Informe Definitivo Control Interno Ad 20110 Merida Fanny Yaimar 2012

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MUNICIPIO LIBERTADOR

MÉRIDA – ESTADO MÉRIDA

Unidad de Auditoría Interna

CAPITULO I

1- ASPECTOS PRELIMINARES

1.1 ORIGEN DE LA ACTUACIÓN

Siguiendo instrucciones del ciudadano Wilmer Colina Morles, titular de la Unidad

de Auditoría Interna de la Alcaldía del Municipio Libertador del Estado Mérida,

según oficio N° UAI-0077-2011, UAI-0076-2011, UAI-0075-2011 de fecha 23 de

Mayo del 2011, se procedió a realizar la INSPECCIÓN FISCAL, EN LA

GERENCIA DE ADMINISTRACIÓN DE LA ALCALDÍA DEL MUNICIPIO

LIBERTADOR DEL ESTADO MÉRIDA, SOBRE EL SISTEMA DE CONTROL

INTERNO CORRESPONDIENTE AL EJECICIO FISCAL 2010. Con el objeto de

verificar la legalidad, exactitud y sinceridad de los procedimientos administrativos

y presupuestarios, la cual se efectuó de conformidad con las disposiciones legales

aplicables al caso.

1.2 BASAMENTO LEGAL

Ley Orgánica de la Contraloría General de la

República y del Sistema Nacional de Control Fiscal

con su Reglamento.

Las Normas Generales de Control Interno.

Ley Orgánica de la Administración Financiera del

Sector Público.

Reglamentos N°4 de la Ley Orgánica de la

Administración Financiera del Sector Público.

WCM/ya/fs INFORME DEFINITIVO Página 1

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Ley de Contrataciones Públicas y su Reglamento.

Manual de Normas y Procedimientos Gerencia de

Administración y sus Dependencias Gaceta Municipal

Extraordinaria N°37 Año IV 31/12/2007.

Ley del Estatuto de la Función Pública.

Reforma del Manual de Organización y Funciones del

Concejo y la Alcaldía del Municipio Libertador del

Estado Mérida, Publicada en Gaceta Municipal

Extraordinaria Nº 95, Año IV, del 17/07/2003.

1.3ALCANCE

La actuación fiscal tuvo carácter aleatorio y se orientó en la revisión y análisis de

las normas, procedimientos y mecanismos que regulan los actos de

administración, los requisitos y condiciones que deben cumplirse en la

autorización de las transacciones presupuestarias y financieras que conforman el

control interno aplicados en la Gerencia de Administración, para el ejercicio fiscal

2010.

1.4OBJETIVO GENERAL

Verificar las políticas y normas formalmente dictadas, los métodos y

procedimientos efectivamente implantados que garanticen la exactitud, cabalidad y

veracidad de la información presupuestaria , financiera, administrativa y técnica,

en la Gerencia de Administración que garanticen el cumplimiento del sistema de

Control Interno para el ejercicio Fiscal 2010.


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1.5 OBJETIVO ESPECÍFICO

Determinar las garantías del cumplimiento del Sistema de Control

Interno en la aplicación de los procedimientos administrativos

ejecutados por la Gerencia de Administración de la Alcaldía del

Municipio Libertador.

Verificar los documentos que soportan las órdenes de pago por

concepto de bienes y servicios, contrataciones de obras, pagos de

los distintos beneficios que establecen las cláusulas de las

convenciones colectivas de trabajadores y contrato de servicios

profesionales llevados por la Gerencia de Administración de la

Alcaldía del Municipio Libertador del Estado Mérida, correspondiente

al ejercicio fiscal 2010.

Verificar el cumplimiento de las normas legales aplicadas a los

procedimientos llevados por la Gerencia de Administración.

1.6ENFOQUE DE LA ACTUACIÓN

De acuerdo a la facultad conferida a la Unidad de Auditoría Interna del Municipio

Libertador del Estado Mérida en la Ley Orgánica de la Contraloría General de la

República y del sistema Nacional de Control Fiscal, en su Artículo 41, la actuación

fiscal se orientó hacia el control posterior, en la revisión y análisis a los fines de

verificar la legalidad, exactitud y sinceridad de los sistemas y procedimientos que

garanticen la correcta aplicación de un sistema de control interno en la Gerencia

de Administración para el ejercicio fiscal 2010.


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1.7 MÉTODOS PROCEDIMIENTOS Y TÉCNICAS

Para el cumplimiento del objetivo planteado, se realizó lo siguiente:

Recopilación de la Información mediante oficios dirigidos al

Departamento de Registro Contable de la Gerencia de

Administración.

Revisión analítica y examen de exactitud en forma aleatoria.de las

órdenes de pago, ordenes de compras, ordenes de servicios y

ordenes de perdido, para el ejercicio Fiscal 2010.

Verificación y comprobación de la documentación que soporta las

órdenes de pago, ordenes de compras, ordenes de servicios y

ordenes de perdido, para el ejercicio Fiscal 2010.

Indagación y confirmación de información obtenida.

Revisión de los libros de registros de las órdenes de compras y

servicios.


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CAPITULO II

2. CARACTERÍSTICAS GENERALES:

2.1 Gerencia de Administración

La Gerencia de Administración de la Alcaldía del Municipio Libertador del Estado

Mérida, fue creada el 26 de Noviembre de 2001, según Gaceta Municipal N° 76

año III en la Ordenanza de Presupuesto de Ingresos y Gastos. Las modificaciones

de la estructura organizativa fueron realizadas en la Gerencia de Hacienda

Municipal, se eliminaron las Unidades Administrativas relacionadas con Compras y

Suministros, Contabilidad y Tesorería, las cuales fueron adscritas a las Gerencia

de Administración, cuyo objetivo es ejecutar la política administrativa para

garantizar el apoyo al cumplimiento de los programas y proyectos que asegure el

logro de los objetivos del Municipio. Entre las funciones principales que debe

ejecutar cada Departamento tenemos:

Departamento de Contabilidad:

Organizar, realizar y supervisar los registros contables, llevar la contabilidad de la

ejecución del presupuesto, analizar las transacciones financieras y verificar el

ingreso y existencias de los bienes muebles e inmuebles.

Departamento de Tesorería: Custodiar los fondos y valores del Municipio

manteniendo sus registros, así como exigir, recibir y custodiar las finanzas de los

contribuyentes que tengan esa obligación con la Municipalidad para emitir

información confiable sobre los Fondos de Ingresos recaudados.


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Departamento de Compras y Suministros:

Planificar y ejecutar las compras de materiales de consumo y equipo, suministrar a

las dependencias de la Alcaldía de materiales fungibles y útiles de oficina.

Ordenación de Pagos:

Verificar y garantizar que se cumpla las disposiciones legales, reglamentarias y

normativas del presupuesto de gastos de la administración activa.

2.2. Organigrama funcional.

De acuerdo a lo que establece la mencionada reforma, la estructura

organizativa de la Gerencia de Administración se describe a continuación


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2.3. Datos Presupuestarios y Financieros

Según la Ordenanza sobre Presupuesto Reconducido de Ingresos y Gastos

Públicos del Ejercicio Económico Financiero 2.010, la Partida Presupuestaria Nro.

0110000051, la cual corresponde a la Dirección y Coordinación Administrativa,

tiene asignado un monto global de ocho millones seiscientos un mil quinientos

treinta y ocho bolívares con cero céntimos (BsF.8.601.538, 00).


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CAPITULO III

Los resultados preliminares de la presente actuación fiscal fueron notificados al

Alcalde y la Gerencia de Administración de la Alcaldía del Municipio Libertador

del Estado Mérida, mediante Informe Preliminar remitidos con oficios Nº UAI-

0158-2011 y Nº 0159-2011 de fecha 8 de Noviembre del 2011 respectivamente

y recibidos el 14 de noviembre del 2011, a este ultimo se le otorgó un plazo de

diez (10) días hábiles, contados a partir de la recepción del mismo. Se recibió de

la Gerencia de Administración oficio Nº GA/1327/2011 de fecha 23 de Noviembre

de 2011 solicitando prorroga legal para dar respuestas a las observaciones

formuladas en la Inspección Fiscal, confiriéndoles la prorroga del plazo legal

según la Ley para que presenten las correcciones o planteamientos que

consideren pertinentes mediante Oficio signado con el Nº UAI-0169-2011 de

fecha 25 de noviembre de 2011. En tal sentido, la Unidad de Auditoria Interna

recibió comunicación S/N de fecha 08 de diciembre de 2011, que a su vez

fueron anexadas las siguientes comunicaciones: 1) Departamento de Registro

Contable oficio Nº DRC/0095/2011 del 22/11/11, 2) Departamento de Compras

y Suministros oficio sin número y fecha, 3) Departamento de Ordenamiento de

Pago oficio Nº GADOP-025-2011 del 29/11/11, y 4) Gerencia de planificación y

Presupuesto oficio Nº GPP-0583-2011 del 22/11/11, recibidas por esta

Unidad de Control el 16 de febrero de 2012 con respuestas al referido informe, de

las observaciones determinadas en los puntos: (3.1.2) (3.1.3) (3.1.4) (3.1.13)

(3.1.14) (3.1.15) (3.1.16) (3.1.17) (3.1.20) (3.1.21) (3.1.23), y una vez evaluadas,

se reincorporaron al informe definitivo. No se obtuvo respuestas de las restantes

observaciones, en consecuencia los resultados de estas se consideraron

definitivos.


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3. OBSERVACIONES DERIVADAS DEL ANÁLISIS

RESPUESTAS A LAS OBSERVACIONES REALIZADAS POR LA GERENCIA

DE ADMINISTRACION DE LA ALCALDIA DEL MUNICIPIO LIBERTADOR DEL

ESTADO MERIDA.

PUNTO 3.1.1:

3.1.1. Se determinó la carencia de firma autógrafa y sellos en anexos

contentivos en la tramitación de órdenes de pago por parte del Despacho del

Alcalde, la Gerencia de Administración y el Departamento de Ordenación de

Pago, lo que contraviene LEY ORGÁNICA DE PROCEDIMIENTOS

ADMINISTRATIVOS publicada en Gaceta Oficial Nº 2818 del 01de julio de

1981, en su Artículo 18: establece “El sello de la oficina. El original del

respectivo instrumento contendrá la firma autógrafa del o de los

funcionarios que la suscriban. En el caso de aquellos actos cuya frecuencia

lo justifiquen, se podrá disponer mediante decreto, que la firma de los

funcionarios sea estampadas por medios mecánicos que ofrezcan garantías

de seguridad”. En concordancia con la LEY ORGÁNICA DE LA CONTRALORÍA

GENERAL DE LA REPÚBLICA Y DEL SISTEMA NACIONAL DE CONTROL

FISCAL, publicada en Gaceta Oficial Nº 37.347 del 17 de Diciembre de 2001, que

indica en su Artículo 39: “Los Gerentes, jefes o autoridades administrativas

de cada departamento, sección o cuadro organizativo específico deberá

ejercer vigilancia sobre el cumplimiento de las normas constitucionales y

legales, de los planes y políticas y de los instrumentos de control interno a

que se refiere el Artículo 35 de esta Ley, sobre las operaciones y actividades

realizadas por las unidades administrativas y servidores de las mismas, bajo


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su directa supervisión”. En consecuencia, no se aplican los mecanismos óptimos

de control por parte de la Gerencia de Administración, por lo que la información

generada no proporciona transparencia y confiabilidad. En los cuadros que siguen

se detalla la omisión incurrida por los Despachos y funcionarios responsables:

CUADRO Nº 1

(ORDENES DE PAGO CON CARENCIA DE FIRMA AUTÓGRAFA Y SELLO DEL DESPACHO DEL ALCALDE)

Nº FECHA N° ORDEN DE PAGO BENEFICIARIO

1 08/12/2010 OOOO5411-1366 Constructora YARUHA C.A.

