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Metodología para implantar un Sistema de Gestión de Calidad

Etapa 1. Estudio de factibilidad1.1 Comprometer a la dirección con la importancia de implantar el sistema de calidad. Para demostrarle la necesidad de asumir el cambio e implantar este sistema, es conveniente hacerle presentaciones que demuestren los problemas actuales que tiene la organización, y demostrarle la repercusión económica que tienen actualmente la ejecución de estos problemas y los beneficios que se obtendrían con la implantación. En el caso en que ya se tenga el compromiso de la alta dirección, no será necesario hacer la presentación. Pero no obstante este requisito, es indispensable para obtener el éxito del trabajo posterior.1.2 Proponer a la dirección la forma más efectiva de creación de un grupo de la calidad que diseñe, controle y asesore la implantación del sistema de la calidad. Como ejemplo se muestran las funciones del normalizador:• Proponer metodologías de ingeniería de software y otras temáticas de utilidad para la empresa.• Buscar e implantar normas actualizadas.• Verificar el uso de las metodologías.• Definir características de calidad para productos y servicios.1.3 Capacitar al consejo de dirección del centro y al resto de los trabajadores de la empresa en las temáticas de calidad. Los temas para capacitar a los trabajadores deben ser:• Modelo de madurez de las capacidades.• Interpretación del modelo ISO 9000: 2000.• Documentación del sistema de la calidad.• Auditorías internas al sistema de la calidad.• Herramientas informáticas que faciliten la ejecución del trabajo.1.4 Estudiar la factibilidad económica de acometer este proyecto, teniendo en cuenta las pérdidas actuales por la no calidad y las ganancias estimadas que reportaría la implantación de este sistema. Algunos indicadores que demuestran la factibilidad de implantar este sistema serían:• Productividad actual y productividad estimada con la aplicación.• Tiempo actual de desarrollo de un proyecto de software y tiempo estimado después de la implantación.• Costos actuales del proyecto y costos después de la implantación.• Ganancias del proyecto antes y después.

Etapa 2. Análisis y diseño2.1 Determinar los requerimientos del sistema. Anteriormente se especificó que se utilizaría el modelo ISO 9001 del 2000, así como el modelo europeo de calidad total. Además, se tendrán en cuenta los requisitos del modelo CMM, modelo que es específicamente para empresas productoras de software.

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El modelo CMM consta de cinco niveles, y para esta metodología se propone que la empresa en una primera etapa se centre en las áreas claves de proceso del nivel 2, que son los procesos en los que toda empresa debe incidir en primer lugar. Estas áreas claves de proceso son:• Requerimientos del cliente.• Planificación de proyectos.• Seguimiento y control de proyectos.• Aseguramiento de la calidad.• Administración de la configuración (control de versiones y crear bibliotecas de clases y componentes). Esto contribuye a aumentar la productividad en la programación al facilitar la reutilización de códigos.• Gestión de la subcontratación. Esto solo es aplicable para las empresas que subcontratan servicios a empresas para brindar sus producciones o servicios.2.2 Estudiar el entorno general y específico de la organización para realizar el análisis externo. Realizar análisis interno. Elaborar la matriz DAFO. Trazar estrategias.A partir de la estrategia, se definen los planes de acción para cumplir los objetivos establecidos en la organización y llevar a cabo las estrategias propuestas.2.3 Estudiar los procesos a partir del análisis del mapa de procesos, la desagregación de procesos y los flujos de procesos.2.4 Diagnóstico de la situación actual del servicio. Para las empresas de software es aplicable el cuestionario de CMM. Puede utilizarse igualmente el cuestionario del modelo europeo de calidad total.2.5 Definir funciones y responsabilidades en todas las áreas de la empresa, así como las colaboraciones entre cada una de ellas.2.6 Determinar recursos materiales y humanos necesarios.2.7 Elaborar el cronograma de trabajo que refleje las etapas del proyecto y duración de cada una de ellas. Así como los recursos y responsables en cada etapa, apoyándose en el Microsoft Proyect como herramienta para la planificación de proyectos.

Etapa 3. Desarrollo3.1 Analizar la estructura organizativa de la empresa, comprobando que se ajusta a los requerimientos de la empresa.Existen tres estructuras fundamentales: funcional, por proyectos y matricial.Para este tipo de producción es importante señalar que el controlador de calidad debe conocer de la actividad y del producto que evaluará, por las características especiales de este tipo de producción. Otro papel que debe estar presente es el de administrador de la configuración, cuyas funciones serán:• Realizar estudios de tendencias y difundir las nuevas tecnologías de la información en la empresa, así como las herramientas que se deben utilizar para mejorar el proceso de desarrollo de software.

