CON LA DIRECCION DSistema Nacional de Archivos, … · función esencial que sirve de base moderna...
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ISSN 1409-1062 San José - Costa Rica Nº 113 Año 29 setiembre 2012 CON LA DIRECCION D e acuerdo con la Ley 7202, Ley del Sistema Nacional de Archivos, una de las competencias principales de la Junta Administrativa del Archivo Nacional es dotar de un edificio adecuado al Archivo Nacional y brindar el mantenimiento necesario. Desde la creación de la Junta Adminis- trativa en 1974 sus diferentes integrantes han trabajado arduamente por cumplir este importante objetivo: primero la adquisición de un terreno; más adelante las contrata- ciones con empresas costarricenses espe- cializadas para realizar los estudios pre- liminares, anteproyectos, planos construc- tivos y especificaciones técnicas, así como la construcción de las diferentes etapas. Es así, como a finales de 1992 se finaliza la construcción de la 1era. etapa del edificio, que permitió en 1993 trasladar a las nuevas instalaciones la mayor parte de los depar- tamentos y de los documentos que custodia la institución. Más adelante, en 1998 se finaliza la construcción de la II etapa, lo que permitió reunir allí el resto de los docu- mentos y de los departamentos de la entidad. Ante la necesidad de contar con depó- sitos para el nuevo Archivo Intermedio de nuestro país, se construyeron entre 1998 y 2007 y equiparon 4 depósitos que albergan los documentos propios de este tipo de archivo. Posteriormente, a pesar de numerosas gestiones por parte de la Junta Admi- nistrativa no fue posible obtener recursos del presupuesto nacional para iniciar la construcción de la III etapa, razón por la cual la Junta Administrativa tomó la difícil decisión de vender al Registro Nacional poco más de una hectárea de su terreno, y con el producto de esta venta financiar la construcción de la necesaria III etapa de su edificio. El pasado 23 de agosto se llevó a cabo la recepción definitiva de esta etapa, donde en sus 2.441 metros cuadrados se ubicarán próximamente las nuevas instalaciones del Departamento Archivo Notarial, así como depósitos de documentos de ese Departamento y del Departamento Archivo Histórico. Desde el Boletín Archívese queremos compartir este relevante logro con sus lectores, y hacer un público reconocimiento a los miembros de la Junta Administrativa y a los funcionarios de la institución que con su trabajo responsable y dedicado, hicieron posible culminar exitosamente este importante proyecto. Virginia Chacón Arias Directora General del Archivo Nacional
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CON LA DIRECCION
De acuerdo con la Ley 7202, Ley delSistema Nacional de Archivos, unade las competencias principales de
la Junta Administrativa del Archivo Nacionales dotar de un edificio adecuado al ArchivoNacional y brindar el mantenimientonecesario.
Desde la creación de la Junta Adminis-trativa en 1974 sus diferentes integranteshan trabajado arduamente por cumplir esteimportante objetivo: primero la adquisiciónde un terreno; más adelante las contrata-ciones con empresas costarricenses espe-cializadas para realizar los estudios pre-liminares, anteproyectos, planos construc-tivos y especificaciones técnicas, así comola construcción de las diferentes etapas.
Es así, como a finales de 1992 se finalizala construcción de la 1era. etapa del edificio,que permitió en 1993 trasladar a las nuevasinstalaciones la mayor parte de los depar-tamentos y de los documentos que custodiala institución. Más adelante, en 1998 sefinaliza la construcción de la II etapa, lo quepermitió reunir allí el resto de los docu-mentos y de los departamentos de laentidad.
Ante la necesidad de contar con depó-sitos para el nuevo Archivo Intermedio denuestro país, se construyeron entre 1998 y2007 y equiparon 4 depósitos que alberganlos documentos propios de este tipo dearchivo.
Posteriormente, a pesar de numerosasgestiones por parte de la Junta Admi-nistrativa no fue posible obtener recursosdel presupuesto nacional para iniciar laconstrucción de la III etapa, razón por la cualla Junta Administrativa tomó la difícildecisión de vender al Registro Nacionalpoco más de una hectárea de su terreno, ycon el producto de esta venta financiar laconstrucción de la necesaria III etapa de suedificio.
El pasado 23 de agosto se llevó a cabo larecepción definitiva de esta etapa, donde ensus 2.441 metros cuadrados se ubicaránpróximamente las nuevas instalaciones delDepartamento Archivo Notarial, así comodepósitos de documentos de eseDepartamento y del Departamento ArchivoHistórico.
