CONVENCIONES: TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL … · INSTITUCION EDUCATIVA ANAIME HOJA: 1 CODIGO M-...

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TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL PROCEDIMIENTOS DE APOYO A LA GESTIÓN VERSIÓN: 1 CODIGO: I-TRD-001

Elaborado por: Daniel J. Galarza Aponte - Asesor Gestión Documental Fecha: 24-09-15 Copia Controlada

Revisado por: Lisímaco Rojas Aranda - Rector Fecha: 25-09-15

Actualizado: No Aplica

Aprobación por : Comité Técnico de Archivo Fecha: 28-09-15

DE: 3

Archivo

Gestión

Archivo

CentralCT E M S

10.01

10.01.1 2 8 X

10.01.2 2 8 X

10.02

10.02.12 8 X

10.02.2 2 8 X

10.02.3 Acta de Entrega de Materiales 2 3 X

10.02.4 Acta de Reunión Administrativos 2 3 X

10.02.5 2 3 X

10.03

10.04 2 10 X

Fecha:

S- Selección

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN

Acciones de Tutelas

*Tutela

*Contestación

Derecho de Petición

*Solicitud

*Respuesta derecho

Una vez cumplido su ciclo vital, y el expediente una

vez terminado su tramite ya sea Judicial, penal, se

procede a realizar la eliminación por picado de las

subserie, ya que el expediente original, reposa en los

juzgados. Esta eliminación es aprobada y asesorada

por el Comite Interno de Archivo de la Institución

Educativa, dejando como evidencia el inventario de los

documentos eliminados.

Entidad Productora:

Oficina productora: RECTORIA

HOJA: 1INSTITUCION EDUCATIVA ANAIME

CODIGO

M- Microfilmación

2 X

CIRCULARES

ACTAS

CONVENCIONES:

CT- Conservación Total

E- Eliminación.

Firma Responsable:________________________________

Acta de Consejo Academico

Cumplido el tiempo de retención en el Archivo Central,

las subseries se conserva totalmente porque registran

memoria institucional. Se transfiere al Archivo

Histórico, porque son documentos donde se

evidencian tomas de decisiones de la Institución. Ley

163 de 1959.

Una vez se cumpla en tiempo de retención en el

archivo central se procede a eliminar la subserie ya

que no posee valor primario y secundario para la

Institución, Previa autorización del comité tecnico de

archivo.

Cumplido el tiempo de retención en el Archivo Central,

la serie documental se conserva totalmente y se

realiza la trasnferencia secundaria al archivo historico,

por poseer valor primario y secundario para la

Institución.

ACCIONES CONSTITUCIONALES

FORMATO DE TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

Jefe de Archivo

SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES

Cumplido el tiempo de retención en el archivo central,

se procede a seleccionar 2 carpetas aleatoriamente,

que seran transferida al archivo historico, el resto de la

documentación seran eliminados, dejando un acta y el

inventario, previa autorización del comite de archivo.

Acta de Visita Institucional

ACUERDOS

RETENCIÓN DISPOSICION FINAL

PROCEDIMIENTOS

Acta de Consejo Directivo

18

PAGINA: 2 de 16






DE: 3

Archivo

Gestión

Archivo

Central CT E M S

10.05

10.05.1 Carta

* Antecedente

10.05.2

10.06 2 3 X

10.06.1 Acuerdos

10.06.2 Circulares

10.06.3 Decretos

10.06.4 Leyes

10.06.5 Resoluciones

10.07 INFORME 2 3 X

10.07,1 Informe Cargue de Cuenta Gobernación

* Normina

* Relación de dìas trabajados

* Otros soportes

10.08 MANUALES

10.08.1 2 8 X

10.08.2 Manual de Funciones 2 8 X

10.08.3 2 8 X

10.09 2 5 X

10.09.1

Fecha:

S- Selección

M- Microfilmación

CT- Conservación Total Firma Responsable:________________________________

CONVENCIONES:

Una vez se cumpla el tiempo de retención en el

archivo central se procede a realizar la eliminación, ya

que la serie documental no posee valor primerio y

secundario, tan solo es un documento de apoyo

informativo para el plantel.

Cumplido el tiempo en el archivo central se procede a

Eliminar la subserie documental ya que los soportes

de las novedades de los trabajdores se conservan en

la historia laboral y sirven de testimonio para un futuro.

