Tesis de Sistema de Control y Registro NACIONAL EXPERIMENTAL DE GUAYANA VICERRECTORADO ACADÉMICO...
135
REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL DE GUAYANA VICERRECTORADO ACADÉMICO COORDINACIÓN GENERAL DE INVESTIGACIÓN Y POSTGRADO PROYECTO DE CARRERA ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS SISTEMA DE CONTROL Y REGISTRO DE LOS BIENES NACIONALES DE LA COORDINACIÓN REGIONAL DEL INSTITUTO NACIONAL DE GEOLOGÍA Y MINERÍA DE VENEZUELA (INGEOMIN) REGIÓN GUAYANA Trabajo de Grado presentado para optar al grado de Licenciado en Administración de Empresas AUTOR: José Gregorio Guerra Tovar TUTORA: Lic. Yurma Maya (MSc) CIUDAD BOLÍVAR, 2008 i
Transcript of Tesis de Sistema de Control y Registro NACIONAL EXPERIMENTAL DE GUAYANA VICERRECTORADO ACADÉMICO...
REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA
UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL DE GUAYANA VICERRECTORADO ACADÉMICO
COORDINACIÓN GENERAL DE INVESTIGACIÓN Y POSTGRADO PROYECTO DE CARRERA ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS
SISTEMA DE CONTROL Y REGISTRO DE LOS BIENES NACIONALES DE LA COORDINACIÓN REGIONAL DEL INSTITUTO NACIONAL DE
GEOLOGÍA Y MINERÍA DE VENEZUELA (INGEOMIN) REGIÓN GUAYANA
Trabajo de Grado presentado para optar al grado de Licenciado
en Administración de Empresas
AUTOR: José Gregorio Guerra Tovar
TUTORA: Lic. Yurma Maya (MSc)
CIUDAD BOLÍVAR, 2008
i
UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL DE GUAYANA VICERRECTORADO ACADÉMICO
COORDINACIÓN GENERAL DE INVESTIGACIÓN Y POSTGRADO PROYECTO DE CARRERA ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS
APROBACIÓN DEL TUTOR
En mi carácter de Tutora del Trabajo de Grado presentado por el
ciudadano: José Gregorio Guerra Tovar, para optar al grado de Licenciado
en Administración de Empresas, cuyo título es: Sistema de Control y Registro
de los Bienes Nacionales de la Coordinación Regional del Instituto Nacional
de Geología y Minería de Venezuela (INGEOMIN), Región Guayana;
considero que dicho trabajo reúne los requisitos y méritos suficientes para
ser sometido a la presentación pública y evaluación por parte del jurado
examinador que se designe.
En Ciudad Bolívar, a los catorce días del mes de Marzo de 2008.
______________________
Lic. Yurma Maya
C.I. Nº 10.040.091
ii
AGRADECIMIENTOS
Cuando finalizamos una meta y principalmente, si es la culminación de
una carrera universitaria, siempre tenemos mucho que agradecer.
Primeramente, a Dios todopoderoso, a Nazareno y al Dr. José
Gregorio Hernández (por quien llevo mi nombre), por protegerme y darme
vida y salud, para llegar a ver este sueño hecho una hermosa realidad.
A la Universidad Nacional Experimental de Guayana, en sus sedes
Puerto Ordaz y Ciudad Bolívar, materializada en todos sus docentes, por ser
la Casa de Estudios donde me he formado profesionalmente.
A mi Tutora, Lic. Yurma Maya, a quien le estoy inmensamente
agradecido, por su ayuda y colaboración en el desarrollo y culminación de
este Trabajo de Grado.
A la Coordinadora de la Sede Ciudad Bolívar, Lic. Indira Rodríguez;
al Coordinador del Programa de Investigación y Desarrollo (PID), Prof. Luis Díaz; a la Lic. Nirma Alvarez, del Dpto. de Relaciones Interinstitucionales
de la UNEG; a la Prof. Sara Bianco, Jefe del Dpto de Control de Estudios
(Puerto Ordaz); y a todos los profesores con quienes compartí e intercambié
experiencias a lo largo de estos cinco años.
A la Lic. Zulaine Caraballo de INGEOMIN, por su ayuda y
colaboración cuando hice mi pasantía de tecnólogo en esa institución y para
la culminación de ella a través de este Trabajo de Grado.
A mis familiares y amigos, por estar siempre pendientes de mis
estudios y de incentivarme a culminar mi carrera.
iii
DEDICATORIA
Este trabajo se encuentra dedicado a todas aquellas personas que
con sus sabios consejos supieron guiarme a través de un camino no siempre
fácil de transitar; personas que me escucharon y estuvieron ahí durante
toda mi carrera:
En primer lugar, agradezco a mis padres: Lic. Carolina Tovar Lizardi y Lic. Jesús Guerra Garrido, por su constante asesoría, presencia tanto
emocional como económica; ya que jamás me han faltado en ningún
aspecto y han sabido educarme bajo los principios de la cultura y la
constancia; tolerando mis errores e inmadureces producto del ímpetu de
la edad y canalizando, con mucha sabiduría, todo mi energía hacia el
estudio y el aprendizaje.
A mi mejor amiga Daniela Martínez, quien ha estado a mi lado desde
siempre, siendo la comprensión y entendimiento que me han hecho no
perder las ganas de seguir adelante y no frustrarme por los tropiezos.
A mis abuelas Rita Lizardi y Edelmira de Tovar, quienes con sus
rezos y buenas intenciones han permitido que en las tempestades siempre
aparezca un rayo de luz al final del camino.
A mi hermano, Ing. Jesús David Guerra Tovar, porque juntos somos
los primeros profesionales de la nueva generación, para que sirva de ejemplo
al resto de los primos.
Y en especial a Adrián Garrido (+), que en paz descanse, por ser mi
mejor amigo y una de las personas que más contribuyó en mi crecimiento
como estudiante; por su ayuda incondicional siempre que lo necesité ya que
sin ella me hubiera sido muy difícil comprender muchas de las materias en la
Universidad; por ser un ejemplo de constancia y dedicación que me sirvió
para admirar y seguir; y ya que no pudo llegar a ver al final los frutos de
nuestro esfuerzo, este trabajo va dedicado muy especialmente a él.
iv
ÍNDICE GENERAL
pp
APROBACIÓN DEL TUTOR...................................................................... AGRADECIMIENTOS................................................................................ DEDICATORIA........................................................................................... LISTA DE CUADROS………………………………………………………. LISTA DE GRÁFICOS…….........................................................................LISTA DE FIGURAS………………………………………………………… RESUMEN.................................................................................................. INTRODUCCIÓN……………………………………………………………. CAPÍTULOS I. EL PROBLEMA
Planteamiento del Problema……………..……………………........ Objetivos de la Investigación…………………………………………
Objetivo General……………………………………………………... Objetivos Específicos………………………….…………………….
Justificación…………………………….………………………………. II. MARCO TEÓRICO
Antecedentes de la Investigación……………………………………. Reseña Histórica y Descripción de INGEOMIN…….………………
Reseña Histórica de INGEOMIN…………...……………………... Descripción de INGEOMIN…………………………….…………….
Bases Teóricas…………………………………………….…………… Aspectos Generales relacionados con el Control…......………... El Control Interno en las Organizaciones……………..………..... Sistema de Control Interno………………………………………... Sistema de Control y Registro de Materiales………….………...
Bases Legales………………………………………………………….. III. MARCO METODOLÓGICO
Tipo de Investigación……………....……………………….……….. Diseño de Investigación………………….………………….………. Identificación de Variables…………………….…………….……… Operacionalización de Variables……………………...…….……… Población y Muestra………………………………………….………
iiiiiivviix
xiixiii
01
0406060607
09111113202025323948
5455555758
v
Técnicas e Instrumentos de Recolección de Datos……….…….. Procesamiento y Análisis de los Datos…………………...…..……
IV. ANÁLISIS DE RESULTADOS
Nivel de Análisis………………………………………………………. Forma de Presentación de los Resultados……………………..…. Presentación e Interpretación de los Resultados………………....
V. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
Conclusiones…………………………………………………………. Recomendaciones…………………………………………………....
VI. SISTEMA DE CONTROL Y REGISTRO DE LOS BIENES NACIONALES DE LA COORDINACIÓN REGIONAL DE INGEOMIN, REGIÓN GUAYANA
Presentación………………………………………………………….. Fundamentación……………………………………………………… Objetivos de la Propuesta……………………………………………
Objetivo General……………………………………………………. Objetivos Específicos……………………………………………….
Proceso para las Operaciones del Sistema de Control y Registro Componente Planificación………………………………………… Componente Despliegue del Sistema………….………………..
. REFERENCIAS………………………….…………………………………… ANEXOS……………………………………………………….……………… Anexo A. Instrumento…………………………………….……………… Anexo B. Validación del Instrumento………………….….…………… Anexo C. Revisión de Bienes……………………………..…………….
5859
606060
8585
9090919191919294
106
108109119121
vi
LISTA DE CUADROS
Cuadro Nº pp.
1. Identificación y Definición de las Variables………………………
2. Operacionalización de Variables…………………………………..
3. Distribución absoluta y porcentual de la frecuencia con la cual se realizan en la institución diagnósticos sobre los procesos de almacenamiento y depósito………………………………………...
4. Distribución absoluta y porcentual de la opinión de los
encuestados sobre los aspectos comprendidos en los diagnósticos realizados sobre almacenamiento y depósito…...
5. Distribución absoluta y porcentual acerca de la existencia de una
fijación y determinación de objetivos donde se defina la orientación en la ejecución del inventario de la institución……
6. Distribución absoluta y porcentual acerca de la extensión en el
tiempo de los objetivos formulados en relación a las actividades de inventarios…………………………………………………………
7. Distribución absoluta y porcentual acerca del establecimiento de
planes para la realización del proceso de inventario en la institución……………………………………………………………....
8. Distribución absoluta y porcentual sobre si los planes responden
a diagnósticos estratégicos…………………………………………
9. Distribución absoluta y porcentual sobre la forma como se encuentra identificado el material que está en existencia dentro del depósito……………………………………………………………
10. Distribución absoluta y porcentual sobre el tipo de procedimiento
utilizado para establecer el etiquetado de los materiales del depósito……………………………………………………………….
11. Distribución absoluta y porcentual sobre el registro de la
identificación utilizada………………………………………………
56
57
61
62
63
64
65
66
67
68
69
vii
12. Distribución absoluta y porcentual sobre la clasificación del material que está en existencia……………………………………
13. Distribución absoluta y porcentual sobre el procedimiento utilizado para clasificar los materiales del depósito…………….
14. Distribución absoluta y porcentual sobre el sustento en sistema de información de la clasificación utilizada……………………...
15. Distribución absoluta y porcentual acerca de la frecuencia en la
realización del inventario físico……………………………………
16. Distribución absoluta y porcentual acerca de los aspectos que comprende el control del inventario físico……………………….
17. Distribución absoluta y porcentual acerca de la frecuencia con la
cual se lleva a cabo el control de los costos incurridos por almacenamiento……………………………………………………...
18. Distribución absoluta y porcentual sobre el procedimiento
utilizado para la determinación de los costos……………………
19. Distribución absoluta y porcentual acerca de la frecuencia con la cual se lleva un registro de solicitudes de materiales…………...
20. Distribución absoluta y porcentual de la opinión de los
encuestados acerca del nivel de actualización de los registros de las solicitudes y devoluciones de bienes………………………...
21. Distribución absoluta y porcentual acerca de la frecuencia con la
cual se mantienen los registros de los movimientos…………...
22. Distribución absoluta y porcentual de la opinión de los encuestados acerca de las variables consideradas para realizar el cálculo del consumo/uso promedio de materiales…………...
23. Distribución absoluta y porcentual acerca de los procedimientos
para realizar la revisión y fiscalización de los depósitos donde están los bienes y materiales………………………………………
24. Distribución absoluta y porcentual acerca de los procedimientos de evaluación de los registros de materiales……………………
70
71
72
73
74
75
76
77
78
79
80
81
82
viii
25. Distribución absoluta y porcentual acerca de los procedimientos para revisar los cálculos realizados para la determinación del consumo/uso mensual promedio………………………………….
26. Distribución absoluta y porcentual acerca de los procedimientos de verificación de los cálculos utilizados para determinar los niveles en la existencia de materiales…………………………….
83
84
ix
LISTA DE GRÁFICOS
Gráfico Nº pp.
1. Distribución absoluta y porcentual de la frecuencia con la cual se realizan en la institución diagnósticos sobre los procesos de almacenamiento y depósito………………………………………...
2. Distribución absoluta y porcentual sobre los aspectos
comprendidos en los diagnósticos sobre almacenamiento……
3. Distribución absoluta y porcentual acerca de la existencia de una fijación y determinación de objetivos del inventario de la institución………………………………………………………………
4. Distribución absoluta y porcentual acerca de la extensión en el
tiempo de los objetivos formulados en relación a las actividades de inventarios…………………………………………………………
5. Distribución absoluta y porcentual acerca del establecimiento de
planes para realizar proceso de inventario en la institución…...
6. Distribución absoluta y porcentual sobre si los planes responden a diagnósticos estratégicos…………………………………………
7. Distribución absoluta y porcentual sobre la forma como se
encuentra identificado el material que está en existencia dentro del depósito……………………………………………………………
8. Distribución absoluta y porcentual sobre el procedimiento
utilizado para el etiquetado de los materiales del depósito……
9. Distribución absoluta y porcentual sobre el registro de la identificación utilizada………………………………………………
10. Distribución absoluta y porcentual sobre la clasificación del
material que está en existencia……………………………………
11. Distribución absoluta y porcentual sobre el procedimiento utilizado para clasificar los materiales del depósito…………….
61
62
63
64
65
66
67
68
69
70
71
x
12. Distribución absoluta y porcentual sobre el sustento en sistema
de información de la clasificación utilizada……………………...
13. Distribución absoluta y porcentual acerca de la frecuencia en la realización del inventario físico……………………………………
14. Distribución absoluta y porcentual acerca de los aspectos que
comprende el control del inventario físico……………………….
15. Distribución absoluta y porcentual acerca de la frecuencia con la cual se lleva a cabo el control de los costos incurridos por almacenamiento……………………………………………………...
16. Distribución absoluta y porcentual sobre el procedimiento
utilizado para la determinación de los costos……………………
17. Distribución absoluta y porcentual acerca de la frecuencia con la cual se lleva un registro de solicitudes de materiales…………...
18. Distribución absoluta y porcentual de la opinión de los
encuestados acerca del nivel de actualización de los registros de las solicitudes y devoluciones de bienes………………………...
19. Distribución absoluta y porcentual acerca de la frecuencia con la
cual se mantienen los registros de los movimientos…………...
20. Distribución absoluta y porcentual de la opinión de los encuestados acerca de las variables consideradas para realizar el cálculo del consumo/uso promedio de materiales…………...
21. Distribución absoluta y porcentual acerca de los procedimientos
para realizar la revisión y fiscalización de los depósitos donde están los bienes y materiales………………………………………
22. Distribución absoluta y porcentual acerca de los procedimientos de evaluación de los registros de materiales……………………
23. Distribución absoluta y porcentual acerca de los procedimientos
para revisar los cálculos realizados para la determinación del consumo/uso mensual promedio………………………………….
24. Distribución absoluta y porcentual acerca de los procedimientos
de verificación de los cálculos utilizados para determinar los niveles en la existencia de materiales…………………………….
72
73
74
75
76
77
78
79
80
81
82
83
xi
84LISTA DE FIGURAS
Figura Nº pp.
1. Organigrama de INGEOMIN………………………………………...
2. Componente Planificación………………………………………….
3. Fase de Almacenamiento…………………………………………..
4. Traslado Temporal de Bienes………………….…………………..
5. Cambio de estado de Bienes por Desuso….…………………….
6. Autorización de salida de Bienes………………………………….
7. Desincorporación de Bienes por Desuso…….…………………..
8. Supervisión del Proceso…………………………………………….
18
93
95
98
100
102
104
106
xii
REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL DE GUAYANA
VICERRECTORADO ACADÉMICO COORDINACIÓN GENERAL DE INVESTIGACIÓN Y POSTGRADO
PROYECTO DE CARRERA ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS
SISTEMA DE CONTROL Y REGISTRO DE LOS BIENES NACIONALES DE LA COORDINACIÓN REGIONAL DEL INSTITUTO NACIONAL DE
GEOLOGÍA Y MINERÍA DE VENEZUELA (INGEOMIN), REGIÓN GUAYANA
Autor: José Gregorio Guerra Tovar Tutora: Lic. Yurma Maya (MSc) Año: 2008
RESUMEN
La investigación realizada se planteó como objetivo general proponer un Sistema de Control y Registro de los Bienes Nacionales de la Coordinación Regional del Instituto Nacional de Geología y Minería de Venezuela (INGEOMIN), Región Guayana. El diseño fue de campo, porque se desarrolló y aplicó en el propio ámbito donde se presentó la realidad objeto de estudio; el tipo de investigación en modalidad proyecto factible, ya que no sólo se hizo un diagnóstico acerca del control y registro de los bienes en el marco de la institución, sino que también se propusieron alternativas de solución que se expresaron a través de un Sistema de Control y Registro de los Bienes Nacionales. La población del estudio estuvo representada por catorce (14) funcionarios que laboran en las áreas administrativas de control interno de la institución. Para la recolección de los datos se utilizó un cuestionario conformado por veinticuatro (24) ítems. De los resultados obtenidos, se infiere la necesidad de desarrollar una alternativa de solución que comprenda un proceso de planificación ajustado a las necesidades del control de inventario y la implementación de un sistema de inventario, donde se controlen con efectividad los procesos de almacenamiento, niveles de inventario, movimiento de los materiales y los dispositivos de supervisión para verificar el cumplimiento de cada una de estas actividades.
xiii
Descriptores: Control Interno, control y registro de bienes y materiales, sistema de control y registro de bienes y materiales.
xiv
INTRODUCCIÓN
Los procedimientos de control que se desarrollan en cada una de las
áreas de las organizaciones de la administración pública o privada deben
estar en permanente proceso de revisión y renovación, pues de su eficacia
depende en buena medida la estabilidad financiera y económica de estas
instituciones, pudiendo significar, en algunos casos, un factor que influye en
su permanencia o extinción.
Una de las ventajas fundamentales que tienen las organizaciones
exitosas, se encuentra en el manejo óptimo de los mecanismos de control de
sus inventarios, pues con ellos se logra determinar la cantidad de bienes y
materiales con que se cuenta para el proceso de producción o generación de
servicios, así como calcular los costos de mantenimiento, a los fines de
garantizar su equilibrio financiero.
Los planteamientos expuestos son pertinentes en el caso específico
de las instituciones de la administración pública, que tienen la
responsabilidad de mantener un control interno efectivo de los ingresos,
movimientos, salidas y reingresos de sus bienes y materiales, tanto desde el
punto de vista de lo que corresponde a la administración de sus recursos
materiales y financieros como lo que tiene que ver con su responsabilidad
ante la ley en cuanto a la administración de estos recursos de acuerdo con
los principios de honestidad, participación, celeridad, eficacia, eficiencia,
transparencia, rendición de cuentas y responsabilidad establecidos
constitucionalmente.
Lo que se ha señalado constituye el punto de partida para la
realización de una investigación relacionada con el manejo de los procesos
1
de control interno de bienes y materiales en un ente de la administración
pública. El estudio realizado se llevó a cabo en el área administrativa de la
Coordinación Regional del Instituto Nacional de Geología y Minería de
Venezuela (INGEOMIN), adscrito al Ministerio de Industrias Básicas
(MIBAN), y se orientó hacia la propuesta de un sistema de control y registro
de los bienes nacionales con los cuales cuenta esta dependencia, a los fines
de realizar una de las tareas básicas en el proceso de ingreso, movimiento y
salida de los bienes y materiales de esta dependencia.
La investigación se enmarca dentro de los procesos relacionados con
la administración de los recursos materiales de toda organización y
específicamente con los procedimientos de control y registro de los bienes
nacionales, con el objeto de realizar el inventario y aplicar las medidas de
desincorporación en los casos que competa, de acuerdo a las normas y
procedimientos establecidos.
Cabe señalar que el departamento donde se ejecutaron las
actividades de investigación antes referidas tiene como una de sus
atribuciones fundamentales la de llevar a cabo la gestión administrativa de
las actividades pautadas por INGEOMIN para esta región. En ese sentido, su
implementación se cuenta entre las tareas requeridas para dar cumplimiento
a dichas atribuciones como parte de los procesos de gestión administrativa
de este organismo.
El trabajo se desarrolló de acuerdo con un esquema metodológico que
comprende un total de seis capítulos, que se describen a continuación:
Capítulo I. El Problema: En esta parte se abordan los tópicos donde se
contextualiza el problema del control de bienes y materiales dentro de las
organizaciones; los objetivos del estudio y su justificación.
Capítulo II. Marco Teórico: Abarca los aspectos referenciales teóricos
representados por los antecedentes de la investigación; reseña histórica y
2
descripción de INGEOMIN, objetivo de la institución, atribuciones y tareas,
estructura organizativa y ubicación de la dependencia regional. Así mismo se
plantean las bases teóricas y legales en las cuales se sustenta el estudio.
