REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL DE GUAYANA

VICERRECTORADO ACADÉMICO

COORDINACIÓN GENERAL DE PREGRADO

COORDINACIÓN DEL PROGRAMA DE PASANTÍA

PROYECTO DE CARRERA: CONTADURÍA PÚBLICA

DESCRIPCION DE LAS ACTIVIDADES DESARROLLADAS EN EL

ÁREA CONTABLE DE MERINOS & ASOCIADOS, FIRMA DE

CONTADORES & AUDITORES, CIUDAD BOLÍVAR, ESTADO

BOLÍVAR

(Informe de pasantía para optar al título de Tecnólogo en Contaduría Pública)

Autor: Francisco Aviles

.

Ciudad Bolívar, Julio de 2011

REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL DE GUAYANA

VICERRECTORADO ACADÉMICO

COORDINACIÓN GENERAL DE PREGRADO

COORDINACIÓN DEL PROGRAMA DE PASANTÍA

PROYECTO DE CARRERA: CONTADURÍA PÚBLICA

DESCRIPCION DE LAS ACTIVIDADES DESARROLLADAS EN EL

ÁREA CONTABLE DE MERINOS & ASOCIADOS FIRMA DE

CONTADORES & AUDITORES, CIUDAD BOLIVAR, ESTADO

BOLÍVAR

(Informe de pasantía para optar al título de Tecnólogo en Contaduría Pública)

Tutor Académico: Lcda. Sadiana Silva

Tutor Industrial: Lcda. Mabelis Mendoza

Ciudad Bolívar, Julio de 2011

iii

DEDICATORIA

A Dios primeramente dador de la vida, y quien es el que me indica el camino que debo

seguir en la vida, es y será mi guía, hoy y siempre.

A mi madre ANNI AVILES, y tíos JUAN TORREALBA y LIL AVILES por brindarme su

apoyo y amor incondicional, y estar en esos momentos cuando más los necesité.

A mis Profesores de la UNEG, por haber puesto en mi, todas sus esperanzas, así como toda

su dedicación, con miras a ser cada día mejor, tanto personal como profesionalmente.

A mis primas MAREINYS TORREALBA, MAYKELYS BRITO y ANNA LARA que me

brindaron su apoyo y enseñanzas cuando las necesite. Y a todas aquellas personas que

confiaron y creyeron en mí.

iv

AGRADECIMIENTO

Primeramente darle gracias a Dios por estar siempre a mi lado. A mi familia por brindarme

su apoyo, amor y comprensión bases esenciales para el logro de objetivos y proyectos.

Quiero agradecer también a mi tutora académica SADIANA SILVA y a todo el personal

que labora en la Oficina Merinos & Asociados por haberme dado la oportunidad de

aprender y de aplicar los conocimientos adquiridos en la Institución que orgullosamente

represento.

Y en definitiva, a todas aquellas personas que de un modo u otro me brindaron su apoyo

incondicional, desde que inicié mis estudios y a lo largo de mi formación como

profesional.

¡A todos ustedes Gracias!

v

ÍNDICE GENERAL

DEDICADORIA ...................................................................................................................iii 

AGRADECIMIENTO.................................................................................iv_Toc274553987 

ÍNDICE DE GRÁFICAS ....................................................................................................viii 

ÍNDICE DE ANEXOS .......................................................................................................... ix 

INTRODUCCIÓN................................................................................................................ 10 

CAPÍTULO I ........................................................................................................................ 12 

IDENTIFICACIÓN DE LA ORGANIZACIÓN.................................................................. 12 

1.1.- Nombre de la Organización.......................................................................................... 12 

1.2.- Ubicación de la Empresa.............................................................................................. 12 

1.3.- Reseña Histórica........................................................................................................... 12 

1.4.- Actividades que Realiza ............................................................................................... 14 

1.5.-Objetivos ....................................................................................................................... 15 

1.6.- Políticas ........................................................................................................................ 16 

1.7.- Misión .......................................................................................................................... 16 

1.8.- Visión ........................................................................................................................... 16 

1.9.- Estructura General de la Organización (Organigrama Estructural) ............................. 17 

1.10.- Estructura General de la Organización (Organigrama Funcional)............................. 18

1.10.1.- Funciones ................................................................................................................ 19 

1.10.2.- Dirección General ................................................................................................... 19 

1.10.3.- Gerencia de Administración y Finanza ................................................................... 19 

1.10.4.- Asistente Administrativo......................................................................................... 20 

1.10.5.- Asistente de Cobranza............................................................................................. 20 

1.10.6.- Consultor Juridico ................................................................................................... 20 

1.10.7.- Consultor General ................................................................................................... 21 

1.10.8.- Contador .................................................................................................................. 21 

1.10.9.- Asistente Contable................................................................................................... 21 

1.10.10.- Estrategias Administrativas y Gerenciales de la Firma Merinos & Asociados,

C.A........................................................................................................................................ 22 

vi

CAPÍTULO II....................................................................................................................... 25 

DESARROLLO DE LA PASANTÍA .................................................................................. 25 

2.1.- Descripcion de las Actividades Realizadas.................................................................. 25 

2.1.1.- Cronograma de actividades ....................................................................................... 25 

2.1.2.- Archivar Facturas de Compras, Gastos y Ventas de cada Negocio .......................... 26 

2.1.3.- Realizar contabilidad manual .................................................................................... 26 

2.1.4.- Procesar los Libros auxiliares de Compras y Ventas bajo el Sistema IVA de

