Taller Oficina fija / oficina móvil: aumentando la productividad

Sesión CEBEK, 22 de diciembre de 2015

Material: bit.ly/cebek-ofom2-201512

Presentación

Andoni Eguíluz ◦ UD / DeustoTech Learning ◦ gizer.net ◦ andoni.eguiluz@deusto.es

Diapos: bit.ly/cebek-ofom2-201512

Propuesta de sesión 1. Productividad: gestión de tiempo/tareas 2. Email y agenda 3. Reuniones remotas 4. Otras apps útiles 5. Puesta en común, cierre

Introducción

http://www.morganstanley.com/institutional/techresearch/pdfs/Internet_Trends_041210.pdf

Productividad: definamos

productividad (RAE) ◦ 1. f. Cualidad de productivo. ◦ 2. f. Capacidad o grado de producción por

unidad de trabajo, superficie de tierra cultivada, equipo industrial, etc. ◦ 3. f. Econ. Relación entre lo producido y los

medios empleados, tales como mano de obra, materiales, energía, etc. La productividad de la cadena de montaje es de doce televisores por operario y hora.

Productividad: definamos (2)

Medios empleados: ◦ Materia prima, energía, consumibles... Era industrial, calidad de producción Conocimientos / inversiones ◦ Tiempo / personas Era del conocimiento Eficiencia Maneras de hacer

¿Cómo ahorrar tiempo?

Automatizando tareas repetitivas Evitando duplicar/reiterar esfuerzos Minimizando los errores por olvido Facilitando la búsqueda ◦ Localizando la información útil para

personas y equipos Y por supuesto: ◦ Eligiendo buenas herramientas ◦ Usándolas de la mejor manera posible

Lo dicen los datos...

Apps de control de tiempo

Un buen inicio para conocer nuestra realidad... para poder actuar sobre ella ◦ Y una herramienta cotidiana si facturamos

de acuerdo a nuestra dedicación Toggl - Medición sencilla multidispositivo ◦ RescueTime - medición automática en

ordenador y dispositivos (offline en premium)

Otras: Freckle, Mite, Harvest, Jiffy... ◦ Una comparativa en zapier

Práctica - Toggl

Registrarse en navegador Instalar en el móvil Crear alguna tarea asociada a un proyecto ◦ Observar modo manual / modo crono

Ver reports ¿Usarlo unos días/semanas?

¿Qué dice la psicología?

La productividad/eficiencia es uno de los temas estrella

Nos remitimos a una de las obras más reconocidas y vendidas de la historia "Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva", de Stephen R. Covey (1989) ◦ Por considerarlos desde un punto de vista

general

Los 7 hábitos

7h: Proactividad

1. Soy proactivo ◦ No reacciono (obligado por lo que soy):

respondo (elijo qué hacer de acuerdo a mis valores) ◦ Asumo responsabilidad (puedo elegir mi

propia actitud y respuesta ante cualquier circunstancia) ◦ Elección de herramientas y métodos

que uso para la productividad

7h: Objetivo

2. Empiezo con un fin en la mente ◦ “Nada contribuye tanto a tranquilizar la mente como un propósito

estable – un punto donde el alma puede fijar su visión”

◦ Descubro mi misión, y su conjunto de roles Objetivos por rol ◦ Gestión de objetivos y tareas

7h: Priorizar 3. Pongo primero lo primero ◦ Imp: valores/metas Urg: necesita atención ◦ Invertir tiempo en cuadrante II ◦ Organizar según prioridad

• Planificar la semana • Minimizar crisis/emergencias • Invertir > tiempo en las actividades importantes

7h: Hacia la interdependencia

4. Pienso en ganar-ganar ◦ Que ambas partes ganen (Perder = enemigos, fracaso, hostilidad)

5. Primero comprendo, después soy comprendido ◦ Escucha, empatía

6. Creo sinergia ◦ Comunicación, cooperación

7h: Afilar la sierra

7. Afilo la sierra ◦ Entreno mis métodos ◦ Mejoro y adapto mis herramientas

Ladrones de tiempo

La realidad de nuestros ladrones: ◦ 1. Interrupciones ◦ 2. Improvisación Cambio de tarea, pérdida de foco ◦ 3. Reuniones improductivas ◦ 4. Televisión ◦ 5. Teléfono ◦ 6. Email ◦ 7. Web

GTD: Get Things Done

GTD es una metodología de trabajo ◦ David Allen, consultor, 2001

Base: apuntar las tareas, organizadas Ayuda a clasificar las tareas usando una

serie de categorías preestablecidas ◦ Para recordar y concentrarte en las

tareas que tienes que hacer en cada momento y olvidarte del resto, con la tranquilidad de que tu sistema te las recordará cuando llegue el momento

GTD: Fundamentos

Cualquier tarea entrante inferior a 2 mins se resuelve inmediatamente (sería más costoso organizarla que hacerla)

La priorización no es lo más importante, sí el listado y recogida exhaustiva

La planificación es reflexiva y se dedica un tiempo. Luego se hacen las tareas sin cuestionar la planificación. ◦ (Ocupar la mente solo en organizar, o

liberarla de ello al ejecutar)

GTD: Etapas

El sistema GTD divide tu gestión del tiempo en varias fases: ◦ Recopilar ◦ Procesar ◦ Organizar ◦ Revisar ◦ Hacer

GTD 1: Recopilar

Se define una carpeta ("cubo") Inbox (Entrada), a la cual van destinadas todas las tareas nuevas que recibimos [no tiene por qué ser el inbox del email]

◦ Lo normal es tener varios inbox, uno para cada tipo de tareas

GTD 2: Procesar GTD propone un diagrama de flujo que

debemos aplicar a nuestras tareas cada vez que las procesamos ◦ Cuando sacamos las tareas de nuestro

Inbox y las clasificamos, se aplicará el flujo definido (normalmente en secuencia) ◦ Tanto con las tareas como con los inputs: Si requiere acción: <2min->hacer O delegar (en espera) | o postponer