Previa autorización del Comité Tecnico de Archivo.


se realiza la transferencia al archivo historico en

donde se conservara la serie totalmente ya que es

una información de valor primario y secundario para la

Institución, ademas se puede evidenciar que gracias

a esas serie, podemos evidear los cambios

estructurales de la Institucion y las tomas decisiones

propuesta durante el tiempo.

Manual de Convivencia

Manual de Tablas de Retención Documental

PLAN

Plan de Mejoramiento Institucional (PMI)Una vez finalizado el tiempo de conservación en el

archivo central, procedemos a seleccionar

cronológicamente 1 carpeta por año, que será

transferida al archivo histórico.

E- Eliminación. Jefe de Archivo


COMUNICACIONES OFICIALES De acuerdo al análisis del Comité Interno de Archivo,

damos el criterio de Selección, a la serie documental,

aplicando la selección porcentual de un 10% esa

documentación será transferida al archivo histórico de

la Institución como patrimonio documental.

CONCEPTOS TECNICOS EXTERNOS

X*Oficio

SERIES Y TIPOS DOCUMENTALESRETENCIÓN DISPOSICION FINAL

Entidad Productora:


INSTITUCION EDUCATIVA ANAIME

Oficina productora: RECTORIA HOJA: 2

CODIGO

Memorandos

2

PROCEDIMIENTOS

5

PAGINA: 3 de 16






DE: 3

Archivo

Gestión

Archivo

CentralCT E M S

10.10 PROGRAMAS 2 8 X

10.10.1

10.11 PROYECTOS

10.11.1 2 8 X

10.11.2 Proyecto Operativo Institucional (POI) 2 8 X

10.11.3 2 8 X

10.12 RESOLUCIONES 2 8 X

Fecha:

S- Selección



Entidad Productora: INSTITUCION EDUCATIVA TECNICA LA CHAMBA

Oficina productora: RECTORIA HOJA: 3

CODIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES


PROCEDIMIENTOS

Programas todos a aprender PTA


archivo central, se procede a realizar la selección

aleatoria, por cada programa se selecciona 2 carpeta

por año.

Una vez cumpla el tiempo de retencion en el

archivo central se procede a relaizar la

selección cronologica de 2 carpetas por año,

que será transferida al archivo historico.

Proyecto Educativo Institucional ( PEI)

Una vez cumpla el tiempo de retencion en el archivo

central se procede al traslado al archivo historico ya

que es una serie que registra cambios estructurales,

tomas de decisiones de la Institucion.

M- Microfilmación

*Metodologia de aprendizaje

Proyecto Tables

CONVENCIONES:



PAGINA: 4 de 16






DE: 3

Archivo

Gestión

Archivo

CentralCT E M S

11.01

11.01.12 8 X

11.01.2 Acta de Elección Consejo Estudiantil 2 8 X

11.01.3 2 8 X

* Acta

* Formato elección

11.01.4 Acta de Elección Monitor de Grupo 2 3 X

11.01.5 2 8 X

* Acta

* Formato elección

11.01.6 2 3 X

Fecha:

S- Selección

M- Microfilmación

Acta de Elección Personero Estudiantil Una vez cumpla el tiempo de retención en el archivo central, se

procede hacer la trasnferencia secundaria al archivo historico

ya que posee valor primario y secundario para la Institución.

Acta de Reunión de Padres de Familia Cumplido el tiempo en el archivo central, se toma la decisión

de eliminar la subserie documental ya que no posee valor

secundarios para la Institución. Previa autorización del Comité

tecnico de Archivo

CONVENCIONES:


ACTASCumplido el tiempo de retención en el Archivo Central, la

subserie se conserva totalmente porque registran memoria

institucional. Se transfiere al Archivo Histórico.

