CL-GNLQ-MUS-FIGL01 - Administración de Cuentas Contables

Implementación SAP ERP 6.0

Manual de usuario

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Código documento CL-GNLQ-MUS-FIGL01

Modulo FI-GLStatus (Borrador/En proceso/Completo/Aprobado)Ultima Actualización 20/02/2012

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1 07.02.2012 R. Schumacher Inicial2 20.02.2012 S. Romo Actualización3

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Administración de Cuentas Contables Página 1 de 27


Manual de usuario

Contenidos

1 Introducción........................................................................................................................32 Administración de cuentas contables...................................................................................4

2.1 Creación de cuentas centralizadas...................................................................................................42.2 Creación de cuentas en el plan de cuentas....................................................................................132.3 Creación de cuentas en la sociedad...............................................................................................132.4 Visualización/ Modificación de cuentas.........................................................................................142.5 Bloqueo de cuentas...................................................................................................................... 172.6 Petición de borrado de cuentas.....................................................................................................192.7 Visualizar modificaciones.............................................................................................................. 22

3 Glosario de términos..........................................................................................................264 Documentos Relacionados (Opcional)................................................................................27



Manual de usuario

1 Introducción

La base de los módulos de Finanzas se sustenta en el plan de cuentas, dicho plan de cuentas fue definido en el documento CL-GNLQ-BBP-FI01 - GL Estructura Org. y Datos Maestros, disponibles en SOLMAN.

La mantención del Plan de Cuentas es realiza en las siguientes transacciones SAP:

Información general documentoTransacción SAP FS00 – FSP0 – FSS0

Ruta de menú a la transacción Finanzas Gestión Financiera Libro Mayor Datos Maestros Cuentas de Mayor Tratamiento Individual

Como todos los datos maestros de SAP, la cuenta consiste de una parte general que es común para todas las cuentas del Plan de cuentas y de una parte que depende de la sociedad. Por ejemplo, la descripción de la cuenta es la misma para todas las sociedades, pero la moneda de la cuenta puede variar por sociedad.

En el caso especifico de GNLQ, existe una sola Sociedad Financiera, por lo que los datos son transversales a la transacción.



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2 Administración de cuentas contables

La administración del Plan de Cuentas consiste en Crear, Modificar, Visualizar, Bloquear y asignar la petición de borrado a las Cuentas Contables. Además se pueden visualizar las modificaciones efectuadas.

2.1 Creación de cuentas centralizadas

En este proceso se registrará la creación de cuentas de mayor, que de acuerdo a un procedimiento, se podrán generar para Contabilizaciones directas en FI.

Acceso a la Transacción

Descripción: Existen 3 transacciones para creación de cuentas, las cuales tienen los siguientes objetivos:

Transacción FSP0: Se crea la cuenta de mayor solo a nivel de Plan de Cuentas. Transacción FSS0: Se crea la cuenta de mayor a nivel de Sociedad. Transacción FS00: Se crea la cuenta de mayor de manera centralizada, es decir, se

crea tanto en el plan de cuentas como en la sociedad.

Usamos en modo ejemplo, la transacción FS00.



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Información general documentoTransacción SAP FS00

Ruta de menú a la transacción Finanzas Gestión Financiera Libro Mayor Datos Maestros Cuentas de Mayor Tratamiento Individual Central

Ingreso de información

Al ingresar a la transacción FS00 se presentará la primera pantalla.



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Donde:

Nombre de campo

Descripción Acción del usuario y valores

Comentarios

1) Cta. mayor Número de la nueva cuenta que se va a crear.

Deberá ingresar el número de cuenta a crear.

La creación de cuentas debe ser una transacción restringida.

2) Sociedad Sociedad a la cual se va crear dicha cuenta.

Ingresar GNLQ

3) Crear Crear nueva Cuenta Clic en Icono4) Con modelo Crear nuevas cuentas del

mismo tipo de otra que ya existe en el sistema.

Posicionarse sobre el recuadro con modelo y escribir el número de una cuenta que ya existe y la sociedad de la cual pertenece dicha cuenta.

“Best Practice”Usar una cuenta con características parecidas y existentes como modelo de creación.

5) Cta. Mayor Ref. Número de la cuenta que se va a copiar.

Deberá ingresar el número de cuenta a copiar.

6) Sociedad Ref. Sociedad de la cual se va a crear la cuenta.