Desde el Boletín Archívese queremoscompartir este relevante logro con suslectores, y hacer un público reconocimientoa los miembros de la Junta Administrativa ya los funcionarios de la institución que consu trabajo responsable y dedicado, hicieronposible culminar exitosamente esteimportante proyecto.
Virginia Chacón AriasDirectora General del Archivo Nacional
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C O N S E R V E M O S P A R A E L M A Ñ A N A
Introducción a la detección y alarmas de incendiosy los rociadores automáticos
Un incendio puede provocar efectos de gran alcance en los edificios, su contenidoy la misión de una institución que generalmente incluyen:
Daños a las colecciones.La mayoría de las instituciones patrimoniales alberga objetos únicose irreemplazables. Tanto el calor como el humo generados por el fuego pueden dañargravemente o destruir por completo tales objetos, sin posibilidad de que sean reparados.
Daños a las operaciones y la misión. Las instituciones patrimoniales frecuen-temente cuentan con instalaciones educativas, laboratorios de conservación,servicios de catalogación, oficinas de personal administrativo y de apoyo, producciónde exhibiciones, venta al detalle, servicio de comidas y un sinnúmero de otrasactividades. Un incendio puede cancelarlas todas, influyendo adversamente en lamisión de la organización y sus visitantes.
Daños estructurales. Los edificios corresponden al “caparazón” que protege del clima, lacontaminación, el vandalismo y diversos otros elementos ambientales a las colecciones, lasoperaciones y los ocupantes. Un incendio es capaz de destruir muros, pisos, ensamblajes de cieloraso y tejado y soportes estructurales, al igual que sistema de iluminación, control de temperaturay humedad y suministro de energía eléctrica. Esto a su vez puede perjudicar el contenido yconducir a onerosas actividades de reinstalación.
Pérdida de conocimientos. Los libros, manuscritos, fotografías, películas,grabaciones y otras colecciones de archivo guardan una profusión de informacionesque pueden perderse con el fuego.
Lesiones o pérdida de vida. La vida del personal y de los visitantes puede verse en peligro.Impacto en las relaciones públicas. Tanto el personal como los visitantes esperan
seguridad en los edificios patrimoniales. Quienes donan o prestan coleccionessuponen que sus objetos estarán a buen recaudo. Un incendio de proporcionespodría debilitar la confianza y devastar las relaciones públicas.
Seguridad de los edificios. ¡Un incendio es la mayor amenaza en términos deseguridad! Dada la misma cantidad de tiempo, un incendio accidental o intencionalpuede causar mucho más perjuicio a las colecciones que la mayoría de los ladronesmás avezados. Los enormes volúmenes de humo y gases tóxicos pueden ocasionarconfusión y pánico, creando así la oportunidad ideal para el ingreso no autorizado yel robo. También se necesitan operaciones de combate del fuego sin restricción algu-
na, lo que eleva el riesgo para la seguridad. Son comunes los incendios provocados con el fin de ocultar un delito.
Edificio de la III.
etapa del ArchivoNacional quealbergará al Dpto.Archivo Notarialy depósito dedocumentos.
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Autor: Artim, Nick. Tomado de: “Evaluación y Planificación de la Conservación”. En: ElManual de Preservación de Bibliotecas y Archivos del Northeast Document ConservationCenter. 3ª edición, Santiago de Chile, 2000.
P A R A A R C H I V O S Y A R C H I V I S T A S
LOS ARCHIVOS, ELEMENTOS INDISPENSABLESPARA EL BUEN GOBIERNO
¿Cuánto valor tienen para todos nosotros documentos como las actas denacimiento, las escrituras notariales o los expedientes médicos? ¿Qué pasaría si notuviéramos archivos en donde resguardar este tipo de materiales?
El pasado 10 de noviembre, la Conferencia General de la UNESCO aprobó ensesión plenaria, la Declaración Universal sobre los Archivos, propuesta por el ConsejoInternacional de Archivos. Esta aprobación representa uno de los desarrollos mássignificativos en los archivos a nivel internacional durante muchos años.
Esta Declaración evidencia la relevancia de los archivos en la sociedad moderna,hace hincapié en el papel clave de los archivos en la transparencia administrativa yen la rendición de cuentas democrática, así como en la preservación de la memoriasocial colectiva, pero sin olvidar la tradicional preocupación por satisfacer lasnecesidades de la investigación histórica.
