Desarrollo

1. Definición de normas: Para el éxito de cualquier empresa o institución, es fundamental trazar normas de acción correctas. Las normas pueden definirse como el conjunto de principios por lo que se rigen todas las decisiones administrativas, para que el progreso y desarrollo de la empresa se dirijan hacia los objetivos, facilitando las labores del ejecutivo y de sus subordinados.

2. Características.Ayudan en la delegación de autoridad, fijan la acción de su cumplimiento y se deben realizar teniendo en cuenta los principios de concreción, clara y comprensible para todos los que tengan que aplicarlas en la organización.

3. Clasificación.a) Normas creadas: Surgen por iniciativa de la dirección, para orientar el criterio de los subordinados y deben poseer un alto grado de permanencia teniendo en cuenta la estabilidad, la cual es esencial para que se pueda tener éxito en su objetivo. (Ejemplo normas de control interno).b) Normas solicitadas: Se formulan con la finalidad de enfrentarse un problema excepcional o problema determinado y debe haber tantas normas como sean necesarias para abarcar las condiciones que puedan preverse, pero no tan excesivas que produzcan confusión y no tenga sentido. Debe tenerse en cuenta que las normas deben basarse en hechos y en un criterio solido y no deben ser simples reflejos personales.c) Normas impuestas: Son aquellas que por exigencias externas, son impuestas a la empresa, por ejemplo leyes, decretos, sindicatos, etc. Y obliga a la dirección a incluirlas entre las normas de la empresa para que estén de acuerdo a las legislaciones.

4. Determinación de las normas.a) Estudie el método existente, con la finalidad de adquirir familiaridad y conocimiento de la operación, equipo, condiciones de trabajo y método, para ello recopile los datos por áreas para el desarrollo de las normas. b) Busque en la creación de la norma un control hacia un mayor número de información y datos que exijan para el cumplimiento del proceso.c) Desarrollo la norma considerando el establecimiento de mediciones (incluya porcentajes de tolerancia aceptables).d) Decida si la norma cumple con el propósito principal.e) Considere si la norma será de aplicación continua para efectuar comparaciones recurrentes.f) La norma debe estar orientada hacia la detección de fallas y errores.g) Tenga en cuenta que cuando las normas se violen, que procedimientos se deben seguir.h) Determine si la norma tendrá características de comprobación posterior.i) Descarte las normas ineficientes.

5. Aplicación de las normas. a) Deje evidencia de la revisión en la aplicación de la norma, cuando sea necesario a través de cuestionarios, esto ayudara a evitar muchos contratiempos.b) Incluya el índice de la efectividad en la aplicación de normas.

6. Mantenimiento de normas.a) Determinada la norma para medir la ejecución, debe asumirse la obligación de conservarla siempre al día, para evitar el fracaso por no haberse ajustado a los cambios que deban hacerse.b) Las normas no deben cambiarse a menos que, no sean aplicables posteriormente o tengan errores, esta modificación debe estar debidamente aprobada y hacer el remplazo en el manual de normas.c) Debe mantenerse una supervisión continua en la aplicación de las normas, por ejemplo cada seis meses hacer una revisión para determinar desviaciones, posibles por ejemplo cada seis meses hacer una revisión para determinar desviaciones, posibles cambios parciales, remplazos y mejoras a las normas.d) Dentro del programa de normas, cada unidad de la organización debe preservar su responsabilidad y respaldar dicho programa.

7. Definición de Políticas. Las políticas son guías para orientar la acción; son lineamientos generales a observar en la toma de decisiones, sobre algún problema que se repite una y otra vez dentro de una organización. En este sentido, las políticas son criterios generales de ejecución que auxilian al logro de los objetivos y facilitan la implementación de las estrategias.