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• Administrar la biblioteca de clases y de componentes para contribuir a la reusabilidad de códigos.3.2 Determinar métricas para los proyectos de software.Las métricas más comunes en los proyectos de software son: costos, tiempos de desarrollo (cronogramas), productividad, beneficios.Dentro de los diferentes métodos de estimación de costos de productos de software, se encuentra el modelo COCOMO (COnstructive COst MOdel) desarrollado por Barry W. Bohem. Los métodos de la ruta crítica, PERT, diagramas Gantt, etc., que se aplican para planificar los proyectos constructivos pueden ser utilizados para la planificación de los proyectos de software. No tendría objetivo planificar un proyecto, si esto no le sirve a la dirección de este para controlar la marcha de su ejecución, por lo que habrá que recopilar datos estadísticos de lo que ha ocurrido realmente para compararlos con lo planificado y tomar las medidas que se estimen necesarias para el éxito del proyecto.3.3 Definir características de calidad para los productos. Para la definición de las características de calidad de los productos puede emplearse el método del despliegue de la función de la calidad (QFD).• Funcionalidad: Grado en que el software es funcionalmente correcto en correspondencia con las especificaciones y objetivos del usuario, para satisfacer los requerimientos implícitos y explícitos preestablecidos para el software, por el productor y por el cliente respectivamente.• Confiabilidad: Capacidad del software de mantener el nivel de ejecución con un conjunto de condiciones previamente establecidas con la precisión requerida durante un período de tiempo de ejecución determinado.• Usabilidad: Grado en que el software facilita su utilización (asimilación, operación e interpretación de los resultados), por los usuarios.• Eficiencia: Grado de utilización racional de los recursos en relación con el nivel de ejecución del software. Los recursos incluyen: otros software, facilidades de hardware, servicios de operación, mantenimiento y personal de apoyo.• Mantenibilidad: Grado de facilidad que brinda el software para que pueda ser actualizado: mantenimiento correctivo, mantenimiento perfectivo y mantenimiento adaptativo.• Portabilidad: Esfuerzo requerido para transferir el software hacia otro hardware o transferido desde un ambiente de operación a otro.• Reusabilidad: Grado en que el software, o parte de él, puede aprovecharse o utilizarse en el desarrollo del propio software o en la realización de otros productos de software.3.4 Definir atributos y características para los productos y servicios. Para las aplicaciones software, estas características y atributos se establecen a partir de las características de calidad antes definidas, y el método de despliegue de la función de calidad (QFD).3.5 Proponer pruebas para los productos. Cuando se construye el software, para llevar a cabo la prueba de validación, es casi imposible que el desarrollador pueda prever cómo un cliente usará realmente el programa, es por ello que se hace una serie de pruebas de aceptación que puede permitir que un cliente valide todos los requisitos, se puede dar el caso de las pruebas alfa y beta. La prueba alfa consiste

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en una prueba del software ejecutado por el cliente estando presente el desarrollador para hacer las anotaciones necesarias cuando los errores o las observaciones del cliente sucedan.Las pruebas beta son versiones del software que los desarrolladores lanzan antes de la versión final, esto es que se realicen las pruebas si la presencia del desarrollador ni el equipo de desarrollo para efectos de compatibilidad, portabilidad, mantenimiento, etc. Así la prueba beta es una aplicación en vivo del software en un entorno diferente.3.6 Definir herramientas de software para aumentar la productividad del trabajo, elaborar la documentación de los sistemas y proyectos.Entre las herramientas a utilizar se proponen1. Herramientas CASE para análisis y diseño de sistemas (ERWIN, GENEXUS).2. Utilizar plantillas para elaborar la documentación de los proyectos.3. Crear bibliotecas de clases y componentes: Agrupación de clases y componentes para que puedan ser reutilizados en otros programas a desarrollar. En esta biblioteca se incluyen también objetos reutilizables. Dichos objetos dan a los desarrolladores acceso a componentes prefabricados y consisten en objetos de diseño, objetos de negocios y aplicaciones predesarrolladas. Los objetos de las bibliotecas de clases proveen diferentes niveles de abstracción y sirven como los bloques de construcción básicos para una aplicación.4. Controlar las versiones de sistemas anteriores que se hayan realizado, para poder utilizar las experiencias en proyectos posteriores.5. Estandarización de actividades, que son similares dentro de la organización.6. Utilizar Microsoft Proyect para la planificación, control y seguimiento de los proyectos. Con el uso de este software se pueden planificar los tiempos de ejecución de cada etapa y los recursos requeridos en cada una de ellas. Igualmente puede utilizarse para reflejar los valores reales a medida que vaya ejecutándose el proyecto y detectar las desviaciones con respecto a la planificación. Esto posibilita que se lleve un registro estadístico de cada proyecto además que ayuda a conocer el uso de los recursos y a evaluar en qué momento hay que reasignar o reducir los recursos de un proyecto.3.7 Aplicar encuestas para medir la satisfacción de los clientes.3.8 Determinar documentación que conformará el sistema de la calidad de acuerdo con las ISO 9000 y con las propuestas que emanen de la aplicación del CMM.

La documentación del sistema de la calidad está compuesto por los siguientes documentos:Manual de la calidad: Documento que describe las disposiciones generales tomadas por la empresa para obtener la calidad de sus productos. Contiene una descripción de la organización, del funcionamiento y de la estrategia de calidad elegida.Procedimientos de trabajo: Documentos escritos de carácter ejecutivo, ya que forman la base documental del sistema y deben cubrir todos los requisitos de la norma ISO 9000 aplicables. Describen las actividades y procesos para la obtención de los productos y(o) brindar los servicios.

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Registros de la calidad: Modelos especializados dentro de la empresa donde se recogen los datos primarios y relevantes sobre lo sucedido durante el proceso de fabricación del producto o generación del servicio.3.9 Designar los responsables, cronogramas y recursos a asignar para elaborar la documentación. Estos aspectos se establecerán en un cronograma utilizando para ello el Microsoft Proyect.3.10 Elaborar la documentación del sistema de la calidad.3.11 Revisar y aprobar la documentación.

Etapa 4. Prueba4.1 Prueba de la factibilidad del sistema. Esta prueba consiste en revisar cómo se está comportando la implantación del sistema en un área de la organización que se define como área piloto, donde se estudiará cómo los trabajadores han asimilado los cambios y se pone a punto el sistema de la calidad, corrigiendo las dificultades que se vayan presentando, de acuerdo con los requisitos del sistema de la calidad diseñado y al cumplimiento de los requisitos de los clientes. Una vez probado y puesto a punto el sistema de la calidad puede extenderse la experiencia al resto de las áreas de la empresa.