2 08/12/2010 OOOO5413 PRAKA Construcciones y Proyectos

3 08/12/2010 OOOO5417 Kharymar de Martha Elena Gutiérrez

4 13/12/2010 OOOO5422 De Romnyna Mariossi Fernández Pérez

5 13/12/2010 OOOO5427 Márquez M. José Ramón

6 13/12/2010 OOOO5428 Guerrero Ramón

7 13/12/2010 OOOO5437 Molina de Fernández

8 13/12/2010 OOOO5474 Constructora Ramolca C.A.

9 14/12/2010 OOOO5491 Leal Viloria José Manuel

10 14/12/2010 5492 Sarcos Acevedo Inti Yosu

11 16/12/2010 OOOO5551 Asociación Cooperativa SERVIMAMPRO

12 16/12/2010 OOOO5553 TRAFFIC VIAL C.A.

13 17/12/2010 OOOO5611 Zambrano Sánchez Lizbeth Coromoto

14 20/12/2010 OOOO5653 Centro Clínico Dr. Marcial Ríos

15 20/12/2010 OOOO5667 Bloque de Prensa, Cine y Televisión Gabriel P.

16 20/12/2010 OOOO5686 Figueroa Evelyn May

17 20/12/2010 OOOO5689 Zerpa Mary


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Nº

FECHA N° ORDEN DE PAGO BENEFICIARIO

18 20/12/2010 OOOO5690 Sánchez Dugarte Yoraima

19 20/12/2010 OOOO5688 Peña Alarcón Eliomar

20 21/12/2010 OOOO5760 Sergio Tulio Peña Izarra.

21 21/12/2010 OOOO5767 Sánchez Jesús Alberto

22 21/12/2010 OOOO5784 Producciones Lucabem

23 21/12/2010 OOOO5789 Andina de Sistemas


25 22/12/2010 OOOO5816 AUTORESPUESTOS ACCEL S.R.L.

26 22/12/2010 OOOO5820 Foto Grabadas Premiaciones y Grados 3000

27 22/12/2010 OOOO5827 Asociación Cooperativa TECMASER

28 22/12/2010 OOOO5832 SAMCECA C.A

29 22/12/2010 OOOO5837 Corporación TX de Venezuela

30 22/12/2010 OOOO5844 Continua Comunicación

31 31/12/2010 OOOO5872 Rivas Sánchez José del Carmen

32 31/12/2010 OOOO5878 Oviedo Quintero José Alberto

33 31/12/2010 OOOO5879 Ingeniería de Construcciones C.A.

34 31/12/2010 OOOO5883 Villasmil Daniel

35 31/12/2010 OOOO5893 Auto Repuestos el Gordo

36 31/12/2010 OOOO5896 Producciones LUCABEN

37 31/12/2010 OOOO5887 COMDUTEL

38 31/12/2010 OOOO5898 Deportes Mérida


40 31/12/2010 OOOO5903 Producciones Noel Pabón Osorio

41 31/12/2010 OOOO5907 REVIC C.A.

42 31/12/2010 OOOO5917 Aguas de Mérida C.A.

43 31/12/2010 OOOO5918 CADAFE

44 31/12/2010 OOOO5928 Multimoto

CUADRO N°2


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(ORDENES DE PAGO CON CARENCIA DE FIRMA AUTÓGRAFA Y SELLO DE LA GERENCIA DE ADMINISTRACIÓN)


1 26/01/2010 OOOOOO11 FUNDACIÓN FERIA INTERNACIONAL DEL SOL

2 27/01/2010 OOOOOO14 IMVIVIENDA

3 29/01/2010 OOOOOO36 OCCIDENTAL DE HOTELES C.A

4 17/02/2010 OOOOO135 RODRÌGUEZ JORGE

5 17/02/2010 OOOOO136 ANGULO CALANCHE NELSON

6 27/04/2010 OOOO1345 MINCA

7 27/04/2010 OOOO1346 CELOR C.A.

8 28/05/2010 OOOO2033 EMP. DE PROD. SOCIAL DE SEÑALIZACIONES DEMARC. CONSTRUC. C.A.

9

03/06/2010 OOOO2161 FERRETERIA INSUMOS EQUIPOS Y MATERIALES C.A (FEMAINCA)

10 08/07/2010 OOOO2814 GONZALEZ R. EVER ROLANDO

11 10/08/2010 OOOO3705 FERNANDEZ GUTIERREZ ANA CAROLINA

12 13/12/2010 OOOO5422 DE ROMYNA MARIOSSI FERNANDEZ PEREZ SECARI

13 13/12/2010 OOOO5451 MOLINA MONTES PEDRO MARIA

14 16/12/2010 OOOO5539 TOPACA MATERIALES DE CONSTRUCCION C.A.

15 21/12/2010 OOOO5790 ANDINA DE SISTEMAS, C.A. ANDISIST

16 08/12/2010 OOOO5417 KHARYMAR DE MARTHA ELENA GUTIERREZ

17 21/12/2010 OOOO5789 ANDINA DE SISTEMAS, C.A. ANDISIST

18 22/12/2010 OOOO5827 ASOC COOP TECNICA DE MANTEN Y SERVICIO

19 22/12/2010 OOOO5832 SAMCECA C.A

20 22/12/2010 OOOO5837 CORPORACION TX DE VENEZUELA C.A.

21 22/12/2010 OOOO5844 CONTINUA COMUNICACION

22 31/12/2010 OOOO5872 RIVAS SANCHEZ JOSE DEL CARMEN

23 31/12/2010 OOOO5877 CONSTRUCCIONES Y ASFALTO ANDES C.A.

24 31/12/2010 OOOO5878 OVIEDO QUINTERO JOSÉ ALBERTO



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25 31/12/2010 OOOO5883 VILLASMIL DANIEL

26 31/12/2010 OOOO5895 PODIVM SOPORTE Y LOGISTICA C.A.

27 31/12/2010 OOOO5887 COMPUTEL GLORIAS PATRIAS C.A.

28 21/01/2010 OOOOOOO9 URBASER MERIDA C.A

29 26/01/2010 OOOOOO11 FUNDACION FERIA INTERNACIONAL

30 27/01/2010 OOOOOO14 IMVIVIENDA

31 03/02/2010 OOOOOO59 URBASER MERIDA C.A

32 04/02/2010 OOOOOO60 ALTUVE G. OSTMAN E.

33 11/02/2010 OOOOO112 TELCEL C.A

34 17/02/2010 OOOOO135 RODRÌGUEZ JORGE

35 17/02/2010 OOOOO136 ANGULO CALANCHE NELSON

36 17/02/2010 OOOOO156 SONIDO IMPACTO 22 C.A

37 01/03/2010 OOOOO247 INVERSIONES H.G.M C.A

38 04/03/2010 OOOOO303 COPRORIC

39 04/03/2010 OOOOO308 SOSA CARRILLO HECTOR ENRIQUE

40 23/03/2010 OOOOO732 CONSTRUCTORA PEÑA PEÑA C.A.

41 15/04/2010 OOOO1079 ALCALDIA DEL MUNICIPIO LIBERTADOR

42 27/04/2010 OOOO1345 MINCA

43 27/04/2010 OOOO1346 CELOR C.A.

44 19/05/2010 OOOO1898 MINCA

45 28/05/2010 OOOO2032 CORPORACION ARFA C.A.

46 28/05/2010 OOOO2033 EMP. DE PROD. SOCIAL DE SEÑALIZACIONES DEMARC. CONSTRUC. C.A.

47 03/06/2010 OOOO2161 FERRETERIA INSUMOS EQUIPOS Y MATERIALES C.A (FEMAINCA)

48 27/07/2010 OOOO3312 Minca

49 09/09/2010 OOOO4135 Día Consa

50 20/09/2010 OOOO4318 Construcciones y Asfaltos Andes C.A.

51 06/10/2010 OOOO4474 Kharymar de Martha Elena Gutiérrez


52 28/10/2010 OOOO4839 Construcciones LOSE C.A.


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53 01/11/2010 OOOO4861 ESPROCOM 13 C.A.

54 12/11/2010 OOOO5025 GIANPA C.A.

55 24/11/2010 OOOO5134 - OOOO1501 IMSEIN C.A.

56 30/11/2010 OOOO5257 Asociación Cooperativa "Horizonte 07005"

57 03/12/2010 OOOO5311 Constructora ESBELCA C.A.

58 07/12/2010 OOOO5408 Ramos de Álvarez Ángela

CUADRO N°3

(CHEQUE CON CARENCIA DE FIRMA AUTÓGRAFA DE LA GERENCIA DE ADMINISTRACIÓN)

COMPROBANTES BENEFICIARIO FECHA

BANCOS Nº

OBSERVACIONES

DE EGRESO CHEQUES

3929 TX de Venezuela, C.A. 22/12/2010 Del sur 19024Solo firma Gerente General

3933 Fotogrados premiaciones grado 3000 22/12/2010 Del sur 19019028Solo firma Gerente General

3608 Industrias Free Ways 21/12/2010 Del sur 21001658Solo firma Gerente General

3615 Industrias Free Ways 21/12/2010 Del sur 86000147Solo firma Gerente General

S/N 27/12/2010 Del sur 38019037Cheque No presenta firma

3934 Copras S.R.L. Solo firma Gerente General

CUADRO N°4

(ORDENES DE PAGO CON CARENCIA DE FIRMA AUTÓGRAFA Y SELLO DEL DEPARTAMENTO DE ORDENACIÓN DE PAGO)


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CUADRO Nº 5

(PLANILLAS DE RETENCIÓN CON CARENCIA DE FIRMA AUTÓGRAFA Y SELLO DEL DEPARTAMENTO DE TESORERÍA)


FECHA N° DE ORDEN DE PAGO

Beneficiario

27/01/10 00000014 Instituto Municipal de Vivienda

16/12/10 00005536 Construcciones Las Lajas C.A.

22/12/10 00005849 Alcaldía Municipal Libertador

31/12/10 00005874 Secomsa

FECHA N° Orden de Pago Beneficio

21-01-10 00000009 Urbaser Mérida

26-01-10 00000011 Fundación Feria del sol

24-02-10 00000080 Corporación TX de Venezuela

17-02-10 00000156 Sonido Impacto C.A.

01-03-10 00000247 Inversiones HGM C.A.

19-05-10 00001898 Minca

03-06-10 00002161 Ferretería Insumos Equipos y Materiales C.A.

08-12-10 00005413 Praka

20-12-10 00005667 Bloque de Prensa Cine y Televisión

21-12-10 00005784 Producciones Lucaben

22-12-10 00005832 Samceca c.a.