Acta de comision de evaluacion y Promoción


Cumplido el tiempo de retención en el Archivo Central, las

subseries se conserva totalmente porque registran memoria


Cumplido el tiempo de retención en el Archivo Central, las

subseries se conserva totalmente porque registran memoria


Acta de Elección Contralor

Cumplido el tiempo en el archivo central, se toma la decisión

de eliminar la subserie documental ya que no posee valor

secundarios para la Institución. Previa autorización del Comité

tecnico de Archivo



PROCEDIMIENTOS



Entidad Productora: INSTITUCIÓN EDUCATIVA ANAIME

Oficina productora: COORDINACIÓN HOJA: 1

PAGINA: 5 de 16






DE: 3

Archivo

Gestión

Archivo

CentralCT E M S

11.02 2 3 X

11.03

11.03.1

* Respuesta

11.03.2

11.04 2 3 X

11.04.1 Acuerdos

11.04.2 Circulares

11.04.3 Decretos

11.04.4 Leyes

11.04.5 Resoluciones

11.05

11.05.1 1 5 X

* Formato c-600

11.05.2

11.05.3 1 5 X

* Formato citación

* Relación de estudiantes X

11.05.4 Informe Servicio Social Obligatorio 1 5

11.05.5 Informe Transporte Escolar

* Listado estudiantes

CONVENCIONES:

CT-

ConservaciE-

Eliminación Fecha:

S- Selección

Cumplido el tiempo de retención en el archivo central, se

procede a realizar la Selección Aleatoria, conservando 1

carpeta por año, para la trasferencia al archivo histórico.

Cumplido el tiempo de retención en el archivo central, se

procede a realizar la Selección Aleatoria, conservando 1

carpeta por año, para la trasferencia al archivo histórico.

Firma Responsable:________________________________

Jefe de Archivo

Informe DANE

Informe ICFES

Informe Seguimiento Academico

M- Microfilmación

INFORMES

CIRCULARES Se elimina la serie documental una vez se cumpla su ciclo en

su archivo central, ya que no posee valor primario y secundario

para la Institución. Previa Autorización Comité de Archivo.

COMUNICACIONES OFICIALES

2 5 X

De acuerdo al análisis del Comité Interno de Archivo, damos el

criterio de Selección, a la serie documental, aplicando la

selección porcentual de un 10% esa documentación será

transferida al archivo histórico de la Institución como patrimonio

documental.

Cartas

* Solicitud

Memorandos

CONCEPTOS TECNICOS

Una vez se cumpla el tiempo de retención en el archivo central

se procede a realizar la eliminación, ya que la serie

documental no posee valor primerio y secundario, tan solo es

un documento de apoyo informativo para el plantel.



PROCEDIMIENTOS


Oficina productora: COORDINACIÓN HOJA: 2



PAGINA: 6 de 16






DE: 3

Archivo

Gestión

Archivo

CentralCT E M S

11.06 OBSERVADOR DEL ALUMNO 2 8 X

11.07

11.07.1 Plan de Estudio / Area 2 3 X

11.08 PROGRAMA 2 8 X

11.08.1 Programa Desayuno Escolar

Fecha:

S- Selección

Cumplido el tiempo de retención en el archivo central, se hace

la selección cronologica, custodiando 2 carpetas por año.




HOJA: 3



PROCEDIMIENTOS

M- Microfilmación

PLAN Cumplido el tiempo de retención en el archivo central, se

hacela eliminación de la subserie documental, ya que no posee

valor primario y secundario para la institución se levanta un

acta de toda la documentación a eliminar, junton con un

inventario y aprobación del Comite Tecnico de Archivo, esta

decicisión aplica para las demas series y subserie a eliminar.

Cumplido el tiempo de retención en el archivo central, la

subserie documental se eliminar por no poseer valor primario

administrativo legal, contable para la Institución.

CONVENCIONES:



Oficina productora: COORDINACIÓN

PAGINA: 7 de 16






DE: 7

Archivo

Gestión

Archivo

CentralCT E M S

12.01 2 5 X

12.02 2 18 X

* Certificado de Disponibilidad presupuestal

* Registro presupuestal

* Factura / Cuenta de cobro

12.03 2 18 X

* Desglose de ingresos

* Consignación

12.04 2 8 X

12.04.1

* Solicitud

12.04.2

Fecha:

S- Selección


FORMATO DE TABLAS DE RETENCION DOCUMENTALEntidad Productora: INSTITUCIÓN EDUCATIVA ANAIME

Oficina productora: PAGADURIA HOJA: 1

* Contestación

Memorando

COMPROBANTE DE INGRESO Una vez se cumpla el tiempo de retención en el

archivo central, se procede a Eliminar la serie

documental, ya que ha perdido el valor primario y

secundario y de acuerdo a las normas establecidas

nos dan la autorización de eliminar dicha

documentación; se levantara un acta con su

respectivo inventario, con la previa autorización del

Comité Interno de Archivo. Ley 962 de 2005, Arti. 28,

fue derogado el artículo 60 del Código de Comercio y

con éste el artículo 134 del Decreto 2649 de 1993.



