solicitud de un análisis de beneficios en relación al sistema de control y capacitación en el mismo, reuniones periódicas para reforzamiento del personal



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2. Infraestructura adecuada para la realización de las labores, y controles para seguridad de la información y de vehículos.

3. Contar con Información sobre contenidos económicos para la región, formularios

para solicitudes de compra para cada dependencia. la normativa de adquisición de bienes y servicios para mantener en oficina.

4. Servicios o dispositivos de seguridad regionales y mejora o nuevas construcciones

para albergar oficinas en especial aquellas ubicadas en zonas indígenas. Sistemas de información

1. Activación de sistemas de información en desuso necesarios en la región así como capacitación en el uso y manejo de los sistemas de información en esta dependencia.

2. Establecimiento de un sistema de información adecuado a las necesidades de los

clientes (productores) y sistema integrado de cómputo. Seguimiento

1. Se plantean revisiones y seguimientos periódicos para verificar las acciones de mejora y del sistema de control interno así como para difundir los resultados que se generan en dicho sistema.

2. Para la actividad anterior se plantea la solicitud de apoyo a la UCI tendiente a la mejora en la gestión.

Acciones realizadas

Esta resulta ser la Dirección Regional que mayor porcentaje de cumplimiento presenta en cuanto a acciones completadas al 100%, entre ellas podemos citar:

Impartición de charlas al personal sobre relaciones humanas, valores, ética y probidad en la función pública.

Ejecución de solicitudes variadas (respaldadas en oficios)a Recursos Humanos solicitando se considere en la evaluación del desempeño, aspectos de ética y valores concordantes con el código de ética y valores institucional, convivios (respaldadas en registros de participación) Charlas de proceso de planificación y seguimiento a cargo de personal regional

Sistema de información conocido como SIGA para almacenaje y procesamiento de información. Ingreso al sistema SINSAN para revisar la información existente.



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Revisiones al sistema de control y presentación de informes al detalle sobre el presupuesto regional y de todas las subpartidas que de este se compone, mediante reuniones de personal

Entrega un mueble con llavín par custodia de activos.

Aplicación de encuesta al personal y análisis participativo de resultados.

Distribución en la Dirección Regional y Oficinas Locales del código de ética y conducta institucional.

Coordinaciones para contar con edificio que albergue a las instituciones MAG, CNP e IMAS

Protocolo con recomendaciones para la atención de la ganadería en caso de inundaciones y manejo de algunos cultivos, debidamente socializados a nivel regional en los casos que no existe, se tramitaron solicitudes ante la Dirección Regional para su consecución.

DIRECCIÓN REGIONAL HUETAR NORTE



1. En cuanto a si en la dependencia, se han capacitado en relaciones interpersonales, trabajo en equipo, ética liderazgo, atención al cliente y si se les ha evaluado en estos temas

2. En cuanto a si se conocen la misión, visión, valores y objetivos estratégicos de la institución (marco estratégico)

Valoración del Riesgo: En cuanto a si se conocen los instrumentos de medición de riesgos


Existencia o no de un sistema adecuado de información, de captura y procesamiento de información así como el conocimiento de los sistemas de información nacional de seguridad alimentaria y nutricional (SINSAN)



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Se clasificarán las acciones de mejora por el componente a que pertenecen según el siguiente detalle: Ambiente de control: En este ámbito se plantea la capacitación en el tema de atención al cliente para los colaboradores del ASA y revisar los lineamientos e instrumentos del Plan estratégico de la institución que se encontraban en proceso de ajuste. Valoración del riesgo: Las actividades señaladas están relacionadas con capacitaciones en instrumentos de medición de riesgos y participación en las actividades de Control Interno a nivel regional. Sistemas de información Se propone la solicitud de telefax y equipo de cómputo actualizado y adecuado así como instrumentos digitales adecuados (internet, cámara, impresora, laptop, USB) y acceso a internet Ingreso y conocimiento del sistema de información nacional de seguridad alimentaria y nutricional (SINSAN) Acciones realizadas

En esta Dirección Regional se plantearon la menor cantidad de acciones de mejora pero se logró un 80% de cumplimiento al 100%, según el siguiente detalle:

Solicitudes (respaldadas con oficios) para ser incluidos en curso virtual de Control Interno y programación de capacitaciones en aspectos como relaciones humanas, motivación laboral y servicio al cliente.