22-12-10 00005844 Continua Comunicación

22-12-10 00005849 31-12-10

31-12-10 00005920 Globalprint

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RESPUESTA DE LA GERENCIA DE ADMINISTRACION:

No fue presentado comentario alguno por parte de la Gerencia de

Administración.

COMENTARIOS DE AUDITORIA:

SE RATIFICA EL HALLAZGO, en virtud de que no hubo comentarios de los

responsables respecto a este incumplimiento.

PUNTO 3.1.2:

3.1.2 Se determinó que la Orden de Pago N° 2814, se realizo para dar

cumplimiento con la Cláusula Nº 29 de la IV Convención Colectiva de Trabajo de

Empleados Municipales de fecha 2006-2008, correspondiente a SEGURO DE

HOSPITALIZACIÓN, CIRUGIA Y MATERNIDAD (HCM) a nombre de Ever

Rolando Gonzales R., de fecha 08/07/2010, por la cantidad de Bs. 39.327,34; Se

observó que el procedimiento administrativo se realizó con una COTIZACIÓN Nº

201006018, expedida por NEUROMED CON R.I.F. J-30649760-9 Y N.I.T.

0109356360 por la cantidad de Bs. 11.972.34 y un PRESUPUESTO

APROXIMADO expedido por el INSTITUTO CLINICO MÉDICO QUIRÚRGICO por

la cantidad de Bs. 27.355,00, y el CHEQUE Nº 62006524, se elaboró a la orden


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de EVER ROLANDO GONZALES R., cabe mencionar que una COTIZACIÓN no

implica ninguna erogación de dinero ni compromiso, tampoco se evidenció la

factura que comprometa dicho gasto expedida por la INSTITUCIÓN DE

ASISTENCIA MÉDICA que realizó la intervención quirúrgica, el cheque fue

elaborado a la orden del funcionario antes mencionado y no a nombre de la

Institución Médico Quirúrgico, en éste caso el cheque debió elaborarse a nombre

del Instituto Médico que realizó la intervención quirúrgica. Todo lo antes señalado

contraviene el MANUAL DE NORMAS DE CONTROL INTERNO PROVIDENCIA

ADMINISTRATIVA Nº 004/2005, NUMERAL 4.3.12, establece “Documentos de

Respaldo: Toda operación cualquiera sea su naturaleza, que realicen los

organismos o entes públicos deben contar con la documentación necesaria

y suficiente que la respalde y demuestre su validez. Dicha documentación

debe contener la información adecuada para identificar la naturaleza,

finalidad y resultados de cada operación para facilitar su análisis”. En

concordancia con lo que establece las NORMAS GENERALES DE CONTROL

INTERNO en su Artículo 23 “Todas las transacciones y operaciones

financieras, presupuestarias y administrativas deben estar respaldadas con

la suficiente documentación justificativa, en éste aspecto se tendrá presente

lo siguiente: Literal a) los documentos deben contener información completa

y exacta..” y LA LEY ORGÁNICA DE LA CONTRALORÍA GENERAL DE LA

REPÚBLICA Y DEL SISTEMA NACIONAL DE CONTROL FISCAL, Artículo 91 “

Sin perjuicio de la responsabilidad civil o penal y de lo que dispongan otras

leyes, constituyen supuestos generadores de responsabilidad administrativa

los actos, hechos u omisiones que se mencionan en el Numeral 9 La omisión

del control previo”. En consecuencia se debe prohibir explícitamente firmar


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cheques sin haber cumplido los requisitos de control interno previo al

desembolso y cuya documentación no esté completa, tales circunstancias se

deben a la falta de mecanismos de control interno, lo que origina que el acto

administrativo no éste debidamente justificado y válidamente respaldado.

RESPUESTAS DE LA GERENCIA DE ADMINISTRACION:

Mediante oficio Nº GADOP-025-2011 de fecha 29 de noviembre de 2011 emitido

por el Jefe del Departamento de Ordenamiento de Pago indica “se consideraron

las observaciones realizadas por la Unidad de Auditoría Interna a fin de evitar la

recurrencia de las mismas”.


SE CONFIRMA EL HALLAZGO, en virtud que el Departamento de

Ordenamiento de Pago reconoce el incumplimiento y en su respuesta no envían

los soportes documentales.

PUNTO 3.1.3:

3.1.3. Se evidenció que la Orden de pago N° 0527 fecha 16/03/2010 se realizo

para dar cumplimiento con la Cláusula Nº 29 de la IV Convención Colectiva de

Trabajo de Empleados Municipales de fecha 2006-2008, correspondiente a

SEGURO DE HOSPITALIZACIÓN, CIRUGIA Y MATERNIDAD (HCM) a nombre

Ever Rolando Gonzales R.. Se determinó que el procedimiento administrativo se

ejecutó con dos (2) presupuestos uno expedido por el CENTRO CLINICO DR.

MARCIAL A. RIOS MORILLO C.A. por la cantidad de Bs. 13.250,00 y el otro por

el GRUPO CARDIOVASCULAR ANDINO C.A. por la cantidad de Bs. 15.435,00,

y la Orden de pago se elaboró por la cantidad de Bs. 11.750,00, presentando


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inconsistencia en las cantidades, la SOLICITUD DE PAGO Nº 00001210 y la

ORDEN DE PAGO Nº 0527, tiene carencia de la firma autógrafa y sello por parte

del Despacho del Alcalde, el CHEQUE Nº 49006200, fue elaborado a la orden de

Ever Rolando Gonzales R, cabe destacar que un PRESUPUESTO no implica

ninguna erogación de dinero ni compromiso, tampoco se evidenció la factura que

comprometa dicho gasto expedida por la INSTITUCIÓN DE ASISTENCIA

MÉDICA que realizó la intervención quirúrgica, el cheque fue elaborado a la orden

del funcionario antes mencionado y no a nombre de la Institución Médico

Quirúrgico, en éste caso el cheque debió elaborarse a nombre del Instituto Médico

que realizó la intervención quirúrgica. Todo lo antes señalado contraviene el

MANUAL DE NORMAS DE CONTROL INTERNO PROVIDENCIA

ADMINISTRATIVA Nº 004/2005, NUMERAL 4.3.12, establece “Documentos de

Respaldo: Toda operación cualquiera sea su naturaleza, que realicen los

organismos o entes públicos deben contar con la documentación necesaria

y suficiente que la respalde y demuestre su validez. Dicha documentación

debe contener la información adecuada para identificar la naturaleza,

finalidad y resultados de cada operación para facilitar su análisis”. En

concordancia con lo que establece las NORMAS GENERALES DE CONTROL

INTERNO en su Artículo 23 “Todas las transacciones y operaciones


la suficiente documentación justificativa, en éste aspecto se tendrá presente

lo siguiente: Literal a) los documentos deben contener información completa

y exacta..”. LEY ORGÁNICA DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS

publicada en Gaceta Oficial Nº 2818 del 01de julio de 1981, en su Artículo 18 :

Numeral 8 establece: “El sello de la oficina. El original del respectivo


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instrumento contendrá la firma autógrafa del o de los funcionarios que la

suscriban. En el caso de aquellos actos cuya frecuencia lo justifique, se

podrá disponer mediante decreto, que la firma de los funcionarios sea

estampada por medios mecánicos que ofrezcan garantías de seguridad”. y

LA LEY ORGÁNICA DE LA CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA Y

DEL SISTEMA NACIONAL DE CONTROL FICAL, Artículo 91 “ Sin perjuicio de

la responsabilidad civil o penal y lo que dispongan otras leyes, constituyen

supuestos generadores de responsabilidad administrativa los actos, hechos

u omisiones que se mencionan en el Numeral 9 La omisión del control

previo”. En consecuencia se debe prohibir explícitamente firmar cheques sin

haber cumplido los requisitos de control interno previo al desembolso y

cuya documentación no esté completa, tales circunstancias se deben a la falta

de mecanismos de control interno, lo que origina que el acto administrativo no

éste debidamente justificado y válidamente respaldado.







SE CONFIRMA EL PRESENTE HALLAZGO, en virtud que el Departamento de

Ordenamiento de Pago reconoce el incumplimiento, y así mismo, se observo

que la respuesta dada por el Departamento no se ajusta a la observación


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efectuada por la Unidad, ni se encuentra acompañada por los soportes

documentales.

PUNTO 3.1.4:

3.1.4. Se evidenció que la Orden de pago N° 0787 fecha 26/03/10, se realizo

para dar cumplimiento con la Cláusula Nº 29 de la IV Convención Colectiva de

Trabajo de Empleados Municipales de fecha 2006-2008, correspondiente a

SEGURO DE HOSPITALIZACIÓN, CIRUGIA Y MATERNIDAD (HCM) a nombre

Nelson José Oxford Belisario, Se determinó que el procedimiento administrativo

se ejecutó con dos (2) presupuestos expedidos por la UNIDAD

OFTALMOLÓGICA DEL VALLE ubicada en Porlamar Estado Nueva Esparta, por

la cantidad de Bs. 7.168,00 C/U, y la Orden de pago se elaboró por la cantidad de

Bs. 14.336,00, la SOLICITUD DE PAGO Nº 00001555 y la ORDEN DE PAGO Nº

0787, tiene carencia de la firma autógrafa y sello por parte del Despacho del

Alcalde, el CHEQUE Nº 45006250, fue elaborado a la orden de Nelson José

Oxford Belisario, cabe destacar que un PRESUPUESTO no implica ninguna

erogación de dinero ni compromiso, tampoco se evidenció la factura que

comprometa dicho gasto expedida por la UNIDAD OFTALMOLÓGICA DEL

VALLE que realizó la intervención quirúrgica, el cheque fue elaborado a la orden

del funcionario antes mencionado y no a nombre de la UNIDAD

OFTALMOLÓGICA DEL VALLE, en éste caso el cheque debió elaborarse a

nombre UNIDAD OFTALMOLÓGICA DEL VALLE que realizó la intervención

quirúrgica. Todo lo antes señalado contraviene el MANUAL DE NORMAS DE

CONTROL INTERNO PROVIDENCIA ADMINISTRATIVA Nº 004/2005,

NUMERAL 4.3.12, establece: “Documentos de Respaldo: Toda operación


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cualquiera sea su naturaleza, que realicen los organismos o entes públicos

deben contar con la documentación necesaria y suficiente que la respalde y

demuestre su validez. Dicha documentación debe contener la información

adecuada para identificar la naturaleza, finalidad y resultados de cada

operación para facilitar su análisis”. En concordancia con lo que establece las

NORMAS DE CONTROL INTERNO en su Artículo 23 “Todas las transacciones

y operaciones financieras, presupuestarias y administrativas deben estar

respaldadas con la suficiente documentación justificativa, los documentos

deben contener información completa y exacta..”. LEY ORGÁNICA DE

PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS publicada en Gaceta Oficial Nº 2818

del 01de julio de 1981, en su Artículo 18: Numeral 8 establece: “El sello de la

oficina. El original del respectivo instrumento contendrá la firma autógrafa

del o de los funcionarios que la suscriban. En el caso de aquellos actos cuya

frecuencia lo justifique, se podrá disponer mediante decreto, que la firma de

los funcionarios sea estampada por medios mecánicos que ofrezcan

garantías de seguridad”. y LA LEY DE LA CONTRALORÍA GENERAL DE LA

REPÚBLICA Y DEL SISTEMA NACIONAL DE CONTROL FICAL, Artículo 91 “

Sin perjuicio de la responsabilidad civil o penal, y lo que dispongan otras

leyes, constituyen supuestos generadores de responsabilidad administrativa

los actos, hechos u omisiones que se mencionan en el Numeral 9 La omisión

del control previo”. En consecuencia se debe prohibir explícitamente firmar

cheques sin haber cumplido los requisitos de control interno previo al

desembolso y cuya documentación no esté completa, tales circunstancias se

deben a la falta de mecanismos de control interno, lo que origina que el acto

administrativo no éste debidamente justificado y válidamente respaldado.