Etapa 5. Implantación5.1 Realizar auditorías internas al sistema de la calidad. Para ello se realizará la auditoría como lo propone el procedimiento elaborado en la empresa con esa finalidad. para las auditorías a proyectos software.5.2 Informar los resultados de las auditorías a la dirección del centro y responsables de cada área. Planificar y ejecutar acciones correctoras

Etapa 6. Mantenimiento6.1 Planificar y ejecutar acciones preventivas.6.2 Elaborar planes de mejoramiento continuo en el servicio. Estos planes se basarán en el cumplimiento de la política y los objetivos de calidad trazados en la primera etapa de la metodología. Además, debe apoyarse en los resultados de las auditorías realizadas, el análisis de los datos de la organización y las acciones preventivas y correctivas tomadas.Los planes deben ser elaborados en cada área de trabajo y aprobados por la Dirección General de la Organización.

La implantación del sistema de gestión de la calidad permitirá aumentar los niveles de venta, contribuyendo a elevar la satisfacción de los clientes, dado que la filosofía del mismo es asegurarse que todos y cada uno de los requerimientos y necesidades de los clientes se cumplan durante todo el ciclo de desarrollo del producto. Se comprobó mediante la aplicación de la metodología propuesta, que al implantar un sistema de gestión de la calidad, aumenta la productividad, pues los trabajadores están entrenados y capacitados para ejecutar las actividades, se les proporcionan herramientas automatizadas que los ayuden a desempeñar más eficientemente su trabajo.

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Actividades de planeación y diseño de un sistema de gestión de calidad

Planificación del sistema de gestión de calidad Para lograr el éxito de la implantación y mantenimiento del sistema de gestión de calidad el primer paso que se dio fue el de designar el comité de calidad quienes ejercerían el liderazgo para establecer la unidad de propósito y la orientación de la dirección de la organización así como crear y mantener un ambiente interno, en el cual el personal pudiera llegar a involucrarse totalmente en el logro de los objetivos de la organización; fue así como la dirección general convocó a los directores y gerentes de la diferentes áreas para conformar el Comité de Calidad, quedando integrado por la dirección general y las direcciones de cada área. Una vez establecido el comité de calidad y sus funciones, la siguiente tarea fue nombrar el representante de la dirección siendo su responsabilidad la de coordinar las actividades de implementación e implantación del sistema de gestión de calidad, así como la de reportar el desempeño del sistema como lo establece la norma.Con el objetivo de que se cumpliera uno de los principios del sistema de gestión de calidad que es la participación del personal en todos los niveles de la organización el comité de calidad y el representante de la dirección al que se nombró coordinador de aseguramiento de calidad asignaron responsabilidades a cada uno de los departamentos que integra la organización, por lo que fue necesario realizar una matriz de responsabilidades , para que el personal estuviera consciente y comprometido de la participación que tenía en el sistema de calidad. Además de las responsabilidades asignadas para dar cumplimiento al sistema se establecieron responsabilidades generales como lo fueron el asistir a la capacitación que estuviera relacionada con la calidad, cumplir con los tiempos establecidos para cada personal en la elaboración de la documentación necesaria, tomar las acciones necesarias cuando hubieran retrasos y disponibilidad de aceptar prácticas nuevas que exige ISO 9001:2000, así como apoyos y recursos

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necesarios para el desarrollo e implementación de las actividades necesarias para el sistema de calidadPara administrar el proyecto y cumplir con el tiempo establecido para su desarrollo, se planteó un programa de actividades relacionadas con los objetivos del proyecto y con los requisitos del sistema de calidad basado en la norma ISO 9001:2000. El programa se realizo mediante un software apropiado para el desarrollo y seguimiento de proyectos que permitiera dar seguimiento y mantener el control de cada una de las actividades que se realizarían. El programa fue diseñado por los integrantes del comité de calidad en conjunto con el coordinador de aseguramiento de calidad. El proyecto de implementación del sistema de gestión de calidad dio inicio en Mayo del 2004 finalizando en Diciembre del 2005.

Capacitación para la sensibilización del personal El diagnóstico dio un panorama actual de cómo se encontraba la empresa en ese momento. Partiendo de esta situación se dio a la tarea de realizar la estrategía a seguir de las actividades que llevarían a la implantación del sistema de calidad para dar cumplimiento a cada uno de los requerimientos que marca la norma ISO 9001:2000. Previo al proyecto de implantación del sistema de calidad, se realizó un programa de capacitación dirigido a todo el personal de los diferentes departamentos, el cual fue incorporado al programa de implementación del sistema de gestión de calidad. La capacitación tuvo el propósito de sensibilizar al personal de la importancia de implantar un sistema de calidad y de los beneficios que se obtendrían al documentar cada una de las actividades desarrolladas en la empresa, ya que esto serviría como evaluación del desempeño de los procesos con la finalidad de brindar un mejor servicio al cliente ya que esto garantiza el desarrollo de la empresa. El programa de capacitación fue elaborado por el Coordinador de Calidad, en dicho programa se consideraron pláticas de sensibilización previas a la implementación del sistema de calidad así como cursos de calidad que serían necesarios para aumentar el conocimiento en el personal en este ramo, los cuales se impartieron durante todo el desarrollo del proyecto, considerándose dentro del programa el curso de Interpretación de la norma ISO 90001:2000 el 22 cual se dio como parte de la capacitación dentro del desarrollo del Sistema de Gestión de la Calidad, con el fin de que se conociera los requisitos que la componen y los elementos claves, el objetivo de este seminario fue dar a conocer los requerimientos de la Norma ISO 9001:2000 con un enfoque de procesos, el siguiente fue el Taller de control de documentos para dar a conocer los documentos que serán controlados por el Sistema de Gestión de Calidad de acuerdo a la estructura documental, así como también de que manera serían controlados los documentos externos como las normas, documentos de los cliente y documentos electrónicos. El Taller de elaboración de procedimientos se indico la manera de cómo se debían documentar los procedimientos generales o específicos del Sistema de Gestión de la Calidad, así como el Manual de Calidad y los diferentes documentos que