GALAC ................................................................................................................................ 27

2.1.5.- Clasificación, Codificación y Trascripción de los Comprobantes de Ingresos, Costos

y Gastos en el Programa SAINT Contabilidad..................................................................... 28 

2.2.- Proceso de las actividades............................................................................................ 28 

2.2.1.- Verificación de factura .............................................................................................. 28

2.2.2.- Elaboración de las Planillas para el Pago del Impuesto al Valor agregado (Forma -

030) bajo el Sistema GALAC .............................................................................................. 29 

2.2.3.- Llenado y Cierre de los Libros Diario – Mayor de distintos Negocios ................... 29 

2.3.4.- Cálculos de DIBA (Declaración de Ingresos Brutos Anuales) ................................. 30 

2.3.5.- Cierre de Contabilidad y Declaración de Impuesto sobre la Renta .......................... 30 

2.3.- Calculo de Prestaciones Sociales (Antigüedad, Utilidades y Vacaciones) ................. 31 

2.4.- Limpieza de Expedientes ............................................................................................ 33 

2.5.- Reproducción de Materiales ........................................................................................ 33 

vii

CAPÍTULO III .................................................................¡Error! Marcador no definido.34 

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES ................................................................... 34 

3.1.- Conclusiones ................................................................................................................ 34 

3.2.- Recomendaciones......................................................................................................... 35 

3.3.- REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS......................................................................... 36 

viii

ÍNDICE DE GRÁFICAS

Grafica 1. Organigrama de la estructura general de la organización ................................... 17

Grafica 2. Organigrama de la estructura funcional de la organización ............................... 18 

ix

ÍNDICE DE ANEXOS

Anexo 1. Opciones de GALAC programa IVA ................................................................... 38

Anexo 2. Ingresar compras................................................................................................... 39 

Anexo 3. Calcular base imponible........................................................................................ 40 

Anexo 4. Cálculo especial .................................................................................................... 41 

Anexo 5. Ingresar ventas ...................................................................................................... 42 

Anexo 6. Opciones de contabilidad...................................................................................... 43 

Anexo 7. Insertar comprobante de contabilidad................................................................... 44 

Anexo 8. Modificar cuentas de contabilidad ........................................................................ 45 

Anexo 9. Consultar cuentas de activo .................................................................................. 46 

10

INTRODUCCIÓN

La empresa merino & asociados es una firma de contadores encargada de prestar un

servicio y asesoramiento en cualquier actividad que sea de carácter económico, financiero

y fiscal, llevando el más completo control de cada uno de los estados financieros y los

ajustes por Inflación Fiscales según la normativa de la Ley de Impuesto sobre la Renta

Vigente.

Contando con las herramientas adecuadas, como lo son los programas de computadoras

especiales para la contabilidad, como lo es el GALAC y sus equivalencias, la empresa

merino & asociados se encuentra entre unas de la empresas con mayor nivel de

profesionalismo en el ámbito contable, financiero y económico, dentro y fuera del país.

Además de contar con un personal altamente calificado para realizar todo tipo de operación

contable. La empresa brinda la oportunidad de hacer pasantías según un periodo

establecido en la cual la empresa aporta todo tipo de conocimientos a los pasantes

ayudándoles así en su formación laboral.

El desarrollo del proceso de pasantía, fue cumplido en el área de contabilidad de la

Oficina Merino & Asociados, C.A. Consultoría Gerencial en Ciudad Bolívar, Edo -

Bolívar; la cual ofrece servicios contables y de economía fiscal, financiero y tributario;

además de ofrecer asesoría integral a través de sus diferentes áreas de trabajo con la ayuda

de diferentes contadores especializados con la naturaleza de la empresa.

Finalmente el informe está estructurado haciéndose referencias de la empresa, su reseña

histórica, como esta descrita, misión y visión sus funciones principales y como está

formada su estructura organizativa general, especifica y objetiva. Se describe igualmente,

la ubicación del subsistema y su objetivo, y las asignaciones de actividades que van

acompañadas por cada uno de los procedimientos que realizan para llegar a la culminación

de las mismas.

11

El informe se encuentra estructurado en tres (3) capítulos:

Capítulo I: Se describe la oficina Merino & Asociados, C. A., misión, visión, reseña

historia, entre otras.

Capítulo II: Esta basado en el desarrollo de las pasantías.

Capítulo III: Seguidamente se presentarán las conclusiones y las recomendaciones a las

cuales se llegaron en el presente informe.

12

CAPITULO I

IDENTIFICACIÓN DE LA ORGANIZACIÓN

1.1.- Nombre de la Organización

Merino & Asociados, C. A.

1.2.- Ubicación de la Empresa

La firma mercantil denominada “Merino & Asociados, C. A.”, está ubicada en la Av.

Táchira, edificio Emilio, PB. Local Nº 02, teléfono 0285 – 6323462, Ciudad Bolívar,

Estado Bolívar, Venezuela, donde se encuentra su domicilio fiscal principal. Con dos (02)

sucursales, una en Puerto Ordaz (Estado Bolívar) y otra en Puerto la Cruz (Estado

Anzoátegui).

1.3.- Reseña Histórica

Merino & Asociados es una firma de contadores y auditores que fue fundada en el año de

1969, hace 36 años por el Sr. Modesto Merino (D). En sus inicios la oficina fue fundada

como firma personal por el ya antes mencionado.

Ubicada en casco histórico de Ciudad Bolívar. Esta comenzó con el ejercicio de teneduría

de libros para unas pocas empresas; porque para la época no contaban con personal

profesional especializado, solo con técnicos contables.