Capítulo III. Marco Metodológico: Comprende los aspectos
relacionados con la metodología, concretamente los puntos relativos a tipo y
diseño del estudio, identificación y operacionalización de variables, población
y muestra, técnicas e instrumentos de recolección de datos y el
procesamiento de los mismos.
Capítulo IV. Análisis de Resultados: En este capítulo se desarrolla el
análisis de los datos obtenidos y abarca el nivel de análisis, la forma de
presentación de los resultados y su interpretación a través de cuadros de
frecuencia simple.
Capítulo V. Conclusiones y Recomendaciones: Se desarrollan las
conclusiones que se derivan del trabajo realizado, así como las
recomendaciones correspondientes.
Capítulo VI. Propuesta: En esta parte del trabajo se presenta la
propuesta del sistema de control y registro de los bienes nacionales de la
Coordinación Regional de INGEOMIN, Región Guayana. En ese sentido, se
abordan los puntos relativos a su presentación, fundamentación, objetivos y
proceso prescrito para las operaciones a desarrollar a través del sistema de
control.
3
CAPÍTULO I EL PROBLEMA
Planteamiento del Problema
En las estructuras organizacionales es un hecho indiscutible la
necesidad de profundizar en los sistemas de información y control como la
mejor alternativa para que éstas perfeccionen los mecanismos a través de
los cuales puedan desarrollar cada una de las metas trazadas en las áreas
de gestión, operativas y de control. Esto se basa en el hecho de que a través
de estos sistemas se facilitan los flujos de la comunicación interna y externa
en forma dinámica, permitiéndole a cada organización ejecutar con mayor
eficacia las actividades que realiza.
Lo señalado tiene plena pertinencia en el caso de las instituciones
públicas, por el hecho de que éstas deben responder no solamente a los
parámetros previstos en los principios fundamentales de la gestión y el
control administrativo, sino también a lo que se encuentra establecido en las
leyes y reglamentos que rigen el manejo de los bienes y recursos de la
administración pública.
A nivel nacional, la gestión de los recursos materiales y financieros en
el marco de la administración pública venezolana presenta connotaciones
preocupantes y delicadas, destacándose el relativo a los procesos de control
interno como uno de los de mayores niveles críticos, dadas las
consecuencias que se generan del mismo.
Por esta razón, es pertinente destacar lo que refiere el Informe de la
Contraloría General de la República (2004), cuando dice que en las
4
entidades regionales que conforman la estructura político-administrativa del
país, se evidencia que los entes contralores presentan fallas en sus sistemas
internos, lo que dificulta asegurar el acatamiento de las normas legales
dictadas para garantizar una administración eficiente y eficaz de los recursos
materiales y financieros.
Se puede afirmar que en los procedimientos de control y registro de
los bienes, que deben llevarse a cabo en el ámbito de los diferentes entes
regionales de la administración pública de Venezuela, no se aprecia un
manejo eficiente, situación que permite verificar la existencia de un problema
de alta significación en materia de gestión de los recursos materiales y
financieros; así como de manejo y control de bienes en concreto.
Los planteamientos realizados permiten abordar la situación que se
hace presente en el marco de una dependencia pública de importancia
estratégica en el estado Bolívar, como lo es la Coordinación Regional del
Instituto Nacional de Geología y Minería de Venezuela (INGEOMIN); en la
cual se evidencia un problema en lo que concierne a los procesos de control
y registro de los bienes nacionales.
Entre los aspectos que indican la existencia de un problema en cuanto
al manejo de los inventarios de los bienes nacionales, se destacan los
siguientes:
- Dificultades para la identificación, ubicación, control y registro de
los bienes nacionales.
- No existe una precisión realista de los materiales, recursos y
equipos con los cuales cuenta la administración regional.
- Los procedimientos de seguimiento, control y registro de los bienes
nacionales que se encuentran dentro de la institución presentan
limitaciones en cuanto a velocidad, precisión y actualización
permanente.
5
En atención a esta situación, se ha considerado pertinente ejecutar
una investigación dirigida a dar respuesta a las siguientes interrogantes:
- ¿Cómo se lleva a cabo el proceso de planificación de los
procedimientos de registro y control de los bienes nacionales en
INGEOMIN, región Guayana?
- ¿Cuáles son los procedimientos utilizados para el almacenamiento
de los bienes nacionales en esta institución?
- ¿Cuáles son las estrategias empleadas para el control del
movimiento de materiales?
- ¿Cuáles son los dispositivos aplicados para realizar el proceso de
supervisión de la administración de los bienes nacionales?
- ¿Qué componentes deben ser tomados en cuenta para llevar a
cabo el diseño de un Sistema de Control y Registro de los Bienes?
Objetivos de la Investigación
Objetivo General
Proponer un Sistema de Control y Registro de los Bienes Nacionales
de la Coordinación Regional del Instituto Nacional de Geología y Minería de
Venezuela (INGEOMIN), Región Guayana.
Objetivos Específicos
- Describir el proceso de planificación de los procedimientos de
registro y control de los bienes nacionales en INGEOMIN,
- Caracterizar los procedimientos para el almacenamiento de los
bienes nacionales en dicha institución.
6
- Examinar las estrategias empleadas para el control del movimiento
de materiales.
- Verificar cuáles son los dispositivos aplicados para realizar el
proceso de supervisión de la administración de los bienes
nacionales.
- Establecer cuáles deben ser los componentes a considerar para el
diseño de un Sistema de Control y Registro de los Bienes.
Justificación
Una de las acciones planteadas por toda organización radica en la
introducción de estrategias que estén dirigidas a optimizar los procedimientos
de control interno con el propósito de que cada área operativa,
específicamente en lo que tiene que ver con el registro y control de bienes y
materiales, asuma responsabilidades en lo relativo al registro y seguimiento
en el almacenamiento, movimiento y ejecución de las gestiones de
supervisión de los procedimientos realizados.
Partiendo de allí, a través de esta investigación se aportaría la
aplicación de los enfoques teóricos que se manejan actualmente en cuanto al
desarrollo de las funciones relacionadas con la gestión administrativa dentro
de toda institución, el control de materiales y la aplicación del enfoque
sistémico y los sistemas de información al control de inventarios.
Cabe señalar que en la concepción moderna de las gestiones de
control, el manejo de los inventarios es considerado uno de los ejes
centrales para garantizar el éxito de la gerencia, puesto que a través de los
procedimientos, registros e informaciones que este manejo aporte, se le
facilita a los niveles gerenciales llevar a la práctica la planificación financiera,
7
bien sea de inversiones o de gastos en materiales, en atención a indicadores
confiables y debidamente sustentados.
En ese sentido, la ejecución de la investigación va permitir expresar en
la práctica los elementos teóricos propios del control de materiales y la
aplicación de los sistemas de información en el desarrollo de este control,
mediante el modelo que se tiene propuesto en este trabajo y que pretende
generar soluciones puntuales a este elemento fundamental del control interno
de la institución objeto de estudio.
Desde el punto de vista metodológico, se estarían estableciendo un
conjunto de directrices que permitirían orientar el desarrollo de cualquier
proceso dirigido a formular sistemas de control y registro considerando el tipo
y diseño de investigación, instrumentos de recolección de datos y los
procesos de análisis de resultados.
A nivel práctico, esta investigación viene a representar una
oportunidad importante para la institución objeto de estudio, de abordar con
precisión cuáles son los problemas que actualmente se presentan en la
aplicación de los procesos de control de los bienes y los factores que han
facilitado su permanencia en el tiempo.
Otro de los aportes de este trabajo, se encuentra en el hecho de que a
través de su ejecución, se abren las posibilidades de mejoramiento de los
procedimientos de control y manejo de inventario hasta ahora utilizados por
la institución y, por lo tanto, una mayor rapidez de los mismos para la
atención de clientes y proveedores.
Finalmente, el trabajo es de importancia para el propio autor, puesto
que servirá para poner en práctica los conocimientos adquiridos en la
universidad, en relación a los procesos de manejo y control de inventarios,
así como también organizar la información sobre esta área, adquirida a
través de su pasantía en la institución en estudio.
8
CAPÍTULO II MARCO TEÓRICO
Antecedentes de la Investigación
Rodríguez, Elías y Brito (2000), realizaron un trabajo titulado Control
de Inventarios del Almacén de Mantenimiento y Limpieza del Hospital Uyapar
de Ciudad Guayana, el cual consistió en un estudio de campo desarrollado a
través de la aplicación de un conjunto de cuestionarios al personal directivo,
administrativo y obrero que se desempeña en esa institución hospitalaria.
Los resultados alcanzados permitieron a los autores concluir que el
establecimiento de salud objeto de estudio presenta problemas en el control
del movimiento de materiales que ingresa y sale del almacén. Igualmente se
detecta, que no existe una debida clasificación y localización de los
materiales. Estos autores sugieren la aplicación de un sistema de inventario,
que permita optimizar la situación.
Las conclusiones obtenidas en este estudio reflejan que los procesos
de control de materiales e inventario son necesarios para el desarrollo de una
gestión de calidad, incluso en los organismos públicos. La sugerencia final de
los autores es otra evidencia de la necesidad de la sistematización de los
controles de inventario, como una alternativa para disminuir los niveles de
desorganización en el manejo de los materiales.
Crespo (2003), llevó a cabo una investigación que tiene por título:
Diseño de un Manual de Control Interno para la Custodia de los Bienes
Nacionales en el Sector Público Propiedad del Instituto Agrario Nacional,
Caso Específico: Delegación Agraria del Estado Lara. La ejecución de este
trabajo se realizó a través de un diseño de campo en cuyo desarrollo fueron
9
utilizados los siguientes instrumentos de recolección de datos: la observación
directa, el cuestionario de control interno y la entrevista no estructurada,
permitiendo evaluar el sistema de control interno actual.
De la investigación realizada se concluye que existen serias
debilidades en cuanto a la materia de control interno se refiere en la Custodia
de los Bienes Nacionales y los controles mínimos necesarios para la:
Asignación de Bienes, Realización de la Toma Física de Inventario de
Bienes, Control de entradas y salidas de Bienes del Almacén, Registro de las
transacciones como Adiciones, Desincorporaciones, y Transferencias por
parte del Departamento de Bienes Nacionales.
Las conclusiones establecidas en este trabajo permiten afirmar que en
el marco de las instituciones del Estado, se hace necesario optimizar los
procedimientos, mecanismos y sistema de control interno, concretamente los
que se relacionan con la gestión de inventario y materiales. Ello a los fines de
garantizar una mayor eficacia en la ejecución de las funciones
administrativas y el manejo financiero por parte de dichas instituciones.
Finalmente, cabe mencionar la investigación realizada por Argüin
(2006), titulada: Diseño de un Manual de Normas y Procedimientos para el
Registro de los Bienes Nacionales en la Oficina de Planificación del Sector
Universitario, oficina técnica del Consejo Nacional de Universidades;
ejecutada a través de un estudio de campo.
En este trabajo se concluye que la Coordinación de Bienes de esta
dependencia carece de los instrumentos y mecanismos necesarios y
adecuados (libros auxiliares de activos fijos), para llevar a cabo los controles
y registros de las entradas, salidas, traspasos, tipos de bien, área en el que
está asignado, depreciación, fecha de adquisición y mejoras de los activos
fijos que posibiliten su identificación, clasificación; así como el control de su
uso y disposición.
10
Las conclusiones de esta investigación evidencian la importancia que
tiene el uso permanente y sistematizado de los mecanismos y recursos de
control y registro, a través de los cuales se puedan mantener identificados y
clasificados los bienes de una determinada institución, a los fines de
garantizar una gestión eficaz, eficiente y transparente de dichos bienes que
coadyuve en un manejo financiero con las mismas características.
Reseña Histórica y Descripción de INGEOMIN
Reseña Histórica de INGEOMIN
Los antecedentes históricos del Instituto Nacional de Geología y
Minería de Venezuela (INGEOMIN) se remontan al año 1945, concretamente
a la Ley de Minas de esa época, cuyo Artículo 101 contemplaba el
funcionamiento en la capital de la República de un Servicio Técnico de
Geología y Minería con la organización y atribuciones que el Ejecutivo
Federal determinara. Dicho servicio, jamás llegó a materializarse; sin
embargo, se puede considerar que el germen de tal institución lo constituyó
la Oficina Coordinadora de la Prestación de Servicios Geológicos y Mineros
(SERVIGEOMIN), creada mediante Decreto Número 2.246 de fecha 25 de
septiembre de 1983, con carácter de servicio.
Posteriormente, con fundamento en el Decreto Número 1.921 de fecha
07 de noviembre de 1991, mediante Resolución Número 11 de fecha 07 de
enero de 1992, se le confiere el rango de Dirección General Sectorial,
dependiente del Despacho del Ministro. A partir del 15 de Agosto de 1997,
por reestructuración de este Ministerio, pasan a formar parte de
SERVIGEOMIN, la Dirección de Geología y el Centro de Análisis de
Información Geológica y Minera (CAIGEOMIN) de este Ministerio, con la
finalidad, de que esta conjunción, sirviera para la creación del Instituto
11
Nacional de Geología y Minería, a los fines de dar respuestas a los
requerimientos del sector Geológico y Minero Nacional e Internacional, por el
grado de especialización y reconocida trayectoria de la antigua Dirección de
Geología.
El 05 de Septiembre de 1999 se crea INGEOMIN, mediante Decreto Número 295 con Rango y Fuerza de Ley de Minas, publicado en la Gaceta
Oficial Extraordinario Número 5.382 de fecha 28-09-99. En la actualidad es
un organismo con personalidad jurídica, autonomía funcional y patrimonio
independiente del fisco nacional, adscrito al Ministerio de Energía y Minas y
constituye una institución necesaria para el país, por cuanto representa un
Centro de Información Básica nacional e internacional similar a los Institutos
Geológicos y Mineros de los demás países de América, tales como:
Colombia, Brasil, Ecuador, Argentina, Chile entre otros.
El Instituto está en capacidad de diseñar y ejecutar programas
exploratorios geoquímicos, geofísicos y geológicos para lo cual cuenta con
equipos propios que le permiten emprender cualquier programa de
perforaciones en la evaluación de reservas minerales, así como para la
prospección de aguas subterráneas.
Cuenta con laboratorios especializados para análisis petrográficos,
mineralógicos, de suelo, gemológicos y químicos con aplicación de técnicas
analíticas tales como Absorción Atómica y Fluorescencia de Rayos X, entre
otros ensayos, teniendo una experiencia de más de 50 años al servicio del
sector geológico-minero.
Igualmente, se debe añadir que dispone de profesionales
especializados y personal técnico de amplia experiencia en el campo de las
geociencias, así como equipos de Instrumentación Topográfica, un Centro
de Procesamiento Digital, Sala de Dibujo, Planoteca y una Biblioteca
Especializada, a cargo de la Gerencia de Información Geológico-Minera.
12
INGEOMIN, a través de la Gerencia de Proyectos de Desarrollo
Minero ofrece sus Servicios Profesionales, basados en la experiencia de
trabajo desarrollada en el campo de las Ciencias de la Tierra en diferentes
regiones del territorio nacional.
Descripción de INGEOMIN
A los fines tener una mayor información acerca la institución donde se
llevó a cabo esta investigación, se considera pertinente conocer los
siguientes aspectos: Filosofía de Gestión, Objetivos, Tareas y Atribuciones,
así como su Estructura Organizativa, Ubicación y Atribuciones específicas de
la Coordinación Regional de INGEOMIN, Guayana.
Filosofía de Gestión La filosofía de gestión de INGEOMIN se encuentra expresada a través
de su misión, visión y valores organizacionales. A continuación se presentan
cada uno de estos aspectos:
Misión.
INGEOMIN es considerado como el organismo rector de las
geociencias a nivel del país, motor de las investigaciones interdisciplinarias y
del desarrollo sostenible de los recursos minerales y energéticos no
convencionales.
Visión.
En su proyección hacia el futuro, INGEOMIN se visualiza como líder
nacional en geociencias aplicadas a recursos minerales y energéticos no
convencionales.
13
Valores Organizacionales.
Los valores organizacionales de INGEOMIN responden a una filosofía
de gestión orientada hacia la consecución de sus metas dentro de
estándares de calidad, desde una perspectiva sustentada en la concepción
de desarrollo sostenible. En ese sentido, se pueden destacar como valores
fundamentales de esta institución, los siguientes:
- Responsabilidad: Se asumirá el compromiso de realizar un trabajo
de alta calidad para alcanzar los objetivos preestablecidos y el nivel
de desempeño adecuado.
- Sensibilidad: Se actuará con ética y mística ante los clientes que
atiende el instituto.
- Excelencia: Se mantendrá una actitud permanente de
mejoramiento de la productividad y de la calidad de personal.
- Trabajo en equipo: Se conformarán grupos de trabajo
interdisciplinario para incentivar la cooperación, enriquecer el
trabajo y alcanzar los objetivos de manera compartida.
- Honestidad: El personal del instituto actuará con integridad y
mística, en cuanto a su comportamiento en general y en especial
en la administración de los recursos asignados a su cargo y en el
manejo adecuado de la información.
- Lealtad: Compromiso del personal con la gestión del instituto e
identificación de su misión y objetivos.
- Mística: El personal mantendrá una actitud hacia el trabajo que
demuestre su vocación de servicio hacia el logro de la misión del
instituto.
- Disciplina: Se respetarán las normas establecidas para garantizar
el desarrollo del instituto.
14
- Proactividad: Anticiparse a los problemas y situaciones que
involucren al instituto y proponer líneas de acción acordes.
- Interdisciplinariedad: En INGEOMIN se asume que la investigación
y el desarrollo de los recursos naturales debe hacerse desde una
perspectiva en la cual se integren diferentes especialidades y
disciplinas científicas, a los fines de generar una visión integral de
la realidad de los recursos minerales y energéticos no
convencionales del país.
- Desarrollo Sostenible: INGEOMIN promueve una explotación de
los recursos minerales y energéticos desde una perspectiva de
conservación y renovación de los recursos naturales, de tal manera
que dicha explotación no genere impactos en los ecosistemas.
- Capital Humano: En INGEOMIN se enfatiza la acumulación,
crecimiento y desarrollo del capital humano como recurso y activo
de primer orden para la consecución de las metas trazadas por la
institución en atención a las políticas de desarrollo del Estado
Venezolano.
Objetivos de INGEOMIN
En la gestión institucional que lleva a cabo INGEOMIN, se plantean los
siguientes objetivos:
• Formar y mantener el inventario de los recursos minerales
existentes en el territorio nacional;
• Elaborar estudios geológicos y de investigación, evaluaciones de
los recursos mineros, prestar asistencia técnica, servicios de
laboratorio y de consultoría en las diferentes áreas de su actividad
a personas naturales o jurídicas, públicas o privadas;
15
• Coordinar y gestionar con instituciones de educación superior o
con personas públicas o privadas, nacionales o extranjeras,
programas de investigación y de cooperación técnica que se
requieran para el desarrollo de sus objetivos;
• Atender la solicitud del Ministerio de Industrias Básicas y Minería,
en lo relativo a estudios de croquis, planos y demás recaudos
técnicos presentados por los solicitantes de concesiones mineras,
y emitir su pronunciamiento, o cualquier otra materia técnica de su
competencia;
• Elaborar, recopilar, sistematizar y divulgar los informes y estudios
realizados;
• Impartir y desarrollar capacitación y entrenamiento en las áreas
que tengan relación con las funciones del Instituto;
• Preparar la cartografía geológica del país a diferentes escalas;
• Realizar investigaciones sobre tecnologías aplicables a la actividad
minera en sus distintas escalas y a la recuperación ambiental;
• Las demás materias que señalen los reglamentos de la Ley de
Minas.
Todo lo anterior viene a constituir la información básica, técnica y
profesional, requerida para el desarrollo integral-económico-industrial del
país. Información que deberá suministrarse a todos los organismos públicos
y privados garantes de la ejecución de los planes de desarrollo del país.
Atribuciones y Tareas de INGEOMIN
Las tareas y atribuciones de INGEOMIN se encuentran orientadas
hacia la consolidación de las metas y objetivos que se le han establecido a
este instituto. En ese sentido, se destacan las siguientes:
16
• La determinación y evaluación de la cantidad, calidad y distribución de
los recursos minerales, de rocas y suelos.
• La cartografía topográfica, geológica, geotécnica y de toda índole afín
que suministre la cobertura del país a las escalas adecuadas.
• La clasificación de los terrenos en escala nacional con relación a sus
potencialidades tanto de recursos naturales renovables como no
renovables.
• La prestación de los servicios de: Información, geología, minería,
prospección geofísica, estudios geotécnicos, geología marina,
topografía y perforación, análisis mineralógicos y prospección
geoquímica y ambiente.
• La formación y capacitación de profesionales aptos para el
desempeño profesional en el área geológica y minera.
Estructura Organizativa
INGEOMIN presenta una estructura organizativa vertical que tiene como
nivel de mayor jerarquía al Consejo Directivo y como ente asesor al Consejo
Consultivo. En línea descendente, dependientes de las decisiones del
Consejo Directivo se encuentra la Presidencia del Instituto, que tiene como
niveles subordinados inmediatos: Consultoría Jurídica, Gerencia de
Administración, Gerencia de Recursos Humanos y Auditoría Interna. Estos
cuatro niveles presentan la misma jerarquía, trabajan en relación de
coordinación y responden a las directrices emanadas directamente de
Presidencia.