Si no requiere acción: Archivar (referencia) | desechar | cuarentena | algún día/quízá

GTD 3: Organizar

Se clasificarla y organiza cada tarea donde corresponda (categorías). ◦ Primero asignar la importancia, una

valoración rápida de si debe hacerse hoy, próximamente, o en un futuro ◦ Además asignar contextos y proyectos Contextos: @oficina, @teléfono, @casa... Optimizamos el lugar con el contexto

Proyectos: tareas con objetivo común ◦ Reducir las tareas a la expresión + simple

GTD 4: Revisar (reflexionar)

En GTD es esencial la organización y que cada tarea esté en su sitio. ◦ Se hace una revisión semanal de las

listas de tareas (proyectos, contextos, etc) para que el sistema funcione. (Se "vacían los cubos")

GTD 5: Hacer (empeñarse)

Obviamente el objetivo final es hacer más cosas: esta es la fase principal ◦ Está muy bien organizar las tareas, pero si

no las ejecutamos, por mucho GTD que usemos, nuestra productividad no mejorará...

http://artofthinkingsmart.com/getting-things-done-efficiently-and-effectively/

Pomodoro

Técnica de gestión de tiempo con reloj ◦ Francesco Cirillo, 1980 ◦ Trabajo=25 mins (pomodoros) sin distracción ◦ Pausa = 5 mins / 15-20 mins cada cuatro

Proceso: ◦ Planeamiento (hoy) ◦ Anotación ◦ Registro ◦ Proceso ◦ Visualización

Seinfeld

Jerry Seinfeld, 2007 ◦ Nunca debes romper la cadena Tarea diaria con impacto en objetivo Marcar cada día que se realiza la tarea A lo largo de un año completo

Mantener y progresar con la "cadena"

Apps para gestión de tareas

Trello ◦ Un buen equilibrio entre sencillez,

manejabilidad, precio y multidispositivo... Pero hay muchas otras: Evernote, Asana,

Wünderlist, Wrike, Todoist, Nozbe... GTD puro: IQTell, Nirvana... Pomodoro: Pomotodo, ClearFocus,

Clockwork tomato, ggtimer... Comparativa... más de 100

Práctica: Trello

Registrarse, instalar la app Crear uno o varios tableros ◦ Crear listas en un tablero ◦ Dar lógica a las listas: por ejemplo entrada

/ en curso / resueltas ◦ Probar funcionalidad de las tarjetas:

etiquetas, vencimiento, checklist ◦ Compartir algún tablero con otra persona

Ver licencias

Evernote

Evernote está diseñada como solución integral, para abarcar más que un GT ◦ "Guarda aquí lo que quieras" ◦ Similar aunque más elaborada que Trello Libretas en vez de tableros Notas: con texto, gráficos, manuscritos,

audios, capturas de páginas... Sistema de etiquetas, recordatorios, alertas Compartir, enviar Presentación de notas ...

Google Keep

Un Trello simplificado google-style ◦ keep.google.com

Gestión calendario GCalendar Introducción

◦ Google Calendar proporciona un lugar donde anotar los eventos más importantes.

◦ Podrás: ◦ Añadir eventos ◦ Enviar invitaciones fácilmente ◦ Compartir tu agenda con tu familia y

amigos ◦ Realizar búsquedas de eventos que podrían

interesarte ◦ etc.

Gestión calendario GCalendar Visualización

◦ Visualización por día, semana o mes

Gestión calendario GCalendar Avanzar y retroceder

◦ Avanzar y retroceder en el tiempo

Gestión calendario GCalendar Elección días a visualizar

◦ Elección de los días a visualizar

Gestión calendario GCalendar Insertar calendario en página web

1) En la lista de calendarios de la izquierda, haz clic en el botón de flecha hacia abajo que aparece junto al calendario que quieres insertar y selecciona Configuración del calendario

También puedes hacer clic en el enlace

Configuración que aparece al final de la lista de calendarios y, a continuación, seleccionar el nombre del calendario en cuestión

Gestión calendario GCalendar Insertar calendario en página web (II)

2) Copia el código iframe que aparece en la sección Insertar este calendario

3) Pega este código en tu sitio web para

insertar el calendario 4) Automáticamente aparecerá tu calendario,

en tu página web

Programación eventos Creación

◦ Haz clic en el día en que deseas crear un nuevo evento ◦ Si el evento dura una hora, haz clic y arrastra el

ratón ◦ En el cuadro, escribe la hora y el título del nuevo

evento ◦ Por último, haz clic en Crear evento para que

aparezca en tu calendario inmediatamente o bien en Editar detalles del evento para añadir información adicional

Programación eventos Creación (II)

Programación eventos Creación (III)

Compartir calendario Hacer público un calendario

1) En la lista de calendarios de la izquierda, haz clic en el botón de flecha hacia abajo que aparece junto al calendario en cuestión y selecciona Compartir este calendario

Compartir calendario Hacer público un calendario (II)

2) Selecciona Hacer público este calendario 3) Si no quieres que los demás vean los

detalles de tus eventos, selecciona Ver solo libre/ocupado (ocultar detalles)

Compartir calendario Compartir con usuarios

1) En la lista de calendarios de la izquierda, haz clic en el botón de flecha hacia abajo de un calendario y selecciona Compartir este calendario

2) Escribe la dirección de correo electrónico de la persona con la que quieras compartir tu calendario

3) En el menú desplegable, selecciona un nivel de permiso y haz clic en Añadir → Después de hacer clic en Añadir, esa persona recibirá una invitación por correo electrónico para ver tu calendario

Búsqueda huecos reuniones Introducción

◦ Mediante dos clicks podremos permitir que el resto de compañeros puedan conocer aquellos espacios libres de GCalendar. ◦ Esta opción sería de gran utilidad a la hora de

convocar reuniones ya que tras introducir la lista de todos los convocados a un evento, pinchando sobre Ver disponibilidad (que aparece justo encima del campo 'Lugar' )

