CARACTERIZACIÓN DE

MACROPROCESOS

MATRICULA (PM2)

2018

DIRECCIÓN DE GESTIÓN DE CALIDAD PERSONAL

Marzo, 14 del 2018

RESOLUCIÓN CONSEJO UNI. N° 0698-2018-USP/CU

DIRECCIÓN DE GESTIÓN DE LA CALIDAD Código: USP.PM2.01

CARACTERIZACIÓN DE MACROPROCESOS DE LA UNIVERSIDAD SAN PEDRO Versión: 2.0

Vigencia: 14-03-2018

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Nombre del Macroproceso

MATRÍCULA

Objetivo Proceso que establece de forma clara y organizada el procedimiento a seguir por los usuarios para realizar su matrícula, a fin de cursar los estudios ofertados en la Universidad.

Líder del Proceso Vicerrectorado Académico , Facultades y Escuelas Profesionales

Alcance Inicia con la programación académica y solicitud de matrícula del estudiante Finaliza registro de matrícula del estudiante en el sistema.

Proveedores Entradas Actividades Salidas Usuarios -Vicerrectorado Académico -Planificación -Infraestructura -Logística -Decanos -Directores de Escuela -Dirección Asuntos Académicos -Registro Técnico

-Calendario Académico -Plan de Acción Institucional - Horarios -Aulas

Planear -Información general sobre programas y calendario académico -Solicitud de recursos físicos, tecnológicos, papelería y humano. Requerimiento de aulas

- Cronograma de actividades del proceso

-Asuntos Académicos - Oficina de Cobranzas - Logística -Infraestructura - Alta Dirección

-Planificación de la gestión académica (matrícula) -Programar el desarrollo de la matrícula -Planificar los requerimientos generales de logística con los diferentes responsables que interactúan en el proceso de matrícula. -Determinar los requerimientos específicos por programas, de recursos humanos, técnicos, suministros y equipos para los puntos de matrícula. -Coordinar cronograma de pagos matrículas

-Asuntos Académicos -Estudiantes -Dirección TIC -Cobranzas -Entidades Financieras -Secretaría General

-Directiva Académica -Reglamento de estudios -Tasas Educativas - Resoluciones y acuerdos -Base de datos -información enviada por las entidades financieras sobre pagos de matrícula -Matriculas en línea realizados

Hacer -Reporte de matriculados por programas académicos -Resultados del monitoreo del proceso de matrícula - Reporte de encuestas de satisfacción -Resoluciones atendidas

- VIRAC -Asuntos Académicos -Planificación -Escuelas Profesionales -DGCA -DGA -Estudiantes

- Publicar y divulgar la información que todo interesado necesite para realizar su proceso de matrícula en la Institución. -Generar las tasas educativas para el pago de la matrícula. -Realizar Matrícula de nuevos estudiantes. -Realizar Matrícula de estudiantes antiguos. -Realizar los diversos trámites de matrícula solicitados por los estudiantes -Organizar archivo de las hojas de vida de los estudiantes. -Monitorear el proceso de matrícula académica en las filiales -Realizar encuesta en forma aleatoria, de satisfacción del estudiante (antiguo).

Matricula Salidas del Hacer Encuestas de satisfacción

Verificar -Resultados de las verificaciones a través de auditorias -Medición del indicador de la política de calidad

Matricula DGCA

-Verificar el cumplimiento de los compromisos de las entidades financieras recaudadoras del pago de la matrícula. -Verificar la disposición de los recursos requeridos en las filiales

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-Verificar el funcionamiento del sistema de matrícula en tiempo real. -Verificar la satisfacción del servicio de la Institución a través del estudiante.

-Control Interno -Gestión Documental -Gestión de Calidad

Salidas del Verificar Informes de auditoria

Actuar Plan de Mejoramiento Matricula

-Formular el plan de mejora de acuerdo a las acciones correctivas y preventivas.

Recursos Registros Controles al Proceso

Talento Humano: -Personal Administrativo -Coordinadores de programas académicos -Analistas informáticos Tecnológicos: -Hardware -Software -Ayudas audiovisuales -Equipos de laboratorio Infraestructura Física: -Aulas -Laboratorios -Aulas de informática Información: -Bases de Datos -Información Primaria

-Informe de matrícula -Informes de estudiantes matriculados -Informes económicos con pagos de matricula -Informes económicos de devoluciones de tasas. -Listados de becas tramitadas -Resoluciones de modificaciones de matricula - Resoluciones de ampliación de créditos -Resoluciones de trámites de matrícula

1)Planeación para el proceso de matrícula - Convocar una reunión con los responsables de las dependencias involucradas en el proceso para coordinar las actividades previas al proceso de matrícula. -Revisar la actualización de la información de los requisitos para la matrícula, que se encuentren publicados en los diferentes medios electrónicos. 2)Matrícula para Estudiantes Nuevos - Monitorear el proceso de matrícula en forma aleatoria para medir la efectividad del proceso. -Revisar las hojas de vida de los estudiantes y archivar. 3) Matrícula para Estudiantes Antiguos -Monitorear el proceso de matrícula en forma aleatoria para medir la efectividad del proceso. 4) Corrección de Datos en el Sistema - Registrar la solicitud en la plantilla de control de corrección de datos y firma del estudiante verificando la información reportada. -Efectuar el cambio vía Sistema Académico, según requerimiento del estudiante.

Requisitos Legales y Reglamentarios Requisitos de la Norma ISO 9001 Requisitos del Cliente

-Plan Estratégico -Ley Universitaria N° 30220 -Estatuto

4.4. Gestión de la calidad y sus procesos. 5.1.2. Enfoque al cliente 5.2. Política de la calidad

-Oportunidad, accesibilidad y veracidad de la información publicada.

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-Reglamento de Estudio

7.5. Información documentada 8.2. Determinación de los requisitos para productos y servicios 8.2.2. Determinación de los requisitos relativos a los productos y servicios 8.2.3. Verificación de los requisitos relativos a los productos y servicios 8.2.1. Comunicación con el cliente 9.1. Seguimiento, medición, análisis y evaluación 9.1.3. Análisis y evaluación 10. Mejora

-Difusión de la información a través de diversos medios (Radio, página web, cartelera y atención personalizada). -Ampliación de cobertura y oferta académica en las diferentes sedes de la Universidad.

Riesgos del Proceso Acción Responsable

-Incumplimiento de la programación - Fallas de los sistemas académicos

-Seguimiento y auditoría al cumplimiento de la programación. - Plan de contingencia

-Vicerrector Académico. -Asuntos Académicos -Decanos y Directores de carreras profesionales y/o programas de estudios.

Parámetros de Medición

Indicador Fórmula Frecuencia

-Estudiantes matriculados dentro del plazo ordinario de matrícula. - Estudiantes matriculados fuera del plazo ordinario de matrícula. - Nivel de satisfacción del estudiante en la prestación del servicio

- (Número de estudiantes matriculados dentro del plazo establecido/Total de estudiantes matriculados)*100 -(Número de estudiantes matriculados fuera del plazo establecido/Total de los estudiantes matriculados.) * 100 - (Número de encuestados que manifestaron estar satisfechos con el servicio recibido / Total encuestados) * 100

Semestral

Elaborado Revisado Aprobado

Ing. Luz Sheyla Cárdenas Concha Ing. Eddier Albino Flores Idrugo

Dr. Jorge Alcántara Rodríguez Director de Gestión de Calidad

Rector