Las demás gerencias son las de: Proyectos de Desarrollo Minero,
Investigaciones Geológicas e Información Geológica Minera. Estas tres
gerencias se distinguen de las anteriores, en que tienen una orientación de
17
carácter operativo. Como niveles subordinados a Presidencia se encuentran
las Direcciones Administrativas de las regiones de: Guayana, Centro
Occidental y Los Andes (Ver Figura 1).
Figura 1 Organigrama de INGEOMIN
18
Ubicación Geográfica de INGEOMIN INGEOMIN tiene su sede principal en la ciudad de Caracas, en Parque
Central, Torre Oeste, Piso 8 y 5. Las sedes regionales son las siguientes:
- San Felipe, estado Yaracuy: Laboratorio de Minerales no
Metálicos. Zona Industrial, detrás del CIEPE.
- Mérida, estado Mérida: Av. Lora, Qta Esperanza Nº 14-36.
- Coro, estado Falcón: Edif. Curiel, calle Garcés con Ampíes frente a
la Gobernación del estado Falcón.
- Ciudad Bolívar, estado Bolívar: Laboratorio Tecnológico. Av.
Libertador Edif. INGEOMIN.
En esta última sede regional fue donde se realizaron las
investigaciones correspondientes a los procedimientos administrativos del
área de bienes y materiales en la Administración Regional, estado Bolívar.
Atribuciones Específicas de la Coordinación Regional de INGEOMIN, Región Guayana
Las atribuciones específicas que se encuentran establecidas para la
Coordinación Regional de INGEOMIN son las siguientes:
• Realizar los procesos gerenciales relacionados con la investigación en
el área minera en la región.
• Realizar la evaluación y levantamiento de informes sobre la cantidad,
calidad y distribución de los recursos minerales, de rocas y suelos en
la Región Guayana.
• La cartografía topográfica, geológica, geotécnica y de toda índole afín
que suministre la cobertura de la región a las escalas adecuadas.
19
• La clasificación de los terrenos en escala regional con relación a sus
potencialidades tanto de recursos naturales renovables como no
renovables.
• La prestación de los servicios de: Información, geología, minería,
prospección geofísica, estudios geotécnicos, topografía y perforación,
análisis mineralógicos y prospección geoquímica y ambiente.
• Gestión y control administrativo de los recursos humanos, materiales y
financieros con los cuales se da la ejecución de las actividades del
instituto.
Este último aspecto se desarrolla en el área administrativa y contable de
INGEOMIN, Región Guayana que fue el lugar donde se realizaron las
pasantías relacionadas con este informe.
Bases Teóricas En relación a las bases teóricas de esta investigación, éstas se
expresan en los planteamientos relacionados con los aspectos inherentes al
control en las organizaciones en términos generales, el control interno, el
control de inventarios y los sistemas de información. A continuación se hace
un análisis de cada uno de estos tópicos.
Aspectos Generales relacionados con el Control
Dentro de todas las organizaciones, bien sean públicas o privadas, se
recurren a procedimientos destinados a asegurar el avance, corrección y
ejecución en términos de eficiencia y eficacia de los planes diseñados en la
institución, organismo o empresa. Estos procedimientos se ubican dentro del
concepto de control.
20
Este concepto es definido por Gurusteaga (1999), como: "...el
conjunto de actividades que se emprenden para medir y examinar los
resultados obtenidos en el período, para evaluarlos y para decidir las
medidas correctivas que sean necesarios" (p. 89).
Siguiendo esta definición, la implementación del control dentro de las
organizaciones, específicamente las de carácter público, viene a ser un
procedimiento en el cual se integran una diversidad de acciones dirigidas a
verificar los logros alcanzados en una determinada gestión, así como
establecer los registros pertinentes de esos logros. Todo ello con el propósito
de incrementar los aspectos positivos y tomar las medidas correctivas de los
resultados contrarios a los esperados.
Estos planteamientos indican que el control interno representa uno de
los ejes fundamentales y de mayor relevancia para la buena marcha de la
organización. Esa importancia se sustenta en el hecho de que a través del
control, se protegen los valores de la misma. Este planteamiento se basa en
lo que señalan Hodge y Johnson (2004) cuando afirman que:
La decisión administrativa en las áreas de definición, planeamiento y adquisición de la misión, está dirigida hacia la creación de valor; las decisiones de control se adoptan como una suerte de seguro destinado a minimizar las consecuencias (destrucción de valor) de las decisiones impropias o el desempeño inadecuado (p. 250).
Lo expuesto indica que la implementación de los mecanismos de
control en las diferentes áreas de la organización, por parte de quienes
tienen las responsabilidades de gestión, es una garantía para la consecución
de las metas y para verificar el manejo eficaz de los recursos materiales y
financieros de dicha organización.
21
En ese mismo orden de ideas, Pichardo (1999), afirma que el control
representa: “.....la fase del proceso administrativo que efectúa la medición de
los resultados actuales y pasados en relación con los esperados, ya sea todo
o parcialmente, con el fin de corregir, mejorar y formular nuevos planes” (p.
85).
Partiendo de esta definición, se puede afirmar que el control tiene
como finalidad señalar las debilidades y errores a fin de rectificarlos e impedir
que se produzcan nuevamente. En ese sentido, para hacer un buen control,
es conveniente que cada uno de los integrantes de la organización haga su
esfuerzo propio analizando su actuación. En las ocasiones que sea posible,
se solicitará esta opinión por escrito, pero deberá ser el interesado quien
explique las causas de desviación de la actividad que se le encomendó.
La importancia que tiene el control y los aspectos presentes en su
ejecución dentro de los procesos administrativos de la organización, permiten
calificarlo, a su vez, como un sub-proceso de ellos. James (2004), afirma que
el control viene a constituir el “....proceso que se utiliza para asegurar que se
satisfacen los objetivos, por medio de la información obtenida de la ejecución
real del mismo” (p. 192). Esto implica que la información obtenida es
comparada con los estándares esperados y, a continuación, se toman
decisiones de acuerdo con el resultado de dicha comparación.
Estas decisiones vienen a ser las respuestas a las necesidades de
control, como eje para asegurar una gestión administrativa de calidad, que
beneficie el rendimiento de la empresa y la generación de productos y
servicios que satisfagan los requerimientos y usuarios.
De acuerdo con este autor, el control implica el cumplimiento de los
siguientes requerimientos:
- Elegir que controlar – el sujeto. - Desarrollar un objetivo para una característica de control.
22
- Determinar una unidad de medida. - Desarrollar un medio o sensor para medir la característica
del control. - Medir la característica durante el proceso o al final de éste. - Evaluar las diferencias entre el desarrollo real y el esperado. - Tomar las acciones necesarias (p. 193).
El primer requerimiento implica la consideración del sujeto como eje
fundamental para indicar los problemas relacionados con la calidad de los
productos. De acuerdo con el autor señalado, los sujetos: “incluyen cualquier
entrada (materia), proceso (equipo, condiciones y producto) y salida (clientes,
autoridades de estándares, etc) (Ibidem). En ese sentido, cada uno de los
aspectos de un sistema de control viene a representar la base para la
elección del sujeto.
El desarrollo de un objetivo para una característica de control parte del
sujeto de control, quien proporciona la base para desarrollar los mecanismos
pertinentes. De acuerdo a Juran y Gryna (2000), es necesario considerar un
cierto número de factores, cuando se está desarrollando un objetivo para una
característica de control. Estos incluyen:
- Todos los objetivos necesitan tener parámetros orientados al
cliente; esto incluye los clientes inmediatos y finales. - El objetivo debería ser esclarecedor por sí mismo, en la
totalidad de su aplicación asegurará que el objetivo es representativo de las medidas que ayuda a proporcionar (p. 121).
Lo anterior implica que los objetivos para una característica de control
deben ser vistos por aquellos que serán medidos como válidos, apropiados y
fáciles de comprender cuando se trasladan a expresiones numéricas. En ese
sentido, debe haber una clara comprensión de los objetivos que se traza el
23
control, tanto desde el punto de vista de su expresión cualitativa como de su
registro en términos cuantitativos.
En relación al tercer requerimiento de control planteado por James
(2004), referido a determinar una unidad de medida, el mismo refiere que
“puede ser expresada en términos numéricos que estén orientados a los
requerimientos internos y a los que establece la demanda” (p. 195).
En ese sentido, en el caso de las organizaciones del sector público, el
control de los procesos relacionados con el registro de bienes y materiales,
debe tomar en cuenta no sólo las necesidades internas que tiene la
organización con relación a la demanda de un determinado recurso o
material y la salida del mismo, sino también a las exigencias que le plantean
los usuarios en relación a ese recurso o material.
El cuarto requerimiento, relativo al desarrollo de un medio para medir
la característica de control, James (2004), señala que la ejecución de este
medio debe poseer el carácter de ser tanto “preciso como oportuno para
poder tomar decisiones sobre la calidad del producto o servicio ofrecido” (p.
196).
En este caso, los instrumentos de medición y control deben ser lo más
apropiados posibles para precisar una determinada ejecución o acción y, por
lo tanto, facilitar los análisis y elecciones que habrán de hacer las personas
encargadas de ejercer el control.
El quinto requerimiento del proceso de control, que se refiere a medir
las características durante el proceso de producción o al final de éste, de
acuerdo con el autor tratado, implica “el seguimiento de cada una de las
estaciones en las cuales se gesta un producto o servicio” (p. 196). De esa
manera representa la ejecución de una evaluación de procesos, a través de
la cual se hagan, sobre la marcha, los correctivos necesarios y orientar el
logro efectivo de lo que se quiere alcanzar.
24
El sexto requerimiento de la evaluación de las diferencias entre la
ejecución real y la esperada, representa para el autor una “evaluación final,
para verificar la diferencia de un estándar con respecto a la aplicación de un
proceso” (p. 196). En ese orden de ideas, se debe acotar que es la
interpretación de los resultados y no los resultados en sí, lo que debe
proporcionar las bases para la toma de decisiones.
El séptimo requerimiento señala que “cualquier acción puede ser
llevada a cabo solamente después de establece si el problema destacado se
puede crear aleatoriamente o puede ser asignado” (p. 198). Esto plantea el
desarrollo de habilidades en la resolución de problemas y al uso de
herramientas que faciliten la ejecución de las acciones que permitan superar
los problemas detectados.
Los requerimientos del control analizados comprenden los sujetos que
participan en cada una de las fases de la gestión del sistema administrativo,
quienes son los que proporcionan los elementos para fijar los objetivos e
indicadores de control. Igualmente, en estos requerimientos de control se
enfatizan los indicadores y atributos de los materiales y bienes objeto de
control, a los fines de establecer con precisión su importancia para la propia
organización como para los usuarios que los demandan.
Igualmente, los requerimientos de control implican la utilización de
instrumentos de mediación para su ejecución efectiva y garantizar una
evaluación que establezca con precisión las discrepancias entre el desarrollo
real y esperado, a los fines de que se tomen las decisiones pertinentes.
El Control Interno en las Organizaciones
Abordados y analizados los aspectos relacionados con los procesos de
control dentro de la organización, es pertinente precisar lo que corresponde
específicamente al control interno. En primer lugar, cabe destacar que este
25
concepto ha sido objeto de diferentes definiciones que han evolucionado en
el tiempo. A ese respecto, Aular (2002), hace referencia a que la American
Institute for Certified Accountants (AICC) o Instituto Americano de
Contadores Autorizados (titulados/colegiados) en el año 1949, a través de su
Comité de Procedimientos, luego de un estudio sobre el control interno y
público iniciado en 1948, estableció, a través de un boletín especial, una
definición de control interno y público que señalaba lo siguiente:
El control interno comprende el plan de organización de todos los métodos coordinados y las medidas adoptadas en el negocio, para proteger sus activos, verificar la confiabilidad de sus datos contables, promover la eficiencia de las operaciones y estimular la adhesión a las prácticas ordenadas por la empresa (p. 421).
En atención a esta definición inicial, el control interno puede calificarse
como un plan de medidas y sistemas que se adoptan en una empresa o
institución pública con el propósito de resguardar sus bienes, comprobar la
veracidad de sus datos contables, suscitar dentro de la organización una
tendencia permanente hacia la eficiencia de sus operaciones e incitar a todos
sus integrantes a vincularse estrechamente a las prácticas que se ordenen
en dicha organización.
Esta definición evolucionó en el tiempo y, al respecto, es conveniente
hacer referencia a la definición que elaboró el Comitte of Sponsorings
Organizations of Treadway Comission (COSO) Comité de Organizaciones
Patrocinantes de la Comisión de Seguimiento; un conjunto de organismos
profesionales integrados por: American Accounter Asociation (AAA) o
Asociación Americana de Contadores (AAC); American Institute of Certified
Public Accounter (AICPA) o Instituto Americano de Contadores Públicos
Autorizados (IACP); Financials Executives Instituto (FEI) o Instituto de
Ejecutivos Financieros (IEF); Institute of Internals Auditors (IIA) o Instituto de
26
Auditores Internos (IAI) y el Institute of Managers Accounters (IMA) o Instituto
de Contadores Gerenciales (ICG).
La definición planteada por COSO, según la publicación de Cooper &
Librands (1992), indica que el control interno se define en los siguientes
términos:
Es un proceso efectuado por el directorio, la dirección y el resto del personal de una entidad, diseñado con el objeto de proporcionar un grado de seguridad razonable en cuanto a la consecución de los objetivos dentro de las siguientes categorías: Eficiencia y eficacia de las operaciones, confiabilidad de la información financiera y cumplimiento de las normas y las leyes aplicables ( p. 2).
En relación a esta definición y a la anterior, se puede inferir que el
control interno presenta una serie de elementos caracterizadores que
permiten precisar en qué medida dentro de una determinada organización se
estaría llevando a cabo este tipo de control y si el mismo responde al deber
ser que se estipula en sus definiciones.
En primer lugar, se puede afirmar que el control interno es un plan
lógico de organización que responde a los objetivos de la empresa o de la
institución. En ese sentido, su estructuración debe responder a una
planificación que surge de las mismas características y necesidades de la
organización. A partir de esa planificación, se establecerían los descriptores
que formarían parte del plan de control interno.
En segundo lugar, el control interno comprende una adecuada
estructura de control en el área contable, área de presupuesto y costos. Ello
se explica por el hecho de que a través del control interno se busca
garantizar que las informaciones financieras sean altamente confiables y
para ello su aplicación implica la estructuración de procedimientos de
control eficientes y eficaces en lo que tiene que ver con las áreas claves de
27
las finanzas, que son el área contable, la de planificación financiera
(presupuesto) y costos.
En tercer lugar, el control interno implica la existencia o desarrollo de
una unidad de contraloría o auditoría interna ubicada al máximo nivel
organizativo, cuya responsabilidad será de la continua revisión, evaluación y
mejora de los controles internos. Si se quiere garantizar controles internos
efectivos, es necesario que se establezcan los mecanismos de evaluación y
auditoría de dichos controles.
En cuarto lugar, la aplicación de los procedimientos debe implicar el
establecimiento de responsabilidades, delimitadas en forma individual y
claramente definidas por escrito. Ello, significa que la efectividad del control
se hace real en la medida que se formalizan las responsabilidades de cada
quien dentro de la organización, a los fines de que éstas se establezcan de
manera precisa y se puedan hacer las correcciones que sean pertinentes.
En quinto lugar, el control interno dentro de la organización debe
establecer una separación de funciones de carácter incompatibles las cuales
deben estar separadas a nivel departamental y de empleados. Para la
correcta ejecución de los procedimientos de control debe haber una
organización con un nivel de división de trabajo altamente precisado, de tal
manera que se evite el cruce de funciones y, por lo tanto se puedan
establecer las responsabilidades con claridad en el cumplimiento de las
responsabilidades a dichas funciones.
Finalmente, el control interno requiere de un personal cuya
preparación profesional, experiencias e idoneidad responda a las exigencias
técnicas modernas. En ese sentido, en la captación y selección de este
personal se deben establecer los perfiles requeridos por la institución o la
empresa para la ejecución de los diferentes cargos que integran la estructura
organizativa.
28
Para complementar las características descriptivas del control interno
en las organizaciones, cabe destacar también lo referente a los elementos
de control. A ese respecto, el informe COSO señala los siguientes:
- Entorno de Control: Influye en la concienciación de los empleados debido a que es la base de todos los componentes del control interno, ya que aporta disciplina y estructura. Incluyen la integridad, los valores éticos y la capacidad de los empleados de la empresa, la filosofía de la dirección; y organiza y desarrolla profesionalmente a sus empleados.
- Evaluación de Riesgos: Consiste en la evaluación y el análisis de los riesgos relevantes para la consecución de los objetivos y sirve de base para determinar cómo han de ser gestionados los riesgos.
- Actividad de Control: Son las políticas y los procedimientos que ayudan a asegurar que se lleven a cabo las instrucciones de la dirección de la empresa.
- Información y Comunicación: Permite identificar, recopilar y comunicar información que ayude a cada empleado a cumplir sus responsabilidades.
- Supervisión: Los sistemas de control interno requieren supervisión, es decir, un proceso que comprueba que se mantiene el adecuado funcionamiento del sistema en el tiempo.
El ambiente o entorno de control integra en forma combinada los
diferentes factores que afectan las políticas y procedimientos de una entidad
y que pueden fortalecer o debilitar sus controles. Entre esos factores puede
estar la actitud de la administración hacia los controles internos establecidos;
la misma estructura de la organización de la entidad; el funcionamiento de
los órganos colegiados de administración y sus comités; los métodos
utilizados para asignar autoridad y responsabilidad; los métodos para
asignar autoridad y responsabilidad; los de de control administrativo para
supervisar y dar seguimiento a cumplimento de políticas y procedimientos
incluyendo la función de auditoría interna, políticas y prácticas de personal y
29
las influencias externas que afecten las operaciones y prácticas de la
entidad.
En relación a la evaluación de riesgos, es necesario acotar que este
elemento parte de la premisa de la existencia de riesgos internos y externos
en toda organización, por lo que la aplicación de procedimientos de
evaluación de los mismos, debe ser uno de los componentes a formar parte
del control interno de las entidades de gestión pública o privada. Mediante los
mecanismos de evaluación de riesgos se logra la identificación, análisis,
calificación y categorización de los mismos, estableciendo los niveles de
relevancia de riesgos en función de la consecución de los objetivos y sirven
de base para determinar cómo han de ser gestionados los riesgos.
En el caso concreto de instituciones como INGEOMIN, debido a que
las condiciones económicas, industriales, jurídicas y operativas deben estar
cambiando continuamente, es necesario disponer de mecanismos para
identificar y afrontar los riesgos asociados con el cambio, de tal manera que
se logre su control efectivo; así como garantizar el cumplimiento de sus
objetivos.
En cuanto a las actividades de control, éstas remiten a las
operaciones y tareas concretas a desarrollar para lleva a cabo las directrices
establecidas desde los niveles de decisión de la entidad. Estas actividades
ayudan a asegurar que se tomen las medidas necesarias para controlar los
riesgos relacionados con la consecución de los objetivos de la empresa y
deben estar presente en todos los ámbitos de las organizaciones, en los
diferentes niveles y en la ejecución de todas las funciones.
En relación a la información y comunicación, tal como lo dice su
designación, este elemento del control interno, se centra en recopilar y
comunicar información pertinente en forma y plazo que permitan cumplir a
cada empleado con sus responsabilidades. A través de los sistemas
informáticos de los cuales pueda disponer la entidad, se pueden emitir
30
informes de informaciones tanto operativas como financieras, así como los
datos sobre el cumplimiento de las normas que permite dirigir y controlar el
negocio de forma adecuada.
Dichos sistemas no sólo manejan datos generados internamente, sino
también información sobre acontecimientos internos, actividades y
condiciones relevantes para la toma de decisiones de gestión así como para
la presentación de información a terceros. En este elemento se prescribe
también que debe haber una comunicación eficaz en un sentido más amplio,
que fluya en todas las direcciones a través de todos los ámbitos de la
organización, de arriba hacia abajo y a la inversa.
En ese orden de ideas, en el contexto de las instituciones y empresas
modernas, es de fundamental importancia la presencia efectiva de las
Tecnologías de la Información y la Comunicación para asegurar el flujo de
estos dos elementos (información y comunicación) en el interior de la
organización y de ésta hacia el exterior.
En cuanto a la supervisión, este elemento constituye un componente
clave de todo sistema de control interno, puesto que permite verificar si se
logra mantener el adecuado funcionamiento del sistema a lo largo del tiempo.
En el contexto actual de la administración moderna, la supervisión del control
interno se debe producir de manera continua para asegurarse que el proceso
funciona según lo previsto. Esto es muy importante porque a medida que
cambian los factores internos y externos, controles que una vez resultaron
idóneos y efectivos pueden dejar de ser adecuados y de dar a los niveles de
dirección la razonable seguridad que ofrecían antes.