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recurrencia de las mismas”


Analizados los soportes documentales enviados por la gerencia de

Administración, estos permiten DESVIRTUAR EL HALLAZGO, POR LO QUE

SE RETIRA LA OBSERVACION.

PUNTO 3.1.5:

3.1.5 Se determinó que en la Orden de Pago N° 00005784 de fecha 21/12/10 a

nombre de PRODUCCIONES LUCABEN, en el trámite del procedimiento

administrativo no se encontró el contrato firmado entre las partes lo que

contraviene lo establecido en el MANUAL DE NORMAS DE CONTROL INTERNO

PROVIDENCIA ADMINISTRATIVA Nº 004/2005, NUMERAL 4.3.12, establece

“Documentos de Respaldo: Toda operación cualquiera sea su naturaleza,

que realicen los organismos o entes públicos deben contar con la

documentación necesaria y suficiente que la respalde y demuestre su

validez. Dicha documentación debe contener la información adecuada para

identificar la naturaleza, finalidad y resultados de cada operación para

facilitar su análisis”. Tales circunstancias se deben a la falta de mecanismos de

control interno, lo que origina que el acto administrativo no éste debidamente

justificado y válidamente respaldado.


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Mediante Oficio signado con el Nº 0159-2011 del 8 de Noviembre del 2011 se

hizo la notificación del hallazgo a los responsables, de lo cual no se obtuvo

respuesta.


SE CONFIRMA EL PRESENTE HALLAZGO, en virtud de que los responsables

no emitieron sus comentarios.

PUNTO 3.1.6:

3.1.6 Se evidenció que la Orden de pago N° 00005900 de fecha 31/12/10 a

nombre de “Floristería Flores de Yola”, se ejecutó para pagos de arreglos de

floristería correspondiente a enero a diciembre, pero el acta de licitación se realizó

en el mes de Octubre existiendo inconsistencia en las fechas de adquisición y

adjudicación, los soportes anexos al trámite administrativo presentan tachaduras y

enmendaduras. Lo que contraviene las NORMAS GENERALES DE CONTROL

INTERNO en los Artículo Nº 3, Literal b) Establece que se debe “Garantizar la

exactitud, cabalidad, veracidad y oportunidad de la información

presupuestaria, financiera, administrativa y técnica, y Artículo 23 señala que

“Todas las transacciones y operaciones financieras, presupuestarias y

administrativas deben estar respaldadas con la suficiente documentación

justificativa. En este aspecto se tendrá presente lo siguiente: a) Los

documentos deben contener información completa y exacta, archivarse

siguiendo un orden cronológico u otros sistemas de archivo que faciliten su

oportuna localización” en consecuencia lo anterior se presenta por la falta de


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aplicación de un adecuado y eficiente sistema de control interno por lo que, no

existe garantía en la correcta aplicación de los procedimientos administrativos.



hizo la notificación del hallazgo a los responsables, del cual no se obtuvo

respuesta.




PUNTO 3.1.7:

3.1.7 Se determinó la tramitación de órdenes de pago a proveedores por la

adquisición de COMPRAS Y SERVICIOS, las cuales carecen de orden de

entrega, lo cual contraviene lo establecido en el MANUAL DE NORMAS Y

PROCEDIMIENTOS GERENCIA DE ADMINISTRACIÓN Y SUS

DEPENDENCIAS publicada en Gaceta Municipal Extraordinaria Nº 37 año IV

31/12/2007 correspondiente al DEPARTAMENTO DE COMPRAS Y

SUMINISTROS en el Numeral 4 “La Unidad Consumidora tiene la

responsabilidad de verificar en el momento de recibir el servicio, la

mercancía, o el bien, que estos coincidan con la orden de compra o la orden

de servicio” y el Numeral 5 “ La factura y la nota de entrega son

documentos necesarios para recibir la mercancía, los cuales deben ser

presentados sin tachaduras ni enmiendas y contener la descripción exacta


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de la mercancía, y en los casos que corresponda, seriales, marca, modelo,

así como cualquier otro dato que se considere importante para evidenciar la

propiedad del bien”. En concordancia con LAS NORMAS GENERALES DE

CONTROL INTERNO DE LA CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA,

en el Artículo 23 señala que: “Todas las transacciones y operaciones


la suficiente documentación justificativa. En este aspecto se tendrá presente

lo siguiente: a) Los documentos deben contener información completa y

exacta, archivarse siguiendo un orden cronológico u otros sistemas de

archivo que faciliten su oportuna localización,” por lo que se determina que no

existe garantía en la correcta aplicación de los procedimientos administrativos.

Las órdenes de Pago se detallan a continuación:

CUADRO Nº 6

NO PRESENTAN ORDENES DE ENTREGA DE MATERIALES


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respuesta.


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SE CONFIRMA EL PRESENTE HALLAZGO, en virtud de que los responsables

del mismo, no presentan argumentos ni pruebas que demuestren el

desvanecimiento del mismo.

PUNTO 3.1.8:

3.1.8 Se determinó que en la Orden de Pago Nº 6495 a nombre de

AUTOREPUESTO ACCEL S.R.L. por la cantidad de Bs. 212.004,92 en la

licitación Consulta de Precio sin número, por la cantidad de Bs. 13.080,00 anexa

al trámite corresponde a la adquisición de REPUESTO Y SUMINISTROS, sin

embargo la NOTA DE PEDIDO se realizó por MATERIALES DE

CONSTRUCCIÓN, presentándose incoherencia en la información al encontrar

vacios u omisiones conforme a los métodos y procedimientos utilizados. Lo que

contraviene las NORMAS GENERALES DE CONTROL INTERNO en los

Artículo Nº 3, Literal b) Establece que se debe “Garantizar la exactitud,

cabalidad, veracidad y oportunidad de la información presupuestaria,

financiera, administrativa y técnica, y el Artículo 23 señala que: “Todas las

transacciones y operaciones financieras, presupuestarias y administrativas

deben estar respaldadas con la suficiente documentación justificativa. En

este aspecto se tendrá presente lo siguiente: a) Los documentos deben

contener información completa y exacta, archivarse siguiendo un orden

cronológico u otros sistemas de archivo que faciliten su oportuna

localización y conservarse durante el tiempo estipulado legalmente”. Por lo

que se determina que no existe garantía en la correcta aplicación de los

procedimientos administrativos.


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respuesta.


SE CONFIRMA EL PRESENTE HALLAZGO, en virtud de que los responsables,

no presentan argumentos ni pruebas que demuestren el desvanecimiento del

mismo.

PUNTO 3.1.9:

3.1.9 Se evidenció que la Orden de Pago N° 5928 a nombre de” Multimoto”, con

fecha 31-12-10, presenta una adjudicación de consulta de precio para la

adquisición de dos (2) neumáticos para moto y las características de los

neumáticos no se corresponden con las medidas solicitadas, produciéndose

inconsistencia en la recepción de la mercancía, y por consiguiente existen vacíos

y omisiones en la información. Lo que contraviene el MANUAL DE NORMAS Y

PROCEDIMIENTOS GERENCIA DE ADMINISTRACIÓN DEPARTAMENTO DE

COMPRAS Y SUMINISTROS publicada en Gaceta Municipal Extraordinaria Nº 37

año IV 31/12/2007, en las Normas que Regulan el Procedimiento sobre la

recepción de bienes muebles, materiales, suministros y servicios, señala en el

numeral 4, “La Unidad Consumidora tiene la responsabilidad de verificar en

el momento de recibir el servicio, la mercancía, o el bien, que estos

coincidan con la orden de compra o la orden de servicio” y el numeral 5 “

La factura y la nota de entrega son documentos necesarios para recibir la

mercancía, los cuales deben ser presentados sin tachaduras ni enmiendas y


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contener la descripción exacta de la mercancía, y en los casos que

corresponda, seriales, marca, modelo, así como cualquier otro dato que se

considere importante para evidenciar la propiedad del bien”. Así como

también LAS NORMAS GENERALES DE CONTROL INTERNO DE LA

CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA, en el Artículo 23 señala que

“Todas las transacciones y operaciones financieras, presupuestarias y

administrativas deben estar respaldadas con la suficiente documentación

justificativa. Este aspecto se tendrá presente lo siguiente: a) Los



oportuna localización, y conservarse durante el tiempo estipulado

legalmente” y la LEY ORGÁNICA DE LA CONTRALORÍA GENERAL DE LA

REPÚBLICA Y DEL SISTEMA NACIONAL DE CONTROL FISCAL Artículo. 91

“Sin perjuicio de la responsabilidad civil o penal, y de lo que dispongan

otras leyes, constituyen supuestos generadores de responsabilidad

administrativa los actos, hechos u omisiones que se mencionan a

continuación: Numeral 9. La omisión de control previo”; y el Artículo 39

señala: “Los gerentes, jefes o autoridades administrativas de cada

departamento, sección o cuadro organizativo especifico deberán ejercer

vigilancia sobre el cumplimiento de las normas constitucionales y legales de

los planes y políticas y de los instrumentos de control interno a que se

refiere al Artículo 35 de esta Ley, sobre las operaciones y actividades

realizadas por las unidades administrativas y servidores de las mismas, bajo

su directa supervisión”. En consecuencia, se determina que no existe garantía

en la correcta aplicación de los procedimientos administrativos.


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No fue presentado comentario alguno por parte de los responsables.


SE CONFIRMA EL PRESENTE HALLAZGO, en virtud de que los responsables,

no presentan argumentos ni pruebas que demuestren el desvanecimiento del

mismo.

PUNTO 3.1.10:

3.1.10 Se determinó que en la Orden de Pago Nº 2943 a nombre del proveedor

Carlos Luis Bovea, la cual se realizó para la adquisición de trescientos sesenta y

ocho (368) mercados populares, de los cuales se entregaron a sus beneficiarios

trescientos cincuenta y dos (352), donde los dieciséis (16) mercados restante no

presentan registro de su destino ni soporte alguno de los beneficiarios y tienen un

valor de Bs. 150,00 C/U lo que ascienden a la cantidad dos mil cuatrocientos

bolívares (Bs. 2.400,00), por consiguiente, la documentación encontrada es

insuficiente lo que no garantiza la veracidad de la información incumpliendo lo

establecido en LAS NORMAS GENERALES DE CONTROL INTERNO DE LA

CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA, l Artículo 23 que

señala:“Todas las transacciones y operaciones financieras, presupuestarias

y administrativas deben estar respaldadas con la suficiente documentación

justificativa. En este aspecto se tendrá presente lo siguiente: a) Los



oportuna localización y conservarse durante el tiempo estipulado


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legalmente”, y el MANUAL DE NORMAS DE CONTROL INTERNO

PROVIDENCIA ADMINISTRATIVA Nº 004/2005, NUMERAL 4.3.12,

“Documentos de Respaldo: Toda operación, cualquiera sea su naturaleza,

que realicen los organismos o entes públicos deben contar con la

documentación necesaria y suficiente que la respalde y demuestre su

validez. Dicha documentación debe contener la información adecuada para

identificar la naturaleza, finalidad y resultados de cada operación para

facilitar su análisis”. Lo antes señalado trae como consecuencia que no existe

coordinación ni control en la aplicación de los procedimientos administrativos.