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componen la estructura documental, también se impartió el Taller de instrucciones de trabajo en cual se indicó la manera de cómo se tenían que documentar las actividades que mayor detalle requerían y que no se documentarían como un procedimiento general o especificó, el siguiente taller que se impartió fue el de elaboración de formatos en el que se enseño a identificar la manera de cómo se elaboraría un formato, que tendría que contener y como este debía ser rastreable al procedimiento que lo origino y su control. Para que el personal pudiera realizar el análisis de un problema encontrado o el reclama de un cliente y como tratarlos ya sea que fuera de un producto, un proceso o el sistema de gestión de la calidad se impartió el Taller de acciones correctivas y preventivas. Otro de los talleres impartidos al personal fue el Taller de evaluación de proveedores en el que se enseño como debían ser evaluados los proveedores que impactan al Sistema de Gestión de Calidad sobre el producto o servicio proporcionado, así también se impartió el Taller de calificación de personal en el que se enseño a evaluar al personal basado como la norma lo requiere y cumplir de acuerdo a la educación, capacitación, experiencia y habilidad en particular al personal que afecta directamente sobre el producto intencionado. Para lograr el mantenimiento y seguimiento del funcionamiento del Sistema de Gestión de Calidad, sería necesaria la formación de Auditores Internos de Calidad, con la finalidad que evaluaran el desempeño del Sistema de Gestión de la Calidad de la organización, por lo que se llevo a cabo la realización del seminario de formación para auditores internos el cual estuvo 23 basado de acuerdo a la Norma ISO 9011:2002 y a la evaluación de los sistemas por procesos, con una participación individual y por equipos, tomando en consideración aspectos particulares que debería de cumplir el auditor y por último la realización de un simulacro de auditoría interna y el examen final que demuestre que la persona tiene el conocimiento y habilidad de desarrollar una auditoría interna.

Diseño del sistema de gestión de calidad El diseño consistió en planear las actividades encaminadas a crear el sistema de calidad, donde la fase inicial del diseño consistió en definir la manera en que se realizaría el desarrollo de los procesos. Requisitos generales de la norma en el que se establece que el propósito de este punto es identificar con precisión cuáles son los procesos que se realizan en la organización para cumplir con la misión de la empresa. La evaluación de los procesos y subprocesos se realizó para determinar la eficacia de estos una vez de que fueran implementados, por lo que cada departamento tenía que evaluar tanto su proceso principal como sus subprocesos de acuerdo a la metodología.

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Auditorias

La auditoria es una de las aplicaciones de los principios científicos de la contabilidad, basada en la verificación de los registros patrimoniales de las haciendas, para observar su exactitud; no obstante, este no es su único objetivo.Su importancia es reconocida desde los tiempos más remotos, teniéndose conocimientos de su existencia ya en las lejanas épocas de la civilización sumeria.Inicialmente, la auditoria se limito a las verificaciones de los registros contables, dedicándose a observar si los mismos eran exactos.Por lo tanto esta era la forma primaria: Confrontar lo escrito con las pruebas de lo acontecido y las respectivas referencias de los registros.Con el tiempo, el campo de acción de la auditoria ha continuado extendiéndose; no obstante son muchos los que todavía la juzgan como portadora exclusiva de aquel objeto remoto, o sea, observar la veracidad y exactitud de los registros.En forma sencilla y clara, escribe Holmes:"... la auditoria es el examen de las demostraciones y registros administrativos. El auditor observa la exactitud, integridad y autenticidad de tales demostraciones, registros y documentos."Por otra parte tenemos la conceptuación sintética de un profesor de la universidad de Harvard el cual expresa lo siguiente:"... el examen de todas las anotaciones contables a fin de comprobar su exactitud, así como la veracidad de los estados o situaciones que dichas anotaciones producen."Tomando en cuenta los criterios anteriores podemos decir que la auditoria es la actividad por la cual se verifica la corrección contable de las cifras de los estados financieros; Es la revisión misma de los registros y fuentes de contabilidad para determinar la racionabilidad de las cifras que muestran los estados financieros emanados de ellos.El objetivo de la Auditoria consiste en apoyar a los miembros de la empresa en el desempeño de sus actividades. Para ello la Auditoria les proporcionaanálisis, evaluaciones, recomendaciones, asesoría e información concerniente a las actividades revisadas.

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Los miembros de la organización a quien Auditoria apoya, incluye a Directorio y las Gerencias.Los fines de la auditoria son los aspectos bajo los cuales su objeto es observado. Podemos escribir los siguientes:

1. Indagaciones y determinaciones sobre el estado patrimonial2. Indagaciones y determinaciones sobre los estados financieros.3. Indagaciones y determinaciones sobre el estado reditual.4. Descubrir errores y fraudes.5. Prevenir los errores y fraudes

a. Exámenes de aspectos fiscales y legalesb. Examen para compra de una empresa( cesión patrimonial)c. Examen para la determinación de bases de criterios de prorrateo,

entre otros.6. Estudios generales sobre casos especiales, tales como:

Los variadísimos fines de la auditoria muestran, por si solos, la utilidad de esta técnica.

