Espacios de colaboración para la gestión documental. Intranet de la BNE. Ana Carrillo Pozas
Definición de un Modelo de Gestión Documental para la BNE
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BIBLIOTECA NACIONAL DE ESPAÑA
DEFINICIÓN DE UN MODELO DE GESTIÓN
DOCUMENTAL PARA LA BIBLIOTECA
NACIONAL DE ESPAÑA
ANA CARRILLO POZAS – Jefe de Servicio de Coordinación Intranet
Ciclo Una Cita en la BNE / Salón de actos de la BNE / 16 noviembre 2011
BIBLIOTECA NACIONAL DE ESPAÑA
ÍNDICE
La BNE hoy: situación de partida
Razones para la definición de un Modelo de Gestión Documental en la BNE
Objetivos del Sistema de Gestión Documental
Cómo abordamos el análisis
Resultados de la investigación preliminar: fortalezas y debilidades
Definición del Modelo estratégico de Gestión Documental
Esquema de responsabilidades
Factores críticos de éxito
Gestión documental en la BNE
BIBLIOTECA NACIONAL DE ESPAÑA
•Art. 2a) Reunir, catalogar y conservar los fondos bibliográficos
•Art. 2b) Organizar y planificar la preservación y conservación digital del patrimonio bibliográfico y documental
•Art. 2d) La alta inspección y el seguimiento del depósito legal
•Art. 2g) Realizar la Bibliografía Española
•Art. 2i) Actuar como centro español de ISSN
Centro depositario del Patrimonio Bibliográfico y
Documental
•Art. 2c) Fomentar la investigación, fundamentalmente en el área de humanidades, mediante la consulta, estudio, préstamo y reproducción su fondo bibliográfico y documental.
Prestar servicios a la Investigación
•Art. 2e) …que la Administración General del Estado le encomiende en el campo de la biblioteconomía, bibliografía, conservación, acrecentamiento y difusión del patrimonio bibliográfico
Prestar servicios de asesoramiento
•Art. 2f) Desarrollar programas de investigación con otras bibliotecas.. Y demás entidades culturales, científicas y empresariales
•Art. 2h) Promover programas internacionales de cooperación interbibliotecaria
Papel de referencia nacional e internacional en el ámbito
bibliotecario
LA BNE HOY: FINES Y FUNCIONES
Real Decreto 1638/2009, de 30 de octubre, por el que se aprueba el Estatuto de la Biblioteca Nacional de España. Art. 2. Fines y funciones.
Gestión documental en la BNE
BIBLIOTECA NACIONAL DE ESPAÑA
LA BNE HOY: ALGUNAS CIFRAS
300
años de
historia
2
sedes
8
Salas de
consulta en
Recoletos
1
en Alcalá
5
Depósitos en
Recoletos
6
Torres
modulares en
Alcalá
28
Millones de
piezas
11.644
Nuevos carnés
551
empleados
18
Áreas o
Departamentos
46
Servicios
1.012
ordenadores
65
escáneres
861
Expedientes
de
contratación
256
Expedientes
de
Patrimonio, ad
quisiciones y
tanteo
27
Servicios vía
web
1.985
Consultas
bibliográficas
vía web
2.424.981
Usuarios web
353.663
Visitas
usuarios
392.639
Préstamos en
sala
3.384
Entradas
Registro físico
1.840
Salidas
1.378
Ventanilla
única
Fue
nte
: M
em
oria
20
10
2
TB
almacanamiento
correo-e
1
Sede-e
BIBLIOTECA NACIONAL DE ESPAÑA
1761
Constituciones de la Real
Bibliotheca
1857
Oficial Secretario
= Archivero
1986
Supresión Secretaría
General
1986
Automatización
del Catálogo
1996
Correo electró
nico
2002
Plaza de Archivero
2003
Aplicación para
gestión ISSN
2007
Migración del
catálogo a Unicorn
2008
QuestionPoint
2009
Intranet como Portal
del Emplea
do
2011
¿?