La oficina fue concebida para responder a las necesidades de algunos comerciantes de la

localidad; que desearían contar con un servicio contable capaz de colaborar con el fiel

cumplimiento de sus obligaciones mercantiles y fiscales vigentes y además ofrecerles

información precisa y confiable sobre la situación económica, financiera y fiscal de su

empresa.

A la muerte del Sr. Modesto Merino, la firma cambia su razón social. La Firma Merino &

Asociados, C.A. fue inscrita en el Registro Mercantil Segundo del Primer Circuito de la

13

Circunscripción Judicial del Estado Bolívar el 21 de noviembre de 1996, en el Libro A-9,

Nº 710, bajo la certificación de la Dra. Egleé Tortolero de Meléndez. La oficina principal

se encuentra ubicada en la Avenida Táchira, cruce con la Avenida Bolívar, Quinta

Noraila, Ciudad Bolívar; y la sucursal fue ubicada en la Avenida Guayana, Parque Punta

Cristal, Hotel Intercontinental Guayana, Puerto Ordaz.

Esta empresa fue constituida originalmente por el Economista Braulio Merino Alonso, la

Sra. Heika Rivas Montes y el Abogado Denis Andarcia Muñoz, los cuales establecieron

como capital social la cantidad de Cuarenta Millones de Bolívares (Bs. 40.000, ºº) y una

vida útil estimada de veinte (20) años, contados a partir de la fecha de inscripción ante el

Registro, pudiendo ser prorrogado dicho período, previo acuerdo entre las partes que

conforman la sociedad. Desde el comienzo de sus operaciones la firma ha ido creciendo

hasta alcanzar el prestigio y reconocimiento del que goza hoy en día en el mundo de los

negocios, lo cual le permite prestar servicios de asesoría a personas, jurídicas y naturales,

la clave de este éxito se debe al establecimiento de políticas realmente rigurosas que

aseguran u alto estándar de su técnica profesional y una adecuada supervisión y

coordinación del trabajo desarrollado en sus oficinas.

Los programas de adiestramiento del personal que labora en la oficina de la firma

constituyen un elemento esencial para alcanzar su finalidad, ya que les permitirá responder

acertadamente a los cambios y situaciones que se suelen presentar por motivo de los

constantes cambios que sufren las leyes así como también las normas y principios

contables de aceptación general, que de una u otra manera afectan a las empresas en cierto

momento. Es por ello que para evitar desacuerdo la firma contable emite un boletín

informativo periódico que son entregados a los clientes, y así de esta manera mantenerlos

informados de cualquier cambio que se produzca en materia fiscal debido a las reformas

que se efectúan en la Legislación Venezolana.

14

1.4.- Actividades que Realiza

La Firma Merino & Asociados, C.A es proveedora de servicios profesionales en el área de

consultoría y asesoramiento económico, financiero y fiscal de la región, entre los cuales

tenemos los siguientes:

• Asesorías en materia gerencial, administrativa y tributaria.

• Realización de auditorías.

• Representar a firmas, marcas y empresas nacionales e internacionales.

• Elaborar manuales administrativos.

• Dictar cursos de actualización en el área administrativa, gerencial y contable.

• Realización de funciones contables tales como:

Elaborar examen a los estados financieros.

Asistir a los clientes en cualquier aspecto relacionado con la actividad

administrativa.

Realizar los ajustes por Inflación Fiscales según la normativa de la Ley de

Impuesto sobre la Renta Vigente.

Interponer escritos administrativos (descargos, jerárquico y revisión de

oficios), ante los organismos competentes.

Represar los Estados Financieros según la normativa vigente de la DPC10

de los clientes directos.

Ajustar por Inflación y realizar las Declaraciones del Impuesto sobre la

Renta y Activos Empresariales de los clientes.

Llevar la Teneduría de Libros contables.

Elaborar los Registros Diarios.

Controlar los Estados Financieros según su uso.

Llevar el control de los expedientes (I.S.L.R., A.E., I.V.A. e I.M.).

Elaborar las Declaraciones de Impuestos (I.S.L.R., A.E., I.V.A. e I.M.).

• Efectuar los certificados de Ingresos.

• Realizar la aceptación de comisarios de las empresas.

Contables generalmente aceptados, además de llevar a cabo todo lo relacionado con las

actividades propias de la contabilidad de los negocios o clientes de la oficina

15

1.5.-Objetivos

La Firma Merino & Asociados, C.A. es una organización de servicio privado, con

personalidad jurídica propia, la cual tiene por objeto prestar no sólo asesoría en materia

gerencial, tributaria, de auditorías y contable a los empresarios o comerciantes en general,

sino también representar firmas, marcas y empresas nacionales e internacionales, elaborar

manuales administrativos, cursos de actualización administrativa y gerencial y, cualquier

otra actividad de lícito comercio y libre contratación dentro y fuera del país.

Además, esta empresa ha sido concebida para responder a las necesidades que tienen los

comerciantes de la localidad de contar con un servicio contable, capaz de coadyuvar al fiel

cumplimiento de las disposiciones legales vigentes en la materia y, aunada a ello, ofrecer

información precisa y confiable en materia económica, financiera y fiscal.

Aplicación sistemática de los principios de contabilidad generalmente aceptados en su más

alto grado de perfección.

• Evaluación sistemática de los estados financieros.

• Verificar si los estados financieros están presentados en las fechas y períodos

adecuados.

• Auditoría financiera.