SE RATIFICA EL HALLAZGO, en virtud de que los responsables, no presentan

argumentos ni pruebas que demuestren el desvanecimiento del mismo.

PUNTO 3.1.11:

3.1.11 Se determinó incumplimiento en el procedimiento administrativo utilizado

en la modalidad de adjudicación por consulta de precios y concurso cerrado

(acta de inicio y modalidad, invitación u ofertas, acta de apertura de sobres e

informes de recomendación), presentando discrepancia entre fechas (ver cuadro

anexo Nº 7) y Órdenes de pago sin sus respectivos soportes (ver cuadro anexo Nº

8), lo que contraviene la LEY DE CONTRATACIONES PUBLICAS en su Artículo

54 que establece: “La Comisión de Contrataciones una vez concluido el lapso

de entrega de los sobres contentivos de las manifestaciones de voluntad u

ofertas, procederá al acto fijado, a la apertura y verificación de su contenido,


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dejando constancia en el acta de esto, y de cualquier observación que se

formule al respecto”; el Artículo 45 “ La comisión de contrataciones teniendo

en cuenta la complejidad de la obra o del suministro del bien o servicio, debe

fijar un lapso para la preparación de manifestación de voluntad de participar

o de ofertar, para cada modalidad de contratación que no podrá ser menor

de los indicados a continuación: numeral 4. Consulta de precios, tres días

hábiles para bienes y servicios y cuatro días hábiles para obras”; y el

Artículo 84 “Dentro de los tres días hábiles siguientes a la recepción del

informe que presente la comisión de contrataciones o la unidad contratante,

la máxima autoridad del órgano o ente contratante debe otorgar la

adjudicación o declarar desierto el procedimiento”. Y LEY ORGÁNICA DE LA

CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA Y DEL SISTEMA NACIONAL

DE CONTROL FISCAL Artículo. 91 “Sin perjuicio de la responsabilidad civil

o penal, y de lo que dispongan otras leyes, constituyen supuestos

generadores de responsabilidad administrativa los actos, hechos u

omisiones que se mencionan a continuación: Numeral 1.” La adquisición de

bienes, la contratación de obras o de servicios, con inobservancia total o

parcial del procedimiento de selección de contratistas que corresponda, en

cada caso, según lo previsto en la Ley de licitaciones o en la normativa

aplicable”, así como también el Numeral 7 “La ordenación de pagos por

bienes, obras o servicios no suministrados, realizados o ejecutados, total o

parcialmente, o no contratados, así como por concepto de prestaciones,

utilidades, bonificaciones, dividendos, dietas u otros conceptos, que en

alguna manera discrepen de las normas que las consagran. En estos casos,

la responsabilidad corresponderá a los funcionarios que intervinieron en el


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procedimiento de ordenación del pago por cuyo hecho, acto u omisión se

haya generado la irregularidad” y Numeral 9. La omisión de control previo”

Tal situación obedece a la falta de controles administrativos, por lo que no se

obtiene la información veraz y oportuna de modo que sirva para satisfacer

razonablemente las necesidades de los diferentes usuarios. Las Órdenes se

detallan a continuación:

CUADRO Nº 7

ORDENES DE PAGOS QUE NO CUMPLEN CON EL CRONOGRAMA DE EJECUCIONDE LA MODALIDAD DE SELECCIÓN

CUADRO Nº 8


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respuesta.




PUNTO 3.1.12:

3.1.12 Se observó que la Orden de Pago Nº 5875, a nombre de Ferretería

Insumos y Materiales C.A. (FERRECASA), de fecha 31/12/2010, en el

procedimiento administrativo no se cumplió con el proceso de licitación, lo que

infringe LEY ORGÁNICA DE LA CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA

Y DEL SISTEMA NACIONAL DE CONTROL FISCAL Artículo. 91 “Sin perjuicio

de la responsabilidad civil o penal, y de lo que dispongan otras leyes,

constituyen supuestos generadores de responsabilidad administrativa los

actos, hechos u omisiones que se mencionan a continuación: Numeral 1.” La

adquisición de bienes, la contratación de obras o de servicios, con

inobservancia total o parcial del procedimiento de selección de contratista

que corresponda, a cada caso, según lo previsto en la Ley de licitaciones o

en la normativa aplicable”, y Numeral 23, “Quienes ordenen iniciar la

ejecución de contratos en contravención a una norma legal o sub-legal, al

plan de organización, las políticas, normativa interna, los manuales de

sistemas y procedimientos que comprenden el control interno”.


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PUNTO 3.1.13:

3.1.13 Se evidenció que el CHEQUE Nº 09019109, del Banco del Sur, de fecha

03/02/2011, se emitió a nombre de AUTORESPUESTOS ACCEL S.R.L. por la

cantidad de Bs. 335.341,35, bajo las Ordenes de Pago Nº 5816 y Nº 5876, por

la cantidad de Bs 70.784,91 y Bs. 264.556,44 respectivamente. Cabe destacar

que la cantidad de Bs. 264.556,44, no se encuentra registrado bajo ningún soporte

o concepto donde los hechos contables deben reconocer y registrase

oportunamente, de una sola vez, en orden cronológico, consecutivo, sin que

existan vacios u omisiones en la información y en moneda de curso legal,

conforme a los sistemas, métodos y procedimientos que se estimen adecuados a

fin de garantizar la coherencia de la información. Por lo que, contraviene LAS

NORMAS GENERALES DE CONTROL INTERNO DE LA CONTRALORÍA

GENERAL DE LA REPÚBLICA, en el Artículo 23 señala que “Todas las

transacciones y operaciones financieras, presupuestarias y administrativas

deben estar respaldadas con la suficiente documentación justificativa. En

este aspecto se tendrá presente lo siguiente: a) Los documentos deben

contener información completa y exacta, archivarse siguiendo un orden

cronológico u otros sistemas de archivo que faciliten su oportuna


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localización y conservarse durante el tiempo estipulado legalmente”, y EL

REGLAMENTO PARCIAL Nº 4 DE LA LEY ORGANICA DE LA

ADMINISTRACION FINANCIERA DEL SECTOR PÚBLICO, SOBRE EL

SISTEMA DE CONTABILIDAD PÚBLICA en el Artículo 12 establece: ”El

sistema de contabilidad pública debe registrar todas las transacciones

económicas y financieras que tengan o puedan tener efectos sobre el

patrimonio de la República y de sus entes descentralizados funcionalmente.

El registro de estas transacciones se realizará en función de los momentos

contables vigentes, utilizando el sistema de contabilidad prescrito por la

Oficina Nacional de Contabilidad Pública” y Articulo 13, “Cada transacción

económica y financiera se registrará por única vez, de modo que a partir de

ese registro sea factible generar todas las salidas de información que

requiera la administración financiera del sector público. Dicho registro, que

constituirá la entrada única de información, deberá realizarse con todos los

datos necesarios para su posterior procesamientos”

RESPUESTAS DE LA GERENCIA DE ADMINISTRACION

Según Oficio Nº DRC/0095/20011 de fecha 22 de noviembre de 2011 emitido por

la Jefe del Departamento de Registros Contables indica ” En referencia dicho

punto se puede decir que con la aplicación de la Contabilidad Fiscal y tomando

como base las Instrucciones y Normas de la Publicación 21, las órdenes de Pago

emitidas mensualmente son registradas contablemente en orden cronológico y

consecutivo, y en éste caso la Orden de Pago Nº 5876 fue registrada en su debido

momento como se puede evidenciar en los soportes de la relación Órdenes de

Pago emitidas en diciembre 2010, la misma quedó por pagar al 31/12/2010,

(Relación de Cuentas por Pagar al 31/12/2010) y fue cancelada posteriormente en


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fecha 03/02/2011 conjuntamente con la orden Nº 5816 como se puede evidenciar

en relación de cheques emitidos en febrero 2011, de las cuales se anexan copias”.

COMENTARIOS DE AUDITORIA

El Departamento de Registros Contable no aclara por completo la observación

efectuada por la Unidad de Auditoria Interna, evidenciándose la falta de soportes

documentales. En este sentido se lograr confirmar nuevamente la ausencia de los

registros correspondientes a dicha erogación, esto trae como consecuencia la

Determinación de Responsabilidades a los Funcionarios que intervinieron en el

procedimiento de ordenación de pago; dichas Responsabilidades

correspondientes a este caso no pueden ser eludidas si no cumplen con los

extremos legales establecidas en la Ley. EL HALLAZGO CON PRESUNTA

INCIDENCIA CIVIL PENAL Y ADMINISTRATIVA SE MANTIENE.

PUNTO 3.1.14:

3.1.14. Se observó en el Departamento de Registros Contables, que las

órdenes de pago procesadas son archivadas sin un orden correlativo, es decir,

que no se mantienen los archivos ordenados en forma cronológica trayendo como

consecuencia retardo en el suministro de la información para su revisión,

quebrantando las NORMAS GENERALES DE CONTROL INTERNO DE LA

CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA, según resolución Nº 01-00-00-

015 de fecha 30 de abril de 1997, publicada en Gaceta Oficial Nº 36229, de fecha

17 de junio de 1997, en su Artículo 23, señala: “ Todas las transacciones y

operaciones financieras, presupuestarias y administrativas deben estar

respaldadas con la suficiente documentación justificativa. En este aspecto

se tendrá presente lo siguiente: a) los documentos deben contener


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información completa y exacta, archivarse siguiendo un orden cronológico u

otros sistemas de archivo que faciliten su oportuna localización, y

conservarse durante el tiempo estipulado legalmente. b) Las autoridades

competentes del organismo o entidad adoptarán las medidas necesarias

para salvaguardar y proteger los documentos contra incendios, sustracción

o cualquier otro riesgo, e igualmente, para evitar su reproducción no

autorizada”; Lo antes expuesto, indica debilidades de control interno lo que impide

la rápida localización de la información.



la Jefe del Departamento de Registros Contables indica “ que las Órdenes de

Pago en ésta Dependencia se archivan por Rubros, es decir, por Proveedores,

Publicidad, Obras, Nóminas, Honorarios Profesionales, Licitaciones, entre otros ya

que este sistema de Archivo facilita la búsqueda de Órdenes de Pago y minimiza

el tiempo de búsqueda de los dos funcionarios que laboran en esta oficina y que

realizan dicho trabajo, y por otra parte se archivan de esta manera a solicitud de

los Gerentes de Administración anteriores a este mandato”.