◦ Si todos los convocados tienen activada esa opción, podremos ver si en la fecha/hora seleccionada tienen hueco en su agenda o no

Búsqueda huecos reuniones Pasos

◦ Abrir Google Calendar ◦ En Mis calendarios situar el cursor sobre vuestro

calendario principal ◦ Desplegar las opciones haciendo click sobre el icono que

aparece a la derecha (triángulo invertido) ◦ Seleccionar la opción Compartir este calendario ◦ Hacer click en Compartir este calendario con otros ◦ Hacer click en Compartir este calendario con todas las

personas de la entidad (si procede) ◦ Seleccionar en este caso la opción: ver sólo

libre/ocupado (ocultar detalles)

Búsqueda huecos reuniones Ver huecos

◦ Con esta opción el resto de compañeros sólo podrán ver los huecos libres

◦ Los ocupados aparecerán sombreados sin mostrar ningún otro tipo de detalle

◦ Si por alguna razón preferiéramos restringir esa posibilidad a ciertas personas de nuestro entorno, tendremos que ir eligiendo de una en una todas aquellas con las que tenemos interés en compartir nuestros huecos de agenda

◦ Ver sólo libre/ocupado (ocultar detalles)

Integración con Doodle Introducción

◦ Doodle es una herramienta muy sencilla de emplear que nos permitirá, mediante un breve cuestionario: ◦ La puesta en común de días y horas ◦ Disponibles para llevar a cabo un evento,

reunión, cita ◦ Con nuestros compañeros o amigos

Integración con Doodle Pasos

◦ Para ello, tan sólo deberemos seguir los pasos que se nos indican a continuación:

1) Entramos en la página doodle.com 2) Clickamos en la opción Create a user-account (crear una cuenta)

Integración con Doodle Pasos (II)

3) Pinchamos sobre “correo electrónico” para crear nuestra cuenta

Integración con Doodle Pasos (III)

4) Una vez escrita nuestra dirección de correo electrónico, elegimos la opción Create now

Integración con Doodle Pasos (IV)

5) Rellenamos los datos que se nos piden y clickamos sobre Create user-account

Integración con Doodle Pasos (V)

6) Una vez hecho esto, se nos enviará a nuestra bandeja de entrada del correo electrónico que hayamos empleado, con el código necesario

Integración con Doodle Pasos (VI)

7) Introducimos el código y pinchamos sobre Activate user-account

Integración con Doodle Pasos (VII)

8) A continuación veremos la siguiente pantalla en la que tendremos que clickar sobre Continue

Integración con Doodle Pasos (VIII)

9) Ya somos propietarios de nuestra cuenta Doodle. Ahora para poder llevar a cabo la realización de breves cuestionarios con el fin de poder concretar reuniones, eventos, citas… tan sólo deberemos seguir los siguientes pasos (una vez iniciada la sesión): 9.1) Seleccionamos la opción Dashboard

Integración con Doodle Pasos (IX)

9.2) Elegimos Planificar un evento

Integración con Doodle Pasos (X)

9.3) Rellenamos los campos que nos aparecen (Título, localización, nombre, descripción y correo electrónico) y clickamos en Siguiente

Integración con Doodle Pasos (XI)

9.4) Nos aparecerá un calendario en el que se nos pedirá que marquemos las propuestas deseadas

Integración con Doodle Pasos (XII)

9.5) Marcamos tantas propuestas como consideremos adecuadas y, a continuación, clickamos sobre la opción Siguiente

Integración con Doodle Pasos (XII)

9.6) Volvemos a elegir la opción Siguiente

Integración con Doodle Pasos (XIII)

9.7) Escribimos las direcciones de correo electrónico de aquellas personas que deseamos que participen en el evento/reunión/cita

Integración con Doodle Pasos (XIV)

9.8) Clickamos la opción Send and finish. Una vez hecho este paso habremos concluido la realización y el envío de nuestro Doodle. A todas aquellas personas a las que les hallamos enviado el mensaje, tendrán la opción de elegir día y hora. Cada vez que un miembro complete su selección se nos enviará automáticamente a nuestra cuenta un mesnaje. gracias a este mensaje podremos ir viendo en que fechas coinciden todos los miembros para poder realizar la cita/evento/reunión.

Sincronización móviles ◦ Cuando añades a tu teléfono una cuenta de

Google o de Microsoft Exchange ActiveSync que incluye un servicio de calendario y configuras esa cuenta para que sincronice: ◦ Los eventos del calendario con el teléfono ◦ Los eventos de ese calendario se añaden ◦ Se mantienen actualizados en la

aplicación Calendario de tu teléfono

Sincronización móviles (II) ◦ Si quieres controlar si una cuenta sincroniza

los cambios en los eventos del calendario con el servicio de calendarios de Google o de otra empresa, ve a la pantalla Cuentas y sincronización

◦ Puedes configurar los calendarios que se almacenan en el teléfono (para acceder a ellos rápidamente) y los que quieres mostrar u ocultar en la aplicación Calendario del teléfono

Gestión correo electrónico GMail: Gestor de Correo de Google

Gestión correo electrónico Aspectos básicos

◦ No requiere respuesta inmediata; no es síncrono ◦ Preferiblemente debe ser corto → no más de 20 líneas ◦ Si es extenso, mejor crear un documento (¡en Gdrive!) ◦ Evitar una larga lista de destinatarios cuando se

solicite o se requiera algo; otra cosa es para informar ◦ Distinguir entre el Para: y el CC: y el CCO: (en varios

Para: intentar evitar trabajo en paralelo; dar instrucciones)

◦ Separar los párrafos para mejorar la lectura

Gestión correo electrónico Aspectos básicos (II)

◦ Para → Sólo enviar los correos a aquellas personas que deban llevar a cabo la tarea (Actuar, responder, leer…)

◦ Cc → se manda copia a alguien cuando estamos seguros de que el mensaje supone un impacto para sus tareas y objetivos ◦ Evitar este campo en lo posible, pues causa confusión sobre

quién tiene que tomar las acciones o si los destinatarios tienen que opinar o no sobre el contenido.