• Auditorias fiscales.

• Auditoria de sistemas administrativos.

• Auditorias legales.

• Codificación y automatización de los registros contables.

• Elaboración de estados funcionales.

• Elaboración de ajustes por inflación fiscales y financieros.

• Elaboración de las declaraciones de rentas y sucesiones.

La Firma Merino & Asociados, C.A es proveedora de servicios profesionales en el área de

consultoría y asesoramiento económico, financiero y fiscal de la región, se identifica

dentro del ámbito del manejo de los sistemas contables de la zona, como la pionera en este

16

sentido, ya que cuenta con el personal, los equipos y la infraestructura adecuada para

prestar un servicio contable de optima calidad y veracidad a los diferentes empresarios de

nuestro Estado.

1.6. - Políticas

La principal política de la Firma Merino & Asociados, C.A. radica en contribuir a

desarrollar un mejor trabajo en los distintos niveles de la organización, para de esta

manera, contribuir con el logro de los objetivos organizacionales tanto de la firma como de

sus clientes.

Para el cumplimiento de estas políticas procura estar al día con tecnología de punta a

través de la adquisición de equipos tecnológicos actuales, tales como: computadoras,

impresoras, calculadoras; además, de los programas contables computarizados con los

cuales trabaja, entre los cuales se encuentra el GALAC en sus diferentes versiones

(CONTABILIDAD, IVA, DPJ, DPN, AXI), entre otros, los cuales constituyen

herramientas estratégicas fundamentales para un óptimo desempeño y producto.

1.7.- Misión

Alcanzar la excelencia ayudando a sus clientes y su gente de manera efectiva y eficiente,

agregar valor, maximizando las mejores prácticas utilizadas alrededor del mundo.

1.8.- Visión

Prestar un servicio personalizado dedicado al cliente sin fronteras a través de recursos

profesionales y resultados específicos por parte de la firma, dispuestos a proporcionar una

combinación efectiva y participativa en sus operaciones contables, fiscales y de auditorías

y ser una de las principales proveedoras de servicios profesionales en el ámbito de

consultoría y asesoramiento financiero en la región.

1.9 Estructura General de la Organización (Organigrama Estructural)

Fuente: Firma Merino & Asociados, C.A

Gráfica 1. Organigrama de la estructura general de la organización

Econ. BRAULIO MERINO Socio principal

CAROLINA IRIARTE R.Asistente Adm

Abg. JULIO CESAR DIAZ V.Consultor Jurídico

ESTHER J. BELLO GAdministradora

MAYERLIN LEONConsultor General

ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL 

1.10 Estructura General de la Organización (Organigrama Funcional)

Fuente: Firma Merino & Asociados, C.A

Gráfica 2. Organigrama de la estructura funcional de la organización

 

ORGANIGRAMA FUNCIONAL 

19

1.10.1 Funciones

La Firma Merino & Asociados, C.A, cuenta con un organigrama de tipo estructural, que

representa las unidades organizacionales y sus relaciones, y está conformado de la

siguiente manera:

1.10.2. Dirección General:

Funciones del Director

El director es responsable de:

• Organizar, planificar y controlar la administración de la organización.

• Vigilar el cumplimiento de las políticas generales de acción.

• Representar legalmente a la empresa ante otras personas jurídicas y ante el público

en general.

• Establece planes de acción.

• Vigilar que se cumplan dichos planes.

1.10.3. Gerencia de Administración y Finanzas:

Es responsabilidad del Administrador:

• Se encarga de informar al Presidente de la organización acerca de los ingresos y

egresos efectuados por las operaciones en que incurre la empresa.

• Efectuar los pagos y cobros correspondientes en el tiempo debido.

• Informar de la situación financiera de la firma por medio de registros contables.

• Se encarga de supervisar los cargos administrativos.

• Desempeña funciones el cual comprende registro de nómina, prestaciones, sueldos,

pagos, etc.

• Elabora y revisa facturas, pagares, letras y demás documentos.

20

1.10.4. Asistente Administrativo:

Funciones del Asistente Administrativo

Es responsabilidad del Asistente Administrativo:

• Realizar las tareas asignadas por los supervisores inmediatos.

• Determinar el registro de los clientes y proveedores de la empresa.

• Programar lo que le asignan los niveles jerárquicos más altos destinados al

resto de la estructura organizativa.

• Manejo de los archivos de cartera de clientes.

1.10.5. Asistente de Cobranza:

Funciones del asistente de cobranza

Es responsabilidad del asistente de cobranza:

• Manejar el archivo de cobranza.

• Pagar a proveedores.

• Colaborar con el personal jerárquico superior.

• Manejar eficientemente la fotocopiadora, los servicios que se requieran de

ella o fallas presentadas.

• Efectuar gestiones de cobranza de las cuentas de los clientes.

1.10.6. Consultor Jurídico:

Funciones del Consultor Jurídico

• Asistencia en la preparación y revisión de declaración de rentas.

• Estudio y planificación fiscal.

• Asesorías en materia de impuestos municipales.

• Asistencia y representación en litigios sobre impuestos nacionales y

municipales.

• Asistencia y asesoría en las siguientes áreas del Derecho: Mercantil,

Laboral y Seguridad Social.

• Estudio y planificación financiera.

21

1.10.7. Consultor Gerencial:

Funciones del Consultor Gerencial

• Coordinar y elaborar revisión de los estados financieros.

• Asistir a los clientes en aspectos relacionados con las actividades

administrativas.

• Supervisar a los contadores, asignados a los clientes, en sus labores

contables.

