CARTILLA DE OPERACION

MODULO DE STOCK/COSTO

PLATAFORMA AP11

Empresa : Acrus-CCL Fecha : Octubre, 2012 Equipo Totvs

Temario

Mantencin Tablas Productos Grupo Productos Tipo Movimiento Bodegas

Operaciones Saldo Inicial Trazabilidad

Movimientos internos Gua de Despacho Transferencia Sucursales (Mod.2) Internos (Mod. 2)

Informes Kardex por da Saldos en Stock Situacin de Stock

Cierre Mensual Ajuste - Saldo Actual Recalculo Costo Medio Cierre de Saldos

FLUJO OPERACIONAL

MANTENCION TABLAS___________________________________________________________

En todos los mens de Mantencin de Tablas (Actualizacin->Archivos), al momento de elegir una opcin La primera pantalla que ver corresponde a la pantalla de browser o vista, esta dispone de un men ubicado en el ngulo superior izquierdo, en donde estarn las funciones que podr realizar con respecto a la tabla que esta visualizando en la grilla. Algunas de las opciones del men son: Incluir, Visualizar, Buscar, Modificar, Eliminar.

Al elegir la opcin Incluir/Modificar, se presentara una pantalla de ingreso de datos, donde podr encontrar lo siguiente:

Datos Obligatorios : Son aquellos cuyo nombre de Campo estn en azul, con asterisco Datos Bloqueados : Son aquellos cuya rea de ingreso esta en plomo Lupita : Datos que tienen asociada una tabla de opciones, de los cuales debe elegir

un valor para completar el dato.

Mantencin de Producto. Debemos ingresar al mdulo de Stock/Costos, hacer clic sobre la siguiente secuencia: Actualizaciones->archivos->productos.

Al Seleccionar Incluir/Modificar, se mostrara la siguiente pantalla

Explicacin de datos solicitados

Tipo : Agrupador de productos

Grupo : Sirve para clasificar el nuevo cdigo que estamos generando, esta clasificacin es utilizada por los informes de suma de piezas, por lo tanto se pide hacer una buena clasificacin del producto a incluir.

Unidad : Unidad de Medida del producto, por ejemplo Kg, Mts., Lts., Etc.

Deposito Estndar: Ubicacin o bodega donde generalmente se encontrara disponible dicho producto.

Seguimiento : Es importante que definamos este campo, ya que de l depende el control para lotes, sublotes y stock por proveedor, este campo deber ser llenado con la letra L para poder realizar el control de los Lotes y proveedores, S para control de Sublotes, y con N para todos aquellos productos no afectos a este control. Ej. Cdigos de servicios, gastos, etc.

Punto pedido : Ubicado en la carpeta MRP/PCP este campo debe ser informado, la cantidad mnima a mantener en stock, es utilizado para la generacin de solicitudes de compra

automticas por punto de pedido, este campo puede ser calculado por el sistema y se calcula en base al consumo promedio de los ltimos N meses.

Informes Relacionados: Productos (Informes->Archivos->Productos)

Mantencin de Grupo Producto

El concepto de Grupo de producto nos permite asociar a un cdigo una serie de datos relacionados, estableciendo una consistencia en la definicin y gestin de los productos.

Debemos ingresar al mdulo de Compras, Facturacin o Stock/Costos, hacer clic sobre la siguiente secuencia:

Actualizaciones->archivos->Grupo de productos.

Al Seleccionar Incluir/Modificar, se mostrara la siguiente pantalla

Tipos de Movimientos

El archivo de Tipos de Movimiento es muy importante porque identifica las reglas de los movimientos internos de materiales (solicitud, devolucin y produccin). Su importancia se compara a la del archivo de TES (Tipos de Entrada y Salida), que controla el movimiento externo de los productos.

El tipo de movimiento tambin define si deben actualizarse los saldos de reserva.