La respuesta contradice las afirmaciones que fundamentan el hallazgo, por lo

anterior SE SOSTIENE EL HALLAZGO, EN LOS MISMOS TÉRMINOS

SEÑALADOS POR EL INFORME PRELIMINAR.

PUNTO 3.1.15:


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3.1.15. Se determinó que el Departamento de Contabilidad no cuenta con el

espacio físico adecuado que le permita el archivo, la conservación y resguardo

de los documentos que respaldan las operaciones técnicas, administrativas y

financieras lo que incumple con lo establecido en la LEY DEL ESTATUTO DE

LA FUNCIÓN PÚBLICA Capítulo IV, Artículo 33 “Además de los deberes que

impongan las leyes y los reglamentos, los funcionarios o funcionarias

públicos estarán obligados a: numeral 7.”Vigilar conservar y salvaguardar los

documentos y bienes de la administración pública confiados a su guarda,

uso o administración”; y así mismo en las NORMAS GENERALES DE


según resolución Nº 01-00-00-015 de fecha 30 de abril de 1997, publicada en

Gaceta Oficial Nº 36229, de fecha 17 de junio de 1997, que en su Artículo 23,

señala:“ Todas las transacciones y operaciones financieras, presupuestarias

y administrativas deben estar respaldadas con la suficiente documentación

justificativa. En este aspecto se tendrá presente lo siguiente: literal b) Las

autoridades competentes del organismo o entidad adoptarán las medidas

necesarias para salvaguardar y proteger los documentos contra incendios,

sustracción o cualquier otro riesgo, e igualmente, para evitar su

reproducción no autorizada”; esta situación indica que no se cumplen con los

mecanismos de control interno en cuanto al área utilizada para el reguardo de los

documentos.



la Jefe del Departamento de Registros Contables indica que “Se ha hecho

hincapié en la ampliación del espacio físico y en respuesta a esto se efectuó una


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remodelación en esta Dependencia a mediados del mes de Agosto de los

corrientes, para solventar un poco la situación. Por otra parte se hace de su

conocimiento que se solicitó un Equipo de Archivo Novostil ya que los Archivos

metálicos que existían hasta esa fecha no eran suficientes para la demanda de

órdenes de Pago por archivar, pero dicho equipo no satisface hasta la presente

fecha dicha demanda. Por consiguiente, se ha programado que para el próximo

ejercicio fiscal sea solventada esta situación, con el nuevo presupuesto”


El Departamento de Registros Contables acepta la observación efectuada por la

Unidad de Auditoria Interna, por lo que EL HALLAZGO SE MANTINE tomando en

cuenta que deberán seguir adelantando las acciones correspondientes y así,

mantener un adecuado espacio físico que servirán para salvaguardar y

conservar los documentos.

PUNTO 3.1.16:

3.1.16. Se comprobó, en el Departamento de Ordenación de Pago que existen

formatos de órdenes de pago impresos pre numerados, que no son utilizados por

la mala calidad del material, elaborando la orden de pago en papel bond sin el

orden correlativo impreso, incumpliendo con lo establecido en las NORMAS

GENERALES DE CONTROL INTERNO DE LA CONTRALORÍA GENERAL DE

LA REPÚBLICA, según resolución Nº 01-00-00-015 de fecha 30 de abril de 1997,

publicada en Gaceta Oficial Nº 36229, de fecha 17 de junio de 1997, en su

Artículo 27 que señala: “las formas pre-impresas tales como recibos de caja,

ordenes de compra y venta, facturas, cheques, comprobantes de asientos de


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contabilidad y demás documentos que se utilicen para la sustentación de

operaciones, serán numerados correlativamente al momento de su

impresión y sus uso será controlado permanentemente. Lo antes expuesto,

se origina por ausencia de mecanismos de controles internos, lo que impide que

la información sea confiable y consecutiva, y garantice la legalidad en el control

de las ordenes de pago emitidas en los diferentes ejercicios fiscales.



por el Jefe del Departamento de Ordenamiento de Pago señala lo siguiente: “Se

informa que desde el momento de presentarse esta dificultad, verbalmente se

comunicó al Econ. Wilmer Colina titular de la Unidad de Auditoría Interna y al

Departamento de Ciencia y Tecnología con la finalidad de superar ésta dificultad”


El Departamento de Ordenamiento de pago acepta la observación efectuada por

la Unidad de Auditoria Interna, y su respuesta no justifica en debida forma los

cuestionamientos planteados, por lo que EL HALLAZGO SE MANTINE EN LOS

MISMOS TERMINOS SEÑALADOS POR EL INFORME PRELIMINAR.

PUNTO 3.1.16:

3.1.17 Se observó que en el Departamento de Compras y Suministros se

procesaron Órdenes de Compras y Órdenes de Servicios sin las firmas y sellos de

la Gerencia de Administración, Departamentos de Compras y Suministros,


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Gerencia de Planificación y Presupuesto por lo que se incumple con lo

establecido en la LEY ORGÁNICA DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS

publicada en Gaceta Oficial Nº 2818 del 01de julio de 1981, en su Artículo 18 ,

numeral 8: “El sello de la oficina. El original del respectivo instrumento

contendrá la firma autógrafa del o de los funcionarios que la suscriban. En el

caso de aquellos actos cuya frecuencia lo justifique, se podrá disponer

mediante decreto, que la firma de los funcionarios sea estampadas por

medios mecánicos que ofrezcan garantías de seguridad” y LAS NORMAS

GENERALES DE CONTROL INTERNO DE LA CONTRALORÍA GENERAL DE

LA REPÚBLICA, Resolución Nº 01-00-00-015 de fecha 30 de abril de 1997,

publicada en Gaceta Oficial Nº 36229, de fecha 17 de junio de 1997 en su

Artículo 3: ” El Control Interno de cada organismo o entidad debe

organizarse con arreglo a conceptos y principios generalmente aceptados

de sistema y estar constituido por las políticas y normas formalmente

dictadas, los métodos y procedimientos efectivamente implantados, y los

recursos humanos, financieros y materiales, cuyo funcionamiento

coordinado debe orientarse al cumplimiento de los objetivos siguientes:

Literal b) Garantizar la exactitud, cabalidad, veracidad y oportunidad de la

información presupuestaria, financiera, administrativa y técnica”. Lo antes

expuesto indica que hay ausencia de los mecanismos de control interno, lo que

imposibilita verificar la legalidad, sinceridad y veracidad de las operaciones

administrativas.


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CUADRO Nº 9

ORDENES DE COMPRAS Y SERVICIOS SIN FIRMA Y SELLOS

PROVEEDORES FECHA

ORDEN DE

SERVICIO

N°

ORDEN DE

COMPRA

N° MONTO

OBSERVACIONES

NºSIN FIRMA

SIN

SELLO OMISIONES

1 PCTA C.A. 05/04/2010 103 27.720,00 X X Gerente de Administración

2 Asoc. Cooperativa La Pañota 08/02/2010 7 11.856,00 X X Gerencia Administración y Unidad Usuaria

3 Materiales Los Andes 06/04/2010 152 40.279,66 X X Gerente de Administración

4 Taller y Creaciones Yegag C.A 12/04/2010 107 4.082,42 X Unidad Usuaria

5 Taller y Creaciones Yegag C.A 12/04/2010 163 24.626,43 X Gerencia Administración y Unidad Usuaria

6 Sonido Impacto 22 04/03/2010 3 10.080,00 X X Contrato Alcalde

7

Sonido Impacto 22 04/03/2010 3 10.080,00 X X

Departamento de Compras y Suministros , y

Unidad Usuaria

8D´OASIS C.A. 10/05/2010 186 12.071,36 X X Gerencia de Planificación y Presupuesto

9

D´OASIS C.A. 10/05/2010 187 4.211,20 X X Gerencia de Planificación y Presupuesto

10

Auto Repuestos Accel C.A. 08/01/2010 95 560,00 X X Unidad Usuaria

11 Auto Repuestos Accel C.A. 15/01/2010 94 640,00 X X Unidad Usuaria

12 Auto Repuestos Accel C.A. 15/01/2010 63 540,00 X X Unidad Usuaria

13 Auto Repuestos Accel C.A. 01/02/2010 26 1.489,99 X X Gerencia Planificación y Presupuesto - Unidad

Usuaria

14 Auto Repuestos Accel C.A. 01/02/2010 18 3.800,00 X X Unidad Usuaria

PROVEEDORES FECHA

ORDEN DE

SERVICIO

N°

ORDEN DE

COMPRA

N° MONTO

OBSERVACIONES

NºSIN FIRMA

SIN

SELLO OMISIONES

15 Auto Repuestos Accel C.A. 18/01/2010 97 14.000,00 X X Unidad Usuaria

16 Auto Repuestos Accel C.A. 29/01/2010 213 52.065,00 X Gerencia de Planificación y Presupuesto -

Gerencia de Administración


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17 FERRECASA 02/02/2010 200 11.198,95 X X Departamento de Compras y Suministros

18 Carlos Luis Bovea 20/05/2010 231 52.200,00 X X Gerencia de Planificación y Presupuesto

19 González Q. Juan Diego 11/02/2010 24 18.000,00 X Gerente de Administración

20 Carlos Luis Bovea 02/11/2010 374 3.516,32 X X Gerencia de Planificación y Presupuesto -


21 Carlos Luis Bovea 04/02/2010 399 17.300,00 X X Departamento de Compras y Suministros -


22 Producciones Lucaben 30/11/2010 336 55.776,00 X X Gerencia Planificación y Presupuesto - Unidad

Solicitante

23 Producciones Lucaben 01/11/2010 324 75.040,00 X Unidad Usuaria

24 Castillo Rojas Widly 25/02/2010 30 784,00 X Unidad Solicitante

25 C.A. Sistemas Financieros 17/06/2010 227 177.527,00 X X Gerencia Planificación y Presupuesto

26 Ferrecasa 19/08/2010 337 15.794,08 X X Gerencia de Administración

27 Ferrecasa 19/08/2010 280 3.111,67 X X Gerencia de Administración

28 Andina de Sistema C.A. 09/09/2010 342 4.027,99 X X Gerencia Planificación y Presupuesto

29 Widly Otoniel Castillo R 02/09/2010 253 1.831,01 X Gerencia Planificación y Presupuesto

30 Ferrecasa 02/02/2010 280 8.038,97 X Gerencia Administración y Gerencia de

Planificación y Presupuesto

31 Ferrecasa 02/02/2010 247 222,67 X X Gerencia Administración y Gerencia de


32 Ferrecasa 02/02/2010 281 X X Gerencia Administración

33 Ferrecasa 16/03/2010 245 824,58 X Gerencia Administración y Gerencia de






36 Ferrecasa 04/06/2010 286 8.758,24 X Gerencia de Administración

37 Ferrecasa 04/06/2010 285 20.183,52 X Gerencia de Administración





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Ordenamiento de Pago reconoce el incumplimiento. Se observó que la respuesta

dada por el Departamento no se ajusta a la observación efectuada por la Unidad,

dichos comentarios les correspondía a los responsables de la Dependencias que

intervinieron en la elaboración de las órdenes de compras y servicios, como se

detallan en el cuadro Nº 9.