• Revisar y ajustar, en los clientes directos los ajustes por Impuesto Sobre

La Renta (I.S.L.R), Activos Empresariales (A.E), Impuesto al Valor

Agregado (IVA).

• Colaborar en la captación de clientes.

• Supervisar, planificar y colaborar en las mejoras del sistema

administrativo en la empresa.

1.10.8. Contador:

Funciones del Contador

Es responsabilidad de los Contadores:

• Elaborar estados financieros y todo lo relacionado a las operaciones

fundamentales requeridas por el cliente.

• Cumplir las políticas establecidas por el presidente en lo que respecta a los

servicios ofrecidos por la firma y en lo que concierne a asesoría financiera

y contable.

• Analizar y solucionar los problemas de carácter general planteados por el

cliente.

• Elaborar y controlar los Registros diarios.

1.10.9. Asistente Contable:

Funciones de asistente contable

Es responsabilidad:

22

• Llevar registro de asientos diarios de acuerdo a los procedimientos de la

empresa.

• Elaborar las requisiciones y tramitaciones de documentos enviados por los

contadores.

• Imprimir reportes y estados financieros de la empresa y de los clientes.

• Controlar sistemáticamente los comprobantes registrados con el nombre de

la empresa y los relacionados con la contabilidad de los clientes.

• Preparar los informes y libros correspondientes, actualizar los libros

legales y oficiales.

• Transcribir las relaciones de compra y venta, las declaraciones de

impuesto sobre la renta, impuesto activo empresarial, ingresos brutos entre

otros.

• Clasificar, registrar y contabilizar los documentos mercantiles.

• Emitir los reportes contables mensuales y anuales.

1.10.10. Estrategias Administrativas y Gerenciales de la Firma Merinos

&Asociados, C.A:

Entre algunas de las estrategias utilizadas por la mencionada firma están:

• Las decisiones a tomar deben ser planificadas para su ejecución.

• El objetivo es parte esencial del sistema y es factor determinante en la

forma de relacionarse los diferentes elementos que la conforman.

• Mantener regularidad en el comportamiento de la organización, evitando

todo tipo de arbitrariedad.

• Escoger el mejor método para cada tarea.

• La organización del ambiente laboral debe responder a las necesidades del

individuo.

• Mantener un sistema de comunicación constante, es vital para la empresa.

• Cooperar con los empleados para que la ejecución del trabajo sea hecho de

la mejor manera posible.

23

• La interacción y cooperación de los empleados es fundamental para

alcanzar los objetivos que se propone la organización.

• Es importante explicar a los miembros de la organización por qué se toma

determinado curso de acción y decisión.

• Uso de procedimientos técnicos y científicos para conocer objetivamente

los problemas planteados (estadísticos, cuestionarios, manuales.)

• Descomponer cada tarea en una serie de operaciones y pasos cuya

duración pueda ser medida.

• Toda decisión debe ser ejecutada, controlada y evaluada según

requerimiento del manual o plan de trabajo propuestos.

• Se debe crear un sistema de control para contrarrestar el proceso de

anarquía, caos, desorden de la organización, un sistema abierto que se

nutre del exterior y del medio.

• Considerar un clima organizacional adecuado a las operaciones de la

firma.

• Necesidad de establecer estrategias operativas de automatización para el

control del funcionamiento de la empresa y sus diferentes unidades.

• Optimizar estrategias para la regulación de los recursos humanos y

financieros.

• Reorganizar las unidades jerárquicas y sus funciones.

• Estudiar y formular lineamientos de reingeniería estructura administrativa

y funcional.

• Realizar diagnóstico estructural y funcional de la organización que

proporcione datos sobre limitaciones y fortalezas que en materia gerencial

tiene cada unidad de la organización.

• Capacidad gerencial para diseñar y rediseñar estrategias orientadas a la

reactivación del crecimiento de la organización con un reajuste estructural

para hacer frente a las necesidades administrativas.

• Finalmente, lograr el feliz término de las actuaciones de la estructura

organizativa como una comunidad de seres humanos que demanda una

24

contribución directriz y como un medio de llegar a la coordinación de

esfuerzos individuales en pro de objetivos definidos que forman parte de

complejos procesos.

• Corresponde así a las técnicas administrativas y gerenciales crear el

ambiente humano indispensable que haga posible el establecimiento de un

todo verdadero, manifestándose así su simetría organizativa que resulta

útil para el logro de los objetivos predeterminados por la empresa, con un

nivel de excelencia y eficacia acorde con los requerimientos del contexto

en donde se desenvuelve.

25

CAPITULO II

DESARROLLO DE LA PASANTÍA

2.1.- Descripción de las Actividades Realizadas

2.1.1.- Cronograma de actividades

Revisar y Ordenar la Documentación Contable (cheques, emitidos y recibidos,

facturas, recibos, otros) de las Empresas Asignadas por el Contador.

Por medio de esta actividad se verifica y ordenan todos los cheques facturas,

contratos o cualquier tipo de documentos reconocidos legalmente dentro del

ámbito contable, antes de ser registrados.

Se procede de la siguiente manera para realizar la actividad:

♦ En los primeros cinco días de cada mes el cliente entrega las carpetas

correspondientes a los ingresos costos y gastos del mes con todas las

facturas correspondientes y otros documentos productos de sus

transacciones.

♦ El contador recibe ordena y clasifica de manera cronológica de acuerdo a

la naturaleza de la transacción: gastos con IVA, exentos, ingresos

ordinarios entre otros.