PROCEDIMIENTOS

CIRCULARES Finalizada su retención en el Archivo central, la serie

se elimina porque el documento original reposa en

otra oficina, esta eliminación se autoriza por el

Comité Técnico de Archivo, dejando como evidencia el

acta de eliminación y el inventario.

COMPROBANTE DE EGRESO Una vez se cumpla el tiempo de retención en el










* Comprobante

* Certificado de satisfacción

CONVENCIONES:



M- Microfilmación


Cumplido el tiempo de retención en el archivo

central,se selecciona el 10% del total del año, y se

traslada al archivo historico.

Cartas

PAGINA: 8 de 16






DE: 7

Archivo

Gestión

Archivo

CentralCT E M S

12.05 CONCILIACIONES BANCARIAS 2 18 X

* Conciliación

* Estado de cuenta

12.06 CONTRATOS

12.06.1 Contrato de Arrendamiento 2 18 X

* Acta de apertura

* Invitación oferta

* Cotizaciones

* Acta de Cierre

* Oficio de adjudicación

* Contrato

* Inventario de bienes y muebles

* Acta de inicio del contrato

* Formato hoja de vida

* Copia de cedula / Copia de Libreta militar

* Certificado de antecedentes judiciales

* Certificado antecedentes disciplinarios

* Camara de comercio

* RUT

* Pago de seguridad social

* Otros soportes

Fecha:

S- Selección




CONVENCIONES:




PROCEDIMIENTOS











* Resumen del Movimiento

Luego de haberse cumplido el tiempo de conservación

en el archivo central de la subserie, se aplica la

selección cualitativa intrinsica , se conservan la

carpetas de mayor cuantia del contrato celebrado y

se trasnfieren al archivo historico ya que Comité

Tecnico de Archivo debemos llevar a cabo un

Patromonio Documental de la Institución. Ley 80 de

1993 - Ley 1150 del 2007 - Decreto 4791 del 2008 -

Decreto 1516 de 2011-


M- Microfilmación

PAGINA: 9 de 16






DE: 7

Archivo

Gestión

Archivo

CentralCT E M S

12.06.2 2 18 X

* Formato requirimiento de bien y servicio

* Precotización

* Certificado de consulta de precios

* Copia Certificado de disponibilidad

* Estudio previo

* Aviso para la Invitación publica

* Cotización / propuesta

* Acta de Cierre

* Evaluación de la invitación


* Copia Registro presupuestal

* Contrato





* Rut / Camara comercio


* Copia de la factura / cuenta de cobro

* Comprobante de entrada almacen.

Fecha:

S- Selección




PROCEDIMIENTOS



M- Microfilmación










CONVENCIONES:



* Copia del comprobante de egreso

Contrato de Suministro

* Orden del pedido

PAGINA: 10 de 16






DE: 7

Archivo

Gestión

Archivo

CentralCT E M S

12.06.3 2 18 X


* Precotización



* Estudio previo



* Acta de Cierre




* Contrato








Fecha:

S- Selección




Contrato de Mantenimiento










* Registro de satisfacción


* Otros soportes



PROCEDIMIENTOS

CONVENCIONES:



M- Microfilmación

PAGINA: 11 de 16






DE: 7

Archivo

Gestión

Archivo

CentralCT E M S

12.06.4 Contrato de Prestación de Servicio 2 18 X


* Precotización



* Estudio previo



* Acta de Cierre




* Contrato






* Soportes de estudios

* Soportes de Historia laboral



12.07 EJECUCIONES PRESUPUESTALES 2 18 X

Fecha:

S- Selección




La serie se elimina una vez finalizado el tiempo de

Retención en Archivo Central ya que agota todos sus

valores para la Institución, previa autorizacion del

Comité de Archivo, se deja un acta con el inventario.