PUNTO 3.1.18:

3.1.18 Se evidenció disparidad en las cantidades registradas en los libros de

compras y servicios con respecto a las órdenes emitidas, como se detallan a

continuación:

CUADRO Nº 10

PROVEEDORESORDENES DE PAGO

EMITIDASORDENES DE COMPRAS Y

SERVICIOSREGISTROS EN LIBROS ORDENES

COMPRAS Y SERVICIOS Nº

NUM (Nº) FECHA

NÚM (N°) FECHA

MONTO + IVA

CANTIDAD

Bs.FECHA DE ENVIO A GERENCIA DE

ADMINISTRACION

AUTO REPUESTOS ACCEL 22/05/2010 213 29/01/2010 46665,01 52.065,00 * 16/06/2010

1 2544

2 FERRECASA 2622 26/06/2010 200 02/02/2010 11579,11 11.198,95 18/06/20103 CARLOS LUIS

BOVEA 5842 22/12/2010 399 04/02/2010 16742,15 17.300,15 20/12/2010


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Lo que contraviene las Normas Generales de Control Interno de la Contraloría General

de la República, según resolución Nº 01-00-00-015 de fecha 30 de abril de 1997,

publicada en Gaceta Oficial Nº 36229, de fecha 17 de junio de 1997 en su Artículo 3:

“El Control Interno de cada organismo o entidad debe organizarse con arreglo a

conceptos y principios generalmente aceptados de sistema y estar constituido por

las políticas y normas formalmente dictadas, los métodos y procedimientos

efectivamente implantados, y los recursos humanos, financieros y materiales,

cuyo funcionamiento coordinado debe orientarse al cumplimiento de los objetivos

siguientes: Literal b) Garantizar la exactitud, cabalidad, veracidad y oportunidad

de la información presupuestaria, financiera, administrativa y técnica”.






PUNTO 3.1.19:

3.1.19 Se observó que la Orden de Compra número 318 de fecha 27/08/10 por

Bs. 4.849,20 a nombre de Creaciones Neduymari, no está registrada en el libro de

compras, en su lugar aparece registrado el proveedor Andina de Sistema C.A. con

un monto de Bs. 453.60, lo que presenta vacios u omisiones en la información conforme

a los sistemas, métodos y procedimientos utilizados lo que no garantiza la coherencia en

la información, de esta manera contraviene Normas Generales de Control Interno de la

Contraloría General de la República, según resolución Nº 01-00-00-015 de fecha 30 de


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abril de 1997, publicada en Gaceta Oficial Nº 36229, de fecha 17 de junio de 1997 en su

Artículo 3: “El Control Interno de cada organismo o entidad debe organizarse con

arreglo a conceptos y principios generalmente aceptados de sistema y estar

constituido por las políticas y normas formalmente dictadas, los métodos y

procedimientos efectivamente implantados, y los recursos humanos, financieros y

materiales, cuyo funcionamiento coordinado debe orientarse al cumplimiento de

los objetivos siguientes: Literal b) Garantizar la exactitud, cabalidad, veracidad y

oportunidad de la información presupuestaria, financiera, administrativa y

técnica”. Lo antes expuesto indica que hay ausencia de los mecanismos de control

interno, lo que imposibilita verificar la legalidad, sinceridad y veracidad de las

operaciones administrativas.






PUNTO 3.1.20:

3.1.20 Se evidenció que las Ordenes de Pago procesadas incluyen las Órdenes de

Compra y/o Servicios anexas al trámite administrativo, sin desglosar las copias, por lo

que, no son enviadas a las unidades correspondientes, lo que contraviene la LEY

ORGANICA DE LA CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA Y DEL SISTEMA

NACIONAL DE CONTROL FISCAL en su Artículo 39 señala: “Los gerentes, jefes o

autoridades administrativas de cada departamento, sección o cuadro organizativo


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especifico deberán ejercer vigilancia sobre el cumplimiento de las normas

constitucionales y legales, de los planes y políticas, y de los instrumentos de

control interno a que se refiere al Artículo 35 de esta Ley, sobre las operaciones y

actividades realizadas por las unidades administrativas y servidores de las

mismas, bajo su directa supervisión”. Lo antes expuesto, indica la ausencia de un

adecuado sistema de control interno.


Según Oficio Nº DRC/0095/20011 de fecha 22 de noviembre de 2011 emitido por la Jefe

del Departamento de Registros Contables señala: “En respuesta a este punto se indica

que a partir de la presente fecha se tomará las medidas pertinentes efectuando el

desglose pertinente de cada una de las Órdenes de Pago que sean canceladas y

remitidas a ésta Dependencia para su registro y archivo”.



Registros Contable reconoce el incumplimiento, así mismo se observo que la respuesta

dada por el Departamento no se ajusta a la observación efectuada por la Unidad,

teniendo en cuenta que la misma se refirió a las ordenes de compras y servicios , por lo

que EL HALLAZGO SE MANTINE EN LOS MISMOS TERMINOS SEÑALADOS EN

EL INFORME PRELIMINAR.

PUNTO 3.1.21:

3.1.21 Se evidenció que la Orden de Compras Nº 000407 de fecha 20/12/10, a nombre


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de Computel Glorias Patrias, no presenta el código presupuestario. Lo que contraviene

LAS NORMAS GENERALES DE CONTROL INTERNO DE LA CONTRALORÍA

GENERAL DE LA REPÚBLICA, según resolución Nº 01-00-00-015 de fecha 30 de abril

de 1997, publicada en Gaceta Oficial Nº 36229, de fecha 17 de junio de 1997 en su

Artículo 3: ”El Control Interno de cada organismo o entidad debe organizarse con





los objetivos siguientes: Literal b) Garantizar la exactitud, cabalidad, veracidad y

oportunidad de la información presupuestaria, financiera, administrativa y

técnica”. Lo antes expuesto, indica la ausencia de un adecuado sistema de control

interno.


Mediante oficio Nº GPP-0583-2011 de fecha 22 de noviembre de 2011 emitido por el

Gerente ( E) de Planificación y Presupuesto señala lo siguiente: “Respuesta

relacionada al punto (3.21.1), en la cual la orden de compra Nº 000407 de fecha

20/12/2010, a nombre de Computel Glorias Patrias, si presenta el Código

Presupuestario en el sistema de SIGA, en tal sentido anexo a la presente reporte de

movimiento Nº 5969”


La respuesta y los soportes documentales emitidos por la Gerencia de Planificación y

Presupuesto no se ajusta a la observación efectuada por la Unidad de Auditoria Interna,


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el hallazgo se refirió al código presupuestario del formulario de la orden de compra y

no al código de cuentas del formato de la disponibilidad presupuestaria. El

Departamento de Compras y suministros no aportó soportes documentales que

acompañen la repuesta emitida por lo que, EL HALLAZGO SE MANTINE EN LOS

MISMOS TERMINOS SEÑALADOS EN EL INFORME PRELIMINAR.

PUNTO 3.1.22:

3.1.22 Se comprobó que se tramitaron Órdenes de Compras y Servicios sin su

respectivo número correlativo impreso y la Requisición u Órdenes de Pedido anexas no

presentan la fecha de emisión ni están pre numeradas de forma impresa, lo que

contraviene las NORMAS GENERALES DE CONTROL INTERNO DE LA

CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA, según resolución Nº 01-00-00-015 de

fecha 30 de abril de 1997, publicada en Gaceta Oficial Nº 36229, de fecha 17 de junio

de 1997 en su Artículo 27. Señala: “ Las formas pre- impresas tales como recibo de

caja, órdenes de compra y venta, facturas, cheques, comprobantes de asientos de

contabilidad y demás documentos que se utilicen para la sustentación de

operaciones, serán enumerados correlativamente al momento de su impresión y

su uso será controlado permanentemente. y Artículo 3: ”El Control Interno de cada

organismo o entidad debe organizarse con arreglo a conceptos y principios

generalmente aceptados de sistema y estar constituido por las políticas y normas

formalmente dictadas, los métodos y procedimientos efectivamente implantados,

y los recursos humanos, financieros y materiales, cuyo funcionamiento

coordinado debe orientarse al cumplimiento de los objetivos siguientes: Literal b)


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Garantizar la exactitud, cabalidad, veracidad y oportunidad de la información

presupuestaria, financiera, administrativa y técnica”. Lo antes expuesto, indica la

ausencia de un adecuado sistema de control interno. Las mismas se detallan a

continuación:

CUADRO N° 11

ORDENES DE COMPRA PROCESADAS CON ÓRDENES DE PEDIDO Y ÓRDENES DE SERVICIO ANEXA, SIN FECHA


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PROVEEDORES

FECHA

ORDENES

COMPRAS Y

SERVCIOS

Nº ORDEN DE

SERVICIO

Nº ORDEN DE

COMPRA

MONTO ORDENES DE

COMPRAS Y SERVICIOS

Nº ORDENES DE PEDIDO O

REQQUISICION SIN FECHAS

1Asociación Cooperativa La Patriota 08/02/210

X7 11.856,00

X

2 Corporación Arfa 02/07/2010 X 338 125.595,36 X

3Corporación Arfa 29/09/2010

X339 5.598,88

X

4

Corporación Arfa 06/07/2010

X

323 10.500,00

X

5

Corporación Arfa 20/09/2010

X

336 16.296,00

X

Nº

PROVEEDORES

FECHA

ORDENES

COMPRAS Y

SERVCIOS

Nº ORDEN DE

SERVICIO

Nº ORDEN DE

COMPRA

MONTO ORDENES DE

COMPRAS Y SERVICIOS

ORDENES DE PEDIDO O

REQQUISICION SIN FECHAS



8 D´Oasis C.A. 10/05/2010 X 187 4.211,20 X

9 Auto Repuestos Accel C.A. 03/09/2010 X 303 105.600,00 X

Auto Repuestos Accel C.A. 29/01/2010 X 213 46.665,01 X

11 Ferrecasa 02/02/2010 X 200 11.759,11 X

12 Carlos Luis Bovea 04/02/2010 X 400 7.400,00 X

13 Producciones Lucaben 01/11/2010 324 75.040,00 X

14 Sistemas Financieros C.A. 17/06/2010 X 227 177.527,89 X

15 Topaca C.A. 01/12/2010 X 393 1.060,57 X

16 Ferrecasa C.A. 10/05/2010 X 276 23.627,45 X

17 Ferrecasa C.A. 04/06/2010 X 285 8.738,24 X

18 Ferrecasa C.A. 04/06/2010 X 286 20.183,52 X

A L C A L D Í A







PUNTO 3.1.23:

3.1.23 Se constató la ausencia del Registro de Proveedores actualizado y Lista de

Precios de los artículos de mayor consumo. Omitiendo lo establecido en LA REFORMA

DEL MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES DEL CONCEJO Y LA ALCADIA

DEL MUNICIPIO LIBERTADOR DEL ESTADO MERIDA publicada en Gaceta Municipal

Extraordinaria Nº 95 año IV el 17 de julio de 2003, en el numeral 2 de las Funciones del

Departamento de Compras y Suministros que señala lo siguiente: “Mantener un

registro de proveedores y Numeral 3. Mantener un listado de precios de los

artículos de mayor consumo”; y la LEY ORGÁNICA DE LA CONTRALORÍA

GENERAL DE LA REPÚBLICA Y DEL SISTEMA NACIONAL DE CONTROL FISCAL

en su Artículo 38 “El sistema de control interno que se implante en los entes y

organismos a que se refieren el artículo 9, numerales 1 al 11, de esta Ley, deberá

garantizar que antes de proceder a la adquisición de bienes o servicios, o a la

elaboración de otros contratos que impliquen compromisos financieros, los

responsables se aseguren del cumplimiento de los requisitos siguientes: numeral

4, que los precios sean justos y razonables, salvo las excepciones establecidas

en otras leyes.” Tal situación indica la ausencia de un adecuado sistema de control

interno, lo que trae como consecuencia procedimientos no ajustados a la normativa

legal.