Asimismo, la Declaración reposiciona la gestión eficaz de los archivos como unafunción esencial que sirve de base moderna de la administración pública, las buenasprácticas en la empresa privada y el fácil acceso a la información de los ciudadanos.
Costa Rica no está ajena a este tema, es por ello que desde hace más de 20 añosse ha implementado una serie de normativa que ha permitido desarrollar un SistemaNacional de Archivos que, entre sus objetivos, busca contribuir a la toma dedecisiones oportunas, la transparencia administrativa y la rendición de cuentas.
Actualmente, la sociedad costarricense exige una democracia más participativa, losciudadanos reclaman una clara gestión de los gobernantes. En este sentido, losarchivos y los profesionales a su cargo, los archivistas, tenemos una granresponsabilidad con el país, con las presentes y futuras generaciones.
Para minimizar el riesgo de incendio y su impacto, las instituciones patrimonialesdeben concebir y poner en práctica programas globales y objetivos de protección. Loselementos de los programas han de abarcar gestiones de prevención de incendios,mejoras en la construcción de los edificios, métodos destinados a detectar eldesarrollo de un incendio, alertar al personal de emergencia y medios eficaces deextinción de incendios. Cada componente es importante en el logro global de la metade seguridad contra incendios de una institución. La administración debe esbozar losobjetivos de protección deseados durante un incendio y establecer un programa quelos aborde. Por lo tanto, la pregunta fundamental que tiene que formular eladministrador de la propiedad es: ¿Cuál es la magnitud del incendio y de las pérdidasque puede aceptar la institución? Con esta información, es posible ejecutar unprograma de protección orientado a los objetivos.
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PÁGINAS WEBARCHIVO NACIONAL DE COSTA RICA
http://www.archivonacional.go.crASOCIACIÓN LATINOAMERICANADE ARCHIVOS
http://www.ramaregionalala.org
¡ESTIMADO LECTOR!La Dirección General del Archivo Naciona realiza un estudio
sobre el boletín Archívese, para lo cual preparó unaencuesta
Si no la ha completado por favor solicítela al [email protected]
Si cambió de dirección postal,favor comunicarlo a Marco A. Calderón, correo electrónico:
jefeconservació[email protected]: [email protected]
Temas como la transparencia administrativa, el acceso a lainformación, las nuevas tendencias archivísticas al servicio de latransparencia en un gobierno digital, la eficiencia y eficacia en laadministración pública, la gestión y preservación de los documentosdigitales, entre otros, son tópicos que nos interesan a todos losciudadanos, ya que son requisitos indispensables para lagobernabilidad de nuestro país.
Ante los nuevos retos que nos plantean las tecnologías de lainformación y la comunicación (TIC’s), con el uso cada vez másextensivo del documento electrónico, es indispensable que losarchivistas nos avoquemos a la tarea de supervisar la producción,gestión y mantenimiento de estos documentos, con el objetivo degarantizar el acceso a la información pública.
Sólo manteniendo una participación activa en los nuevos retos yparadigmas que se presentan en la disciplina archivística podremosgarantizar la información indispensable para la toma de decisiones, larendición de cuentas, la transparencia administrativa y finalmente lamemoria social del país.
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Edificio de laLibreríaEspañola,propiedad deMaría viudade Lines.1922. ArchivoNacional.SerieFotografía,signatura2088.
PUBLICACIONES DEL ARCHIVO NACIONALPara la venta
RAN 2007 ¢6000ºº
RAN 2008 ¢6000ºº
RAN 2009 ¢6500ºº
RAN 2010 ¢7000ºº
RAN 2011 ¢7500ºº
REVISTA DELARCHIVO NACIONAL
MEMORIA CONGRESO ARCHIVÍSTICO
Memoria XIX Congreso ArchivisticoNacional (2006) ¢6000ºº
Memoria V Seminario Internac. deArchivos Iberoamericanos. (2007) ¢6000ºº
Memoria XX Congreso ArchivisticoNacional (2008) ¢6500ºº
Memoria XXI Congreso ArchivisticoNacional (2009) ¢6500ºº
Memoria XXII Congreso ArchivisticoNacional (2010) ¢6500ºº
CUADERNILLOS DEL ARCHIVO NACIONAL
Cuadernillo Nº 21: La valoración documental en Costa Rica ¢3000ºº
Cuadernillo Nº 23: La difusión como estrategia para la proyección de los archivos ¢1500ºº
Cuadernillo Nº 25: Conservación Preventiva de documentos en ArchivosCentrales ¢3000ºº
Las publicaciones del Archivo Nacional anteriores a 2007, se obsequian hastaagotar existencias.
