Cuaderno MetodológiCo sobre Informes estadístIcos

Cuaderno MetodológiCo sobre

Informes estadístIcos

Desarrollado por

observatorio e Índice de seguridad democrática del

sistema de la integración Centroamericana (obsiCa)



2014

Créditos

equipo técnico

Varinia arévalo/ Coordinadora;

ingrid Portal/ Especialista en investigación;

William Vides/ Especialista en tecnología de la información;

Víctor Hugo Moreno/ Consultor de apoyo de OBSICA;

luz Castellanos/ Consultora de apoyo de OBSICA

Proyecto cecI - oBsIca

roberto samayoa/ Director de Proyecto

contenido

este documento reúne conceptos básicos sobre los registros

administrativos y su potencial utilización en las estadísticas.

fecha de elaboración

Junio 2014

Este documento ha sido elaborado con el apoyo financiero del Gobierno de Canadá,

bajo la administración del Centro de Estudios y Cooperación Internacional (CECI), en

el marco del Proyecto “Fortalecimiento de las Capacidades institucionales para la pre-

vención del crimen en Centroamérica a través del observatorio e Índice de seguridad

Democrática del SICA”, en coordinación y con el respaldo de la Secretaría General del

sistema de la integración Centroamericana.

Versión

Versión 1.0

ÍndiceIntrodUccIÓn/ 7

oBjetIVos del cUaderno/ 9

1. informes estadísticos/ 11

1.1 ¿Qué son? ¿Para qué sirven?/ 11

1.2 Definición y estructura de los informes/ 12

2. Pasos para desarrollar un informe estadístico/ 14

3. tipos de informes estadísticos/ 18

3.1 Anuarios/ 18

3.2 Infografías/ 20

3.3 Fact sheets/ 26

3.4 Fichas técnicas/ 27

4. la transmisión del mensaje/ 30

4.1Importancia y uso adecuado del lenguaje/ 31

4.2 Lenguaje escrito y visual/ 34

4.3 Redacción de un informe según el público/ 35

5. elementos de estadística descriptiva a considerar

en los informes/ 36

5.1 Características de los datos/ 37

5.2 Formas de presentación de los datos/ 38

6. uso de recursos esquemáticos/ 42

6.1 Cuadros y tablas/ 42

6.2 Gráficas/ 44

6. 3 Mapas conceptuales y esquemas/ 46

7. bibliografía recomendada/ 49

introducciónin

El presente documento es el resultado del esfuerzo llevado a cabo por el Observatorio e Índice de Seguridad Democrática del Siste-ma de la Integración Centroamericana (OBSICA), en el marco del proyecto de Fortalecimiento de las Capacidades Instituciona-les para la Prevención del Crimen en Centroamérica a través del OBSICA. Dicho proyecto es ejecutado por el Centro de Estu-dios y Cooperación Internacional (CECI) conjuntamente con la Secretaría General del Sistema de la Integración Centroamerica-na, con el apoyo financiero del Gobierno de Canadá.

Este cuaderno metodológico se enfoca en los informes estadísticos de tipo descriptivo que se usan frecuentemente en el ámbito del trabajo estadístico y sirven para comunicar la información.

Dentro de este escrito, se presentan pautas generales sobre los informes estadísticos en sus distintos tipos, los pasos para construir cada tipo de informe, tomando en cuenta sus peculia-ridades y ventajas. Se brindan algunos conceptos básicos de refe-rencia para la formulación de estos informes como el uso correcto del lenguaje, la importancia de la claridad al transmitir el mensaje y algunos tipos de lenguaje como el escrito y visual; además se aborda la redacción de los informes según al público al cual están dirigidos y la calidad de la información que se transmite.

Finalmente, este instrumento aporta además, pautas so-bre los recursos esquemáticos que se utilizan más frecuente-mente en los informes, como cuadros, gráficas, tablas, esque-mas, entre otros, y su correcta construcción y utilización.

7

objetivos del cuaderno

ob

obJetiVo general

Transmitir conocimientos básicos sobre la elaboración de in-formes estadísticos de tipo descriptivo específicamente sobre anuarios estadísticos, fact sheets, infografías y fichas técnicas, haciendo uso correcto del lenguaje escrito y visual.

obJetiVos esPeCÍFiCos

1 Contribuir a la generación e intercambio de conocimiento de las instancias fuentes de información regionales que for-man parte del OBSICA.

2 Contribuir a la calidad técnica de los productos institu-cionales, nacionales y regionales en materia de estadística generados por las instancias que desarrollan tratamiento estadístico en materia de seguridad.

3 Replicar el conocimiento proporcionado por OBSICA en la capacitación referente a informes estadísticos.

4 Contribuir a la capacidad de las instancias fuentes de infor-mación del OSBICA y al mejor desempeño de sus labores.

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1.1 ¿Qué son? ¿Para Qué sirVen?

“El concepto de informe, como derivado del verbo informar, consiste en un texto o una declaración que describe las cuali-dades de un hecho y de los eventos que lo rodean. El informe, por lo tanto, es el resultado o la consecuencia de la acción de informar (difundir, anoticiar)”1

Un informe es una descripción, oral o escrita, de las ca-racterísticas y circunstancias de un suceso. Da cuenta de la información que se obtiene como resultado de un proyecto o plan de trabajo, es decir, responde siempre a un objetivo muy concreto y su acción principal es comunicativa.

Algunas características de los informes:

• Generalmente redactado como una tarea profesional ocon un fin específico.

• Elcontenidonodependedelautorsinodelasexigenciasde una tarea o empleo y versa por lo general sobre un asun-to técnico, sobre hechos, reconocimientos, investigacio-nes, estudios o labores realizadas.

informes estadísticos“Poseer información es una cosa. otra muy diferente

es saber lo que significa y cómo utilizarla.”

(Jeff Lindsay)

01

11

• Se apoya en distintos medios para transmitir claramente la información:diagramas, gráficos, cuadros numéricos, anexos.

• Elestiloyvocabularioseajustanalasconveniencias,costumbresotermino-logía establecida por la práctica de cada caso y deben ser claros y objetivos.

• Lospárrafossuelensercortosyconcisos,sinintenciónexpresivaosubjetiva.2

1.2 deFiniCión y estruCtura de los inForMes

Un informe técnico es la exposición de información práctica y útil de datos y he-chos, dirigido a una persona, empresa u organización, sobre una situación, que debe ser reportada. Existen diversos tipos de informes. Entre ellos encontramos los informes científicos, informes de divulgación, informes mixtos e informes téc-nicos. Su estructura debe ser clara y debe propiciar el seguimiento, el análisis y una fácil comprensión del contenido.

Adicionalmente, debe exponer claramente su finalidad, y contener la meto-dología empleada para la recolección de datos para que el lector juzgue la informa-ción,obienpuedareutilizarlosdatos.Loshechosdebenestarexplicadosdeformaclara, lógica y objetiva. Para el análisis y discusión de los datos debe haber una evaluación objetiva de los resultados. Finalmente, las conclusiones y recomenda-ciones deben estar fundamentadas en los resultados obtenidos.3

Laestructuradeuninformeestadísticodebeconteneralgunospuntosbási-cos. El cuadro 1 presenta una estructura sugerida así como lo que cada apartado debe incluir.

Cuaderno Metodológico sobre informes estadísticos

12

notas.

1. Definición de Informe. http://definicion.de/informe/, Consultado 1 de

julio de 2014.

2. Tomado del curso taller: Fortalecimiento de las capacidades para la

elaboración de reportes estadísticos. Facilitado por Karina Barrios.

Marzo de 2014.

3. Ibídem.

aPartado ¿Qué debe inCluirse?

Portada Contiene el título y ofrece una idea clara de lo trata el documento. ofrece datos del autor o de la institu-ción que presenta el documento y la fecha en la cual se creó.

resumen Incluye el tema del que trata el informe, el objetivo, una breve descripción de la metodología, una breve mención de los resultados obtenidos y las conclu-siones principales.