♦ En las facturas de ventas deben ser consecutivas y verificar si hay facturas

nulas y si es venta a persona jurídica o natural.

♦ En las factura de compras no es indispensable que sean consecutivas, estas

se procesan por fecha y para que las facturas puedan ser procesadas deben

cumplir ciertos requisitos legales como la resolución 320 ,de la ley de

impuesto al valor agregado (I.V.A) vigente, y la ley de Impuesto sobre la

renta ( I.S.L.R.) a saber:

Factura Original

Nombre del proveedor

Numero de R.I.F del proveedor

26

Numero de factura.

Fecha de emisión.

Nombre de la empresa cliente.

Dirección del cliente

Numero de R.I.F. del cliente.

Nombre y R.I.F. de la litografía y facturas desde/hasta.

Número de la Resolución que autoriza a la litografía para elaborar

facturas.

♦ Una vez ordenados y clasificados los documentos, se archivan en carpetas en

una identificada con el nombre “SENIAT” se archivan los gastos que generen

I.V.A e igual los costos e ingresos. Los desembolsos que no generen I.V.A

(facturas de patentes, cancelación de compras, cancelación de sueldos y

salarios, otros), se colocan en otra carpeta identificada como “contabilidad”.

2.1.2.- Archivar Facturas de Compras, Gastos y Ventas de cada Negocio

Si la compañía es contribuyente del IVA se deben archivar sus documentos

contables o facturas en dos carpetas de la siguiente manera:

• En una carpeta amarilla, tipo carta, se deben archivar todas las facturas de

compras, gastos e ingresos con IVA junto con sus respectivos libros de

compras y ventas, esta carpeta se llama SENIAT.

• En otra carpeta amarrilla tipo carta, se archivan todas aquellas facturas de

compras y gastos sin IVA, y se le da el nombre de Contabilidad.

Esto se hace de esta manera a fin de separar las facturas que tienen que ver con la

declaración mensual del impuesto al valor agregado de las que no.

En caso de que la compañía no sea contribuyente del IVA toda su documentación

se archiva en una sola carpeta llamada contabilidad.

2.1.3.- Realizar contabilidad manual

Con la información que poseen las dos carpetas y ya elaborados los respectivos

libros de compra y venta se procede a realizar la contabilidad (asientos de diarios )

27

de manera mensual; es decir asientos específicos, para los ingresos, otros para los

gastos sin I.V.A que serian gastos generales, los gastos no deducibles, y por

ultimo asiento corresponde a las compras donde se incluyen el monto total sin

I.V.A, el impuesto en otra cuenta , los gastos generales con I.V.A en otra partida

por el debe y las cuentas por pagar y el desarrollo de caja en el haber.

2.1.4.- Procesar los Libros auxiliares de Compras y Ventas bajo el Sistema

IVA de GALAC

• En el libro de compras y ventas se deben registrar éstas con la base, el

cálculo del impuesto y total cancelado y en el libro de ventas se deben

registrar todas las ventas igualmente.

• En el formato del libro de compras y ventas se vacían los siguientes

requisitos:

Tipo de documento: se selecciona el tipo de documento a procesar.

Factura

Nota de crédito

Nota de debito

Resumen diario de ventas

Resumen diario contribuyentes

Factura anulada

Resumen no contribuyente

Certificaciones.

Nombre del cliente:

Nombre

Numero de R.I.F.

Numero de documento

Numero de factura o numero de control

28

Fecha del documento: Es la fecha de emisión

Mes/ Año: El cual se está procesando, el actual.

Tipo de transacción:

Registro

Complemento

Anulación

Ajuste

Escoger si es exenta o contribuyente, luego se coloca la base y el

impuesto.

2.1.5.- Clasificación, Codificación y Trascripción de los Comprobantes de

Ingresos, Costos y Gastos en el Programa SAINT Contabilidad

En este sistema Saint se transcriben el Libro Diario Mensual de cada empresa, el

cual permite obtener los reportes mensuales de contabilidad, realizando además el

cálculo de la depreciación de Activos Fijos, el Ajuste por Inflación, de esta forma

con los reportes impresos y revisados la empresa podrá estar actualizada en cuanto

al valor de sus activos, pasivos, y patrimonio por efecto de la inflación.

2.2.- Proceso de las actividades

2.2.1.- Verificación de factura

• Revisar y verificar que las facturas, contengan los requisitos básicos para

que sean aceptadas como legal, estos requisitos son exigidos en la ley del

I.V.A y tienen que ver tanto con el proveedor, con el cliente, con el propio

documento y lo relativo a todo donde se produce el documento.

• Separar y clasificar las facturas, recibos, comprobantes, notas de crédito

débitos, recibos de cobro; de pago, entre otros con el fin de conocer si son

o no contribuyentes de I.V.A; siempre en la ley del I.V.A.

• Al final del ejercicio económico se realiza el cierre correspondiente

29

• El libro de inventario es un libro que al igual que el libro diario y el mayor,

debe estar foliado y sellado oficialmente para su uso posterior. Consta de

tres columnas, debe contener el balance inicial de la compañía, para el

primer año y en los años subsiguientes los balances generales y el estado

de resultado al final de cada periodo contable, de forma detallada clara y

sin errores, ni tachaduras.

• En el caso de los libros de actas y accionistas las actualizaciones realizadas

se basaron en la trascripción de los registros mercantiles de las compañías.

