Consciencia en la continuidad de

los negocios para proveedores

de servicios humanos

Scott Ellis

Scott Elliott

Erin Sember-Chase

Objetivo

El propósito de este webinar es aumentar la

consciencia y el conocimiento sobre la

necesidad de la planeación de continuidad

en caso de desastre o emergencia en

organizaciones que proveen servicios a

individuos con discapacidades. Esta es

solamente una capacitación de

conscientización y no una capacitación

sobre como realizar o completar su plan.

Hoy • Revisaremos los diferentes tipos de situaciones de emergencia

• Defirenciaremos entre los desastres y loas emergencias de gran y pequeña escala

• Identificaremos los potenciales impactos de desastres en agencias proveedoras

• Identificaremos los retos enfrentados por las personas con discapacidades y las Organizaciones de Servicios Humanos que las sirven en casos de emergencia

• Definiremos los términos claves relacionados con la continuidad de los negocios

• Reconoceremos lo que es la planeación de continuidad de negocios

• Estableceremos las condiciones bajo las cuales un plan de continuidad de negocios puede ser implementado

• Presentaremos los pasos iniciales necesario para desarrollar un plan de continuidad de negocios

Emergencia 101

Diferentes Tipos de Situaciones de

Emergencia

• Huracanes

• Vientos del noreste

• Materiales peligrosos

• Terrorismo

• Inundaciones

• Epidemias de gripa

• Cortes de energía

• Incendio

• Incendios forestales o de

maleza

• Tempestad de nieve /

tormentas de hielo

• Terremotos

• Biológicos

Algunos ejemplos de posibles situaciones de

emergencia o desastre son:

Diferenciaciones entre Emergencias y

Desastres de Grande y Pequeña Escala:

• Incidente – Problemas menores

• Graves Emergencias – Acontecimientos locales o comunitarias que causen destrucción e interrupción de la vida diaria y perdida de vida

• Desastre – Destrucciones graves, interrupción de servicios comunitarios, impacto regional y perdida de vida

• Catástrofe – devastación catastrófica, impacto regional generalizado, emergencia estatal y/o nacional

• Acontecimiento Extremo – Grave amenaza a la existencia nacional

Posibles Impactos de Emergencias e

Impactos de Gran Escala en Agencias

Proveedoras de Servicios

• Salud y seguridad de consumidores/clientes

• Impacto desfavorable en el apoyo diario/regular a consumidores/clientes

• Perdida de historiales y datos

• Transportación publica para consumidores/clientes y empleados

• Posible incremento a gran escala en actividades

• Fallo de equipos (incluyendo suporte TI)

• Revelación de información delicada

• Peligro en instalaciones y vecindario

• Moral del empleado

• Asuntos legales y financieros

Retos Enfrentados por las Personas con

Discapacidades en Casos de Emergencia

• Mas tiempo para la preparación

• Advertencias visuales para sordos y para aquellos con perdida auditiva

• Animales de servicio pueden confundirse

• Traslado y transporte de usuarios de sillas de ruedas

• Elevadores y teléfonos celulares fuera de servicio

• Personas con discapacidades cognitivas – comprensión de situaciones

• Enfermedades respiratorias agravadas por estrés

• Regimenes individualizados de medicación pueden ser interrumpidos

• Perdida de poder eléctrico – respiradores, sillas de ruedas motorizadas

• Refugios inaccesibles

• Transportación, temas de para-transito

• Ayudas – acceso a consumidores en áreas afectadas

Ventajas de Las Personas con

Discapacidades que son Útiles en el

Proceso de Planeación

• Puede tener una ventaja psicológica.

Muchos lidian a diario con ambientes

alterados / limitados / difíciles

• Son planificadores naturales

• “… entienden que la vida sigue bajo las

mas difíciles situaciones.” (Kim Snyder,

Director de Cine)

¿Que es Plan de Continuidad de

Negocios (CB) y Plan de Continuidad de

Operaciones (COOP)?

• Los términos “Plan de Continuidad de Negocios” y “Plan de Continuación de Operaciones” son intercambiables

• Continuidad de Negocios:

– Es un proceso continuo, no un proyecto terminado

– Es un esfuerzo colectivo, no una tarea individual

– Hará la vida mas simple, no mas difícil

Un Plan de Continuidad de Negocios de

Primera Categoría es un Proceso Continuo

• Asegura la disponibilidad de un sistema continuo para que las agencias puedan continuar con el desempeño de las funciones / operaciones esenciales como se esperaría bajo una amplia gama de circunstancias

• Asegura la continuación de liderazgo a través del establecimiento de un orden de sucesión para personal clave de operación y administración

• Especifica los planes para la delegación de autoridad y traspaso en el caso de que la agencia sufra un desmantelamiento total

• Las actividades de la Continuación de Negocios incluyen: Planes y procedimientos para asegurar que las funciones esenciales sean realizadas. Pruebas, capacitación y ejercicios son esenciales para asegurar la capacidad de planeación para una continuación de negocios viable.