Índice expone los temas y subtemas del contenido de ma-nera ordenada para facilitar al lector el acceso.

introducción la introducción debe contener lo que es el docu-mento, el propósito del mismo, y que tiene que ver con el lector.

desarrollo se desarrollan todas las ideas con detalles y preci-sión, además el contenido es dividido en secciones cortas o apartados en los cuales se desarrollan los subtemas en específicos.

resultados expone resultados mediante el apoyo de recursos esquemáticos como cuadros, gráficas entre otros.

Conclusiones Se realiza una síntesis de los puntos o hechos clave, presentando al lector una perspectiva sobre lo que se desarrolló en el informe.

anexos Se incluyen tablas, cuadros, gráficos o textos que por su extensión pueden distraer o romper la continuidad de la lectura y comprensión del cuerpo principal del informe.

referencias Cita de los recursos bibliográficos tradicionales y electrónicos según normas estándares y oficiales.

cuadro 1

Fuente: Elaboración propia con base en: Universidad de Buenos Aire (2011) Informes técnicos-

Guía de redacción y presentación.

01/Informes Estadísticos

13

Lasestructurassinembargo,nodebenserrígidas,sinoadaptablessegúnlostemas que se traten y los tipos de informes que se pretenda presentar.

Para elaborar un informe estadístico se deben seguir tres pasos que facilitarán el proceso: planear, redactar y revisar.4

Pasos para desarrollar un informe estadístico“El hombre que se prepara, tiene media batalla ganada”

(Miguel de Cervantes)

02

Paso 1/ Planearen la primera fase se establecerán los aspectos funda-mentales para definir la ruta a desarrollar de nuestro do-cumento. las pautas fundamentales para planear lo que se va a redactar se establecen al responder las siguientes interrogantes: qué se quiere transmitir, para qué, a quienes va dirigido nuestro mensaje, y como se va a redactar, el tipo de lenguaje, qué recursos se usarán, etc. Asimismo debe tomarse en cuenta el tipo y el volumen de la información a fin de estimar el tiempo necesario para el desarrollo del informe.

Laplaneaciónpuedeenfocarseentresaspectosfundamenta-les: la estructura y el contenido, la forma y el tiempo.

En cuanto a la estructura y contenido, primeramente se debe definir el objetivo de nuestro documento, e identificar a los potenciales lectores. Para transmitir el mensaje efectiva-mente, hay que conocer las características de nuestros lectores,5 por ejemplo si los lectores serán tomadores de decisiones, o funcionarios públicos, nuestro documento debe estar orienta-do a satisfacer las necesidades de información que ellos tengan sobre determinado tema. Paralelamente, se debe recopilar la información necesaria para la elaboración del informe, bus-cando fuentes de información confiables.

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Teniendo esos aspectos definidos, se puede proseguir a generar ideas sobre el tema a tratar por medio de técnicas como la lluvia de ideas. Si el objetivo es siste-matizar información de la cual ya se dispone, es aconsejable ordenar las ideas, de manera que se pueda construir una estructura base del contenido, sobre la cual trabajar. Esta estructura no debe ser rígida, sino flexible para que en el proceso de construcción del documento pueda modificarse y mejorarse. Adicionalmente, es importante plantear los aspectos a tomar en cuenta en cada apartado.

Losaspectosmencionadosanteriormenteinfluiránenlaformadelinforme,se debe tomar en cuenta el grado de conocimiento sobre el contexto, la formación académica que tiene el público, así como otros aspectos para conocer el tipo de lenguaje y el grado de tecnicidad que se usará para abordar los temas. Adicional-mente, el estilo de redacción y el tipo de recursos esquemáticos a usar serán en gran medida influenciados por el tipo y volumen de información que se posee.

Finalmente, habiendo planeado la estructura, el contenido y la forma, es tras-cendental hacer una estimación del tiempo que utilizaremos en todo el proceso en el cual se construye el documento, para esto se puede hacer uso de herramientas como los cronogramas, en donde se puntualiza el avance deseado por días, sema-nas o meses.

El paso uno es de suma importancia, pues sin una buena planeación, el paso tres que corresponde a la revisión, puede llegar a ser muy complicado, teniendo que modificar aspectos de fondo en el contenido.

Losaspectosatomarencuentaenlaplanificación:

02/Pasos para desarrollar un informe estadístico

estructura y contenido Forma tiempo

¿Cúal es el objetivo?, ¿Qué tipo de público?,

¿Qué información contendrá?.

¿Qué tipo de lenguaje se

utilizará?, ¿Qué tipo de recursos esquemáticos?.

¿Cuánto tiempo se necesita?,

desarrollo de un cronograma.

Fuente: Elaboración propia.

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Una vez planificado cada aspecto mencionado, se puede proseguir al paso dos que se explica a continuación.

Al momento de redactar es recomendable buscar modelos sobre el docu-mento que queremos construir para tener una idea más clara sobre el panorama, y partir de ahí para incluir nuestro propio esquema de ideas. Otro consejo muy práctico es mantener una lectura constante de lo que se está escribiendo para con-cretizar las ideas que queremos transmitir.

Algunos elementos para tener en cuenta al momento de escribir:

Paso 2/ redactarConsiste en plasmar las ideas generadas en la planeación en base a la información recaudada. el paso uno supone un cimiento importante para el proceso de construcción de un documento, se debe hacer uso de un lenguaje claro, según el público al que el documento va dirigido. adicionalmente se puede auxiliar de otros recursos como el lenguaje visual.

Al finalizar el documento es recomendable tener un tiempo de descanso de la lectura, esto nos ayudará a retomar la revisión con una “mirada fresca”, permi-tiéndonos registrar errores y fallas de cualquier tipo. Adicionalmente, un primer lector puede ayudar a que nos aseguremos que el mensaje es transmitido.

Concisión

evitar las oraciones excesivamente largas.

Cohesión

evitar palabras irrelevantes

Claridad

Hacer explícito lo escondido

Coherencia

usar marcadores de discurso

Precisión

elegir palabras concretas

Paso 3/ revisarConsiste en mejorar el contenido, eliminando lo innecesario y agre-gando información necesaria que por alguna razón fue omitida. ade-más, el proceso conlleva suprimir errores de forma, como la ortogra-fía y la redacción, precisar la información, y mejorar la presentación, entre otras.


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Contrastar lo planeado con lo escrito, enfocándose en el cumplimiento de los objetivos del texto, editando lo necesario y garantizando una transmisión exitosa del mensaje.

reVisarPaso 3

Larevisióneselcontrasteentreelproductofinalyloplanificadoenlaprime-ra etapa de este proceso. Debe ponerse especial atención en los aspectos planifica-dos, verificando si el contenido, la estructura y la forma, responden a los objetivos planteados en un primer momento. Una vez editados los errores, se procederá a verificar si el contenido responde a lo que tratamos de transmitir y a las pautas mínimas de claridad según el público al cual nos dirigimos. Además, es necesario cerciorare que el contenido de los recursos esquemáticos como cuadros, gráficas, tablas, etc. sea el correcto y tenga la claridad requerida.

Revisar es equivalente a pulir el contenido, es importante poner especial in-terés en sus detalles del contenido y editar de acuerdo a ello.

Resumiendo:

Al planificar a parte de definir los elementos básicos como el objetivo, público, tiempo, etc. se debe poner especial atención en la información principalmente en la consolidación y la validación de los datos.

PlanearPaso 1

Hacer uso de herramientas como la lluvia de ideas, y la construcción mental de ideas para plasmarlas en el documento.

esCribirPaso 2

notas.

4. Secretaría de la Función Pública, Estados Unidos Mexicanos

“Lenguaje Claro”. 2007.

