CONTABILIDAD E.M.P 3º S. CONTABILIDAD E.M.P 3º S.Semana 04

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Se puede dar el caso de que falte dinero, es decir que lo que encontramos en efectivo después del arqueo de caja es menor que el saldo según libros. Aquí debemos hacer necesariamente un ajuste para sincerar el monto.

Pero también se puede dar el caso contrario, es decir, que el valor total del arqueo de caja es mayor que el saldo de libros: En este caso la diferencia constituye un sobrante y se debe realizar un ajuste por este valor.

Veamos los dos casos y cómo proceder para los ajustes respectivos. Por ejemplo supongamos que el cajero pagó gastos de fotocopias por Bs. 6.000, pero se le olvidó registrarlos, por lo tanto hay un faltante por ese valor.

El ajuste que debemos hacer para sincerar el monto es el siguiente:

Descripción Debe HaberGastos varios-fotocopias Bs. 6.000

Caja Bs. 6.000

Y ya con este asiento la cuenta “Caja” refl eja su verdadero saldo, en otras palabras está ajustada.

¿Qué sucede si hay un sobrante en caja? Por ejemplo, si un cliente paga Bs. 20.000 pero al cajero se le pasó registrarlo, este monto por supuesto aparece como sobrante, pero debemos hacer el asiento que no se hizo en su debido momento, esto es el ajuste, para sincerar el monto. Será el siguiente:

Descripción Debe HaberCaja Bs. 20.000

Cuentas por cobrar, cliente Bs. 20.000

Ajustes a la cuenta “Banco”.

Otra cuenta de efectivo que llamamos “Ban-co” y que se refi ere a todo lo que tenemos en cuenta corriente o ahorro en uno o más bancos, también necesita ser revisada, preferiblemente mensualmente. La revisión la hacemos compa-rando los registros en nuestro libro diario con el informe emitido por el banco sobre nuestros movimientos. Este proceso se conoce como “Conciliación bancaria”.

Cuando se hace una conciliación nos damos cuenta que hay asientos hechos por el banco que nosotros no tenemos y viceversa. Por lo que es necesario hacer ajustes para mostrar el saldo verdadero.

Las diferencias frecuentes son:

Por notas de débito: el banco nos envía notas de débito por conceptos de: cheques devueltos, chequeras, comisión de remesas,

En caja siempre habrá diferencias entre lo que hay y lo que debería haber. Por eso se requiere ajustar.

Al fi nal de un periodo contable se deben cancelar todas las cuentas de ingresos y egre-sos y dejarlas con saldo cero, este procedimien-to es conocido como proceso de cierre. La fecha de cierre de un ejercicio es una etapa de mucha laboriosidad en el departamento contable de una empresa ya que aquí se determina el resultado del ejercicio.

Veamos con detalle los asientos de cierre.

Cierre del ejercicio.

Cuando ya se han realizado todos los ajustes con la ayuda de la hoja de trabajo en un periodo económico estipulado, el siguiente procedimien-to a seguir es cerrar las cuentas de ingresos y egresos que reciben el nombre de cuentas nomi-nales e indican el resultado de las operaciones de la empresa para el ejercicio evaluado.

Todas las cuentas nominales deben quedar con saldo cero para iniciar el próximo ejercicio económico. El resultado del ejercicio terminado será transferido al Capital, bien sea, una ganan-cia o una pérdida.

Es aquí donde radica la importancia de la hoja de trabajo ya que allí están refl ejadas to-das las cuentas que se manejaron en el lapso evaluado, discriminadas en cuentas reales y cuentas nominales, permitiendo distinguir los ingresos de los egresos.

Pasos a seguir para elaborar los cierres.

Se debe empezar con cerrar las cuentas del Costo de venta. Cerrarlas es tomar las cuentas con saldo deudor y abonarlas todas contra la cuenta de Costo de venta. Y tomar las cuentas de saldo acreedor y cargarlas también contra Costo de venta. Pero ilustremos la explicación con un ejemplo.

ASIENTOS DE CIERRE

En el proceso de cierre hay que estar muy pen-dientes de los detalles.

Supongamos que la sección de costo de venta en la hoja de trabajo de nuestra empresa, nos presenta la siguiente información:

Costo de ventaCuenta Debe Haber

Inventario (inicial ) Bs. 14.000.000

Compras Bs. 13.800.000

Gastos de compras Bs. 125.000

Devoluciones/compras Bs. 146.000

Inventario (fi nal ) Bs.18.900.000

27.925.000 19.046.000

Semana 10

CONTABILIDAD E.M.P 3º S. CONTABILIDAD E.M.P 3º S.Semana 04

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Todas las cuentas que surgen en las diferen-tes transacciones comerciales que realiza una empresa deben ser analizadas mensualmente por el equipo contable de la misma. ¿Por qué? Porque aunque la contabilidad se lleve automati-zada, los cargos y los abonos lo hace un equipo humano y siempre se cometerán errores en los registros. También hay cuentas a las que debe encontrar su exacto valor ya que sufren modifi -caciones que hay que refl ejar contablemente.