8. Clasificación de las políticas.a) Estrategias o generales: Se formulan al nivel de alta gerencia y su función es establecer y emitir lineamientos que guíen a la empresa como una unidad integrada. Ejemplo: "Los empleados que laboran en la empresa tendrán la posibilidad de ascender de puesto, de acuerdo con su eficiencia y antigüedad".b) Tácticas o departamentales:Son lineamientos específicos que se refieren a cada departamento. Ejemplo: "El departamento de producción determinara los turnos de trabajo conforme a sus necesidades, siguiendo las disposiciones legales".c) Operativas o especificas: Se aplican principalmente en las decisiones que tienen que ejecutarse en cada una de las unidades de las que consta un departamento. Ejemplo: "Sección de tornos; de ocurrir una falla en el equipo, es conveniente reportarla inmediatamente al supervisor en turno o en su caso, al departamento de mantenimiento".Las políticas, no interesando su nivel, deben estar interrelacionadas y contribuir a lograr las aspiraciones de la empresa; asimismo, su redacción interrelacionadas y contribuir a lograr las aspiraciones de la empresa; asimismo, su redacción debe ser clara, accesible y de contenido realista, de tal forma que su interpretación sea uniforme.

9. Tipos de Políticas.a) Externas: Cuando se originan por factores externos a la empresa; como la competencia, el gobierno, los sindicatos, los proveedores, los clientes, etc.b) Consultadas:Normalmente dentro de una empresa existen actos esporádicos que dan lugar a que el personal tenga que recurrir a su jefe inmediato para poder solucionar algún problema, originándose así éstas políticas.

c) Formuladas: Son emitidas por diversos niveles superiores, con el propósito de guiar la correcta acción y decisión del personal en sus actividades.

d) Implícitas:En las actividades diarias de una empresa, el personal se enfrenta a situaciones de decisión en donde no existe una política previamente establecida, lo que origina ciertos lineamientos que sin estar escritos, se aceptan por costumbre en la organización. Ejemplo: "una empresa no ha determinado cual será el límite de entrada de su personal, y a este se le acepta hasta con 15 minutos de retraso".

10. Importancia de las políticas:a) Facilitan la delegación de autoridad.b) Motivan y estimulan al personal al dejar a su libre arbitrio ciertas decisiones.c) Evitan pérdidas de tiempo a los superiores, al minimizar las consultas innecesarias que pueden hacer sus subordinados. d) Otorgan un margen de libertad para tomar decisiones en determinadas actividades. e) Contribuyen a lograr los objetivos de la empresa.f) Proporcionan uniformidad y estabilidad en las decisiones. g) Indican al personal como debe actuar en sus operaciones. h) Facilitan la las decisiones. g) Indican al personal como debe actuar en sus operaciones. h) Facilitan la inducción del nuevo personal.11. Alineamientos para su formación. a) Establecerlos por escrito y darles validez. b) Redactarse claramente y con precisión. c) Darse a conocer a todos los niveles donde se va a interpretar y aplicar. d) Coordinarse con las demás políticas. e) Revisarse periódicamente. f) Ser razonables y aplicables en la práctica. g) Estar acordes con los objetivos de la empresa. h) Ser flexibles.

12. Procesos Administrativos.

Se considera la administración como una actividad compuesta de ciertas sub-actividades que constituyen el proceso administrativo único. Este proceso administrativo formado por 4 funciones fundamentales, planeación, organización, ejecución y control. Constituyen el proceso de la administración. Una expresión sumaria de estas funciones fundamentales de la administración es:

a) La planeación para determinar los objetivos en los cursos de acción que van a seguirse. b) La organización para distribuir el trabajo entre los miembros del grupo y para establecer y reconocer las relaciones necesarias. c) La ejecución por los miembros del grupo para que lleven a cabo las tareas prescritas con voluntad y entusiasmo. d) El control de las actividades para que se conformen con los planes.

Planeación:Para un gerente y para un grupo de empleados es importante decidir o estar identificado con los objetivos que se van a alcanzar. El siguiente paso es alcanzarlos. Esto origina las preguntas de que trabajo necesita hacerse? ¿Cuándo y cómo se hará? Cuáles serán los necesarios componentes del trabajo, las contribuciones y como lograrlos. En esencia, se formula un plan o un patrón componentes del trabajo, las contribuciones y como lograrlos. En esencia, se formula un plan o un patrón integrando predeterminando de las futuras actividades, esto requiere la facultad de prever, de visualizar, del propósito de ver hacia delante.

