Control Interno de ad Mupio Chia

5/10/2018 Control Interno de ad Mupio Chia - slidepdf.com

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DISEÑO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA EL ÁREA

CONTABLE EN EL MUNICIP IO DE CHÍA-CUNDINAMARCA

CLAUDIA MARCELA MORA MORENO

JAIRO CRUZ SALAMANCA

UNIVERSIDAD DE LA SALLE

FACULTAD DE CONTADURIA PÚBLICA



DISEÑO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA EL ÁREA


CLAUDIA MARCELA MORA MORENO


Trabajo de grado para optar al título de

Contador Público

Presentado al

COMITÉ DE INVESTIGACIÓN

UNIVERSIDAD DE LA SALLE

FACULTAD DE CONTADURIA PÚBLICA



Nota de aceptación:

___________________________ ___________________________

___________________________

___________________________

___________________________

___________________________

_________________________

Firma del presidente del jurado

_________________________

Firma del jurado

_________________________Firma del Jurado



AGRADECIMIENTOS

Los autores del presente trabajo expresan sus agradecimientos a:

Luis Henry Moya Moreno, Docente del Área de Auditoria de la

Facultad de Contaduría Pública de la Universidad de la Salle y Asesor

Técnico del presente trabajo de investigación, por su continuacolaboración y sus asesorías en el tema de Control Interno, además

de su interés por incentivar nuestro conocimiento y afable constancia

para el cabal cumplimiento de nuestro desempeño en esta

investigación.

Alicia Aldana, Directora del Área de Metodología de la Facultad de

Contaduría Pública de la Universidad de la Salle y Asesora

Metodológica del presente trabajo de investigación, por sus

orientaciones e instructivos tendientes a mejorar la calidad de la

presentación del trabajo.

A nuestros jurados, Héctor Gutiérrez y Eduardo Rodríguez Patiño,

Director del área de Auditoría y Docente del área de Auditoria

respectivamente, por su colaboración, entendimiento e interés en la

valoración de nuestro trabajo.

A los funcionarios de la Alcaldía del Municipio de Chía en especial a la

Dra. Martha Patricia Mendoza y al Dr. Uriel Quekan Directores del

Área de Control Interno por su inmensa colaboración y a todas



CONTENIDO

pág.

INTRODUCCIÓN 1

1. DISEÑO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA

EL ÁREA CONTABLE EN EL MUNI CIPI O DE CHÍA 4

2. DELIMI TACIÓN DEL TEMA 5

3. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA 6

3.1. DESCRIPCIÓN 6

3.2. FORMULACIÓN 9

3.3. OBJETIVOS 9

3.3.1. Objetivo general 9

3.3.2. Objetivos específicos 9

3.4. JUSTIFICACIÓN 10

4. MARCO REFERENCIAL 14

4.1. MARCO CONCEPTUAL 14

4.2. MARCO CONTEXTUAL 18

4.3. MARCO LEGAL 27

4.4. MARCO TEORICO REFERENCIAL 29

4.4.1. Ambiente de control 32



5. DISEÑO METODOLÓGICO 38

5.1. DEFINICIÓN DE LA POBLACIÓN Y LA MUESTRA 38

5.2. TIPO DE ESTUDIO 38

5.3. ETAPAS DE LA INVESTIGACIÓN 38

5.4. INSTRUMENTOS Y TECNICAS DE RECOLECCIÓN

DE DATOS 43

5.5. RECOLECCIÓN DE DATOS 47

5.5. TECNICAS DE ANALISIS DE INFORMACIÓN 48

6. RESULTADOS 49

BIBLIOGRAFÍA 51

ANEXOS 53



LISTA DE ANEXOS

pág.

Anexo A Mapa Geográfico del Municipio de Chía 53

Anexo B Organigrama de la Alcaldía del

Municipio de Chía 54

Anexo C Cuestionarios realizados a los

Funcionarios de la Alcaldía 55

Anexo D Informe de Hallazgos 64

Anexo E Proceso Contable 66

Anexo F Circular externa 12 67

Anexo G Informe de Control Interno 72

Anexo H Resolución Administrativa 73

Anexo I Carta del Director de Control Interno 74



INTRODUCCIÓN

La evolución de la administración pública ha requerido múltiples

estudios que han generado beneficios para la comunidad y un avance

en la organización municipal, pero lo anterior no seria posible sin la

constante actualización que tiene que hacer un ente público paramejorar sus procesos administrativos y para un mayor control tanto

de funcionarios como de sus cargos y responsabilidades las cuales

necesitan de diferentes herramientas como son los diseños de

procesos para los mejoramientos en las actividades de la

administración pública.

El sistema de control interno y sus mecanismos constituyen un plan

de organización de todos los métodos y procedimientos que adopta la

administración para el logro de los objetivos institucionales y

administrativos previniendo fraudes y errores, garantizando así lacorrección de registros financieros, administrativos y técnicos y

preparar oportunamente los informes necesarios para asegurar la

marcha correcta de la administración.

De igual manera y dentro de la misma perspectiva, es precisoanticipar que un sistema de control interno no es viable si se carece

de un plan o programa o, al menos, de un conjunto coherente de

metas y objetivos claros e institucionalizados.



área, además el presente trabajo constituye un documento de amplia

utilización y un instrumento eficaz para monitorear losprocedimientos contables en las entidades territoriales.

Fue necesaria la elaboración de esta herramienta de control interno

con el fin de dar a conocer y responsabilizar a cada uno de los

funcionarios de la alcaldía sobre los procedimientos que se manejanen el área de contabilidad y los deberes y obligaciones que tienen con

los mismos buscando un mayor compromiso y sentido de pertenencia

con la administración generando mejores resultados en las

actividades diarias y una mejor aplicación de la función pública

generando beneficios al municipio y por ende una mejor

administración.

Con el apoyo del área de control interno este trabajo de investigación

se desarrolló con el fin de establecer con más claridad y detalle los

distintos procedimientos que realiza el área de contabilidad, los

responsables de los mismos y la interacción y apoyo de las demás

áreas de la administración; Así mismo se da cumplimiento con lo

relacionado en la elaboración de mecanismos o actividades

encaminadas al mejoramiento de las actividades de la administración

y aplicación de herramientas de control interno para lograr eficiencia

y eficacia en los diferentes procedimientos, para este casorelacionados y dirigidos al área de contabilidad de la administración

del municipio de chía.

Ot t i t t l i ti ió d ll d t



Esta situación es aún más clara cuando el artículo 269 de la

Constitución Política señala, que el control interno es una parteindisoluble e indelegable de la función administrativa gerencial,

desarrollada de manera autónoma y particular en cada entidad ya

que este se ajusta a las características, necesidades y requerimientos

de cada ente público.

Los procedimientos descritos en el presente manual deberán ser

aplicados por el área de contabilidad de acuerdo a sus funciones y

responsabilidades que deben ir encaminadas al logro de los objetivos

de la Administración Pública.



1. DISEÑO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA EL ÁREA




2. DELIMITACIÓN DEL TEMA

El presente trabajo de investigación fue orientado al área contable de

la Alcaldía del Municipio Chía, se llevo a cabo para determinar la

actualización y elaboración de un instrumento del sistema de control

interno para la administración y mejorar el filtro de información en el

proceso contable.

Con el fin de unificar criterios y permitir un mejor conocimiento del

manejo contable se diseñó un Manual de Procedimientos para esta

área, el cual permite especificar las actividades y labores que deben

realizar los funcionarios responsables de la información financiera de

la administración.



3. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

3.1. DESCRIPCIÓN

El Municipio de Chía se halla situada al Norte del Departamento de

Cundinamarca, sus vías de comunicación con la capital se hacen a

través de la autopista norte a una distancia de 25 kilómetros, cuentacon una red de carreteras que comunican a las veredas entre sí,

presenta los siguientes límites, por el Norte: Con los municipios de

Cajicá y Sopó, por el Sur: Con Usaquén y Suba, por el Oriente: Con

Sopo y la Calera y por el Occidente: Con Cota, Tabio y Tenjo.

Para su administración interna el Municipio se divide en nueve

veredas, estas son: Fagua, Fusca, Fonquetá, Cerca de Piedra,

Samaria, Tíquiza, Yerbabuena, La Balsa y Bojaca (ver anexo A).

Chía, es uno de los municipios de más alto crecimiento en el país;

actualmente cuenta con una población aproximada de 110.000habitantes, no centra su economía en actividades específicas, más

bien se podría decir que su economía está atomizada en muchas

actividades, entre las cuales logra sobresalir la floricultura (sin ser la

base); a nivel general este fenómeno es muy benéfico para la

economía municipal, permitiendo el desarrollo de una gran diversidad

de sectores, se haya ubicada en la categoría numero tres, para la

vigencia fiscal del primero de Enero al treinta y uno de Diciembre

cuenta con un presupuesto de VEINTE MIL QUINIENTOS DIEZ

MILLONES SETECIENTOS SESENTA Y CUATRO MIL OCHOCIENTOS



cumpliendo su función bajo la descentralización la cual se desarrolla

dividiendo las funciones del Estado a través de los entes territoriales,los cuales se encargan de llevar un control administrativo en un

municipio, bajo la autoridad de un alcalde o funcionario público que

debe hacer cumplir las leyes como indica la Constitución Política en

sus artículos 209 que habla de la función administrativa y el 269 que

enfatiza sobre los organismos de control (ver anexo B).

En la Alcaldía de Chía se observó la ausencia de una guía

más especifica y detallada para describir las actividades y

procedimientos que se realizan en el área de contabilidad con

respecto a trámites generados por las diferentes dependencias a

dicha área, compromiso, responsabilidad y sentido de pertenencia delpersonal, tiempo de respuesta para hacer más eficiente los

procedimientos y otros aspectos que pueden ser mejorados mediante

la revisión y análisis.

De acuerdo a lo anterior, no es posible hablar del Control Interno sinfijar de antemano algunos conceptos y desarrollos que en el pasado

se han tenido sobre la aplicación del marco constitucional y legal,

relacionados con la existencia y efectividad del Sistema de Control

Interno Institucional.

El Control Interno se entiende como el conjunto de acciones tomadas

a través de la planeación, organización, dirección y ejecución de

tareas que den seguridad razonable de que los objetivos y metas

á l d



proceso contable permitiendo así que se ayude a reforzar el sistema

de control interno y se de un buen manejo en el desarrollo de lainformación y soportes manejados en la administración.

La no reacción para mejorar los procedimientos en el área de

contabilidad trae consecuencias desfavorables para la administración

en el desarrollo de los procesos y entrega de información a tiempo

debilitando el logro de sus objetivos ya que es claro que si la

responsabilidad por las actuaciones recae en el administrador público

y sus funcionarios delegados, es a éste y a aquellos, a quienes

además de interesarles, les es indispensable utilizar herramientas

para mantener un sistema de control interno que les permita una

seguridad razonable de que sus actuaciones se ajustan a la ley y se

encaminen, no sólo a la formulación de objetivos y metas, sino a su

consecución.

El marco normativo relacionado con la existencia y efectividad de

sistemas de control interno institucional1 señala la necesidad deestructurar sistemas de información financiera que obedezcan a

parámetros técnicos de confiabilidad y oportunidad.

Dentro de la información que se maneja al interior de las entidades y

organismos públicos, la contable es indispensable para llevar elcontrol económico y financiero de las actividades, recursos y

compromisos institucionales. El sistema contable produce información

que retroalimenta el proceso de toma de decisiones de la



Este sistema debe estar diseñado para proporcionar una seguridad

razonable de que las operaciones se llevan a cabo de acuerdo con laspolíticas de la administración y en armonía con las normas que rigen

el Sistema Nacional de Contabilidad Pública.

3.2. FORMULACIÓN

¿Qué procedimientos se deben tener en cuenta en el diseño del

sistema de control interno para el área contable en el Municipio de

Chía?

3.3. OBJETIVOS

3.3.1. Objetivo General

Diseñar un sistema de control interno para el área de contabilidad en

el municipio de Chía, teniendo en cuenta los procedimientos

administrativos y las normas vigentes para el cumplimiento yejecución de las funciones y actividades en dicho municipio.

3.3.2. Objetivos Específicos

Evaluar y analizar la estructura actual de las diferentes áreas ycargos con el fin de obtener un mayor conocimiento de la

Administración y elaborar un diagnostico de los filtros de

información en el área contable.



Desarrollar actividades con los funcionarios del municipio mediante

la formulación de cuestionarios y entrevistas, para una mejoraplicación y la espera de un óptimo resultado del control interno.

Diseñar el manual de procedimientos para el área contable, que se

adecue a las necesidades actuales de la Administración, y que sea

flexible a los continuos cambios del entorno, incentivando de esta

forma una cultura de control en los funcionarios de la Alcaldía.

JUSTIFICACIÓN

Para una buena Administración, se deben establecer normas,

controles y requerimientos2 que permitan recolectar, registrar y

analizar los datos que nos sirven como base para la toma de

decisiones.

La responsabilidad de la administración como función social frente al

municipio debe ser la de implementar un diseño que este acorde conla realidad institucional, que además sirva de herramienta para

erradicar las situaciones de fraude, situaciones inescrupulosas entre

funcionarios, garantizando así la plena confiabilidad de los filtros e

información involucrada en el proceso, los cuales se fundamentan en

responsabilidades y actitudes frente al cargo que desempeñan,convirtiéndose así el control interno en un proceso indispensable para

alertar oportunamente y reportar sobre el bajo rendimiento de una

gestión, procurando que la administración sea más eficiente y cumpla



Es propósito de la función de control permitir el diseño e

implementación de actividades necesarias para asegurar el logro delos objetivos organizacionales; En el municipio de Chía se realizó un

estudio del área contable, así como una recolección de datos (ver

anexo C) lo suficientemente necesarios para el desarrollo del

presente trabajo.

Tomando como fuente de información los siguientes aspectos:

Archivos e informes remitidos por las diferentes dependencias.

Planes o programas.

Manuales de Procedimientos.

Directivas, reglamentos o documentos administrativos.

Informes de aquellas entidades que intervienen con el

Municipio.

Entrevistas.

Folletos o cartillas producidos por la administración.

Y demás información que nos suministro ayuda para laelaboración de la investigación.

Tomando como referencia la aplicabilidad de los anteriores aspectos

que fueron importantes en la consecución de este trabajo de

investigación encontramos:

El Manual de Procedimientos existente no especifica la totalidad de

procedimientos y actividades que realiza el área de contabilidad.



No existe un control directo sobre los documentos que se manejan

entre las diferentes áreas de la administración y el área contable.

Ausencia de claridad en algunas responsabilidades de los

funcionarios de la administración.

Falta de compromiso por parte de los funcionarios del área

contable con el área de control interno en cuanto al mejoramiento

de las actividades y actualización del sistema de control interno.

No obstante lo anterior, la administración viene realizando esfuerzos

para optimizar los procesos y crear una cultura y ambiente de control

interno contable acorde con sus objetivos y necesidades.

Con el panorama descrito anteriormente es importante resaltar que

durante el presente Gobierno se ha venido impulsando y fortaleciendo

tanto los sistemas de control interno como el papel que deben

cumplir las oficinas de control interno en el propósito de mejorar lagestión y transparencia de los resultados de las diversas entidades

públicas, y las áreas que la componen para lo cual se han dado

expresas instrucciones para que sin dilación la administración pública

adopte medidas tendientes a fortalecer estos instrumentos, por lo

que se realizó un acuerdo con las áreas de contabilidad y controlinterno para el diseño de un sistema de control interno basado en

una actualización y mejoramiento del manual contable existente; Este

manual esta encaminado en especificar claramente las funciones del



4. MARCO REFERENCIAL

El marco referencial que sustenta este trabajo precede los aspectos

que a continuación se nombran:

4.1. MARCO CONCEPTUAL

Los conceptos técnicos son:

ACTIVIDAD SOCIAL: es el conjunto de actividades encaminadas a

proporcionar condiciones de calidad de vida del ser humano, a la

defensa y prevención del ambiente en procura del bienestar de la

comunidad.

ACTIVIDAD DE CONTROL: las actividades de control son las políticas

y procedimientos que ayudan a asegurar que se tomen acciones

necesarias para el cumplimiento de objetivos de la entidad, estas

actividades se presentan a lo largo de la organización en todos loniveles, incluyen actividades como verificación conciliación y revisión

del desempeño operacional.

ADMINISTRACIÓN PÚBLICA: función del Estado que consiste en

aplicar las leyes y cuidar de los intereses y el bienestar publico.

AUDITORIA: actividad que consiste en ejercer la función de revisión

de la información o de las operaciones de una entidad con el fin de



Concejos Nacionales y Regionales de Política económica social y

fiscal.

COMPARABLE: característica de la información contable pública que

contiene criterios de uniformidad legal y estandarización formal, que

permiten a los usuarios satisfacer las necesidades de confrontación

en el tiempo.

COMPRENSIBLE: característica de la información contable pública que

indica que es accesible a todos los usuarios con el fin de asegurar una

adecuada utilización en función de los principales objetivos que debe

cumplir el Estado según lo disponen las leyes, normas y

procedimientos vigentes.

CONTABILIDAD GENERAL DE LA NACIÓN: conjunto de hechos

financieros, económicos y sociales de los organismos del poder

público en el nivel nacional, la de las entidades u organismos

estatales autónomos e independientes, la de organismos creados porla constitución nacional o por la ley, que tienen régimen especial

adscritos a cualquier rama del poder público y la de cualquier otro de

tipo de organización de sociedad que maneje o administre recursos

de la nación en los relacionado con estos.

CONTABILIDAD PÚBLICA: rama especializada de la contabilidad que

permite desarrollar los diversos procesos de medición, información y

control en la actividad económica de la administración pública.



CONTROL DE GESTIÓN: examen de la eficiencia y eficacia de las

entidades en la administración de los recursos públicos, determinadasmediante la evaluación de los procesos administrativos, la utilización

de indicadores de rentabilidad pública así como los beneficios de su

actividad.

CONTROL DE LEGALIDAD: comprobación que se hace de las

operaciones financieras, administrativas, económicas y de otra índole,

de una entidad, para establecer que se hayan realizado conforme a

las normas que le son aplicables.

CONTROL INTERNO: análisis de los sistemas de vigilancia de las

entidades sujetas a ello, con el fin de determinar la calidad de los

mismos, el nivel de confianza que se les puede otorgar y si son

eficaces y eficiente en el cumplimiento de sus objetivos.

CONTROL POSTERIOR: vigilancia de las actividades, operaciones y

procesos ejecutados por los sujetos de control, de los resultadosobtenidos por los entes públicos.

INTEGRA: característica de la información contable pública que indica

que debe incluir la totalidad de los hechos financieros, económicos y

sociales que afectan a un ente público con el fin de brindar a losusuarios una prueba exhaustiva y fidedigna de su gestión.

MATERIALIDAD: norma contable según la cual los estados contables



Contraloría General de la Republica, Defensoría del Pueblo,

Contraloría y Personería Departamental y Municipales.

ORGANISMOS DE GESTIÓN DEL NIVEL TERRITORIAL: usuarios de la

información contable pública entre los cuales están las

Gobernaciones, Alcaldías, Establecimientos Públicos, Empresas

Industriales y Comerciales del Estado y Sociedades de Economía

Mixta del nivel territorial.

ORGANISMOS DE REPRESENTACIÓN POLÍTICA: usuarios de la

información contable pública, entre los cuales están el Congreso de la

República, Asambleas Departamentales, Consejos Municipales y

Cabildo.

PROCESO CONTABLE PÚBLICO: sistema ordenado de pasos que

permiten validar una serie de datos de tipo financiero, económico,

social y ambiental y que suministra información contable pública, útil

para la toma de decisiones.