Este proceso de revisar cuidadosamente los asientos hechos en el libro diario y las cuentas abonadas y cargadas, hallar las diferencias y saber las que debemos aumentar de monto o las que debemos disminuir es el proceso de ajustes.

El dinero que tenemos en el banco por ejem-plo, constantemente lo estamos moviendo, de-positando o retirando y esas operaciones vienen acompañadas de cargos o abonos por distintos conceptos que el banco nos hace y que no co-nocemos sino hasta que nos llega el estado de cuenta que el banco nos envía. Ya, al conocer las diferencias encontradas, debemos aumentar o disminuir nuestro monto en el banco según sea el caso.

Los ajustes.

Cuando fi nalizamos un ejercicio económico, todas las cuentas deberán presentar un saldo real, con montos sinceros, ya que con estos va-lores se van a presentar los estados fi nancieros básicos, que son el balance general y el estado de resultados.

Si los saldos de las cuentas no son confi a-bles, es necesario ajustarlos, ya sea aumentan-do o disminuyendo sus montos a través de los asientos de ajustes.

Los ajustes son los asientos necesarios para llevar los saldos de las cuentas a sus valores reales. Todos los procedimientos dentro de la lógica del cargo y abono para llevar una cuenta a su verdadero valor son ajustes.

Cuentas que necesitan ajustes.

Los ajustes ordinarios que son aquellos que deben realizarse con frecuencia en el ejercicio económico afectan a las siguientes cuentas:

• Caja

• Bancos

• Cuentas por cobrar.

• Inventario de mercancías

• Activos fi jos.

• Gastos pagados por anticipado y cargos diferidos

• Ingresos cobrados por anticipado

• Ingresos por cobrar

• Costos y gastos por pagar

• Provisiones para obligaciones laborales.

Ajustes a la cuenta “Caja”.

La cuenta “Caja” en una empresa constan-temente se está verifi cando, comprobando con el encargado de “caja” la existencia de efectivo, y al realizar este procedimiento conocido como “Arqueo de caja” siempre encontramos diferen-cias entre lo que hay en efectivo y los “Vouchers” o documentos justifi cativos encontrados (saldo según libro), es decir, lo que hay no es lo que debe haber.

AJUSTES

Entonces las cuentas: Inventario inicial, compras y gastos de compras que tienen saldo deudor debemos abonarlas contra costo de venta y de esta manera las cerramos, mediante el siguiente asiento al 31-12-06.

Descripción Debe Haber

Costo de venta Bs. 27.925.000

Inventario inicial Bs. 14.000.000

Compras Bs. 13.800.000

Gastos de compras Bs. 125.000

Igualmente con las cuentas: devoluciones sobre compras e inventario fi nal que tienen saldo acreedor debemos cargarlas contra costo de venta y así se cierran.

Descripción Debe Haber Devoluciones /compras Bs. 146.000Inventario fi nal Bs. 18.900.000 Costo de venta Bs. 19.046.000

De las cuentas anteriores las únicas que deben quedar con saldo son: Inventario y Costo de venta. El inventario fi nal del periodo que se cierra será el inventario inicial del próximo periodo (Bs. 18.900.000) Y el costo de venta se llevará al estado de resultados para deducirlo de los ingresos y determinar la utilidad bruta.

Si nos vamos al mayor, el saldo del costo de venta quedará así.

Costo de venta

Debe Haber

27.925.000 19.046.000

8.879.000

Una vez hecho el asiento de costo de venta, se procede a cerrar todos los gastos e ingresos del ejercicio contra la cuenta “Ganancias y pérdidas”. Por ejemplo con la información que tenemos de la hoja de trabajo tenemos los siguientes ingresos y gastos del período:

Ventas

Debe Haber

Bs.18.540.0000

Semana 10

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b. Balance de comprobación ajustadoEmpresa S.O.S