◦ Cco → Igual que Cc pero sin identificación. Por tanto, el problema del “Cc”, puede verse agrandado pues sus receptores pueden pensar que lo han recibido ellos solos y, por tanto, pueden sentirse impelidos a “actuar”

Gestión correo electrónico Aspectos básicos (III)

◦ Asociar cada mensaje a una acción o comunicación concreta (facilitará la gestión al destinatario)

◦ Evitar el efecto bola de nieve; ¿tal vez mejor una llamada o una reunión para solucionarlo?

◦ Fuera de horas de trabajo, responder solo mensajes urgentes ◦ Indicar la urgencia explícitamente en el tema

◦ Si se escribe la respuesta fuera del horario, guardarla en borrador para el siguiente día. ¡Todo se ve de otra forma!

◦ Dejar las cosas claras; no pensar “con eso que he puesto ya lo tiene que entender o deducir ….”

Gestión correo electrónico Aspectos básicos (IV)

◦ A veces resulta imprevisible la reacción del destinatario

◦ Antes de enviar el mensaje valorar … ¿un chat?, ¿una llamada por teléfono?, ¿una reunión? (si el mensaje está escrito, se puede guardar en el borrador)

◦ Cambiar de contraseña periódicamente / doble verificación

◦ Revisar la seguridad ‘Notificaciones y actividad de los dispositivos’ (accesos) en security.google.com

Gestión correo electrónico PASS

Antes de enviar, check PASS

(modelo de McGhee, 2004)

Gestión correo electrónico PASS (II)

Acción requerida → Solicitar una tarea → Esperar respuesta a una pregunta → Avisar con urgencia → Informar o comunicar sin prisa

Soporte (+info) → Posible información de referencia → Utilizar enlaces o links web → Adjuntos … ¡ A evitar !

¡más compartir y menos adjuntos! ¡Usar GDrive!

Sumario (asunto) → Es importante (para el destinatario) → Debe ser claro → Indicar acción pretendida (en tema)

[AR],[RR],[RO],[FYI] → Identificar fecha (si hay F.límite)

Propósito → El objetivo final claro (qué se pretende) → El para qué y el origen (ayudan) → El para cuándo (no olvidar) → El dónde y qué se espera recibir → El ‘a quién va dirigido (to: cc: cco:)

Gestión correo electrónico PASS (III)

◦ Una buena frase en el asunto es aquella que explique el objetivo asociado al mensaje ◦ Una buena forma de hacer esto es

establecer expresamente la acción que se solicita al receptor : ◦ AR = (Action Requested). ◦ RR = (Response Requested). ◦ RO = (Read Only). ◦ FYI = (For Your Information only).

Gestión correo electrónico PASS (IV)

◦ Así mismo, una forma de facilitar la identificación por el tipo de tarea a realizar podría realizarse poniendo la acción entre corchetes más un espacio ◦ [AR] Preparar puesto de trabajo para 11-12-04 ◦ [RR] ¿Ha quedado instalado el servidor? ◦ [RO] Corte en servicio de edición de contenidos

viernes 5-12-04 a partir de las 12:00 ◦ [FYI] Versión final de la oferta presentada a la

Comisión Europea (proyecto E422)

Gestión correo electrónico PASS (V)

◦ En resumen: ◦ ¿Se comunica bien el propósito? ◦ ¿Se expresa con claridad la acción

requerida? ◦ ¿Se incluye la documentación apropiada? ◦ ¿Se ha resumido bien la línea del asunto? ◦ ¿Se ha revisado el para:, cc: y cco:? ◦ ¿Esta bien redactado y presentado? ◦ ¿Se han incluido fechas, horas y lugares?

Gestión correo electrónico Regla de las 4D

Regla de las 4D Al revisar el nuevo

correo recibido

Gestión correo electrónico Regla de las 4D (II)

◦ Delete (por no tener interés una vez leído) ◦ Do (responder, archivar… sobre la marcha) ◦ Delegate (reenviar… indicando motivo) ◦ Defer (para más tarde, No leído, etiquetar)

Gestión correo electrónico Edición de mensajes

◦ Redactar el mensaje en una ventana emergente (shift+"redactar")

◦ Usar (y no abusar) de tipos de letra y formato ◦ Fuente, tamaño, negrita, cursiva, subrayado,

color, ajuste, indexación numérica o por viñetas, sangrado, eliminar formato)

◦ Adjuntos …. ¡ No, por favor ! ◦ Compartir archivos desde Drive (la mejor

alternativa a adjuntos si destino UD) ó incluir el enlace en el mensaje

Gestión correo electrónico Edición de mensajes (II)

◦ Insertar una foto o arrastrarla desde una página web

◦ Incorporar un enlace a un documento o página web

◦ Insertar emoticonos ◦ Comprobar ortografía ◦ Antes de enviar:

◦ Valorar ‘Guardar como borrador’ antes de enviar ◦ Aplicar el PASS

Gestión correo electrónico Edición de mensajes (III)

◦ A la hora de adjuntar a un correo electrónico un archivo, debemos tener en cuenta dos criterios: ◦ Legibilidad ◦ Almacenaje

Fuente: http://redactarmejor.blogspot.com.es/2012/01/la-legibilidad-un-requisito-muchas.html

Gestión correo electrónico Edición de mensajes (IV)

◦ El hecho de tener en cuenta estos dos criterios, genera una serie de restricciones para el emisario puesto que debería emplear: ◦ vCard → Fichas de contactos ◦ Documentos → Compartir fichero (Google Drive) ◦ iCalendar: calendarios → Invitaciones a GCalendar ◦ PDF ◦ MS Office (Excel, Word, Powerpoint, etc.) → Tener

siempre en cuenta la compresión de archivos (ZIP)

