CIERRE CONTABLE GUBERNAMENTAL

CPC JUAN FRANCISCO ÁLVAREZ Y.

SUB - DI R ECTOR DE LA R EVI STA AC T UA L I DAD GUBER N A M EN TA L

CIERRE CONTABLE GUBERNAMENTAL

Apertura del

Ciclo Contable

Desarrollo de

operaciones

durante el

ejercicio

Balance de

comprobación

Inventario inicial.

Asiento en Libro Diario.

Los saldos iniciales o de apertura son

partidas o cuentas que existen al

comienzo del período que se muestran

en el balance general o estado de

situación financiera al inicio del ejercicio

y provienen de los saldos finales del

balance anterior, se basan en los saldos

de cierre del período anterior y reflejan

la aplicación de políticas contables

consistentes en el período anterior.

El objetivo principal de analizar los

saldos iniciales, es el obtener seguridad

razonable de que los activos, pasivos y

las cuentas de patrimonio al cierre del

ejercicio anterior han sido presentados

en forma razonable, de conformidad con

los lineamientos y criterios establecidos

por las NIC SP

Hechos o sucesos contables

registrados en los módulos

SIAF correspondientes.

Documentos:

- Comprobantes de pago

- Extractos bancarios

- Planillas de remuneraciones

Libros y registros

- Diario general

- Caja

- Compras

- Ventas

- Otros

- Mayor

Registros auxiliares

Análisis de cuenta

Documento por medio

del cual se presentan

todas las partidas

incluidas en el Libro

Mayor cuyo objetivo es

comprobar la exactitud

de la sumatoria de los

saldos deudores y

acreedores y reflejar el

equilibrio entre cargos y

abonos.

Marco Normativo

NIC-SP

Marco normativo

DNCP

Otras Normas

Relacionadas

con los sistemas

administrativos

Normas

presupuestarias

Hoja de trabajo

ajustes técnicos

Balance

constructivo

Ajustes y

Reclasificaciones

Cédulas a través de los cuales

se realizan los análisis

correspondientes de las

distintas cuentas para verificar

la consistencia de las cuentas:

Detectar errores u

omisiones

Operaciones no reportadas

Operaciones no

formalizadas

Regularización de activos y

Pasivos diferidos

Estimaciones contables,

etc.

Hoja de trabajo que incluye los

asientos de ajuste necesarios

después de haber efectuado los

análisis de cuentas

correspondientes. Sirve de base

para elaborar los estados financieros

correspondientes

El Balance Constructivo HT‐1

contiene el movimiento acumulado

del Libro Mayor, cuyos saldos sirven

de base para la formulación

de los Estados Financieros, notas y

anexos.

Como consecuencia de contabilizar

las operaciones basadas en las NIC-

SP y la aplicación de normas

emitidas por la DNCP, surgen

diferencias al determinar los

resultados del ejercicio para ello será

necesario realizar ciertos ajustes y

establecer las cifras reales, que

temgan consistencia y razonabilidad

en su revelación y presentación,

además se deberá realizar ciertas

reclasificaciones entre cuentas que

no son significativas para efectos

sólo de presentación, las mismas que

está, contenidas en la directiva

correspondiente del cierre contable

emitida cada año por la DNCP

Estados

financieros y

presupuestarios

ESTRUCTURA NORMATIVA PATA LA INFORMACIÓN

FINANCIERA EN EL SECTOR PÚBLICO

INFORMACION FINANCIERA REGULADOR

Marco Conceptual - 2010

NIC - SP

PCG

Nuevas políticas contables basadas en

las NIC-SP

Directivas nacionales DNCP

Auditoría Financiera

Base normativa NIAs

Nuevo Manual de auditoría financiera.

Guías de aplicación Resoluciones de contraloría MAGU y NAGUs derogados

por R.C. 273-2014-CG y aprueban las NGCC-Mayo

2014

ESTADOS FINANCIEROS Y PRESUPUESTARIOS

Información financiera

Estados financieros

comparativos (EEFF)

Notas y anexos

Información presupuestaria

Estados presupuestarios

(EEPPTT) Memoria anual

Estados consolidados información financiera y presupuestal (sólo

pliegos)

Información auditada

ESTADOS FINANCIEROS

Estados financieros comparativos

Estado de situación financiera (F-1) Notas a los EEFF

Estado de Gestión (F-2)

Estado de flujos de efectivo (F-3)

Anexos a los EEFF Estado de cambios en el patrimonio (F-4)

Notas a los estados financieros

Nota 1: Actividad Económica, revelará la base legal, fecha de creación, actividad y domicilio legal.