5. Ibídem.


02/Pasos para desarrollar un informe estadístico

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Existen diversos tipos de informes estadísticos que se acoplan, entre otros aspectos, a diferentes públicos y al tipo y amplitud de la información que se quiere presentar. En este apartado se abordarán cuatro diferentes tipos de informes estadísticos: los anuarios, las infografías, los fact sheets, y las fichas técnicas.

3.1 anuarios

Un anuario es un documento que se publica como guía para determinadas profesiones, con información, direcciones y otros datos de utilidad.

Sus principales características son:

a Tienen periodicidad anual.b Habitualmente recogen datos del año anterior.c Son obras de referencia o guías especializadas para deter-

minadas profesiones o áreas de conocimiento.d Recopilan datos de diversa índole y de un área geográfica

concreta.

Al momento de redactar un anuario se debe tomar en cuenta los pasos para el proceso de elaboración de un informe estadístico descritos anteriormente así como los aspectos refe-

tipos de Informes estadísticos“Cuando la información se organiza, surgen las ideas”

(Jim Rohn)

03

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rentes a un uso correcto del lenguaje contenidos en el apartado número cuatro. En general, estos pasos básicos son: Planear + Escribir + Revisar,6 sin embargo, existen algunos elementos que podemos agregar a este proceso cuando se trata de un anuario estadístico, principalmente a la etapa de la planeación.

Dentro de la planeación, a los pasos planteados en este cuaderno metodoló-gico7 se agregan otros elementos en los cuales se pone especial atención a la Infor-mación como son la consolidación y la validación.

Consolidación: Si lo que queremos generar es un anuario estadístico de datos que provienen de distintas instancias, se debe hacer énfasis en la calidad del proceso por el cual atraviesa la información que vamos a utilizar.

Un momento importante de ese proceso, es la consolidación de los datos en las bases o formularios. Estos instrumentos, deben estar elaborados correctamen-te, de modo que garanticen la calidad de la información que el documento con-tendrá. Se debe hacer uso de métodos de limpieza y revisiones periódicas con el fin de obtener insumos de alto nivel.

Validación: Posterior a la consolidación, se debe emprender un proceso de valida-ción de la información consolidada8 por parte de las instituciones involucradas en lageneracióndedatos.Lavalidaciónconsisteenunarevisiónacuciosadelainfor-mación vertida en los formatos de consolidación. El resultado de este paso debe ser la validación total de los datos que serán el insumo primario para el documento.

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03/Tipos de informes estadísticos

3.2 inFograFÍas

Se puede definir las infografías como una unidad espacial en la cual se utiliza una combinación de códigos icónicos y verbales para entregar información amplia y precisa para la cual un discurso o un informe ampliamente narrativo resultaría más complejo y requeriría de más espacio.9

Lasinfografíasusualmentecontienen:

1. Acontecimientos2. Procesos3. Sistemas4. Divulgación 5. Información científica6. Información periodística

Este tipo de informe es un ejemplo de la complementariedad que puede exis-tir entre el lenguaje verbal escrito y el lenguaje visual para la transmisión de un mensaje. Existen tres categorías en las cuales podemos clasificar las infografías:

a Científicos o técnicos, que pueden encontrarse en manuales científicos o técnicos con la simple asociación entre texto y dibujo.

b Los infográficos de divulgación, que se encargan de comunicar informa-ción ya sea ésta técnica o científica, por medio de la imagen y han servido también al mejoramiento de las técnicas y herramientas de diseño.

c Los infográficos de tipo noticioso o periodístico, que han estado presentes en la prensa para transmitir información a manera de historietas ubicando los hechos en un contexto y tiempo determinados.10

Adicionalmente, existen distintos tipos de infografías. A continuación se

puntualizan los aspectos más relevantes sobre cada uno.

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Tipos de infográficos

Diagrama infográfico: Presenta gráficos en donde es usual reemplazar las barras de histogramas por pictogramas, resulta muy sugestivo y fácil de asimilar para el público.

Infográfico iluminista: en este tipo de infográficos el texto sigue siendo lo más importante, a su vez está acompañado por pictogramas o iconémas que lo ilustran.

Fuente: http://vicrey13.blogspot.com/2012/09/contenido-de-cafeina.html

Fuente: http://img.terra.com.br/i/2003/03/31/42031_in.gif

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Info-mapa: básicamente son mapas con ilustraciones que brindan información específica, por ejemplo mapas económicos, mapas de turismo, etc.

Infográficos de 1°nivel: usan el texto de anclaje, es decir que el texto comúnmente llamado “pie de foto” entra en el marco icónico. Se compone básicamente de: títu-lo, texto de anclaje e ilustración. Se caracteriza porque el texto permanece fuera de los iconemas que conforman la ilustración es decir en los márgenes de la imagen.

Fuente: http://www.informador.com.mx/mexico/2013/429416/6/dividen-al-pais-en-cinco-

regiones-para-combatir-crimen-organizado.htm

Fuente: http://www.uss.cl/infografias/aprenda-a-detectar-los-sintomas-de-enfermedades-

invernales/

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Infográficos de 2°nivel: El texto dentro de estas infografías es parte de la dinámi-ca de la misma, como ocurre en las historietas.

Secuencias espacio-temporales: El infográfico se concentra en seguir la secuen-cia de los acontecimientos que transcurre en el tiempo y sus etapas.

Fuente: : http://www.cubadebate.cu/noticias/2010/10/01/infografia-el-rescate-de-correa/#.

U87QqPl5Pxt

Fuente: http://ciudad-futura.net/2010/11/page/2/

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Infográficos mixtos: debido a los infográficos pueden dividirse en diversas viñe-tas, estas pueden responder a diferentes tipos de infográficos, resultando muchas combinaciones.

Megagráficos: Este tipo de infografía por lo general es más compleja y presenta una gran cantidad de información. Es diferente a los anteriormente mencionados, pues tiende a usar una gran cantidad de espacio con el fin de transmitir la mayor cantidad de información posible.

Fuente: http://soydey.blogspot.com/2012_04_01_archive.html

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Una vez hemos estudiado los tipos de infográficos surge la pregunta: ¿Cómo hacer una infografía? Podemos identificar los siguientes pasos:

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definir objetivos y público Definir los objetivos que perseguimos con el infográfico que vamos a crear. Es importante establecer cuál será el fin al transmitir la información; además de definir el pú-blico al cual nos dirigimos.

definir tipo de infográfico Como mencionamos anteriormente, existen diversos tipos de infográficos, debemos escoger uno según el tipo de in-formación, su amplitud, y el objetivo que nos planteemos.

definir herramienta informática Seleccionar la aplicación a utilizar entre las diversas herra-mientas electrónicas existentes para crear infográficos, en su mayoría en línea; explorarlas para conocer sus propieda-des y definir cual se adapta más a lo que buscamos crear.

escoger la informaciónEscoger sobre qué vamos a elaborar el informe: aconteci-miento, proceso, sistema, etc. e incluir las variables que se consideren necesarias sin sobrecargar el material.

crearEjecutar lo que hemos planteado en los pasos anteriores, usando un lenguaje claro, y usando la creatividad en los re-cursos esquemáticos o iconémas.

Revisar y Editar Finalmente, es importante revisar y editar teniendo en cuenta las reglas del lenguaje y si es posible tener un primer lector para recibir sus comentarios y consideraciones como parte de un proceso de retroalimentación.

01

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Estos son algunos pasos sugeridos para facilitar la generación de estos recur-sos. Sin embargo, el proceso no es rígido y de acuerdo a la información que se quiere dar a conocer se pueden presentar más o menos pasos.

3.3 FaCt sHeets

Las fact sheetsuhojas informativas son, como sunombre lo indica, hojas quetransmiten información sobre un tema en específico. Su contenido es básicamente un resumen que comprende la información esencial sobre un tema, se pueden uti-lizar dibujos u otros recursos esquemáticos, pero el contenido principal es el texto. Su objetivo es instar al público a realizar algo. Por ejemplo, si generamos una hoja informativa sobre la violencia escolar, y sus consecuencias, queremos concientizar a la población estudiantil sobre el daño que hace este tipo de fenómenos y generar uncambio.Lashojasinformativassonfácilesderealizarydecomprender.Sudi-seño es sencillo y no tiene un formato específico.