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M Á S A L L Á D E L A S F R O N T E R A S
V ENCUENTRO LATINOAMERICANO DE HISTORIA ORAL
El Salvador Del 11 al 15 de marzo del 2013
Se invita a participar en el V Encuentro Latinoamericano de HistoriaOral que se celebrará en San Salvador, del 11 al 15 de marzo del 2013.
En el IV Encuentro Latinoamericano de Historia Oral, celebrado enVenezuela en el 2011, se otorgó la sede del siguiente encuentro (2013)en El Salvador. El reto fue aceptado como una oportunidad para estepaís de impulsar el desarrollo de la Historia Oral y difundir y aplicardentro de la labor de investigación en todas las ramas de las CienciasSociales, sus metodologías y técnicas: historias de vidas, memoriacolectiva, estudios de redes sociales y otros sucesos y procesossociales contemporáneos.
Para obtener más información puede ingresar al sitio web del VEncuentro Latinoamericano de Historia Oralhttp://www.historia.org.sv/encuentrohistoriaoral/
CONVOCATORIA SEGUNDA EDICIÓN XVI Taller de Historia y Archivología
La Habana, Cuba.31 de octubre al 2 de noviembre de 2012.
El Archivo Nacional de la República de Cuba (ARNAC) invita aparticipar en el “XVI Taller de Historia y Archivología”, el cual tiene comolema: “POR LA PRESERVACIÓN DE LA MEMORIA HISTÓRICA”. Suobjetivo es facilitar el intercambio de conocimientos, entreespecialistas, técnicos e investigadores, de las ciencias sociales y loscentros de información y documentación; propiciar la cooperacióninstitucional en el campo de la archivística, la conservación, larestauración y los estudios históricos e incentivar el uso de las TIC´s enla elaboración de productos archivísticos de alto valor agregado.
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Dicho evento con carácter nacional y participación extranjera, estarádedicado al Día del Archivero cubano, que se celebra anualmente elese país el día 3 de noviembre.
Cuota de inscripción: $ 30.00 CUP para ciudadanos cubanos.$ 50.00 CUC para extranjeros, cubanos residentes en el exterior o
extranjeros residentes en Cuba.
Para obtener más información puede comunicarse a los números deteléfono: (+53)78664794, (+53)78627326 ó escribir al correoelectrónico [email protected].
Edificio de la Imprenta Nacional que se ubicaba enAvenida 3, calle 4 y 6. 1922.Archivo Nacional. Serie Fotografía, signatura 2068.
Organo difusor de la Dirección General del Archivo NacionalDirectora: Licda. Virginia Chacón Arias
Editor: Br. Octavio Alpízar VaglioApartado 41 2020 Zapote, San José - Costa Rica
Tel: 2283-1400, Fax: (506) 2234-7312,Correo electrónico: [email protected]
Levantado de texto,diagramación, artes gráficas e impresión: Archivo Nacional
A R C H I V E S E
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ACTIVIDADES DE CAPACITACION DE LA DIRECCION GENERAL DEL ARCHIVO NACIONAL
IV TRIMESTRE - AÑO 2012
F O R M A C I Ó N A L D Í A
Para más información, favor comunicarse con la Unidad deCapacitación al número telefónico 22 83 14 00, extensión 226, o al correo
electrónico [email protected]
ACTIVIDAD FECHA UNIDAD RESPONSABLE
Curso: “Administración de ArchivosCentrales”Duración: 80 horasCupo: 20 funcionarios encargados dearchivos centrales del Sistema Nal. deArchivos
Curso “ Confección de Tablas de Plazosde Conservación de Documentos”Duración: 20 horasCupo: 50 funcionarios del SistemaNacional de Archivos
Del 24 desetiembreal 26 deoctubre
Del19 al20 de
setiembre
Departamentos ServiciosArchivísticos Externos y
Administrativo Financiero
Departamentos ServiciosArchivísticos Externos y
Administrativo Financiero
