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Control estado de cuenta semestral por fondo INS-40-1-03-04 FECHA PUBLICACIÓN 31/03/2016 MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2 NIVEL 3 VERSIÓN Diversificación de ingresos Gestión de Donaciones Uso de donaciones Control beneficiarios de fondos de donaciones 0 Dirección de Planeación y Evaluación | 1 Tabla de Contenido Tabla de Contenido ..............................................................................................................................................1 1. OBJETIVO ..........................................................................................................................................................2 2. ALCANCE ...........................................................................................................................................................2 3. INSTRUCCIONES ................................................................................................................................................2 4. DEFINICIONES ................................................................................................................................................ 10 5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA ..................................................................................................................... 10 6. CONTROL DE CAMBIOS.................................................................................................................................. 10 7. APROBACION ................................................................................................................................................. 10 8. ANEXOS .......................................................................................................................................................... 11
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Control estado de cuenta semestral por fondo
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Tabla de Contenido
Tabla de Contenido ..............................................................................................................................................1
1. OBJETIVO ..........................................................................................................................................................2
2. ALCANCE ...........................................................................................................................................................2
3. INSTRUCCIONES ................................................................................................................................................2
4. DEFINICIONES ................................................................................................................................................ 10
5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA ..................................................................................................................... 10
6. CONTROL DE CAMBIOS .................................................................................................................................. 10
7. APROBACION ................................................................................................................................................. 10
8. ANEXOS .......................................................................................................................................................... 11
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1. OBJETIVO
Describir las actividades asociadas al control del estado de cuenta semestral, que por fondo, lleva a cabo la
Jefatura de Apoyo Financiero; con el fin de hacer seguimiento del historial de matrículas de cada uno de los
fondos de becas internas de la Universidad, haciendo énfasis en aquellos pertenecientes a los programas
Quiero Estudiar, Quiero Estudiar Escala y algunos fondos a los cuales se les hace seguimiento permanente por
la estrecha relación con el donante. Lo anterior, teniendo en cuenta que la periodicidad de revisión es mucho
más rigurosa en relación con otros fondos y becas, lo que implica revisiones de carácter semanal con el fin de
verificar posibles alteraciones en los fondos por retiros de estudiantes, devoluciones de matrículas,
reasignaciones a otros fondos, etc.
2. ALCANCE
Se describe el paso a paso de cada una de las tareas para llevar a cabo el control del estado de cuenta de los
estudiantes beneficiados en cada uno de los fondos. Dichas actividades van desde la verificación del total de
estudiantes en plataforma SAP y MAT-Report, hasta el traslado del estado de cuenta a la Dirección de
Desarrollo, en caso que sea solicitado por parte de dicha Área.
3. INSTRUCCIONES
Control de beneficiarios antiguos de fondos de donaciones
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1. Una vez surtido el proceso de matrículas, en el mes subsiguiente a dicho proceso, la Jefatura de Apoyo
Financiero verifica tanto en SAP, como en MAT-Report, que el número de estudiantes matriculados
coincida en ambas plataformas. Y así establecer el total de estudiantes matriculados a través de los
Fondos de donantes de la Universidad.
1.1 Para revisión en SAP, primero el gestor de Financiero de la Jefatura de Apoyo Financiero ingresa a la
transacción ZFICA012.
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1.2 El gestor establece una fecha de contabilización, que incluya el período de matrículas a analizar y
adiciona la información relacionada con el número de segmentos. Por ejemplo, del 25001 al 27999 con el
fin que arroje la información consolidada. Partidas con vencimiento y compensadas.
1.3 El gestor descarga la información a un archivo de Excel. Fichero local.
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1.4 Partiendo del archivo anterior, el gestor elabora una tabla dinámica con el fin de poder consolidar la
información clasificada por fondo. Tal y como lo muestran las siguientes imágenes. Es decir, total de
estudiantes por fondo, nombre, código y valor de la matrícula aplicada.
1.5 Para iniciar el proceso de contraste con MAT-Report, el Gestor Financiero, ingresa a la página:
bo.uniandes.edu.co, se loguea con su usuario y contraseña de la cuenta de correo Uniandes e ingresa a la
opción consolidado de matrículas detallado y continua con los pasos que se indican a continuación, con el
fin extraer y comparar la información de matriculados.
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1.6 En la parte izquierda, el gestor debe indicar el período a analizar, por ejemplo 2015-2. La fecha de corte
a la que se quiere revisar la información, puede ser la fecha en la que está llevando a cabo la revisión. Por
ejemplo, la fecha de hoy. Y dar ejecutar. Posteriormente, dar click en Becas Internas.
1.7 Una vez selecciona el link de becas internas, el sistema arrojará la siguiente pantalla. Luego se
selecciona el séptimo botón de la barra de herramientas. Tal y como lo muestra la imagen.
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1.8. Una vez descargada la información en un formato, o archivo de Excel, este arrojará la siguiente
versión:
1.9 A partir del anterior archivo, el gestor elabora una tabla dinámica con el fin de establecer la
información relacionada con el número de estudiantes beneficiarios. Con el siguiente criterio: Operación
(Beca) y carnet de estudiante. De esa manera saldrá el consolidado por línea.