Este tipo de documento se puede generar en cualquier institución con diver-sos objetivos y a cualquier público. Son comúnmente usados en el ámbito guber-namental, empresarial, universidades, organizaciones no gubernamentales, orga-nizaciones religiosas entre otras. Para desarrollar una Hoja Informativa podemos seguir los pasos básicos antes expuestos: Planear + Redactar + Revisar.11

Adicionalmente, como en el caso del anuario, es importante poner atención en la información que se va a presentar, ya que por el tipo de formato (básicamente una página) se debe tomar lo esencial, depurando el contenido específico sobre un tema.Lahojainformativaesencialmentedespertaráelinterésenellector,lleván-dolo en el mejor de los casos, a profundizar en los temas de manera individual. Por esta razón, cuando se hacen hojas informativas, es importante saber resumir la información.

Algunos consejos para tomar en cuenta al momento de generar hojas infor-mativas:

1 Unapáginaesmejor:Lainformacióndebeserprecisayconcretaycumplirsuobjeto, no se necesita mucho espacio, siempre es mejor usar una sola página para no aburrir al lector o perder su interés.

2 Debe ser legible, es recomendable usar fuentes simples y con un tamaño de al menos 12 puntos.

3 Mantener breve el texto: la información debe estar resumida de la mejor ma-nera, tratando de transmitir al lector lo esencial sobre el tema.

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4 Es recomendable incluir, en el primer párrafo, la clave de toda la información que queremos transmitir como: ¿Cuál es el problema? ¿Qué medidas se nece-sitan? ¿Cuál es el mensaje principal?

5 Resaltar en lo que se quiere hacer, es decir utilizar negrita, recuadros y otros para poner énfasis en lo que tratamos de exhortar.12

Ejemplos de Fact Sheet:

Fuente: http://baybridgeinfo.org/factsheets

Fuente: http://www.greenpeace.org/new-

zealand/en/reports/FACTSHEET-Protec-

ting-Forests/

Fuente: http://www.getreadyforflu.org/

new_pg_facts.htm

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3.4 FiCHas téCniCas

Lasfichastécnicasresumenlascaracterísticasdeunprocesotécnico,unmecanis-mo de medición o de un producto. Se debe tomar en cuenta la mayor cantidad de aspectos relevantes que describan a detalle el objeto de la ficha técnica. En general, es un documento de una sola hoja en el que se registran, de forma normalizada, los datos esenciales de una materia específica.13 Son usadas ampliamente en diferentes ámbitos, por ejemplo en el comercial para describir cierto producto, o en el acadé-mico, para recoger datos importantes sobre algún documento en específico.

Lasfichastécnicasrecogenunadescripcióndelaspropiedadesycaracterísti-cas de un producto en específico. Por ejemplo, los productos alimenticios almace-nan sus principales datos, en una ficha técnica, en donde describen el producto, sus ingredientes, las condiciones de envase y preservación, etc. También existen fichas técnicas de medicamentos, en donde se ofrece al lector un resumen de los datos más importantes sobre éstos. Por ejemplo, los componentes, y sus cantida-des, los preservantes, indicaciones de tratamiento, etc.

De igual manera si nos encontramos con una ficha técnica de un documen-to, ésta orienta al lector sobre el contenido del documento, su autor, el tema, los apartados que contiene, la fecha en la cual se realizó, y cualquier otro aspecto que se considere importante sobre el escrito.

En el caso de tratarse por ejemplo de fichas técnicas de indicadores contiene otra serie de elementos como descripción, justificación, grupo al que pertenece el indica-dor, fuente de datos, términos asociados, método de medición en donde se explica la metodología de medición de los datos, formas de presentación del dato (como por-centajes, tazas, o razón), método de estimación, frecuencia esperada de cálculo, limi-taciones, comentarios, responsable de la medición, entre otros aspectos relevantes.

Debido a esto no existe un formato de ficha técnica prediseñado. Por el con-trario, la estructura es flexible y se adapta al objeto del que describe. Al momento de realizarla, se deben identificar los aspectos importantes del objeto, para brin-dar nociones orientativas sobre él y una descripción en corto. El diseño es libre, pero por lo general, se utilizan cuadro y tablas donde la información se vacía en las casillas respectivas, esto permite tener la información ordenada, y fácil de leer.

A continuación se presentan algunas fichas a manera de ejemplo

28


Fuente: http://www.scielo.org.co/scielo.php?script=sci_arttext&pid=S0121-

50512010000300008&lng=pt&nrm=is&tlng=es

Fuente: http://www.leondariobello.com/

29


Fuente: http://www.plusmoto.com/piaggio-x10-senda-maxi-scooters.html

30


notas.

6. Consultar el apartado 2 “Pasos para redactar un informe

estadístico”.

7. Ibídem

8. Observatorio e Índice de Seguridad Democrática del SICA. “Guía

Metodológica para la elaboración del Anuario de Estadísticas

Policiales Regionales de la Comisión de Jefes y Jefas y Directores

y Directoras de Policía de Centroamérica, México, El Caribe y

Colombia.

9. Recuperado de Tomado del curso taller: Fortalecimiento de las

capacidades para la elaboración de reportes estadísticos. Facilitado

por Karina Barrios. Marzo de 2014.

10. Colle, Raymond “Infografía: tipología” Revista Latina de

comunicación Social, 2004

11. Consultar el apartado 2 “Pasos para redactar un informe

estadístico”.

12. How to create fact sheets and action alert http://www.cthealthpolicy.

org/toolbox/tools/fact_sheets.htm Consultado 3 de julio de 2014

13. Ministerio de Trabajo y de Asuntos Sociales de España.

“Documentos: Definiciones”. 1983.

31


Todo tipo de informe tiene como objetivo primordial trans-mitir un mensaje a un público determinado. En el caso de los informes estadísticos de tipo descriptivo, se pretende traducir las estadísticas en una narración que describa los fenómenos plasmados en números.

Para poder comunicarnos eficientemente con los lectores, es de suma importancia hacer un correcto uso del lenguaje es-crito y visual. El lenguaje escrito es importante porque perma-nece en el tiempo, de manera que el lector puede consultarlo y compartirlo las veces que sea necesario. El lenguaje visual, por su parte, permite transmitir información compleja usando recursos esquemáticos que la simplifican. Sin embargo, sin un correcto uso del lenguaje, ya sea este escrito o visual, el mensaje se trans-mite de la manera incorrecta, o simplemente no se transmite.

Para tener una buena comunicación escrita con nuestros lectores es importante tener conocimientos básicos sobre los siguientes aspectos:

• Laimportanciayusoadecuadodellenguaje.• Lasventajasydesventajasdellenguajeverbalyvisual.• Laidentificacióndelpúblicoparalaredaccióndeunin-

forme.

la transmisión del mensaje“si no sabéis comunicar bien con los demás, no sabréis

convencer ni motivar. si no sabéis comunicar estaréis

mal informados..”

(Robert Papin)

04

32


4.1 iMPortanCia y uso adeCuado del lenguaJe

Como se menciona en la parte introductoria de este apartado, el lenguaje claro es importante porque permite transmitir eficientemente el mensaje que se plasma al escribir o usar recursos esquemáticos, pero en algunas ocasiones, escribir de manera clara no es tan sencillo, ya que se requiere de una selección delicada de las palabras, además de darles el orden lógico para lograr una buena redacción.