También se debe destacar que el alcance y frecuencia de las
actividades de supervisión dependen de los riesgos a controlar y del grado
de confianza que inspira a la dirección el proceso de control. La supervisión
de los controles internos puede realizarse mediante actividades continuas
incorporadas a los procesos de las entidades y mediante evaluaciones
31
separadas por parte de la dirección, de la función de auditoria interna o de
personas independientes. Las actividades de supervisión continua
destinadas a comprobar la eficacia de los controles internos incluyen las
actividades periódicas de dirección y supervisión, comparaciones,
conciliaciones y otras acciones de rutina.
Luego del análisis de cada uno de los componentes que forman parte
del control interno, se puede resumir que estos elementos relacionados entre
sí pueden generar una concentración de esfuerzos y formar un sistema
integrado que responda de una manera dinámica a las circunstancias
cambiantes del entorno.
Por otro lado, se debe acotar que estos componentes pueden incidir o
ser, a su vez, influidos por los estilos gerenciales propios de cada
organización. Igualmente, inciden directamente en el sistema de gestión,
teniendo como premisa que el hombre es el activo más importante de toda
organización y necesita tener una participación más directa en el proceso de
dirección y sentirse parte integrante del Sistema de Control Interno que se
aplique.
Estos componentes se encuentran también entrelazados con las
actividades operativas de la entidad coadyuvando a la eficiencia y eficacia de
las mismas, permitiendo con ello mantener el control de todas las
actividades. En ese sentido, su funcionamiento eficaz proporciona un grado
de seguridad razonable de que una o más de las categorías de objetivos
establecidas van a cumplirse. Por consiguiente, estos componentes también
son criterios para determinar si el control interno es eficaz.
El nuevo enfoque de control interno puede verse un poco riguroso,
pero por su actualidad, puede ser asimilado, de forma provechosa por la
economía de las entidades. Los cinco componentes analizados, se pueden
considerar nuevos elementos que se aportan al sistema, se integran entre sí
y se implementan de forma interrelacionada, influenciados por el estilo de
32
dirección. Sirven para determinar si el sistema es eficaz y se enmarcan en el
sistema de gestión, permitiendo prever los riesgos y tomar las medidas
pertinentes para minimizar o eliminar su impacto en el cumplimiento de los
objetivos organizacionales.
Sistema de Control Interno
En el planteamiento de los enfoques actuales inherentes al ejercicio y
la práctica de la administración, se expone la noción de Sistemas como la
expresión más acabada de las herramientas para el desarrollo de los
aspectos claves relacionados con el procesamiento de información, control y
registro dentro de toda entidad.
Para Gómez (1989), en términos generales, un sistema se define de la
siguiente manera: “… es aquel todo ordenado, en el cual las partes están en
relación y dependencia recíproca, como lo estaría el encadenamiento de una
serie de teoremas, que conformen una teoría (p. 1-1).
La aplicación de esta definición al ámbito administrativo, permite
afirmar que un sistema representa la integración y funcionamiento de la
estructura de la organización, el desarrollo de los procesos administrativos, la
eficacia en el desempeño del factor humano, la aplicación efectiva de los
controles administrativos; así como el manejo y flujo permanente y ordenado
de la información en las diferentes áreas que conforman una determinada
institución.
Una definición más concreta en relación a la conceptualización
expresada, señala que un sistema es “un conjunto de reglas, funciones,
principios y cosas, lógicamente organizadas e interrelacionadas; las cuales,
mediante la acción coordinada, conllevan al logro de determinado objetivo,
sirviendo, a la vez, de marco de referencia y de patrón de comportamiento”
(Ibídem).
33
En relación a lo que señala esta definición, se puede afirmar que todo
sistema se asume como una estructura integrada de elementos que
funcionan de acuerdo a normas y reglas generales, por lo que su acepción
debe considerarse partiendo de su carácter como una totalidad, es decir,
que la conceptualización, análisis o ejecución del mismo debe siempre
estudiarse y asumirse como un todo, considerado en su conjunto total.
Catacora (2001), por su parte, define un sistema como “un conjunto de
elementos, entidades o componentes que se caracterizan por ciertos
atributos identificables que tienen relación entre sí, y que funcionan para
lograr un objetivo común” (p. 25). Esta definición implica que un sistema
representa una agrupación de diversos elementos que se relacionan entre sí
con miras al cumplimiento de determinados objetivos y metas comunes.
De estas conceptualizaciones se desprende que todo sistema
representa en primer lugar una unidad estructural, en la cual se integran
diversos elementos con miras al logro de un determinado fin o para el
alcance de un propósito definido. Así mismo, su comprensión y
funcionamiento sólo se asume como una totalidad, por lo que el análisis de
cualquiera de las partes que lo integran debe realizarse siempre desde la
perspectiva de consulta. En todo sistema se dan acciones coordinadas, las
cuales garantizan que el mismo funcione de manera coherente, lo que
implica que los elementos de todo sistema se sustraen al todo o, lo que es lo
mismo, que los elementos constitutivos de un sistema funcionan en atención
a la totalidad del sistema y no a su propia condición de parte del mismo.
En este sentido, los conceptos planteados permiten deducir que todo
sistema contiene otros sistemas a los cuales se les puede denominar
subsistemas y, a la vez, ese sistema se encuentra contenido en otro superior.
Tomando en consideración lo que señala Gómez. (1989) “la alteración o
variación de una de las partes o de sus relaciones incide en las demás y en
el conjunto” (p. 1-9).
34
Estas características permiten asociar al enfoque de sistemas con el
funcionamiento de toda institución o de toda empresa, en el sentido de que
toda organización desarrolla sus acciones en función de una integración de
los elementos que la conforman y la orientación de los mismos hacia el logro
de determinados fines comunes. Una de las áreas de la estructura
administrativa donde se perfila con mayor pertinencia la implementación del
enfoque de sistema, es la correspondiente al control interno.
La aplicación de los sistemas al control interno dentro de las
organizaciones viene a representar formas de garantizar el logro de los
objetivos trazados. En ese sentido, se justifica el planteamiento de Timms
(2001), cuando señala lo siguiente:
La forma idónea de alcanzar la eficacia de la gestión empresarial es la instalación de buenos sistemas de control; lo cual permita a la organización retroalimentarse con los resultados de sus propias actividades, de modo que pueda reorientarse en la instrumentación de sus estrategias y en la propuesta del logro de sus objetivos (p. 52)
Un sistema de control representa un generador de insumos
informativos, que facilitarán la toma de decisiones hacia el logro eficaz de las
metas que se ha trazado una determinada entidad, sea ésta de carácter
público o privado y, en consecuencia, responder de manera efectiva a las
exigencias que le establece el medio ambiente.
En todo caso, sea cual fuere el sistema de control adoptado dentro de
la organización, la técnica utilizada y la función que se pretenda controlar, la
estructura del sistema de control obedecerá a un mecanismo que funciona
en forma cíclica operativa, que siempre ha de conducir a una toma de
decisiones, cuando se detecten desviaciones y fallas. En relación con lo
señalado, Gómez (1989) afirma que el mecanismo para la puesta en práctica
de cualquier sistema de control se descompone en las siguientes fases:
35
A) Definición previa de las características o variables, que se desean controlar por el sistema. B) Escogencia de los puntos del proceso, en que se establecerán los controles, o sea los homoestatos. C) Adopción de un método confiable, capaz de evaluar las características o variables que se medirán como punto de comparación. D) Establecimientos de criterios definidos de comparación de los resultados, con las metas propuestas, que resultaren viables, según las condiciones del entorno y los recursos disponibles. E) Diseño y adopción de una política de decisión uniforme. F) Asignación de responsabilidades y del poder de decisión, que fuera menester (p. 5-3).
La primera fase viene a constituir el diagnóstico inicial de lo que se
quiere chequear. A través de un proceso de evaluación diagnóstica, se
determinan las áreas de la estructura organizacional que presentan
debilidades y, en función de ello, se categorizan en términos de variables a
controlar.
La segunda fase representa, en términos sistémicos, los puntos de
equilibrio donde se habrá de aplicar el control y que van a poder hacer los
registros pertinentes para tomar las decisiones que sean necesarias.
La tercera fase constituye la estructuración de un diseño de evaluación
que comprenda el estándar, técnicas e instrumentos que se aplicarán para
realizar la evaluación pertinente en la que se habrá de comparar la variable
ideal con la real.
La cuarta fase se ubica en la definición de los criterios de evaluación, a
través de los cuales se podrá definir en qué medida se han alcanzado los
niveles óptimos, buenos, regulares o deficientes en el desempeño de las
funciones a controlar.
En la quinta fase se estructura una política de toma de decisiones
orientada a definir las disposiciones que se habrán de tomar en función de
los resultados observados en las evaluaciones realizadas en las fases
36
anteriores. A esta fase les sigue la asignación de responsabilidades a las
personas encargadas de operativizar las soluciones o decisiones planteadas.
Cada una de estas fases forma parte de una estructura sistémica, que
se desarrolla en forma continua a través de procesos y tareas que permiten
determinar el comportamiento de las variables que se quieren controlar, tanto
en lo que se refiere a los aspectos de entrada, como de proceso y salida.
Lo anterior indica que la estructuración de un sistema de control
interno dentro de una organización implica el desarrollo de un proceso de
identificación y operacionalización de las variables de la organización que
deben ser medidas y controladas. Igualmente, en la conformación del
sistema se deben precisar los puntos clave en los cuales se realizará el
control, los métodos adecuados para la evaluación y los criterios
correspondientes, así como establecer los procedimientos para la toma de
decisiones en función de los resultados obtenidos.
También se puede afirmar que el sistema de control interno es un
proceso llevado a cabo por las autoridades de una entidad y su diseño está
orientado a proveer la seguridad razonable de que se están cumpliendo de
manera eficiente los objetivos trazados por la institución. Considerando la
definición analizada acerca del control interno, cabe mencionar que en el
sistema de control interno se integran en forma organizada, secuencial y
lógica el plan de la organización y todos los métodos coordinados y medidas
adoptadas dentro de ella con el fin de salvaguardar sus activos y verificar la
confiabilidad de los datos contables.
En este punto, Gómez (1989), refiere que un sistema de control
interno debe presentar las siguientes características:
a) Oportuno: Es decir, que debe detectar las fallas al momento
de modo que los responsables involucrados puedan tomar las medidas correctivas con premura, a fin de que los daños se reduzcan al mínimo posible.
37
b) Claro, Sencillo, Ágil: El sistema de control debe ostentar claridad, para que todos puedan entenderlo y aplicarlo correcta y uniformemente, que todos lo entiendan de una misma manera sin lugar a dudas.
c) Flexible y Adaptable: Debe ser flexible, que tenga capacidad de adaptación a las circunstancias imperantes. De lo contrario estaría condenado al fracaso, puesto que, si permaneciera inflexible y estático y la situación cambiara notablemente, llegaría un momento en que resultaría inoperante e inútil.
d) Económico y Eficaz: El sistema de control resultará económico, si las pérdidas que lograra evitar fueran cuantiosas, en comparación con el costo de mantenimiento de control.
e) Objetivo y Realista: El sistema de control debe ir encaminado a controlar el comportamiento de personas y máquinas concretamente. Debe definir a qué actividad y de que personas y máquinas debe controlar.
f) Adecuado y Apropiado: El control debe estar dotado de los mecanismos e implementos apropiados a cada caso.
g) Continuo: El control debe ejercerse en forma continua y no esporádica, por las mismas razones señaladas en el literal A. (p. 5-5).
Las características expuestas por el autor reflejan lo que se podría
denominar la estructura adecuada de un sistema de control. Ese carácter
viene dado por el hecho de que: El sistema pueda ser manejado en forma
unitaria y organizada por los usuarios del mismo; adaptable a los cambios
que se den dentro de la organización; presente una relación costo/beneficio
favorable a la institución; se exprese en términos de mediciones,
ponderaciones y evaluaciones precisas y con criterio definido, claro e
imparcial; con adopción de dispositivos altamente funcionales, de tal forma
que conjugue velocidad con precisión.
Al trasladar las características señaladas al ámbito de las instituciones
de la administración pública, se puede afirmar que las mismas tienen
pertinencia en dicho ámbito, sólo que su aplicación, aparte de garantizar el
cumplimiento de cada una de las funciones y tareas de la organización, se
38
encuentra dirigida también a asegurar de manera fidedigna el acatamiento de
las normas legales vigentes establecidas, bien sea en el nivel institucional o
gubernamental; salvaguardar los bienes y recursos que integran el
patrimonio de la institución; promover la máxima eficacia, eficiencia y
economía en la realización de las operaciones llevadas a cabo y verificar la
veracidad de la información administrativa y financiera con el fin de lograr
una eficiente toma de decisiones y que se cumplan los planes y programas
propuestos.
Sistema de Control y Registro de Materiales
En la realización de los procesos de control interno de las empresas,
instituciones y entidades en general, el control y registro de materiales deben
estar sustentados en un sistema de información, que, tal como lo afirman
Bruce y Pederson (2003), se oriente por los siguientes propósitos:
- Llenar las necesidades de procesamientos de datos correspondientes a los aspectos legales y otros, de las transacciones.
- Proporcionar información a los administradores, en apoyo de las actividades de planeación, control y toma de decisiones.
- Producir gran variedad de informes sobre las distintas áreas de su incumbencia (p. 74)
Estos planteamientos traducen que con el desarrollo de los sistemas
de información, se pretende lograr el máximo de control de los procesos, a
través de un tratamiento integral de todos los datos que se encuentran
implicados, a los fines de garantizar que las entradas, procesos y salidas de
recursos y materiales sean debidamente registrados para determinar dónde
se encuentran los aciertos y las anomalías y, en función de ello, tomar las
decisiones pertinentes.
39
Es posible afirmar que un sistema de registro y control de bienes
dentro de toda institución debe estar dirigido a garantizar la eficacia de este
aspecto fundamental de la gestión de los diferentes movimientos de dichos
bienes, a los fines de que las decisiones a tomar se ajusten a criterios que
abarquen los aspectos técnicos, legales y éticos relacionados con lo que
debe ser la gestión de los recursos pertenecientes a los entes de la
administración pública tanto centralizada como descentralizada.
En el caso concreto de las instituciones de la administración pública, la
inserción de un sistema de control de los bienes y materiales tiene como
propósito fundamental asegurar que los bienes adquiridos por la entidad o
que se encuentren bajo su responsabilidad, cumplan con las especificaciones
de calidad y cantidad requeridas, así como mantener actualizado el
inventario global de bienes muebles instrumentales de la dependencia.
Tanto para las organizaciones en general, como para las entidades del
sector público en específico, es de vital importancia considerar la
planificación, el almacenamiento, el control de movimiento de materiales y la
supervisión, como áreas claves en la ejecución del control y registro de
materiales. A continuación se analiza cada uno de estos componentes del
sistema de control de materiales.
Planificación. La planificación en un sistema de control de bienes y materiales debe
estar orientada en términos de un actividad continua, en el sentido de que los
planes sean permanentemente revisados y ajustados a la dinámica de la
demanda y el movimiento de los materiales. En relación a ello, Foulke (2000),
afirma que la planificación del inventario debe realizarse de acuerdo con los
siguientes objetivos:
- Satisfacción de la demanda (o consumo) esperada(o) de cada renglón.
40
- Equilibrar cada partida de inventarios con su demanda (o consumo) estimada (o) de manera de evitar el agotamiento de algunas y la sobrinversión en otras de poca salida.
- Establecimiento de un cierto margen de seguridad, o nivel de inventario mínimo, que garantice las entregas y dote a la empresa de flexibilidad suficiente para planificar sus actividades generales.
- En última instancia, conjugar los costos de aprovisionamiento y mantenimiento de los inventarios, con la cuantía de los beneficios que aporta la empresa (p. 132).
Los aspectos mencionados se encaminan al desarrollo de un
equilibrio en el flujo de los bienes y materiales del inventario, de tal manera
que se logre mantener una perfecta relación entre demanda y dotación de
mercancía, monto de inventario y demanda real, costos de mantenimiento
con beneficios de la entidad.
Indudablemente que el desarrollo de estos equilibrios implica la
construcción de una estructura racional de control, que garantice el manejo
adecuado de los registros y la aplicación de procedimientos de
procesamiento de datos, que garanticen un manejo correcto del inventario de
la entidad. Igualmente, debe orientarse por la necesidad de garantizar el uso
efectivo del espacio, de los equipos, de la mano de obra, accesibilidad a
todos los bienes y materiales y protección de los mismos.
Lo anterior permite afirmar que la planificación del control de los bienes
debe sustentarse en primer lugar en diagnósticos que abarquen, tanto las
condiciones físicas para el almacenamiento como los requerimientos en cada
área de la entidad, a los fines de establecer objetivos que se ajusten a la
realidad del manejo de los materiales dentro de ella. Igualmente, la
planificación debe establecer los planes de inventario para cada ejercicio, a
los fines de prever las estrategias de almacenamiento y control de
movimiento de materiales que sean aplicables.
41
Almacenamiento.
Esta parte del proceso de control de materiales tiene que ver
concretamente con la aplicación de los mecanismos a través de los cuales
se puedan ubicar, identificar y clasificar los materiales en existencia, a los
efectos de determinar con qué se cuenta y cuáles son los requerimientos de
los mismos. Tompkins y Smith (2004), afirman que la función del
almacenamiento es “proveer el espacio adecuado para el alojamiento seguro
y ordenado de los bienes” (p. 135).
En ese sentido, los objetivos del almacenamiento son los de
maximizar el uso efectivo del espacio, la adecuada utilización de la mano de
obra y equipo, acceso directo y rápido a todos los productos y materiales,
movimiento efectivo de los bienes, máxima protección de todos los productos
y buen mantenimiento. En ese sentido, tiene pertinencia la definición que
realiza Calimeri (2001), cuando afirma que el almacén representa el área de
la entidad “que tiene por objeto realizar las operaciones y actividades
necesarias para suministrar los materiales o artículos en condiciones óptimas
de uso y con oportunidad” (p. 55).
El almacén como espacio físico y como representación de uno de los
procedimientos claves en el control de bienes y materiales, cumple diversas
funciones, entre las que se pueden destacar la de recepción de los bienes
desde una determinada fuente, acopiar y recolectar los bienes para el
momento en que sean requeridos y preparar el producto hacia el usuario
apropiado.
El propósito señalado y las funciones planteadas indican que en la
realización de las operaciones de almacenamiento dentro del proceso de
control y registro de materiales, se deben establecer los procedimientos
adecuados para asegurar la existencia de los bienes y materiales en las
condiciones que sean requeridas dentro de la organización. A ese respecto,
42
cabe mencionar lo que señala Sunico (2001), cuando afirma que en la
operación de almacenamiento, se hacen presentes dos niveles de control:
“control físico del material y el mantenimiento de registros relativos al
material" (p. 45).
El control físico del material implica el acondicionamiento de espacios
físicos adecuados para un almacenamiento efectivo, seguridad en el
almacenaje adecuado y un procedimiento eficiente de pedidos internos. El
primer aspecto remite a la vigilancia e inspección de las condiciones físicas
donde va a estar almacenada la mercancía. El segundo aspecto, se centra
en garantizar que los materiales almacenados se encuentran en un ambiente
seguro, donde se evitará su sustracción y uso inadecuado para las metas de
la empresa. Mientras que el tercero se centra en desarrollar un proceso de
información que efectivamente favorezca el flujo de los pedidos y, por lo
tanto, el desarrollo de respuestas rápidas y efectivas a los proveedores y
clientes.
En cuanto al segundo nivel de control, estaría dirigido a verificar las
existencias reflejadas en los registros (formularios, tarjetas y/o sistemas
informáticos), donde se encuentran los datos relativos a identificación y
clasificación de los pedidos recibidos, salida de materiales y la determinación
de los datos. Todo ello se cumple con el objeto de verificar si la cantidad y la
ubicación de los registros se expresa físicamente en la realidad y si la
existencia está en condiciones adecuadas y disponibles para su utilización.
En la ejecución de los procedimientos de control interno y auditorías,
el inventario físico de los almacenes permite comprobar el material faltante o
la existencia de materiales deteriorados o inútiles, bien sea por daño, por
antigüedad, que ameriten descargarlos del inventario o por lo menos, ajustar
su valuación en el mismo.
El manejo de técnicas adecuadas de almacenamiento, donde se
controlen las condiciones físicas en las cuales van a permanecer los bienes y
43
materiales; y se registren de manera permanente sus movimientos,
constituye un factor coadyuvante en la ejecución fluida de las auditorías de
inventarios que deben hacerse dentro de las entidades públicas.
Finalmente, es conveniente destacar lo que señalan Tompkins y Smith
(2004), cuando plantean que en el proceso de almacenamiento se deben
considerar los siguientes aspectos:
- Identificación y localización de los materiales y/o mercancías: Remite esta dimensión a las condiciones de identificación de los materiales, la utilización de procedimientos estandarizados de rotulación, tipo de identificación y facilidad de localización. - Clasificación de los materiales y mercancías: Comprende clasificación estandarizada de los materiales y mercancías, el tipo de clasificación y la correlación entre el registro de la ubicación de los materiales y su ubicación física. - Ejecución de Inventario Físico: Esta ejecución comprende aspectos tales como: Revisión de las condiciones físicas de los almacenes, revisión de la localización de la mercancía y materiales y la revisión de la correspondencia entre los registros y la existencia real. - Cálculo de los costos incurridos en almacenamiento: La determinación de los costos concepto de almacenamiento debe hacerse con la mayor frecuencia posible, a los fines de establecer con precisión cuáles son los costos reales por concepto de almacenamiento. Lo importante de este aspecto es que los cálculos se realicen de manera exacta y precisa (p. 145).