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2. La Decanatura de Estudiantes de la Universidad envía al Gestor Financiero el concepto de renovaciones
de los estudiantes pertenecientes a los programas Quiero Estudiar, Quiero Estudiar Escala, Calazans y
TEXC´s. Lo anterior, con el fin de contrastar la información entre los cargues de los descuentos en SAP y
MAT-Report y así tener la certeza de haber aplicado la matrícula a aquellos estudiantes cuyo concepto
de renovación haya sido: “Renovar”.
3. El gestor verifica que los estudiantes beneficiarios se encuentren asignados al fondo respectivo. Esto se
hace, mediante las operaciones principales y parciales, órdenes internas y segmento correspondiente.
Tanto los datos arrojados por SAP, como los de MAT-Report, que es el objetivo del contraste de la
información, deben coincidir con los datos y número total de estudiantes tanto en SAP como en MAT-
Report, monto de matrícula, entre otros aspectos.
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4. El gestor traslada dicha información de las matrículas al archivo maestro de donaciones, el cual permite
a la Jefatura de Apoyo Financiero llevar el Estado de Cuenta de los estudiantes dependiendo del fondo
al que pertenezca. Este archivo agrupa información como el historial de matrículas que ha tenido un
determinado estudiante, y su monto, así como el concepto de renovación enviado por el CADE, la
orden interna y el segmento asociado al fondo al que pertenece cada estudiante. Tal como lo muestra
la siguiente imagen.
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5. El gestor traslada el estado de cuenta a la Dirección de Desarrollo, en caso que ser solicitada por ellos,
teniendo en cuenta que algunos fondos de consumo hacen desembolso de los recursos para matrículas
de estudiantes, semestral o anualmente, según sea el caso, por lo que se requiere estado de cuenta
para cobro al donante.
Control de beneficiarios antiguos de fondos de donaciones (Nuevo Proyecto de Donaciones: Plataforma
automatización reportes de donaciones).
1. Una vez surtido el proceso de matrículas, en el mes inmediatamente siguiente a dicho proceso, la
Jefatura de Apoyo Financiero verifica tanto en SAP, como en MAT-Report, que el número de
estudiantes matriculados coincida en ambas plataformas. Y así establecer el total de estudiantes
matriculados para las becas internas con las que cuenta la Universidad, a saber, Quiero Estudiar y
Quiero Estudiar Escala.
2. El gestor contrasta dicha información con el concepto de renovaciones que envía a Apoyo Financiero la
Decanatura de Estudiantes de la Universidad. Con el fin que se les haya aplicado la matrícula a aquellos
estudiantes cuyo concepto de renovación haya sido: “Renovar”.
3. Una vez hecho lo anterior, el gestor verifica que los estudiantes beneficiarios se encuentren asignados
al fondo. Lo anterior, mediante las operaciones principales y parciales, órdenes internas y segmento
respectivo.
4. El gestor confronta dicha información de las matrículas en la plataforma de automatización de los
reportes de donaciones, la cual permite a Apoyo Financiero llevar el Estado de Cuenta de los
estudiantes dependiendo del fondo al que pertenezca. Este archivo agrupa información como el
historial de matrículas que ha tenido un determinado estudiante, y su monto, el interlocutor comercial
y el segmento asociado al fondo al que pertenece cada estudiante.
5. El gestor traslada el estado de cuenta a la Oficina de Desarrollo, en caso que desde allí sea solicitada,
teniendo en cuenta que algunos fondos de consumo hacen desembolso de los recursos para matrículas
de estudiantes, semestral o anualmente, según sea el caso, por lo que se requiere estado de cuenta
para cobro al donante.
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4. DEFINICIONES
Concepto: Definición de la palabra
Concepto de Renovación: Es el documento que semestralmente envía el CADE (Centro de Atención
Decanatura de Estudiantes) a Apoyo Financiero en el cual se indica si la matrícula de un estudiante,
beneficiario de QE o QEE, debe ser renovada o no.
MAT-Report: Es la plataforma administrada por el Área de Matrículas en la cual se conserva el historial
de matrículas de la Universidad, independiente de la forma de pago de las mismas: Becas internas, becas
externas, préstamos internos o externos, recursos propios, etc.
CADE: Centro de Atención Decanatura de Estudiantes.
Plataforma de automatización de los reportes de donaciones: Plataforma en la que quedará consignada
la información del historial de matrículas de todos los fondos, por estudiante, período, monto de
matrícula, etc., y que remplazará al archivo maestro de donaciones que actualmente maneja Apoyo
Financiero.
5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
6. CONTROL DE CAMBIOS
VERSIÓN ACTUALIZACIÓN FECHA
0 Elaboración 05/11/2015
Publicación 31/03/2016
1
7. APROBACION
NOMBRE CARGO FECHA
ELABORÓ Diego Cruz Gestor de Proyectos – Apoyo
Financiero 05/11/2015
INTERNOS (Cadena de Valor) EXTERNOS (Unidad académica, administrativa, entidad)
PRO-40-1-03-03 Control de beneficiarios de fondos de donaciones
No aplica.
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REVISÓ Tatiana Robayo Coordinadora Apoyo Financiero 05/11/2015
Manuela Peña Ingeniera de Procesos 11/11/2015
APROBÓ Tatiana Robayo Coordinadora Apoyo Financiero 05/11/2015
8. ANEXOS
No aplica.