Actividades importantes de planeación:a) Aclarar, amplificar y determinar los objetivos.b) Pronosticar. c) Establecer las condiciones y suposiciones bajo las cuales se hará el trabajo.d) Seleccionar y declarar las tareas para lograr los objetivos. e) Establecer un plan general de logros enfatizando la creatividad para encontrar medios nuevos y mejores de desempeñar el trabajo. f) Establecer políticas, procedimientos y métodos de desempeño. g) Anticipar los posibles problemas futuros. h) Modificar los planes a la luz de los resultados del control.

Organización:Después de que la dirección y formato de las acciones futuras ya hayan sido determinadas, el paso siguiente para cumplir con el trabajo, será distribuir o señalar las necesarias actividades de trabajo entre los miembros del grupo e indicar la participación de cada miembro del grupo. Esta distribución del trabajo esta guiado por la consideración de cosas tales como la naturaleza de las actividades componentes, las personas del grupo y las instalaciones físicas disponibles.

Actividades relevantes de la organización: a) Subdividir el trabajo en unidades operativas (depto.) b) Agrupar las obligaciones operativas en puestos (puestos reg. X depto.)c) Reunir los puestos operativos en unidades manejables y relacionadas. d) Aclarar los requisitos del puesto. e) Seleccionar y colocar a los individuos en el puesto adecuado. f) Utilizar y acordar la autoridad adecuada para cada miembro de la adecuado. f) Utilizar y acordar la autoridad adecuada para cada miembro de la administración. g) Proporcionar facilidades personales y otros recursos. h) Ajustar la organización a la luz de los resultados del control.

Ejecución: Para llevar a cabo físicamente las actividades que resulten de los pasos de planeación y organización, es necesario que el gerente tome medidas que inicien y continúen las acciones requeridas para que los miembros del grupo ejecuten la tarea. Entre las medidas comunes utilizadas por el gerente para poner el grupo en acción está dirigir, desarrollar a los gerentes, instruir, ayudar a los miembros a mejorarse lo mismo que su trabajo mediante su propia creatividad y la compensación a esto se le llama ejecución.

Actividades relevantes de la ejecución:a) Poner en práctica la filosofía de participación por todos los afectados por la decisión. b) Conducir y retar a otros para que hagan su mejor esfuerzo. c) Motivar a los miembros. d) Comunicar con efectividad. e) Desarrollar a los miembros para que realicen todo su potencial. f) Recompensar con reconocimiento y buena paga por un trabajo bien hecho.

g) Satisfacer las necesidades de los empleados a través de esfuerzos en el trabajo. h) Revisar los esfuerzos de la ejecución a la luz de los resultados del control. Control: Los gerentes siempre han encontrado conveniente comprobar o vigilar lo que sé está haciendo para asegurar que el trabajo de otros está progresando en forma satisfactoria hacia el objetivo predeterminado. Establecer un buen plan, distribuir las actividades componentes requeridas para ese plan y la ejecución exitosa de cada miembro no asegura que la empresa será un éxito. Pueden presentarse discrepancias, malas cada miembro no asegura que la empresa será un éxito. Pueden presentarse discrepancias, malas interpretaciones y obstáculos inesperados y habrán de ser comunicados con rapidez al gerente para que se emprenda una acción correctiva.

Actividades relevantes del control:a) Comparar los resultados con los planes generales. b) Evaluar los resultados contra los estándares de desempeño. c) Idear los medios efectivos para medir las operaciones. d) Comunicar cuales son los medios de medición. e) Transferir datos detallados de manera que muestren las comparaciones y las variaciones. f) Sugerir las acciones correctivas cuando sean necesarias. g) Informar a los miembros responsables de las interpretaciones. h) Ajustar el control a la luz de los resultados del control.