Ley 962 de 2005, Arti. 28

* Ejecución de ingresos

* Ejecución de egresos

CONVENCIONES:




PROCEDIMIENTOS










* Registro de satisfacción


* Otros soportes


M- Microfilmación

PAGINA: 12 de 16






DE: 7

Archivo

Gestión

Archivo

CentralCT E M S

12.08 ESTADOS FINANCIEROS 2 18 X

* Balance general

* Estado de cambios en el patrimonio

* Estado flujo efectivo

* Notas estados financieros

12.09 INFORMES 2 8 X

12.09.1 Informe Financiero Secretaria de Educación

* Oficios

* Acuerdos / Resoluciones

* Plan anual de adquisición

* Certificados

* PAC ingresos

12.09.2 Informe Financiero Secretaria de Hacienda 2 8 X

* Oficios

* Cargue Información Contable Formato

* Movimientos contables

* Notas de estados financieros

Ejecuciones de ingresos y egresos

12.10 INVENTARIOS

12.10.1 Inventario Bienes y Mubles 2 5 X

* Inventario

* Otros soportes

12.11 LIBRO DE CONTABILIDAD

12.11.1

12.11.2 Libro Balance Detallado

12.11.3 Libro Bancos

12.11.4 Libro Diario

12.11.5 Libro Mayor y Balance

Fecha:

S- Selección

CONVENCIONES:



M- Microfilmación

Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo

central, se procede a conservar totalmente la serie y

se transfiere al archivo histórico, por poseer valores

primarios y secundarios para la Institución.

X


se procede a eliminar la documentación, por no

poseer valor secundario para la Institución, previa

autorización del Comité de Archivo, creando el acta de

eliminación y el inventario.

Las subseries se eliminan una vez finalizado el tiempo

de Retención en Archivo Central ya que agota todos

sus valores para efecto legal y contable para la

Institución, previa autorizacion del Comité de Archivo,

se deja un acta con el inventario. Ley 962 de 2005,

Arti. 28

se eliminara la subserie documental una vez cumpla

el tiempo en el archivo central, ya que no posee valor

administrativo, fiscal y contable para la Institución, en

tal caso que se llegara a notificar algun suceso

procede a evaluar y contestar la petición.

se eliminara la subserie documental una vez cumpla

el tiempo en el archivo central, ya que no posee valor

administrativo, fiscal y contable para la Institución, en

tal caso que se llegara a notificar algun suceso

procede a evaluar y contestar la petición.

2 8

* Estado resultado

Libro Auxiliares




PROCEDIMIENTOS



PAGINA: 13 de 16






DE: 7

Archivo

Gestión

Archivo

CentralCT E M S

12.12 2 8 X

12.12.1

12.13 PLAN

12.13.1 2 8 X

* Plan anual

* Certificados

* Resoluciones

Fecha:

S- Selección

CONVENCIONES:

MANUAL Se digitaliza el manual y se conserva en medio

magnetico y se trasfiere al archivo historico. Manual de Contratación

Se Elimina totalmente la serie por no poseer nvalor

primario y secundario para la Institución, previa

autorización del comité interno de archivo de la

Institución Educativa.

Plan Operativo Anual de Inversión

* Acuerdos



PROCEDIMIENTOS





M- Microfilmación


PAGINA: 14 de 16






DE: 2

Archivo

Gestión

Archivo

CentralCT E M S

13.01 ACTAS 2 3 X

13.01.1 Acta de Prestamo de Materiales

13.02 2 5 X

13.03 2 8 X

13.03.1

* Solicitud

13.03.2

13.04 1 2 X

* Copia de registro civil

* Copia de tarjeta de identidad

* Copia documento identidad del acudiente

* Copia del carnet de salud

* Copia del recibo de la luz

* Copia de los certificados anteriores

* Acta de compromisos

* Certificados de horas sociales

Fecha:

S- Selección



Oficina productora: SECRETARIA GENERAL HOJA: 1

La subserie una vez cumpla el tiempo de retención en

el archivo central, procedemos a eliminar ya que no

cumple con el valor primario y secundario para la

Institución.

* Contestación



PROCEDIMIENTOS

M- Microfilmación

CIRCULARES Finalizada su retención en el Archivo central, la serie

se elimina porque el documento original reposa en

otra oficina, esta eliminación se autoriza por el

Comité Técnico de Archivo, dejando como evidencia el

acta de eliminación y el inventario.

CONVENCIONES:




Cumplido el tiempo de retención en el archivo

central,se selecciona el 10% del total del año, y se

traslada al archivo historico.

