CARACTERIZACIÓN DE

MACROPROCESOS

GESTIÓN FINANCIERA Y

ADMISTRATIVA (PA3)

2018

DIRECCIÓN DE GESTIÓN DE CALIDAD PERSONAL

Marzo, 14 del 2018

RESOLUCIÓN CONSEJO UNI. N° 0698-2018-USP/CU

DIRECCIÓN DE GESTIÓN DE LA CALIDAD Código: USP.PA3.01

CARACTERIZACIÓN DE MACROPROCESOS DE LA UNIVERSIDAD SAN PEDRO Versión: 2.0

Vigencia: 14-03-2018

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Nombre del Macroproceso

GESTIÓN FINANCIERA Y ADMINISTRATIVA

Objetivo Garantizar la gestión eficiente de los recursos financieros de la Universidad San Pedro. En éste se incluyen los procesos: Gestión de presupuestos, Adquisición de bienes y servicios, Gestión de activos fijos, Gestión de tesorería, Gestión Contable y Soporte al sistema contable.

Líder del Proceso Dirección General de Administración

Alcance Inicia con la recolección de información administrativa y financiera continuando con la elaboración, ejecución y control del presupuesto hasta la presentación de los informes financieros y presupuestales. Aplica a todas las dependencias relativas al área administrativa y financiera.

Proveedores Entradas Actividades Salidas Usuarios -Alta Dirección. -Entidades financieras. -Áreas y/o unidades académicas y administrativas. -Jefe de Contabilidad. -Jefe de Economía. -Jefe Personal. -Jefe de Cobranzas.

-Ejecución presupuestal anterior de la universidad. -Necesidades internas. -Compromisos con entidades financieras. -Informe de auditorías anteriores. -Resultado de mediciones de indicadores del período inmediato anterior.

Planear -Presupuesto. -Mecanismos de seguimiento, medición y mejora continua.

-Alta Dirección. -Todas las dependencias. -La comunidad universitaria.

-Planear el presupuesto financiero. -Estructurar mecanismos de seguimiento, medición y mejora continua.

-Oficina de Planificación. -Alta Dirección. -Todas las dependencias. -Contabilidad.

-Políticas, directrices y estrategias del proceso financiero. -Cuentas por cobrar. -Cuentas de pago. -Disponibilidad de efectivo. -Facturas. -Aperturas de cuentas. -Nóminas. -Normatividad. -Presupuesto. -Comprobantes de egreso. -Comprobantes de ingreso. -Órdenes de pago. -Contratos. -Entradas y salidas de almacén. -Información sobre procesos jurídicos.

Hacer -Informe y análisis de presupuesto ejecutado. -Ingreso del efectivo. -Factura. -Pago de la obligación. -Información clasificada para registro de información. -Comprobantes, libros e información financiera. -Comprobantes, libros e información financiera analizada y revisada. -Comprobantes, libros e información financiera. -Informes financieros certificados

-Todas las dependencias. -Tesorería. -Personal de todas las dependencias. -Entidades prestadoras de servicios. -Clientes y/o usuarios. -Organismos de control, usuarios internos y externos.

-Ejecutar el presupuesto de acuerdo a lo programado. -Recaudo de ingresos. -Pago de obligaciones. -Recopilar, analizar y clasificar información contable. -Registrar información contable. -Revisión y análisis de la información contable. -Realizar ajustes contables. -Cierre contable. -Elaboración de informes financieros.

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-Créditos. -Comprobantes y libros. -Información clasificada. -Información para ajustes. -Información ajustada. -Libros contables.

-Todas las dependencias del área administrativa y financiera.

-Informes financieros.

Verificar -Reportes de mejoramiento o no conformidades. -Plan de mejora del proceso.

-Dirección General de Administración.

-Verificar lo planificado vs lo ejecutado del proceso.

-Todas las dependencias del área administrativa y financiera.

-Reportes de mejoramiento o no conformidades. -Plan de mejora del proceso.

Actuar -Seguimiento al Plan de mejora del Proceso.

-Planeación. -Aseguramiento de la calidad -Dirección General de Administración.

-Tomar acciones de mejora.

Recursos Registros Controles al Proceso

Talento Humano: Jefe Contabilidad. Tesorería y Presupuesto. Revisor de Cuentas. Auxiliares Contabilidad. Tesorería y Presupuesto. Tecnológicos: Software Financiero. Equipos de oficina. Computadores. Redes e Internet. Información: Información de Cuentas por Pagar. Información de Cuentas por Cobrar. Presupuesto desagregado por dependencias Financieros: Efectivo disponible para el pago de las cuentas.

-Estados Financieros. -Estado de Ganancias y Pérdidas. -Declaraciones ante SUNAT.

-Plan Operativo. -Análisis ejecución presupuestal. -Continua capacitación. -Solicitud constante de información. -Conciliación presupuesto, tesorería y contabilidad. -Requerimientos a las demás dependencias. -Arqueo de caja. -Capacitación permanente a funcionarios. -Concientización del cumplimiento de los procedimientos. -Generación de cultura contable y financiera. -Verificación y consolidación de la información presupuestal, tesorería, almacén, recursos humanos y contable. -Conocimiento de normatividad contable y presupuestal.

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Requisitos Legales y Reglamentarios Requisitos de la Norma ISO 9001 Requisitos del Cliente

-Estatuto.

4.3. Determinación del alcance del sistema de gestión de calidad. 4.4. Sistemas de gestión de calidad y sus procesos. 5.2. Política. 6. Planificación para el sistema de gestión de calidad. 7.4. Comunicación. 7.1. Recursos. 7.5.2. Creación y actualización. 7.5.3. Control de la información documentada. 9.1.2. Satisfacción del cliente. 9.1. Seguimiento, medición, análisis y evaluación. 10. Mejora. 10.2. No conformidad y acción correctiva. 10.3. Mejora continua. 6.1. Acciones para tratar riesgos y oportunidades.

-Celeridad en los trámites administrativos. -Suministro de información oportuna al cliente. -Difusión de la existencia de pagos. -Disponibilidad de personal competente para la atención a los usuarios. -Eficiencia en la prestación de los servicios y/o trámites prestados.

Riesgos del Proceso Acción Responsable

-Formulación inadecuada del presupuesto anual de la institución. -Inadecuado análisis de la ejecución de ingresos y gastos. - Inadecuado registros de recursos económicos. -Pérdida de recursos económicos. -No reflejar información financiera confiable y oportuna.

-Análisis y seguimiento al Plan operativo. -Sensibilización constante de cumplimiento de procedimientos. -Establecer fechas límites/Cronograma de trabajo. -Evaluación continua de la información generada por otras dependencias. -Evaluación continua del personal encargado de la gestión financiera.

-Rector. -Director General de Administración. -Jefe de Contabilidad. -Jefe de Economía. -Jefe de Cobranzas.

Parámetros de Medición

Nombre del Indicador Fórmula Frecuencia

-Cumplimiento del presupuesto de ingresos. -Ejecución presupuestal gastos. -Índice de endeudamiento. -Magnitud de inversión.

-(Total Ingresos Recaudados/Apropiación total de ingresos)*100 -(Gastos Ejecutados/Presupuesto de gastos aprobados)*100 -(Total Pasivos/Total Activos)*100 -(Gastos de inversión/Gastos totales)*100

Anual

Elaborado Revisado Aprobado

Ing. Luz Sheyla Cárdenas Concha Ing. Eddier Albino Flores Idrugo

Dr. Jorge Alcántara Rodríguez Director de Gestión de Calidad

Rector