RIESGO: situación en la que habiendo un rango de posibles

resultados de una acción, no puede determinarse de antemano cual

de ellos ocurrirá.

TRANSPARENCIA: cualidad que permite realizar los procesos y

operaciones automáticamente, sin control del usuario y sin que este

se de cuenta.



organismos de representación política, organismos electorales,

organismos jurisdiccionales, otros organismos que manejan oadministran recursos públicos y personas jurídicas o naturales.

4.2. MARCO CONTEXTUAL

Para el desarrollo de este trabajo fue necesario conocer algunos

aspectos del Municipio como su ubicación geográfica, educación, plan

de gobierno, ya que cada municipio presenta cualidades diferentes en

cuanto a su administración.

Origen e historia de Chìa

El Municipio de Chía, que en lengua chibcha quiere decir luna, mes

"Como contaran el tiempo por las fases de la luna, al mes, período

lunar, lo llamaban también chía. El año solar constaba de trece

lunaciones, según se deduce de los trece rayos con que los Chibchas

adornaban al sol en sus pinturas".

"Chía es la palabra que representa todo lo hermoso, lo brillante, lo

honorífico, porque la luz de este astro era entre ellos el símbolo de la

belleza y de la virtud"

Educación

Chía ha sido uno de los Municipios del Departamento que más se ha

preocupado, en todo tiempo, por la educación de la juventud.

Sit ió Ed ti l M i i i d Chí t l t lid d



BÁSICA PRIMARIA

Primero 1.324 Segundo 1.196

Tercero 1.165

Cuarto 1.217

Quinto 1.041

Número de Docentes 210 Establecimientos 10

TOTAL 5.943

BÁSICA SECUNDARIA Y MEDIASexto 1.371

Séptimo 1.069

Octavo 884

Noveno 836

Décimo 857Once 597

TOTAL 5.614

Docentes 145

Establecimientos 19

TOTAL 12.981

Estructura Política y Administrativa



oficina de Control Interno y la Secretaría Jurídica, la cual por decreto

No 002 de enero 3 de 2002. Se le asignan las funciones de ControlInterno Disciplinario. Cuenta además con las Secretarías de Obras

Públicas, Hacienda, Salud, Gobierno, Educación UMATA y Prensa.

Mediante Acuerdo 02 de 1999, se crearon las oficinas de: Medio

Ambiente y Control Urbanístico, oficina de quejas y Reclamos,

Dirección de Tránsito y Transporte, Oficina de Desarrollo Comunitarioe Intermediación Laboral, Oficina de la Mujer y Género, Oficina de

Juventudes y la Oficina de Informática. Además cuenta con otras

dependencias como son: La Casa de la Cultura, Comisaría de Familia

y dos Inspecciones de Policía. Con Decreto No. de 2001 se fusionan

las oficinas de la Juventud y Mujer y Género con la Oficina deDesarrollo Social y Comunitario.

Los recursos naturales están constituidos por pasturas y zonas aptas

para cultivos. En su suelo se cultiva transitoriamente la papa, maíz,

arveja, zanahoria, remolacha, fríjol, hortalizas como la lechuga, el

cilantro, espinaca y repollo. El principal cultivo es la floricultura en

forma industrial y a pequeña escala.

Contexto Socioeconómico

El Municipio de Chía, de acuerdo con el estudio "La pobreza en

Colombia" (DANE 1985, es uno de los municipios con mayor nivel

estimado de calidad de vida, calidad de vivienda, nivel educativo y

cobertura de servicios básicos, con índices que superan ampliamente

los promedios nacional y departamental



Contexto Empresarial y Panorama I ndustrial

El Municipio de Chía por su proximidad a la capital, atrae migrantes y

tiende a especificarse en la producción de servicios para los

municipios aledaños y su relación con Cogua y Cajíca esta dada por la

conformación de zonas rurales de expansión urbano/industrial.

Cogua, Sopo y Tocancipa, siendo municipios de poca poblaciónurbana, general empleo industrial para sus habitantes y los

municipios cercanos, dependen en alto grado de Zipaquira.

PROGRAMA DE GOBIERNO 2.004 - 2.007

Gestión P ública

Garantizar a los ciudadanos unos procesos de contratación

democráticos y transparentes.

Adecuar la estructura administrativa a la dinámica de economía

y celeridad pública.

Garantizar que todas las Secretarias e Instituciones cumplan

con los compromisos adquiridos en el Plan de Desarrollo

Municipal.

Realizar control y seguimiento a los proyectos, implementando

un programa de Auditorias Administrativas, que garanticen el

cumplimiento de objetivos y el óptimo uso de los recursos.

Tomar las decisiones administrativas teniendo en cuenta el

interés general sobre el particular, vinculando a los ciudadanos

a través de los diferentes procesos establecidos por ley para la



Educación

Implementación de un movimiento pedagógico renovador

centrado en desarrollos en procesos de pensamiento (prime el

conocimiento sobre la información).

Vigilancia y control de políticas y programas.

Formación específica y permanente para docentes.

Vinculación de las instituciones de educación superior en eldesarrollo municipal.

Realizar estudios, gestiones y acciones que propendan el

ingreso masivo a los estudiantes en la Universidad de

Cundinamarca, crecimiento de planta física, y oportunidades de

carreras. Implementación de la educación no formal de acuerdo a las

necesidades regionales.

Dotación con mejoramiento de herramientas tecnológicas y

pedagógicas.

Cultura Ciudadana

Recobrar la confianza en la administración municipal y los

procedimientos democráticos.

Educar para que cada día más personas respetemos las normas

básicas de convivencia. Reaprender las prácticas del buen trato y el buen vecino.

Atender y solucionar eficaz y eficientemente los reclamos y

trámites ante la administración municipal.



Crear Centros Móviles de Atención en Seguridad Inmediata,

para los diferentes sectores del municipio.

Fortalecer mediante programas de educación la sana

convivencia, el buen trato y el respeto por el bien ajeno a fin de

disminuir la violencia y los robos.

Revisar la efectividad del programa de alarmas comunitarias

existente.

P roductividad y Generación de Ingresos

Desarrollar procesos para determinar la situación de capacidad

productiva de los habitantes del municipio, con el fin de diseñar

alternativas más oportunas de capacitación, para incrementar

las posibilidades de insertarse en el mercado laboral en

condiciones de competencia y aumentar la capacidad de

desarrollo de actividades económicas organizadas.

Promover la generación, de fami-empresas, individuales o

asociativas con base en la capacitación otorgada, que puede

lucrar directamente a los beneficiarios directos.

Realizar gestiones con empresas del sector privado y público

para que incluyan en sus procesos de selección hojas de vida

de los beneficiarios directos de la capacitación.

Promover la formación integral de las personas que participen

en los programas de capacitación. Impulsar cadenas productivas de microempresas, fami-

empresas, etc., para fomentar y promover el turismo municipal

y regional.



pecuarios, forestales, ambientales, con énfasis en agroindustria

y comercialización.

Fomentar la organización de productores en sistemas

productivos homogéneos, para facilitar su acceso al crédito,

mercado formal, cadenas productivas, generación de empleo

etc.

Suscribir convenios con Universidades para fortalecer los

procesos de asistencia técnica, capacitación, investigación y

transferencia de tecnologías.

Brindar asistencia técnica en el fomento a la producción

orgánica de alimentos, implementando tecnologías en los

procesos de post cosecha brindando valor agregado a los

productos y garantizando el mejor uso de las áreas, mayor

productividad.

Concretar establecimiento apropiado del calculo de la UAF para

cada usuario y mantenerlo actualizado, con el fin de determinar

la clasificación del productor (pequeño, mediano) y definir el

tipo de beneficios y subsidios. Garantizar la participación comunitaria en el desarrollo de los

proyectos que se formulen y ejecute n en beneficio del sector

rural, mediante la activa participación del Comité de Asistencia

Técnica Agropecuaria (COMTATA) y del Consejo Municipal de

Desarrollo Rural (CMDR). Permitiendo de igual manera laveeduría de la comunidad y el ajuste a los proyectos que así lo

requieran.

Coordinar con otras dependencias Municipales el apoyo en



Vincular a los jóvenes a los programas de generación de

empresas innovadoras que ha iniciado el SENA.

Fortalecer las relaciones del Gobierno Municipal-Sector

Empresarial para incentivar la vinculación de la capacidad

laboral de los habitantes de Chía.

Fortalecer el Consejo Municipal de Juventud.

El fortalecimiento de las Organizaciones de la Sociedad Civil.

Salud

Propiciar el buen desarrollo del Régimen Subsidiado de Salud,

orientándolo hacia la mayor cobertura del total en rigor,

velando por la transparencia en la contratación, la eficiencia en

la red de servicios y el cumplimiento en las obligaciones

económicas para con el Hospital San Antonio de Chía.

Promover la afiliación de las personas con capacidad de pago al

Régimen Contributivo de Salud, concertando acciones desde la

Administración Municipal, con las Empresas Promotoras deSalud y el sector del Comercio.

Gestar programas para la población indigente, resguardos

indígenas, niñez desprotegida, madres comunitarias, menores

de cinco años, discapacitados, personas de la tercera edad,

mujeres cabeza de familia, población desplazada y demáspoblación que no tengan afiliación a la Seguridad social en

Salud, Atención en salud con calidad humana y profesional.



Secretaría de Salud local y brindar servicios de calidad a toda la

población.

Promover que el Plan de Atención Básica y el Plan de

Vacunación se oriente a la población urbana y rural del

Municipio que los necesita, para fomentar estilos de vida

saludable.

Crear programas de bienestar social para los grupos de

población discapacitada y desplazada, a fin de contribuir a su

bienestar físico, mental y emocional.

Fortalecer los programas alimentarios y nutricionales dirigidos a

la población infantil y adultos mayores que sufren hambre ydesnutrición.

Crear el Servicio de Atención a la Comunidad, para recibir y

responder oportuna y eficientemente las sugerencias, quejas y

reclamos de los usuarios del Sistema de Salud.

Obras Públicas

Revisar el estado de cumplimiento de la ejecución de Planes

Parciales prioritarios del municipio.

Realizar auditorias permanentes de cumplimiento y calidad, deobras realizadas y por realizar.

Realizar una evaluación de la capacidad instalada y futura de

los servicios públicos domiciliarios de acuerdo al planteamiento



Realizar un Plan de Mejoramiento y de expansión de las

infraestructuras físicas y tecnológicas de las edificaciones

destinadas a la prestación de servicio educativo.

Sistema Vial y de Transporte

Elaborar y desarrollar el Plan Vial, acorde a la realidad

municipal, articulando con los planes de la región.

Fomentar una estrecha relación administrativa entre las

oficinas de Planeación, Obras Públicas y Tránsito y Transporte.

Desarrollar planes de mantenimiento preventivo de las vías

urbanas y veredales.

Estructurar en el casco urbano (sobre todo en el centro) las

vías de tal suerte que permita la movilidad y evite los

trancones.

Conservar y mejorar los anillos viales veredales.

Mejorar el Terminal de transportes, construcción de obras

complementarias.

Alcalde 2004 – 2007

Fernando Sánchez Gutiérrez

CC. 2.994.021

4.3. MARCO LEGAL



CONGRESO DE LA REPÚBLICA

Ley 87/93. Por la cual se establecen normas para el ejercicio de

control interno en las entidades y organismos del estado y se dictan

otras disposiciones.3

Ley 190/95. Por la cual se dictan normas tendientes a preservar la

moralidad en la administración pública y se fijan disposiciones con el

objeto de erradicar la corrupción administrativa.

Ley 489/98. Estatuto básico de organización y funcionamiento de la

administración pública, sistema nacional de control interno (Art.27,

28 y 29).

PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA

Directivas O2/94. Sobre desarrollo de la función de control interno en

las entidades y organismos de la rama ejecutiva del orden nacional.4

Decreto 1826/94. Por la cual se reglamenta parcialmente la Ley

87/93.

Directiva 04/95. Sobre tareas y obligaciones impuestas por el

estatuto anticorrupción a las diferentes entidades del estado5.

Directiva 01/97. Sobre desarrollo del sistema de control interno

(Basada en Ley 87/93 y Decreto 1826/94).

Decreto 2145/99. Por el cual se dictan normas sobre el sistema

nacional de control interno de las entidades y organismos de la



DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIÓN PÚBLICA

Decreto 1677/00. Por el cual se reestructura el Departamento

Administrativo de la Función Pública, articulo 13. Dirección de

políticas de control interno estatal y racionalización de trámites.

RESOLUCIÓN NÚMERO 596 DE 2003

Por la cual se adiciona la resolución Nº 576 de 2003, mediante la cual

se expidió la certificación de categorización de las entidades

territoriales (Departamentos, Distritos y Municipios).6

CIRCULAR EXTERNA NO. 056 DE 2004

Referencia. Procedimientos que deben ser aplicados en el proceso de

saneamiento contable, en cumplimiento de la Ley 716 de 2001,

prorrogada por la Ley 863 de 2003, y los Decretos Reglamentarios

1282 de 2002, 1914 y 1915 de 2003, y tratamiento contable de los

valores registrados como ajustes por inflación y de los saldos globales

registrados en las cuentas de Propiedad, Planta y Equipo.

4.4. MARCO TEÓRICO REFERENCIAL

El Marco Teórico del presente trabajo de investigación se basó en los

principios del sistema de control interno que fueron necesarios para

un adecuado manejo de la información y obtención de los objetivos

propuestos los cuales fueron aplicados al área de contabilidad del

Municipio de Chía.

Estos principios que están consagrados a nivel constitucional y legal,



• Principio de Igualdad. Este principio vela por que la totalidad de

las actividades estén dirigidas y orientadas hacia el logro de los

objetivos propuestos y el cumplimiento de las políticas y

estrategias de la entidad, sin otorgar privilegio, prerrogativas o

prebendas a grupos o individuos especiales.

• Principio de Moralidad. Cimienta el requerimiento para que todas

las operaciones y actividades que deben realizar en la entidad, nosolamente acaten y sigan las normas constitucionales, legales, y

estatutarias, si no que se ejecuten bajo los preceptos y principios

éticos y morales que rigen la entidad, actuando con honestidad en

el desarrollo de los procesos administrativos y no en provecho

propio.

• Principio de Eficiencia. El cumplimiento de este principio hace

referencia a que los procedimientos, actividades y operaciones

que realiza la entidad, cumplan con los objetivos preestablecidos,

así como velar por que exista una igualdad de condiciones de

calidad y oportunidad, buscando y obteniendo que la provisión de

bienes y recursos se realiza al menor costo posible, verificando

que existan adecuados niveles productivos y el mejor uso de los

recursos disponibles.

• Principio de Economía. Ordena y regula todo lo atinente a la

asignación de los recursos de manera adecuada, en función

siempre del cumplimiento de los fines y metas de las entidades,

t ib d l tió d i i t ti d l i



caen dentro del ámbito de competencia de la misma, e igualmente

señala la agilización como brevedad en la ejecución de los

procedimientos, evitando la tramitología innecesaria.

• Principio de Imparcialidad. Implica que la administración de la

entidad aplique los procedimientos y normas en forma equitativa y

objetiva, procurando obtener buenos niveles de transparencia en

las actuaciones de la entidad, de tal forma que ningún miembro de

la entidad pueda verse seriamente afectado en sus intereses o sea

objeto de la discriminación ejercida a través de las actividades u

operaciones de una determinada entidad.

• Principio de Publicidad. Radica en la necesidad de poner enconocimiento público la totalidad de las actuaciones, a fin de que

sean juzgadas como prueba de la transparencia en la gestión de la

entidad.

• Principio de Eficacia. Se encarga de examinar si lo resultados selogran de manera oportuna y si guardan relación con los objetivos

y metas de la entidad. Es decir, se requiere una adecuada

interrelación entre lo querido y lo obtenido.

• Principio de Equidad. Busca la identificación de los receptores de la

acción económica y analiza la efectiva distribución de los costos y

beneficios entre los diferentes sectores económicos y sociales, que

participan en la entidad o interfieren en la misma.



entidad, privada o pública, que se ajusta fácilmente a las

circunstancias del mercado siendo de fácil aplicación y optima ayuda

para el buen funcionamiento y desarrollo del control interno en la

gestión pública.

El objetivo de aplicar esta herramienta en esta investigación es

proporcionar una garantía razonable para el logro de objetivos tales

como:

· Eficacia y eficiencia de las operaciones realizadas por la

Administración.

· Confiabilidad de la información financiera.

· Cumplimiento de las leyes, reglamentos y políticas.

Lo anterior tomando como base que el control interno es un proceso,

es decir un medio para alcanzar un fin y sólo puede aportar un grado

de seguridad razonable, no la seguridad total.

4.4.1. AMBIENTE DE CONTROL

Los principales factores del ambiente de control encontrados en el

área de contabilidad fueron:

Existe un manual de procedimientos para el área de contabilidad que

presenta un control vulnerable el cual no garantiza que tanto lainformación emitida como el cumplimiento de las tareas este

adecuadamente filtrado debido a que existen procedimientos que no

están soportados bajo ninguna norma o reglamento y en el cual se



es una herramienta o mano derecha para obtener en un momento

dado la información necesaria para la toma de decisiones.

La integridad, los valores éticos, la competencia profesional y el

compromiso de todos los componentes de la administración, así como

su adhesión a las políticas y objetivos establecidos dependen de la

reciprocidad de la información, la cual se estima necesaria para que

esta sea adecuadamente filtrada entre los involucrados en lasdiferentes labores de la administración, también se encontró por otra

parte que se deben unificar criterios en los procesos, realizar una

capacitación a los funcionarios que no manejen directamente la

contabilidad ya que por este hecho se pueden generar inconsistencias

debido a que las personas no conocen algunos conceptos contables,el grado de responsabilidad, ni la importancia de esta labor y donde

el tiempo es muy importante para realizar una buena gestión.

La manera como se asignen las responsabilidades, el manejo

administrativo y el desarrollo del personal son muy importantes para

realizar una buena gestión contable, es necesaria la colaboración delas demás áreas, es decir el trabajo en equipo para generar una

armonía laboral y un sentimiento de entrega por lo que se esta

haciendo.

4.4.2. EVALUACIÓN DEL RIESGO

El control interno ha sido pensado esencialmente para limitar los

riesgos que afectan las actividades de la administración. A través de

la investigación y análisis de los riesgos relevantes y el punto hasta el



Se han detectado los siguientes riesgos los cuales pueden llegar a

comprometer la consecución del objetivo principal del área:

• No tener establecidas clara y específicamente las actividades

del área.

• No hay claridad por parte de los funcionarios de otras áreas de

las funciones del departamento de contabilidad.

• Existencia de un manual de procedimientos que no permite verla importancia de la gestión en el área contable.

• No hay claridad de quienes son los responsables directos en las

diferentes etapas de los procesos y procedimientos.

• No se maneja en el manual la normatividad adecuada y

actualizada para el logro de los objetivos.• El manual de procedimientos existente no es adecuado como

consulta para las actividades del área.

• Es necesario dictar una capacitación a los funcionarios de la

Alcaldía con el fin de conocer el proceso contable y sus

diferentes procedimientos.

De conformidad con los riesgos encontrados anteriormente se hace

necesaria la actualización del manual y construcción de los diferentes

procesos y procedimientos que esta área realiza a diario para obtener

un mejor control de las actividades y medio de consulta para mayor

claridad en las funciones (ver anexo D).

4.4.3. ACTIVIDADES DE CONTROL

Las actividades de control se ejecutan en todos los niveles de la



información financiera, éstas al cumplimiento normativo, y así

sucesivamente.