ALGUNOS HITOS RELACIONADOS CON LA
PRODUCCIÓN DOCUMENTAL
Gestión documental en la BNE
BIBLIOTECA NACIONAL DE ESPAÑA
MOTIVACIONES
INTERNAS
Compromiso y liderazgo de la Dirección Plan Estratégico 2012-2014
EXTERNAS
Marco Reglamentario Nuevo paradigma de la AAPP: oGov + OpenData Revolución digital: comunicaciones Oficina verde
Gestión documental en la BNE
BIBLIOTECA NACIONAL DE ESPAÑA
OBJETIVOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN
DOCUMENTAL
Objetivo general
Definir un conjunto de políticas, procedimientos y prácticas relacionadas con la gestión de toda la información conservada en la BNE como evidencia y conocimiento de las actividades que lleva a cabo (UNE ISO 15489)
Objetivos específicos
Objetivo estratégico de la BNE Alineación con Intranet y mejora procesos de trabajo Preservación del conocimiento corporativo Normalización Sostenibilidad Transparencia Cumplimiento de la legislación
Gestión documental en la BNE
BIBLIOTECA NACIONAL DE ESPAÑA
0. Análisis de la situación
Investigación preliminar: fortalezas
y debilidades
Definición del Modelo de Gestión
Documental para la BNE
Análisis externo: búsqueda de modelos
y buenas prácticas
1. Análisis de las actividades de la
organización
Mapa de Procesos
2. Evaluación de los sistemas
existentes en GD
Herramienta tecnológica
Profundización del modelo tecnológico
3. Identificación de estrategias
Plan Estratégico de Implantación
Formación y Gestión del Cambio
Gestión documental en la BNE
CÓMO ABORDAMOS EL ANÁLISIS
BIBLIOTECA NACIONAL DE ESPAÑA
ANÁLISIS DE LA SITUACIÓN
• Intranet corporativa
• Archivo de la BNE
• UCI: Redefinición del proceso de gestión de exposiciones
• Inclusión en el Plan Estratégico 2012-2014
•Aumento de la actividad y mayor complejidad administrativa
•Cultura organizativa departamentalizada
•Falta de directrices sobre la documentación activa
•Inexistencia de una política de acceso a la información/documentación
•No formulación de una política de conservación de los documentos
Fortalezas Debilidades
Gestión documental en la BNE
RESULTADOS DE LA INVESTIGACIÓN
PRELIMINAR
BIBLIOTECA NACIONAL DE ESPAÑA
DEFINICIÓN DEL MODELO ESTRATÉGICO DE
GD
•Desarrollar e implantar la herramienta de GD: Alfresco
•AF y configuración del entorno documental
•Modelo de Responsabilidades
•Comunicar el modelo estratégico a la organización
•Elaboración de un Plan de Gestión del Cambio organizativo
•Cuadro de Clasificación
•Desarrollar el Modelo de Metadatos
•Elaborar los procedimientos del SGD
•Incluir el SGD en la política estratégica de la BNE
•Política documental
•Política de Firma Electrónica
Conceptual Documental
Tecnológico
Organizativo
y de
Responsabili
dades
BIBLIOTECA NACIONAL DE ESPAÑA
ESQUEMA DE RESPONSABILIDADES
Responsabilidad de Departamentos/Servicios
Comisión Técnica Interdisciplinar: Núcleo
Operativo
Responsabilidad operativa transversal
Liderazgo Dirección BNE
GerenciaJefatura de
Proyecto SGD / BNE
Representante Archivo
Representante Intranet
Responsable de Proceso
Responsable de Serie
Documental
Representante UCI
Subdirección Dirección Técnica
Subdirección Dirección
Acción Cultural
Gestión documental en la BNE
BIBLIOTECA NACIONAL DE ESPAÑA
ELEMENTOS CLAVE PARA EL ÉXITO DEL PROYECTO
Gestión documental en la BNE
Sólida definición del Sistema y del Proyecto.
Fuerte implicación de la Dirección.
Alineación de los objetivos del SGD con la Intranet y con la eficiencia de los procesos de trabajo.
Avanzar desde un modelo general hacia las soluciones particulares.
Colaboración entre la parte funcional, archivo y ámbito tecnológico (equipo mixto).
Gestión del cambio planificada.
BIBLIOTECA NACIONAL DE ESPAÑA
Fuentes de información y créditos de imágenes
First cars and trains across Sydney Harbour Bridge, March 1932 / Sam Hood. Galería de State Library New South Wales Collection. http://www.flickr.com/photos/statelibraryofnsw/2877652119/
Cristóbal Colón en La Habana, 1920. Galería de la Biblioteca Nacional de España. http://www.flickr.com/photos/bibliotecabne/6233364709/in/set-72157627743869149
Los depósitos de la BNE obra del herrero Bernardo Asins y Serralta. Galería de la Biblioteca Nacional de España. http://www.flickr.com/photos/bibliotecabne/5537329267/in/set-72157625974860397
Caja registradora (anverso). Galería de la Biblioteca Nacional de España. http://www.flickr.com/photos/bibliotecabne/5706693526/in/set-72157626100574238
Revista Contemporáneos. Galería de la Biblioteca Nacional de España. http://www.flickr.com/photos/bibliotecabne/6233886802/in/set-72157627743869149
Gestión documental en la BNE
BIBLIOTECA NACIONAL DE ESPAÑA
Bibliografía
REAL DECRETO 1638/2009, de 30 de octubre, por el que se aprueba el Estatuto de la Biblioteca
Nacional de España. http://www.bne.es/es/LaBNE/Docs/estatutoBNE2009.pdf
Gestión documental en la BNE
BIBLIOTECA NACIONAL DE ESPAÑA
Ana Carrillo Pozas
Jefe de Servicio de Coordinación de Intranet
Dirección de Biblioteca Digital y Sistemas de Información
Pº de Recoletos 20 -22
28071 Madrid
España
T +34 915 807 800
www.bne.es