Cada uno de los aspectos mencionados expresan la importancia
fundamental que tienen los procedimientos para el almacenamiento de
bienes y materiales para garantizar su disponibilidad en el momento que se
requieran, para asegurar las condiciones adecuadas de los mismos y
controlar de manera precisa los aspectos contables que se encuentran
implicados en su ejecución.
En ese sentido, la concurrencia y coherencia de cada uno de ellos es
garantía para asegurar que la entidad cuenta con la cantidad y calidad de
44
bienes y materiales necesarios para las operaciones o actividades generales
que deban llevarse a cabo en el cumplimiento de las funciones que le han
sido asignadas.
Control de Movimiento de Materiales.
De acuerdo con Magad y Amos (2001), el control del movimiento de
materiales “es un concepto organizacional donde se persigue la optimización
de todos los recursos de la entidad y proveer a los usuarios de una atención
que se ajuste a sus políticas” (p. 59). Este elemento del control de bienes y
materiales abarca las actividades que van desde el momento que éstos son
recibidos, su flujo a través de las operaciones de la entidad hasta su uso en
las áreas correspondientes.
En ese sentido, se encarga de los movimientos relativos a las
solicitudes, distribución y devoluciones, ajustes y traslados entre los
establecimientos de almacenaje; y para su ejecución deben existir los
mecanismos de registro, mediante tarjetas de control de inventario, donde se
reflejan los movimientos señalados.
En términos más específicos, el control de movimiento de materiales
abarca los siguientes aspectos:
- Registro de las solicitudes y las devoluciones: Este primer aspecto
remite a la aplicación de los mecanismos de control, seguimiento y registro
de los movimientos de los materiales por concepto de requisición de los
mismos a los almacenes o por concepto de devolución. Cualquiera de estos
eventos debe estar plenamente registrado y actualizado de manera
permanente para que los cálculos a realizar se sustenten en datos reales.
- Registro de los movimientos de las existencias: Este tópico del
control del movimiento de los materiales, permite establecer las entradas y
salidas de los materiales del almacén. La realización en forma permanente
45
de estos registros también coadyuva en la consolidación de procedimientos
de cálculos que generen resultados ciertos y permitan establecer
predicciones con altos niveles de certeza.
- Cálculo de consumos/usos promedios: En la realización de los
cálculos promedios es fundamental que existan controles y registros
rigurosos de solicitudes, devoluciones y existencias. Igualmente, en la
realización de estos cálculos se deben tomar en cuenta todas las variables
que participan en los consumos.
Supervisión.
La supervisión del sistema de control de bienes y materiales permite
realizar la evaluación pertinente de la eficacia del sistema. En ese sentido, se
encarga de llevar a cabo el proceso de fiscalización de las condiciones de
almacenamiento y de la aplicación adecuada de los métodos de clasificación
y localización de las mercancías.
Lloyd (1990) señala que la realización del proceso de supervisión del
sistema, debe sustentarse en los siguientes procedimientos y mecanismos
de información:
• Verificar las Tarjetas de Control de Inventario, a efectos de
corroborar si están los suministros apropiadamente registrados y actualizados o si se han agotado las existencias en el pasado reciente.
• Realizar una inspección del área de almacenamiento, para determinar si cumple el depósito con todas las normas vigentes.
• Confirmar si las existencias están organizadas de acuerdo con un sistema determinado.
• Verificar el consumo mensual promedio para cada producto para chequear si ha habido cambios significativos en el CMP.
• Confirmar si las existencias disponibles están cercanas a los niveles establecidos máximo y mínimo (p. 191).
46
Las funciones descritas evidencian que los procesos de supervisión se
encuentran englobados en una labor donde se controlan, miden y dirigen las
acciones orientadas a alcanzar los mejores niveles en el manejo de los
procesos de inventario dentro de la entidad.
Se puede afirmar que la ejecución de las actividades de supervisión en
el sistema de control de bienes y materiales, al igual que en todas las
funciones de supervisión, implica el manejo de información sistematizada y
organizada para poder establecer las mediciones y comparaciones
pertinentes; hacer las interpretaciones de estas informaciones y, en función
de ello, llevar a cabo la toma de decisiones sobre esta área.
Gómez (1990), sostiene que otros de los elementos informativos a
tomar en cuenta en el nivel de supervisión del manejo de inventario se
encuentran representados por los informes y gráficos. De acuerdo al autor,
mediante estos elementos informativos “los niveles de dirección y supervisión
pueden tomar decisiones pertinentes en materia de producción, ventas e
inventarios” (p. 45)
El uso de cada uno de estos recursos informativos, permite la
ejecución efectiva de los mecanismos de supervisión del inventario, de tal
manera que puedan reflejar tanto en forma escrita y esquemática como
gráfica, la manera como se han desarrollado las tendencias en la
administración de los materiales de la empresa. Por ello es fundamental
mantener al día todos y cada uno de los instrumentos de registro y control,
así como el uso de tablas, informes y gráficos, a los efectos de garantizar
una supervisión realmente eficiente.
En resumen, la ejecución de los procesos de supervisión en el sistema
de control de bienes y materiales debe llevarse a cabo de acuerdo a la
siguiente secuencia de actividades:
- Inspección y revisión del área de almacenamiento: A través de esta
tarea se trata de verificar si las condiciones del área donde se almacenan los
materiales son las más adecuadas. Las situaciones irregulares que se
47
detallen en ese registro deben ser notificadas a los niveles de decisión, con
la intención de establecer los cambios necesarios y pertinentes. Para la
ejecución de esta supervisión, se deben aplicar técnicas e instrumentos
como la observación directa, entrevistas a las personas encargadas de los
almacenes y, en los casos que se requiere, la aplicación de las auditorías
correspondientes.
- Revisión de los registros: Se trata de verificar si los datos expresados
en ellos se ajustan a la realidad. En ese sentido, la ejecución de esta revisión
debe comprender evaluaciones a la forma como se han manejado los
registros o realizar una muestra de registro para analizar si lo que los mismos
indican se corresponde con los elementos físicos.
- Inspección del uso mensual promedio de bienes: Mediante este
procedimiento se trata de verificar si los cálculos de los consumos mensual
promedio son correctos. Para ello se debe abordar al personal involucrado,
desarrollar la revisión de los cálculos, verificar los datos con una muestra de
consumo real.
- Verificación de niveles de existencias: Esta verificación puede
desarrollarse a través de la aplicación de registros correspondientes, análisis
de las variables involucradas en la determinación de los niveles mínimos y
máximos y la contrastación de los niveles calculados con los reales.
En atención a las dimensiones señaladas, se puede establecer la
eficacia de los procesos de supervisión realizados y garantizar hasta qué
punto la gestión de control se ha podido cumplir en atención a las exigencias
mínimas relacionadas con el manejo de los bienes y materiales en la entidad.
Bases Legales
Las bases legales de esta investigación se encuentran representadas,
en primer lugar, en la Constitución de la República Bolivariana de Venezuela
(2000), de donde se destaca el Artículo 141, cuando establece que:
48
La Administración Pública está al servicio de los ciudadanos y ciudadanas y se fundamenta en los principios de honestidad, participación, celeridad, eficacia, eficiencia, transparencia, rendición de cuentas y responsabilidad en el ejercicio de la función pública, con sometimiento pleno a la ley y al derecho (p. 95).
Para garantizar el cumplimiento de lo establecido en el citado artículo,
es de fundamental importancia la existencia y aplicación de sistemas de
control interno, a través de los cuales se desarrollen las tareas de control y
registro en todas y cada una de las áreas, niveles y funciones de la
organización. El sistema de control de registro de bienes y materiales
constituye una de las formas a través de las cuales se lleva a la práctica el
sistema de control interno de una determinada entidad de la administración
pública.
Otro de los fundamentos legales de la investigación, lo representa la
Ley Orgánica de la Hacienda Pública Nacional (1974), de donde se extraen
los siguientes Artículos:
Artículo 1. La Hacienda Pública Nacional comprende los bienes, rentas y deudas que forman el activo y el pasivo de la Nación, y todos los demás bienes y rentas cuya administración corresponde al Poder Nacional. La Hacienda, considerada como persona jurídica, se denomina Fisco Nacional.
Artículo 19. Son bienes nacionales: 1.- Los bienes muebles o inmuebles, derechos y acciones que por cualquier título entraron a formar el patrimonio de la Nación al constituirse ésta en Estado soberano, y los que por cualquier título haya adquirido o adquiera la Nación o se hayan destinados o se destinaren en algún establecimiento público nacional a algún ramo de la Administración Nacional. 2.- Los bienes muebles o inmuebles que se encuentren en el territorio de la República y que no tengan dueño.
49
Los artículos mencionados permiten establecer con precisión lo que
son los bienes nacionales y como éstos se encuentran comprendidos dentro
de la Hacienda Pública Nacional. En ese sentido, lo establecido en estos
artículos lleva a afirmar que los bienes nacionales, son aquellos poseídos
por el Estado Venezolano bajo el estilo de Administración Pública Nacional.
La Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Público
(2003), es otro sustento legal importante y de donde se selecciona el Artículo
131, el cual establece que:
El sistema de control interno tiene por objeto asegurar el acatamiento de las normas legales, salvaguardar los recursos y bienes que integran el patrimonio público, asegurar la obtención de información administrativa, financiera y operativa útil, confiable y oportuna para la toma de decisiones, promover la eficiencia de las operaciones y lograr el cumplimiento de los planes, programas y presupuestos, en concordancia con las políticas prescritas y con los objetivos y metas propuestas, así como garantizar razonablemente la rendición de cuentas.
En ese orden de ideas, la estructuración de un sistema de control de
bienes y materiales en las entidades públicas se encuentra ubicada dentro de
los planteamientos expresados en el artículo precedente, porque aporta
elementos de relevancia para que se cumplan los propósitos de control,
concretamente en lo que atañe a los recursos y bienes que forman parte del
patrimonio público.
De igual manera, el Artículo 134 de la referida ley señala que:
“Corresponde a la máxima autoridad de cada organismo o entidad la
responsabilidad de establecer y mantener un sistema de control interno
adecuado a la naturaleza, estructura y fines de la organización”. En ese
orden de ideas, las autoridades de entes públicos como INGEOMIN, tienen la
responsabilidad de realizar las acciones para la implantación de un sistema
50
de control de bienes y materiales en todas y cada una de las sedes de este
organismo en Venezuela.
En cuanto a la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República
y del Sistema Nacional de Control Fiscal (2001), se destaca, en primer lugar,
el Artículo 35 en el cual se define el Sistema de Control Interno:
El Control Interno es un sistema que comprende el plan de organización, las políticas, normas, así como los métodos y procedimientos adoptados dentro de un ente u organismo sujeto a esta Ley, para salvaguardar sus recursos, verificar la exactitud y veracidad de su información financiera y administrativa, promover la eficiencia, economía y calidad en sus operaciones, estimular la aplicación de las políticas prescritas y lograr el cumplimiento de su misión, objetivos y metas.
Esta definición establece los parámetros que definen lo que
representa el sistema de control interno y, como a partir de dichos
parámetros, se pueden diseñar los sistemas de control de bienes y
materiales dentro de toda entidad pública. A ese respecto, el Artículo 36
plantea que: “Corresponde a las máximas autoridades jerárquicas de cada
ente la responsabilidad de organizar, establecer, mantener y evaluar el
sistema de control interno, el cual debe ser adecuado a la naturaleza,
estructura y fines del ente”.
Para complementar lo dicho anteriormente, el Artículo 37 de la Ley
Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional
de Control Fiscal, establece lo siguiente:
Cada entidad del sector público elaborará, en el marco de las normas básicas dictadas por la Contraloría General de la República, las normas, manuales de procedimientos, indicadores de gestión, índices de rendimiento y demás instrumentos o métodos específicos para el funcionamiento del sistema de control interno.
51
Lo anterior confirma la responsabilidad de los entes de la
administración pública en la elaboración de las normas, manuales de
procedimientos y demás elementos de control y evaluación que le den
operatividad y aplicabilidad al sistema de control que debe aplicarse dentro
de sus diferentes dependencias.
Finalmente, se encuentra el Artículo 39, donde se señala lo siguiente
en relación a la responsabilidad de las autoridades de cada dependencia:
Los gerentes, jefes o autoridades administrativas de cada departamento, sección o cuadro organizativo específico deberán ejercer vigilancia sobre el cumplimiento de las normas constitucionales y legales, de los planes y políticas, y de los instrumentos de control interno a que se refiere el artículo 35 de esta Ley, sobre las operaciones y actividades realizadas por las unidades administrativas y servidores de las mismas, bajo su directa supervisión.
Es responsabilidad de los gerentes o autoridades administrativas de
cada departamento, velar por el cumplimiento de la normativa legal, planes y
políticas en materia de control interno dirigida a salvaguardar los bienes y
recursos, comprobar la exactitud y veracidad de la información financiera y
administrativa; así como promover la eficiencia, economía y calidad en las
operaciones que se realizan en estas dependencias.
Otro de los basamentos legales está representado en la Ley contra la
Corrupción (2003), concretamente en su Artículo 6, donde reza que:
En la administración de los bienes y recursos públicos, los funcionarios y empleados públicos se regirán por los principios de honestidad, transparencia, participación, eficiencia, eficacia, legalidad, rendición de cuentas y responsabilidad. Lo establecido en este artículo tiene vinculación con lo que señala la
Ley Orgánica de Procedimientos Administrativos (1981), en el Artículo 30
acerca de la actividad administrativa:
52
La actividad administrativa se desarrollará con arreglo a principios de economía, eficacia, celeridad e imparcialidad. Las autoridades superiores de cada organismo velarán por el cumplimiento de estos preceptos cuando deban resolver cuestiones relativas a las normas de procedimiento (p. 9).
En atención a lo establecido en ambos artículos, la implantación y
aplicación de sistemas de control de bienes y materiales dentro de las
entidades del sector público, estarán orientadas a garantizar y prever el
cumplimiento de los principios expuestos en ellos.
La Ley del Estatuto de la Función Pública (2002), Artículo 33, numeral
7, establece que, además de los deberes que impongan las leyes y los
reglamentos, los funcionarios o funcionarias públicos estarán obligados a:
“Vigilar, conservar y salvaguardar los documentos y bienes de la
Administración Pública confiados a su guarda, uso o administración”. La
estructuración de los mecanismos y sistemas de control pertinentes serán las
herramientas a través de los cales se cumplirían estas obligaciones.
Finalmente, el Reglamento de la Ley Orgánica de la Contraloría
General de la República (2001) constituye otro de los sustentos legales de
esta investigación, concretamente en su artículo 23, donde textualmente se
lee lo siguiente: “Las dependencias de la administración pública están
obligadas a formar y actualizar sus inventarios de bienes, de acuerdo con las
instrucciones de la Contraloría y en las oportunidades que ésta señale”.
Instituciones como INGEOMIN, tienen la obligación de mantener
actualizados sus inventarios de bienes, en atención a las instrucciones
emanadas por el órgano contralor y, en ese sentido, el planteamiento de un
sistema de control de bienes y materiales de este organismo se inscribiría en
los procesos dirigidos al cumplimiento de esta obligación.
53
CAPÍTULO III
MARCO METODOLÓGICO
Tipo de Investigación
El estudio realizado fue de tipo descriptivo, puesto que se detallaron
los aspectos correspondientes a la situación relacionada con la gestión,
control y registro de los bienes nacionales en la Coordinación Regional del
Instituto Nacional de Geología y Minería de Venezuela (INGEOMIN), Región
Guayana.
En relación a los estudios descriptivos, Hernández, Fernández y
Baptista (2000), señalan lo siguiente: “este tipo de estudio se aboca a medir y
expresar la forma como se comportan determinadas variables en un contexto
específico" (p. 89).
La investigación también se ubica dentro de los esquemas de los
estudios de tipo proyectivo o proyectos factibles, los cuales, de acuerdo con
Sierra Bravo (2004), tienen como propósito “plantear alternativas concretas
de solución ante una problemática detectada en la investigación, a través de
planes, proyectos, líneas de acción, manuales de trabajo, procedimientos y
sistemas operativos” (p. 54).
En el caso de la presente investigación, se trata no sólo de ofrecer un
diagnóstico acerca de los aspectos del control y registro de bienes
nacionales en el marco de la Coordinación Regional de INGEOMIN, estado
Bolívar, sino también de generar alternativas de solución que se expresarán
a través de un Sistema de Control y Registro de los Bienes Nacionales para
esta institución.
54
Diseño de la Investigación
El diseño de esta investigación es de campo. El mismo se caracteriza
porque se desarrolla y aplica en el propio ámbito donde se presenta la
realidad objeto de este estudio; en este caso, en la Coordinación Regional
de INGEOMIN en el estado Bolívar. De acuerdo con Chazel, Boudon, y
Lazarsfeld, (2001), este diseño de investigación se caracteriza por
"......obtener la información y datos sobre las variables en el propio ámbito
donde las mismas se hacen presentes" (p. 112).
En ese sentido, es importante señalar que el diseño de campo se
ejecutó sin crear condiciones especiales para la recolección de los datos,
tampoco se planteó la manipulación de variables independientes para
verificar su influencia en determinadas situaciones. Sólo se limitó a obtener la
información sobre la variable o variables objeto de estudio en el propio sitio
donde éstas hicieron su aparición.
Identificación de Variables Dentro de una investigación, las variables vienen a representar los
elementos de medición, a través de los cuales se hace posible realizar los
diagnósticos correspondientes a la realidad objeto de estudio. A continuación
se presenta la identificación de las variables de la investigación en atención a
los objetivos planteados en el primer capítulo y considerando los aspectos
teóricos desarrollados acerca de las mismas.
55
Identificación y Definición de las Variables Cuadro 1 Identificación y Definición de las Variables Objetivos Específicos Variables Definición
Describir el proceso de planificación de los procedimientos de registro y control de los bienes nacionales en INGEOMIN,
Planificación de los procedimientos de registro y control.
Se representa en los aspectos que corresponden a los diagnósticos previos sobre el inventario, definición de objetivos, la formulación de los pronósticos de inventario y la proyección de los costosposibles de inventario.
Caracterizar los procedimientos para el almacenamiento de los bienes nacionales en dicha institución.
Almacenamiento Comprende los mecanismos de registro, técnicas de clasificación, evaluación del inventario físico y el cálculo de los costos.
Examinar las estrategias empleadas por la institución para el control del movimiento de materiales.
Control de Movimiento de Materiales
Abarca los aspectos referidos a revisión de solicitudes y devolución de materiales, así comoel cálculo de usos promedios de bienes.
Verificar cuáles son los dispositivos aplicados para realizar el proceso de supervisión de la administración de los bienes nacionales.
Proceso de Supervisión Representa los aspectos de: Inspección del área de almacenamiento, de los registros, uso mensual promedio de bienes y verificación de niveles de existencias
56
Operacionalización de Variables Cuadro 2 Operacionalización de Variables Variables Dimensiones Indicadores
Planificación de los procedimientos de registro y control.
Proceso de planificación
- Diagnósticos.
- Definición de objetivos.
- Formulación de planes
- Proyecciones de costos
Almacenamiento Métodos de almacenamiento
- Mecanismos de Registro.
- Técnicas de Clasificación.
- Evaluación de Inventario Físico.
- Cálculo de Costos de Almacenamiento.
Control de Movimiento de Materiales
Estrategias de control - Revisión de solicitudes y devoluciones.
- Procesamiento de datos
Proceso de Supervisión
Ejecución de Revisiones.
- Revisión de depósitos.
- Evaluación de registros.
- Revisión de consumo
- Verificación de cálculos
57
Población y Muestra
Población
En el desarrollo de toda investigación, la determinación de la
población es fundamental para la localización de las variables relacionadas
con el estudio. De acuerdo con Tamayo y Tamayo (2001), la población se
concibe como: “el conjunto de elementos que posee características comunes
que lo definen” (p. 114).
En este caso, la población estuvo conformada por los funcionarios que
laboran en las diferentes áreas administrativas de la Coordinación Regional
de INGEOMIN, estado Bolívar. De acuerdo a las informaciones obtenidas a
través del Departamento de Administración de esta Coordinación, esta
población comprende un total de catorce (14) funcionarios.
Muestra
En atención al número de la población, el cual es relativamente
pequeño, no se consideró pertinente realizar proceso de muestreo, puesto
que la cantidad poblacional es ubicable y menor de 100 unidades. Esto
sustentado en el criterio de Naghi (2001), quien señala que “una población
menor a 100 unidades no requiere de proceso de muestreo” (p. 91)
Técnicas e Instrumentos de Recolección de Datos
La técnica para la recolección de los datos fue la encuesta. De
acuerdo con Münch y Ángeles (2001), esta técnica se define de la siguiente
manera: “...es una técnica que consiste en obtener información acerca de
una población o muestra, mediante el uso del cuestionario o de la entrevista”
(p. 55).