Las actividades de control son de tipo preventivo-correctivo por el

manejo de documentación que para la administración pública es de

gran volumen ya que manejan dineros del municipio donde la

participación del área contable es fundamental para cumplir con las

metas del alcalde y de la administración.

En todos los niveles de la administración existen responsabilidades de

control, y es preciso que los funcionarios conozcan individualmente

cuales son las que les competen, debiéndose para ello explicitar

claramente tales funciones.

En el área contable se especifican actividades de control como:

• Análisis efectuados por la administración.

• Seguimiento y revisión por parte de los responsables de las

diversas funciones o actividades.

• Comprobación de las transacciones en cuanto a su exactitud,

totalidad, y autorización pertinente: aprobaciones, revisiones,

cotejos.

• Dispositivos de seguridad para restringir el acceso a los registros.

• Segregación de funciones.

• Aplicación de indicadores de rendimiento para el área.

4.4.4. INFORMACIÓN Y COMUNI CACIÓN

Es necesario que todos los funcionarios conozcan el papel que deben



La información relevante debe ser captada, procesada y transmitida

de tal modo que llegue oportunamente a todas las áreas permitiendo

asumir las responsabilidades individuales, de acuerdo a esto en la

administración se presentan las siguientes:

El jefe de almacén es el responsable de la elaboración de un informe

mensual describiendo los movimientos de las cuentas y lo envía al

área de contabilidad para un mejor filtro de la información y registrode la misma en el sistema manejado por la Alcaldía.

Anualmente se reúnen en la administración, el alcalde, el área de

contabilidad y la dependencia de almacén con el fin de depurar los

inventarios y dar de baja a los activos que se encuentran obsoletos

para cumplir con las normas de saneamiento contable.

Existe información que es requerida por los entes de control y que se

elabora con el apoyo de todas las dependencias como la presentación

de la información financiera, económica y social para los entes

territoriales incluidos en el ámbito de aplicación del Plan General deContabilidad Pública ante la Contaduría General de la Nación de

acuerdo con las fechas establecidas por esta.

De igual manera el jefe de la oficina de control interno o quien haga

sus veces deberá elaborar y suscribir un informe ejecutivo anual al

cierre del 31 de diciembre de cada año, se menciona este informedebido a la importancia que este representa para el área contable ya

que se analiza el desempeño de esta área durante el periodo y la

claridad y oportuna presentación de la información financiera de



4.4.5. SUPERVISIÓN

La supervisión se realiza mediante los puntos de control establecidosen el manual de procedimientos para el área contable; Estos fueron

elaborados de acuerdo con el análisis efectuado a la evaluación del

riesgo de la administración y fundamentados en las actividades de

control, para mejorar estas inconsistencias se diseño un manual de

consulta completo y que define las funciones y responsabilidades del

área.



5. DISEÑO METODOLÓGICO

5.1. DEFINICIÓN DE LA POBLACIÓN Y LA MUESTRA

La población que se tomó para el desarrollo de este trabajo de

investigación fueron los funcionarios que trabajan en la parte

administrativa de la Alcaldía de Chía; El total de esta población son

40 funcionarios, de los cuales se tomó una muestra especifica de 12personas de las áreas que tienen relación directa con el área de

contabilidad siendo esta el objeto de estudio de la investigación.

5.2. TIPO DE ESTUDIO

Investigación descriptiva, basada en el análisis de procedimientos

actuales del área de contabilidad del Municipio de Chia, con el fin de

diseñar un sistema de control interno para el mejoramiento de las

funciones del área y por ende una mayor eficiencia y eficacia en la

administración, internamente para el buen desempeño de los

funcionarios con información financiera oportuna para la toma de

decisiones y externa como la presentación a tiempo de informes a los

diferentes entes de control y vigilancia como la Contraloría y

Contaduría General de la Nación.

5.3. ETAPAS DE LA I NVESTIGACIÓN

El presente trabajo de investigación consta de cuatro Etapas, cada

d ll ti l t i l d b d ll



precisar de manera clara la formulación de la propuesta de

mejoramiento, para su posterior implementación.

PRIMERA ETAPA:

Identificación, levantamiento de la información y elaboración

de procedimientos.

La primera fase se concluye con el levantamiento de la información.

Éste es un proceso que permite identificar todos y cada uno de los

pasos que el funcionario debe cumplir y que están directamente

relacionados con un procedimiento en particular; información que

constituye la materia prima para la elaboración de los

procedimientos, con el que finaliza esta etapa.

El levantamiento de la información se logra con el diligenciamiento

del cuestionario sobre información general de procedimientos

propuesto por los asesores de este trabajo de investigación y

constituido como elemento valioso y fundamental dentro de estametodología.

Este cuestionario se ha convertido en pieza importante para

consolidar la información y obtener un conocimiento general de las

funciones de las áreas y responsabilidades de las personas que

laboran en la Alcaldía, el suministro de la información a través de

cuestionarios permite el adecuado uso de esta con el fin de

desarrollar un trabajo integro que permita al área contable generar



SEGUNDA ETAPA:

Clasificación y priorización de los procedimientos y métodos

de trabajo, que inciden en la efectividad y transparencia de

la entidad.

El trabajo que se desarrolle al interior del área de contabilidad debe

estar orientado a clasificar por temas o áreas, aquellos

procedimientos o métodos lentos, repetitivos, que no agregan

valor, susceptibles de generar corrupción y que ocasionen mayores

inconvenientes al cliente externo y a la organización. La

priorización, se llevará a cabo teniendo en cuenta los más críticos y

los que mayor impacto generen en la sociedad y en el cumplimiento

de la gestión de la entidad, una vez mejorados.

Para la alcaldía de Chía, cada dependencia, de acuerdo con el

cumplimiento de los objetivos, debe establecer sus propias

prioridades, colaborar en los diferentes procedimientos y procesos

claves de éxito, identificar aquellos que son críticos para laorganización, determinar los de mayor incidencia dentro del

contexto general de la Administración y los de su compromiso

frente a la modernización de la misma, por todo esto el área

contable requiere que sus procedimientos sean actualizados con el

fin de cumplir y colaborar con el optimo funcionamiento de la

Administración.

TERCERA ETAPA:



1. Aspectos iniciales

• Consultar la normatividad.

• Verificar las normas legales, el manual de procedimiento

existente en el área contable, las circulares, los memorandos y

demás documentos que soporten los procedimientos.

• Consultar opinión, obtener opiniones del personal de la

Administración y de los usuarios del área de contabilidad, para

recoger información que sirva de base para el análisis y mejora

de los procedimientos.

2. Estudio y análisis de los procedimientos

• Recopilar muestras del manual de procedimientos existente en el

área contable con el fin de analizar y establecer el tipo de

información que se requiere con la mayor claridad en la solicitudde los datos, para posteriores modificaciones.

• Formular preguntas acerca de los procedimientos; es necesario

tener en cuenta al momento de iniciar el análisis del

procedimiento y métodos de trabajo formular todas las

preguntas que se vengan a la mente, sin aplicar ningún tipo de

restricción a las mismas.



• Levantar los procesos y procedimientos con base en las

diferentes actividades que se generan al interior de la

Administración, estableciendo la descripción de la actividad, el

responsable, la dependencia donde se realiza la actividad y

definiendo los puntos de control.

CUARTA ETAPA

Propuesta de actualización de procedimientos y métodos detrabajo

Los resultados que se obtengan en esta etapa, estarán orientados a

lograr una mejor relación entre las diferentes dependencias y el

área de contabilidad.

A. Formulación de propuestas:

Establecer una alternativa definitiva.

Con base en el análisis realizado a los diferentes procedimientos,estableciendo la propuesta definitiva de como quedarán diseñados.

Describir la propuesta.

Debe describir la propuesta del procedimiento a modificar o

suprimir, indicando cada uno de los aspectos en que varía y la

conformación final del mismo.

Elaborar el diagrama de flujo.



Confirmar los puntos de control.

Teniendo en cuenta los puntos de control identificados en la etapa

de análisis, verificar la idoneidad y relevancia de los mismos, para

ser aplicados.

B. Implementación del procedimiento

Implementar los procedimientos o métodos.Con los funcionarios que desarrollen o cumplan con este

procedimiento y estén involucrados directamente con el área de

contabilidad, deberán implementarse las acciones que se han

formulado para mejorarlo.

Facilitar la implementación.

Comprometer a los funcionarios responsables de los procedimientos

para colaborar en la implementación efectiva de los cambios

propuestos.

Verificar.

Constatar la funcionalidad de los puntos de control establecidos

para los procedimientos.

5.4. INSTRUMENTOS Y TÉCNICAS DE RECOLECCIÓN DE DATOS

En cuanto a técnicas e instrumentos para la recolección de la

información esta se realizó a través de la evaluación del Sistema de



Lo anterior se refiere a que la evaluación del mismo se puede originar

a través de la Administración.

Igualmente el mismo sistema debe ser evaluado de manera externa,

específicamente por parte del Estado a través de los órganos

competentes para ejercer la inspección, vigilancia y control sobre las

entidades públicas.

Para evaluar sus componentes y aplicación se consideraron los

siguientes objetivos:

Se obtuvo un grado de conocimiento sobre el área evaluada.

Se identificaron los mecanismos de control existentes y los

faltantes.

Se elaboró una planeación para comprobar el sistema.

Se tomaron las decisiones para depurar y reorientar el Control

Interno en las actividades descritas en el manual de

procedimientos.

La obtención de estos datos sobre los procedimientos que se realizan

en la Administración se efectuaron mediante:

Flujogramas.



FLUJOGRAMAS

Estas herramientas son gráficas y muestran los diferentes pasos y

movimientos que se efectúan para desarrollar una actividad, cumplir

una función o prestar un servicio, mostrados a través de unos

símbolos convencionales, permitiendo visualizar la progresión a

través de un procedimiento o sistema.

Sus usos son diversos pero entre ellos se encuentran los que a

continuación se reseñan:

Sirven para documentar en forma sintetizada el flujo de trabajo

de un área, de tal manera que se facilita un entendimiento deltranscurso e involucrados en la operación graficada.

Facilita la identificación de los controles instaurados en las

etapas del proceso analizado.

Facilita el análisis de las debilidades y fortalezas del proceso, de

tal manera que se pueden identificar los puntos débiles y

críticos del proceso.

Contribuyen a los procesos de capacitación.

Permite determinar el grado de confianza que se puede verificar

en el desarrollo del proceso y en la inserción de los elementos



secciones que intervienen con el proceso descrito y los mecanismos

de control que poseen las etapas del mismo proceso.

Una gráfica en forma de flujograma debe ceñirse a unas directrices

como:

Ilustrar el proceso desde el inicio del mismo hasta su final.

Identificar los controles existentes.

Deben usarse siglas conocidas y un texto claro y legible.

Cada página de la grafica de movimiento debe identificarse conel nombre del área o dependencia en la cual se realiza el

proceso.

PRUEBAS DE RECORRIDO

Estas son parte de una técnica de auditoria que consiste en tomar

una muestra de cada tipo de transacción que sea importante en cada

uno de los diferentes ciclos, efectuando un recorrido a través del

sistema para:

Conocer el sistema.

Comprobar el sistema.



Las ventajas del uso de estás pruebas son:

Contribuye a identificar las respectivas deficiencias y

excepciones.

Ayuda a la identificación de los controles claves.

Aumenta la eficiencia de la auditoria en todos sus niveles.

Contribuye al rápido y adecuado entendimiento de una

operación o proceso.

Para soportar la prueba de recorrido deben considerarse lasdependencias, el personal consultado, los controles verificados, la

descripción del recorrido y la conclusión sobre el resultado.

CUESTIONARIOS, ENCUESTAS Y ENTREVISTAS

Se utilizaron para comprender y documentar los controles,

igualmente para evaluar la existencia de procedimientos y la

evaluación sobre la segregación de funciones.

Estas herramientas de evaluación contribuyen a documentar la

auditoria integral del área y la descripción de los datos que componen

la información contemplada en los mismos.



Encuestas e información suministrada por diferentes fuentes:

- Alcalde del Municipio de Chía

- Funcionarios de la Alcaldía

- Comunidad en general

- Universidad de la Salle

5.5. TÉCNICAS DE ANÁLISIS DE INFORMACIÓN

Esta sección contiene la información recolectada por medio de

encuestas realizadas a funcionarios de la alcaldía de chía teniendo en

cuenta únicamente la parte administrativa y las áreas de mayor

relación con contabilidad (ver anexo E).



6. RESULTADOS

Con este trabajo de investigación se colaboró con el Municipio de Chía

y especialmente con la Alcaldía haciendo entrega formal de una

herramienta muy importante para el control interno basada en un

manual de procedimientos para el área de contabilidad obteniendo

resultados como los siguientes:

Descripción detallada de las diferentes actividades que debe

desarrollar el área de contabilidad estableciendo la relación directa e

indirecta hacia las demás dependencias de la Administración.

Responsables directos en cada proceso y procedimiento especificandola función que debe realizar para el logro del objetivo y mayor control

en las actividades del área y compromiso por parte de los

involucrados.

La propuesta presentada ofrece mayor facilidad de entendimiento y

conocimiento ya que consta, además del flujograma, de la descripción

detallada de cada actividad en los diferentes procedimientos y puede

servir de consulta rápida, otro punto importante que aporta este

trabajo es el manejo de la parte legal (normatividad actualizada) que

aplica a cada proceso de acuerdo al Procedimiento Número tres (3)

emitido por la Contraloría General de la Nación y las diferentes

Circulares Conjuntas, Directivas y Decretos.

bilid d ) di ibl di é i



responsabilidades) ya que esta disponible en medio magnético

permite mantener al día la normatividad como los cambios que se

puedan presentar interna y externamente en los procesos.

Fortalece el control en las actividades desarrolladas por el área

contable y agiliza no solamente tareas y funciones sino la información

presentada ante la alcaldía y a los diferentes entes públicos.

Sirve como base para capacitar a los funcionarios de la Alcaldía con el

fin de conocer el proceso contable y sus diferentes procedimientos y

es una herramienta de análisis, inspección y vigilancia por parte de

Control Interno.

Obtener datos financieros y de gestión completos y confiables y

presentados a través de informes oportunos.

De conformidad con lo anterior se presenta el Manual de

Procedimientos para el Área Contable del Municipio de Chía

cumpliendo las expectativas de la Administración, examinado yavalado positivamente por el Departamento de Control interno se

acepto el trabajo con el fin de implementarlo y aplicarlo para esta

área.

BIBLIOGRAFÍA



BIBLIOGRAFÍA

ARDILA M., Marina. HERNANDEZ, Sandra Helena. CORREA, Maria

Stella. VILLAMIZAR, Ligia Yanira. Control Interno: Estructura

Conceptual Integrada.

BELTRAN, Jaramillo Jesús Mauricio, Indicadores de Gestión

(Herramientas para lograr la competitividad). Segunda edición.

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Resolución No. 250 de 2003, Norma Básica de Plazos y Requisitos,

Circular Externa No. 056 de 2004.

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CONTADURIA GENERAL DE LA NACIÓN, Procedimientos No. 005 de

1997, No. 006 de 1998, No. 07 de 1998

CONTADURIA GENERAL DE LA NACIÓN, Instructivos No. 001 de

1996, No. 002 de 1996, No. 003 de 1996, No. 008 de 1998.

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Relativos a la Presentación de Información y Estados Contables.

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de 1999

LOAIZA Gallon Hernando Control Interno en las Entidades



LOAIZA, Gallon Hernando. Control Interno en las Entidades

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MANTILLA, Blanco Samuel Alberto, Control Interno - Estructura

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MENDOZA, Hernández José Francisco, Elementos de Contabilidad

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MINISTERIO DE HACIENDA Y CREDITO PÚBLICO, Aspectos Generales

del Proceso Presupuestal Colombiano.

NIETO, Sánchez Edgar Fernando, Contador General de la Nación,

Circular Externa No. 019 de 1997, Circular Externa N. 012 de 1996,

Circular Externa No. 020 de 1997, Resolución No. 4444 de 1995.

PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA, Directiva Presidencial 02 del 5 de

abril de 1994.

PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA, Directiva Presidencial 01 del 29 de

enero de 1997.

SALAZAR, Martín Francisco, Contador General de la Nación. Circular

Externa No. 045 de 2001, Resolución No. 045 de 2001, Resolución

276 de 2001, Resolución 364 de 2001. ZULUAGA, Ruiz Mauricio, Director del Departamento Administrativo

de la Función Pública Decreto 280 del 8 de febrero de 1996 Decreto

ANEXO A



ANEXO A

MAPA GEOGRAFICO DEL MUNICIP IO DE CHÍA

ANEXO B



ANEXO B

ORGANIGRAMA DE LA ALCALDÍA DEL MUNI CPIO DE CHÍA

ANEXO C



ANEXO C

CUESTIONARIOS REALIZADOS A LOS FUNCIOARIOS DE LA

ALCALDÍA

CUESTIONARIO 1

La información que se suministre en este cuestionario será tomada encuenta para el desarrollo de la actualización del manual deprocedimientos del área contable, por lo cual debe ser diligenciado ensu totalidad.

Nombre: Alberto Guatame Espinosa _____________________________

Cargo: Profesional Universitario _________________________

Dependencia: Secretaría de Hacienda ______________________

ACTIVIDADES Y CONOCIMIENTOS DESEABLES

Número de personas que trabajan enla dependencia. 1

Describa sus funciones brevemente. *Administración red hacienda*Soporte técnico usuariosalcaldía

*Administración paquete Has2001

*Coordinador informes entesfiscales.

Presenta alguna relación con el áreacontable en cuanto a:

- Tramites- Procesos- Documentos

- Tramites- Procesos

¿Cree usted que se debe mejorar



q jalgún procedimiento en el áreacontable? ¿Cuál?

_____________

Cual es su opinión del área contable. Actualmente su función esóptima.

CUESTIONARIO 2




Nombre: Gloria Rueda ________________________________________

Cargo: Auxiliar Administrativa-Jefe de Presupuesto ___________Dependencia: Presupuesto_________ _____________________



Describa sus funciones brevemente. *Manejo de presupuesto*Todas las cuentas, trámitepara pago.


- Tramites

- Procesos- Documentos

Si No si su respuestaes afirmativa descríbalos.

*Disponibilidad y registro elcual se pasa a contabilidad.

*Es devuelto con unaresolución administrativa y sepasa a tesorería.

¿Se lleva algún tipo de control en suárea con los documentos entregadosa contabilidad? ¿Cuáles?

*Se maneja en Excel lascuentas.

*Se lleva un registro.

¿Cree usted que se debe mejoraralgún procedimiento en el áreacontable? ¿Cuál? _____________

CUESTIONARIO 3




Nombre: Carlos Julio Arias Guzmán _____________________________

Cargo: Jefe de División_____________________ ____________Dependencia: Dirección de Planeación _____________________



Describa sus funciones brevemente. *Gestión de programas yproyectos.

*Modernizar la administraciónfinanciera.

*Seguimiento y evaluación deproyectos de inversiónpublica.

*Capacitación a personasencargadas del proceso dedesarrollo de programas yproyectos.

*Banco de datos oestadísticas.



Si No si su respuesta

________________

¿Cree usted que se debe mejorarl ú d l á

La aplicación de lad d b



algún procedimiento en el áreacontable? ¿Cuál?

normatividad sobreSaneamiento Contable.

Cual es su opinión del área contable. Es una herramienta o manoderecha para tener en unmomento dado la informaciónnecesaria para la toma dedecisiones.

CUESTIONARIO 4




Nombre: Martha Patricia Mendoza ______________________________

Cargo: Directora Control Interno______________ ___________

Dependencia: Control Interno______ ______________________ACTIVIDADES Y CONOCIMIENTOS DESEABLES

Número de personas que trabajan enla dependencia.