Gestión correo electrónico Configuración general

Gestión correo electrónico Configuración general (II)

◦ Ajustar densidad de la visualización ◦ Configuración bandeja de entrada …. ¡Nuevo! ◦ Idioma ◦ Conversaciones por página (50) y contactos (100) ◦ Mostrar imágenes externas (velocidad, privacidad) ◦ Avance automático (p.e. tras borrar, pasar al

siguiente o volver a lista) ◦ Responder a todos (por defecto) ◦ Tipo de letra

Gestión correo electrónico Configuración general (III)

◦ Vista de conversación (anidamiento) ◦ Enviar y archivar (opcional) ◦ Estrellas (1,4 o todas…) ◦ Habilitar notificaciones de nuevo correo ◦ Imagen personal ◦ Crear contactos cuando use nuevas direcciones

(práctico) ◦ La firma (esencial) ◦ Respuesta automática (cuando estamos fuera de la

oficina)

Gestión correo electrónico Labs

Gestión correo electrónico Labs (II)

Ojo: sin garantía. Algunas interesantes: ◦ Avance automático ◦ Chat en el lado derecho ◦ Deshacer el envío …

◦ (sólo dura unos segundos) ◦ Incorporado ya a configuración general

◦ Panel de vista previa (horizontal o vertical) ◦ Respuesta estándar (plantilla modelo de

respuesta) ◦ Gadget de calendario

Gestión correo electrónico Añadir otra cuenta

Gestión correo electrónico Añadir otra cuenta (II)

Gestión correo electrónico Botones de la barra de gmail

Gestión correo electrónico Botones de la barra de gmail (II)

◦ Algunos botones, como "Archivar", "Spam" y "Etiquetas", están ocultos hasta que los necesites

◦ Esto significa que sólo se muestran si has seleccionado o abierto un mensaje

◦ Si arriba prefieres que aparecen botones con texto en lugar de iconos o viceversa, pasos: ◦ Haz clic en el icono de rueda dentada y selecciona

Configuración del correo ◦ En la sección General | "Etiquetas de botones",

selecciona o Texto o Iconos ◦ Haz clic en Guardar cambios cuando hayas

seleccionado lo que prefieras

Gestión correo electrónico Cambiando la interfaz

Configuración perfil Edición de perfil

Configuración perfil Edición de perfil (II)

__________________________________________ Nombre Apellido1 (apellido 2) Cargo Nombre del Centro / Servicio Universidad de Deusto www.deusto.es Avda. Universidades 24 48007-Bilbao Tel. 944 000 000 (ext. 0000) Mov. 000 000 000 xxxx.xxx@deusto.es __________________________________________

Configuración perfil Firma

Configuración correo no deseado Administración del SPAM

◦ Los filtros de spam de Gmail también funcionan en tu cliente IMAP desviando automáticamente los mensajes que sospechan que no son deseados a "[Gmail]/Spam" y los desvía de la bandeja de entrada.

◦ Si encuentras un mensaje que debería estar marcado como spam, muévelo a "[Gmail]/Spam". Es como seleccionar "Marcar como spam" en la interfaz web de Gmail y ayudar a mejorar los filtros de spam

Gestión agenda y contactos Google Contacts

Gestión agenda y contactos Sincronización con dispositivos móviles

Gestión agenda y contactos Sincronización con dispositivos móviles (II)

Para agregar una cuenta de Gmail sigue los siguientes pasos:

1.Accede a Ajustes > Personal > Cuentas y sincronización.

2.Toca Añadir cuenta. 3.Selecciona el tipo de cuenta "Google" . 4.Sigue las instrucciones en pantalla para

introducir la información sobre la cuenta de Google.

Gestión agenda y contactos Sincronización con dispositivos móviles (III)

◦ Cuando finalices, la cuenta se agregará a la lista en la pantalla Configuración de Cuentas y sincronización

◦ Según cómo hayas configurado tu cuenta, el correo electrónico, los contactos y otra información comenzarán a sincronizarse en tu teléfono.

◦ Abre la pantalla Configuración de Cuentas y sincronización.

◦ La pantalla muestra tu configuración de sincronización actual y una lista de tus cuentas actuales

Métodos filtrado y respuesta Creación de filtros

◦ Unos criterios de detección o filtrado de mensajes a partir de unas características de los mismos ◦ remitente de un mensaje, destinatario, asunto,

contiene la palabra, no contiene la palabra, contiene archivo adjunto o no

◦ Unas acciones a realizar con los mensajes que se reciban y cumplan con los criterios de filtrado. Las acciones pueden ser: ◦ omitir de recibidos (archivarlo), marcarlo como leído,

destacarlo, aplicar una etiqueta concreta, reenviarlo a una dirección, eliminarlo, … con la posibilidad de aplicarlo a conversaciones ya recibidas.

Uso de filtros

Métodos filtrado y respuesta Procesando mensajes no leídos

◦ Acordarse de las 4D (Delete, Do, Delegate, Defer) ◦ Eliminar si no vale la pena ni guardar (aunque hay

espacio de sobra) ◦ Si eliminas un mensaje lo puedes recuperar de la

papelera (30 días) ◦ Marcar como SPAM para que el sistema ‘aprenda’ ◦ Aplicar una o varias etiquetas (AR y RR y otras …. si

es DEFER) ◦ Archivar si no es necesario hacer nada (p.e. RO, FYI).