Nota 2: Principios y Prácticas Contables aplicados en la formulación de los Estados Financieros.

Nota 3: Notas por cada cuenta significativa de los Estados financieros

ANEXOS A LOS ESTADOS FINANCIEROS

ANEXOS

AF-1 Inversiones AF-2 Propiedades, Planta y Equipo Anexo 1 AF-2 Propiedades, Planta y Equipo por Administración Funcional Anexo 2 AF-2 Propiedades, Planta y Equipo (Construcciones) AF-2A Propiedades de Inversión AF-3 Depreciación, Amortización, Agotamiento y Deterioro AF-4 Otras Cuentas del Activo AF-5 Beneficios Sociales y Obligaciones Previsionales AF-6 Ingresos Diferidos AF-7 Hacienda Nacional Adicional AF-8 Fideicomiso, Comisiones de Confianza y Otras Modalidades AF-8B Fondos Administrados y Financiados con Recursos Autorizados AF-9 Movimiento de Fondos que Administra la Dirección General de Endeudamiento y Tesoro Público AF-9A Movimiento de Fondos que Administra la Dirección General de Endeudamiento y Tesoro Público (Gastos) AF-9B Movimiento de Fondos que Administra la Dirección General de Endeudamiento y Tesoro Público (Ingresos) AF-9C Otras Operaciones con Tesoro Público AF-10 Declaración Jurada sobre: Libros de Contabilidad, Estimaciones, Provisiones, Conciliación de Saldos e Inventarios y Otros AF-11 Declaración Jurada Funcionarios Responsables de la Elaboración y Suscripción de la Información Contable y Complementaria AF-12 Donaciones y Transferencias Recibidas AF-13 Donaciones y Transferencias Otorgadas

ANEXOS A LOS ESTADOS FINANCIEROS

REPORTES POR OPERACIONES RECÍPROCAS

• OA-3 Reporte de Saldos de Cuentas del Activo por Operaciones Recíprocas entre, Entidades del Sector Público

• Anexo OA-3 Reporte de Saldos de Cuentas del Activo por Operaciones Recíprocas entre Entidades del Sector Público (Sólo para Unidades Ejecutoras)

• OA-3A Reporte de Saldos de Cuentas del Pasivo por Operaciones Recíprocas entre Entidades del Sector Público

• Anexo OA-3A Reporte de Saldos de Cuentas del Pasivo por Operaciones Recíprocas entre Entidades del Sector Público (Sólo para Unidades Ejecutoras)

• OA-3B Reporte de Cuentas de Gestión por Operaciones Recíprocas entre Entidades del Sector Público

• Anexo OA-3B Reporte de Cuentas de Gestión por Operaciones Recíprocas entre Entidades del Sector Público (Sólo para Unidades Ejecutoras)

• Acta de Conciliación de Saldos de Cuentas por Operaciones Recíprocas entre Entidades del Sector Público

ANEXOS A LOS ESTADOS FINANCIEROS

OTROS REPORTES

• OA-1 Control de Obligaciones Previsionales

• OA-2 Demandas y Deudas por Sentencias

Judiciales, Laudos Arbitrales y Otros

• OA-2A Deudas por Impuestos, Contribuciones

y AFP

• OA-4 Gastos de Personal en las Entidades del

Sector Público

• OA-5 Estadística del Personal en las Entidades

del Sector Público

• OA-6 Reporte de Trabajadores y Pensionistas

de la Entidad, comprendidos en los Decretos

Leyes Nº 20530 y 19990

• OA-7 Registro de Contadores del Sector

Público

INFORMACIÓN

COMPLEMENTARIA

• HT-1 Balance constructivo

ESTADOS PRESUPUESTARIOS

ESTADOS PRESUPUESTARIOS INFORMACIÓN SOBRE EL PRESUPUESTO DE

GASTOS POR RESULTADOS (PPR)

NOTAS A LOS EEPPTT Y

CONCILIACIÓN

1. Estado de Ejecución del Presupuesto de Ingresos y Gastos (EP-1)

Anexo del Estado de Ejecución del Presupuesto de Ingresos y Gastos (por tipo de financiamiento y tipo de recurso).