3

Describa sus funciones brevemente. *Apoyar y asesorar a laadministración en elfortalecimiento del sistema.

*Evaluación – cultura decontrol.




Verificamos si estaimplementado el sistema en elárea contable.

¿Se lleva algún tipo de control en suárea con los documentos entregadosa contabilidad? ¿Cuáles? ______________

¿Cree usted que se debe mejorar

algún procedimiento en el áreacontable? ¿Cuál?

Se debe actualizar según

nueva normatividad y se debeelaborar el manual deprocesos y procedimientos.

Cual es su opinión del área contable. Es eficiente y necesita apoyo.

CUESTIONARIO 5




Nombre: Luz Helena Chávez_____ ______________________________

Cargo: Jefe Almacén________________________ ___________Dependencia: Almacén__________ _______________________



Describa sus funciones brevemente. *Recibo y entrega deelementos de consumo ydevolutivos.


- Tramites

- Procesos- Documentos


Almacén entrega acontabilidad copias de las

entradas y salidas deelementos de consumo ydevolutivos.

¿Se lleva algún tipo de control en suárea con los documentos entregadosa contabilidad? ¿Cuáles?

De los documentos entregadosa contabilidad almacén dejacopia.

¿Cree usted que se debe mejoraralgún procedimiento en el áreacontable? ¿Cuál?

Reciprocidad en lainformación.

CUESTIONARIO 6




Nombre: Maria Clemencia López_ ______________________________

Cargo: Secretaria__________________________ ___________

Dependencia: Secretaría de Salud__ ______________________



7

Describa sus funciones brevemente. *Seguimiento de contratos

*Atención al público*Manejo de correspondencia*tramite de cuentas.




- Tramites

- Documentos

¿Se lleva algún tipo de control en suárea con los documentos entregadosa contabilidad? ¿Cuáles? Control de cuentas

¿Cree usted que se debe mejoraralgún procedimiento en el áreacontable? ¿Cuál?

Unificar criterios en losprocesos, capacitación a nivelgeneral y del programacontable.

CUESTIONARIO 7



La información que se suministre en este cuestionario será tomada encuenta para el desarrollo y la actualización del manual deprocedimientos del área, por lo cual debe ser diligenciado en sutotalidad.

Nombre: Maria de los Ángeles Castro ___________________________

Cargo: Contadora__________________________ ___________

Dependencia: Contabilidad__ ______________________



2

Describa sus funciones brevemente. *Manejo contable

*Tramitar pagoproveedores*Manejo de activos ybienes.

Enuncie las dependencias con las queesta área tiene relación. Todas

Qué tipos de informes presenta estaárea en cumplimiento de sus funcionesa nivel interno y externo.

Contaduría – MensualmenteContraloría – TrimestralDIAN – Otras entidades

Cada cuanto se presentan informes anivel interno y externo.

Mensual o cuando seanrequeridos.

¿El área cuenta con algún tipo de guíao formatos para la presentación de

estos informes? ¿Cuáles?

Sistema financiero ycontable.

Que inquietudes o comentarios tieneesta área en cuanto a otrasdependencias en su relación laboral.

Que es trabajo en equipo.

ANEXO D



64

INFORME DE HALLAZGOSDEPENDENCIA PERSON/

DEPEND.TRAMIT. YPROCESOS

CONTROL DEDOCUMENTOS

OBSERVACIONES

Hacienda 1 T. P. NOAdministración, soporte usuarios e informes a entesfiscales.

Presupuesto 2 T. P. SISe lleva control dependiendo el número de registros yse tiene relación con las dependencias de contabilidady tesorería.

ControlInterno 3 T. P. D. NO

Verificación de procesos y procedimientos en el áreacontable.

Planeación 27 -------- -------No presenta ninguna relación con el área contable,encargados de programas y proyectos para elmunicipio.

Suministros 3 T. P. D. SIEsta dependencia es la que presenta mayor relacionacon el área contable y de los documentos entregadosmaneja copia.

Secretaria deSalud

7 T. D. SISu relación con contabilidad se presenta en launificación de criterios y procesos, capacitación enprogramas contables.

INFORME DE HALLAZGOS EN EL ÁREA CONTABLEPERSON./ DEPEND FUNCIONES ENTREGA DE PERIODICIDAD DE OBSERVACIONES



65

DOCUMENTOS INFORMES

2 personas

Esta dependenciaesta conformadapor:

- Contadora

- - Auxiliar Contable

• Manejocontable

• Tramitarpagoproveedores

• Manejoactivos ybienes

El área recibe lascuentas ydocumentos enforma oportuna.

• ContaduríaGeneral de laNaciónpresentaciónmensual.

• ContraloríaGeneral de laNaciónpresentacióntrimestral.

• DIAN y otrasentidades.

Esta dependencia requieredel apoyo y colaboración delas demás áreas para:

• Entrega completa dedocumentos.

• Tiempo necesario paraentrega de documentos ytrámites.

• Trajo en equipo.

Lo anterior con el fin de ser

más eficiente los procesosde la administración.

ANEXO E



66

ANEXO F

CONTADURIA GENERAL DE LA NACION CIRCULAR EXTERNA N 12



67

Anexo No. 1

CONTADURIA GENERAL DE LA NACION CONTADURIA GENERAL DE LA NACION

CIRCULAR EXTERNA No. 12. ANEXO SC-001 CIRCULAR EXTERNA No. 12. ANEXO SC-001

HOMOLOGACION DE INGRESOS PRESUPUESTALESAL CATALOGO GENERAL DE CUENTAS DEL PGCP


INGRESOS INGRESOS REGISTRA INGRESOS INGRESOS REGISTRA

DEL CATALOGO EL DEL CATALOGO EL

PRESUPUESTO GENERAL DE INGRESO PRESUPUESTO GENERAL DE INGRESONUMERAL

NACIONAL CUENTAS DELPGCP

CUENTAY

SUBCUENTA

U OBLIG.

NUMERAL

NACIONAL CUENTAS DELPGCP

CUENTAY

SUBCUENTA

U OBLIG.

1.1. INGRESOSTRIBUTARIOS

INGRESOSTRIBUTARIOS

4105 Numeral 001 Cuota valorizaciónobras nacionales

Cuotasvalorización porobras nales.

411006 INSTITUTONACIONAL DE VIAS

Numeral 002 Otras tasas, multasy contribuciones

1.1.1. IMPUESTOS

DIRECTOS

no especificadas Multas, sanciones,

otrascontribuciones

4110-02-04-

08

ENTIDAD QUE LOS

GENERE

Numeral 003 Contribuciónespecial porexplotación o

Contribuciónespecial porexplotación y

Numeral001

Impuesto Renta yComplementarios

Renta yComplementarios

410501 DIAN exportación depetroleo crudo,gas, carbón

exportación depetróleo.

411007 DIAN

y ferroniquel

1.1.2. IMPUESTOSINDIRECTOS

Numeral 004 Contribuciónespecial del 5%sobre contra-

Contribuciónesespeciales sobre

tos de obraspúblicas del ordennacional.

contratos deobras públicas

411005 ENTE QUECONTRATE

CONTADURIA GENERAL DE LA NACION CIRCULAR EXTERNA No. 12

Numeral001

Impuestos sobreaduanas yrecargos

Aduana yRecargos

410503 DIAN Numeral 005 Telefonía celular Rentascontractuales

411009 DIRECCION DELTESORO NACIONAL

Numeral Impuesto a las Impuesto valor 410504 DIAN Numeral 006 Concesión Concesión a las 411009 SUPERINTENDENCIA



68

Numeral002

Impuesto a lasventas

Impuesto valoragregado-IVA

410504 DIAN Numeral 006 Concesiónsociedades

portuarias

Concesión a lassociedades

portuarias

411009 SUPERINTENDENCIADE PUERTOS

Numeral003

Impuesto a lagasolina y ACPM

Gasolina y ACPM 410509 DIAN Numeral 007 IngresoscontraprestaciónICEL-CORELCA

Rentascontractuales

411009 MINISTERIO DEMINAS Y ENERGIA

Numeral004

Impuesto del 5%a los pasajesinternac.

Pasajes Aéreos(Eliminado conLey 300 )

410510

Numeral005

Impuesto timbrenacional

Timbre Nacional 410511 DIAN 2. RECURSOS DECAPITAL

Numeral006

Timbre nacionalsobre salidas alexterior

Timbre de salidas 410514 AERONAUTICACIVIL

2.5. RECURSOS DELCREDITO EXTERNO

DEUDA PUBLICAEXTERNA

2210 DIRECCIONCREDITO PUBLICO

Numeral007

Impuesto al oro yplatino

Otros ImpuestosNacionales

410575 MINISTERIO DEMINAS YENERGIA

2.6 RECURSOS DELCREDITO INTERNO

DEUDA PUBLICAINTERNA

2205 DIRECCIONCREDITO PUBLICO

1.2 INGRESOS NOTRIBUTARIOS

NO TRIBUTARIOS 4110

1.2.1. TASAS Y MULTAS TASAS 411001 2.7 OTROS RECURSOSDE CAPITAL

MULTAS 411002





INGRESOS INGRESOS REGISTRA INGRESOS INGRESOS REGISTRA


PRESUPUESTO GENERAL DE INGRESO PRESUPUESTO GENERAL DE INGRESONUMERAL

NACIONALCUENTAS DEL

PGCP

CUENTAY

SUBCUENTA

U OBLIG.

NUMERAL

NACIONALCUENTAS DEL

PGCP

CUENTAY

SUBCUENTA

U OBLIG.

Numeral001

Recuperacióncartera

Préstamosconcedidos(disminución)y/o

1415 ENTE QUEREALIZA LARECUPERACION

das nacionales. Dividendos yparticipaciones

480510 DIRECCION DELTESORO NACIONAL



69

Ingresos

extraordinarios(si hay provisión)

481008 DIRECCION

CREDITOPUBLICO

5. RENTAS

PARAFISCALES

RENTAS

PARAFISCALES

4115

Numeral002

RendimientosFinancieros

Otros ingresosfinancieros ó

4805 ENTIDAD QUELOS GENERE

Serviciosfinancieros

4350 ENTIDADESDEDICADAS AESTOSSERIVICIOS

Numeral 0001 Fondo nal.prestacionessociales magisterio

Aporte al FondoNal. dePrestaciones delMagisterio

411514 FONDONAL.PRESTACIONESDEL MAGISTERIO

Numeral003

Donaciones Superávit pordonación

3120 ENTIDAD QUERECIBE LADONACION

Aporte al Fondode PromociónTurística

411517 FONDO DEPROMOCIONTURISTICA

Numeral004

Diferencialcambiario

Serviciosfinancieros ó

4350 DIRECCIONCREDITOPUBLICO O ENTEQUE MANEJE

Otros ingresosfinancieros

4805 ENTIDAD QUELOS GENERE

6. FONDOSESPECIALES

INGRESOS PORFONDOSESPECIALES

4120

Numeral005

Enajenación deactivos

El activocorrespondiente(disminución)

ENTIDAD QUEENAJENE SUSACTIVOS

Utilidad en ventade activos ó

481001 ENTIDAD QUEENAJENE SUSACTIVOS

Numeral 0001 Contribución entid.vigiladas porSupersociedades

Contribución aSuperintendencias

412001 SUPERINTENDENCIADE SOCIEDADES

Pérdida en ventao baja de activos

581001 ENTIDAD QUEENAJENE SUSACTIVOS

Numeral 0002 Contribuciónentidadesfiscalizadas porContranal

Cuota deFiscalización

412002 CONTRALORIAGENERAL DE LAREPUBLICA

Numeral 0003 ContribuciónSuperintendenciaSubsidio Familiar


412001 SUPERINTENDENCIASUBSIDIO FAMILIAR

Numeral009

Reintegros yotros recursos noapropiados

1. Transferenciasinterg. giradas(disminución)

5405 DIRECCION DELTESORONACIONAL

Numeral 0004 ContribucionesSuperbancaria


412001 SUPERINTENDENCIABANCARIA

para reintegrosen la mismavigencia.

Numeral 0005 SuperintendenciaIndustria yComercio


412001 SUPERINTENDENCIADE INDUSTRIA YCOMERCIO

2. Operaciones deenlace-otrosrecursos decapital

472005 DIRECCION DELTESORONACIONAL

Numeral 0006 SuperintendenciaNacional de Valores


412001 SUPERINTENDENCIANACIONAL DEVALORES



70

Numeral

0010

Excedentes

financierosentidadesdescentraliza-

Excedentes

financieros

481003 DIRECCION DEL

TESORONACIONAL

Numeral 0007 Contribución

entid.vigiladas porSuperpuertos

Contribución a

Superintendencias

412001 SUPERINTENDENCIA

GENERAL DEPUERTOS





INGRESOS INGRESOS REGISTRANUMERAL

INGRESOS INGRESOSCUENTA

Y

SUBCUENTA

REGISTRA


PRESUPUESTO GENERAL DE INGRESO PRESUPUESTO GENERAL DE INGRESO

NUMERAL

NACIONALCUENTAS DEL

PGCP

CUENTAY

SUBCUENTA

U OBLIG. NACIONALCUENTAS DEL

PGCP U OBLIG.

Numeral0008

Contribución paraladescentralización

Contribución paraladescentralización

412003 DIAN (Unificadocon el impuestoGasolina yAcpm.

Numeral 0020 Junta Central deContadores

Junta CentralContadores

412015 JUNTA CENTRAL DECONTADORES

Numeral0009

Financiaciónsector justicia

FinanciaciónSector Justicia

412004 DIAN Numeral 0021 Fondo deSolidaridad yGarantía del sectorsalud

Fondo deSolidaridad yGarantía

412016 FONDO DESOLIDARIDAD YGARANTIA

Numeral0010

Fondo de defensanacional

Fondo de Defensanacional

412005 MINISTERIO DEDEFENSANACIONAL

Numeral 0022 Fondo deSolidaridadPensional

Fondo deSolidaridadPensional

412017 FONDO DESOLIDARIDADPENSIONAL

Numeral0011

Productoelectrónico deidiomas

ProductoElectrónico deIdiomas

412006 INSTITUTOELECTRONICODE IDIOMAS

Numeral 0023 Comisión deRegulación deTelecomunicaciones

Comisión deRegulación

412018 COMISION DEREGULACION DETELECOMUNIC.

Numeral0012

Fondos docentesy adtivos.Univ.Nva.Granada

Fondos DocentesUniv.Nva.Granada

412007 UNIVERSIDADNUEVAGRANADA

Numeral 0024 Comisión deRegulación deEnergía y Gas

Comisión deRegulación

412018 COMISION DEREGULACION DEENERGIA Y GAS



71

Numeral0013 Fondo deestupefacientes-Minsalud

Fondo NacionaldeEstupefacientes

412008 FONDONACIONAL DEESTUPEFACIENTES

Numeral 0025 Comisión deRegulación de AguaPotable

Comisión deRegulación 412018 COMISION DEREGULACION DEAGUA POTABLE

Numeral0014

Fondos internosdel Ministerio deDefensa

Fondos internosMinisterio deDefensa

412009 MINISTERIO DEDEFENSANACIONAL

Numeral 0026 U.A.E. MineroEnergética

UnidadAdtiva.Especial-Minero Energética

412019 U.A.E. MINEROENERGETICA

Numeral0015

Fondos internosde la Policía

Fondos Internosde la Policia

412010 POLICIANACIONAL

Numeral 0027 DepartamentoAdtivo. FunciónPública

DepartamentoAdministrativo dela Función Pública

412020 DEPARTAMENTOADTIVO. FUNCIONPUBLICA

Numeral0016

Fondopublicaciones dela Contraloría

FondosPublicacionesContraloría

412011 CONTRALORIAGENERAL DE LAREPUBLICA

Numeral 0028 Superintendenciade ServiciosPúblicos


412001 SUPERINTENDENCIASERVICIOSPUBLICOS

Numeral0017

Fondo RotatorioMinisterio deMinas y Energia

Fondo RotatorioMinisterio deMinas

412012 FONDOROTATORIO DELMINISTERIO DEMINAS

Numeral 0029 Fondo de riesgosprofesionales

Fondo de riesgosprofesionales

412021 FONDO DE RIESGOSPROFESIONALES

Numeral0018

Fondo Nacionalde Regalías

Fondo Nacionalde Regalías

412013 FONDONACIONAL DEREGALIAS

Numeral 0030 Fondo de BienestarSocial Dian

Fondo deBienestar Social-Dian

412022 FONDO DEBIENESTAR SOCIAL-DIAN-PAGADORA

Numeral0019 EscuelasIndustriales eInstitutosTécnicos

EscuelasIndustriales eInstitutosTécnicos

412014 MINISTERIO DEEDUCACIONNACIONAL

Numeral 0031 Instituto de laProcuraduría Instituto de laProcuraduría 412023 INSTITUTO DEESTUDIOS DELMINISTERIOPUBLICO

FUENTE: CONTADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN (CIRCULAR EXTERNA 012 DE DIC. 02 DE 1996)

ANEXO GDEPARTAMENTO DE CUNDINAMARCA

CONTALORIA GENERAL



72

CONTALORIA GENERAL

INFORME DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

1_____________________________________________ 2_______________________________________________________ 3_________________________________NOMBRE DE LA ENTIDAD NOMBRE JEFE DEL ORGANISMO AÑO

4_____________________________________________ 5_______________________________________________________NOMBRE ENCARGADO DEL AREA CIUDA Y FECHA DE ELABORACIÓN

1. Señale los planes o programas adoptados para la evaluación y seguimiento al Sistema de Control

Interno durante el periodo.

2.2. Enuncie brevemente las políticas trazadas y las decisiones adoptadas en el respectivo comité.

1.1. Describa las áreas evaluadas y los principales resultados obtenidos.

AREA RESULTADO

2.3. Enuncie cada uno de los resultados obtenidos producto de la aplicación de las políticas y decisiones de

dicho comité.

1.2. Indique los análisis de riesgos efectuados en las diferentes áreas y las medidas adoptadas para su

prevención y control.

3. Sobre que áreas y/o temas se han producido informes de evaluación del sistema de control interno,

durante la vigencia.

2. Mencione las modificaciones que se han realizado a las normas de control interno de la entidad durante

el periodo.

3.1. Señale los principales resultados y hallazgos consagrados en los informes, así como las

recomendaciones propuestas.

2.1. Durante el periodo, cuantas veces se ha reunido el comité de coordinación de control interno. 4. Mencione los manuales de procedimientos y de funciones que se han elaborado, modificado o

suprimido durante el periodo indicando el respectivo acto administrativo y el motivo que origino esta

decisión.

5. Que políticas, programas y actividades de auto evaluación se han establecido con el objeto de

retroalimentar el sistema de control interno

OBSERVACIONES_______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

______________________________________ ______________________________________________

FIRMA JEFE DEL ORGANISMO FIRMA ENCARGADO AREA

ANEXO H



ANEXO I



CARTA DEL DIRECTOR DE CONTROL INTERNO DE LAALCALDÍA DE CHÍA ACEPTANDO Y APLI CANDO EL TRABAJO

DE INVESTIGACION

OBJETIVO S RESULTADOS CONCLUSIONES

RECOMENDACIONES

General: - Se diseño elmanual de

- Se encontrarontareas y funciones

-Debe ser implementadopor el municipio ya que



Diseñar unsistema decontrol internocontable basadoen procesosadministrativosy normasvigentes para elcumplimiento yejecución de lasactividades endicho municipio

procedimientospara el áreacontable delmunicipio deChia comoherramienta decontrol internopara elcumplimiento yejecución de lasactividades delárea.- Descripcióndetallada de lasactividades querealiza el A.C. yla interacción con

las demásdependencias.- Se

establecieronpuntos de control.- Normatividadvigente.- Responsables

directos.- Tareasasignadas.- Flujogramas defácil y rápidacomprensión.

que no estaban e elmanual inicial.- Se modifico yespecifico lasfunciones de dichaárea con relación alas demásdependencias. - Noexistía una guíapráctica para lasdiferentesactividades delárea.- Consulta rápidadisponible para unproceso específico.- Herramienta para

analizar y vigilarlos procedimientosdel área contable.- Ayuda a la elaboray presentacióninformes a los entecontrol

es una herramientadinámica y guía completaque define los procesos yprocedimientos contablesmanejados en esta área.- Se debe teneractualizado el manual conla normatividad vigente.- el área de controlinterno debe hacerseguimiento de lasactividades desarrolladaspor el áreas contable.- Trabajar conjuntamentecon toda laadministración.