Clasificación de la AuditoriaAuditoría Externa Aplicando el concepto general, se puede decir que la auditoría Externa es el examen crítico, sistemático y detallado de un sistema de información de una unidad económica, realizado por un Contador Público sin vínculos laborales con la misma, utilizando técnicas determinadas y con el objeto de emitir una opinión independiente sobre la forma como opera el sistema, el control interno del mismo y formular sugerencias para su mejoramiento. El dictamen u opinión independiente tiene trascendencia a los terceros, pues da plena validez a la información generada por el sistema ya que se produce bajo la figura de la Fe Pública, que obliga a los mismos a tener plena credibilidad en la información examinada.La Auditoría Externa examina y evalúa cualquiera de los sistemas de información de una organización y emite una opinión independiente sobre los mismos, pero las empresas generalmente requieren de la evaluación de su sistema de información financiero en forma independiente para otorgarle validez ante los usuarios del producto de este, por lo cual tradicionalmente se ha asociado el término Auditoría Externa a Auditoría de Estados Financieros, lo cual como se observa no es totalmente equivalente, pues puede existir Auditoría Externa del Sistema de Información Tributario, Auditoría Externa del Sistema de Información Administrativo, Auditoría Externa del Sistema de Información Automático etc.

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La Auditoría Externa o Independiente tiene por objeto averiguar la razonabilidad, integridad y autenticidad de los estados, expedientes y documentos y toda aquella información producida por los sistemas de la organización.Una Auditoría Externa se lleva a cabo cuando se tiene la intención de publicar el producto del sistema de información examinado con el fin de acompañar al mismo una opinión independiente que le dé autenticidad y permita a los usuarios de dicha información tomar decisiones confiando en las declaraciones del Auditor.  Una auditoría debe hacerla una persona o firma independiente de capacidad profesional reconocidas. Esta persona o firma debe ser capaz de ofrecer una opinión imparcial y profesionalmente experta a cerca de los resultados de auditoría, basándose en el hecho de que su opinión ha de acompañar el informe presentado al término del examen y concediendo que pueda expresarse una opinión basada en la veracidad de los documentos y de los estados financieros y en que no se imponga restricciones al auditor en su trabajo de investigación.Bajo cualquier circunstancia, un Contador profesional acertado se distingue por una combinación de un conocimiento completo de los principios yprocedimientos contables, juicio certero, estudios profesionales adecuados y una receptividad mental imparcial y razonable.

Auditoría InternaLa auditoría Interna es el examen crítico, sistemático y detallado de un sistema de información de una unidad económica, realizado por un profesional con vínculos laborales con la misma, utilizando técnicas determinadas y con el objeto de emitir informes y formular sugerencias para el mejoramiento de la misma. Estos informes son de circulación interna y no tienen trascendencia a los terceros pues no se producen bajo la figura de la Fe Pública.  Las auditorías internas son hechas por personal de la empresa. Un auditor interno tiene a su cargo la evaluación permanente del control de las transacciones y operaciones y se preocupa en sugerir el mejoramiento de los métodos y procedimientos de control interno que redunden en una operación más eficiente y eficaz. Cuando la auditoría está dirigida por Contadores Públicos profesionales independientes, la opinión de un experto desinteresado e imparcial constituye una ventaja definida para la empresa y una garantía de protección para los intereses de los accionistas, los acreedores y el Público.La imparcialidad e independencia absolutas no son posibles en el caso del auditor interno, puesto que no puede divorciarse completamente de la influencia de la alta administración, y aunque mantenga una actitud independiente como debe ser, esta puede ser cuestionada ante los ojos de los terceros. Por esto se puede afirmar que el Auditor no solamente debe ser independiente, sino parecerlo para así obtener la confianza del Público.

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 La auditoría interna es un servicio que reporta al más alto nivel de la dirección de la organización y tiene características de función asesora de control, por tanto no puede ni debe tener autoridad de línea sobre ningún funcionario de la empresa, a excepción de los que forman parte de la planta de la oficina de auditoría interna, ni debe en modo alguno involucrarse o comprometerse con las operaciones de los sistemas de la empresa, pues su función es evaluar y opinar sobre los mismos, para que la alta dirección toma las medidas necesarias para su mejor funcionamiento. La auditoría interna solo interviene en las operaciones y decisiones propias de su oficina, pero nunca en las operaciones y decisiones de la organización a la cual presta sus servicios, pues como se dijo es una función asesora.  Diferencias entre auditoría interna y externa:Existen diferencias substanciales entre la Auditoría Interna y la Auditoría Externa, algunas de las cuales se pueden detallar así:

En la Auditoría Interna existe un vínculo laboral entre el auditor y la empresa, mientras que en la Auditoría Externa la relación es de tipo civil.

En la Auditoría Interna el diagnóstico del auditor, está destinado para la empresa; en el caso de la Auditoría Externa este dictamen se destina generalmente para terceras personas o sea ajena a la empresa.

La Auditoría Interna está inhabilitada para dar Fe Pública, debido a su vinculación contractual laboral, mientras la Auditoría Externa tiene la facultad legal de dar Fe Pública.

Certificación de un Sistema de Gestión de CalidadLa puesta en práctica de la ISO 9001:2008 permite la mejora continua de los sistemas de gestión de calidad (SGC) y los procesos de su organización. A su vez, esto mejora la capacidad de sus operaciones para satisfacer las necesidades y expectativas del cliente.Al mejorar los sistemas de gestión de calidad de su organización, podrá aumentar positivamente su rentabilidad. Si demuestra que está realmente comprometido con la calidad de los productos y servicios, podrá transformar su cultura empresarial, ya que, como resultado, los empleados entenderán la necesidad de mejorar continuamente.