Visitas de apoyo a las Agencias de Extensión en aspectos de planificación estratégica y lineamientos institucionales y otras informaciones relevantes.

Participación activa en actividades programadas por la Dirección Regional según consta en los registros respectivos.

Adquisición de equipo de cómputo, disco duro externo, llaves mallas e impresoras, así como un sistema especializado de internet para uso de la dirección.

Visitas al sitio Web del SINSAN



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DIRECCIÓN REGIONAL PACÍFICO CENTRAL



1. Capacitación de los colaboradores en el sistema de control interno institucional, relaciones interpersonales, trabajo en equipo ética y liderazgo y la respectiva evaluación en esos temas.

2. Sobre si las relaciones humanas favorecen el ambiente de control, por ejemplo

integridad, valores éticos en el ejercicio de sus deberes y obligaciones.

3. Mejoras en la salud ocupacional.

4. Procedimientos orientados a la prevención y gestión del riesgo ante eventos y desastres naturales y antropológicos, así como promoción y puesta en práctica de los valores éticos institucionales por parte de la jefatura.


1. Participación de los colaboradores en la identificación, evaluación de los riesgos y su seguimiento, monitoreo de avance en los objetivos y medidas correctivas.

2. Conocimiento de un procedimiento único de seguimiento y evaluación institucional así como de instrumentos de medición de riesgos.


1. Existencia o no un adecuado registro de los productos/servicios/transacciones

que se brinda en la oficina y controles adecuados para minimizar riesgos. 2. Análisis del beneficio que se obtiene al aplicar las actividades de control que se

consideren estratégicas. 3. Realización o no de modificaciones o ajustes a los procedimientos existentes en

el Sistema de Gestión Institucional.



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1. Existencia o no de un sistema adecuado de información, de captura y procesamiento de información así como el conocimiento del sistema de información nacional de seguridad alimentaria y nutricional (SINSAN)

2. Sobre si el personal está capacitado para utilizar los sistemas de información de la dependencia.

Seguimiento 1. Sobre si se brinda seguimiento a acciones de mejora que se proponen e

incorporación de las mismas al plan de trabajo y desarrollo de metodologías e instrumentos para ese fin

2. Aplicación del seguimiento de control interno de forma periódica.


Las acciones de mejora propuestas en esta dirección Regional se caracterizan por estar subdividas en “pasos” a los cuales generalmente se le han asignado responsables tal como se ha recomendado hacer para un mejor control. Se clasificarán las acciones de mejora por el componente a que pertenecen según el siguiente detalle: Ambiente de control:

1. Capacitación en control interno, relaciones humanas, interpersonales, trabajo en equipo, atención al cliente, ética en la función pública, manual de valores y ética de la institución, manual y su aplicabilidad y evaluación en estos últimos temas

2. Evaluación de la infraestructura, Salud Ocupacional, reemplazo y/o reparaciones varias, tanto en inmuebles como en archivadores, escritorios y vehículos y solicitudes de material.

Valoración del riesgo: Taller para identificar los riesgos y uso de los instrumentos que derive y que su resultado quede plasmado en un documento. Actividades de control: Incluye acciones relacionadas con actualización participativa de procedimientos en el sistema de gestión y sus formularios asociados.



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Sistemas de información:

1. Incluye actualización de conocimientos en informática y sistemas de información así como en procesamiento, transmisión y diseminación, investigación sobre sistemas de información que no se conocen como el SINSAN para su divulgación en el ámbito de la oficina.

2. Dotación de recurso humano, equipo de cómputo con acceso a internet

Seguimiento: Para el periodo se cumplirá con la normativa vigente en cuanto al seguimiento y plazos Acciones realizadas

En esta Dirección Regional se logró uno de los más bajos nieles de cumplimiento de las acciones propuestas a un 100%, no obstante si es considerable el número de acciones vencidas, que al menos registraron algún grado de avance (entre un 33.33 y un 50%). A continuación se detallan las acciones que lograron cumplimiento total.