Específicos:

-Evaluar yanalizar laestructura actualde las diferentes

- se realizo un

informe dehallazgo de lasdiferentes áreaspara obtenerconocimiento de

- Conocimiento de

cada área.- Jefes de Área.- Actividadesrealizadas.-

- Utilizar de manera

optima el manual deprocedimientos propuestopara coordinar mejor lasactividades y usar lospuntos de control con el

con las demás. área contable encuanto al tiempo deentrega dedocumentos para



dar trámite.- Determinar lasconsecuenciasque se puedenpresentar debidoa la falta de unaguía deactividades parael área contable

- Existe unmanual para elAC que nogarantiza lainformación y elcumplimiento delas tareas.

- No tenerestablecidaclaramente lasactividades delárea.- La existencia deeste manual no esbase para definir labuena labordesempeñada por elárea.

- Se deben realizaractividades de controlcomo:* Seguimiento y revisiónpor parte de losresponsables de lasfunciones o act5ividades.* Se recomienda laactualización constante deacuerdo a la normatividadvigente.

- Desarrollaractividades conlos funcionariosdel municipio.

- Se realizaron:entrevistas,encuestas,cuestionarios,documentación,

observación.

- Alcalde,funcionarios de laalcaldía.

- Se obtuvo unconocimiento decada área.- Se identificaronmecanismos de

control (exist. y noexit.).- Secomplementaronlas activ. Descritasen el man. Prosed.

- Capacitación delpersonal de laadministración para unmayor conocimientode la práctica

contable.- Consulta

permanente- trabajo en equipo.

- Diseñar el

manual deprocedimientospara el áreacontable.

Diseño del

manual.

Cumplió con las

expectativas de laadministración

- Implementación y

actualización delmanual

- APORTES A LA ADMINISTRACION :

*Se presento una propuesta para el área contable la cual cumplió conlas expectativas cubriendo una necesidad administrativa del área.

*Es una herramienta que apoya al área de control interno planteandopuntos de control los cuales pueden ser evaluados y actualizados



ALCALDIA MUNICIPAL DE CHIA

MANUAL DE PROCESOS Y

MAYO DE 2004

DIRECCION DE CONTROL INTERNO

PROCEDIMIENTOS DEL AREA CONTABLE



TABLA DE CONTENIDO PAG.

CONVENCIONES 1MAPA DE PROCESOS 2PROCESO CONTABLE 3INFORME MENSUAL DE ALMACÉN A CONTABILIDAD 4REGISTRO NOTAS DE ENTRADA 5PAGO DE CUENTAS 6INVERSIONES 7REALIZACIÓN DE AVALUOS PARA EFECTOS CONTABLES DE LOS BIENES INMUEBLES 8REGISTRO DE LAS OPERACIONES DE LOS PROYECTOS DE INVERSIÓN 9REGISTRO DEL PROCESO DE CAUSACIÓN, RECAUDO Y CONSIGNACIÓN DE LOS INGRESOS DE LA NACIÓN 11

RECURSOS QUE LA NACIÓN TRANSFIERE A LOS ENTES TERRITORIALES 12CONTABILIZACIÓN DE LOS RECURSOS NATURALES Y DEL AMBIENTE 17REGISTRO CONTABLE 19CIERRE DE CUENTAS PRINCIPAL Y SUBALTERNA 21ELABORACIÓN DE LOS ESTADOS CONTABLES 30NOTAS A LOS ESTADOS CONTABLES 33INFORME DE CONTROL INTERNO 36PRESENTACIÓN DE LA INFORMACIÓN FINANCIERA, ECONÓMICA Y SOCIAL 38AGREGACIÓN Y/O CONSOLIDACIÓN DE REPRESENTANTES SALIENTES A LOS ELEGIDOS O NOMBRADO 39EJECUCIÓN DEL PRESUPUESTO 41

ADMINISTRACIÓN CENTRAL MUNICIPIO DE CHIA



CONTABILIDAD REALIZADO POR: CLAUDIA MARCELA MORA M.

CONVENCIONES JAIRO CRUZ SALAMANCA

AÑO 2004

Conecta los símbolos indicando la dirección y el orden en que se debenrealizar las diferentes actividades.

Representa una conexión o enlace con otra hoja diferente, en la que continuael diagrama de flujo.Plantea la posibilidad de elegir una alternativa para continuar

en una u otra v ia. Incluye una pregunta clave.

Se usa cuando en el proceso o actividad se requiere más deun documento. Indica que hay un proceso anterior, enlaza con otro proceso.

Representa un archivo de oficina, donde se guardan los documentos en forma temporal

o definitiva.

Indica el requerimiento de documentación para desarrollar laactividad.

Define el inicio y el final de un proceso. Indica el ingreso de información a un programa contable o la revisión de datosen el sistema.Dentro del símbolo se escribe la palabra inicio o fin.

Se utiliza para representar una actividad del procedimiento.

Representa los controles o recomendaciones que debe tener un procedimientoo actividad.

CONVENCIONES

DEPENDENCIAPROCEDIMIENTO

INICIO / FIN

PROCESO

punto

de control

¿CORRECTO?

DATOSALMACENADOS

MULTIDOCUMENTO

DOCUMENTO

ARCHIVO

T - D

1

CONECTOR

FUERA DE

PAGINA



CONTABILIDADRELACI N CON OTRAS DEPENDENCIAS

PAG. 1

ADMINISTRACI N CENTRAL MUNICIPIO DE CHIA

DEPENDENCIA REALIZADO POR: CLAUDIA MARCELA MORA M.

AÑO 2004

PROCEDIMIENTO JAIRO CRUZ SALAMANCA

MAP A DE PROCESOS

- NOTAS DE ENTRADA.- ENTREGA COPIAS DE ENTRADAS Y SALIDAS DE

ELEMENTOS DE CONSUMO Y DEVOLUTIVOS.- INVENTARIOS.- INFORMES A LOS DIFERENTES ENTES DE CONTROL.- INGRESO DE BIENES.- BAJA DE BIENES.- UBICACIÓN FISICA DE LOS ACTIVOS.- CONTROL DE ACTIVOS FIJOS.- VERIFICAR SALDOS.- DEPRECIACION DE ACTIVOS.

- VERIFICAR SI SE IMPLEMENTA EL SISTEMA DECONTROL INTERNO EN EL ÁREA CONTABLE.

TESORERÍA

PRESUPUESTO

ALMACÉN

CONTROL INTERNO

CONTABILIDAD

- DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL.- REGISTRO PRESUPUESTAL.- MODIFICACIÓN PRESUPUESTAL.- INFORMES.- INFORME TRIMESTRAL A LA CONTRALORÍA Y A LOSDIFERENTES ENTES DE CONTROL.

- GENERA LA INFORMACIÓN PARA EL ANÁLISIS YENVIO DE INFORMES A LOS ENTES FISCALES.- PAGO DE CUENTAS.- ARCHIVO.

Ó



CONTABILIDADPROCESO CONTABLE

N0 .

PAG. 2

El siguiente paso es su registro tanto en loslibros auxiliares como en el diario columnario. Alf inal del mes cada una de las columnas del librocolumnario se totalizan y estos resultados setransladan al libro mayor de donde finalmentese extrae la información para elaborar elBalance.

Contador.

Auxiliar Contable.

Contador.

Contador.

Auxiliar Contable.

Contador.

El proceso contable inicia con los documentossoporte que pueden ser, una cuenta por pagar,un recibo de caja, un contrato, cualquierdocumento que respalde una transaccióncontable.Dichos documentos se agrupan y con base enellos se elabora el asiento contable que es lainformación que se consigna en el comprobantede contabilidad lo cual indica acreditar o debitaruna cuenta.

Contador.

FLUJOGRAMA

Auxiliar Contable.

AÑO 2004


DEPENDENCIA REALIZADO POR: CLAUDIA MARCELA MOPROCEDIMIENTO JAIRO CRUZ SALAM

DESCRIP CIÓN DEL PROCESO RESPONSABLE

DOCUMENTOSSOPORTES

COMPROBANTE DECONTABLIDAD

LIBRO DIARIO

LIBRO MAYOR

ACTIVIDAD FINANCIERA

ECONOMICA Y SOCIAL

BALANCE

CONSOLIDADOR

BALANCECONSOLIDADO

VALOR AGREGADO

RENTABILIDADPÚBLICA

ORIGEN Y APLICACIÓNDEL EXCEDENTE SOCIAL

DOCUMENTOSSOPORTES

DOCUMENTOSSOPORTES

LIBRO AUXILIAR




CONTABILIDADALMAC N - CONTABILIDAD

N0. NORMATIVIDAD

Jefe de Almacén.

01. Bienes de Consumo.02. Bienes Devolutivos.

Contador.

Contador.

Contador.

Auxiliar de Almacén

PAG. 3

La Dependencia de Contabilidad recibe el informe y elresponsable de la revisión es el Contador que revisa lascuentas con el fin de l levar un control de las mismas en elsistema.

La Dependencia de Almacén debe llevar un archivo delinforme de caracter temporal (T).

Si se encuentran inconsistencias se revisan las justificaciones del informe entre la Dependencia deContabilidad y Almacén con el fin de ajustar las cuentas.

La Dependencia de Contabilidad acepta el informe y verificaen el sistema que los movimientos y cuentas se encuentrencorrectamente registrados.

DEPENDENCIAPROCESO No. 1 REALIZADO POR: CLAUDIA MARCELA MORA M.PROCEDIMIENTO JAIRO CRUZ SALAMANCA

DESCRI PCI ÓN DE LA ACTI VI DADES FLUJOGRAMA RESPONSABLE CONTROLES

INFORME MENSUAL DE ALMAC N A CONTABILIDAD

El Jefe de Almacén elabora un informe mensual de ladependencia describiendo los movimientos de cuentas en elmes y envia a la Dependencia de Contabilidad.

Que mediante la Ley 863 de2003 fue prorrogada la Ley716 de 2001 por la cual seexpiden normas para elsaneamiento contable en elSector Público y se dictandispocisiones en materia

tributaria y otrasdisposiciones. Vigencia hastael 31 de Diciembre de 2005.

El Contador es el responsable derevisar el informe contra el sistema ycompararlo para determinar eladecuado movimiento de las cuentas.

AÑO 2004

ALMACÉNARCHIVA COPIA

T

INICIO

CONTABILILDADRECIBE Y REVISA ELINFORME DEALMACÉN.

C1

¿ACEPTA?CONTABILIDADDEVUELVE AALMACÉN.

FIN

NO

SI

ALMACÉNELABORA Y ENVIA INFORMEMENSUAL DE LOSMOVIMIENTOS DE CUENTAS

A CONTABILIDAD.

CONTABILIDADACEPTA Y CONFRONTA ENEL SISTEMA HAS 2001,PARA LLEVAR CONTROLSOBRE LAS CUENTAS.

C1

VIENE DE LADEPENDENCIADE ALMACÉN.




CONTABILIDADALMAC N - CONTABILIDAD

N0. NORMATIVIDAD

Auxiliar de

Estos documentos son: Almacén.

0. Cotización.

1. Solicitud de Disponibilidad Presupuestal.2. Orden de Compra, firmada por el Alcalde. Auxiliar de

3. Certificado de Registro Presupuestal. Almacén.

4. Nota de Entrada.

Contador.

Auxiliar Contable.

Tesorero.

Auxiliar de

Tesorería.

AÑO 2004

FLUJOGRAMA

La Dependencia de Tesorería recibe los documentos, revisa lasautorizaciones y la carta de sol icitud de pago enviada por elproveedor, dependiendo si es un bien o un servicio, de acuerdoa lo anterior gira el cheque para el pago oportuno al titular.

Si los documentos estan en orden se hace el respectivo registrocontable generando la resolución administrativa y se envian a laDependencia de Tesorería.

DEPENDENCIAPROCESO No. 2 REALIZADO POR: CLAUDIA MARCELA MORA M.

PAG. 4

El contador o auxil iar contable recibe la nota de entrada contodos los soportes adjuntos para su revisión y aceptación pararealizar el registro.

Si al revisar los documentos, estos no se encuentran completosse devuelven a la Dependencia de Almacén para su debidacorrección.

La Dependencia de Tesorería archiva copia definitiva (D) de los

documentos del procedimiento.

El Contador recibe y revisa lanota de entrada verificandoque tenga los documentos

completos y soportados.

El Tesorero verifica en elsistema el registro paragenerar el cheque y realizar

el pago al proveedor.

PROCEDIMIENTO

RESPONSABLE


CONTROLES

REGISTRO DE NOTAS DE ENTRADA

La Dependencia de Almacén recibe documentos de laDependencia de Presupuesto, revisa, genera nota de entrada yenvia a la Dependencia de Contabilidad.

DESCRIP CIÓN DE LA ACTIVIDADES

El Auxiliar de Almacén revisaque los documentos estencorrectamente soportados paragenerar la respectiva nota deentrada.

4

INICIO

ALMACÉNRECIBEDOCUMENTOS DEPRESUPUESTO.

C1

CONTABILIDADRECIBE Y REVISA LANOTA DE ENTRADA.

¿CORRECTO?

CONTABILIDADDEVUELVE AALMACÉN.

TESORERIARECIBE, REVISA DOCUMENTOS,AUTORIZACIONES Y CARTA DELPROVEEDOR, GIRA CHEQUE.

FIN

C2

32

10

C3

NO

SI

TESORERIAARCHIVA

D

ALMACÉNGENERA NOTA DEENTRADA Y ENVIA ACONTABILIDAD.

C1

C2

C3

VIENE DE LADEPENDENCIADE ALMACÉN.

CONTABILIDADREGISTRA EN EL SISTEMAHAS 2001 Y ENVIA ATESORERÍA.




CONTABILIDADTESORER A - CONTABILIDAD

N0. NORMATIVIDAD

Estos documentos son: Auxiliar Contable.

0. Copia del contrato u orden.1. Cuenta de Cobro (P.N. O Factura).

2. Solicitud de Disponibilidad presupuestal.

3. Certificado de la DIAN (R.U.T).

4. Certificado de recibido o realizado a satisfacción.

5. Formato de Registro de Proveedores.

Contador.

Auxiliar Contable.

Auxiliar Contable.

AÑO 2004 PAG. 5

ADMINISTRACIÓN CENTRAL MUNICIPIO DE CHIADEPENDENCIAPROCESO No. 3 REALIZADO POR: CLAUDIA MARCELA MORA M.

La Dependencia de Contabi lidad genera una resoluciónadministrativa, crea el consecutivo de las cuentas yarchiva copia definitiva (D) para posterior consulta.

FLUJOGRAMA RESPONSABLE CONTROLES

El Auxiliar Contable es responsablede la revisión de las cuentas, siencuentra inconsistencias en estasdebe devolverlas a la Dependenciade Tesorería para corrección.

Si las cuentas se encuentran debidamente soportadas deacuerdo al procedimiento, el Auxiliar Contable procede aregistrar en el sistema HAS 2001.

PAGO DE CUENTAS

La Dependencia de Contabi lidad recibe las cuentas porpagar enviadas por Tesorería, verificando que esten con losrespectivos soportes.

Si los documentos no se encuentran completos y/o noestan debidamente firmados estos se devuelven a LaDependencia de Tesorería.



5

43

INICIO

CONTABILIDADRECIBE Y REVISA DETESORERIA LASCUENTAS CON LASFIRMAS AUTORIZADASDEL ORDENADOR DELGASTO.

C1

¿CORRECTO?

FIN

21

0

NO

SI

CONTABILIDADARCHIVA COPIA

D

CONTABILIDADDEVUELVE ATESORERIA.

CONTABILIDADEL AUXILIAR CONTABLEREGISTRA EN EL

SISTEMA HAS 2001.

C1

VIENE DE LADEPENDENCIADE TESORERÍA.



CONTABILIDADCONTABILIDAD

N0. NORMATIVIDAD CONTROLES

Contador.

Auxiliar Contable.

AÑO 2004 PAG. 10



Las operaciones de f lujosde fondos relacionadas conlos ingresos de la nacióndeberán efectuarse de

acuerdo con los términosdel instructivo No.003 del 2de diciembre de 1996, quehace parte de la circular012 de 02/12/96, la cualcontiene en detalle, lasdiferentes situaciones quepueden presentarse en elmanejo de operacionesrecíprocas de fondos ybienes. Ver anexo No. 1

El Contador realiza elregistro contabledéspues de haberrealizado lasaclaraciones con laDirección del TesoroNacional

El registro contable correspondiente a la causación de losingresos de la nación será responsabilidad del ente públicode la administración central o descentralizada del nivelnacional que los administre, independientemente del enteque los recaude.

Contabilidad archiva copia definitiva (D) de losdocumentos soporte.

JAIRO CRUZ SALAMANCAREGISTRO DEL PROCESO DE CAUSACIÓN, RECAUDO Y CONSIGNACIÓN DE LOS INGRESOS DE LA NACIÓN

DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDADES FLUJOGRAMA RESPONSABLE

PROCEDIMIENTO

FIN


D

1

C3C3

CONTABILIDADREALIZA EL REGISTRO CONTABLE ENEL SISTEMA HAS 2001CORRESPONDIENTE A LA CAUSACIÓN,RECAUDO Y CONSIGNACIÓN DE LOSINGRESOS DE LA NACIÓN .






Contador.

Contador.

AÑO 2004 PAG. 11

El Contador debe utilizarlas cuentas de acuerdoal Plan General de

Contabilidad Pública parael control y destino delos recursos de laNación.

JAIRO CRUZ SALAMANCARECURSOS QUE LA NACIÓN TRANSFIERE A LOS ENTES TERRITORIALES

La ley a iniciativa del Gobierno , fijará los servicios a cargode la Nación y de las Entidades Territoriales. Los recursosde la Nación seran destinados a financiar la educación y lasalud en los niveles que la ley señale según el articulo 356de la Constitución Política de Colombia.

Los municipios participarán en los ingresos corrientes de la

Nación. La ley, a iniciativa del gobierno, determinará el

porcentaje mínimo de esa participación y definirá las áreas

prioritarias de inversión social que se financiarán con

dichos recursos según el artículo 357 de La Constitución

Política de Colombia.

PROCEDIMIENTO


Resolución N. 063 de 22 deFebrero de 2002, pormedio de la cual semodifica la Resolución 400de 2000, en lo relativo al

reconocimiento y revelaciónde los recursos que laNación transfiere a lasentidades territoriales.


Es obligación del Municipio registrar los recursos que ledestina la Nación de acuerdo al Plan General deContabilidad Públ ica con el fin de llevar un adecuadocontrol y manejo de estos.

El Gobierno registra el valor de los ingresos corrientes

cedido al Ente Territorial, para la financiación de losservicios a su cargo, prioritariamente los servicios de saludy educación, conforme a los porcentajes establecidos en laley. Este registro debe elaborarse en el momento que deconformidad con las normas legales, exista la obligación dehacer los giros correspondientes y no sobre la base deestimados.