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La norma ISO 9001:2008 se basa en ocho principios de gestión de calidad:

Enfoque al cliente

Liderazgo

Participación del personal

Enfoque basado en procesos

Enfoque de sistema para la gestión

Mejora continua

Enfoque basado en hechos para la toma de decisión

Relaciones mutuamente beneficiosas con el proveedor

La certificación del sistema de gestión de la calidad con SGS le ayudará a que su organización desarrolle y mejore su rendimiento. La certificación ISO 9001:2008 le permite demostrar alto nivel de calidad de servicio al hacer ofertas para contratos; además, un certificado ISO 9001:2008 válido demuestra que su organización sigue los principios de gestión de calidad internacionalmente reconocidos.

A toda organización le gustaría mejorar el modo en que opera tanto si supone aumentar su participación en el mercado, reducir los costos, gestionar los riesgos con mayor eficacia como mejorar la satisfacción de los clientes. Un sistema de gestión de calidad proporciona el marco necesario para supervisar y mejorar el rendimiento de cualquier área que se elija.ISO 9001 es con diferencia el marco de calidad más sólido del mundo. En la actualidad, la utilizan más de 750.000 organizaciones de 161 países y establece las pautas no sólo para los sistemas de gestión de la calidad, sino para los sistemas de gestión en general.Ayuda a todo tipo de organizaciones a alcanzar el éxito por medio de una mayor satisfacción del cliente, motivación de los empleados y mejora continua.

La serie ISO 9000 de normasISO 9001 es una entre una serie de normas de sistemas de gestión de calidad. Puede ayudar a poner de manifiesto lo mejor de su organización puesto que permite comprender los procesos de entrega de productos y prestación de servicios a los clientes. La serie de normas ISO 9001 consta de:

ISO 9000 – Fundamentos y vocabulario: presenta al usuario los conceptos subyacentes a los sistemas de gestión y especifica la terminología utilizada.

ISO 9001 – Requisitos: establece los criterios que se deben cumplir si se desea funcionar conforme a la norma y lograr la certificación.

ISO 9004 – Directrices para mejorar el rendimiento: basadas en los ocho principios de gestión de la calidad, las directrices se han concebido para que las utilice la cúpula directiva como marco para conducir a las organizaciones hacia la mejora del rendimiento, teniendo en cuenta las necesidades de todas las partes interesadas, no sólo de los clientes.

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ISO 9001 es una norma adecuada para cualquier organización que busque mejorar el modo de funcionamiento y gestión, independientemente del tamaño o sector. Sin embargo, los mejores retornos de la inversión los obtienen las compañías preparadas para implementarla en toda la organización, no sólo en ciertas sedes, departamentos o divisiones.ISO 9001 se ha concebido, además, para ser compatible con otras normas de sistemas de gestión y especificaciones, como OHSAS 18001 Salud y seguridad en el trabajo e ISO 14001 Medio ambiente. Pueden integrarse a la perfección por medio de la gestión integrada. Comparten muchos principios, por lo que optar por un sistema de gestión integrada puede constituir una inversión excelente.

Certificación de un Sistema de Gestión de Seguridad

Muchas organizaciones implantan un sistema de gestión de la salud y la seguridad en el trabajo (SGSST) como parte de su estrategia de gestión de riesgos para adaptarse a los cambios legislativos y proteger a su plantilla.Un sistema de gestión de la salud y la seguridad en el trabajo (SGSST) fomenta los entornos de trabajo seguros y saludables al ofrecer un marco que permite a la organización identificar y controlar coherentemente sus riesgos de salud y seguridad, reducir el potencial de accidentes, apoyar el cumplimiento de las leyes y mejorar el rendimiento en general.OHSAS 18001 es la especificación de evaluación reconocida internacionalmente para sistemas de gestión de la salud y la seguridad en el trabajo. Una selección de los organismos más importantes de comercio, organismos internacionales de normas y de certificación la han concebido para cubrir los vacíos en los que no existe ninguna norma internacional certificable por un tercero independiente.OHSAS 18001 se ha concebido para ser compatible con ISO 9001 e ISO 14001 a fin de ayudar a las organizaciones a cumplir de forma eficaz con sus obligaciones relativas a la salud y la seguridad.

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OHSAS 18001 trata las siguientes áreas clave:

Planificación para identificar, evaluar y controlar los riesgo

Programa de gestión de OHSAS

Estructura y responsabilidad

Formación, concienciación y competencia

Consultoría y comunicación

Control de funcionamiento

Preparación y respuesta ante emergencias

Medición, supervisión y mejora del rendimiento

Cualquier organización que quiera implantar un procedimiento formal para reducir los riesgos asociados con la salud y la seguridad en el entorno de trabajo para los empleados, clientes y el público en general puede adoptar la norma OHSAS 18001.Beneficios:

En un mercado competitivo los clientes esperan de sus proveedores algo más que unos precios competitivos. Las compañías necesitan demostrar que sus negocios se gestionan con eficacia y responsabilidad y que pueden prestar un servicio fiable sin excesivos tiempos de inactividad originados por accidentes o percances relacionados con el trabajo.