2.2.2.- Elaboración de las Planillas para el Pago del Impuesto al Valor

agregado (Forma -030) bajo el Sistema GALAC

• Procesar los libros de compra y venta para ser examinados con todos los

procedimientos antes mencionados para que puedan ser revisados

exhaustivamente por el auxiliar de contabilidad, el cual le hará los

correctivos necesarios de manera que estos libros ofrezcan la información

exacta y necesaria para proceder a llenar las planillas para el pago

correspondiente.

• Después de haber procesado y revisados los reportes emitidos por el

sistema GALAC se procede a insertar e imprimir e borrador de la

declaración de impuesto al valor agregado, para su revisión y aprobación

por parte del contador el cual autoriza al transcriptor o auxiliar para que

proceda a la impresión de la planilla original del IVA forma 030.

2.2.3.- Llenado y Cierre de los Libros Diario – Mayor de distintos Negocios

1. Se imprime en el sistema Saint contable computarizado, los balances de

comprobación mensuales correspondiente.

2. Se traspasan los saldos de cada una de las cuentas de Activo, Pasivo y

Capital, Ingreso y Egreso al libro Diario Mayor; este último consta de 12

columnas, cada una de las cuales corresponde a una cuenta específica del

balance de comprobación.

30

3. Se verifica que la suma o resta de los saldos de las cuentas traspasadas al

libro Diario Mayor sea igual a cero, de esta manera se comprueba que el

balance de cada mes está cuadrado.

4. Se obtiene la suma de los saldos totales de cada una de las cuentas.

5. Se procedió a realizar los ajustes necesarios en los casos que se requirió.

6. Se cierran las cuentas nominales que corresponden al estado de resultado.

7. Por último, se traspasan los montos de la utilidad del ejercicio a la cuenta

de superávit. Con todos estos pasos se cierra el libro diario mayor y se

obtienen los saldos iníciales para el próximo ejercicio económico.

2.2.4.- Cálculos de DIBA (Declaración de Ingresos Brutos Anuales)

Sumamos todas las declaraciones mensuales de IVA de los clientes y/o empresas,

luego de totalizar este resultado se multiplica por el aforo, cada empresa tiene

estipulado su porcentaje, de acuerdo a la actividad o actividades que se dedique.

2.2.5.- Cierre de Contabilidad y Declaración de Impuesto sobre la Renta

1. Para realizar el cierre de los saldos de las cuentas que por lo general todas

los negocios cierran su período económico el 31 de diciembre de cada año,

en este caso será al 30-06-2006, se ubica el último balance de

comprobación a la fecha de cierre, este documento contable, es el que

contiene las cuentas de activo, pasivo, capital, ingresos y egresos.

2. Se elabora el estado de resultado a fin de obtener la utilidad neta del

ejercicio, en base a la información obtenida del referido balance de

comprobación.

3. A continuación, se realiza los ajustes por inflación al inventario, a los

activos fijos y al patrimonio tal como lo establece la ley del Impuesto

Sobre la Renta.

31

4. Se realiza la conciliación fiscal a fin de obtener la utilidad neta fiscal en

base a la cual se procederá a aplicar la tarifa de impuesto sobre la renta

correspondiente.

5. Por último, se procede al llenado de la planilla de impuesto sobre la renta

con los datos del contribuyente y el monto del impuesto a pagar, para

finalmente entregársela al cliente a fin de que cumpla con su obligación

tributaria.

2.3.- Calculo de Prestaciones Sociales (Antigüedad, Utilidades y Vacaciones)

• Antigüedad

De acuerdo con el artículo 108 de la Ley Orgánica del Trabajo (L.O.T)

publicada en Gaceta Oficial Nº 39.090 viernes 2 de Enero de 2009, la

prestación antigüedad equivale a cinco (5) días de salario por cada mes,

pasado el tercer mes ininterrumpido de servicios por el trabajador, hasta el

primer año.

Después del primer año de servicio; o fracción superior a los seis (6) meses,

el trabajador tendrá derecho a la prestación de antigüedad adicional a dos (2)

días de salarios, por cada año, acumulativos hasta treinta (30) días de salario.

La prestación de antigüedad, se depositara y liquidara mensual en un

fideicomiso individual o en un fondo de prestaciones de antigüedad, en forma

definitiva o se acreditaran mensualmente a su nombre también en forma

definitiva, en la contabilidad de la empresa.

Lo depositado o acreditado mensualmente se pagara a la culminación de la

relación del trabajo más los intereses si fueron capitalizados (se puede

conceder un 75% de la acumulada prestación debidamente justificado según

lo exigido por la ley).

32

La prestación de antigüedad será calculada con base al salario devengado al

en el mes al que corresponde lo acreditado o depositado, incluyendo la cuota

parte de lo percibido por concepto de participación en los beneficios o

utilidades de la empresa, de conformidad con lo previsto en el artículo 146 de

esta ley, de acuerdo el parágrafo 5º del artículo 108 de la L.O.T.

• Utilidades

Esta actividad es realizada por Merino & Asociados siguiendo lo

estrictamente indicado en la ley, de la siguiente manera:

1. Los clientes suministran la información detallada de sus trabajadores:

datos personales, fecha de ingreso, cargo que desempeña, sueldo que

devenga.

2. Se ingresa la información al sistema bajo el programa Excel en el archivo

de liquidación, en un formato prediseñado que contiene formulas

matemáticas de acuerdo a la cantidad de días a considerar para

determinado calculo, para obtener los cálculos de liquidación con el

tiempo que tiene el trabajador en la empresa en el formato de liquidación

que corresponda a cada empleado, de acuerdo con los parámetros

establecidos en la L.O.T. conforme a los antes expuestos y a los datos

suministrados por los clientes y o patronos .