Los cdigos de 0 a 500 son para las entradas:

Tipo D Devolucin

Tipo P Produccin

Los cdigos de 501 a 999 son para las salidas:

Tipo R Solicitudes

Los cdigos 499 y 999 son exclusivamente reservados para uso interno del sistema y representan consecutivamente, la entrada y salida automtica.

Bodegas

Esta opcin permite crear las bodegas que utilizara la empresa. Debemos ingresar al mdulo de Stock/Costos, hacer clic sobre la siguiente secuencia: Actualizaciones->archivos->Maestro de Bodegas

Para crear una nueva Bodega, seleccionar INCLUIR; luego aparecer la siguiente pantalla

Donde debe ingresar el Cdigo y Descripcin de la Bodega.

OPERACIONES__________________________________________________________________

Saldos Iniciales

Por medio de los saldos iniciales se podr controlar cada tem del stock, la cantidad y el valor. Para cada tem en stock, el sistema mantiene tres saldos, la cantidad y el valor: Saldo Inicial : Es el saldo al inicio del periodo (a menudo, el mes), se utiliza para reprocesar el

clculo del costo medio y para ajustar el saldo actual. El cierre se actualiza por el saldo final, desde que se haga la limpieza de los movimientos, pues el saldo inicial debe estar coherente con el movimiento ms antiguo.

Saldo Final : Es el saldo final del perodo (a menudo el mes), se utiliza para emitir los informes de cierre. Se actualiza por el Recalculo del Costo Medio o en tiempo real (on-line).

Saldo Actual : Es el saldo on-line que tambin se puede calcular por el programa de Saldo Actual, basado en el saldo inicial y en el movimiento existente en los archivos

Debemos ingresar al mdulo de Stock/Costos, hacer clic sobre la siguiente secuencia: Actualizaciones->Stock->Saldos iniciales

Se mostrara una pantalla con los saldos por producto; para un nuevo saldo, seleccione INCLUIR, donde se desplegara la siguiente pantalla

Donde deber indicar el producto, la Bodega y la cantidad a ingresar. Para grabar seleccione OK

Trazabilidad Por medio del Control de trazabilidad es posible trazar todo el camino recorrido por el producto en la empresa, adicionalmente tambin puede restringirse el uso de productos con fecha de validez vencida.

El control de trazabilidad se basa en la utilizacin de lotes, que se atribuyen a un grupo de productos en el momento de su entrada al sistema. Este nmero de lote acompaar al producto por medio de los diversos procesos en el sistema, permitiendo, por ejemplo, saber qu lotes de materia prima se utilizan en la produccin de determinado producto terminado. Imagine el caso en el que se detecten problemas en la materia prima de este producto terminado. Con el control de trazabilidad activado podr saberse con ms exactitud qu materias primas se emplearon en su produccin, pues la bsqueda se restringir a determinados lotes y no a toda la cantidad del producto en el stock. Ejemplos prcticos del uso del control de trazabilidad pueden observarse en industrias automovilsticas e industrias farmacuticas, que necesitan saber exactamente qu lotes se utilizaron en la produccin de sus productos, porque en caso de que ocurran problemas, deben informar a los consumidores qu lotes de productos deben revisarse o retirar de circulacin.

Mantencin de Lotes Esta rutina permite buscar y visualizar lotes ya existentes e incluir/borrar lotes nuevos (podrn borrarse solamente lotes incluidos manualmente). La inclusin de lotes debe utilizarse cuando un producto con saldo en stock y sin control de trazabilidad pasa a utilizar este control. En este caso, se debe incluir un lote con la cantidad en stock para el producto, a travs del archivo de productos, con su contenido igual a S (Sublote). Si desea utilizar control tipo L = Lote, se debe modificar el campo manualmente. Otra funcin de esta rutina es la modificacin de la fecha de validez del Lote/Sublote.