Al momento de redactar podemos plantear ciertas preguntas que pueden contribuir a utilizar el lenguaje más claro y adecuado en el informe estadístico que vamos a desarrollar. Algunas de ellas son:14

• ¿Para qué? Definir el objetivo de nuestro informe debe ser el punto de partida para su

elaboración y para establecer el lenguaje a utilizar. En tal sentido, algunos de los objetivos para los que usualmente se elabora un documento estadístico suelen ser: informar a las autoridades sobre situaciones sobre las que la insti-tución tiene competencias; analizar el comportamiento del tema que la ins-titución atiende; intuir o proyectar posibles comportamientos o tendencias sobre el tema que la institución aborda; colocar en la agenda institucional un tema que aún no es considerado; contribuir a la toma de decisiones sobre un tema en particular; informar a la población y a los medios de comunicación sobre una temática en particular; entre otros.

• ¿Qué es lo que deseamos comunicar en el documento? El escritor se debe centrar en qué se busca transmitir al público. Para esto se

debe tener claro el objetivo de nuestro escrito; por ello es importante plan-tearse dicho objetivo de manera clara. Esto está ligado al para qué de nuestro escrito.

• ¿Qué es lo que el documento contendrá? Dentro de los contenidos más usuales están: estadísticas sobre registros ad-

ministrativos, datos o resultados sobre el desempeño institucional, proyec-ciones sobre el tema que la institución atiende, resultados de un análisis de datos recopilados, comparaciones, entre otros.

33

04/La transmisión del mensaje

• ¿A quién está dirigido? El escritor debe plantearse el público al cual dirigirá el informe; quiénes

son los destinatarios intermedios y finales, qué posibles públicos estarán en contacto con dicho documento y para qué será utilizado y cuál es el fin que cumplirá en manos de dichas personas. En el caso de los informes estadísti-cos descriptivos, su fin, como lo dice su nombre, es describir lo reflejado por medio de estadísticas.

• ¿Cómo? El cómo, también es un elemento de mucha importancia, ya que además de

las palabras, y las frases, se deben tomar en cuenta otros recursos que contri-buyan a la eficacia en la transmisión del mensaje como los recursos esquemá-ticos, gráficas, esquemas, dibujos etc.

Habiendo establecido lo anterior, para emprender la escritura es importante tener en cuenta algunos tips que facilitarán este proceso.

1. Usar palabras simples y concretas

Para mayor asimilación por parte del lector, es preferible el uso de palabras sencillas y naturales. Es aconsejable buscar los sinónimos que faciliten la comprensión. Al momento de transmitir un mensaje, las palabras sencillas nos permitirán llegar a casi cualquier tipo de público, logrando el mayor porcentaje de comprensión en la lectura. Sin embargo, es siempre indispensable considerar al tipo de público al cual nos dirigimos y adecuar el lenguaje al grado de formalidad que sea requerido.

Muchas veces no se puede prescindir de las palabras técnicas ya que puede conducir a los lectores a la confusión, lo más apropiado en esos casos es utilizarlas y hacer uso de recursos como el glosario o notas aclaratoria al pie de página, para terminar de esclarecer los términos que no se usan comúnmente.

Por otro lado, es aconsejable usar palabras que nos indiquen con precisión lo quesetratadetransmitir,porejemplo:noeslomismodecir“Lapolíticaesunacosacomplicada”quedecir“Lapolíticaesunacienciacomplicada”.Usarpalabrasconcretas clarifica el mensaje porque éstas especifican los sujetos y objetos a los cuales nos estamos refiriendo y sus cualidades.

34


2. Suprimir las palabras innecesarias

Se sugiere eliminar las palabras que no son necesarias en los textos. Existen pa-labras dentro de los documentos que más que agregar información sirven sim-plemente para adornarlo. Por eso cuando no sean realmente necesarias es mejor eliminarlas, ya que eso permitirá que los lectores identifiquen de manera más sen-cilla las partes fundamentales en los textos. Por ejemplo:

“Este manual de instrucciones fue preparado para ayudar a nuestros agentes, para que sean más serviciales con sus clientes”.

“Preparamos este manual de servicio al cliente para apoyar a nuestros agentes”.

3. Usar los verbos adecuadamente

Un buen uso de los verbos es también muy importante al momento de construir oraciones, adecuándolos según su significado. Es preferible buscar verbos de fácil comprensión para los lectores para no complicar la transmisión del mensaje, ade-más de evitar verbos que tengan su origen en otro idioma como es el caso de los anglicismos.

Adicionalmente, se debe aplicar el uso adecuado de los tiempos y modos ver-bales. En caso de no estar seguro, los recursos en internet pueden ser de mucha ayuda. En español, los verbos se conjugan en cuatro modos: indicativo, subjunti-vo, condicional e imperativo.15

a El tiempo indicativo, se utiliza para describir el mundo de la realidad: qué es (presente), qué era (pretérito), qué será (futuro).

b El subjuntivo por su parte, se utiliza para expresar conceptos que son hipo-téticos, contrario al hecho, los que incorporen la expresión de las sensaciones del orador hacia un estado o una acción;

c En el caso del modo condicional, éste se utiliza para expresar incertidumbre, particularmente (pero no exclusivamente) en oraciones condicionales, por ejemplo: “Si realizara ejercicios, podría bajar de peso”.

d Finalmente, el modo imperativo expresa una orden, solicitud o prohibición, éste puede ser afirmativo y negativo.16

35


Otro aspecto que muchas veces presenta un problema de redacción es el uso de la voz activa y la voz pasiva. En la voz pasiva el sujeto recibe el efecto de una acción, mientras que en la voz activa, el sujeto realiza la acción. Es aconsejable el uso de la voz activa en los documentos ya que no se presta a confusiones como frecuentemente puede suceder con la voz pasiva. Por ejemplo, es más sencillo decir “Pedrotabulólosdatos”que:“LosdatosfuerontabuladosporPedro”.

Lostips anteriores servirán para formular oraciones y frases más sencillas para el lector, buscando reflejar una estructura más básica: sujeto, verbo, complementos.

4.2 lenguaJe esCrito y Visual

Dentro de los documentos, al igual que el lenguaje verbal escrito, el lenguaje vi-sual cumple un papel muy importante pues permite transmitir los mensajes claves y clarificar lo que se ha transmitido por medio del lenguaje escrito. Partiendo de esto, podemos afirmar que el lenguaje escrito y el lenguaje visual, pueden jugar papeles complementarios en la construcción de informes estadísticos.

Algunas de las ventajas del lenguaje escrito son:

a Es meditado, permite escoger de manera más cuidadosa las palabras y expre-siones que podemos usar para transmitir nuestras ideas.

b Su naturaleza permite que la información sistematizada en un documento sea consultada de manera atemporal, ya que el mensaje queda guardado para futuras consultas.

c Se puede compartir con facilidad.d Se complementa con facilidad con otros recursos como el lenguaje visual.

Asimismo, el lenguaje visual es un recurso para explicar ciertos aspectos den-tro de un documento. Algunas de sus virtudes son:

a Contribuye a la clarificación de los conceptos vertidos a manera de texto den-tro de un documento.

roberto se ejercita todas las noches (Modo indicativo)

es preciso que roberto se ejercite todas las noches (Modo subjuntivo)

¡ejercítate todas las noches! (Modo imperativo)

si yo tuviera tiempo me ejercitaría todos los días (Modo condicional)

36


b Son una manera ilustrativa y menos monótona de transmitir información. c Permite sintetizar información.

El lenguaje escrito nos permitirá ampliar en toda la información necesaria para generar análisis, y el lenguaje visual nos permitirá mostrar síntesis de fácil compresión.

4.3 redaCCión de un inForMe según el PúbliCo

Uno de los factores más importantes a tomar en cuenta al redactar un informe es a quién está dirigido el mismo. Determinar el público lector, nos ayudará a esta-blecer el lenguaje que es más viable usar, para transmitir los mensajes de manera más correcta y eficaz.

Algunas de las preguntas que se deben hacer para considerar a nuestro pú-blico meta son:

¿Quiénes son?; ¿Qué hacen?; ¿tienen todos las mismas características?; ¿Cuál es su nivel de lectura?; ¿Qué conocimientos tienen sobre un tema en específico?; ¿Qué pueden pensar sobre el texto?; ¿Qué tono y que tipo de lenguaje usar?