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Mediante oficio Sin Numero y Fecha emitido por el Jefe de Compras y Suministros

señala: “En relación al numeral 3.1.23: se puede destacar que se lleva un registro de

proveedores de forma manual, donde se constatan los papeles de las empresas de la

siguiente manera:

1.-Registro de comercio

2.-Copia de la Cédula de Identidad de los socios según sea el caso.

3.-Copia del Rif.

4.-Solvencia de la Patente de Industria y comercio

5.-Declaración del ISLR/ IVA

6.-Documento de Inscripción en SNC o RNC de no poseerlo Balance General y Estado de Resultado del año anterior inmediato.

Con relación al listado de precios de mayor consumo se tomarán las previsiones del caso para los años posteriores inmediatos ya que por omisión involuntaria no existía”


Teniendo en cuenta la respuesta emitida por el Departamento de Compras y

Suministros sobre el Registro de Proveedores, su justificación no es aceptada por la

Unidad de Auditoria Interna puesto que el mismo, no aportó el mencionado

requerimiento y en relación al listado de precios su comentario ratifican su inexistencia,

por lo anterior SE SOSTIENE EL HALLAZGO EN LOS TERMINOS SEÑALADOS

POR EL INFORME PRELIMINAR.


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CAPÍTULO IV

4.- CONSIDERACIONES FINALES.

4.1.- CONCLUSIONES:

En base a las observaciones reflejadas en el presente informe de la inspección

Fiscal en la Gerencia de Administración, sobre el sistema de control Interno

correspondiente al Ejercicio Fiscal 2010, se pudo constatar que existen fallas de

control interno que limitan de manera significativa la ejecución y evaluación de los

procedimientos administrativos y financieros, evitando que se pueda verificar la

legalidad, exactitud y sinceridad de la información necesaria para la toma de

decisiones de la gestión administrativa

4.2.- RECOMENDACIONES:


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Debido a la importancia de las observaciones y de las deficiencias señaladas en la

aplicación de la LEY ORGÁNICA DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS,

LEY ORGÁNICA DE LA CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA Y DEL

SISTEMA NACIONAL DE CONTROL FISCAL, NORMAS GENERALES DE


MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE LA GERENCIA DE

ADMINISTRACIÓN Y SUS DEPENDENCIAS, LEY DE CONTRATACIONES

PÚBLICAS, REGLAMENTO PARCIAL Nº 4 DE LA LEY ORGÁNICA DE LA

ADMINISTRACIÓN FINANCIERA DEL SECTOR PÚBLICO, SOBRE EL

SISTEMA DE CONTABILIDAD PÚBLICA, LEY DEL ESTATUTO DE LA

FUNCIÓN PÚBLICA, REFORMA DEL MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y

FUNCIONES DEL CONCEJO Y DE LA ALCALDÍA DEL MUNICIPIO

LIBERTADOR DEL ESTADO MÉRIDA. Con el fiel propósito de preservar el

patrimonio de la Alcaldía del Municipio Libertador, se recomienda:

4.2.1.- Todos los Gerentes, Jefes o autoridades administrativas de cada

Departamento, Sección u Oficina, deberán ejercer vigilancia sobre el cumplimiento

de las normas constitucionales o legales, de los planes y políticas y de los

instrumentos de control interno sobre las operaciones y actividades realizadas por

las unidades administrativas, para así dar cumplimiento con la LEY DE LA

CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA Y DEL SISTEMA NACIONAL

DE CONTROL FISCAL, en su Artículo 35.

4.2.2.- El Departamento de Tesorería deberá antes de efectuar un pago, verificar

que adjunto a la factura se incluya toda la documentación de soporte


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correspondiente y debe exigir que el documento que respalda el gasto cumpla con

todos los procesos administrativos.

Todas las transacciones y operaciones financieras, presupuestarias y

administrativas deben estar respaldadas con suficiente documentación

justificativa, los documentos deben contener información completa y exacta, por lo

que, se debe prohibir explícitamente firmar cheques sin haber cumplido los

requisitos de control interno previo al desembolso, si cuya información no

está completa. Para así dar cumplimiento a las NORMAS GENERALES DE


en su Artículo 23.

4.2.3.- La Unidad consumidora tienen la responsabilidad de verificar al momento

de recibir el servicio, la mercancía o el bien, que estos coincidan con la orden de

compras o la orden de servicios. La factura y la nota de entrega son documentos

necesarios para recibir la mercancía, los cuales deben ser presentados sin

tachaduras ni enmiendas y contener la descripción exacta de la mercancía. Para

así dar cumplimiento con lo que establece el MANUAL DE NORMAS Y

PROCEDIMIENTOS DE LA GERENCIA DE ADMINISTRACIÓN Y SUS

DEPENDENCIAS, correspondiente al DEPARTAMENTO DE COMPRAS Y

SUMINISTROS, en el Numeral 4.

4.2.4.- La comisión de contrataciones una vez concluido el lapso de entrega de los

sobres contentivos de las manifestaciones de voluntad u ofertas, procederá al acto

fijado, a la apertura y verificación de su contenido, dejando constancia en el acta

de esto, y de cualquier información que se formule al respecto. Para así dar


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cumplimiento con lo que establece la LEY DE CONTRATACIONES PÚBLICAS en

su Artículo 54.

4.2.5.- Además de los deberes que impongan las leyes y los reglamentos, los

funcionarios o funcionarias públicos estarán obligados a vigilar, conservar y

salvaguardar los documentos y bienes de la administración pública confiados a su

guarda, uso o administración. Para así dar cumplimiento con lo establecido en la

LEY DEL ESTUTO DE LA FUNCIÓN PÚBLICA, en su Artículo 33. Capítulo IV.

4.2.6.- Girar instrucciones, para que procedan a la impresión de talonarios

prenumerados de ordenes de pago, ordenes de compra y servicios y demás que

sean necesarios para el funcionamiento del Municipio. Estos comprobantes

deberán ser utilizados en estricto orden correlativo y cuando se anule algún

comprobante, el original deberá mantenerse archivado junto con todas las copias,

con el propósito de mantener siempre la secuencia numérica completa y dar

cumplimiento a lo establecido NORMAS DE GENERALES DE CONTROL

INTERNO DE LA CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPUBLICA en su

Artículo 27.

4.2.7.- El control interno de cada organismo o entidad debe organizarse con





los objetivos, garantizar la exactitud, cabalidad, veracidad y oportunidad de la

información presupuestaria, financiera, administrativa y técnica. Para así dar


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cumplimiento con LAS NORMAS GENERALES DE CONTROL INTERNO DE LA

CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA, en su Artículo 3.

Sobre los errores, omisiones y deficiencias observadas, y en base a las

recomendaciones contenidas en el presente informe, la máxima autoridad de

la Gerencia de Administración y sus Dependencias, deberá elaborar un plan

para proceder a su corrección, el cual será objeto de seguimiento por parte

de la Unidad de Auditoría Interna.

En concordancia a lo dispuesto en el artículo 41 de la Ley Orgánica de la

Contraloría General de la República y del Sistema Nacional de Control Fiscal,

se insta a la Gerencia de Administración a realizar la corrección pertinente a

cada una de las observaciones contentivas en el presente informe, a fin de

evitar la aplicación de sanciones penales, civiles y administrativas sobre los

actos, hechos u omisiones contrarios a normas expresa en que incurran con

ocasión del desempeño de sus funciones, tal como lo establece el Artículo

82 de la Ley de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional

de Control Fiscal.

En Mérida, a los treinta (30) días del mes de abril de 2012.

Wilmer Colina Moles


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Titular de la Unidad de Auditoría Interna


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En la orden de pago N° 5816 del 22/12/10 por Bs 70.784,81, se observó lo siguiente: el Comprobante de egreso emitido el 3/2/2011 y pagado el 11/02/2011 con cheque N° 08019109 del Banco del Sur por Bs 335.341,35, presenta una diferencia con la orden de pago arriba descrita (Nº 5616) de Bs 264.556,44, que corresponde a la orden de pago Núm. 5876 (31-12-2010). E l monto del cheque (Bs. 335.345,35) fue conciliado en su oportunidad. Se evidenció que en el cuadre del comprobante de egresos, los débitos y créditos suman Bs. 76.970,01 por lo tanto la orden de pago Núm. 5876 (Bs 264.556,44) no presenta los registros contables a nivel de sistema. Incumpliendo con lo establecido en la LEY ORGÁNICA DE LA CONTRALORÍA GENERAL


A L C A L D Í A




DE LA REPÚBLICA Y DEL SISTEMA NACIONAL DE CONTROL FISCAL Artículo. 91 “Sin perjuicio de la responsabilidad civil o penal, y de lo que dispongan otras leyes, constituyen supuestos generadores de responsabilidad administrativa los actos, hechos u omisiones que se mencionan a continuación: Numeral 9. La omisión de control previo”; “ y artículo 39 señala: “Los gerentes, jefes o autoridades de cada

Se observó la carencia de firma autógrafa y sellos por parte del Despacho del

Alcalde, la Gerencia de Administración, el Departamento de Ordenación de Pago,

Departamento de Compras y suministros, Departamento de Tesorería en la

tramitación de Órdenes de Pago, Cheques y Planillas de Retención.

Se observó la tramitación de Órdenes de Pago sin haber cumplido los requisitos

de control interno previo al desembolso donde cuya información no estaba

completa.

Se observó que se ejecutaron pagos a proveedores incumpliendo con el proceso

de licitación y encontrándose inconsistencia entre fechas de acta de licitación y

adjudicación, los soportes presentaron tachaduras y enmendaduras.

Se observó que se tramitaron órdenes de pago a proveedores las cuales carecen

de orden de entrega.

Se observó que se tramitaron órdenes de pago, donde la consulta de precios

corresponde a la adquisición de repuestos y suministros y la nota de pedido se

realizo por materiales de construcción.


A L C A L D Í A




Se evidenció inconsistencia en la nota de entrega de la mercancía en relación con

la adjudicación de la consulta de precios.

Se evidenció que el Departamento de Contabilidad no cuenta con el espacio físico

adecuado.

Se evidenció que en el Departamento de Ordenación de Pagos existen formatos

de órdenes de pago impresos pre-enumerados, que no son utilizados por la mala

calidad del material.

Se constató la carencia del registro de proveedores actualizado y lista de precios

de los artículos de mayor consumo.


Informe Definitivo Control Interno Ad 20110 Merida Fanny Yaimar 2012

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