Bloqueo de Lotes El sistema permite bloquear Lotes y Sublotes para impedir que se utilice un determinado lote. Cuando se utiliza la rutina Bloqueo de Lote, se genera un registro de bloqueo de lote/sublote y se reservar la cantidad informada. A travs de esta rutina, tambin se puede aprobar un lote/sublote de forma total o parcial

MOVIMIENTOS INTERNOS________________________________________________________

Debemos ingresar al mdulo de Stock/Costos, hacer clic sobre la siguiente secuencia: Actualizaciones->Movimientos Internos

Al ingresar se desplegara la siguiente pantalla, donde podr seleccionar los siguientes movimientos internos:

- Gua de Despacho - Transferencia (mod.2) - Internos (Mod.2)

Gua de despacho. Para realizar la recepcin de mercadera va Gua de Despacho del proveedor, debemos hacerlo desde el modulo de stock y hacer clic sobre la siguiente secuencia: Actualizaciones->Movim.Internos->Gua de Despacho.

La primera pantalla nos solicitar ingresar el tipo de la gua, debemos tener claro el concepto bajo el cual ingresaremos la gua. Y la segunda pantalla nos mostrara los parmetros relacionados a la contabilizacin del documento.

Luego, hacemos clic sobre la opcin Incluir del men,

Aqu deberemos ingresar los datos del proveedor, de la gua y el detalle de productos recepcionados.

Movimientos internos (Mod.2) Los movimientos internos los utilizaremos para generar vales de consumo manuales y hacer devoluciones. A esta opcin accedemos desde el modulo de stock siguiendo la siguiente secuencia: Actualizaciones->Movim. Internos->Internos (mod 2).

Mod2 muestra la pantalla en forma de documento con un encabezado y un detalle, y sobre este detalle podemos generar movimientos de varios productos aglutinados en un solo documento.

Al ingresar un movimiento debemos tomar especial atencin al campo TM, ya que de este dato depende si generaremos:

- Una devolucin: Los TM menores a 500 son entradas o devoluciones , - Un consumo manual : los TM mayores a 500 son salidas,

Por ejemplo, si queremos generar una devolucin tendremos que poner el cdigo 002 que corresponde a una devolucin, y si queremos generar un consumo manual debemos indicar el cdigo 501.

Luego informamos el cdigo del producto, la cantidad, y la bodega a la cual se le asignar el movimiento, para asignar un lote nos posicionamos sobre el campo lote, presionamos F4 y seleccionamos el lote, si estamos haciendo una devolucin y no hay lotes para asignar, en el mismo momento debemos asignar manualmente un cdigo de lote para el producto, y su correspondiente fecha de vencimiento.

Un dato importante es ingresar el Centro de Costo, tambin podemos asignar un numero de documento.

Otra de las funcionalidades de esta opcin es la posibilidad de cargar un movimiento en una orden de produccin, de esta forma el costo que estamos moviendo se reflejar en el costo total de la orden de produccin. Confirmamos para grabar.

Informes Relacionados: - Movimien. Internos (Informes->Analis. Movimiento->Internos) - Kardex x Da (Informes->Anlis. Movimientos->Kardex x Da).

Transferencias Sucursales

Esta opcin nos permite mover stock entre depsitos de la empresa; cuando dicho movimiento solo constituye traslado Interno, No hacia el cliente o proveedor.

A esta opcin accedemos desde el modulo de stock siguiendo la siguiente secuencia: Actualizaciones->Movim. Internos->Transferencia (mod 2)

En esta pantalla, deber indicar el producto de origen, cantidad, depsito de DESTINO (quien recibir la mercadera).

Informes Relacionados: - Movimien. Internos (Informes->Analis. Movimiento->Internos) - Kardex x Da (Informes->Anlis. Movimientos->Kardex x Da).

INFORMES_____________________________________________________________________

Cada vez que ingrese a una opcin de impresin, se encontrara con una pantalla que tiene varias reas de configuracin:

1.- Impresin : Define el formato de Salida del informe, esto es si lo quiere en un Archivo, a impresora (spool), enviar por correo, planilla tipo Excel, etc.