Si el público meta fuesen tomadores de decisiones, es preferible presentar un texto que sea atractivo y que a su vez recopile la información más relevante sin entrar en demasiados detalles técnicos, que contenga lenguaje claro y conciso, y que el orden sea adecuado.

tomado del curso taller: Fortalecimiento de las Capacidades para la elaboración de Reportes

estadísticos.

notas.

14. Ampliación sobre la base de: Levis, Diego. “Elementos básicos

para una comunicación escrita eficaz”. 2007.

15. “Modos y tiempos verbales en español”. http://www.esfacil.eu/es/

verbos/3-modos-y-tiempos-verbales-en-espanol.html Consultado

26/6/2014

16. Ibídem

37


Dentro de la información estadística para la elaboración de in-formes podemos hacer uso de dos ramas de la estadística:

a Estadística descriptiva: “es la rama de las Matemáticas que recolecta, presenta y caracteriza un conjunto de datos (por ejemplo, edad de una población, altura de los estudiantes de una escuela, temperatura en los meses de verano, etc.) con el fin de describir apropiadamente las diversas carac-terísticas de ese conjunto”.17 Es un método para organizar, resumir y presentar datos de manera informativa.

b Estadística inferencial: Métodos para determinar una propiedaddeunapoblaciónconbaseaunamuestra.Laestadística inferencial toma como base la realidad exis-tente a través de una parte de la población (muestra) para poder predecir o estimar lo que está ocurriendo en toda la población.18 Se le llama inferencial porque a través de una pequeña parte representativa del universo se infiere, deduce o concluye lo que está ocurriendo.

elementos de estadística descriptiva a considerar en los informes

05

38


Laestadísticadescriptivasuponeunaherramientamássencillapuesusame-nos métodos matemáticos, la estadística inferencial utiliza la teoría de la proba-bilidad para generar modelos matemáticos que representan una fotografía de la realidad, a partir de los cuales se construyen proyecciones.

5.1 CaraCterÍstiCas de los datos

• Enfoque: el enfoque para la recolección de los datos puede ser cualitativo, cuantitativo o mixto. En el caso de ser cualitativo, se usa la recolección de da-tos sin medición numérica para descubrir o afinar preguntas de investigación en el proceso de interpretación. Cuando es cuantitativo, se utiliza la medi-ción numérica en la recolección de datos para probar la hipótesis y establecer patrones y comprobar teorías.19Ladiferenciaentreestos,eslanaturalezadelos datos. Además puede usarse un enfoque mixto, mezclando los dos méto-dos según sea conveniente.

• Diseñoutilizadoenelestudio:experimental o no experimental. El diseño experimental es una técnica estadística que permite identificar y cuantificar las causas de un efecto dentro de un estudio experimental. En un diseño ex-perimental se manipulan deliberadamente una o más variables, vinculadas a las causas, para medir el efecto que tienen en otra variable de interés. El diseño experimental prescribe una serie de pautas relativas qué variables hay que manipular, de qué manera, cuántas veces hay que repetir el experimento y en qué orden para poder establecer con un grado de confianza predefinido la necesidad de una presunta relación de causa-efecto.20 En un estudio con diseño no experimental, se realiza sin manipular deliberadamente variables. Se basa fundamentalmente en la observación de fenómenos tal y como se dan en su contexto natural para analizarlos con posterioridad. En este tipo de estudio no hay condiciones ni estímulos a los cuales se expongan los sujetos. Lossujetossonobservadosensuambientenatural.21

• Universodeestudio:es el conjunto de personas, elementos o cosas que se quieren estudiar y por ende de los cuales se quiere obtener datos. En la es-tadística, el universo vendría a ser el total de elementos o datos estadísticos con características específicas que se poseen, de esta totalidad se extrae la muestra. El universo es pues, el conjunto de elementos de referencia sobre

39

05/Elementos de estadística descriptiva a considerar en los informes

el que se realizarán las observaciones en un estudio. Esta característica, debe ser definida desde los objetivos del estudio estadístico que ha de realizarse, en este proceso se establecen aspectos de tipo geográfico, sectorial y temporal, de los elementos estudiados. Al inicio del diseño metodológico del estudio, el universo se determina de manera preliminar, posteriormente, se precisa y se redefine ampliando o reduciéndolo.22

• Instrumentosderecoleccióndedatos: según Sabino (1992), un instrumen-to de recolección de datos es cualquier recurso del que se vale el investigador para acercarse a los fenómenos y extraer de ellos información. De éstos se pueden destacar dos aspectos que los conforman: la forma y el contenido. En cuanto a la forma encontramos los diversos tipos de instrumentos como los cuestionarios, análisis de contenidos, observación entre otras formas de reco-lección.23 El contenido se refiere a los ítems enumerados en los instrumentos, queespecificalainformaciónquenecesitamosextraer.Losdatosquepuedenserrecolectadospuedenserdatosprimariosydatossecundarios.Losdatosprimarios son los recogidos de primera mano, es decir que se adquieren por medio de encuestas, cuestionarios, entrevistas, etc. Y los secundarios son da-tos que provienen de una recolección previa por parte de las instituciones, por ejemplo en el caso de las instituciones de gobierno, los datos que éstas pueden proveer, han sido registrados por medio de formatos diversos y han sido almacenados.

5.2 ForMas de PresentaCión de los datos

Lainformaciónestadísticapuedeserpresentadadediversasformas,acontinua-ción se mencionan y explican las principales.24

1 Datos brutos: En general, se llaman datos brutos los obtenidos por procedi-mientos simples y directos, para distinguirlos de los datos elaborados para un análisis determinado. Constituyen series de números absolutos, presentados generalmente en forma de cuadros estadísticos, o tablas estadística.25

2 Media: Es la suma de todos los valores observados en una población o en una muestra entre el número de valores de la población o la muestra. Sus princi-pales propiedades son: a. Todo conjunto de datos o intervalos de valor posee una media. b. Todos los valores se encuentran incluidos en el cálculo de la media. c. Lamediaesúnica.

40


3 Mediana: Punto medio de los valores, una vez que se ha ordenado de menor a mayor o de mayor a menor. Sus principales propiedades son:

1. No influyen en ella valores extremadamente pequeños o grandes.2. Es calculable en el caso de datos de nivel ordinal o más altos.

4 Moda: Valor que aparece con mayor frecuencia. Es especialmente útil para resumir datos de nivel nominal.

5 Porcentaje: Expresa la proporción de un dato frente al total de datos anali-zados en una base de 100. Nunca el dato individual puede ser mayor al dato total del cual procede. También los porcentajes se llaman frecuencias rela-tivas, porque la frecuencia se pone en relación o se relativiza contra el total. Esto es muy útil al hacer comparaciones entre grupos de diferentes tamaños. Fórmula general:

PorCEnTAjE (%) =(FrECuEnCIA DE unA CATEGoríA)

total de FreCuenCias•100

6 Porcentaje promedio: Es el resultado de obtener la media de un grupo de porcentajes dados. El porcentaje promedio es representativo de esa distribu-ción y se encuentra en el punto medio de la misma.

7 Razóndecambio: Este es una medida de la magnitud del cambio entre dos períodos de tiempo. Usualmente esta magnitud se expresa en porcentaje para relativizar el cambio. Si la razón de cambio es positiva indica un incremento del período 2 frente al 1. Si la razón de cambio es negativa significa una dis-minución del período 2 frente al 1. Su fórmula más general es la siguiente:

rAzón DE CAmbIo (En %) =VAlor ACTuAl - VAlor AnTErIor

Valor anterior•100

8 Registros: Puede ser entendida como la unidad de análisis, es decir un regis-tro es la muestra que es descrita, clasificada, cuantificada o medida y que un conjunto de registros constituyen el universo de análisis. Ejemplos de regis-tros son: un homicidio, un robo, un decomiso, etc.