• La planeación de la Continuación de Negocios es una buena practica de negocios. Permite que las agencias continúen sus funciones esenciales a través de un amplio espectro de desastres, peligros y emergencias: – Naturales; incluyendo actos de la naturaleza locales

– Emergencias relacionadas con ataques o tecnológicas

– Emergencias de seguridad nacional

Los planes CB para los proveedores de servicios

humanos tienen el propósito de asegurar la

“capacidad-operacional” de las organizaciones que

sirven y apoyen a individuos con discapacidades

durante desastres o emergencias y:

• Minimizara el impacto sobre sus consumidores o clientes

• Limitara la magnitud de cualquier perdido

• Minimizara la duración de la interrupción de servicio

• Facilitara las actividades de evaluación de danos

• Identificara y recuperara datos críticos

• Proporcionara para la administración de las actividades de recuperación

• La planeación de continuidad debe incluir la planeación con las actividades de cada uno de los departamentos.

• La planeación de continuidad debe incluir agencias socias subcontratadores para asegurar que sus funciones esenciales sean realizadas.

• La planeación de continuidad asegura la continuación o la pronta reanudación de las funciones esenciales durante un evento de continuidad.

• La planeación de continuidad prepara a las agencias y su personal para la posibilidad de relocación y poder ser operacional dentro de las 12 horas de la actividad de la continuidad.

La Continuidad de Negocios debe ser parte de la

misión de cada proveedor de servicios humanos y

cuando sea implementada ayudara a las agencias a:

• Continuar con la entrega de servicios vitales y el apoyo a clientes / consumidores

• Reducir perdidos de vida / minimizar daño de propiedad

• Asegurar la sucesión de lideres claves

• Reducir / mitigar las interrupciones en las operaciones

• Proteger las instalaciones esenciales, equipo, historiales y activos

• Lograr la recuperación / reconstrucción a tiempo

La implantación del plan de continuidad

toma lugar en cuatro fases:

• Fase I: Disposición y Preparamiento

• Fase II: Activación y Relocación (0-12

horas)

• Fase III: Continuidad de Operaciones (12

horas-30 días hasta la reanudación de las

operaciones normales)

• Fase IV: Reconstitución (recuperación,

mitigación y terminación)

En Resumen

• CB y COOP son términos intercambiables

• Un plan de primera categoría es un proceso continuo

• La Continuidad de Negocios debe ser parte de la misión fundamental de cada proveedor

• La Continuidad de Negocios es una buena practica de negocios

• Asegúrese de que el plan incluye todos los socios

• La planeación de continuidad toma lugar en cuatro fases

Continuidad de Negocios

¿Cómo lo Hacemos?

Visión General del Proceso de Planeación

de la Continuidad de Negocios

A través de los pasos del proceso de planeación,

el equipo de planeación de continuidad:

• Identifica los funciones esenciales que deben

ser realizados

• Analiza y da prioridad a posibles riesgos

• Diseña y construye el plan de continuidad

• Pone a prueba, capacita y aplica las funciones

identificadas en el plan

• Distribuye y mantiene la continuidad del plan

Contenido e Implementación del

Plan de Continuidad de Negocios

Paso 1: Iniciación del Proceso de Planeación de Continuidad

• El director de la agencia inicia el proceso de planeación de continuidad nombrando un encargado del programa de continuidad para dirigir el programa de continuidad

• El encargado del programa de continuidad necesita crear un equipo para la planeación de la continuidad que incluye participantes y representantes claves de cada departamento involucrado

Las siguientes áreas funcionales

deben también estar involucradas: • Tecnología de la Información y copias / almacenamiento

de historiales

• Recursos Humanos

• Manejo y Seguridad de Instalaciones

• Procuramiento y Adquisición

• Información Publica

• Legal y Finanzas

• Junta Directiva

• Encargados de Casos

• Coordinadores de Programas

• Coordinadores para la Preparación de Emergencias

Las funciones esenciales permiten

que la organización: • Proporcione servicios vitales e información

• Mantenga la seguridad y el bienestar de los clientes/consumidores y empleados

• Mantenga negocios importantes y operaciones financieras durante una emergencia, incluyendo proveedores y provisiones

• Mantenga equipo, instalaciones y provisiones

• Ayude y se asocie con equipos locales de reacción de emergencias

• Ayude y se asocie con otros Proveedores de Servicios Humanos

Paso 2: Determinación de las

Funciones Esenciales

• Funciones esenciales son las actividades

criticas realizadas por organizaciones,

especialmente después de una

interrupción de las actividades normales

Paso 3: Administrando un Análisis

de Riesgos • Determinar la vulnerabilidad a los peligros,

incluyendo los causados por humanos

• Un análisis de riesgos ayuda a determinar un incidente de la organización que presuma una amenaza a la instalación, personal o clientes/consumidores

• Los factores a considerar cuando se comparan peligros son: – Frecuencia del suceso

– Posible magnitud e intensidad

– Probable extensión y duración espacial

– Velocidad al comienzo

Paso 4: Diseñando y Construyendo

el Plan

La información base en el plan de continuidad incluye:

