Subastas, Compras, Cuentas por Pagar y Desembolsos

Subastas, Compras, Cuentas por Subastas, Compras, Cuentas por Pagar y DesembolsosPagar y DesembolsosSubastas, Compras, Cuentas por Subastas, Compras, Cuentas por Pagar y DesembolsosPagar y Desembolsos

Waleska I. Rolón OsorioAuditora Senior

Adiestramiento Auditores Internos del Gobierno 7 de mayo de 2008

Estado Libre Asociado de Puerto RicoEstado Libre Asociado de Puerto Rico

OFICINA DEL CONTRALOROFICINA DEL CONTRALOR

Autorizado por la Comisión Estatal de Elecciones, CEE-SA-08-8173

2Contraloría a sus órdenes...

OBJETIVOSOBJETIVOS

• Conocer el proceso de compras

• Conocer el proceso de subastas

• Repasar la reglamentación aplicable

• Discutir los hallazgos más frecuentes

• Aclarar dudas relacionadas con la reglamentación y los hallazgos


BASE LEGALBASE LEGAL

• Constitución del Estado Libre Asociado de Puerto Rico

• Leyes

• Código Penal de Puerto Rico

• Reglamentos

• Cartas y Memorandos Circulares

• Reglamentación Federal

Proceso deProceso deCompras, Subastas Compras, Subastas y Desembolsosy Desembolsos

Proceso deProceso deCompras, Subastas Compras, Subastas y Desembolsosy Desembolsos


Proceso deProceso deCompras y Compras y

DesembolsosDesembolsos


Requisición

Orden de Compra o Contratos

Recibo de inspección o certificación del trabajo realizado

Factura

Desembolso

Proceso de Adjudicación

Registros Contables

Asignaciones Presupuestarias

EL PROCESO DE COMPRAS Y LOS DESEMBOLSOS

Archivo de Documentos


Asignaciones Asignaciones PresupuestariasPresupuestarias



ASIGNACIONES PRESUPUESTARIASASIGNACIONES PRESUPUESTARIAS

• Presupuesto del Municipio (art. 7.001)– Aprobado por la Legislatura Municipal– Por dependencia y partidas presupuestarias

• Responsabilidad– Jefes de Dependencia (preparan)– Alcalde (presenta)– Legislatura Municipal (aprueba)


RequisiciónRequisiciónRequisiciónRequisición


Requisición


REQUISICIÓNREQUISICIÓN

• Necesidad

• Propósito

• Cumplimentada en todas sus partes– Asignación de Número– Descripción adecuada de los suministros

o servicios

• Aprobada por los funcionarios autorizados – Jefe de Dependencia– Oficial de Compras


Compras por subasta y Compras por subasta y Junta de SubastasJunta de Subastas

Compras por subasta y Compras por subasta y Junta de SubastasJunta de Subastas


RequisiciónRequisición

Proceso de SubastaProceso de Subasta


COMPRAS MEDIANTE SUBASTA PÚBLICACOMPRAS MEDIANTE SUBASTA PÚBLICA(Art. 10.001)(Art. 10.001)

• Compras > $40,000

• Obras o mejoras públicas >$100,000

• Cualquier venta de propiedad mueble e inmueble

• Anuncio en periódico

• Reglamentación Interna


COMPRAS EXCLUÍDAS DE SUBASTA PÚBLICA COMPRAS EXCLUÍDAS DE SUBASTA PÚBLICA (Art. 10.002)(Art. 10.002)

• Compras a otros municipios, al gobierno de P.R. ó al gobierno federal

• Compras anuales < $40,000• Compras ó servicios en cualquier caso de

emergencia.• Compras que solamente exista un suplidor de

ese bien ó servicio• Cuando no concurran licitadores y exista el

peligro de perder la oportunidad de adquirir los bienes o servicios (mercado abierto debe aprobar Legislatura Municipal)


COMPRAS EXCLUÍDAS DE SUBASTA PÚBLICACOMPRAS EXCLUÍDAS DE SUBASTA PÚBLICA(Art. 10.002)(Art. 10.002)

• Contratos de construcción de obras, reparación, o mejora < $100,000

• Alteraciones o adiciones < 30% del total del costo de la obra

• Obras realizadas por administración• Adquisición de equipo pesado fuera de

Puerto Rico• Contratación de servicios de mecánica

para reparación de vehículos, equipos municipales y la reparación de equipo computarizado < $25,000


JUNTA DE SUBASTASJUNTA DE SUBASTAS

• Constitución de la Junta de Subastas (Art. 10.004)

• Funcionamiento de la Junta de Subasta– Quórum– Actas

• Funciones y deberes de la Junta de Subasta (Art. 10.006)– Criterios de adjudicación– Rechazar pliegos– Garantías y Fianzas– Declarar Subasta Desierta


Proceso de AdjudicaciónProceso de AdjudicaciónProceso de AdjudicaciónProceso de Adjudicación


Requisición

Proceso de Subasta/Adjudicación


PROCESO DE ADJUDICACIÓNPROCESO DE ADJUDICACIÓN

• Subasta Formal

– Excepciones

• Subastas Informales [Cotizaciones]

– Responsabilidad de los funcionarios que solicita, recibe, acepta, y adjudica la cotización

• Mercado Abierto

• Único Proveedor

• Emergencia


Orden de CompraOrden de Compra


Proceso de Proceso de AdjudicaciónAdjudicaciónProceso de Proceso de

AdjudicaciónAdjudicación

Asignaciones Asignaciones PresupuestariasPresupuestariasAsignaciones Asignaciones