9 Tasa: Expresa una proporción entre un dato y la población de la cual esta pro-cede. Típicamente las tasas utilizan como base una población de un país o un

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áreaespecíficaydeacuerdoalManualdeINTERPOL(INTERPOL,2006)es una razón con una medida de cada 100,000. Esta medida se utiliza mucho para medir la prevalencia de incidentes que sufre las personas. Su fórmula más general es:

10 Tasa promedio: Es el resultado de obtener la media de un grupo de tasas. Es usual hacer este cálculo a partir de un grupo de tasas estimada para un perío-do de tiempo y cuando se quiere conocer la tasa más representativa de dicho período.

11 Tendencia: Esta es una técnica que permite observar el comportamiento de un suceso en un período de tiempo. Para establecer una tendencia es nece-sariohacervariasmedicionesdelmismosucesoendiferentesmomentos.Laestimación será más precisa en tanto más mediciones se hagan, dado que esto permite observar el comportamiento del fenómeno y elaborar un modelo más preciso de estimación que reduzca el margen de error. Es típico elaborar tendencias anuales a partir de mediciones hechas en años anteriores.

12 La Variabilidad o Dispersión: determina el grado de acercamiento o distan-ciamiento de los valores de una distribución frente a su promedio de locali-zación, sobre la base de que entre más grande sea el grado de variación menor uniformidad tendrán los datos (sinónimo de heterogeneidad) y por lo tanto menor representatividad o confiabilidad del promedio de tendencia central o localización por haber sido obtenido de datos dispersos. Por el contrario, si este valor es pequeño (respecto a la unidad de medida) entonces hay una gran uniformidad entre los datos. Cuando es cero quiere decir que todos los datos son iguales.26 Existen tres tipos de variabilidad: Variabilidad sistemática y planificada; variabilidad típica de la naturaleza del problema y del experi-mento, y variabilidad sistemática y no planificada.

TASA (CADA 100,000 HAb.) =FreCuenCia de Personas VÍCtiMas

total de PoblaCión•100

42


notas.

17. Universidad Autónoma de México. “Estadística descriptiva”.

http://www.fca.unam.mx/docs/apuntes_matematicas/34.%20

Estadistica%20Descriptiva.pdf Consultado: 30 de junio de 2014.

18. Bonilla, Gidalberto. “Estadística 1”. 1998. UCA Editores.

19. Enfoque Cualitativo y cuantitativo de la investigación. http://

es.slideshare.net/aacevedolipes/2-enfoque-cualitativo-y-

cuantitativo-de-investigacin consultado el 16 de julio de 2014.

20. Diseño experimental. http://es.wikipedia.org/wiki/Dise%C3%B1o_

experimental Consultado el 24 de julio de 2014.

21. Investigación no experimental. http://www.ecured.cu/index.php/

Investigaci%C3%B3n_no_experimental Consultado el 24 de julio de

2014.

22. Food and Agriculture Organization. “Guía para encuestas de

demanda, oferta y abastecimiento de combustibles de madera”.

2000. http://www.fao.org/docrep/005/y3779s/y3779s00.

htm#TopOfPage

23. Para profundizar, consulte: Sampieri, Roberto. “Metodología de la

Investigación”. 1998.

24. Nota aclaratoria: las definiciones de este apartado son tomado

de OBSICA. Guía Metodológica para la elaboración del Anuario

Regional de Estadísticas Policiales”. 2013, a excepción de las que

poseen cita específica.

25. United Nations, Department of Economic and Social Affairs. “Dato

duro”. http://es-i.demopaedia.org/wiki/Datos_brutos Consultado 23

de julio de 2014.

26. “Medidas de Variabilidad” http://www.virtual.unal.edu.co/cursos/

ciencias/2001065/html/un1/cont_129_29.html Consultado 16 de

Julio de 2014.

43


Como se mencionaba anteriormente en los apartados referen-tes al uso del lenguaje, los recursos esquemáticos son de mucha ayuda al momento de transmitir información, ya que contri-buyen a clarificar los mensajes.

A continuación se ofrece información sobre los recursos esquemáticos más usados en los informes estadísticos: Gráfi-cas, cuadros y tablas, esquemas y mapas.

6.1 Cuadros y tablas

Loscuadrosylastablascontribuyenareflejarinformacióndemanera ordenada y simple. Son usados de manera común en los reportes estadísticos, como listados, bases de datos y resú-menesestadísticos.Lastablassirvenademásparacreargráfi-cos en algunos programas informáticos.

Para el caso de cuadros o tablas estadísticas, estos son al-gunos de los elementos que deben tenerse en cuenta:27

a Título: describe el contenido del cuadro o tabla con base a elementos como enunciado, cobertura geográfica y tem-poral y unidad de medida.

b Columna de matriz: enuncia las categorías, variables, clasificaciones o indicadores a los que se reflejen los datos, según su agrupamiento en renglones.

c Encabezadoencolumnasdelamatrizdecifras: enun-cian las categorías y clasificaciones de los descriptores de columna.

uso de recursos esquemáticos

06

44


d Matrizdecifras: es el espacio destinado a la incorporación de los valores cuantitativos de los datos o los símbolos que explican su ausencia.

e Pie de cuadro: son las precisiones conceptuales, técnicas o metodológicas que facilitan la comprensión de los datos presentados como notas, fuentes, y símbolos aclaratorios.

f Indicaciones de orden: expresan el número de cuadro y la secuencia de las partes cuando éste se fracciona. Lasiguientefiguraejemplificaloselementosmencionados:

a c

B

d

e

Algunos consejos prácticos:

1 Utilizar siempre encabezados que especifiquen el tipo de información que presenta en las columnas (nombres, años, edades, etc.)

2 Resaltar los totales y promedios generales. 3 Es recomendable hacer uso de colores según el grado de formalidad que tenga

el documento al cual insertaremos tablas, para que sea atractivo a la vista de los lectores.

recuperado: Instituto Nacional de Estadística y Geografía INGEGI. (2001) Presentación de

datos estadísticos en cuadros y gráfica. México.

45

06/Uso de recursos esquemáticos

6.2 gráFiCas

Lasgráficassonunaherramientapararepresentar informacióndemaneracon-creta. Es un recurso llamativo que facilita al lector afianzar la información que se transmite. Algunos de los programas más populares para la generación de gráficos sonMicrosoftExcel,Birt,OpenOfficeyLibreOffice,endondesegenerantablasde datos y a partir de ahí se insertan los gráficos según la información que trata-mos de presentar.

Existen diversos tipos de gráficos. Entre los más comunes podemos mencio-nar los gráficos circulares o de pastel, los gráficos lineales, de columnas, común-mente conocidos como gráficos de barras, gráficos de dispersión, entre otros.

tiPo de gráFiCo deFiniCión uso

gráFiCos CirCulares28

Muestran el tamaño de los elementos de una serie de da-tos, en proporción a la suma total de los mismos.

Es útil para representar proporcio-nes de distintas clases dentro de unamuestra.Lamuestraesrepre-sentada por un círculo y cada una de las clases que la componen, por un sector de éste.

gráFiCos de ColuMnas y

barras29

Losgráficosdebarraspermi-ten representar la frecuencia en cada uno de los niveles de lasvariablesdeinterés.Losrectángulos o barras pueden estar colocados horizontal o verticalmente.

Sirven para representar valores por medio de barras y columnas, las cuales son proporcionales al valor que representan.

gráFiCos lineales30

Muestra una serie como un conjunto de puntos conecta-dos por una línea.

Losgráficosdelíneasseusanpararepresentar grandes cantidades de datos que tienen lugar durante un período continuado de tiempo.

Cuadro 2. Tipos de gráficos

Fuente: elaboración propia.