• Vacaciones

De acuerdo con el artículo 219 de la L.O.T. el trabajador que presta

servicio en forma ininterrumpida durante un (1) año para un mismo

patrono, tendrá derecho a disfrutar de un periodo de vacaciones

remuneradas de quince (15) días hábiles. Mas un (1) día adicional

remunerado en los años sucesivos por cada año de servicio, hasta un

máximo de quince (15) días hábiles.

El salario base para el cálculo por concepto de vacaciones que corresponda

al trabajador, será el salario normal devengado por el, en el mes efectivo

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de labores inmediatamente anterior al día en que nació el derecho a la

vacación, conforme el artículo 145 de la L.O.T.

2.4.- Limpieza de Expedientes

Un expediente es un conjunto de papeles o documentos que corresponden o un

determinado asunto o negocio. También puede tratarse de unas series ordenadas

de actuaciones administrativas o judiciales.

Dichos expedientes llevan sus aspectos principales los cuales son los siguientes:

1. Aspecto legal:

− Registro Mercantil

− Ultimas modificaciones del Acta Constitutiva

− RIF (Registro de Información Fiscal)

− Cédula del Representante Legal (Fotocopia)

2. Aspecto Fiscal:

− DPJ-26 (últimos cuatro años)

− Resumen de IDENJ

− Balance de comprobación fiscal

− Retenciones

− Declaraciones

3. Aspecto financiero:

− Balance general y de estados financieros

− SNC

4. Aspecto municipal:

− Carta patente

2.5.- Reproducción de Materiales

La reproducción de materiales nos ofrece la posibilidad de reproducir

fotocopiar documentos.

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CAPITULO III

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

En el presente capitulo se presentaran las conclusiones y recomendaciones a las

cuales se llegaron en la finalización de la pasantía.

3.1.- Conclusiones

Habiendo culminado satisfactoriamente el periodo de pasantías, Desarrollada en la

Oficina Contable Merino & Asociados, C. A “Consultores Generales “, se

concluye que:

Las actividades y operaciones contables fueron cumplidas a cabalidad

considerando que cada situación requiere de un estricto control en los registros y

transacciones que se generen.

Los programas computarizados utilizados por la empresa representan la principal

fuente de información contable, administrativa y financiera, es allí donde se

controlan las principales operaciones ocurridas en cada empresa. Estos programas

computarizados simplifican cálculos y obligaciones que debían ser realizados

manualmente, ahorrando tiempo en beneficio de los analistas y clientes.

Las normas o reglas, en una empresa logran la eficiencia, evitando el despilfarro y

la pérdida de tiempo a la hora de culminar los trabajos asignados; es decir una

empresa debe establecer límites a la hora de brindarle a sus clientes una serie de

servicios, para que su personal pueda cumplir con ellos y cumplir las asignaciones

que exige la ley.

Cuando hablamos del personal que labora en una empresa contable debe ser

respetuoso en su trabajo sincero y fiel. Solamente no nos referimos a la parte de

los reglamentos y normas por los que deben regir el desempeño en su trabajo; si

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no también a que en toda empresa para su buen funcionamiento debe existir un

clima laboral de respeto y tolerancia entre sus trabajadores.

3.2.- Recomendaciones

Una vez desarrollado mis conclusiones en el marco de culminación de este

informe se pueden rescatar ciertas recomendaciones que en la firma Merino &

Asociado deberían tomar en consideración para el buen desenvolvimiento de las

funciones de cada uno de los trabajadores de una manera eficiente y eficaz.

Crear hábito a los clientes en la consignación de los documentos mensuales a

tiempo para la realización de la contabilidad en el tiempo establecido, ya que

llegado el 15 del mes fecha en la cual debe presentarse la declaración aun se están

recibiendo carpetas con documentos para ser procesados y realizar la respectiva

declaración, por ende ocasiona contratiempos.

En cuanto a tecnología están a la vanguardia en lo referente a los programas de

software se refiere, pero el servidor utilizado ya no tiene capacidad para

almacenar tanta información de la red Merino, aunado a esto la constante

deficiencia eléctrica, que, aunque el problema eléctrico escape de las manos de los

dueños de la empresa, es un problema que hay que reflejar y exponer.

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3.3.- Referencias Bibliográficas

1. Redondo, A. (1992) "Curso práctico de contabilidad general y superior."

Tomo I. 3ra Edición. Centro Contable Venezolano.

2. Redondo, A. (1992) "Curso práctico de contabilidad general y superior."

Tomo II. 3ra Edición. Centro Contable Venezolano.

3. Ley de impuesto al valor agregado. Gaceta Oficial Nº 4.664

Extraordinario, fecha 30/12/1993.

4. Código de Comercio. Gaceta Nº 475. Extraordinaria del 21 de diciembre

de 1955.

5. http://www.monografias.com

6. http://www.google.com

ANEXOS

1.- OPCIONES DE GALAC PROGRAMA IVA

2.- INGRESAR COMPRAS

3.- CALCULAR BASE IMPONIBLE

6.- OPCIONES DE CONTABILIDAD

4.- CALCULO ESPECIAL

5.- INGRESAR VENTAS

6.- OPCIONES DE CONTABILIDAD

7.- INSERTAR COMPROBANTE DE CONTABILIDAD

8.- MODIFICAR COMPROBANTES CONTABLES

9.- CONSULTAR CUENTAS