En el caso que elija Archivo, se mostrara el nombre del ARCHIVO a generar; y para el caso de Spool, se mostraran las impresoras disponibles. Adems, debe indicar si quiere que sea grabado o impresora en el Servidor de aplicacin o en el PC del usuario.

2.- Papel : Indica el tamao y orientacin de la hoja.

3.- Configuracin : Define criterio de ordenamiento de los datos y formato de los informes. El botn PREVIEW indica si se imprime directamente a la impresora o muestra primero en pantalla.

4.- Parmetros : Al ingresar a Acciones Vinculadas (parmetros) encontrara los criterios de filtrado y seleccin de los datos que sern considerados en el informe.

Estos parmetros son IMPORTANTES para el resultado entregado por el informe

Saldos Stock Este informe permite visualizar los saldos en stock, por almacenes, de todos los productos registrados, segn la parametrizacin adoptada por el usuario.

A esta opcin accedemos desde el modulo de stock siguiendo la siguiente secuencia: Informes->Situacin de Stock->Saldos en Stock

Parmetros del informe Agrupa por? De Sucursal? - A Sucursal? De Deposito? - A Deposito? De Producto? - A Producto? De Tipo? - A Tipo? De Grupo? - A Grupo? De Descripcin? - A Descripcin? Listar Prod.c/Saldo Nulo? Saldo del Prod. a Considerar Listar Solo Prod. Neg. ? Tipo de Descripcin Producto CTD. en 2a. U.M. ? Imprime descripcin Deposito?

Situacin Stock Este informe contiene la informacin de la situacin del stock, por almacn, de cada producto, incluso de costos, segn la parametrizacin del usuario.

A esta opcin accedemos desde el modulo de stock siguiendo la siguiente secuencia: Informes->Situacin de Stock->Situacin Stock

Parmetros del Informe: Agrupa por? De Sucursal? - A Sucursal? De Deposito? - A Deposito? De Producto? - A Producto? De Tipo? - A Tipo? De Grupo? - A Grupo? De Descripcin? - A Descripcin? Cuales Productos Listar? Saldo de Prod. A Considerar? Que Moneda? Agrupa por UM? Listar Prod.c/Saldo Nulo? Imprimir el Valor? Fecha de Referencia? Listar Prods C/ Valor Cero?

CTD. En la 2a. U.M.? Imprime descripcin depsito Imprime que costo?

Kardex por da Este informe permite visualizar la impresin del kardex de cada producto en la situacin diaria, listando sus movimientos secuencialmente, de acuerdo con la parametrizacin del usuario.

A esta opcin accedemos desde el modulo de stock siguiendo la siguiente secuencia: Informes->Anal.movimientos->Kardex por da.

Parmetros del Informe De Producto? - A Producto ? De Tipo ? - A Tipo ? De Periodo? - A Periodo? Lista Prod.sin Mov ? Que Deposito? (D)oc/(S)ecuencia ? Saldo a considerar ? Que Moneda? De Pagina? Cantidad Paginas? Numero del Libro? Imprime? Secuenc. Impresin?

CIERRE MENSUAL_______________________________________________________________

El proceso de cierre mensual, bsicamente busca hacer consistentes los saldos y costos de existencias. Para la realizacin de dicha actividad se deben ejecutar las siguientes acciones:

Ajuste Saldo Actual: Se deben recalcular los saldo de producto; esto valida el kardex v/s saldo actual. A esta opcin accedemos desde el modulo de stock siguiendo la siguiente secuencia: Miscelnea->Ajustes->Saldo Actual

Recalculo Costo Medio: Se debe recalcular el costo; esta operacin es la que genera el asiento contable. A esta opcin accedemos desde el modulo de stock siguiendo la siguiente secuencia: Miscelneas->Recalculo->Costo Medio

Cierre de Saldos: Este proceso ejecuta el Cierre de mes; adems cierra los mdulos de:

- STOCK - FACTURACION - COMPRA

A esta opcin accedemos desde el modulo de stock siguiendo la siguiente secuencia: Miscelneas->Cierre->Cierre de Saldos.