◦ Archivar = eliminar la etiqueta recibidos (click sobre “Recibidos x”)

Métodos filtrado y respuesta Procesando mensajes no leídos (II)

◦ Si sólo tiene una carpeta destino y se quiere quitar de recibidos: Mover a

◦ Si requiere de atención especial “destacar” (estrella) ó marcar ‘no leído’

◦ Para verlo mejor o imprimir, abrir en ventana particular ◦ Hay acciones a nivel de todos los mensajes de una

conversación ◦ Marcar no leído, no destacar, crear evento, filtrar,

reenviar todo, traducir ◦ Es posible desplegar todas las conversaciones ◦ Hay acciones a nivel de cada mensaje

◦ responder, reenviar, imprimir, eliminar, denunciar suplant. identidad

Tras procesar el mensaje ◦ Revisar las etiquetas: quitar o poner nuevas

◦ Quitar AR ó RR si se usan como etiquetas ◦ Guardar el archivo adjunto en Google Drive o descargarlo

(o verlo) ◦ Darlo por atendido, es decir archivarlo:

◦ Con el botón de archivar (desaparecerá de la bandeja de entrada)

◦ Eliminando la etiqueta ‘Recibidos’ (click sobre la ‘x’)

Métodos filtrado y respuesta Respuestas prediseñadas

◦ (Opción que debe activarse en Google Labs) ◦ Algunos correos pueden ser respondidos de

igual forma ◦ Por ejemplo, una respuesta genérica para un

remitente que nos envía una documentación que le habíamos solicitado, y en la que todo está perfecto. Se le podría haber respondido:

Estimado Sr./Sra. Hemos recibido correctamente la documentación adjunta. Muchas gracias por su pronta respuesta. Saludos.

Métodos filtrado y respuesta Respuestas prediseñadas (II)

Métodos envío masivo Administrador de Contactos

◦ Una de las funciones más poderosas del servicio es su administrador de Contactos que te permite usar diferentes criterios en tu libreta de direcciones

◦ Si deseas enviar el mismo mensaje de correo electrónico a varios de tus contactos a la vez, no necesitas crearlo muchas veces

◦ Puedes usar el administrador de Contactos de Gmail para enviar un mensaje masivo dirigido hasta 100 destinatarios

Métodos envío masivo Envío masivo

1) Inicia sesión en tu cuenta de Gmail y haz clic en "Contactos" en la columna izquierda.

2) Marca las casillas junto a todos los destinatarios de correo a los que deseas enviarles el correo masivo. Si deseas enviar un mensaje a todos los contactos haz clic en la casilla del icono con una flecha que apunta hacia abajo, cerca del botón "Grupos" y selecciona "Todos" en el menú desplegable que aparecerá

Métodos envío masivo Envío masivo (II)

3) Haz clic en el botón "Mensaje de correo electrónico" en la parte superior de la página. Esto te permite redactar un mensaje con todos los contactos seleccionados en el campo "Para" del mensaje.

4) Haz clic en el enlace "Agregar Cc" debajo del campo "Para" y escribe las direcciones adicionales de correo electrónico que desees incluir, que no se encuentran entre tus contactos.

5) Agrega una línea de asunto y el cuerpo del mensaje y luego haz clic en el botón "Enviar" en la parte superior para enviar el correo masivo a todos los destinatarios.

Métodos envío masivo Envío masivo (III)

Métodos envío masivo Envío masivo (IV)

◦ Puedes proteger la privacidad de los destinatarios cuando envías un correo masivo a través de la función copia de carbón oculta

◦ Escribe tu propia dirección de correo en el campo "Para"

◦ Haz clic en el enlace "Agregar Bcc" debajo de este campo y luego copia y pega todas las direcciones de correo de los destinatarios en el nuevo campo que aparecerá

◦ Ninguno podrá ver la dirección de correo de los otros en el mensaje que reciban.

Métodos organización eficaz Estructura de etiquetas/carpetas

Métodos organización eficaz Estructura de etiquetas/carpetas (II)

◦ Nivel 0: De acceso rápido ◦ [RR], [AR], [FYI], [RO], [GP] , [Alerta]

◦ Nivel 1: El departamento, unidad ó servicio ◦ Subdividido en equipos internos de trabajo

◦ Nivel 2: Los proyectos o procesos ◦ Subdividido en los más importantes

◦ Nivel 3: La empresa ◦ Subdividida en los departamentos, unidades o servicios

◦ Nivel 4: Exterior (OUT) ◦ Subdividida en entes externos

◦ Nivel 5: Personal ◦ Subdividida en secciones de interés (bancos, amigos, casa, familia, etc.)

Métodos organización eficaz Sobre el uso de etiquetas/carpetas

◦ Son útiles para archivar y clasificar los mensajes

◦ Se muestran ordenadas alfabéticamente (ojo al nombrarlas: letra de comienzo para orden y longitud para visualización)

◦ Se pueden anidar en otra de mayor jerarquía ◦ No usar más de dos niveles (recomendación) ◦ Un mensaje puede tener varias etiquetas

asociadas ◦ Ayudan a buscar sólo en esa etiqueta

(cronología)

Métodos organización eficaz Sobre el uso de etiquetas/carpetas (II)

◦ Se muestran en la lista y en los propios mensajes ◦ Se pueden ocultar (cuando ya no interesen) ◦ Se pueden ocultar (si no tienen mensajes sin leer) ◦ Un filtro puede aplicar etiquetas a mensajes que

cumplan una condición ◦ No volverse loco creando cientos; las búsquedas

son muy eficaces ◦ Pueden asignarse colores para identificar mejor los

mensajes

Métodos organización eficaz Sobre el uso de etiquetas/carpetas (III)

◦ Ocultar si no se usan (p.e. destacados, importante, chats …)

◦ Mostrar: enviados, borradores, todos, SPAM (si hay sin leer), papelera

◦ Categorías y círculos (ocultar si no se utilizan)

Métodos organización eficaz Sobre el uso de etiquetas/carpetas (IV)

◦ Desde “administrar etiquetas” podemos: ◦ Crear una nueva etiqueta (ojo 1ª letra/número ->

orden) ◦ Por defecto ‘Mostrar’ en lista y en mensajes ◦ Utilizar la opción ‘Mostrar sólo si hay sin leer’

◦ Se puede cambiar el nombre y también de carpeta ◦ Ocultar las que hayan quedado obsoletas ◦ Si se elimina una etiqueta NO se borran los mensajes ◦ En el segundo nivel utilizar cajón de sastre ‘Otros