58
El instrumento que se utilizó para la ejecución de la técnica referida
fue el cuestionario. De acuerdo con los autores citados, este instrumento se
define como: “.....un formato redactado en forma de interrogatorio en donde
se obtiene información acerca de las variables a investigar” (p. 55). El
cuestionario se aplicó a la población de funcionarios que labora en la
Coordinación Regional de INGEOMIN, estado Bolívar y constaba de
veinticuatro (24) ítems.
Fue validado a través del Juicio de Experto, para lo cual fue sometido
a la revisión por parte de dos personas especializadas en el área
Administrativa y de las Finanzas; quienes dieron su aprobación para ser
aplicado a la población seleccionada para tal fin.
Procesamiento y Análisis de los Datos
De acuerdo con Elizondo (2003), el procesamiento de los datos en una
investigación con diseño de campo se define como “....la organización de los
elementos obtenidos durante el trabajo realizado” (p. 276). En ese sentido, el
procesamiento de análisis de los datos comprende un proceso a través del
cual se organizan las informaciones obtenidas de la aplicación del o de los
instrumentos de recolección de datos.
En esta investigación, el procesamiento de los datos comprendió: por
un lado, la codificación y vertido de los resultados, mediante la asignación de
una numeración a cada una de las categorías o alternativas del instrumento
el vaciado de los datos en una matriz de datos de doble entrada; además,
la medición de los mismos, por medio de la distribución de frecuencia y
porcentualización, con el propósito de determinar las tendencias relacionadas
con la gestión del control y registro de los bienes nacionales en la institución
en estudio.
59
CAPÍTULO IV
ANÁLISIS DE RESULTADOS
Nivel de Análisis
El nivel del análisis de los datos se ubica dentro de la escala
descriptiva, que consiste en reflejar los aspectos cualitativos y cuantitativos
de los resultados obtenidos y, en virtud de ello, hacer las inferencias
pertinentes, tomando en cuenta los planteamientos realizados en las bases
teóricas.
Forma de Presentación de los Resultados
Los resultados se expresan en cuadros de frecuencia simple y
gráficos, en los cuales se reflejan los datos relativos a alternativas,
frecuencias y porcentajes respectivos.
Presentación e Interpretación de los Resultados A continuación se procede a la presentación e interpretación de los
resultados obtenidos a través de la aplicación del instrumento de recolección
de datos a la población objeto de estudio.
60
Proceso de Planificación Cuadro 3
Distribución absoluta y porcentual de la frecuencia con la cual se realizan en la institución diagnósticos sobre los procesos de almacenamiento y depósito
Alternativas Frecuencia Porcentaje
- Cada seis meses 00 --
- Anualmente 00 --
- Cada dos años 00 --
- Cada tres años 03 21%
- Con frecuencia mayor a tres años 11 79%
- No se realiza diagnósticos 00 --
Totales 14 100%
Fuente: Datos tomados del cuestionario aplicado al personal que labora en INGEOMIN, Región Guayana.
Gráfico 1
En el cuadro 3 se reflejan las tendencias referidas a las respuestas
emitidas en relación a la frecuencia con la cual en INGEOMIN se llevan a
cabo diagnósticos para los procesos de almacenamiento y depósito,
observándose que el 79% seleccionó la alternativa con frecuencia mayor a
tres años, mientras que el 21% estableció que los diagnósticos se realizaban
cada tres años. De estos resultados se infiere que existe un manejo
deficiente de los diagnósticos sobre el inventario de la institución.
61
Cuadro 4
Distribución absoluta y porcentual de la opinión de los encuestados sobre los aspectos comprendidos en los diagnósticos realizados sobre almacenamiento y depósito Alternativas Frecuencia Porcentaje
- Análisis de objetivos de inventario 00 --
- Análisis de recursos y necesidades 14 100%
- Detección de factores ambientales 00 --
- Todos los anteriores 00 --
- No se realiza diagnósticos 00 --
Totales 14 100%
Fuente: Datos tomados del cuestionario aplicado al personal que labora en INGEOMIN, Región Guayana.
Gráfico 2
En relación al cuadro 4, referido a los diagnósticos realizados en el
área de inventario, se observa que el 100% de las personas encuestadas
manifestó que se realizaban análisis de recursos y necesidades. De estos
resultados se deduce que la poca frecuencia con la cual se efectúan los
diagnósticos sobre el manejo de los inventarios, apreciada en el cuadro
anterior, se encuentra limitada al área de recursos y necesidades, situación
que permite tener una visión sesgada de lo que debe ser la estructuración del
proceso de planificación de este importante aspecto del control de los
materiales que se manejan dentro de esta dependencia regional
62
Cuadro 5
Distribución absoluta y porcentual acerca de la existencia de una fijación y determinación de objetivos donde se defina la orientación en la ejecución del inventario de la institución Alternativas Frecuencia Porcentaje
- Siempre 00 --
- Algunas veces 05 36%
- Nunca 09 64%
Totales 14 100%
Fuente: Datos tomados del cuestionario aplicado al personal que labora en INGEOMIN, Región Guayana.
Gráfico 3
En lo que se refiere al cuadro 5, donde se exponen los resultados
sobre la pregunta acerca de la existencia de una fijación y determinación de
objetivos en los cuales se defina la orientación y ejecución del inventario, se
puede observar que el 64% de las personas encuestadas manifestó que no
se hacía nunca, mientras que 36% expresó que se hacía algunas veces. De
ello se deduce que no se establecen en forma permanente y continua los
objetivos de ejecución, mediante los cuales se puedan precisar las
directrices de las actividades que se deben realizar en el ámbito del control
de bienes y materiales de la entidad objeto de estudio, situación que pudiera
traducir una deficiente planificación de este aspecto.
63
Cuadro 6
Distribución absoluta y porcentual acerca de la extensión en el tiempo de los objetivos formulados en relación a las actividades de inventarios
Alternativas Frecuencia Porcentaje
- A largo plazo (de uno a cinco años) 00 --
- A mediano plazo (de uno a tres años) 00 --
- A corto plazo (de tres a seis meses) 00 --
- No se formula objetivos 14 100%
Totales 14 100%
Fuente: Datos tomados del cuestionario aplicado al personal que labora en INGEOMIN, Región Guayana.
Gráfico 4
En relación a la naturaleza de los objetivos formulados, en el cuadro 6
se confirma que el 100% de las personas encuestadas no se formula
objetivos para guiar el desarrollo de los procesos de administración del
inventario de la institución objeto de estudio, aunque sea desde la
perspectiva de un largo, mediano o corto plazo, a través del cual se
establezcan las metas concretas que se deben lograr para consolidar un
efectivo sistema de inventario dentro de esta importante dependencia
regional.
64
Cuadro 7
Distribución absoluta y porcentual acerca del establecimiento de planes para la realización del proceso de inventario en la institución
Alternativas Frecuencia Porcentaje
- Siempre 00 --
- Algunas veces 00 --
- Nunca 14 100%
Totales 14 100%
Fuente: Datos tomados del cuestionario aplicado al personal que labora en INGEOMIN, Región Guayana.
Gráfico 5
En el cuadro 7 donde se encuentran los resultados de la indagación
realizada acerca del establecimiento de los planes para la realización del
proceso de inventario, se observa que el 100% de las personas encuestadas
optó por la alternativa nunca. Esto evidencia las deficiencias presentes en el
proceso de planificación del inventario que se encuentran en la institución,
situación que termina de verificarse en la ausencia de planes en los cuales
se definan los objetivos, metas, estrategias y procedimientos de evaluación
de las actividades que se habrán de realizar para la ejecución de un proceso
de inventario que controle eficazmente las existencias de la institución.
65
Cuadro 8
Distribución absoluta y porcentual sobre si los planes responden a diagnósticos estratégicos Alternativas Frecuencia Porcentaje
- Siempre 00 --
- Algunas veces 00 --
- Nunca 14 100%
Totales 14 100%
Fuente: Datos tomados del cuestionario aplicado al personal que labora en INGEOMIN, Región Guayana.
Gráfico 6
Los resultados del cuadro 8, en cuanto a que si los planes responden
a los diagnósticos realizados por la institución en el área de inventario,
reflejan que el 100% de las personas confirma con su selección de la
alternativa nunca, que la realización del proceso de planificación de los
inventarios se centra únicamente en diagnósticos realizados con poca
frecuencia y de manera aislada de una estructura que termine de
consolidarse con planes estratégicos, tácticos y operativos, donde se perfilen
las metas, estrategias y actividades a desarrollar en materia de control y
registro de bienes y materiales. Esta situación puede llegar a constituir un
factor que podría afectar un adecuado manejo de inventario, pues el mismo
se estaría realizando de acuerdo a determinados ejes de dirección.
66
Almacenamiento
Cuadro 9 Distribución absoluta y porcentual sobre la forma como se encuentra identificado el material que está en existencia dentro del depósito
Alternativas Frecuencia Porcentaje
- Totalmente identificado 00 --
- Parcialmente identificado 14 100%
- Deficientemente identificado 00 --
- Sin identificación en su totalidad 00 --
Totales 14 100%
Fuente: Datos tomados del cuestionario aplicado al personal que labora en el área administrativa de INGEOMIN, Región Guayana.
Gráfico 7
Los datos del cuadro 9, referidos a la forma como se encuentra
identificado el material que está en existencia dentro del depósito de
INGEOMIN, Región Guayana, permiten observar que el 100% de las
personas encuestadas manifestó que el mismo se encuentra parcialmente
identificado. Esta situación refleja que la aplicación de la identificación de los
materiales, paso fundamental en la realización de los procedimientos de
almacenamiento, no se implementa de manera satisfactoria, aspecto que
debe ser considerado, pues es un punto de entrada, a partir del cual se
garantiza la eficiencia de todo sistema de inventario.
67
Cuadro 10
Distribución absoluta y porcentual sobre el tipo de procedimiento utilizado para establecer el etiquetado de los materiales del depósito
Alternativas Frecuencia Porcentaje
- Alfa-numéricos 14 100%
- Literal 00 --
- No está definido 14 --
Totales 14 100%
Fuente: Datos tomados del cuestionario aplicado al personal que labora en el área administrativa de INGEOMIN, Región Guayana.
Gráfico 8
En relación al cuadro 10, donde se evidencian los resultados de la
consulta realizada a las personas del estudio acerca del tipo de
procedimiento utilizado para realizar el etiquetado de los materiales en
depósito, se puede observar que el 100% de las personas encuestadas
respondió que se utilizaba el etiquetado alfa-numérico. Esta tendencia en las
respuestas refleja que dentro de la organización objeto de estudio, no se
utiliza un procedimiento de identificación estandarizado, a través del cual se
asegure la realización de una adecuada identificación de los bienes y
materiales que están en existencia en los depósitos, de tal manera que no
haya la necesidad de adquirirlos nuevamente.
68
Cuadro 11
Distribución absoluta y porcentual sobre el registro de la identificación utilizada
Alternativas Frecuencia Porcentaje
- Informático/manuales 00 --
- Informáticos 00 --
- Manuales 14 100%
- No se encuentra registrada 00 --
Totales 14 100%
Fuente: Datos tomados del cuestionario aplicado al personal que labora en el área administrativa de INGEOMIN, Región Guayana.
Gráfico 9
Se puede observar que en el cuadro 11, donde se encuentran los
resultados de la consulta acerca del registro de la identificación realizada a
los bienes y materiales, el 100% de las personas encuestadas manifestó que
el registro se lleva a cabo en forma manual. Estos resultados expresan que
en la institución no se ha actualizado aún la utilización de los sistemas
informáticos, como componentes necesarios para la ejecución de los
procesos de inventarios, concretamente en la fase de identificación de los
materiales. Al utilizar sólo un registro manual, INGEOMIN se ve limitada al
manejo de un procedimiento lento y confuso, que retarda y dificulta la
realización efectiva de la identificación de los bienes en existencia.
69
Cuadro 12
Distribución absoluta y porcentual sobre la clasificación del material que está en existencia
Alternativas Frecuencia Porcentaje
- Totalmente clasificado 00 --
- Parcialmente clasificado 14 100%
- Deficientemente clasificado 00 --
- Sin clasificación en su totalidad 00 --
Totales 14 100%
Fuente: Datos tomados del cuestionario aplicado al personal que labora en el área administrativa de INGEOMIN, Región Guayana.
Gráfico 10
En el cuadro 12, donde se aprecian reflejadas las respuestas emitidas
por las personas encuestadas acerca de la forma como se encuentra
clasificado el material que está en existencia en los almacenes de la
institución, se puede observar que el 100% de las personas eligió la
alternativa parcialmente clasificado, lo que evidencia, al igual que en la
identificación de los materiales, la falta de procedimientos consolidados y
estandarizados de clasificación, que garanticen un control idóneo de los
bienes en existencia, condición fundamental para la realización de un
inventario efectivo dentro de este organismo de la administración pública,
que garantice la distribución de sus materiales en términos óptimos.
70
Cuadro 13
Distribución absoluta y porcentual sobre el procedimiento utilizado para clasificar los materiales del depósito
Alternativas Frecuencia Porcentaje
- Localización 00 --
- Utilización 00 --
- Tiempo de permanencia 00 --
- No existe un procedimiento definido 14 100%
Totales 14 100%
Fuente: Datos tomados del cuestionario aplicado al personal que labora en el área administrativa de INGEOMIN, Región Guayana.
Gráfico 11 En relación al procedimiento utilizado para clasificar los materiales en
depósito, se puede observar en el cuadro 13 que el 100% de las personas
consultadas para este estudio manifestó que no existe un procedimiento
definido. Estas respuestas confirman la deficiencia en la realización de la
clasificación que se debe llevar a cabo en la institución objeto de estudio, a
los efectos de lograr un manejo y control eficiente de los materiales en
existencia y desarrollar un sistema de inventarios, que se adecue a las
exigencias que actualmente se le plantean a la organización desde el punto
de vista administrativo y financiero; para responder a ellas con un control
adecuado de sus materiales y un manejo racional de los costos implicados
en los mismos.
71
Cuadro 14
Distribución absoluta y porcentual sobre el sustento en sistema de información de la clasificación utilizada
Alternativas Frecuencia Porcentaje
- Informático/manual 00 --
- Informático 00 --
- Manual 14 100%
- No se encuentra registrada 00 --
Totales 14 100%
Fuente: Datos tomados del cuestionario aplicado al personal que labora en el área administrativa de INGEOMIN, Región Guayana.
Gráfico 12 Se observa en el cuadro 14, que el 100% de las personas
encuestadas respondió, en relación al sustento de la clasificación que se
realiza, que el mismo se ubicaba en un registro manual. Esta situación indica
que en la ejecución de los procesos de clasificación de los materiales dentro
de la institución, se recurre a la utilización de procedimientos manuales, que
no garantizan del todo el registro adecuado de la clasificación de los bienes y
materiales dadas las exigencias que en la actualidad se le plantea a la
organización en cuanto a la dinámica de trabajo que le compete
72
Cuadro 15 Distribución absoluta y porcentual acerca de la frecuencia en la realización del inventario físico
Alternativas Frecuencia Porcentaje
- Cada tres meses 00 --
- Cada seis meses 00 --
- Anualmente 14 100%
- Cada dos años 00 --
- Más allá de dos años 00
Totales 14 100%
Fuente: Datos tomados del cuestionario aplicado al personal que labora en el área administrativa de INGEOMIN, Región Guayana.
Gráfico 13
En el cuadro 15, donde se refleja lo relativo a la frecuencia con la cual
se lleva a cabo el inventario físico de INGEOMIN, el 100% coincidió en la
alternativa anualmente. De ello se deduce que la institución realiza el
inventario físico, dentro de la frecuencia mínima aceptada para su ejecución.
Cabe, sin embargo, destacar que la naturaleza de la respuesta misma refleja
que no existe un conocimiento de la secuencia intranual, con la cual se lleva
a cabo dicho inventario, situación que, indudablemente, puede ser factor de
descontrol y bajo seguimiento de este aspecto fundamental de la
administración de los bienes y materiales de la entidad.
73
Cuadro 16
Distribución absoluta y porcentual acerca de los aspectos que comprende el control del inventario físico
Alternativas Frecuencia Porcentaje
- Revisión de las condiciones físicas de almacenes
07 50%
- Revisión de la localización e identificación de los bienes y materiales
07 50%-
- Revisión de correspondencia registro-existencia
00 --
- Todos los anteriores -- --
- No existe una secuencia definida 00
Totales 14 100%
Fuente: Datos tomados del cuestionario aplicado al personal que labora en el área administrativa de INGEOMIN, Región Guayana.
Gráfico 14
De acuerdo al cuadro 16, donde se reflejan los resultados de la
pregunta formulada a las personas sobre los aspectos que son revisados al
realizar el control del inventario físico de la institución, el 50% manifestó que
se llevaba a cabo la revisión de las condiciones físicas de los almacenes,
mientras que el otro 50% dijo que se revisaba la localización e identificación
de los bienes y materiales. De estos resultados se puede deducir que el
proceso de realización del control del inventario físico se lleva a cabo en
forma deficiente, pues se consideran algunas variables, cuando en realidad
se deben tomar en cuenta todos y cada uno de los aspectos que componen
el inventario.
74
Cuadro 17
Distribución absoluta y porcentual acerca de la frecuencia con la cual se lleva a cabo el control de los costos incurridos por almacenamiento
Alternativas Frecuencia Porcentaje
- Mucha frecuencia 00 --
- Poca frecuencia 08 57%
- Muy poca frecuencia 06 43%
- Ninguna frecuencia 00 --
Totales 14 100%
Fuente: Datos tomados del cuestionario aplicado al personal que labora en el área administrativa de INGEOMIN, Región Guayana. Gráfico 15
Los datos presentes en el cuadro 17, referidos a la frecuencia con la
cual se realiza el control de los costos incurridos por almacenamiento,
indican que el 57% de las personas encuestadas seleccionó la alternativa
poca frecuencia, mientras que el 43% consideró la alternativa muy poca
frecuencia. Esto permite afirmar que existe un proceso de control de costos
inadecuado, lo que puede incidir en el manejo adecuado de los cálculos de
los niveles de ganancias a obtener por la institución y el desarrollo de
ventajas comparativas, que se pueden alcanzar, en virtud del valor agregado
ocasionado por el manejo adecuado de estos costos y su aplicación efectiva
en el control de los bienes y materiales en existencia.
75
Cuadro 18
Distribución absoluta y porcentual sobre el procedimiento utilizado para la determinación de los costos
ALTERNATIVAS FRECUENCIA PORCENTAJE
- Centros de costo 00 --
- Demandas de tareas 00 --
- Actividades incurridas 00 --
- No se tiene un método de costeo 14 100%
Totales 14 100%
Fuente: Datos tomados del cuestionario aplicado al personal que labora en el área administrativa de INGEOMIN, Región Guayana.
Gráfico 16
De acuerdo a lo que se observa en el cuadro 18, donde se reflejan los
datos de la interrogante acerca de los procedimientos utilizados para la
determinación de los costos de almacenamiento, se puede precisar que
dentro de la institución objeto de estudio no se maneja un criterio definido, a
través del cual se establezca una definición y un cálculo de los costos
incurridos por almacenaje, situación que evidencia el desconocimiento
respecto de los niveles de costos generados por la existencia en almacén y
el posible manejo inadecuado de los bienes en existencia. Ello constituye un
factor de desequilibrio financiero, que afecta la estructura económica de la
organización.
76
Estrategias de Control de Movimiento de Materiales Cuadro 19
Distribución absoluta y porcentual acerca de la frecuencia con la cual se lleva un registro de solicitudes de materiales
Alternativas Frecuencia Porcentaje
- Mucha frecuencia 14 100%
- Poca frecuencia 00 --
- Muy poca frecuencia 00 --
- Ninguna frecuencia 00 --
Totales 14 100%
Fuente: Datos tomados del cuestionario aplicado al personal que labora en el área administrativa de INGEOMIN, Región Guayana.
Gráfico 17
Lo referido en el cuadro 19 sobre la frecuencia con la cual se lleva un
registro de las solicitudes de materiales de los almacenes, expresa que el
100% de las personas consultadas manifestó que se llevaba con mucha
frecuencia. Estos resultados indican que en la realización de las solicitudes y
devoluciones se hace un registro del material en movimiento. Esto constituye
un acierto a considerar en la ejecución del proceso de inventario, pues se
estaría asegurando el control del movimiento de los bienes y materiales en
INGEOMIN, por lo menos en lo que tiene que ver con la entrada y salida.
77
Cuadro 20
Distribución absoluta y porcentual de la opinión de los encuestados acerca del nivel de actualización de los registros de las solicitudes y devoluciones de bienes.
Alternativas Frecuencia Porcentaje
- Muy actualizados 00 --
- Poco actualizados 03 21%
- Desactualizados 11 79%
- Muy desactualizados 00 --
Totales 14 100%
Fuente: Datos tomados del cuestionario aplicado al personal que labora en el área administrativa de INGEOMIN, Región Guayana. Gráfico 18
En relación a la información presente en el cuadro 20, donde se
evidencia lo relativo al nivel de actualización de los registros de solicitudes y
devoluciones de materiales, se observa que el 79% manifestó que dichos
registros se encuentran desactualizados, mientras que el 21% manifestó que
están poco actualizados. Esta circunstancia permite inferir que, si bien se
llevan los registros de estos movimientos, no se están realizando los
procedimientos adecuados para implementar una actualización permanente
de ellos, que permita tener un control eficiente del movimiento de los
materiales y un manejo efectivo de los inventarios, que favorezca una visión
real de las necesidades de recursos.