Ingresos al El Sistema Nacional de Información en Seguridad Alimentaria y Nutricional (SINSAN)

Socialización con los colaboradores sobre las mejoras al sistema de gestión (apoyado en minuta)

Planteamiento de mejoras a los sistemas de información (apoyado en la existencia de expedientes correspondientes)

Mejoras en las condiciones laborales mediante el aire acondicionamiento A continuación se evidencian aquellas acciones que lograron avances al 50% y 3.33% a fin de determinar la razón de que no se hayan completado en tiempo y forma. Fueron solicitudes realizadas pero sin respuesta aparente. Asimismo algunas se tratan de solicitudes de aclaración de la acción o mejoras en la redacción de la misma que no fueron respondidas en tal sentido.

Solicitudes a la Dirección (apoyados en Nos. De oficio) capacitación de cómputo, sistemas, relaciones interpersonales y trabajo en equipo para personal de varias agencias, sobre el procesamiento, captura, procesamiento, transmisión y diseminación, de información, de un instrumento para evaluación al personal en relaciones interpersonales, valores y ética, evaluaciones y o encuestas digitales. Al enlace regional de control interno de capacitación en el tema para la agencia. Solicitudes de información sobre los instrumentos de seguimiento y apoyo



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material para evaluar la gestión en la agencia a fin de plantear las mejoras que se requieran.

Solicitudes de gestión para dotar de más personal, equipo de cómputo con acceso a internet.

SUBREGIÓN SARAPIQUÍ



1. En relación a si el titular subordinado de la dependencia apoya y promueve el fortalecimiento del sistema de control y si los colaboradores están capacitados en relaciones interpersonales, trabajo en equipo ética y liderazgo y la respectiva evaluación en esos temas.

2. En cuanto a si se cuenta con procedimientos para prevenir y gestión del riesgo ante eventos y desastres naturales y antropológicos.

3. Si se dispone o no de misión, visión y objetivos oficializados


1. Conocimiento de un procedimiento único de seguimiento y evaluación institucional 2. Posibilidad de los funcionarios de proponer acciones para gestionar riesgos.


1. Sobre si se aplica la normativa (política, metodologías y procedimientos) en la

prestación del servicio 2. Si se realiza un análisis del beneficio que se obtiene al aplicar las actividades de

control que se consideren estratégicas.


procesamiento de información así como el conocimiento del sistema de información nacional de seguridad alimentaria y nutricional (SINSAN)



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2. Sobre si el personal está capacitado para utilizar los sistemas de información de la dependencia.

Seguimiento Sobre si se brinda seguimiento por parte del titular subordinado a acciones de mejora que se proponen e incorporación de las mismas al plan de trabajo


Se clasificarán las acciones de mejora por el componente a que pertenecen según el siguiente detalle: Ambiente de control:

1. Capacitación en la subregión sobre los temas de relaciones humanas y trabajo en equipo.

2. Creación de procedimiento para la prevención y gestión del riesgo ante eventos y desastres naturales y antropológicos y proposición de a misión y visión así como su ejecución

Valoración del riesgo:

1. Se plantea la solicitud de información respecto a un procedimiento único de seguimiento y evaluación a nivel institucional, caso contrario que se realicen las gestiones para generarlo

2. Proponer acciones para gestionar los riesgos identificados Actividades de control:

1. Se plantean actividades de capacitación en materia de control interno. 2. Gestionar la elaboración de una herramienta para hacer un análisis del beneficio

que se obtiene al aplicar las actividades de control estratégicas y realizar un informe al respecto.

Sistemas de información: Acciones tendientes a contar con un sistema apropiado de información y el conocimiento del SINSAN.

Seguimiento:



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En este campo se plantea una revisión periódica con el personal de las acciones de mejora propuestas en la Autoevaluación. Acciones realizadas

En esta Subregión se reporta una acción completada al 100% y que consistió en la participación en la actividad de capacitación de control interno según minuta.



