CONTRALORIA Plan de Mejoramiento Oficina de Planeación.

CONTRALORIACONTRALORIA

Plan de Mejoramiento

Plan de Mejoramiento

Oficina de PlaneaciónOficina de Planeación

METODOLOGÍA PARA LA PRESENTACIÓN Y EVALUACIÓN

DE LOS PLANES DE MEJORAMIENTO

OBJETIVOSOBJETIVOS

Que las acciones correspondientes sean una respuesta adecuada a los hallazgos y que sean fácilmente cuantificables :

Especificando su tiempo de duración Con metas concretas

LA METODOLOGÍA ES UNA LA METODOLOGÍA ES UNA HERRAMIENTA QUE PERMITE:HERRAMIENTA QUE PERMITE:

Entregar la información lo más homogénea posible.

Consolidar la evaluación sobre el avance de los planes de mejoramiento de los sujetos de control.

Hacer análisis comparativos sobre la situación de los hallazgos por sectores o ramas de la actividad del Estado.

Relacionar ordenadamente los hallazgos de auditoría e identificar las acciones para subsanarlos.


Determinar un inventario de los hallazgos debidamente sistematizados y clasificados que permita hacer análisis transversales.

Definir claramente las actividades de los planes de mejoramiento como respuesta a los hallazgos presentados determinando la meta y el plazo de cumplimiento, para permitir la debida evaluación de su avance.


CONTENIDO DE LA CONTENIDO DE LA METODOLOGÍAMETODOLOGÍA

I. Elementos esenciales de la metodología :

1.Clasificación y codificación de los hallazgos.

2.Presentación del plan de mejoramiento 3.Evaluación del plan de mejoramiento 4.Consolidación.

1. CLASIFICACIÓN y CODIFICACIÓN DE LOS HALLAZGOS

CODIGO CODIGO HALLAZGOHALLAZGO

Corresponde a la clasificación establecida por la CGR, según la naturaleza del hallazgo y su origen en las diferentes áreas de la administración.

Conformada por siete digitos 00 00 000. 00 00 000. 00 00 000

Dirección y planeación corporativa. Gestiones Misionales. Estructura orgánica y funcional . Contratación. Gestión de talento humano. Manejo de recursos físicos. Manejo financiero

Hallazgos clasificados por las áreas comunes de las actividades de las organizaciones

Manejo contable y presupuestal. Control Interno Control Social . Gestión Ambiental. Otros.

Hallazgos clasificados por las áreas comunes de las actividades de las organizaciones

Presentación de los hallazgos

Para efectos de la elaboración de los planes de mejoramiento, los equipos de auditoría relacionarán los hallazgos en el siguiente cuadro:

Código *

Breve descripción del hallazgo (no más de 50 palabras)

Origen del hallazgo (denuncias ciudadanas-

proceso auditor) * A siete dígitos, según anexo1

Cuadro para la presentación de los hallazgos

DESCRIPCIÓN DEL HALLAZGO

Descripción hallazgo (Nomas de 50 palabras)

Manual de Funciones desactualizado.

Deficiente evaluación dedesempeño, con ausenciade planes individuales dedesempeño y noasignación deresponsabilidades frenteal cumplimiento de metas, entre otros.

ACCIÓN CORRECTIVA

Actualizar los manuales de funciones de acuerdo con los requerimientos de los procesos y necesidades

Establecer un mecanismo de control y seguimiento a la contratación

Crear un sistema de evaluación de desempeño y asignación de responsabilidades alineadas con el plan

Es la acción o decisión que adopta la entidad para subsanar o corregir la situación plasmada en el hallazgo

OBJETIVO

Refleja el propósito que tiene el cumplir con la acción emprendida para corregir las situaciones que se deriven de los hallazgos

Objetivo

Establecer mejor los roles funciones y responsabilidades en la organización

Mejorar la productividad institucional y de los funcionarios

Descripción de las Metas

Descripción de las Metas

Unid

Elaborar sistema de calificación Documentos de informe

Hacer jornadas de divulgación y capacitacion en el sistema de evaluación

Jornada

Concertar objetivos con funcionarios

Nume

Evaluar semestralmente los funcionarios

Numer

Hacer revisión de los procesos de la organización Numero de procesosActualizar las funciones de las N

Cada acción correctiva debe tener plasmados unos pasos o metas cuantificables que permitan medir su avance y cumplimiento

Se pueden incluir tantas filas como metas o pasos sean necesarios

Unidad de medida de las Metas

Unidad de medida delas Metas

Documentos de informe

Jornada de capacitación

Numero de funcionarios

Numero de funcionarios

Numero de procesos

Numero de dependenciasNumero de Cargos

Expresa la métrica de los pasos o metas que contiene cada acción con el fin de poder medir el grado de avance

Dimensión de la meta

Unidad demedida de lasMetas

Dimensión dela meta

Documentos de informe 4

Jornada de capacitación 5

Numero de funcionarios 300

Numero de funcionarios 300

Numero de procesos 8

Numero de dependencias 12

Numero de Cargos 25

Se debe consignar el volumen o tamaño de la meta propuesta en las unidades de medida establecidas para ella

(Lo que se va a Hacer)

