ESCUELA NACIONAL DE ARCHIVEROS DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL INSTRUMENTOS DE CONTROL Y DE INFORMACIÓN...

ESCUELA NACIONAL DE ARCHIVEROSDESCRIPCIÓN DOCUMENTAL

INSTRUMENTOS DE CONTROL Y DE INFORMACIÓN

DEFINICIÓN

FINALIDAD

RELACIÓN

S.N.A. 03 DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL

La descripción es un proceso archivístico que consiste en identificar, analizar y determinar los caracteres externos e internos de los documentos con la finalidad de elaborar los auxiliares e instrumentos descriptivos.



OBJETIVOS O FINALIDAD

- Facilitar la localización de los documentos

- Garantizar el control del patrimonio documental

- Brindar un eficaz y eficiente servicio de información

DEFINICIÓN

FINALIDAD

RELACIÓN



RELACIÓN CON LOS DEMÁS PROCESOS ARCHIVÍSTICOS

- ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL

- SELECCIÓN DOCUMENTAL

- CONSERVACIÓN DOCUMENTAL

- SERVICIO

DEFINICIÓN

FINALIDAD

RELACIÓN



CARACTERES

EXTERNOS

INTERNOS

CARACTERES EXTERNOS E INTERNOS DE LOS DOCUMENTOS

Todo documento reúne una serie de aspectos externos, que se refieren a su materialidad o estructura física e internos, referidos a su contenido que pueden ser analizados

EXTERNOS

Clase

Es el medio empleado para transmitir la información. A las formas tradicionales textuales y gráficas, hechas a mano se añadieron las realizadas mecánicamente y después, en imágenes sonido y de forma electrónica.

Así se distinguen por lo tanto:



- Textuales, en ellos se plasma la información en un texto escrito, que puede ser manuscrito o mecanografiado. Son los que encontramos comúnmente en las organizaciones.

- Gráficos, representan la información con signos no textuales, mapas, planos, dibujos, etc.

- Fotográficos, emplean la imagen fija para representar la información: fotografías (negativos, positivos, contacto), diapositivas, microformas.

- Sonoros, aquellos que reproducen y graban sonidos: discos, cintas magnéticas, discos compactos.

- Audiovisuales, emplean la imagen en movimiento y el sonido: filmes, cintas de video, videodiscos, etc.

- Informáticos, creados mediante ordenadores: cintas y disquetes magnéticos, discos ópticos, CD ROM, etc.

CARACTERES

EXTERNOS

INTERNOS



-Soporte, Es la configuración física del documento que depende de los materiales utilizados para su composición y de la manipulación para crearlo.

-Soporte papel

-Soporte fotográfico (fotografías, filmes)

-Soporte magnético (cintas de video, cintas de casete)

-Soporte óptico (CD ROM)

-Formato, Es la forma de presentación del documento, el tamaño y las dimensiones, A4, volúmenes.

-Cantidad, Número de unidades y espacio que ocupan en metros lineales (volúmenes, legajos, cajas)

-Forma, La forma de los documentos se refiere a su condición de originales o copias.

CARACTERES

EXTERNOS

INTERNOS



- Tipo, Se refiere a la disposición de los elementos de información que contiene el documento, informes resoluciones.

CARACTERES

EXTERNOS

INTERNOS



INTERNOS

- Entidad productora, la persona o institución que produce el documento, es decir el autor del documento.

- Origen funcional, Es la razón por la cual se producen los documentos, la función administrativa que tiene atribuida el organismo que los produce.

- Fecha y lugar de producción, Denominado también datación crónica y tópica.

- Contenido, El asunto o tema de que trata

CARACTERES

EXTERNOS

INTERNOS



INSTRUMENTOS DESCRIPTIVOS

LA GUÍA

EL INVENTARIO

NIVELES DE DESCRIPCIÓN, AGRUPACIONES DOCUMENTALES E INSTRUMENTOS DESCRIPTIVOS

NIVELAGRUPACIONESDOCUMENTALES

INSTRUMENTOS DE DESCRIPCIÓN

IARCHIVOFONDO

GUÍAS

II SERIES DOCUMENTALES INVENTARIO

III PIEZA DOCUMENTAL CATÁLOGO

IV ÍNDICE



LA GUÍA

La guía es una visión sinóptica de los fondos y grupos documentales de un archivo, acompañada de todo lo que pueda iluminar su valor y su sentido, que se publica a fin de ofrecer a los interesados remotos ideas del archivo en su totalidad


LA GUÍA

EL INVENTARIO



CLASES DE GUÍA

GUÍA GENERAL, abarca todo un archivo, todos los archivos de una ciudad de un país,

GUÍA ESPECIAL, Tiene como punto de partida un tema y también puede ser sobre una parte de un archivo. La guía del Archivo Histórico del Archivo General de la Nación

.


LA GUÍA

EL INVENTARIO



EL INVENTARIO

El inventario es un instrumento descriptivo donde se

registran series documentales

Por la finalidad

a) Para remisión

b) Para eliminación

c) Para constancia de documentación existente

d) Topográfico


LA GUÍA

EL INVENTARIO




LA GUÍA

EL INVENTARIO

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