Compras, Cuentas por Pagar y Desembolsos Alex A. Pérez Román Adiestramiento Auditores Internos del...

Compras, Cuentas por Pagar y Compras, Cuentas por Pagar y DesembolsosDesembolsosCompras, Cuentas por Pagar y Compras, Cuentas por Pagar y DesembolsosDesembolsos

Alex A. Pérez Román Adiestramiento Auditores Internos del Gobierno

2 de mayo de 2008

Estado Libre Asociado de Puerto RicoEstado Libre Asociado de Puerto Rico

OFICINA DEL CONTRALOROFICINA DEL CONTRALOR

Autorizado por la Comisión Estatal de Elecciones, CEE-SA-08-8173

2Contraloría a sus órdenes...

Introducción y objetivosIntroducción y objetivos

Proveer información sobre:

• Propósito de la auditoría de compras del Gobierno

• Reglamentación aplicable

• Personas autorizadas a comprar

• Procesos relacionados


Reglamentación Aplicable al Proceso de Reglamentación Aplicable al Proceso de ComprasCompras

• LeyesCódigo de Ética para Contratistas, Suplidores y

Proveedores de Bienes y Servicios (Ley Núm. 84 del 18 de junio de 2002)

Registro Único de Licitadores (Ley Núm. 85 del 18 de junio de 2002)

• Código Penal de Puerto Rico• Órdenes Ejecutivas• Reglamentos

Administración de Servicios GeneralesReglamentación Interna


Cont. Cont. Reglamentación AplicableReglamentación Aplicable

• Cartas CircularesAdministración de Servicios

GeneralesDepartamento de HaciendaDepartamento de JusticiaOficina del Contralor de Puerto RicoMemorandos de OCAM


Objetivos de la Auditoría de Objetivos de la Auditoría de Compras y DesembolsosCompras y Desembolsos

Verificar:

• Documento que origina la compra

• Recibo de los bienes

• Distribución contable y registro de las transacciones

• Procesamiento de facturas

• Registro del desembolso


Conocimiento del ProcesoConocimiento del Proceso

Reglamentación aplicable y entrevistas a:• Comprador• Receptor• Encargados del procesamiento de las facturas• Encargados de efectuar los desembolsos• Supervisores• Otros


Cont. Conocimiento del ProcesoCont. Conocimiento del Proceso

Nombramientos y Volumen de Nombramientos y Volumen de TransaccionesTransacciones

Inspección de documentos

• Nombramientos y vigencia

• Determinar universos

• Revisión analítica

• Muestra


Cont. Conocimiento del ProcesoCont. Conocimiento del Proceso

Controles InternosControles Internos• El proceso tiene buenos controles

internos y son observados.

• En el proceso no hay controles, no se observan los establecidos o son muy pobres los existentes.


Pruebas de CumplimientoPruebas de Cumplimiento

Requisición• Cumplimentada• Contiene detalle de los artículos requisados• Firmada por el solicitante y por quien aprueba la

adquisición Orden de Compra

• Enumeradas y usadas en secuencia• Aprobadas • Detalladas


Cont. Pruebas de CumplimientoCont. Pruebas de Cumplimiento

Procedimiento de Compra

• Compras en Mercado Abierto

– Emergencia

– Único Proveedor

• Subastas informales

• Subastas formales



Evaluación de la Selección del Procedimiento de Compra

• Selección adecuada del procedimiento de compra

• Que se haya seguido dicho procedimiento

• Selección adecuada del proveedor de acuerdo al método de compra



Recibo de Bienes• Se cumplimente el informe de recibo e

inspección para cada orden de compra

• Que las personas que firman el informe de recibo están autorizadas para ello

• Copia del informe de recibo para el Departamento de Compras, Contabilidad y Propiedad



Procesamiento de Facturas• Comparación de las facturas contra las

órdenes de compra

• Reclamación por bienes dañados

• Pago por bienes no recibidos



Desembolsos• Corrección aritmética• Determinar su corrección, propiedad y

legalidad• Corresponden a actividades de la entidad• Evaluar si son extravagantes, excesivos e

innecesarios• Los pagos fueron aprobados y las facturas

canceladas una vez pagadas



Cheques• Comparación del beneficiario, importe y

fecha

• Firmas en los cheques son las requeridas y las autorizadas

• Endosos corresponden al beneficiario del cheque y el mismo no parece ser irregular

Hallazgos FrecuentesHallazgos FrecuentesHallazgos FrecuentesHallazgos Frecuentes


Hallazgos FrecuentesHallazgos Frecuentes

No había Requisición de Compra. Fraccionamiento en las compras para evitar

subastas. No se solicitaron cotizaciones a por lo menos 3

licitadores. Cotizaciones con poca información que no permitía

corroborar su autenticidad. No se preparó el Récord de Cotizaciones o no se

preparó adecuadamente. No se obtuvo certificación de disponibilidad de

fondos.


Cont. Hallazgos RecientesCont. Hallazgos Recientes

Los bienes no fueron recibidos por personal autorizado para ello.

Facturas sin aprobar por funcionarios autorizados.

Facturas y justificantes no fueron cancelados una vez pagados.


Cont. Hallazgos RecientesCont. Hallazgos Recientes

La Junta de Subastas no evaluó todas las propuestas sometidas.

Documentos del proceso de subastas no indicaban fecha, número de subasta, persona que lo preparó, firma, entre otros.

No se estampó la fecha y hora de recibo de las propuestas sometidas por los licitadores. El Comité de Apertura tampoco incluyó sus iniciales.

Evaluación de propuestas recibidas después de la fecha fijada para la apertura de los pliegos.

Ausencia de Actas de la junta de Subastas.


Véase folleto de ComprasVéase folleto de Compras

Folleto Informativo


Preguntas


Información adicionalInformación adicional

División de Auditorías de:

• Corporaciones Públicas: (787) 777-6080

• Agencias y Departamentos “A”: (787) 200-7248

• Agencias y Departamentos “B”: (787) 200-7249

Contraloría a sus Contraloría a sus órdenes...órdenes...

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