PPR-G1 PPR-G2 PPR-G3 Análisis del gasto PPR

Notas a los estados

presupuestarios

Información sobre el Presupuesto de Inversión Pública y Metas Físicas PI-1 PI-1-A PI-1-B PI-1-C PI-2 PI-3

2. Estado de Fuentes y Uso de Fondos. (EP-2)

Información sobre el Gasto Social GS-1 GS-1 A GS-1 B GS-2 GS-3 Análisis del Gasto Social considerando metas físicas y financieras

OTROS ESTADOS PRESUPUESTARIOS

INFORMACIÓN SOBRE TRANSFERENCIAS FINANCIERAS

RECIBIDAS Y OTORGADAS

PP-1 Presupuesto Institucional de Ingresos Anexo del Presupuesto

Institucional de Ingresos - PP-1 (a nivel específico)

• TFR • Anexo 1 TFR • TFO-1 • Anexo 1 TFO-1 • TFO-2 • Anexo 1 TFO-2 • TFO-3 • Anexo 1 TFO-3 • Actas de Conciliación por las Transferencias Financieras Recibidas y Otorgadas entre Entidades del Estado

Conciliación del Marco Legal del

Presupuesto de Gastos con

el órgano rector del Sistema

Nacional de Contabilidad

PP-2 Presupuesto Institucional de Gastos Anexo del Presupuesto

Institucional de Gastos -PP-2 (a nivel específico)

EP-3 Clasificación Funcional del Gasto

EP-4 Distribución Geográfica del Gasto

a) Pasos previos antes de formular los estados financieros

i. Promover condiciones favorables, para la formulación de los estados

financieros

ii. Coordinación previa con las diferentes áreas de actividad

iii. Se debe establecer las reglas de juego

i. Análisis de cuentas

ii. Validación de las cuentas principales

b) Análisis y validación de las cuentas principales

• Estimación de cuentas de cobranza dudosa.

• Desvalorización de existencias.

• Fluctuación de valores.

• Depreciación de inmuebles, maquinaria y equipo.

• Amortización de intangibles.

• Provisión para beneficios sociales.

• Provisión para obligaciones provisionales.

• Aplicación de cargas diferidas y gastos anticipados.

• Ajustes por tipos de cambios en moneda extranjera.

c) Desarrollo de procedimientos para el cierre contable (ajustes técnicos, corrección de errores y omisiones de operaciones) contingentes, los mismos que corresponderían entre otros a las partidas siguientes:

d) Desarrollo de procedimientos para el cierre presupuestario.-

e) Elaborar el balance constructivo

f) Formular los estados financieros

g) Elaborar las notas y anexos a los estados financieros

h) Efectuar los asientos de cierre cuentas

i) Presentación y revelación de los estados financieros a los organismos pertinentes

a) Seleccione y aplique las políticas contables

b) Presente información, que incluya a las políticas contables, de una forma que sea

relevante, fiable, comparable y comprensible.

c) Suministre información adicional,

j) Elaborar la memoria de gestión

4. Se adicionara información explicativa sobre las inversiones más significativas realizadas por

la entidad.

l) Cierre de libros y registros contables

ANÁLISIS DE CUENTAS

Efectuar una revisión del saldo de cada una de las cuentas del libro mayor para saber si su valor coincide o no con la realidad, para ello se debe:

Identificación del objeto de análisis (exactitud, integridad, razonabilidad, consistencia,

revelación suficiente) Se trata de una tarea trivial: delimitar la partida que va a ser

evaluada

Revisión de costos y gastos adquiridos

Identificación del interés del análisis (buscar su consistencia, origen de las operaciones

incidencia en los resultados o en el patrimonio de la empresa o determinar el origen

del error para realizar el ajuste correspondiente

Circularización de cartas o comunicaciones con terceros: Saldos en bancos, Cuentas

de ahorro, Obligaciones financieras, Inversiones efectuadas, Cuentas por cobrar

Revisión de las conciliaciones bancarias: Ajustes necesarios a las cuentas bancarias,

cheques girados no cobrados

Acopio de información, consiste en reunir toda la información posible así como la

documentación que sustenta la operación a fin de inferir conclusiones.