78
Cuadro 21
Distribución absoluta y porcentual acerca de la frecuencia con la cual se mantienen los registros de los movimientos
Alternativas Frecuencia Porcentaje
- Cada día 00 --
- Cada dos días 00 --
- Más de dos días 14 100%
- No se actualizan 00 --
Totales 14 100%
Fuente: Datos tomados del cuestionario aplicado al personal que labora en el área administrativa de INGEOMIN, Región Guayana. Gráfico 19
En cuanto a la frecuencia con la cual se realiza la actualización de los
registros del movimiento de materiales, aspecto presente en el cuadro 21, se
observa que el 100% de las personas consultadas manifestó que ello se
realizaba con una secuencia de más de dos días. Estas tendencias, verifican
las fallas presentes en la realización de la actualización de los registros como
parte fundamental del registro de los movimientos de las existencias. Esto
viene a ser un hecho contraproducente respecto a la ejecución de un efectivo
control de este elemento fundamental de la administración del inventario y,
por lo tanto, la consolidación de un manejo de inventario, que podría estar
afectando la obtención de mejores niveles de eficacia de la institución en lo
relativo a las funciones que le corresponden.
79
Cuadro 22
Distribución absoluta y porcentual de la opinión de los encuestados acerca de las variables consideradas para realizar el cálculo del consumo/uso promedio de materiales
Alternativas Frecuencia Porcentaje
- Usos planificados 00 --
- Movimientos de existencia 00 --
- Rotación de inventario 00 --
- Inventario promedio 14 100%
- Ninguna/ no se realiza 00 --
Totales 14 100%
Fuente: Datos tomados del cuestionario aplicado al personal que labora en el área administrativa de INGEOMIN, Región Guayana. Gráfico 20
En relación al cuadro 22, donde se expresan los datos sobre las
variables consideradas para la realización de los cálculos del consumo/uso
mensual promedio, se observa que la totalidad de las personas encuestadas
manifestó y confirmó que tales procedimientos se centran en los inventarios
promedios, que no constituyen garantía para establecer un manejo cualitativa
y cuantitativamente idóneo de los consumos y utilización promedios de
materiales y que le permitirían a los niveles de gerencia de INGEOMIN,
Región Guayana tomar las decisiones oportunas y adecuadas en materia de
administración y gestión de los inventarios.
80
Supervisión
Cuadro 23
Distribución absoluta y porcentual acerca de los procedimientos para realizar la revisión y fiscalización de los depósitos donde están los bienes y materiales
Alternativas Frecuencia Porcentaje
- Observación directa 14 100%
- Entrevista con el personal 00 --
- Auditoría en profundidad 00 --
- Todos los anteriores 00 --
- No se realiza 00 --
Totales 14 100%
Fuente: Datos tomados del cuestionario aplicado al personal que labora en el área administrativa de INGEOMIN, Región Guayana.
Gráfico 21
En cuanto a los datos del cuadro 23, referidos a los procedimientos
utilizados para la revisión y fiscalización de los depósitos de los materiales,
el 100% de los encuestados manifestó que sólo se aplicaba la observación
directa. Esto permite inferir que el único procedimiento usado para llevar a
cabo la revisión para supervisar los depósitos donde se almacenan los
materiales, es el de la observación, evidenciándose un procedimiento
limitado, que no garantiza la detección de todas las variables que afectan el
proceso de almacenamiento.
81
Cuadro 24
Distribución absoluta y porcentual acerca de los procedimientos de evaluación de los registros de materiales
Alternativas Frecuencia Porcentaje
- Peritaje del manejo de registros 14 100%
- Entrevista al personal 00 --
- Análisis de muestra de veracidad de Registros
00 --
- Todos los anteriores 00 --
- No se realiza procedimiento alguno 00 --
Totales 14 100%
Fuente: Datos tomados del cuestionario aplicado al personal que labora en el área administrativa de INGEOMIN, Región Guayana.
Gráfico 22 Los resultados del cuadro 24, referidos a los datos relativos a las
respuestas sobre los procedimientos para la evaluación de los registros de
inventario, reflejan que el 100% de las personas consultadas manifestó que
sólo se limitaba al peritaje de esos registros, sin consideración de otros
procedimientos de supervisión complementarios y que permitan ampliar la
información, tales como la entrevista del personal y el análisis de la veracidad
de los registros. Esto refleja la ejecución de una supervisión del manejo de
los registros con fallas en eficacia y acuciosidad, para garantizar una
adecuada supervisión de este aspecto del inventario en la institución.
82
Cuadro 25
Distribución absoluta y porcentual acerca de los procedimientos para revisar los cálculos realizados para la determinación del consumo/uso mensual promedio
Alternativas Frecuencia Porcentaje
- Revisión de promedios calculados 00 --
- Entrevista con el personal encargado 00 --
- Contrastación de promedio con muestra de consumo real
00 --
- Todos los anteriores 00 --
- No existe procedimiento alguno 14 100%
Totales 14 100%
Fuente: Datos tomados del cuestionario aplicado al personal que labora en el área administrativa de INGEOMIN, Región Guayana.
Gráfico 23
De acuerdo a lo reflejado en el cuadro 25, referido al tipo de
procedimiento de supervisión utilizado para revisar los cálculos del consumo
mensual promedio, se pudo observar, que el 100% de las personas coincidió
en que no existe procedimiento alguno, situación que refleja una deficiente
actuación en esta parte de la supervisión del inventario y, por lo tanto, la
dificultad futura para introducir los correctivos en los procedimientos que
hasta ahora se han utilizado para llevar a cabo los cálculos del consumo
mensual promedio y el poder controlar el movimiento de los materiales.
83
Cuadro 26 Distribución absoluta y porcentual acerca de los procedimientos de verificación de los cálculos utilizados para determinar los niveles en la existencia de materiales
Alternativas Frecuencia Porcentaje
- Aplicación de registros 14 100%
- Análisis de variables para determinar Niveles 00 --
- Contrastación de niveles calculados con niveles reales
00 --
- Todos los anteriores 00 --
- No se realiza procedimiento alguno 00 --
Totales 14 100%
Fuente: Datos tomados del cuestionario aplicado al personal que labora en el área administrativa de INGEOMIN, Región Guayana.
Gráfico 24
Se observa en el cuadro 26, que el 100% de las personas consultada
respecto al procedimiento para verificar los cálculos realizados para
determinar los niveles de existencia de materiales, manifestó que sólo se
utiliza la aplicación de los registros para determinar los niveles mínimos y
máximos de inventario. Con esta respuesta se observa que no se toman en
cuenta la variedad de factores a considerar en este proceso de verificación,
ni tampoco la contrastación entre los niveles registrados y los niveles reales,
lo que refleja una supervisión deficiente en esta área que afecta de manera
significativa el control interno de la institución.
84
CAPÍTULO V CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
Conclusiones Los resultados obtenidos en esta investigación permitieron establecer
las siguientes conclusiones:
- El proceso de planificación de los procedimientos de inventario en
INGEOMIN Región Guayana, se lleva a cabo en forma deficiente, pues aún
cuando se realizan diagnósticos acerca de la situación del manejo de los
inventarios; éstos no son aplicados en la estructuración de objetivos ni planes
que permitan orientar y definir las metas y acciones a desarrollar para la
realización de los controles pertinentes de los materiales en existencia.
Los datos obtenidos en este estudio permitieron evidenciar que el
proceso de planificación no responde a los elementos y principios
fundamentales que deben regir en la estructuración de los planes y
programas en toda gestión; los cuales destacan la importancia de considerar
las necesidades del área a gestionar y diseñar los objetivos y metas en
atención a las características y niveles de prioridades de dichas necesidades,
de tal manera que los planes diseñados se encuentren en sintonía con
dichos requerimientos.
- La forma como se estructura la organización del inventario en
INGEOMIN Región Guayana, no atiende a un orden donde se encuentren
debidamente definidas las líneas de mando y autoridad de la gestión que se
debe llevar a cabo para la administración de los inventarios, así como cada
una de las funciones a desempeñar para la consecución de las actividades
relacionadas con dicha administración.
85
Los resultados obtenidos a través de esta investigación, pudieron
determinar que la organización del inventario no responde a una definición de
las funciones correspondiente a todas y cada una de las actividades de esta
administración, el establecimiento de las jerarquías y autoridades que deben
dirigir y tomar decisiones respecto a esta gestión, la conformación de un
sistema organizativo lineal y/o funcional, un proceso de comunicación
definido y el establecimiento de normas de funcionamiento.
- Los procedimientos que se deben aplicar para el almacenamiento de
los materiales utilizados en la institución objeto de estudio, presentan fallas
de ejecución que no permiten tener un control efectivo y permanente de los
materiales en existencia dentro de los almacenes.
Es importante señalar que estos resultados permitieron determinar que
los mecanismos de identificación y clasificación de los materiales manejados
dentro de la institución no se aplican en forma permanente y organizada. Así
mismo, se determinó que la realización de la evaluación del inventario físico y
el cálculo de los costos de almacenamiento, no se desarrolla de acuerdo a un
sistema de trabajo organizado y coherente.
- Los mecanismos de información que implementa la gerencia de la
institución para la verificación de los niveles de pérdidas o ganancias
derivados del manejo actual de sus inventarios no se aplican de manera
recurrente y sostenida, situación que dificulta a la Gerencia tomar las
decisiones pertinentes para prevenir situaciones de pérdidas.
Se pudo determinar a través de la investigación realizada, que la
determinación de los niveles de inventario mínimo y máximo que se deben
llevar a cabo para realizar los controles pertinentes, a través de los cuales se
definan los niveles de pérdidas y ganancias, se ejecutan de manera
deficiente.
- Las estrategias empleadas por la institución para el control del
movimiento de materiales en existencia no se implementan en forma
adecuada, afectando el seguimiento correcto de las entradas y salidas de los
86
materiales, a través de la revisión de los pedidos y reintegro de la mercancía
y el procesamiento de los datos relativos a los consumos promedios.
- Los dispositivos aplicados para realizar el proceso de supervisión de
la administración de los inventarios no se aplican de forma eficiente dentro de
la organización en estudio. De acuerdo a los resultados evidenciados, se
detectó que los mecanismos de revisión de depósitos, la evaluación de
registros, la revisión del consumo mensual promedio y la verificación de los
cálculos realizados para determinar los niveles de existencia, no se aplican
en forma sistemática de tal manera que garanticen la rectificación de los
procedimientos realizados.
- Los aspectos desarrollados anteriormente permitieron establecer que
los componentes a considerar para el diseño de un Sistema de Control y
Registro de Bienes Nacionales para INGEOMIN, Región Guayana, se
encuentran representados en el desarrollo de un proceso de planificación
ajustado a las necesidades del control de inventario, la conformación de una
organización altamente operativa y el desarrollo de un sistema de inventario,
donde se controlen con efectividad los procesos de almacenamiento, niveles
de inventario, movimiento de los materiales y los dispositivos de supervisión
para verificar el cumplimiento efectivo de cada una de estas actividades y el
mejoramiento permanente de la gestión administrativa de los inventarios de
la institución.
Recomendaciones
En atención a las conclusiones de esta investigación se plantean las
siguientes recomendaciones:
- Informar a los niveles directivos de la Coordinación Regional sobre
las necesidades de planificación y organización del proceso de control de
bienes y materiales, a los efectos de que tomen las decisiones, que
conduzcan al desarrollo de un proceso de intervención en la institución,
87
dirigido a darle una mayor y mejor utilización a la planificación del control de
materiales.
- Implementar un proceso de actualización y sinceración de la dotación
de los bienes nacionales de la institución, con la finalidad de poder
determinar cuáles son en realidad los materiales, recursos y equipos con los
cuales cuenta la administración regional. A tal efecto, es pertinente que los
resultados obtenidos sean considerados como una de las fuentes de
información, en función de la cual las personas a quienes competen las
decisiones en materia gerencial-administrativa en INGEOMIN, Región
Guayana, propongan las acciones pertinentes que coadyuvar en promover
una renovación (por reparación o adquisición) de los materiales, recursos y
equipos de la institución.
- Diseñar e implantar dentro de la institución un sistema automatizado
de inventario, a los fines de que se optimicen en cuanto a velocidad,
precisión y actualización permanente, los procedimientos de seguimientos,
control y registro de los bienes nacionales. En ese sentido, se sugiere la
inserción de la institución a los beneficios del software libre, a través de los
cuales se haría, a un menor costo, la incorporación de los programas de
control de inventario que requiera esta dependencia.
- Hacer llegar los resultados de esta investigación a las personas que
tienen decisiones en materia gerencial y administrativa dentro de la
institución, a los fines de que tengan una información sobre la situación
tratada. Para ello se hará llegar copia de este trabajo a la persona que se
encarga de coordinar y dirigir los procesos de gestión y control administrativo
en INGEOMIN, Región Guayana, a los fines de que tenga conocimiento de lo
aquí expuesto.
- Establecer los contactos necesarios con las instituciones
universitarias y de capacitación de recursos humanos, con la finalidad de
preparar al personal del área de control de materiales para que se
88
desempeñen en forma idónea en el desarrollo de un nuevo sistema de
administración de los inventarios y el manejo de los procedimientos técnico-
informáticos dirigidos a elevar los niveles de eficacia en el control de los
inventarios de esta institución.
En ese sentido, se deben contactar especialistas en el área de
informática, administración, contaduría y redes, con la intención de que se
constituya un equipo de profesionales que faciliten la inducción del personal
que labora en las diferentes áreas de la institución, especialmente del Área
de Almacén, para que se adapten actitudinal y aptitudinalmente al manejo de
los procedimientos administrativos, contables, técnicos e informáticos
relacionados con la sistematización de la administración y control de
inventario en INGEOMIN, Región Guayana.
89
CAPÍTULO VI
SISTEMA DE CONTROL Y REGISTRO DE LOS BIENES NACIONALES DE LA COORDINACIÓN REGIONAL DE INGEOMIN REGIÓN GUAYANA.
Presentación
Los resultados del diagnóstico permiten visualizar la existencia de una
serie de limitaciones y deficiencias en la realización de los procedimientos de
control y registro de los bienes nacionales adscritos a la Coordinación
Regional de INGEOMIN, Región Guayana. En atención a ello, se consideró
pertinente plantear una propuesta para la estructuración de un Sistema de
Control y Registro de los Bienes Nacionales de esta dependencia regional.
Fundamentación Desde el punto de vista legal, esta propuesta se fundamenta en los
siguientes instrumentos jurídicos:
- Constitución de la República Bolivariana de Venezuela: Artículo 141.
- Ley Orgánica de la Hacienda Pública Nacional: Artículos 1 y 19.
- Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Público:
Artículos 131 y 134.
- Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema
Nacional de Control Fiscal: Artículos 35, 36 y 37.
- Ley contra la Corrupción: Artículo 6.
- Ley Orgánica de Procedimientos Administrativos: Artículo 30.
- Ley del Estatuto de la Función Pública: Artículo 33, numeral 7,
- Reglamento de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la
República: Artículo 23
90
Objetivos de la Propuesta
Objetivo General
Optimizar los procedimientos relacionados con el control y registro de
los bienes nacionales en la Coordinación de INGEOMIN, Región Guayana.
Objetivos Específicos
- Prescribir los procesos a desarrollar para la planificación del control y
registro de los bienes nacionales.
- Reorientar los procedimientos para el almacenamiento de los
materiales utilizados en la institución objeto de estudio.
- Mejorar los procesos de información gerencial de la institución para
un control óptimo de los niveles de pérdidas o ganancias.
- Perfeccionar las estrategias en el control del movimiento de
materiales en existencia.
Elevar los niveles de eficacia de los dispositivos aplicados para
realizar el proceso de supervisión de la administración de los inventarios.
Proceso para las Operaciones del Sistema de Control y Registro
A objeto de consolidar la ejecución de un sistema propuesto en esta
parte de la investigación, se ha considerado pertinente desarrollar una
estructura operativa, que facilite su consecución en términos realmente
viables y factibles. A tal efecto, se consideraron tres partes-componentes
como ejes fundamentales para la consecución de los objetivos del modelo: la
primera, representa el Componente Planificación; la segunda se encuentra
91
expresada en el Componente Despliegue del Sistema de Control; la tercera
abarca las normas generales que deben estar presente para la correcta
aplicación del sistema.
Componente Planificación El desarrollo de este componente comprende: metas, situación actual
del proceso y actividades a desarrollar. Estos elementos constituyen ejes
matrices para la consolidación de planes futuros relativos al inventario de
bienes de la institución (Ver figura 2).
92
Figura 2 Componente Planificación
Situación actual: - Ausencia de planes de procedimientos de inventario. - Falta de organización del proceso de inventario. - Manejo deficiente de los procedimientos de almacenamiento. - Insuficientes y deficientes mecanismos de control. - Control errado del movimiento de materiales. - Supervisión deficiente del proceso.
Metas a alcanzar: - Registrar, clasificar y cuantificar el 100% de los materiales en
existencia. - Generar el 100% de información sobre niveles de inventario. - Inspeccionar el 100% de los pedidos y reintegros de materiales y
procesar el 100% de los datos correspondientes a los mismos. - Mejorar el 100% de los niveles de eficiencia de los dispositivos de
supervisión de los inventarios.
Actividades: - Estructurar esquema básico de planificación del proceso de
inventario. - Definir una estructura organizacional para efectivizar este proceso. - Facilitar el mejoramiento de sistema de almacén - Optimización de los mecanismos utilizados para determinar los
niveles de inventario - Lograr la consolidación de los procesos de control de materiales y
supervisión de gestión
93
Componente despliegue de Sistema
Este componente representa el aspecto propiamente operativo del
Sistema de Control y Registro de Bienes de Inventarios propuesto y se
desarrolla a través de las siguientes fases fundamentales:
- Fase de Almacenamiento.
- Fase de Control de Movimiento de Materiales.
- Fase de Supervisión del Proceso.
Fase de Almacenamiento.
Para el desarrollo de la fase de almacenamiento, se plantean los
siguientes procedimientos (Ver Figura 3):
1. Consulta a los bienes pendientes por asignar identificación a través del
Sistema (Ver Anexo C).
2. Verifica el bien en el sitio de uso con los datos del Registro de Bienes.
3. Incorpora los datos necesarios para la identificación del bien.
4. Actualiza otros datos referenciales del bien.
5. Genera a través del sistema el código del bien.
6. Imprime etiqueta.
7. Envía a través de lo que sería el Sistema Integrado de Administración
a la unidad correspondiente la información del bien mueble
incorporado.
8. Notifica la incorporación del bien a la unidad administradora, a través
del sistema.
94
Figura 3 Fase de Almacenamiento
Recepción de Bienes Muebles, Materiales,
Suministros y Servicios
1. Consulta los bienes pendientes por asignar identificación. 2. Verifica el bien en el sitio de uso con los datos del Registro de Bienes.
5. Genera el código del bien. 6. Imprime etiqueta
7. Envía a través del sistema información del bien adquirido
8. Notifica la incorporación del bien a la unidad administradora, a través del sistema.
3. Incorpora los datos necesarios para la identificación del bien (uso, función y naturaleza). 4. Actualiza otros datos referenciales del bien (contrato de mantenimiento, garantía, entre otros).
95
Fase de Control de Movimiento de los Bienes. En esta fase es necesario desglosar diferentes situaciones de
movimientos de bienes. Estas son las siguientes: Traslado temporal de
bienes, cambio de estado de bienes por desuso, autorización de salida de
bienes, desincorporación de bienes por deterioro
Traslado Temporal de Bienes (Ver Figura 4):
La dependencia solicitante:
1. Previo acuerdo con la Unidad de Administración, genera formulario
Traslado Temporal de Bienes, solicita la autorización del traslado
temporal al responsable.
2. Envía a la Unidad de Administración el formulario de Traslado
Temporal de Bienes
Unidad de Administración:
3. Recibe la información generada por la Unidad Solicitante.
4. Revisa, firma y autoriza el traslado temporal de bien mueble.
5. Imprime 2 ejemplares del formulario.
6. Entrega el bien mueble a la unidad solicitante junto a 1 ejemplar
Traslado Temporal de Bienes Muebles.
Dependencia solicitante:
7. Recibe el bien.
8. Una vez finalizado el período de préstamo genera el formulario
Devolución de bienes.
9. Devuelve el bien a la unidad administradora.
96
97
Unidad Administradora
10. Recibe el bien mueble.
11. Revisa y firma los datos registrados del bien mueble devuelto en
señal de conformidad.
12. Imprime 2 ejemplares del formulario Devolución de Bienes
muebles.
13. Entrega 1 ejemplar del formulario Devolución de Bienes Muebles a
la Unidad Solicitante para su uso.
14. Archiva el formulario de Devolución de Bienes Muebles para su
control.
98
Figura 4 Traslado Temporal de Bienes .