Diferencias entre Normas, Políticas y Procedimientos Normas Políticas Procedimientos El pago se realizara todos los lunes a las 2pm en la oficina del Gerente Satisfacer todos los requisitos (de calidad, servicio y precio) de nuestros clientes. Planificación: el gerente elabora un plan de acción La hora de entrada será a las 7:00am y la salida a las 4:00pm Conocer las expectativas de nuestros clientes, para entregar productos y servicios de su completa satisfacción. Organización : distribuye el trabajo El periodo de reposo será de 12:00pm a 1:00pm Estamos al servicio de los clientes comprometidos con la sociedad Ejecución: dirige y instruye para el logro de la meta Los días de trabajo serán de lunes a Sábado. Fomentar el trabajo en equipo como patrón de comportamiento en todos los niveles organizativos. Control: comprueba y vigila lo que se está haciendo

13. Normalización: La normalización o estandarización es el proceso de se está haciendo

13. Normalización: La normalización o estandarización es el proceso de elaboración, aplicación y mejora de las normas que se aplican a distintas actividades científicas, industriales o económicas con el fin de ordenarlas y mejorarlas.Según la ISO (Organización Internacional de Normalización) la Normalización es la actividad que tiene por objeto establecer, ante problemas reales o potenciales, disposiciones destinadas a usos comunes y repetidos, con el fin de obtener un nivel de ordenamiento óptimo en un contexto dado, que puede ser tecnológico, político o económico.

La normalización persigue fundamentalmente tres objetivos:

Simplificación: Se trata de reducir los modelos quedándose únicamente con los más necesarios.

Unificación: Para permitir la intercambiabilidad a nivel internacional.

Especificación: Se persigue evitar errores de identificación creando un lenguaje claro y preciso

14. Beneficios de la normalización:

Para los fabricantes:a) Facilita el uso racional de los recursos.b) Reduce desperdicios y rechazos.c) Disminuye el volumen de existencias en almacén y los costos de producción.d) Racionaliza variedades y tipos de productos.

e) Mejora la gestión y el diseño.f) Facilita la comercialización de los productos y su exportación.g) Simplifica la gestión de compras.h) Facilita una sana competencia.

Para los compradores: a) Establece niveles de calidad y seguridad de los productos y servicios.b) Facilita la información de las características del producto.c) Facilita la formación de pedidos.d) Permite la comparación entre diferentes productos.

Para el País: a) Simplifica la elaboración de textos legales.b) Facilita el establecimiento de políticas de calidad, medioambientales y de seguridad.c) Mejora la calidad y aumenta la productividad.d) Facilita las ventas en los mercados internacionales.e) Mejora la economía en general.f) Previene las barreras comerciales.

15. ¿Que se normaliza?

Los temas a normalizar son tan amplios como la propia diversidad de productos o servicios.La normalización cubre cualquier material, componente, equipo, sistema, interfaz, protocolo, procedimiento, función, método o actividad.

16. Organismos Nacionales de Normalización que conforman la ISO

- FONDONORMA (Fondo para la normalización y certificación de la calidad).

Asociación Civil, sin fines de lucro, con personalidad jurídica y patrimonio propio, creada en septiembre de 1973 para promover las actividades de Normalización y Certificación de la Calidad con la intención de estimular la competitividad del sector productivo venezolano. Funciones: a) Coordina la elaboración de Normas Venezolanas COVENIN con el respaldo de los sectores público y privado. b) Certifica los sistemas de gestión de empresas, y la calidad de productos y servicios, con instrumentos de valor internacional como los certificados:

• ISO 9000: Son una serie de normas internacionalmente aceptadas para la certificación de los sistemas de calidad de una empresa u organización. La serie ISO 9000 corresponde a las normas venezolanas COVENIN-ISO 9000. La certificación garantiza que una empresa u organización cuenta con un proceso de mejoramiento continuo para elevar los niveles de satisfacción de sus clientes.

ISO 1400: Son una serie de normas internacionalmente aceptadas para la certificación de sistemas de gestión ambiental. La certificación garantiza que una empresa u organización tiene establecida una política para el mejoramiento continuo del desempeño ambiental y un compromiso de cumplimiento con las regulaciones pertinentes. Corresponden a la serie COVENIN-ISO 14000. Va enfocada a cualquier organización, de cualquier tamaño o sector, que esté buscando una mejora de los impactos medioambientales y cumplir con la legislación en materia de medio ambiente.