Ingresar GNLQ



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Una vez ingresados los datos, se ingresara a la siguiente pantalla:

Pantalla N° 1: Tipo/ Denominación

Donde:

Nombre de campo Descripción Acción del usuario y valores

Comentarios

1) Tipo/Denominación Primera entrada de datos Posicionarse sobre la primera pestaña.

Pantalla N° 1

2) Grupo de cuentas Abrir Match code para definir el grupo de cuentas a asignar

Identificar claramente a qué grupo de cuentas debe quedar asignada esta nueva cuenta.

Si se hizo con modelo la creación puede ser del mismo grupo. El grupo de cuentas define que campos aparecen en las siguientes pantallas.

El grupo de cuentas delimita tanto los campos a visualizar en el dato maestro como el rango de número del código



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de la cuenta.3) Tipo de Cuenta Identificar de qué tipo es la

cuenta si es de Activo/Pasivo o de Resultado.

Marcar Cta. Beneficio si se trata de una cuenta de Resultado.

4) Tipo de Cuenta Identificar de qué tipo es la cuenta si es de Activo/Pasivo o de Resultado.

Marcar Cuenta de balance, si se trata de una cuenta de Activo o de Pasivo.

5) Texto breve Definir brevemente el nombre de la cuenta.

Definir y escribir claramente su nombre.

Texto corto

6) Texto explicativo Campo en donde se escribe el nombre que llevará la cuenta.

Definir y escribir claramente su nombre.

Texto largo

Una vez ingresados los datos, presionar la pestaña Datos de Control, para luego acceder a la siguiente pantalla:

Pantalla N° 2: Datos de control



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Donde:

Nombre de campo

Descripción Acción del usuario y valores

Comentarios

1) Datos de Control Pestaña que se presiona de pantalla anterior

Presionar pestaña Pantalla N° 2

2) Moneda de la cuenta

Abrir Match code para definir el tipo de moneda a asignar.

Ingresar la moneda en la que se imputará esa cuenta.

Si la moneda de la cuenta es igual a la moneda local, es factible realizar contabilizaciones con imputaciones a esa cuenta en cualquier moneda.

Si la moneda de la cuenta es distinta a la moneda local, solo es posible realizar imputaciones en esa cuenta con esa



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moneda (Ejemplo: Cuenta Banco en CLP).

3) Saldos sólo en moneda local

Marcar en cuentas que tengan transacciones en más de una moneda y sólo se quiera ver su saldo en moneda local.

Seleccionar en caso necesario.

4) Clave Diferencias T/C

La clave de diferencias T/C es útil para cuentas sin gestión de partidas abiertas, que deben ser valorizadas por saldo.

Clave definida es G001.

5) Categoría fiscal Establecer con qué tipo de impuesto se debe contabilizar esta cuenta

Abrir Match code para definir la clave de impuesto que permitirá contabilizar esta cuenta.

6) Permitida contab. Sin IVA

Provoca que también se pueda contabilizar la cuenta sin tener que introducir un indicador de impuestos.

Marcar en cuentas para cual se deberá poder contabilizar sin introducir un indicador de impuestos.

7) Cta. Asociada p/clase cta.

Cuando se crean cuentas asociadas, se debe indicar a qué tipo de cuenta lo está.

Abrir Match code e identificar a que cuenta se debe asociar, si es de acreedor, de activo fijo o si es deudor.

9) Gestión partidas abiertas

Indica si la cuenta se debe llevar en partidas abiertas o no.

Marcar en caso de ser necesario. En el caso de las cuentas asociadas no se debe marcar,

10) Visualización part. Indiv.

Permite visualizar partidas individuales de la cuenta.

Siempre se debe marcar.

11) Clave de Clasificación

Clave que simboliza la regla de estructuración para el campo de asignación en la posiciones del documento.

Se recomienda que sea la Clave 001 (fecha de contabilización).

Una vez ingresados los datos, presionar la pestaña Entrada/Banco/Inter. para luego acceder a la siguiente pantalla:

Pantalla N° 3: Entrada/Banco/Inter.



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Donde:


Comentarios

1) Entrada/Banco/Inter. Pestaña que se presiona de pantalla anterior


2) Grupo Status Campo Determina el formato de imagen en la entrada de documentos.

Abrir Match code e identificar a qué grupo de cuenta debe quedar asociada esta nueva cuenta.