La certificación del sistema de gestión OHSAS 18001 permite a la organización demostrar que cumple las especificaciones y aporta las siguientes ventajas:

Reducción potencial del número de accidentes

Reducción potencial del tiempo de inactividad y de los costes relacionados

Demostración de la conformidad legal y normativa

Demostración a las partes interesadas del compromiso con la salud y la seguridad 

Demostración de un enfoque innovador y progresista 

Mayor acceso a nuevos clientes y socios comerciales

Reducción potencial de los costes de los seguros de responsabilidad civil

Pasos hacia la certificación:

Hay unos pasos clave que debe considerar toda organización que implante un sistema de gestión de la salud y la seguridad en el trabajo:

1. Comprar la especificación: Antes de que pueda empezar a preparar su solicitud, necesita una copia de la especificación.

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2. Revisar la documentación de apoyo: Hay gran cantidad de publicaciones pensadas para ayudarle a entender e implantar un sistema de gestión de la salud y la seguridad en el trabajo.3. Considerar la formación: Dispone de un amplio programa de talleres seminarios y cursos para ayudarle a implantar y evaluar el sistema de gestión de la salud y la seguridad en el trabajo.4. Revisar las opciones de consultoría: Puede recibir asesoramiento de consultores independientes acerca del mejor modo de implantar un sistema de gestión de la salud y la seguridad en el trabajo. Ellos disponen de la experiencia en implantaciones que le ayudará a evitar costosos errores.5. Diseñe el sistema de gestión OHSAS 18001: La especificación OHSAS 18001 sigue el ciclo planificar, hacer, verificar, actuar poniendo simultáneamente énfasis en la mejora continua. Este modelo se adapta perfectamente a la estructura de otros documentos de sistemas de gestión, como ISO 14001.

Esta unificación de los documentos de sistemas de gestión facilita la implantación de sistemas de gestión integrada.

Los siguientes pasos ayudan a formar la estructura básica del sistema de gestión y enlazan con la estructura de OHSAS 18001.

Planificación

Durante la fase de planificación debe:

Asegurarse de que cuenta con el compromiso de la alta gerencia Definir, con la autorización de la alta gerencia, la política

de salud y seguridad en el trabajo de la compañía Debe concluirse la planificación para establecer un marco a fin de identificar los

riesgos, evaluarlos e implantar las medidas de control necesarias Se deben identificar y entender las obligaciones legales, marcar unos objetivos y

establecer un programa de gestión para lograr implantarlos. Todo este proceso se debe documentar.

Implantación del sistema de gestión de la salud y la seguridad

A partir de este momento debe:

Establecer funciones y responsabilidades Crear procedimientos para los empleados y otras partes interesadas para

consultar y comunicar la información de salud y seguridad en el trabajo Documentar los procesos y crear un sistema de control de documentos y datos Aplicar un sistema de control de funcionamiento Establecer planes y procedimientos para emergencias Comprobar el sistema de gestión y tomar las medidas correctivas necesarias

Debe tener por objetivo la mejora continua del sistema de gestión por medio de: Introducción de prácticas de medición, supervisión y mejora del rendimiento

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Establecer y documentar la responsabilidad y autoridad en caso de accidentes, incidentes, falta de conformidad y medidas correctivas y preventivas

Establecer un procedimiento para los historiales y la gestión de historiales Auditoría y evaluación del rendimiento del sistema de gestión   Realización de revisiones de gestión del sistema a intervalos conocidos y

definido

Certificación de un Sistema de Gestión Ambiental

La norma ISO 14000 es un estándar internacional de gestión ambiental, que se comenzó a publicar en1996, tras el éxito de la serie de normas ISO 9000 para sistemas de gestión de la calidad.La norma ISO 14000 es una norma internacionalmente aceptada que expresa cómo establecer un Sistema de Gestión Ambiental (SGA) efectivo. La norma está diseñada para conseguir un equilibrio entre el mantenimiento de la rentabilidad y la reducción de los impactos en el ambiente y, con el apoyo de las organizaciones, es posible alcanzar ambos objetivos.La norma ISO 14000 va enfocada a cualquier organización, de cualquier tamaño o sector, que esté buscando reducir los impactos en el ambiente y cumplir con la legislación en materia ambiental.

Cabe resaltar dos vertientes de la ISO 14000:1. La certificación del Sistema de Gestión Ambiental, mediante el cual las

empresas recibirán el certificado.2. El Sello Ambiental, mediante el cual serán certificados los productos ("sello

verde").

La ISO 14000 se basa en la norma Inglesa BS7750, que fue publicada oficialmente por la British Standards Institution (BSI) previa a la Reunión Mundial de la ONU sobre el Medio Ambiente (ECO 92).La norma ISO 14000 es un conjunto de documentos de gestión ambiental que, una vez implantados, afectará todos los aspectos de la gestión de una organización en sus responsabilidades ambientales y ayudará a las organizaciones a tratar sistemáticamente asuntos ambientales, con el fin de mejorar el comportamiento ambiental y las oportunidades de beneficio económico. Los estándares son voluntarios, no tienen obligación legal y no establecen un conjunto de metas cuantitativas en cuanto a niveles de emisiones o métodos específicos de medir esas emisiones. Por el contrario, ISO 14000 se centra en la organización proveyendo un conjunto de estándares basados en procedimiento y unas pautas desde las que una empresa puede construir y mantener un sistema de gestión ambiental.En este sentido, cualquier actividad empresarial que desee ser sostenible en todas sus esferas de acción, tiene que ser consciente que debe asumir de cara al futuro

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una actitud preventiva, que le permita reconocer la necesidad de integrar la variable ambiental en sus mecanismos de decisión empresarial.La norma se compone de 8 elementos, los cuales se relacionan a continuación con su respectivo número de identificación: Sistemas de Gestión Ambiental (14001 Especificaciones y directivas para su uso

– 14004 Directivas generales sobre principios, sistemas y técnica de apoyo.) Auditorías Ambientales (14010 Principios generales- 14011 Procedimientos de

auditorías, Auditorías de Sistemas de Gestión Ambiental- 14012 Criterios para certificación de auditores)