Evaluación de la integridad, fiabilidad y validez de la información, aquí desempeña un

importante papel la experiencia del propio analista, a la hora de evaluar las

posibilidades de que se hayan empleado mecanismos de contabilidad creativa e

incluso de error material o fraude que pueden afectar a la información facilitada por la

empresa.

Análisis de errores frecuentes: Recepción de comprobantes de pago sin los requisitos

exigidos por ley.

Determinar operaciones sin sustento documentario

Registros contables errados.

Falta de conciliación entre declaraciones tributarias y cumplimiento de obligaciones

tributarias

Depuración de la información: validez, rechazo, ajuste, reclasificaciones, dependerá de

numerosas circunstancias, tales como el tipo de análisis, la información disponible,

criterios técnicos, etc.

Búsqueda de información complementaria que confirme la validez de las

aseveraciones

Conclusiones parciales y definitivas.

ANÁLISIS DE CUENTAS

Otro aspecto importante que no se debe olvidar es la realización de los ajustes

necesarios a los diferentes activos para reconocer su valorización o desvalorización, tal

como lo establecen nuestros principios de contabilidad.

Aspectos como por ejemplo, el tratamiento que se le ha aplicado a las adiciones o

mejoras de los activos fijos, pueden tener incidencia en el valor patrimonial de los

activos que se declaren, por lo que no se deben dejar de lado.

ANÁLISIS DE CUENTAS

EVALUAR LAS POLÍTICAS CONTABLES

APLICADAS

OTROS ASPECTOS A CONSIDERAR

1. Se debe de establecer una fecha definida de presentación de los estados financieros, considerando un cronograma de actividades de cierre, que comprenderá; La ejecución de inventarios físicos, entrega de rendición de cuentas, de caja chica, conciliaciones bancarias, cierre de facturación así como la decepción de facturas de proveedores

2. Revise las cifras presentadas una vez que los estados financieros definitivos de fin de año hayan sido preparados, siempre es importante que la gerencia sostenga una reunión con los responsables del área de contabilidad para aclarar cualquier duda sobre las cifras mostradas o algunos hechos económicos posteriores.

3. Aprovechar la oportunidad para analizar sobre aspectos tributarios: retenciones, cumplimiento de obligaciones tributarias, pago de impuestos, etc.

4. Verificar que todos los registros administrativos estén en situación de aprobado, incluyendo secuencias del registro SIAF

5. Verificar que no hayan registros de Compromisos pendientes de devengar al 31.12.2014

6. Verificar que solicitudes enviadas al Tesoro Público para corregir registros no se encuentren de regularización

7. Verificar que la ejecución presupuestaria de gastos no se encuentre sobregirada respecto al Marco Presupuestal (a nivel genérica, específica de gasto y meta presupuestaria).

8. Verificar que la ejecución de ingresos y gastos se encuentre equilibrada (o con superávit).

9. En el Módulo de Procesos Presupuestarios verificar que todas las notas de modificaciones presupuestarias se encuentren sustentadas sus respectivas Resoluciones de Modificación Presupuestaria

10. Conciliar la base de datos de los registros SIAF con la base de datos del Marco y Ejecución Presupuestaria de ingresos y gastos. (utilizando el módulo de conciliación).

11. Revisar que la ejecución de ingresos sea igual o superior a la ejecución de gastos a nivel de cada concepto, especialmente las fuente de financiamiento de donaciones y transferencias

12. Revisar que el PIM sea mayor a la ejecución de Gastos a nivel de cada concepto

13. Verificar que los saldos del asiento de apertura sean los mismos con los cuales el pliego cerró su información financiera el año anterior

14. Verificar las validaciones que muestra el sistema SIAF y corrija las inconsistencias que hubiera hasta que éstas desaparezcan, inconsistencias en la revelación y presentación de la información financieras, así como en otros registros sobre actividades, partidas genéricas, específicas, proyectos, fuente de financiamiento, etc.