3) Solo contab. automáticamente

Se ocupa sólo para cuentas asociadas, las que no se pueden imputar directamente.

4) Nivel de Tesorería Se ocupa para las cuentas de Banco. Aquellas que van en el Informe Posición de Caja.

Seleccionar para cuentas bancarias, para el resto de las cuentas debe quedar en blanco.

B0 Bancos (Cartola)B1 IngresosB2 Cheques Girados y No CobradosB3 Egresos Cargos

5) Relev. Para movimiento de Caja

Siempre marcar este flag cuando se trate de cuentas de Bancos asociadas a un nivel de Tesorería.

Activar este Flag.

5) Banco Propio Banco que está asociado a la Ingresar el Banco que tomará



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cuenta creada esta cuenta7) ID de Cuenta Se ocupa con el ID asociado al

Banco PropioIngresar el ID

Una vez ingresados los datos, presionar la pestaña Palabra clv./Traduc., para luego acceder a la siguiente pantalla:

Pantalla N° 4: Palabra clv./Traduc.

Donde:


Comentarios

1) Palabra clv./Traduc. Pestaña que se presiona de pantalla anterior


2) Clave de idioma Si se requiere visualizar la Abrir Match code y asignar clave Opcional



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descripción de una cuenta en varios idiomas se añaden aquí.

de idioma. Ingresa texto breve y Texto expl. En el idioma seleccionado.

Presionar el botón para grabar el nuevo registro.

2.2 Creación de cuentas en el plan de cuentas

Al ingresar a la transacción FSP0: Cta. mayor tratar: Datos plan de ctas. se presentarán solo las siguientes pantallas que son comunes para los mismos números de cuentas del mismo plan de cuentas, independiente de la sociedad:

Pantalla N° 1: Tipo/ Denominación Pantalla N° 4: Palabra clv./Traduc


Información general documentoTransacción SAP FSP0

Ruta de menú a la transacción Finanzas Gestión Financiera Libro Mayor Datos Maestros Cuentas de Mayor Tratamiento Individual En el plan de cuentas


Véase punto 2.1.2.

2.3 Creación de cuentas en la sociedad

Al ingresar a la transacción FSS0: Cta. mayor tratar: Datos de la sociedad se presentarán solo las siguientes pantallas que son dependiente de la sociedad:

Pantalla N° 2: Datos de control Pantalla N° 3: Entrada/Banco/Inter.


Información general documento



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Transacción SAP FSS0

Ruta de menú a la transacción Finanzas Gestión Financiera Libro Mayor Datos Maestros Cuentas de Mayor Tratamiento Individual En la sociedad


Véase punto 2.1.2.

2.4 Visualización/ Modificación de cuentas

Para modificar una cuenta, se usan las mismas transacciones para visualizar, modificar o crear una cuenta. Se puede visualizar/ modificar una cuenta centralizada (Transacción: FS00) o solo la parte del plan de cuentas (Transacción: FSP0) o solo la parte dependiente de la sociedad (Transacción: FSS0).

Como ejemplo, usamos la transacción FS00.


Información general documentoTransacción SAP FS00/ FSP0/ FSS0



Entra a la transacción FS00:



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Todos los campos parecen como no modificables. Automáticamente se accede al modo de “Visualización”.

Para poder modificar el dato maestro de la cuenta contable, pulsa el botón “Modif.” o en el menú Cta. mayor -> Modif.



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Los campos modificables parecen en blanco.

Cambiamos la denominación de la cuenta en el texto breve de “Est Incobr Deu Vario” a “Est Incobr Deu Extr.” y en el texto explicativo de “Estimación Incobrables Deudores Varios” a “Estimación Incobrables Deudores extranjeros”.

Presionar el botón para grabar el cambio del registro.



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2.5 Bloqueo de cuentas

Para bloquear una cuenta, se usan las mismas transacciones que para visualizar/modificar o crear una cuenta. Se puede bloquear una cuenta centralizada (Transacción: FS00) o solo la parte del plan de cuentas (Transacción: FSP0) o solo la parte dependiente de la sociedad (Transacción: FSS0).









Manual de usuario

Para poder bloquear el dato maestro de la cuenta contable, pulsa el botón “Bloq.” o en el menú Cta. mayor -> Bloquear.