• Procedimientos de Sucesión que especifican las condiciones bajo las cuales la sucesión tendrá lugar, el método de notificación y cualquier limitación de autoridad

• Delegación de autoridad que identifica los canales de autoridad para la determinación y decisión de estrategias cuando los canales normales de dirección son interrumpidos

El Concepto de Operaciones que

detalla: • Como se implementara el plan de continuidad

• Como el plan de continuidad cumple con los requerimientos

• Instrucciones para el Grupo de Relocación de Emergencia (GRE) y personal no relacionado con GRE

• Utilizando la información de contactos de empleados en casos de emergencia

Evacuación o Refugios en Posición identifica el plan para la operación en una locación alterna o si se esta limitado a la locación existente

Escribiendo el Plan de Continuidad

• Requerimientos de apoyo

• El equipo de planeación

• La escritura en si del plan de continuidad

Paso 5: Experimentación,

Capacitación y Aplicación del Plan Continuación de la experimentación, capacitación y

aplicación de las necesidades del programa (ECA) para identificar todas las posiciones que requieren capacitación o intercambio de capacitación. El programa debe cubrir:

• Capacitación individual y de grupo

• Examinación y aplicación de los planes de continuidad y procedimientos internos de la agencia

• Refrescamiento de los cursos de capacitación para personal de continuidad

• Ejercicios entre agencia, como sea apropiado

• Revisión individual de la preparación de clientes/consumidores

Por ejemplo: Tres Tipos de Ejercicios:

• Revisión del Plan

• Ejercicios con Documentación

• Ejercicios de Simulación

Revisión del Plan

En una revisión de plan, se lleva a cabo una conversación entre el creador y el equipo del plan de continuidad de negocios. En estas conversaciones se buscan elementos ausentes o inconsistencias dentro del plan o con la organización. Este tipo de ejercicio es comparable con una auditoria de plan y es útil para capacitar nuevos miembros de un grupo, incluyendo el autor de las funciones de negocios.

Ejercicios con Documentación

En un ejercicio con documentación, los participantes se reúnen en un cuarto para llevar a cabo actividades del plan documentados en un ambiente sin tensiones. Los ejercicios de documentación pueden demostrar efectivamente si los miembros del equipo conocen o no sus obligaciones en una emergencia y si necesitan capacitación.

Errores de documentación, información perdida e inconsistencias en todas partes de los planes de continuidad de negocios pueden ser identificados en un ejercicio con documentación.

Simulación Para determinar si los procedimientos y los recursos de manejo de la continuidad de negocios funcionan en una situación real, un ejercicio de simulación es deseable. Este ejercicio utiliza recursos establecidos de continuidad de negocios, tales como la recuperación de locación, apoyo de equipo, servicios de vendedores y transporte de recuperación. Puede requerir enviar equipos a sitios alternos para comenzar de nuevo la tecnología como también las funciones de negocios. Errores, omisiones, recursos insuficientes o faltantes, cobertura incompleta y la limitación de las capacidades de los vendedores pueden surgir en este ejercicio. Las simulaciones pueden también revelar temas del personal relacionados con la naturaleza y el tamaño de sus labores. El uso de una situación es altamente recomendado para las simulaciones.

Paso 6: Distribución, Mantenimiento

y Actualización del Plan

Requiere los esfuerzos y la coordinación de un

equipo de revisión designado. Las

responsabilidades de este equipo incluyen:

• Mantenimiento global de la vigencia y

preparación del plan

• Procedimiento, equipo, sistemas, personal y

listas necesitan ser consideradas

• Encontrar y resolver asuntos de póliza del plan

de continuidad

• Aconsejar al director de la agencia y/o la junta directiva sobre las preocupaciones de continuidad

• Coordinar entre planes relaciones, tales como Planes de Operación de Emergencia

• Actualización del plan de continuidad cada seis meses

• Modificación al plan de continuidad, incorporando las lesiones aprendidas de las pruebas, ejercicios o eventos reales

Cosas y acciones para tener en

cuenta antes de comenzar la fase

de planeación

• Coordinadores de OEM

• Mirar la agencia interiormente

• Analizar posibles peligros

• Evaluación de riesgos

• Vulnerabilidades

• Crear un equipo de planeación de continuidad

• Inventario de las operaciones criticas

Aquí hay algunos ejemplos con los

cuales usted puede comenzar la

Planeación de Continuación de Negocios

• Plan para permanecer en operación

• Información de contactos de emergencia

• Estar informado

• Equipo de planeación de emergencia

• Planear la coordinación con otros

• Nuestras operaciones criticas

• Proveedores y contratistas

Ejemplos con los cuales usted

puede comenzar la Planeación de

Continuidad de Negocios

• Plan de evacuación

• Plan establecido de refugio

• Comunicaciones

• Seguridad cibernética/copias de seguridad

de los historiales

• Información de contactos de empleados

en caso de emergencia

• Revisión anal

Fuentes

*Please keep the same info in English*