Evaluación del desempeño ambiental (14031 Lineamientos- 14032 Ejemplos de Evaluación de Desempeño Ambiental)

Análisis del ciclo de vida (14040 Principios y marco general- 14041 Definición del objetivo y ámbito y análisis del inventario- 1404

BeneficiosPara las empresasLa adopción de las Normas Internacionales facilita a los proveedores basar el desarrollo de sus productos en el contraste de amplios datos de mercado de sus sectores, permitiendo así a los industriales concurrir cada vez más libremente y con eficacia en muchos más mercados del mundo.Ahorro de costos: la ISO 14001 puede proporcionar un ahorro del costo a través de la reducción de residuos y un uso más eficiente de los recursos naturales tales como la electricidad, el agua y el gas. Organizaciones con certificaciones ISO 14001 están mejor situadas de cara a posibles multas y penas futuras por incumplimiento de la legislación ambiental, y a una reducción del seguro por la vía de demostrar una mejor gestión del riesgo.Reputación: como hay un conocimiento público de las normas, también puede significar una ventaja competitiva, creando más y mejores oportunidades comerciales.Participación del personal: se mejora la comunicación interna y puede encontrar un equipo más motivado a través de las sugerencias de mejora ambiental.Mejora continua: el proceso de evaluación regular asegura se puede supervisar y mejorar el funcionamiento medioambiental en las empresas.Cumplimiento: la implantación ISO 14001 demuestra que las organizaciones cumplen con una serie de requisitos legales. Esto puede mitigar los riesgos de juicios.Sistemas integrados: ISO 14001 se alinea con otras normas de sistemas de gestión como la ISO 9001 o la OHSAS 18001 de seguridad y salud laboral, que proporciona una más efectiva y eficiente gestión de sistemas en general.

Para los gobiernos

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Las Normas Internacionales proporcionan las bases tecnológicas y científicas que sostienen la salud, la legislación sobre seguridad y calidad medio ambiental.

Para los países en vía de desarrolloLas Normas Internacionales constituyen una fuente importante del know-how tecnológico, definiendo las características que se esperan de los productos y servicios a ser colocados en los mercados de exportación, las Normas Internacionales dan así una base a estos países para tomar decisiones correctas al invertir con acierto sus escasos recursos y así evitar malgastarlos.

Para los consumidoresLa conformidad de productos y servicios a las Normas Internacionales proporciona el aseguramiento de su calidad, seguridad y fiabilidad.

Para cada unoLas Normas Internacionales pueden contribuir a mejorar la calidad de vida en general asegurando que el transporte, la maquinaria e instrumentos que usamos son sanos y seguros.

Para el planeta que habitamosPorque al existir Normas Internacionales sobre el aire, el agua y la calidad de suelo, así como sobre las emisiones de gases y la radiación, podemos contribuir al esfuerzo de conservar el medio ambiente.La ISO desarrolla sólo aquellas normas para las que hay una exigencia de mercado. El trabajo es realizado por expertos provenientes de los sectores industriales, técnicos y de negocios que han solicitado las normas y que posteriormente se proponen emplear. Estos expertos pueden unirse a otros con conocimientos relevantes, tales como: los representantes de agencias de gobierno, organizaciones de consumidores, las academias, los laboratorios de pruebas y en general expertos internacionales en sus propios campos.

Serie de NormasEl objetivo de estas normas es facilitar a las empresas metodologías adecuadas para la implantación de un sistema de gestión ambiental, similares a las propuestas por la serie ISO 9000 para la gestión de la calidad.La serie de normas ISO 14000 sobre gestión ambiental incluye las siguientes normas: De gestión ambiental (S G A): especificaciones y directrices para su utilización.

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ISO 14001:2004 Sistemas de gestión ambiental. Requisitos con orientación para su uso.

ISO 14004:2004 Sistemas de gestión ambiental. Directrices generales sobre principios, sistemas y técnicas de apoyo.

ISO 14011:2002: Guía para las auditorías de sistemas de gestión de calidad o ambiental.

ISO 14020 Etiquetado y declaraciones ambientales - Principios Generales ISO 14021 Etiquetado y declaraciones ambientales - Autodeclaraciones ISO 14024 Etiquetado y declaraciones ambientales - ISO/TR 14025 Etiquetado y declaraciones ambientales - ISO 14031:1999 Gestión ambiental. Evaluación del rendimiento ambiental.

Directrices. ISO 14032 Gestión ambiental - Ejemplos de evaluación del rendimiento

ambiental (ERA) ISO 14040 Gestión ambiental - Evaluación del ciclo de vida - Marco de

referencia ISO 14041. Gestión ambiental - Análisis del ciclo de vida. Definición de la

finalidad y el campo y análisis de inventarios. ISO 14042 Gestión ambiental - Análisis del ciclo de vida. Evaluación del impacto

del ciclo de vida. ISO 14043 Gestión ambiental - Análisis del ciclo de vida. Interpretación del ciclo

de vida. ISO/TR 14047 Gestión ambiental - Evaluación del impacto del ciclo de vida.

Ejemplos de aplicación de ISO 14042. ISO/TS 14048 Gestión ambiental - Evaluación del ciclo de vida. Formato de

documentación de datos. ISO/TR 14049 Gestión ambiental - Evaluación del ciclo de vida. Ejemplos de la

aplicación de ISO 14041 a la definición de objetivo y alcance y análisis de inventario.

ISO 14062 Gestión ambiental - Integración de los aspectos ambientales en el diseño y desarrollo de los productos.