Se abre la siguiente pantalla:

El bloqueo de la cuenta también está dividido en una parte Bloqueo plan de cuentas y Bloqueo en sociedad.

Bloqueo para cuentas: El bloqueo afecta a nivel de plan de cuentas, independiente de la sociedad


Comentarios

1) Bloqueada para creación

Este indicador tiene como efecto que la cuenta quede bloqueada para la creación en la sociedad.

Elegir cuando sea necesario. Este campo es útil cuando existe más de una sociedad FI. En el caso de GNLQ no es relevante.

2) Bloqueada p. contabil

Hace que la cuenta se bloquee para contabilización, es decir, que no pueda contabilizarse.

Elegir cuando sea necesario

3) Bloqueada para planif

Tiene como efecto que la cuenta quede bloqueada para la planificación.




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Bloqueo en sociedad: El bloqueo afecta solo a nivel de la sociedad elegida.


Comentarios

4) Bloqueada p. contabil

Hace que la cuenta se bloquee para contabilización en la sociedad elegida.


Presionar el botón para grabar el bloqueo.

2.6 Petición de borrado de cuentas

Para asignar la petición de borrado de una cuenta, se usan las mismas transacciones que para bloquear/visualizar/modificar o crear una cuenta. Se puede asignar la petición de borrado de una cuenta centralizada (Transacción: FS00) o solo a la parte del plan de cuentas (Transacción: FSP0) o solo a la parte dependiente de la sociedad (Transacción: FSS0).








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Para poder borrar el dato maestro de la cuenta contable, pulsa el botón “Fijar petición

borrado” o en el menú Cta. mayor -> Fijar petic. borr.


La petición de borrado de la cuenta también está dividido en una parte Petición borrado plan de cuentas y Petición borrado en la sociedad.



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Petición borrado plan de cuentas: La petición de borrado afecta a nivel de plan de cuentas, independiente de la sociedad


Comentarios

1) Marcar para borrado Este indicador señala que deben borrarse estos datos del registro maestro.

Elegir cuando sea necesario.

Petición borrado en la sociedad: La petición de borrado afecta solo a nivel de la sociedad elegida.


Comentarios

2) Marcar para borrado Este indicador señala que deben borrarse estos datos del registro maestro para la sociedad indicada.


Presionar el botón para grabar la petición de borrado.



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2.7 Visualizar modificaciones

Para poder visualizar las modificaciones que se hicieron a una cuenta, se puede hacer esto de manera centralizada (Transacción: FS04) o solo visualizar la parte del plan de cuentas (Transacción: FSP4) o solo la parte dependiente de la sociedad (Transacción: FSS4).




Ruta de menú a la transacción Finanzas Gestión Financiera Libro Mayor Datos Maestros Visualizar modificaciones



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Donde:


Comentarios

1) Número de cuenta Cuenta para cual se requieren visualizar las modificaciones.

Ingresar cuenta.

2) Sociedad Sociedad para cual se requieren visualizar las modificaciones

Ingresar sociedad.

3) De fecha modif. Fecha de periodificación temporal de los documentos de modificación. Sólo se visualizan las modificaciones que se hayan efectuado a partir de la fecha aquí indicada.

Ingresa fecha de modificación. Opcional

4) Hora Hora de modificación. Ingresa hora de modificación. Opcional

5) Modificado por Nombre del usuario que efectuó la modificación.

Ingresa el usuario de la modificación.

Opcional

Pulsa “Enter”.



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Se indican los campos que fueron modificados.

Para información más detallada, haz doble click sobre uno de los campos modificados, por ejemplo “Texto Explicativo”.


Indicando la fecha de modificación, el campo modificado, el valor nuevo del campo y el valor antiguo del campo.

Para información más detallada, haz doble click sobre la línea. Se abre la siguiente pantalla:



Manual de usuario

Indicando la fecha de modificación, la hora de modificación, el usuario, el campo modificado, el valor nuevo del campo, el valor antiguo del campo y el idioma de la modificación.

2.8



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3 Glosario de términos

Operación Icono Descripción

Grabar Grabar

Fijar petición borrado

Se fija petición de borrado

Bloquear Se bloque la cuenta por conceptos elegibles

Modificar Modificar



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4 Documentos Relacionados (Opcional)

En este punto se pueden hacer referencia a otros manuales de usuario o documentos que tengan relación con el proceso documentado en el respectivo manual.

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