El Municipio registra el valor de los recursos obtenidos dela Nación para la financiación de los servicios a su cargo.La elaboración de este registro, debe hacerse cuandoexista el derecho cierto y no sobre la base deestimaciones.

INICIO

C1

GOBIERNOCEDERÁ LOS RECURSOSFISCALES AL MUNICIPIO.

CONTABILIDADDEBE REGIS TRAR S EGÚN EL PLA NGENERAL DE CONTABILIDAD PÚBLICALOS INGRESOS CEDIDOS POR LANACIÓN.

FIN

C1

GOBIERNOEN EL MOMENTO DE CEDER LOS RECURSOS

UTIL IZ A LAS CUENTA S 5408 SIST EMAGENERAL DE PARTICIPACIONES CONTRA LASUBCUENTA 240314 SISTEMA GENERAL DEPARTICIPACIONES.

MUNICIPIOEN EL MOMENTO DE RECIBIR LOSRECURSOS UTILIZA LAS CUENTAS 4408IN GRESO S POR SIST EMA GENERAL DEPARTICIPACIONES CONTRA LA SUBCUENTA141312 SISTEMA GENERAL DEPARTICIPACIONES.

GOBIERNO NACIONALDESTINA RECURSOSATRAVES DEL SISTEMAGENERAL DEPARTICIPACIONES.



CONTABILIDAD


DEPENDENCIA



CONTABILIDADCONTABILIDADCONTABILIZACIÓN DE LOS RECURSOS NATURALES Y DEL AMBIENTE


Contador.

Contador.

AÑO 2004 PAG. 13

Norma técnica relat iva alreconocimiento de losrecursos naturales y delambiente, de que trata elnumeral 5.7.2.1 del PlanGeneral de Contabilidad

Públ ica - PGCP, adoptadomediante la Resolución No4444 del 21 de noviembrede 1995, expedida por elContador General de laNación. Este Despacho, encumplimiento de susfunciones legales, sepermite impartir la normatécnica relacionada con eltratamiento y lacontabilización de losrecursos naturales y delambiente, así como losprocedimientos utilizadospara su registro.

Cuando el ente público, un Municipio, ejecuta directamenteun proyecto de inversión.

Cuando un Municipio ejecuta directamente una parte delproyecto y otra parte la ejecuta a través de un convenio conuna Corporación Autónoma Regional, las inversiones que seadelantan quedan en cabeza de cada uno de los ejecutores




FLUJOGRAMA RESPONSABLE

CONTABILIDADREGISTRA LA EJECUCIÓN DIRECTADEL PROYECTO UTILIZANDO LACUENTA 1805 RECURSOS NAT.RENOVABLES EN CONSERVACIÓNCONTRA LA 2410 CONTRATISTAS.

¿ES EJECUCIÓNDIRECTA DELPROYECTO?

¿ES EJECUCIÓN DEPROYECTOS BAJO LA

MODALIDADCONVENIOS?

CONTABILIDADREGISTRA LA CANCELACIÓN

DE LA OBLIGACIÓNUTILIZANDO LAS CUENTAS2410 CONTRATISTAS Y 1110BANCOS.

1

NO SI

SI

NO

2

CONTABILIDADREGIST RA COMO EJECUTOR

DIRECTO DEL PROYECTOUT ILIZANDO LAS CUENT AS1805 REC. REN OVA BLES ENCONSERVACIÓNY 1110 BANCOS.

CONTABILIDADREGISTRA CUANDO TRANSFIERELOS RECURSOS A UN ENTEUTILIZANDO LAS CUENTAS 5406TRANSF. CORR. GIRADAS ALSECTOR PÚBLICO Y 1110BANCOS.

CONTABILIDAD

ADMINISTRACIÓN CENTRAL MUNICIPIO DE CHIADEPENDENCIA



CONTABILIDADCONTABILIZACI N DE LOS RECURSOS NATURALES Y DEL AMBIENTE


Contador.

Contador.

AÑO 2004 PAG. 14



PROCESO No. 9 REALIZADO POR: CLAUDIA MARCELA MORA M.



Públ ica - PGCP, adoptadomediante la Resolución No4444 del 21 de noviembrede 1995, expedida por elContador General de laNación. Este Despacho, encumplimiento de susfunciones legales, sepermite impartir la normatécnica relacionada con eltratamiento y lacontabilización de losrecursos naturales y del

ambiente, así como losprocedimientos utilizadospara su registro.

Caso en el cual el ente público ejecuta la inversión mediantecontratación y utiliza la figura de avance.

Contabilización de gastos de Administración:El ente ejecutor incurre en algunos gastos, que no puedenidentificar, respecto al monto que debe contabilizar en cadaproyecto.

CONTABILIDADREGISTRA EL AVANCEUTILIZANDO LAS CUENTAS 1420AVANCES Y ANTICIPOSENTREGADOS Y1110 BANCOS.

¿ES EJECUCIÓN DEINVERSIÓN COMO AVANCEEN LA CONTRATACIÓN?

¿ES CONTABILIZACIÓNDE GASTOS DE

ADMINISTRACIÓN?

CONTABILIDADREGISTRA LA TERMINACIÓN DELA EJECUCIÓN UTILIZANDO LAS

CUENTAS 1805 REC. NAT.RENOVABLES EN CONSERVACIÓNY 1420 AVANCES Y ANTICIPOSENTREGADOS.

2

NO SI

SI NO

CONTABILIDADEN EL MOMENTO DE

CONTABILIZAR LOS EGRESOSUTILIZA LAS CUENTAS 5105SERVICIOS PERSONALES Y 1110BANCOS.

3

CONTABILIDAD


DEPENDENCIA



CONTABILIDADCONTABILIDADCONTABILIZACI N DE LOS RECURSOS NATURALES Y DEL AMBIENTE


Contador.

Contador.

AÑO 2004 PAG. 15



Inversiones directas en recursos naturales renovables enexplotación, el ente público invierte en recursos naturalesrenovables para explotación.

Inversiones directas en recursos naturales no renovables enexplotación, el ente público invierte en recursos naturales norenovables en explotación, contabilizaciónen el momento deiniciar la inversión y causar la obligación.





CONTABILIDADREGISTRA EL AVANCEUTILIZANDO LAS CUENTAS 1830INVERSIONES EN REC. NAT.RENOVABLES EN EXPLOTACIÓN Y2410 CONTRATISTAS.

¿SON INVERSIONESDIRECTAS EN REC. NAT.RENOVABLES ENEXPLOTACIÓN?

¿SON INV. DIRECTAS ENREC. NAT. NO RENOVABLES

EN EXPLOTACIÓNES?

CONTABILIDAD

REGISTRA LA CANCELACIÓN DELA OLIGACIÓN UTILIZANDO LASCUENTAS 2410 CONTRRATISTASY 1110 BANCOS.

3

NO SI

SI NO

CONTABILIDADREGISTRA LA AMORTIZACIÓN DE LAINVERSIÓN UTILIZANDO LASCUENTAS 5320 AMORTIZACIONES YAMORTIZACIÓN ACUMULADA DEINV. EN RECURSOS NAT.RENOVABLES EN EXPLOTACIÓN.

CONTABILIDADEN EL MOMENTO DEINCIAR LA INVERSIÓNUTILIZA LASCUENTAS 1840 INVERSIONESEN REC. NAT. NO RENOVABLES ENEXPLOTACIÓN Y 2410 CONTRATISTAS.

CONTABILIDADCUANDO AMORTIZAZ LA INVERSIÓNUTILIZA LAS CUENTAS 5320AMORTIZACIONES Y 1845 AMORTIZACIÓNACUMULADA DE INVERSIONES EN REC.NAT. NO RENOVABLES PARA EXPLOTACIÓN.

CONTABILIDADCUANDO CANCELA LA OBLIGACIÓNUTILIZA LAS CUENTAS 2410CONTRATISTAS Y 1110 BANCOS.

4

CONTABILIDAD


DEPENDENCIA



CONTABILIDADCONTABILIDADCONTABILIZACI N DE LOS RECURSOS NATURALES Y DEL AMBIENTE


Auxiliar deTesorería.

AÑO 2004 PAG. 16




Las Dependencias de Tesorería y Planeación son lasresponsables de archivar copia definitva (D) de los

documentos relacionados con los proyectos.



4

TESORERÍA/PLANEACIÓNARCHIVA COPIA

D

FIN






REGISTRO CONTABLE

N0. NORMATIVIDAD

Auxiliar Contable.

Contador.

Contador.

Auxiliar Contable.

Contador.

AÑO 2004 PAG. 17

El Auxiliar Contable al recopilar y analizarla información esta comprobando quetenga todos los requisitos y que cumplacon todos los soportes.

El Contador revisa y codifica,comprobando que no falten soportes yque estos tengan las firmas yautorizaciones respectivas.


DESCRI PCI ÓN DE LA ACTI VI DADES FLUJOGRAMA RESPONSABLE CONTROLES

0. Recibo de caja.

1. Comprobantes de consignación.

4. Notas debito/credito.

PROCEDIMIENTO

El Auxiliar de Contabilidad recopila, analiza y organiza losdiferentes soportes contables, estos son:

2. Comprobantes de pago.

3. Facturas.

El Contador revisa los diferentes soportes, comprobantes yautorizaciones, para codificar.

El Contador verifica que los saldoscorrespondan entre las cuentas ysubcuentas para evitar errores en lacodificación o en los soportes.

Si los soportes no estan completos o estan incorrectos sedevuelven a la Dependencia de Tesorería o Dependenciarespectiva con las observaciones necesarias para sumodificación; Si esta correcta firma y pasa a registro.

El Auxiliar Contable procede a registrar en el sistema lossoportes y comprobantes de acuerdo con el Plan Generalde Contabilidad Pública en el programa HAS 2001.

El Contador verifica saldos en cuentas y subcuentas.

4

INICIO

C1

¿CORRECTO?

CONTABILIDADEL CONTADORVERIFICA SALDOS.

C2

32

10

NO

SI

CONTABLIDADRECOPILA Y ANALIZALOS SOPORTESENVIADOS POR LASDEMÁS DEPENDENCIAS.

CONTABILIDADDEVUELVE A LADEPENDENCIA.

CONTABILIDADEL AUXILIAR DECONTABLIDADREGISTRA EL ELSISTEMA HAS 2001.

1

CONTABILIDADREVISA LOSSOPORTES, LASAUTORIZACIONES YCODIFICA.

C3

C1

C2

C3



DEPENDENCIAPROCESO N 10 REALIZADO POR CLAUDIA MARCELA MORA M



CONTABILIDAD

N0. NORMATIVIDAD

0. Balance General. Contador.1. Estado de Actividad Financiera y Económica.

2. Estado de Cambios en el Patrimonio.

3. Estado de Flujos de Efectivo.

AÑO 2004 PAG. 18

PROCESO No. 10 REALIZADO POR: CLAUDIA MARCELA MORA M.PROCEDIMIENTO JAIRO CRUZ SALAMANCA

DESCRIP CI ÓN DE LA ACTI VI DADES FLUJOGRAMA RESPONSABLE CONTROLES

REGISTRO CONTABLE

La Dependencia de Contabilidad archiva copia definitiva(D) de los documentos soportes para posterior consulta.

La Dependencia de Contabilidad retoma la informacióngenerada por el sistema para la elaboración de informes ytoma de decisiones, como son:

3CONTABILIDADUTILIZA LA INFORMACIÓNPARA LA ELABORACIONDE INFORMES Y TOMA DEDECISIONESFINANCIERAS Y

1

FIN


D

21

0



CONTABILIDADCIERRE DE CUENTAS PRINCIPAL Y SUBALTERNA


Contador.

Auxiliar Contable.

AÑO 2004 PAG. 20

Norma tecnica relativa alas instrucciones paracierre de la cuenta Principaly Subalterna.En cumplimiento de susfunciones legales y en

particular las establecidasen los literales b) y c) delartículo 3º de la Ley 298del 23 de jul io de 1996, sepermite impartirinstrucciones para eladecuado cierre de lacuenta Principal ySubalterna.

La Dependencia de Contabi lidad realizará notas internasnecesarias para cancelar al f inal del periodo contable losvalores que se encuentren conciliados hasta ese momento conel fin de registrarlas en el sistema contra la cuenta 3110 3230RESULTADOS DEL EJERCICIO, en su respectiva subcuenta

La Dependencia de Contabilidad archiva copia definitiva (D) delprocedimiento.




FIN


D

CONTABILIDADMEDIANTENOTAS INTERNAS, CANCELARÁALFINALIZAR EL PERÍODO CONTABLE LOSVALORES DE LAS SUBCUENTAS QUE ESTÉNCONCILIADOS, DIRECTAMENTE CONTRA LACUENTA DEL PATRIMONIO 3110 Ó 3230 -RESULTADOS DEL EJERCICIO, EN LASUBCUENTA PRINCIPAL Y SUBALTERNA.

1


N0 NORMATIVIDAD


DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDADES FLUJOGRAMA



CONTROLES

ELABORACIÓN DE LOS ESTADOS CONTABLES

RESPONSABLE

PROCEDIMIENTO



N0. NORMATIVIDAD

Auxiliar Contable.

Contador.

Contador.

Auxiliar Contable.

Contador.

Contador.

Estos son:

5. Balance General.

6. Estado de Actividad Financiera.

7. Estado de Cambios en el Patrimonio.8. Estado de Flujos de Efectivo.

AÑO 2004 PAG. 21

DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDADES FLUJOGRAMA CONTROLES

Si la información se encuentra en orden, el Auxiliar Contable

registra en el sistema HAS 2001, verificando los saldos encuentas y subcuentas de control.

El presente procedimiento debeser aplicado por todas lasentidades públicas deconformidad con el artículo 2 dela Resolución 400 del 1 deDiciembre de 2000.

El Contador retoma la información generada a través delsistema para la elaboración de los Estados Contables. El Contador es el responsable de

revisar y anal izar los saldos delas cuentas y subcuentas decontrol para la correctaelaboración de los EstadosContables.

El Contador es responsable deverificar que los soportes,comprobantes y documentosanexos se encuentren en ordenpara el adecuado registro en elsistema HAS 2001.

La Dependencia de Contabi lidad anal iza la informaciónenviada por la Secretaría de Hacienda, con los siguientesdocumentos:

RESPONSABLE

El Contador codifica los comprobantes y verifica que seencuentren con todos los soportes, si la información no estacompleta o es incorrecta se devuelve a la Dependencia deTesorería para corrección.

3. Facturas.

4. Notas debito/credito

2. Comprobantes de pago.

1. Comprobantes de consignación.

0. Recibo de caja.4

INICIO

C1

¿CORRECTO?

CONTABILIDADELABORA ESTADOSCONTABLES.

C2

32

10

CONTABILIDADVERIFICA SALDOS ENCUENTAS Y SUBCUENTAS.

NO

SI

87

65

CONTABILIDADRECOPILA Y ANALIZA LAINFORMACIÓN.

CONTABILIDADREVISA SOPORTES YCOMPROBANTES.

CONTABILIDADDEVUELVE A LADEPENDENCIARESPONSABLE.

CONTABILIDADREGISTRA ENPROGRAMA CONTABLEHAS 2001.

1

C1

C2

VIENE DE LASDIFERENTESDEPENDENCIAS.






Contador.

Contador.

Contador.

AÑO 2004 PAG. 22

La Dependencia de Contabil idad debe presentar de maneraclara, senci lla y didáctica la forma como se estructuran ypresentan los estados contables que hacen referencia lasnormas técnicas contenidas en el Plan General de ContabilidadPública como es:

El Contador debe realizar eldil igenciamiento del BalanceGeneral de acuerdo a loestablecido en el Plan Generalde Contabilidad Pública.

Se establece una convención de desición para determinar elEstado Contable asignado a este procedimiento y un conector

para asignar otros Estados Contables.

En el Balance general deberá presentarse por separado y enforma consistente la estructura detallada de sus saldoscorrientes y no corrientes, expresando sus cifras aproximadas amiles de pesos y mostrarse en forma comparat iva a nivel degrupos o cuentas, según sea el

La presentación del Balance General se realiza mediante latabulación formal de códigos numéricos, relación de cuentas de

activo, pasivo y patrimonio, representados en términosmonetarios que ref lejan, a una fecha de corte o de cierre, larecopilación, clasificación y resumen de los datos contables.

El presenteprocedimiento debe seraplicado por todas lasentidades públ icas deconformidad con elartículo 2 de la

Resolución 400 del 1 deDiciembre de 2000.

- El Balance General.




C3C3

CONTABILIDADES RESP ONSABILIDAD DE LADEPENDENCIA DE CONTABILIDADESTRUCTURAR EL BALANCEGENERAL.

CONTABILIDADMEDIANTE LA RECOLECCIÓN DECODIGOS, RELACIÓN DECUENTAS, RECOPILACIÓN,

CLASIFICACIÓN Y RESUMEN DEDATOS CONTABLES.

CONTABILIDADPRESENTA PORSEPARADO LOSSALDOS CORRIENTESY NO CORRIENTES

CONTABILIDADDILIGENCIA ELBALANCE

GENERAL.

2

1

¿ES BALANCEGENERAL?1

NO

SI

ADMINISTRACION CENTRAL MUNICIPIO DE CHIA





Contador.

Contador.

Contador.

AÑO 2004 PAG. 23

La Dependencia de Contabilidad consolida la información conlos anexos respectivos, f irma y envia para que los demásfuncionarios responsables firmen.

Se establece una convención de desición para determinar elEstado Contable asignado a este procedimiento y un conectorpara asignar otros Estados Contables.

El presente procedimientodebe ser aplicado por todaslas entidades públ icas deconformidad con el artículo

2 de la Resolución 400 del1 de Diciembre de 2000.

Para la elaboración y presentación del Balance General,deben tenerse en cuenta los elementos constitutivos de losestados contables.En este estado se mostrará la información relativa a lascuentas de orden, en el entendido que corresponde aanotaciones por fuera del balance que permiten la revelaciónsuficiente para efectos de análisis.

A nivel de grupo, correspondiente a 2 dígitos, se incluirán losgrupos de acuerdo a las clases de activos, pasivos ypatrimonio y a nivel de cuenta cuatro dígitos, se incluirán lascuentas correspondientes a los grupos que conforman lasclases de activo, pasivo y patrimonio.


DESCRIP CION DE LA ACTIVIDADES FLUJOGRAMA RESPONSABLE



CONTABILIDADDEBE PRESENTAR EN EL BALANCEGENERAL LA INFORMACIÓNCORRESPONDIENTE A LAS CUENTASDE ORDEN.

2

CONTABILIDADDEBE INCLUIR LOSDÍGITOS A NIVELDE GRUPO Y A NIVEL DE CUENT ACORESPONDIENTES A ACTIVOS,PASIVOS Y PATRIMONIO.

¿ES ESTADO DEACTIVIDAD FINANCIERA ,ECONÓMICA Y SOCIAL?

NO

SI

3

2

1

CONTABILIDADCONSOLIDA LAINFORMACIÓN PARAPRESENTARLA Y SERFIRMADA.


PROCEDIMIENTO JAIRO CRUZ SALAMANCAELABORACIÓN DE LOS ESTADOS CONTABLES






Contador.

Contador.

Contador.

Contador.

AÑO 2004 PAG. 24

A nivel de grupo (dos dígitos) y anivel de cuenta Ccuatrrodígitos). Se incluirán en forma clasificada los grupos

correspondientes a las clases de ingresos, gastos y costos. Lascifras del Estado de actividad financiera, económica y socialdeberán presentarse aproximadas a miles de pesos ymostrarse en forma comparativa a nivel de grupos o cuentas,según sea el caso, con las del período anterior.