PresupuestariasPresupuestarias

Orden de CompraOrden de Compra Orden de CompraOrden de Compra


ORDEN DE COMPRAORDEN DE COMPRA

• Disponibilidad de fondos

• Cumplimentada en todas sus partes

• Registrada en los libros

– Contratos registrados en la OCPR

• Aprobada por los funcionarios que participan del proceso


ReciboRecibo dede InspecciónInspección

Inspección

Recibido






Orden de CompraOrden de CompraOrden de CompraOrden de Compra Recibo de InspecciónRecibo de InspecciónRecibo de InspecciónRecibo de Inspección


RECIBO DE BIENES Y SERVICIOSRECIBO DE BIENES Y SERVICIOS

• Cumplimentado en todas sus partes

• Verificación de los bienes y servicios

– Corrección

– Exactitud

• Firmado por el personal autorizado

• Envío a los departamentos concernientes


FacturaFactura

Factura






Orden de CompraOrden de CompraOrden de CompraOrden de Compra

Recibo de InspecciónRecibo de InspecciónRecibo de InspecciónRecibo de Inspección FacturaFacturaFacturaFactura


FACTURAFACTURA

• Original

• Corrección y exactitud

• Certificada por el funcionario o empleado que recibió los bienes

• Aprobada por el funcionario autorizado

• Contiene la Certificación de falta de interés del suplidor


DesembolsoDesembolso







Recibo de InspecciónRecibo de InspecciónRecibo de InspecciónRecibo de Inspección FacturaFacturaFacturaFactura DesembolsoDesembolsoDesembolsoDesembolso


DESEMBOLSODESEMBOLSO

• Corrección y Exactitud

• Corresponde a la necesidad e interés del Pueblo

– Extravagante, excesivo e innecesario

• Aprobado por los funcionarios autorizados

• Justificantes del desembolso y cheque


Registros Registros

ContablesContablesRequisiciónRequisiciónRequisiciónRequisición






Recibo de InspecciónRecibo de InspecciónRecibo de InspecciónRecibo de Inspección FacturaFacturaFacturaFactura DesembolsoDesembolsoDesembolsoDesembolso

Registros ContablesRegistros ContablesRegistros ContablesRegistros Contables


• Se anotó en los registros todas las transacciones hasta liquidar la Orden de Compra o el Contrato

• Se anotó en la partida correspondiente• Se anotó en el año económico

correspondiente• Se concilia mensualmente el Mayor de

Cuentas por Pagar

REGISTROS CONTABLESREGISTROS CONTABLES


ArchivoArchivo dede

documentosdocumentos



Recibo de InspecciónRecibo de InspecciónRecibo de InspecciónRecibo de Inspección

FacturaFacturaFacturaFactura

DesembolsoDesembolsoDesembolsoDesembolso

Proceso de AdjudicaciónProceso de AdjudicaciónProceso de AdjudicaciónProceso de Adjudicación

Registros ContablesRegistros ContablesRegistros ContablesRegistros Contables

Archivo de Archivo de documentosdocumentosArchivo de Archivo de documentosdocumentos

Asignaciones PresupuestariasAsignaciones PresupuestariasAsignaciones PresupuestariasAsignaciones Presupuestarias


ARCHIVO DE DOCUMENTOSARCHIVO DE DOCUMENTOS

• Personal Autorizado– Documentos Activos e Inactivos

• Organizado– Números consecutivos y año fiscal

– Por suplidor o contratista, si aplica

• Área segura

– Libre de inundaciones y de humedad

– Control de acceso


HALLAZGOS MÁS FRECUENTESHALLAZGOS MÁS FRECUENTES

• Cotizaciones falsas

• Fraccionamiento de las compras

• Compras y arrendamientos de equipos sin subastas

• Adquisición de bienes y servicios sin obtener cotizaciones

• Contratación de obras sin celebrar subasta pública alegando estado de emergencia

• Especificaciones que incluían las características de una marca en particular


Cont. HALLAZGOS MÁS FRECUENTESCont. HALLAZGOS MÁS FRECUENTES

• Deficiencia en la solicitud y el trámite de cotizaciones

• Pagos ilegales, indebidos, duplicados, y por adelantado

• Pagos de deudas incurridas ilegalmente

• Deficiencias en los comprobantes de desembolso y sus justificantes

• Comprobantes de desembolso y cheques no encontrados para examen



• Las subasta fueron adjudicadas a un proveedor que no era el mejor postor

• Los expedientes de subastas estaban incompletos

• Deficiencias en las Actas de la Junta de Subastas

• Compras sin celebrar subastas públicas alegando estado de emergencia y sin el consentimiento de la Legislatura Municipal



• No se requería en las subastas las fianzas que garantiza la entrega de los bienes y servicios

• Órdenes de cambio relacionadas con la construcción de una obra sin someterse a la aprobación de la Junta de Subastas

• Constitución de la Junta de Subasta sin el ciudadano particular y presidida por el Alcalde


Información adicionalInformación adicional

División de Auditorías de Municipios

• Myriam Rivera Pérez

Directora

787-200-7251, ext. 561

PO Box 366069San Juan, PR 00936-6069

Contraloría a sus Contraloría a sus órdenes...órdenes...

Subastas, Compras, Cuentas por Pagar y Desembolsos

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