Traslado temporal de bienes
Traslado temporal de bienes
10. Recibe el bien mueble. 11. Revisa y firma los datos registrados del bien mueble devuelto en señal de conformidad. 12. Imprime 2 ejemplares del formulario. 13. Entrega 1 ejemplar del formulario Devolución de Bienes Muebles a la Unidad Solicitante. 14. Archiva el formulario de Devolución de Bienes Muebles para su control 10. Recibe el bien mueble. 11. Revisa y firma los datos registrados del bien mueble devuelto en señal de conformidad.
5. Imprime 2 ejemplares del formulario. 6. Entrega el bien mueble a la unidad solicitante junto a 1 ejemplar Traslado Temporal de Bienes Muebles.
3. Recibe la información generada por la Unidad Solicitante. 4. Revisa, firma y autoriza el traslado temporal de bien mueble.
1. La unidad solicitante, previo acuerdo con Unidad de Administración, genera formulario de Traslado Temporal de Bienes, solicita la autorización del traslado temporal al responsable. 2. Envía a la Unidad de Administración el formulario de Traslado Temporal de Bienes.
Bien
7. Recibe el bien. 8. Una vez finalizado el préstamo genera el formulario Devolución de Bienes. 9. Devuelve el bien a la unidad
Bien
UNIDAD ADMINISTRADORA UNIDAD SOLICITANTE
Cambio de estado de Bienes por Desuso (Ver Figura 5).
Unidad responsable por el uso del bien:
1. Genera en el sistema el formulario para el cambio de estado del
bien mueble por desuso.
2. Solicita conformación al responsable de la Coordinación como
responsable primario del bien.
Coordinación Regional:
3. Verifica la información en el sistema para el cambio de estado del
bien por desuso.
4. Conforma la información en el sistema colocando su firma
electrónica y solicita a la unidad administradora la autorización
para el cambio de estado.
Unidad Administradora:
5. Verifica la información para el cambio por desuso.
6. Si no está conforme informa a coordinación y rechaza la solicitud.
7. Si está conforme autoriza el cambio colocando su firma electrónica
y se actualiza el cambio de estado del bien.
99
Figura 5
Cambio de estado de Bienes por Desuso
Unidad responsable de uso Coordinación Regional
1. Genera en el sistema el formulario para el cambio de estado del bien mueble por desuso. 2. Solicita conformación al responsable a la Coordinación como responsable primario del bien.
3. Verifica la información en el sistema para el cambio de estado del bien por desuso. 4. Conforma la información en el sistema colocando su firma electrónica y solicita a la unidad administradora la autorización para el cambio de estado.
Unidad Administradora
¿Conform?
7. Autoriza el cambio
Si
6. Informa a Coordinación y rechaza solicitud
No
5. Verifica la información para el cambio por desuso:
100
Autorización de salida de Bienes (Ver Figura 6)
Unidad solicitante:
1. Genera formato “solicitud de autorización de salida de bienes para
actividades o eventos especiales” o “solicitud de autorización de
salida de bienes para reparaciones”, según corresponda.
2. Solicita autorización de la salida de bienes a Coordinación
Regional.
Coordinación Regional:
3. Recibe a través del sistema la solicitud de autorización de salida de
bienes.
4. Autoriza la salida del bien mueble.
5. Informa a la unidad solicitante
6. Imprime formato Autorización de Salida de Bienes para su control.
Unidad solicitante: 7. Imprime el formato Autorización de Salida de bienes debidamente
autorizado.
8. Solicita los datos de la persona que retira el bien.
9. Recibe el bien un a vez finalizado el periodo autorizado para la
salida.
10. Registra los datos del bien devuelto en el formulario Constancia de
Devolución de Bienes.
11. Imprime el formulario Constancia de Devolución de Bienes.
101
Figura 6
Autorización de Salida de Bienes
1. Genera formato “solicitud de autorización de salida de bienes para actividades o eventos especiales” o “solicitud de autorización de salida de bienes para reparaciones”, 2. Solicita autorización de la salida de bienes a Coordinación Regional.
Unidad solicitante
3. Recibe a través del sistema la solicitud de autorización de salida de bienes. 4. Autoriza la salida del bien mueble.
Coordinación Regional
Autoriza salida del bi
Autorización de salida del bi
7. Imprime el formato Autorización de Salida de bienes debidamente autorizado. 8. Solicita los datos de la persona que retira el bien.
5. Informa a la unidad solicitante 6. Imprime formato Autorización de Salida de Bienes para su control.
Traslado temporal de bienes
9. Recibe el bien una vez finalizado el periodo autorizado para la salida. 10. Registra los datos del bien devuelto en el formulario Constancia de Devolución de Bienes. 11. Imprime el formulario
102
103
Desincorporación de bienes por deterioro (Ver Figura 7)
Unidad responsable de Uso:
1. Al momento de requerir la desincorporación de un bien mueble. Genera la solicitud de Desincorporación de Bienes Muebles. 1.1 En caso de extravió o robo de bienes muebles realiza la
denuncia ante las autoridades policiales. 1.2 En caso de desincorporación por deterioro o inservibilidad
solicita informe técnico. Coordinación Regional: 2. Recibe del responsable del uso del bien la Solicitud de
Desincorporación y anexos que lo respaldan.
3. Inspecciona en sitio los bienes a desincorporar.
4. Firma Solicitud de Desincorporación a través del Sistema Integrado
de Administración Financiera.
5. Envía a la unidad administradora central de bienes datos de
desincorporación a través del sistema.
Unidad Administradora:
6. Recibe datos de desincorporación de bienes muebles.
7. Verifica e inspecciona en sitio los bienes a desincorporar junto a
documentación soporte
7.1 En caso de no estar conforme, informa a Coordinación para su
corrección.
7.2 En caso de estar conforme, firma Solicitud de Desincorporación
de Bienes. Se actualiza el registro de bienes del sistema
8. Imprime un ejemplar de la solicitud de desincorporación de bienes
para su control e informa a Coordinación
104
1. Al momento de requerir la desincorporación de un bien mueble. Genera la solicitud de Desincorporación de Bienes Muebles. 1.1 En caso de extravío o robo realiza denuncia ante autoridades policiales, 1.2 En caso de desincorporación por deterioro solicita informe técnico,
Anexos
Unidad responsable de uso
Anexos
2. Recibe del responsable de uso la Solicitud de Desincorporación. 3. Inspecciona en sitio los bienes a desincorporar
4. Solicita autorización para desincorporación a la Unidad Administrativa
¿Conforme?
Si
8 Autoriza la desincorporación. 9. Imprime solicitud de desincorporación e informa
N
Acta
7. Informa a la Coordinación para
6. Verifica e inspecciona en sitio los bienes a
5. Recibe a través del sistema solicitud de
Coordinación Regional Unidad Administradora
Expedien
10. Imprime la documentación.
Desincorporación de bienes por deterioro Figura 7
Fase de Supervisión Para la supervisión del proceso, en el sistema propuesto se plantean
cuatro entradas con sus respectivos procesos y salidas (Ver Figura 8):
La primera entrada, se refiere a la programación de las visitas a los
almacenes de INGEOMIN, a los fines de desarrollar los procesos
correspondientes a su revisión, validación de su funcionamiento en atención
a estándares y verificación en archivos de los registros válidos. La salida
prevista es la obtención de registros válidos y la emisión de informe de
validación.
La segunda entrada, aborda lo referente a la recepción de fichas de
existencia de bienes. El proceso seguido comprende la revisión de fichas,
chequeos de los datos contrastando fichas contra las existencias y validación
o invalidación de acuerdo a la inspección. La salida esperada son los
registros de validación y los reportes correspondientes a dichos registros.
La tercera entrada, se refiere a la solicitud de registros de la fase
realizada. Los procesos a desarrollar son: La revisión de registros de salidas
de materiales, análisis cuantitativos de movimiento de los bienes, validación
o invalidación de acuerdo con inspección y archivo de los registros válidos.
La salida se representa en la existencia de registros válidos almacenados y
se informa sobre fallas en la fase de control de movimiento de los bienes y
materiales.
La cuarta entrada comprende la solicitud de registros de la fase
realizada. A esta entrada le siguen los procesos de revisión de fase de
control de niveles, cálculos de niveles promedios de movimientos, evaluación
y archivo de registros válidos. La salida de este proceso son los registros
correspondientes y el informe del contenido de los registros.
105
Figura 8
Supervisión del proceso
- Programación de visita a almacenes
Entrada Proceso
- Revisión de los almacenes. - Validación contra normas estándar. - Archivo de los registros válidos.
Salida
- Registros válidos.
- Informe de validación.
- Recepción de fichas de existencias
- Revisar fichas - Chequeo de los datos fichas contra las existencias. - Validación o invalidación.
- Solicitud de registros de salidas de materiales
- Revisar registro de salidas de materiales. - Análisis cuantitativo de movimiento de los materiales. - Valida o invalida. - Almacena los registros válidos
- Registros válidos almacenados. - Informe sobre fallas en la fase de control de movimiento de los materiales.
- Registros validados
- Reporte de validación
- Solicitud de registros de la fase realizada.
- Revisión de fase de control de niveles. - Cálculos de niveles promedios de movimientos - Evaluación. - Archivo de registros válidos.
- Registros - Informe sobre contenido de los registros
106
REFERENCIAS
Anzola, S. (2004). Administración de Pequeñas Empresas. México: McGraw-Hill Interamericana.
Argüin (2006), Diseño de un Manual de Normas y Procedimientos para el
Registro de los Bienes Nacionales en la Oficina de Planificación del Sector Universitario, oficina técnica del Consejo Nacional de Universidades. Barquisimeto: Universidad Centro Occidental Lisandro Alvarado. Trabajo de Grado de Especialización en Contaduría, mención Auditoría
Aular, V. (2002). Material Didáctico de Apoyo sobre las Normas de Auditoría de Aceptación General y Técnicas y Procedimientos de Auditoría. Los Teques, Venezuela: Colegio de Contadores Públicos del estado Miranda. Bruce, P. y Pederson, S. (2003). Sistemas de Información y Organizaciones
Empresariales. Caracas: Miro, C.A. Chazel, F.; Boudon, R. y Lazarsfeld, P. (2001). Metodología de las Ciencias
Sociales. Barcelona, España: Laia. Constitución de la República Bolivariana de Venezuela (2000). Caracas.
Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela, 5.453, Marzo, 24, 2000.
Contraloría General de la República Bolivariana de Venezuela (2004).
Análisis de la Administración Estadal y Municipal. Caracas: Autor. Cooper & Librand S.A. (1992), Informe COSO. Madrid: Instituto de Auditores
Internos de España. Crespo, D. (2003) Diseño de un Manual de Control Interno para la
Custodia de los Bienes Nacionales en el Sector Público Propiedad del Instituto Agrario Nacional, Caso Específico: Delegación Agraria del Estado Lara. Barquisimeto: Universidad Centro Occidental Lisandro Alvarado (UCOLA). Trabajo de Grado de Especialización sin publicar.
Elizondo, A. (2003). Metodología de la Investigación Contable. México:
Thompson. Hernández, R.; Fernández, C. y Baptista, P. (2000). Metodología de la
Investigación. México: Mcgraw-Hill.
107
Hodge, B. y Johnson, B. (2004). Administración y Organización. Buenos Aires: El Ateneo.
Ley contra la Corrupción. Gaceta Oficial N° 5.637 Extraordinaria, Abril, 07,
2003. Ley del Estatuto de la Función Pública. Gaceta Oficial de la República
Bolivariana de Venezuela 37.522, Septiembre, 06, 2002. Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Público. Gaceta
Oficial de la República Bolivariana de Venezuela, 37.606, Enero, 9, 2003.
Ley Orgánica de la Contraloría General de la República. Gaceta Oficial de
la República Bolivariana de Venezuela 37.347, Diciembre, 17, 2001. Ley Orgánica de la Hacienda Pública Nacional. Gaceta Oficial de la
República de Venezuela 1.660, Junio, 21, 1974. Ley Orgánica de Procedimientos Administrativos. Gaceta Oficial Nº 2.818
Extraordinaria, Julio, 1, 1981. Magad, E. L., Amos, J. M., 1995. Gerencia Total de Almacenamiento.
México: McGraw-Hill. Münch, L. y Ángeles, A. (2001). Métodos y Técnicas de Investigación.
México: Trillas. Naghi, M. (2001). Metodología de la Investigación. México: Diana
Reglamento General de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República. Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela, 37.169, Marzo, 29, 2001.
Rodríguez, E. y Brito, J. (2000). Control de inventarios del almacén de
mantenimiento y limpieza del Hospital Uyapar de Ciudad Guayana. Ciudad Bolívar: Universidad Nacional Experimental Simón Rodríguez. Trabajo de Especial de Grado de Licenciatura sin publicar.
Sierra Bravo, R. (2004). Métodos de Investigación. México: Interamericana. Tamayo y Tamayo, M. (2001). El Proceso de la Investigación Científica.
México: Diana.
108
ANEXOS
109
ANEXO A: Instrumento
UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL DE GUAYANA VICERRECTORADO ACADÉMICO
COORDINACIÓN GENERAL DE INVESTIGACIÓN Y POSTGRADO PROYECTO DE CARRERA ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS
SEDE CIUDAD BOLÍVAR CUESTIONARIO PARA OBTENER INFORMACIÓN SOBRE EL CONTROL
DE BIENES EN INGEOMIN
Estimado/a empleado/a:
El cuestionario que se le suministra tiene como propósito obtener una
serie de datos acerca de la forma como se lleva a cabo el proceso
administrativo de los inventarios en la institución donde usted labora. Los
mismos servirán de sustento para un estudio que se realiza en la Universidad
Nacional Experimental de Guayana (UNEG).
Esperando su mayor cooperación en las respuestas a los ítems de
este instrumento, sin otro particular, queda de Usted
Atentamente;
José Gregorio Guerra Tovar
110
INSTRUCCIONES
1.- Lea cuidadosamente el instrumento antes de responder.
2.- Marque con una equis (x) la respuesta que considere conveniente.
3.- No deje ningún ítem sin responder.
4.- El instrumento es confidencial; por lo tanto, no lleva identificación.
5.- Cualquier duda, consulte a la persona que le aplica el instrumento.
111
PARTE I: PROCESO DE PLANIFICACIÓN
1. En la institución se llevan a cabo diagnósticos sobre los procesos de
almacenamiento y depósito:
- Cada seis meses _____
- Anualmente _____
- Cada dos años _____
- Cada tres años _____
- Con frecuencia mayor a tres años _____
- No se realizan diagnósticos _____
2. Los diagnósticos realizados comprenden:
- Análisis de los objetivos del inventario _____
- Análisis de recursos y necesidades _____
- Detección de factores ambientales _____
- Todos los anteriores _____
- No se realizan diagnósticos _____
3. Existe una fijación y determinación de objetivos, donde se defina la
orientación en la ejecución del inventario de la institución:
- Siempre _____
- Algunas veces _____
- Nunca _____
112
4. La extensión en el tiempo de los objetivos formulados son:
- A largo plazo (de uno a cinco años) _____
- A mediano plazo (de uno a tres años) _____
- A corto plazo (de tres a seis meses) _____
- No se formulan objetivos _____
5. Se establecen planes para la realización del proceso de inventario:
- Siempre _____
- Algunas veces _____
- Nunca _____
6. Los planes de inventario responden a los diagnósticos realizados:
- Siempre _____
- Algunas veces _____
- Nunca _____
PARTE II. ALMACENAMIENTO 7. En cuanto a la identificación del material que está en existencia dentro del
depósito, éste se encuentra:
- Totalmente identificado _____
- Parcialmente identificado _____
- Deficientemente identificado _____
- Sin identificación en su totalidad _____
113
8. El procedimiento utilizado para establecer el etiquetado de los materiales
del depósito es de tipo:
- Alfa-numérico _____
- Literal _____
- No está definido _____
9. La identificación utilizada se encuentra registrada en sistemas:
- Informáticos/manuales _____
- Informáticos _____
- Manuales _____
- No se encuentra registrada _____
10. En cuanto a la clasificación del material que está en existencia dentro de
los almacenes, éste se encuentra:
- Totalmente clasificado _____
- Parcialmente clasificado _____
- Deficientemente clasificado _____
- Sin clasificación en su totalidad _____
11. El procedimiento utilizado para clasificar los materiales del depósito se
realiza por:
- Localización _____
- Utilización _____
- Tiempo de permanencia _____
- No existe un procedimiento definido _____
114
12. La clasificación utilizada se sustenta en un sistema de información:
- Informático/manual _____
- Informático _____
- Manual _____
- No se encuentra sistematizada _____
13. La realización del inventario físico se lleva a cabo:
- Cada tres meses _____
- Cada seis meses _____
- Anualmente _____
- Cada dos años _____
- Más allá de dos años _____
14. La realización del inventario físico comprende:
- Revisión de las condiciones físicas de los almacenes _____
- Revisión de la localización e identificación de mercancía _____
- Revisión correspondencia registro/existencia real _____
- Todos los anteriores _____
- No existe una secuencia definida _____
15. La realización de un control a los costos en los que se incurre por
almacenamiento, se realiza con
- Mucha frecuencia _____
- Poca frecuencia _____
- Muy poca frecuencia _____
- Ninguna frecuencia _____
115
16. El procedimiento para realizar la determinación de los costos se sustenta
en:
- Centros de costos _____
- Demandas de fabricación _____
- Actividades _____
- No hay método de costeo _____
PARTE III: ESTRATEGIAS DE CONTROL DE MOVIMIENTO DE MATERIALES
17. El registro de los pedidos de materiales se realiza con:
- Mucha frecuencia _____
- Poca frecuencia _____
- Muy poca frecuencia _____
- Ninguna frecuencia _____
18. En cuanto a la actualización de los registros de pedidos y devoluciones,
éstos se encuentran:
- Muy actualizados _____
- Poco actualizados _____
- Desactualizados _____
- Muy desactualizados _____
19. Los registros de movimientos de existencias se mantienen con una
frecuencia de:
- Cada día _____
- Cada dos días _____
- Más de dos días _____
- No se actualizan _____
116
20. Las variables tomadas en cuenta para la realización de los cálculos de
los consumos/usos promedios son:
- Usos planificados _____
- Movimientos de existencia _____
- Rotación de inventario _____
- Inventario promedio _____
- Ninguna/ no se realiza _____
PARTE IV: SUPERVISIÓN
21. El procedimiento para realizar la revisión y fiscalización de los depósitos
se realiza mediante:
- Observación directa _____
- Entrevista con el personal _____
- Auditoría en profundidad _____
- Todos los anteriores _____
- No se realiza procedimiento alguno _____
22. El procedimiento utilizado para realizar la evaluación de los registros de
inventario se desarrolla a través de:
- Peritaje del manejo de registros _____
- Entrevista al personal _____
- Análisis de muestra de veracidad de registros _____
- Todos los anteriores _____
- No se realiza procedimiento alguno _____
117
23. Para revisar los cálculos realizados para la determinación del consumo
mensual promedio, se acude a:
- Revisión de promedios calculados _____
- Entrevista con el personal encargado _____
- Contrastación de promedio con muestra de consumo real _____
- Todos los anteriores _____
- No se realiza procedimiento alguno _____
24. La verificación de los cálculos realizados para determinar los niveles de
existencia de mercancía se realiza mediante:
- Aplicación de registros _____
- Análisis de variables para determinar los niveles _____
- Contrastación de niveles calculados con niveles reales _____
- Todos los anteriores _____
- No se realiza procedimiento alguno _____
118
ANEXO B: Validación del Instrumento
CERTIFICADO DE VALIDEZ
Yo María Dervis Ruíz, en mi carácter de experto en el Área de
Administración de Recursos Materiales y Financieros, certifico que he leído
y recibido el cuestionario que se aplicará para la recolección de los datos de
la investigación que desarrolla el Tecnólogo José Gregorio Guerra Tovar,
titulada: Sistema de Control y Registro de los Bienes Nacionales de la
Coordinación Regional del Instituto Nacional de Geología y Minería de
Venezuela (INGEOMIN); luego de realizada la observación, se verificó que
dicho instrumento cumple los requerimientos para los cuales ha sido
diseñado y, por ello certifico su validez.
Nombre: Lic. María D. Ruíz
Firma: ___________________________
C.I. N°: 8.878.814
Fecha: 02-11- 2007
119
CERTIFICADO DE VALIDEZ
Yo, Zulaine Caraballo, en mi carácter de experto en el Área de
Administración y Finanzas, certifico que he leído y recibido el cuestionario
que se aplicará para la recolección de los datos de la investigación que
desarrolla el Tecnólogo José Gregorio Guerra Tovar, titulada: Sistema de
Control y Registro de los Bienes Nacionales de la Coordinación Regional del
Instituto Nacional de Geología y Minería de Venezuela (INGEOMIN); luego
de realizada la observación, se verificó que dicho instrumento cumple los
requerimientos para los cuales ha sido diseñado y, por ello certifico su
validez.
Nombre: Lic. Zulaine Caraballo
Firma: ___________________________
C.I. N°: 8.877.940
Fecha: 05 -11- 2007
120
ANEXO C
INVENTARIO DE BIENES NACIONALES ADSCRITOS A INGEOMIN. REGIÓN GUAYANA
121