...’(no volverse locos creando etiquetas para todo; la búsqueda es muy potente) ◦ No etiquetar con 1er nivel si tiene subcarpetas

Métodos localización información Cuadro de búsqueda

◦ El cuadro de búsqueda está al principio de la pantalla de Gmail ◦ Tan solo tienes que escribir la palabra que busques

en ese cuadro y hacer clic en el icono de la lupa

Métodos localización información Cómo afinar la búsqueda (III)

La búsqueda de Gmail no reconoce ni los caracteres especiales tales como [ ], ( ), &, # o * ni los símbolos de monedas. Como Gmail también intenta buscar en los archivos adjuntos, es posible que en

los resultados no estén resaltadas las palabras buscadas

Métodos localización información Búsqueda de mensajes

◦ Utilizar la caja de búsqueda superior: teclea cualquier cosa ◦ o posicionarse en una carpeta concreta y buscar

◦ Pinchando a la derecha se accede a la búsqueda avanzada ◦ Seleccionar una carpeta donde buscar ◦ De ◦ Para ◦ Asunto ◦ Contiene las palabras ◦ No contiene las palabras ◦ Contiene archivos adjuntos ◦ No contiene archivos adjuntos ◦ Rango de fecha a buscar ◦ Crear un filtro con el criterio de búsqueda

◦ Tecleando en la caja de búsqueda operadores de búsqueda

Métodos localización información Búsqueda de mensajes (2)

Info completa de búsqueda avanzada

Gmail: otros Mensajes "importantes" ◦ Usados para la gestión de Prioritarios ◦ Google intenta diferenciar en función de

los usuarios del mensaje y las marcas de "importante" activadas

Configuración -> recibidos -> prioritarios ◦ “Importantes y no leídos” ◦ “Destacados” ◦ “Todo lo demás”

Ayuda de google: prioritarios

Gmail ninja: atajos de teclado ◦ Cursores arriba y abajo entre mensajes ◦ En conversación n-next mensaje / p-previo ◦ Redacción: Ctrl+Enter enviar / Tab /

Ct+Sh+c cc / Ct+Sh+b bcc Listado completo ◦ O pulsa "?" ◦ Teclas

extendidas!

Gmail atajos (2) Enter - entra en mensaje/conversación ◦ l - añade etiqueta ◦ j - siguiente conv / k - anterior ◦ v - mover a ◦ e - archivar ◦ r - responder / a - replyall / f - reenviar ◦ +|- - marcar como importante / no imp.

u - sale de nuevo a lista Una chuleta Ysí... hay un lab de teclas personalizadas!

¿Cliente email o webmail? Algunas opciones de clientes: ◦ Mozilla Thunderbird ◦ eM Client, Outlook ... Comparativa

Diferencias fundamentales: ◦ Funcionamiento offline ◦ Correo en el disco vs. en la nube Ordenador vs. multidispositivo ◦ Más usabilidad de aplicación / navegador ◦ Plugins vs. extensiones de navegador ◦ Configuración personalizada de teclas

Reuniones remotas

La videoconferencia ya es un hecho ◦ Google Hangouts vs. Skype La competencia lo tiene difícil: Adobe

Connect, BlackBoard, WebEx, GoToMeeting, TeamViewer, Oovoo, VSee...

Algunas comparativas... Hangouts/Skype (en inglés)

Google Hangouts Chat / Compartir pantalla Multidispositivo (móviles, tablets) Integrado en Google (Google+) Totalmente gratuita Emisión masiva integrada con YouTube Grabación permanente (privacidad config.)

Límite 10 personas en conferencia Herramientas: sala de control Aplicaciones integradas: google effects, toolbox...

Hangouts en Directo

Partiendo de ◦ https://plus.google.com/hangouts/onair ◦ Preguntas en tiempo real ◦ Seguimiento directo y por youtube

Práctica: Hangouts ◦ Arrancar hangout.google.com Instalar app en dispositivo móvil ◦ Barra superior: interruptor micro/cam ◦ Invitar en pequeños grupos ◦ Conversar desde ordenador o móvil ◦ Compartir pantalla / chat

4. Otras Herramientas

Un largo etcétera...

Automatización

Zapier - servicio web de automatización entre apps/servicios ◦ Otras IF (IFTTT) - IF This Then That Tasker

Práctica: Zapier

Registrarse en zapier ◦ Indicar algunas de las apps más usadas ◦ Buscar servicios zap para esas apps ◦ Configura algún zap Ej: cada email etiquetado en gmail a nueva

tarea trello

Gestión proyectos Gantter

Gestión proyectos Smartsheet

Gestión de proyectos

ActiveCollab ◦ De forma muy ágil, el gestor del proyecto

crea hitos y tareas y las asigna a los miembros del equipo ◦ A partir de ahí se pueden mantener

comunicaciones y avisos, e intercambiar ficheros cómodamente ◦ Además, permite escribir y responder

desde tu correo sin haber entrado en el sistema.

Gestión de proyectos

Assembla ◦ El elemento clave es el sistema de tickets

que son asignados a cada miembro del equipo ◦ Cada ticket incorpora información

detallada como el nivel de complejidad y las horas de trabajo ◦ Destaca por sus funcionalidades de

Reporting, que incluyen informes muy útiles para gestionar plazos y recursos ◦ Al principio no es tan intuitivo como otros

Gestión de proyectos

Basecamp ◦ Es seguramente la más sencilla e intuitiva ◦ Tiene un diseño impecable, su interfaz

visual permite rápidamente revisar discusiones, tareas y ficheros Incluye también un time-line y un calendario ◦ Es posible responder a las discusiones

desde el email (sin haber accedido al sistema)