• OHSAS 18001: es una especificación internacionalmente aceptada que define los requisitos para el establecimiento, implantación y operación de un Sistema de Gestión en Seguridad y Salud Laboral efectivo ya que la Seguridad y Salud en el lugar de trabajo son claves para cualquier organización.

• HACCP: Es una certificación que declara que la empresa posee un sistema enfocado a la identificación de peligros, estimación de riesgos y control de aquellos puntos críticos que pueden afectar la inocuidad de un alimento y por ende su calidad. Asegura que la empresa tiene una política de inocuidad y que cumple con las Buenas Prácticas de Fabricación, la reglamentación sanitaria y la normativa nacional vigente.

• Marca NORVEN: Es el sello oficial de calidad que permite la certificación de un producto en Venezuela.

• CERTIVEN: Es un certificado que otorga Fondonorma mediante el cual se hace constar que un prototipo, tipo, lote o partida de productos, materiales, partes y/o componentes destinados a la importación o exportación cumplen con una norma o especificación técnica en particular.

• Marca de conformidad FONDONORMA

• Sello FONDONORMA de servicios A través de su Centro de Documentación e Información, único en su género en el país, FONDONORMA pone a disposición del público en general todas las normas venezolanas, de otros países e internacionales, así como también publicaciones relacionadas con los temas de la calidad, el ambiente, la normalización y la certificación. Apoya la formación de recursos humanos con programas de capacitación en las áreas de sistemas de gestión de la calidad, ambiental y seguridad y salud.

- COVENIN (Comisión Venezolana de normas Industriales)

Es un organismo creado en el año 1958, mediante Decreto Presidencial Nº. 501 y cuya misión es planificar, coordinar y llevar adelante las actividades de Normalización y Certificación de Calidad en el país, al mismo tiempo que sirve al Estado Venezolano y al Ministerio de Producción y Comercio en particular, como órgano asesor en estas materias.

El estudio de las normas venezolanas está a cargo de un Sub-Comité técnico especializado, adscrito a su vez a un comité técnico de Normalización. La elaboración de las normas es coordinada por técnicos de la dirección de normalización y Certificación de Calidad del Ministerio de Producción y Comercio y participan técnicos de las empresas productoras o de servicio al cual ellas se refieren así como representantes de organismos públicos y privados, institutos de investigación, universidades y de los consumidores.

A lo largo de su estudio, la Norma pasa por diversas etapas de desarrollo: la primera de ellas consiste en la elaboración de un Esquema (primer papel de trabajo), el cual luego de ser aprobado pasa a un periodo de consulta pública (Discusión Pública) alcanzando luego una etapa final en la cual como proyecto es sometido a la consideración de la Comisión Venezolana de Normas Industriales (COVENIN), para su aprobación como Norma Venezolana COVENIN.

- LOPCYMAT (Ley Orgánica de Prevención, Condiciones y Medio Ambiente)

Es una reforma promulgada el 26 de julio de 2005 en Gaceta Oficial 38.236.Sus objetivos: a) Establecer las instituciones, normas y lineamientos en materia de seguridad y salud. b) Regular derechos y deberes de trabajadores y empleadores. c) Establecer sanciones por incumplimiento de esta normativa.

Ámbito de aplicación:a) Empresas públicas o privadas, persigan o no fines de lucro b) Cooperativas u otras formas asociativas, comunitarias de carácter productivo o de servicio c) Se exceptúan los miembros de la Fuerza Armada Nacional de conformidad con el artículo 328 de la Constitución de la República Bolivariana de Venezuela

17. Día Mundial de la Normalización

El Día Mundial de la Normalización que se celebra cada 14 de octubre, tiene su designación muy ligada a la constitución de la Organización Internacional de Normalización (ISO).El 14 de octubre de 1946, se reunieron en Londres, 64 delegados de 25 países con la finalidad de crear una nueva organización internacional para la normalización, que a partir de ese momento se denominó Organización Internacional de Normalización (ISO), celebrando su primera asamblea general provisional unos días más tarde y en la que se adoptó por unanimidad su constitución, reglas y procedimientos.