Cartas

Memorando

HISTORIA ACADEMICA

Una vez se finalizá el tiempo de retención en el

archivo central se procede hacer la eliminación de la

serie documental, ya que pierde su valor primario y

secundario para la Institución, igualemnte son

documentos que su principio de procedencia pertecen

a otras entidades, se elimina por medio picado

dejando como evidencia el acta de eliminación

aprobada por el Comite Interno de Archivo de la

Institución. . Ley 115 de 1994, Ministerio de

Educación.

* Tarjeta de matricula

PAGINA: 15 de 16






DE: 2

Archivo

Gestión

Archivo

CentralCT E M S

13.05 5 95 X

* Convocatoria de nombramiento

* Acta de posesión

* Resolución de escalafon

* Junta

* Hoja de vida Formato

* Soportes de estudios

* Permisos

* Incapacidad

* Formatos evaluación desempeño

13.06 LIBROS REGLAMENTARIOS

13.06.1 Libros de Acta de Grado 2 18 X

13.06.2 Libros de Calificaciones Estudiantes 2 18 X

13.06.3 2 18 X

13.07 PROGRAMAS

13.07.1 Programas Familia en Acción 2 8 X

Fecha:

S- Selección



Oficina productora: SECRETARIA GENERAL HOJA: 2



PROCEDIMIENTOS

HISTORIA LABORAL


M- Microfilmación

CONVENCIONES:



se conserva totalmente la serie y es transferida al

archivo historico, ya que tienen valor secundario para

la Institución; Igualmente sabemos que la historia

laboral original del personal se encuentra en custodia

por al secretaria de educación; sin embargo el

sistema que implementamos para la organización de

la historia laboral es agrupar los tipos de documentos

de las novedades que suceden durante el trayecto

laboral de cada personal, por tal motivo decidimos

como comite custodiar dicha serie documental. * Acuerdo compromisos

Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo

central, se conserva totalmente todas las subseries

identificadas, y por disposiciones legales del

Ministerio de Educación Departamental de Educación,

se hace la transferencia al archivo histórico ya que

forma parte de la memoria Institucional.

Libros de Matriculas

No posee valor primario para la Institución, por tal

motivo se procede a eliminar la subserie, dejando

como evidencia el acta junto con el inventario de

eliminación

* Comunicaciones

* Información CNSC

PAGINA: 16 de 16






DE: 1

Archivo

Gestión

Archivo

CentralCT M S

14.01

14.01.1 2 18 X

14.01.2 2 18 X

14.02 COMUNICACIONES OFICIALES 2 5 X

14.02.1 Cartas

* Solicitud

* Contestación

14.02.2 Circulares

14.02.3 Memorandos

14.03

14.03.1 Formato de Entrega de Correspondencia 2 3 X

14.03.2 2 3 X

14.04 5 15 X

14.05 2 15 X

Fecha:



Oficina productora: GESTIÓN DOCUMENTAL HOJA: 1

Jefe de Archivo



PROCEDIMIENTOS

ACTASUna vez cumpla el tiempo de retención en el archivo

central, se procede hacer la trasnferencia secundaria

al archivo historico ya que posee valor primario y

secundario para la Institución. Ley 594 de 2000 ( Ley

General de Archivo).

Acta de Comité Tecnico de Archivo

Acta de Eliminación de Documentos

*Acta

*Copia del inventario

S- Selección

De acuerdo al análisis del Comité Interno de Archivo,

damos el criterio de Selección, a la serie documental,

aplicando la selección porcentual de un 10% esa

documentación será transferida al archivo histórico de

la Institución como patrimonio documental.

FORMATOSCumplido el tiempo en el archivo central se procede a

eliminar las subseries, porque no posee valor primario

para la Institución. Formato de Prestamo Interno de Documentos

M- Microfilmación

INVENTARIOS DOCUMENTALESCumplido el tiempo de retención en el archivo central,

se conserva totalmente la serie, se transfiere al

archivo histórico por poseer valor primario y

secundario para la Institución, y también porque es la

única evidencia de la documentación que se elimina.

* Inventario

PLAN DE GESTIÓN DOCUMENTAL Una vez cumpla el tiempo de retención en el archivo

central, se procede hacer la trasnferencia secundaria

al archivo historico ya que posee valor primario y

secundario para la Institución. Ley 594 de 2000. ( Ley

General de archivo).

CONVENCIONES:


E- Eliminación.

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