La Dependencia de Contabilidad consolida la información con losanexos respectivos firma y envia para que los demásfuncionarios responsables revisen y firmen.

Es responsabilidad delContador clasificar los gruposy cuentas con el fin de que lainformación presentada seaconfiable y consolidarlaadecuadamente para larevisión y aprobación de losfuncionarios responsables.

El presenteprocedimiento debe seraplicado por todas lasentidades públ icas deconformidad con elartículo 2 de la

Resolución 400 del 1 deDiciembre de 2000.

El Estado de actividad financiera, económica y social seestructura a partir de la presentación clasificada de los gruposy cuentas que conforman las clases de ingresos, gastos ycostos del Catálogo General de Cuentas (CGC), así:

La Dependencia de Contabil idad establece mediante unatabulación formal de códigos numéricos, de cuentas de

ingresos, gastos y costos, representados en términosmonetarios, que reflejen el resultado de las operaciones delente público durante un intervalo de tiempo.




CONTABILIDADES RESPONSABILIDAD DE LADEPENDENCIA DE CONTABILIDADESTRUCTURAR EL ESTADO DE ACTIVIDADFINANCIERA ECONOMICA Y SOCIAL.

CONTABILIDADMEDIANTE LA CLASIFICACIÓN DEINGRESOS,GASTOSY COSTOS ESTRUCTURA

LA PRESENTACION DEL ESTADO DEACTIVIDAD FINANCIERA FINANCIERA YSOCIAL.

CONTABILIDADPRESENTALA INFORMACIÓN DE ACUERDO ALNIVEL DE GRUPO Y CUENTA APROXIMADA AMILES DE PESOSY EN FOPRMACOMPARATIVAAL PERIODO ANTERIOR.

CONTABILIDADCONSOLIDA LA INFORMACIÓNPARA PRESENT ARLA Y S ERFIRMADA.

C4 C4

3

4

CONTABILIDADCONTABILIDADELABORACI N DE LOS ESTADOS CONTABLES


El t


DEPENDENCIAPROCESO No. 12 REALIZADO POR: CLAUDIA MARCELA MORA M.PROCEDIMIENTO JAIRO CRUZ SALAMANCA




Contador.

Contador.

Contador.

AÑO 2004 PAG. 25

Los elementos constitutivos del presente estado correspondena las cuentas de patrimonio definidas en el Catálogo General deCuentas (CGC). Para su estructuración se requiere calcular lasvariaciones de cada una de las cuentas (cuatro dígitos) quecomponen el

La Dependencia de Contabilidad debe hacer una presentaciónclasificada en función de las variaciones presentadas en elpatrimonio asi:

Se establece una convención de desición para determinar el

Estado Contable asignado a este procedimiento y un conectorpara asignar otros Estados Contables.

El Contador debe calcular lasvariaciones en el patriomoniode conformidad al CatalogoGeneral de Cuentas.

Debe elaborarse en forma comparativa mostrando los cambiosobservados entre dos ejercicios contables al nivel de la clase 3 -Patrimonio del CGC. Así mismo permite apreciar el detalle de lasvariaciones patrimoniales del período a nivel de cuenta (cuatrodígitos) clasificando sus movimientos como incrementos,disminuciones y partidas sin movimiento. Las cifras de sussaldos deberán presentarse aproximadas a miles de pesos.

El presenteprocedimiento debe seraplicado por todas lasentidades públ icas deconformidad con elartículo 2 de laResolución 400 del 1 deDiciembre de 2000.

C5

CONTABILIDADPARA REALIZAR EL INFORME DEL ESTADODE CAMBIOS EN EL PATRIMONIO SE DEBECALCULAR LAS VARIACIONES DE CADAUNA DE LAS CUENTAS.

CONTABILIDADDEBE ELABORARSE MOSTRANDO ENFORMA COMPARATIVA LOS CAMBIOSPRESENTADOS ENTRE DOS EJERCICIOSCONTABLES.

CONTABILIDADLA PRESENTACIÓN CLASIFICADA ENFUNCIÓN DE LAS VARIACIONES OBSERVADASCONSIDERA LOS SIGUIENTES ASPECTOS:

5

4

¿ES ESTADO DECAMBIOS EN ELPATRIMONIO?

2

3

NO

SI

C5




ELABORACIÓN DE LOS ESTADOS CONTABLESPROCEDIMIENTO




AÑO 2004 PAG. 26

FLUJOGRAMA

Saldo de la Clase 3 Patrimonio del año objeto de análisis.

Incrementos. Corresponden a las variaciones de las cuentaspertenecientes a los grupos 31 Hacienda pública y 32

Patrimonio institucional descritos, en lascuales se haya presentado un incremento en el Ejerciciocontable, para lo cual se toma el saldo a 31 de diciembre delaño actual, menos el respectivo saldo a 31 de diciembre delperíodo inmediatamente anterior.

El presente procedimientodebe ser aplicado por todaslas entidades públ icas deconformidad con el artículo2 de la Resolución 400 del1 de Diciembre de 2000.Saldo de la Clase 3 Patrimonio, del año inmediatamente

anterior al que se está analizando.

Variaciones patrimoniales del año actual, generadas por losaumentos o disminuciones en las cuentas que conforman elpatrimonio.

Disminuciones. Corresponden a las variaciones de las cuentaspertenecientes a los grupos 31 Hacienda pública y 32Patrimonio institucional descritos, en lascuales se haya presentado una disminución en el ejerciciocontable, para lo cual se toma el saldo a 31 de diciembre delaño actual, menos el respectivo saldo a 31 de diciembre delperíodo inmediatamente anterior.


DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDADES RESPONSABLE

ELABORACIÓN DE LOS ESTADOS CONTABLESPROCEDIMIENTO

5

SALDODE LA

CLASE 3 .

DISMINUCIONES.CORRESPONDEN A LAS

VARIACIONES DE LAS CUENTASPERTENECIENTES A

LOS GRUPOS 31 HACIENDAPÚBLICA Y 32 PATRIMONIO

INSTITUCIONAL.

INCREMENTOS. CORRESPONDENA LAS VARIACIONES DE LAS

CUENTAS PERTENECIENTES ALOS GRUPOS 31 HACIENDAPÚBLICA Y 32 PATRIMONIO

INSTITUCIONAL.

6

SALDODE LA

CLASE 3.

VARIACIONESPATRIMONIALES

DEL AÑO ACTUAL.






CONTABILIDAD


Contador.

Contador.

AÑO 2004 PAG. 27

Partidas sin movimiento. Corresponden a las cuentaspertenecientes a los grupos 31 Hacienda pública y 32Patrimonio institucional descritos, en las cuales no sepresenta variación alguna en el ejercicio contable, para locual se toma el saldo a 31 de diciembre del año actual,menos el respectivo saldo a 31 de diciembre del períodoinmediatamente anterior.

La Dependencia de Contabilidad consolida la información conlos anexos respectivos firma y envia para que los demásfuncionarios responsables revisen y firmen.

Es responsabil idad de la Dependenc ia de Contabilidadpresentar el informe de Estado de Flujos de Efectivo con el finde evaluar a partir del origen y aplicación del efectivo en unperíodo, la capacidad del ente público para generar flujosfuturos de fondos, determinando sus necesidades de

financiamiento interno y externo, para cumplir con susobligaciones.


Se establece una convención de desición para determinar elEstado Contable asignado a este procedimiento y un conectorpara asignar otros Estados Contables.


El presente procedimientodebe ser aplicado por todaslas entidades públ icas deconformidad con el artículo2 de la Resolución 400 del

1 de Diciembre de 2000.

PROCESO No. 12 REALIZADO POR: CLAUDIA MARCELA MORA M.PROCEDIMIENTO JAIRO CRUZ SALAMANCA

CONTABILIDADCONSOLIDA LAINFORMACIÓN PARAPRESENTARLA Y SERFIRMADA.

6

PARTIDAS SIN MOVIMIENTO.CORRESPONDEN A LASCUENTAS PERTENECIENTES A

LOSGRUPOS 31 HACIENDA

PÚBLICA Y 32 PATRIMONIOINSTITUCIONAL .

¿ES ESTADO DEFLUJOS DE EFECTIVO?

NO

SI

1

CONTABILIDADDEBE PRESENTAR UN INFORME CONTABLE QUE REVELELOSFONDOS PROVISTOSY UTILIZADOS PORLOS ENTESPÚBLICOS EN DES ARROLLO DE ACTIVIDADESOPER AT IVAS , DE I NVER SIÓN Y F IN AN CI ACI ÓN .

3

7


PROCEDIMIENTO JAIRO CRUZ SALAMANCAELABORACIÓN DE LOS ESTADOS CONTABLES






Contador.

Contador.

Contador.

Contador.

Contador.

AÑO 2004 PAG. 28


Las actividades de financiación son aquellas que representantransacciones de entrada y salida de efectivo directamenterelacionadas con la adquisición de recursos de los diferentesproveedores de capital y su posterior cancelación o servicio,ya sean internos y externos.

En cada transacción los entes públicos deberán realizar unanálisis minucioso que permita identificar en formaexhaustiva y con precisión, el monto de los flujos de efectivoque se generen o apliquen en las actividades de operación,

inversión o f inanciación, a part ir de sus características ydinámica.


DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDADES FLUJOGRAMA

Se considera como tal, los recursos de l iquidez inmediatatales como los saldos en caja, cuentas corrientes, cuentas deahorro correspondientes a aquellas partidas que sonfácilmente convertibles a efectivo sin que pierdan valor enforma significativa.

Las actividades de operación son aquellas que representantransacciones de entrada y salida de efectivo directamenterelacionadas con el desarrol lo del cometido estatal de losentes públicos que afectan directamente el estado deactividad financiera, económica o social.

Las actividades de inversión son aquellas que representantransacciones de entrada y salida de efectivo directamenterelacionadas con los pagos realizados por los entes públicos

con el fin de administrar el portafolio y su liquidez,permitiendo la generación de flujos de efectivo en el medianoy largo plazo.

La información se debe clasificarpara la interpretación yconceptualización de losresultados y demás

componentes del Estado de Flujosde Efectivo.

RESPONSABLE

El presente procedimientodebe ser aplicado por todaslas entidades públ icas deconformidad con el artículo2 de la Resolución 400 del1 de Diciembre de 2000.

C6

CONTABILIDAD

DEBE PRESENTAR UNINFORME CORESPONDIENTEAL EFECTIVO.

7

8

CONTABILIDADP RESEN TACI ÓN D E L AACTIVIDAD DEFINANCIAMIENTO.

CONTABILIDADPRESENTACÓN DE LAACTIVIDAD DEINVERSIÓN.

CONTABILIDADPRESENT ACIÓN DE LAACTIVIDAD DEOPERACIÓN.

CONTABILIDADCLASIFICACIÓN DE LAINFORMACIÓN.

C6






CONTABILIDAD


Contador.

Contador.

Auxiliar Contable.

AÑO 2004 PAG. 29


Deben depurarse aquellos flujos que al momento deoriginarse fueron considerados como movimientos de efectivoy se dieron como ciertos, y como consecuencia de un cambioen su dinámica no corresponden a flujos de efectivo, nodeben ser objeto de presentación en este estado.

La Dependecia de Contabilidad consolida la información conlos anexos respectivos, f irma y envia para que los demásfuncionarios responsables firmen (Tesorero, Alcalde).

RESPONSABLEFLUJOGRAMA

Los Estados Contables Básicos, como son El Balance General,El Estado de Act ividad Financiera Económica y Social , ElEstado de Cambios en el Patrimonio y El Estado de Flujos deefectivo, deberán ir acompañados de una copia remitida a la

Contaduría General de la Nación, que debe ser expuesta enun lugar visible y de fácil acceso a la ciudadanía en general.

La Dependencia de Contabilidad por control y seguridad,archiva copia definitiva (D) de los Estados Contables,documentos e información anexa necesaria para consultasposteriores.

El Contador deberá depurar lainformación de los flujos deefectivo con el fin de determinarel correcto movimiento de losmismos.

El presente procedimientodebe ser aplicado por todaslas entidades públ icas deconformidad con el artículo2 de la Resolución 400 del


PROCEDIMIENTOPROCESO No. 12 REALIZADO POR: CLAUDIA MARCELA MORA M.



C7

CONTABILIDADDEPURACIÓN DE LOSFLUJOS DE EFECTIVO.

8

CONTABILIDADCONSOLIDA LA INFORMACIÓN DELOS DIFERENTES ESTADOSCONTABLES PARA PRESENTARLA YSER FIRMADA.


D

FIN

C7

CONTABILIDADCONTABILIDADNOTAS A LOS ESTADOS CONTABLES

N0 NORMATIVIDAD CONTROLES









Contador.

Contador.

AÑO 2004 PAG. 30

Estas notas deben referirse, por lo menos, a las situacionesque se relacionan a continuación:

Corresponde a la revelación del entorno legal y normativodel ente público, su cometido estatal y el objetivo, misión desu creación o constitución.

Relativa a las normas de contabilidad que viene aplicando elente público para el proceso de identificación, clasificación,registro y valuación de los hechos financieros, económicos ysociales.

Es responsabilidad delContador revelar en lasNotas a los estadosContables las actividadeso hechos financieros,económicos y socialesrelevantes, así como losaspectos de difíci lrepresentación omedición cuantitativa,que han afectado opuedan afectar lasituación del entepúblico.

El presente procedimientodebe ser aplicado por todaslas entidades públicas deconformidad con el artículo2 de la Resolución 400 del1 de Diciembre de 2000.

Es responsabilidad de la Dependencia de Contabilidad lapreparación y revelación de las Notas a la InformaciónContable, en forma que permita garantizar la inclusión de latotalidad de los hechos financieros, económicos y socialesrelevantes, así como los aspectos de difícil representación omedición cuantitativa, que han afectado o puedan afectar laconsistencia y razonabilidad de la información del entepúblico.

Deben describirse los efectos derivados de los cambios en laaplicación de las normas contables, así como de lascorrecciones de errores de ejercicios anteriores,reclasificaciones de cuentas, depuración de cifras,conciliación de saldos o ajustes realizados que afectaronsignificativamente la información del período, al igual que lasdiferencias presentadas entre las existencias físicas o realesde bienes, derechos y obligaciones y el valor de los saldosreportados en la información.

DESCRIP CIÓN DE LA ACTIVIDADES FLUJOGRAMA RESPONSABLE

INICIO

C1

CONTABLIDADDEEBE REALIZAR LAS NOTAS A LOSESTADOS CONTABLES CON ELPROPOSITO DE ACLARAR LAINFORMACIÓN CONTABLE.

C1

CONTABILIDADNOTAS DE CARÁCTERGENERAL.

1

NATURALEZA JURÍDICA,F UN CIÓN SOCIAL ,A CT IVIDADES Q UEDESARROLLA O COMETIDOESTATAL.

POLÍTICAS YPRÁCTICASCONTABLES.

EFECTOS Y CAMBIOSSIGNIFICATIVOS ENLA INFORMACIÓNCONTABLE.

CONTABILIDADCONTABILIDADNOTAS A LOS ESTADOS CONTABLES



JAIRO CRUZ SALAMANCAPROCEDIMIENTO



NOTAS A LOS ESTADOS CONTABLES


Contador.

AÑO 2004 PAG. 31

El presente procedimientodebe ser aplicado por todaslas entidades públicas deconformidad con el artículo2 de la Resolución 400 del




Entre estos casos se encuentra la información adicional sobrebienes, derechos y obligaciones no incorporados porsituaciones de legalidad, trámite, valoración, medición ocualquiera otra causa especial, así como de Entidadesliquidadas o en proceso de liquidación que no se hanincorporado al ente público.

Los entes públicos obligados a consolidar la información deotros entes, recursos públicos o Fondos Cuenta, en virtud de

las normas y disposiciones aplicables, deben informar lasacciones adelantadas, los agentes y recursos incorporados, ylos resultados obtenidos, en particular las limitacionesadvertidas en cuanto a la cobertura de la información

n liDeben revelarse las limitaciones y deficiencias operativas yadministrativas que han afectado el normal desarrollo de laactividad contable en el ente público, no solo desde el puntode vista de la información, sino también del flujo de losdatos, recolección de documentos, integración de lasactividades, aplicación de procedimientos, integración de lasáreas, sistemas, tecnología y recursos humanos, entre otros.

PROCEDIMIENTO

CONTABILIDADNOTAS DE CARÁCTERESPECÍFICO.

1

2

RELATIVAS A LACONSISTENCIA YRAZONABILIDAD DE LASCIFRAS.

LIMITACIONES Y DEFICIENCIASDE T IPO OPERAT IV O OADMINISTRATIVO QUE INCIDENEN EL NORMAL DESARROLLO DELPROCESO CONTABLE Y/OAFECTAN LA CONSISTENCIA YRAZONABILIDAD DE LAS CIFRAS.

PROCESO YRESULTADOS DE LACONSOLIDACIÓN DE LAINFORMACIÓNCONTABLE.

CONTABILIDADCONTABILIDADNOTAS A LOS ESTADOS CONTABLES JAIRO CRUZ SALAMANCA

Ó

ADMINISTRACIÓN CENTRAL MUNICIPIO DE CHIADEPENDENCIAPROCESO No. 13 REALIZADO POR: CLAUDIA MARCELA MORA M.PROCEDIMIENTO




Contador.

Contador.

AÑO 2004 PAG. 32

El presente procedimientodebe ser aplicado por todaslas entidades públicas deconformidad con el artículo2 de la Resolución 400 del1 de Diciembre de 2000.

Las bases particulares más usuales se refieren a los criteriosrelacionados con la conversión de los valores en monedaextranjera y la aplicación de los sistemas de ajuste por

inflación a los saldos correspondientes.

Debe indicarse el estado actual, vencimiento, naturaleza yorigen de las partidas que por disposición legal tienendestinación específica. Cuando por cualquier circunstancia seomita la incorporación de alguno de estos fondos deberáinformarse claramente las razones que las fundamentan.

Esta información adicional debe permitir un mejor uso de lascifras consignadas en la información contable, en coherenciacon los Grupos, Cuentas y subcuentas del Catálogo Generalde Cuentas del Plan General de Contabilidad Pública - PGCP.

Las notas deberán presentarse de manera clara con el fin defacilitar su lectura, confrontación y análisis. Para ello sesujetarán a las siguientes reglas:

a) Identificarse con un título que permita conocer deantemano el aspecto a que se refieren.b) Presentarse en secuencia lógica, en especial las notas decarácter específico que refieren información complementaria,las cuales deberán conservar la clasificación estructurada enel Catálogo General de Cuentas.

DESCRIP CIÓN DE LA ACTIVIDADES FLUJOGRAMA RESPONSABLE

CONTABILIDADDEBEN PRESENTARSECON TITULO YSECUENCIA LÓGICA.

2

FIN

SITUACIONESPARTICULARES DE LASCLASES, GRUPOS,CUENTAS YSUBCUENTAS.

RELA TIVA S ARECURSOSRESTRINGIDOS.

RELATIVAS AVALUACIÓN.

CONTABILIDADSE ANEXAN LAS NOTAS ALOS ESTADOS CONTABLESA PRESENTAR.





En cumplimiento del literale) del artículo 3o. de la Ley

JAIRO CRUZ SALAMANCAINFORME DE CONTROL INTERNOPROCEDIMIENTO






Director Control

Interno.

AÑO 2004 PAG. 34

La retroalimentación y mejoramiento continuo estaconstituido por el conjunto de acciones y mecanismosmotores de gestión, que de ser utilizados adecuadamentepor las entidades, permiten corregir, encausar o motivar

comportamientos estructurales.