El siguiente esquema nos brinda orientaciones básicas sobre cómo elegir un gráfico según la estructura de la tabla de datos.

46


Algunos consejos útiles para generar buenas representaciones gráficas:

1 Se suele situar en el eje de las abscisas los valores o puntuaciones de la variable crecientes de izquierda a derecha. En el de ordenadas las frecuencias, sean estas absolutas, relativas, absolutas relativas o absolutas acumuladas.

2 Se debe incorporar al gráfico la información necesaria para su correcta com-presión. Si no es posible incluirla en la zona de datos, se debe situar fuera de ella en el texto o celdas adyacentes.

3 Cuando se desea presentar conjuntamente dos muestras de naturaleza y nú-mero muy distintas, es muy útil usar frecuencias relativas o porcentajes.

Fuente: tomado de roldán, Antonio. Guía de Excel 2010. Gráficos, pág.20.

Tipos de datos:¿Series

temporales o cortes

transversales?

Gráficos lineales o de barras

Sectores: para por-centajes y

frecuencias

Barras para otros

datos

¿Cómo elegir un gráfico según la estructura de tablas de datos31?

Otros: anillos,

radiales, áreas, etc.

Relaciona-dos: nubes de puntos

No rela-cionados:

barras, columnas

Dos o más conjuntos de datos

estadísticos

Un único conjunto de

datos

Cortes transversa-les (datos estáticos)

Series temporales (conjunto de datos o

varios)

47


4 No son convenientes los rótulos muy extensos, es conveniente el uso de abre-viaturas.

5 No se debe usar gráficos de áreas en estudios sencillos, pues pueden interpre-tarse mal.

6 En gráficos de porcentajes debe verse con claridad el nivel 100.7 Laslíneasdelgráficosedebendistinguirbiendelasdelrayado,siesnecesario

se cambia el grosor para mayor claridad.8 Si el gráfico no contiene datos numéricos, se debe acompañar con una tabla

que contenga dichos datos32.

6.3 MaPas ConCePtuales y esQueMas

Losmapasconceptualesyesquemassonherramientasquehoyendíaseutilizanfrecuentemente en casi todo los niveles académicos y laborales, pues tienen la vir-tud de facilitar la organización y síntesis de la información y presentarla de una manera más llamativa.

Estas herramientas contribuyen a la transmisión eficiente de la informa-ción, simplificando el proceso de aprendizaje de algunos conceptos, su objetivo

48


eje de las absisas

eje

de

las

ord

en

adas

título

nombre de series

Fuente

Zona de datos

Habitantes por país

espresentarconceptosenformadepreposiciones.Losconceptosseencierranencuadros, y las relaciones entre ellos se presentan por líneas y palabras de enlace que los unen33. Algunas de sus características son la jerarquización, ya que sitúa los conceptos, desde lo más general hasta lo más específico; la selección, pues exponen lo más importante de la información, y finalmente, el impacto visual que tienen, pues al ser simples y vistoso, contribuyen a una mejor asimilación de los conceptos vertidos.

Algunos de sus elementos para la construcción de éstos son:

a Conceptos: son eventos u objetos que se identifican con un nombre o etiqueta. b Palabras de enlace: palabras que se utilizan para unir los conceptos, pueden

ser conjunciones, adverbios, verbos, etc. c Preposiciones: Cuando las palabras de enlace permiten, junto con los concep-

tos, construir frases u oraciones con significado lógico y hallar la conexión entre conceptos, tenemos lo que se denomina preposiciones. También deno-minadas unidades semánticas o unidades de significado.34

d Líneasyflechasdeenlace:esfrecuenteelusodelíneasyfechasqueunanalosconceptos con las palabras de enlace para llegar a otro concepto.

e Conexiones cruzadas: Proporcionan una relación significativa entre dos con-ceptos situados en diferentes segmentos del mapa conceptual, para esto se utilizan las flechas.

Algunos consejos útiles a la hora de generar mapas conceptuales o esquemas:

1 Escoger los conceptos más importantes para incluirlos en el esquema.2 Partir del concepto más inclusivo o general dentro de la información que es-

tamos tratando de transmitir. 3 Elaborar el mapa en base a la jerarquía de los conceptos a ser presentados. 4 Tener especial cuidado en la presentación y vistosidad del mapa o esquema. 5 Evaluar el resultado final en base a las características y elementos básicos de

un mapa conceptual. 6 Revisarlo y mejorarlo.

Hoy en día se puede hacer uso de herramientas electrónicas para la gene-ración de mapas y esquemas, algunos programas de PC como Microsoft Word yVisio,yalgunosprogramasenlíneacomoCreately,LucidChart,Mindomo,Popplet, entre otros.

49


Figura 1. ejemplos de esquemas y mapas conceptuales

50


MaPas ConCePtuales

esQueMas

Fuente: elaboración propia.

Como se puede observar en el cuadro de ejemplos, la diferencia primordial en-tre un esquema y un mapa conceptual es el que el primero no usa palabras como co-nectores para entrelazar las ideas, mientras que los mapas conceptuales si las usan.

notas.

27. Instituto Nacional de Estadística y Geografía. México.

“Presentación de datos estadísticos en cuadros y gráficas” 2011.

28. Tipos de gráficos http://office.microsoft.com/es-es/excel-help/

tipos-de-graficos-disponibles-HA001233737.aspx Consultado 1 de

julio de 2014.

29. Tipos de gráficos http://escritoriorural.educ.ar/recursos/tipos-de-

graficos/ consultado el 1 de julio de 2014.

30. “Gráficos de líneas” http://technet.microsoft.com/es-es/library/

ms159640(v=sql.100).aspx Consultado 1 de julio de 2014.

31. Esta guía se ha retomado de Roldán, Antonio. Guía de Excel 2010.

Gráficos, pág. 20. Recuperado de: http//hojamat.es. Consultado 23

de junio de 2014.

32. Roldán, Antonio. “Guías Excel 2010”, año 2010.

33. “Mapas conceptuales” http://www.cienciasmc.es/web/anexos/07_

mapas.html consultado 2/7/2014.

34. Ibídem.

51


Bibliografía recomendada

bi

1 Bonilla, Gidalberto. (1998) Estadística I. 2 Colle, Raymond. (2004).Infografía: Tipología. Revista

LatinadeComunicaciónSocial.3 Instituto Nacional de Estadísticas y Geografía INEGI.

(2001) Presentación de datos estadísticos en cuadros y gráficos. 4 Universidad de Buenos Aires. (2011) Informes Técnicos-

Guía de redacción y presentación. 5 Levis,Diego.(2007).Elementos básicos para una comuni-

cación escrita eficaz.6 Naciones Unidas, Comisión Económica para Europa.

(2009) Cómo hacer comprensibles los datos.7 Sampieri, Roberto. (1991) Metodología de la Investiga-

ción. 8 Secretaría de la Función Pública, México. (2007) Len-

guaje Claro.9 Observatorio e Índice de Seguridad Democrática del

SICA, OBSICA. (2013) Guía Metodológica para la ela-boración del Anuario Regional de Estadísticas Policiales.

Sitios web para elaborar infografías:

• www.easel.ly• www.scoop.intel.com• www.vizualize.me

52


Este cuaderno metodológico se enfoca en los informes estadísti-cos de tipo descriptivo que se usan frecuentemente en el ámbito del trabajo estadístico y sirven para comunicar la información.

Dentro de este escrito, se presentan pautas generales sobre los in-formes estadísticos en sus distintos tipos, los pasos para construir cada tipo de informe, tomando en cuenta sus peculiaridades y ven-tajas. Se brindan algunos conceptos básicos de referencia para la formulación de estos informes como el uso correcto del lenguaje, la importancia de la claridad al transmitir el mensaje y algunos tipos de lenguaje como el escrito y visual; además se aborda la redacción de los informes según al público al cual están dirigidos y la calidad de la información que se transmite.



Cuaderno MetodológiCo sobre Informes estadístIcos

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