Fechas de iniciación y terminación de las Metas

Se consigna la fecha programada para la iniciación de cada paso o meta

Establece el plazo o y finalización de cada una de las metas

Fecha iniciación Metas

Fecha terminación

Metas

2-Feb-04 12-Mar-04

15-Mar-04 26-Mar-04

29-Mar-04 9-Abr-04

30-Jun-04

2-Feb-04 27-Feb-04

2-Feb-04 27-Feb-04

1-Mar-04 2-Abr-04

5-Abr-04 28-May-04

Columnas para la Evaluación de cumplimiento

La hoja calcula automáticamente el plazo en semanas de la acción

Se consigna el numero de unidades ejecutadas por cada una de las metas

Calcula el avance porcentual de la meta dividiendo la ejecución informada en la columna K sobre la columna G

Plazo ensemanas de laAcción

Avance físico deejecución de lasmetas

Porcentaje de Avancefisico deejecución de lasmetas

21

17

2. PRESENTACIÓN DEL PLAN DE MEJORAMIENTO

La entidad auditada al formular el plan deberá presentar las acciones correctivas correpondientes a los hallazgos indicando tres elementos claves:

Plazo de la acción correctiva Metas, es decir resultados cuantitativos

esperados Objetivos, o sea resultados cualitativos

esperados

Resolución 5580

3. Evaluación de los planes

Se hará sobre el cumplimiento del plan de mejoramiento vigente a la fecha de evaluación.

Evaluaciones realizadas con base en los informes enviados por las Oficinas de Control Interno de los sujetos de control, en el Formato 2 del Anexo 1 de la Resolución 5580 con corte a junio 30 y diciembre 31,

Plazo de 15 días hábiles posteriores a esta fecha,

Fines de la evaluación

La evaluación semestral determina el grado de cumplimiento y de avance de los planes.

Tiene por objeto determinar el grado de compromiso de la administración.

Permite a la Contraloría General de la República la elaboración de un informe semestral sobre el cumplimiento y grado de avance de los planes de mejoramiento.

La Contraloría General de la República, podrá hacer verificaciones para corroborar la calidad y veracidad de la información en desarrollo de la Auditoría Gubernamental con Enfoque Integral

Metodo de evaluación

En la evaluación se determina el porcentaje de cumplimiento de las metas físicas propuestas cuyo plazo de ejecución se encuentre vencido a la fecha de evaluación.

La duración en semanas de cada meta, es el factor ponderador de la importancia específica de cada meta, dentro del plan de mejoramiento,

Se atribuye un punto a cada una de las metas propuestas por cada semana de duración de las mismas.

Variables de evaluación

Para efectos de la comprensión de las fórmulas y métodos de calificación, a continuación se definen las siguientes variables:

MPi = Meta i Propuesta en el plan de mejoramiento en unidades físicas.

MLi= Meta i Lograda en unidades físicas al momento de la evaluación.

CMi =Cumplimiento de la Meta i.

PAMi=Puntaje Atribuido a la meta i, igual a las semanas de duración propuestas para la meta i.

PAMVi=Puntaje Atribuido a la meta i cuyo plazo de ejecución se encuentra vencido, igual a las semanas de duración propuestas para la meta i.



PBEA= Puntaje base de evaluación del avance global del plan, igual a la sumatoria de los puntajes atribuidos a cada una de las metas del plan

PBEC= Puntaje base de evaluación de cumplimiento del plan, igual a la sumatoria de los puntajes atribuidos a cada una de las metas cuyo plazo de ejecución se encuentra vencido al momento de la evaluación.

.


POMi= Puntaje obtenido por la meta i. POMVi = Puntaje obtenido por la meta i cuyo

plazo de ejecución se encuentra vencido. CPM = Cumplimiento del plan de

mejoramiento. AP = Avance del plan de mejoramiento

Fórmulas para la evaluación

:

:

PUNTAJE BASE DE EVALUACIÓN DEL AVANCE DEL PLAN

Puntaje base para la evaluación del avance es la sumatoria de los puntajes atribuidos a todas las metas que comprenden dicho plan, de acuerdo con la siguiente fórmula

i=n

PAMi

i=1

PBEA = = =

PUNTAJE BASE DE EVALUACIÓN DEL CUMPLIMIENTO DEL PLAN

i = n

PAMVi

i = 1

PBEC =

El puntaje base para la evaluación del cumplimiento del plan a la fecha de evaluación, es la sumatoria de los puntajes atribuidos a cada una de las metas cuyo plazo de ejecución se encuentra vencido al momento de la evaluación

CUMPLIMIENTO INDIVIDUAL DE LAS METAS

Es el resultado de dividir cada meta lograda por la respectiva meta propuesta en unidades físicas (dimensión de la meta), multiplicado por 100,

X 100

MLi

MPi

CM i =

PUNTAJE OBTENIDO POR CADA META

Para determinar el puntaje obtenido por cada una de las metas, se multiplica el porcentaje de cumplimiento de cada una de ellas por el puntaje atribuido a cada una de las metas y dividido por 100.

CMi X PAMi

100

POMi =

CUMPLIMIENTO DEL PLAN DE MEJORAMIENTO

Se calcula como el cociente resultante de la sumatoria de los puntos obtenidos por las metas cuyo plazo de ejecución se encuentra vencido dividido por el puntaje base para la evaluación del cumplimiento del plan multiplicado por 100,

POMV i

X 100 CPM

PBEC

i = n

i = 1 =

GRADO DE AVANCE DEL PLANA LA FECHA DE EVALUACIÓN

Se calcula como el cociente de la sumatoria de los puntos obtenidos por las metas del plan dividido por el puntaje base para la evaluación del avance.

i = n

i = 1 X 100 AP =

PBEA

POM i

4. CONSOLIDACIÓN

Las contralorías delegadas sectoriales harán una consolidación de los planes de mejoramiento de sus sujetos de control.

La oficina de planeación realizará el consolidado general.

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