Los sistemas de información deben integrar las distintasfunciones, fuentes, áreas, actividades y procesos para elreconocimiento de las transacciones contables conadecuada consistencia, objetividad y transparencia,mientras la documentación de estos distintos procesos yactividades induce la obligación de elaborar manuales deProcesos y Funciones que especifiquen claramente lastareas involucradas en la emisión de estados e informescontables.

El ambiente de control incluye la integridad, los valores

éticos y la competencia de los funcionarios; la filosofía y elestilo de operación de la administración; la manera como laadministración asigna autoridad y responsabiliza, y comoorganiza y

El informe de ControlInterno debe contenerlos elementos deambiente de control,operacionalización y lossistemas de informacióny documentación con elfin de cumplir con losrequisitos de valorprobatorio en losprocesos disciplinarios,administrativos,

judiciales y fiscalescuando las autoridadespertinentes así losoliciten.

La operacionalización se refiere a los procesos de laadministración, es decir, Dirección, Planeación,Organización, Ejecución y Seguimiento y Control de lasactividades relacionadas con el proceso contable, desde elreconocimiento de los hechos hasta la generación yrevelación de los estados contables de los entes públicos.

) y87 de 1993 y del Decreto2145 de1999, las Unidades deControl Interno o ladependencia que haga susveces, mediante laevaluación al sistema decontrol interno contablerecomendarán la adopciónde las medidasnecesarias para que en laentidad u organismocorrespondientes segarantice que todas lastransacciones contables seregistren en forma exacta,veraz, confiable y oportunaen elcumplimiento del PlanGeneral de ContabilidadPública y de las Normas yProcedimientosvigentes en cada período,expedidas por laContaduría General de laNación.

C2DIRECTOR DE CONTROL INTERNOEL INFORME DEBE CONTENER LOSSIGUIENTES ELEMENTOS.

1

C2

AMBIENTE DECONTROLINTERNO

CONTABLE.

OPERACIONALIZACIÓNDE LOS PROCESOSADMINISTRATIVOS.

2

SISTEMA DEINFORMACIÓN Y

DOCUMENTACIÓN .

RETROALIMENTACIÓNY

MEJORAMIENTOCONTINUO.



PROCEDIMIENTO


En cumplimiento del literale) del artículo 3o. de la Ley




JAIRO CRUZ SALAMANCAINFORME DE CONTROL INTERNO

3



Director Control

Interno.

Director Control

Interno.

Director Control

Interno.

AÑO 2004 PAG. 35

87 de 1993 y del Decreto2145 de1999, las Unidades deControl Interno o ladependencia que haga susveces, mediante laevaluación al sistema de

control interno contablerecomendarán la adopciónde las medidasnecesarias para que en laentidad u organismocorrespondientes segarantice que todas lastransacciones contables seregistren en forma exacta,veraz, confiable y oportunaen elcumplimiento del PlanGeneral de ContabilidadPública y de las Normas yProcedimientosvigentes en cada período,expedidas por laContaduría General de laNación.

Es responsabilidad delDirector de ControlInterno presentar losanexos necesarios paramayor confianza yclaridad de lainformación y la correctapresentación de losestados contables.

Los anexos son necesarios con el fin de lograr el máximode concreción y claridad en el informe, según el tamañodel ente público y/o la complejidad de sus operaciones, sepodrán utilizar los anexos indispensables quecomplementen o amplíen la información

El informe deberá ser firmado por el jefe de controlinterno, asesor, coordinador, auditor interno o quien hagasus veces y forma parte de los estados contablespresentados con corte diciembre 31 de cada año queserán enviados mediante comunicación escrita firmada porrepresentante legal de la entidad respectiva.

DIRECTOR CONTROLINTERNOEL INFORME DEBE LLEVARANEXOS NECESARIOS PARADAR MAYOR CLARIDAD.

DIRECTOR DE CONTROL INTERNOEL INFORME DEBE LLEVAR LAFIRMA DEL DIRECTOR O JEFE DECONTROL INTERNO.

3

DIRECTOR DE CONTROLINTERNOEL INF ORME DEBE SERPRESENTADO CON LOS ESTADOSCONTABLES .

FIN

C3

C3




N0 NORMATIVIDAD CONTROLES




PRESENTACIÓN DE LA INFORMACIÓN FINANCIERA, ECONÓMICA Y SOCIALPROCEDIMIENTO





Contador.

Director Control

Interno.

Contador.

Auxiliar Contable.

AÑO 2004 PAG. 37

Resolución No. 250 del 4 deJunio 2003. Norma Básicade Plazos y Requisitos “Por lacual se establecen losrequisitos y plazos para lapresentación de la

información financiera,económica y social a laContaduría General de laNación y otras obligacionesde información.” De conformidad con loestablecido en lasresoluciones 373 del 20 dediciembre de 1999 y150 del 30 de junio de 2000.

0. Relación de Bienes Inmuebles. El formato deberá serenviado en medio magnético, en archivo ASCII, anexo a lainformación correspondiente al corte del 31 de diciembre,siempre y cuando se hubiesen presentado modificaciones.

1. Recursos públicos entregados en administración. Cuandose tengan recursos entregados en administración comofondos cuenta, encargos fiduciarios y fiducia pública,indicando su monto, objeto, modalidad, administrador, fechade inicio y culminación debe presentarlo en un formato CGN03004, debe hacerse en medio magnético y con la informacióncorrespondiente al corte del 31 de dic.

Adicionalmente deberán presentarse los siguientes informes:

El Director de Control Interno remitirá, a más tardar el 15 defebrero del año siguiente al período evaluado, copia en mediomagnético del informe anual de evaluación del control interno,en el cual deberán incluirse los aspectos relacionados con elcontrol interno contable de la entidad como resultado de lasevaluaciones internas realizadas según lo previsto en lasnormas vigentes.

La información deberá presentarse en medio magnético. Laanterior información deberá estar debidamente certificadacomo se indicó anteriormente, con la firma de losresponsables de presentar la información financiera,

económica y social, en medio impreso, y dictaminados por elrevisor fiscal en las entidades obligadas.


1MUNICIPIODEBERÁ PRESENTAR INFORMESADICIONALES.

1

0


D

FIN

CONTABILIDADESTADOS CONTABLES

LA INFORMACIÓN BÁSICA CORRESPONDIENTE ADICIEMBRE 31, DEBERÁ ACOMPAÑARSE DELBALANCE GENERAL, EL ESTADO DE ACTIVIDADFINANCIERAECONÓMICA Y SOCIAL, EL ESTADODECAMBIOS EN EL PATRIMONIOY LAS NOTAS A LOSESTADOS CONTABLES.

CONTROL INTERNOINFORME DE CONTROL INTERNO CONTABLEEL DIRECTOR DE CONTROL INTERNO REMITIRÁCOMO ANEXO A LA INFORMACIÓN FINANCIERA,ECONÓMICA Y SOCIAL, EL INFORME ANUAL DEEVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO.



AGREGACIÓN Y/O CONSOLIDACIÓN DE REPRESENTANTES SALIENTES A LOS ELEGIDOS O NOMBRADOSPROCEDIMIENTO





INICIO



Tesorería.

Planeación.

Almacén.

Presupuesto.

Contabilidad.

Contador.

Dependencias.

Contralorìas.

Asambleas.

Concejos.

Personerías.

Contador.

AÑO 2004 PAG. 38

El Contador, encargado del seguimiento y control de losregistros de las Cuentas de Planeación y Presupuesto,deberá suministrar los saldos actualizados con losrespectivos informes de ejecución presupuestal de ingresosy gastos, de manera que se puedan verificar con losregistros efectuados en la clase cero.

Para el empalme entre los servidores que hacen dejacióndel cargo público y quienes lo suceden, se entenderá que lafecha de corte para la entrega de información y documentoses el último día del penúltimo mes, tomando comoreferencia la fecha de posesión, y el movimiento contablecorresponderá al del último mes.

Deben preparase, los estados contables y formatosdeterminados por la Contaduría General de la Nación – CGN– , como son:

0. Balance General Comparativo

1. Estado de Actividad Financiera Economica y Social.

2. Estado de cambios en el patrimonio.

3. CGN–96–001

4. Notas a los estados contables

Para este corte es necesario incluir la información de todaslas dependencias que hacen parte de la administracióncentral, para lo cual es necesario que la misma fije losplazos de presentación de la información sujeta aagregación y/o consolidación.

Es indispensable precisarlos documentos quedeben entregarse

relativos a la informaciónfinanciera,económica y social, delos bienes, derechos yobligaciones de los entespúblicos.

SERVIDORESEN DEJACIÓN DEL CARGO PÚBLICODEBEN HACER ENTREGA DE LAINFORMACIÓN Y DOCUMENTOS ENLA FECHA DE CORTE.

1

INICIO

CONTABILIDADDEEBEINCLUIRSE EL RESPECTIVO

INFORME DE EJECUCIÓNPRESUPUESTAL DE INGRESOS YGASTOS.

CONTABILIDADDEBE PRESENTAR LOSESTADOS CONTABLES YFORMATOS.

DEBEINCLUIRSELA INFORMACIÓNFINANCIERA ECONÓMICA YSO CIAL DE TO DAS L ASDEPENDENCIAS DE LAADMINISTRACIÓN.

43

21

0

C1C1

CONTABILIDAD

CONTABILIDAD




DEPENDENCIA

PROCESO No. 16 REALIZADO POR: CLAUDIA MARCELA MORA M.AGREGACIÓN Y/O CONSOLIDACIÓN DE REPRESENTANTES SALIENTES A LOS ELEGIDOS O NOMBRADOSPROCEDIMIENTO


Los libros de contabilidad deben entregarse actualizados ala fecha de corte y comprenderán la totalidad de losregistros de las operaciones.D C d d l d

1



Contador.

Contador.

Contador.

Contador.

AÑO 2004 PAG. 39

Documentos soporte: Comprende todos los documentosescritos o relaciones que respaldan los registros contablesde las operaciones del ente público, de origen interno yexterno.Medios Magnéticos: Para el caso de las operaciones queregistre la entidad a través del procesamiento electrónico

de datos.0. Notas a los estados contables, copias de informes deControl Interno, dictámenes de Revisor Fiscal.

1. Copias de los informes financieros económicos ysociales, Contaduría General de la Nación – CGN – , losorganismos de control y otras entidades.

Se debe presentar un informe sobre la situación de lospasivos pensionales en el cual indique si existe cálculoactuarial vigente, o si se está realizando el estudio, o no seconoce el estado de esta obligación, e indicar las razones oinconvenientes que han impedido su cálculo. Igualmente elinforme debe mencionar si existen pasivos laborales.

En cuanto a las inversiones, es necesario hacer la entregafísica de los títulos o en caso contrario de los respectivoscertificados de depósito en custodia, también es necesarioidentificar claramente los acreedores y los proveedores conquienes se tengan saldos por cancelar.

Los libros auxiliares deberán permitir la verificación a nivelde detalle, de los saldos en caja, bancos y corporaciones,cuentas por cobrar y bienes muebles e inmuebles que

posea la entidad.

2. Los requerimientos y correspondencia enviada por laCGN y por los diferentes organismos de control, así comolas respuestas emitidas por la entidad.

CONTABILIDADDEBEN PRESENTARSE LOS LIBROS DECONTABILIDAD PRINCIPALES YAUXILIARES, COMPROBANTES YDOCUMENTOS SOPORTE.

CONTABILIDADINFORME SOBRE EL CÁLCULOACTUARIAL DE PENSIONES YOBLIGACIONES LABORALES.

CONTABILIDADDEBE TENER UN ARCHIVODOCUMENTAL CON ADECUADASMEDIDAS DE SEGURIDAD YCUSTODIA.

CONTABILIDADDEBE INCLUIRSE INFORMACIÓN SOBRELA VERIFICACIÓN DE LOS RECURSOS;PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO;INVERSIONES; OBLIGACIONES Y

OPERACIONES DE CRÉDITO PÚBLICO.

21

0

1

CONTABILIDAD

CONTABILIDAD

N0. NORMATIVIDAD CONTROLESFLUJOGRAMA RESPONSABLE


DEPENDENCIA

PROCESO No. 16 REALIZADO POR: CLAUDIA MARCELA MORA M.JAIRO CRUZ SALAMANCAAGREGACIÓN Y/O CONSOLIDACIÓN DE REPRESENTANTES SALIENTES A LOS ELEGIDOS O NOMBRADOSPROCEDIMIENTO


1



Contador.

Contador.

Director de Control

Interno.

Servidores.

Responsables de

las Dependencias.

AÑO 2004 PAG. 40

La responsabilidad de firmar la información financiera,remitida a la Contaduría General de la Nación, correspondea quien se encuentre ejerciendo las funciones derepresentación legal, no obstante que la informaciónreportada corresponda a un período en el cual el firmanteno era el titular del cargo, en este caso el Jefe de deControl Interno deberá realizar el informe de controlinterno, copia de este informe deberá ser entregado alnuevo Representante Legal.

Es responsabilidad delDirector de ControlInterno elaborar uninforme para determinarlas verificaciones básicasha efectuar en elproceso de empalme.

En el Informe de Control Interno, se debe informar si se

dio estricta aplicación a las normas y procedimientosrelativos al empalme.

El acta establecida, deberá ser suscrita por losmandatarios entrante y saliente, así como por losresponsables de cada una de las áreas que intervengan eneste proceso. En ella se debe relacionar el estado de todoslos aspectos descritos en el presente procedimiento.

Se deben indicar las gestiones adelantadas con relación ala reestructuración del área financiera e implantación desistemas integrados de información, relacionando lasetapas ejecutadas y las que se encuentren pendientes, así como la documentación respectiva.

CONTABILIDADDEBE PRESENTARSE UNINFO RME SO BRE LAREESTRUCTURACIÓN DELÁREA FINANCIERA.

DEBE ELABORARSE UN ACTA DEENTREGA FIRMADA POR LOSSERVIDORES ENTRANTES YSALIENTES .

CONTABILIDAD-CONTROL INTERNODEBERÁN PRESENTAR LAINFORMACIÓN FINANCIERA EINFORME DE CONTROL INTERNO.

CONTROL INTERNODEBE ENVIAR UN INFORME A LACONTRALORÍA GENERAL DE LANACIÓN SOBRE EL EMPALMECONTABLE.

FIN

C2C2

CONTABILIDAD

PRESUPUESTO-CONTABILIDAD


PROCEDIMIENTO


El presupuesto es una estimación de sucesos financierosfuturos en tanto que la contabilidad presupuestaria o

JAIRO CRUZ SALAMANCAEJECUCIÓN DEL PRESUPUESTO



DEPENDENCIA


INICIO



Funcionario

Solicitante.

Jefe de Presupuesto.

Contador.

Funcionario

Solicitante.


AÑO 2004 PAG. 41

El municipio antes de realizar cualquier gasto debe verificarque cuenta con suficiente disponibilidad presupuestal, paralo cual el ordenador del gasto debe solicitar a la

Dependencia de Presupuesto que expida un certificado dedisponibilidad hasta por el monto de lo presupuestado paral r n i nEste certificado se debe registrar provisionalmente en ellibro de apropiaciones o libro de control presupuestal paradisminuir el monto disponible para asumir nuevoscompromisos.

financiera, es el registro de hechos ya sucedidos o quetienen alta probabilidad de suceder.

Contabilidad revisa que que los bienes o servicios estencon las firmas correspondientes (solicitante, presupuesto,proveedor) para hacer un registro en cuentas de orden. Contabilidad debe llevar

un registro en cuentasde orden para mayorcontrol sobre la

destinación de losdiferentes montos delresu uesto

Celebrado el contrato o expedida la orden de compra o deservicio, se registra de manera definitiva en el libro deapropiaciones o libro de control presupuestal elcompromiso por el monto real.

Recibidos los bienes o servicios a satisfacción del Municipiose genera un compromiso que deberá cancelar inmediata oposteriormente según el tipo de contrato.

ORDENADOR DEL GASTOSOLICITA DISPONIBILIDADPRESUPUESTAL POR EL MONTOPRESUPUESTADO DE LATRANSACCIÓN.

PRESUPUESTOEL JEFE DE PRESUPUESTOEXPIDE EL REGISTROPRESUPUESTAL.

PRESUPUESTOEL JEFE DE PRESUPUESTOEXPIDE CERTIFICADO DEDISPONIILIDAD PRESUPUESTAL.

ORDENADOR DEL GASTOS OL IC IT A REGIS TROPRESUPUESTAL POR EL VALORREAL DEL CONTRATO.

C1C1

MUNICIPIOLA ENTIDAD RECIBE LOSBIENES O SERVICIOS.

CONTABILIDADREVISA QUE EL BIEN O SERVICIOCONTRATADO ESTE FIRMADO PORLAS PARTES (DEPENDENCIA-PROVEEDOR DEL BIEN OSERVICIO).

EN EL L IBRO DECONTROL DEAPROPIACIONES DEMANERAPROVISIONAL.

SE REALIZA ELREGISTRO ENCUENTAS DEORDEN.

EN EL LIBRO DECONTROL DEAPROPIACIONES DEMANERA DEFINITIVA.

1

CONTABILIDAD

PRESUPUESTO-CONTABILIDAD

N0. NORMATIVIDAD CONTROLESFLUJOGRAMA RESPONSABLE


DEPENDENCIA

PROCESO No. 17 REALIZADO POR: CLAUDIA MARCELA MORA M.JAIRO CRUZ SALAMANCAEJECUCIÓN DEL PRESUPUESTOPROCEDIMIENTO


Cuando el bien o servicio es recibido por el Municipio se

1



Contador.

Funcionario

Solicitante.


Tesorero.

Contador.

Auxiliar de

Presupuesto.

AÑO 2004 PAG. 42

Para el pago de la obligación, la cuenta respectiva deberáser nuevamente registrada por la Dependencia dePrespuesto, pero esta vez para descargarla de losregistros que lleve sobre la ejcución del PAC (ProgramaAnual Mensualizado de Caja).

Como existe saldo de PAC (Programa Anual Mensualizadode Caja), teniendo en cuenta el giro previo de LaDependencia de Tesorería, no existe inconvenioente paratramitar el pago de la obligación.

La Dependencia de Presupuesto archiva copia definitiva(D) de los documentos soporte para consulta posterior.

El Tesorero debe revisarque el cheque cuente

con la firma del alcaldeantes de hacer el pagoal proveedor.

Después de realizado el anterior tramite en La

Dependencia de Presupuesto la cuenta pasa a LaDependencia de Tesoreria para el giro del cheque, con locual se cancela la obligación y se realiza el registro decancelación de la cuenta por pagar en el sistema HAS

Cuando el bien o servicio es recibido por el Municipio segenera una cuenta por pagar a cargo de la entidad y sesaldará la cuenta de orden que se creó cuando se firmó elcontrato.

FIN

C2

PRESUPUESTOEL JEFE DE PRESUPUESTOREFRENDA EL PAGO.

ORDENADOR DEL GASTOAUORIZA EL PAGO.

TESORERIAEL TESORERO REALIZA EL PAGO CONCHEQUE VERIFICANDO QUE ESTE FIRMADOPOR EL ALCALDE.

EN EL LIBRO DECONTROL DEL PAC(PROGRAMA ANUALMENSUALIZADO DECAJA).

SE CAUSA ELCOMPROMISOGENERANDOSEUNA CUENTA PORPAGAR.

CONTABILIDADEL CONTADOR REGISTRAEN EL SISTEMA HAS2001.

CONTABILIDADEL AUXILIAR CONTABLECANCELA LA CUENTA POR

PAGAR EN EL SISTEMA HAS2001 .

PRESUPUESTOARCHIVA COPIA

D

C2

Control Interno de ad Mupio Chia

Documents

Transcript of Control Interno de ad Mupio Chia