Cuentas Debe Haber

Banco Bs. 1.800.000

Cuentas por cobrar Bs. 1.300.000

Mobiliario Bs. 3.120.000

Vehículo Bs. 6.540.000

Artículos de escritorio Bs.240.000

Depreciación de mobiliario Bs. 312.0000

Comisiones a vendedores Bs. 1.372.000

Publicidad prepagada Bs. 1.550.000

Ingresos por cobrar Bs. 23.000

Gastos generales Bs. 3.000.000

Equipo de oficina Bs. 3.600.000

Gastos artículos de escritorio Bs. 120.000

Gastos de publicidad Bs. 130.000

Gastos por Intereses Bs. 4.000 Bs. 53.000

Gastos en cuentas cobro dudoso Bs. 130.000

Capital Bs. 8.000.000

Provisión cuentas cobro dudoso Bs. 130.000

Depreciación acumulada mobiliario Bs. 312.000

Ingresos Bs. 9.530.000

cuentas por pagar Bs. 660.000

Efectos por pagar Bs. 4.500.000

Comisiones a vendedores por pagar Bs. 52.000

Intereses por pagar Bs. 52.000

Total 23.241.000 23.241.000

Act

ivid

ades

Cuentas Debe Haber

Sueldos y salarios Bs. 1.542.000

Gastos de alquiler Bs. 1.100.000

Devoluciones en venta Bs. 124.000

Gastos comisiones venta Bs. 213.000

Gastos varios de venta Bs. 121.000

Gastos papelería Bs. 35.000

Gastos prov.cob.dudoso Bs. 56.000

Depreciación mobiliario Bs. 125.000

Costo de venta Bs. 8.879.000

Procedamos primero a cerrar la cuenta de “Ventas” contra la cuenta “Ganancias y pérdidas”, mediante el siguiente asiento:

Descripción Debe Haber

Ventas Bs. 18.540.000

Ganancias y pérdidas Bs. 18.540.000

Después debemos cerrar todas las cuentas de egresos contra la cuenta “Ganancias y pérdidas” también, haciendo el siguiente asiento:

Descripción Debe Haber

Ganancias y pérdidas Bs. 12.432.000

Sueldos y salarios Bs. 1.542.000

Gastos de alquiler Bs. 1.100.000

Devoluciones en venta Bs. 124.000

Gastos comisiones venta Bs. 213.000

Gastos varios de venta Bs. 121.000

Gastos papelería Bs. 35.000

Gastos prov.cob.dudoso Bs. 56.000

Depreciación mobiliario Bs. 125.000

Costo de venta Bs. 8.879.000

Semana 10Semana 03

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CONTABILIDAD E.M.P 3º S. CONTABILIDAD E.M.P 3º S.

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1. ¿Cuáles son los informes financieros que se deben obtener después del análisis de un balance de comprobación y sus ajustes?______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

2. ¿Qué utilidad tiene la elaboración de una hoja de trabajo?______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

3.. A continuación te presentamos dos balances de comprobación de una empresa: el primero es antes de los ajustes y el segundo después de los ajustes. Lo que debes hacer es analizar las cuentas una por una e identificar los ajustes que se hicieron para sincerar el balance inicial.

a. Balance de comprobaciónEmpresa S.O.S

Cuentas Debe Haber

Banco Bs. 1.800.000

Cuentas por cobrar Bs. 1.300.000

Mobiliario Bs. 3.120.000

Vehículo Bs. 6.540.000

Artículos de escritorio Bs. 360.000

Comisiones a vendedores Bs. 1.320.000

Publicidad prepagada Bs. 1.680.000

Gastos generales Bs. 3.000.000

Equipo de oficina Bs. 3.600.000

Capital Bs. 8.000.000

Ingresos Bs. 9.507.000

Cuentas por pagar Bs. 660.000

Efectos por pagar Bs. 4.500.000

Intereses por pagar Bs. 53.000

Total 22.720.000 22.720.000

Act

ivid

ades

Semana 03

17

Con estos dos asientos todas las cuentas nominales (ingresos y egresos) quedan con saldo cero, es decir, cerradas. La única que va a presentar un saldo es la cuenta provisional “Ganancias y pérdidas, veamos el saldo que debe tener:

Ganancias y pérdidas

Debe Haber

Bs. 12.432.000 Bs. 18.540.000

Bs. 6.108.000

El saldo es acreedor lo que quiere decir que los ingresos fueron mayores que los egresos como es lo lógico, este monto es el beneficio obtenido. Para terminar los asientos de cierre debemos cerrar la cuenta “ganancias y pérdidas” contra “Utilidad en el ejercicio”, en este caso.

Descripción Debe Haber

Ganancias y pérdidas Bs. 6.108.000

Utilidad en el ejercicio Bs. 6.108.000

Con este asiento culminamos el proceso de cierre y únicamente quedarán las cuentas reales, es decir, las de activos, pasivos y capital donde se incluirá la “Utilidad del ejercicio” que por supuesto aumenta la cuenta capital.

1. Explique las diferencias entre cuentas reales y cuentas nominales.

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2. ¿Qué sucede si el saldo de la cuenta “Ganancias y pérdidas” es deudor?

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3. ¿Qué cuenta real es la afectada en los casos que haya ganancias o pérdidas y cómo es afectada?

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4. ¿Por qué es necesario obtener un balance de comprobación post cierre?

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Act

ivid

ades

Semana 10