Gestión de proyectos

Central Desktop ◦ Su principal ventaja es que está muy

orientada al trabajo en tiempo real ◦ Ofrece mensajería instantánea, edición de

documentos online y conferencia web en tiempo real

Gestión de proyectos

Confluence ◦ Es una herramienta ideada para facilitar el

intercambio de documentación, información y archivos ◦ Aporta un alto nivel de organización para

grandes proyectos u organizaciones ◦ Destaca también por su integración con

Microsoft Office

Gestión de proyectos

Teambox ◦ Al igual que BaseCamp, una de las

herramientas más fáciles e intuitivas de usar ◦ Es muy útil para organizar proyectos

colaborativos ◦ Te ayuda a gestionar muy fácilmente la

importancia y prioridad de las tareas, y permite que los usuarios envíen actualizaciones sobre el progreso del proyecto

Gestión de proyectos

TeamLab ◦ Es una plataforma de gestión gratuita para

las empresas de pequeño y mediano tamaño ◦ Trabajar con TeamLab es como tener una

red social en la empresa: puede crear entradas de blog que toda la empresa puede ver ◦ Tiene además otras características sociales,

como anuncios, encuestas para recabar la opinión pública, y muchas otras

Gestión de proyectos

Time Doctor ◦ Es una herramienta centrada en el control

de tiempos ◦ Incluye una pantalla opcional para

supervisar a los empleados remotos, genera de manera automática informes diarios, lleva un registro de los sitios web y las aplicaciones que se utilizan ◦ En definitiva, te permite seguir y supervisar

las acciones del usuario en su ordenador ◦ Para los más estrictos con cada euro que

Toma de decisiones

Appgree [Software privativo] ◦ Frente a una pregunta lanzada por el

administrador de cada grupo, las personas decidan de manera muy sencilla una respuesta satisfactoria para la gran mayoría ◦ Lo interesante es que cada uno de los

usuarios puede proponer una respuesta distinta, y sólo necesita evaluar tres de las demás respuestas, para llegar a un resultado final con un apoyo global que a menudo oscila entre el 80% o 90%

Toma de decisiones

Liquidfeedback [Software libre: MIT license] ◦ Usada por el Partido Pirata Alemán para

tomar decisiones ◦ Introduce el concepto de democracia

líquida, que consiste en poder delegar nuestro voto para cualquier votación en otra persona, que votaría por nosotros ◦ De esta manera soluciona también el

problema de la imposibilidad de que todo el mundo pueda participar en todas las

Toma de decisiones

Agora voting [Software libre: AGPLv3] ◦ Plataforma similar a la anterior,

desarrollada en España ◦ Los desarrolladores han hecho especial

hincapié en la seguridad del voto y su verificabilidad. ◦ Además de utilizarse internamente en

partidos como Equo, la plataforma se utilizó en la iniciativa Congreso transparente en la cual el diputado Joan Baldoví de Compromis-Equo votó en el parlamento

Toma de decisiones

Your priorities [Software libre: AGPLv3] ◦ Similar a la herramienta anterior ◦ Saltó a la fama tras su implementación en

Islandia en la página BetriReykjavik (Mejor Reikiavik)

Propongo [Software libre: GPLv2] ◦ Al igual que en las dos herramientas

anteriores, durante el 15M se habilitó una web, basada en el software Q2A, para recoger propuestas ciudadanas ◦ Junto a los buzones físicos en las

Toma de decisiones

All our ideas [Software libre: Modified BSD License] ◦ Usa un método de comparación entre

pares para ordenar una lista grande de propuestas ◦ Se van mostrando aleatoriamente parejas

de propuestas, y para cada una de ellas el usuario señala cuál de las dos prefiere ◦ Si no puede decidir entre ellas, la

explicación de por qué ◦ Con toda la información introducida por

Encontrar huecos

Doodle [Software privativo] ◦ Aplicado al caso de encontrar el momento

más favorable para un grupo de personas entre múltiples horarios disponibles ◦ Cada problema puede necesitar un tipo de

interacción distinta para ser resuelto de manera efectiva

Debate

Loomio [Software libre: AGPLv3] ◦ Gran éxito desde organizaciones sociales

hasta ayuntamientos ◦ Incluye votaciones en los grupos, pero en

este caso enfocadas a poder conocer en todo momento la opinión de los participantes sobre lo que se está hablando y así ayudar a encaminar mejor las propuestas ◦ De esta manera por un lado se potencia el

poder encontrar soluciones lo más

Debate (2)

Incoma [Software libre: AGPLv3] ◦ Diseñada para permitir que grandes

cantidades de personas debatan de manera efectiva, sin que se reduzca el debate a un "me gusta" ◦ Afronta este reto mediante la visualización

de las conversaciones, permitiendo que se sigan fácilmente los diferentes hilos de debate que se vayan abriendo, que se encuentren los argumentos a favor o en contra, los puntos más controvertidos, etc.

Debate (3)

Truth mapping ◦ El enfoque es visualizar en el debate los

procesos lógicos de la forma más clara posible, para que sea la lógica la que ponga claridad ◦ Sobre esta primera capa lógica se añaden

valoraciones subjetivas

Mapeo geográfico

Ushahidi y OpenStreetMap [Software libre: LGPL] y [contenido libre: ODbl] ◦ Una vez seleccionada información

relevante, un proceso adicional puede ser el añadir capas de información a esa selección ◦ Este es el caso de los mapeos, donde a la

información que nos interesa se le añade la capa geográfica ◦ La herramienta más popular al respecto es

Ushahidi, un mapa-wiki donde cualquier

Otros

Gestión de contraseñas ◦ KeePass (para Android)

Gestión de tarjetas de visita ◦ CamCard, ScanBizCards

5. Cierre: Puesta en común

¿Dudas, ideas? ¿Necesidades? Comunidad google+ ◦ bit.ly/cebek-ofom-com

Cierre

¡Gracias por vuestra atención e interés! Cualquier cosa a

andoni.eguiluz@deusto.es Comunidad google+ para resto de dudas

y compartir experiencias-necesidades ◦ http://bit.ly/cebek-ofom-com