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Contenido 1. Introducción .................................................................................................................... 3

2. Alcance del informe ........................................................................................................ 3

3. Limitaciones del Informe ................................................................................................ 3

4. Resultados ....................................................................................................................... 4

I. DESPACHO MINISTERIAL .......................................................................................... 4

Cuadro No. 1 ESTADO DE LAS ACCIONES ....................................................................... 5

II. DIRECCIÓN ADMINISTRATIVO FINANCIERA ........................................................ 6


III. DIRECCIÓN NACIONAL EXTENSIÓN AGROPECUARIA (Unidad Administrativa,

Programas Nacionales, Producción sostenible, Planificación, seguimiento y evaluación,

Dirección Ejecutiva, Agricultura Familiar) ........................................................................ 7


IV. DIRECCIÓN REGIONAL CHOROTEGA (Dirección Ejecutiva, Tilarán, Bagaces,

Liberia, Santa Cruz, Abangares, Cañas, Carrillo, Hojancha, Nandayure, Nicoya) ............ 8


V. DIRECCIÓN REGIONAL BRUNCA (Potrero Grande, Puerto Jiménez, San Isidro,

San Vito) ............................................................................................................................. 8


VI. DIRECCIÓN REGIONAL CENTRAL OCCIDENTAL (Dirección ejecutiva, San

Ramón, Atenas, Alajuela, Grecia, Heredia, Naranjo, Palmares, Poas, Santa Bárbara,

Sarchi, Zarcero) .................................................................................................................. 9


VII. DIRECCIÓN REGIONAL CENTRAL ORIENTAL (Dirección Ejecutiva, Coronado,

Corralillo, Frailes, León Cortés, Pacayas, Paraíso, Tarrazú, Tierra Blanca, Tucurrique,

Turrialba) .......................................................................................................................... 10

Cuadro No. 7 ESTADO DE LAS ACCIONES ..................................................................... 10

VIII. DIRECCIÓN REGIONAL CENTRAL SUR (Dirección Ejecutiva, Acosta, Aserrí,

La Gloria, Mora, Santa Ana, Turrubares) ......................................................................... 11



IX. DIRECCIÓN REGIONAL HUETAR NORTE (Dirección Ejecutiva, Upala, Aguas

Zarcas, Dos Ríos, La Fortuna, Ciudad Quesada, La Fortuna, Bijagua) ........................... 13

Cuadro No. 10 ESTADO DE LAS ACCIONES ................................................................... 13

X. DIRECCIÓN REGIONAL PACÍFICO CENTRAL (Dirección Ejecutiva, Cedral,

Esparza, Orotina, Miramar, Chomes, Cóbano, Jicaral, Monteverde, Paquera, Parrita,

Quepos, San Mateo) ......................................................................................................... 13


XI. SUBREGIÓN SARAPIQUÍ (Dirección ejecutiva, La virgen, Puerto Viejo) ............ 14


5. Plan institucional de Mejora .......................................................................................... 14

6. Hallazgos ....................................................................................................................... 16



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7. Conclusiones ................................................................................................................. 17

8. Recomendaciones .......................................................................................................... 18

I. Referencias .................................................................................................................... 19

DESPACHO MINISTERIAL ............................................................................................... 20

Debilidades encontradas en control interno: .................................................................... 20

Acciones de mejora propuestas ........................................................................................ 21

DIRECCIÓN ADMINISTRATIVO FINANCIERA ................................................................ 24



Acciones realizadas .......................................................................................................... 27

DIRECCIÓN NACIONAL EXTENSIÓN AGROPECUARIA ................................................. 28




DIRECCIÓN REGIONAL CHOROTEGA ............................................................................ 32




DIRECCIÓN REGIONAL BRUNCA.................................................................................... 36




DIRECCIÓN REGIONAL CENTRAL OCCIDENTAL .......................................................... 37




DIRECCIÓN REGIONAL CENTRAL ORIENTAL .............................................................. 40




DIRECCIÓN REGIONAL CENTRAL SUR .......................................................................... 43




DIRECCIÓN REGIONAL HUETAR CARIBE ..................................................................... 46




DIRECCIÓN REGIONAL HUETAR NORTE ...................................................................... 49




DIRECCIÓN REGIONAL PACÍFICO CENTRAL ................................................................ 51





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SUBREGIÓN SARAPIQUÍ .................................................................................................. 54




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